Specificaţiile postului pentru Operator Back Office

American Experience

I. Identificarea postului/funcţiei

1. Titlul postului: Operator Back Office2. Serviciul/biroul: - Bucureşti3. Alte denumiri ale postului: -4. Titlul şefului direct: Manager Birou Bucureşti

II. Integrare în structura organizaţieiRelaţii de: Subordonare: Manager Birou Bucureşti

Coordonare: Marketing, Director operaţionalColaborare: Colegii din front office, colaboratori din teritoriuÎnlocuieşte pe: nu este cazulEste înlocuit de: manager birou

III. Responsabilităţi:

1. Procesarea aplicaţiilor de Work & Travel2. Procesarea aplicaţiilor de AuPair3. Procesarea aplicaţiilor de H2B4. Procesarea aplicaţiilor de Highschool Exchange5. Comunicare şi furnizare de date personalului din front office6. Efectuarea documentelor de raportare pentru uz intern, pentru ambasada sau parteneri

III.a. Sarcini şi activităţi

Procesarea aplicaţiilor pentru toate serviciile oferite de American Experience (Work and Travel, Au Pair, H2B, Highschool Experience, Carieer Training).

Primeşte şi centralizează aplicaţiile de la Biroul de vânzări Preia şi centralizează dosarele de la colaboratorii din ţară

Verifică dosarele Introduce dosarele în baza de date

Centralizează Job-urile disponibile pentru programul H2B şi Work and Travel Primeşte confirmarea plăţii taxei de înscriere a clientului

Verifică confirmarea plăţii Înregistrează confirmarea în baza de date

Urmăreşte efectuarea plăţilor ulterioare din taxa de înscriere in cazul în care se plăteşte în tranşe

Verifică actele din dosarul de aplicare pentru ca acesta să fie complet Trimite dosarele companiei partenere Monitorizează primirea răspunsului şi a actelor de la compania parteneră (Acceptare, Contracte

de muncă, Formulare DS) Monitorizează semnarea actelor oficiale Monitorizează efectuarea programărilor pentru interviuri la ambasada

Contactează ambasada pentru programări Programează clienţii Efectuează modificări Monitorizează numărul clienţilor care s-au prezentat la interviu Reprogramează clienţii neprezentaţi sau refuzaţi

Monitorizează completarea integrala a dosarelor cu toate actele necesare operaţiilor de uz intern înainte de plecarea clienţilor

Verifică termenele fiecărei persoane (în baza de date) Avertizează pe mail despre expirarea contractelor fiecărei persoane Raportează managerului de birou situaţia celor întorşi în ţară la termenul stabilit

Comunicare şi furnizare de date personalului din front office

Extrage rapoarte săptămânale privind situaţia aplicaţiei clienţilor Oferă colegilor din front office informaţii cu privire la dosare incomplete, neefectuarea de plăţi,

situaţii excepţionale pentru ca aceştia să le poată comunica clienţilor Oferă colegilor din front office situaţia actualizată la zi a job-urilor existente în ofertă Furnizează datele ce privesc rezervările la ambasada Furnizează toate actele oficiale pentru a fi semnate şi ataşate la dosar

Menţine relaţiile cu colaboratorii din SUA

Centralizează lista joburilor pe regiune Trimite dosarele spre aprobare partenerului din SUA Comunică şi mediază rezolvarea cazurilor cu probleme (modificări, refuz iniţial la viză,

întârzierea după perioada contractului iniţial)

Efectuarea raportărilor pentru uz intern, pentru ambasada sau parteneri

Extrage rapoarte periodice cu privire la situaţia aplicaţiilor Extrage rapoarte cu privire la situaţia clienţilor plecaţi şi întorşi Redactează rapoartele solicitate de office manager

IV. Contextul muncii

Periodizare ciclică a muncii, cu vârfuri (de creştere) în anumite luni (iarna şi primăvara) şi perioade de relaş (toamna şi vara)

Normă întreagă: 40-44 ore de lucru pe săptămână Program de lucru: zilnic 10 – 18, prin rotaţie sâmbăta: 10-14 Pauză de masă: ½ oră, masă caldă asigurată Muncă preponderent de birou: deplasări ocazionale Muncă individuală şi în echipă Logistică: Birou personal, calculator, telefon fix, telefon mobil, acces la imprimantă

V. Exigenţele postului Cunoştinţe:

Cunoştinţe temeinice de limba engleză Cunoştinţe de operare PC Cunoştinţe de operare cu baze de date

Educaţie: licenţiat

Experienţă: experienţă de muncă

Aptitudini şi Deprinderi de: a organiza eficient activitatea a putea urmări şi controla eficient mai multe probleme simultan a reacţiona cu promptitudine a se adapta rapid la noi situaţii a rezista la efort susţinut a fi mereu amabil, calm a selecta rapid şi eficient informaţiile

Calităţi personale necesare pentru postul/funcţia descrisă: Persoană care să inspire încredere Responsabilă Atentă la detalii Să fie capabilă să controleze situaţia Adaptabilitate Flexibilitate Spirit de echipă Capacitate de sinteză Reacţie rapidă la solicitări diverse

VII. Salariul şi condiţiile de promovare:

Remuneraţie fixă conform politicii firmei După minim doi ani de experienţă se poate promova într-o funcţie de Office management