imbunatatirea calitatii in departamentul central de coordonare si control permise de munca

8/3/2019 Imbunatatirea Calitatii in Departamentul Central de Coordonare Si Control Permise de Munca

1/9

Proiect la disciplina:

Imbunatatirea continua

Tema proiectului: Imbunatatirea calitatii in

Departamentul Central de Coordonare si Control

Permise de Munca

1


2/9

SCURTA PREZENTARE A ORGANIZATIEI

Departamentul Central de Coordonare si Control PTW (Permit To Work-Permise de Munca),

prescurtat DCCCPM este un serviciu independent infiintat sub umbrela Departamentului dePregatire si Punere in Functiune (PC&C) a proiectului BTIP ( BONNY Terminal Integration

Project), proiect de investitie majora a Shell-ului ce urmareste modernizarea si ridicarea

capacitatii de operare a unui terminal petrolier vechi de mai bine de 60 de ani. Dezvoltareaproiectului implica activitati majore de constructie care au loc in cadrul si in jurul terminalului

existent, fara a opri procesele si productia acestuia. De aceea, este necesar ca toate operatiile de

constructie, pregatire si punere in folosinta sa se desfasoare intr-un cadru logic si perfect

organizat pentru a evita accidentele ce pot apare intre doua sau mai multe activitati concurente sitotodata evitarea opririi productiei.

Aceasta coordonare se face la nivelul serviciului mai sus mentionat, iar sistemul pe care se

bazeaza este sistemul de permise de munca. Acest sistem nu are ca scop furnizarea vizelor demunca, ci este un sistem de control al riscurilor in siguranta si protectia muncii cu scopul de a

evita accidentele de munca, ranirile si pierderile materiale ce pot interveni in cadrul muncii.

Rolurile indeplinite de organizatie in cadrul proiectului sunt multiple. Enumeram cateva dintre

ele:

Administreaza sistemul de premise de munca;

Inregistreaza permisele de munca in sistemul OPTICS (Online Permit To Work

Implementation Control System);

Se asigura ca toate santierele sa adere la sistemul de premise de munca;

Furnizeaza un nivel superior de siguranta si securitate in munca in cazul operatiilorconcurente, astfel incat sa nu se creeze accidente in munca;

Organizatia este imputernicita sa opreasca orice activitate care pune in pericol siguranta

si securitatea in munca prin retinerea permiselor de munca;

Fac munca de documentare inainte ca un permis de munca sa fie aprobat, verificand toatedocumentele;

Monitorizeaza traficul in conjunctie cu permisele de munca, in scopul de a nu bloca

interventia pompierilor, ambulatelor etc atunci cand un accident se intampla.;

Asadar, activitatea DCCCPM tine si de protectia si siguranta in munca fara a fi insa

departamentul responsabil cu aceasta misiune. Sistemul de permise de munca este unul din

instrumentele sigurantei si protectiei in munca. In ciuda acestui fapt DCCCPM trage dupa elintreaga activitate de acest tip din proiect. Echipa sa este recunoscuta ca deosebit de reactiva si

focalizata pe standarde de siguranta. Surprinzator, aceasta rigiditate a atras unele plangeri dinpartea contractorului principal HHI (Hyundai Heavy Industry- Hyundai Industrie Grea), dar

nicidecum pe linia sigurantei si protectiei in munca, ci pe intarzierile de procesare a permiselor

de munca. Trebuie spus aici, ca in acest proiect (BTIP), procedura de coordonare a permiselor demunca cuantifica durata procesarii unui permis la maximum 48 ore din momentul inregistrarii

cererii pana la emiterea permisului aprobat. Daca apar intarzierii fara a se putea furniza un motiv

2


3/9

pertinent si onest, Hyundai este imputernicit sa ceara penalitati. Acest fapt a adus in prim plan

necesitatea identificarii problemelor ce afecteaza imaginea si activitatea DCCCPM-ului.

DEFINIREA PROIECTULUI

TIPURI DE PROBLEME EXISTENTE IN ORGANIZATIE

In urma unei analize a problemelor legate de calitate si a plangerilor facute de catre Hyundai incadrul organizatiei studiate, s-au identificat urmatoarele probleme:

1. Utilitatea scazuta a sistemului OPTICS (Online Permit To Work Implementation Control

System) de inregistrare permise;2. Intarzieri in procesarea unui permis de munca fata de termenii procedurali (max. 48 ore);

3. Dificultatea stabilirii unui parteneriat de incredere cu contractorul principal al lucrarilor

(Hyundai Heavy Industry);

4. Modificarea frecventa a tintelor urmarite prin abandonarea celor focalizate anterior;5. Dezechilibru in echipa prin lipsa de motivare a unui procent din personal.

MATRICEA DE EVALUARE A ALTERNATIVELOR

Cu ajutorul matricei de evaluare a alternativelor s-au evaluat problemele care ar putea generaproiecte de imbunatatire. Pentru evaluare au fost utilizate urmatoarele criterii:

1.Cronicitatea - Proiectul trebuie sa corecteze o problema care apare frecvent, nu una recenta.

2.Importanta Dupa finalizarea proiectului, trebuie sa apara rezultate evidente care sa justificeefortul.

3.Durata Proiectele trebuie sa aiba o durata mai mica de un an.

4.Masura impactului potential Impactul trebuie sa poata fi masurat. Masuri posibile includpotentialul proiectului pentru:

Pastrarea clientilor vechi si atragerea altora noi;

Reducerea costului non-calitatii;

Cresterea satisfactiei angajatilor;

Obtinerea de beneficii pentru investitia realizata.

5.Urgenta Un proiect poate fi urgent daca abordeaza probleme care fac organizatia vulnerabilain fata concurentei.

6.Risc Daca sunt riscuri cunoscute sau potentiale, este probabil ca proiectul sa dureze, sau

chiar sa nu obtina rezultatele preconizate.

7.Rezistenta posibila la schimbare Este bine sa alegem proiectul care probabil va intampinacea mai redusa rezistenta.

8.Proiectul trebuie sa reuseasca Primele proiecte ofera oportunitati de a invata si adapta

procesul de imbunatatire a calitatii. Din acest motiv, nu trebuie sa existe obstacole in calearezultatelor positive.

9.Problema trebuie sa fie masurabila Nici un proiect nu va fi demarat, atata timp cat nu

dispunem de datele necesare.

3


4/9

Dupa o evaluare atenta, s-au acordat fiecarei probleme ce poate constitui un proiect, in functie de

cele noua criterii, note de la 1 la 5, rezultand urmatoarea matrice de selectare a alternativelor:

PROBLEME EXISTENTE Criterii de selectie Total1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Utilitatea scazuta a sistemului OPTICS de

inregistrare permise5 2 1 3 2 4 3 2 5 27

2. Intarzieri in procesarea unui permis de munca

fata de termenii procedurali (max. 48 ore)5 4 2 5 5 5 4 5 5 40

3. Dificultatea stabilirii unui parteneriat de increderecu contractorul principal al lucrarilor (Hyundai

Heavy Industry)

3 4 2 3 4 4 4 2 5 31

4. Modificarea frecventa a tintelor urmarite prin

abandonarea celor focalizate anterior

2 5 2 2 2 1 1 1 5 21

5 Dezechilibru in echipa prin lipsa de motivare a

unui procent din personal2 4 2 2 2 2 1 4 3 22

IDENTIFICAREA PROBLEMEI PRIORITARE PROIECTUL PRIORITAR PENTRU

ORGANIZATIE

Matricea de evaluare a alternativelor a evidentiat Intarzieri in procesarea unui permis demunca fata de termenii procedurali (max. 48 ore) ca problema prioritara si prin urmare,aceasta a devenit proiectul prioritar pentru organizatie in cadrul acestui studiu.

DEFINIREA PROBLEMEI

Intarzieri in procesarea unui permis de munca fata de termenii procedurali conduce la

nerespectarea termenelor contractuale si aparitia penalitatilor de proiect.

DEFINIREA MISIUNII PENTRU REZOLVAREA PROIECTULUI

Misiunea prezentului proiect este de a identifica toate cauzele ce conduc la o intarzieri deeliberare/procesare a permiselor, de furnizare a masurilor de corectare si contracarare si de

aplicare a acestora in vederea scaderii reclamatiilor cu cel putin 50% in primul semestru si a

intarzierilor de procesare a permiselor de munca.

4


5/9

MASURARE

DCCCPM este responsabil sa proceseze permisele de munca in maxim 48 ore. Acest timp este

ales din cauza implicarii multor nivele de decizie in aprobarea fiecarui permis in parte. Dar acestfapt nu poate fi in totalitate atins deoarece unele cereri de permise au documentatia atasata

gresita sau lipsa, fapt ce le blocheaza din punct de vedere legal. Aceasta se datoreaza

necunoasterii procedurii sau incercarii de a sari pasii normali de efectuare a cererii (scurtaturi).

Alte permise se autoblocheaza prin faptul ca activitatea pentru care se face cererea nu este

inclusa in planul de activitate aprobat pentru departamentul si saptamana respectiva.

Responsabila de aceasta situatie este slaba planificare a muncii.

Procedura de permise de munca da posibilitatea procesarii in regim de urgenta a permiselor

pentru actiuni de contracarare a unor situatii ce pot pune in pericol viata si siguranta oamenilor.

Aceste permise trebuie sa fie procesate cat mai curand posibil, in minute chiar, dar blocheaza o

mare parte din echipa. Problema cea mai mare aici este ca DCCCPM se confrunta cu multecereri de permise de urgenta fara ca macar tipul de urgenta mai sus explicata sa existe.

Permisele de munca trebuiesc distribuite pe santiere dupa inspectarea prealabila a acestora

inainte de ora 07:00 a fiecarei zi. Aceasta implica divizarea echipei in cat mai multe subunitati si

efectuarea a cat mai multor inspectii in unitatea de timp, factorul limitativ fiind numarul redus deinspectori.

Totodata, conditia impusa este ca santierul sa nu prezinte nici un pericol fata de viata si siguranta

oamenilor. Dar acest fapt in multe cazuri este departe de a fi indeplinit si atrage dupa sine

neeliberarea permisului si oprirea oricarei activitati pana cind pericolul este indepartat.

5


6/9

Planul de munca elaborat

impreuna cu HHI

Coordonatorul pentru constructii verifica

Permisul de munca si documentele atasate

mpreuna cu sefii de servicii/ inginerii

Departamentul Central de Coordonare si Control

Permise de Munca inregistreaza Permisul de

Munca in registru/ OPTICS

Munca s-a incheiat?

Seful Departamentului Central de Coordonare si

Control Permise de Munca inchide si anuleaza

nregistrarea activa a Permisului de munca dupa

care il stocheaza

DCCCPM/ Serviciul Operare

erifica, efectueaza masuratori

explozimetrice si revalideaza

ermisul de munca

Sef serviciu/ inginer emite cerere pentru Permis de munca, ataseaza metoda de

ucru, analiza de risc a activitatii, procedura tehnica de inspectie, desene explicative

si certificatele specifice de munca functie de tipul de activitatii

Interfata cu operarea verifica/ aproba/ discuta

cu Serviciul de Operare pentru gasirea unei

erestre de timp care sa permita munca

Serviciul de Operare agreaza/

autorizeaza Permisul de munca?

NU

Inspectorii Departamentului Central de Control si

Coordonare Permise de Munca verifica santierul

si atunci cand permisul devine activ, informeaza

constant despre starea acestuia

DA

NU

Copiile permiselor inchise se trimit la Serviciul de

Operare si celorlalte departamente implicate

Sefii de serviciu sau inginerii

espectivi sunt informati

entru a emite cerere pentru

n permis nou

NU

DA Este necesara emiterea

unui nou Permis de

munca?

Diagrama flux a Permiselor de Munca pentru Terminalul Petrolier

DA

6


7/9

Pentru identificarea, organizarea si afisarea cauzelor potentiale(X-urile) care genereaza

Diagrama Cauza-Efect

Personal

Cereri tarzii

Santier nesigur

Procedura

Supraincarcat

Insuficient

Organizational

Planificare

neperformanta

Planificatori

incompetenti

Factori meteo

Ploaie

Canicula

Responsabili de

santier

Control

neadecvat

Com oditate Dezinteres

Echipament

Forta de

munca

Incompetenta

Defecte

Lipsa ins pectiei

tehnice obligatorii

Improvizatii

Necunoasterea

procedurii

Permise de

inalta urgenta

Folosinta

abuziva

Numar mare

de permise

Permise

redundante

Lipsa programelor

de ins truire a fortei

de munca

Documentatie

incompleta/gresita

Scurtaturi

Confuzii

Verificarea eligibilitatii

fortei de munca

Rea vointa

Multe nivele d e dec izie

Cereri gresite

Intarzieri in

procesarea unu

permis de munc

fata de termenii

procedurali (pes

48 ore)

Pe baza colectarii si analizei datelor, s-a determinat ponderea cauzelor si s-a creat diagramaPareto referitoare la cauze si ponderea acestora:

7


8/9

Ponderea cauzelor

Cauza

Incalcarea

procedurii datorata

necunoasteriiacesteia

Santier periculos

datorat nerespectarii

regulilor de protectiesi securitate in munca

Cereri

tarzii

Verificarea

eligibilitati

fortei demunca

Multe nivele

de decizie

Ponderea

cauzelor23 22 4 8 25

8 0

8


9/9

IMBUNATATIRE

In cadrul procesului de imbunatatire s-au ales cele mai importante cauze(primele trei evidentiateanterior cu instrumentele de masurare), fiind determinate resursele necesare, responsabilii,

termenul si stadiul de realizare pentru fiecare imbunatatire selectata.

Nr.crt

Cauza Actiuneacorectiva

Resursenecesare

Responsabil Termen Stadiulde

realizare

1 Multe nivele de

decizie

Implementarea

unui sistem on-

line de aprobarea permiselor

Un software,

un server,

conexiuniintranet, 2

instructori

Sef DCCCPM 90 zile 100%

2 Incalcareaprocedurii datorita

necunoasterii

acesteia

Implementareaunui program de

instruire

periodica apersonalului

2 Instructoriautorizati

Sala de curs

ServiciulInvatamant

30 zile 80%

3 Santier periculosdatorat

nerespectarii

regulilor deprotectie si

securitate in munca

Inlocuirearesponsabililor

de santier

incompetenti

20 ingineri competenta

demonstrata

Functie dedisciplina-

seful

departamentului respectiv

90 zile 80%

9

imbunatatirea calitatii in departamentul central de coordonare si control permise de munca

Documents