ps 04 prevederi legale si alte cerinte ed 2

PREZENTA DOCUMENTAŢIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITĂŢII „VASILE ALECSANDRI“ DIN BACĂU. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FĂRĂ APROBAREA SCRISĂ A EMITENTULUI

ESTE INTERZISĂ, CONFORM LEGII 8/1996.

- Document controlat -

F 01.07/Ed.1

U N I V E R S I T A T E A „ V A S I L E A L E C S A N D R I ‟

D I N B A C Ă U

PREVEDERI LEGALE ȘI ALTE CERINȚE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMĂRII CU

CERINŢELE LEGALE ŞI ALTE CERINŢE COD: PS 04

PROCEDURĂ DE S ISTEM

RECTOR, PROF. UNIV. DR. ING. VALENTIN NEDEFF

Prenumele şi numele Semnătura

Reprezentantul Managementului Prof. univ. dr. ing. Gheorghe PINTILIE

Elaborat Şef lucr. dr. ing. Mirela PANAINTE

EDIŢIA: 2 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.:

Intră în vigoare începând cu data de 02.02.2012, prin aprobarea în Ședința Senatului Universității „Vasile Alecsandri“ din Bacău.

PROCEDURĂ DE SISTEM

Cod document PS 04

Pag./Total pag. 1/14 Data 02.02.2012

PREVEDERI LEGALE ȘI ALTE CERINȚE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMĂRII CU

CERINŢELE LEGALE ŞI ALTE CERINŢE Ediţie/Revizie 2/ 0 1 2 3 4 5

F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/MSIM/Lista reviziilor PS04

LISTA REVIZIILOR

Responsabilităţi Simbol revizie

Ediţie/ Revizie/

Cap./ Pag./ Paragr.

Conţinutul reviziei

Elaborat Verificat Aprobat

PROCEDURĂ DE SISTEM Cod document PS-04


PREVEDERI LEGALE ȘI ALTE CERINȚE APLICABILE, EVALUAREA

CONFORMĂRII CU CERINŢELE LEGALE ŞI ALTE CERINŢE Ediţie/Revizie 2/ 0 1 2 3 4 5

1. SCOP

Prezenta procedură stabileşte modul de identificare, evidenţă, acces, actualizare şi comunicare a prevederilor legale şi a altor cerinţe la care Universitatea subscrie, în toate domeniile asociate proceselor, serviciilor şi produselor, a funcționării sistemului de control intern și a elementelor sale, precum și evaluarea periodică a conformării cu acestea.

2 DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplică tuturor proceselor desfăşurate în Universitate.

3 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ MSIM-01 – Manualul Sistemului Integrat de Management Calitate, Mediu, Sănătate şi Securitate Ocupaţională şi Responsabilitate Socială; MSMSA-01 Manualul Sistemului de Management al Siguranţei Alimentului;

SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; SR ISO IWA 2:2009. Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2000 în domeniul educaţiei; SR EN ISO 14001: 2005 – Sisteme de management de mediu. Cerinţe cu ghid de utilizare; SR ISO 14050: 2010 – Management de mediu. Vocabular; SR OHSAS 18001: 2008 – Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Cerinţe; SR OHSAS 18002:2009 – Sisteme de management ale sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Linii directoare pentru implementarea OHSAS 18001: 2007;

SA 8000:2008 Certificarea sistemelor de management al responsabilităţii sociale; SR EN ISO 22000:2005 - Sisteme de management al siguranţei alimentelor – Cerinţe pentru orice organizaţie din lanţul alimentar; SR ISO/TS 22004:2005 - Sisteme de management al siguranţei alimentului. Recomandări de aplicare pentru ISO 22000:2005; SR EN ISO 22005:2007 - Trasabilitatea în lanţul alimentar. Principii generale şi cerinţe fundamentale pentru proiectarea şi implementarea sistemului; Regulamentul (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare; Regulamentul (CE) nr. 853/2004 de stabilire a normelor specifice de igienă privind igiena produselor alimentare; Regulamentul (CE) nr. 2073/2005 privind criteriile microbiologice pentru produsele alimentare; Legea nr.150 din 2004 - privind siguranţa alimentară; Hotărâre nr. 924 din 11/08/2005 privind aprobarea Regulilor generale pentru igiena produselor alimentare; Ordin MFP nr. 946/2005, modificat de Ordinul MFP nr. 1389/2006 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; R-01.03 Codul de etică al Universității; R-01.01 Regulamentul de organizare și funcționare al Universității;





R-01.02 . Regulamentul de organizare internă al Universității; Legea 1/2011 – Legea educaţiei naţionale; Legea 128/1997 privind statutul cadrelor didactice, completată; HG nr. 1175/2006 privind organizarea studiilor universitare de licenţă şi aprobarea listei domeniilor şi specializărilor din cadrul acestora; OMEdC 3617/2005 privind aplicarea generalizată a Sistemului european de credite transferabile; Legea educaţiei fizice şi sportului, 69/2000; Legea cercetării, 324/2003; Legea 319/2003 privind statutul personalului de cercetare; Legea 288/2004 privind organizarea studiilor universitare, completată; Legea 87/2006 privind asigurarea calităţii în învăţământ; HG 88/2005 privind organizarea studiilor universitare de licenţă; H.G. 567/15.06.2005 privind organizarea şi desfăşurarea studiilor universitare de doctorat; H.G. 1169/29.09.2005 pentru modificarea H.G. 567/2005 privind organizarea şi desfăşurarea studiilor universitare de doctorat; HG 238/2000 privind evaluarea performanţelor individuale ale personalului didactic din învăţământul superior; OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii; Standarde specifice şi proceduri ARACIS. Hotărârea nr. 924 din 11/08/2005 privind aprobarea Regulilor generale pentru igiena produselor alimentare. Legea nr. 75 /1996 privind stabilirea zilelor de sarbatoare legala in care nu se lucreaza Ordonanta de urgenta nr. 136/1999 pentru modificarea si completarea Legii nr. 130/1999 privind unele masuri de protectie a persoanelor incadrate in munca Hotararea de guvern nr. 935/1999 privind stabilirea conditiilor in care pot presta munca persoanele care nu incheie contracte individuale de munca si modul de utilizare a sumelor reprezentand comisionul perceput de inspectoratele teritoriale de munca, respectiv de directiile generale de munca si protectie sociala. Legea nr. 156/2000 privind protectia cetatenilor romani care lucreaza in strainatate Ordonanţa nr. 137 din 31 august 2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare*) – Republicare 2007 Instrucţiune nr. 1 din 5 martie 2003 referitoare la obligaţiile angajatorilor sau reprezentanţilor acestora, precum şi ale autorilor, realizatorilor de anunţuri publicitare şi reprezentanţilor acestora cu privire la condiţionarea prin anunţ şi/sau concurs a ocupării unui post, precum şi publicarea acestor anunţuri

Legea nr.203/2000 pentru ratificarea Convenţiei ILO nr.182/1999 Legea nr.196/2003 pentru prevenirea si combaterea pornografiei

Legea 25/2004 pentru aprobarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 96/2003 privind protectia maternitatii la locurile de munca. Hotararea de guvern nr. 938/2004 privind conditiile de infiintare si functionare precum si procedura de autorizare a agentului de munca temporara.





Legea nr. 343/2004 pentru modificarea si completarea OUG 102/1999 privind protectia speciala si incadrarea in munca a persoanelor cu handicap Legea nr. 25/2004 pentru aprobarea O.U.G. nr. 96/2003 privind protectia maternitatii la locurile de munca Hotararea de guvern nr. 290/2004 pentru modificarea si completarea H.G. nr. 247/2003 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor HOTĂRÂRE nr. 617 din 21 aprilie 2004 privind înfiinţarea şi organizarea Comitetului naţional director pentru prevenirea şi combaterea exploatării copiilor prin muncă Legea nr. 272 din 21 iunie 2004 privind protecţia şi promovarea drepturilor copilului LEGE nr. 27 din 5 martie 2004 privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 77/2003 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare Legea nr.381/2004 privind unele măsuri în domeniul prevenirii şi combaterii traficului şi consumului de droguri

Legea nr.211/2004 privind protecţia victimelor infracţiunilor de violenţă HG nr.1295/2004 privind Planul Naţional pentru Prevenirea şi Combaterea Traficului de Copii HG nr.1769/2004 privind Planul Naţional de Acţiune pentru Eliminarea Exploatării prin Muncă a Copiilor Legea nr. 279/2005 privind ucenicia la locul de munca HG nr.1584/2005 privind înfiinţarea, structura şi funcţionarea Agenţiei Naţionale împotriva Traficului de Persoane, modificata si completata prin HG nr.1083/2006 HG nr.73/2005 privind Strategia Naţională împotriva consumului de droguri 2005-2012 Hotararea nr. 234/2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii nr. 279/2005 privind ucenicia la locul de munca Legea nr. 340/2006 pentru modificarea si completarea Legii nr. 202/2002 privind egalitatea de sanse intre femei si barbati Legea nr. 67/2006 privind protectia drepturilor salariatilor in cazul transferului intreprinderii, al unitatii sau al unor parti ale acestora Hotararea nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor Legea nr. 324 din 14 iulie 2006 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de sanse intre femei si barbati (REPUBLICATA) HG nr. 335/2007 privind Mecanismul Naţional de identificare şi referire a victimelor traficului de persoane Legea nr. 130/1999 privind unele măsuri de protecţie a persoanelor încadrate în muncă (REPUBLICATA) Ordonanţa nr. 137 din 31 august 2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare*) - Republicare





Ordin nr. 286 din 29 august 2007 privind aprobarea Strategiei naţionale de implementare a măsurilor de prevenire şi combatere a discriminării (2007-2013) HG 355 / 2007 privind supravegherea sanatatii lucratorilor HG 600 / 2007 privind protectia tinerilor la locul de munca Ordonanţă nr. 137 din 31 august 2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare (Republicata) Ordonanţă de urgenţă nr. 126 din 8 octombrie 2008 privind modificarea şi completarea unor acte normative în vederea eliminării legăturilor dintre nivelul drepturilor acordate din bugetul asigurărilor pentru şomaj şi nivelul salariului de bază minim brut pe ţară şi al stabilirii măsurilor de aplicare a unor regulamente comunitare Lege nr. 258 din 4 noiembrie 2008 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 346/2002 privind asigurarea pentru accidente de muncă şi boli profesionale Ordonanţă de urgenţă nr. 61 din 14 mai 2008 privind implementarea principiului egalităţii de tratament între femei şi bărbaţi în ceea ce priveşte accesul la bunuri şi servicii şi furnizarea de bunuri şi servicii HOTĂRÂRE nr. 76 din 23 ianuarie 2008 pentru modificarea şi completarea Hotărârii Guvernului nr. 617/2004 privind înfiinţarea şi organizarea Comitetului naţional director pentru prevenirea şi combaterea exploatării copiilor prin muncă Legea nr. 62 din 1 aprilie 2009 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 61/2008 privind implementarea principiului egalităţii de tratament între femei şi bărbaţi în ceea ce priveşte accesul la bunuri şi servicii şi furnizarea de bunuri şi servicii

4.1 Definiţii

• Prevederi legale: prevederi legale referitoare la calitate, mediu, sănătatea şi securitatea ocupaţională, responsabilitate socială şi siguranţa alimentului: legi, ordonanţe, hotărâri de guvern, standarde, ordine ministeriale, acreditări, certificări ale organizaţiei, procese-verbale ale ședințelor Biroului senat și ale Senatului; • Lege: normă (act normativ) cu caracter obligatoriu, stabilită şi apărată de puterea de stat; • Normă: regulă, dispoziţie etc., obligatorie, fixată prin lege sau prin uz; • Partea interesată: persoană sau grup preocupat sau afectat de performanţa organizaţiei; • Cerinţă: nevoie sau aşteptare care este declarată, implicită sau obligatorie; • Controlul: parte a managementului, concentrată pe îndeplinirea cerinţelor referitoare la calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială şi siguranţa alimentului; • Conformitate: îndeplinirea unei cerinţe; • Control intern – ansamblul politicilor și procedurilor concepute și implementate de către managementul și personalul Universității, în vederea: • atingerii obiectivelor într-un mod economic, eficient și eficace; • respectarea regulilor externe, a politicilor și a regulilor managementului; • protejarea bunurilor și informațiilor;





• prevenirea și depistarea fraudelor și greșelilor; • calitatea documentelor (inclusiv a celor de contabilitate) și producerea în timp util de informații de încredere referitoare la segmentul financiar și de management; • Riscurile – evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor; • Activități de control – observarea, compararea, supervizarea, examinarea, separarea funcțiilor și monitorizarea; • Frauda – orice acțiune sau omisiune intenționată în legătură cu: utilizarea sau prezentarea de declarații ori documente false, incorecte sau incomplete, necomunicarea unei informații prin încălcarea unei obligații specifice, utilizarea nepotrivită sau incorectă a fondurilor comunitare, a celor de cofinanțare sau a celor provenite din contracte; fraudă intelectuală; • Integritate – sentiment al demnității, dreptății și conștiinciozității, care servește drept cauză în conduita omului: onestitate, cinste, probitate; • Securitate – absenţa unor riscuri de vătămare inacceptabile; • Securitate şi Sănătate Ocupaţională (S.S.O.) – condiţii şi factori care afectează sau ar putea afecta starea de sănătate şi securitate a angajaţilor sau a altor lucrători (inclusiv personal temporar angajat şi personal subcontractant), a vizitatorilor sau a oricărei alte persoane aflate la locul de muncă. • Loc de muncă – Orice locaţie fizică în care se desfăşoară activităţi legate de muncă sub controlul organizaţiei.

4.2 Abrevieri RM – Reprezentantul managementului; DM – Departament de management; RCMSSO – Responsabil pentru calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională; SIM – Sistem Integrat de management calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională; MSIM – Manualul sistemului integrat de management calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională; MSMSA – Manualul sistemului de management al siguranţei alimentului CMSSO – Calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională; RMSSO – Responsabilul de mediu, securitate şi sănătate ocupaţională; RSMSA – Responsabil sistem de management siguranţa alimentului MO – Monitorul oficial al României; MECTS –Ministerul Educației, Cercetării, Tineretului și Sportului; ISCIR – Inspecţia de stat pentru cazane şi instalaţii de ridicat; CEACU - Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii în Universitate; MFP - Ministerul Finanțelor Publice; UB – Universitatea „Vasile Alecsandri” din Bacău; DGA - Direcția Generală Administrativă. SRU – Serviciul Resurse Umane





5 DESCRIEREA ACTIVITĂŢII 5.1 Identificarea cerințelor legale şi a altor cerințe la care Universitatea

subscrie UB asigură respectarea cerințelor legale şi a altor cerinţe la care subscrie prin: - achiziţionarea colecţiei complete a „Monitorului oficial”, în partea I; • programul informatic „Legis”; • abonarea la reviste de specialitate; • consultarea site-urilor organismelor de reglementare etc. Prin studierea lunară a „Monitorului oficial”, RMSSO şi RSMSA din UB identifică prevederile legale noi, modificări, actualizări, republicări, abrogări ale acestor cerințe legale referitoare la MSSO şi MSA, alte cerințe la care Universitatea subscrie şi instruiește RCMSSO din compartimente şi personalul din cadrul cantinei. Informația privind legislaţia aplicabilă cuprinde referirea exactă la „Monitorul oficial” şi la numărul şi denumirea prevederii legale. Aplicarea în cadrul compartimentului a acestor prevederi cade în sarcina RCMSSO şi RSMSA, care la nevoie solicită textul prevederii legale în copie xerox sau apelează programul „Legis”, precum și alte prevederi cuprinse în procesele-verbale ale Senatului, Birou Senat, Consiliu Facultății, DGA, etc. Juristul identifică cerințele legale noi, modificări, actualizări, republicări, abrogări ale acestora, prin:

- consultarea „Monitorului oficial” și a programului informatic „Legis”; - abonament la reviste de specialitate.

Autorizaţiile, certificatele, notificările, acordurile, avizele necesare sunt obţinute de la autorităţile competente. Deoarece autorizaţiile, certificatele, notificările, acordurile, avizele de MSSO şi MSA reprezintă personalizarea legislaţiei de MSSO şi MSA la condiţiile UB, RMSSO şi RSMSA transmite către conducătorii compartimentelor UB cerințele actelor reglementate ale căror rezolvare şi monitorizare cad în sarcina acestora. Orice reactualizare a legislaţiei în domeniu care atrage atribuţii şi responsabilităţi ale compartimentelor este adusă la cunoştinţa acestora de RMSSO şi RSMSA. Fiecare compartiment care deţine autorizaţii, certificate, notificări, acorduri, avize le înregistrează în „Lista acordurilor, autorizaţiilor şi licenţelor”, F 368.10.

5.2. Analiza cerințelor legale şi a altor cerințe la care Universitatea subscrie

RMSSO, RSMSA și CEACU analizează cerințele legale de calitate, mediu, sănătate și securitate ocupațională, responsabilitate socială, siguranţa alimentului şi identifică aria de aplicabilitate a acestora, în funcţie de activităţile desfăşurate, de aspectele de mediu identificate și de riscurile asociate pe fiecare compartiment. În urma analizei se elaborează „Lista cerințelor legale și alte cerințe la care Universitatea subscrie (Lista documentelor externe/interne)”, F 07.07, ce este structurată pe fiecare compartiment.





5.3.1. Identificarea modului de aplicare a cerințelor legale şi a altor cerințe la care

Universitatea subscrie RCMSSO, RSMSA și CEACU consultă „Lista cerințelor legale și alte cerințe la care Universitatea subscrie”, F 07.07 şi identifică, după caz, în funcţie de contextul cerinţei: - tematica necesară a fi inclusă în programele de instruire şi de conştientizare a personalului; − procedurile şi instrucţiunile care trebuie să fie elaborate şi implementate pentru aplicarea cerinţelor legale și reglementate de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială, siguranţa alimentului şi a altor cerinţe aplicabile; − necesităţile de revizuire a programului de monitorizare şi măsurare a performanțelor de mediu, SSO și a performanțelor proceselor (conform PS 07 „Monitorizarea şi măsurarea performanțelor”); − necesităţile de revizuire a planurilor de acţiune în cazul situațiilor de urgenţă și a capacității de răspuns (conform PS 06 „Pregătirea pentru situații de urgență și capacitate de răspuns”); - necesităţile de obţinere/revizuire a acordurilor/avizelor/autorizaţiilor solicitate; − modificarea deciziilor existente și emiterea altora, precum și revizuirea fișelor de post; - alte măsuri de implementare. RCMSSO şi RSMSA transmite DM informaţiile referitoare la necesităţile de instruire şi conştientizare, respectiv documentare. DM împreună cu SRU actualizează Programul anual de instruire, formular cod F 356.10, cu tematicile identificate ca fiind necesare pentru implementarea cerinţelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială şi se realizează instruirea/ conştientizarea conform procedurii „Competenţă, instruire, conştientizare şi control”, cod PS 08. RM actualizează planul de documentare/actualizare documente SIM în conformitate cu necesităţile de documentare derivate din „Registrul cerințelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi alte cerinţe aplicabile”, cod F 370.10. RMSSO actualizează programul de monitorizare şi măsurare în conformitate cu necesităţile identificate la analiza cerinţelor de mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi alte cerinţe. RMSSO actualizează planurile de acţiune în caz de urgenţă corespunzător necesităţilor identificate la analiza cerinţelor de mediu, de sănătate şi securitate ocupaţională aplicabile. RM analizează necesităţile de alocare a resurselor umane pentru implementarea cerinţelor legale de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi al altor cerinţe aplicabile şi propune emiterea deciziilor de numire respective. Se revizuiesc fişele de post ale personalului numit ca urmare a deciziilor emise şi se comunică rolurile, responsabilităţile şi autorităţile nou create în cadrul sistemului.





5.3.2. Evaluarea conformării cu prevederile legale de calitate, mediu, sănătate şi

securitate ocupaţională, siguranţa alimentului şi alte cerinţe aplicabile Conformitatea cu prevederile legale şi alte cerinţe aplicabile reprezintă cerinţa minimă a demonstrării performanţei de calitate, de mediu, de sănătate şi securitate ocupaţională, siguranţa alimentului a funcţionării sistemului de control intern şi a elementelor sale în UB şi este un principiu director al politicii Universităţii. Conform punctelor 5.1, 5.2. și 5.3, conducătorii compartimentelor (inclusiv financiar-contabilitate), actualizează periodic Lista documentelor externe/interne, RMSSO şi RSMSA actualizează periodic Registrul prevederilor legale şi a altor cerinţe legale aplicabile, cod F 371.10, iar RM împreună cu DM, CEACU şi RMSSO actualizează „Registrul cerinţelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială, siguranţa alimentului şi alte cerinţe aplicabile”, cod F 370.10. Evaluarea conformării se realizează şi prin controale periodice. Rectorul alocă resursele necesare asigurării conformităţii cu prevederile legale în vigoare şi cu alte cerinţe aplicabile. Atunci când este cazul, se revizuiesc obiectivele Universităţii şi programul de management calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială, siguranţa alimentului. Verificarea periodică a respectării prevederilor legale şi a altor cerinţe aplicabile aspectelor de mediu semnificative şi riscurilor rezultate din activităţile UB, se face prin audituri interne de către auditori interni (certificaţi), în baza „Programului de audit intern”, formular F 11.07, şi este inclusă în toate auditurile SIM şi SMSA, conform procedurii de sistem „Audit intern”, PS 02. Auditorul-şef se asigură că auditorii sunt instruiţi şi competenţi pentru a verifica dacă: - este asigurat accesul la cerinţele legale; - cerinţele legale sunt înţelese de personal; - procedurile operaţionale/instrucţiunile de lucru/ criteriile de operare asigură conformitatea; - înregistrările demonstrează conformitatea; - se cunoaşte cum se acţionează în situaţiile de urgenţă; Conformitatea cu prevederile legale şi cu alte cerinţe aplicabile se evaluează şi cu ocazia controalelor interne programate sau neprogramate; acesta se poate completa cu noi criterii de evaluare a conformităţii. Neconformităţile faţă de prevederile legale şi problemele care afectează conformitatea pot fi descoperite prin audit intern/control sau în mod independent de audit/ inspecţie. Neconformităţile faţă de prevederile legale şi problemele care afectează conformitatea de MSSO şi SA, descoperite cu ocazia auditurilor interne, se tratează conform procedurii de sistem „Controlul produsului şi serviciului neconform, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive”, cod PS 03 şi „Controlul produsului potenţial nesigur” PS 14. Neconformităţile faţă de prevederile legale şi problemele care afectează conformitatea de mediu, SSO, SA şi cele de responsabilitate socială sunt tratate cu prioritate.





Pentru neconformităţi legate de nerespectarea cerinţelor legale se stabilesc şi se implementează acţiuni corective şi acţiuni preventive. Şefii compartimentelor implicate implementează aceste acţiuni corective şi preventive în aria lor de responsabilitate. RM/DM/RMSSO/RSMSA/ Auditorul-şef, după caz, se asigură de tratarea corespunzătoare a conformităţii cu prevederile legale şi alte cerinţe înainte de a semna „Raportul de audit”, formular F 13.07, sau „Raport de neconformitate, acţiune preventivă, acţiune corectivă”, cod F 14.07. RM/DM raportează în cadrul analizei managementului performanţa de mediu şi SSO, realizată conform procedurilor de sistem: „Monitorizarea şi măsurarea performanţelor” cod PS 07, „Comunicare, participare şi consultare” cod PS 09, şi conformitatea cu prevederile legale şi alte cerinţe apărute. Disfuncţionalităţile sau alte probleme identificate de controlul intern se rezolvă operativ prin stabilirea de măsuri corective. Verificarea rezolvării acestora asigură realizarea obiectivelor. Monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a sistemelor proprii de control intern/managerial se fac de către o comisie numită prin DECIZIA RECTORULUI. Sarcinile şi responsabilităţile acestei comisii sunt precizate în Regulamentul de organizare şi funcţionare a acesteia. Evaluarea eficacităţii controlului intern/managerial se face prin analiza modului în care obiectivele stabilite prin programele de management au fost realizate. La baza acestei analize va sta şi Raportul Comisiei pentru finanţare, care funcţionează în baza Regulamentului R-04.03, precum şi rapoartele Auditului public intern (PO-API- 01).

6 RESPONSABILITĂŢI 6.1 Rector

Supune aprobării Senatului deciziile privind alocarea de resurse umane pentru implementarea cerinţelor legale de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială şi a altor cerinţe aplicabile; Asigură resursele financiare pentru implementarea cerinţelor legale de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi a altor cerinţe aplicabile; Asigură cadrul necesar funcționării funcției de evaluare a controlului intern; Asigură verificarea și evaluarea funcționării sistemului de control intern și a elementelor sale.

6.2 Reprezentantul Managementului

Analizează, împreună cu DM, CEACU, RMSSO şi RSMSA, prevederile legale de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială, siguranţa alimentului identificate şi alte cerinţe aplicabile, identifică aria de aplicabilitate a acestora în funcţie de activităţile desfăşurate, de aspectele semnificative de mediu şi a riscurilor identificate; Întocmește, împreună cu DM, IMSSO, CEAUC, RMSSO şi RSMSA „Registrul cerinţelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială, siguranţa alimentului şi al altor cerinţe aplicabile”, model cod F 370.10.





SCHEMA LOGICĂ A PROCEDURII

6.3 Departament de Management - centralizează prevederile şi cerinţele de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială, siguranţa alimentului identificate; - înregistrează şi actualizează prevederile legale de MSSO în „Registrul prevederilor legale şi al altor cerinţe aplicabile”, F 371.10, pe tip de legislaţie: de mediu, de SSO, de SA, de RS; − anunţă prin sistem electronic conducătorul compartimentului unde are aplicabilitate legislaţia respectivă de MSSO;

Alocare resurse

Implementare cerinţe

Monitorizarea aplicării cerinţelor legale şi altor cerinţe

Există neconformitate faţă de cerinţele legale şi alte cerinţe

Acţiuni preventive/ corective

Implementare acţiuni corective/ preventive

Raportare conformitate, către RECTOR

STOP

DA

NU





− centralizează „Lista acordurilor, autorizaţiilor şi licenţelor”, cod F 368.10, şi o actualizează ori de câte ori apar modificări sau acte noi; − analizează, împreună cu RM, prevederile legale de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate sociala, siguranta alimentului identificate şi alte cerinţe aplicabile şi identifică aria de aplicabilitate a acestora, în funcţie de activităţile desfăşurate şi de aspectele de mediu identificate; − actualizează planul de documentare/actualizare documente SIM şi SMSA în conformitate cu necesităţile de documentare derivate din „Registrele cerințelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială, siguranţa alimentului şi ale altor cerinţe aplicabile”, model cod F 370.10.

6.4 RMSSO - întocmește și actualizează Lista cerințelor legale și a altor cerințe la care Universitatea subscrie (în domeniul său de responsabilitate), F 07.07; - actualizează Lista acordurilor, autorizațiilor și licențelor, F 368.10; - instruiește RCMSSO cu privire la modificările identificate în legislație; - transmite compartimentelor din UB prevederile și condițiile din actele de reglementare ale căror rezolvare și monitorizare cad în sarcina acestora; - aduce la cunoștința compartimentelor orice modificare a actelor de reglementare și licență; - verifică semestrial modul de completare la nivelul compartimentelor a Registrului prevederilor legale și al altor cerințe aplicabile, F 371.10; - analizează împreună cu RM, DM, CEAUC prevederile legale, identifică aria lor de aplicabilitate și propune modalitatea practică de implementare; - instruiește o dată pe an personalul (lucrătorii) fiecărui compartiment din UB

referitor la riscurile și evaluarea acestora, legislația primară, instrucțiunile proprii de SSO, aspectele de mediu identificate; - responsabil ISCIR la nivelul Universității.

6.5 RCMSSO − consultă rubrica „Mod de implementare” din „Registrul cerinţelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi al altor cerinţe”, model cod F 370.01, şi identifică, după caz, în funcţie de contextul cerinţei, noi necesităţi; - actualizează programul de monitorizare şi măsurare în conformitate cu necesităţile identificate la analiza cerinţelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi alte cerinţe; - actualizează planurile de acţiune în caz de urgenţă corespunzător necesităţilor identificate la analiza cerinţelor de mediu, sănătate şi securitate ocupaţională aplicabile în compartiment; - transmite DM informaţiile referitoare la necesităţile de instruire şi conştientizare, respectiv documentare şi decizii/ fişe post; - transmite modul de implementare a noilor prevederi de MSSO în cadrul compartimentelor, unde este cazul; - întocmește și actualizează Lista cerințelor legale și a altor cerințe la care Universitatea subscrie (în domeniul său de responsabilitate), F 07.07.





6.6 RSMSA

- întocmește și actualizează Lista cerințelor legale și a altor cerințe la care Universitatea subscrie (în domeniul său de responsabilitate), F 07.07; - actualizează Lista acordurilor, autorizațiilor și licențelor, F 368.10 necesare desfăşurării activităţilor cantinei; - instruiește şeful cantinei cu privire la modificările identificate în legislație; - analizează împreună cu RM, DM, CEAUC prevederile legale, identifică aria lor de aplicabilitate și propune modalitatea practică de implementare; - instruiește o dată pe an personalul (lucrătorii) din cadrul cantinei referitor la

riscurile și evaluarea acestora, legislația primară, instrucțiunile proprii, aspectele identificate;

6.7 DGA

- instruiește toate structurile din subordine cu privire la modificările apărute în legislație; - întocmește și actualizează Lista cerințelor legale și a altor cerințe la care Universitatea subscrie (în domeniul său de responsabilitate), F 07.07.

6.8 Secretarul șef UB

- întocmește și actualizează Lista cerințelor legale și a altor cerințe la care Universitatea subscrie (în domeniul său de responsabilitate), F 07.07.

6.9 Compartiment Juridic

- asigură la cerere consiliere juridică.

6.10 Serviciul resurse umane − actualizează Programul anual de instruire cu tematicile identificate ca fiind necesare pentru implementarea cerinţelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională; − analizează necesităţile de alocare de resurse umane pentru implementarea cerinţelor legale de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi ale altor cerinţe aplicabile.

6.11 Întreg personalul UB

- sesizează orice disfuncționalitate care ar pune în pericol realizarea obiectivelor stabilite, rectorului/RM/DM/RMSSO/RCMSSO/RSMSA sau şefului compartimentului implicat, după caz; - sesizează orice neconformitate privind mediul, sănătatea și securitatea ocupațională, responsabilitate socială şi siguranţa alimentului precum și a celor de calitate, rectorului/RM/DM/RMSSO/RCMSSO sau şefului compartimentului implicat, după caz; - respectă toate prevederile din Codul de etică (R-01.03), ROF (R-01.01) și ROI (R-01.02) ale UB.

6.12 Conducătorii compartimentelor

- asigură condiții de desfășurare a controlului intern; - implementează corecțiile pentru asigurarea conformităţii;





− implementează şi controlează respectarea prevederilor legale şi altor cerinţe aplicabile; − întocmesc înregistrări şi trimit la RMSSO (DM) lista cu acordurile, autorizaţiile şi licenţele pe care compartimentul trebuie să le deţină, precum şi completări, ori de câte ori apar modificări sau acte noi; - identifică cerinţele legale aplicabile în activitatea pe care o coordonează; - actualizează „Lista cerinţelor legale şi a altor cerinţe aplicabile”, F 07.07;

− verifică semestrial modul de completare a Registrului prevederilor legale și al altor cerințe aplicabile, F 371.10.

7 ÎNREGISTRĂRI

Înregistrarea Suportul Completează Locul de păstrare Durata

Registrul prevederilor legale şi al altor cerinţe aplicabile

Electronic F 371.10

DM/RMSSO/ DM/RMSSO

Până la expirarea valabilităţii

actelor Registrul cerinţelor de MSSO şi al altor cerinţe aplicabile

Electronic F 370.10

RM/DM/RMSSO/

CEACU RMSSO 3 ani

Lista documentelor externe privind SMSA

Tipărit F

07.07/Ed.01 RSMSA DM.RSMSA 3 ani

Lista acordurilor, autorizaţiilor şi licenţelor

Hârtie F 368.10 IMSSO DM 3 ani

Lista cerinţelor legale şi a altor cerinţe aplicabile (lista documentelor externe/interne)

Formular F 07.07

conducătorii compartimentelor

Compartimente RCMSSO

Până la expirarea valabilităţii

actelor

Raport de evaluare a conformării cu cerinţele legale şi alte cerinţe (mediu şi SSO)

Formular F 408.10 Director DM DM Anual

8 ANEXE

- Anexa nr. 1: Model formular - „Lista cerinţelor legale şi a altor cerinţe aplicabile”, cod F 07.07 - Anexa nr. 2: Model formular - „Registrul prevederilor legale şi al altor cerinţe aplicabile”, cod F 371.10; - Anexa nr. 3: Model formular - „Lista acordurilor, autorizaţiilor şi licenţelor”, cod F 368.10 - Anexa nr. 4: Model formular - „Registrul cerinţelor de MSSO şi al altor cerinţe aplicabile”, cod F 370.10.


Pag./Total pag. Data 02.02.2012

PREVEDERI LEGALE ȘI ALTE CERINȚE

APLICABILE, EVALUAREA CONFORMĂRII CU CERINŢELE LEGALE ŞI ALTE CERINŢE Ediţie/Revizie 2/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fişier SIM/PS/PS-04

Anexa nr. 1 Model formular

Lista cerinţelor legale şi a altor cerinţe aplicabile (lista documentelor externe/ interne)

Nr. crt. Denumire document Unde se păstrează

Data intrării în evidenţă / Nume

/Semnătura pers. Aut.

Data scoaterii din evidenţă / Nume /

Semnătura pers. aut.

Observaţii

1 2

F. 07.07/Ed.xx






Anexa nr. 2 Model formular

Registrul prevederilor legale şi al altor cerinţe aplicabile

Nr. crt.

Cine aplică Denumire act normativ Număr/ Dată Modificări/ Completări Loc publicare/ Emitent

Cerinţe de ………………….

Cerinţe de ……………………

F 371.10/ Ed.xx






Anexa nr. 3

Model formular

Lista acordurilor, autorizaţiilor şi licenţelor Nr. crt. Denumire act Număr/ Data Emitent Perioadă de valabilitate

Universitate: 1. 2. 3. Compartiment: 1. 2. 3.

F 368.10/ Ed.xx






Anexa nr. 4

Model formular

Registrul cerinţelor de CMSSO şi al altor cerinţe aplicabile

Titlul prevederii Referinţa (mediu, SSO) Compartiment UB Modul de implementare

RM, (nume, prenume, semnătura)

………………………..

F 370.10/Ed.xx

ps 04 prevederi legale si alte cerinte ed 2

Documents