Ghidul de înfiinţare a unui

incubator de afaceri în România

Mai 2010

DRAFT

cu sprijinul

2

CUVÂNT ÎNAINTE

Acest ghid reuneşte şi sintetizează idei, concepte şi concluzii ale unor studii din ţară şi străinătate, privind înfiinţarea de incubatoare tehnologice şi de afaceri, şi ale experienţei naţionale în domeniu. Ghidul de faţă se adresează celor care urmăresc să combată şomajul şi să sprijine apariţia şi dezvoltarea IMM-urilor viabile prin înfiinţarea de incubatoare tehnologice şi de afaceri.

Structura pe capitole a ghidului urmăreşte, de la simplu la complex, înfiinţarea Incubatorului de afaceri, adăugând pe parcurs amănunte şi detalii la noţiunile expuse în primul capitol, precum şi un exemplu concret, studiul de caz din România.

Într-adevar, incubatoarele de afaceri din experienţa mondială s-au dovedit a fi mijloace eficiente de sprijin a iniţiativei private şi au generat încredere atât la nivelul administraţiei de stat cât şi în sectorul privat, realizându-se parteneriate public – private care au întărit conceptul şi l-au consacrat în lupta pentru eliminarea sărăciei. În acest sens, Agenţia pentru Implementarea Proiectelor şi Programelor pentru IMM-uri (AIPPIMM) şi Programul Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare (PNUD) au demarat un program naţional şi multianual de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare tehnologice şi de afaceri în România, care reprezintă studiul de caz al acestui ghid. Dincolo de experienţa căpătată cu această ocazie, echipa de proiect a urmărit şi sintetizarea unor lecţii învăţate în timpul procesului de implementare a proiectului, acestea fiind prezentate în ghidul de faţă, pe lângă experinţa şi lecţiile învăţate în lume şi în special în Europa.

La elaborare şi-au dat concursul o paletă largă de specialişti din cadrul AIPPIMM, PNUD, Autorităţi Locale şi Administratori de Incubatoare de Afaceri. Prin multitudinea de informaţii adunate şi prelucrate, ghidul se adresează tuturor acelora care doresc sa aibe un rol activ în combaterea şomajului în comunitatea lor, dar şi la nivel regional şi naţional.

3

CURPINS

Termeni de specialitate

1. Introducere în domeniul incubatoarelor de afaceri

1.1. Concepte, istoric şi definiţii

1.2. Tipuri de incubatoare de afaceri

1.3 Funcţii şi servicii oferite

1.4 Evaluare şi indicatori de performanţă

2. Procesul de înfiinţare a unui incubator de afaceri

2.1. Ipoteze de înfiinţare

2.2. Strategia incubatorului de afaceri

2.3. Principii şi stadii de înfiinţare

2.4. Fazele incubării şi etapele de înfiinţare ale incubatorului de afaceri

2.5. Sursele, resursele necesare şi implicaţiile aferente

2.6. Structura organizaţională, organigrama şi statutul

3. Procedura de implementare a incubatorului

3.1. Selecţiile şi achiziţiile

3.2. Evaluare şi monitorizare

3.3. Planul de lucru şi bugetul aferent

3.4. Raportări

3.5. Aspecte administrative (gestionarea de spaţii, resurse şi contracte)

3.6. Consultanţa în incubatoarele de afaceri

3.7. Managementul riscurilor şi al oportunităţilor

4. Incubatoarele de afaceri în Europa şi pe plan internaţional

4

5. Studiu de caz din România pentru un ciclu de incubare, rezultate şi comentarii

6. Concluzii şi recomandări

ANEXE:

1. Costuri de operare ale incubatoarelor din România: Programul AIPPIMM-PNUD

2. Lista incubatoarelor din Romania: caracteristici şi date de contact

5

TERMENI DE SPECIALITATE

ADMINISTRATOR persoana juridică asociată contractului-cadru şi care se ocupă de managementul incubatorului de afaceri pe plan local

AFTER-CARE sprijinul acordat de incubator companiilor care au părăsit incubatorul şi sunt implantate în teritoru, în urma incubării

BENCHMARKING proces de comparare a calităţii, performanţei şi eficienţei unei metode sau ale unui proces cu altul/alta considerat/ă standard sau caz de cea mai bună practică

BIO-INCUBATOR clădire destinată desfăşurării activităţilor de cercetare şi dezvoltare ale companiilor din domeniul ştiinţelor naturale; în general îşi desfăşoară activitatea în strânsă legătură cu o universitate din vecinătate.

BUSINESS ACCELERATOR termenul a apărut în anii ’90, în perioada dot-com-ului, când entităţi bazate pe acelaşi concept de incubator tradiţional s-au diferenţiat prin orientarea către tehnologia de comunicaţii şi prezenţa web

FIRMĂ INCUBATĂ beneficiar al programului de incubare; potenţiali întreprinzători care intenţionează să înfiinţeze o întreprindere în conformitate cu legislaţia naţională sau întreprinderi deja înfiinţate, cu cel mult 2 ani de activitate la data înregistrării cererii pentru înscrierea în incubator

FUND-RAISING atragerea de resurse financiare suplimentare

INDICATORI DE PERFORMANŢĂ

măsuri cuantificabile care reflectă obiectivele unei organizaţii, facilitând evaluarea factorilor esenţiali succesului acesteia

INDICATORI DE PROCES indicatori care măsoară eficienţa performanţei generale

INPUT date de intrare, resurse

KITCHEN INCUBATOR incubator de afaceri dedicat cateringului, retailului si industriei alimentare; este cel mai des întâlnit în ţările cu reglementări semnificatie în domeniul alimentar şi în care investiţiile de capital în echipament sunt prohibitive pentru stat-upuri.

MENTOR expert independent sau reprezentant al unei entităţi publice implicate în implementarea Incubatorului de Afaceri şi care va acorda consultanţă şi asistenţă în dezvoltarea afacerii

MONITORIZARE observarea şi înregistrarea regulată a activităţilor şi a rezultatelor obţinute

NETWORKING stabilirea unor relaţii între incubatoarele de afaceri şi alte instituţii relevante, utile pentru transferarea de experienţe şi cele mai bune practici

OUTPUT date de ieşire, rezultat, produs (în funcţie de context)

6

PARC ŞTIINTIFIC ŞI TEHNOLOGIC

o zonă în care se află o universitate, o unitate de cercetare-dezvoltare şi mai mulţi agenţi economici şi în care se desfăşoară activităţi de învăţământ, de cercetare şi de producţie. În parc, agenţii economici închiriază un spaţiu, o clădire, un teren amenajat, pe care îşi desfăşoară activitatea. Parcurile oferă celor ce funcţionează aici condiţii avantajoase de locaţie şi folosire a infrastructurii şi a comunicaţiilor, reduceri de tarife sau gratuităţi pentru unele servicii, consultanţă în afaceri, consultanţă tehnologică, sprijin pentru realizarea de parteneriate interne şi internaţionale, promovarea activităţilor din parc, acces la baze de date, asigură legătura cu administraţia.

PERFORMANCE AND EFFICIENCY CHECK-UP

raportarea în mod regulat la incubatoare cu profil asemănător care au găsit metode eficiente de a oferi servicii antreprenorilor şi IMM-urilor; aceste practici pot fi implementate şi de alte IA pentru îmbunătăţirea performanţelor

RAPORTARE comunicare periodică a activităţii către acţionari, autorităţi şi alte entităţi implicate (stakeholder-i), în scopul evaluării şi analizei performanţelor şi al formulării strategiei ulterioare.

RATA DE ABSOLVIRE procent al firmelor incubate care părăsesc anual incubatorul

RATA DE OCUPARE procentul din spaţiul incubatorului destinat companiilor incubate

RATA DE RETENTENŢIE procent al companiilor care, după ce au terminat ciclul de incubare, şi-au continuat activitatea în aceeaşi regiune geografică

RATA DE SUPRAVIEŢUIRE procent de firme nou înfiinţate care continuă să funcţioneze după trei ani (sau după absolvirea din programul de incubare)

SEED CAPITAL capital de risc în faza de iniţiere a afacerii

SPIN-OFF întreprinderi mici şi mijlocii apărute în urma desprinderii acestora din întreprinderile mari

STAFF personal angajat, cu contract de muncă pe perioadă nedeterminată

START-UP întreprindere nou înfiinţată sau cu o istorie de operare scurtă

7

1. INTRODUCERE ÎN DOMENIUL INCUBATOARELOR DE AFACERI

1.1. Concepte, istoric şi definiţii

Un Incubator de Afaceri (IA) este o instituţie care urmăreşte crearea unui mediu favorabil, sustenabil, pentru firmele nou înfiinţate şi cele inovative cu potenţial de dezvoltare.

Din punct de vedere al dezvoltării în timp, o afacere urmează în general următoarea traiectorie: o perioadă de iniţiere (incubare in house), o perioadă de maturizare (incubare external house), o perioadă de dezvoltare, o perioadă de stagnare şi o perioadă de scădere. Pe tot parcursul acestor perioade afacerea este vulnerabilă şi supusă unor riscuri. Apelarea la serviciile unui Incubator Tehnologic şi de Afaceri este o formă de protejare a creşterii afacerii si de maturizare a acesteia.

Statisticile arată că la nivel mondial afacerile care îşi încep activitatea în Incubatoarele Tehnologice şi de Afaceri au şanse mai mari de supravieţuire în primii 5 ani decât cele care pornesc în afara acestora. Administraţia Întreprinderilor Mici din SUA arată încă de la începutul anilor 2000 ca 50% pana la 80%dintre firmele nou înfiinţate dau faliment în primii 5 ani, în timp ce 87% dintre firmele incubate au supravieţuit anului 5.

Primul incubator a apărut în 1952 în Batavia, New York, iar procesul de incubare a devenit o industrie în anii ’80. În Europa primele incubatoare de afaceri au aparut în Marea Britanie. În 1972, s-au creat spaţii de lucru pentru firme noi prin renovarea unor clădiri şi utilizarea acestora pentru ateliere de artizanat şi meserii sau prin subdivizarea unor clădiri vechi şi abandonate.

În România, primul Incubator Tehnologic si de Afaceri, CITAf, a fost creat în martie 1992 cu sprijinul Ministerului Cercetării şi al Institutului de Cercetare şi Proiectare pentru Tehnologia Construcţiilor de Maşini, ICTCM SA. Ulterior s-au creat, la Sibiu, Timişoara, Brăila şi Miercurea Ciuc, patru incubatoare de afaceri cu sprijin venit din partea programului PHARE şi administrat de Centrul Român pentru IMM-uri. Odată cu dispariţia fondurilor, majoritatea din cele 16 incubatoare înfiinţate in anii ’90 au fost desfiinţate.

În 1998, în cadrul workshopu-ului Helsinki, incubatorul de afaceri a fost definit ca: „Un loc unde sunt concentrate pe un spaţiu limitat firmele nou create. Obiectivul său este sporirea şanselor de creştere şi a ratei de supravieţuire a acestor firme prin asigurarea unei clădiri modulare ce are în dotare utilităţile necesare (telefax, computer etc.) şi unde se oferă sprijin managerial şi servicii de asistenţă. Accentul se pune pe dezvoltarea locală şi crearea de locuri de muncă.” Această definiţie datează din 1990 şi se dovedeşte, pe fondul evoluţiei întregistrate între timp, a fi mult prea axată pe aspectele fizice ale operaţiunilor dintr-un incubator.

O alternativă la această definiţie, care subliniază şi celelalte servicii oferite într-un incubator, este cea dată de Asociaţia Naţională SUA a Incubatoarelor de Afaceri (US National Business Incubation Association - NBIA):

„Incubarea în afaceri este un proces dinamic de dezvoltare a întreprinderilor. Incubatoarele alimentează firmele mici, ajutându-le să supravieţuiască şi să crească în perioada de început, atunci când sunt cel mai vulnerabile. Incubatorul asigură asigură asistenţă în management, acces la servicii de finanţare şi servicii de sprijin tehnic şi în managementul afacerilor. În plus, oferă

8

servicii comune frimelor de antreprenoriat, acces la echipament, contracte flexibile de leasing şi spaţiu expandabil – toate sub acelaşi acoperiş.”

Definiţiile adoptate de UK Business Incubation (UKBI) şi Asociaţia Centrelor Tehnologice şi de Incubare în Afaceri (ADT) din Germania sunt asemănătoare. Cu toate că aspectul definitoriu al unui incubator de afaceri este considerat a fi asigurarea unui spaţiu fizic pentru firmele nou-înfiinţate, accentul este pus în mod egal şi pe alte aspecte, incluzând, în cazul UKBI, training antreprenorial, mentorat şi vizibilitate, care nu se regăsesc în definiţia dată de NBIA:

„Incubarea în afaceri este un proces dinamic de dezvoltare a afacerii. Este o noţiune care acoperă o gamă largă de procese care contribuie la reducerea ratei de eşec a companiilor aflate în fază incipientă şi la accelerarea dezvoltării companiilor care au potenţial de a deveni generatoare de locuri de muncă şi bunăstare. Un incubator de afaceri este, de obicei, o proprietate cu mici unităţi de muncă, asigurând un mediu instructiv şi de susţinere pentru antreprenorii aflaţi la început şi pe perioada primelor etape ale business-ului. Incubatoarele asigură trei ingrediente principale pentru companiile în creştere, de succes – un mediu antreprenorial şi de învăţare, acces rapid la menori şi investitori, vizibilitate pe piaţă. ”

Spre deosebire de celelalte cazuri, definiţia oferită de ELAN în Franţa nu face nicio referire la atributele fizice ale unui incubator, punând in centrul acesteia obiectivele de promovare a noilor start-up-uri şi de ajutorare a firmelor existente pentru a se dezvolta. O abordare oarecum asemanătoare, care pune accentul mai curând pe ‘output-urile’ procesului de incubare decât pe ‘input-uri’, este adoptată de EBN. Aceasta subliniază misiunea mai largă a incubatoarelor de afaceri, orientată teritorial: „Comunitatea Europeană de Afaceri şi Centre de Inovare (The European Community Business and Innovation Centres - EC BICs) – aşa cum sunt în mod oficial cunoscuţi – reprezintă organizaţii de sprijin pentru IMM-uri innovative şi pentru antreprenori… care acţionează în interes public şi care sunt stabilite de către principalii operatori economici din zonă sau regiune, cu scopul de a oferi o gamă integrată de servicii de orientare şi sprijin pentru proiectele realizate de IMM-uri innovative, astfel contribuind la dezvoltarea regională şi locală.”

Această scurtă descriere a diferitelor moduri de a defini incubatoarele de afacerii relevă două concluzii principale: în primul rând, majoritatea definiţiilor pun accent pe promovarea IMM-urilor şi pe combinaţia dintre unităţile din incubator şi serviciile de sprijin în afaceri ca elemente de unicitate ale unui incubator de afaceri; în al doilea rand, se pot observa diferenţe în ceea ce priveşte accentul pus pe importanţa aspectelor fizice, care contrastează cu alte servicii clasice de sprijin în afacere, şi în ceea ce priveşte procesul de incubare în sine.

Accepţiunea generală a noţiunii de incubator de afaceri constă în definirea unei astfel de instituţii ca fiind o structură partenerială locală sau regională, care urmăreşte crearea unui mediu favorabil şi sustenabil pentru firmele nou înfiinţate, stimulându-le potenţialul de dezvoltare şi de viabilitate.

9

1.2. Tipuri de incubatoare de afaceri

Exisă mai multe moduri de clasificare a tipurilor de incubatoare de afaceri existente:

a) după sursa de finanţare:

de stat (ministere, centre de cercetare, universitati de stat)

private (camere de comerţ, universităţi private, asociaţii etc.)

mixte

b) după modelul operaţional:

incubatoare „Briks and Mortar” (BAM). Acesta este cel mai des întâlnit tip de incubatoare, axat pe oferirea de facilităţi legate de infrastructura fizică. Procesul de incubare şi serviciile aferente au loc într-o clădire special amenajată. Datorită concentrării afacerilor start-up într-un singur loc, acest model are avantajul de a impulsiona interacţiunea, realizarea de parteneriate şi rezolvarea problemelor comune.

Incubatoare virtuale (Portal sau incubator fără pereţi – „without walls”) . Acest tip nu acordă un spaţiu special amenajat (clădiri) pentru incubarea afacerilor, serviciile fiind oferite prin internet, un avantaj constituindu-l posibilitatea de a incuba afaceri asemănătoare, dar localizate în regiuni diferite.

Incubatoare mixte. Acest tip pune la dispoziţie spaţii pentru închiriere anumitor firme, iar pe altele le incubeaza prin intermediul internetului, find denumit în literatura de specialitate HUB/Venture Incubator.

c) după structura de servicii:

incubatoare tradiţionale

incubatoare tehnologice

incubatoare mixte

incubatoare culturale

incubatoare sociale

incubatoare pentru afaceri în domeniul agriculturii

incubatoare sectoriale

d) după locul de amplasare a incubatoarelor:

incubatoare în zone urbane

incubatoare în zone suburbane

incubatoare în zone rurale

După intensitatea suportului managerial şi gradul de implicare a tehnologiilor :

10

Incubatoarele de afaceri se poziţionează în colţul din stânga-jos al matricei ca urmare a faptului că asigură un grad ridicat al sprijinului managerial pentru firmele incubate şi, de obicei, se axează pe firme obişnuite. Există, desigur, tipologii alternative ale incubatorului de afaceri, dar abordarea subliniată în figură oferă o imagine de ansamblu.

O caracteristică esenţială a incubării este diversitatea organizaţiilor sprijinite. Diversitatea reflectă atât gama modelelor de afaceri din sfera incubării afacerilor, căt şi necesitatea unei abordări personalizate pentru medii distincte şi complexe.

Privire de ansamblu asurpa tipurilor de incubare

Tipul Programului

Context & Caracteristici

Puncte tari Provocări

Incubator de afaceri cu portofoliu mixt

• Vizează firmele cu potenţial de creştere dintr-o gamă de sectoare

• Poate selecta sectoare care se aliniază strategiei generale regionale sau de competitivitate naţională

•Poate exista în medii unde activitatea antreprenorială este limitată

• Se poate alinia cu strategiile regionale şi naţionale, poate germina noi domenii de capacitate competitivă şi poate furniza un mediu pentru inovare

• În medii unde există o mică activitate antreprenorială, pot include activităţi extinse "de pre-incubare" şi de educaţie pentru antreprenori sursă şi întreprinderi

• Pot deveni uşor incubatoare cu scop general care să facă preincubare şi incubare

• În cazul în care noile sectoare concurenţiale sunt în curs de dezvoltare, impactul poate să se obţină după un timp îndelungat

• În cazul în care spiritul de antreprenoriat este limitat, atragerea de clienţi cu potenţial de creştere ridicat poate fi dificilă şi este posibil să nu sprijine dezvoltarea acestui model de incubator de afaceri.

Slab Mediu Ridicat

Slab Mediu Ridicat

Proprietate Industrială

Parc Industrial

Parc Ştiinţific

Ateliere Incubator

Centru Întreprindere

Centru Inovare

Incubator clasic

Centru de inovare şi

afaceri

Centru Tehnologic

Complexitatea Tehnologică

Suport management

11

Incubator de afaceri tehnologic

• Vizează firmele cu potenţial de creştere tehnologic

• Necesită un înalt fundament tehnologic şi infrastructură a capitalului uman

• Dacă infrastructura şi capitalul uman sunt slabe, poate necesita activităţi extensive de pre-incubare

• Poate exista în economii în tranziţie

• Poate reprezenta o resursă economică prin atragerea şi dezvoltarea cercetării, competenţelor şi întreprinderilor

• Poate dezvolta tehnologia ca o nouă sursă de competitivitate

• Poate întâmpina dificultăţi privind dezvoltarea firmelor dincolo de stadiul iniţial din cauza lipsei de finanţare şi a dificultăţilor de intrare pe pieţele internaţionale

Incubator de afaceri în cooperare cu medii universitare

• Universităţile sau instituţiile academice au adeseori un rol de fondator şi reprezintă o resursă pentru cercetare, expertiză, spaţiul şi/sau fonduri de sprijin.

• Vizează, de obicei, firmele tehnologice, dar pot lucra şi cu alte sectoare

• Poate duce la reducerea decalajului dintre cercetare şi comercializare sau transfer tehnologic

• Accesul la proprietate intelectuală şi la potenţialul de dezvoltare a unor afaceri competitive

•Adeseori asigură stabilitate financiară

• Diferenţele comportamentale, în cazul în care cadrele universitare sunt văzute ca fiind buni cercetătorii, dar slabi oameni de afacere. Universitatea este considerată ca fiind prea birocratică şi cu aversiune pentru risc crescută

Agro-incubator de afaceri

•Vizează firmele agricole

• Are drept scop comercializarea practicilor inovative sau transformarea firmelor de la un nivel de dezvoltare lent la unul rapid

• Poate avea un impact social şi economic semnificativ prin îmbunătăţirea nivelului de trai al comunităţii

• Se poate concentra pe agro –tehnologie şi/sau comercializare

• Necesită competenţe de dezvoltare comunitară

• Poate fi o provocare să pătrundă pe pieţele regionale sau naţionale, dincolo de comunităţile locale

Incubator de afaceri social

• Foloseşte spiritul antreprenorial şi inovaţia pentru a crea impact social

• Se poate concentra pe anumite produse şi servicii cu valoare socială

• Poate fi un mijloc pentru impact economic şi modificare socială pentru indivizi, familii şi comunităţi defavorizate

• Model eficient şi metodă cu o evoluţie rapidă

• Poate necesita investiţii semnificative în capitalul uman şi activităţi de "pre-incubare" fără a avea siguranţa că stadiul incipient de incubare poate începe

12

• Poate fi dificilă măsurarea propagării efectelor impactului social

Parc tehnologic

•Proiectat pentru accelerarea dezvoltării întreprinderilor relativ mature

• Se concentrează pe firme tehnologice, dar poate viza anumite industrii

• Poate folosi incubarea ca o modalitate de sursă a viitorilor clienţi

• Recunoscut de sectorul public şi cel privat ca o sursă de impact economic

• Poate fi un punct focal pentru inovaţie şi spirit antreprenorial, atragerea de talente, idei şi resurse financiare

• În cazul în care întreprinderile se maturizează, poate fi dificil să se demonstreze valoarea incubării dincolo de furnizarea spaţiului la un cost eficient şi a infrastructurii

Pre/ante-incubatoarele

• Oferă servicii specifice perioadei de preincubare

• Oferă expertiză, (coaching şi sfaturi directe) şi facilităţi (minimum spaţiu de lucru) pebtru a-i susţine pe antreprenori în dezvoltarea ideii de afaceri şi la elaborarea planului de afaceri

• Nu prezintă siguranţa că toate firmele pre-incubate pot fi incubate în final

Incubatoare specifice unui sector

• Oferă toată gama de servicii necesare celor care au o idee fezabilă, aplicabilă într-un anumit sector, expresie a potenţialului endogen existent în acel teritoriu

• Pot deveni uşor clustere.

• Antreprenorii primesc asistenţă din perioada de pre-incubare până în cea de post-incubare

• În funcţie de specificităţile sectorului acestea pot necesita infrastructura specifică

Asociaţii şi reţele

• Pot viza organizaţiile incubate pentru alăturare şi activităţi colective

• Pot pleda pentru inovaţie şi spirit antreprenorial, mai ales în cazul economiilor unde nu sunt răspândite

• Pot fi influenţatori în includerea sectorului IMM-urilor în strategiile naţionale şi regionale competitive

• Pot fi importante pentru dezvoltarea capacităţilor, atât pentru incubatoarele de afaceri şi clienţii lor cât şi pentru

• În anumite cazuri, întâmpină dificultăţi în atragerea de resurse

13

• Au adeseori un rol semnificativ în procesal de învăţare şi formare şi în crearea unor reţele de contact între membri

alte părţi interesate, cum ar fi factorii de decizie politică

Diversitatea beneficiarilor programelor de incubare este o dovadă a provocărilor existente în mediul de afaceri în care operează incubatoarele. Nu există un singur model de incubare care să răspundă tuturor nevoilor, ci doar moduri diferite de a aborda problemele din infrastructură, finanţare, legislaţie şi politici, cunoştinţe, competenţe şi cultura organizaţională necesară pentru promovarea inovarii şi a antreprenoriatului.

Incubatoarele de afaceri din România sunt cu portofoliu mixt, finanţate din surse proprii şi/sau din fonduri publice. În prezent, incubatoarele finanţate din fonduri publice fac parte din Programul naţional multianual pe perioada 2002 - 2012 de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare tehnologice şi de afaceri, coordonat de Agenţia pentru Implementarea Proiectelor şi Programe pentru IMM-uri şi implementat de Programul Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare, în parteneriat cu autorităţile locale. De asemenea, conform Hotărârii Guvernamentale 406/2003 au fost înfiinţate incubatoare tehnologice şi de afaceri finanţate de Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Inovarii - Autoritatea Naţională pentru Cercetare Ştiinţifică (ANCS) - în cadrul Programului naţional "Dezvoltarea infrastructurii de inovare si transfer tehnologic - INFRATECH". Primele incubatoare din România au fost înfiinţate în anii ’90 cu sprijin venit din partea programului PHARE şi administrat de Centrul Român pentru IMM-uri.

1.3. Funcţii şi servicii oferite

Un incubator de afaceri are la bază un parteneriat între diferiţii actori locali, implicaţi atât în sectorul privat al IMM, cât şi din cel public, respectiv autorităţi publice locale şi instituţii interesate, ale căror obiective şi opţiuni strategice sunt acelea de a oferi, în cadrul unei zone teritoriale cu un suficient potenţial anteprenorial, o gamă complexă de servicii profesionale destinate IMM, cu scopul creării şi dezvoltării unor activităţi independente şi noi ale sectorului privat de IMM.

Principiile de funcţionare a unui incubator de afaceri:

Selectivitate: incubatorul selectează proiectele capabile să contribuie la dezvoltarea locală, prin dezvoltarea de afaceri şi locuri de muncă

Monitorizare: odată selectate, proiectele sunt în mod sistemic monitorizate, în scopul determinării modului adecvat de intervenţie a coordonatorilor şi experţilor

Sinergie: reflectată aici în planurile de afaceri ale companiilor, prin reunirea unei largi palete de servicii necesare derulării afacerilor oferite firmelor incubate

Complementaritate: incubatorul de afaceri oferă servicii specializate unei anumite categorii de întreprinzători, acţionând ca factor complementar faţă de organizaţiile existente de sprijinire a dezvoltării IMM-urilor private

14

Cele mai uzuale servicii oferite de incubatoarele de afaceri sunt:

Oferirea de spaţiu de închiriat pentru birouri, pentru producţie, cu chirii mai scăzute decât cele ale pieţei;

Servicii administrative şi tehnice (telefon, fax, copiator, spaţii pentru conferinţe, instruiri, secretariat etc);

Consultanţă

Suplimentar se poate oferi o gamă largă de alte servicii (sesiuni de informare, activităţi de transfer tehnologic, seminarii, formare profesională).

Avantajele înfiinţării oferite de incubatoare tehnologice şi de afaceri diferă în funcţie de caracterul nevoilor socioeconomice care se regăsesc în obiectivul înfiinţării incubatorului:

Crearea de locuri de muncă şi creşterea nivelului de trai

Crearea unui mediu antreprenoial în cadrul comunităţii

Comercializarea tehnologiei

Diversificarea economiilor locale

Construirea sau accelerarea creşterii clusterelor industriale locale

Crearea şi retenţia de afaceri

Încurajarea femeilor sau a minorităţii antreprenoriale

Identificarea de oportunităţi de afaceri

Revitalizarea comunităţilor

Un incubator de afaceri poate juca mai multe roluri:

De părinte: susţine managerii firmelor incubate din punct de vedere tehnic şi uneori material

De mediu: oferă posibilitatea dezvoltării rapide a strategiilor de afaceri ale firmelor incubate

De investitor: în anumite cazuri aduce capital în schimbul unor actiuni ale firmelor incubate

De club de afaceri : incubatorul cauta si ofera oportunitati de afaceri firmei incubate

Obiectivele generale ale înfiinţării incubatoarelor de afaceri în România:

Crearea unui mediu de afaceri favorabil dezvoltării şi creşterii IMM-urilor;

Promovarea culturii antreprenoriale şi îmbunătăţirea performanţelor manageriale;

Consolidarea unui sector privat dinamic, capabil sa facă faţă forţelor concurenţiale şi competiţiei internaţionale;

Facilitarea accesului IMM-urilor la surse de finanţare, creşterea numărului de activităţi economice competitive, întărirea climatului investiţional, precum şi reducerea ratei somajului în zonele-ţintă.

15

Tipuri de servicii şi exemple aferente Mai jos sunt câteva tipuri de servicii oferite în general de un incubator de afaceri şi explicarea lor. Aceste servicii sunt esenţiale deoarece le permit companiilor incubate să se concentreze asupra dezvoltării de produse, servicii şi procese.

Servicii de recepţie: asigurate în general de un recepţionist angajat de incubator în cadrul departamentului administrativ. Aceasta situaţie este posibilă în cazul în care companiile incubate se află in aceeaşi clădire.

Servicii secretariale: pentru majoritatea incubatoarelor partea de secretariat presupune trimiterea de faxuri, completarea de facturi, asigurarea corespondenţei etc.

Servicii de asigurare a securităţii: aceste servicii se referă la mentenanţa echipamentelor firmelor incubate

Servicii de comunicare: asigurarea infrastructurii necesare comunicaţiei: Internet, telefonie, intranet etc.

Servicii de curăţenie: curăţarea şi întreţinerea sediului folosit de firmele incubate; la fel ca în cazul altor servicii, acestea pot fi asigurate de către angajaţii incubatorului

Servicii de bucătărie („kitchen services”): aceste servicii au de-a face cu întreţinerea spaţiului destinat întalnirilor şi interacţiunii ocazionale dintre antreprenori

Exemple de servicii tipice:

Tipuri de servicii oferite afacerilor Furnizare Internă (%)

Furnizare Externă (%)

(1) Servicii de pre-incubare 11.7 3.3

(2) Planificarea afacerii şi formarea unei companii 11.0 5.5

(3) Training pentru dezvoltarea competenţelor în afaceri 6.4 10.3

(4) Servicii contabile, legale etc. 2.8 12.5

(5) Studiu de piaţă, vânzări şi marketing 5.5 11.4

(6) Consultanţă export: pieţe şi căutare de parteneri 5.0 9.2

(7) Asistenţă IT şi e-business 6.9 7.7

(8) Consultanţă dezvoltare de noi produse şi servicii 7.7 7.7

(9) Consultanţă obţinere de finanţare, granturi si capital 12.1 6.1

(10) Fonduri Venture şi reţele de business angels 5.5 7.0

(11) Consultanţă recrutare de personal 5.7 7.7

(12) Networking (de ex: cu alţi antreprenori şi clienţi) 11.4 5.3

(13) Mentori, membrii din bord şi alţi consultanţi 6.8 5.9

(14) Alte servicii 1.4 0.7

Total/procent 100.0 100.0

Sursa: Centre for Strategy & Evaluation Services, Comisia Europeană

16

1.4. Evaluare şi indicatori de performanţă

În selecţia indicatorilor de evaluare trebuie să se ţină seama de beneficiul adus comunicatii locale şi de eficienţa cu care au fost utilizate resursele financiare sau umane pentru realizarea obiectivelor propuse.

Discrepanţele dintre mediile socio-economice în care se înfiinţează incubatoare de afaceri fac dificilă stabilirea unei reguli cantitative general valabile privind evaluarea succesului unui incubator. De exemplu, o zonă cu activitate antreprenorială intensă va fi mai favorabilă dezvoltării unei afaceri decât o zonă cu activitate economică restrânsă, cu resurse financiare şi umane restrânse.

Evaluarea activităţii unui incubator de afaceri, din perspectiva implementării unor măsuri active de combatere a şomajului, se poate face printr-un numar de indicatori calitativi şi cantitativi.

Pentru a face o evaluare reală a activităţii unui incubator trebuie avute în vedere următoarele criterii:

a) criterii bazate pe rezultate (monitorizare):

gradul de utilizare a suprafeţei incubatorului (în m2)

numărul mediu de locuri de muncă nou-create de fiecare IMM incubată

numărul de IMM-uri incubate

obiectele de activitate ale firmelor incubate

numărul de IMM-uri nou-create, incubate

subvenţiile obţinute de fiecare IMM incubată

numărul de IMM-uri excluse din incubatorul de afaceri

numărul de angajaţi ai administratorului incubatorului

raportul dintre numărul de angajaţi ai incubatorului de afaceri/IMM-urilor incubate

serviciile livrate şi calitatea lor

numărul de spin-off create

numărul altor companii create sau atrase

valorea adăugată local (ex: crearea de noi locuri de munca şi creşterea nivelului de trai pe plan local)

b) criterii economice (evaluarea impactului):

costuri medii de operare

costuri medii în investiţii de capital

costuri per loc de muncă (brut)

rata de faliment a IMM-urilor incubate după terminarea perioadei de incubare

ratele de supravieuire a IMM-urilor după terminarea perioadei de incubare

17

valoarea investiţiilor în mijloacele fixe / suma totală a investiţiilor realizate de firmele incubate

valoarea investiţiilor străine atrase

creşterea medie a cifreide afaceri, alte rezultate financiare şi economice

schimburi comerciale cu parteneri economici şi din afara ariei geografice de amplasare

Comisia Europeană foloseşte următoarele criterii pentru evaluarea performanţei programelor şi schemelor de cheltuieli:

Criteriul Inputuri şi procese Rezultate

Eficienţă Durata de start-up: timpul necesar pentru a pune bazele unui incubator

Cost de investiţie al incubatorului: investiţia totală/ m2

Cost de operare: costurile de operare / numărul de angajaţi

Rata de finanţare publică raportată la cea privată

Generare de venit: venitul obţinut de la clienţi

Cost pe unitate de incubare: investiţia totală / m2

Cost pe start-up: investiţia totală / numărul de start-uri

Cost pe firmă absoventă a programului de incubare: investiţia totală raportata la numarul de firme care au încheiat procesul de incubare

Costul generării de locuri de muncă (net/brut): investiţia totală / numărul de locuri de muncă create

Utilitate Rata de ocupare: procent al spaţiului incubatorului ocupat de firme

Rata de utilizare a serviciilor: procent al companiilor care folosesc serviciile oferite de incubator

Rata de răspuns la chestionarele de satisfacţie a clienţilor: procent al firmelor incubate care au răspuns la chestionarul de satisfacţie

Numărul de firme care intră/ părăsesc incubatorul; timpul petrecut în incubator

Satisfacţia clienţilor: procent al firmelor care indică faptul că incubatorul contribuie la dezvoltarea lor

Eficacitate Rata de creare de firme noi: procentul firmelor create din numărul de firme admise

Durata de start-up: timpul necesar iniţierii de noi afaceri

Crearea de bunăstare: cifra medie de afaceri a chiriaşilor şi ratele anuale de creştere, valoarea adăugată a activităţilor ăntreprinderilor.

18

Rata de supravieţuire: numărul/procentul de afaceri care încă mai funcţionează după 3 ani

Numărul de locuri de muncă nou create pe firmă, evoluţia anuală precum şi numărul de locuri de muncă ocupat de către localnici, calitatea locurilor de muncă

Sustainabilitate Prag de rentabilitate finaciară

Rata pieţei: nivelul reducerilor de care beneficiază chiriaşii comparat cu costurile pieţei

Rata de absolvire: procentul de firme incubate care părasesc incubatorul anual

Sectoare de creştere: procentul de firme care au încheiat procesul de incubare şi activează în sectoarele aflate în creştere

Rata de retenţie: procent al firmelor care au încheiat perioada de incubare şi au rămas în zonă

Notă: Investiţia totală este definită ca investiţie în capital plus costuri de operare minus venitul din serviciile oferite de incubator şi alte venituri care nu provin din granturi. Sursa: European Commission Enterprise Directorate – General, 2002

19

2. PROCESUL DE ÎNFIINŢARE A UNUI INCUBATOR DE AFACERI

2.1. Ipoteze de înfiinţare → De ce să pui bazele unui incubator?

Incubatoarele oferă un mediu unde resursele private şi cele publice răspund împreună nevoilor pe care le au firmele mici în etapele critice ale dezvoltării. Dezvoltarea comunităţii depinde de afacerile mici, acestea generând mai multe locuri de muncă decât afacerile mai mari, precum şi mai mult de jumătate dintre inovaţiile importante. In plus, întreprinderile mici sunt mai eficiente in ceea ce priveşte costurile de cercetare şi dezvoltare.

→ La înfiinţare trebuie să se ţină cont de:

Susţinerea parţilor interesate şi calitatea echipei de management: incubatoarele de afaceri au şanse mai mari de reuşită în cazul în care sunt susţinute printr-un parteneriat între sectorul public şi cel privat.

Locaţia şi sediul: incubatoarele de afaceri pot avea diverse tipuri de locaţii şi sedii in funcţie de scopul lor; pot fi înfiinţate atât clădiri construite special în acest scop, cât şi clădiri convertite ulterior.

Rolul şi obiectivele incubatorului: în general, principalele obiective sunt crearea de locuri de muncă precum şi creşterea competitivităţii economiilor locale

Clienţii incubatorului: succesul incubatorului depinde atăt de performanţa acestuia cât şi de numărul de clienţi atraşi

Tipul firmelor atrase: start-up, ramură a unei firme existente, spin-off din cadrul unei universităţi sau centru de cercetare şi dezvoltare etc.

Finanţarea start-urilor şi consturile de operare

Adaptarea la oportunităţile zonei privind materiile prime şi de alte resurse specifice: punerea în valoare a potenţialului local, dar şi adaptarea la noutăţile tehnologice care pot fi implementate în activităţile tradiţionale.

Precepţia locală în ceea ce priveşte activitatea de consultanţă şi utilitatea acesteia, precum şi adpatabilitatea la un sistem nou de lucru prin acceptarea opiniilor unor specialişti din afara firmelor.

Colaborarea cu factorii locali de decizie: sprijinul unor instiţutii precum primăria, prefectura, consiliile municipale şi judeţene, camera de comerţ, bănci, instituţii de invăţământ superior sau chiar cadre didcatice specializate în domenii conexe activităţilor ce se vor desfăşura în incubator.

20

2.2. Strategia incubatorului de afaceri

Strategia incubatorului de afaceri trebuie definită încă de la început. Astfel, deosebim:

Incubatorul de afaceri – structură independentă non-profit

Incubatorul de afaceri, ca o structură unică ce conţine entităţi publice, private, de educaţie profesională, va trebui să acţioneze ca o organizaţie autorizată independentă. Incubatorul are misiunea publică de a participa la dezvoltarea regională. Datorită acestei misiuni publice incubatorul de afaceri trebuie să fie o organizaţie non-profit. Problema independenţei acestei organizaţii non-profit este un factor cheie pentru a fi încununat de succes, luând în considerare acţiunea concertată a diferiţilor actori şi diferitelor structuri.

Incubatorul de afaceri – centru profesional de expertiză de calitate

Incubatorul de afaceri trebuie să ofere servicii la cel mai înalt nivel şi pentru aceasta este necesară recrutarea unui personal de înalt profesionalism.

Incubatorul de afaceri – centru internaţional de resurse

Funcţionarea incubatoarelor de afaceri în cadrul unei reţele va oferi posibilitatea schimbului de informaţii între toţi membrii acesteia.

2.3. Principii şi stadii de înfiinţare Pentru crearea unui incubator trebuie să se ţină seama de cel puţin patru paşi esenţiali:

formarea unei echipe de dezvoltare: un grup al stakeholder-ilor sau un comitet director

cunoaşterea procesului de incubare

asigurarea resurselor necesare planificării

planificarea – studiul de fezabilitate

Principalele stadii pentru proiectarea şi înfiinţarea unui incubator de afaceri sunt:

demararea studiului de fezabilitate

dezvoltarea proiectului şi evaluarea potenţialul pieţei

elaborarea studiului de fezabilitate

căutarea spaţiului sau a terenului necesar incubatorului

evaluarea necesităţilor financiare şi de personal

căutarea surselor de finanţare pentru demararea activităţilor

implementarea proiectului

Explicarea pincipalelor stadii:

→ Planificarea – studiul de fezabilitate

Faza iniţială de planificare a incubatorului de afaceri constă în strângerea de informaţii şi efectuarea unui studiu preliminar al condiţiilor sociale, economice, politice, culturale şi de

21

afaceri din regiunea selectată, pecum şi analiza posibilelor influenţe pe care acestea le pot avea asupra evoluţiei incubatorului.

Un aspect esenţial al studiului de fezabilitate îl reprezintă analiza condiţiilor locale şi piaţa incubatorului.

Studiul de fezabilitate trebuie să conţină: analiza potenţialilor clienţi, legături cu universităţile, existenţa unui spaţiu adecvat, estimările fluxului de lichidităţi, angajamentul agenţiilor guvernamentale

Sugestii privind principalele capitole ale studiilor de fezabilitate

Studiile de fezabilitate trebuie să aibă în vedere următoarele probleme esenţiale:

Piaţa: structura antreprenorială, nevoile actuale şi viitoare ale potenţialilor clienţi

Susţinerea de către părţile implicate: sprijin din partea comunităţii şi a stekeholder-ilor

Utilităţi şi servicii

Infrastructura (fizică şi IT) disponibilă

Fezabilitate financiară: pe termen scurt şi lung, inclusiv costurile de înfiinţare.

→ Piaţa incubatorului - analiza nevoilor existente

Analiza structurii pieţei căreia i se adresează incubatorul este foarte importantă. Este crucială pentru alegerea serviciilor oferite de către incubator, pentru satisfacerea nevoilor pe care le au clienţii, cât şi pentru acurateţea previziunilor financiare. Evaluarea pieţei necesită date obţinute din diverse surse prin intermediul unor tehnici variate.

1. Analiza datelor statistice secundare

Analiza unor date precum numărul de firme nou create şi firme care au terminat perioada de incubare permite identificarea de trenduri relevante, de strategii economice şi industriale de dezvoltare, precum şi evidenţierea potenţialului existent.

2. Studii de piaţă

O analiză a cererii are ca scop identificarea mărimii potenţialei pieţe, caracteristicile şi nevoile existente şi viitoare.

3. Construirea chestionarului

Această etapă presupune identificarea respondenţilor, a modului de obţinere şi de analizare a datelor. Există două grupuri principale de respondenţi cărora li se adresează chestionarul:

Aspiranţii: cei care doresc să îşi deschidă o afacere acum sau în viitor (de exemplu studenţii), ei reprezentând piaţa viitorului incubator. Printre problemele întalnite la această categorie se numără faptul că nu sunt conştienţi de ceea ce nu ştiu, pot avea aşteptări nerealiste şi doar o parte vor avea determinarea necesară pentru a pune bazele unei afaceri în viitor. Cu alte cuvinte, acest grup reprezintă o sursă care nu

prezintă încredere, dar poate să genereze idei deosebite.

Fondatorii de firme: cei care au început deja o afacere. Unele dintre afacerile acestui grup s-ar putea să fie in proces de incubare, în timp ce altele nu mai au nevoie de susţinere. Fondatorii reprezintă o sursă credibilă intrucât au trecut prin acest proces.

22

Totuşi, companiile individuale ar putea să nu devină cliente, iar în cazul în care condiţiile se vor schimba substanţial acestea nu vor mai fi reprezentative pentru viitoarea piaţă.

4. Consultări

Discuţii cu părţile implicate, cu leaderi din domeniul afacerilor, cu organizaţii care oferă sprijin companiilor, organizaţii intermediare care strâng date calitative şi cantitative de pe piaţă, alături de alte informţii necesare pentru studiul de fezabilitate.

5. Grupuri de focus cu clienţi potenţiali

O metodă bună de a analiza mai atent situaţia şi de a strânge date calitative o reprezintă focus grupurile formate din până la 12 potenţiali clienţi. Adesea sunt folosite ca urmare a unor chestionare pentru testarea ideilor de creare a unui incubator.

→ Servicii

Studiul de fezabilitate va facilita crearea planului iniţial al serviciior ce pot fi oferite, în funcţie de nevoile antreprenorilor vizaţi.

Printre posibilele servicii oferite se numără:

Servicii de pre-incubare: au menirea de a pregăti piaţa pentru incubarea intensivă, axându-se pe dezvoltarea de idei şi de planuri de afaceri, adesea cooperănd cu universităţi

Incubare clasică: servicii oferite firmelor din spaţiul incubatorului

Incubare “la distanţă”: sprijin oferit companiilor care nu fac parte din incubator, dar care vizitează ocazional incubatorul.

Incubare virtuală: suport on-line precum plan de afaceri, mentoring, consultanţă

Servicii de post-incubare: susţinerea companiilor care au terminat perioada de incubare

→ Infrastructura

Procesul de incubare în afaceri se bazează în general pe existenţa unor infrastructuri fizice şi IT, al căror design va depinde de tipul incubatorului, de nevoile clienţilor, sau de măsura în care incubatorul va oferi servicii şi firmelor din afara spaţiului fizic al incubatorului. În general, clădirile trebuie să fie potrivite pentru o compartimentare flexibilă, să se afle într-o locaţie favorabilă dezvoltării afacerilor, să atragă costuri mici.

→ Fezabilitatea financiară - atât pe termen lung, cât şi pe termen scurt, incluzând şi costurile clădirii

Dezvoltarea unui model fiabil care să permită independenţa financiară este o parte esenţială a studiului de fezabilitate, această etapă necesitând între 2 şi 10 ani. Este totuşi posibil ca un incubator să nu fie niciodată 100% autonom financiar, multe incubatoare de scucces depinzând de subvenţii. Adesea ignorată sau amânată, autonomia financiară este o parte esenţială a studiului de fezabilitate pentru realizarea previziunilor financiare. Costurile cu capitalul şi cele operaţionale trebuie sa fie estimate în studiul de fezabilitate şi avute în vederea strângerii de fonduri.

23

→ Luarea deciziilor

Odată terminat studiul de fezabilitate, părţile implicate trebuie să analizeze rezultatele înainte de a lua decizia finală. Deşi acest lucru poate fi dificil, există opţiunea renunţării la propunerea iniţială sau modificarea acesteia astfel încât incubatorul să fie fezabil şi relevant.

2.4. Fazele incubării şi etapele de înfiinţare ale incubatoarelor de afaceri

Tipuri de intervenţii pentru IMM-uri

Stadiile procesului de incubare şi intervenţiile pe care le implică acestea asupra întreprinderilor incubate pot fi privite în paralel cu ciclurile de afaceri ale IMM-urilor, astfel:

Etapă Caracteristici Cuvinte cheie

Germinare - preincubare

Aceasta este prima etapă de intervenţie şi constă în acordarea de asistenţă în dezvoltarea ideii de afaceri. Aceasta este o etapă pe care nu şi-o pot permite decât unele incubatoarele, dacă beneficiază de sprijin public sau au acces la capital de risc. Acest tip de intervenţie este deseori necesar în industriile high-tech şi în incubatoarele ataşate unei universităţi.

Generare de idei Costisitor Riscant Sprijin public

Incubare

Această etapă apare din momentul în care a fost formulat un plan iar firma şi-a început activitatea. Incubatoarele pot asista la rafinarea planului, la construirea echipei, pot asigura resurse şi pot investi în întreprinderea formată. Acest tip de intervenţie are loc relativ timpuriu, înainte ca întreprinderea să devină profitabilă.

Start-up Costisitor Subvenţionare parţială

Postincubare In această etapă compania este deja profitabilă si nu mai are nevoie de servicii din partea incubatorului. Deşi intervenţia incubatorului nu mai este necesară, multe incubatoare continuă să gazduiască o parte din firmele aflate în această etapă de dezvoltare pentru o perioadă de timp, relaţia cu companiile mature fiind importantă pentru asistenţă şi pentru subvenţionarea altor programe.

Maturitate Siguranţă

Fazele etapelor de înfiinţare

IDEEA

Analiza pieţei, întalniri cu părţile implicate şi interviuri Studiul iniţial de fezabilitate Întâlniri cu potenţiali parteneri şi investitori Identificarea susţinătorilor, a investitorilor, managerilor, îmbunătăţirea ideii, înţelegerea pieţei

24

PLANUL

Finalizarea planului de afaceri şi stabilirea fondurilor necesare Întâlnirea părţilor implicate - decizia de acţionare Obţinerea de împrumuturi, începerea operaţiunilor Construirea propunerii de afacere

PREGĂTIREA

Angajarea managerului şi a echipei de proiect Înregistrarea companiei Deschiderea biroului Finalizarea proiectului arhitectural Finalizarea contractelor de construcţie Asigurarea finanţării Finalizarea conceputului, garantarea finanţării, identificarea echipei iniţiale

CONSTRUCŢIA

Pregătirea terenului, curăţarea Începerea construirii Angajarea personalului esenţial Angajarea echipei de administrţie Finalizarea lucrărilor Mobilarea şi doatarea cu utilităţi Începerea campaniei de promovare Asigurarea strategiei de incubare şi a alianţelor Instalarea echipamentelor electrice şi electronice Coordonarea procesulu,consrtuirea notorietăţii şi a parteneriatelor

LANSAREA

Mobilarea birourilor Conectarea la internet şi la sever Ceremonia oficială de deschidere Prezentarea incubatorului, realizarea unui târg de joburi, oferiea de premii

Adminstratorul IA şi echipa sa ar trebui angajaţi cât mai repede posibil, având ca sarcină supravegherea construcţiei, a proiectului, a alianţelor strategice şi angajarea personalului. Deşi iniţial este angajată provizoiru, echipa poate deveni una permanantă în cazul în care se dovedeşte a fi performantă. Această echipă va monitoriza logistica şi construcţiile, va trebui să facă dovada unor calităţi manageriale deosebite şi se va asigura că este respectat planul.

2.5. Sursele, resursele necesare si implicaţiile aferente Majoritatea incubatoarelor primesc finanţare din fonduri publice sau prin parteneriate dintre sectorul public şi cel privat. Unele incubatoare au fost finanţate de către universităţi sau corporaţii, altele fiind dependente de granturi sau consorţii public-private.

Incubatoarele de afaceri şi serviciile oferite de acestea în exemplele anterioare presupun existenţa unei relaţii simbiotice între instituţiile de educaţie superioară şi comunitatea ştiinţifică pentru a facilita transferul de capital intelectual către cel economic. Suportul dat de către

25

incubator este direcţinat către companiile nou fondate, tehnologice, orientate spre economia de cunoaştere.

Aproape o treime dintre programele de incubare sunt sponsorizate de organizaţii din domeniul privat al dezvoltării economice, in timp ce entiăţile guvernamentale reprezintă aproape 21%, iar 20% instituţiile academice, universităţile, colegiile tehnice.

În multe ţări programele de incubare sunt finanţate de către guverne naţionale ca parte a strategiei de dezvoltare.

În SUA programele de incubare sunt finanţate în cea mai mare parte de către comunitate. O sursă frecventă o reprezintă Adminstraţia Economică pentru Dezvoltare a SUA, dar în momentul în care programul devine operaţional nu mai primeşte fonduri federale. Chiriile şi/sau taxele plătite de clienţi reprezintă 59% din veniturile incubatorului, contractele pentru servicii şi granturi reprezintă 18%, in timp ce subventiile reprezintă 15%.

Numeroase incubatoare non-profit sau “private” au fost lansate in anii ’90 de către investitori şi organizaţii care urmăreau obţinerea de profit pentru a lansa rapid afaceri şi pentru a obţine câstiguri mari. În acea perioadă, NBIA a estimat că 30% dintre programele de incubare aveau ca scop obţinerea de profit. Cu toate astea, în perioada crizei dot-comului multe dintre aceste programe au fost închise.

Conform chestionarului realizat de NBIA în 2002, “Situaţia incubatoarelor de afaceri”, 16% dintre incubatoarele respondente aveau ca scop obţinerea de profit. Prin comparaţie, în 2006, cifra s-a redus la 6%.

Printre prioritătile asumate de UE în 2006 se numără şi promovarea antreprenoriatului şi creşterea potenţialului IMM-urilor. În acest context, Fondul European pentru Dezvoltare Regională (ERDF) susţine infiinţarea de unităţi de incubare şi servicii conexe în întreaga Uniune.

Necesar de Resurse

Sediul incubatorului trebuie sa fie situat într-o clădire corespunzătoare, nouă sau existentă,după o eventuală reconversie, care să cuprindă spaţii pentru o zonă de recepţie, cantină, manifestări expoziţionale, birouri pentru întâlniri protocolare, săli de instruire şi conferinţe, birouri pentru personalul incubatorului.

Este de dorit ca unitatea de incubare sa fie amplasată în zona industrială a oraşului, din raţiuni ce ţin de eventuale colaborări, de atragerea firmelor interesate şi de publicitare. De asemenea, va trebui racordată la toate utilităţile şi să aiba spatiu propriu pentru parcare.

Exemple internaţionale de fonduri care reprezintă surse de finanţare a investiţiilor în Incubatoare de Afaceri

a) Fondul European de Investiţii

b) Banca Europeană de Investiţii

c) Fonduri private:

Banca Barclays, UK: oferă finanţare în principal pentru proiectele Parcurilor ştiinţifice şi incubatoarelor active în economia cunoaşterii

Genova High Tech S.p.A, Italia: oferă împrumuturi pentru finanţarea şi susţinerea de parcuri tehnologice şi ştiinţifice,

26

Phenicia Seed Fund - Fond privat care sprijină companiile tunisiene mai tinere de 5 ani şi care sunt implicate în domeniul inovaţiei, inclusiv incubatoare de afaceri

d) Cooperarea dintre programul de cercetare şi “Iniţiativa pentru inovare 2000” dintre Comunitatea Europeană reprezentată de Comisia pentru Comunităţi Europene şi Banca Europeană de Investiţii – stimularea cercetării şi dezvoltării de tehnologii, de infrastructură a cercetării precum şi promovarea companiilor high-tech si a incubatoarelor

2.6. Structura organizaţională, organigrama şi statutul

Având în vedere modalităţile prin care incubatorul atrage resursele folosite pentru satisfacerea necesităţilor locale de dezvoltare a unui sector complex şi diversificat, cea mai portivită formă legală de înfiinţare este de asociaţie non profit. Această formă juridică permite colaborarea în cadrul asociaţiei a tuturor factorilor locali care pot sprijini eficient incubatorul, fără a crea probleme de ordin legal atât instituţiei cât şi membrilor fondatori. Incubatorul se poate înfiiinţa şi sub alte forme jurdice (S.A., S.R.L etc.), în acest caz unele instituţii locale (adminstraţie publică, instituţii de învăţământ, programe guvernamentale etc.) având dificultăţi în a se integra ca sprijinitori ai activităţii acestuia.

Obiectul de activitate va cuprinde în principal:

acordarea de asistenţă către potenţialii întreprinzători şi către întreprinderi privind înfiinţarea acestora, pentru administrarea lor în faza de demarare a activităţii, pentru soluţionarea unor probleme financiare, organizatorice, manageriale, tehnice etc.

culegerea, prelucrarea şi disemninarea de date şi de informaţii, sub rezerva protejării celor cu caracter confidenţial, crearea de baze şi bănci de date pentru întreprinderi mici şi mijlocii

organizarea, realizarea şi participarea la activităţi specifice de instruire, facilitarea accesului la resursele necesare apariţiei şi dezvoltării întreprinderilor din sectorul privat şi, după caz, acordarea de sprijin direct în acest sens

identificarea, selectarea şi promovarea de idei şi proiecte inovative

desfăşurarea de acţiuni în vederea dezvoltării instituţionale pe plan local

desfăşurarea de actiuni de sprijinire a parteneriatului în afaceri, schimb de experienţă în domeniu, de transfer de tehnologie şi de participare la târguri şi expoziţii

desfăşurarea de acţiuni specifice menite să identifice şi să sprijine parteneriatul între conducerea marilor întreprinderi cu capital majoritar de stat şi angajaţii acestora în vederea identificării de către aceştia a unor activităţi din respectivele înterprinderi private, precum şi acordarea de asistenţă de specialitate pentru desprinderea lor de întreprinderea mamă, cu sprijinul acesteia din urma (spin-off)

consultanţă, training, servicii de marketing, management, contabilitate-financiar, leasing de utilaje şi de echipamente

organizarea şi asigurarea selectării de întreprinderi mici şi mijlocii în vederea acordării de sprijin

participarea la reţelele de incubatoare de afaceri

27

colaborarea cu instituţiile de învăţământ şi de cercetare, cu camere de muncă, în vederea unui schimb reciproc de informaţii utile dezvoltării activităţii privind înteprinderile mici şi mjlocii private

elaborarea de studii şi cercetări pentru extinderea sectorului privat pe plan local şi pentru realizarea celorlalte scopuri ale asociaţiei;

editarea, tipărirea şi difuzarea de publicaţii specifice, organizarea de colocvii, simpozioane, conferinţe, cursuri, potrivit scopurilor sale, inclusiv prin intermediul unor programe externe

organizarea de acţiuni de parteneriat internaţional privind întreprinderile mici şi mijlocii;

atragerea şi utilizarea, in condiţiile legii, de surse de finanţare şi resurse sub formă de subvenţii, subscripţii, donaţii, contribuţii, cotizaţii, sponsorizări, contravaloarea unor prestări de servicii şi altele asemenea.

Activitatea unui incubator de afaceri presupune o serie de servicii care trebuie coordonate, astfel încât rezultatul să conducă la un mediu favorabil dezvoltării de relaţii între compartimente bine structurate şi organizate. Aceasta se poate realiza prin delegarea de atribuţii clare personalului de conducere a incubatorului pe baza unei ierarhizări a procesului decizional şi a unor proceduri informaţionale prestabilite. Echipa de adminsitrare se recomandă a avea un administrator, un jurist, un consultant pentru training, un asistent training, un contabil (media staffului in Europa este de circa 5 persoane). Această structură este însă foarte flexibilă, depinzând in special de mărimea şi scopul incubatorului de afaceri.

28

3. PROCEDURA DE IMPLEMENTARE A INCUBATORULUI

3.1. Selecţiile şi achiziţiile

Cele mai importante selecţii în cadrul unui incubator de afaceri sunt cele legate de administratori, personal şi firmele incubate.

Administrarea incubatorului - selecţia administratorului, obligaţii, drepturi, competenţe

În funcţie de modalitatea de constituire a incubatoarelor tehnologice şi de afaceri, desemnarea administratorului se poate face diferit. În cazul parteneriatelor public-private de exemplu, incubatorul poate fi constituit printr-un act de asociere în participatiune, încheiat între autorităţi publice, societăţi comerciale, ONG-uri, Agenţii de Dezvoltare Regională sau alte instituţii cu caracter reprezentativ pentru domeniul de activitate al incubatorului, care au capacitatea de a găzdui şi administra incubatorul, precum şi aceea de a acorda asistentă tehnică şi de a instrui potenţialii întreprinzători în perioada premergătoare incubării.

Incubatorul creat în acest fel poate fi reprezentat de o companie desemnată în urmă unui proces de selecţie pe baza unei proceduri de licitaţie publică deschisă, în vederea asigurării managementului strategic al incubatorului, a unor reguli coerente şi unitare pentru toţi clienţii incubatorului.

Administratorul Incubatorului este, în general, o societate comercială sau un ONG subcontractant.

Administratorul incubatorului este responsabil de aspectele operaţionale, care trebuie să fie clar definite, și de conducerea incubatorului tehnologic și de afaceri. În cazul în care administratorul este selectat după demararea procesului de realizare a infrastructurii de afaceri el poate face obiectul procesului de selecţie în baza unor criterii identificate de autoritatea publică, nefăcând obiectul unei achiziţii/cesiuni atâta timp cât nu sunt angajate între autoritatea publică și administrator sume de la bugetul de stat/local, activitatea administratorul fiind neremunerată de la buget ci prin autofinanţare, din servicii prestate în favoarea firmelor incubate.

Principalele atribuţii ale administratorului incubatorului sunt următoarele: răspunde de administrarea incubatorului tehnologic sau de afaceri; încheie contracte de prestare a serviciilor cu rezidenţii incubatorului; asigură personalul pentru prestarea serviciilor incubatilor; asigură integritatea patrimoniului incubatorului tehnologic și de afaceri; desfășoară activităţi de atragere a investiţiilor pentru dezvoltarea incubatorului; stabilește și menţine relaţii cu reţelele internaţionale de incubatoare tehnologice și de afaceri; creează și întreţine baza de date pe profilul activităţii incubatorului valorifică toate facilităţile legale în beneficiul incubaţilor.

Administratorul reprezintă incubatorul în relaţiile cu autorităţile administraţiei publice centrale şi locale. Aptitudinile echipei care administrează incubatorul şi adoptarea unei abordări de afaceri coerente în ceea ce privește relaţiile incubator-incubat sunt importante pentru atingerea unor standarde de performanţă şi de practici. Administratorii incubatorului trebuie să prezinte calificarea şi experienţa adecvată pentru a asigura marketing-ul şi suportul pentru planificarea afacerilor. Aceasta trebuie să fie în concordanţă cu nevoile specifice ale micilor întreprinderi incubate.

29

Între „trasaturile” pe care trebuie să le aibă cei care asigură administrarea incubatoarelor amintim: capacitate antreprenorială și caracter inovativ; capacitate de asumare a riscurilor și responsabilitate; perseverenţă în atingerea obiectivelor; calităţi de lider: influenţarea comportamentelor angajaţilor pentru atingerea obiectivelor incubatorului cu ajutorul instrumentelor de natură psiho-socială (motivare, implicare în realizarea obiectivelor, generarea satisfacţiei etc.), abilitatea de a anticipa evoluţiile mediului economic, politic și social și de a face faţă schimbărilor care pot interveni; abilitatea de gestionare a conflictelor; abilitatea de a lucra în echipă, dar și de a relaţiona cu toate categoriile de stakeholderi (clienţi ai incubatorului, finanţatori, autorităţi, mass media etc.).

Personalul angajat trebuie să aibă competenţe conform posturilor pe care le ocupă, dar și abilităţi de lucru în echipă, de adaptare la nevoile și cerinţele fiecăruia dintre clienţii incubatorului, responsabilitate și perseverenţă în îndeplinirea sarcinilor care le-au fost atribuite etc. Pe lângă calificările managerilor și a personalului, important pentru performanţă incubatorului este raportul dintre numărul personalului incubatorului și numărul afacerilor incubate la un moment dat. Angajarea unui personal corespunzător pentru incubator depinde de dimensiunea și resursele avute la dispoziţie

Experienţă arată că un incubator de afaceri standard are 2-3 persoane de conducere (manageri), la un raport între staff-ul incubatorului și personalul clienţilor de 1:9 (bazat pe un calcul de 18 firme pe incubator). În general managerilor li se adaugă 1-2 persoane pentru activităţile de secretariat și 2-3 persoane pentru alte categorii de activităţi de bază ale incubatorului. Un total de 6- 7 persoane ale incubatorului pentru o capacitate de 18 firme incubate este un raport mediu, eficient, european. În cazul României, la 20 de firme incubate sunt circa 2-3 persoane, care se adaugă la manageri pentru echipa de administrare.

Avand în vedere că, pe langă activitatea manageriala, incubatoarele asigura şi alte servicii (contabilitate şi servicii financiar-bancare, servicii imobiliare, management de personal, educaţie/training, calificare legală, vânzări, comerţ, marketing, servicii ce ţin de tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor), acoperirea tuturor acestor servicii cu personal direct angajat de către incubator poate conduce către o redimensionare a personalului acestuia , după caz.

Un alt indicator referitor la personal este proporţia de timp dedicat oferirii serviciilor directe către clienţi, în raport cu activitatea administrativă de rutină. În general, într-un incubator eficient, personalul său acordă maximum 40% din timp pentru activitatea administrativă de rutină și restul de timp pentru servicii directe cu clienţii.

Selectarea incubaţilor - criterii de selecţie

Prin procesul de selectare a incubaţilor trebuie să se urmărească selectarea ideilor de afaceri care corespund cel mai bine scopului incubatorului. Este una dintre cele mai importante sarcini ale echipei de administrare a incubatorului, de alegerile făcute depinzând, în mare măsură, rentabilitatea și succesul general ale incubatorului. Politica de selectare poate fi diferită de la un incubator tehnologic și de afaceri la altul, în funcţie de obiectivele acestora. Unele incubatoare definesc foarte clar grupurile ţintă cărora li se adresează, în timp ce altele adoptă clienţii pe baza principiului “primul venit, primul servit”.

Experienţa arată, însă, că performanţele sunt mai ridicate, atunci când afacerile incubate într-un singur loc se încadrează în același domeniu economic sau domenii complementare, care se influenţează, și când incubatoarele se focalizează pe afacerile cu potenţial de creștere și de dezvoltare rapidă.

30

Un alt aspect important în procesul de selectare este reprezentat de posibilitatea de a face selecţia dintr-un număr ridicat de companii start-up, crescând astfel șansele de a le alege pe cele care au șanse mai mari de dezvoltare. Procesul de selectare a incubaţilor presupune sabilirea criteriilor de selecţie şi a modalităţii de desfăşurare a procesului de selecţie (paşii care vor fi urmaţi în evaluarea firmelor)

Criteriile de selecţie a afacerilor incubate:

stadiul de dezvoltare al firmei în momentul acceptării în incubator (dacă a fost constituită legal sau se află încă în stadiul de idee, dacă există deja pe piaţă şi de cât timp, ori dacă firma poate fi o divizie a unei companii existente pe piaţă de mai multă vreme);

compatibilitatea afacerii cu tipul şi obiectivele incubatorului (de exemplu, dacă vorbim de un incubator axat pe biotehnologii, nu ar putea raspunde favorabil solicitării unei firme care produce textile);

viabilitatea tehnică/comercială a proiectului;

potenţialul antreprenorial şi managerial al viitorului client (incubat);

gradul de inovare al afacerii şi impactul tehnologic;

potenţialul de dezvoltare şi impactul asupra economiei zonei în care activează firma;

numărul de locuri de muncă create și impactul afacerii incubate asupra societăţii în ansamblul ei;

acceptarea serviciilor de consultanţă oferite și capacitatea proprie de a plăti facilităţile și serviciile asigurate de incubator;

impactul asupra mediului – măsură în care activitatea incubata, prin atingerea potenţialului maxim de dezvoltare (tehnologii, resurse utilizate, generarea de deșeuri) afectează calitatea mediului înconjurător.

Unele incubatoare (mai ales incubatoarele europene) solicită potenţialilor clienţi să pregătească un plan de afaceri complet înainte de admiterea în incubator. Alte incubatoare se concentrează pe momentul lansării afacerilor, în timp ce altele fac o combinaţie între cele două variante.

Potenţialii clienţi trebuie să fie evaluaţi nu numai din punctul de vedere al propriei afaceri, dar și din punctul de vedere al abilităţilor acestora de a se adapta mediului de incubare și de a coopera cu alţi beneficiari ai incubatorului de afaceri și cu echipa managerială.

Modalitatea de desfășurare a procesului de selecţie

În desfăşurarea procesului de selecţie, este indicat să se respecte anumiţi păși, care să asigure o evaluare cât mai bună a afacerilor ce vor fi incubate.

În stabilirea acestor păși, trebuie să se ţină cont de:

necesitatea unei evaluări preliminare a firmelor;

necesitatea unor cursuri de instruire iniţiale pentru antreprenori (care să abordeze, de exemplu, tematică elaborării unui plan de afaceri)

nevoia unor întâlniri directe între managerii incubatorului (sau a personalului responsabil de procesul de selectare) și antreprenori;

31

comitetul de evaluare – desemnarea experţilor care să participe în procesul de selectare a incubaţilor (este de preferat ca evaluarea firmelor/ antreprenorilor să fie realizată de experţi din afara incubatorului)

Deoarece procesul de selectare a incubatilor este unul complex, implicând o evaluare a firmelor din mai multe perspective, este indicat că membrii comitetului de evaluare să provină din medii diferite: personal din cercetare-dezvoltare, axat, în special, pe domeniul tehnologiilor și inovaţii și aplicabilitatea lor în sectoarele economiei; oameni de afaceri și profesioniști în marketing, care pot evalua firmele din punct de vedere al potenţialul de dezvoltare; autorităţi locale/regionale și instituţii din domeniul dezvoltării, care să evalueze impactul afacerilor asupra societăţii în ansamblul ei; reprezentanţi ai echipei de administrare a incubatorului, care să evalueze gradul de integrare al firmei în incubator, raportat la obiectivele incubatorului și la celelalti incubati.

Pentru buna funcţionare a incubatoarelor și realizarea obiectivelor stabilite este, de asemenea, importantă stabilirea unei strategii de ieșire a firmelor din incubator și stabilirea unor măsuri de monitorizare a activităţii și rezultatelor acestora ulterior părăsirii incubatorului, chiar de la începutul incubării afacerilor.

Astfel, întreprinzătorii sunt încurajaţi să părăsească incubatorul în momentul în care au atins un potenţial semnificativ și dezvoltarea lor nu se mai poate face în cadrul incubatorului.

Strategia de ieşire din incubatorul de afaceri trebuie sa includă:

definirea limitei maxime de timp privind perioada de incubare;

stabilirea ratei chiriei - unele incubatoare cresc progresiv cheltuielile locatarilor în dezvoltare, tocmai pentru a-i stimula să părăsească incubatorul şi să creeze spaţiu disponibil pentru alte afaceri de incubat;

stimularea clienţilor pentru a părăsi incubatorul de afaceri şi a închiria spaţii mai mari sau de a-şi construi propriile sedii administrative şi spaţii de producţie în momentul atingerii obiectivelor iniţiale de dezvoltare ;

eliminarea subvenţiilor – dacă este cazul;

stabilirea unor obiective de creştere economică ce trebuie atinse, în caz contrar firmele fiind nevoite sa părăsească incubatorul.

Există însă şi incubatoare care nu au stabilit reguli precise de ieşire. Aceste incubatoare au costuri reduse de închirere a spaţiului şi pentru serviciile oferite şş analizează cu mare atenţie gradul de ocupare a spaţiului.

ÎIn urma procesului de selecţie, este încheiat contractul cu firma incubată. Acesta va cuprinde:

definirea proiectului care urmează a fi dezvoltat;

obligaţiile şi drepturile firmei incubate;

obligaţiile şi drepturile incubatorului;

costuri, termene limită şi penalizări;

perioada de validitate a contractului şi posibilităţile de reînnoire a acestuia;

situaţiile de reziliere a contractului.

32

3.2. Evaluare şi Monitorizare

Proceduri de monitorizare şi evaluare a incubării

În funcţie de obiectivele stabilite în planul de afaceri, aceste proceduri trebuie să stabilească de fapt indicatorii de performanţă care determină atât monitorizarea pe parcursul diverselor stadii de incubare, cât şi evaluarea.

Aceşti indicatori s-ar putea structura după cum urmează:

Indicatori de eficienţă operaţională:

- numărul de solicitări şi rata de transformare în întreprinderi incubate;

- tipurile de activităţi atrase;

- rata firmelor ieşite din incubator şi localizate în teritoriu;

- rata nereuşitelor;

- eficienţa cu care sunt furnizate serviciile;

Indicatori de perfomanţă financiară:

- nivelul veniturilor şi cheltuielilor;

- capacitatea de a asigura fluxul de numerar;

- costurile per incubat

Indicatori de impact local:

- numărul de şomeri care s-au transformat în întreprinzători;

- numărul de locuri de muncă rezultate prin crearea de noi întreprinderi;

- gradul de comercializare şi transpunere în practică a cercetării ştiinţifice

Detaliind aceşti factori, pot fi sugeraţi următorii indicatorii de performanţă pentru monitorizarea şi evaluarea performanţelor incubatorului:

Criterii de performanţă Indicatori

1. Identificarea potenţialilor întreprinzători

Numărul de solicitări

2. Crearea de întreprinderi Numărul de afaceri reuşite şi implantate ca întreprinderi în teritoriu

3. Crearea de locuri de muncă Numărul de locuri de muncă create în firmele incubate şi în cele ieşite din incubator

4. Crearea de valoare Valoarea adăugată aportată de firmele incubate

5. Calitatea proiectelor Gradul de îndeplinire a criteriilor de admitere în incubator

6. Gradul de rotaţie a incubaţilor Rata ieşirilor

33

7. Calitatea serviciilor incubatorului Opiniile incubaţilor

8. Capacitatea de autofinanţare Capacitatea de a realiza fluxul de numerar

Modul în care clienţii sunt monitorizaţi pe parcursul incubării este un indicator important pentru maximizarea şanselor de supravieţuire a afacerii şi pentru a stabili ratele de creştere.

O caracteristică a incubatoarelor este aceea că incurajează comunicarea în reţea, între clienţii incubatorului, pentru a asigura schimbul permanent de informaţii şi experienţă în dezvoltarea afacerilor. Aceasta presupune, însă, un anumit grad de omogenitate a afacerilor incubate, care depinde de tipul incubatorului şi de criteriile de selecţie a incubaţilor. Majoritatea incubatoarelor oferă, în prezent, asistenţă afacerilor incubate şi după încheierea perioadei de incubare, dar şi unor afaceri locale/regionale care nu sunt incluse în incubator, de obicei prin intermediul internetului (incubare virtuala). Acest concept de servicii suport, de cele mai multe ori integrate, este unul dintre elementele esenţiale ale unui incubator. Dar nu toate incubatoarele dispun de aceste servicii şi facilităţi în interiorul lor. De aceea, incubatoarele incurajează clienţii să înveţe unii de la alţii, să lucreze în reţea, să apleze şi la furnizori externi incubatorului. O problemă managerială importantă o reprezintă stabilirea tarifelor pentru serviciile prestate de incubator clienţilor (locatari sau externi), existând, deopotrivă, argumente pentru şi contra subvenţiilor publice. În general, incubatoarele cauta să obţină un echilibru în cadrul politicilor de tarifare a serviciilor. Unele incubatoare oferă chiar servicii gratuite, incorporand serviciile oferite în pachetul general de închiriere a locaţiei, dar cea mai mare parte a incubatoarelor europene (doua treimi în UE) solicită clienţilor să platească separat serviciile oferite.

Ciclul de incubare – dezvoltarea IMM-urilor

Perioada de incubare durează, in medie, între 3 şi 5 ani, deci ieşirea din incubator se poate produce numai după această perioadă. O analiză a incubatoarelor europene a stabilit o medie de 43 de luni pentru incubarea de succes a unei afaceri, existând diferenţe semnificative la nivelul statelor membre. În Finlada, de exemplu, durata medie de incubare este de 35 de luni (foarte aproape de media europeana), în Franţa şi Spania această durată este de numai 6 luni în medie, iar în Italia, de 53 de luni. Aceste diferenţe sunt date de stabilitatea pieţelor, de legislaţiile privind facilităţile acordate firmelor nou înfiinţate etc. Sunt, însă, domenii precum biotehnologiile, nanotehnoiogiile, dezvoltarea aparaturii medicale care, prin natura lor, necesită o perioadă mai mare de incubare decât media.

Evaluare şi monotrizare periodică a performanţelor

Incubatoarele de Afaceri trebuie să întreprindă, periodic, o revizuire cuprinzătoare a operaţiunilor lor. Aceasta reprezintă o parte din actualizarea proceselor normale de planificare de afaceri sau o fază preliminară a unei schimbări radicale: restructurare, dezvoltarea sau reducerea activităţii, adăugarea de noi servicii. Aceasta este o condiţie prealabilă pentru obţinerea unei finanţări suplimentare în cadrul unor programe de finanţare.

Scopul este de a a evalua performanţa la modul cel mai realist şi posibil. Beneficiile efectuării unei evaluări includ:

oferă o bază solidă pentru dezvoltarea viitoare / deciziile de planificare

îmbunătăţeşte operaţiile şi programele din incubator

34

compară performanţa cu alte Incubatoare (naţionale & internaţionale)

oferă o platformă pentru atragerea de sponsorizări

îndeplineşte cerinţele organismelor de finanţare

Criterii pentru evaluare

Incubatoarele sunt entităţi complexe care implică un număr de interese şi de obiective. Grupurile de interese (fiecare putând avea un anumit punct de acoperit) includ:

părţile interesate (skeholders)

sponsori, inclusiv organizaţii de finanţare

firme de consultanţă în afaceri

angajaţi

consiliul de conducere

Criterii comune tuturor Incubatoarelor:

reducerea eşecului în afaceri

crearea de locuri de muncă

dezvoltare economică locală

dezvoltare regională şi diversificare

înlocuirea importurilor

comerţul cu cercetare

tranferul tehnologic

Metodologie

Pentru evaluările interne şi externe:

Fixarea misiunii şi a obiectivelor pentru evaluare (termenii de referinţă).

Reunirea unui grup de lucru pentru evaluare care să ia în considerare punerea în aplicare a termenilor de referinţă şi, în special, să identifice datele din următoarele documente:

- Studii de fezabilitate şi planuri de afaceri

- Înregistrări financiare

- Raportul managerului

- Rapoarte anuale şi de alt tip

- Rapoarte privind utilizarea serviciilor

- Înregistrările de leasing

Pentru auto-evaluări este mai uşor să se urmeze un chestionar existent, pentru a asigura utilizarea unor definiţii standardizate şi pentru a putea compara rezultatele. Chestionare Gardener şi Bearse sunt utile pentru acest scop.

35

Pentru o evaluare externă, consultantul ar trebui să fie selectat pe baza cunoştinţelor sale despre industria incubatorului.

Atât evaluările interne cât şi cele externe pot lua în considerare următoarele domenii:

Pătrunderea pe piaţă

- definirea pieţei

- identificarea numărului şi tipului de întreprinderi nou înfiinţate care pot beneficia de un incubator

- încadrarea în perspectiva economică a regiunii

Relaţiile cu serviciile de sprijin pentru întreprinderile existente (Incubatoarele lucrează cel mai bine atunci când se integrează într-o serie de strategii de sprijin în afaceri).

Analiza în vederea stabilirii dacă Incubatorul este modelul cel mai adecvat având în vedere circumstanţele economice actuale

Sunt îndeplinite interesele părţilor cheie? (Modelul standard independent funcţionează cel mai bine atunci când este sprijinit de comunitate.)

Revizuirea managementului şi structurii personalului

Evaluarea valorii sponsorizării

Oportunitatea şi calitatea clădirilor

Evaluarea calităţii şi a gamei de servicii livrate prin intermediul incubatorului

Evaluarea sustenabilităţii financiare.

O abordare a evaluărilor din incubator vine din perspectiva clientului. Un manager de incubator trebuie să adune în mod regulat feedback de la clienţii săi privitor la utilitatea şi eficienţa programelor şi serviciilor din incubator. Pe baza feedback-ului şi cu menţinerea misiunii incubatorului în minte, managerul poate astfel să elimine sau să ajusteze serviciile ineficiente sau să adăuge noi programe care reflectă cererile clienţilor şi nevoile în permanentă schimbare.

Anchetele în rândul clienţilor reprezintă o modalitate utilă de a aduna date despre rezultatele incubatorului cât şi cu privire la satisfacţia clientului. Întrebări care ar viza satisfacţia clientului pot acoperi:

Programe de instruire şi mentorat

Spaţiu şi facilităţi

Crearea de reţele şi evenimente sociale

Acordarea de asistenţă firmelor pentru obţinerea finanţării

Programul de furnizare de servicii

Performanţa personalului din Incubator

Clienţii vor aprecia oportunitatea de a nota programele şi serviciile din incubator.

Un alt mod eficient de a aduna date de intrare este de a organiza focus grupuri. Folosite în combinaţie cu sondajele, acestea oferă o imagine mai amplă şi poate să determine reacţii mai spontane din partea participanţilor. Unii manageri cer companiilor care au terminat perioada de

36

incubare să participe la sesiuni de focus grup pentru că, de multe ori, acestea manifestă o mai mare recunoaştere pentru experienţa pe care au dobândit în perioada când erau firme incubate.

Exemplu: Sistemul Web Management pentru Măsurarea Performanţei Incubatorului (Web-ADI), al reţelei de incubatoare din Minas Gerais, Brazilia

Web-ADI este un sistem de management al informaţiei care elaborează diferiţi indicatori în legătură cu un incubator şi cu afacerile incubate, oferind astfel informaţii utile pentru deciziile strategice. Principalul obiectiv al instrumentului este să ajute reţeaua incubatoarelor şi organizaţiile sale de sprijin în acordarea de asistenţă sistematică incubatoarelor de afaceri din reţea şi clienţilor lor, prin informaţiile relevante furnizate de către managerii acestora.

WEB-ADI este un instrument pentru colectarea şi analizarea datelor din sistemul de incubare în Minas Gerais şi a fost folosit ca un monitor de informare reală a noilor activităţi de asistenţă.

De asemenea, aceasta a furnizat incubatoarelor un instrument care colectează datele obiective şi informaţiile de referinţă pentru a îmbunătăţi gestionarea şi dezvoltarea celor mai multe incubatoare în Statul Minas Gerais.

Instrumentul încearcă să evalueze performanţa incubatoarelor prin colectarea periodică a informaţiilor. Acest instrument are nevoie de o atitudine de cooperare din partea managerului incubatorului. Datele sunt utilizate pentru a elabora indicatori legaţi de performanţă şi de rezultate.

3.3. Planul de lucru şi bugetul aferent incubatorului de afaceri

Planul de afaceri al incubării (proiectare, evaluare)

Scopul realizării planului de afaceri Elemenete cheie în proiectarea planului (în funcţie de scop)

Atragerea de fonduri necesare Concentrare pe demonstrarea riguroasă a sustenabilităţii şi eventual a profitului

Planificarea modului de evoluţie Evitarea crizei de fonduri sau reducerii activităţii

Evaluarea dinamicii Analizarea proiectul iniţial, condiţiilor obiective şi modului de acţiune pentru viitor

Nevoi de Finanţare

Conform, National Business Incubation Association (NBIA), media de finanţare a constituirii unui incubator de afaceri este cuprinsă în intervalul 72,320 - 207,500 USD. Tabelul de ma jos face o

37

comparaţie a acestor estimări cu costurile de înfiinţare şi operare ale incubatoarelor de afaceri din cadrul Programului de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare de afaceri în România, coordonat de AIPPIMM şi implementat de PNUD.

Costuri de operare (RON)

IA Alba Iulia, Braşov, Covasna

Estimare NBIA, SUA

TOTAL 2005-2008

Minim estimat

Maxim estimat

Grant-uri pentru echipament 79.538 96.750 288.750

Grant-uri pentru costuri de start-up, utilităţi & servicii specializate

553.463 87.000 202.500

Organizare de seminarii, vizite de studiu

8.519 12.000 18.000

Promovarea activităţilor incubatoarelor de afaceri

5.235 21.300 38.250

TOTAL 1.083.289 217.050 622.500

3.4. Raportări

Raportările referitoare la stadiul de realizare a programului de incubare, precum şi cele privind monitorizarea IMM-urilor incubate, întocmite de managerul / administratorul incubatorului, au loc periodic (semestrial, anual) şi sunt prezentate finanţatorilor şi altor părţi interesate. Acestea trebuie să se refere, printre altele, la următorii indicatori principali:

gradul de utilizare a suprafeţei incubatorului (în m2);

numărul mediu de locuri de muncă nou-create de fiecare IMM incubată;

numărul de IMM-uri incubate;

numărul de IMM-uri nou-create, incubate;

subvenţiile obţinute de fiecare IMM incubată, conform procedurii;

numărul de IMM-uri excluse din incubatorul de afaceri;

costuri per loc de muncă (brut);

rata de supravieţuire a IMM-urilor incubate după terminarea perioadei de incubare;

valoarea investiţiilor în mijloacele fixe;

rezultate financiare şi economice, creşterea medie a cifrei de afaceri şi a profitului.

În cadrul programului AIPPIMM, implementat de PNUD, alături de rapoartele realizate de administratorul incubatorului, echipa de proiect a PNUD elaboreză rapoarte narative, semestrial, raporate financiare semestrial şi anual şi rapoarte periodice de informare asupra stadiului proiectului.

38

3.5. Aspecte administrative (gestionarea de spaţii, resurse şi contracte)

Aspecte administrative generale, în funcşie de tipul şi scopul incubatorului

Amplasamentul, structura si dimensiunile incubatorului reflectă scopurile pentru care a fost creat, tipul şi numărul de firme cărora li se adresează.

Mark P. Rice şi Jana B. Matthews, în cartea Growing New Ventures, Creating New Jobs (1995) (Dezvoltarea noilor afaceri, Crearea de noi locuri de munca), subliniau: “clădirea potrivită asigură baza pentru sustenabilitatea financiară din sursele proprii şi un mediu propice, în care antreprenorii şi admistratorii incubatorului pot lucra împreună pentru dezvoltarea de noi afaceri, inovative. Alegerea nepotrivită a spaţiului/a clădirii va duce la eşec – şi acesta este unul din motivele principale pentru care incubatoarele nu îşi ating obiectivele”.

Dacă a fost creat în scopul promovării intreprinderilor bazate pe tehnologii, incubatorul poate fi amplasat într-o zonă de tip “greenfield”, de exemplu un parc ştiinţific şi tehnologic adiacent unei universităţi, în timp ce alte incubatoare pot fi amplasate în mijlocul unor platforme industriale sau într-o zonă centrală a unui oraş. Incubatoarele axate pe sectoare economice noi, de vârf, tind să fie concentrate în zone metropolitane, în oraşe sau regiuni care combină tehnologiile, talentul creator, antreprenoriatul şi serviciile profesionale şi financiare, fiind alese locuri unde investitorii pot lucra, pot fi în contact unii cu altii şi se pot promova pe ei înşişi.

Cele mai multe incubatoare se află în clădiri acoperite, construite uneori special pentru acest scop, dar care duc la costuri de înfiinţare mai ridicate. Totuşi, majoritatea incubatoarelor europene infiinţate sunt legate foarte strâns de costurile de lansare, astfel încât în multe oraşe europene, cei care administrează incubatoarele preferă să le amplaseze în clădiri cu costuri de închiriere mai mici, foste depozite sau birouri dezafectate.

Incubatoarele virtuale (denumite Portal sau incubator “fără pereţi” (“without walls”) nu asigură un spaţiu special amenajat (clădiri) pentru incubarea afacerilor, serviciile fiind oferite prin Internet. Un avantaj al acestui tip de incubare îl constituie posibilitatea de a incuba afaceri asemănătoare, dar localizate în regiuni diferite.

Studiile realizate la nivel european au aratat că, pentru a avea succes, este indicat ca incubatorul să dispună de suficient spaţiu pentru a putea incuba simultan 20 de afaceri. Nu trebuie exagerat, însă, deoarece o rată scăzută de ocupare a spaţiului poate fi văzută ca un semn de eşec al incubatorului. Astfel, spaţiul pus la dispoziţie de un incubator variază, având în medie 5.800 m2. O capacitate mai mică decât cea menţionată mai înainte, generează dificultăţi pentru construcţia afacerilor.

O altă practică este aceea de a menţine funcţionarea simultană a cel putin 85% din locaţii (unităţile din spaţiul locativ). Există însă şi incubatoare care găzduiesc un număr mic de afaceri (4-5) şi care nu sunt atât de atente la costurile de înfiinţare (infuzia masivă de capital asigurată prin fonduri de investiţii cu capital de risc – “private equity funds”). În alegerea locaţiei unde va funcţiona incubatorul sunt de asemenea importante facilităţile oferite de zona respectivă, precum : infrastructura de transport şi facilităţile de transport în comun, spaţiu de parcare, servicii bancare şi de curierat şi chiar servicii medicale. După găsirea spaţiului adecvat pentru desfăşurarea activităţilor incubatorului, trebuie realizată, dacă este cazul, racordarea la utilităţi (apa, energie electrică, telefon, spaţii pentru parcări etc.) şi reabilitarea spaţiilor în mod corespunzător, pentru a permite flexibilitatea întreprinderilor şi securizarea produselor

39

acestora. Spaţiul trebuie să poată asigura amplasarea unui punct de informare şi consultanţă, spaţii pentru întâlniri. În mod ideal ar trebui să existe suficient spaţiu pentru extinderea zonei destinate producţiei şi pentru dimensionarea corespunzătoare a acestora.

Pe lângă incubatoarele care functionează după modelul tradiţional, există şi incubatoare care au apărut pe modelul noii economii, care nu necesită un spaţiu fizic dedicat şi care pot funcţiona şi pe baze virtuale pentru diseminarea informaţiilor şi a know-how-ului necesar dezvoltării unei anumite afaceri.

Spaţiul de desfăşurare a activităţilor de incubare

Zona de retail

Amplasarea unor firme de retail la parter, asemeni unui mall, poate atrage interes şi creşte fluxul clienţilor. Drumul urmat de clienţi este important, acest trafic putând genera viitoare posibilităţi de angajare pentru incubator. Poate diversifica modelul de afaceri şi ajuta la creşterea veniturilor.

Imaginea şi brandul

Aspectul, senzaţia precum şi fluxul urmat de clienţi reprezintă elemente esenţiale pentru modul în care sunt percepute serviciile oferite. Clădirea trebuie să fie de sine stătătoare şi uşor de recunoscut. Construcţia trebuie să fie modernă şi curată, logo-ul aspiraţional şi evocator.

Parcarea

Spaţiul pentru parcări este un element esenţial, dar adesea desconsiderat. Parcarea este importantă atât pentru firmele incubate, cât şi pentru clienţii lor şi pentru vizitatori.

Intrări separate

În unele cazuri este de preferat ca birourile să aibă propriile lor intrări

Interacţiune

Toate incubatoarele ar trebui să incurajeze interacţiunile sociale: ar trebui să existe spaţii comune şi servicii sociale precum restaurante, baruri, cafenele, etc. o curte interioară poate avea influenţă pozitivă asupra interacţiunii în cadrul comunităţii şi poate spori vizibilitatea.

Zona de lucru

Este de recomandat ca întreprinderile nou formate să fie aşezate printre cele mature şi nu separate. Se preferă clădirile cu coridoare lungi şi puţine, acestea facilitând accesul.

Depozitarea

Adesea uitat, spaţiul pentru depozitare ar trebui să fie plasat strategic, mai ales în cazul companiilor care deţin stocuri.

Sălile de întâlnire

Existenţa spaţiilor destinate sălilor de conferinţă şi întâlniri este foarte importantă. Companiile vor avea nevoie de spaţii pentru întâlnirile cu clienţii şi pentru traininguri. Aceste săli ar trebui să existe la fiecare etaj.

Facilităţi publice

Se poate lua în considerare posibilitatea de a oferi publicului şi restului comunităţii spaţii de închiriat şi acces la facilităţile din clădire (de exemplu, sălile de conferinţă)

40

Realizarea de spaţii în corelare cu tipul firmelor incubate

În funcţie de tipul companiei care urmează a fi incubată, caracteristicile clădirii pot varia în mărime, spaţiu şi servicii oferite. Pentru a faciltia determinarea mărimii incubatorului, trebuie identificat profilul companiilor care vor fi incubate şi infrastructura necesară.

Odată identificate nişele, următorul pas esenţial este vizitarea altor incubatoare similare. Aceste vizite pot fi informative privind:

identificarea mărimii incubatorului;

designul spaţiilor de lucru;

numărul spaţiilor de lucru;

mărimea fiecărui birou;

infrastructura necesară (conexiunea de internet, telefon, apă, electricitate)

Următorul pas îl reprezintă planificarea operaţiunilor şi a serviciilor oferite. Trebuie avute în vedere atât facilităţile dorite, cât şi fezabilitatea acestora.

3.6 Consultanţa în incubatoarele de afaceri

Obiectivul consultanţei profesionale este oferirea de feed-back şi propunerea de soluţii pentru nevoile specifice ale companiilor din cadrul incubatoarelor de afaceri.

Tipuri de servicii de consultanţă:

în grup

individual

avocatul diavolului

coaching

Domenii care ţin de competenţa consultanţilor:

crearea unui plan de afacei

pornirea afacerii

oferirea de sprijin pentru afaceri

resursele umane

marketing

legislaţie

taxe

contabilitate

finaţe

patente

relaţii bancare

41

Un exemplu privind tipurile de servicii de consultanţă se poate găsi în studiul de caz din România, detaliat în capitolul 5.

3.7. Mangementul riscurilor si al oportunitatilor

Principii în managementul calităţii incubatoarelor de afaceri

Conform NBIA, incubatoarele trebuie să ţină cont de 10 principii din domeniul calităţii managementului:

1. Dezvoltarea de servicii care le oferă susţinere companiilor

2. Valorificarea potenţialului companiilor dincolo de abilitatea lor de a plăti chiria

3. Abilitatea de a crea noi afaceri şi de a le ajuta să se dezvolte este mai importantă decât numărul de locuri de muncă nou create

4. Esenţa incubatoarelor o reprezintă oferierea de sprijin companiilor

5. Poziţionarea într-un plan integrat de dezvoltare economică şi adoptarea unei structuri care să reflecte punctele forte şi slăbiciunile regiunii

6. Asigurarea unei structuri care să permită obţinerea rezultatelor solicitate de sponsori, atât pe termen lung cât şi pe termen scurt

7. Formularea unei misiuni clare, setarea de obiective cuantificabile şi crearea unui proces de evaluare care să aibă în vedere recompansarea performanţei

8. Găsirea unor manageri capabili să se adapteze unor situaţii variate şi să vină cu soluţii

9. Recunoaşterea poziţiei, după caz, duale a managerului, în dubla sa calitate de proprietar şi de administrator al edificiului

10. Iniţierea şi coordonarea de măsuri adecvate dezvoltării afacerilor

Sursa: NBIA, Forging the incubator – How to Design and Implement a Feasibility Study for a Business Incubation Program, 1993. (Crearea unui incubator- cum să concepi şi să implementezi un studiu de fezabilitate pentru un program de incubare)

Riscurile şi eşecurile incubatoarelor de afaceri

Cele mai tipice piedici în calea succesului unui incubator sunt enumerate mai jos :

1. Aşteptări prea mari şi prea repede: dinamica incubatoarelor este diferită de cea a operaţiunilor imobiliare, rezultatele obţinându-se în timp îndelungat în cazul incubatoarelor. Unii oameni nu înţeleg acest lucru, crezând că după deschiderea incubatorului, companiile şi locurile de muncă vor veni de la sine. Această aşteptare generează frustrări şi dezamăgire, ducând la eşec. Dezvoltatorii de incubatoare trebuie să aibă în vedere şi aşteptările publicului. De exemplu, atunci când se implică primăriile şi organizaţiile care au ca scop dezvoltarea economică acestea se aşteaptă la obţinerea imediată a rezultatelor. Ceea ce trebuie să înteleagă este faptul că înainte de a deveni viabilă, o companie are nevoie de o perioadă de 2 până la 5 ani.

2. Alegerea unui manager nepotrivit: având în vedere faptul că managerul are misiunea esenţială de a conduce incubatorul, este important ca acesta să fie o persoană organizată, să

42

aibă calităţi specifice unui om de afaceri, să fie un bun comunicator, să aibă abilitatea de a obţine resurse şi de a coopera cu instituţii.

3. Supraestimarea rolului incubatorului: incubatorul poate fi văzut drept o metodă de asigurare a creşterii economice. Poate avea o contribuţie semnificativă, dar nu poate fi o soluţie pentru întreaga regiune. Cel mai probabil, existenţa unui incubator nu va duce la relocalizarea unei industrii mari. Incubatoarele pot avea o contribuţie în ceea ce priveşte expansiunea şi retenţia industriilor existente deja într-o regiune, prin intermediul trainingurilor, prin oferirea de noi resurse companiilor. Cel mai important obiectiv al incubatorului este de a coopera cu antreprenori în vederea accelerării procesului de dezvoltare a companiilor.

4. Cheltuielile prea mari: unele incubatoare nu îşi înţeleg dinamica propriilor afaceri. Abilitatea de a gestiona fluxul numerarului şi de încadrare în limitele bugetului reprezintă elemente critice, la fel ca în cazul oricărei afaceri.

5. Eşecul de gestionare a sursele financiare: Incubatorul are nevoie de câţiva ani înainte de a deveni stabil din punct de vedere financiar, iar dezvoltatorii trebuie să conceapă un plan realist de finaţare. De altfel, multe incubaotare au început să caute finanţare şi de la companii cliente.

Idei pentru gestionarea efeicientă a unui incubator

1. Obţinerea de rezultate care au impact asupra întregii regiuni.

Este important ca incubatoarele să participe la dezvoltarea regiunii căreia îi aparţin şi să se comporte asemeni unor agenţi ai schimbării şi ai dezvoltării regionale.

2. Crearea unei strategii clare, competitive, în cadrul unui anumit segment de piaţă şi tehnologic.

Incubatoarele trebuie să fie focusate, să aibă o viziune clară a pieţelor, segmentelor tehnologice şi zonelor de activitate. Unele critici aduse incubatoarelor sunt lipsa de focus, suprapunerea procedurilor şi inteferenţa, probleme care duc la folosirea ineficientă a resurselor. Focalizarea incubatorului trebuie să se adapteze situaţiei pieţei.

3. Crearea unui mediu favorabil incubării.

Incubatorul trebuie să fie dorit. În acelaşi timp trebuie să genreze companii competitive care să contribuie la dezvoltarea regiunii. Creditele, accesul in piaţă şi dezvoltarea tehnologică sunt elemente necesare.

4. Contribuţia la politici publice, participarea la realitatea şi perspectivele unei lumi tot mai globalizate.

O provocare cu care se confruntă incubatoarele de afaceri este de a servi pe post de "laboratoare" care identifică şi testează soluţii de politică publică pentru a creşte rata de supravieţuire a afacerii şi succesul acesteia. Incubatorul trebuie să stimuleze elementele esenţiale care au impact pe dezvoltarea afacerii.

5. Structură competentă, inovare, management sustenabil pentru incubatorul de afaceri

Incubatoarele de afaceri trebuie, prin definiţie, să fie exemple de inovare, antreprenoriat şi afacere, pentru că munca lor este de a contribui la dezvoltarea altor companii şi a societăţii. Întreaga gamă de competenţe de management este necesară, variind de la servicii de marketing până la serviciile clientului şi finanţe.

43

6. Crearea unor mecanisme şi instrumente care sporesc inovarea tehnologică, în special cu universităţi şi centre de cercetare.

O funcţie din ce în ce mai importantă a incubatoarelor de afaceri, în special în zonele în curs de dezvoltare, o reprezintă sprijinirea universităţilor şi a centrelor de cercetare în proiectarea de noi afaceri.

7. Structurarea serviciilor care sprijină dezvoltarea noilor afraceri

Incubatoarele de afaceri au nevoie de un portofoliu de servicii care să satisfacă aşteptările părţilor interesate. Incubatoare de afaceri trebuie să fie laboratoare pentru management inovativ şi pentru practici strategice în afaceri, astfel încât acestea să poată face în mod efectiv o diferenţă pentru companiile incubate.

8. Utilizarea Tehnologiei Informaţiilor şi a Comunicării, care contribuie semnificativ la procesul de incubare de afaceri şi de dezvoltare a societăţi.

TIC oferă oportunităţi excepţionale pentru îmbunătăţirea proceselor de incubare de afaceri, contribuind la accelerarea şi eficientizarea proceselor de selecţie, monitorizare şi susţinere oferite de incubator, ca şi a progresului companiei incubate, prin soluţii adecvate pentru planificare şi control. Poate servi, de asemenea, la dezvoltarea şi implementarea marketing-ului, cercetării şi strategiilor de dezvoltare.

9. Asigurarea în incubatorul de afaceri a unei infrastructuri adecvate pentru a satisface nevoile companiilor

Deşi costisitoare pentru bugetul de implementare a incubatorului de afaceri, comunicaţiile sunt un element esenţial pentru succesul unui program. Infrastructura include spaţii de birouri adecvate, internet şi asistenţă de telecomunicaţii. Acesta poate cuprinde chiar resurse sofisticate, cum ar fi site-ul web hosting, cybercafe, video-conferinte şi centru de copiere, care vor adăuga un plus de valoare pentru succesul incubatorului de afaceri.

10. Stabilirea de relaţii şi de alianţe care să consolideze incubatorul de afaceri şi serviciile prestate întreprinderilor.

O reţea puternică, care să cuprindă întreg incubatorul de afaceri va conduce la conexiuni mai puternice în reţeaua firmelor incubate. Prin urmare, incubatorul de afaceri trebuie să planifice şi să implementeze o reţea de parteneri şi aliaţi care poate contribui atât la programul de incubare de afaceri şi care este folositoare companiilor incubate, îmbunătăţind astfel condiţiile de creştere economică şi competitivitate.

11. Formarea echipelor inovatoare de management.

Echipele incubatorului trebuie să avanseze în profesionalism şi competenţă şi să îşi asume angajamentul efectuării procesului incubării de afaceri. Programele de incubare de afaceri nu mai pot fi considerate doar o activitate de asistenţă sau de testare a dezvoltării. Incubatoare de afaceri trebuie să fie "companii care generează companii", cu echipe bine antrenate, care pot oferi un sprijin eficient şi diferenţiat.

12. Adaptarea modelului incubatorului de afaceri la realităţile economice, culturale, sociale şi politice din fiecare regiune / ţară.

În afară de concentrarea pe segmentul de piaţă şi tehnologie, fiecare incubator de afaceri trebuie să identifice, de asemenea, o vocaţie şi să se modeleze la caracteristicile regiunii. Acest

44

lucru va asigura că incubatorul de afaceri şi companiile incubate vor avea un avantaj competitiv care contribuie la maximizarea rezultatelor programului de incubare de afaceri.

13. Identificarea surselor de finanţare şi a modelelor de afaceri care să asigure durabilitatea incubatorului de afaceri

Programul de incubare de afaceri trebuie să caute un model de operare durabil. Este necesară crearea unui pachet de sponsorizare care detaliază beneficiile pe care investitorii le vor primi în cazul în care investesc în incubatorul de afaceri. Căutaţi parteneri, găsiţi alte fonduri de finanţare, dacă este posibil împrumuturi micro-credite / împrumuturi private.

14. Elaborarea strategiei financiare a incubatorului de afaceri.

Strategiile sunt necesare pentru a obţine resurse atât pentru companiile incubate, precum şi pentru susţinerea programului incubatorului de afaceri. Investiţiile şi finanţarea sunt pe primele trei poziţii în topul motivelor care cauzează eşecul companiilor în primii doi ani de existenţă. Incubatorul de afaceri tebuie să pregătească companiile pentru surmontarea acestor dificultăţi, oferindu-le, în acelaşi timp, sprijin în obţinerea de resurse financiare.

15. Elaborarea unor strategii care să permită companiilor incubate să-şi dezvolte capacitatea de a vinde şi de a genera venituri.

O cauză de bază a falimentelor companiilor noi este absenţa marketing-ului şi a abilităţii de vânzare. Misiunea de bază a oricărei afaceri este de a dezvolta şi comercializa produse şi servicii care să răspundă cererii de pe piaţă, iar incubatorul de afaceri trebuie să contribuie la această misiune prin pregătirea companiilor, oferindu-le sprijin strategic şi operaţional.

16. Crearea de mecanisme şi instrumente pentru dezvoltarea incubatoarelor de afaceri la nivelul comunităţii locale, entităţilor strategice şi instituţiilor.

Marketingul incubatorului de afaceri, privit ca o organizaţie, este puternic corelat cu introducerea pe piaţă a companiilor incubate. Cel mai bun mod de a promova un incubator de afaceri în sine este de a genera companii de succes. Acceptarea incubatorului de afaceri de către instituţii cheie din cadrul comunităţii reprezintă o modalitate de a contribui la dezvoltarea acestor companii.

17. Structurarea colaborărilor şi parteneriatelor, cu obiectivul general de consolidare a incubatoarelor de afaceri

Parteneriatul Public-Privat uneşte interesele sectoarelor public şi privat. Iniţiativa antreprenorială este finanţată şi operată prin intermediul unui parteneriat dintre guvern şi întreprinderile din sectorul privat / investitori, dreptul de proprietate asupra proiectului fiind împărţit.

18. Alinierea constantă a incubatoarelor la tendinţe tehnologice şi ale pieţei.

Programele de incubare trebuie să fie planificate, dezvoltate şi exploatate într-un cadru globalizat, în ton cu tendinţele majore de pe piaţa internaţională.

19. Încadrarea incubatoarelor de afaceri şi a companiilor incubate în lanţuri de producţie şi clustere strategice.

O modalitate eficace de fi sigur că programul de incubare va produce rezultate este de a planifica incubatorul de afaceri astfel încât acesta să stimuleze şi să genereze noi societăţi în lanţurile de producţie existente şi în clustere industriale. Acestea vor fi apoi capabile să formeze o nişă în cadrul grupurilor deja structurate şi în lanţurile strategice, în acest fel depăşind

45

barierele în calea dezvoltării unei noi companii, cum ar fi accesul pe piaţă, vânzările / canale de distribuţie şi dezvoltare tehnologică.

20. Transformarea incubatorului de afaceri într-un simbol al spiritului antreprenorial şi de inovare

Incubatoarele de afaceri pot şi trebuie să se poziţioneze ca "simboluri" ale antreprenoriatului şi inovării. Trebuie să se transforme în puncte de referinţă pentru programele locale / naţionale şi să genereze companii puternice, care sunt surse de inspiraţie pentru generaţiile viitoare.

21. Dezvoltarea unei analize SWOT

Analiza SWOT reprezintă o metodă strategică care poate fi folosită pentru a evalua punctele forte, slăbiciunile, oportunităţile şi ameninţările Incubatorului de Afaceri.

Întrebări relevante în cadrul analizei:

Cum putem folosi fiecare punct forte?

Cum putem îmbunătăţi fiecare slăbiciune ?

Cum putem exploata fiecare oportunitate?

Cum putem atenua fiecare ameninţare?

A) Stabilirea obiectivelor incubatorului de afaceri – definind în mod clar ceea ce intenţionează organizaţia să facă.

B) Definirea aspectelor strategice - factori cheie în planificarea realizată de către consiliul executiv al firmei / CEO; dezvoltarea unui plan strategic operaţional care va ajuta atingerea obiectivelor)

C) Dezvoltarea noilor strategii – înseamnă că ai nevoie de obiective clare pentru pregătirea resurselor operaţionale, idei privind planul de implementare a strategiei

D) Monitorizarea rezultatelor – asumarea responsiabilităţii prin menţinerea transparenţei, adoptarea de măsuri corectoare care ar putea însemna modificare a obiectivelor / strategiilor.

46

Exemplu de chestionar care poate fi folosit în cadrul analizei SWOT

Următoarele întrebări sunt utile pentru evaluarea pe scurt a punctelor forte şi a celor slabe ale incubatorului.

Punctaj: 0=Nimic 2=Slab 3=Echitabil 4=Bine 5=Excelent

Evaluarea serviciilor oferite de Incubator firmelor incubate Scor

Facilităţi

1 Birouri

2 Echipamente de birou

3 Telecomunicaţii

4 Laborator / prototipuri / testare a echipamentelor

5 Săli de şedinţe

Subtotal (max=25)

Servicii pentru dezvoltarea afacerii

1 Oferă asistenţă de formare privind competenţe de afaceri şi modele de dezvoltare a afacerii

2 Oferă servicii de extindere pentru afacere (contabilitate, juridic, secretariat de sprijin, etc)

3 Oferă asistenţă în pregătirea planului de afaceri

4 Oferă asistenţă în pregătirea echipei manageriale

5 Organizează programe de training pentru dezvoltarea afacerii

6 Oferă îndrumări operaţionale de referinţă şi asistenţă tehnică

7 Asigură cercetarea pieţei, asistenţă de marketing

Subtotal (max=35)

Asistenţă pentru găsirea de finanţare

1 Are propriul fond de investiţii

2 Facilitează accesul la fonduri publice pentru dezvoltare

3 A înfiinţat o reţea de investitori privaţi ("business angels")

4 Ajută firmele aspirante la pregătirea dosarului de finanţare

5 Organizează prezentări ale proiectelor firmelor aspirante pentru potenţiali inverstitori

Subtotal (max=25)

Networking & Construirea de parteneriate

1 A stabilit o reţea a furnizorilor de servicii necesare afacerii şii a negociat acorduri speciale cu ei

2 Oferă instruire şi servicii de consultanţă privind dezvoltarea de parteneriate strategice de business

3 Organizează periodic (de ex. săptămânal / bi-săptămânal) întâlniri în reţea pentru firmele incubate şi investitori / viitorilor parteneri de afaceri

Subtotal (max=15)

Total (max=100)

47

4. INCUBATOARELE DE AFACERI ÎN EUROPA ŞI PE PLAN INTERNAŢIONAL

Potrivit unei analize făcute de DG Enterprise în anul 2002, 87% dintre incubatoarele fondate în Europa sunt active la 3 ani de la sfarşitul perioadei de incubare. Costul public al creării de noi locuri de muncă este de 4.000 de euro, semnificativ redus faţă de cel al altor programe publice, iar incubatoarele de afaceri europene generează anual în jur de 30.000 de noi locuri de muncă, mult mai viabile decât în alte cazuri.

În anul 2000 erau aproximativ 3.000 de incubatoare de afaceri la nivel mondial, dintre care 1.000 în America de Nord, 900 în Europa de Vest, 600 în Orient, 200 în America de Sud, 150 în Europa de Est şi 150 în Africa, Orientul Miljlociu şi alte regiuni. Astfel câteva exemple pe zone sunt relevante pentru importanţa incubatorului de afaceri după cum urmează:

America de Nord

SUA este regiunea cu cele mai multe incubatoare, evolunând de la 100 în anii ‘80 şi ajungând la peste 1000 în anul 2000. Incubatoarele au fost în general iniţiate de către autorităţi guvernamentale şi de agenţii, însă în jur de 20% au fost înfiinţate în asociere cu universităţi şi parcuri ştiinţifice. Datorită succesului din anii ‘50 al parcurilor de cercetare Stanford şi Research Triangle, programele locale şi naţionale de dezvoltare economică au căutat să multiplice succesul acestor centre de inovaţie tehnologică prin crearea de parteneriate public-private. În ciuda declinului dot-com-ului, incubatoarele care au ca scop obţinerea de profit continuă să se dezvolte, iar companiile care le sponsorizează beneficiază de o reputaţie aparte şi de resurse.

America de Sud

În anul 2000, Brazilia avea în jur de 160 de incubatoare, toate apărute în ultimul deceniu al secolului XX.

Orient

Programul de incubare din China este cel mai mare din rândul ţărilor în curs de dezvoltare. China a beneficiat încă din anii ‘80 de ajutorul PNUD, acesta fiind elementul catalizator în înfiinţarea incubatoarelor. Mai mult de 300 de incubatoare sunt răspândite în întreaga ţară, dintre care peste 200 de incubatoare de software.

În Japonia există mai mult de 200 de incubatoare de diferite tipuri, dintre care o treime oferă servicii tipice de incubare destinate managementului.

În India există peste 20 de parcuri tehnologice de software (STP) şi 15 parcuri tehnologice şi ştiinţifice (STEP).

Coreea are peste 150 de incubatoare şi a cunoscut o creştere mare în special în perioadă 1993-1996.

În Indonesia au fost create primele incubatoare în 1994, cu asistenţă PNUD. În prezent există o societate a incubatoarelor de afaceri, precum şi un proiect naţional de creare a incubatoarelor în universităţi.

Africa, Orientul Mijlociu şi alte regiuni

Incubatoarele din Egipt au fost create la iniţiativa PNUD-ului în 1992 şi susţinute de Fondul Social de Dezvoltare al Guvernului printr-o reţea de incubatoare. Implementarea acestora se

48

realizează cu ajutorul Asociaţiei egiptene pentru incubatoare, un ONG înfiinţat special în acest scop.

Turcia a demarat proiectul incubatoarelor în 1990 şi a înfiinţat KOSGEB, o agenţie care oferă finanţare incubatoarelor universitare.

Europa de Est

PNUD a implementat programul de incubare în afaceri din Polonia prin înfiinţarea primului incubator în anul 1990. Doi ani mai târziu a fost creată Asociaţia Poloneză a Incubatoarelor de Afaceri, precum şi un centru de inovare. Având ca scop revitalizarea economiei poloneze prin crearea de locuri de muncă, procesul de înfiinţare de incubatoare de afaceri a primit sprijin semnificativ şi din partea Băncii Mondiale şi a UE. În anul 2000, existau deja 60 de incubatoare în Polonia.

Europa de Vest

Există peste 1.000 de incubatoare, cele mai multe înregistrându-se în Germania, Franţa şi UK. La polul opus se află Luxembourg, Irlanda, Grecia şi Danemarca.

Ţara Număr Ţara Număr

Austria 63 Italia 45

Belgia 13 Luxembourg 2

Denmarca 7 Olanda 6

Franţa 192 Portugalia 23

Finlanda 26 Suedia 39

Germania 300 Spania 38

Grecia 7 Marea Britanie 144

Irlanda 6 TOTAL 911

Sursa: Cercetare Enterprise DG (2001) şi CSES

În ceea ce priveşte domeniile de specializare, cele mai multe incubatoare sunt specialziate în tehnologia informatică, cercetare şi dezvoltare precum, biotehnologii şi industria farmaceutică. Tabelul de mai jos redă împărţirea pe sectoare a incubatparelor din Europa.

Activitate Număr Procent

Vânzări, marketing şi distribuţie 5 0,4

Servicii financiare şi de afaceri 8 0,6

Manufactura high-tech / avansată 263 18,6

Tehnologia Informaţiei şi a comunicaţiilor 258 18,2

Cercetare & Dezvoltare 173 12,2

Biotehnologii / farmaceutice 201 14,2

Economia cunoaşterii 162 11,5

Manufactură - alte activităţi 86 6,1

Alte servicii 124 8,8

O combinaţie a acestor activităţi / altele 134 9,5

TOTAL 1414 100

Sursa: Cercetare Enterprise DG (2001) şi CSES

49

5. STUDIU DE CAZ DIN ROMÂNIA PENTRU UN CICLU DE INCUBARE, REZULTATE ŞI COMENTARII

5.1. Studiu de caz ‘’Programul de înfiinţare de incubatoare tehnologice şi de afaceri în România’’, coordonat de AIPPIMM şi implementat de PNUD

Conceptul şi strategia incubatorului de afaceri

Programul multianual de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare tehnologie şi de afaceri în România este coordonat de Agenţia pentru Implementarea Proiectelor şi Programelor pentru IMM-uri şi implementat de Programul Naţiunilor Unite, în colaborare cu autorităţile locale. Programul are drept obiectiv dezvoltarea sectorului IMM ca o modalitate de a crea locuri de muncă şi de a atrage investiţii străine în zonele vizate, prin înfiinţarea unor noi incubatoare de afaceri, precum şi prin îmbunătăţirea eficienţei incubatoarelor de afaceri deja existente.

Proiectul a demarat cu o fază pilot în anul 2005, prin înfiinţarea a trei incubatoare de afaceri în localităţile Braşov (judeţul Braşov), Alba Iulia (judeţul Alba) şi Sfântu Gheorghe (judeţul Covasna). Aceste incubatoare au intrat în al doilea ciclu de incubare în anul 2010, în urma încheierii primului ciclu de incubare, de trei ani, pe parcursul anului 2009.

Proiectul este în extindere: se pregătesc lansările a trei noi incubatoare, în anul 2010, la Târgu Mureş (judeţul Mureş), Mangalia (judeţul Constanţa) şi Satu Mare (judeţul Satu Mare) şi s-au selectat două noi locaţii pentru înfiinţarea altor incubatoare la Câmpia Turzii (judeţul Cluj) şi Dorohoi (judeţul Botoşani).

Incubatoarele din Program sunt, în general, incubatoare tradiţionale sau clasice de afaceri. Firmele incubate până în prezent (anul 2010) activează într-o gamă variată de sectoare, domeniile de activitate care au generat cele mai multe locuri de muncă în cadrul incubatoarelor fiind serviciile, industria alimentară, construcţiile şi manufactura produselor din lemn.

Pe întreaga perioadă de derulare a Programului, beneficiarii acestuia vor primi sprijin financiar prin alocarea unor fonduri nerambursabile periodice, în condiţiile stabilite prin contractul-cadru de incubare

Serviciile administrative prestate de administratorul incubatorului urmăresc buna funcţionare a incubatorului de afaceri, menţinerea în condiţii optime a spaţiilor individuale puse la dispoziţia beneficiarilor Programului, precum şi a spaţiilor comune, incluzând spaţiile destinate pentru întâlniri de afaceri, expoziţii, instruiri etc., prin asigurarea acestora cu utilităţi (energie termică, electrică, apă, gaz etc.), servicii de telecomunicaţii, servicii de pază, curăţenie etc. De asemenea, administratorul incubatorului va presta beneficiarilor Programului, pe întreaga perioadă de incubare, servicii comune referitoare la cooperarea dintre investitori în cadrul incubatorului, prevenirea actelor ce ar putea avea un impact negativ asupra mediului, servicii de informare, documentare şi secretariat etc.

Evaluarea activităţilor incubatoarelor de afaceri se face conform următoarelor criterii:

a) criterii bazate pe rezultate (monitorizare):

gradul de utilizare a suprafeţei incubatorului (în m2);

50

numărul mediu de locuri de muncă nou-create de fiecare IMM incubată;

numărul de IMM-uri incubate;

obiectele de activitate ale firmelor incubate;

numărul de IMM-uri nou-create, incubate;

subvenţiile obţinute de fiecare IMM incubată, conform procedurii;

numărul de IMM-uri excluse din incubatorul de afaceri;

numărul de angajaţi ai administratorului incubatorului;

raportul dintre numărul de angajaţi ai incubatorului de afaceri/IMM-urilor incubate;

serviciile livrate şi calitatea lor;

realizări deosebite ale unor firme incubate;

b) criterii economice (evaluarea impactului):

costuri medii de operare;

costuri medii în investiţii de capital;

costuri per loc de muncă (brut);

rata de faliment a IMM-urilor incubate după terminarea perioadei de incubare;

ratele de supravieţuire a IMM-urilor după terminarea perioadei de incubare;

valoarea investiţiilor în mijloacele fixe;

valoarea investiţiilor străine atrase;

rezultate financiare şi economice, creşterea medie a cifrei de afaceri;

schimburi comerciale cu parteneri economici şi din afara ariei geografice de amplasare.

Procesul de înfiinţare a unui incubator de afaceri

Programul constă în crearea unei reţele de incubatoare de afaceri în România, care să permită:

crearea unui mediu de afaceri favorabil dezvoltării şi creşterii IMM-urilor;

promovarea culturii antreprenoriale şi îmbunătăţirea performanţelor manageriale;

consolidarea unui sector privat dinamic, capabil să facă faţă forţelor concurenţiale şi competiţiei internaţionale;

facilitarea accesului IMM-urilor la surse de finanţare, creşterea numărului de activităţi economice competitive, întărirea climatului investiţional, precum şi reducerea ratei şomajului în zonele-ţintă;

dezvoltarea mediului economic local, regional, naţional şi internaţional, prin utilizarea mai eficientă a potenţialului economic şi uman existent în zonă;

înfiinţarea şi dezvoltarea de IMM-uri inovative, capabile să utilizeze în mod eficient resursele existente şi care, la finalul perioadei de incubare, se vor afla într-o situaţie stabilă din punct de vedere financiar;

51

crearea unei relaţii eficiente între potenţialul tehnologic şi antreprenorial al zonelor-ţintă;

dezvoltarea unei infrastructuri de afaceri capabile să facă faţă presiunilor concurenţiale;

favorizarea accesului IMM-urilor incubate la informaţii, servicii de consultanţă profesională, surse de finanţare, precum şi la servicii şi echipamente specifice;

creşterea numărului de locuri de muncă şi dezvoltarea economică a regiunilor-ţintă.

Selectarea locaţiilor în care se înfiinţează incubatoare noi se face în urma unui studiu de fezabilitate a zonelor ţintă. Mai jos sunt criteriile principale care fac parte din analiza SWOT a fiecărei locaţii:

date generale despre localităţile ţintă;

indicatori socio-economici (indicatori demografici, piaţa muncii, rata şomajului, pregătirea profesională preponderentă a populaţiei etc.);

sectorul IMM (dimensiunea sectorului, distribuţia conform mai multor criterii relevante);

potenţialul de dezvoltare economică a zonei;

alte programe suport pentru IMM-uri derulate în zonele respective;

strategii de dezvoltare , programe sau iniţiative ale administraţiei locale;

identificarea unor factori locali cu impact asupra reuşitei programului;

factori de suport local: clădire disponibilă, resurse locale disponibile în vederea co-finanţării programului.

De asememena, se iau în calcul existenţa în localitate sau regiune a unui alt incubator de afaceri, existenţa unui antreprenoriat pregătit şi dornic de a-şi dezvolta o afacere în cadrul incubatorului de afaceri, precum şi tradiţia industrială a zonei.

Etapele de înfiinţare a unui Incubator de Afaceri, conform Procedurii AIPPIMM – PNUD sunt descrise, pe scrut, mai jos:

1. Realizarea / actualizarea anuala a unui Plan de Actiuni de catre PNUD şi aprobarea acestuia

de către AIPPIMM (include şi bugetul programului).

2. Realizarea, de către PNUD, a unui studiu de fezabilitate privind locaţiile potenţiale pentru

înfiinţarea de noi incubatoare de afaceri; evaluarea şi selectarea locaţiilor de către PNUD şi

transmiterea acestora către AIPPIMM.

3. Aprobarea noilor locaţii de către AIPPIMM din lista propunerilor PNUD.

4. Incheierea acordului de finanţare între AIPPIMM şi autoritatea publică locală în vederea

amenajării şi reabilitării spaţiilor destinate incubatorului de afaceri.

5. Transferul fondurilor în vederea amenajării şi reabilitării spaţiilor destinate incubatorului de

afaceri, prin PNUD, după aprobarea AIPPIMM, către autoritatea publică locală; alocarea acestor

fonduri se face o singură dată, în baza acordului de finanţare.

52

6. Organizarea procesului de selecţie a administratrului incubatorului de către autoritatea

publică locală / PNUD, conform procedurii.

7. Selectarea administratorului de către o comisie de evaluare formată din reprezentanţi

AIPPIMM, PNUD, autoritatea publică locală, şi după caz, OTIMMC.

8. Stabilirea, de către PNUD, cu participarea OTIMMC şi aprobarea AIPPIMM, a prevederilor

contractului cadru de administrare şi a contractului cadru de incubare ce urmeaza a fi încheiate.

9. Incheierea contractului cadru de administrare a incubatorului de afaceri, pe o perioadă de 5

ani (3 ani de incubare plus 2 de monitorizare), de către AIPPIMM, autoritatea publică locală şi

administratorul de incubator.

10. Transferul primei transe din suma alocată administratorului; următoarele transferuri către

administrator urmează să fie facute, prin PNUD (max. 4 tranşe).

11. Propunerea listei necesarului de dotare a incubatoarelor de către PNUD şi aprobarea

acesteia de către AIPPIMM.

12. Achiziţionarea echipamentelor necesare amenajării incubatoarelor de afaceri de către

PNUD.

13. Realizarea, de către administratorul incubatorului, a documentaţiei tehnice privind

procedura de selecţie a potenţialilor beneficiari ai programului (IMM-urile incubate),

promovarea şi organizarea procesului de selecţie.

14. Prestarea, de către administratorul incubatorului, de servicii profesionale de asistenţa în

procesul de pre-incubare pentru potenţialii beneficiari ai programului.

15. Selectarea IMM-urilor pentru includerea în incubator, pe baza planurilor lor de afaceri şi a

criteriilor din procedură; selecţia se face de către o comisie de evaluare constituită din

reprezentanţi ai autorităţilor publice locale, AIPPIMM, PNUD, OTIMMC şi ai administratorului

incubatorului.

16. Semnarea contractului-cadru de incubare de către fiecare IMM incubată şi administratorul

incubatorului.

17. Transferul alocaţiilor financiare nerambursabile, prin PNUD, oferite firmelor incubate pentru

achiziţionarea de echipamente speciale necesare începerii activităţii.

18. Transferul periodic al alocaţiilor financiare nerambursabile oferite firmelor incubate pentru

rambursarea partială / integrală a costurilor cu utilităţile şi servicii specializate, în condiţiile

stabilite prin contractul-cadru de incubare; tranferul se face prin PNUD.

19. Prestarea de servicii administrative de către administratorul incubatorului în vederea bunei

funcţionări a incubatorului de afaceri; organizarea periodică de către administratorul

incubatorului de seminarii de instruire în beneficiul IMM-urilor incubate; prestarea de alte

servicii de asistenţă şi consultanţă de specialitate de către administratorul incubatorului, la

preţuri avantajoase.

53

20. Monitorizarea şi evaluarea activităţilor IMM-urilor incubate de către administratorul

incubatorului pe întreg parcursul derulării contractului.

21. Supravegherea la nivel local, de către OTIMMC, a îndeplinirii tuturor obiectivelor,

activităţilor şi strategiei Programului.

22. Promovarea incubatoarelor de afaceri şi a Programului de către AIPPIMM, PNUD şi

administratorii incubatoarelor.

23. Întocmirea şi păstrarea de evidenţe contabile ale incubatorului de afaceri de către

administratorul incubatorului şi punerea acestora la dispoziţia autorităţilor implicate în

implementarea programului.

24. Elaborarea trimestrială de rapoarte financiare şi rapoarte privind stadiul de realizare a

proiectului de către administratorii incubatoarelor, cu evidenţierea unor indicatori stabiliţi

conform Procedurii, şi transmiterea acestora către AIPPIMM şi PNUD spre aprobare.

25. Evaluarea şi aprobarea, de către PNUD şi AIPPIMM, a eligibilităţii cheltuielilor efectuate de

către administratorul incubatorului.

26. Realizarea trimestrială şi anuală, de către PNUD, de rapoarte narative şi financiare privind

stadiul de realizare a programului şi transmiterea lor spre aprobare către AIPPIMM.

27. Transferul fondurilor către autoritatea publică locală/administrator în vederea efectuărilor

de reparaţii şi reutilări, ca urmare a uzurii fizice şi morale a dotărilor şi echipamentelor existente

la incubatoarele în funcţiune, în limitele unei sume maxime stabilite prin Procedura de

implementare a Programului; transferul se face prin PNUD.

28. Stabilirea, de către PNUD, cu aprobarea AIPPIMM, a cuantumului şi condiţiilor de alocare a

fondurilor suplimentare destinate extinderii ulterioare a spaţiilor incubatoarelor de afaceri sau

susţinerii/ dezvoltării unor incubatoare de afaceri deja înfiinţate.

29. Desfăşurarea, de către administratorul programului, a activităţilor de atragere de fonduri

pentru a asigura sustenabilitatea incubatorului de afaceri.

30. În cazul atragerii de fonduri suplimentare la bugetul Programului, se va determina

modificarea plafonului fondurilor nerambursabile periodice de către PNUD, cu aprobarea

AIPPIMM.

31. Realizarea unui raport final de evaluare a programului cu detalierea impactului activităţii

incubatorului din perspectiva mai multor criterii de evaluare.

Fondurile destinate Programului sunt distribuite cu titlu de alocaţii financiare nerambursabile. În general, acestea se încadrează în cinci mari categorii:

fonduri alocate pentru amenajarea şi reabilitarea spaţiilor destinate desfăşurării activităţii de incubare, incluzând în limita fondurilor disponibile şi achiziţionarea de echipamente de calcul, mobilier şi altele asemenea, necesare pentru dotarea corespunzătoare a incubatoarelor de afaceri;

54

fonduri alocate pentru activităţile specifice perioadei de preincubare, precum şi pentru administrarea incubatoarelor de afaceri;

fonduri destinate susţinerii activităţilor specifice incubatoarelor de afaceri, materializate prin alocaţii financiare periodice nerambursabile;

alocaţii financiare nerambursabile oferite firmelor incubate pentru achiziţionarea de echipamente necesare începerii activităţii (start-up) — maximum 20.000 lei pentru fiecare firmă incubată nou-înfiinţată;

alocaţii financiare nerambursabile oferite firmelor incubate pentru rambursarea parţială a costurilor cu utilităţile, servicii specializate.

Procedura de implementare a incubatorului

Administratorul incubatorului

Administratorul incubatorului se va ocupa de managementul incubatorului de afaceri pe plan local Acesta este selectat în baza unei evaluări tehnice şi financiare, de către o comisie formată din reprezentanţi AIPPIMM, PNUD, ai autorităţii publice locale, şi după caz, OTIMMC.

Printre criteriile de selecţie a administratorului incubatorului se numără:

plan de afaceri viabil pentru dezvoltarea incubatorului de afaceri pe termen mediu şi lung

infrastructură proprie necesară asigurării serviciilor necesare;

cunoştinţe şi informaţii privind mediul de afaceri din aria geografică de amplasare a incubatorului de afaceri

capacitatea de a se implica în susţinerea incubatorului de afaceri în relaţia cu autorităţile locale, unităţi bancare, institute de cercetare, institute de învăţământ superior şi unităţi economice din aria geografică de amplasare a incubatorului de afaceri

numărul de personal, calificarea şi experienţa membrilor echipei manageriale responsabile de managementul Programului, precum şi capacitatea de a atrage experţi capabili să ofere beneficiarilor Programului consultanţă şi alte servicii de susţinere a afacerilor

strategia de monitorizare a Programului şi capacitatea de elaborare a rapoartelor financiare şi a rapoartelor periodice privind stadiul de implementare a Programului.

Beneficiarii Programului

Beneficiarii Programului sunt potenţiali întreprinzători care intenţionează să înfiinţeze o întreprindere în conformitate cu legislaţia naţională sau întreprinderi deja înfiinţate, cu cel mult 2 ani de activitate de la data înregistrării cererii pentru înscrierea în incubator.

Selectarea beneficiarilor pentru includerea în incubator se face, pe baza planurilor lor de afaceri şi a criteriilor din procedura de impelementare a Programului, de către o comisie de evaluare constituită din reprezentanţi ai autorităţilor publice locale, AIPPIMM, PNUD, OTIMMC şi ai administratorului incubatorului.

Pe întreaga perioadă de derulare a Programului, beneficiarii acestuia vor primi sprijin financiar prin alocarea unor fonduri nerambursabile periodice, în condiţiile stabilite prin contractul-cadru de incubare.

55

Participarea beneficiarilor la Program este condiţionată de îndeplinirea cumulativă a următoarelor condiţii:

înfiinţarea, în primul an de funcţionare în incubatorul de afaceri, a cel puţin 3 locuri de muncă şi menţinerea acestora pe întreaga perioadă de derulare a Programului;

luarea tuturor măsurilor necesare, precum şi depunerea tuturor diligenţelor menite să sporească performanţele economice, materializate prin creşterea cifrei de afaceri pe fiecare an fiscal;

încheierea de contracte comerciale cu parteneri economici şi din afara ariei geografice de amplasare a incubatorului de afaceri;

îndeplinirea tuturor obligaţiilor exigibile de plată a impozitelor, taxelor şi datoriilor către bugetul de stat şi/sau bugetele locale;

obligaţia de a pleca din incubator după terminarea perioadei de incubare de 3 ani. Derogări în acest sens se pot obţine numai la recomandarea administratorului şi cu aprobarea AIPPIMM, însă fără continuarea sprijinului financiar.

Activităţile Programului sunt derulate şi monitorizate pe baza planului anual de activităţi. Tabelul de mai jos prezintă Planul Anual de Lucru pentru anul 2009.

Rezultat activitate Buget pe anul 2009 (USD)

1. Asigurarea celor mai bune condiţii de lucru şi sprijinul activităţilor IMM-urilor incubate

495.667

- Reabilitarea/construirea clădirilor (proces achiziţie, lucrări de construcţii)

260.000 - Dotarea incubatoarelor (mobilier, echipamente IT etc.)

- Reutilări datorate uzurii fizice şi morale a dotărilor şi echipamentelor din IA

- Achiziţionarea serviciilor Administratorilor de incubatoare

- Grant-uri 230.000

- Alte activităţi 5.667

2. Sprijinul şi promovarea incubatoarelor de afaceri 12.000

- Promovarea activităţilor incubatoarelor de afaceri

8.000 - Organizarea de ateliere de discuţii, seminarii şi circuite de studii

- Alte activităţi 4.000

3. Desfăşurarea activităţilor administrative şi manageriale pentru implementarea proiectului

105.333

- Activităţi administrative (comunicare asigurată în cadrul unităţii de implementare, servicii specializate - PR)

16.000 - Activităţi administrative (chirie)

- Activităţi administrative (consumabile)

- Managementul proiectului 100.000

56

- Alte activităţi administrative (audit, traduceri, comisioane bancare etc.)

3.000

- Servicii de administrare a proiectului 31.333

TOTAL 658.000

Echipa PNUD elaborează rapoarte financiare şi cele privind stadiul de realizare a Programului, pe care le prezintă la AIPPIMM, semestrial (raport narativ privind stadiul de realizare a Programului) şi anual (raport financiar însoţit de documentele justificative, cu evidenţierea alocaţiilor financiare nerambursabile acordate IMM-urilor incubate, raport narativ, cu evidenţierea activităţii firmelor incubate, a indicatorilor de performanţă realizaţi şi a activităţii Administratorilor).

PNUD, în calitate de agenţie de implementare, face un audit anual al programului cu un auditor independent, iar rapoartele anuale sunt prezentate în copie la AIPPIMM.

Periodic, se ţine o şedinţă de lucru la care participă reprezentanţi decizionali de la AIPPIMM, PNUD, managerul echipei de program, autoritatea locală şi administratorul incubatorului. La şedinţa ultimului ciclu de incubator, este dezbătut Raportul final al Programului.

PNUD şi AIPPIMM îşi rezervă dreptul de a verifica la sediul incubatorului veridicitatea şi conformitatea declaraţiilor referitoare la activităţile, serviciile şi cheltuielile efectuate în cadrul procesului de amenajare şi reabilitare a spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor de incubare.

AIPPIMM, PNUD şi, după caz, OTIMMC, au dreptul să verifice condiţiile de realizare a instruirii şi a agendei seminariilor organizate de administratorul incubatorului.

Programul este supus unui proces de evaluare cu 6 luni înainte de data prevăzută pentru încheierea sa.

Raportarea şi monitorizarea ajutoarelor acordate se fac în conformitate cu legislaţia comunitară şi cu prevederile Regulamentului privind procedurile de monitorizare a ajutoarelor de stat, pus în aplicare prin Ordinul preşedintelui Consiliului Concurenţei nr. 175/2007, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 436 din 28 iunie 2007. Furnizorul are obligaţia de a transmite Consiliului Concurenţei, în formatul şi în termenul prevăzut de acest regulament toate datele şi informaţiile necesare pentru monitorizarea ajutoarelor de stat la nivel naţional.

Incubatorul de afaceri se constituie printr-un contract-cadru încheiat între AIPPIMM, autorităţile publice locale şi administratorul incubatorului responsabili la nivel local de implementarea Programului; În cadrul acestui contract, autorităţile publice locale vor pune la dispoziţia incubatorului de afaceri, respectiv a beneficiarilor Programului, IMM incubate, în condiţii de calitate şi la preţuri convenabile, spaţii pentru birouri, întâlniri de afaceri, expoziţii, instruiri etc., cu acces direct la utilităţi, respectiv energie electrică, termică, apă, gaz, servicii de telecomunicaţii, servicii de curăţenie şi pază etc.

Beneficiarii desemnaţi de comisia de evaluare ca participanţi în cadrul Programului vor semna, individual, cu administratorul incubatorului, în condiţiile stabilite de procedura de implementare a Programului şi în concordanţă cu principiile agreate cu PNUD şi aprobate de AIPPIMM, un contract-cadru de incubare încheiat pe o perioadă de 3 ani.

Serviciile de asistenţă şi consultanţă de specialitate sunt prestate de administratorul incubatorului, direct sau prin persoane specializate, la preţuri avantajoase, în funcţie de

57

oportunitatea şi solicitarea acestor servicii de către beneficiari. Astfel, printre serviciile de asistenţă şi consultanţă de specialitate tipice se numără:

consultanţă şi asistenţă în elaborarea planurilor de afaceri şi de marketing, a studiilor de fezabilitate şi a surselor şi metodelor de finanţare a investiţiilor în scopul contractării altor finanţări nerambursabile complementare;

consultanţă şi instruire în managementul afacerilor şi managementul investiţiilor;

asistenţă în procesul de dezvoltare de noi produse şi servicii;

asistenţă pentru dezvoltarea de parteneriate naţionale şi internaţionale;

servicii de training, traduceri şi publicitate;

Consultanţă privind protejarea drepturilor de proprietate intelectuală şi industrială;

asistenţă pentru corelarea activităţilor beneficiarilor Programului cu cele ale întreprinderilor existente în zonă;

asistenţă în scopul diversificării capacităţii beneficiarilor Programului de a-şi comercializa produsele şi/sau serviciile în afara zonei de amplasare a incubatorului de afaceri;

asistenţă în desfăşurarea activităţilor de selecţie şi recrutare de personal;

asistenţă pentru implementarea procedurilor specifice de lucru în conformitate cu normele europene în domeniul calităţii

58

6. CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI

Acest capitol oferă un sumar al principalelor concluzii şi recomandări care considerăm că sunt cele mai bune practici şi politici privind incubatoarele de afaceri.

6.1. Concluzii şi Recomandări Generale

1. Incubatoarele de afaceri trebuie realizate în contextul unei strategii globale, teritoriale sau la nivel naţional, care să aibă ca finalitate realizarea unei reţele de incubatoare, transformarea lor în timp în clustere sau o combinaţie a celor două.

2. Este dezirabil ca promovarea ideii de realizare de incubatoare de afaceri să pornească dintr-un parteneriat public-privat, iniţiatorul putând fi oricare dintre parteneri; partenerul public local sau la nivel naţional are un rol critic în susţinerea pe o perioadă de cel puţin 10 ani a incubatorului de afaceri, urmând ca beneficiarii să fie în special comunităţile locale. În acest sens, se estimează (prin calcule specifice locaţiei incubatorului) că partenerul public poate să-şi recupereze investiţia iniţială în realizarea incubatorului, prin taxe şi impozite locale, într-o perioadă de 10 până la 30 de ani, după caz.

3. Într-un incubator de afaceri cu finanţare public-privată, costurile de mentenanţă pentru firmele incubate sunt, în general, susţinute de partea publică. Totuşi, în timp, tendinţa este ca această susţinere să devină minimă iar partea privată să preia o mare parte din costuri.

4. Furnizarea unui spaţiu adecvat, în condiţii optime pentru firme, este elementul central al ofertei incubatorului.

5. Alături de oferta de spaţiu, elementul calitativ de bază este oferta de servicii de consultanţă, generală şi de specialitate. Acesta trebuie să fie elementul principal de diferenţiere între incubatoare şi în acelaşi timp să devină cel mai dinamic factor în dezvoltare. Oferta de servicii de specialitate se recomandă să fie contra cost însă la un nivel care să conducă la stimularea cererii de consultant de specialitate.

6. Criteriile de admitere şi selecţie pentru firmele incubate trebuie să ţină cont de evoluţia prevăzută a incubatorului privind transformarea sa într-un cluster sau, dimportivă, intenţia de a rămâne un incubator clasic. În cazul în care ţinta este de transformare într-un cluster, fie pentru întreg incubatorul sau doar o parte a lui, atunci criteriile de selecţie trebuie să ţină cont de specificul domeniului de activitate al viitorului cluster.

7. Unul din cei mai relevanţi indicatori de performanţă a incubatorului de afaceri este gradul de ocupare a spaţiului incubatorului. Totuşi, atingerea ţintei de ocupare a spaţiului nu trebuie urmarită în defavoarea calităţii criteriilor de selecţie a firmelor incubate, aceasta putând conduce la probleme legate de realizarea indicatorului de viabilitate a firmelor.

8. Adoptarea unor criterii de exit după perioada de incubare, sau chiar în timpul incubării, este o necesitate stringentă pentru viabilitatea întregului incubator. Totuşi, în eventualitatea în care ţinta este ca toate sau o parte din firmele incubate într-un ciclu să formeze un cluster, atunci acestea trebuie păstrate în incubator şi susţinute în continuare o perioadă de timp bine stabilită. Una din situaţiile de risc se referă la firmele incubate care nu-şi respectă contractele cu

59

administratorii de incubatoare şi care, pentru a nu sacrifica funţionarea întregului incubator, trebuie evacuate după o perioadă de preaviz.

9. Monitorizarea firmelor după un ciclu de incubare este un proces important şi deloc de neglijat, în care administratorul trebuie să fie activ în menţinerea relaţiilor economice cât şi de consultanţă, stimulând în continuare legăturile cu noile firme incubate.

10. Calitatea echipei de management a administratorului unui incubator de afaceri, precum şi serviciile oferite sunt cruciale pentru succesul unui incubator. Acestea pot fi ranforsate de crearea sau existenţa unei asociaţii de administratori de incubatoare care să stimuleze schimbul de experienţă între aceştia şi să stabilească un standard de bune practici în domeniu.

11. Performanţa unui incubator de afaceri trebuie judecată prioritar prin prisma rezultatelor obţinute. Astfel, efectul social (număr de locuri de muncă nou create) şi efectul economic obţinut sau indus în zonă (număr de IMM-uri create suplimentar faţă de situaţia locală înaintea creării incubatorului sau a unui ciclu încheiat de incubare) trebuie sa fie indicatorii de performanţă principali.

12. În lume şi în Europa există o gamă largă de tipuri de incubatoare de afaceri care însă nu trebuiesc replicate identic în alte ţări, ci adaptate condiţiilor locale, zonale sau naţionale în contextul unei strategii globale specifice.

13. Pentru incubatoarele tehnologice, unde fragilitatea eficienţei economice a firmelor incubate este foarte ridicată, se recomandă ca, în cadrul parteneriatului public-privat, partea publică să protejeze existenţa acestor firme prin crearea unui Fond de Garantare a Riscului pentru susţinerea ideilor de valoare şi implicit a firmelor care promovează tehnologiile respective.

6.2. Concluzii şi Recomandări de Bune Practici şi Politici

1. Incubatoarele de afaceri trebuie încurajate să-şi stabilească standarde de bune practici în special prin schimb de experienţă şi în cadrul asociaţilor şi reţelelor de incubatoare specifice.

Astfel, recomandările următoare sunt în domeniul bunelor practici din sfera operaţional:

Operaţiunile incubatoarelor trebuie să fie integrate într-o strategie de dezvoltare regională cu suport în parteneriate.

Criteriile de selecţie pentru firmele care candidează pentru incubare trebuie să ţină cont de tradiţiile economice şi profesionale locale.

Obţinerea unei înalte calităţi a serviciilor de consultanţă (training antreprenorial, managementul afacerii, asistenţă în consultare tehnologică, asistenţă în obţinerea de suport financiar etc.).

Administrarea trebuie făcută ca o afacere în sine, care să conducă la eficienţă şi profit.

2. Incubatoarele de afaceri trebuie să fie supuse, periodic, la studii de impact local sau regional.

3. Ca tendină generală, incubatoarele de afaceri trebuie să îşi reducă în timp dependenţa faţă de susţinerea publică.

4. Profesionalizarea ocupaţiei de Administrator de Incubator de Afaceri trebuie să devină o prioritate care să se realizeze într-o asociaţie specifică.

60

5. Pentru incubatoarele de afaceri nu este recomandabilă stabilirea indicatorilor de tipul celor de capital de investit sau celor de cost de mentenanţă, aceştia fiind foarte specifici pentru fiecare locaţie şi incubator şi putând să varieze în plaje foarte mari.

6. Din experienţa obţinută la nivel internaţional a reieşit că perioada de incubare optimă este de trei ani. Totuşi această perioadă poate fi extinsă pentru incubatoarele specializate – cele de biotehnologii, tehnologii avansate, cercetare – proiectare în domenii de vârf etc. – unde în general perioadele de incubare trebuie să fie mai mari.

7. Conform experienţei internaţionale şi în special europene, este de preferat ca raportul dintre personalul de administrare al unui incubator şi numărul firmelor incubate să fie, pentru manageri, de 1:20, iar, pentru personalul de suport, de 4:20 persoane/firme incubate (media personalului în UE pe incubator fiind de 5,6 pers).

8. Este recomandabil ca proporţia de timp dedicată de administratorul de incubator, împreună cu personalul acestuia, pentru serviciile de consultanţă (gratuit şi contra cost) din totalul timpului de administrare să fie în jur de 39%. Această proporţie a fost determinată în urma unor studii la nivel European şi are o tendinţă de creştere.

9. Rata de supravieţuire a firmelor din incubatoarele de afaceri se situează, pentru un ciclu de incubare în spaţiul European, între 80-90%. Acest interval se regăseşte şi în România, la incubatoarele din programul AIPPIMM – UNDP, unde rata pentru primul ciclu de incubare, încheiat în anul 2009, a fost de 84%.

10. Implicarea fondurilor de investiţii de risc în activitatea de promovare şi dezvoltare a unor firme incubate, şi în special a celor din domeniul tehnologiei, este un deziderat major. În acest sens, forţa de atractivitate generată de anumite firme şi tehnologiile lor sunt cele mai bune indicii pentru investiţiile făcute de fondurile specializate.

61

ANEXE

1. Costuri de operare ale incubatoarelor din România: Programul AIPPIMM – PNUD

Grafic 1: Media costurilor de operare pe incubator, pe an (RON): 2005 - 2010

Media consturilor de operare pe incubator, pe an (RON)

2005-2010

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

350.000

400.000

Alba Iulia

Brasov

Covasna

Total Alba Iu

lia, Brasov, C

ovasna

MangaliaMures

Satu Mare

Dorohoi

Campia Turzii

TOTAL incubatoare

Notă: Amortizarea medie pe cele trei incubatoare funcţionale (Alba Iulia, Braşov, Sf Gheorghe) într-o perioadă de 5 ani (2005-2010): 0,63

62

Grafic 2: Totalul costurilor de operare pe incubator (RON): 2005 - 2010

Totalul costurilor de operare pe incubator (RON)

2005-2010

0

500.000

1.000.000

1.500.000

2.000.000

2.500.000

Alba Iulia

Brasov

Covasna

Total Alba Iu

lia, B

rasov, Covasna

MangaliaMures

Satu Mare

Dorohoi

Campia Turzii

TOTAL incubatoare

Grafic 3: Evoluţia costurilor de operare pe incubator (RON): Alba Iulia, Braşov, Covasna

Evoluţia costurilor de operare pe incubator: Alba Iulia,

Braşov, Covasna

0

200.000

400.000

600.000

800.000

1.000.000

2005 2006 2007 2008 2009 2010

Alba Iul ia

Brasov

Covasna

Medie

63

2. Lista incubatoarelor din Romania: caracteristici şi date de contact

Incubator de

Afaceri Profilul incubatorului şi caracteristici

Sursa de finanţare

Judeţ Contact

1 Incubatorul de Afaceri de la Sfântu Gheorghe

Durata de incubare: 3 ani + 2 ani monitorizare Profilul incubatorului si activitati: Publicitate si Reclama, Constructii, Industria Textila, Servicii, Telecomunicatii Numarul de locuri de munca nou create în primul ciclu de incubare: 48 Numarul firmelor incubate: 20

AIPPIMM, PNUD Covasna

Persoana de contact: Vajda Lajos, Director General si Administrator Incubator Telefon: 0367620144, 0367620141 Email: Office@caicov.ro, Web: http://www.caicov.ro/nd.php?name=Showcat&kn=40

2 Incubatorul de afaceri din Braşov

Durata de incubare: 3 ani + 2 ani monitorizare Profilul incubatorului si activitati: Publicitate si Reclama, Industria Alimentara, Constructii, Industria Lemnului, Servicii Anul înfiinţării: 2005 Numărul firmelor incubate: 20

AIPPIMM, PNUD Braşov

Persoana de contact: Doru Dima, Director General si Administrator Incubator Telefon: 0268426336, fax 0268422907 Email: office@dcg.ro Web: http://www.incubatorbv.ro/home.html

3 Incubatorul de Afaceri din Alba Iulia

Durata de incubare: 3 ani + 2 ani monitorizare Profilul incubatorului si activitati: Publicitate si Reclama, Industria Alimentara, Constructii, Industria Lemnului, Servicii Numarul de locuri de munca nou create în primul cilcu de incubare: 89 Anul înfiinţării: 2005 Numarul firmelor incubate: 20

AIPPIMM, PNUD Alba

Web: http://www.portalincubatorimm.ro/incubators/ATTA-Consulting-107

4 Incubatorul de Afaceri de la Târgu Mureş

Anul înfiinţarii: 2010. Lansarea: iunie 2010

AIPPIMM, PNUD Mureş

Persoana de contact: Nagy Istvan, Director general Tel: 0728-001510 E-mail: director@industrial-park.ro Web: http://www.industrial-park.ro/

5 Incubatorul de Afaceri de la Mangalia

Anul înfiinţarii: 2010. AIPPIMM, PNUD Constanţa Persoana de contact: Claudiu Teliceanu e-mail: teliceanu_claudiu@yahoo.com

64

6 Incubatorul de Afaceri de la Satu mare

Anul înfiinţării: 2010 AIPPIMM, PNUD Satu Mare

7

Incubator Tehnologic si de Afaceri BINNOTEH INCD pentru stiinte Biologice

-Biotehnologii -Biomateriale -Protectia mediului -Tehnologia informatiei si comunicatii -Suport pentru instruirea antreprenoriala

INFRATECH Bucureşti

Persoana de contact: Mioara Lungu Telefon: 021-220.77.80 Fax: 021-220.76 95 e-mail: office@dbio.ro Web: http://www.dbioro.eu/

8

Incubator Tehnologic si de Afaceri ITA TEXCONF INCD pentru Textile si Pielarie

- Servicii de sustinere a competitivitatii IMM-urilor din domeniul textilelor - Servicii in vederea crearii de parteneriate si atragerea de finantari in cadrul proiectelor - Servicii in scopul promovarii produselor, echipamentelor, tehnologiilor inovative din sectorul textile in cadrul manifestarilor stiintifice (targuri, simpozioane, conferinte,etc)

Fondul National de Cercetare

Dezvoltare pentru Textile si Pielarie,

Bucuresti

Bucureşti

Persoana de contact: DANIELA ISAR Tel:0213404200 0213404928 Fax: 021 3405515 Email: certex@ns.certex.ro

9 High-Tech Business Incubator

HTBI este membru al National Business Incubation Association (NBIA). Parteneriate pe termen nelimitat cu diverse institutii de tip venture-capital, dintre care MCI Management SA din Polonia.

Cu sprijinul ARIES si ANIS

Bucureşti

Persoana de contact: Iuliana Butuc-Cerchez Tel: +40 21 303 2050 Fax: +40 21 303 2051 e-mail: office@gecad.com press@gecad.com Web: http://www.gecad.com

10 ICTIM ITC, constructii de masini, design vestimentar, servicii

Insititutul de cercerare de

inginerie mecanică, cu sprijinul

Ministerului Cercetării

Bucureşti

Persoana de contact: DIRECTOR GENERAL: Tel: (021) 332.5824 Fax: (021) 332.0775 E-mail: ictcm@ictcm.ro Web: http://www.ictcm.ro

65

11 Centrul Incubator Tehnologic si de Afaceri (CITAf)

- Sprijinirea infiintãrii si dezvoltãrii IMM-urilor din sectorul productiv si servicii - Transfer de know-how intre institutia gazdã, ICTCM, si IMM - Identificarea posibilelor proiecte de afaceri - Dezvoltarea resurselor umane prin proiecte finantate de programele Phare si Comunitare - Realizarea de parteneriate strategice.

Cu sprijinul Institutului de Cercetare si

Proiectare pentru Tehnologia

Constructiilor de Masini (ICTCM -

SA) Bucuresti si al Ministerului Educatiei si

Cercetării (MEdC)

Bucureşti

Persoana de contact : Ion Piturescu Tel. 332.31.95 Fax. 332.31.95 E-mail: piturescu@ictcm.ro cie1@ictcm.ro

12 Energie & Eko Pyt Srl Promovarea si punerea in aplicare a sistemelor de RES pentru locatie diferita.

Bucureşti

Ioan PITICAR, Executive Manager si Administrator Incubator Telefon: 021 3372328/ 0740081947/021 2420712 Fax: 021 3372328 Email: eekopyt@yahoo.com

13 Incubator de afaceri - Bucuresti

- Refacerea si reconditionarea spatiilor alocate in cadrul - unitatii militare de elicoptere - Mobilizarea si motivarea cadrelor militare eligibile in cadrul programului - Servicii de secretariat - Asistenta manageriala - Asistanta contabila - Consultanta - Servicii de transport

MAPN, ANOF, Banca Mondiala

Bucureşti

Ioan Piturescu – Director si Administrator Incubator Telefon: 021 3321556; 021 3321557 Email: pituresc@ictcm.ro

14 CIAf

- Furnizarea de servicii diversificate clientilor incubatorului - Relationarea clientilor cu mediul extern incubatorului - Crearea de paterneriat si joint-ventures

Banca mondiala + INIMM

Bucureşti

Telefon 021 - 332 15 56 FAX 021 - 332 15 56 Email aciaf@yahoo.com Web: http://www.ciaf.ro/

66

15 Centrul de afaceri Tutova

Facilitarea accesului investitorilor din tarã ii din strãinãtate la infrastructura necesarã dezvoltãrii afacerilor

Programul Phare 2002– Coeziune

Economica si Sociala

Vaslui Telefon: 0235 413040 0235 306120 Web: http://www.dappc.ro

16

Incubatorul Tehnologic si de Afaceri - ITA ICSI Ramnicu Valcea

Profilul incubatorului si activitati: - Sustinerea efortului de inovare in economie si societate - Stimularea inovarii si transferului tehnologic in scopul introducerii in circuitul economic a rezultatelor cercetarii - Cresterea calitatii si competitivitatii produselor, proceselor si serviciilor - Sustinerea strategiilor de dezvoltare regionala durabila

Institutului National de Cercetare

Dezvoltare pentru Tehnologii

Criogenice si Izotopice - ICSI Rm.

Valcea

Vâlcea

Persoana de contact: Titescu Gheorghe Telefon: 0250 733 890, int. 141 Fax: 0250 732 746 Email: ita@icsi.ro titescu@icsi.ro Web : http://www.avansoft.ro/ita/index.php

17 Centrul de Afaceri Flandra - Rm.Vālcea

- Sprijinirea firmelor incepatoare prin asigurarea infrastructurii si a unui pachet de servicii profesional - limitarea riscului de esec pentru afaceri noi, prin consilierea de catre manager sau actionari - Crearea unui mediu stimulativ pentru intreprinzatori - Generarea unui capital de imagine pentru firmele rezidente

Consiliul Local, CCIV, Ministerul

Comunitatii Flamande, Agentia

de Dezvoltare Regionala Anwers

Vâlcea

Persoana de contact: Rodica Avram Telefon: 0250 717818; Fax: 0250 717817 Email: info@f landra-valcea.ro bcfv2000@artelecom.net Web: http://www.flandra-valcea.ro/

18 Incubator Transfrontalier de Afaceri

- Incurajarea altor forme de colaborare transfrontaliera in regiune prin promovarea afacerilor care s-au bucurat de succes - Promovarea Banatului ca sub-regiune pilot in cadrul Euro-Regiunii DCMT - Dezvoltarea unor parteneriate stabile intre organizatiile implicate in proiect - Incurajarea permanenta a initiativelor antreprenoriale in randul populatiei din Banat pentru punerea in practica a propriilor idei de afaceri

Fundatia Americana pentru

Dezvoltare, coordonat de

Centrul Euroregional

pentru Democratie din Timisoara

Timiş

67

19 Incubatorul de afaceri JIMBOLIA

A sigura suport logistic, operational si informational, precum si mijloace de promovare vizand consolidarea competentelor manageriale si dezvoltarea economica sustenabila a microregiunii, cu precadere prin intermediul intensificarii cooperarii transfrontaliere la nivel regional

PHARE CBC HU-RO 2005

Timiş

Persoana de contact:

ORDODI SEBASTIAN

TELEFON: +40-(0)-256-360770; FAX: +40-(0)-256-360784 E-MAIL: secretariat@jimbolia.ro Web: http://cerere.bridgeman.ro/jimbolia/

20 Incubator de afaceri Pentru personalul militar disponibilizat

- Refacerea si reconditionarea spatiilor alocate in cadrul unitatii militare de elicoptere - Mbilizarea si motivarea cadrelor militare eligibile in cadrul programului - Srvicii de secretariat - Astenta manageriala - Aistanta contabila - Cnsultanta - Servicii de transport

MAPN, ANOF, Banca Mondiala

Timiş

Persoana de contact: Marius Busaga Telefon: 0256/204 549

21

INCUBATOR DE AFACERI SI CENTRU DE TRANSFER TEHNOLOGIC INTEGRAT IN PARCUL INDUSTRIAL SI TEHNOLOGIC TIMISOARA (PITT)

- Servicii de consultanta de afaceri, juridica, imobiliara - Servicii de proiectare si constructii capacitati de productie – serviciu oferit optional si in limita capacitatii administratiei parcului (momentan serviciul nu este disponibil) - Consultanta specializata: intermedieri, promovare - marketing, training;

Phare SIF 2001, Fondul National

pentru Dezvoltare Regionala, Fonduri

locale

Timiş

Telefon: 0256406416 Fax: 0256 406306; Email: marieta.mateescu@cjtimis.ro office@pitt.adetim.ro

68

22 SC UBIT SRL

Profilul incubatorului si activitati: - spatiu pentru desfasurarea activitatii - acces la retele de comunicare - acces la fax, copiator - sesiuni de training - scces la sali de training si intalniri - acces la evenimente de promovare (expozitii, targuri) - asistenta antreprenoriala generala Consultanta legala si fiscala - facilitarea de contacte - servicii secretariale

Primaria si Consiliul Local

Timisoara, Consiliului

Judetean Timis, Universitatea

Politehnica din Timişoara, GTZ

Timiş

Persoana de contact: Radu Ticiu Telefon: 0356 401222 Fax: +0356 401 223 Email: ubit@rdstm.ro, radu.ticiu@it-incubator.ro Web: http://www.it-incubator.ro

23

V.I.S.E.C. - Incubator Virtual al Studenţilor in zona transfrontaliera Suceava-Cernauti

Durata de incubare: 2 ani - Managementul de proiect, crearea unui help desk pentru antreprenori - Sustinerea de traininguri privind managementul afacerii si dezvoltarea resurselor umane prin formarea de traineri - Instruire in ceea ce priveste consultanta financiara si dezvoltarea afacerii, promovarea proiectului si raspandirea informatiilor prin intermediul marketingului regional si initierea de campanii de publicitate.

Programul de Vecinatate

Romania Ucraina 2004-2006, Ro

2004/016-942.01.01.17,

Componenta Phare CBC 2004

Suceava

Telefon: 0230 5215064 0742 520099 Fax: 0230 520099 Email: cci@ccisv.ro Web: http://visec.ro/

24

Incubator de afaceri Pentru personalul militar disponibilizat Sibiu

- Refacerea si reconditionarea spatiilor alocate in cadrul unitatii militare de elicoptere - Mobilizarea si motivarea cadrelor militare eligibile in cadrul programului - Servicii de secretariat - Asistenta manageriala - Asistanta contabila - Consultanta - Servicii de transport

MAPN, ANOF, Banca Mondiala

Sibiu

Persoana de contact: Pintea Adrian – Administrator Incubator Telefon: 0269228744, 0744 314 526 Fax: 0269 211831 Email: cciasb@cciasb.ro Web: http://www.cciasb.ro/index.php?id=349

69

25

Centrul pentru Initiativa si Promovarea Afacerii –CIPA

Asistenta pentru infiintare de parcuri si zone industriale in mediul de afaceri urban si rural. Consultanta pentru proiecte cu finantare interna sau externa.

PHARE, Finantare Locala, AIPPIMM, firma SC SHSHBA TRD Co SRL Sibiu

Sibiu

Persoana de contact: ing.Soiman Stefan, Director executiv si Administrator Incubator Telefon: 0269-577440 int 11, 0269-577441 0744 771 823 Email: cipasib@rdslink.ro

25 Centrul de Incubare Creativ Inovativ de Afaceri (CICIA)

Studii si cercetari privind dezvoltarea spiritului antreprenorial si dezvoltarea locala PHARE RICOP Neamţ

Persoana de contact: Vasile Avadanei, Presedinte administratatie Tel. / Fax: (0233) 665986; Mobil: 0721/811362; E-mail: cicia2003@yahoo.com Web: http://www.cicia.ro

26

Centrul de Asistenta si Promovare a IMM-urilor Mures (CPA IMM Mures)

Dezvoltarea firmelor nou infiintate si mai tinere de doi ani

Mureş

Tel/Fax: +40 65 16665 e-mail: cpaimm@carrel.ro Web: http://www.carrel.ro/pagini/cpa.html (in constructie)

27 Incubator de afaceri IT Tech-NIC IMUAS-IMMUM -ELCO

Sustine initierea unor afaceri in domeniul Hardware (dezmembrari, reparatii, rectificari, echipamente electrice, electrotehnice si de tehnica de calcul)

Millenium Business Center + AIPPIMM + ANIMMC + Phare

Maramureş

Web: http://www.gstehnic.multinet.ro/

28 Incubatorul de afaceri Baia-Mare

Profilul incubatorului si activitati: - acces la spatii pentru productie sau prestari servicii la preturi foarte avantajoase - diminuarea costurilor investitionale in perioada de inceput a afacerii prin folosirea dotarilor aflate in secretariatul Incubatorului de Afaceri - acces gratuit la cursuri de instruire antreprenoriala - acces gratuit la biblioteca de specialitate - primirea de consultanta de afaceri gratuita

CDIMM Maramures, PHARE/FIDEL

Maramureş

Persoane de contact : Vlad PASCU - Manager Incubator Tel: 0262- 277727 Fax: 0262- 278845 bic@bic.cdimm.org, vlad@bic.cdimm.org Web: http://www.bic.cdimm.org/

70

29 Parcul ştiinţific şi tehnologic Iaşi TEHNOPOLIS

Profilul incubatorului si activitati: : - IT si audiovizual, urmand ca in a 2-a etapa sa fie si industrie alimentara si biotehnologii - tragerea ideiilor inovatoare sau a rezultatelor cercetarii in vederea obtinerii de produse competitive pe piata interna si internationala - implicarea cercetarii institutionale in dezvoltarea antreprenoriala - crearea de societati comerciale cu activitati specifice domeniilor de activitate ale P.S.T. TEHNOPOLIS - incurajarea spiritului antreprenorial local

Tehnopolis Iaşi

Persoana de constact: Dr.ing. Radu-Grigore GROSU - director general: Tel: 0332 102.104 Email: director.general@tehnopol-is.ro Ec. Dumitru BELDIMAN - director economic: Tel: 0332 102.204 E-mail secretariat: office@tehnopol-is.ro Email: director.economic@tehnopol-is.ro Web: http://www.tehnopol-is.ro/

30 Centrul de incubare în afaceri ECHO Gheorgheni

Activitatea acestui incubator consta in organizarea de cursuri, seminare si redactarea de planuri de afaceri, cereri de finantare, respectiv studii de piata.

cotizatiile asociatiilor si

comisioane din proiecte de

finantare

Harghita

Persoana de contact: Nagy Zoltan, Director si Administrator Incubator Tel./Fax: +4-066-361 757

0745 754 327 e-mail: office@echo.ro

Web: http://echo.ro/indexro.htm

31 Centrul de Afaceri pentru dezvoltarea IMM-urilor - Tg. Jiu

Incubator extramuros (fara pereti) Servicii : • contabilitate centralizata • intocmire planuri de afaceri pentru firmele incubate • asistenta administrativa, legala si financiara • consultanta in marketing si management • identificarea unor potentiali parteneri de afaceri • acces la bliblioteca

PHARE Gorj Călin Nicolae ong@as.ro Telefon: 0253.219.388 Web: http://www.consortium.as.ro/

32 IPA CIFATT Craiova Electronica, automatizari Enterprise Europe

Network Dolj

Gabriel Vladut office@ipacv.ro Tel/Fax: (+40)251.418882 Telefoane: (+40)251.418882 (+40)251.412290 Web: http://www.ipacv.ro/

71

33 "SIVA" Norvegia

Centru de inovare si incubare de afaceri pentru sectorul maritim. Activitatea a demarat in Oct 2009.

ONG (fundatie) avand ca membri fondatori: UMC, ANMB, AAKP, SIVATECH, HIALS.

Universitatea Maritima

Constanta (UMC) + „SIVA” Norvegia

Constanţa în construcţie

34 Incubatorul de afaceri Lafarge-Medgidia

Pune la dispozitia micilor intreprinzatori din zona, pe langa spatii de lucru, servicii centralizate de secretariat, paza si curatenie, un pachet de servicii de consultanta in afaceri

Fonduri private Constanţa

Persoana de contact: Marian Suliman, Administrator Incubator Telefon: 0241 820436/811990 Fax: 0241 820430 Email: marian.suliman@lafarge.ro

35 Incubator de Afaceri Tetarom

Promovarea productiei de software, transfer tehnologic, cercetare in domeniul tehnologiilor avansate, inclusiv al energiilor neconventionale, implementarea programelor de inalta tehnologie in Romania si estul Europei, dezvoltarea si coordonarea de programe complexe din domeniul automatizarilor, software si, in general, IT&C, instruire in inginerie si tehnologii

Nokia, Consiliul Judetean si

Tetarom Cluj

Tel: 00-40-264-407900/901/902, Fax: 00-40-264-432750 tetarom@tetarom.ro

Web: http://www.tetarom.ro/

36 ITA "PRO-ENERG" UTB Universitatea TRANSILVANIA

Eficienta energetica a proceselor industriale; Sisteme de energii regenerabile; Performanta energetica a cladirilor

INFRATECH + resurse

universitare si proprii

Braşov

Persoana de contact: SAVESCU DAN Administrator Incubator Telefon: 0268 412088 Fax: 0268 410525 Email: dsavescu@unitbv.ro

37 INCAF Asociatia Braila

Profilul incubatorului si activitati: Incaf sprijina orice activitate comerciala care se poate desfasura in imobil. Ex.- confectii, service calculatoare, productie cereale gen "granovit', minitipografie, etc.

AIPPIMM, membrii asociatiei

Brăila

Persoana de contact: Adrian Matetovic Telefon: Tel: 0239 616555 Email: adrian.matetovic@incaf.ro, mirceabalann@yahoo.com

38 Incubator de Afaceri pentru IMM-uri Botosani

Generarea de noi locuri de munca si facilitarea accesului diferitelor categorii de populatie la acestea, realizarea transferului de idei fezabile

PHARE CES 2001 Botoşani Persoana de contact: Aurica Gazdac Telefon: 0231 510464

72

intre diferitesocietati comerciale, facilitarea aplicarii in practica a rezultatelor cercetarilor stiintifice, dezvoltarea caracterului antreprenorial.

Servicii: - consultanta - training - accesul la birouri, instruire, instrumente de comunicatie, sali de prezentare, in schimbul unei chirii accesibile - asistenta financiara pentru IMM-uri

Fax: 0231 510464 Email: incafaceri_bt@yahoo.com locativabt@yahoo.com Web : http://www.primariabt.ro/index.php?load=incubator

39 Centrul Economic Bucovina - Suceava - Incubator de Afaceri

Profilul incubatorului si activitati: - tehnologia informatiei (IT) - cercetare - industria prelucrarii lemnului - industria alimentara - turism - industria usoara - activitati artizanale

PHARE CES 2001 Suceava

Persoana de contact: Danut Burgheaua - Administrator Unic, Angela Petraru – Director Telefon: 0230 535612 0722 388 090, 0729004215 Fax: 0230 535612 Email: office@cebs.ro angelapetraru@yahoo.com Web: www.cebs.ro

40 Incubator de afaceri euroregional Oradea

Profilul incubatorului si activitati: Obiectivul general al proiectului este crearea unei baze pentru dezvoltarea economica si sociala a celor doua comune: Vascau si Korosszegopatio si crearea bazei pentru dezvoltarea zonei acoperita de cele doua localitati. Ca obiectiv specific avem imbunatatirea serviciilor oferite de firme si cooperarea intre firmele din zona.

PHARE CBC 2004-2006, CJ Bihor

Bihor

Coordonator proiect: Cheşeli Filip Telefon: 0259-417950 Web: http://incubator.cjbihor.ro/index.html

41 Centrul de afaceri si expozitii Bacau

Profilul incubatorului si activitati: isi propune sa dinamizeze mediul de afaceri din municipiul si judetul Bacau prin construirea unei infrastructuri de afaceri complexe si moderne cu functiuni multiple care sa rezolve problema locatiei pentru antreprenorii care doresc sa porneasca o afacere

Phare 2006 + CL Bacau

Bacău

Web:

http://bacaul.ro/centrul-de-afaceri-si-expozitii-bacau-3417/

73

noua, dar care nu isi permit un sediu, constituindu-se si ca un instrument integrat de asistenta pentru IMM-uri in procesul de dezvoltare.

42 Centrul de Afaceri Campulung

Servicii:consultanta si pregatire, acces la servicii si utilitati, suport de secretariat

ANDZM + Banca Mondiala

Argeş Calea Brasovului nr 1A 115100, Campulung, Jud Arges

43 Incubatorul de Afaceri Pecica

Centrul de dezvoltare al afacerilor, din Pecica, este structurat pe patru componente: incubator de afaceri pentru Intreprinderile Mici si Mijlocii, centru de perfectionare profesionala, terminal de camioane si zona industriala.

Ministerul Integrarii: Programul

Operational Regional 2007-

2013

Arad Web: http://www.pecica.ro

44 Incubatorul de Afaceri ITA GOLDTECH

Domenii de activitate: - tehnologiile informatiei si comunicarii, - eco si biotehnologii, - turism si agroturism, - produse industriale, - electrotehnica.

UNIVERSITATEA DE VEST VASILE

GOLDIS ARAD + ANCS

Arad

Telefon: 0257 212278 , 0257 210105 Fax: 0257 212278 Email: contact@ita-goldtech.ro Web: http://ita-goldtech.ro/

45 UAV -IT Incubator Tehnologic si de Afaceri ARAD

Profilul incubatorului si activitati : - infiintarea si dezvoltarea de IMM inovatoare Crearea unei relatii eficiente intre potentialul tehnologic si cel antreprenorial - dezvoltarea unei infrastructuri de afaceri capabila sa faca fata presiunilor concurentiale - cresterea numarului locurilor de munca, dezvoltarea economica regionala, revitalizarea comunitatilor locale - corelarea activitatilor incubatorului de afaceri cu cele ale intreprinderilor existente in zona - promovarea unei cooperari stranse intre principalii parteneri la nivel regional si local

Acreditat de catre ANCS si face parte din reteaua RENITT

Arad

Persoana de contact: Sanda GRIGORIE Telefon: 0727767443, 0357 101301; Fax: 0257 280070 Email: sandaksg@yahoo.com Web: http://www.itauav.ro

74

46 Incubator de Afaceri transfrontalier - Dolj

Consultanta pentru IMM-uri, mai ales in sectoarele IT, servicii, biotehnologie, automatizare, din zona Dolj-Vidin

Dolj

47 Fundatia „Incubator de afaceri universitar”

Pregatire,informare, logistica, monitorizare si consiliere in afaceri; organizarea de conferinte, interne si internationale, cu medii de afaceri , pentru ca grupul tinta sa primeasca informatii utile si de ultima noutate; participarea la programe interne si internationale, pentru obtinerea de fonduri nerambursabile necesare demararii afacerilor de catre persoanele ce vor fi consiliate de catre Fundatie; organizarea de cursuri de pregatire pentru cei interesati sa inceapa o afacere; organizarea de schimburi de informatii intre asociatii, fundatii, centre universitare din tara si din strainatate; participarea la realizarea unor programe de asistenta sociala , solidar sau in colaborare cu alte institutii descentralizate si/sau cu organizatii nonguvernamentale; cercetare stiintifica, accesare fonduri nationale si internationale.

Academia de Studii Economice din

Bucuresti Giurgiu

Persoana de contact: PRESEDINTE si Administrator Incubator: PROF.UNIV.DR.POPESCU GABRIEL Telefon: 0246 219493, 021 3191916 Email: cueguniv@yahoo.com popescug2004@yahoo.co.uk