15_chestionar_anexa nr 4 1 fseaa

8/17/2019 15_Chestionar_ANEXA Nr 4 1 FSEAA

http://slidepdf.com/reader/full/15chestionaranexa-nr-4-1-fseaa 1/9

ANEXA Nr. 1: (- ANEXA Nr. 4.1 la instrucţiuni)Compartiment Științe Economice și Administrarea Afacerilor Conducător de compartiment,

Prof. dr. ec. Brătucu Gabriel Numele şi prenumele, funcţia/semnătură/data

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de implementare a standardelor de controlintern/managerial

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului1)

Răspuns şi explicaţii2)

La nivelul

compartimentului

standardul este4):

Da/Nu3)

Explicaţie asociată

răspunsuluiI/PI/NI

1 2 3 4I. MEDIUL DE CONTROL

Standardul 1 - Etica, integritate IA fost comunicat personalului un cod deconduită, care stabileşte reguli decomportament etic în realizarea atribuţiilor deserviciu, aplicabil atât personalului deconducere, cât şi celui de execuţie din cadrulcompartimentului?

Da Există un cod de etică la niveluluniversităţii, aprobat de senatuluniversităţii.

Există norme de aplicare a codului deetică aprobate de senatul universităţii.

Ambele documente sunt publice, au fostaduse la cunoştinţa membrilorcomunităţii academice şi se găsesc pe

portalul universităţii pentru a putea ficonsultate.

Relaţiile din interiorul universităţii promovate la nivelul fiecărei structurisunt bazate pe drepturile şi obligaţiilefiecărui individ.

Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi lise aplică un sistem de monitorizare arespectării normelor de conduită?

Da Membrii departamentului pot beneficiade consiliere din partea comisiei deetică sau a persoanelor abilitate în acestscop.

Respectarea normelor de conduită se bazează pe respectul reciproc existentîntre membri departamentului, pespiritul de echilibru şi respectareadrepturilor fiecărei persoane.

Responsabilul cu controlul internmanagerial este responsabil şi demonitorizarea respectării normelor deconduită.

Coordonatorii programelor de studiu dinstructura departamentului sunt

responsabili de aplicarea procedurilorde reducere a riscului de plagiat.



Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini I

Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele actualizate privind misiuneaentităţii, regulamentele interne şi fişele

posturilor?

Da La începutul fiecărui an universitardirectorul de departament aduce lacunoştinţa fiecărui membru aldepartamentului:o pentru cadrele didactice (statul de

funcţii, fişa de activitate didactică,fişa de activitate ştiinţifică);

o pentru personalul nedidactic şididactic auxiliar se va realizaactualizarea fişei de post înconformitate cu legislaţia învigoare.

Există un regulament intern la nivel deuniversitate, iar fişa de cercetareştiinţifică şi regulamentul intern segăsesc pe portalul universităţii şi au fostaprobate de senat.

Sarcinile/Atribuţiile asociate posturilor suntstabilite în concordanţă cu competenţeledecizionale necesare realizării acestora?

Da Personalul didacticși nedidactic d indepartament a fost selectat pe bază deconcurs, în cadrul căruia au fost testatecompetenţele acestuia.

Atribuirea sarcinilor aferente(coordonator de program de studiu,coordonator de trunchi, delegarea unorcompetenţe legate de activitatea desecretar iat, arhivare, şef serviciu, etc.) a

fost realizată pe baza competenţelorindividuale.

Standardul 3 - Competenţa, performanţa IAu fost analizate şi stabilite cunoştinţele şiaptitudinile necesare a fi deţinute în vedereaîndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociatefiecărui post?

Da Scoaterea la concurs a oricărui post afost realizată prin precizareacunoştinţelor şi aptitudinilor necesare(nivel de studii, abilităţi de lucru cucalculatorul, etc.), care sunt înconcordanţă cu sarcinile fiecărui cadru didactic / personal nedidactic.

Pentru cadrele didactice se au în vedere:o

studiile de specialitate indomeniu;

o probe de concurs (asistent,lector);

o lucrări de specialitate (lector,conferențiar, profesor).

Pentru personalul nedidactic:o studii de specialitate;o probe de concurs in concordanță

cu cerinţele postului.

Anual se realizează evaluarea performanţelor angajaţilor .



Sunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului?

Da Pentru cadrele didactice: participarea la programe de pregătire (conferinţe,simpozioane, cursuri de perfecţionare),la studii de master + doctorat + postdoctorat + plan de dezvoltare ulterioara,dezvoltarea unui plan de perfecţionare

prin planul managerial. Pentru personalul nedidactic: cursuri de

perfecţionare (prin DFC), continuare destudii (licenţa, master, doctorat),dezvoltarea unui plan de perfecţionare

prin planul managerial.

Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului,conform nevoilor de perfecţionare identificateanterior?

Da La nivel de universitate au loc cursuride pregătire profesională (cursuri deinformatica, etc.).

Sunt dezvoltate cursuri, simpozioane,etc. la care participă personalul didactic,nedidactic.

Personalul din universitate beneficiazăde reducerea taxei de şcolarizare.

Standardul 4 - Funcţii sensibile IA fost întocmit inventarul funcţiilorsensibile?

Da Se va întocmi o listă de funcţii sensibile(cei care au obiecte in inventar sausubinventar, care lucrează cudocumente de studii, cei caregestionează practica studenţilor, etc.

Este stabilită o politică adecvată de rotaţie asalariaţilor din funcţiile sensibile?

Da

Conform reglementărilor din educaţie,în cazul funcţiilor de conducere acestease obţin pe baza de competiţie din 4 în 4ani.

În cazul funcţiilor sensibile au fost luatemăsuri de reducere a rolului acestora,

prin existenţa unor mecanisme colectivede decizie: consiliul departamentului,consiliul facultăţii, senat, etc.

Standardul 5 - Delegarea I

Sunt stabilite şi comunicate limitelecompetenţelor şi responsabilităţilor care sedeleagă?

Da

Delegarea se realizează pe baza decizieidirectorului de departament în care se precizează numele persoanei căreia i sedeleagă responsabilităţile, perioada

pentru care se realizează delegarea şiresponsabilităţile persoanei delegate(vezi lista persoanelor care pot fidelegate şi specimenele de semnătură).

Delegarea/Subdelegarea de competenţă serealizează în baza unor proceduri specificeaprobate?

Da Delegarea, subdelegarea se face pe bazadeciziei şefului ierarhic superior.



Standardul 6 - Structura organizatorică I

Sunt efectuate analize, la nivelul principaleloractivităţi, în scopul identificării eventualelordisfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucruindividuale prin f işele posturilor şi înstabilirea atribuţiilor compartimentului?

Da Analiza disfuncţionalităţilor în consiliuldepartamentului.

Se va realiza analiza anuală a fişelor de post.

Atribuirea de sarcini în funcţie de

activităţile ce trebuiesc derulate.Structura organizatorică asigură funcţionareacircuitelor şi fluxurilor informaţionalenecesare supravegherii şi realizăriiactivităţilor proprii?

Da Conform organigramei.

II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI

Standardul 7 - Obiective PI

Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelulcompartimentului?

Da Prin planul managerial.

Obiectivele sunt astfel stabilite încât sărăspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.?(Unde: S - precise; M - măsurabile şiverificabile; A - necesare; R - realiste; T - cutermen de realizare.)

Nu Par țial, prin planul managerial.

Sunt stabilite activităţile individuale pentruf iecare salariat, care să conducă la atingereaobiectivelor specifice compartimentului?

Nu Conform planului managerial. Activitățile individuale vor fi stabilite

conform fișelor postului. Standardul 8 - Planificarea IResursele alocate sunt astfel repartizate încâtsă asigure activităţile necesare realizării

obiectivelor specifice compartimentului?

Da Resursele umane – conform schemei de personal şi a organigramei

În cazul modificării obiectivelor specifice,sunt stabilite masurile necesare pentruîncadrarea în resursele repartizate?

Da Conform planului managerial

Standardul 9 - Coordonarea I

Sunt adoptate măsuri de coordonare adeciziilor şi activităţilor compartimentului cucele ale altor compartimente, în scopulasigurării convergenţei şi coerenţei acestora?

Da Da, în cadrul acţiunilor comune (veziGesfo), colaborarea cu departamentelenedidactice (Dep. Doctorat, DEMPEC,Serv. Tehnic).

În compartiment se realizează consultarea

prealabilă, în vederea coordonăriiactivităţilor?

Da Decizii în cadrul consiliului

departamentului, cu coordonatorii de programe de studiu, cu alte persoane cuabilităţi în domeniu.

Standardul 10 - Monitorizarea performanţelor I

Este instituit un sistem de monitorizare şiraportare a performantelor, pe bazaindicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?

Da Îndeplinirea obiectivelor este raportatăîn cadrul structurii de management adepartamentului, a structurilor demanagement de la nivel de facultate,universitate, la întâlnirile cu membriidepartamentului.

Atunci când necesităţile o impun, seefectuează o reevaluare a relevanţeiindicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în

Da

Da, după analiza anuală a gradului deîndeplinire a planului managerial.



scopul operării corecţiilor cuvenite?

Standardul 11 - Managementul riscului I

Sunt identificate şi evaluate principaleleriscuri, proprii activităţilor din cadrulcompartimentului?

Da Se vor identifica riscurile aferente și seva completa registrul riscurilor

Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscuriloridentificate şi evaluate la nivelul activităţilordin cadrul compartimentului?

Da Se vor stabili măsuri de gestionare ariscurilor în cadrul întâlnirilor ordinareale conducerii consiliuluidepartamentului.

Este asigurată completarea/actualizarearegistrului riscurilor?

Da Activitate iniţiată în 2011

Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări I

Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze/premise, acceptate princonsens?

Da Elaborarea planurilor manageriale seface pe baza ipotezelor şi premiselor.

Sunt reevaluate obiectivele specifice atuncicând se constată modificări aleipotezelor/premiselor care au stat la bazafixării acestora?

Da În funcţie de modificările legislative,legate de resursele umane obiectivelespecifice sunt reevaluate si modificatela nivelul universităţii şi implicit şi lanivelul structurii.

III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA

Standardul 12 - Informarea IAu fost stabilite tipurile de informaţii,conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şidestinatarii acestora, astfel încât personalul deconducere şi cel de execuţie, prin primirea şi

transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de serviciu?

Da Conform organigramei. Conform legii accesului la informaţii

publice. Prin pagina de internet a Facultății

Prin pagina de internet aDepartamentului care se află înconstrucție.

Colectar ea, prelucrarea şi centralizareainformaţiilor se realizează în sisteminformatizat?

Da Platforma universităţii, adrese dee-mail.

Standardul 13 – Comunicarea I

Circuitele informaţionale (traseele pe carecirculă informaţiile) asigură o difuzare rapidă,fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât

acestea să ajungă la timp la utilizatori?

Da Intranet E-mail Site-ul universităţii

Platforma de e-learning Portalul Site-ul f acultății Site-ul departamentului (în construcție).

Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii şi personalul de execuţiedin cadrul unui compartiment sa fie informaţicu privire la proiectele de decizii sauiniţiative, adoptate la nivelul altorcompartimente, care le-ar putea afectasarcinile şi responsabilităţile?

Da Hotărâri de birou senat transmise listeide e-mail a universității.

Hotărâri ale Consiliului Facultății și aleConsiliului Departamentului transmise

prin internet grupului „econ” carecuprinde lista de emailuri ale angajațilordepartamentului.

Intranet



Standardul 14 - Corespondenţa şi arhivarea I

Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivareacorespondenţei?

Da Arhivarea documentelor proprii(lucrări) conform legii arhivelor.

Arhivarea lucrărilor de licență ,lucrărilor de disertație, referate și tezede doctorat.

Reglementările legale în vigoare cu privire lamanipularea şi depozitarea informaţiilorclasificate sunt cunoscute şi aplicate în

practică?

NA

Nu este cazul

Standardul 16 - Semnalarea neregularităţilor I

A fost comunicată salariaţilor proceduraaplicabilă în cazul semnalării unorneregularităţi?

Da Procedura la nivel de universitate privind sesizarea structurilor deconducere, comisiilor de etică şidisciplină.

În cazul semnalării unor neregularităţi,

conducătorul de compartiment a întreprinscercetările adecvate în scopul elucidăr iiacestora şi a aplicat măsurile care se impun?

Da Dacă a fost cazul şi au existat cercetări

disciplinare.

IV. ACTIVITĂŢTI DE CONTROL

Standardul 17 - Proceduri I

Pentru activităţile proprii au fostelabor ate/actualizate proceduri operaţionale?

Da Procedurile care se folosesc la nivel dedepartament provin din lista celor de lanivel de universitate.

Procedurile operaţionale comunicatesalariaţilor sunt aplicate?

Da Procedurile menţionate anterior suntaplicate în mod specific.

Standardul 18 - Separarea atribuţiilor

Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare aoperaţiunilor sunt funcţii separate şiexercitate de persoane diferite?

Da Pentru fiecare atribuție existăresponsabil diferit.

Conform organigramei – sistemul decontrol – şef de departament /subordonat / şef ierarhic

Conceperea şi aplicarea procedurilor asigurăsepararea atribuţiilor?

Da Pentru fiecare program de studii existăun cadru didactic și un student.

Controlul intern managerial realizat decătre Directorul Departamentului și de

către responsabilul cu activitatea decontrol managerial.

Standardul 19 - Supravegherea

Managerii supraveghează şi supervizeazăactivităţile care intră în responsabilitatea lordirectă?

Da Plan de supraveghere a modului dedesfăşurare a activităţilor

Verificarea modului de îndeplinire aresponsabilităţilor

Evaluarea anuală a fiecărui angajat dinsubordine

Supervizarea unor activităţi care implică un

grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor proceduri prestabilite?

Da Există comisii distincte pentru fiecare

post didactic scos la concursși serespectă metodologia în vigoare privindocuparea posturilor didactice din



învățământul superior. La nivelul departamentului exista o

comisie pentru realizarea inventaruluiformată din: Lect. Dr. Lapteș Ramona,Lect. Dr. Carmen Anton.

Evaluarea activității didactice se face în

două faze: o Evaluarea colegială, o Evaluarea efectuată de cătreDirectorul Departamentului.

Standardul 20 - Gestiunea abaterilor I

În situaţia în care, din cauza unorcircumstanţe deosebite, apar abateri faţă de

procedurile stabilite, se întocmesc documenteadecvate, aprobate la nivel corespunzător,înainte de efectuarea operaţiunilor?

Da Abaterile se comunică pe cale ierarhicăşi se propun măsuri în concordanţă culegislaţia în vigoare.

Prezentarea abaterilor în consiliuldepartamentului.

Se efectuează o analiză periodică acircumstanţelor şi a modului cum au fostgestionate abaterile în vederea desprinderii,

pentru viitor, a unor concluzii de bună practică?

Da

La nivelul consiliilor departamentelor prin analiza modului în care au fostderulate acţiunile.

Standardul 21 - Continuitatea activităţii I

Sunt inventariate situaţiile generatoare deîntrer uperi în derularea unor activităţi?

Da Concedii de boală, maternitate / paternitate, de studii, etc.

Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentruasigurarea continuităţii activităţii, în cazulapariţiei unor situaţii generatoare deîntreruperi?

Da La reîntoarcerea în activitate după oîntrerupere mai mare de timp seefectuează medicina muncii, instruirea

privind protecția muncii. Standardul 22 - Strategii de control PIAu fost elaborate strategii de control adecvate

pentru atingerea obiectivelor specifice?Da Prin planul managerial în toate

domeniile (prezenţa la serviciu,activitate didactică, etc.)

Strategiile de control aplicate furnizează oasigurare rezonabilă cu privire la atingereaobiectivelor specifice?

Nu

Standardul 23 – Accesul la resurse I

Sunt emise acte administrative der eglementare a accesului salariaţilor dincompartiment la resursele materiale,financiare şi informaţionale?

Da

Acces la resurse materiale –infrastructură Accesul la resurse informaţionale –

intranet, platforma, baze de date.Accesul personalului la resurse se realizeazăcu respectarea strictă a normelor cuprinse înactele administrative de reglementare cu acestobiect?

Da Accesul la baze de date prin rețea deintranet.

Accesul la portal se realizează pe bazăde parola.

V. AUDITAREA SI EVALUAREA

Standardul 24 - Verificarea şi evaluarea controlului I

Conducătorul compartimentului realizează,anual, operaţiunea de autoevaluare asubsistemului de control intern/managerial

Da

Raport în cadrul consiliuluidepartamentului (conform legii 1/2011). Autoevaluare anuală la o dată stabilită



existent la acest nivel? prin regulamentul propriu pentrudepartamentele nedidactice.

Operaţiunile de autoevaluare a subsistemuluide control intern/managerial au drept rezultatdate, informaţii şi constatări pertinentenecesare luării de decizii operaţionale,

precum şi raportării?

Da Conform proceselor verbale.

Standardul 25 - Auditul intern I

Compartimentul de audit intern execută, înafara misiunilor de asigurare, planificate şiaprobate de manager, şi misiuni de consiliere

privind pregătirea procesului de autoevaluarea sistemului de control intern/managerial alcompartimentului?

Da Compartimentul de audit intern există lanivelul universităţii şi colaborează pe

probleme tematice cu restul structurilor.

Compartimentul de audit intern dispune desuficient personal pentru a realiza integral

programul anual de audit?

Da Compartimentul de audit intern există lanivelul universităţii.

Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerialÎn mare parte standardele de control intern sunt implementate la nivel de universitate, fiind

preluate și la nivelul Departamentului de Științe Economice și Administrarea Afacerilor. Măsuri de adoptat:

Realizarea fișelor de post pentru fiecare cadru didactic și pentru personalul nedidactic. Nominalizarea responsabilului cu auditul intern la nivelul departamentului. Întocmirea anuală a planului operațional al departamentului care să includă obiectivele,

acțiunile responsabilii și termenul de realizare. Numirea responsabilului cu gestiunea riscurilor. Identificarea riscurilor aferente și completarea registrului riscurilor.

Se vor stabili măsuri de gestionare a riscurilor în cadrul întâlnirilor ordinare ale conduceriiconsiliului departamentului.

Identificarea funcțiilor sensibile și luarea măsurilor corespunzătoare legale.

Director de department, Responsabil cu implementarea sistemului de control managerial,Prof. dr. Brătucu Gabriel Lect. dr. Poţincu Cristian

Data,31.12.2011



1) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, structura cuatribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică privind sistemul propriu de controlintern/managerial poate defini şi include în chestionarul de autoevaluare şi criterii specifice proprii.2) Fiecare răspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motivează încoloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului".3) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit

compartiment, în coloana 2 se precizează "neaplicabil", prin acronimul "NA", şi se motivează încoloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului".4) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:- implementat (I), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standarduluis-a răspuns cu "Da";- parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile generale de evaluareaferente standardului s-a răspuns cu "Da";- neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferentestandardului s-a răspuns cu "Nu".

15_chestionar_anexa nr 4 1 fseaa

Documents