Incubator de proiecte informatice

Masterand: Gabriel Ion

Anul I, Master: Sisteme Informatice IntegrateBucuresti

20151.DESCRIERE

1.1.TitlulIncubator de proiecte informatice1.2.Localizare

Compania are sediul central la adresa: strada Porumbacu nr. 66, sector 6, Bucuresti 1.3. Costul proiectului si suma solicitata de la Autoritatea ContractantaTotal costuri eligibile (Costul total al proiectului)Suma solicitata de la Autoritatea Contractanta% din costul total al proiectului

EURO 1.891.370EURO 1.000.00053%

1.4.RezumatIncubatorul Tehnologic si de Afaceri SINCRON este o entitate de inovare si transfer tehnologic, pentru domeniul IT si pentru dezvoltare de aplicatii si platforme e-learning pentru copii. Incubatorul activeaza pe piata firmelor la inceput de drum si a IMM-urilor in vederea sustinerii si promovarii lor.SINCRON va putea oferi intreprinzatorilor din sectorul IMM consultanta, spatiu de lucru pentru dezvoltarea de aplicatii software personalizate (aplicatii web, aplicatii interactive,platforme e-learning) si o infrastructura adecvata si moderna ce se bazeaza pe cloud hosting, transfer de date rapide printr-o infrastructura de date rapida si securizara (VPN) (MPLS Layer 2).Se doreste astfel o contribuire si o imbunatatire a performantelor antreprenoriale ale tinerilor antreprenori prin ajutarea acestora cu o parte din sarcinile administrative, prin facilitarea implementarii planurilor de afacere, prin efortul de a asigura o buna promovare si pozitionare a companiei, in cadrul sectorului IT. In acelasi timp, se doreste si o posibila colaborare intre firmele incubate.Incubatorul nostru este destinat tinerilor si IMM-urilor la inceput de drum, societati din domeniul software, care au idei cu adevarat interesante. Punem la dispozitie mediul ideal, infrastructura si echipamentele necesare prin care se doreste ca ideile sa devina o afacere infloritoare care mai apoi sa asigure o stabilitate pe piata locala.Durata proiectului12 luni

Obiectivele proiectului- incubarea fizica a 5-7 firme mici (IMM-uri, IFA, II, PFA) care vor sa dezvolte software personalizat si platforme e-learning pentru copii-dezvoltarea unor idei la inceput de drum carora le lipseste finantarea-cresterea paletei de servicii pentru incubati;- atingerea unui nivel de colaborare ridicat intre firmele incubate

ParteneriIBM, RCS-RDS, HP, FUJITSU

Grupul (grupurile) tinta

IMM-uri innovative, IFA, II, PFA;

Studeni cu spirit antreprenorial;

Persoane fizice care au o idee inovativa sau doresc sa-si deschida o afacere bazata pe o idee inovativa;

Beneficiarii finali

- gradinitele

- scolile primare

Rezultatele asteptate Lansarea cu succes pe piata, a companiilor incubate (Ne propunem ca dupa aceasta perioada de incubare aceste firme incubate sa dea dovata unei stabilitati ca ulterior sa se genereze proofit pentru stabilitate economica).

Principalele activitati- asistenta marketing

- asistenta contabila/financiara

- atragerea de proiecte noi ce vor urma sa fie realizate de companiile incubate- asistenta antrepenoriala

- consultanta legala si fiscala

- facilitarea de contracte

- servicii secretariale si administrative- oferirea de hosting cloud pentru stocarea informatiilor si a bazelor de date necesare desfasurarii activitatii

- oferirea unei infrastructuri IT de ultima generatie care sa asigure o rapiditate in comunicare host cloud cat si viitorii clienti

- oferirea unei atmosfere calme si relaxante care sa asigure desfasurarea activitatilor de zi cu zi.- asistenta in afaceri pentru inovare si transfer tehnologic;

- audit intern, audit de calitate;

- cercetare-dezvoltare;

- informare tehnologica, audit tehnologic, veghe si prognoza tehnologica;

- asistenta si consultanta pentru exploatarea drepturilor de proprietate intelectuala;

- asistenta si consultanta pentru realizarea de modele experimentale si prototipuri;

- acces la baze de date specializate.

1.5.Obiective

- Sustinerea si promovarea ideilor si a eforturilor de noutate pe plann economic si social.

- Promovarea rezultatelor realizate pe plan economic.

- Obtinerea unei planse de client posibil stabili.(posibili client ai firmelor incubate)

- Cresterea calitatii si competitivitatii produselor, proceselor si serviciilor.

- Sustinerea strategiilor de dezvoltare regionala durabila.- Obtinerea de fonduri in cadrul unor programe nationale;

- Obtinerea de finantari prin intermediul creditelor bancare;

- Identificarea partenerilor din mediul universitar si de cercetare;

- Accesul la baze de date specializate;

- Informare cu privire la prioritatile locale, regionale si nationale.

1.6.Justificare1.6.1.Relevanta proiectului Crearea unui incubator de proiecte informatice in Bucuresti, are la baza urmatoarele ratiuni:

promovarea creativitatii si inovatiei; este o posibila alternative impotriva aparitiei somajului si a reducerii insolventei;

este un factor determinant in dezvoltarea regionala;

oferirrea unor tehnologii avansate care sa sporeasca si sa motiveze realizarea obiectivelor propuse;

dezvoltarea afacerilor se poate face datorita nivelului ridicat de pregatire superioara existenta in zona precum si a viitoarelor tehnologii care pot rezulta din activitatea desfasurata de fiecare participant la incubator.1.6.2.Identificarea nevoilor si constrangerilor. Printre beneficiile incubatorului putem mentiona initierea si dezvoltarea de noi inteprinderi inovative, bazate pe tehnologie avansata. In spatiile create se permite dezvoltarea a 5-7 firme mici, care nu au un numar mare de angajati (maxim 5 angajati), produsele realizate de acestia fiind dezvoltate in raport cu cerintele pietei si a beneficiarilor finali.Vom avea nevoie de un sediu social unde vor putea fi gazduite viitoarele firme incubate. Sediul ne-am propus sa fie in Bucuresti, deoarece este un centru important in domeniul IT, si firmele incubate vor avea o posibila sansa superioara in incheierea parteneriatelor viitoare, cerinta pietei la nivel de locuri ale copiilor in gradinite este destul de mare, dupa cum stim, astfel s-a ajuns chiar la alternative de gradinite particulare, iata si aici ca viitoarele societati vor specula acest aspect.

Sediul social trebuie sa fie suficient de mare pentru a putea gazdui angajatii companiilor. Daca alocam 7 metri patrati pentru fiecare angajat, ajungem la concluzia ca vom avea nevoie de cel putin 400 de metri patrati (echivalentul a 3-4 etaje de birouri, in functie de cladire). De asemenea trebuie sa luam in consideratie spatiul de birouri pentru angajatii de la departamentele financiar, contabilitate, secretariat si angajatii incubatorului care ofera consultanta (inca 200 de metri patrati). Pentru sedinte cu angajatii, cu partenerii sau cu potentialii clienti, sediul unde se desfasoara activitatea trebuie sa contina si doua sali de conferinta (15mp, respectiv 35mp).

Astfel, o cladire cu 4 etaje ar putea sa fie organizata sufiecient de echitabil astfel incat administrarea interioara sa nu devina o povara si colaborarea intra-incubator sa fie foarte facila.

Sediul trebuie sa aiba o conexiune stabila la internet, pentru o comunicare eficienta cu exteriorul si de toate tehnologiile ce faciliteaza munca in birourile moderne: fax, telefoane, imprimante, copiatoare si alte dispositive de stocare in masa.1.6.3. Descrierea grupului / grupurilor tinta si a beneficiarilor finali, precum si numarul estimat. Beneficiarii finali sunt gradinitele si scolile primare. Acesti clienti sunt reprezentati de diferite entitati, atat din domeniul de stat cat si din cel particular, institutii care au nevoie de diferite softuri pentru a le facilita munca in educarea copiilor. Daca initial avem in incubator 7 companii incubate, trebuie sa existe cel putin 5-7 beneficiari finali ( presupunand ca se va face o colaborare intre firmele incubate). Daca sunt mai multe firme din incubator care realizeaza proiecte software asemanatoare pentru o singura institutie, se poate face o reuniune a resurselor de care fiecare societate incubate dispune, pentru a creste eficienta proiectelor.

Grupurile tinta sunt reprezentate de societati mici, IMM, IFA, II, PFA. Se estimeaza un numar de pana la 7 companii care vor fi incubate. Admiterea se realizeaza pe baza unei expertize a cunostintelor si eventualele proiecte la care aceste societati au mai lucrat chiar daca acestea nu au fost duse la bun sfarsit si in functie de gradul de documentare al proiectului. Compania incubate trebuie sa aiba ca domeniu de activitate dezvoltarea de produse informatice, mai exact soft-uri educationale..

De asemenea, societatile incubate trebuie sa demonstreze un posibil potential de mentinere/dezvoltare, un lucru foarte important fiind echipa credibila si posibilii asociati, sa accepte evaluarea semestriala a evolutiei economico-financiare de mentinere in cursa, si sa aiba maxim 5-6 angajati (tinand cont de faptul ca sediul nostrum nu este foarte incapator.1.6.4. Motivele pentru selectarea grupului / grupurilor tinta si identificarea nevoilor si constrangerilor acestora. Cum va raspunde proiectul la nevoile grupului / grupurilor tinta si ale beneficiarilor finali?

Companiile , care doresc sa faca parte din incubatorul de proiecte informatice, trebuie sa indeplineasca ceva conditii stricte, pentru a fi admise:

Sa aibe ca obiect de activitate dezvoltarea de produse informatice, software sau de telecomunicatii

Sa dovedeasca un potential ridicat de dezvoltare (idei care pot devein un business);

Sa accepte evaluarea semestriala a evolutiei economico-financiare de mentinere in proiect si a conditiilor de admitere;

Sa se bazeze pt activitati semnificative in domeniul cercetarii-dezvoltarii software;

Sa isi propuna desfasurarea de activitati semnificative in domeniul cercetarii-dezvoltarii tehnice

Pentru ca incubatorul de proiecte sa genereze profit, este strict necesar ca acesta sa contina cel putin o firma incubata. Nevoile grupurilor tinta in acest caz sunt: instruire privind dezvoltarea spiritului antrepenorial si a aptitudinilor manageriale; stabilitate economica;

o buna comunicare intre firma care incubeaza si firma incubate, eventual si intre celelalte firme incubate daca este cazul;

asistenta in domeniul cercetarii-dezvoltarii software

servicii de secretariat

spatii amenajate pentru birouri (inclusiv acces la sali de conferinta)

sprijin pentru participarea la conferinte, expozitii, simpozioane care ar ajuta la atragerea potentialilor client; acces la tehnologiile necesare (telefon, internet, servere de stocare date, protocoale de securitate a informatiilor

Incubatorul nostru raspunde acestor cerinte punand la dispozitie un sediu amenajat pentru birouri de peste 500 de mp, sediu ce pune la dispozitie toate facilitatile necesare (internet, copiatoare, imprimante, fax, servere si stacoare cloud, sisteme de Securitate a datelor si transmisii prin medii criptate). De asemenea, incubatorul ofera consultant si sprijin in domeniul IT si al platformelor e-learning.1.7. Descrierea detaliata a activitatilorIntocmirea actelor si contractelor necesare pentru infiintarea incubatoruluiIn vederea intemeierii companiei este nevoie sa fie urmati mai multi pasi. Incepem cu rezervarea numelui de firma, realizarea dosarului pentru Registrul Comertului, depunerea capitalului social, obtinerea cazierului fiscal, ridicarea certificatului de inregistrare. Sediul social unde se va desfasura activitatea va fi o cladire inchiriata, astfel, acordul este nevoie sa fie realizat in prealabil.

La infiintare trebuie sa se tina cont de:

Locatia si sediul: incubatoarele de afaceri pot avea diverse tipuri de locatii si sedii in functie de necesitate;

Rolul si obiectivele incubatorului: principalele obiective sunt crearea de locuri de munca; Clientii incubatorului: succesul incubatorului depinde atat de performanta acestuia cat si de numarul de clienti atrasi

Tipul firmelor atrase; Finantarea start-urilor si consturile de operare.Amenajarea sediului de birouri

Dupa finalizarea actelor necesare infiintarii firmei, spatial de birouri trebuie amenajat corespunzator astfel incat sa permita un acces benefic la toate resursele. Camera tehnica este de preferat sa fie o camera separata, iar modul de aranjare al birourilor este foarte important, fiind necesare si achizitia dispozitivelor necesare muncii de birou (fax, copiatoare, imprimante, central telefonica, telefoane,etc). De asemenea, angajarea personalului de specialitate trebuie facuta cat mai repede, pentru a putea progresa si cu selectarea proiectelor.

Adminstratorul incubatorului si echipa este nevoie sa fie angajati cat mai repede posibil, avand ca sarcina supravegherea amenajarii constructieisi realizarea operatiunilor administrative. Cautarea partenerilorCautarea partenerilor este un factor important pentru un incubator de proiecte software. Prin intermediul partenerilor nationali, sau internationali, incubatorul ofera companiilor incubate acces la support si tehnologii de ultima generatie (servere de stocare, licente pentru protocoale de Securitate).Identificarea, evaluarea si selectarea posibilelor proiecte

Un avantaj il vor reprezenta companiile care au un dosar de proiecte fie ele si nefinalizate. Comitetul de evaluare va selecta doar proiectele care indeplinesc conditiile de admitere si prezinta potential major de dezvoltare. Scopul incubatorului este sa scoata pe piata nu doar companii care pot supravietui, ci companii care se dezvolta si genereaza profit in mod constant.Asistenta in elaborarea studiilor de fezabilitate si a planurilor de afaceri

Dupa ce firmele incubate devin admise, acestea trebuie sa aibe un flux constant de lucru. Astfel, ele trebuie sa propuna proiecte, sau sa obtina contracte in scopul de a genera profit. Printr-un posibil studiu de fezabilitate se va dori sa se obtina un raspuns la intrebarea putem investii in aceasta idee de afaceri?. Asistenta si instruire privind dezvoltarea aptitudinilor manageriale

Se ofera asistenta antrepenoriala, pentru dezvoltarea aptitudinilor manageriale, astfel se dobandesc urmatoarele cunostinte:

cunostinte privind functiunile, rolurile si competentele manageriale necesare unui manager; descoperirea punctelor tari si punctelor slabe ale organizatiei reprezentate;

realizarea unui plan de dezvoltare a propriilor limite;

dezvoltare abilitatilor de a adapta mediul organizational la mediul extern.Asistenta in domeniul cercetarii-dezvoltarii softwareActivitatile de crestere a performantelor profesionale ale angajatilor firmelor incubate se desfasoara constant, fiind organizate atat de catre Incubator, cat si de catre parteneri.Consiliere in domeniul economic

Incubatorul va dispune de personal de specialitate in domeniul IT, astfel societatile incubate vor avea un sprijin in depasirea eventualelor obstacole.Servicii secretariale

Incubatorul va asigura pentru perioada stabilita si: redactarea de documente; preluarea si directionarea apelurilor telefonice; preluarea si transmiterea de deconturi, contracte, facturi, cereri, referate.1.8. MetodologiaDescrierea detaliata a:

1.8.1. Metodelor de implementare si motivele pentru metodologia propusaSelectarea proiectelor ce vor fi introduse in incubator

Criterii de eligibilitate pentru firme:

Sa aibe ca obiect de activitate dezvoltarea de produse informatice, reallizare de platforme de e-learning;

Sa dovedeasca un potential ridicat de dezvoltare;

Sa accepte evaluarea semestriala a evolutiei economico-financiare de mentinere a conditiilor de admitere;

Sa isi propuna desfasurarea de activitati semnificative in domeniul IT; Sa aibe o cifra de afaceri de maxim 10.000 euro; Sa aibe cel mult 5 angajati;- Sa accepte sa doneze 60% din drepturi de autor ale produsului final.Se va realiza o selectie stricta a ideilor de afaceri ce corespund cel mai bine nevoilor incubatorului. Pentru incubarea unui proiect tehnologic, trebuie realizata o documentatie in care este prezentat obiectivul proiectului, modul de realizare al proiectului, beneficiarii acestuia si felul in care proiectul va ajuta din punct de vedere social.Documentatia trebuie sa cuprinda specificarea importantei implementarii acestui proiect, o descriere detaliata a modului de functionare precum si metodologia prin care acesta va fi realizat.

Pe baza documentatiei, se va decide daca proiectul este viabil sau nu. In cazul afirmativ, proiectul va fi incubat. Astfel, se vor accepta doar proiectele care dovedesc potential de dezvoltare. Lipsa unei analize amanuntite a proiectelor ce vor fi introduse in incubator, scade sansele de reusita ale firmelor incubate.Monitorizarea si evaluarea procesului de incubareProcedurile ce vor fi avizate trebuie sa demosntreze care sunt indicatorii de performanta in diferite stadia ale procesului de incubare.Acesti indicatori s-ar putea structura dupa cum urmeaza:

Indicatori de eficienta operationala:

tipurile de activitati atrase;

rata firmelor iesite din incubator (din varii motive independente de incubator); rata nereusitelor;

eficienta cu care sunt furnizate serviciile;

Indicatori de perfomanta financiara:

nivelul veniturilor si cheltuielilor;

capacitatea de a asigura cifra de afaceri necesara;

costurile per incubat.Modul in care clientii sunt monitorizati pe parcursul incubarii este un indicator important pentru maximizarea sanselor de supravietuire a afacerii si pentru a stabili ratele de crestere.

Promovarea proiectelor realizate de firmele incubate

Promovarea afacerii reprezinta un factor cheie in acest domeniu. Promovarea se va face intr-un mod dynamic, prin participarea la simpozioane, targuri de gradinite, se publica in reviste de specialitate, pe site-uri de specialitate, la evenimente sau expozitii din domeniu.1.8.2. Descrierea rolului si participarii a diferitilor actori (parteneri locali, grupuri tinta, autoritati locale etc.), precum si motivele pentru care le-au fost desemnate aceste roluri. Incubatorul va avea ca parteneri:

IBM, RCS-RDS, HP, FUJITSU

Incubatorul nostru functioneaza in cadrul unei retele internationale, ce ofera posibilitatea schimbului de informatii intre toti membrii acesteia. Rolul acestor companii si institutii este acela de a oferi consultanta in dmeniu.

De asemenea, ar fi foarte util sprijinul unor institutii precum ministerul educatiei, consiliul local al sectorului 6 sau chiar cadre didactice specializate in lucrul cu soft-uri specializate.1.8.3. Metode pentru evaluarile interne si externeEste indicat sa se realizeze un chestionar intern care sa ajute la definirea unor standarde, ca ulteriro compararea rezultatelor sa fie una facila.

Atat evaluarile interne cat si cele externe pot lua in considerare urmatoarele domenii:

>> Patrunderea pe piata

definirea pietei si a grupurilor tinta; identificarea numarului si posibileleor societati ce pot beneficia de incubator;>> Revizuirea managementului si structurii personalului, acolo unde este cazul.Managerul incubatorului va avea o misiune foarte importanta, acesta va trebui sa adune in mod regulat feedback de la clientii sai privitor la utilitatea si eficienta programelor si serviciilor din incubator. Pe baza feedback-ului se pot ajusta astfel serviciile ineficiente sau se pot adauga detalii care sa reflecte nevoile clientilor.1.8.4. Echipa propusa pentru implementarea proiectului (pe functii: nu este necesara includerea aici a numelor persoanelorUn accent extrem de profund va trebui sa se aloce pentru selectiile administratorilor, personalului si firmele incubate.

Administratorul incubatorului este responsabil de aspectele operationale, care trebuie sa fie clar definite, si de conducerea incubatorului informatic. De asemenea tot in slujba lui va reveni si bussiness-ul (gasirea de potentiali/viitori clienti).Administratorul va avea atributiile: va raspunde de administrarea incubatorului; va incheia contractele necesare pentru prestari servicii cu rezidentii incubatorului; tot in atributiile sale va intra si asigurarea echipamentelor tehnice cu care se va lucra, mai exact se va asigura ca o echipa verifica securitatea datelor. O baza de date care sa cuprinda profilul activitatii incubatorului va avea de asemenea anumite facilitati legale in randul incubatilor.Personalul angajat trebuie sa aiba competente conform posturilor pe care le ocupa, dar si abilitati de lucru in echipa, de adaptare la nevoile si cerintele fiecaruia dintre clientii incubatorului. Un alt factor foarte important este raportul dintre numarul personalului incubatorului si numarul afacerilor incubate la un moment dat.

1.8.5. Principalele mijloace propuse pentru implementarea proiectului 1. Selectiile si achizitiile

2. Evaluare si Monitorizare

3. Planul de lucru si bugetul aferent incubatorului de afaceri

4. Raportare 5. Gestiunea administrativa6. Mangementul riscurilor si al oportunitatilor1.9.Durata si planul de actiuneDurata proiectului va fi de 12 luni.

Cu gri este marcata perioada in care activitatea respectiva este desfasurata Semestrul 1 Semestrul 2

Activitatea123456789101112

Intocmirea actelor si contractelor necesare pentru infiintarea incubatoruluix

Amenajarea sediului de birouri (inclusiv angajare personal)xx

Identificarea, evaluarea si selectarea proiectelor inovativexx

Cautarea partenerilorxx

Identificarea, evaluarea si selectarea posibilelor proiectexxx

Asistenta in elaborarea studiilor de fezabilitate si a planurilor de afacerixxxx

Asistenta si instruire privind dezvoltarea aptitudinilor managerialexxxxx

Asistenta in domeniul cercetarii-dezvoltarii softwarexxxx

Servicii secretarialexxxxxxxxxx

Consiliere in domeniul economicxxxxxx

Promovarea proiectelor realizate de firmele incubatexxxx

2. REZULTATE ASTEPTATE

2.1. Impactul asteptat asupra grupurilor tinta / beneficiarilorIncubatorul nostru este o institutie care urmareste crearea unui mediu favorabil, sustenabil pentru societatile la inceput de drum si care pentru moment nu au reusit sa obtina o finantare sigura.O afacere urmeaza in general urmatoarea traiectorie: o perioada de initiere (incubare in house), o perioada de maturizare (incubare external house), o perioada de dezvoltare, o perioada de stagnare si o perioada de scadere. Pe tot parcursul acestor perioade, afacerea este vulnerabila si supusa unor riscuri. Apelarea la serviciile unui Incubator de proiecte informatice este o forma de protejare a cresterii afacerii si de maturizare a acesteia.

Lansarea unui incubator de proiecte informatice va duce la aparitia de locuri de munca noi si creste concurenta intre companii.2.2.Realizari concrete

Implementarea proiectului va duce la urmatoarele rezultate:

Crearea unui mediu propice pentru micii intreprinzatori;

Imbunatatirea performantelor manageriale;

Dezvoltarea unui sector privat dinamic; Cresterea numarului de activitati economice competitive.2.3.Efecte multiplicatoare

In cazul in care proiectul are un succes deosebit, se poate continua dezvoltarea proiectului atat pe plan local (inchirierea unui spatiu de birouri mai mare, in vederea gazduirii mai multor companii incubate), cat si pe plan national (se va analiza dezvoltarea unei mici sucursale intr-un alt posibil oras).2.4.Sustenabilitate

Incubatorul isi va dovedi sustenabilitatea daca va oferi un echilibru intre nevoile grupului tinta. Acesta va trebui dupa un anumit timp sa genereze in mod obligatoriu profit, atat pentru recuperarea investitiei cat si pentru a rezista.

De asemenea, un alt aspect dupa care proiectul se va decide daca este sau nu sustenabil este rata de absolvire, care trebuie sa fie cat mai mare.3.BUGETUL PROIECTULUI Grupuri int sunt grupurile/entitile care vor fi afectate pozitiv n mod direct de proiect, la nivelul scopului proiectului.

Beneficiarii finali sunt cei care vor beneficia de pe urma proiectului pe termen lung, la nivelul societii sau sectorului n ansamblu.

6