UNIVERSITATEA POLITEHNICA BUCURESTI

Lucrarea OpenPEPPOL privind propunerea Comisiei Eururopene de adoptare a facturarii

electronice in domeniul achizitiilor publice Inginerie Concurenta si Managementul Inovarii

Patricia Ghita

Andra Socianu

MPI

1

1. Introducere

Programul OpenPEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) vine in intampinarea propunerii Comisiei Europene prin care se doreste adoptarea facturarii electronice a achizitiilor publice si sprijina obiectivul directivei de a elimina barierele de acces pe piata in domeniul achizitiilor publice transfrontaliere.

In septembrie 2013, secretarul general Open PEPPOL, Andr Hoddevik, a tinut o prezentare despre acest program in timpul sesiunii Initiatives on e-procurement and e-invoicing to complete the Digital Single Market din cadrul conferintei organizate de Comisia Europeana Conference on e-procurement and e-invoicing in the EU. Concluzia generala a acestei sesiuni a fost faptul ca cumparatorii din sectorul public si furnizorii lor din intreaga Europa au nevoie de acces la un cadru electronic integrat pentru afaceri. Dupa aceasta conferinta OpenPEPPOL a fost invitat sa dezvolte un program pe baza acestor concluzii si recomandari, rezultand Lucrarea OpenPEPPOL privind propunerea Comisiei Eururopene de adoptare a facturarii electronice in domeniul achizitiilor publice, autor fiind Carmen Ciciriello. Carmen Ciciriello este membra a Grupului de Experti in Sisteme de Plata din Comisia Europeana si a fost membra a Grupului de Experti pe Facturare Electronica (e-Invoicing) din CE, din 2008 pana in 2009. Ea aduna si valideaza cerinte de business, oferind o opinie experta pentru nevoile corporatiilor privind legislatia si tehnologia legata de e-Business. Misiunea proiectului PEPPOL si acum a succesorului sau OpenPEPPOL este de a permite interoperabilitatea transfrontaliera a achizitiilor publice electronice, promovand totodata folosirea specificatiilor sale bazate pe standard in intreaga Europa.

OpenPEPPOL sprijina cu fermitate obiectivul directivei europene de a elimina barierele de acces pe piata in domeniul achizitiilor publice intre tari, cu scopul de a imbunatati conditiile in care functioneaza pietele interne.

2. Principalele puncte atinse de proiectul OpenPEPPOL

a) Directiva europeana ar trebui sa recunoasca efortul depus de proiectul pilot la scara larga PEPPOL (PanEuropean Public Procurement Online) de a facilita facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice dintre diferite tari. De asemenea, rezultatele obtinute prin folosirea Specificatiilor de Interoperabilitate in Business - Business Interoperability Specifications (BIS), a cadrului legal stabilit si a retelelor sigure de transmisie a facturilor si documentelor , pot fi recunoscute drept platform pentru dezvoltarea viitoare a achizitiilor electronice in sectorul public din Europa.

b) OpenPEPPOL sprijina dezvoltarea si utilizarea obligatorie a unui model semantic de date comun pentru facturarea electronica bazat pe specificatiile si metodologia existente, dezvoltat de Organizatia Europeana de Standardizare - European Standardization Organization (CEN). Proiectul recomanda ca rezultatele workshop-ului CEN Business

2

Interoperability Interfaces (BII) impreuna cu conventia - CEN Workshop Agreement (CWA) 16562 sa reprezinte baza standardului European pentru modelul semantic de date.

c) OpenPEPPOL recomanda limitarea numarului de sintaxe pe care autoritatile contractante

din Europa trebuie sa fie capabile de a le primi si procesa pe baza standardului pentru modelul semantic. Scopul acestei reduceri este Acela de a reduce costul si complexitatea conversiei de la o sintaxa la alta , semnificative chiar daca sintaxele au un model semantic de date comun.

d) OpenPEPPOL recomanda posibilitatea Comisiei Europene de a adopta actiuni delegate

pentru a asigura interoperabilitatea formatelor tehnice si a standardelor tehnice si de transmitere a mesajelor, in special intr-un context transfrontalier. Pentru facturarea electronica acest lucru se traduce prin folosirea anumitor protocoale de comunicatie si anumitor sintaxe.

e) Bazandu-se pe experienta tarilor europene cu un sistem avansat de facturare electronica

nu este suficienta obligarea Autoritatilor Contractante de a primi si procesa facturi electronice. Acesta reprezinta un bun punct de plecare, dar este necesar ca si Operatorii Economici sa trimita facturi electronice catre clientii din sectorul public. Ideal ar fi ca toti operatorii economici sa fie obligati sa trimita facturile electronic catre clientii din sectorul public, asa cum se intampla in Danemarca.

f) OpenPEPPOL recunoste faptul ca timpul necesar de a dezvolta si transpune modelul

semantic comun intr-un standard european va fi de 2 sau 3 ani. Din acest motiv Comisia Europeana ar trebui sa publice o foaie de parcurs clara pana la sfarsitul anului 2013, furnizand indrumari pentru piata in acest interval. Proiectul recomanda de asemenea ca perioada de transpunere sa se reduca de la 48 la un maxim de 24 de luni.

3. Dezvoltarea unui model semantic european

Un element cheie al acestei propuneri este dezvoltarea unui standard european dupa formtaul si cerintele CEN. Acest standard se refera la un model de referinta pentru continutul de baza al unei facturi electronice, iar scopul sau este de a crea un concept unic si un model semantic de referinta pentru facturi ce va face legatura intre diferitele formate ale acestora.

Proiectul sprijina dezvoltarea acestui model pe baza specificatiilor deja existente, incluzandu-le pe cele dezvoltate de organizatiile europene sau internationale, cum ar fi Interfetele de Interoperabilitate pentru achizitii publice in mediul Business (CEN WS BII) sau rezultatele proiectelor la scara larga ale Comisiei Europene.

Prin acest proiect se recunosc eforturile depuse pana acum si pentru a usura si accelera lucrurile propune ca CEN sa creeze modelul semantic pe baza lucrarilor de la CEN WS BII. Acest model s-a dovedit util si valoros deja in proiectul PEPPOL.

3

Mai mult, folosirea unor formate standard pentru facturarea online este imperativa pentru implementarea unui sistem pentru procesare (semi-)automata ieftin si eficient. Trebuie notat faptul ca toate exemplele actuale de solutii de aces tip se bazeaza pe tehnologii XML. Acestea ar trebui preferate fata de tehnologii mai vechi, precum EDIFACT, folosite in domeniul industrial. Impunerea folosirii altor formate in afara de cele XML va duce la necesitatea unor tehnologii aditionale si astfel cresterea costurilor pentru toate Agentiile Contractante. Pentru a asigura conformitatea cu directivele europene, standardul nu ar trebui sa contina cerinte pentru semnaturi electronice, dar trebuie sa defineasca elemente semantice privind cumparatorul si vanzatorul de date, identificatori de process, attribute de facturare, informatii de livrare, detalii privind plata si termenele stabilite.

4. Implicatii si costuri privind conversia intre formate

Pentru a demara acest proiect, toate autoritatile contractante trebuie sa primeasca toate facturile elecronice conform cu modelul semantic adoptat, adica un numar de formate si sintaxe de facturare. Niste studii recente realizate de Autoritatea de Management Financiar din Suedia - Swedish Financial Management. Authority (ESV) asupra draftului directive, nicio solutie IT actuala nu are capacitatea de a accepta un format arbitrar in mod automat, ceea ce va duce la costuri suplimentare pentru autoritatile contractante. Mai mult, ESV estimeaza faptul ca costul mediu pentru conversia intre formate pentru cele 540 de autoritati contractante din Suedia ar fi peste 10 ml euro, dintre care jumatate ar fi suportate de autoritatile publice. In concluzie, in caul acestui proiect, costul pentru conversia intre formate este cel mai mare. Conversiile ar duce, conform ESV, la costuri duble fata de cele pentru managementul schimbarii sau fata de investitiile ce ar trebui facute de agentiile ce nu accepta facturi electronice. Alternativa ar fi ca fiecare agentie sa foloseasca un furnizor de servicii online de business care sa realizeze conversia intre formate, dar care ar aduce si un cost suplimentar. In concluzie, conceptul ce presupune existenta a mai multe formate va impiedica furnizorii de software si de ERP sa investeasca intr-un singur standard de facturare electronica si va duce la dezvoltarea capacitatii de import/export a diferitelor sintaxe, usurand astfel procesul de facturare electronica.

4

5. Cronologie si foaie de parcurs Considerand faptul ca piata se va dezvolta in urmatorii ani este importanta adoptarea unui parcurs clar care sa indice exact pasii ce trebuie parcursi, termenelelimita si rezultatele asteptate in adoptarea standardului european. De asemenea este la fel de importanta comunicarea regulate a progresului facut de CEN, astfel incat sa se poata incepe planificarea testarii si implementarii intregului proces. Pasii ce trebuie urmariti pentru realizarea proiectului de adoptare a facurarii electronice este ilustrat in figura de mai jos.

Fig.1. Orarul proiectului

6. Facturarea electronica in randul furnizorilor pentru sectorul public Pe baza experientei din tari precum Norvegia si Danemarca ce se bucura de un nivel avansat de adoptare a facturarii electronice in contextal mediu de afaceri- guvern, s-a invatat o lectie importanta. Nu este suficienta mandatarea capacitatilor de procesare a facturilor electronice in sectorul public pentru a promova adoptarea acestora. Este necesara o abordare in doi pasi. De exemplu, guvernul norvegian a decis ca toate entitatile guvernamentale trebuie sa fie capabile sa primeasca facturi electronice intr-un format standard incepand cu 1 iulie 2011. Dar 12 luni mai tarziu doar un numar mic de facturi a fos procesat.

5

Apoi, de la 1 iulie 2012 a devenit obligatoriu pentru toate entitatile guvernamentale sa ceara furnizorilor facturi electronice. Dupa 14 luni s-au inregistrat peste 1 milion de facturi electronice. La momentul actual rata de crestere a numarului de facturi electronice este de 20-30 % pe luna pe masura ce autoritatile cer facturare electronica pentru noile contracte stabilite. In Danemarca a devenit obligatoriu pentru companiile private sa scoata facturi electronice pentru clientii din sectorul public inca din 2005 cu posibilitatea scanarii facturii clasice si trimise apoi electronic. Acest lucru a dus la cresterea numarului de facturi primite electronic de la 270.000 in prima luna la 880.000 pe luna un an mai tarziu.

7. Structura proiectului OpenPEPPOL a) Structura organizatorica

Ansamblu general reprezinta autoritatea cu cea mai mare putere, bazandu-si aceasta putere pe legi generale. Rolurile acestui ansamblu sunt de a modifica statutul unei autoritati, de a alege membrii ale Comitetului de Conducere si auditorul, de a stabili sau dizolva Comitetele de Coordonare, de a aproba programul pentru activitati pentru anii urmatori, de a aproba bugetul si sursele de finantare, de a aproba conturile pentru anul fiscal, de a concedia orice membru, de a dizolva asociatia, de a alege secretarul general.

Comunitatile de Coordonare se impart in functie de rolul pe care il joaca in cadrul acestui proiect. Astfel, se evidentiaza Comunitatea de Coordonare pentru infrastructura de transport, Comunitatea de Coordonare pentru post-achizitie de servicii sau produse, Comunitatea de Coordonare pentru eSignature si eID si Comunitatea de Coordonare pentru pre-achizitie de servicii sau produse.

Comitetul de Conducere este format din membrii reprezentativi ai proiectului, si anume un secretar general si cel putin un reprezentant din partea comunitatiilor de coordonare.

Secretarul general reprezinta autoritatea cea mai inalta in cadrul asociatiei dintre ansamblu general. Acesta promoveaza scopul asociatiei si implementeaza deciziile luate de catre Ansamblul general si Comitetul de conducere.

Oficiile de operare asista secretarul general in cadrul taskurilor executive.

6

Fig. 2. Structura organizatorica OpenPEPPOL

b) Structura Infrastructurii de transport Infrastructura de transport ale proiectelor PEPPOL realizeaza interconexiunea dintre sistemele de eProcurement din intreaga Uniunii Europene cu standardele nationale pentru aceste sisteme de achizitii. Comunicarea dintre doua tari ce folosesc sistemul PEPPOL se face prin intermediul unui punct de acces. In cadrul acestui punct de acces sunt implementate toate standardele legale, organizatorice si tehnice. De asemenea, ofera informatii despre platforme de schimb a documentelor pentru un transport cat mai sigur.

7

Fig. 3. Infrastructura de transport

PEPPOL defineste standarde pentru etapele de pre si de post acizitie si ofera un instrument pentru a suporta interoperabilitatea dintre platformele existente de eProcurement. Unul dintre aceste instrumente este infrastructura de transport ce se bazeaza pe un set de protocoale de comunicatii, asigurandu-se astfel un schimb sigur si fiabil de documente electronice dintre cumparatori si furnizori. Fara insa a folosi standardele de preachizitii, o autoritate contractuanta nu poate avea acces la acele standarde de post-achizitii. Operatiile de baza pentru un punct de acces sunt:

Trimitatorul documentului electronic trimite documentul catre punctul de acces prin intermediul unui mecanism aprobat inainte de catre furnizorul punctului de acces.

Punctul de acces identifica tipul serviciului cerut, validand in prealabil si tipul documentului care a fost trimis, si punctul de acces al destinatarului.

Punctul de acces trimite documentul catre punctul de acces al destinatarului.

Punctul de acces al destinatarului trimite documentul catre destinatarul propriu zis. Infrastructura de transport poate fi considerata precum o punte de legatura intre comunitatile de eProcurement si platformele pentru servicii specific fiecarei tari sau comunitati. Reteaua de puncte de acces mai poarta numele si de comunitatea PEPPOL. Orice companie care este de accord cu cerintele din contractul infrastructurii de transport PEPPOL, din sectiunea furnizorilor de puncte de acces si implementeaza procesul de business PEPPOL corespunzator serviciului oferit (spre exemplu: eOrdering sau e-Invoicing) pot avea rolul unui punct de acces. In

8

momentul de fata, un punct de acces este furnizat de agentiile guvernamentale, companiile private si furnizorilor de retea pentru serviciile de eBusiness. Operatiile din cadrul infrastructurii de transport sunt urmatoarele:

Furnizorul utilizeaza propria aplicatie pentru a realiza factura.

Factura este trimisa catre propriu punct de acces.

Cu ajutorul serviciului de localizare a metadatelor (Service Metadata Locator - SML) punctul de acces va cauta punctul de livrare a facturilor a destinatarului, lucru realizat prin intermediul serviciului de publicare a metadatelor (Service Metadata Publisher).

Prin intermediul protocolului numit START, punctul de acces va trimite documentul catre destinatar.

Protocolul START utilizeaza certificate digitale pentru a valida schimbul de documente.

Punctul de acces al destinatarului va trimite documentul catre destinatar.

Cu ajutorul aplicatiei proprii destinatarul va procesa factura.

Fig. 4. Componentele principale ale infrastructurii de transport

SMP reprezinta un serviciu prin intermediul caruia organizatiile participante isi publica capacitatile de primire a unui document, precum adresa de livrare, procesele utilizate, tipul de documente pe care le pot primi etc. Acesta complementeaza un punct de acces, insa poate fi si un serviciu independent furnizat de catre un tert, cum ar fi Camera de comert. SML reprezinta un serviciu de date centralizate cu ajutorul caruia se poate gasi acel SMP ce poate fi folosit pentru a identifica un participant. De asemenea, el va identifica toate punctele de acces sigure si toate SMP-urile.

9

Pentru stabilirea unei retele sigure, PEPPOL utilizeaza algoritmul de de PKI (PKI Public Key Infrastructure). In momentul in care un punct de acces sau un SMP semneaza acordurile pentru infrastructura de transport ii este furnizat un certificate digital. Acest certificat contine toate informatiile pentru validarea comunicatiei din cadrul PEPPOL si este valid cat timp acordurile sunt valide si este revocat atunci cand este incalcat cel putin unul dintre acorduri. Arhitectura Enterprise de interoperabilitate PEPPOL reprezinta o modalitate de a prezenta artefactele (documente, specificatii, ghiduri de utilizare, instrumente software) intr-o maniera structurata pentru ca toti implicati in acest process vor avea acces la ele.

8. Standarde PEPPOL In cadrul acestui proiect au fost dezvoltate doua standarde: BIS si BusDox. Standardul BIS (BIS Business Interoperability Specification) se bazeaza pe profilul CEN BII, adaugand anumite cerinte legale, organizatorice si tehnice pentru a putea fi folosite in cadrul tarilor pan-europene. Un profil CEN/BII cuprinde specificatii despre executia unui process de business. Standardului PEPPOL BIS ii este alaturat un document aditional, si anume declaratia de conformitate. In cadrul acestui document sunt specificate deviatiile de la specificatiile de profil, daca acestea exista. BusDox reprezinta un set de specificatii tehnice pentru a facilita schimbul de documente electronic. Prin intermediul acestui standard orice tara poata sa transfere orice document de tip XML prin orice retea. PEPPPOL faciliteaza transferul de date precum cataloage, facturi, comenzi etc.

9. Utilizatori PEPPOL In cadrul proiectului PEPPOL exista trei tipuri de grupuri de utilizatori, ce formeaza comunitatea eProcurement, si anume:

Autoritatea contractuala reprezinta statul, regiunea sau autoritatea locala guvernata de legi proprii sau asociatia de astfel de autoritati ce este guvernata de legi publice.

Un operator economic ce ofera facilitati companiilor pentru a contracta astfel de autoritati in Uniunea Europeana.

O solutie ICT (ICT Information and Communications Technology) sau un furnizor de servicii ce ofera software dedicat sau servicii pentru a suporta tehnologia implicata in proiectul PEPPOL.

O comunitate eProcurement reprezinta grupul de organizatii care utilizeaza aceeasi solutie IT pentru un set de proceduri electronice pentru toate aspectele procesului de achizitie. Aceasta poate avea la baza o entitate publica, o intreprindere sau un furnizor ICT.

10

10. Concluzii Proiectul PEPPOL ofera o transparenta mult mai mare in ceea ce priveste contabilitatea publica pentru intreprinderile dintr-o autoritate contractuanta. El reprezinta un instrument cu ajutorul caruia procesul de achizitii este automatizat, reducand astfel costul pentru documentatii sau alte cheltuieli. O data conectata in reteaua PEPPOL o autoritate contractuanta poate sa comunice facil cu oricare alta autoritate. Astfel se faciliteaza si procesul de achizitii dintre o companie privata si o autoritate publica. Acest proiect a fost implementat in 12 tari europene, precum Italia, Scotia, Norvegia etc, avand in componenta mai multe puncte de acces. Tot mai multe tari vor sa se implice in acest proiect deoarece prin intermediul sau ele au acces catre o varietate mult mai mare de furnizori de servicii cu costuri scazute. OpenPEPPOL faciliteaza propunerea Comitatii Europene de a introduce sistemul electronic de realizare a achizitiilor publice. In acest mod, obiectivul sau este acela de a ridica barierele teritoriale in ceea ce priveste piata pentru o achiztiei publica. Fiecare process de achizitie este supus legislatiei si standardelor pentru achizitie a produselor si serviciilor ICT.

11. Bibliografie [1] Carmen Ciciriello - OpenPEPPOL Position Paper on the European Commission proposal for a Directive on electronic invoicing in public procurement, Brussels, 11 October 2013 [2] http://www.peppol.eu/news/openpeppol-position-paper-on-the-proposed-directive-on-e-invoicing-in-public-procurement, accesat decembrie 2013 [3] PEPPOL Transport Infrastructure, http://www.peppol.eu/peppol_components/-transport-infrastructure, accesat decembrie 2013 [4] Infrastructure Resources, http://www.peppol.eu/peppol_components/-transport-infrastructure/infrastructure-resources, accesat decembrie 2013