secretariat-arhivarea documentelor +pi +Änregistr-érilor

ŞCOALA ………………..

CompartimentulSECRETARIAT

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ

ARHIVAREA DOCUMENTELOR ŞI ÎNREGISTRĂRILOR

Ediţia: 1Nr. de ex._____________

Revizia: 0Nr. de ex._____________

Cod: PO 2Pagina_____ din _______Exemplar nr. __________


Cod: PO 2Denumire: ARHIVAREA DOCUMENTELOR ŞI ÎNREGISTRĂRILORNr. pagini: 05Nr. de pagini anexe: 08Exemplar nr. : 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei, sau după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Elemente privind responsabilii/operaţiunea

Numele şiPrenumele

Funcţia Data Semnătura

1.1. Elaborat Secretar şef 01.09.20101.2. Verificat Administrator

financiar01.09.2010

1.3. Aprobat Director 01.09.2010

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

Ediţia/ revizia în cadrul ediţiei

Componenta revizuită

Modalitatea reviziei Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei

2.1. Ediția 1 X X 01.09.20102.2. Revizia 12.3. Revizia 2

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr. crt.

Scopul difuzării

Exemplar nr. Compartiment Funcţia Nume şi prenume

Data primirii

Semnătura

3.1. Aplicare 1 Contabilitate Contabil şef 01.09.103.2. Aplicare 2 Administrativ Şofer 01.09.103.6. Aplicare 3 Secretariat Secretar şef 01.09.103.4. Informare 1 Contabilitate Contabil şef 01.09.103.8. Evidență 1 Contabilitate Contabil şef 01.09.103.6. Arhivare 1 Contabilitate Contabil şef 01.09.103.7. Alte scopuri

1

ŞCOALA ……………….....




Ediţia: 1Nr. de ex._____________

Revizia: 0Nr. de ex._____________


4. Scopul proceduriiScopul acestei proceduri este:1) stabilirea responsabilităţilor privind arhivarea, păstrarea şi reconstituirea documentelor;2) stabilirea unui set unitar de reguli şi proceduri pentru arhivarea, păstrarea şi reconstituirea documentelor.

5. Domeniul de aplicare5.1. Procedura se aplică de către toate compartimentele din cadrul Şcoala …………….. pentru arhivarea şi păstrarea tuturor documentelor pe suport hârtie.5.2. Prezenta procedură nu se aplică pentru arhivarea documentelor în formă electronică.

6. Documente de referinţă SR EN ISO 9000:2006 „Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular.” SR EN ISO 9001:2001– Sisteme de management al calităţii. Cerinţe Legea 16/1996 a Arhivelor Naţionale actualizată Regulamentul de Ordine Interioară

7. Definiţii şi abrevieri7.1. Definiţiile sunt conform SR EN ISO 9000: 2001 „Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular”7.2. AbrevieriPV – Proces verbalSMC – Sisteme de management al calităţiiROI – Regulamentul de Ordine Interioară

8. Procedura8.1. Evidenţa documentelor

La nivel de unitate şcolară, toate compartimentele sunt obligate să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern şi a celor ieşite precum şi evidenţa înregistrărilor utilizate.

Documentele/ înregistrările se păstrează de către elaboratori şi utilizatori la locul de muncă (arhivă activă), pe durata specificată în documentele SMC, reglementări legale.

După expirarea perioadei de păstrare operativă, şefii departamentelor întocmesc propuneri pentru arhivare în arhiva Şcolii ………………. care sunt aprobate de directorul Şcolii.

Anual, persoana responsabilă cu îndosarierea documentelor la fiecare compartiment grupează documentele în unităţi arhivistice, potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul arhivistic al Şcolii.

Nomenclatorul arhivistic este întocmit de către persoana responsabilă cu patrimoniul din cadrul Şcolii, pe baza propunerilor transmise de şefii departamentelor organizatorice din Şcoală, este aprobat prin decizie a directorului, şi confirmat de către Direcţia Judeţeană a Arhivelor Naţionale.

În fiecare dosar se introduce o pagină de gardă, care se completează de către persoana responsabilă cu îndosarierea documentelor la fiecare compartiment. Se numerotează fiecare pagină din dosar şi totalul de pagini se înscrie pe pagina de gardă.

Documentele astfel grupate, se depun de către persoana responsabilă cu îndosarierea acestora, în al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei Şcolii ………………… pe bază de inventar de documente şi proces verbal de predare primire.

2

ŞCOALA ……………..




Ediţia: 1Nr. de ex._____________

Revizia: 0Nr. de ex._____________


Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice în/ din depozitul arhivei este consemnată de către administratorul Şcolii într-un registru de evidenţă.

Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea directorului Şcolii ………………… în urma selecţionării sau transferului în alt depozit de arhivă.

8.2. Selecţionarea documentelorÎn cadrul Şcolii funcţionează o Comisie de selecţionare, numită prin decizie a directorului.

Comisia este compusă din trei persoane:- preşedinte - secretar - un membru Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, la propunerea secretarului

unităţii, pentru a aproba lista cu documentele care urmează a fi înlăturate ca fiind nefolositoare, expirându-le termenul de păstrare; hotărârea luată se consemnează într-un Proces verbal al Comisiei de selecţionare.

Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza Proceselor verbale ale comisiei menţionate anterior.

8.3. Păstrarea documentelorDirectorul Şcolii numeşte prin decizie, o persoană, în funcţia de arhivar al unităţii, care este

obligată să păstreze documentele deţinute în arhivă în condiţii corespunzătoare. Conducerea unităţii, la propunerea arhivarului unităţii, alocă spaţiul necesar pentru arhivă.

Arhivarul unităţii asigură îndeplinirea condiţiilor (temperatură, umiditate, luminozitate, condiţii de siguranţă) în incinta spaţiului destinat arhivării.

Arhivarul unităţii urmăreşte întoarcerea documentelor ieşite la solicitarea Şefilor de compartimente spre consultare şi sesizează directorul în cazul întârzierii acestora sau a altor probleme apărute în arhivă.

Păstrarea documentelor în arhivă se face pe durata prevăzută în nomenclatorul arhivistic.

9. Responsabilităţi9.1. Ordonatorul de credite Alocă spaţiul necesar arhivării. Asigură resursele umane şi materiale pentru crearea condiţiilor de funcţionare normală a arhivei. Numeşte prin decizie componenţa Comisiei de selecţionare la nivelul Şcolii …………… Numeşte prin decizie arhivarul unităţii. Aprobă scoaterea documentelor din evidenţa arhivei, în urma selecţionării sau mutării în alt

depozit.9.2. Şefii de compartimente Asigură păstrarea la locul de muncă (operativă) şi depunerea la arhivă a documentelor după

expirarea perioadei de păstrare operativă, legarea, cartonarea şi identificarea. Propun predarea documentelor la arhiva Şcolii ……………………. Coordonează îndosarierea documentelor pe unităţi arhivistice la nivelul entităţii. Propun persoana responsabilă cu îndosarierea documentelor. Fac propuneri pentru întocmirea, modificarea şi completarea Nomenclatorului arhivistic al

Şcolii, pentru documentele create/ păstrate.

3

ŞCOALA ………….




Ediţia: 1Nr. de ex._____________

Revizia: 0Nr. de ex._____________


9.3. Arhivarul responsabil cu arhivarea la Şcoala ………………. Preia documentele grupate în unităţi arhivistice de la compartimente pentru păstrarea în arhivă. Asigură documentele deţinute în arhivă în condiţii corespunzătoare. Ţine evidenţa intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice din arhivă. Verifică modul de păstrare în timp a documentelor. Pune la dispoziţie, în anumite situaţii, pe bază de semnătură şi ţine evidenţa documentelor

împrumutate compartimentelor creatoare, pe baza registrului de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice; la restituire verifică integritatea documentelor împrumutate.

Convocă comisia de selecţionare în vederea analizării dosarelor cu termenele de păstrare expirate, care sunt propuse pentru distrugere.

Asigură difuzarea Nomenclatorului arhivistic tuturor compartimentelor organizatorice din cadrul liceului.

9.4. Comisia de selecţionare - Analizează şi aprobă lista întocmită de către arhivarul Şcolii cu documentele având termenele de păstrare depăşite, propuse spre a fi distruse.

10. AnexeAnexa 1 – Nomenclator arhivistic de documenteAnexa 2 – Pagina de gardă dosarAnexa 3 – Inventarul de documente pentru arhivareAnexa 4 – PV de predare-primire documente pentru arhivareAnexa 5 – Registru de evidenţă intrări-ieşiri documente în/ din arhivăAnexa 6 – PV al Comisiei de selecţionare

4

ŞCOALA ………….




Ediţia: 1Nr. de ex._____________

Revizia: 0Nr. de ex._____________


11. Schema flux a documentelor

Responsabilităţi Intrări Activităţi Ieşiri

Şefii de compartimente

Documente cărora le-a expirat perioada de păstrare în arhiva

operativă→

Propun predarea documentelor la arhivă →

Lista cu documentele pentru arhivare

↓

Directorul unităţiiLista cu documentele propuse spre arhivare

Aprobă lista cu documentele propuse

spre arhivare→

Lista cu documentele propuse spre arhivare, aprobată de directorul

unităţii

→

↓

Persoana responsabilă cu îndosarierea documentelor la

fiecare compartiment

Documentele propuse spre arhivare →

Grupează documentele în unităţi arhivistice →

Documentele grupate în unităţi arhivistice

↓Persoana responsabilă

cu îndosarierea documentelor la

fiecare compartiment

Documentele grupate în unităţi arhivistice

→Predă documentele la

arhivă→

Proces verbal de predare-primire

↓

Arhivarul unităţiiDocumentele grupate în

unităţi arhivistice→

Preia documentele pentru arhivare

→Proces verbal de predare-

primire

↓

Persoana responsabilă cu patrimoniul

Propunerile pentru nomenclatorul arhivistic

transmise de şefii departamentelor

Întocmeşte nomenclatorul arhivistic

→ Nomenclatorul arhivistic spre aprobare

→

↓

Directorul unităţiiNomenclatorul arhivistic

spre aprobareAprobă nomenclatorul

arhivistic→

Nomenclatorul arhivistic aprobat de director

→

↓

Direcţia Judeţeană a Arhivelor Naţionale

Nomenclatorul arhivistic aprobat de director

Confirmă nomenclatorul arhivistic →

Nomenclatorul arhivistic confirmat de DJAN

→

↓

Arhivarul unităţiiNomenclatorul arhivistic

aprobat de director

Întocmeşte lista documentelor cu termen

de păstrare expirat→

Lista documentelor cu termen de păstrare expirat

→

↓

Comisie de selecţionare

Lista cu documentele care urmează a fi

înlăturate din arhivă→

Aprobă lista cu documentele care

urmează a fi înlăturate din arhivă

→

Lista aprobată de comisia de selecţionare

Proces verbal al comisiei de selecţionare

→

↓

Directorul unităţiiLista cu documentele

care urmează a fi înlăturate din arhivă

→

Aprobă lista cu documentele care

urmează a fi înlăturate din arhivă având

termenul de păstrare expirat

Lista aprobată de director

5

12. Cuprins

Numărulcomponenteiîn cadrulproceduriioperaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale

Pagina

1.

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

1

Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionaleLista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

2. Scopul procedurii operaţionale 23. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 24. Documentele de referinţă aplicabile activităţii procedurale 2

5.Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

2

6. Procedura 27. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 38. Anexe 49. Schema flux a documentelor 510 Cuprins 6

6

Anexa 1

Aprobat Se confirmă Director, Directorul Direcţiei Judeţene

Cluj a Arhivelor Naţionale

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC aprobat prin Decizia nr. ............ din ....................

Serviciile Denumirea dosarului(conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)

Termenul de păstrare

Obs.

A. Serviciul …. 1.2.3.

B. Serviciul …. 1.2.3.







Data: zz.ll.aaaa Întocmit, Nume şi prenume

7

Anexa 2

PAGINA DE GARDĂ

Denumire dosar ……………………………………………………(conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)

de la data ……………………… până la data de ………………….(pentru documentele conţinute)

Indicativ dosar ………(ex: II. B 3)………………(conform nomenclatorului arhivistic)

Nr. de pagini ……………

Termen de păstrare ………………(conform nomenclatorului arhivistic)

8

Anexa 3 Şcoala Tehnică Postliceală „Henri Coandă”

Inventarul de documente pentru arhivare pe anul …………….

pentru documentele care se păstrează permanent sau temporar

Nr.crt.

Indicativul dosarului(după nomenclator)

Conţinutul pe scurtal dosarului, registrului

Dateleextreme

Nr.filelor

Obs.

Prezentul inventar format din …………….. file conţine …………… dosare, registre, condici etc.Dosarele de la nr. crt. ………………… au fost lăsate la …………………., nefiind încheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ………………………..Astăzi, …………………., s-au preluat ………………….dosare.

Am predat, Am primit,Nume Prenume Nume Prenume

Semnătura Semnătura

9

Anexa 4 Şcoala Tehnică Postliceală „Henri Coandă”

PROCES VERBAL DE PREDARE – PRIMIREDOCUMENTE PENTRU ARHIVARE

Astăzi,………………., subsemnaţii ………………………………………………şi………......……...………..….….…, delegaţi ai compartimentului………………………………………………………………..............................…, şi …………………………………….. arhivarul ………......……...………..….….… am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada …………………………………..de către compartimentul menţionat, în cantitate de ………… dosare.

Predarea – primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ……….. pagini, conform dispoziţiilor legale.

Am predat, Am primit,Nume Prenume Nume Prenume

Semnătura Semnătura

10

Anexa 5Şcoala Tehnică Postliceală „Henri Coandă”

REGISTRUL DE EVIDENŢĂINTRĂRI-IEŞIRI DOCUMENTE ÎN/DIN ARHIVĂ

Nr.crt.

INTRĂRI ÎN ARHIVĂ IEŞIRI DIN ARHIVĂ

Dat

a in

trăr

ii

Den

um

ire

Com

par

tim

ent

Dat

ele

extr

eme

ale

doc

um

ente

lor

Număr de dosare

Scoatere din

evidenţă

Predare spre consultare

Du

pă

inve

nta

rP

rim

ite

efec

tiv

Dep

use

u

lter

ior

Dat

a ie

şiri

i

Nr.

/dat

aP

V C

omis

ie

de

Dat

a p

red

ării

Un

de

s-au

p

red

atA

ct d

e p

red

are

Tot

al d

osar

e ie

şite

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

Legendă:01 - numărul de ordine al inventarului02 - data preluării dosarelor din inventarul respectiv03 - denumirea compartimentului de la care provine inventarul04 - datele extreme ale documentelor specificate în pagina de gardă a dosarelor05 - numărul total al dosarelor din inventarul respectiv06 - totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv07 - numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior08 - data scoaterii dosarelor din evidenţă09 - denumirea, numărul de înregistrare şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă 10 - data predării documentelor spre consultare 11 - denumirea entităţii către care s-a făcut predarea spre consultare12 - denumirea, numărul de înregistrare şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă13 - totalul dosarelor ieşite

Obs.: Pe eticheta registrului se trece denumirea acestuia, denumirea unităţii şi codul registrului.

11

Anexa 6

Şcoala Tehnică Postliceală „Henri Coandă”

PROCES VERBAL Nr. ……/…………

Comisia de selecţionare, numită prin Decizia nr……….. din ……..………, selecţionând în şedinţele din …………..… documentele din anii*) ……………….………... avizează/ aprobă ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul arhivistic al unităţii.

APROBATComisia de selecţionare

Preşedinte, Membri, Secretar,Nume Prenume Nume Prenume Nume Prenume

Semnătura Semnătura Semnătura

*) Anii extremi

12

secretariat-arhivarea documentelor +pi +Änregistr-érilor

Documents