ghidhr.pdf

Ghid: metode prin care sa retii specialistii cheie in companie

1 / 18 HiPo.ro

2 / 18

Cuprins

HiPo.ro

Cauze & situatia actuala Retentia & Implicarea in cifre Costul real al fluctuatiei de personal Factori decisivi in retentie si implicare Ce isi doresc specialistii seniori de la companii?

Solutii Cum incepem? (intrebari cheie) Procese si solutii cu eficacitate dovedita Zone cheie ce trebuiesc urmarite

Cum sa folosesti un “plan de pensii private” ca instrument de retentie? Avantaje ale acestui instrument in motivarea angajatilor Cum functioneaza sistemul de pensii in Romania? Cum sunt impartite responsabilitatile? Care sunt avantajele fiscale? Exemplu de calcul Flux de lucru De ce fondul de pensii facultative BCR PLUS?

Idei ce pot fi utilizate drept sursa de inspiratie pt retentie

3 / 18 HiPo.ro

Angajatii loiali si implicati sunt fundamentul performantei iar organizatiile isi propun motivarea sisustinerea acestora pentru ca ei sa genereze cresteri in productivitate si inovatii. Cu toate acestea noi si noicercetari arata scaderi graduale de loialitate la nivel global.

Desi este cunoscuta importanta constructiei si reconstructiei loialitatii si implicarii ca procese vitale la nivelpersonal, profesional si organizational, atat angajatii cat si angajatorii sesizeaza distanta reala dintreimportanta perceputa a acestora si capacitatea actuala de a gestiona implicarea si retentia, care nesunt necesare: pentru a mentine dezvoltarea stabila in cariera pe o parte si retinerea talentelor cheie de cealalta parte pentru a pastra stabilitatea financiara si emotionala pe o parte si evitarea costurilor uriase asociate cu

migratia personalului de cealalta parte.

Care este impactul asupra business-ului?Cifrele ne spun:

Retentia & Implicarea in cifre

4 / 18 HiPo.ro

Cum se masoara? Formula CIPD pt masurarea retentia angajatilor cu experienta se poate aplica la nivel de organizatie sau

departamental. Denumirea oferita este de indice de stabilitate iar modul de calcul este:Numarul de persoane cu experienta si vechime/ Numarul total de angajati din anul precedent x 100

(sursa: http://www.cipd.co.uk/hr-resources/factsheets/employee-turnover-retention.aspx )

Care sunt costurile aferente migratiei de personal in organizatia ta? Un model simplu de calcul al unor costuri uriase dar de multe ori ascunse care au un impact negativ

asupra performantelor financiare poate fi regasit pe acest link: http://www.incentivise.com/news_resources/attrition_calc.php

Elemente de luat in considerare:– Costul “angajarii”: recrutarea, selectia, procesarea, inductia, trainingul – Costul “ineficientei”: in perioada de proba cu o medie de 90 zile, pierderile de productivitate ale

echipei care primeste unul sau mai multi noi membri, pierderile de venituri daca este vorba de pozitii care produc profit in functie de cicluri anuale.

– Costurile “neimplicarii personalului” – performanta scazuta, conflicte de munca, evitarea asumarii, lipsa cooperarii

Ce rezultate ati obtinut dupa ce ati efectuat acest calcul pt organizatia dvs?

Costul real al fluctuatiei de personal

http://www.incentivise.com/news_resources/attrition_calc.php

5 / 18 HiPo.ro

Cel mai recent studiu Mercer “What’s Working” la nivel global a descoperit 4 factori relativ consistenti care

induc implicarea angajatilor:

Activitatea in sine, incluzand aici si oportunitatile de crestere (dezvoltare prin training, promovari laterale, exprimarea clara a contributiei)

Increderea si loialitatea fata de leadership/viziunea organizatiei (walk the talk, alocarea resurselor pentru a sustine misiunea organizatiei)

Recunoasterea si Recompensarea (individual si la nivel de grup, rasplata nemonetara formala si informala, echitate interna)

Comunicarea la nivel de organizatie (flux continuu up-bottom si bottom-up, furnizarea de feedback eficace, cooperare si constientizare)

Factori decisivi in retentie si implicare

6 / 18 HiPo.ro

Ce isi doresc specialistii seniori de la companii?

Tabelele de mai jos reprezinta raspunsurile oferite de candidatii cu peste 3 ani experienta dupa ce au fost intrebati care sunt obiectevele lor profesionale. Aceste asteptari pot fi un bun punct de pornire pentru identificarea unor axe prioritare in procesul de generare de idei aplicabile pentru cresterea retentiei.

Sursa: Studiul “Most Desired Employers 2012” – Catalyst Consulting

Candidati cu profil tehnicSenior

(peste 3 ani experienta)

Sa devin specialist 46%Sa fiu bine platit 50%

Balanta viata-munca(work-life balance)

52%

Responsabitati ce reprezinta o provocare (Challenging responsibilities)

27%

Sa coordonez proiecte 29%

Sa ocup o pozitie manageriala 26%

Sa lucrez in strainatate 16%Sa imi pornesc propria afacere 12%

Contribui la dezvoltarea societatii 12%

Realizez noi produse 12%Lucrez la un nivel strategic 7%Rotatia rolurilor (job rotation) 3%Alte obiective 1%

Candidati cu profil economic Senior (peste 3 ani experienta)

Sa devin specialist 44%

Sa fiu bine platit 51%

Work-life balance 54%

Responsabitati ce reprezinta o provocare (Challenging responsibilities)

26%

Sa ocup o pozitie manageriala 25%

Sa imi pornesc propria afacere 17%

Contribui la dezvoltarea societatii 15%

Coordonez proiecte 19%

Lucrez in strainatate 16%

Lucrez la un nivel strategic 14%

Realizez noi produse 5%

Rotatia rolurilor (job rotation) 3%

7 / 18 HiPo.ro

Va recomandam urmatorul ghid de actiune pentru a demara conceperea unui plan constructiv pentruRecunoastere si Recompensare:

Ce va doriti, in mod specific, sa obtineti prin implementarea unui plan de recompensare pentru angajati?Daca sunteti angajat care sunt recompensele care ar conta pentru a va creste nivelul de implicare?

Care sunt motivele pentru care exista fluctuatie de personal? Ce strategii utilizati in prezent? Ce succeseati obtinut, ce nu a functionat? Ce costuri asociate migratiei de personal aveti, si ce vreti sa eliminati dinacestea?

Catre ce imbunatatiri vizibile (comportamentale si la nivel de rezultate de business) va indreptati prin acestplan? Ce ati fi dispus/a sa oferiti ca angajat in sensul implicarii mai active in viata organizatiei din carefaceti parte?

De ce aceste imbunatatiri nu se intampla acum, ce v-a oprit sa le demarati pana acum? Ce trasaturi aleactivitatii actuale va impiedica sa cresteti gradul de implicare?

Ce resurse va sunt necesare pentru a crea si demara un program de imbunatatire a retentiei personalului?Organizatia si Angajatii au ce este nevoie (abilitati, experienta, sisteme, suport si motivatie) pentru arealiza aceste imbunatatiri?

Cum veti masura rezultatele?

Cum incepem? (intrebari cheie)

8 / 18 HiPo.ro

Cateva metode validate si eficienta lor in urma implementarii in organizatii:

Procese si solutii cu eficacitate dovedita

Metoda % din total organizatii chestionate care au considerat metoda ca fiind foarte eficienta saueficienta

Utilizarea de instrumente de evaluare in procesulde recrutare

> 30%

Imbunatatirea training-ului si suportului ptangajatii noi

> 60%

Crestearea training-ului si a comunicari eintreangajati

> 60%

Imbunatatirea / crearea de programe noi mentorat > 40%

Focus pe oferirea de oportunitati de dezvoltare a carierei

> 40%

Cresterea salariilor > 30%

(Sursa: rudyvidal.net/wp-content/uploads/2009/04/white-paper-attrition.pdf)

9 / 18 HiPo.ro

Zone cheie ce trebuiesc urmarite

Oferiti un parcurs de cariera clar definit - cum specialistii talentati ajung leaderi?

- cum middle managerii ajung executivi?

- care este progresul asteptat in cadrul organizatiei si ce fel de suport primesc pe acest drum?

Asigurati-va ca valorile expuse sunt traite - cu ajutorul social media angajatii sunt conectati permanent la realitatile organizatiilor. Daca afirmatia “Investim in oameni” nu este pusa in practica acest fapt va fi rapid catalogat ca o frauda. Un mod sustenabil de actiune este asigurarea ca toti managerii si executivii, nu doar HR-ul, este responsabil pentru a livra promisiuni angajatilor.

Introduceti o cultura a meritocratiei -este important ca oamenii sa stie ca vor fi recunoscuti si recompensati pe baza performantelor realizate. Clarificarea dreptului de a decide ce inseamna performanta este un inceput bun pentru a instaura o asemenea cultura. Constructia unui sistem constructiv de management al performantei este urmatorul pas, obiectivele explicite, feedbackul clar si oferit la timp si indicatori care leaga compensatiile de performanta sunt ancore care sustinmeritocratia.

Alte zone - urmariti constant gradul de a satisfactie al angajatilor si evolutia lui

- programe de recunoastere nonmonetare

- suport si mentoring oferit prin feedback si discutii frecvente cu managerii

- oferiti posibilitati de a promovare rapid sau posibilitatea unui “fancy job title” ce are o imagine buna in afara organizatiei

Dezvoltarea talentului in organizatii solicita resurse importante, de timp, financiare si perseverenta. Un studiu BCG din 2012 identifica cateva zone cheie ce trebuiesc imbunatatatite:

10 / 18 HiPo.ro

Cum sa folosesti un “plan de pensii private” ca instrument de retentie?

Pe masura ce inainteaza in varsta angajatii seniori devin interesati de beneficii care le ofera “sigurantafinanciara” si apreciaza valoarea primita pe termen lung. Includerea in pachetul de beneficii a acestei facilitatipoate reprezenta un instrument util in strategia de retinere a talentelor in organizatie.

Avantajele cheie ale acestui instrument in motivarea angajatilor: Planurile de Pensie Privata Pilonul 3 au o deductibilitate fiscala foarte atractiva deoarece contributiile

NU sunt considerate venituri salariale si NU sunt taxate. Contributia din partea angajatorului este stimulata fiscal de stat (400 euro / an / angajat deductibili).

Personalizarea beneficiului: pensia facultativa este un produs de economisire extrem de flexibil, ce poate fi adaptat dupa nevoile angajatorilor si ale angajatilor deopotriva. Poate fi personalizat si acordat in functie de performantele angajatilor sau de vechimea acestora in companie (poate fi acordata si diferentiat, doar la nivel de management).

Fidelizare: in cazul in care un angajat pleaca din companie, angajatorul stopeaza plata contributiei si anunta Administratorul. Banii acumulati insa pana la acel moment sunt ai angajatorului si sunt investiti in continuare de catre Administrator. Totodata, angajatul poate continua plata contributiei lunare din resurse financiare proprii sau poate solicita acest beneficiu noului angajator.

Luand in considerare numarul redus de organizatii ce ofera acesta facilitate poate fi si o modalitate de diferentiere si cresterea a atractivitatii ca si angajator. Doar 10% din angajatori din Romania ofera in pachetul de beneficii un plan de pensii private conform estimarilor Catalyst Consulting.

In continuare vom explica pe scurt mecanismul prin care Pensia Facultativa poate deveni un Bonus pentru angajati si un beneficiu care reduce cheltuielile companiei! >>

Denumire Fond: Fondul de Pensii Facultative BCR PLUS

Administrator: BCR PENSII, SAFPP S.A.

Website:www.pensiibcr.ro

Depozitar: BRD Groupe Societe Generale S.A.

http://www.pensiibcr.ro/

11 / 18 HiPo.ro

Cum functioneaza sistemul de pensii in Romania?

In prezent sistemul este structurat pe 3 piloni de economisire: pilonul 1 (pensia de la stat) pilonul 2 (pensia privata obligatorie) pilonul 3 (pensia facultativa) – aderare voluntara, contributie flexibila si beneficii fiscale.

Pensia facultativa ofera posibilitatea asigurarii unui venit apropiat celui din perioada activa la varstapensionarii, cu un efort financiar minim.

Pensia Participantului

Pilon1 (10,5%)

Pilon 2(4% in 2013)

Pilon 3max 15% din venitul brut

- public

- 10,5 % contributia angajatului din salariul brut

- de tipul PAYG (angajatul plateste pensia actualilor pensionari)

- reglementat de stat si administrat privat

- participare obligatorie

(ptr angajatii sub 35 de ani)

- 4% contributia angajatului in 2013(procent din contributia de

Pilon 1)

- aderare facultativa

- administrat privat

- 15% contributia maxima din venitul brut al angajatului

- deductibilitate fiscala in limita a 400 euro/an, atat pentru angajat, cat si pentru angajator

Pilon 1

Pilon 2

Pilon 3






12 / 18 HiPo.ro

Cum sunt impartite responsabilitatile?

Pensia facultativa

Angajatorul

Administratorul

Benefiaciarul /

sa contribuie in numele

angajatului la pensia

facultativa

sa informeze potentialii

clienti

sa investeasca prudent si

in interesul participantului

sa economiseasca intr-o

pensie facultativa

Angajatul






13 / 18 HiPo.ro

Care sunt avantajele fiscale?

Cele mai frecvente beneficii extra-salariale si taxele aplicate acestora conform codului fiscal:

Contributiile efectuate de angajator in numele angajatului la Pilonul 3 sunt admise ca si cheltuieli deductibile la calculul profitului impozabil, in limita unei sume de 400 euro/an fiscal, pentru fiecare angajat. Acest beneficiu este aplicabil doar angajatorilor persoane juridice care sunt platitoare de impozit pe profit.

De asemenea, contributia proprie a angajatului la pensia facultativa este deductibila la impozitul pe venitul din salariu, in limita a 400 euro/an. Ceea ce inseamna, in cazul unei contributii mixte (angajat si angajator), o deductibilitate anuala de 800 euro pentru fiecare angajat.

Pentru o mai buna estimare a costurilor asociate beneficiilor oferite unui angajat puteti regasi mai jos un tabel comparativ.

Sursa: APAPRDenumire Fond: Fondul de Pensii Facultative BCR PLUS





14 / 18 HiPo.ro

Exemplu de calcul

Contributia mixta reprezinta cea mai eficienta metoda de contributie la pensia facultativa datorita beneficiilor mixte si a valorii contributiei financiare se imparte intre nagajat si angajator.

Pensia facultativa

contributie mixta/ luna

150 lei contributie

angajat / luna

150 lei contributie

angajator/luna

•Deducere de la impozitul pe venit

16%, ceea ce inseamna ca 16%

din contributie nu merge la stat

sub forma de impozit, ci merge in

contul individual de pensie.

•16% deducere de la impozitul pe

profit pentru fiecare angajat

•NU este considerat venit de natura

salariala, NU este inclus in baza de

calcul a contributiilor sociale

obligatorii, NU merge la stat300 lei contributie

totala /luna

la 60 ani- clientul are dreptul sa solicite plata

pensiei

RecomandareaBCR PENSII

banii sunt investiti de BCR PENSII

prudent si in interesul participantului






ANGAJAT

Pasul 1

Semnarea actului de aderare

Pasul 2

Inmaneaza un exemplar al actului de aderare angajatorului

in vederea realizarii platii

BCR PENSII

Pasul 4

Intocmeste lunar lista viramentelor

Pasul 7

Alocarea contributiei pe baza listei de viramente si convertirea in

unitati de fond

ANGAJATOR

Pasul 3

Semnarea protocolului de colaborare cu BCR PENSII

Pasul 5

Confirma lista viramentelor catre

BCR PENSII

*in caz de modificari transmite lista viramentelor catre stat

Pasul 6

Efectuare plata pensie facultativa de catre angajator

(contributie mixta angajat – angajator)

*se realizeaza lunar un singur ordin de plata

15 / 18 HiPo.ro

Flux de lucru

BCR PENSII ofera tot suportul necesar in procesul de aderare si efectuare plata contributie atat pentru angajator, cat si pentru angajat. Dupa cum se poate observa in cazul unui angajator cu mai multi angajati se efectueaza o singura lista de viramente si un ordin de plata lunar.






16 / 18 HiPo.ro

De ce fondul de pensii facultative BCR PLUS?

Peste 28% dintre clientii Pilon 3 din Romania au ales BCR PENSII pentu administrarea contributiilor la pensia facultativa.

6,8201% – rata de rentabilitate

anualizata in luna februarie 2012

conform CSSPP

35 lei contributia minima/luna

conform Prospect

15 % din venitul brut - contributia

maxima conform legislatiei

locul 2 in piata dupa numarul de

participanti si dupa activele

administrate

82,481 de participanti

cca 106 mil. lei – active nete în

administrare

Sursa datelor: Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, februarie 2013. Performantele anterioare nu reprezinta o garantie a realizarilor viitoare.






17 / 18 HiPo.ro

In continuare puteti gasi o serie de idei ce pot fi folosite pentru motivarea si retentiaangajatilor.Recomandarea noastra este sa luati aceste idei ca un punct de pornire de la care puteti dezvolta si personalizain functie de specificul organizatiei din care faceti parte si a rolurilor vizate.

Oferirea de rambursari totale sau partiale pentru formari si specializari in domenii de interes diferite de cel in care activeaza in prezent, pentru a-i sustine in alegerile lor de dezvoltare

Crearea de ocazii pentru ca acesti angajati sa isi ofere inputul si ideile pentru alte departamente sau unitati de business, in afara ariilor lor de specializare, in scopul de a utiliza la maxim potentialul si creativitatea prin expunere si invatare practica

Atribuirea unui “career coach/mentor” fie din aceasi companie sau din mediul extern. Coach-ul trebuie sa fie peste nivelul de expertiza/senioritate decat cel al persoanei in cauza. Decizia de a lua pe cineva din afara business-ului depinde foarte mult de obiectivele pe care compania le doreste pentru candidatul in cauza.

Innovation Programs – In functie de pasiunile pe care le au, compania organizeaza evenimente relevante unde persoanele in cauza sunt moderatori, traineri pentru colegii lor. (ex: hack days – in industria IT ). Pot fi organizate lunar atat in interiorul companiei/echipei cat si in mediul extern.

Dezvoltarea unor echipe de “schimbare a business-ului”. Implicarea lor in echipe adhoc (task force) interdepartamentale care au obiective clare si masurabile cu impact real asupra business-ului (ex: cresterea unui nou produs in portofoliu)

In organizatiile internationale: accederea/crearea unui program EXCLUSIV dedicat “talentelor”. Acestia trec printr-un talent review facut de HRD + GM si sunt trimisi in aceste acceleratoare de talent la nivel regional. Scop de networking si cresterea specializarii inter departamentale.

Pranz / Cina cu CEO/GM odata pe luna cu talentele cheie din companie

Zile libere corelate cu senioritatea/vechimea in companie. Standardul in Romania este de 21. Fie un pachet initial mai mare (ex: 25 zile) de unde sa creasca cu 1 zi/3 ani.

Idei ce pot fi utilizate drept sursa de inspiratie (1)

18 / 18 HiPo.ro

Cross Management Programs – luam exemplul unor specialisti in Marketing, care se doresc a fi avansati pe partea de Operatiuni/Logistica. Compania creaza/delimiteaza proiecte in echipa de Operatiuni unde candidatii participa. Pe intreaga durata a proiectului candidatii au desemnati “mentori”seniori cat si din acelasi nivel ierarhic cu ei, pentru o “aclimatizare” cat mai rapida cu acest business/diviziei/echipa. In acelasi timp talentele noastre cu experienta in Mkt, poate sa tina traininguri colegilor din Operatiuni pe cum poate Marketingul sa ajute/impacteze business-ul din noua perspectiva. La finalul proiectului vom avea potentiali viitori manageri cu o viziune mai apla asupra business-ului si care vor fi recunoscuti intern de catre colegii lor.

Work from home/flexi hours. Stabilirea unor ore cheie “core hours” cand toata lumea trebuie sa fie la birou (ex: 10 – 16). Intervalul inainte si dupa este flexibil in masura in care la final de luna/saptamana, avem totalul necesar de ore muncite. Companiile care au implementat acest “program”, nu stabilesc sedinte/intalniri in afara orelor “core”, doar cu acordul toturor celor implicati. Aceasta organizare permite angajatilor care au parinti sa participe la unele activitati personale importante pt ei: ex: sedintele cu parintii de la scoala sau meciul de fotbal al copiilor

Work from home – hot desk. Se aplica nu numai in cazul companiilor de IT, unde se presupune ca este cel mai simplu de implementat. In masura a catorva zile/luna (2/saptamana max), angajatilor li se permite sa lucreze de acasa. Cu conditia sa fie accesibili prin terminalul portabil cat si prin telefon.

Un beneficiu oferit de anumite companii tine de organizarea unor evenimente anuale (ex: CSR Day, Voluntary Day, Citizen Day, What is your passion day) unde intreaga companie este implicata in actiuni specifice zilei. Mai mult decat atat, persoanele din cadrul companiei care isi manifesta dorinta de a organiza anumite seminarii/work shops pe teme relevante ocaziei, pot sa o faca.

Participarea la congrese/expozitii mondiale relenate pentru domeniul de activitate al companiei si pasiunile “talentului” in cauza.

Atentii mici “semnate si inmanate” de catre GM/CEO. (ex: diplome la evenimente, stilou/ceas pentru merite deosebite/vechime in companie).

“Vacation of choice” in limita unei sume. (60-70% din salariu)

Idei ce pot fi utilizate drept sursa de inspiratie (2)

ghidhr.pdf

Documents