Ministerul Educaţiei, Cercetarii, Tineretului si SportuluiColegiul Naţional “Ion Minulescu”

Basarabilor, 33, Slatina, Olt, 230113tel. 0249 414171fax. 0249 413081

e-mail: colegiulionminulescu@yahoo.com web: www.cn-minulescu.ro

Aprobat in consiliul de administratie

………………………..

Nr. _____/__________

Comisia pentru evaluarea si asigurarea calitatii Nr. ex. difuzat ________

Procedura Cod PS 4.2-01 Data elaborării

Editia 1Revizia 0

Elaborarea documentelor SMC PS 01.03.2008 Nr. Pagini 10Elaborat Verificat Avizat

CEACAprobat Data intrarii

in vigoareNivelul de vizibilitate

Marinescu Dumitru

Mosteanu Laura

Marinescu Dumitru

Cotosman Aurelia

01.03.2008 0 1 px

PROCEDURĂ

Cuprins:

1. Scopul procedurii;2. Aria de cuprindere;3. Responsabilităţi;4. Conţinutul procedurii;5. Monitorizarea procedurii;6. Analiza procedurii;7. Anexe.

Scopul procedurii Procedura corespunde clauzei 4.2 din SR EN ISO 9001:2000, ales ca model de referinta pentru implementarea sistemului de management al calitatii în invatamantul preuniversitar. Descrierea metodologiei de elaborare a structurii si formei de prezentare a documentelor SMC (fisa procesului, procedura, instructiunea le lucru) si a modului de asimilare a diferitelor regulamente ale scolii, ca documente ale acestui sistem.Aria de cuprindere Procedura se aplica in Colegiul National “Ion Minulescu”, pentru documentele sistemului de management al calitatii si pentru regulamentele asimilabile SMC.

Definitii si abrevieri:Definitii:

Proces – ansamblul de activitati corelate sau interactive care transforma elementele de intrare in elemente de iesire. Elementele pot fi de natura materiala sau informationala;

Procedura - modalitatea specifică de efectuare a unei activităţi sau a unui proces;Procedura generala este comuna tuturor activitatilor desfasurate in scoala;Procedura specifica este destinata atingerii unui anumit scop;

Instructiunile de lucru descriu ordinea operatiilor si reflecta cerintele pentru o anumita activitate. Acestea sunt sau nu sunt asociate unei proceduri;

Înregistrare – document prin care se declara rezultatele obtinute sau se furnizeaza dovezi ale activitatilor realizate.

Abrevieri CEAC – Comisia pentru evalaurea si asigurarea calitatii;

SMC – Sistemul de management al calitatii;PG – Procedura generala;PS – Procedura specifica;IL – Instructiune de lucru.

Documente de referinta: SR EN ISO 9000:2000.Sisteme de management al calitatii. Principii si vocabular; SR EN ISO 9001:2001.Sisteme de management al calitatii. Cerinte ; Legea învatamântului nr. 84/1995, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare; Legea nr. 87/2006 pentru aprobarea O.U.G. nr. 75/2005 privind asigurarea calitatii educatiei; SR EN ISO 10013:2003. Linii directoare pentru documentatia sistemului de management al calitatii.

Descrierea procedurii: Promovarea, elaborarea, aprobarea si difuzarea procedurilor si instructiunilor de lucru Procedurile generale, procedurile specifice si instructiunile de lucru din cadrul SMC, precum si

regulamentele asimilabile ca documente ale SMC, vizeaza numai procese care se desfasoara în Colegiul National “Ion Minulescu”.

Lista documentelor SMC este alcatuita, analizata si pastrata de catre CEAC, aprobata de directorul scolii si se actualizeaza de catre CEAC la aparitia/abrogarea unei proceduri.

Elaborarea si redactarea procedurilor/instructiunilor se face de catre persoanele implicate în procesele si activitatile descrise, pe baza documentelor specifice valabile în cadrul entitatii structurale care coordoneaza procesul reglementat si pe baza redarii proceselor în concordanta cu strategia si obiectivele Colegiul National “Ion Minulescu”,

Procedurile si instructiunile de lucru se elaboreaza intr-o etapa sau in doua etape, în functie de domeniul de aplicare, dupa care sunt analizate, din punct de vedere al claritatii, exactitatii, adecvarii si structurarii, si avizate de catre CEAC si aprobate de directorul Colegiul National “Ion Minulescu”.

Procedurile si instructiunile de lucru referitoare la procese coordonate în mod direct de catre director sau CA se elaboreaza într-o singura etapa, de catre director.

Procedurile si instructiunile de lucru referitoare la procese coordonate de comisii/compartimente sau alte entitati structurale ale Colegiul National “Ion Minulescu”se elaboreaza în doua etape. Prima etapa consta în elaborarea procedurii/ instructiunii, într-o forma initiala, de catre responsabilul calitatii pentru procesul respectiv sau de catre o alta persoana desemnata de conducatorul entitatii. A doua etapa consta în finalizarea procedurii sau instructiunii de catre cei care au initiat-o, în colaborare cu CEAC.

Regulamentele scolii care se refera la modalitati specifice de realizare a unei activitati, cu evidentierea de elemente legate în mod direct sau indirect de asigurarea calitatii, pot fi asimilate ca proceduri sau instructiuni de lucru ale SMC.

Regulamentele care nu respecta aceste conditii pot fi asimilate ca proceduri sau instructiuni de lucru ale SMC numai dupa modificarea/completarea lor în acest sens, astfel încât ansamblul sa îndeplineasca cerintele legate de asigurarea calitatii.

Asimilarea se face prin aprobarea directorului, în urma propunerii CEAC. Codul regulamentului asimilat va fi insotit de mentiunea “prin asimilarea…”.

Procedura, instructiunea de lucru si documentele asimilate intra în vigoare la data explicit mentionata pe acestea.

Directorul decide nivelul de vizibilitate al procedurii (publica, interna la nivelul scolii, interna la nivelul comisiei/compartimentului).

Dupa aprobarea de catre director, procedura/instructiunea de lucru/documente asimilate se difuzeaza, în format electronic, de catre CEAC celor care urmeaza sa o aplice, înscrisi în lista de difuzare. Cei înscrisi în lista de difuzare retrag din uz eventualele documente abrogate.

Reviziile constau în modificari sau abrogari ale unor prevederi din procedura sau instructiunea de lucru. Editiile se elaboreaza când se aduc completari prin noi articole, când apar modificari de responsabilitati sau

când forma rezultata în urma uneia sau mai multor revizii difera substantial fata de revizia 0. Modificarea denumirii unei proceduri sau instructiuni de lucru presupune o noua procedura / instructiune de

lucru, abrogarea procedurii / instructiunii de lucru vechi si înscrierea noii proceduri/instructiuni de lucru în Formularul 1, precizat in Anexa1.

2

Initierea, elaborarea, analiza, aprobarea, controlul si introducerea modificarilor în proceduri si instructiuni de lucru urmeaza aceeasi cale ca si elaborarea lor.

Editarea si codificarea procedurilor si instructiunilor de lucru Codul unei proceduri va avea forma: PG/PS, urmata de numarul clauzei ISO si un cod numeric din doua

caractere, care se acorda incepand cu 01 ( exp: PS 4.2-01). Codul unei instructiuni de lucru va avea forma: IL, urmata de numarul clauzei ISO si un cod numeric din

doua caractere, care se acorda incepand cu 01(exp. IL 5.5-01). Codul unui regulament asimilat ca procedura/instructiune de lucru a SMC va avea una din formele PS/IL,

completate cu mentiunea scrisa între paranteze (prin asimilarea …). Numarul de ordine al editiilor începe cu 1, iar al reviziilor cu 0. Fiecare procedura se editeaza pe pagina format A4 si va avea urmatoarea structura: pagina de garda,

indicatorul de stare al procedurii / instructiunii, corpul propriu-zis al procedurii / înregistrarii, anexe. Textul de baza se tehnoredacteaza cu font Times New Roman, la un rând. Tehnoredactarea va urmari ca

model forma în care se prezinta procedura de fata. Pagina de garda corespunde Anexei 2 la aceasta procedura si va contine: - Antetul Colegiul National “Ion Minulescu” - Denumirea entitatii emitente - Denumirea procedurii sau instructiunii de lucru; - Codul procedurii sau instructiunii de lucru; Indicatorul de stare al procedurii/instructiunii (Anexa 3) contine:

- numele persoanelor implicate în elaborarea, verificarea si aprobarea editiei/reviziei;- data începerii aplicarii;- nivelul de vizibilitate

Structura procedurii contine urmatoarele puncte: Pct. 1. Titlul (denumirea) trebuie sa identifice clar procedura sau instructiunea de lucru. Pct. 2. Scopul se refera la obiectivele pentru care se aplica procedura/instructiunea, facând precizari

succinte privind activitatea descrisa. Pct. 3. Aria de cuprindere precizeaza situatia în care se aplica procedura/ instructiunea si personalul

implicat în aplicarea ei, eventual cazurile în care procedura/instructiunea nu se aplica, daca acest lucru este semnificativ.

Pct. 4. Definitiile si abrevierile cuprind termeni specifici necesari întelegerii procedurii în acceptiunea SR EN ISO 9001:2000. Acest capitol poate face parte sau nu din proceduri, dupa caz. În situatia utilizarii abrevierilor, acestea se definesc explicit.

Pct. 5. Documentele de referinta cuprind, de regula, documente care contin cerinte sau informatii despre activitatea descrisa în procedura/instructiune. Ele sunt: manualul calitatii, alte proceduri, standarde de metoda, alte documentatii de proces, acte legale sau de reglementare.

Pct. 6. Descrierea activitatii defineste si prezinta activitatile si resursele necesare realizarii scopului, folosind o exprimare clara, concisa si coerenta. Nivelul de detaliere poate varia în functie de complexitatea activitatilor, metodele utilizate si nivelul abilitatilor si instruirii necesare persoanelor pentru a realiza activitatile. Indiferent de nivelul de detaliere, trebuie luate in considerare urmatoarele aspecte:

o Descrierea proceselor sub forma de text si/sau diagrame de flux, referitoare la activitatile cerute, cu precizarea clara a elementelor de intrare/iesire;

o Stabilirea a ceea ce trebuie facut, de catre cine sau de catre care functie din scoala, de ce, când, unde si cum;

o Descrierea manierei în care se controleaza procesele si activitatile principale descrise; o Definirea resurselor umane si materiale (personal, instruire, echipamente si materiale) necesare

pentru realizarea activitatilor; o Efectuarea de trimiteri la documentatii adecvate principalelor activitati; o Definirea masurilor care trebuie întreprinse în diferite situatii; o Efectuarea, în cazul procedurilor, de trimiteri la instructiunile de lucru asociate procedurii.

Pct. 7. Responsabilitatile personalului implicat în realizarea procedurii/instructiunii se descriu în functie de aria de responsabilitate: elaborare, verificare, aprobare, difuzare, aplicare, executare a activitatilor specifice.

3

Pct. 8. Înregistrarile. Suporturile de înregistrari (registre, fisiere, formulare, fise, caiete, etichete etc.) trebuie sa fie identificate prin denumire si cod. Codul fiecarei înregistrari va fi format din codul procedurii/instructiunii de lucru careia îi este asociata si dintr-un indicativ, format din litera I, urmata de un numar de ordine.

Anexele se precizeaza ca punct distinct, în continuarea corpului propriu-zis al procedurii. O anexa cuprinde, dupa caz, tipurile de formulare aferente procedurii, lista de difuzare, scheme logice si alte documente.

Codul formularelor din anexe va fi alcatuit din codul procedurii/instructiunii de lucru careia ii este asociat si dintr-un indicativ, format din litera F, urmata de un numar de ordine.

Paginarea incepe cu lista de difuzare, numerotandu-se concecutiv toate paginile, inclusiv anexele. Pagina de garda nu se numeroteaza.

Instructiunile de lucru sunt destinate detalierii unor activitatilor critice din procedura, în principal a celor care pot afecta desfasurarea corecta a procesului la care se refera procedura.

Codurile instructiunilor de lucru se aloca în odinea operatiilor mentionate în procedura, reflectând cu exactitate cerintele si activitatile relevante;

In scopul si domeniul de aplicare a instructiunii de lucru se face trimitere la procedura corespondenta;.

Responsabilitati: Directorul

aproba procedurile/instructiunile si asimilarea de regulamente ca documente ale SMC, implicit lista acestora;

aproba lista procedurilor/instructiunilor in vigoare; supune procedurile, dupa caz, aprobarii de catre CA; decide, pe baza analizei efectuate de catre CEAC, initierea actiunilor de modificare sau completare a

regulamentelor scolii care pot deveni si documente ale SMC; decide nivelul de vizibilitate publica al procedurii/instructiunii; aproba lista de difuzare a procedurilor/instructiunilor.

Responsabilul CEAC analizeaza si avizeaza procedurile, instructiunile de lucru si regulamentele asimilabile ca documente ale

SMC si alcatuieste lista acestora; supune documentele avizate aprobarii de catre directorul scolii; propune directorului modificarea sau completarea regulamentelor scolii care pot deveni proceduri sau

instructiuni de lucru ale SMC, în urma modificarilor sau completarilor; elaboreaza proceduri si instructiuni de lucru pentru procesele de management al calitatii; finalizeaza, împreuna cu initiatorii din diferite entitati ale scolii, proceduri si instructiuni de lucru pentru

procesele specifice acestor entitati; difuzeaza procedura/instructiunea de lucru conform listei de difuzare; întocmeste indicatorul de stare al procedurilor/instructiunilor de lucru; mentine în forma electronica si imprimata forma în vigoare a procedurii si arhiveaza formele anterioare.

Proprietarii de proces: elaboreaza proceduri si instructiuni de lucru pentru procesele de realizare si procesele suport, pe care le

finalizeaza în colaborare cu CEAC; aplica si respecta procedura/instructiunea de lucru; difuzeaza procedura în cadrul activitatilor carora le apartin; organizeaza grupuri de lucru pentru discutarea si aplicarea procedurii/ instructiunii de lucru; mentin în forma electronica si imprimata editia/revizia în vigoare a procedurii.

Înregistrari

Înregistrarea 1 – Indicatorul de stare al procedurii, cod: PS 4.2-01-I1;

4

Procedura Cod PS 4.2-01 Data elaborării

Editia 1Revizia 0

Elaborarea documentelor SMC PS Nr. Pag. 10Elaborat Verificat Avizat

CEACAprobat Data intrarii

in vigoareNivelul de vizibilitate

Marinescu Dumitru

Mosteanu Laura

Marinescu Dumitru

Cotosman Aurelia

01.03.2008 0 1 pX

Înregistrarea 2 – Lista de difuzare a procedurii, cod: PS 4.2-01-I2;

5

Nr. crt.

EditiaNr.

/datareviziei

Nr. ex.

difuzat

Difuzat PrimitNumele si prenumele Numele si prenumeleFunctia Functia

Data Semnatura Data Semnatura

1 I 0 1Marinescu Dumitru Cotosman AureliaResponsabil CEAC Director

01.03.2008 01.03.2008

2 I 0 2Marinescu Dumitru Marinescu DumitruResponsabil CEAC Responsabil CEAC

01.03.2008 01.03.2008

3 I 0 3Marinescu Dumitru Predeanu ClaudiaResponsabil CEAC Responsabil CSSM

01.03.2008 01.03.2008

4 I 0 4Marinescu Dumitru Corbeanu AlexandraResponsabil CEAC Sef comisie metodica

01.03.2008 01.03.2008

5 I 0 5Marinescu Dumitru Ionescu CristianResponsabil CEAC Sef comisie metodica

01.03.2008 01.03.20086 Marinescu Dumitru Popescu Mircea

Responsabil CEAC Sef comisie metodica

7 Marinescu Dumitru Combei DumitruResponsabil CEAC Sef comisie metodica

8 Marinescu Dumitru Predeanu ClaudiaResponsabil CEAC Sef comisie metodica

9 Marinescu Dumitru Monea AureliaResponsabil CEAC Sef comisie metodica

10 Marinescu Dumitru Lita AngelaResponsabil CEAC Sef comisie metodica

11 Marinescu Dumitru Combei MariaResponsabil CEAC Sef comisie metodica

12 Marinescu Dumitru Vulcu MariaResponsabil CEAC Sef comisie metodica

13 Marinescu Dumitru Lupascu MarianaResponsabil CEAC Sef comisie metodica

14 Marinescu Dumitru Ciobanu MihailaResponsabil CEAC Sef comisie metodica

15 Marinescu Dumitru Kovacs CarolResponsabil CEAC Sef comisie metodica

16 Marinescu Dumitru Moraru Tiberius

Colegiul National “Ion Minulescu”

Elaborarea documentelor SMC CodPS 4.2-01

Editia IRevizia 0Pag. 6/10

6

Responsabil CEAC Sef comisie metodica

17 Marinescu Dumitru Miu Claudia Responsabil CEAC Sef comisie metodica

18 Marinescu Dumitru Mendrea NicoletaResponsabil CEAC Sef comisie metodica

19 Marinescu Dumitru Ciobanu MihaileResponsabil CEAC Coord. proiecte educationale

20 Marinescu Dumitru Parvu Lorena Responsabil CEAC Coord. proiecte educationale

21 Marinescu Dumitru Mitru IonResponsabil CEAC Resp. activitate diriginti

22 Marinescu Dumitru Ion ConstantinResponsabil CEAC Resp. active. culturale extrascolare

23 Marinescu Dumitru Mitru IonResponsabil CEAC Resp. educatie rutiera

24 Marinescu Dumitru Ciolan EmilResponsabil CEAC Resp. perfectionare

26 Marinescu Dumitru Marinescu DumitruResponsabil CEAC Com. Sec. is sanatate in munca

27 Marinescu Dumitru Marinescu DumitruResponsabil CEAC Resp. comisia cantina

28 Marinescu Dumitru Perianu MariusResponsabil CEAC Comisia Curriculum

I 029 Marinescu Dumitru Pirvu Mihaela

Responsabil CEAC Secretar01.03.2008 01.03.2008

I 0 30Marinescu DumitruResponsabil CEAC Contabil

01.03.2008 01.03.2008

I 0 31Marinescu DumitruResponsabil CEAC Administrator

01.03.2008 01.03.2008

I 0 32Marinescu Dumitru Morarescu VioricaResponsabil CEAC Bibliotecar

01.03.2008 01.03.2008

Inregistrarea 3 - Lista de difuzare a paginilor actualizate, cod PS 4.2-01-I3;

7

Nr.crt. Editia Nr./data

reviziei

Nr. paginii

actualizate

Difuzat PrimitNumele si prenumele

Numele si prenumele

Data Semnatura Data Semnatura

Anexe Formularul 1 – Lista procedurilor si instructiunilor de lucru în vigoare, cod PS 4.2-01-F1;

Colegiul National “Ion Minulescu”

Elaborarea documentelor SMC

CodPS 4.2-01

Editia 1Revizia 0Pag. 7/10

8

Tipul procedurii

Denumirea procedurii/instructiunii

Codul Editia Revizia Data intrarii in vigoare

Formularul 2 – Lista formularelor in vigoare, cod: PS 4.2-01-F2;

Nr. crt.

Codul formularului

Denumirea formularului Editia Revizia

Formularul 3 –Lista de difuzare a procedurii/instructiunii de lucru, cod: PS 4.2-01-F3;

Nr. crt.

EditiaNr.

/datareviziei

Nr. ex.

difuzat

Difuzat PrimitNumele si prenumele Numele si prenumeleFunctia Functia

Data Semnatura Data Semnatura

Formularul 4 - Lista de difuzare a paginilor actualizate, cod PS 4.2-01.F4;

Nr.crt. Editia Nr./data

reviziei

Nr. paginii

actualizate

Difuzat PrimitNumele si prenumele

Numele si prenumele

Data Semnatura Data Semnatura

Formularul 5 – Pagina de garda a procedurii/instructiunii de lucru, cod PS 4.2-01-F5;

Ministerul Educaţiei, Cercetarii, Tineretului si SportuluiColegiul Naţional “Ion Minulescu”

Basarabilor, 33, Slatina, Olt, 230113tel. 0249 414171fax. 0249 413081

e-mail: colegiulionminulescu@yahoo.com web: www.cn-minulescu.ro

Aprobat in consiliul de administratie

………………………..

Nr. _____/__________

Comisia pentru evaluarea si asigurarea calitatii Nr. ex. difuzat ________

Formularul 6 – Indicatorul de stare al procedurii/instructiunii de lucru, cod PS 4.2-01-F6;

Procedura Cod PS 4.2-01 Data elaborării

EditiaRevizia

Elaborarea documentelor SMC PS Nr. paginiElaborat Verificat Avizat

CEACAprobat Data intrarii

in vigoareNivelul de vizibilitate

Marinescu Dumitru

Marinescu Dumitru

Cotosman Aurelia

0 1 pX

9

ETAPELE ELABORARII PROCEDURILOR/INSTRUCTIUNILOR

Desemnarea persoanei/colectivului de elaborare a procedurii/instructiunii

Instruirea persoanei/colectivului de elaborare a procedurii/instructiunii

Colectarea de date de catre CEAC

Redactarea procedurii /instructiunii de lucru

Colectarea de date de catre colectivul de elaborare

Finalizarea procedurii/instructiunii Analizarea regulamentului de catre CEAC

Analiza procedurii/instructiunii de catre CEAC

Avizarea procedurii/ instructiunii de catre CEAC

Intocmirea raportului de asimilare a

regulamentelor utilizate

Modificarea regulamentelor care nu pot fi direct asimilate

Intocmirea raportului de asimilare

Aprobare

Difuzare

10