1

LL ee cc ii aa 44 FF oo rr mm uu ll ee ii ff uu nn cc ii ii

44 .. 11 RR ee ff ee rr ii nn ee ll ee cc ee ll uu ll ee ll oo rr

O referin identific o celul sau un grup de celule i i specific programului Excel unde s caute valorile sau datele pe care s le utilizeze n formule. Cu ajutorul referinelor putei utiliza date existente n diferite pri ale foii de calcul sau putei utiliza rezultatul unei formule n alt formul. De asemenea cu ajutorul referinelor putei face referire la date existente n alt foaie de calcul, registru de calcul sau n alte aplicaii.

Referinele la celulele din alte registre de calcul se numesc referine externe. Referinele la datele existente n alte aplicaii se numesc referine ndeprtate.

n Excel exist mai multe tipuri de referine folosite n declararea formulelor: - Referina de tipul A1 - aceast referin este utilizat implicit de Excel i cu

ajutorul ei putei referi toate coloanele i toate rndurile dintr-o foaie de calcul. Pentru a aduga o referin la o celul, introducei litera corespunztoare coloanei i cifra corespunztoare rndului. De exemplu adresa D50 se refer la celula aflat la intersecia coloanei D cu rndul 50. Pentru a v referi la un grup de celule, introducei referina celulei din colul stnga sus, urmat de : i apoi referina celulei din colul dreapta jos al zonei de celule.

- Referina de tipul R1C1 putei utiliza tipul de referin n care att

rndurile ct i coloanele sunt numrate. n acest tip de referin Microsoft Excel indic poziia celulei folosind litera R urmat de numrul rndului i literei C urmat de numrul coloanei.

Exemple de referine Tip A1 Tip R1C1 Pentru a v referi la celula din coloana A rndul 10 va trebui s scriei:

A10 R10C1

Pentru a v referi la un grup de celule din coloana A i rndurile 10 pn la 20 va trebui s scriei:

A10:A20 R10C1:R20C1

Pentru a v referi la grupul de celule de pe rndul 15 i coloanele B pn la E va trebui s scriei:

B15:E15 R15C2:R15C5

Pentru a v referi la toate celulele existente n rndul 5 va trebui s scriei:

5:5 R5

Pentru a v referi la toate celulele existente n rndurile 5 pn la 10 va trebui s scriei:

5:10 R5:R10

Pentru a v referi la toate celulele existente pe coloana H va trebui s scriei:

H:H C8

Schimbarea stilului de referin din A1 n R1C1 se realizeaz apelnd butonul

Office ,, comanda Excel Options (Opiuni Excel). n fereastra Excel Options (Opiuni Excel), la seciunea Formulas (Formula) se bifeaz caseta R1C1 reference style (Stil de referin R1C1).

2

- Referina relativ Aceasta se numete relativ deoarece dac la un moment dat avei nevoie ca n celula B1 s avei datele existente n celula A1 putei crea n celula B1 o referin ctre celula A1 prin introducerea n celula B1 a semnului egal i apoi selectarea celulei A1 i apsarea tastei Enter.

Atunci cnd copiai formula, Excel modific formula automat n sensul c dac se efectueaz copierea formulei pe coloan, se va modifica automat numrul rndului, iar dac se realizeaz copierea formulei pe un rnd, se va modifica denumirea alfabetic a coloanei corespunztoare. n exemplul precedent formula din celula B1 este =A1. Dac formula va fi copiat n celula B2, atunci celula B2 va avea ca formul =A2. Dac formula va fi copiat n celula C1, atunci celula C1 va avea ca formul de calcul = B1.

Avantajul oferit de referinele relative este acela c n momentul n care ai modificat valoarea existent n celula A1 automat se vor modifica datele din celula B1.

- Referina absolut refer celulele dintr-o poziie specificat i nu se ajusteaz automat atunci cnd sunt copiate. Pentru a realiza acest lucru va trebui s punei semnul $ n faa rndului i n faa coloanei care dorii s rmn constant. Pentru a realiza o referin absolut la celula A1 va trebui s scriei $A$1.

De exemplu, n celula A1 introducem valoarea 200. n celulele B1,B2,B3 i B4 introducem valorile 10,20,30 i respectiv 40. Celula C1 va trebui s reprezinte produsul celulelor A1 i B1, celula B2 produsul dintre A1 si B2 s.a.m.d. Pentru aceasta, n celula C1 vom introduce urmtoarea formul: =B1*$A$1. Apoi, vom copia formula i n celulele C2,C3,C4. Astfel, se constat c referina absolut a celulei A1 va rmne neschimbat, indiferent de celula n care se copiaz formula.

3

Acelai lucru l obinei i dac apsai tasta F4 dup ce ai selectat celula creia dorii s i adugai o referin absolut.

- Referina mixt n cadrul acesteia se pstreaz constant doar o parte din

ntreaga adres a celulei. De exemplu pentru a pstra constant doar coloana A, nu i rndul, va trebui s scriei $A1. Dac vei copia formula n alt celul, coloana A va rmne constant, modificndu-se numai numrul corespunztor rndurilor. Iar pentru a pstra constant doar rndul 1, nu i coloana, va trebui s scriei A$1. Dac vei copia formula n alt celul, rndul 1 va rmne constant, modificndu-se numai litera corespunztoare coloanei.

- Referina cu ajutorul numelor sau etichetelor pentru a nu v referi la o

celul prin intermediul adresei sale putei realiza referirea celulei respective cu ajutorul numelui su. Se poate defini un nume pentru o celul, o zon de celule, o funcie sau un tabel. Pentru aceasta va trebui s apelai funcia Define Name (Definire nume) din tab-ul Fomulas (Formule). Aceast funcie va deschide fereastra Define Name (Definire nume) n care putei alege diferite opiuni referitoare la noua referin pe care o creai.

O alt modalitate mult mai simpl de a acorda un nume unei celule se realizeaz prin tastarea numelui dorit n caseta de nume i apoi apsarea tastei Enter.

Dup ce ai creat o referin prin nume, de fiecare dat cnd vei selecta celula respectiv n caseta de nume va aprea denumirea asociat celulei.

44 .. 22 FF oo rr mm uu ll ee aa rr ii tt mm ee tt ii cc ee

Crearea formulelor de calcul folosind operatori aritmetici i referiri ctre alte celule.

n cmpul Name

(Nume) introducei

numele dorit

4

Cu ajutorul programului de calcul Microsoft Excel putei realiza diferite formule folosind operatorii aritmetici de baz (adunarea, scderea, nmulirea i mprirea). Acest lucru se realizeaz foarte uor. Pentru a introduce o formul ntr-o anumit celul va trebui s selectai celula respectiv i s introducei semnul egal (=). Tot ceea ce se introduce dup semnul egal este interpretat de programul Excel ca o formul. Construirea unei formule ntr-o celul se poate realiza prin dou modaliti:

- tastarea referinelor celulelor sau - selectarea celulelor dorite cu ajutorul mouse-ului (n acest fel se va selecta

automat adresa celulei dorite). ntre referinele celulelor, se introduc semnele aritmetice dorite. Cnd ai terminat de introdus formula, pentru a o fixa n celula respectiv i pentru a vedea rezultatul calculului, apsai tasta Enter.

De exemplu pentru a calcula n celula C1 suma celulelor A2 i A3 i a mpri apoi aceast sum la valoarea celulei B2, va trebui s realizai urmtoarele operaii:

Nu uitai c atunci cnd vrei s construii anumite formule de calcul va trebui s inei seama de regulile elementare de calcul aritmetic (ordinea operaiilor).

Dup introducerea formulei, n celula C1 va aprea rezultatul calculelor efectuate, iar n bara de editare a formulelor va aprea formula ce st la baza valorii celulei C1.

O formul definit anterior poate fi aplicat si altor celule, folosind una din cele dou modaliti: prin facilitatea de autoumplere

- se selecteaz celula care conine formula - se poziioneaz mouse-ul n colul din dreapta jos a celulei selectate pn

cnd cursorul ia forma unei cruciulie de culoare neagr. - se trage cu mouse-ul exact att de mult ct se dorete - cnd funcia a fost copiat n toate celulele dorite, se elibereaz butonul

mouse-ului.

folosind funciile Copy (Copiere) Paste (Lipire)

- se selecteaz celula care conine formula - se apeleaz funcia Copy (Copiere) prin una din modalitile nvate n

capitolul 2 - se apeleaz pe rnd funcia Paste (Lipire) n fiecare celul unde se dorete

copiat formula

Se observ c n timp ce introducei formula, ea apare i n cmpul de

editare al formulelor.

5

Recunoaterea erorilor standard asociate formulelor

Atunci cnd construii anumite formule exist posibilitatea ca n locul unei valori n celula respectiv s apar anumite erori. Cele mai des ntlnite erori sunt: #NULL!, #DIV/0!, #VALUE!, #REF!, #NAME?, #NUM!, #N/A!

n tabelul urmtor sunt descrise cauzele ce determin apariia acestor erori. #NULL! Aceast eroare apare atunci cnd specificai o zon format din dou

serii ce nu se intersecteaz. #DIV/0! Aceast eroare apare atunci cnd ntr-o formul ncercai s mprii o

anumit valoare la 0. #VALUE! Aceast eroare apare atunci cnd folosii n formul operatori sau date

necorespunztoare. De exemplu dac vrei s adunai coninutul numeric al celulei A1 cu coninutul text al celulei B1, atunci calculul nu se poate efectua i n celula n care ai introdus formula de calcul va aprea scris aceast eroare.

#REF! Aceast eroare apare atunci cnd ntr-o anumit formul folosii o celul ce nu mai exist (pe care probabil ai ters-o sau facei referire la o celul dintr-o foaie de calcul pe care ai ters-o)

#NAME? Aceast eroare apare atunci cnd Microsoft Excel nu recunoate o variabil declarat cu ajutorul comenzii Define Name.

#NUM! Aceast eroare apare atunci cnd ntr-o anumit formul exist probleme cu diferite numere, n sensul c nu se ncadreaz n domeniul corespunztor.

#N/A! Aceast eroare apare atunci cnd valoarea dintr-o anumit celul nu este disponibil n momentul n care se execut o formul de calcul.

44 .. 33 LL uu cc rr uu ll cc uu ff uu nn cc ii ii

Scrierea formulelor de calcul utiliznd funciile sum, medie, minim, maxim, funcia de numrare

Microsoft Excel pune la dispoziia utilizatorilor diverse funcii predefinite care pot fi

mprite n mai multe categorii: funcii de dat i or, financiare, logice, matematice, statistice, etc. Cteva dintre acestea sunt cele cu ajutorul cruia putei calcula suma, media unei serii, putei determina elementul maxim sau minim dintr-o serie de date i putei numra elementele componente ale unei serii de date.

De exemplu pentru a introduce o funcie, indiferent de tipul acesteia, apelai funcia Insert Function (Inserare Funcie) existent n tab-ul Formulas (Formule)

sau apsai butonul din bara de formule.

Aceast funcie va deschide fereastra Insert Function (Inserare funcie) din care v alegei domeniul din care face parte funcia respectiv.

6

Pentru a introduce funcia cu ajutorul creia calculai suma unei serii alegei domeniul Math&Trig (Mat & Trig) i apoi din lista de funcii aprut din partea de jos a ferestrei alegei funcia dorit (n cazul nostru SUM).

Dup alegerea funciei SUM apsai butonul OK. Pe ecran va aprea o fereastr n care vi se cere s specificai zona de celule pe care dorii s o nsumai.

Din meniul derulant alegei

domeniul corespunztor

n partea de jos a ferestrei apare sintaxa funciei,

precum i o scurt descriere a

funciei.

7

O modalitate mai rapid de calculare a sumei unei serii este cu ajutorul butonului

existent pe bara de instrumente. Astfel, se selecteaz celula unde se dorete a

fi afiat rezultatul sumei i se apas butonul . Excel va nconjura cu un chenar punctat domeniul de celule ce se presupune c va fi nsumat. Dac selecia realizat de Excel este corect, atunci se apas tasta Enter. Dac selecia realizat de Excel nu este cea corect, atunci se selecteaz mai nti celulele care se doresc nsumate si apoi se apas tasta Enter.

Pentru a calcula valoarea medie, minim, maxim sau a numra termenii unei serii, se procedeaz similar, alegndu-se una din variantele de mai jos:

- se alege funcia Insert Function (Inserare Funcie) existent n tab-ul Formulas (Formule). n categoria Statistical (Statistice) se alege denumirea funciei, dup care se selecteaz domeniul de celule dorit i se apas tasta Enter.

Apsai butonul

din dreapta sus i apoi

selectai zona de celule dorit.

n dreptul etichetei Formula result apare valoarea calculat a funciei

Cnd ai terminat de selectat seriile dorite apsai butonul OK

8

- Se apas sgeata aferent butonului i se alege funcia dorit, dup care se selecteaz domeniul de celule dorit i se apas tasta Enter.

Astfel, pentru a calcula:

- valoarea medie a unei zone de celule, se alege funcia AVERAGE

- valoarea minim a unei zone de celule, se alege funcia MIN - valoarea maxim a unei zone de celule, se alege funcia MAX - numrul de elemente al unei serii, se alege funcia COUNT

O alt funcie util este ROUND, folosit la rotunjirea unui numr la un anumit

numr de zecimale. De exemplu, dac celula A1 conine valoarea 23,7825 i dorii s rotunjii acea valoare la 2 zecimale, cu ajutorul funciei Round se obine valoarea 23,78.

Astfel, se apas butonul i din categoria Math&Trig (Mat&Trig) se alege funcia ROUND. n dreptul primului argument se trece referina celulei A1, a crei valoare se dorete a fi rotunjit, iar n dreptul celui de al doilea argument se trece numrul de zecimale dorit.

Un alt element util n lucrul cu funcii este bara de stare. Aceasta este localizat n

partea de jos a ferestrei aplicaiei i afieaz informaii cu privire la starea curent a registrului de lucru. n cadrul su este inclus i o zon Autocalculate (calcul automat) unde sunt afiate, n mod predefinit, media, suma i numrul valorilor

celulelor selectate. Astfel, dac dorii s

vizualizai suma unei zone de celule, selectai aceste celule i n bara de stare va fi afiat suma celulelor selectate.

Dac dorii s calculai valoarea maxim a unei serii de celule, selectai zona de celule, executai click dreapta n zona Autocalculate, i alegei funcia Maximum, iar n bara de stare va fi afiat valoarea maxim din zona de celule selectate.

9

Construirea formulelor utiliznd funcia IF

Exist numeroase situaii n care avei de ales ntre dou posibiliti. Pentru aceasta putei folosi funcia condiional IF. Funcia IF returneaz valoarea TRUE dac expresia evaluat este adevrat i valoarea FALSE dac expresia evaluat este fals. Funcia IF se gsete n categoria de funcii Logical (Logice). Sintaxa funciei IF este urmtoarea:

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Variabila logical_test (test logic) returneaz valoarea 1 dac expresia evaluat este adevrat i 0 dac expresia evaluat este fals. Aceast variabil poate conine orice valoare sau orice expresie ce poate fi evaluat ca fiind adevrat sau fals. De exemplu expresia A10=100 este adevrat dac n celula A10 se afl valoarea 100, n caz contrar fiind evaluat ca fiind fals.

Variabila value_if_true (valoare adevrat) este valoarea ce este returnat atunci cnd testul logic este evaluat ca fiind adevrat. De exemplu, dac aceast variabil cuprinde un text de genul n Buget i variabila logical_test este evaluat ca fiind adevrat, atunci funcia IF va afia textul n Buget . Dac variabila logical_test este evaluat ca fiind adevrat i n variabila value_if_true nu este precizat nimic atunci funcia IF returneaz valoarea 0.

Variabila value_if_false (valoare fals) este valoarea pe care funcia IF o returneaz dac testul logic este evaluat ca fiind fals.

n exemplul urmtor, dac n celula A10 se afl valoarea 100, atunci variabila logical_test este evaluat ca fiind adevrat i atunci este calculat suma celulelor B5:B15. n caz contrar va fi afiat un spaiu gol n celula care conine aceast formul.

IF (A10=100,SUM(B5:B15),"") Observaie

Structura unei funcii ncepe cu semnul egal (=), urmat de numele funciei, o parantez deschis, argumentele funciei i o parantez nchis.

=IF (A10=100,SUM(B5:B15),"")

Argumentele pot fi separate prin virgul sau punct

i virgul. Nu se pot folosi ambele tipuri de separatoare n acelai timp, ns utilizatorul i poate alege singur separatorul dorit. Pentru aceasta, se acceseaz meniul Start Control Panel. Se execut dublu click pe pictograma Regional and Language Options. n fereastra Regional Options se apas butonul Customize i din lista derulant List separator, se alege tipul de separator dorit.

Numele funciei Argumente