7/23/2019 III.a)9.Verificarea Existentului Cu Instrumentele de Evidenta

1/2

Verificarea existentului cu instrumentele de eviden lafondurile i coleciile arhivistice din depozite

Verificarea existentului cu instrumentele de eviden este operaiunea arhivistic ce se

efectueaz asupra fondurilor i coleciilor din depozitele proprii ale Arhivelor Naionale ale

Romniei, n vederea stabilirii existenei documentelor cuprinse n instrumentele de eviden,

a stadiului de prelucrare i conservare a documentelor, precum i a msurilor adecvate pentru

perfecionarea prelucrrii i asiurrii condiiilor de conservare!

"n urma verificrii existentului cu instrumentele de eviden se ntocmete un proces

verbal, separat pentru fiecare fond i colecie puse n lucru #model anexa nr!$% din Normele

&ehnice', stabilindu(se msurile ce urmeaz a fi luate!

)rocesul verbal cuprinde*

a' +ate referitoare la fond #denumirea fondului, a compartimentului sau seriei, numrul

fondului din Reistrul eneral de arhiv, numrul inventarului din Reistrul inventarelor, anii

extremi i cantitatea n metri liniari a fondului, data efecturii verificrii'!

b' +ate referitoare la situa ia constatat, la verificarea existentului* totalul u!a! nscrise n

inventare din care totalul u!a! site la verificare totalul u!a! nprumutate n afara unit ii

totalul i cotele u!a! lips i a celor existente ce apar in fondurilor omise de inventar , dar i a

celor care nu apar in fondului!

c' -e consemneaz stadiul de prelucrare constatat la verificare, respectiv fondarea, ordonarea,

invenatrierea, selec ionarea, fi area tematic, pretirea pentru microfilmare!

d' +ate referitoare la starea de conservare, constatate la verificare i anume numrul i cotele

u!a! care necesit restaurare i leare, dezinfecatare, precum i cele cu deteriorri ireparabile!

&rebuie realizat o caracterizare a strii documentelor i men ionate elementele neative ale

condi iilor de pstrare!

$

7/23/2019 III.a)9.Verificarea Existentului Cu Instrumentele de Evidenta

2/2

e' -e men ioneaz msurile care se propun n urma verificrii efectuate! .surile vizeaz

prelucrarea fondului i conservarea documentelor,

f' +ata ncheierii procesului verbal i semntura lucrtorului care a efectuat operaiunea!

eful -AN/0 i efii serviciilor 1udeene ale Arhivelor Naionale trebuie s ia msuri pentru

depistarea documentelor constatate lips cu ocazia verificrii i interarea lor n fondurile i

colec iile crora le apar in! .surile vizeaz perfec ionarea eviden ei fondurilor i colec iilor

verificate precum i conservarea documentelor, astfel c aceste msuri se centralizeaz anual

n vederea planificrii n perioada imediat urmtoare a rezolvrii deficien elor constatate!

)rocesul verbal de verificare a existentului cu inventarele se nreistreaz i se arhiveaz la

dosarul fondului verificat!

2