strategii de control

Editia 1 / Revizia 0

ACADEMIA ROMÂNA

Aprob,

………………………………………….

STRATEGII DE CONTROL


CUPRINS

1. INTRODUCERE ....................................................................................................3 1.1 Scop ….............................................................................................................3 1.2 Obiectiv….........................................................................................................3

2. DEFINITII SI CONCEPTE ....................................................................................3 3. FUNCTIA DE CONTROL .....................................................................................4

4. STRATEGII DE CONTROL ...................................................................................5

5. TIPURI DE CONTROL ...........................................................................................6

6. ACTIVITATI DE CONTROL .................................................................................7

7. COMUNICAREA INFORMATIILOR ....................................................................8

8. ADAPTAREA PERMANANTA

A STRATEGIILOR DE CONTROL.........................................................................8


1. INTRODUCERE

Scop: Stabilirea strategiilor de control adecvate privind sistemul de control intern / managerial.

Obiectiv: Asigurare unui control adecvat la nivelul intregii entitati organizationale in vederea adoptarii de masuri corective pentru indeplinirea obiectivele specifice si generale.

2. DEFINITII SI CONCEPTE

Control intern

Ansamblul politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de către managementul şi personalul entităţii publice, în vederea furnizării unei asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entităţii publice într-un mod economic, eficient si eficace; respectarea regulilor externe şi a politicilor şi regulilor managementului; protejarea bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi depistarea fraudelor şi greşelilor; calitatea documentelor de contabilitate si producerea în timp util de informaţii de încredere, referitoare la segmentul financiar si de management.

Standardele de control intern

Un minimum de reguli de management, menit sa creeze un model de control managerial uniform si coerent. De asemenea, standardele constituie un sistem de referinţă, în raport cu care se evaluează sistemele de control intern, se identifică zonele şi direcţiile de schimbare.

Audit intern

Activitate functional independenta si obiectiva, care da unei organizatii o asigurare in ceea ce priveste gradul de control asupra operatiunilor, o indruma pentru a-i imbunatati operatiunile si contribuie la adaugarea unui plus de valoare; Ajuta organizatia sa isi indeplineasca obiectivele, evaluand printr-o abordare sistematica si metodica, procesele sale de management bazate pe riscuri, sistemele de control si de administrare, facand propuneri pentru a le consolida eficacitatea.

Control financiar preventive propriu

Controlul efectuat pentru preîntâmpinarea efectuării operatiunilor care nu îndeplinesc conditiile de legalitate, regularitate si încadrarea în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament, după caz, stabilite potrivit legii;


Economie Micşorarea costului fondurilor utilizate pentru atingerea obiectivelor, în funcţie de rentabilitate sau de rezultatele unei activităţi.

Eficacitate În ce măsură obiectivele unei activităţi sunt atinse, mai exact compararea impactului prevăzut cu impactul real.

Eficienţă Maximizarea rezultatelor unei activităţi, pornind de la elementele furnizate.

Managementul riscului

Procesul global de identificare, evaluare şi monitorizare a riscurilor şi de implementare a controlului necesar pentru a menţine expunerea la risc la un nivel acceptabil. Conducerea creează condiţiile şi stabileşte instrumentele necesare pentru evaluare, prioritizează şi decide înainte de desfăşurarea unei activităţi, pentru a-i permite să obţină o asigurare rezonabilă de atingere a obiectivelor, în condiţiile unei folosiri judicioase a fondurilor. Sistemul de control intern asigură că, conducerea se protejează de riscuri inacceptabile.

Standarde de audit

Modelele sau standardele de audit furnizează un cadru minim, ce permite auditorilor să stabilească etapele auditului şi procedurile necesare realizării obiectivelor auditului. Pe baza acestor criterii se evaluează calitatea rezultatelor auditului.

3. FUNCTIA DE CONTROL

Controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a oferi o asigurare rezonabilă că obiectivele organizatiei sunt atinse. Controlul intern este prezent pe toate palierele entităţii organizationale si in toate functiile, manifestandu-se sub forma autocontrolului, controlului în lanţ (pe faze ale procesului) şi a controlului ierarhic.

Informatiile obtinute prin control sunt esentiale pentru finalizarea functiei de planificare si pentru inceperea unui nou ciclu managerial (planificare, organizare, conducere, control).

Exercitarea functiei de control presupune de asemenea elaborarea strategiei de control, in vederea evitarii riscurilor ce pot determina abateri nedorite de la politicile si obiectivele stabilite.

Strategia va viza, in principal: a.) integrarea controlului in componentele procesuale si structurale ale organizarii

entitatii organizationale; Exercitarea functiei de evaluare-control nu mai este privita ca o prerogativa

exclusive a unor persoane/structuri specializate de control ci, dimpotriva, controlul este considerat ca fiind un proces, disipat in intreaga entitate, si, in cadrul caruia fiecare persoana, este responsabila sa efectueze un anumit tip de control.

b.) definirea obiectivelor controlului: Urmarirea si masurarea rezultatelor obtinute in comparatie cu prevederile legale, regulamantele, normele, planurile si programele aplicabile, in vederea adoptarii de masuri corective si de dezvoltare pe mai departe a entitatii organizationale.


Un control adecvat va duce la: - fiabilitatea si integritatea informatiilor; - conformitatea cu politicile, planurile, procedurile, legile si regulamantele

in vigoare; - protejarea activelor; - utilizarea economica, eficienta si eficace a resurselor; - atingerea obiectivelor specifice si generale.

c.) stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate. d.) Stabilirea activitatilor de control ce vor fi aplicate

Pentru eficacitatea strategiilor ce au in vedere exercitarea controlului, se asigura

urmatoarele premise, absolut necesare: - stabilirea precisa a activitatilor, atributiilor, sarcinilor si obiectivelor acestora (exprimate prin indicatori cantitativi sau calitativi), pe compartimente si posturi de executie si de conducere; - atribuirea de competente adecvate, exact delimitate, pentru indeplinirea sarcinii atribuite; - stabilirea in mod corect a responsabilitatilor individuale, pentru indeplinirea sarcinilor atribuite; - existenta procedurilor scrise, pentru activitatile relevante care se desfasoara in cadrul entitatii publice. 4. STRATEGII DE CONTROL

Nu exista o strategie universala de control, aplicabila in orice circumstanta. De regula strategiile de control sunt interdependente. Drept urmare se va utiliza combinatii ale urmatoarelor strategii:. 4.1.Controlul prin politica de personal.

Se realizeaza prin verificarea modalitatilor de selectare, promovare, transferare si instruire a personalului. 4.2. Controlul prin structura formala a organizatiei.

Structura formala oglindeste linia ierarhica a autoritatii, reflectand clar responsabilitatile fiecarui manager / sef de compartiment, canalele laterale, verticale si diagonale de informatii si extensia controlului aferent pozitiei lui in structura.

4.3. Controlul prin reguli, proceduri si reglementari formale.

Regulile, procedurile si reglementarile formale ajuta la uniformizarea comportamentului in elaborarea deciziei si in activitatea curenta a membrilor organizatiei. 4.4.Controlul financiar. Include o varietate de tehnici si proceduri menite sa previna proasta alocare a resurselor financiare si sa ofere feed-back despre modul de utilizare a lor. Se adopta proceduri operationale care vizeaza controlul financiar.


4.5. Controlul prin evaluarea performantelor. Aceasta strategie este utilizata pentru prevenirea sau corectarea comportamentelor si

performantelor nedorite. In urma acestui control se contureaza combinatii variate de stimulente si sanctiuni ale angajatilor. 5. TIPURI DE CONTROL

Activitătile controlului intern pot fi structurate avându-se în vedere mai multe criterii, după cum urmează: a) După natura activitătilor verificate (verificărilor efectuate), controlul intern poate fi clasificat după cum urmează:

- Controlul administrativ intern - control ierarhic ce se execută de către persoanele cu functii de conducere asupra compartimentelor si persoanelor din subordine; este o sarcină care rezultă din atributiile de serviciu si se execută permanent;

- Controlul financiar de gestiune – reprezintă acele verificări asupra modului de respectare a dispozitiilor legale referitoare la gestionarea mijloacelor materiale si bănesti pe baza documentelor primare si contabile;

- Controlul financiar preventiv propriu – reprezintă controlul efectuat pentru preîntâmpinarea efectuării operatiunilor care nu îndeplinesc conditiile de legalitate, regularitate si încadrarea în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament, după caz, stabilite potrivit legii; Se intocmeste procedura operationala privind controlul financiar preventiv propriu.

- Autocontrolul angajatilor pentru activitătile pe care le desfăsoară; - Auditul public intern; Se intocmeste procedura distincta privind auditul intern.

b) După momentul efectuării verificărilor, controlul intern se clasifică astfel:

- Controlul preventiv (sau control anteactiune sau control feed-forward) – se exercită înaintea efectuării operatiunilor; Se concentreaza asupra intrarilor si urmareste cantitatea si calitatea resurselor financiare, fizice, umane si informationale, inainteca acesta sa devina parte a sistemului.

- Controlul concomitent (sau control da/nu sau control de pilotaj) – se exercită pe parcursul efectuării operatiunilor; Acest tip de control tinde sa fie mai mult aplicat deoarece se pot identifica mai usor cauzele unor disfunctionalitati si astfel, se pot aduce imbunatatiri sau corecturi inainte de a se finaliza procesul de transformare.

- Controlul ulterior – se exercită după efectuarea operatiunilor. Desi controlul postactiune nu este la fel de important ca primele doua, el se impune deoarece furnizeaza informatii pentru planificari viitoare.

c) După domeniul asupra căruia se exercită, controlul intern se poate clasifica astfel:

- Controlul organizational – controlul care urmăreste să evidentieze cum se aplică planul de organizare al entitătii, cum se alocă autoritatea si responsabilitătile, cum functionează piramida ierarhică;

- Controlul separării sarcinilor – controlul care vizează diminuarea riscurilor cumulării responsabilitătilor, ceea ce presupune reducerea posibilitătilor ca un salariat să efectueze mai multe operatiuni legate de o tranzactie (autorizare, plată, gestionare, contabilizare), situatie care ar permite unei persoane să comită sau să ascundă erori, nereguli, în cadrul atributiilor pe care le au;


- Controlul fizic – controlul care are în vedere gestionarea, securitatea activelor si autorizarea accesului la active;

- Controlul privind autorizarea si aprobarea – controlul prin care se urmăreste dacă operatiunile se realizează în conformitate cu deciziile stabilite de managementul entitătii;

- Controlul aritmetic si contabil – controlul care urmăreste dacă înregistrarea si prelucrarea operatiunilor economice a fost autorizată, dacă s-au înregistrat toate operatiunile, dacă înregistrările sunt exacte si corecte. Controlul include verificarea acuratetei aritmetice a înregistrărilor si verificarea corelatiilor contabile (conturi, balante de verificare, situatii financiare etc.);

- Controlul personalului – controlul care vizează modul în care selectia, pregătirea profesională si evaluarea performantelor profesionale corespunde necesitătilor entitătii, precum si dacă competenta si integritatea personalului este adecvată responsabilitătilor atribuite;

- Controlul privind supervizarea – controlul care urmăreste să evidentieze dacă persoanele responsabile de urmărirea si înregistrarea tranzactiilor zilnice, îsi îndeplinesc sarcinile.

d) După sfera obiectivelor sale, controlul intern se poate clasifica astfel: - control total; - control selectiv (prin sondaj)

6. ACTIVITATI DE CONTROL

Exercitarea functiei de evaluare-control nu mai este privita ca o prerogativa exclusive a unor persoane/structuri specializate de control ci, dimpotriva, controlul este considerat ca fiind un proces, disipat in intreaga entitate, si, in cadrul caruia fiecare persoana, este responsabila sa efectueze un anumit tip de control.

Aceste activitati de control imbraca forme multiple. Cele mai frecvent intalnite sunt: - observarea; - supravegherea; - compararea; - analiza; - evaluarea; - validarea; - raportarea; - monitorizarea; - coordonarea; - supervizarea; - contrasemnarea; - avizarea; - autorizarea; - aprobarea.

Activităţile de control desfăşurate la nivelul entitatii organizatorice servesc ca mecanism de gestionare a îndeplinirii obiectivelor specifice si generale.


7. COMUNICAREA INFORMATIILOR

Informatiile trebuie înregistrate si comunicate în scris conducerii si altor persoane interesate, într-un interval de timp care să permită luarea unor decizii adecvate. Inregistrarea informatiilor si comunicarea se efectueaza conform procedurilor de sistem si celor operationale din cadrul Academiei Romane. 8. ADAPTAREA PERMANENTA A STRATEGIILOR DE CONTROL

Strategiile de control se evalueaza periodic (cel putin o data pe an) in vederea adaptarii permanente la modificările externe şi interne care afectează activităţile entităţii organizationale.

strategii de control

Documents