MANAGEMENTUL

PROIECTELOR

04 … Managementul execuției

Identificarea și rezolvarea

problemelor

Jurnalul de probleme Acțiunile din jurnal trebuie gestionate ca orice alte misiuni

din proiect

Trebuie confirmat progresul lor

Trebuie revăzut zilnic

Trebuie contactați în mod regulat proprietarii problemelor pt a confirma progresul

La ședința săptămânală proprietarii de probleme trebuie verificați dacă își derulează acțiunile

Nu trebuie întârziat Termenul de soluționare

În momentul în care lista de probleme are tendința de a crește, proiectul “are necazuri”

Managerul de proiect nu este proprietarul tuturor problemelor

Identificarea și managementul riscurilor

La începutul unui proiect trebuie identificate toate riscurile și atribuite priorități în funcție de impact și probabilitate

Se începe prin examinarea ipotezelor din Definirea proiectului și se decide dacă vreuna adaugă un risc important proiectului

Identificarea și managementul riscurilor

Jurnal de riscuri

Se obține prin realizarea unei ședințe de brainstorming cu echipa

Trebuie actualizat zilnic

Riscurile suplimentare identificate trebuie anunțate

La ședința săptămânală trebuie întrebați toți membrii echipei dacă există riscuri noi

Identificarea și managementul

Riscurilor

Pt fiecare risc

Care este riscul ?

Ce probabilitate are riscul ?

Ce impact va avea, dacă riscul se concretizează ?

Care este prioritatea pe ansamblu ?

Cine este responsabil pt managementul acestui risc ?

Care va fi următoarea acțiune pt rezolvarea riscului ?

Când trebuie încheiate alte acțiuni ?

Care este stadiul actual al riscului ?

Managementul Schimbărilor

Schimbările trebuie însoțite de următoarele informații Prezentarea schimbării

Descrierea motivelor pt care este propusă schimbarea

Identificarea momentului când trebuie acceptată schimbarea

Identificarea impactului schimbării Va modifica durata sau costul proiectului ?

Modifică nivelul de calitate sau risc ?

Acțiunea propusă pt realizarea modificării

Urmărirea statutului curent al schimbării Poate fi

În examinare

Acceptată – s-a convenit în privința ei și a fost înglobată în plan

Respinsă – proiectul se va desfășura neschimbat

Acceptul beneficiarului privind schimbarea

La proiectele mari (cu multe schimbări) toate schimbările trebuie înregistrate într-un Jurnal de schimbări

Acțiuni pt asigurarea succesului

proiectului - exemplu

Probleme frecvente Acțiuni constructive

Echipa începe lucrul, dar constată că

definiția oferită de client nu este suficient

de limpede

•Cereți echipei să definească succint zona

sau zonele ambigue

•Stabiliți o ședință de lucru cu clientul, pt

a clarifica toate definițiile ambigue

Echipa începe lucrul, dar constată că

rezultatul nu poate fi ușor realizat în felul

în care este definit, ci doar cu întârzieri

sau costuri majore

•Creați 3 variante ale planului proiectului,

bugetului și definiției:

1. Un plan și buget revizuite pt rezultatul

care este descris

2. O definire revizuită, care să satisfacă

timpul și costul originale

3. Un echilibru între cele două

• Prezentați opțiunile clientului și conveniți pe care să o urmați

Acțiuni pt asigurarea succesului

proiectului - exemplu

Probleme frecvente Acțiuni constructive

Un membru al echipei este indisponibil pt

o perioadă de timp nedefinită (caz de

boală)

•Presupuneți că boala va fi de durată; nu

fiți excesiv de optimist în privința revenirii

sale la muncă

•Evaluați impactul absenței sale asupra

proiectului

•Dacă impactul este important, căutați alte moduri de îndeplinire a lucrării:

1. Puteți găsi ușor un înlocuitor ?

2. Munca poate fi îndeplinită de alți membrii ai echipei, eventual plătindu-i

pt timpul suplimentar ?

3. Poate fi găsit și folosit un antreprenor?

4. Poate fi cumpărat un serviciu de la o

companie externă ?

• Selectați opțiunea cea mai bună și implementați-o

Acțiuni pt asigurarea succesului

proiectului - exemplu

Probleme frecvente Acțiuni constructive

Proiectul întârzie •Determinați dacă întârzierea este sau nu

importantă – în funcție de context, o

simplă întârziere poate să nu fie o

problemă

•Examinați planul și determinați dacă

întârzierea poate fi recuperată pe măsură

ce planul progresează sau folosind

rezerva pt situații neprevăzute

•Identificați alte opțiuni pt recuperarea

întârzierii

•Evaluați opțiunile viabile și care este cea

mai bună dintre ele

•Implementați opțiunea aleasă

Informarea beneficiarului

Dacă proiectul nu merge, ar trebui să existe o anticipare în acest sens (Jurnalul de riscuri)

Beneficiarul trebuie să știe când proiectul merge rău

Beneficiarul trebuie să știe de ce se întârzie și de ce proiectul costă mai mult – numai în acest fel el se poate declara mulțumit la final

În esență, managementul proiectelor înseamnă managementul oamenilor

Permanenta comunicare, prin ascultare și vorbire, este cheia succesului în managementul de proiecte

Actualizarea planului sau bugetului

Efectuați modificări în cazurile

Este găsită o modalitate mai bună de a finaliza proiectul

Se implementează schimbări asupra cărora s-a convenit

Problema nu poate fi rezolvată în graficul de timp sau bugetul alocat inițial și rezultă depășiri importante de timp sau bani

recomandări

A nu se uita: întârzierea se acumulează zi cu zi. Nu vă veți pomeni că ați întârziat direct 2 săptămâni, ci ele vor fi adunate zi cu zi

pt a cunoaște progresul, trebuie examinată poziția absolută față de prevederile planului și tendința progresului

Rezerva pt situații neprevăzute nu ar trebui utilizată mai repede decât înaintarea progresului

După identificarea riscurilor și problemelor, membrilor echipei trebuie să li se repartizeze acțiuni pt a le îndeplini. Această activitate trebuie gestionată ca orice altă misiune din proiect, cu un termen țintă pt terminare

recomandări

În proiect nu trebuie să se petreacă schimbări necontrolate

Managementul unui proiect se referă la întreprinderea de acțiuni în sprijinul depășirii oricăror obstacole care se interpun în calea atingerii obiectivelor

Un bun manager de proiect își informează regulat beneficiarul despre progresul proiectului

Probabilitatea succesului proiectului va crește nu numai prin respectarea procesului și cunoașterea acțiunilor ce trebuie întreprinse de manager, ci și prin aplicarea constructivă a cunoașterii respective

Implicați-vă personal, comunicați regulat și gestionați așteptările clientului