Formele de contabilitate utilizabile

Forma de contabilitate reprezintă un sistem de formulare, corelate între ele, care servesc la înregistrarea şi prelucrarea, după anumite reguli, a datelor, privind starea şi mişcarea elementelor patrimoniale. În categoria formularelor se disting: documentele justificative, registrele contabile, purtătorii tehnici de date (benzi şi discuri magnetice, microfilme etc.), balanţa conturilor, registrul-inventar, situaţiile financiare.

Privită prin prisma sistemului informaţional, forma de contabilitate este redată în schema de mai jos:

În contabilitatea ţărilor apusene, noţiunea de formă de contabilitate este înlocuită cu cea de sistem contabil, acesta fiind interpretat ca un ansamblu de tehnici de prelucrare a datelor şi documentelor contabile, corelate între ele.

Formele de contabilitate adoptate în cadrul noului sistem contabil sunt: forma de contabilitate clasică sau jurnalul unic; forma de contabilitate pe jurnale; forma de contabilitate maestru-şah sau pe conturi corespondente.

Forma de contabilitate clasică sau jurnalul unic

Se utilizează, de regulă, în întreprinderile mici, unde volumul operaţiilor ce pot fi înregistrate zilnic este limitat.

În cadrul acestei forme de contabilitate se utilizează următoarele registre: • Jurnalul unic, pentru înregistrarea cronologică a operaţiilor; • Cartea-mare, fără ca rulajele să fie dezvoltate pe conturi corespondente, pentru înregistrarea sistematică,

sintetică şi analitică; • Registrul-inventar, pentru inventarierea patrimoniului; • Balanţa conturilor, pentru centralizarea şi verificarea periodică a exactităţii înregistrării datelor înscrise în

conturi; Situaţiile financiare, pentru sintetizarea informaţiilor privind situaţia patrimoniului şi rezultatele obţinute. Schema formei clasice se prezintă ca în fig. 3.1.

Această formă de contabilitate prezintă o serie de inconveniente ca: înregistrarea în jurnal este greoaie, existând pericolul repetării înscrierii operaţiilor identice; nu permite diviziunea muncii; controlul înregistrărilor este dificil de efectuat; erorile de înregistrare se pot identifica numai după întocmirea balanţei generale. Pentru a depăşi această situaţie, s-a recurs la forma „clasică”, cu jurnale specializate, creându-se jurnalul „Cartea-mare”, specializat pentru evidenţa anali-tică a furnizorilor şi a clienţilor.

În cadrul acestor jurnale, înregistrarea se face cronologic şi sistematic.

. Forma de contabilitate pe jurnale – varianta din România

Această formă de contabilitate foloseşte jurnale multiple pentru înregistrarea cronologică şi sistematică în creditul conturilor dezvoltat pe conturi corespondente debitoare. Prin cumularea debitului fiecărui cont, care se regăseşte în diferite jurnale, în funcţie de conturile creditoare cu care are corespondenţă, se realizează înregistrarea sistematică în „Cartea-mare” la sfârşitul lunii, pentru rulajul debitor al contului respectiv.

Formularele folosite în cadrul acestei forme de contabilitate sunt: Jurnalele multiple, Situaţiile pentru debitul unor conturi şi Cartea-mare.

Jurnalele multiple servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică proprie creditului conturilor sintetice, iar în unele cazuri şi pentru conturile analitice.

Înregistrările în jurnale se fac în tot cursul lunii sau numai la sfârşitul lunii, direct, pe baza documentelor justificative (stornările).

Pentru unele conturi, pe lângă jurnalul privind operaţiile de credit, se întocmesc situaţii pentru operaţiile de debit. Exemplu: pentru debitul conturilor de casă şi bancă.

Categoriile de jurnale şi situaţii folosite în cadrul formei de contabilitate pe jurnale sunt: Jurnal – situaţie privind operaţiile contabile; Jurnal – situaţie privind operaţiile de casă şi bancă; Jurnal privind decontările cu furnizorii: Situaţia încasărilor-achitării facturilor; Jurnal privind consumurile şi alte ieşiri de materiale; Situaţia privind mişcarea materialelor şi cheltuielilor de transport – aprovizionare; Jurnal privind salariile şi contribuţia la asigurări sociale; Jurnal privind vânzarea produselor şi alte ieşiri; Jurnal privind vânzarea mărfurilor şi alte ieşiri; Jurnal privind operaţii diverse; Situaţiile privind avansurile spre decontare.

Contabilitatea analitică se ţine direct pe jurnale (pentru unele conturi) sau cu ajutorul altor formulare specializate în acest sens (fişe de cont analitic pentru valori materiale, fişe de cont pentru operaţii diverse etc.).

Cartea-mare se utilizează pentru stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice din planul de conturi. Schema ciclului de prelucrare a datelor în cadrul acestei forme este redată în figura 3.2.

3.5.3. Forma de contabilitate maestru – şah sau pe conturi corespondente

O trăsătură de bază a formei de contabilitate maestru – şah este cea a dezvoltării pe conturi corespondente atât a rulajului debitor, cât şi a celui creditor al conturilor sintetice. În ceea ce priveşte contabilitatea analitică, aceasta capătă diverse structuri în raport de metodele folosite pentru evidenţa activelor şi pasivelor, evidenţa şi calculul costurilor şi rezultatelor.

Înainte de a fi înregistrate, documentele justificative sunt supuse prelucrării contabile (sortarea pe feluri de operaţii, verificare, evaluare şi control). Dacă pentru acelaşi fel de operaţii există mai multe documente justificative, acestea se totalizează zilnic sau la perioade scurte, cu ajutorul formularelor de tipul „Document cumulativ”, întocmit fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflectă asemenea operaţii.

Pentru înregistrările care nu au la bază documente cumulative, se întocmesc note de contabilitate. Principalele formulare care se utilizează sunt: Registrul – jurnal, Fişa sintetică şah, Registrul – inventar şi

Registrele auxiliare folosite pentru evidenţa analitică, Balanţa conturilor. Registrul – jurnal este folosit pentru înregistrarea cronologică a operaţiilor economice şi financiare şi

stabilirea rulajului lunar al acestora. Pe măsura înregistrării în acest registru, documentelor justificative, documentelor cumulative şi notelor de contabilitate li se atribuie un număr de ordine (de înregistrare) corespunzător datei la care au fost înregistrate.

Lunar se totalizează Registrul – jurnal, obţinându-se rulajul lunii respective, fără a se repeta în luna următoare. Acest total trebuie să corespundă cu totalul rulajelor debitoare şi creditoare ale lunii respective din balanţa de verificare sintetică.

Fişa sintetică şah (cu conturi corespondente) serveşte la evidenţa sintetică a operaţiilor economice şi financiare. Atât pentru debitul, cât şi pentru creditul fiecărui cont sintetic se foloseşte acelaşi model de fişă.

Înregistrările în fişe se fac în mod cronologic şi sistematic, pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative sau notelor de contabilitate, după caz. Subliniem că înregistrarea în fişele şah este precedată de înregistrarea cronologică realizată prin Registrul – jurnal general.

Registrele auxiliare pentru evidenţa analitică capătă forma fişelor de cont analitic pentru valori materiale, fişelor de cont pentru operaţii diverse, situaţiilor şi altor formulare specifice folosite în acest scop.

Înregistrările în formularele folosite pentru evidenţa analitică se fac în mod sistematic şi cronologic, pa baza documentelor justificative, în tot cursul lunii.

Balanţa conturilor se întocmeşte lunar, pe baza fişelor sintetice şah. În cazul său se stabilesc soldurile şi rulajele cumulate de la începutul anului, pentru fiecare cont sintetic în parte. De asemenea, pe baza înregistrărilor din contabilitatea analitică se întocmesc balanţe lunare pentru conturile analitice. Schema ciclului de prelucrare a datelor în cadrul acestei forme este redată în figura 3.3.

Forma de contabilitate informatică

Reprezintă o adaptare prin folosirea tehnicii electronice de calcul a formelor de contabilitate prezentate mai înainte.

Ciclul contabil de prelucrare a datelor are la intrare, în calculator, formula contabilă. Pe baza ei se clădeşte întregul sistem de stocare şi prelucrare a datelor.

Pe baza datelor introduse în calculator se editează obligatoriu Registrul- jurnal, care constituie evidenţa cronologică. Acelaşi registru serveşte şi la verificarea şi validarea datelor introduse în calculator.

Editarea registrelor Cartea-mare este, după caz, obligatorie sau facultativă, în raport de decizia utilizatorului de sistem informatic. Dacă se reţine varianta facultativă, registrele sunt editate selectiv, la cererea consumatorului de informaţie.

În mod obligatoriu, sunt editate, lunar, balanţele conturilor, care, în cele mai multe cazuri, preiau şi funcţia registrelor Cartea-mare. Potrivit articolului 23 din Legea contabilităţii, persoanele juridice şi fizice care utilizează sistemele de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure respectarea normelor contabile, stocarea şi păstrarea sub forma suporţilor tehnici şi controlul datelor înregistrate în contabilitate. Unităţile de informatică poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a datelor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit spre prelucrare