manual de utilizare - cidrasmi.cjsm.ro/cid_cjsm/help_ro/cid/topics/cid manual de...manual de...

Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft

Aplicaţia

CID

Circuitul intern al documentelor

Mediu informatic integrat pentru managementul circulației documentelor

Manual de utilizare


1 of 189

Cuprins

Prezentare generală ........................................................................................................ 4 Licenţiere ...................................................................................................................... 7

Instrucţiuni de instalare

Introducere ................................................................................................................. 8 Cerinţe minime de sistem............................................................................................. 9 Server ........................................................................................................................ 10 Configurare ................................................................................................................. 11

Descriere funcţională

Autentificare ............................................................................................................... 12 Descriere generala ...................................................................................................... 13 Adaugă document ....................................................................................................... 16 Adaugă din oficiu intern ............................................................................................... 24 Adaugă din oficiu extern .............................................................................................. 26 Adaugă din email ........................................................................................................ 31 Adauga cereri urbanism ............................................................................................... 32

Documente în lucru

Registru .................................................................................................................. 38 Detaliu document .................................................................................................... 43 Modificare document ............................................................................................... 55

Documente de expediat

Registru .................................................................................................................. 56 Detaliu expediere .................................................................................................... 58

Documente urgente ..................................................................................................... 63 Documente expirate .................................................................................................... 65 Afişează registru .......................................................................................................... 67

Căutare

Criterii .................................................................................................................... 69 Rezultatul căutării .................................................................................................... 71

Borderou/Opis ............................................................................................................. 72 Borderou de expediţie ................................................................................................. 76 Istoric borderouri ........................................................................................................ 79 Evidenţă retur ............................................................................................................. 81 Borderou retur ............................................................................................................ 82

Rapoarte

Introducere ............................................................................................................. 84 RG. Raport generic .................................................................................................. 85 R1. Modul de rezolvare al documentelor pe directii .................................................... 87 R2. Modul de rezolvare al documentelor pe operatori ................................................ 89 R3. Raport inregistrari documente (la Registratura si CIC) ......................................... 91 R4. Documente intrate la un anumit nivel din organigrama ........................................ 96 R5. Modul de rezolvare al documentelor in functie de tipul actului .............................. 98 R6. Documente neoperate aflate la un nivel din organigrama ..................................... 100 R7. Documente operate si neoperate aflate la un nivel din organigrama ..................... 102 R8. Documente expirate aflate la un nivel din organigrama ........................................ 104 R9. Numar documente primite de un nivel din organigrama ....................................... 106


2 of 189

R10. Inregistrari documente de un anumit tip ........................................................... 108 R11. Situatie solicitari documente in functie de tipul actului ....................................... 111 R12. Scadentar pe un anumit departament cu subdepartamente ................................ 113 R13. Raport documente inregistrate (primite) la un anumit utilizator intr-o anumita perioada ................................................................................................................. 114 R14. Raport documente aflate in operare la un anumit utilizator in ziua curenta .......... 115 R15. Raport documente trimise la semnat ................................................................. 116 R16. Situatie inregistrari documente pentru un anumit serviciu .................................. 117 R17. Situatie documente care au trecut pe la un anumit serviciu ................................ 119 R18. Flux automat documente .................................................................................. 121 R19. Reavizari persoane .......................................................................................... 122 R20. Persoane pe tip act .......................................................................................... 123 R21. Intrări-ieșiri ..................................................................................................... 127 R22. Modul de rezolvare al documentelor pe direcții (apariție unică a unui document) . 129 R23. Documente inregistrate de catre un departament .............................................. 131 R24. Documente expirate aflate in operare la un nivel din organigrama ...................... 132 R25. Starea documentelor ........................................................................................ 134 R26. Registru intrari/iesiri ........................................................................................ 136 R27. Inregistrari amenzi ........................................................................................... 137 R28. Documente expirate provenite din ePetitii ......................................................... 139

Statistica

S1. Media pe luna a intrarilor ............................................................................... 140 S2. Documente cu termenul de rezolvare depasit .................................................. 141 S3. Intrari pe tipuri de documente ........................................................................ 143 S4. Evidenta documentelor expediate ................................................................... 145 S5. Total plicuri ................................................................................................... 147 S6. Total retururi ................................................................................................. 149 S7. Total borderouri retur .................................................................................... 151 S8. Situatie Adrese Cereri ................................................................................... 152 S9. Situatie termen raspuns ................................................................................. 154 S10. Total retururi pe utilizator ........................................................................... 156 S11. Evidenta expedieri ....................................................................................... 158 S12. Evidenta retururi .......................................................................................... 159 S13. Numar documente din ImpoTax si Registrul agricol ........................................ 161 S14. Numar SMS-uri trimise pe user ..................................................................... 162

Statistici management

Introducere ......................................................................................................... 163 M1. Circulatia documentelor pentru un anumit departament .................................. 164 M2. Documente operate de catre un anumit utilizator ............................................ 166 M3. Documente care au trecut pe la un anumit utilizator ....................................... 167 M4. Documente operate de catre un anumit utilizator pe luni ................................. 168 M5. Documente care au trecut pe la un anumit utilizator pe luni............................. 170 M6. Durata de operare a documentelor ................................................................. 172 M7. Solicitari pe departamente ............................................................................. 174 M8. Analiza timpilor ............................................................................................. 176

Cereri online inregistrare persoane ............................................................................... 178 Cereri online ............................................................................................................... 180 Arhiva email ................................................................................................................ 182

Suport tehnic .................................................................................................................. 183 Manual PDF .................................................................................................................... 184 Exemple de utilizare ........................................................................................................ 185


3 of 189

Jurnalul versiunilor .......................................................................................................... 186 Tutoriale ......................................................................................................................... 187


4 of 189


Prezentare generală Introducere

Scopul sistemului informatic CID este de a asigura un mediu informatic integrat

pentru managementul circulației documentelor în cadrul unei instituții.

Sistemul informatic de management al circulației gestionează documente cu caracter

intern, documente cu caracter extern, precum și documente venite din exterior. Aplicația

conține unul sau mai multe registre unde se înregistrează toate documentele.

Sistemul informatic este in concordanţă cu prevederile din:

- Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 cu modificarile și completările ulterioare

- Instructiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente,

aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.

- Ordonanţa Guvernului nr. 27 din 30 ianuarie 2002 privind reglementarea activității

de soluționare a petițiilor cu modificările ulterioare.

- LEGEA Nr. 544 din 12 octombrie 2001 privind liberul acces la informaţiile de

interes public cu modificările ulterioare.

Sistemul este implementat în tehnologie web putând fi accesat dintr-un browser în

rețeaua proprie a instituției. Funcționează în rețea și folosește o bază de date unică; pe

post de server de baze de date folosește un server MySQL, iar ca server http, serverul

Apache. Prin urmare este disponibil 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână.

Programul este structurat pe doua module: Circulația și Administrare.

Oricare dintre modulele sistemului poate fi accesat doar pe baza de user (utilizator)

și parola. Interfața cu utilizatorul este intuitivă și foarte prietenoasă permițând o navigare

facilă în cadrul și între modulele sistemului.

Caracteristici

Sistemul informatic CID este un program complex pentru urmărirea documentelor în

cadrul unei instituții, și are următoarele caracteristici:

- abilitatea de a stoca și administra în mod eficient documente cu caracter local,

corespondență internă și externă, fax-uri, documente în format electronic,

documente inițiate de cetățeni, etc.

- definirea și procesarea documentelor pe bază de fluxuri informaționale prestabilite;


5 of 189

- administrarea documentelor pe diverse niveluri de securitate;

- evidența completă a stadiului procesării unui anumit document.

Fluxuri de documente:

- permite procesări în paralel ale documentelor;

- oferă posibilitatea alegerii de destinații diferite pentru documente;

- păstrarea istoricului unui flux.

Urmărirea documentelor:

- posibilitatea atașării documentelor din diferite medii: fax, e-mail, hârtie,

videoconferință, format electronic, audio;

- vizualizarea în orice moment a stadiului prelucrării unui document;

- istoricul documentelor intrate;

- lista documentelor care trebuie procesate de fiecare operator pe categorii de

operatori.

Arhivarea documentelor:

- stocarea documentelor pe un server de repository, în afara bazei de date;

- salvarea și realizarea automată a copiilor de siguranță, a spațiilor de stocare a

documentelor;

- posibilitatea căutării documentelor în arhivă, din orice perioadă, după criterii definite

de utilizator.

Interfața:

- informarea cu privire la documentele înregistrate într-un mod simplu și intuitiv.

Funcționalități:

- realizarea fluxurilor specifice de documente din cadrul administrației;

- parametrizabil și configurabil (schimbarea fluxurilor de documente, a destinației,

vizibilitatea diferită a unui document pentru diferiți utilizatori, etc)

- interfață simplă, intuitivă;

- modalități de căutare diverse prin criterii definite de utilizatori;

- accesibilitate prin intermediul unui browser web;

- nivel de securitate ridicat pentru împiedicarea accesului neautorizat.

Schema generală / dataflow


6 of 189


7 of 189


Licenţiere Pentru a obţine o licenţă de utilizare a aplicaţiei, contactaţi-ne.

430094 Baia Mare, Maramureş, România,

str. Magnoliei, nr. 5

Telefon:

Romtelecom: 0262-227.843

RDS: 0362-801.083 0362-801.084

Fax: 0262-219.252

[email protected]

[email protected]


8 of 189


Instrucţiuni de instalare > Introducere Sistemul pe care va fi instalată aplicaţia va trebui sa aibă un server pe care se vor

instala Apache, php și Mysql.

Modulul de administrare și aplicaţia vor rula în browser.


9 of 189


Instrucţiuni de instalare > Cerinţe minime de sistem Un calculator (server) care să găzduiască următoarele (versiuni minime):

- serverul Apache 2.2.8 cu suport php 5.2.5

- serverul Mysql 5.

Unul sau mai multe calculatoare ca stații de lucru pentru modulul de administrare şi CID.

- Adobe Reader, v8 sau v9.

Modulul de administrare şi modulul de circulaţie (CID) vor rula pe browser (IE, Chrome,

Mozila, Opera, Safari și Edge). Facilităţile suplimentare adăugate (add-ons) pot influenţa în

mod negativ performanţele.

Calculatoarele trebuie să aibă sistem de operare Windows XP sau Windows 7.


10 of 189


Instrucţiuni de instalare > Server Pe server se instalează:

1. kitul XAMPP v1.6.6:

a. serverul Apache cu suport php

b. serverul MySql. Se poate instala un sistem MySql 5.1.50 in loc de MySql 5.0.51

din xampp care atunci trebuie inhibat. Observație: pentru mysql 5.1.50 în my.ini

trebuie adăugată în secțiunea [mysqld] după port, pe o linie nouă

comanda federated

2. se copiază sistemul în subdirectorul xampp\htdocs.

3. se copiază baza de date în xampp\mysql\data\ sau in directorul data din instalarea

MySql 5.1.50.

4. se instalează Report creator

5. Pe statii se instalează Acrobat Reader, minim v8

6. în xampp\htdocs\cid\class\dbparam.ini se seteaza parametrii de conexiune.


11 of 189


Instrucţiuni de instalare > Configurare Configurarea aplicaţiei este descrisă în detaliu în modulul de administrare.


12 of 189


Descriere funcţională > Autentificare Pentru a intra în modulul de urbanism utilizatorul trebuie să se autentifice, adică să

introducă Utilizatorul şi Parola date de către Administratorul sistemului.

Dacă în administrare aplicația este configurată să lucreze cu mai multe registre (în

configurari comune se bifează opțiunea 12.Registre multiple), atunci se afișează și lista

registrelor definite din care utilizatorul alege registrul pe care va lucra.

În aplicație, pe fiecare pagină se afișează prefixul și numele registrului selectat.

Schimbarea registrului se poate face doar la intrarea in aplicație, la autentificare.

Tot ceea ce ține de registratură: înregistrare, trimitere, operare, căutare, rapoarte și chiar

acțiunile din administrare care țin de registratură se execută pe registrul curent selectat.

Odată introduse aceste date utilizatorul are acces la facilităţile programului.


13 of 189


Descriere funcţională > Descriere generala

Ecranul este împărţit în trei zone:

1. coloana din stânga - numele instituţiei, meniul aplicaţiei, utilizatorul autentificat,

data şi ora serverului. Utilizatorul poate să iși schimbe parola cu clic pe butonul

Schimbare parola. Elementele de meniu sunt enumerate în cuprinsul acestui

document şi sunt detaliate fiecare, fie cu clic din cuprins fie cu clic pe butonul Ajutor

din aplicaţie.

Observatie: In funcţie de drepturile setate în modulul de

administrare-utilizatori-grupuri, accesul la unele funcţiuni poate să nu fie

permis şi atunci elementele de meniu corespunzătoare lipsesc.

2. zona centrală unde se afişează toate informaţiile în timpul funcţionarii aplicaţiei.

3. bara de sus - denumirea şi versiunea aplicaţiei şi a bazelor de date şi legătura cu

celelalte module: Informaţii, Urbanism, Administrare, Ajutor

Informaţii - permite configurarea unor informaţii suplimentare specifice

instituţiei.

Urbanism - activarea aplicaţiei Urbanism, apare doar dacă din modulul de

Administrare s-a configurat aplicaţia sa cuprindă şi acest modul (în

Configurare sa fie bifată opţiunea "Urbanism legat de CID"). Modul de operare

al acestui modul este descris în meniul propriu de "Ajutor".

Administrare - activarea modulului de Administrare. Apare doar dacă

utilizatorul autentificat are drepturi de administrare setate din modulul de

administrare. Modul de operare al acestui modul este descris în meniul propriu

de "Ajutor".

Ajutor - permite afişarea acestor instrucţiuni de operare.

INFORMAŢII

Aceasta opţiune permite configurarea unor informaţii suplimentare specifice

instituţiei (Acte necesare pe fiecare departament din organigrama, datele de pe fluturaşul

informativ etc.).

În stânga apare meniul cu doua elemente: Acte necesare şi Fluturaş informativ


14 of 189

Acte necesare pentru fiecare departamentul/subdepartament.

Se selectează departamentul/subdepartamentul cu clic pe numele lui.

în cazul în care exista deja documente introduse, în partea de sus apare lista acestor

documente.

Cu clic pe un document din lista documentelor existente cursorul se poziţionează pe

acel document care este vizualizat. La fiecare document existent apar următoarele

simboluri:

sus - revenire la începutul paginii

editare - se deschide o noua fereastra similară cu cea de la Adăugare

document. Modul de operare este descris imediat mai jos.

ştergere - se poate anula (Cancel) sau confirma (OK) eliminarea

documentului.

tipărire - se deschide o noua fereastra cu documentul pregătit pentru

tipărire folosind meniul File/Print din browser.

descărcare document (download).

Cu butonul Adăugare se poate adăuga un document. Se deschide o fereastra unde

se completează informaţiile pentru noul document:

Titlu - numele documentului.

Detaliu - descrierea documentului. Se foloseşte un editor HTML cu funcţii

similare celor ale unui editor de tip Word, respectiv: culori font, fundal,

formatări, alinieri etc.

Cerere tip - numele fişierului care conţine cererea tip care se poate descărca.

Unde se depun - numele departamentului/subdepartamentului.

Program cu publicul - orarul de lucru cu publicul. Se foloseşte acelaşi editor

ca mai sus, la Detaliu.

La sfârşit se da clic pe butonul Salvare pentru memorarea informaţiilor introduse

sau Renunţare pentru abandonarea operaţiunii.


15 of 189

Fluturaş informativ - Din modulul de administrare dacă este bifată opţiunea "Tip

act sunt legate de departament" atunci prin trecerea mouse-ului peste

departamente/subdepartamente se va afişa lista documentelor aparţinătoare

acestora. Clic pe un document va deschide o fereastra cu bonul ataşat documentului.

Acesta se poate lista din browser folosind meniul File/Print.


16 of 189


Descriere funcţională > Adaugă document Această opţiune se foloseşte pentru înregistrarea unui document în registrul general

al instituţiei.

Navigarea între câmpuri se face folosind tasta "Tab" pentru următorul câmp,

respectiv Shift+Tab pentru câmpul precedent. Cu mouse-ul se poate accesa direct un

anume câmp.

Este obligatorie selectarea unui solicitant (solicitantul principal, în partea stângă).

Există însă și opțiunea selectării unuia sau a mai multor solicitanți secundari (în

partea dreapta), persoane fizice sau juridice. La aceștia se selectează și relația în care sunt

cu solicitantul principal, respectiv ”și”, ”prin”, ”în numele”, "reprezentat de".

Cu clic pe ”adaugă solicitant” se adaugă solicitantul secundar selectat.

Cu clic pe din fața unui solicitant secundar deja adăugat el se poate șterge.

Nr. act extern - reprezintă numărul extern al actului, dacă acesta există ;

Data act ext. - reprezintă data la care a fost înregistrat actul extern.

Acest câmp apare doar dacă în Administrare / Configurare se bifează opţiunea "6.

Data act extern se introduce separat de număr"

Tip - persoana fizică sau persoana juridică (firma) - se alege tipul solicitantului.

Solicitant - persoana sau firma; se poate completa CNP sau CUI. Exista doua

variante de lucru configurabile din modulul administrare, una dacă NU se bifează "3.

Solicitant se alege dintr-un nomenclator" caz în care datele solicitantului se introduc

simplu în câmpurile corespunzătoare.

În varianta cu opţiunea bifată, apar butoanele, Alege pentru a caută în nomenclator,

Modifica pentru a modifica datele persoanei, respectiv Adaugă dacă CNP sau CUI

nu exista în nomenclator.

Cu clic pe butonul Alege se deschide o listă cu persoanele sau firmele care conţin

în CNP-ul sau CUI-ul lor numărul scris.

În aceasta fereastra se poate seta un filtru complex după CNP sau CUI, Nume,

Prenume / Denumire, Localitate, sau Strada ţi clic pe Set filtru prin care se reduce

lista afişată din nomenclator la înregistrările care satisfac filtrul setat. Butonul Reset

filtru şterge toate valorile setate pentru o mai uşoară schimbare a filtrului. De

asemenea se pot ordona persoanele fizice cât şi cele juridice după următoarele


17 of 189

criterii: Denumire/Nume, Prenume, Localitate cu clic pe titlul coloanei respective. în

partea de jos se afişează paginile listei, selectabile cu mouse-ul. De asemenea

simbolurile << (prima pagina) < (pagina precedenta) respectiv > (pagina

următoare) şi >> (ultima pagina). Fiecare rând din tabel poate fi modificat cu clic pe

simbolul corespunzător.

De asemenea se poate selecta afișarea persoanelor care au CNP/CUI valid, invalid

sau toate.

pentru o persoană fizică se va completa CNP (cod numeric personal) obligatoriu 13

cifre. Dacă utilizatorul face parte dintr-un grup cu dreptul ”57 Adaugare persoane

fizice si juridice” atunci el poate adăuga noi persoane fizice folosind butonul Adaugă,

apoi se completează datele persoanei fizice după cum urmează:

o CNP (cod numeric personal) câmp obligatoriu de 13 cifre. Dacă CNP este

eronat şi nu se poate obţine CNP-ul corect, se poate şterge complet acest

câmp şi aplicaţia generează un CNP fictiv dacă utilizatorul doreşte acest lucru.

o Nume, Prenume

o Ţara, Judeţ, Tip localitate, Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se

completează automat din nomenclator, există posibilitatea de a modifica

aceste date).

o Tip artera, Stradă, Cod poştal, Număr poştal, Bloc, Scara, Etaj,

Apartament.

o Observație adresă

o Telefon, Email.

o Serie CI, Număr CI.

o Ocupatia

o Datele pentru corespondenţă (Ţară, Judeţ, Tip localitate, Localitate,

Sector etc.).

Datele noi introduse se pot salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia

tip localitate şi tip artera.

După completarea datelor se dă clic pe butonul Salvează sau Renunţă după cum se

doreşte.

pentru o persoană juridică se va completa CUI (Cod Unic de Înregistrare, cod unic


18 of 189

de identificare, Codul de Identificare Fiscală) obligatoriu între 7 şi 9 cifre. In fața CUI

se poate completa cu textul "RO" (plătitor de TVA)., neobligatoriu. Dacă se

completează CUI şi acesta este găsit în baza de date câmpurile judeţ, localitate,

strada şi adresa se vor completa automat. Dacă utilizatorul face parte dintr-un grup

cu dreptul ”57 Adaugare persoane fizice si juridice” atunci el poate adăuga noi

persoane folosind butonul Adaugă, apoi se completează datele persoanei după cum

urmează:

o Denumire.

o Ţara, Judeţ, Tip localitate şi Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se


aceste date).


Apartament.


o Telefon, Email.

o Datele pentru corespondenţă (Ţara, Judeţ, Tip localitate, Localitate,

Sector etc.)



La persoanele juridice s-a introdus încă un nivel, direcțiile (sucursale, puncte de

lucru) componente. De exemplu un minister poate avea mai multe direcții, o firma mai

multe puncte de lucru, o banca mai multe sucursale (agenții). Aceste direcții (sucursale,

puncte de lucru) aparținătoare de persoana juridică selectată sunt astfel văzute ca și

solicitanți diferiți pe același CUI. Adăugarea/modificarea de direcții (sucursale, puncte de

lucru) se poate face din administrare sau la adăugare document.

Se selectează persoana juridică și dacă are, una din direcțile ei. Se poate adăuga o

nouă direcție cu clic pe butonul adaugă din nomenclatorul de direcții. Adăugarea este

validată cu bifa 60 Adaugare persoane fizice și juridice din administrare-utilizatori-grupuri.

Observație 1: Dacă CNP-ul/CUI/-ul este valid aceasta nu se va mai putea

modifica.

Observație 2: Numele/prenumele sau denumirea în cazul persoanelor juridice

nu se va mai putea modifica numai de către Administrator.

Observație 3: Tipul de arteră se va completa automat în momentul în care se


19 of 189

alege strada cu tipul de artera asociat strazii selectate. Asocierea se face din

Administrare.


doreşte.

Verifica restante - clic pe acest buton pentru verificarea restanţelor persoanei fizice

sau juridice introduse. Verificarea se face în aplicaţia ePay (legătura este definită în

modulul de administrare-configurari comune 11. ePay URL).

Răspunsuri posibile:

- Eroare conexiune server ePay - nu este configurată conexiunea

- Aceasta persoana nu exista in impozite - persoana fizică sau juridică nu este

înregistrată în aplicaţia ePay

- Aceasta persoana nu are restante

- Aceasta persoana are restante

adresa de amplasament - din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "5.

Adresa de amplasament pentru Urbanism se poate introduce la Adăugare document"

şi atunci aceasta se poate completa din adresa solicitantului printr-un simplu clic pe

butonul Completează din adresă solicitant sau poate fi completată manual. Din

modulul administrare se poate bifa opţiunea "4. La adresa apare şi ţara

solicitantului".

serviciul Dacă în modulul administrare NU este bifat "7. Tip act sunt legate de

departament" acest câmp nu apare. Dacă este bifată opţiunea atunci se alege din

lista departamentelor existente:

o dacă se introduc una sau mai multe litere cu care începe tipul actului dorit,

apoi tasta "Page Down", vor apare în listă doar tipurile de acte care încep cu

literele respective;

o dacă se introduce tasta "spaţiu", apoi "Page Down" va apărea o listă cu toate

tipurile de acte existente în baza de date din care se poate alege tipul dorit;

o exista opţiunea de a selecta şi subordonatele serviciului ales (dacă acestea

exista).

tip act/Problema - nume de câmp configurabil în modulul administrare

16.Denumire Tip act(Problema/Tip act). Dacă în modulul administrare este bifată

opţiunea "7. Tip act sunt legate de departament" atunci este obligatorie alegerea

intâi a serviciului/departamentului şi apoi Tip act/Problema. Dacă opţiunea nu este


20 of 189

bifată atunci se poate alege orice act de la oricare serviciu/departament. Dacă se

bifează "Şi subordonate" atunci lista documentelor conţine inclusiv lista

documentelor de la serviciile subordonate.

Dacă în modulul de administrare este bifată opțiunea 35. Arondare inspectori dupa

adresa de amplasament și dacă tip act/problema selectat are marcat un tip de

arondare (în administrare-tip act/problema), atunci la clic pe butonul

Inregistreaza se afișează inspectorul arondat străzii din adresa de amplasament.

Dacă tipul de arondare este cu trimitere, atunci se cere confirmarea trimiterii

documentului înregistrat la inspectorul arondat. Dacă aici nu se trimite documentul la

inspectorul arondat atunci se poate trimite documentul ulterior din fereastra Detaliu

document.

cuprins act - dacă în modulul administrare se bifează opţiunea "8. Cuprins se

completează automat din tip-act" atunci se completează implicit la alegerea tipului

de act;

Tip intrare - se alege din listă. Implicit apare valoarea setată în administrare pentru

tip act/problema ales.

Mapa - se alege din listă. Apare doar dacă în administrare este bifată opțiunea 34.

Gruparea documentelor in mape. La Documente în lucru se poate face filtrarea

documentelor după o anumită mapă.

CNP/CUI pentru regiuni din impozite - identificarea persoanei fizice sau juridice

la care se referă documentul din impozite. Astfel se stabileşte dacă persoana face

parte dintr-o anumita regiune, conform regulilor stabilite in aplicatia de impozite. În

cazul în care CNP/CUI - ul nu exista în BD impozite atunci documentul va fi fără

regiune.

Observație: pentru mysql 5.1.50 în my.ini trebuie adăugată în secțiunea

[mysqld] după port, pe o linie nouă comanda federated

Nume/Denumire pentru regiuni din impozite - numele/denumirea persoanei din

impozite;

Dosar juridic numar si data - dacă este cazul

Observaţii - informaţii suplimentare;

Acte necesare - în funcţie de tip act se pot selecta prin bifare actele dintr-o lista de

acte generată automat. Aceasta lista de acte este gestionată în modulul de

administrare.


21 of 189

Nr. file reprezintă numărul de file ale documentului înregistrat, actualizat automat la

bifarea acte necesare.

Termen rez. - termenul (în zile) în care documentul trebuie să primească răspuns.

El se alege dintr-un combo, valorile care apar în acest combo pot fi setate din

modulul de administrare. 0 înseamnă ca documentul nu necesita răspuns.

Termen impus - modifică termen de rezolvare, (numai scurtare nu prelungire), se

alege cu ajutorul unui calendar.

Conex/an - se completează cu numărul şi anul documentului conex. Anul

documentului trebuie să fie cuprins între 1997 şi anul curent. Documentele introduse

la număr conex trebuie să existe. Cu clic pe butonul Adauga numar conex se

adauga documentul la lista de documente conexe. Cu clic pe se poate șterge

numărul din lista de conexe.

Dacă la un document A se adaugă conexe B și C, atunci B devine conex cu A și C cu

A.

După înregistrarea documentului se pot vizualiza numerele conexe cu clic pe butonul

Conexe. Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe. Clic pe un anume

document din această listă deschide pagina cu detaliile acelui document.

Atasare fisier -din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "13. FIŞIERE -

posibilitatea de a ataşa un fişier de un document" și atunci atașarea unui fișier se

face cu ajutorul butonului browse;

o se selectează fișierul ce urmează a fi atașat din noua fereastră deschisă, apoi

clic pe butonul open;

o pentru ataşarea mai multor fişiere se da clic pe butonul adauga;

Observatie: dacă există deja un fișier atașat și pe butonul browse

corespunzător se alege un altul, atunci fișierul inițial va fi înlocuit. Pentru a

păstra fișierele deja atașate folosiți butonul broswse în dreptul căruia nu

este deja completat un nume de fișier.

scanează o pagină, scanează mai multe pagini - aceste butoane permit

utilizatorului sa scaneze unul sau mai multe documente. Numărul total de fişiere

scanate va apărea sub butoanele scanează. Opţiunea scanare se poate activa sau

dezactiva din modulul administrare configurare CID 14.Scanare acte direct din

aplicatie. Dacă scanerul permite scanarea față/verso atunci se poate bifa opțiunea


22 of 189

aflată sub butonul scanează mai multe pagini.

Dacă în modulul de administrare configurare CID este pusă bifa "33. Ocerizare pagini

scanate" atunci la scanare de la Adauga document se afisează o fereastră cu

rezultatul conversiei în text a paginii scanate. În situația în care calitatea conversiei

în text este necorespunzătoare se poate da clic pe butonul Sterge din partea de jos

a ferestrei pentru renunțarea la scanare.

În conținutul text al imaginii scanate se pot face căutări, din meniul

căutare: Cautare avansata Documentul contine (Cuprins).

Observație: calitatea conversiei în text depinde de pagina care se scanează:

contrast, font, aliniere etc.

Pers. curentă - este afişat utilizatorul curent;

salvarea datelor se face apăsând butonul Înregistrează;

dacă în modulul de administrare se bifează opţiunea "11. Apare la înregistrare

document posibilitate de a înregistra mai multe" atunci în câmpul următor se

specifica numărul de documente înregistrate pe aceleaşi date de mai sus , implicit 1.

* NOTA: Ţară, Judeţ, Tip localitate, localitate, tip strada, Nr. poştal, Bloc, Apart,

strada, tip act se completează astfel:

- implicit Ţară, judeţ şi localitate vor fi cele din care face parte instituţia.

- în căsuţele respective, de exemplu în judeţ dacă se dă tasta "spaţiu" urmată de

tasta "Page Down" va apare o listă derulantă cu toate judeţele existente în baza de

date de unde se poate alege judeţul dorit; dacă judeţul dorit nu există în listă se

poate introduce explicit în căsuţă

- căutarea unui judeţ se poate face şi scriind una sau mai multe litere din care este

compusă denumirea judeţului; în acest caz în partea de sus din listă vor apărea

toate judeţele a căror denumire încep cu literele scrise în căsuţă, iar în partea de

jos vor apare judeţele a căror denumire conţin literele introduse în căsuţă.

Observaţie: după modificarea adresei unei persoane sau firme în nomenclator nu se

afişează automat adresa modificată în documentele persoanei respective. Pentru ca

modificarea din nomenclator să se facă şi în documente se intră pe modificare document.

Astfel se poate decide la care documente trebuie facută modificarea (de exemplu persoana

s-a mutat şi documentele mai vechi trebuie să ramână cu adresa veche);


23 of 189


24 of 189


Descriere funcţională > Adaugă din oficiu intern Această opţiune permite înregistrarea documentelor care fac parte din oficiul intern,

adică documentele care sunt emise de instituţie pentru diferiţi utilizatori din aceeaşi

instituţie. Înregistrarea se face în registrul general.

navigarea între câmpuri se face cu tasta "Tab" pentru următorul câmp, respectiv

Shift+Tab pentru câmpul precedent. Cu mouse-ul se poate accesa direct un anume

câmp;

Tip act/problema - se alege din lista (obligatoriu de completat);

Cuprins - se va scrie ce reprezintă actul respectiv (obligatoriu de completat);


Emitent - numele persoanei sau departamentului care emite documentul. El poate fi

schimbat cu ajutorul butonului Alege care va afişa organigrama instituţiei. Dacă în

fata denumirii unui departament apare semnul + înseamnă ca exista alte

departamente subordonate care pot fi vizualizate cu clic pe + Plimbând mouse-ul

peste denumirile departamentelor apar numele utilizatorilor care pot fi selectaţi cu

clic ca şi emitent ai actului.

Dacă la Cautare utilizator se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci organigrama

se reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele tastate la

căutare.

Termen de rezolvare - numărul de zile în care documentul trebuie să primească

răspuns, implicit este 30 de zile dar se poate alege altă valoare. Valorile care apar în

lista combo pot fi setate din administrare;

Termen impus - data până la care trebuie rezolvat documentul

Ataşare fişier -din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "13. FIŞIERE -

posibilitatea de a ataşa un fişier la un document" şi atunci ataşarea unui fişier se


se selectează fişierul ce urmează a fi ataşat din noua fereastră deschisă, apoi


pentru ataşarea mai multor fişiere se dă clic pe butonul mai multe fişiere;

Observatie: dacă există deja un fişier ataşat şi pe butonul browse


25 of 189

corespunzător se alege un altul, atunci fişierul iniţial va fi înlocuit. Pentru a

păstra fişierele deja ataşate folosiţi butonul broswse în dreptul căruia nu

este deja completat un nume de fişier.

Nr. file

Indicativ dosar - indicativul unitatii arhivistice conform nomenclatorului arhivistic,

împărţit pe trei grupe;

Conex/an - se completează cu numărul şi anul documentului conex cu cel curent.

Anul documentului trebuie să fie cuprins între 1997 şi anul curent. Documentele

introduse la număr conex trebuie să existe. Cu clic pe butonul Adauga numar

conex se adauga documentul la lista de documente conexe. Cu clic pe se poate

șterge numărul din lista de conexe.


A.

După înregistrarea documentului se pot vizualiza numerele conexe cu clic

pe butonul Conexe. Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe. Clic pe

un anume document din această listă deschide pagina cu detaliile acelui document.

Scanează o pagină, scanează mai multe pagini - aceste butoane permit

utilizatorului să scaneze unul sau mai multe documente. Numărul total de fişiere

scanate va apărea sub butoanele scanează. Opţiunea scanare se poate activa sau

dezactiva din meniul administrare 14.Scanare acte direct din aplicatie. Dacă scanerul

permite scanarea față/verso atunci se poate bifa opțiunea aflată sub butonul

scanează mai multe pagini.

dacă în modulul de administrare se bifează opţiunea "11. Apare la înregistrare

document posibilitate de a înregistra mai multe" atunci în câmpul următor se

specifica numărul de documente înregistrate pe aceleaşi date de mai sus , implicit 1.

salvarea datelor se face apăsând butonul Înregistrează. Dacă în admin este pusă

bifa „41.Trimite automat documentele din oficiu intern/extern la emitent”,

documentul se expediază direct la emitent dacă acesta este diferit de userul curent.


26 of 189


Descriere funcţională > Adaugă din oficiu extern Această opţiune permite înregistrarea documentelor care fac parte din oficiul extern,

adică documentele care sunt emise de instituţie pentru exterior, spre alte instituţii sau

persoane. Înregistrarea se face în registrul general.

Dacă se alege Adauga mai multe documente atunci există posibilitatea de a

înregistra mai multe conform unui fișier xls care conține o listă de CNP/CUI-uri. Se adaugă

câte un document pentru fiecare CNP/CUI din listă. Dacă CNP/CUI-ul nu este în

nomenclatorul de persoane atunci acesta se ignoră. Apoi se afișează lista cu CNP/CUI-urile

ignorate. După înregistrare se afișează numărul de documente adăugate.

Structura fișierului xls:

fără nume de coloane;

pe prima coloană CNP/CUI;

pe a doua coloană este tipul: 1 sau 2. 1 - CNP pentru persoane fizice și 2 - CUI

pentru persoane juridice.

Observație: formatul coloanei CNP/CUI trebuie să fie de tip text.

Dacă se alege Adauga un singur document atunci se alege persoana din nomenclator

ca mai jos:

Tip - persoana fizică sau persoana juridică (firma) - se alege tipul persoanei

pentru care se înregistrează documentul (adresantul).

pentru persoana sau firma; se poate completa CNP sau CUI.

Cu clic pe butonul Alege se deschide lista cu persoanele sau firmele, cu clic pe

CNP/CUI se alege.

În aceasta fereastră se poate seta un filtru complex după CNP sau CUI, Nume,

Prenume / Denumire, Localitate, sau Strada prin care se reduce lista afişată din

nomenclator la înregistrările care satisfac filtrul setat. Butonul Reset filtru şterge

toate valorile setate pentru o mai uşoară schimbare a filtrului. De asemenea se pot

ordona persoanele fizice cat şi cele juridice după următoarele criterii:

Denumire/Nume, Prenume, Localitate cu clic pe titlul coloanei respective. în partea

de jos se afişează paginile listei, selectabile cu mouse-ul. De asemenea simbolurile

<< (prima pagina) < (pagina precedenta) respectiv > (pagina următoare) şi >>

(ultima pagina). Fiecare rand din tabel poate fi modificat cu clic pe .



27 of 189

cifre. Se pot adăuga noi persoane fizice dacă grupul din care face parte utilizatorul

curent are dreptul de adăugare, folosind butonul Adaugă, apoi se completează

datele persoanei fizice după cum urmează:

CNP (cod numeric personal) câmp obligatoriu de 13 cifre. Dacă CNP este



Nume, Prenume

Ţara, Judeţ, Tip localitate, Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se


aceste date).

Tip stradă, Stradă, Cod poştal, Număr poştal, Bloc, Apartament.

Observație adresă

Telefon, Email.

Serie CI, Număr CI.

Ocupatia

Datele pentru corespondenţă (Ţară, Judeţ, Localitate, Stradă etc.).




doreşte.

pentru o persoană juridică se va completa CUI (Cod Unic de Înregistrare, cod unic de

identificare, Codul de Identificare Fiscală) obligatoriu între 7 şi 9 cifre; dacă se

completează CUI şi acesta este găsit în baza de date câmpurile judeţ, localitate,

strada şi adresa se vor completa automat. Se pot adăuga noi persoane juridice dacă

grupul din care face parte utilizatorul curent are dreptul de adăugare, folosind

butonul Adaugă, apoi se completează datele după cum urmează:

Denumire.

Ţara, Judeţ, Tip localitate şi Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se


aceste date).


28 of 189

Tip stradă, Stradă, Cod poştal, Număr poştal, Bloc, Apartament.

Observație adresă

Telefon, Email.

Serie CI, Număr CI.

Datele pentru corespondenţă (Ţară, Judeţ, Localitate, Stradă etc.)




doreşte.

Observație: Dacă este completată strada corespondenta atunci adresa persoanei se

ia din Datele pentru corespondenţă, altfel se ia în considerare adresa din prima

parte.

Adresant - persoana/firma căreia i se adresează. Se poate completa un CNP/CUI iar

apoi se da clic pe butonul Alege care va deschide o listă cu persoanele sau firmele

care conţin în CNP-ul sau CUI-ul lor numărul scris. De asemenea în lista de

persoane/firme se poate introduce un filtru pe CNP/CUI sau pe

denumire/nume-prenume sau se pot reseta filtrele. Persoanele/firmele din listă pot fi

modificate cu un simplu clic pe butonul . Ca să selectăm o anumită persoană se

dă clic pe CNP/CUI iar la adresant va fi completat CNP/CUI, adresa şi numele

persoanei/firmei.

Dacă se doreşte adăugarea unui adresant multiplu se poate folosi butonul Adaugă

mai mulţi adresanţi. Apare o lista cu adresanţii adăugaţi. Cu clic pe semnul din

stinga persoanei/firmei se poate elimina din lista un adresant.

La persoanele juridice ca adresanți se pot selecta direcții (sucursale, puncte de lucru)

dacă există. Aceste direcții (sucursale, puncte de lucru) aparținătoare de persoana

juridică selectată sunt astfel văzute ca și adresanți diferiți pe același CUI.

Adăugarea/modificarea de direcții (sucursale, puncte de lucru) se poate face din

administrare.

Tip act/problema - se alege tipul documentului din lista (obligatoriu de completat);

Cuprins - se va scrie ce reprezintă actul respectiv (obligatoriu de completat);

Observaţii - se scriu observaţiile dorite;


29 of 189

Emitent - se poate alege din organigramă un alt utilizator decât cel curent, similar

cu Adaugă din oficiu intern.

Termen rezolvare: se alege din lista. Valoarea se setează din modulul de

administrare dar poate fi modificată aici sau Termen impus: se completează

folosind calendarul.

Ataşare fişier -din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "13. FIŞIERE -

posibilitatea de a ataşa un fişier la un document" şi atunci ataşarea unui fişier se


se selectează fişierul ce urmează a fi ataşat din noua fereastră deschisă, apoi


pentru ataşarea mai multor fişiere se dă clic pe butonul mai multe fişiere;

Observatie: dacă există deja un fișier atașat și pe butonul browse

corespunzător se alege un altul, atunci fișierul inițial va fi înlocuit. Pentru a

păstra fișierele deja atașate folosiți butonul broswse în dreptul căruia nu

este deja completat un nume de fișier.

Dosar juridic numar si data - dacă este cazul

Număr file - numărul de file al documentului

Indicativ dosar - indicativul unitatii arhivistice conform nomenclatorului arhivistic,

împărţit pe trei grupe;

Conex/an - se completează cu numărul şi anul documentului conex cu cel curent.

Anul documentului trebuie să fie cuprins între 1997 şi anul curent. Documentele

introduse la număr conex trebuie să existe. Cu clic pe butonul Adauga numar

conex se adauga documentul la lista de documente conexe. Cu clic pe se poate

șterge numărul din lista de conexe.


A.

După înregistrarea documentului se pot vizualiza numerele conexe cu clic

pe butonul Conexe. Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe. Clic pe

un anume document din această listă deschide pagina cu detaliile acelui document.

Scanează o pagină, scanează mai multe pagini - aceste butoane permit

utilizatorului să scaneze unul sau mai multe documente, în funcţie de butonul ales.

Numărul total de fişiere scanate va apărea sub butoanele scanează. Opţiunea


30 of 189

scanare se poate activa sau dezactiva din modulul de administrare bifa 14.Scanare

acte direct din aplicaţie. Dacă scanerul permite scanarea față/verso atunci se poate

bifa opțiunea aflată sub butonul scanează mai multe pagini.

Salvarea datelor se face apăsând butonul Înregistrează. Dacă în admin este pusă

bifa „41.Trimite automat documentele din oficiu intern/extern la emitent”,

documentul se expediază direct la emitent dacă acesta este diferit de userul curent.

Dacă documentul nu se expediază direct la înregistrare, el va fi înregistrat ca fiind în

operare, să se poată trimite la alt utilizator.

Dacă în modulul de administrare se bifează opțiunea "11. Apare la

înregistrare document posibilitate de a înregistra mai multe" atunci în câmpul

următor se specifica numărul de documente înregistrate pe aceleași date de mai sus,

implicit 1.


31 of 189


Descriere funcţională > Adaugă din email Aceasta opțiune se folosește pentru a adăuga documente din email.

Adrese email: - se alege din lista de adrese adăugate în admin ("email-uri primire

documente") de pe care se dorește adăugarea. Conținutul email-ului și fișierele se

pot vizualiza înainte de înregistrarea documentului cu clic pe cuprins respectiv pe fișier. Cu

clic pe "Adauga document" conținutul cuprinsului email-ului va fi preluat în "Cuprins Act".

Fișierele atașate vor fi adăugate. Cu clic pe se șterge emailul.

Observație: extensiile pentru fișierele care se pot vizualiza sunt aceleași cu

cele de la "Ataseaza", respectiv:

txt, png, jpg, tiff, doc, docx, pdf, ppt, pptx, xls, xlsx, odp, ods, odt, gif, tif, mp3, avi

, mov, wmv, mp4, rar, zip, 7z). Dacă fișierul are o extensie care nu se găsește în

lista de mai sus, va aparea cu roșu și nu se va putea vizualiza.

La operarea documentului se afișează o atenționare:

Atentie document inregistrat din E-mail, textul introdus la rubrica raspuns va fi expediat prin

e-mail la adresa ...

Textul introdus la rubrica răspuns va fi expediat prin email la adresa pe baza căreia

s-a adăugat documentul inclusiv fișierele atașate selectate în momentul operării.

Observație: dacă documentul este înregistrat din email iar la operare

răspunsul este gol nu se trimite email.

Observație: dacă documentul este înregistrat din email și în administrare este

pusă bifa "43. Nu trimite email raspuns la clasat/intern/partial” atunci nu se trimite

email dacă modul de operare este clasat, intern sau parțial.

Observație: dacă un email este înregistrat în registrul general acesta nu va

mai putea fi adaugat înca odată, butonul de Adauga document din pagina cu

email-urile va fi dezactivat.

Dacă adresa de email pe baza căreia s-a adăugat documentul există în

nomenclatorul de persoane, atunci solicitantul se va completa automat.


32 of 189


Descriere funcţională > Adauga cereri urbanism Această opţiune se foloseşte pentru înregistrarea unui document specific direcţiei

urbanism. Apare dacă utilizatorul curent face parte dintr-un grup care are dreptul "72.

Adauga urbanism" (administrare-utilizatori-grupuri).

Navigarea între câmpuri se face folosind tasta "Tab" pentru următorul câmp,

respectiv Shift+Tab pentru câmpul precedent. Cu mouse-ul se poate accesa direct un

anume camp.

Este obligatorie selectarea unui solicitant (solicitantul principal, în partea stângă).

Există însă și opțiunea selectării unuia sau a mai multor solicitanți secundari (în

partea dreapta), persoane fizice sau juridice. La aceștia se selectează și relația în care sunt

cu solicitantul principal, respectiv ”și”, ”prin”, ”în numele”, "reprezentat de".

Cu clic pe ”adaugă solicitant” se adaugă solicitantul secundar selectat.

Cu clic pe din fața unui solicitant secundar deja adăugat el se poate șterge.

Nr. act extern - reprezintă numărul extern al actului, dacă acesta există ;

Data act ext. - reprezintă data la care a fost înregistrat actul extern.

Acest câmp apare doar dacă în Administrare / Configurare se bifează opţiunea "6.

Data act extern se introduce separat de număr"

Tip - persoana fizică sau persoana juridică (firma) - se alege tipul solicitantului.

Solicitant - persoana sau firma; se poate completa CNP sau CUI. Exista doua

variante de lucru configurabile din modulul administrare, una dacă NU se bifează "3.

Solicitant se alege dintr-un nomenclator" caz în care datele solicitantului se introduc simplu

în câmpurile corespunzătoare.

În varianta cu opţiunea bifată, apar butoanele, Alege pentru a caută în nomenclator,

Modifica pentru a modifica datele persoanei, respectiv Adaugă dacă CNP sau CUI nu

exista în nomenclator.

Cu clic pe butonul Alege se deschide o listă cu persoanele sau firmele care conţin în

CNP-ul sau CUI-ul lor numărul scris.

În aceasta fereastra se poate seta un filtru complex după CNP sau CUI, Nume,

Prenume / Denumire, Localitate, sau Strada ţi clic pe Set filtru prin care se reduce lista

afişată din nomenclator la înregistrările care satisfac filtrul setat. Butonul Reset

filtru şterge toate valorile setate pentru o mai uşoară schimbare a filtrului. De asemenea

se pot ordona persoanele fizice cât şi cele juridice după următoarele criterii:

Denumire/Nume, Prenume, Localitate cu clic pe titlul coloanei respective. în partea de jos

se afişează paginile listei, selectabile cu mouse-ul. De asemenea simbolurile << (prima


33 of 189

pagina) < (pagina precedenta) respectiv > (pagina următoare) şi >> (ultima pagina).

Fiecare rând din tabel poate fi modificat cu clic pe simbolul corespunzător.

De asemenea se poate selecta afișarea persoanelor care au CNP/CUI valid, invalid

sau toate.


cifre. Dacă utilizatorul face parte dintr-un grup cu dreptul ”57 Adaugare persoane fizice si

juridice” atunci el poate adăuga noi persoane fizice folosind butonul Adaugă, apoi se

completează datele persoanei fizice după cum urmează:

o CNP (cod numeric personal) câmp obligatoriu de 13 cifre. Dacă CNP este



o Nume, Prenume

o Ţara, Judeţ, Tip localitate, Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se


aceste date).


Apartament.


o Telefon, Email.

o Serie CI, Număr CI.

o Ocupatia

o Datele pentru corespondenţă (Ţară, Judeţ, Tip localitate, Localitate,

Sector etc.).



După completarea datelor se dă clic pe butonul Salvează sau Renunţă după cum se doreşte.

pentru o persoană juridică se va completa CUI (Cod Unic de Înregistrare, cod unic

de identificare, Codul de Identificare Fiscală) obligatoriu între 7 şi 9 cifre. In fața CUI se

poate completa cu textul "RO" (plătitor de TVA)., neobligatoriu. Dacă se completează CUI şi

acesta este găsit în baza de date câmpurile judeţ, localitate, strada şi adresa se vor

completa automat. Dacă utilizatorul face parte dintr-un grup cu dreptul ”57 Adaugare

persoane fizice si juridice” atunci el poate adăuga noi persoane folosind butonul Adaugă,

apoi se completează datele persoanei după cum urmează:

o Denumire.


34 of 189

o Ţara, Judeţ, Tip localitate şi Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se


aceste date).


Apartament.


o Telefon, Email.

o Datele pentru corespondenţă (Ţara, Judeţ, Tip localitate, Localitate,

Sector etc.)



La persoanele juridice s-a introdus încă un nivel, direcțiile (sucursale, puncte de

lucru) componente. De exemplu un minister poate avea mai multe direcții, o firma mai

multe puncte de lucru, o banca mai multe sucursale (agenții). Aceste direcții (sucursale,

puncte de lucru) aparținătoare de persoana juridică selectată sunt astfel văzute ca și

solicitanți diferiți pe același CUI. Adăugarea/modificarea de direcții (sucursale, puncte de

lucru) se poate face din administrare sau la adăugare document.

Se selectează persoana juridică și dacă are, una din direcțile ei. Se poate adăuga o

nouă direcție cu clic pe butonul adaugă din nomenclatorul de direcții. Adăugarea este

validată cu bifa 60 Adaugare persoane fizice și juridice din administrare-utilizatori-grupuri.


doreşte.

Lista UAT - Se alege din listă. Cu clic pe "adauga UAT" se formează listă unde se

completează adresa de execuţie pentru UAT selectat.

adresa de amplasament - din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "5.

Adresa de amplasament pentru Urbanism se poate introduce la Adăugare document" şi

atunci aceasta se poate completa din adresa solicitantului printr-un simplu clic pe butonul

Completează din adresă solicitant sau poate fi completată manual. Din modulul

administrare se poate bifa opţiunea "4. La adresa apare şi ţara solicitantului".

serviciul Dacă în modulul administrare NU este bifat "7. Tip act sunt legate de

departament" acest câmp nu apare. Dacă este bifată opţiunea atunci se alege din lista

departamentelor existente:


35 of 189

o dacă se introduc una sau mai multe litere cu care începe tipul actului dorit,

apoi tasta "Page Down", vor apare în listă doar tipurile de acte care încep cu

literele respective;

o dacă se introduce tasta "spaţiu", apoi "Page Down" va apărea o listă cu toate

tipurile de acte existente în baza de date din care se poate alege tipul dorit;

o exista opţiunea de a selecta şi subordonatele serviciului ales (dacă acestea

exista).

tip act/Problema - nume de câmp configurabil în modulul administrare

16.Denumire Tip act(Problema/Tip act). Dacă în modulul administrare este bifată opţiunea

"7. Tip act sunt legate de departament" atunci este obligatorie alegerea intâi

a serviciului/departamentului şi apoi Tip act/Problema. Dacă opţiunea nu este bifată atunci

se poate alege orice act de la oricare serviciu/departament. Dacă se bifează "Şi

subordonate" atunci lista documentelor conţine inclusiv lista documentelor de la serviciile

subordonate.


adresa de amplasament și dacă tip act/problema selectat are marcat un tip de arondare (în

administrare-tip act/problema), atunci la clic pe butonul Inregistreaza se afișează

inspectorul arondat străzii din adresa de amplasament. Dacă tipul de arondare este cu

trimitere, atunci se cere confirmarea trimiterii documentului înregistrat la inspectorul

arondat. Dacă aici nu se trimite documentul la inspectorul arondat atunci se poate trimite

documentul ulterior din fereastra Detaliu document.

cuprins act - dacă în modulul administrare se bifează opţiunea "8. Cuprins se

completează automat din tip-act" atunci se completează implicit la alegerea tipului de act;

Tip intrare - se alege din listă. Implicit apare valoarea setată în administrare pentru

tip act/problema ales;

Informatii urbanism - După ce se alege Tip act se încarcă un XML corespunzător

cu XML-ul predefinit.


Acte necesare - în funcţie de tip act se pot selecta prin bifare actele dintr-o lista de

acte generată automat. Aceasta lista de acte este gestionată în modulul de administrare.

Nr. file reprezintă numărul de file ale documentului înregistrat, actualizat automat la

bifarea acte necesare.


36 of 189

Termen rez. - termenul (în zile) în care documentul trebuie să primească răspuns.

El se alege dintr-un combo, valorile care apar în acest combo pot fi setate din modulul de

administrare. 0 înseamnă ca documentul nu necesita răspuns;

Termen impus - modifică termen de rezolvare, (numai scurtare nu prelungire), se

alege cu ajutorul unui calendar;

Conex/an - se completează cu numărul şi anul documentului conex. Anul

documentului trebuie să fie cuprins între 1997 şi anul curent. Documentele introduse la

număr conex trebuie să existe. Cu clic pe butonul Adauga numar conex se adauga

documentul la lista de documente conexe. Cu clic pe se poate șterge numărul din lista

de conexe.

Dacă la un document A se adaugă conexe B și C, atunci B devine conex cu A și C cu A.

După înregistrarea documentului se pot vizualiza numerele conexe cu clic pe butonul

Conexe. Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe. Clic pe un anume

document din această listă deschide pagina cu detaliile acelui document.

Atasare fisier -din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "13. FIŞIERE -

posibilitatea de a ataşa un fişier de un document" și atunci atașarea unui fișier se face cu

ajutorul butonului browse;

o se selectează fișierul ce urmează a fi atașat din noua fereastră deschisă, apoi


o pentru ataşarea mai multor fişiere se da clic pe butonul adauga;

Observatie: dacă există deja un fișier atașat și pe butonul broswse

corespunzător se alege un altul, atunci fișierul inițial va fi înlocuit. Pentru a păstra

fișierele deja atașate folosiți butonul broswse în dreptul căruia nu este deja

completat un nume de fișier.

scanează o pagină, scanează mai multe pagini - aceste butoane permit

utilizatorului sa scaneze unul sau mai multe documente. Numărul total de fişiere scanate va

apărea sub butoanele scanează. Opţiunea scanare se poate activa sau dezactiva din

modulul administrare configurare CID 14.Scanare acte direct din aplicatie. Dacă scanerul

permite scanarea față/verso atunci se poate bifa opțiunea aflată sub butonul scanează

mai multe pagini.

Dacă în modulul de administrare configurare CID este pusă bifa "33. Ocerizare pagini

scanate" atunci la scanare de la Adauga document se afisează o fereastră cu rezultatul

conversiei în text a paginii scanate. În situația în care calitatea conversiei în text este


37 of 189

necorespunzătoare se poate da clic pe butonul Sterge din partea de jos a ferestrei pentru

renunțarea la scanare.

În conținutul text al imaginii scanate se pot face căutări, din meniul căutare:

Cautare avansata Documentul contine (Cuprins).

Observație: calitatea conversiei în text depinde de pagina care se scanează:

contrast, font, aliniere etc.

Pers. curentă - este afişat utilizatorul curent;

salvarea datelor se face apăsând butonul Înregistrează.

Observatie 2: Dacă nu sunt bifate toate actele necesare specifice tipului de

document nu se poate înregistra documentul.

* NOTA: Ţară, Judeţ, Tip localitate, localitate, tip strada, Nr. poştal, Bloc, Apart,

strada, tip act se completează astfel:

- implicit Ţară, judeţ şi localitate vor fi cele din care face parte instituţia.

- în căsuţele respective, de exemplu în judeţ dacă se dă tasta "spaţiu" urmată de

tasta "Page Down" va apare o listă derulantă cu toate judeţele existente în baza de

date de unde se poate alege judeţul dorit; dacă judeţul dorit nu există în listă se

poate introduce explicit în căsuţă

- căutarea unui judeţ se poate face şi scriind una sau mai multe litere din care este

compusă denumirea judeţului; în acest caz în partea de sus din listă vor apărea

toate judeţele a căror denumire încep cu literele scrise în căsuţă, iar în partea de

jos vor apare judeţele a căror denumire conţin literele introduse în căsuţă.

Observaţie: după modificarea adresei unei persoane sau firme în nomenclator nu se

afişează automat adresa modificată în documentele persoanei respective. Pentru ca

modificarea din nomenclator să se facă şi în documente se intră pe modificare document.

Astfel se poate decide la care documente trebuie facută modificarea (de exemplu persoana

s-a mutat şi documentele mai vechi trebuie să ramână cu adresa veche);


38 of 189


Descriere funcţională > Documente în lucru > Registru Această pagină conţine într-un format tabelar toate documentele din anul selectat

(implicit anul curent) care sunt în operare la utilizatorul curent şi cele care au fost operate

ca rezolvate parţial şi mai necesită o revenire asupra lor.

Există modalitatea de căutare rapidă a unui document prin introducerea numărului

de înregistrare. Căutarea începe la apăsarea tastei ENTER sau cu clic pe butonul Caută.

În tabel vor fi afişate documentele începând cu numărul de înregistrare căutat.

De asemenea se pot filtra documentele dupa:

Departament - se alege din lista.

Tip act/problemă - se alege din lista.

Autor - se alege din lista

Data inreg

gruparea pe regiuni a străzilor din adresa solicitantului conform regulilor definite. Se

alege din lista:

toate documentele

toate regiunile

documentele fara regiuni

o anumită regiune (sector, zona etc.)

străini - adresa straină localităţii cu id=1

Regiunile sunt marcate ca fiind de tip F - persoană fizică, J - persoană juridică sau

ambele.

Regionalizarea se preia din aplicaţia impozite în modulul de administrare. Dacă nu se

face importul (tabelele de regiuni nu există) se consideră că nu se foloseşte acest mod de

lucru şi această selecţie lipseşte.

Termen impus - apare dacă utilizatorul curent face parte dintr-un grup care are

dreptul "75 Modificare termen impus in grup" (administrare-utilizatori-grupuri). După

selectarea documentelor se alege data din calendar apoi cu clic pe Seteaza se

modifică termenul de rezolvare al documentelor.

Mapa - se alege din listă o anumită mapă sau toate

Tabelul conţine documentele care respectă filtrul definit:

Prima coloană din tabel este folosită pentru selecţie, pentru a trimite mai multe


39 of 189

documente în grup la un anumit utilizator sau pentru operarea mai multor

documente.

- dacă documentul are fișiere atașate/scanate. Cu clic pe se deschide o

fereastră din care se poate vizualiza fișierele atașate/scanate cu clic pe numele

fișierului.

butoanele: Deschide- permite accesul la pagina cu detaliile documentului; Modifica -

permite accesul la pagina cu modificarea documentului; este prezent doar în cazul în

care utilizatorul are drept de modificare.

Cele două butoane codifică prin culoare starea documentului astfel:

- roşu: expirat;

- verde: urgent;

- negru: normal (nici expirat şi nici urgent).

Nr. - numărul de înregistrare;

Data înregistrării;

Conexe - dacă documentul are conexe apare . Cu clic pe , se deschide o

fereastră cu documentele conexe:

Nr - numărul de înregistrare. Cu clic pe număr, documentul se

deschide într-o fereastră nouă.

Data - data înregistrării.

Nr/Data - numărul şi data externă.

Solicitant - numele persoanei sau firmei.

Cuprins -

Anexe - câte file anexe are documentul;

Solicitant - numele persoanei sau firmei;

Adresa persoanei sau firmei;

Observaţie: După modificarea adresei în nomenclatorul de persoane/firme, în

documentul deja inregistrat rămâne adresa veche (nu se vede modificarea).

Pentru ca modificarea din nomenclator să se facă şi în document, se modifică

documentul. Astfel se poate decide la care documente trebuie făcută

modificarea (de exemplu persoana/firma s-a mutat şi documentele vechi

trebuie să rămână cu adresa veche)

Tip act/problema - departamentul și tipul documentului;

Cuprins - descrierea documentului;

Term. rez. - numărul de zile în care trebuie operat documentul (C-Calendaristice,

L-Lucratoare) sau termen impus / data când expiră termenul de rezolvare;


40 of 189

Stare - starea în care se află documentul (rezolvat parţial, în operare);

Expeditor - persoana de la care a venit documentul. Apare doar în cazul în care

utilizatorul curent are mai puţin de 20 de documente în lucru.

Posibilităţi de selectare:

Se selectează documentele care se doresc a fi trimise sau operate bifând coloana intâi

pentru documentele dorite. De asemenea se pot selecta grupe de documente.

◊ Selectează primele - se selectează primele n documente - se completează

numărul dorit şi se da clic pe textul selectează primele

◊ Selectează toate - se selectează toate documentele

◊ Deselectează toate - se deselectează toate documentele

◊ Generare cerere aviz primar - apare dacă utilizatorul curent face parte dintr-un

grup care are dreptul "74. Cereri avize primar"

(Administrare->Utilizatori->Grupuri). Generarea unui aviz se face doar dacă tipul

documentului are selectat registru CERTIFICAT DE URBANISM din administrare->Tip

act şi conţine un UAT. Se bifează documentul pe baza căruia se va genera o cerere

de aviz primar, după care se dă clic pe "Generare cerere aviz primar". Se

deschide o pagină care va conține un tabel cu:

Nr.aviz - numărului avizului generat;

Nr./Data cerere - numărul şi data de înregistrare a cereri;

Data creare - data la care s-a creat documentul;


Adresa executie - adresa unde se execută lucrarea;

Obervatii - observaţii.

Cu clic pe butonul "Listare cereri aviz primar" se deschide o pagină în care se

afişează avizul primarului de unde se poate lista.

Apoi clic pe ◊ Trimite în grup la mai multi. Se deschide o listă cu toate

departamentele din instituţie (organigrama).


se reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele tastate la căutare.

Clic pe + pentru a expanda ramura din organigramă sau pentru a expanda toate


41 of 189

ramurile din organigrama se pune bifa Expandat.

Cu mouse-ul peste un departament apar utilizatorii departamentului respectiv.

Pentru a trimite documentele se poate alege un departament sau un anumit

utilizator.

Nu se permite trimiterea la un departament care are mai mulți sau nici un utilizator

marcat că primește implicit documentele. Utilizatorul care primește implicit este

afișat cu italic.

Se pot selecta mai multe departamente/utilizatori la care să se trimită documentele

selectate.

Clic pe butonul ”Trimite la cele din lista” trimite documentele selectate la lista de

utilizatori construită.

Clic pe butonul ”Trimite la toate departamentele” trimite documentele selectate la

toată instituția.

Se poate selecta și utilizatorul curent, astfel documentul se trimite la cei selectați dar

rămâne și la cel care trimite documentul.

Observație: dacă unul sau mai multe documente dintre cele selectate au

asociat un registru din aplicatia de Urbanism acestea nu se vor putea trimite

la mai multi utilizatori.

◊ Trimite automat în grup - dacă problema/tip act ales are setat flux automat.

Este obligatorie selectarea problema/tip act pentru a trimite pe flux.

◊ Opereaza in grup - apare dacă utilizatorul curent face parte dintr-un grup care

are dreptul "70.Operare in grup" (administrare-utilizatori-grupuri ).

După selectarea documentelor, cu clic pe Opereaza in grup apare o fereastră în

care se pot completa următoarele:

Opereaza in grup - se alege din listă modul de rezolvare. Este

obligatorie selectarea unui mod de rezolvare. Lista cu modurile de rezolvare se

modifică astfel:

1. Dacă este pusă bifa 232 - lista va conține următoarele moduri

de rezolvare: Operat, Partial, Declinat Competenta, Intern și Clasat.

2. Dacă nu este pusă bifa 232 - lista va conține următoarele

moduri de rezolvare: Rezolvat Favorabil, Rezolvat Nefavorabil, Partial,

Declinat Competenta, Intern și Clasat.

Observație: dacă este pusă bifa 351, în lista cu modurile de rezolvare

apare și Anulat.

Modul de repartizare al documentelor apare doar dacă este pusă bifa

213. Dacă este pusă, bifa 224 modul de repartizare implicit va fi Se intoarce la


42 of 189

autor, iar dacă nu este pusă, modul de repartizare implicit va fi Ramane la

utilizatorul curent.

Tip raspuns - apare dacă este pusă bifa 232. Se alege din lista

predefinită în administrare-tipuri de raspuns.

Raspuns - dacă este pusă bifa "275 din administrare-configurare CID

este obligatorie introducerea sau alegerea unui răspuns. Dacă este pusă bifa 476, la

operare nu se mai poate edita răspunsul, numai alegându-l din nomenclatorul de la

Tip raspuns.

◊ Trimite înapoi și la semnat - apare doar dacă utilizatorul curent face parte

dintr-un grup care are dreptul "68 Trimite inapoi si la semnat" din

administrare-utilizatori-grupuri. La clic pe acest buton toate documentele selectate

sunt marcate ca trimise la semnat de către utilizatorul curent și sunt apoi trimise

înapoi la utilizatorul de la care au venit. Se afișează într-o nouă fereastră detalii

despre documentele care nu au fost trimise, pentru că:

nu au circulațe, nu au fost trimise la nimeni, nu au unde să se intoarcă;

au fost trimise deja la semnat, nu pot fi trimise de două ori la semnat de către

același utilizator.

Note:

administrare-utilizatori-grupuri

1. 35. Anulare inregistrari

administrare-configurare-CID

2. 23. Apare nomenclator la Raspuns in detaliu document. (Daca e pusa bifa, tipurile de raspuns

favorabil si nefavorabil vor fi inlocuite cu operat)

3. 21. Apar radio butoanele `se intoarce la autor`

4. 22. Radio buton "se intoarce la autor" de la Operare setat implicit (valabil doar daca e pusa bifa 21)

5. 27. Observatie obligatorie la operare (raspuns obligatoriu)

6. 47. Tip raspuns needitabil (conteaza doar daca este pusa bifa 23)


43 of 189


Descriere funcţională > Documente în lucru > Detaliu document Această pagină conţine toate detaliile documentului ales şi se afişează din pagina cu

documente în lucru sau din Afiseaza registru, prin clic pe Deschide.

În cazul în care documentul provine din aplicaţia ePetiţii va apare mesajul: Atentie

document din ePetitii, textul introdus la rubrica raspuns va fi expediat prin e-mail

solicitantului

Nr. Registru - numărul de înregistrare al documentului,

Data înregistrării documentului

Număr extern numărul dat de firma emitentă,

Solicitant - solicitantul principal, persoana sau firma, și eventualii solicitanti

secundari.

CNP/CUI - CNP-ul sau CUI-ul persoanei sau firmei care a făcut înregistrarea

Adresa - adresa persoanei sau firmei care a depus documentul,

Telefon/E-mail - daca sunt completate ,

Adresa amplasament - adresa unde este executată lucrarea, dacă cerera va fi

adaugată din "Adauga cereri urbanism" exista posibilitatea sa fie mai multe

adrese inclusiv UAT,

Informatii urbanism - apare doar dacă tipul documentului are cod registru

specific direcţiei urbanism,

Departament - numele departamentului aşa cum era la data documentului

Tip act/Problema - tipul documentului

Cuprins act - cuprinsul documentului,

Mapa - specificata la Adauga document. Apare doar dacă in administrare este bifată

opțiunea 34.Gruparea documentelor in mape

CNP-CUI pentru regiuni din impozite: care a fost completat la adauga document

Observaţii,


44 of 189

Ter. rezolvare - numărul de zile în care actul trebuie rezolvat / data când expiră

termenul de rezolvare;

Termen impus - dacă este completat

Acte necesare,

Număr file,

Persoană curentă - utilizatorul la care se află documentul.

Pers. operare/răspuns - utilizatorul care a operat documentul,

Data operării/răspuns,

Mod rezolvare:

Obs.:

Data expedierii,

Adresant - numele celui la care a fost expediat documentul.

Retur: data, tip, utilizatorul care a înregistrat/modificat ultima dată returul,

observații retur

Tip Exp - modul de expediere - direct, poştă, fax, mail etc.

User exp.: cine a expediat

Observaţii expediere

Nr. Borderou

Nr. Poştă

Acte restituite

Indic. dos: - Indicativul dosarului (indicativul unitatii arhivistice conform

nomenclatorului arhivistic),

Autor - utilizatorul care a înregistrat documentul,

Autor efectiv dacă documentul a fost creat de către un utilizator în numele altuia

Inspector arondat - dacă în modulul de administrare este bifată opțiunea 35.

Arondare inspectori dupa adresa de amplasament și dacă tip act/problema are

marcat un tip de arondare (în administrare-tip act/problema), atunci se afișează


45 of 189

inspectorul arondat străzii din adresa de amplasament. Dacă tipul de arondare este

cu trimitere, atunci se afișează și (trimitere).

Observaţii - Exista posibilitatea de a şterge observaţiile de către userul la care se

află documentul doar dacă el este autorul observației. Se pot adăuga observații doar

dacă documentul este în operare sau este operat parțial sau este de expediat de

către utilizatorul curent. Dacă în modulul de administrare este pusă bifa 51. Adauga

observatii la orice document orice utilizator poate adauga observatii pe orice

document indiferent de starea lui. Administratorul poate adăuga observații pe orice

document dacă nu lucrează în numele altui utilizator.

bifa Nu se trimite in PET - apare dacă documentul este venit din PET.

Dacă se bifează atunci observația nu se trimite în PET.

SMS Observatie - apare la documente simple dacă în dbparan.ini este configurat

server-ul de SMS. Se poate alege dintre mesajele predefinite în administrare.

Mesajul ales poate fi modificat. Se poate trimite SMS solicitantului și după operarea

documentului. SMS-ul se trimite instantaneu.

Dacă în administrare la utilizatori-grupuri este bifată opțiunea 37 Modificarea

trimiterii la semnat atunci apare butonul Solicitare completare acte. Cu clic pe el se

solicită o confirmare și apoi se marchează utilizator, data și ora curentă. Apare în locul lui

butonul Revenire completare acte. Cu clic pe el se solicită o confirmare și apoi se

marchează utilizator, data și ora curentă. Aceste operațiuni se pot face o singură dată.

După aceea se afișează doar utilizatorul, data și ora operațiunilor deja efectuate.

Butonul Trimite la semnat prin care se marchează documentul ca fiind la semnat,

data şi ora trimiterii. Data trimiterii la semnat va putea fi ştearsă de către un utilizator care

are acest drept (administrare-utilizatori-grupuri);

În această pagină apar şi butoanele pentru operare document dacă acest document

nu a fost operat şi se află la utilizatorul curent şi operatorul are drepturi de operare. Acesta

va decide dacă trimite documentul mai departe la alt utilizator sau este de competenţa lui

să-l opereze. Tip răspuns se alege din lista de răspunsuri posibile, configurabilă din modulul

de administrare. Dacă este pusă bifa 47.Tip raspuns needitabil (conteaza doar daca

este pusa bifa 23) din administrare-configurare CID, la operare nu se mai poate

introduce răspunsul, numai alegându-l din nomenclatorul de la Tip raspuns.

Se alege şi modul de repartizare al documentului, "se întoarce la autor" sau "rămâne la

utilizatorul curent", setabile din modulul de administrare.

Dacă tip act/problema are în modulul administrare->tip act->modificare bifa "Se


46 of 189

trimite SMS la operare:" pusă, atunci apare mesajul "Atentie, dupa operare se poate alege

daca se trimite sau nu SMS solicitantului.". Se poate alege dintre mesajele predefinite în

administrare. Mesajul ales poate fi modificat. SMS-ul se poate refuza în momentul operării.

La operarea partială nu se trimite SMS.

Observație: SMS-ul se trimite după patru ore de la operare dar nu mai târziu de ora

20:00.

Daca documentul este inregistrat din email apare bifa Trimite raspunsul pe

adresa de email a solicitantului (emailsolicitant). Dacă se bifează, răspunsul se va

expedia pe adresa solicitantului. Daca adresa de email a solicitantului este identică nu va

mai apărea bifa Trimite raspunsul pe adresa de email a solicitantului

(emailsolicitant), iar răspunsul se va expedia pe adresa pe baza căruia s-a adăugat

documentul.

Butoanele de operare sunt:

□ Operat - apare dacă este pusă bifa 23. Apare nomenclator la Raspuns in detaliu

document. (Daca e pusa bifa, tipurile de raspuns favorabil si nefavorabil vor fi

inlocuite cu operat) din administrare-configurare CID și înlocuiește răspunsurile

Favorabil și Nefavorabil.

□ Favorabil - rezolvat favorabil

□ Nefavorabil - rezolvat nefavorabil

Observație: Dacă în modulul de administrare în configurări este bifată

opţiunea

23. Apare nomenclator la Raspuns in detaliu document. (Daca e pusă bifa, tipurile

de raspuns favorabil și nefavorabil vor fi înlocuite cu operat), atunci în loc de

butoanele "Favorabil" şi "Nefavorabil" apare butonul "Operat".

□ Parţial - rezolvat parţial, permite expediere multiplă.

□ Declinat competenta - similar cu modurile de operare Operat,Favorabil și

Nefavorabil, apare doar daca nu este pusa bifa 52. Nu apare declinat competenta la

Raspuns in detaliu document in Administrare-> Configurare->CID

□ Intern - se folosește pentru operarea documentelor la care nu se trimite răspuns.

□ Clasat - se folosește pentru operarea anumitor documente la care nu se trimite răspuns

(de exemplu anonime).

□ Anulat - apare dacă este pusă bifa "35.Anulare

inregistrari" (administrare-utilizatori-grupuri). Documentele trimise la mai mulţi nu pot fi

anulate chiar dacă utilizatorul are drept de anulare - cu excepţia cazului documentele

operate de mai mulţi, dacă sunt modificate din admin ca anulate pot fi modificate la


47 of 189

registru de către autor.

Documentele anulate nu pot fi modificate.

Dacă documentul este venit online, din ePetitii, atunci apare lista fișierelor atașate

(inclusiv cel venit de la solicitant). În această listă se pot selecta prin bifare fișierele care

vor fi atașate la emailul de răspuns trimis solicitantului.

Observație: dacă documentul este înregistrat din email iar la operare

răspunsul este gol nu se trimite email.

Observație: dacă documentul este înregistrat din email și în administrare este

pusă bifa "43. Nu trimite email raspuns la clasat/intern/partial” atunci nu se

trimite email dacă modul de operare este clasat, intern sau parțial.

Observaţie: dacă documentul este înregistrat din ePetitii şi în administrare

este pusă bifa "53. Trimite raspuns doar de la ultimul utilizator care opereaza o

cerere din ePetitii" atunci se va trimite email doar de la utilizatorul care a operat

ultimul documentul, şi doar raspunsul lui în cazul în care documentul a fost trimis la

mai multe persoane.

Notă*: dacă nu este pusa bifa funcţionează la fel ca înainte, şi anume se

trimite email de la ultimul utilizator care a operat documentul cu toate raspunsurile

concatenate.

Butoanele de sub titlu:

Circulaţia - buton care permite vizualizarea datelor cu privire la circulaţia

documentului, astfel:

o Nr. -număr curent, Data Venire - data sosirii la Nivel Sursă;

o Nivel Sursa - utilizatorul/departamentul unde a sosit documentul;

o Data Plecare - data plecării de la Nivel Sursa;

o Nivel Destinaţie - utilizatorul/departamentul unde a plecat documentul la

Data Plecare

o Stare - starea documentului relativ la Nivelul Sursă,

Conexe - buton care permite vizualizarea datelor cu privire la documentele

conexe și adăugarea de numere conexe la documentele care sunt în operare la

utilizatorul logat:

Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe.


48 of 189

Conex/an - adăgarea se face ca și la Adauga document.

o - dacă documentul are fișiere atașate/scanate. Cu clic pe se deschide o

fereastră din care se poate vizualiza fișierele atașate/scanate cu clic pe

numele fișierului.

o Deschide - Cu clic se deschide pagina cu detaliile documentului.

o Nr. - numărul de înregistrare al documentului conex;

o Data - data înregistrării documentului conex;

o Nr/Data - numărul şi data externă;

o Solicitant - numele persoanei sau firmei;

o Adresa - adresa persoanei sau firmei care a depus documentul;

o Cuprins - cuprinsul documentului;

o Termen de rezolvare;

o Mod de rezolvare;

o Tip act/Problema - tipul documentului

Pentru documentele care sunt in lucru se poata adauga documente conexe

Fişiere ataşate - afişează lista fișierelor atașate si scanate la document.

o Nr. - numărul de ordine.

o Nume fisier -

o Versiune - apar versiunile (v.n) fișierului, dacă acesta a fost atașat de mai

multe ori sau semnat.

o Contine -

o Nr file (apare doar la scanate) - numărul de pagini ale documentului scanat.

o Actiuni - butoanele Semnaturi valide și Semneaza apar doar dacă bifa

"15. Modulul semnatura electronica legat de CID" este pusă și

fișierele atașate au extensia corectă (.pdf). Butonul Semneaza este activ

doar dacă:

- utilizatorul are generat în modulul de administrare un certificat digital,

- nu a semnat deja documentul


49 of 189

- documentul se află la utilizatorul autentificat.

Cu clic pe butonul Semneaza se crează o versiune nouă care se poate vedea

cu clic pe v.n de la coloana Versiune.

Butonul Semnaturi valide este activ doar dacă fișierul atașat este

semnat, și permite vizualizarea semnaturilor existente.

Observație: Dacă utilizatorul nu are generat un certificat și bifa 15. Modulul

semnatura electronica legat de CID" este pusă atunci utilizatorul poate doar să

vadă semnăturile valide de pe fișier.

Observație: Fișierele de tip .docx atașate la un document, nu se deschid în

IE8 - ele se văd ca și zip și la open apare o lista de directoare și fișiere.

Soluție: la clic pe fișierul .docx se alege SAVE și se modifica extensia din .zip în

.docx apoi se deschide fișierul salvat.

Modifica - butonul permite accesul la pagina de modificare document;

Scanează - se deschide o pagină cu două butoane care permit utilizatorului să

scaneze unul sau mai multe documente, în funcţie de butonul ales. Numărul total de

fişiere scanate va apărea sub butoane. Opţiunea scanare se poate activa sau

dezactiva din modulul de administrare 14. Scanare acte direct din aplicatie.

Dacă scanerul permite scanarea față/verso atunci se poate bifa opțiunea aflată sub

butonul scanează mai multe pagini.

Fişierele scanate pot fi şterse de utilizatorul care le scanează (le-a scanat), cu clic pe

.

La documente se afișează „Conținut” , o scurtă descriere a documentului scanat și

numărul de file. Se pot edita cu clic pe și apoi clic pe pentru salvare.

Ataşează - butonul permite accesul la pagina de Ataşare fişiere la documentul

selectat. Fişierele atașate pot fi şterse de utilizatorul care le atașează cu clic pe .

Observație: Dacă există deja un fișier atașat cu același nume, utilizatorul este

atenționat că fișierul există și că se va crea o versiune nouă. După atașare se

crează o versiune nouă iar la Fisiere atasate se pot vedea toate versiunile.

Similar cu Scaneaza de mai sus, la documentele simple nu și la documente din

oficiu intern și oficiu extern se afișează „Descriere” , o scurtă descriere a

documentului scanat. Se poate edita cu clic pe si apoi clic pe pentru salvare.


50 of 189

Observație: la upload fișiere atașate în numele de fișiere se înlocuiesc

diacriticele cu litera echivalenta, astfel: ş-s, ţ-t, ă-a, î-i, â-a mari și mici.

Bon - buton care deschide o nouă pagină de unde se poate lista bonul documentului

respectiv. Bonul este o lista care se înmânează solicitantului şi conţine informaţii de

identificare a documentului (nr. înregistrare, data înregistrării, cuprins, solicitant,

termen de rezolvare, precum şi programul de lucru cu publicul.

Codul de bare

Dacă se bifează din modulul de administrare `9.Cod de bare` atunci pe bon apare

şi codul de bare al documentului. Este de forma: CIDaaaaxxxxoooo...

Unde:

CID - identificator aplicație;

o aaaa - anul în care s-a înregistrat documentul;

o xxxx - ultimele 4 cifre din cf-ul primăriei În cazul în care CUI-ul nu este

completat atunci în loc de codul de bare se va afișa un mesaj.

o oooo... - id-ul documentului.

Listarea se face din browser.

Cod de bare - apare dacă este pusa bifa 9.Cod de bare din

administrare->configurari comune. La clic pe buton apare o pagină cu codul de

bare al documentului.

Trimite - (lipseşte dacă documentul este deja expediat) opţiune folosită pentru

trimiterea documentul către un departament sau utilizator;

Se deschide o listă cu toate departamentele din instituţie (organigrama). Dacă la

Cautare utilizator se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci organigrama se

reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele tastate la căutare.

Clic pe + pentru a expanda ramura din organigramă sau pentru a expanda toate

ramurile din organigrama se pune bifa Expandat. Plimbând mouse-ul peste un

departament apar utilizatorii departamentului respectiv.

Dacă la Cautare utilizator se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci

organigrama se reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele

tastate la căutare.

Pentru a trimite un document se poate alege un departament sau un anumit

utilizator. Nu se permite trimiterea la un departament care are mai multi sau nici un

utilizator marcat că primește implicit documentele. Utilizatorul care primește implicit


51 of 189

este marcat cu italic.

Cu clic pe departamentul sau user-ul dorit apare fereastra Trimite

document iar cu clic pe Trimite documentul va fi trimis la departamentul/utilizatorul

ales. Cu clic pe Inchide se revine la lista cu toate departamentele.

La trimitere, fișierele atașate pot fi și semnate dacă:

- bifa "15. Modulul semnatura electronica legat de CID" este pusă,

- fișierele atașate au extensia corectă (.pdf),

- fișierele atașate nu au fost semnate

- utilizatorul are generat un certificat digital în modulul de administrare

atunci cu clic pe Trimite în fereastra Trimite document se pot selecta fișierele care

pot fi semnate, iar cu clic pe Trimite documentul va fi trimis la

departamentul/utilizatorul ales cu fișierele semnate. Cu clic pe Inchide se revine la

lista cu toate departamentele.

Utilizatorii din același departament pot să trimită între ei documente,

indiferent dacă este sau nu setat în administrare la utilizatori-departamente

'Utilizator de la care se pot primi documente'.

Trimite la mai mulţi - (lipseşte dacă documentul este deja expediat)- opţiune

folosită pentru trimiterea documentul la mai multe persoane în acelaşi timp.

Dacă la Cautare utilizator se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci

organigrama se reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele

tastate la căutare. Clic pe + pentru a expanda ramura din organigramă sau pentru a

expanda toate ramurile din organigrama se pune bifa Expandat.

Se selectează departamentele şi utilizatorii care apoi se adaugă la o

lista în partea de jos. Dublu clic pe o persoana din acest tabel o elimina din lista. Se

poate trimite apoi documentul la cei din lista sau la toate departamentele folosind

butoanele corespunzătoare.

Un document trimis la mai mulţi utilizatori poate fi trimis mai departe la

orice utilizator mai puţin la cei la care documentul a fost deja. Dacă documentul este

operat de toţi utilizatorii atunci documentul poate fi trimis şi între ei sau chiar la

autor cu condiţia ca acel utilizator sa nu fi expediat documentul.

Un document operat parţial nu poate fi trimis la mai mulţi.

Un document trimis la mai mulţi poate fi trimis mai departe la mai

mulţi.

În momentul trimiterii documentelor, utilizatorului care primeşte i se

poate trimite un e-mail de notificare (bifată opţiunea 32.Trimite mail utilizatorului

care primeste un document).

Fișierele atașate pot fi semnate similar cu Trimite, cazul de mai sus.


52 of 189

Observație: dacă se intră în detaliu document de la "afișează registru" atunci

nu apar butoanele de trimitere.

Observație: dacă un document este asociat unui registru din aplicatia de

Urbanism butonul Trimite la mai mulţi va fi dezactivat.

Termen impus - butonul permite accesul la pagina de modificare a termenului

impus pentru rezolvarea documentului.

Aceasta dată poate fi modificată de alt utilizator decât autorul. Trebuie introdusă o

data validă, diferită de spaţiu sau de `00.00.0000` şi sa fie mai mare decât data de

înregistrare şi decât data ultimului act adus dacă acesta exista. Nu uitaţi clic pe

butonul Salvează pentru memorarea modificării.

Indic. dosar - Indicativul dosarului (indicativul unitatii arhivistice conform

nomenclatorului arhivistic) - butonul permite completarea celor trei câmpuri ale

indicativului dosar, clic pe Salvează. Revenirea se face cu clic pe Deschide.

Notã internă - Acest buton apare doar la utilizatorii care au bifat în modulul de

administrare la utilizatori-grupuri dreptul "Acces la Nota Internă" .

La apăsarea butonului se deschide o pagină în care utilizatorul va completa

următoarele:

o departament - se alege din lista departamentul la care se trimite nota

o sau completează manual

o utilizator - se alege din lista utilizatorul la care se trimite nota

o sau completează manual

În cazul în care departamentul sau utilizatorul nu se aleg din lista atunci va fi

luat în considerare ceea ce se completează manual.

o Nr. pagini - al documentului.

Cu clic pe butonul Listare se generează Nota Interna, iar cu clic pe Listare cu

observații se generează Nota interna cu observațiile documentului.

Aceste note nu se vor salva în baza de date, ele se vor putea doar tipări.

Structura notei interne:

Către: departamentul ales.


53 of 189

În atenţia: utilizatorul ales.

Referitor la: petiţie/cerere informaţii publice - text standard nemodificabil.

Data: data în care se face nota internã.

De la: utilizatorul curent sau în numele căruia se lucrează.

Departament: departamentul utilizatorului curent;

Nr. înreg: numărul documentului curent.

Nr. pagini: numărul de file al documentului.

Cuprins cerere - la sfârşitul notei, cuprinsul aşa cum este pe document.

Observatii cerere - apare dacă s-a listat Nota interna cu clic pe Listare

observatii.

Numele, adresa si adresa de email ale persoanei sau firmei, care a solicitat

informaţiile publice cât şi termenul de rezolvare se completează pe nota internă din

informaţiile înregistrate în documentul înregistrat.

Tipărirea notei interne se face din meniul Print al browser-ului.

Inregistreaza in CID privat - Butonul nu apare dacă a fost deja trimis documentul

in CID privat.

La apăsarea butonului se solicită o confirmare şi în caz afirmativ se generează

documentul in CID privat.

Erori posibile:

Linkul catre cid privat este eronat - se setează în CID public în

..\class\dbparam.ini de forma $link_cid2 = "..\cid";

Warning: mysql_connect() [function.mysql-connect]: Unknown MySQL

server host - verificaţi în ..\class\dbparam.ini $mysql_host2

eroare interna - verificaţi în ..\class\dbparam.ini $mysql_user2

Warning: mysql_connect() [function.mysql-connect]: Access denied for

user - verificaţi în ..\class\dbparam.ini $mysql_pass2

eroare interna - verificaţi în ..\class\dbparam.ini $mysql_db2

Nu este setata in cid privat nici o problema pentru inregistrare


54 of 189

documente. - se setează în CID privat în modulul de

administrare-problema/tipact pentru oficiu interne bifa 'Din CID public' pentru

un singur document.

Nu este setata in cid privat corespondenta intre useri pentru userul

curent. - se setează în BD CID privat tabela a_utilizatori câmpul id_cid_public

cu valoarea id utilizator curent din CID public.

Dacă nu există erori atunci se afişează mesajul de confirmare: Documentul a fost

inregistrat in cid privat.


55 of 189


Descriere funcţională > Documente în lucru > Modificare document În această pagină se pot modifica datele documentului ales, dacă acesta nu este

operat.

Numărul de înregistrare al documentului nu poate fi modificat.

Modul de operare este similar cu cel de la Adaugă document


adresa de amplasament și dacă tip act/problema selectat are marcat un tip de arondare

(în administrare-tip act/problema), atunci la modificarea adresei de amplasament se

modifică și inspectorul arondat noii adrese, dar nu există posibilitatea trimiterii automate la

acesta.

Apar în plus următoarele:

posibilitatea completării câmpului "Data ultimului act adus".

Ştergerea fişierelor ataşate şi scanate se face cu clic pe . Fişierele scanate pot fi

şterse de utilizatorul care le scanează sau de către administratorul sistemului.

Ştergerea şi ataşarea fişierelor funcţionează în felul următor:

ştergerea este doar din baza de date, nu se face fizic;

dacă un fişier exista deja, atunci se va crea un nou fişier cu un număr ataşat la

numele lui, (nu va fi suprascris).

Exemplu:

o ataşez fişierul ana.txt el va apărea ana.txt;

o ataşez fişierul ana.txt din nou el va apărea ana_1.txt

o dacă îl mai ataşez încă o data el va fi ana_2.txt

o tot timpul numărul va fi unic pentru un anumit fişier, în cazul în care îl şterg

pe cel cu _2 atunci la următoarea ataşare a fişierului ana.txt el va fi ana_3.txt

deoarece fişierul fizic încă există.

Buton sub titlu:

Deschide - butonul permite accesul la pagina cu detaliile documentului


56 of 189


Descriere funcţională > Documente de expediat > Registru Această pagină conţine într-un format tabelar toate documentele din anul selectat

(implicit anul curent) care au fost operate (au rezoluţia pusă operat, declinat competenta și

partial).

Documentele din această pagină pot fi trimise la alt utilizator sau pot fi expediate la

adresant.

Există modalitatea de căutare rapidă a unui document selectând anul, "începând cu

nr. inreg." , inregistrate incepand cu data sau tip act.

Căutarea începe la apasărea tastei ENTER sau cu clic pe butonul Caută.

În tabel se afişează documentele care satisfac criteriile definite. Afișarea este

paginată (300 de documente pe pagină) cu posibilitatea navigării între pagini.

Capul de tabel:



fișierului.

Nr. - numărul de înregistrare al documentului ;


Nr. ext - numărul extern al documentul respectiv;




Tip act/Problema - tipul documentului;

Mod rezolvare - modul în care a fost operat documentul (operat, parţial rezolvat);

Autor - utilizatorul care a înregistrat documentul.

Prima coloană din tabel este folosită pentru a selecta mai multe documente, se

selectează primele n (◊ Selecteaza primele), toate (◊ Selecteaza toate) sau individual

prin bifare.

Documentele selectate pot fi trimise cu clic pe butonul ◊ Trimite în grup. Se

deschide o listă cu toate departamentele din instituţie (organigrama).



57 of 189

se reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele tastate la căutare. Clic

pe + pentru a expanda ramura din organigramă sau pentru a expanda toate ramurile din

organigrama se pune bifa Expandat.

Cu mouse-ul peste un departament apar utilizatorii departamentului respectiv.

Pentru a trimite un document se poate alege un departament sau un anumit utilizator.

Dacă răspunsul la interogare "Doriţi să trimiteţi documentul la..." este "OK" atunci

documentul va fi trimis la departamentul/utilizatorul ales. Dacă răspunsul este "Cancel" se

revine la lista cu toate departamentele.

Documentele selectate pot fi expediate, se alege modul de expediere din listă şi clic

pe butonul ◊ Expediază în grup.

Se completează data, ora și observații expediere. Data și ora expedierii nu pot fi mai

mici sau egale cu data și ora operării cea mai mare a documentelor selectate.

Expedierea unui document care se afla la mai mulţi utilizatori se poate face de către

fiecare utilizator în parte în afară de autor. Utilizatorul care a operat documentul cu

opţiunea de a rămâne la el poate expedia partea lui de document fără a fi influenţat de

ceilalţi la care a fost trimis. În cazul în care a operat cu întoarcere la autor atunci autorul

nu poate expedia documentul respectiv până când nu au operat toţi utilizatorii la care a

fost trimis documentul.

Se pot face expedieri repetate identificate după data şi ora expedierii. Se marchează

şi secunda în care s-a expediat, astfel ca se pot face mai multe expedieri în acelaşi minut.

Documentele operate parţial se pot expedia de mai multe ori până se operează total, cu

excepția autorului.

A doua coloană din tabel conţine butonul Deschide care permite accesul la pagina

cu detaliile documentului de expediat, unde se pot completa datele de expediere.

Sus exista butonul ◊ Primite fizic prin care se permite marcarea documentelor

selectate ca fiind şi primite. În acest caz documentele selectate vor fi marcate prin

schimbarea culorii în galben. Debifarea se poate face la Detaliu document, cu clic pe ◊

Primite fizic.


58 of 189


Descriere funcţională > Documente de expediat > Detaliu expediere Această pagină conţine detaliile documentului ales cât şi datele de expediere care

trebuie completate.

Detaliile documentului sunt:

Nr. Registru. - număr de înregistrare,

Data înregistrării documentului,

Număr extern,

Solicitant -numele persoanei sau firmei;

Reprezentată prin - pentru firme

CNP/CUI

Adresa - adresa persoanei sau firmei care a depus documentul,

Telefon/email

Adresa amplasament

Departament

Tip act/Problema - tipul documentului

Cuprins act - cuprinsul documentului,

Observaţii,

Termen de rezolvare,

Termen impus - dacă este completat

Acte necesare

Număr file,

Pers. curentă - utilizatorul la care se află documentul

Pers. operare/răspuns - utilizatorul care a operat documentul,

Data operării/răspuns,


59 of 189

Mod de rezolvare,

Observaţii

Data expedierii,

Adresant - numele celui la care a fost expediat documentul şi localitatea

Expediat - modul de expediere - direct, recomandat, confirmare primire,

strainatate,simplu poştă, fax, mail, posta secreta, colet, arhiva institutiei, SMS,

SEAP, notificare telefon.

Observaţii expediere

Acte restituite

Indicativ dosar - indicativul unitatii arhivistice conform nomenclatorului arhivistic

Autor - utilizatorul care a înregistrat documentul

Autor efectiv

Observaţii.

Datele de expediere care trebuie completate în vederea expedierii documentului:

Adresant - numele persoanei sau al unităţii unde se trimite documentul. Acesta

poate fi ales din nomenclator cu butonul Alege. Operarea este similară cu cea

descrisă la Adaugare document câmpul "Solicitant". După alegerea adresantului se

da clic pe butonul Adaugă adresant. Se pot alege şi adaugă mai mulţi adresanţi,

lista lor se vede sub câmpul adresant. Fiecare adresant are în stinga un semn roşu

care permite ştergerea (scoaterea din lista adresanţilor).

La persoanele juridice ca adresanți se pot selecta directii (sucursale, puncte de lucru)

dacă există. Aceste direcții (sucursale, puncte de lucru) aparținătoare de persoana

juridică selectată sunt astfel văzute ca și adresanți diferiți pe același CUI.

Adăugarea/modificarea de direcții (sucursale, puncte de lucru) se poate face din

administrare.

În momentul adăugării în lista a unui adresant sau mai multor adresanţi se

face salvarea automată în baza de date pentru utilizatorul curent. Dacă se va intra

ulterior pe acel document pentru o expediţie atunci adresanţii vor fi completaţi deja

pentru utilizatorul în cauza. - la ştergerea din lista se va şterge automat şi din baza

de date acel adresant pentru utilizatorul curent.


60 of 189

Pentru expedierea documentului la un număr mai mare de adresanţi, se poate

pregăti în afara aplicaţiei CID un fişier.dbf care sa conţină lista tuturor adresanţilor.

Acest fişier se specifica la "Importă din fişier .dbf" cu butonul Browse şi apoi butonul

Importă

Fişierul .dbf are o structura impusă (un model poate fi descărcat

model_adresanti.dbf) şi conţine câmpurile: CUI, NUME, TIPPERS, LOCALITATE,

ADRESA, OBSERVAŢII

CUI - CNP pentru persoana fizică sau CUI pentru persoana juridică,

TIPPERS=1 pentru persoana fizică şi TIPPERS=2 pentru persoana juridică.

Observaţie: numele câmpurilor trebuie sa fie exact ca mai sus.

Acest fişier .dbf poate fi deschis şi actualizat folosind aplicațía aflată in

..xampp\htdocs\cid\editare_dbf\editare_dbf.exe sau oricare din aplicaţiile

următoare:

MS Visual FoxPro

MS Office Excel

OpenOffice.org

Atenţie: la salvarea fişierului actualizat aveţi grija să-i păstraţi formatul .dbf.

Observaţie: În fişierul de configurare pentru xampp

v1.6.6. ..\xampp\apache\bin/php.ini, trebuie decomentată linia

extension=php_dbase.dll, (se şterge ;)

Data expedierii - se completează automat cu ziua şi ora curentă, dar data se poate

modifica cu o dată în urmă, ora expedierii fiind tot ora curentă. Dacă se alege data

expedierii în urmă și egală cu data operării atunci ora expedierii se pune ora operării

+ 1 minut.

Mod expediere - se selectează din lista.

Observaţii - legate de expediere.

Aceste ultime trei atribute se aplică la toţi adresanţii, sunt generale.

Dacă se bifează Detalii expediere atunci aceste atribute generale (Data, Mod

expediere, Observatii) completate la fiecare adresant pot fi editate pentru fiecare

adresant în parte. La debifare se recompletează la fiecare adresant atributele

generale.

Completeaza in observatii date CI - cu clic pe buton se preiau numărul şi seria de

pe CI a solicitantului.

model_adresanti.dbf


61 of 189

Acte restituite - se selectează dacă exista.

pentru expedierea documentului se da clic pe butonul Expediază;

Butoanele de sub titlu:

Expediţie - permite apariţia cîmpurilor de expediere descrise mai sus şi care

trebuie completate în vederea expedierii documentului:

Circulaţia - buton care permite vizualizarea datelor cu privire la circulaţia

documentului:

o Nr. -număr curent,

o Data Venire - data sosirii la Nivel Sursă;

o Nivel Sursa - utilizatorul/departamentul unde a sosit documentul;

o Data Plecării - data plecării de la Nivel Sursă;

o Nivel Destinaţie - utilizatorul/departamentul unde a plecat documentul la

Data Plecării

o Stare - starea documentului relativ la Nivelul Sursă,

Conexe - buton care permite vizualizarea datelor cu privire la documentele conexe:

Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe.

o Deschide - Cu clic se deschide pagina cu detaliile documentului.

o Nr. - numărul de înregistrare al documentului conex;

o Data - data înregistrării documentului conex;

o Nr/Data - numărul extern;

o Solicitant - persoana sau firma care a făcut înregistrarea documentului

conex;

o Adresa - adresa persoanei sau firmei care a depus documentul,

o Cuprins,

o Termen de rezolvare,


62 of 189

o Mod de rezolvare,

o Tip act/Problema - tipul documentului

Fişiere ataşate - afişează lista fişierelor ataşate la document.

Modifica - butonul permite accesul la pagina de modificare document;

Scanează - se deschide o pagina cu doua butoane care permit utilizatorului să

scaneze unul sau mai multe documente. Numărul total de fişiere scanate va apărea

sub butoane. Utilizatorul curent şi Administratorul au posibilitatea de a şterge

documentele scanate. Opţiunea scanare se poate activa sau dezactiva din modulul

de administrare. Dacă scanerul permite scanarea față/verso atunci se poate bifa

opțiunea aflată sub butonul scanează mai multe pagini.

Ataşează - butonul permite accesul la pagina de ataşare fişiere;

Bon - buton care deschide o nouă pagină de unde vom putea lista bonul

documentului respectiv. Bonul este o lista care se înmînează solicitantului şi conţine

informaţii de identificare a documentului (nr. înregistrare, data înregistrării, tip,

solicitant, termen de rezolvare, cine a preluat documentul precum şi programul de

lucru cu publicul. Listarea se face din browser astfel:

din meniul FILE - PRINT sau

din toolbar - iconiţa PRINT;

Primite fizic - permite de-marcarea documentului ca primit fizic, marcare făcută în

meniul "Documente de expediat".


63 of 189


Descriere funcţională > Documente urgente Această pagină conţine într-un format tabelar toate documentele din anul selectat

(implicit anul curent) care sunt în operare la utilizatorul curent şi care trebuie rezolvate

urgent pentru că se apropie termenul de rezolvare, adică mai au un anumit număr de zile

până la expirare, număr de zile care poate fi setat din administrare 17.Numar zile urgente

Documentele sunt împărţite pe pagini, numărul de documente pe o pagină poate fi

setat; accesul la fiecare pagină se face cu săgeţi sau cu numărul paginii.


de înregistrare. Căutarea începe la apasărea tastei ENTER sau cu clic pe butonul Caută.


Capul de tabel:



fișierului.



Data expirării - data până la care documentul trebuie operat;





Termen rezolvare - numărul de zile în care trebuie operat documentul;

Stare - starea în care se află documentul (operat, în operare, parţial rezolvat).

Prima coloană din tabel conţine 2 butoane:

Deschide - accesul la pagina cu detaliile documentului;

Modifica - accesul la pagina cu modificarea documentului; este prezent doar în cazul


64 of 189

în care utilizatorul are drept de modificare.


65 of 189


Descriere funcţională > Documente expirate Această pagină conţine într-un format tabelar toate documentele din anul selectat

(implicit anul curent) care sunt în operare la utilizatorul curent şi care au expirat (termenul

de rezolvare a fost depăşit).


setat; accesul la fiecare pagină se face cu săgeţi sau cu numărul paginii.


de înregistrare. Căutarea începe la apasărea tastei ENTER sau cu clic pe butonul Caută.


Capul de tabel:



fișierului.



Data expirării - data până la care documentul trebuie operat;






Stare - starea în care se află documentul (operat, în operare, parţial rezolvat).

Prima coloană din tabel conţine 2 butoane:

Deschide - accesul la pagina cu detaliile documentului;

Modifica - accesul la pagina cu modificarea documentului; este prezent doar în cazul

în care utilizatorul are drept de modificare.


66 of 189


67 of 189


Descriere funcţională > Afişează registru Această pagină conţine într-un format tabelar toate documentele din anul selectat

(implicit anul curent) indiferent de starea lor.


setat; accesul la fiecare pagină se face folosind controalele: << prima pagină, < pagina

anterioară, următoarea pagină >, ultima pagină >>.

Există modalitatea de căutare rapidă a unui document, se poate completa câmpul

număr înregistrare sau perioadă şi vor fi afişate doar documentele care au numărul de

înregistrare mai mare decât cel scris, sau au data cuprinsă în perioada completată.


Tabelul conține:

Deschide - accesul la pagina cu detaliile documentului; Modifica - accesul la pagina

cu modificarea documentului; este prezent doar în cazul în care utilizatorul are drept

de modificare.



fișierului.



Conexe - dacă documentul are conexe apare . Cu clic pe , se deschide o

fereastra cu documentele conexe:

Nr - numărul de înregistrare. Cu clic pe număr, documentul se

deschide într-o fereastră nouă. Data - data înregistrării.

Nr/Data - numărul şi data externă.

Solicitant - numele persoanei sau firmei.

Cuprins -



Adresa - adresa persoanei sau firmei;


68 of 189

Cuprins- cuprinsul documentului;


Modul de rezolvare - modul în care a fost operat documentul sau starea în care se

află documentul (rezolvat, în operare);

Curent - utilizatorul la care se află documentul.


69 of 189


Descriere funcţională > Căutare > Criterii Opţiunea permite căutarea unuia sau a mai multor documente deja înregistratei.

Criteriile de căutare sunt:

Documente

toate - toate documentele înregistrate;

documente din oficiu intern - documentele care sunt din oficiu intern;

documente din oficiu extern - documentele care sunt din oficiu extern;

celelalte - documentele simple, care nu sunt din oficiu intern și nici din oficiu

extern. ;

Nr. înregistrare - al documentului ;

Luna - se va alege din listă luna în care a fost înregistrat documentul;

Din data - data de început;

Până în data - data de sfârşit;

Solicitant - numele persoanei sau denumirea firmei; nu este necesară introducerea

numelui întreg.

CNP/CUI - al solicitantului

Se poate face căutarea după solicitantul principal (titular) și/sau

solicitantul/solicitanții secundari.

Adresa, nr. - pentru solicitantul principal, adresa persoanei sau firmei pe care a

fost înregistrat documentul; nu este necesară introducerea adresei complete;

Nr. extern - al documentului.

Data act ext.

Departament - se alege din listă.

Tip act/Problema - se alege din listă.

Dosar juridic numar


70 of 189

Dosar juridic data

Observaţii/Răspuns

Adresant - datele adresantului.

An - se alege din listă anul în care a fost înregistrat documentul.

Utilizator pe la care a trecut documentul - se alege din listă.

Departament pe la care a trecut documentul - se alege din listă departamentul

unde se poate bifa si supdepartamentele lui.

Căutare avansată documentul contine (Cuprins) - se introduc unul sau mai multe

cuvinte din conținutul cuprinsului documentului. Dacă în modulul de administrare

configurare CID este pusă bifa "33. Ocerizare pagini scanate" atunci textul introdus

se va căuta în conținutul text al documentului scanat.

Documentul contine (Cuprins)

Nr. ePetitie - numărul petiției.

Nu este obligatorie introducerea tuturor informaţiilor iar un anume câmp poate fi

completat parţial. Căutarea se face după toate criteriile selectate.

Diacriticele românești, standard sau legacy sunt filtrate în textul de căutare.



71 of 189


Descriere funcţională > Căutare > Rezultatul căutării Această pagină conţine într-un format tabelar toate documentele găsite în urma

setării criteriilor de căutare în pagina de Căutare.


setat; accesul la fiecare pagină se face folosind controalele: << prima pagină, < pagina

anterioară, următoarea pagină >, ultima pagină >>.

Capul de tabel:

dacă documentul are fișiere atașate sau scanate



Nr. ext - număr şi data externă;


Solicitant - numele persoanei sau firmei care a înregistrat documentul;


Cuprins - cuprinsul documentului;


Modul de rezolvare - modul în care a fost operat documentul;

Curent - utilizatorul la care se află documentul.

Prima coloană din tabel conţine butonul Deschide care permite accesul la pagina cu

detaliile documentului.


72 of 189


Descriere funcţională > Borderou/Opis Numele acestui element în meniu se poate modifica din modulul de

administrare-configurări CID 19.OPIS/Borderou.

Opţiunea permite selectarea parametrilor opisului de circulaţie şi deschiderea paginii

de unde se poate lista.

Parametrii selectabili sunt:

Doc înregistrate în: se selectează anul;

Trimise de la: departamentul de la care au fost trimise documentele (implicit este

departamentul curent), se pot selecta şi serviciile subordonate;

utilizatorul expeditor de la care au fost trimise documentele (implicit este

utilizatorul curent dar se poate alege altul din listă);

Destinatar - departamentul unde au fost trimise documentele (se pot selecta şi

subordonatele departamentului destinatar);

utilizatorul destinatar utilizatorul la care au fost trimise documentele;

Apare pe borderou şi autor efectiv - dacă se bifează, pe opis va apărea și

utilizatorul efectiv;

Exclude documentele din oficiu - dacă se bifează, pe opis nu vor apărea

documentele din oficiu.

Mai jos sunt butoanele pentru listare.

Opis pentru o anumită zi:

ziua - în care au fost trimise documentele

Clic pe butonul Borderou/Opis zi deschide o pagină cu toate documentele trimise

în "ziua" care întrunesc criteriile de mai sus de unde se poate lista opisul.

Se afişează:

o Nr. crt.

o Nr. Doc.


73 of 189

o Utilizator

o Data

o Nr ext./Data

o Solicitant

o Problema

o NrFile

Butonul Borderou/Opis zi fara paginare este similar cu butonul Borderou/Opis

zi

Clic pe butonul "Borderou/Opis zi PDF" generează aceeaşi listă dar in format PDF.

Se afişează:

o Nr.crt.

o Nr.Doc.

o Data inreg.

o Solicitant

o Problema

o Nr File

o Stare

Clic pe butonul "Borderou/Opis predare doc zi"

Se afişează:

o Nr.crt.

o Nr.Doc.

o Data inreg.

o Solicitant

o Raspuns

o Data raspuns

Pentru o anumită perioadă:

din data, ora- data şi ora de start a perioadei;

până în data, ora - data şi ora de sfârşit a perioadei

Clic pe butonul Borderou/Opis perioada se deschide o pagină cu toate

documentele trimise în perioada "din data. ora- până în data, ora " care întrunesc criteriile

de mai sus, de unde se poate lista borderoul.


74 of 189

Se afişează:

o Nr. crt.

o Nr. Doc.

o Utilizator

o Data

o Nr ext./Data

o Solicitant

o Problema

o NrFile

Butonul Borderou/Opis perioada fara paginare este similar

cu butonul Borderou/Opis perioada

Clic pe butonul "Borderou/Opis perioada PDF" generează o listă în format PDF.

Se afişează:

o Nr.crt.

o Nr.Doc.

o Data inreg.

o Solicitant

o Problema

o Nr File

o Stare

Clic pe butonul "Borderou/Opis predare doc perioada" generează o listă în

format PDF.

Se afişează:

o Nr.crt.

o Nr.Doc.

o Data inreg.

o Solicitant

o Raspuns

o Data raspuns

Dacă la Destinatar nu s-a selectat nici departamentul, nici utilizatorul atunci vor


75 of 189

apare documentele care au fost trimise de Expeditor către toate departamentele din

instituţie în ziua sau perioada setată.

Dacă la Expeditor este setat doar departamentul atunci pe borderou vor apare

documentele care au fost trimise de către toţi utilizatorii din acel departament.

Dacă la Destinatar este setat doar departamentul atunci pe borderou vor apare

documentele care au fost primite de toţi utilizatorii din acel departament.

Dacă la Destinatar și Expeditor se alege același utilizator atunci vor aparea

documentele operate cu ramâne la utilizatorul curent.

Fiecare opis care conţine documentele trimise de un anumit utilizator către alt

utilizator va apare listat pe o pagină separată.

Fiecare buton, listare zi sau perioada au si variante de listare fara paginare, pentru o

listare mai compacta.


76 of 189


Descriere funcţională > Borderou de expediţie Opţiunea permite setarea parametrilor borderoului de expediţie şi deschiderea

paginii de unde se poate lista borderoul.


Borderou pentru o anumită zi

Ziua expedierii - data la care a fost expediat documentul;

Ziua de pe borderou - data de pe borderou;

Expediat - se alege din listă modalitatea de expediere (toate, direct, recomandat,

confirmare de primire, simplu poştă, fax, email etc.).

Cu clic pe butonul Borderou zi se listează toate documentele expediate în ziua

respectivă; din această pagină borderoul poate fi listat din meniul File/Print.

Cu clic pe butonul Borderou poştă zi se creează borderoul de expediție cu toate

documentele expediate prin poştă în ziua respectivă (care au ca modul de expediere:

simplu poștă, recomandat, confirmare de primire). Din această pagină borderoul poate fi

listat cu clic pe listare borderou.

Clic pe butonul Borderou poştă străinătate se creează borderoul de expediție cu

toate documentele expediate prin poştă în ziua respectivă (care au ca mod de expediere:

simplu poștă, recomandat, confirmare de primire, străinătate). Din această pagină

borderoul poate fi listat cu clic pe listare borderou.

Borderou pentru o anumită perioada:

din data, ora - până în data, ora - perioada în care s-au expediat documentele.

Se poate alege paginarea pentru listarea confirmărilor de primire pentru borderourile

poștă prin bifarea opțiunii paginare și precizarea numărului de documente pe pagină

(implicit 3). Numărul de documente pe pagină se memorează în momentul creării

borderoului și nu se poate modifica ulterior.

Clic pe butonul Borderou perioada se listează toate documentele expediate în

perioada selectată. Din această pagina borderoul poate fi listat din meniul File/Print.


77 of 189

Clic pe butonul Borderou poştă se creează borderoul de expediție cu toate

documentele expediate prin poştă în perioada selectată (care au ca mod de expediere:

simplu poștă, recomandat, confirmare de primire, poştă secretă). Din această pagină

borderoul poate fi listat cu clic pe Listare borderou respectiv Listare borderou poştă

secretă pentru documentele expediate prin poşta secretă.

Clic pe butonul Borderou poştă străinătate se creează borderoul de expediție cu

toate documentele expediate prin poştă în perioada selectată (care au ca mod de

expediere: simplu poștă, recomandat, confirmare de primire, străinătate). Din această

pagină borderoul poate fi listat cu clic pe listare borderou.

Un document operat poate apare pe doua borderouri, unul pentru România şi altul

pentru străinătate - are un adresant cu adresa în România şi altul cu adresa în străinătate.

Principiul de funcţionare a borderoului poştă străinătate este acelaşi cu cel al borderoului

simplu cu câteva excepţii:

ştergerea se poate face doar pe un singur adresant nu pe toţi adresanţii dintr-un

dosar ca şi la cel simplu

la istoric borderou la număr apare "străinătate" pentru borderourile care sunt

străinătate

un adresant poate fi pe ambele borderouri (după ce se face un borderou simplu, pe

aceleaşi date se va putea crea şi un borderou străinătate cu aceeaşi adresanţi).

O posibilitate rapidă de ştergere a adresanţilor: în dreptul fiecărui adresant există o

bifă, toţi adresanţii bifaţi vor fi şterşi la apăsarea butonului "şterge adresanţii bifaţi".

Există posibilitatea bifării/debifării tuturor adresanţilor.

Clic pe butonul Grupare automata permite aranjarea destinatarilor identici sub

acelaşi număr.

În fereastra în care se aranjează după număr şi poziţie există posibilitatea

listării confirmărilor de primire cu sau fără paginare după cum s-a setat mai sus.

Observatie1: Pentru documentele din impotax, localitatea de pe borderoul de

expeditie si cel de expeditie_strainatate (html şi pdf ) se ia din impotax (nu din

nomenclatorul de persoane).

Observatie2: Documentele care vin din Impotax pot veni direct expediate (cu

borderou de poștă creat) sau neexpediate. Dacă documentele vin neexpediate

atunci utilizatorul poate adăuga aceste documente pe borderoul de poștă după ce

ele au fost expediate.


78 of 189


79 of 189


Descriere funcţională > Istoric borderouri Se afişează numărul total de borderouri de expediţie create de utilizatorul

curent sau toate in funcţie de configurarile din Administrare-Utilizatori-Grupuri, drepturile

o Vizualizare toate borderourile in Istoric borderouri

o Posibilitatea de a modifica data de trimitere la posta a borderoului de posta

Un borderou creat poate fi modificat din istoric borderouri. Tabelul borderourilor

conţine:

Nr. Borderou

Dată Borderou

Utilizator

Data trimiterii la poştă - Dacă data de poştă nu e completată apare nu s-a ales data. Clic pe acest text permite alegerea sau ştergerea datei.

Număr poştă - numerotarea pe borderou. Clic pe acest text permite editarea

numerelor. Dacă data de poştă nu e completată se afişează şirul '------'

Editarea sau adăugarea numerelor de poştă se face începând de la o

înregistrare şi până la alta. Dacă pe un borderou sunt 500 de înregistrări, atunci

utilizatorul poate sa adauge numere de poştă pe oricare înregistrare se doreşte, de

exemplu pe înregistrările de la 1 la 50 sa se pună nr de poştă de la 1 la 99 cu pas=2.

Se completează:

Numere de poştă începând cu nr.

pas

pentru borderou nr. nnnnn de la nr.crt.

până la nr.crt.

Clic pe butonul OK pentru salvare numere. Se face o verificare care obligă

utilizatorul să pună exact atâtea numere câte sunt pe document.

Un borderou creat poate fi şters cu clic pe butonul şterge de pe ultima coloană a

tabelului.

Un borderou creat poate fi modificat dacă nu are completată data trimiterii la poştă.

Cu clic pe numărul lui se deschide tabelul cu documentele care apar în borderou. Acesta


80 of 189

poate fi editat (schimbarea poziţiei documentelor prin schimbarea numarului ataşat) sau

listat. De asemenea se poate şterge un număr de documente de pe borderou selectând prin

bifare documentele dorite. Butoanele Bifeaza toate şi Debifeaza toate sunt ajutoare

pentru selectarea-deselectarea documentelor. Clic pe butonul Stergeti adresantii

selectati şterge efectiv documentele. Se vor şterge toţi adresanţii de pe acel document şi

se va re-ordona borderoul.

Clic pe butonul Grupare automata permite aranjarea destinatarilor identici sub acelaşi

număr.

Clic pe butonul Confirmare de primire permite listarea formularlelor de confirmare de

primire.

Se poate adăuga un document la borderou prin precizarea numărului si anului

documentului. Clic pe butonul Adauga face adăugarea dacă acest lucru este posibil.

Se poate adăuga un document care nu este înregistrat în CID la clic pe butonul

Adauga document extern CID prin completarea următoarele informaţii:

- Numarul documentului

- Adresant

- Tip expediere

Cu clic pe butonul Salveaza se adaugă în borderou documentul cu informaţiile

completate.

Clic pe butonul Listare borderou deschide o nouă fereastră din care borderoul se

poate tipări.


81 of 189


Descriere funcţională > Evidenţă retur Se afişează evidenţa retururilor.

Se selectează:

Documentul numărul,

Număr poştă,

Numar extern

anul

Dacă se completează mai multe câmpuri se face ȘI logic între ele. Clic pe butonul

Caută pentru raport. Rezultatul va fi afişat într-un tabel cu adresanţii pe documentul

căutat:

o Nr reg,

o Solicitant,

o Problema,

o Departament,

o Adresant,

o Cuprins,

o Tip retur,

o Data retur,

o Observaţii.

Clic pe butonul modifica de la fiecare adresant permite modificarea următoarelor

informaţii:

o Tip retur se alege din listă

o Data retur,

o Observaţii.

Există posibilitatea selectării mai multor adresanţi prin bifare individuală sau bifarea

Select/Deselect toate şi cu clic pe Retur in grup se marchează Tip retur, Data retur,

Observaţii.

Clic pe butonul Salveaza.


82 of 189


Descriere funcţională > Borderou retur R1. Borderou retur.


Data retur

Utilzator

Grupare pe serviciul si utilizatorul care a facut expedierea - dacă se bifează

atunci lista este ordonată după departament, user și data retur

din data, ora - pana in data, ora

Cu clic pe butonul Borderou zi se deschide o nouă fereastră în care se afişează în

format .pdf următoarele informaţii:

Nr. crt.

Nr. reg.

Solicitant

Cuprins

Adresant

Tip retur

Nr. poştă

Observaţii.

________________________________________

R2. Borderouri inregistrate in perioada.


Utilzator

Grupare pe serviciul si utilizatorul care a facut expedierea - dacă se bifează

atunci lista este ordonată după departament, user și data retur.

Data retur salvata in perioada:

din data, ora - pana in data, ora


83 of 189

Cu clic pe butonul Borderou perioada se deschide o nouă fereastră în care se

afişează în format .pdf următoarele informaţii:

Nr. crt.

Nr. reg.

Solicitant

Cuprins

Adresant

Tip retur

Nr. poştă

Data borderou

Data inreg

Observaţii.

Listele se pot tipări din browser.


84 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Introducere Opţiunea permite listarea diverselor situaţii, centralizări, statistici din datele

înregistrate. Pe titlul fiecărui raport existã semnul , cu clic pe el se afişează descrierea

raportului respectiv.

Meniul de Rapoarte este accesibil doar dacă în modulul de

administrare-utilizatori-grupuri este bifat dreptul 54 Rapoarte.

Rapoartele sunt grupate în categorii:

analitice, notate cu R şi numărul raportului;

statistice, notate cu S şi numărul raportului;

statistici management notate cu M şi numărul raportului.

Meniul Statistici management este accesibil doar dacă în modulul de

administrare-utilizatori-grupuri este bifat dreptul 56 Statistici management.

Listarea se face în modul următor:

clic pe numele raportului dorit;

într-o nouă pagină se vor afişa parametrii selectabili pentru listare.

Pe titlul fiecărui raport existã din nou semnul , cu clic pe el se afişează descrierea

raportului selectat.

După setarea parametrilor se dă clic pe butonul "Raport "şi apoi din meniul

browser-ului, clic pe butonul PRINT pentru listarea raportului;

Există cazuri în care raportul se poate face pe zi sau pe o perioadă cu butoanele

"Raport zi" şi "Raport perioada".

Observaţie: perioada aleasă trebuie să fie pentru acelaşi an, anul de la data

de început şi cel de la data de sfârşit trebuie sa fie aceiaşi, în caz contrar la data de

început se va considera 01 ianuarie şi anul de la data de sfârşit.


85 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > RG. Raport generic Raportul afișează starea documentelor, într-o anumită perioadă (în care s-au

înregistrat documentele).

Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.


Problema:

Departament, problema - se aleg din listă departamentul/problema pentru care

s-a înregistrat documentele. Pentru departament și/sau problema neselectate se

afișează toate;

Utilizator operare:

Departament, utilizator - se aleg din listă departamentul/utilizatorul care a operat

documentele. Pentru departament și/sau utilizator neselectate se afișează toate;

Categorie act - se alege din listă tipul de documentelor;

Mod rezolvare - se alege din listă modul de rezolvare al documentelor;

Tip expediere - se alege din listă modul de tipul de expediere al documentelor;

Utilizator efectiv (logat) - dacă se bifează, se afișează coloanele Utilizator efectiv

la operare și expediere. Se afișează numele utilizatorului autentificat (logat).

Afisare toate observatiile - dacă se bifează, se afișează toate observațiile

documentelor.

Perioada de inregistrare:

din data, ora - până în data, ora - perioada în care s-au înregistrat documentele.

Observație 1: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la

data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la

data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Observație 2: dacă este pusă bifa 38. Blocare afisare

CNP din administrare->configurari CID, apare CNP-ul sau CUI-ul solicitantului

în coloana CNP/CUI de lângă Solicitant.


86 of 189

Observație 3: dacă un document este operat de mai mulți utilizatori, în

raport apare doar prima operare.

Cu clic pe butonul "Raport excel" se generează un fișier excel care poate fi deschis,

salvat sau se poate anula operațiunea. Fișierul conține toate documentele înregistrate care

întrunesc criteriile de mai sus.


87 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R1. Modul de rezolvare al documentelor pe directii

Raportul afișează numărul de operări făcute de către departamentul selectat, total și

pe fiecare tip de rezolvare (operare), pentru ziua sau perioada selectată.


Parametrii selectabili pentru raport sunt:

departament - departamentul la care se află documentele. Dacă nu se selectează

un departament atunci vor fi afișate documentele din toate departamentele.

Raport pentru o anumită zi:

ziua - data pentru care se listează raportul;

clic pe butonul "Raport zi" deschide pagina cu raportul, de aici se poate lista.

Raport pentru o anumită perioadă:

din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de rezolvare a

documentelor.

Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data

de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la


clic pe butonul "Raport perioada" deschide pagina cu raportul, de aici se poate

lista.

Raportul conține:

Departament - departamentul la care se află documentele.

Total - numărul de operări făcute în ziua sau perioada setată.

Neoperate - numărul de documente neoperate sau în operare aflate la

departamentul respectiv.

Favorabil - numărul de documente operate ca rezolvate favorabil.

Nefavorabil - numărul de documente operate ca rezolvate nefavorabil.

Document - numărul de documente operate ca document.


88 of 189

Parţial - numărul de documente operate ca rezolvate parțial.

Intern - numărul de documente operate ca intern.

Anulate - numărul de documente anulate.


89 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R2. Modul de rezolvare al documentelor pe operatori

Similar cu Raportul 1 doar că aici e defalcat pe fiecare utilizator în parte.

Raportul afișează numărul de documente operate de către utilizatorul și

departamentul selectate, total și pe fiecare tip de rezolvare pentru o zi sau perioadă.



departament - departamentul la care se afla documentele. Dacă nu se selectează

un departament atunci vor fi afișate documentele din toate departamentele.

utilizator - utilizatorul la care se afla documentele. Dacă nu se selectează un anume

utilizator atunci raportul va conține modul de rezolvare al documentelor operate de

către toți utilizatorii din departamentul selectat.


ziua - data în care au fost operate documentele;



din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de rezolvare a

documentelor.





lista.

Raportul conține:

Operator - utilizatorul la care se afla documentele.

Total operări - numărul de operări făcute de utilizator în ziua sau perioada setată.

Neoperate - numărul de documente neoperate sau în operare la utilizatorul

respectiv.


90 of 189

Favorabil - numărul de documente operate ca rezolvate favorabil în ziua sau

perioada respectivă de către utilizator.






91 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R3. Raport inregistrari documente (la Registratura si CIC)

Raportul afișează lista documentelor înregistrate pentru parametrii selectați.



documente

toate - toate documentele înregistrate;

documente din oficiu intern - documentele care sunt din oficiu intern;

documente din oficiu extern - documentele care sunt din oficiu extern;

celelalte - documentele simple, care nu sunt din oficiu intern și nici din oficiu

extern.

Tip intrare - se alege din listă tipul de intrare al documentelor (ghiseu, posta, fax,

email si SEAP ) sau Toate.

departament - se selectează din lista departamentul care a înregistrat sau pentru

care s-a înregistrat.

cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

Utilizator - utilizatorul care a făcut înregistrarea.

autor efectiv - se bifează dacă utilizatorul este autorul efectiv al documentului.

ordonare dupa strada de amplasament - da, dacă se bifează

Se alege "documente înregistrate (de către) sau (pentru) departamentul ales" de

mai sus.

Documentele din oficiu interne/externe vor fi totdeauna cele înregistrate "de către"

departamentul selectat indiferent de aceasta alegere.

Dacă se alege "pentru" utilizatorul nu se mai selectează.

Include anulatele - se bifează dacă se dorește includerea în raport a documentelor

anulate.

departament - se selectează din listă departamentul pentru care s-a înregistrat.


92 of 189


Tip act - se selectează din listă.

Solicitant - persoana sau firma care a făcut solicitarea (poate fi și doar un fragment

din nume)


ziua - data în care a fost înregistrat documentul;

la acționarea butonului "Raport zi" se deschide o pagină cu toate documentele

înregistrate în ziua precizată, care întrunesc criteriile de mai sus; din această pagină

se poate lista raportul.

Conținutul raportului:

Nr - Număr curent

NrReg - Număr registru

Data - Data de înregistrare

Provenienta - Solicitantul.

Adresa

Cuprins

Term.rez - Termen de rezolvare

Curent - starea sau numele utilizatorului la care se află documentul.


din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrarea

documentelor.

Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la

data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz

contrar la data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de

sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide o pagină cu toate documentele

înregistrate în perioada "din data, ora- până în data, ora " care întrunesc criteriile de mai


93 of 189

sus, de unde se poate lista raportul.


Nr - Număr curent




Adresa

Cuprins

Term.rez - Termen de rezolvare


Cu clic pe butonul "Raport perioada nr. ext" se deschide o pagină cu toate

documentele înregistrate în perioada "din data, ora- până în data, ora " care întrunesc

criteriile de mai sus, de unde se poate lista raportul.


Nr - Număr curent



Nr ext./Data - Numărul extern al actului, dacă acesta există.


Observatii - Observația din momentul înregistrării documentului.


Cu clic pe butonul "Raport excel" se deschide un fișier excel. Fișierul conține toate

documentele înregistrate în perioada "din data - până în data " care întrunesc criteriile de

mai sus.


Nr. - Număr curent

NrReg. - Număr registru


94 of 189



Adresa -

Email -

Cuprins -

Term. Rez. - Termen de rezolvare

Observatii - Observația din momentul înregistrării documentului.

Curent - starea sau numele utilizatorului la care se află documentul

Se completează nr. crt. incepe cu și cu clic pe butonul "Registru intrări ieșiri" se

va afișa o pagină care conține toate documentele înregistrate în perioada selectată și care

întrunesc criteriile de mai sus, de unde putem lista raportul. Pentru perioade de timp mai

mari numărul de documente poate fi foarte mare și raportul o să dureze mult. Din acest

motiv s-a introdus posibilitatea listării raportului din bucăți, pe mai multe intervale și

specificând un număr curent în continuarea celui precedent.

Acest raport poate fi împărțit pe tipuri de documente prin simpla alegere a altui tip de

document.


Nr crt - Număr curent

Nr inreg/Data inreg - Număr registru/Data de înregistrare

Nr/Data act extern - Numărul extern al actului, dacă acesta există.

Solicitant

Departament - Departamentul celui care a răspuns.

Dacă au răspuns mai mulți este ultimul care a răspuns.

Dacă nu a răspuns nimeni este departamentul la care se află documentul curent.

Dacă documentul se află la mai mulți atunci este departamentul ultimului utilizator

(în ordinea selectării).

Problema

Răspuns

Data răspuns


95 of 189

Cu clic pe butonul "Raport intrari iesiri 2" se deschide o pagină cu toate

documentele înregistrate în perioada "din data, ora- până în data, ora " care întrunesc

criteriile de mai sus, de unde se poate lista raportul.


NrReg - Număr registru;

Data - Data de înregistrare;

Provenienta - Solicitantul;

Adresa

Cuprins

Mod rezolvare - modul de rezolvare;

Utilizator curent - numele utilizatorului la care se află documentul.

Dacă Departamentul nu a fost setat atunci în raport apar documentele care au fost

înregistrate de către toate departamentele din instituție în ziua sau perioada setată.

Dacă este setat doar Departamentul atunci în raport apar documentele care au fost

înregistrate de toți utilizatorii din acel departament.


96 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R4. Documente intrate la un anumit nivel din organigrama

Raportul listează documentele înregistrate în perioada selectată și intrate (inclusiv

cele primite de la alt departament) la un anume departament și utilizator.



Departament - departamentul care a primit documentele. Dacă nu se alege se face

gruparea pe departamente.


Utilizator - utilizatorul de la departamentul selectat mai sus. Dacă nu se selectează

departament sau utilizator se considera toate/toți.

Aparitie unica a documentelor: dacă se bifează atunci documentele apar o

singură dată chiar dacă au trecut de mai multe ori pe la departamentul/utilizatorul

selectat. Dacă sunt mai multe apariții se afișează prima.

Mapa - se selectează din listă.

din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrarea

documentelor.




Clic pe butonul "Raport " deschide pagina cu raportul, de aici se poate lista.

Raportul conține:

Nr - număr curent.

NrReg- număr registru.

Data inreg. - data înregistrării.

Data intrare - data intrării la departament.


97 of 189

Provenienţa - solicitantul.

Adresa.

Cuprins.

Term.rez - Termen de rezolvare.


98 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R5. Modul de rezolvare al documentelor in functie de tipul actului

Raportul afișează pentru fiecare tip de document numărul total de operări, numărul

de documente neoperate și numărul de rezoluții (moduri de rezolvare) pe tipuri.



departament - departamentul care a operat documentele;

utilizator - utilizatorul care a operat documentele;

Dacă Departamentul nu a fost setat atunci în raport va apare modul de rezolvare al

documentelor operate la toate departamentele din instituție în ziua sau perioada setată.

Dacă nu este setat Utilizator atunci raportul va conține modul de rezolvare al

documentelor operate de către toți utilizatorii din departamentul selectat.


ziua- data în care au fost înregistrate documentele;

la acționarea butonului "Raport zi" se va deschide o pagină cu modul de rezolvare al

documentelor înregistrate în ziua respectivă, operate de către utilizatorul ales. Din

această pagină se poate lista raportul.


din data, ora- până în data, ora - se referă la perioada de înregistrarea

documentelor.




la acționarea butonului "Raport perioada "se deschide o pagină cu modul de

rezolvare al documentelor înregistrate în perioada "din data, ora - până în data, ora "

operate de către utilizatorul ales. Din această pagină se poate lista raportul.

Raportul conține:

Tip document - tipul documentelor operate (ex: cerere).


99 of 189

Total operări - numărul de operări făcute pe acest tip de document în ziua sau

perioada setată.

Neoperate - numărul de documente neoperate sau în operare de tipul respectiv.

Favorabil - numărul de documente de tipul respectiv, operate ca rezolvate favorabil

în ziua sau perioada setată.






100 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R6. Documente neoperate aflate la un nivel din organigrama

Raportul conține documentele neoperate la momentul listării care respectă opțiunile

selectate.



departament - departamentul unde se află documentul în operare;

utilizator - utilizatorul la care se află documentul în operare;

anul - anul de înregistrare al documentelor;

Implicit la departament/utilizator înregistrare este departamentul/utilizatorul curent.

Dacă Departamentul nu a fost setat atunci în raport vor apare documentele

neoperate aflate la toate departamentele din instituție la data curentă înregistrate de către

departament înregistrare sau utilizator înregistrare.

Dacă este setat doar Departamentul atunci în raport vor apare documentele

neoperate aflate la toți utilizatorii din acel departament la data curentă.

La acţionarea butonului "Raport"se deschide o pagină cu toate documentele

neoperate care întrunesc criteriile de mai sus, de unde se poate lista raportul.

Raportul conține:

Nr - număr curent

NrReg- numărul de înregistrare al documentului

Data - data la care a fost înregistrat documentul

Nr zile rămase - numărul de zile rămase până la expirarea documentului

Provenienţa - numele persoanei sau denumirea firmei care a înregistrat

documentul

Adresa - adresa persoanei sau firmei

Cuprins - cuprinsul documentului

Mod rez - modul de rezolvare al documentului


101 of 189

Curent - persoana la care se află documentul (dacă nu este selectat

departamentul).


102 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R7. Documente operate si neoperate aflate la un nivel din organigrama

Raportul conține documentele aflate la un anumit nivel din organigramă la data

curentă.



departament - departamentul unde se află documentul;

utilizator - utilizatorul la care se află documentul;

anul - anul de înregistrare al documentelor







La acţionarea butonului "Raport" se deschide o pagină cu toate documentele aflate

la un anumit nivel din organigramă la data curentă care întrunesc criteriile de mai sus, de

unde se poate lista raportul.

Raportul conține:

Nr - număr curent.

NrReg - numărul de înregistrare al documentului.

Data - data la care a fost înregistrat documentul.


documentul.

Adresa - adresa persoanei sau firmei.

Cuprins - cuprinsul documentului.

Mod rez - modul de rezolvare al documentului.


103 of 189


departamentul).


104 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R8. Documente expirate aflate la un nivel din organigrama

Raportul conține documentele expirate aflate la un anumit nivel din organigramă la

data curentă.



departament - departamentul unde se află documentele expirate;

utilizator - utilizatorul la care se află documentele expirate;

anul - anul de înregistrare al documentelor







La acționarea butonului "Raport"se deschide o pagină cu toate documentele aflate la

un anumit nivel din organigramă la data curentă care întrunesc criteriile de mai sus, de


Raportul conține:

Nr - număr curent.

NrReg- numărul de înregistrare a documentului.


Nr zile de la expirare - numărul de zile de când documentul a expirat.

Proveniența - numele persoanei sau denumirea firmei care a înregistrat

documentul (solicitantul).



Mod rez - modul de rezolvare al documentului.


105 of 189


departamentul).


106 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R9. Numar documente primite de un nivel din organigrama

Raportul conține numărul de documente primite la un nivel din organigrama pentru

opțiunile selectate.



destinatar - departamentul care a primit documentele;

utilizator - utilizatorul care a primit documentele;


ziua- data în care au fost primite documentele;

clic pe butonul "Raport număr" se deschide o pagină cu numărul documentelor

primite în "ziua" respectivă de către departament/utilizatorul; din această pagină se

poate lista raportul.

clic pe butonul "Raport zi" se deschide o pagină cu documentele primite în "ziua"

respectivă de către departament/utilizatorul; din această pagină se poate lista

raportul.

Raportul conține:

Nr. Crt. - număr curent.

Nr. doc.- numărul de înregistrare a documentului.

Data doc. - data la care a fost înregistrat documentul.

Data primirii - documentului.

Persoana de la care a venit - numele persoanei de la care a venit documentul.

Stare document - starea documentului.



107 of 189

din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada când s-au primit

documentele.


data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar

la data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Clic pe butonul "Raport număr perioada" deschide o pagina cu numărul

documentelor primite în perioada "din data, ora - până în data, ora " de către

departament/utilizatorul. Din această pagină se poate lista raportul.

Clic pe butonul "Raport perioada" deschide o pagină cu documentele primite în

perioada "din data, ora - până în data, ora " de către departament/utilizatorul. Din această

pagină se poate lista raportul.

"Raport număr" și "Raport număr perioada" afișează doar numărul documentelor iar

butoanele "Raport zi" şi "Raport perioada" afișează documentele.

În cazul în care se alege un singur utilizator se va afișa un tabel cu toate

documentele pe care utilizatorul le-a primit de la alți utilizatori (prin trimitere sau operare)

nu și pe cele care le-a înregistrat.

Dacă se alege un departament întreg atunci se va afișa pentru fiecare utilizator din

departament câte un tabel cu documentele primite.

Un document poate apărea de mai multe ori dacă utilizatorul le-a primit de la mai

mulți utilizatori (prin trimitere sau operare).


108 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R10. Inregistrari documente de un anumit tip

Raportul conține documentele înregistrate pentru opțiunile selectate.



Serviciul - serviciul pentru care s-a înregistrat documentul; Se poate bifa "și

subordonate". Este obligatorie selectarea unui serviciu sau tipact - TOATE -.

Tip act/Problema - se selectează din lista documentelor serviciului selectat mai

sus. Pot exista documente nelegate de un serviciu. Este obligatorie selectarea unui

anume tip de act, se alege din lista - TOATE - sau un tip de act specificat.

Cuprins - se poate selecta după cuprins.

Departament - care a înregistrat documentul. Se selectează din lista pentru a putea

selecta apoi Utilizatorul.

Cu subdepartamentele lui - se poate selecta prin bifare.

Utilizator - cel care a înregistrat documentul, se selecteaza din lista.

autor efectiv - se bifează pentru a selecta doar documentele create de către

utilizatorul selectat, elimină situaţia în care un utilizator a înregistrat documente în

numele altuia.

ordonare dupa strada de amplasament - dacă este bifată opțiunea atunci în

tabel pe raport vor apărea și coloanele Localitatea, Strada, Număr.


ziua- data în care au fost înregistrate documentele documentele;

la acţionarea butonului Raport zi se va deschide o pagină cu numărul documentelor

primite în 'ziua' respectivă de către departament/utilizator. Din această pagină se

poate tipări raportul.

Raportul conține:

NrReg - numărul documentului.


109 of 189

Data - data documentului.

Solicitant - cel care a depus cererea.

Adresant - la cine a fost expediat documentul.

Data exped. - data expedierii documentului.



din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrare a

documentelor.




Cu clic pe butonul "Raport perioada" se afişează raportul care se poate lista.

Raportul conține:

Nr. - număr curent.

NrReg - numărul documentului.


Solicitant - cel care a depus cererea.

Adresa solicitant - din nomenclatorul de persoane fizice sau juridice.

Adresant - la cine a fost expediat documentul.

Data exped. - data expedierii documentului.


Cu clic pe butonul "Raport excel" se generează un fișier excel care poate fi deschis,

salvat sau se poate anula operațiunea. Fișierul conține toate documentele înregistrate care

întrunesc criteriile de mai sus.

Raportul conține:

Nr. - număr curent.

NrReg. - numărul documentului.


110 of 189


Provenienţa - cel care a depus cererea.

Adresa - din nomenclatorul de persoane fizice sau juridice.


Term. Rez. - termen de rezolvare.


111 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R11. Situatie solicitari documente in functie de tipul actului

Raportul conține numărul de documente pe tipuri înregistrate (primite) de catre

departamentul/utilizatorul selectat.



Departament - departamentul care a înregistrat/primit documentele;

Utilizator - cel care a înregistrat/primit documentul;

Raport detaliat pe cuprins - cu bifa pusă se detaliază documentele în funcție de

tip act/problemă și cuprins. Cu bifa nepusă se ține cont doar de tip act/problema.


ziua - data în care au fost primite documentele.

la acționarea butonului "Raport zi" se deschide o pagină cu numărul documentelor

primite în "ziua" respectivă de către departament/utilizator. Din această pagină se

poate lista raportul.


din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrare sau

primire a documentelor.




Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide o pagină cu numărul

documentelor înregistrate, primite în perioada "din data, ora - până în data, ora " de către

departament/utilizator. Din această pagină se poate lista raportul.

Raportul conține:

Nr - număr curent.

Tip document/cuprins - tipul și conținutul documentului.

Total - numărul de documente.


112 of 189


113 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R12. Scadentar pe un anumit departament cu subdepartamente

Raportul conține lista documentelor expirate până la data și pentru opțiunile

selectate.



Documente înregistrate în anul: - se alege din listă.

aflate la departamentul: - se alege din listă

cu subdepartamentele lui - dacă se bifează, la Tip act apar și tip-urile de act de

la subdepartamentele departamentului ales.


Utilizator - se alege din listă.

care expira până la data:

Interval Scadentar - dacă se bifează se poate selecta o perioadă de început şi o

perioadă de sfârşit. Data de la care expira pana la data se va ignora.

Clic pe butonul "Raport" generează raportul.

Raportul conține:

Nr. crt. - număr curent.

Nr. inreg - numărul de înregistrare.

Data inreg - data înregistrării documentului.

Problema - tipul documentului.

Utilizator


114 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R13. Raport documente inregistrate (primite) la un anumit utilizator intr-o anumita perioada

Raportul conține lista documentelor care au trecut pe la utilizatorul selectat în

perioada selectată (se referă la perioada de înregistrare (intrare) a documentelor).



din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrare (intrare) a

documetelor.

Nume consilier - se alege din lista utilizatorilor sau toți dacă nu se selectează.

Solicitant - persoana sau firma care a făcut solicitarea (poate fi și doar un fragment

din nume)

Gruparea datelor pe problema: se poate bifa

Cu clic pe butonul "Raport" generează lista care se poate tipări.

Raportul conține:


Solicitant - persoana sau firma care a făcut solicitarea.

Data - depunerii.

Nr. document - numărul documentului.

Problema/tip act - tipul documentului.

Stadiul - documentului.

Termen - de rezolvare.

nr. de file - al documentului.


115 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R14. Raport documente aflate in operare la un anumit utilizator in ziua curenta

Raportul conține lista documentelor aflate în operare la un anumit utilizator în ziua

curentă.


Parametrii selectabili:

Nume consilier: - se selectează din lista numele consilierului (utilizatorului).

Clic pe butonul "Raport" generează raportul.

Raportul conține:


Nume persoana care a depus - persoana sau firma care a depus documentul.

Data - depunerii.

Nr. document - numărul documentului.

Problema/tip act - tipul documentului.

Stadiul - documentului.

Termen - de rezolvare.

Nr. de file - al documentului.


116 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R15. Raport documente trimise la semnat

Raportul conține lista documentelor trimise la semnat într-o anumită perioadă (când

s-a trimis la semnat).



Nume inspector: - utilizatorul care a trimis documentele la semnat.


ziua - data trimiterii la semnat.

Cu clic pe butonul "Raport zi" se a deschide o pagină cu lista documentelor trimise

la semnat. Din această pagină se poate tipări raportul.


din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada când s-a trimis la semnat.




Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide o pagina cu lista documentelor

trimise la semnat în perioada selectată. Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:


Nr. doc - numărul documentului.

Data inreg. - data depunerii.

Inspector - utilizator

Problema/tip act .

Adresa amplasament

Data trimiterii la semnat.


117 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R16. Situatie inregistrari documente pentru un anumit serviciu

Raportul conține numărul de documente de un anumit tip (problema) înregistrate

pentru un anumit serviciu (indiferent cum sunt rezolvate).



Serviciu: - se alege din listă serviciul pentru care s-a înregistrat,

Cu subdepartamentele lui - se poate bifa.


ziua - data înregistrării.

Cu clic pe butonul "Raport zi" se deschide o pagină cu lista documentelor

înregistrate grupate pe tipuri de acte. Din această pagină se poate tipări raportul.



documentelor.Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același

an, anul de la data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același,

în caz contrar la data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data

de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide o pagină cu lista

documentelor înregistrate, grupate pe tipuri de acte, pentru perioada selectată. Din

această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:


Problema/Tip act - tipul documentului.

Nr. doc. - număr de documente.

Observație: Dacă este pusă bifa cu supdepartamentele lui, raportul va

conține numărul de documente detaliat pentru fiecare departament.


118 of 189

Total documente


119 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R17. Situatie documente care au trecut pe la un anumit serviciu

Raportul conține un tabel sub forma problema/tip act și total documente de tipul

respectiv (suma documentelor trecute pe la serviciul ales grupate pe tipuri).



Serviciu: - se alege din listă serviciul pe la care a trecut documentelor. Este

obligatorie selectarea unui serviciu.

Cu subdepartamentele lui - se poate bifa

Utilizator: - Dacă se alege un utilizator se va face raportul doar pentru utilizatorul

respectiv.

Dacă nu se alege un utilizator atunci se face lista pentru tot serviciul selectat.



Cu clic pe butonul "Raport zi" se deschide o pagină cu lista documentelor care au

trecut pe la serviciul selectat, grupate pe tipuri de acte. Din această pagină se poate tipări

raportul.


din data, ora - până în data, ora -




Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide o pagină cu lista documentelor

care au trecut pe la serviciul selectat, grupate pe tipuri de acte, pentru perioada selectată.

Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:



120 of 189



Total documente - numărul total de documente.


121 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R18. Flux automat documente Raportul conține toate tipurile de acte care au flux automat.



Serviciu: - se alege din lista departamentul pentru care exista flux automat. Dacă

nu se selectează un departament atunci se listează fluxurile tuturor departamentelor.

Cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

Toate documentele sau Doar documentele folosite - documentele folosite sunt

cele care au bifat Exista în modulul de administrare la tip document/problema.

Cu clic pe butonul "Raport flux" se deschide o pagină cu lista documentelor care au

flux automat, pentru parametrii selectaţi. Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:

departamentul

tipul de act

departamentul si utilizatorii pe la care trec documentele.


122 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R19. Reavizari persoane Raportul conține documentele trimise de mai multe ori (reavizări) din impozite către

o persoană la care se regăsește în observații (din momentul înregistrării returului) textul

precizat ca și cuvânt cheie.



Cuvant cheie in observatii - un text (fragment de cuvânt, un cuvânt sau mai

multe) după care se face căutarea, de exemplu "dec", "decedat", "mutat", "nec",

"necunoscut", "dest nec" etc.

din data, ora - până în data, ora - se refera la perioada de înregistrare a

documentelor. Observație: perioada aleasă poate cuprinde mai mulţi

ani, dar atunci raportul poate dura mai mult.


reavizărilor.


Raportul conține:

Nr. crt.

Nume persoana reavizată

Localitatea persoanei reavizate

Adresa persoanei reavizate

User - utilizatorul care a trimis reavizarea

Data reavizării

Nr. doc. - documentul de reavizare

Observatii


123 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R20. Persoane pe tip act Raportul conține lista persoanelor pe tipul de act selectat, care au înregistrat

documente în perioada selectată (în care s-au înregistrat documetele).



Departament - se selectează din listă departamentul pentru care s-a înregistrat

documentele.


Tip act - Se selectează din lista actelor atașate departamentului selectat mai sus.

Dacă nu se selectează departament sau tip act se consideră toate.

Include anulatele - se bifează dacă se doreşte includerea în raport a documentelor

anulate.


documentelor.





persoanelor.


Raportul conține:

Nr. crt.

Nume/prenume persoana

Adresa persoanei

Ocupatia

Serie/NR CI


124 of 189

CNP

Telefon

Cu clic pe butonul "Raport excel" se generează raportul în format XLS. Fișierul

generat se poate deschide (Open) sau salva local (Save). Pentru a deschide fișierul aveți

nevoie de un program potrivit (MS Excel, OpenOffice etc.)


Nr. crt.


Adresa persoanei

Ocupatia

Serie/NR CI

CNP

Telefon

Cu clic pe butonul "Raport alegeri locale" se generează raportul în format XLS.

Fișierul generat se poate deschide (Open) sau salva local (Save). Pentru a deschide fișierul

aveți nevoie de un program potrivit (MS Excel, OpenOffice etc.)


Nr. crt.

Sectia de votare - coloană goală ce se va completa manual

Nume/prenume

CNP

Domiciliul

Studii / Ocupatia

Loc de munca

Nr. telefon


125 of 189

Serie / Nr CI

Semnatura de acceptare

Cu clic pe butonul "Raport alegeri generale" se generează raportul în format XLS.

Fișierul generat se poate deschide (Open) sau salva local (Save). Pentru a deschide fișierul

aveți nevoie de un program potrivit (MS Excel, OpenOffice etc.)


Nr. crt.

Nume, prenume

CNP

Validare CNP - coloană goală ce se va completa manual

Domiciliul

Telefon / email

Loc de munca

Profesia

Studii

Functie Pes/Vice

Nr. sectie de votare - coloană goală ce se va completa manual

Cu clic pe butonul "Raport alegeri europarlamentare" se generează raportul în

format XLS. Fișierul generat se poate deschide (Open) sau salva local (Save). Pentru a

deschide fișierul aveți nevoie de un program potrivit (MS Excel, OpenOffice etc.)


Nr. crt.

Nume

Prenume

CNP


126 of 189

Adresa de domiciliu (conform actului de identitate)

Scrutine la care a mai fost presedinte sau loctiitor (tip si data)

Program de instruire organizat de AEP (data si locul)

Specialitatea studiilor absolvite si/sau nivelul lor

Ocupatia

Telefon

Email

Cu clic pe butonul "Export DBF" se generează raportul în format DBF. Fișierul

generat se poate deschide (Open) sau salva local (Save). Pentru a deschide fișierul aveți

nevoie de un program potrivit (MS FoxPro, MS Excel, OpenOffice etc.)


Nr. crt.


Adresa persoanei

Ocupatia

Serie/NR CI

CNP

Telefon


127 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R21. Intrări-ieșiri Raportul conține lista documentelor care au intrat și au ieșit de la utilizatorul selectat

în perioada selectata (perioada în care au intrat/ieșit documentele).

Cu clic pe semnul de pe titlu se afişează descrierea raportului.


Departament - se selectează din listă. Este obligatorie selectarea unui

departament.

Utilizator - Se selectează din lista utilizatorilor departamentului selectat mai sus.

Este obligatorie selectarea unui utilizator.

din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de intrare/ieșire a

documentelor.




Cu clic pe butonul "Raport" se deschide o pagină cu raportul generat.


Raportul are doua părți, documentele intrate la utilizatorul ales și respectiv

documentele ieșite de la utilizatorul ales.

Raportul conține doua tabele:

Documente intrate:

Nr. - numărul curent;

De la utilizator: utilizatorul de la care a venit documentul;

NrReg - numărul din registrul general;

Data Inreg - data la care a fost înregistrat documentul;

Nr ext/Data - numărul și data externă;

Solicitant - solicitantul documentului;

Problema - problema pentru care s-a înregistrat documentul;


128 of 189

Cuprins -

NrFile - numărul de file;

Documente ieșite:

Nr. - numărul curent;

NrReg - numărul din registrul general;

Data Inreg - data la care a fost înregistrat documentul;

Nr ext/Data - numărul și data externă;

Solicitant - solicitantul documentului;

Problema - problema pentru care s-a înregistrat documentul;

Cuprins -

NrFile - numărul de file;

Trimis la utilizator - utilizatorul la care a fost trimis documentul;

Utilizator curent - utilizatorul la care se afla documentul acum (daca este la un

singur utilizator atunci este numele utilizatorului iar daca este la mai multi utilizatori

atunci este textul `la mai multi`).


129 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R22. Modul de rezolvare al documentelor pe direcții (apariție unică a unui document)

Raportul afișează starea documentelor pentru departamentul selectat, total și pe

fiecare tip de rezolvare (operare), pentru documentele primite in ziua sau perioada

selectată. Un document apare o singură dată. Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează

descrierea raportului.


departament - se alege din listă. Dacă nu se selectează un departament atunci vor

fi afişate documentele din toate departamentele.

Afișare cu detalii - dacă se bifează, în raportul generat apar detaliile documentelor.


ziua - data pentru care se listează raportul;



din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de primire a

documentelor.





lista.

Raportul conține:

Departament - departamentul la care se află documentele.

Total - numărul de operări făcute în ziua sau perioada setată.

Neoperate - numărul de documente neoperate sau în operare aflate la

departamentul respectiv.

Favorabil - numărul de documente operate ca rezolvate favorabil.


130 of 189




Anulate - numărul de documente anulate.

Expirate - numărul de documente expirate.

Daca este pusa bifa Afișare cu detalii raportul va contine pentru fiecare tip de operare

urmatoarele:

Nr. Crt. - numărul curent,

Nr. Document - numar registru,

Data Inregistrarii - data la care a fost înregistrat documentul,

Tip act - tipul documentului,

Data operarii - data la care s-a operat documentul.

Observații:

- documentele primite în perioada selectată și operate în afara perioadei se

marchează ca fiind neoperate.

- documentele operate parțial se marchează ca fiind neoperate.

- documentele trimise la mai mulți utilizatori se marchează ca fiind operate

doar atunci când sunt operate de toți utilizatorii.


131 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R23. Documente inregistrate de catre un departament

Raportul conține numărul de documente de un anumit tip înregistrate de catre un

anumit serviciu și utilizator in perioada selectata (în care s-au înregistrat documetele).



Serviciu: - se alege din listă serviciul care a înregistrat documentul. Dacă ramâne

necompletat se iau toate.

Utilizator - se alege din listă. Dacă ramâne necompletat se iau toți.



Cu clic pe butonul "Raport zi" se deschide o pagină cu lista documentelor

înregistrate grupate pe tipuri de acte. Din această pagină se poate tipări raportul.



documentelor.




Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide o pagină cu lista documentelor

înregistrate, grupate pe tipuri de acte, pentru perioada selectată. Din această pagină se

poate tipări raportul.

Raportul conține:





132 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R24. Documente expirate aflate in operare la un nivel din organigrama

Raportul conține documentele expirate aflate în operare la un anumit nivel din

organigramă la data curentă.

Diferența față de raportul R8 este că în R24 se afișează și documente trimise la mai

mulți operate de utilizatorul selectat dar expirate pentru că nu sunt operate de către toți.

iar in R8 se afișează doar documentele aflate in operare la utilizatorul selectat și expirate.



departament - departamentul unde se află documentele expirate;

utilizator - utilizatorul la care se află documentele expirate;

anul - anul de înregistrare al documentelor;







La acționarea butonului "Raport "se deschide o pagină cu toate documentele aflate

la un anumit nivel din organigramă la data curentă care întrunesc criteriile de mai sus, de


Raportul conține:

Nr crt - număr curent.

NrReg - numărul de înregistrare a documentului.




documentul (solicitantul).


133 of 189




134 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R25. Starea documentelor Raportul afişează starea documentelor (finalizate in termenul de rezolvare, finalizate

dupa termen, nefinalizate), într-o anumită perioadă (în care s-au înregistrat documentele).




s-a înregistrat documentele. Pentru departament și/sau problema neselectate se

afișează toate.

Departament, utilizator - se aleg din listă departamentul/utilizatorul care a

înregistrat documentele. Pentru departament și/sau utilizator neselectate se

afișează toate.

doar expiratele - dacă este bifată raportul va conține două tabele: starea

documentelor finalizate după termen și starea documentelor nefinalizate.


Observație: perioada selectată poate să cuprindă ani diferiți.

Clic pe butonul "Raport " se deschide pagina cu raportul de unde acesta se poate

tipări.

Raportul conține trei tabele:

1. Starea documentelor finalizare în termen:


Nr / Data document -

Departament/Problema - departamentul și problema.

Data expirare - data la care expiră documentul.

Data operare - data la care s-a operat documentul.

Utilizator operare - utilizatorul care a operat documentul.

2. Starea documentelor finalizare după termen:


135 of 189


Nr / Data document - numărul și data înregistrării documentului.



Data operare - data la care s-a operat documentul.

Utilizator operare - utilizatorul care a operat documentul.

Data trimiterii la semnat - data la care documentul a fost trimis la

semnat.

Timp la semnat zz oo:mm: ss (lucratoare) - timpul scurs din momentul

trimiterii la semnat până când documentul a fost operat.

Data solicitare/revenire completare acte - data la care s-a solicitat

completare / revenire acte.

3. Starea documentelor nefinalizate:


Nr / Data document - numărul și data înregistrării documentului.



Data operare - necompletat deoarece documentele nu sunt finalizate.

Utilizator curent - utilizatorul la care se găsește documentul.

Data trimiterii la semnat - data la care documentul a fost trimis la

semnat.

Data solicitare/revenire completare acte - data la care s-a solicitat

completare / revenire acte.


136 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R26. Registru intrari/iesiri Raportul afișează lista documentelor înregistrate în perioada selectată.






tipări.

Raportul conține:

Nr. - numărul curent.

Nr. inreg/Data inreg. - numărul și data înregistrării documentului.

Nr./Data act extern - numărul și data emitentului.

Solicitant - solicitantul.

Departament - departamentul pentru care s-a facut înregistrarea (pentru

documente simple), respectiv emitentul (pentru documente din oficiu intern/extern).

Dacă nu este pusă bifa 7.Tip act sunt legate de departament, atunci se pune

departamentul celui care a înregistrat documentul pentru documente simple.

Cuprins -

Raspuns - răspunsul din momentul operării.

Data raspuns - data la care s-a operat documentul.

Observație: Răspunsul apare doar dacă documentul nu este trimis la mai

mulți utilizatori și este operat final. În cazul în care documentul este operat parțial

apare doar data operării nu si raspunsul, iar în cazul în care documentul este trimis

la mai mulți utilizatori nu apare nici data nici raspunsul.


137 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R27. Inregistrari amenzi Raportul afișează starea amenzilor (luate în debit, achitate în 48 de ore, returnate și

în operare) pe departamentul și tipul problemei alese, într-o anumită perioadă (în care

s-au înregistrat documentele).




s-au înregistrat documentele. Este obligatorie selectarea departamentului și a

problemei.

Tip act - Se selectează din lista actelor atașate departamentului selectat mai sus.





tipări.

Raportul conține patru tabele:

1. Luate in debit - documentele care au la operare răspunsul Luat in debit!.

2. Achitat in 48 de ore - documentele care au la operare răspunsul Incasat in 48 de

ore!.

3. Returnate - documentele care au la operare răspunsul diferit de Luat in

debit! și Incasat in 48 de ore!.

4. In operare - documentele care nu sunt operate.

Pentru fiecare tabel se afișează:


Nr. inreg / Data inreg. - numărul și data înregistrării documentului.

Solicitant- persoana sau firma care a făcut solicitarea.


138 of 189

Cuprins -

User curent - utilizatorul la care se află documentul.

La sfârșit se afișează totalurile:

Total luate in debit -

Total achitate in 48 de ore -

Total returnate -

Total in operare -

Total general -


139 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > R28. Documente expirate provenite din ePetitii

Raportul conține documentele expirate provenite din ePetitii aflate la un anumit nivel din organigramă in perioada selectată. Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.


Departament - se alege din listă departamentul.

Utilizator - Se selectează din lista actelor atașate departamentului selectat mai sus.


Categorie - se alege categoria de petitiei

Din data: - Pana in data - perioada de înregistrare a documentelor

Dacă Departamentul nu a fost setat atunci în raport vor aparea documentele epirate

aflate la toate departamentele.


neoperate aflate la toți utilizatorii din acel departament.

La acţionarea butonului "Raport"se deschide o pagină cu toate documentele expirate

provenite din ePetiţii care întrunesc criteriile de mai sus, de unde se poate lista raportul.

Raportul conține:

Nr - număr curent

NrReg / Data inreg. - numărul de înregistrare şi data documentului.

Nr. ePetitii - numărul de înregistrare în aplicaţia ePetiţii.


Proveniența - numele persoanei sau denumirea (solicitantul).



Mod rezolvare - modul de rezolvare al documentului.

Utilizator Curent - persoana la care se află documentul.


140 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S1. Media pe luna a intrarilor

Raportul afișează numărul de documente înregistrate pentru departamentul selectat

(sau toate) din perioada selectată, pe fiecare lună, precum și media lunară a perioadei. Se

numără doar documentele simple, fără documentele din oficiu intern și oficiu extern.



Departamentul: - se alege din listă departamentul de la tip act. Dacă nu se

selectează un anumit departament se face statistica pentru toate departamentele.

Cu subdepartamentele lui - se bifează.

Include anulatele - dacă se bifează.



documentelor.Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același

an, anul de la data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același,

în caz contrar la data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data

de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se v deschide pagina cu numărul de

documente pe fiecare luna pentru departamentul selectat (sau toate) din perioada

selectată, precum şi media lunară a perioadei. Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:


Luna -

Număr documente - numărul de documente pe luna respectivă.

media lunară - pentru perioada selectată.


141 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S2. Documente cu termenul de rezolvare depasit

Raportul afișează procentual numărul de documente cu termenul depășit din totalul

de documente, pentru departamentul selectat (sau toate) din perioada selectată (în care

s-au înregistrat documentele).



Departamentul: - se alege din listă departamentul care a înregistrat documentele.

Dacă nu se selectează un anumit departament se face statistica pentru toate

departamentele.





documentelor.




Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina care afișează procentual

numărul de documente cu termenul depășit din total documente, pentru departamentul

selectat (sau toate) din perioada selectată. Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:

Raportul afișează procentual numărul de documente cu termenul depășit din total

documente, pentru departamentul selectat (sau toate) din perioada selectată.

În categoria expirate intră toate documentele înregistrate în perioada selectată, la

departamentul selectat (sau toate) care:

au fost operate după expirarea termenului de rezolvare.

nu au fost operate încă dar deja au expirat (chiar dacă se vor opera pe viitor sunt

deja expirate).


142 of 189


143 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S3. Intrari pe tipuri de documente

Raportul afișează numărul de documente înregistrate pentru departamentul selectat

pe tipuri (din oficiu intern, din oficiu extern, simple poștă, simple ghișeu) și numărul total

de documente înregistrate, inclusiv cele venite din modulul de Urbanism, dacă se folosește.




documentelor.




Cu clic pe butonul Raport detaliat pentru toate direcțiile se afișează numărul de

documente înregistrate pe fiecare tip pentru toate direcțiile (conform configurărilor din

modulul de administrare: utilizatori-departamente, departamentele marcate ca "direcţii"

din care se exclud subdepartamentele marcate cu "exclude direcţie". Din această

pagină se poate tipări raportul.

Departamentul: - se alege din listă departamentul pentru care s-au inregistrat

documentele. Bifa cu subdepartamentele lui include și subdepartamentele. Dacă nu

se selectează un anumit departament se face statistica pentru toate departamentele.



Se selectează documentele înregistrate:

pentru departamentul selectat (sau toate) din perioada selectată în cazul

documentelor simple şi

la departamentul selectat (sau toate) din perioada selectată în cazul

documentelor din oficiu interne şi externe.

Clic pe butonul "Raport pe departament" afişează raportul.


144 of 189

Raportul conține:


Tip documente - Din oficiu intern, Din oficiu extern, Documente simple pe fiecare

tip intrare, Total simple si Total.

Număr documente - numărul de documente.


145 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S4. Evidenta documentelor expediate

Raportul afișează toate documentele expediate grupate pe tipul de expediere în

perioada selectată (când s-au expediat documetele).

Dacă un document este expediat de mai multe ori el va fi calculat de mai multe ori,

deci numărul total de documente expediate poate fi mai mare decât numărul total de

documente existente în registru.



Departamentul: - se alege din listă departamentul care a expediat documentele.


departamentele.

cu subdepartamentele lui - bifat pentru a include și subdepartamentele.



din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada cnd s-au expediat

documentele




Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide o pagină cu toate

documentele expediate grupate pe tipul de expediere pentru departamentul selectat

(sau toate) din perioada selectată. Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:


Tip expediere - colet, confirmare de primire, direct, fax, mail, poștă secretă,

notificare telefon, SMS, SEAP, recomandat, simplu poștă, străinatate și Total.



146 of 189


147 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S5. Total plicuri Raportul afișează toate plicurile de expediţie existente pe borderouri create în

perioada specificată.


Documente sunt împărțite în:

simple

din oficiu extern.

Pentru fiecare categorie documentele se împart după modul în care au fost

expediate. Un document poate fi expediat de mai multe ori și de mai multe tipuri și va fi

numărat de câte ori se expediază la câți adresanți, deci numărul total de plicuri poate fi mai

mare decât numărul total de documente existente. Cu alte cuvinte raportul va numără câte

plicuri au fost expediate (câte rânduri sunt în borderourile poștă format pdf create) în

perioada selectată.


Departamentul: - se alege din listă departamentul care a expediat documentele.


departamentele.

cu subdepartamentele lui - bifat pentru a include şi subdepartamentele.



din data, ora - data şi ora de start a perioadei;





Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul de unde acesta

se poate tipări.

Raportul conține:


148 of 189


Tip document - simple sau Oficiu extern.

Tip expediere - confirmare de primire, recomandat, simplu poștă și Total.



149 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S6. Total retururi Raportul afișează numărul de retururi pentru departamentul selectat, într-o

anumită perioadă. Perioada se poate referi fie la data retur fie la data înregistrării

returului. Returul sosit la o anumită dată se poate înregistra ulterior, la altă dată.


Cazul data retur cuprinsă în perioada:


din data, ora - până în data, ora - perioada în care au sosit retururile.

Observaţie: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data

de început și de la data de sfârșt trebuie sa fie același, în caz contrar la data

de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Departamentul care a expediat documentele - se alege din listă. Pentru

departament neselectat se afișează toate.


Observatii - observația din momentul înregistrării returului.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide pagina cu raportul de unde

acesta se poate tipări.


Total retururi in perioada (selectată):


Data retur - data sosirii returului.

Tip retur - tipul de retur.

Nr. retururi - sosite în perioada selectată. Dacă un document are trei adresanți se

numără trei retururi.


150 of 189

Cazul având data înregistrării returului cuprinsă în perioada:


din data, ora - până în data, ora - perioada în care s-au înregistrat retururile.

Observaţie: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data

de început și de la data de sfârșt trebuie sa fie același, în caz contrar la data

de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Departamentul care a inregistrat returul - se alege din listă. Pentru departament

neselectat se afișează toate.


Observatii - observația din momentul înregistrării returului.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide pagina cu raportul de unde



Total retururi inregistrate in perioada (selectată):


Data retur - data sosirii returului.

Tip retur - tipul de retur.

Nr. retururi - înregistrate în perioada selectată. Dacă un document are trei

adresanți se numără trei retururi.


151 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S7. Total borderouri retur Raportul afișează numărul de borderouri pentru departamentul și utilizatorul

selectat, în tr-o anumită perioadă. Perioada se poate referi fie la data retur fie la data

înregistrării returului. Returul sosit la o anumită dată se poate înregistra ulterior, la

altă dată.



Departamentul care a inregistrat returul: - se alege din listă. Pentru

departament neselectat se afișează toate.


utilizator - se alege din listă.

din data, ora - până în data, ora - perioada în care au sosit retururile s-au

înregistrat retururile. Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru

același an, anul de la data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie

același, în caz contrar la data de început se va considera 01 ianuarie și anul

de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide se deschide pagina cu raportul

de unde acesta se poate tipări.

Cazul data retur cuprinsa in perioada:


Borderouri retur in perioada (selectat ă) - în cazul butonului data retur cuprinsa in perioada.

Borderouri retur inregistrate in perioada (selectată) - în cazul butonului avand

data inregistrarii returului cuprinsa in perioada.


152 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S8. Situatie Adrese Cereri Raportul afișează statistica adrese-cereri cu documentele înregistrate pentru unul

sau mai multe departamente sau toate direcțiile instituției (sunt incluse documentele

simple înregistrate pentru departamentul selectat). Pentru a scoate raportul pe direcții,

direcțiile trebuie bifate din modulul de administrare: utilizatori-departamente.



din data, ora - data și ora de start a perioadei;

până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei


data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz

contrar la data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de

sfârșit.

Departamentul: - se alege din listă departamentul pentru care au fost

înregistrate documentele. Dacă nu se selectează un anumit departament se face

statistica pentru toate departamentele.

cu subdepartamentele lui - bifat pentru a include şi subdepartamentele.



Clic pe butonul "Raport detaliat pe toate direcțiile" deschide pagina cu raportul

pentru toate direcţiile, de unde acesta se poate tipări.

Raportul are conținutul de mai jos defalcat pe direcții, pentru fiecare dintre

departamentele care au bifat 'este_direcție' în modulul de administrare,

utilizatori-departamente. În acest raport pe fiecare direcție vor fi luate în calcul și

departamentele subordonate mai puțin cele care au bifat 'exclude_direcție'.

NOTA: selectarea unui anumit departament de mai sus este irelevantă în acest caz, se tine

însă cont de perioada selectată.

Clic pe butonul "Raport pe departament" deschide pagina cu raportul pentru


153 of 189

departamentul selectat, eventual cu subdepartamente dacă este bifată opțiunea, de unde



Direcţia: pentru raportul detaliat pe toate direcțiile.

Intrate: toate documentele intrate pentru departamentul ales în perioada selectată,

doar documente simple;

Adrese: din totalul de documente simple intrate pentru departament, câte sunt

adrese (exista o bifa în administrare tip act 'este_adresa', care indica dacă

documentul este adresa sau nu);

Cereri: din totalul de documente simple intrate pentru departament câte nu sunt

adrese. Cereri + Adrese = Intrate;

Răspunsuri: la câte din documentele de la Cereri exista cel puţin o expediere

indiferent de cine e făcută;

Expediate direct: câte din documentele de la Răspunsuri sunt expediate direct (au

cel puțin o expediere directă indiferent de către cine a fost făcută).

OBSERVAȚII:

Documentele care se afişează sunt doar cele simple fără documente din oficiu

interne sau externe.

la Răspunsuri nu sunt contorizate adresele care au răspuns.

la Expediate nu sunt contorizați adresanții de pe documentele care sunt adrese.


154 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S9. Situatie termen raspuns Raportul afișează statistica cu numărul de documente (documente simple fără

adrese) operate de către oricine pentru departamentul ales în funcție de numărul de zile

scurse de la înregistrarea până la operarea documentului (numărul de zile în care se

rezolva documentele). Pentru documentele trimise la mai mulţi care au mai multe operări

se va calcula media zilelor operărilor.




până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei.




Departament: - se alege din listă departamentul pentru care au fost inregistrate

documentele. Dacă nu se selectează un anumit departament se face statistica pentru

toate departamentele.


Tip act - se alege din lista documentelor pentru departamentul ales mai sus (sau

toate dacă nu se selectează nimic).


Clic pe butonul "Raport detaliat pe toate direcțiile" deschide pagina cu raportul

pentru toate direcțiile, de unde acesta se poate tipări.

Raportul are conținutul de mai jos defalcat pe direcții, pentru fiecare dintre

departamentele care au bifat 'este_direcție' în modulul de administrare,

utilizatori-departamente. În acest raport pe fiecare direcție vor fi luate în calcul și

departamentele subordonate mai puțin cele care au bifat 'exclude_direcție'.

NOTA: selectarea unui anumit departament de mai sus este irelevantă în acest caz, se tine

însă cont de perioada selectată.


155 of 189

Clic pe butonul "Raport pe departament" deschide pagina cu raportul pentru

departamentul și tip act selectate, eventual cu subdepartamente dacă este bifată opțiunea,

de unde acesta se poate tipări.


Numărul de documente operate pe intervale de timp:

0 zile: operate în aceeași zi;

1 - 4 zile: operate între 1 și 4 zile;

5 - 10 zile: operate între 5 și 10 zile;

11 - 20 zile: operate între 11 și 20 de zile;

21 - 30 zile: operate între 21 și 30 de zile;

>30 zile: operate în mai mult de 30 de zile;

La sfârșitul tabelului se afișează Raportul dintre numărul total de zile necesare

operării și numărul total de documente, care este numărul mediu de zile necesare

operării.


156 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S10. Total retururi pe utilizator

Raportul afișează numărul de retururi pentru departamentul și utilizatorul selectat,

într-o anumită perioadă. Perioada se poate referi fie la data retur fie la data înregistrării







de început și cel de la data de sfârșit trebuie sa fie același, în caz contrar la


Departamentul care a expediat documentele - se alege din listă. Pentru

departament neselectat se afișează toți utilizatorii de la toate departamentele.

Utilizator - se alege din listă. Pentru utilizator neselectat se afișează toți.

Clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul de unde acesta

se poate tipări.



Utilizator - cel care a expediat documentele.



Cazul având data înregistrarii returului cuprinsă în perioada:




157 of 189




Departamentul care a inregistrat returul - se alege din listă. Pentru departament

neselectat se afișează toți utilizatorii de la toate departamentele.



se poate tipări.



Utilizator - cel care a înregistrat retururile.




158 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S11. Evidenta expedieri Raportul afișează numărul de expedieri pentru departamentul selectat pe fiecare

utilizator, în perioada selectată. Perioada poate fi data înregistrării expedierii sau data

expedierii. Data expedierii se poate înregistra ulterior, la altă dată.



Departament - se alege din listă departamentul. Pentru departament neselectat se

afișează toți utilizatorii de la toate departamentele.


autor efectiv (logat) - dacă se bifează atunci se afișează numărul de expedieri ale

utilizatorului autentificat (logat) și nu ale utilizatorului în numele căruia eventual s-au

facut expedierile.

din data, ora - până în data, ora - perioada în care s-au înregistrat

expedieriile sau expediat documentele.

Documente incepand cu anul - dacă se bifează se poate alege anul de inceput

pentru documentele mai vechi de doi ani expediate în anul curent.

Observație 1: perioada selectată poate să cuprindă ani diferiți.

Observație 2: raportul nu se poate rula între orele (07:00 - 16:30)

Clic pe butonul "Raport" se deschide pagina cu raportul de unde acesta se poate

tipări.



Utilizator

Numar expedieri - numărul de adresanți. Dacă un document are trei adresanți

atunci se numără trei expedieri.


159 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S12. Evidenta retururi Raportul afișează numărul de retururi pentru departamentul și utilizatorul selectat,

într-o anumită perioadă. Perioada se poate referi fie la data retur fie la data înregistrării









Departament care a expediat documentele - se alege din listă. Pentru

departament neselectat se afișează toți utilizatorii de la toate departamentele.




se poate tipări.



Utilizator - cel care a expediat documentele.



Cazul având data înregistrării returului cuprinsă în perioada:


160 of 189






Departament care a inregistrat returul - se alege din listă. Pentru departament

neselectat se afișează toți utilizatorii de la toate departamentele.




se poate tipări.



Utilizator - cel care a înregistrat retururile.




161 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S13. Numar documente din ImpoTax si Registrul agricol

Raportul afișează numărul de documente provenite din ImpoTax

și AgroRegis grupate pe tipuri și mod de operare, într-o anumită perioadă.


.







Clic pe butonul "Raport" se deschide pagina cu raportul de unde acesta se poate

tipări.


Total - număr de documente pe fiecare tip de problemă.

Problema - tip act

Rezolvare - modul de rezolvare

Se afișează câte un tabel pentru documentele provenite din ImpoTax și AgroRegis cu

totaluri la fiecare.


162 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S14. Numar SMS-uri trimise pe user

Raportul afișează numărul de SMS-uri pentru departamentul ales pe fiecare tip de

act într-o anumită perioadă.




afișează toate;

Tip act - se alege din lista actelor atașate departamentului selectat mai sus. Pentru

tip act neselectat se afișează toate;

din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada când s-au trimis

SMS-urile.




Clic pe butonul "Raport" se generează un fișier excel.


Nr. crt - număr curent;

User - utilizatorul care a trimis SMS-ul;

Serviciu - departamentul;

Problema -

SMS-uri - numarul de SMS-uri.


163 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > Introducere Opțiunea permite listarea diverselor statistici utile managementului instituției.

Meniul este accesibil doar dacă în modulul de administrare-utilizatori-grupuri sunt

bifate:

- 54 Rapoarte și

- 56 Statistici management.


164 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M1. Circulatia documentelor pentru un anumit departament

Raportul afișează circulația documentelor înregistrate într-o anumită perioadă pentru

un anumit departament sau toate.



Departament - se selectează din listă departamentul pentru care s-au înregistrat

documentele, un anumit departament sau toate.


include anulatele - dacă se bifează

din data, ora - data și ora de start a perioadei



de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la data de

început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul selectat.


Pentru fiecare problemă din departamentul ales (sau din toate departamentele) se

va afișa un tabel cu circulația tuturor documentelor care s-au înregistrat pentru acel

departament/problemă. Astfel, pentru fiecare departament sunt mai multe probleme iar

pentru fiecare problemă din cadrul unui departament este câte un tabel cu documentele

ordonate crescător după număr cu următoarele date:

Nr. crt. crescător începând cu primul document din raport, nu depinde de probleme

sau departamente;

numar registru: crescător în cadrul fiecărui tabel;

data inregistrarii: data la care a fost înregistrat documentul;

departament/problema: pentru care s-a înregistrat documentul;

Sub aceste date este un tabel cu circulația documentului:

user/departament: userul la care a fost documentul;


165 of 189

data/ora intrare: data și ora la care userul de mai sus a primit documentul;

data/ora plecare: data și ora la care userul de mai sus a trimis mai departe

documentul sau l-a operat;

timp: cât timp a stat acel document la userul mentionat sub forma: zile

ore:minute:secunde;

user/departament plecare: userul spre care a fost trimis documentul la ora

mențonată;

stare: starea documentului în acel moment

Trimis la semnat in data .....

de catre ..... când si cine a trimis documentul la semnat.


166 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M2. Documente operate de catre un anumit utilizator

Raportul afișează o statistică referitoare la numarul de documentele (pe probleme)

operate de un anumit utilizator într-o anumită perioadă.



Departament - se selectează din listă departamentul care a operat documentele, un

anumit departament sau toate.


Utilizator - se selectează din listă (sau toți).

din data, ora - data şi ora de start a perioadei.

până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei.



început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.


Conţinutul raportului:

Se afișează câte un tabel pentru fiecare utilizator, care conține:

problema - pentru care s-au inregistrat documentele;

numar documente - operate pentru o anumită problemă.


167 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M3. Documente care au trecut pe la un anumit utilizator

Raportul afișează o statistică despre numărul documentelor care au trecut pe la un

anumit utilizator în perioada selectată. Aceste documente sunt grupate pe probleme.



Departament - se selectează din listă departamentul la care se află utilizatorul pe la

care au trecut documentele, un anumit departament sau toate.


Utilizator - utilizatorul pe la care au trecut documentele sau toți utilizatorii din

departamentul ales

din data, ora - data şi ora de start a perioadei







Se afișează mai multe tabele în funcție de datele de intrare (pentru fiecare utilizator

de la fiecare departament). Tabele conțin numărul de documente care au trecut pe la un

anumit utilizator, grupate pe problemă.


168 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M4. Documente operate de catre un anumit utilizator pe luni

Raportul afișează numărul de documente operate de un anumit utilizator într-o

anumită perioadă, grupate pe probleme și pe luni întregi. Se afișează și graficul pe luni a

totalului de documente operate în acea lună.



Departament - se selectează din listă departamentul care a operat documentele,

este obligatorie alegerea unui departament.


comparare persoane din departament (se compara toate tipurile

documente) - dacă se bifează atunci se afișează un tabel pentru fiecare

departament in functie de datele de intrare, tabel care conține numărul de

documente operate de fiecare utilizator în perioada selectata, grupate pe utilizatori si

luni intregi.

Utilizator - utilizatorul care a operat;

doar pe departament (doar daca nu este selectat utilizator) - dacă se bifează

atunci raportul se face pe fiecare departament in functie de datele de intrare (dacă

nu este bifat se face pe fiecare utilizator în parte);

Numar zile lucratoare - este luată în considerare doar dacă este selectat un

utilizator și reprezintă numarul de zile lucratoare ale acelui utilizator în perioada

selectată;

Problema pentru departamentul ales mai sus - pot fi alese mai multe

probleme, după fiecare problemă aleasă trebuie apăsat butonul adauga;

din data, ora - data și ora de start a perioadei

până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei. De reținut faptul că raportul

este pe luni deci se vor lua lunile complete din perioada selectată iar pentru capete

se vor întregi lunile in cauză;



început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit..


169 of 189



Raportul afișează o lista de tabele în funcție de datele de intrare.

Tabelele conțin numărul de documente operate de fiecare utilizator în perioada

selectată, grupate pe probleme și luni.

Dacă se bifează `comparare persoane din departament` atunci tabelele conțin toate

documentele operate de toți utilizatorii din cadrul unui departament grupate pe utilizatori și

luni.

Daca se bifează `doar pe departament` atunci tabelele conțin numărul documentelor

operate de toți utilizatorii din fiecare departament grupate pe probleme și luni.

Dacă se alege o listă de probleme, acestea vor fi luate în considerare doar dacă nu

este bifată `doar pe departament` și atunci tabelele conțin toate documentele operate

pentru problema/problemele alese grupate pe probleme și luni.

Dacă este selectat un utilizator atunci se poate completa `numar zile lucratoare` și

atunci sub tabel apare informații referitoare la media documentelor operate pe zi.

Total documente 10

Numar zile lucratoare: 6

Medie documente / zi: 1.66

Sub fiecare tabel apare un grafic pe luni în funcție de datele de intrare.


170 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M5. Documente care au trecut pe la un anumit utilizator pe luni

Raportul afișează numărul de documente care au trecut pe la fiecare utilizator în

perioada selectată, grupate pe probleme și pe luni.



Departament - se selectează din listă departamentul pe la care au trecut



Utilizator - utilizatorul pe la care au trecut documentele, sau toți utilizatorii din

departamentul ales;

doar pe departament - tabelele afișate vor fi grupate pe utilizatorii din fiecare

departament în parte;

numar de zile lucratoare - doar dacă se alege un utilizator, se va afisa sub tabel

media documentelor trecute pe zi;


până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei, se întregește luna de pornire

și luna de terminare.






Raportul afișează câte un tabel pentru fiecare utilizator de la fiecare departament cu

documentele care au trecut pe la acel utilizator în perioada aleasă (perioade întregite pe

luni). Documentele sunt grupate pe probleme și pe luni.

Dacă se bifează `doar departamente` atunci raportul afișează câte un tabel pentru

fiecare departament cu toate documentele care au trecut pe la acel departament în

perioada aleasă (intregită pe luni) cu documentele împărțite pe utilizatori și luni.


171 of 189

Sub fiecare tabel apare și reprezentarea grafică pe luni a datelor din tabel.


172 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M6. Durata de operare a documentelor

Raportul afișează pentru fiecare utilizator durata de operare a documentelor (în zile

calendaristice sau lucrătoare, în funcție de termenul de rezolvare a documentului) grupate

pe probleme.




afișează toți utilizatorii de la toate departamentele.



din data, ora - până în data, ora - perioada in care s-au operat documentele.




Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul

selectat. Se afișează un tabel pentru fiecare utilizator din departamentul ales.


Problema

Nr. documente - numărul de documente operate pentru fiecare problema.

Zile calendaristice

Minim - timpul minim de operare calculat în zile calendaristice.

Mediu - timpul total impărțit la numărul de documente calculat în zile

calendaristice.

Maxim - timpul maxim de operare calculat în zile calendaristice.

Zile lucratoare

Minim - timpul minim de operare calculat în zile lucrătoare.

Mediu - timpul total impărțit la numărul de documente calculat în zile

lucrătoare.

Maxim - timpul maxim de operare calculat în zile lucrătoare.


173 of 189

Observație: coloanele zile calendaristice sau zile lucrătoare se

completează corespunzator tipului de termen de rezolvare definit în

administrare-tip act (problemă).

Timpul de operare se calculează din momentul în care documentul a ajuns la

utilizatorul care a operat, până când l-a operat (de exemplu, dacă un document a sosit ieri

și se operează azi, atunci se consideră două zile, ieri și azi).

Dacă documentul este trimis la semnat atunci timpul va fi calculat din momentul în

care documentul a ajuns la utilizator și până când a fost trimis la semnat.

Dacă se solicită completare acte și revenire completare acte în zile diferite în

perioada de la sosire și până la operare, atunci timpul va fi calculat din momentul în care

documentul a ajuns la utilizator și până la solicitare acte plus timpul de la revenire

completare acte și până la operare.


174 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M7. Solicitari pe departamente

Raportul afișează toate documentele care s-au inregistrat în fiecare zi pentru fiecare

problemă de la fiecare departament în perioada selectată.



Departament - se selectează din listă departamentul pentru care s-au inregistrat



Problema - pentru care s-au inregistrat documentele;


până în data, ora - data şi ora de sfârşit a perioadei.






Se afișează câte un tabel pentru fiecare zi și pentru fiecare problemă din fiecare

departament, cu toate documentele înregistrate pentru acea problema în acea zi ordonate

după număr.

Tabelele conțin următoarele informații:

Nr. crt. - pentru fiecare tabel in parte

Nr. inreg.: numărul de registru al documentului

Solicitant

Adresa amplasament

Cuprins: cuprinsul documentului

Nume inspector - userul/userii la care se afla documentul

Observatii - observatiile de inregistrare.


175 of 189


176 of 189


Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M8. Analiza timpilor

Raportul afișează analiza timpilor pentru tipul de document și

utilizatorul selectați, într-o anumită perioada.



Departament, problema: - se alege din listă. Este obligatorie selectarea unei

probleme doar dacă mai jos nu se completează Numar document.

Departament, utilizator: - se alege din listă. Este obligatorie selectarea unui

utilizator.

Numar document - dacă se completează cu un număr valid nu mai este necesar

să se aleagă tip act și data, doar utilizatorul pentru care se calculează timpii.



până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei;





se poate tipări.



NrReg Data Inreg - numarul de înregistrare al documentului și data înregistrării.

Solicitant

Cuprins

Timpi zz oo:mm:ss - cât a stat documentul în diverse stadii în zile, ore, minute și

secunde, astfel:


177 of 189

- la semnat - timpul scurs din momentul trimiterii la semnat până când documentul

a fost operat sau trimis la alt utilizator

- in lucru - timpul scurs din momentul primirii documentului de către utilizatorul

selectat până când documentul a fost operat sau trimis la alt utilizator, din care se

scad timpii cât documentul a fost la semnat sau a așteptat completarea actelor

- completare acte - timpul scurs din momentul marcării documentului cu clic pe

butonul Solicitare completare acte până la momentul marcării documentului cu

clic pe butonul Revenire completare acte. Butoanele apar pe pagina detalii

document la documente in lucru.

- inreg -> insp - timpul scurs de la înregistrarea documentului pâna a ajuns la

inspectorul (utilizatorul) selectat.


178 of 189


Descriere funcţională > Cereri online inregistrare persoane Această opțiune se foloseşte pentru înregistrarea persoanelor care au depus cereri

online din aplicația ePetitii si apare doar pentru Registrul zero (id=1 in tabela registre).

Se afişează în format tabelar persoanele care nu au fost încă validate din CID. Ordinea în

tabel este întâi persoanele fizice apoi cele juridice, în ordinea codurilor primite la

înregistrarea online.

Nr. - codul persoanei.

Data - data și ora înregistrării.

Nume - persoana sau firma care a făcut înregistrarea online.

Tip persoana - fizică sau juridică.

CNP/CUI - CNP sau CUI.

Prima coloană conține butonul Deschide, cu clic pe el se afișează o nouă fereastră care

conține:

1. Dacă persoana sau firma nu există în nomenclatorul de persoane/firme din CID, atunci

se afișează:

pe prima coloană datele persoanei sau firmei așa cum vor fi înregistrate în aplicația

CID.

pe coloana a doua datele persoanei sau firmei așa cum au fost introduse online în

aplicația ePetitii.

Dacă CNP sau CUI nu este completat, atunci se afişează mesajul: "Caută persoana sau

Persoana va primi un CNP/CUI fictiv."

Dacă nu se caută persoana în nomenclator, atunci se atribuie un CNP/CUI fictiv.

Cu clic pe Caută persoana se poate căuta în nomenclatorul de persoane/firme după

nume/prenume sau numele firmei. Clic pe butonul Filtrează deschide fereastra cu

nomenclatorul de persoane/firme filtrat deja după numele introdus. În nomenclator cu clic

pe nume se alege persoana sau firma ale cărei date vor fi preluate.

În acest caz funcționarea este similară cazului următor, persoana sau firma există deja în


179 of 189

nomenclator.

2. Dacă persoana sau firma există deja în nomenclatorul de persoane/firme din CID, atunci

se afișează:

pe prima coloană datele persoanei sau firmei așa cum vor fi înregistrate în aplicația

CID.

pe coloana a doua datele așa cum sunt ele înregistrate deja în CID.

pe coloana a treia (și următoarele, dacă persoana are mai multe cereri online

nevalidate), datele persoanei sau firmei așa cum au fost introduse online în aplicația

ePetitii.

În cazul în care aplicaţia ePetitii este configurată sa lucreze cu doua baze de date CID, se

afișează datele persoanei din ambele CID-uri dacă persoana exista în nomenclatoare.

În ambele cazuri, coloana din stânga trebuie completată fie manual, fie prin preluarea

datelor introduse în aplicația ePetitii, fie o combinație de preluare și completare manuală.

Preluarea se poate face fie pe grupuri de date şi clic pe butonul Copiază din dreptul unui

anumit grup dintr-o anumită coloană, fie prin copiere totală cu clic pe butonul Copiere de

sub o anumită coloană.

Clic pe butonul Validare afişează un mesaj care permite confirmarea sau renunţarea

înregistrării persoanei. În caz de răspuns afirmativ, persoana este înregistrată în

nomenclatorul de persoane sau firme din aplicația CID, cu datele completate în coloana din

stânga.

Se fac validările următoare:

strada să existe în nomenclatorul localităţii locale. Dacă strada nu există în CID va fi

afișat mesajul "Strada inexistentă" și se alege din listă o stradă existentă.

câmpurile considerate obligatorii să fie completate, se afișează mesaje de

atenţionare sub cele rămase necompletate.

Dacă toate validările sunt trecute atunci se afişează un mesaj de confirmare a înregistrării

şi cu clic pe butonul Revenire se revine la fereastra "Cereri online înregistrare persoane".

Observaţie: Dacă există deja în ePetitii o persoană cu acest CNP/CUI atunci nu mai

apare în tabelul Cereri online inregistrare persoane şi cererea apare direct la

Cereri online.


180 of 189


Descriere funcţională > Cereri online Această opțiune se folosește pentru validarea, respectiv acceptarea sau respingerea

cererilor persoanelor care au depus cereri online din aplicația ePetitii și apare doar pentru

Registrul zero (id=1 in tabela registre).

Se afișează în format tabelar cererile care au fost:

confirmate din emailul primit ca rezultat al înregistrării cererii.

și apoi validate din punctul de vedere al titularului din meniul "Cereri online

înregistrare persoane" din CID.

Tabelul conține:

Nr. - numărul primit la înregistrarea online a cererii.

Data - data înregistrării.

Nume persoana sau firma care a făcut înregistrarea online.

Tip persoana - fizică sau juridică.

Denumire cerere - tip document.

Prima coloană conține butonul Deschide, cu clic pe el se afișează o nouă fereastră care

conține:

detaliile cererii

tabelul cu fișierele atașate.

Tabelul conține:

Nume - persoana sau firma

Conţinut - document atașat.

Prin bifare se pot selecta/deselecta fişierele care vor fi preluate ataşate la cerere.

Clic pe butonul Respinge cererea pentru respingerea cererii. În acest caz este nevoie sa

se completeze rubrica Observaţii al cărui conţinut va fi trimis prin email ca motiv al

respingerii. Observaţiile se salvează pe document şi se înregistreaza în CID.


181 of 189

Clic pe butonul Adaugă în registru pentru preluarea cererii în registrul general CID. Dacă

documentul este din PET la adăugarea în registru (înregistrare în CID) acesta se trimite

automat la utilizatorul definit în administrare-utilizatori (bifa Primeste automat

documentele din PET).

După adăugarea cererii în registrul general CID, cererea apare ca document în lucru la

utilizatorul definit din configurările aplicaţiei ePetitii. În registrul general CID (registruxxxx)

se completează câmpul id_solicitare_online cu numărul dat cererii din aplicaţia cereri

online.

Se trimite de asemenea un email celui care a înregistrat cererea online,

"Cererea dumneavoastră a fost înregistrată în registrul intern cu numărul ...... din data de

.........."


182 of 189


Descriere funcţională > Arhiva email Emailurile generate de aplicaţie sunt înregistrate în arhiva email. De aici se poate

genera un raport cu emailurile arhivate.

Se selectează:

perioada pentru care se generează raportul folosind calendarul sau editând câmpurile:

Din data:

Pana in data:

şi modulul care a trimis emailurile, eAudiente, ePetitii sau toate.

Tabelul conţine emailurile trimise către persoanele cu cereri online în perioada

selectată.:

Nr. crt.

Data trimiterii

Subiect

Email - adresa de email a destinatarului

Mesaj - primele caractere din conţinutul email-ului. Cu clic pe mesaj se deschide o

noua fereastră în care se afişează conţinutul complet.

Fisiere atasate/dimensiune

Autor - numele utilizatorului care a trimis emailul.

Modulul care a generat emailul

Sus şi jos apare butonul Listare pentru generarea formei tipăribile a raportului. Lista

poate fi tipărită din browser.


183 of 189


Suport tehnic Prin achiziţia şi utilizarea aplicaţiilor produse sub brandul Indeco Soft, dumneavoastră aţi

stabilit premisele unei activităţi coerente, în spiritul legislaţiei în vigoare şi în respect faţă

de contribuabilii, partenerii şi clienţii dumneavoastră.

Pentru ca această colaborare să se transforme într-un parteneriat strategic, de lungă

durată, cu beneficii palpabile pentru organizaţia dumneavoatră, Indeco Soft vă oferă un

pachet de servicii complex de suport şi mentenanţa post implementare:

Actualizarea pachetelor informatice cu modificările legislative

Suport în analiza, planificarea şi executarea modificărilor la cerere

Actualizarea documentaţiei pentru administrarea şi exploatarea aplicaţiilor

Operaţii de intreţinere, optimizare, validare şi corectare a bazelor de date

Sesiuni de instruiri periodice pentru facilităţile nou apărute în aplicaţii sau pentru

utilizatorii mai puţin familiarizaţi cu aplicaţiile

Backup zilnic automat al bazelor de date; în caz de avarie se garantează recuperarea

datelor în proporţie de 100% la nivelul ultimului backup disponibil

Consultanţa pentru optimizarea serverelor fizice utilizate de aplicaţiile Indeco Soft

Consultanţa asupra problemelor specifice de bussiness care pot sa apară, cu soluţii

complexe pentru optimizarea activităţilor dumneavoastră şi a interacţiunilor cu terţe

persoane

Indeco Soft oferă clienţilor săi un sistem de Customer Help Desk, axat pe 4 componente :

Telefonic, la centrul de suport tehnic al Indeco localizat la sediul central – Baia Mare

– minim 8 ore/zi

On – Site, la sediul beneficiarului, asistenţa efectuată de personalul tehnic al Indeco

Soft, localizat atât la nivelul beneficiarului, cât şi în sediul central al Indeco – minim

8 ore/zi

Live Help, prin soluţia CERC – Centru Electronic de Relaţii cu Clienţii

Electronic, via email, instant messaging - 24ore/24, 7zile/7


184 of 189


Manual PDF Deschide manualul de utilizare in format PDF.

CID%20Manual%20de%20utilizare.pdf


185 of 189


Exemple de utilizare Deschide manualul cu exemple de utilizare in format PDF.

CID%20exemple%20de%20utilizare.pdf


186 of 189


Jurnalul versiunilor Deschide Jurnalul versiunilor in format PDF.

CID%20Jurnalul%20versiunilor.pdf


187 of 189


Tutoriale Deschide tutorial adăugare documente

Deschide tutorial operare şi trimitere documente Deschide tutorial expediere documente şi generare borderou poştă

Adaugare_documente.mp4

Operare_Trimitere.mp4

Expediere_BorderouPosta.mp4


188 of 189

Index

A Autorizaţii de construire / desfiinţare, 115, 116, 117, 119, 121, 141, 143, 145, 147, 149, 151, 129, 140 Aviz comisie, 180, 122, 178, 182, 129, 123, 156, 154 Aviz favorabil/nefavorabil, 98, 100, 102, 104, 106, 108, 111, 113, 114, 129

B Borderouri de şedinţă, 67, 163, 167, 168, 170, 172, 174, 158, 176, 159, 166, 164, 129, 152

C Certificat de nomenclatură stradală, 76, 79, 82, 84, 87, 89, 91, 96, 129, 186 Certificat de urbanism, 16, 24, 26, 43, 55, 56, 58, 185, 63, 65, 129

L licenta, 4, 7, 183

S Server, 9, 10

manual de utilizare - cidrasmi.cjsm.ro/cid_cjsm/help_ro/cid/topics/cid manual de...manual de...

Documents