S.C. SAMI PLASTIC S.A.

SC SAMI PLASTIC SAPROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL NREGISTRRILOR Cod: PS-8.5.3

Editia: 1Rev.: 1 Pag. 1 /

SC SAMI PLASTIC SAPROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL NREGISTRRILOR Cod: PS-8.5.3

Editia: 1Rev.: 1 Pag. 2 / 5

S.C. SAMI PLASTIC S.A.

PROCEDURA DE SISTEM CONTROLUL NREGISTRRILOR

Autor: Student Creu Andreea Student Stegroiu Andreea Ex. nr..

ResponsabilitatiNume si prenumeSemnaturaData

Elaborat:

Verificat:

Aprobat:

1. SCOP Aceasta procedur documentat descrie procesul prin care SC SAMI PLASTIC asigur inerea sub control a nregistrarilor generate de Sistemul de Management al Calitii, astfel nct s se furnizeze dovezile conformitaii cu cerinele funcionrii eficiente a acestuia.

2. DOMENIU Aceasta procedura documentata se refera la identificarea, depozitarea, protejarea, regsirea, durata de pstrare, eliminarea nregistrarilor, precum i la asigurarea c nregistrarile rmn lizibile, identificabile i regsibile cu usurin.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de management al calitaii. Cerine; SR EN ISO 9000: 2001 Sisteme de management al calitaii. Vocabular; SR EN ISO 9004: 2001 Sisteme de management al calitaii. Linii directoare pentrumbuntirea performanelor; SR ISO 10013:1997 Ghid pentru elaborarea manualelor calitaii; Fiele posturilor; PG. 02.01. Elaborarea procedurilor

4. DEFINITII SI PRESCURTARI nregistrare - Document completat, datat i semnat, prin care se declar rezultate obinute sau sefurnizeaz dovezi ale activitilor realizate.

NOTA 1 nregistrrile pot fi utilizate, de exemplu, pentru a documenta trasabilitatea i pentru afurniza dovada verificrii, aciunii preventive i a aciunii corective. NOTA 2 nregistrrile nu trebuie supuse controlului reviziilor.Dovad obiectiv- Date care susin c ceva exist sau este adevrat. NOT Dovada obiectiv poate fi obinut prin observare, msurare, ncercare sau prin altemijloace.3.2. ABREVIERISMC- Sistem de management al calitiiROF- Regulament de organizare i funcionareROI - Regulament de ordine interioarCEAC- Comisia de evaluarea i asigurarea calitiiCCEAC- Coordonator CEACRA- Responsabil de activitate

5. RESPONSABILITATI

5.1. CCEAC- pstreaz evidena tuturor documentelor i formularelor utilizate pentru nregistrri n cadrulSMC SC SAMI PLASTIC SA;- verific/avizeaz modificrile aduse la formularele utilizate pentru nregistrri;- se asigur de difuzarea formularelor SMC ctre toate funciile implicate n funcionareaproceselor;- monitorizeaz permanent modul n care sunt meninute nregistrrile calitii, pentru a seasigura defuncionarea corespunztoare a proceselor SMC.

5.2. SEFII DE COMPARTIMENTE/ COORDONARORII COMISIILOR METODICE- pstreaz evidena tuturor documentelor i formularelor utilizate pentru nregistrri n cadrulcompartimentelor din subordine;- verific/ avizeaz, dup caz, modificrile aduse la formularele utilizate pentru nregistrri;- se asigur de difuzarea formularelor SMC cre toate funciile implicate n funcionareaproceselor din subordine;- monitorizeaz permanent modul n care sunt meninute nregistrrile calitii, n cadrulcompartimentelor pe care le conduc;- informeazoperativ CCEAC cu privire la modificrile aduse n nregistrrile SMC.

5.3. RESPONSABILII DE ACTIVITATE- menin, actualizeaz, pstreaz, arhiveaz i, dup caz, distrug toate nregistrrile calitii, nconformitate cu prevederile legale/ procedurile/ instruciunile care reglementeaz modul dedesfurare a activitii pe care o presteaz SC SAMI PLASTIC SA.

6. PROCEDURA 6.1. CERINE GENERALE:nregistrrile calitii sunt documente ntocmite pe timpul desfurrii proceselor SMC, pstrate iinute sub control de instituie, pentru a demonstra conformitatea serviciilor prestate cu condiiilespecificate i funcionarea eficienta sistemului de management al calitii.nregistrrile calitii stabilite i meninute de SC SAMI PLASTIC sunt constituite n principal din :- declaraii ale managementului unitii privind politica i obiectivele n domeniul calitii;- liste cu documente difuzate/ retrase;- liste cu documente n vigoare; - rapoarte, procese verbale i planuri de msuri ntocmite pe timpul analizelor efectuate demanagementul unitii;- documente referitoare la auditurile interne desfurate;- documente referitoare la auditurile externe, efectuate de alte organisme de certificare i/sau control;- documente referitoare la neconformitile depistate, reclamaiile cetenilor, aciunile corrective i preventive ntreprinse ;- rezultate ale msurrii i monitorizrii proceselor;- documente referitoare la instruirea personalului;- documente prin care se confirmidentificarea serviciului prestat;- documente de eviden- contracte, coresponden cu furnizorii;- aprobri, avize, dispoziii, etc.Necesarul de nregistrri elaborate intern i forma acestora se stabilesc, dup cum urmeaz:- prin prevederi legale i/sau alte acte normative;- prin prevederile fiecrei proceduri elaborate n cadrul SMC;- la nivelul fiecrui compartiment; astfel nct nregistrrile s fie complete, suficiente iadecvate pentru a demonstra conformitatea proceselor cu cerinele specificate i funcionareaeficace a SMC.Formatul nregistrrilor:nregistrrile pot fi prezentate pe suport de hrtie sau magnetic, cu condiia s respecteCerinele precizate n PG-03 Controlul documentelor i s fie:- Unic identificabile i regsibile cu uurin;- Stabilite corelat cu necesitile reale, complete i meninute la zi;- Depozitate corespunztor i protejate mpotriva deteriorrii acestora pe perioada de pstraresau utilizare;- Eliminate prompt i asigurate mpotriva utilizrii intenionate sau neintenionate, n timpulpstrrii;- Emise de personal competent;- Semnate i datate de funcia care efectueaz nregistrarea i de funcia care verific sauaprob nregistrarea, atunci cnd este aplicabil.Atunci cnd nregistrrile calitii se redacteaz pe formulare interne, modul n care acesteaSunt meninute sub control este stabilit n procedura/instruciunea care le introduce.Principalele documente emise de instituie care prin completare devin nregistrri alecalitii sunt centralizate n Lista de eviden a documentelor cod PG- 08.01./F2 (rubricaformulare).Se impune obligativitatea actualizrii i meninerii la zi a listei, astfel nct n cadrulinstituiei s se utilizeze numai ediiile n vigoare ale formularelor.Anumite activiti specifice compartimentelor, ct i prevederile legale aplicabile, pot stabilicerine suplimentare de meninere sub control a nregistrrilor, care nu trebuie s contravinprezentei proceduri.Persoanele care emit documente, ce constituie nregistrri ale calitii, au obligaia surmreasc dac acestea sunt redactate corespunztor (simplu, corect, clar, fr ambiguiti, lizibile,completate la toate rubricile) i dac sunt semnate, datate i stampilate dup caz.nregistrrile calitii sunt meninute i pstrate n forma n care au fost emise iniial, pn la distrugerea lor controlat.Nu se fac revizii la nregistrrile calitii. Este interzis efectuarea de modificri asupranregistrrilor calitii, dup colectarea i arhivarea acestora.6.2 COLECTAREA, INDEXAREA I ARHIVAREA NREGISTRRILORCALITIIPersoanele responsabile cu colectarea nregistrrilor calitii au obligaia, ca nainte de a leindexa, ndosaria i depozita, sverifice dac sunt corect identificate i dacsunt lizibile.nregistrrile se redacteazastfel nct sfie lizibile i sconintoate datele, semnturile i tampilelespecificate n documentele SMC, ROF i/sau alte prevederi aplicabile.nregistrrile calitii, prevzute n documentele SMC, sunt identificate prin codurile aplicatepe ele, conform prevederilor PG-03.Formularele utilizate pentru nregistrri circul astfel:- formularele elaborate intern sunt anexate la proceduri/instruciuni i au un sistem deidentificare cu cod inscripionat cod/ revizie pe formular;- formularele tipizate la nivel naional i formularele impuse prin legislaia n vigoare nu suntanexate la proceduri (sunt doar centralizate n lista de evidena documentelor pe grupe dedocumente) i nu se impune codificarea lor;- pentru documentele ce nu influeneaz direct calitatea serviciilor, se utilizeaz formatulgeneral pentru formulare (portret i/sau landscape), fr atribuire de cod.nregistrrile calitii sunt arhivate n mod ordonat, de ctre fiecare responsabil de activitate,asigurndu-se regsirea lor promptnregistrrile calitii sunt pstrate conform capitolului 7 din proceduri.Excepie fac acele nregistrri pentru care timpul de pstrare este prevzut prin lege (conformnomenclatorului arhivistic al instituiei) sau prin anumite cerine ale altor pri interesate (organelede control), dar nu mai puin de 2 ani de la data completrii.Arhivarea i pstrarea nregistrrilor calitii se face n incinte care s asigure un mediuadecvat, n scopul minimalizrii riscurilor distrugerii, deteriorrii sau pierderii lor (arhiva SC SAMI PLASTIC).6.3 ACCESUL LA NREGISTRRILE CALITIIAccesul la nregistrri l au persoanele care le redacteaz, precum i cele cu responsabilitide verificare a activitilor la care fac referire nregistrrile. Accesul prilor externe la nregistrri (inclusiv prin transmitere de date prin mail) estepermis, n funcie de caz:- n conformitate cu prevederile legale i de reglementare aplicabile i/sau cu ROF;- cu aprobarea efilor de servicii/ birouri i, atunci cnd este cazul, cu aprobarea Directorului.6.4 DISTRUGEREA NREGISTRRILOR CALITIIDistrugerea nregistrrilor calitii (acele nregistrri care au devenit perimate sau autermenul de pstrare depit) se face controlat, pentru a se asigura continuitate n urmrirea evoluieieficacitii sistemului de management al calitii i pentru a se elimina posibilitatea de distrugereaccidental a acestora.Distrugerea nregistrrilor calitii este aprobatde CCEAC, la propunerea responsabilului deactivitate dup expirarea perioadei de arhivare.Distrugerea nregistrrilor calitii se face prin orice metod (tocare, topire, etc.), n condiii desiguran6.5 MONITORIZAREA PROCESULUIMonitorizarea procesului se realizeaz prin intermediul verificrilor prin sondaj, efectuate deefii de servicii/ birouri i prin audituri interne, conform PG-15-Audit intern, verificndu-se dacnregistrrile:- sunt complete, lizibile i n conformitate cu prevederile procedurilor/ instruciunilor;- conin informaii clare i precise cu privire la calitatea activitilor;- conin date de identificare, care le confer o identificare unic i uor de urmrit (princodificare i ndosariere)- sunt ntocmite, verificate i aprobate de personal autorizat aa cum prevd procedurile i/ sauprevederile legale n vigoare.n cazul corecturilor sau modificrilor minore n nregistrrile calitii, se accept ca mod de operaremodificrile de mn, dac acestea sunt semnate i datate de emitent, att pe original ct i pe copie.Datele referitoare la controlul nregistrrilor, prelucrate statistic sau nu, sunt analizate iprezentate la analiza efectuatde management conform procedurii Analiza efectuatde management,cod PG-01.

7. INREGISTRARI

8. ANEXE . Formularele utilizate pentru nregistrri reprezint anexe la prezenta procedur; Registru de intrri- ieiri documente SMC; Registru de procese- verbale CEAC