ELEMENTELE STRUCTURII ORGANIZAIONALE

Structura organizatoric cuprinde totalitatea persoanelor, compartimentelor organizatorice i a relaiilor care se stabilesc ntre ele, pentru realizarea obiectivelor de baz ale ntreprinderii, n condiii de eficien economic.Structura organizatoric, n opinia multor specialiti, privit n ansamblu ei este format din dou mari componente: structura de conducere sau funcional i structura de producie sau operaional a) Structura de conducere reprezint ansamblul posturilor de management de la toate nivelele unde: se elaboreaz strategii, decizii i sarcini privind asigurarea condiiilor economice, tehnice i de personal necesare desfurrii activitilor i proceselor de producie i manageriale. Prin urmare prin structur de conducere se nelege ansamblul cadrelor de conducere cum ar fi: directorii, directorii adjunci, directori tehnici, directori economici, contabilii efi, efii de compartimente, efii de servicii, efii de birouri, efii de formaii de lucru. b) Structura de producie sau operaional, este constituit din totalitatea subdiviziunilor organizatorice n cadrul crora se desfoar activitile propriu-zise. Prin urmare aceasta structur cuprinde ansamblul persoanelor, compartimentelor i relaiilor organizaionale constituite n scopul realizrii directe a obiectului de activitate. Structura organizatoric, se bazeaz pe o serie de elemente, elemente care se regsesc att la nivelul structurii de conducere ct i al structurii de producie, cum ar fi: postul, funcia, compartimentul, nivelul ierarhic, ponderea ierarhic i relaiile organizatorice. Organigrama este schema funcional a unei organizaii n care se precizeaz:1. nivelele ierarhice n realizarea puterii;2. gruparea activitilor pe funcii;3. repartizarea posturilor pe funcii (respectiv uniti organizatorice, secii, servicii, ateliere, etc.).

a) Postul reprezint ansamblul obiectivelor, sarcinilor, autoritii (competenelor) i responsabilitilor desemnate pe un interval de timp unui membru al organizaiei, reprezentnd n acelai timp, elementul primar al structurii organizatorice. Pentru a-i putea realiza obiectivele, titularul postului i sunt atribuite att o autoritate formal (care exprim limitele n cadrul crora titularii de posturi au drepturi de a aciona n vederea realizrii obiectivelor) ct i responsabiliti (obligaia de a ndeplinii anumite sarcini sau atribuii, de a realiza obiectivele individuale ce revin fiecrui post). De menionat c autoritatea formal (competenele), n raport cu domeniul n care se exercit, poate fi autoritate ierarhic sau funcional. n timp ce autoritatea ierarhic acioneaz asupra oamenilor concretizndu-se n declanarea aciunii exprimnd ce i cum trebuie realizat, autoritatea funcional se exercit asupra unor activiti i se materializeaz n procedee, reguli care exprim cum trebuie executat activitile menionate mai sus (Lazr I. et al,2004)Postul presupune urmtoarele componente: obiectivele; sarcinile; autoritatea; responsabilitile.

- Obiectivele postului reprezint definirea calitativ i cantitativ a scopurilor avute n vedre la crearea sa; justific raiunea nfiinrii i funcionrii lui; se regsesc n obiectivele firmei ca obiective individuale, iar pentru a fi realizate, titularului postului i sunt conferite sarcini, autoritate i responsabiliti; prin obiectivele postului se neleg i perspectivele sale de evoluie.Realizarea obiectivelor se efectueaz prin intermediul sarcinilor. - Sarcina este o component a atribuiei, cea mai mic unitate de munc fixat unui executant, care reprezint o aciune clar formulat, orientat spre realizarea unui obiectiv precis; deci, sarcina reprezint elementul concret de aciune n cadrul unei pri dintr-o activitate.Atribuia, la randul su, incumb o anumit responsabilitate privind ndeplinirea sarcinilor la termen i la un anumit nivel calitativ, i reclam autoritate i competene adecavate (cunotine, experiene).- Autoritatea este o alt component a postului, care exprim limitele n cadrul crora titularul postului are dreptul de a aciona pentru realizarea obiectivelor individuale i exercitrii atribuiilor.Autoritate formal se acord titularului postului, fiind oficializat prin reglementri, norme, proceduri, indicaii metodologice, acte interne ale unitii, decizii ale conducerii etc. Autoritatea reprezint puterea oficializat prin care se confer titularului postului dreptul de a dispune executarea unor sarcini, de a intreprinde o aciune sau de a produce o anumit schimbare n comportamentul individual i organizaional. n acelai timp, titularul postului trebuie s dispun i de competena sau autoritatea profesional, exprimat de nivelul de pregtire i experien de care dispune o persoan i prin care dobandete recunoaterea meritelor i a contribuiei personale la realizarea obiectivelor.- Responsabilitatea este acea component a postului care concretizeaz latura atitudinal a atribuiei i reprezint obligaia titularului postului de a ndeplini sarcinile i atribuiile derivate din obiectivele individuale ale postului. Ca obligaie de a executa anumite sarcini, responsabilitatea este un rspuns dat autoritii, n sensul c autoritatea este acordat sau delegat, pe cand responsabilitatea este cerut.Responsabilitatea trebuie s fie corelat cu sarcinile i autoritatea postului, evitnd att subdimensionarea sa, care se reflect n diminuarea interesului i efortului titularului postului pentru ndeplinirea n mod corespunztor a sarcinilor atribuite, pentru folosirea adecvat a competenei, ct i supradimensionarea postului, ceea ce poate genera fie inhibarea titularului postului, fie obinerea de ctre acesta a unor recompense necorespunztoare n raport cu eforturile depuse i cu rezultatele obinute.De aceea, proiectarea coninutului postului trebuie s aib n vedere necesitatea asigurrii unui echilibru permanent i dinamic ntre obiectivele postului, pe de o parte, i sarcinile, competenele i responsabilitile acestuia, pe de alt parte.Pe lng elementele care definesc, aa cum am vzut, un post, s-a constatat c deosebit de importante sunt o serie de alte elemente care pot varia n timp i spaiu i care pot influena activitatea pe posturi i de care ar trebui s se in seama atunci cnd se proiecteaz posturile. Aceste elemente se numesc variabile ale postului i au fost grupate de ctre M. Lesne i C. Montlibert astfel:Variabilele postului1. Variabile ale mediului: sistemul economic, care influeneaz obiectivele ntregii activiti; sistemul tehnic sau nivelul de dezvoltare tiinific i tehnic atins de organizaie; sistemul organizaional de definire i repartizare a sarcinilor, de luare a deciziilor, de fixare a salariilor, de comunicare etc.2. Variabile ale titutarului postului, care, n raport cu strategiile sale personale, intervin n mod diferit n procesul muncii: sexul, varsta, situaia familial, istoria socio-profesional din care decurg aptitudinile i atitudinile; imaginea de sine i constrangerile care sunt mai mult sau mai puin interiorizate (drepturi, obligaii, ateptri); proiectele personale, care sunt strans legate de evoluia i perspectivele postului; viaa extraprofesional, care este susceptibil s interfereze cu postul.3. Variabile ale activitii: elemente de baz ale postului: maini i unelte, materii prime i materiale, moduri operatorii sau metode de munc; activiti de producie propriu-zise: operaii normale, operaii ocazionale sau ceea ce se apreciaz ca fiind semnificativ; mijloace de motivare; mijloace de control; mijloace de evaluare.

Fia postului cuprinde: - descrierea postului denumirea, obiectivele, nivelul ierarhic, superiorul direct, relaiile organizatorice, sarcinile-cheie, autoritatea acordat, marja de autonomie, limitele de competen- cerinele postului - studii , specializare, vechime, caliti personale, aptitudini).b) Funcia constituie factorul de generalizare al unor posturi asemntoare din punctul de vedere al ariei de cuprindere a autoritii i responsabilitilor. Examinate dup natura sarcinilor, competenelor i responsabilitilor funciile se pot clasifica n funcii de conducere i posturi sau funcii de execuie. 1. Funcii de conducere (de management) - cu sarcini i atribuii de coordonare, cu grad mare de responsabilitate i autoritate, ele acionnd la urmtoarele nivluri:- la nivel superior (managerul general i cei executivi);- la nivel mediu (efii de comp. funcionale i de secii de producie);- la nivel inferior (efii de ateliere i de formaii de lucru). 2. Funcii de execuie - n cadrul crora se efectueaz sarcini de execuie operative fr luarea unor decizii privind munca altor titulari de posturi, nu coordoneaz, nu conduc. Funciile de execuie pot fi cu caracter general sau de specialitate.c) Compartimentul reprezint o unitate structural alctuit dintr-un numr de persoane subordonate unei autoriti unice i care execut n mod permanent anumite activiti precis determinate. Dup modul de exercitare a autoritii, compartimentele pot fi ierarhice sau funcionale. Compartimentele ierarhice au o autoritatea delegat asupra persoanelor de la nivelele ierarhice inferioare iar compartimentele funcionale asupra activitilor ce se desfoar n compartimentele de la nivelele ierarhice inferioare. Tipuri de compartimente: a) dup numrul persoanelor incluse, importana i volum de munc 1) biroul - min. 5 persoane desfoar activiti omogene; 2) serviciul min. 8 persoane - organizat pentru activiti omogene de volum mai mare, sau pentru activiti complementare; la peste 10 persoane se poate organiza in birouri; 3) direcia - format din peste 10 persoane.b) dup natura activitii care are loc: 1) operaionale-contribuie direct la realizarea obiectului de activitate al firmei (secii, ateliere, depozite,); 2) funcionale stau la baza punerii n practic a strategiilor i politicii firmei (direciile, serviciile si birourile)c) dup natura activitii exercitate prin delegare se disting: 1. compartimente ierarhice (ale cror conductori dispun de o autoritate ierarhic, dau ordine i dispoziii i sunt informai de realizare lor);2. compartimente funcionale (conductorii lor au autoritate funcional, ndrum i dau instruciuni n domeniul specializrii lor);3. compartimente de stat major (prin care se acord asisten de specialitate conducerii, ajutnd la luarea deciziilor).

d) Nivelul ierarhic desemneaz poziia succesiv fa de organul superior de conducere a posturilor de conducere ale diferitelor compartimente situate pe aceeai linie ierarhic. Ansamblul posturilor de conducere situate pe diferite niveluri ierarhice privite n spaiu constituie piramida ierarhic. Piramida ierarhic: cuprinde totalitatea treptelor ierarhice i a legturilor structurale aflate pe diferite niveluri ierarhice; elemente componente: nlimea piramidei i baza piramidei forme piramidelor ierarhice: nalte i aplatizate

n stabilirea unor niveluri ierarhice raionale i eficiente , specialiti recomand, s se in seama de urmtorii factori: - dimensiunea organizaiei; - diversitatea activitii; - tipul i complexitatea activitilor; - dispersia teritorial a subunitilor; - competena cadrelor e) Ponderea ierarhic (norma de conducere): constituie numrul de persoane conduse nemijlocit de acelai cadru de conducere Marimea ponderii ierarhice depinde de urmtorii factori:- natura activitii colectivului subordonat;- gradul de independen a sarcinilor ce revin subordonailor;- nivelul de pregtire i capacitate organizatoric a conductorului i subordonailor;- dispersia teritorial a posturilor subordonate unui conductor;O structur plat (numr redus de nivele ierarhice i cu pondere ierarhic ridicat) are avantajul unor linii de comunicare, coordonare i control mult mai simple i scurte, luarea decizie este mai rapid, lucru care conduce ca modul de intervenie a managerului s fie mult mai rapid. Dezavantajul, n schimb, const n faptul c numrul mare de subordonai condui nemijlocit de ctre un cadru de conducere duce la suprancrcarea activitii acestuia, respectiv dispersia ateniei asupra tuturor obiectivelor subordonailor. De asemenea o structur plat conduce la oportuniti mai mici de avansare datorit numrului redus de nivele ierarhice. O structur nalt (numr mare de nivele ierarhice i cu pondere ierarhic redus), are avantajul faptului c ncrcarea activitii cadrului de conducere este mult mai redus, acesta putnd a se concentra mai bine asupra problemelor i obiectivelor subordonailor, oportuniti mai mari de avansare. Dezavantajul constnd n faptul c liniile de comunicare, coordonare i control sunt mult mai complexe i lungi, luarea deciziei este mai lent lucru care conduce la o intervewnie mult mai lent din partea managerului.

e) Relaiile organizatorice sunt contactele care se stabilesc ntre funciile i compartimentele de conducere sau de producie n procesul desfurrii activitii acestora. Relaiile organizatorice dintr-o unitate economic pot fi: a) unilaterale- ntre dou compartimente sau posturi de conducere cnd una din pri are numai obligaia de a furniza informaii celeilalte; b) bilaterale - informaiile circul n ambele sensuri ntre conductor i fiecare dintre subordonaii si; c) multilaterale - specifice managementului participativ, se menin ntre membrii unui grup (organism de management) reprezentnd un anumit domeniu de informaii.

Deasemenea se pot distinge urmtoarele tipuri de relaii: - relaii de autoritate; - relaii de cooperare; - relaii de control; - relaii de reprezentare;

Relaiile de autoritate sunt relaiile instituite de conducerea organizaiei prin acte sau norme care atrag dup sine obligativitatea exercitrii lor. In cadrul acestor relaii se pot distinge trei tipuri: - relaii de autoritate ierarhic - relaii de autoritate funcional - relaii de autoritate de stat major Dac relaiile de autoritate ierarhic se stabilesc ntre funcii situate pe nivele ierarhice diferite dar pe aceiai linie ierarhic, materializndu-se n dispoziii sau ordine transmise de sus n jos privind sarcinile, relaiile de autoritare funcional se nasc i se stabilesc ntre efii unor compartimente de specialitate diferit care au unul asupra altuia autoritate funcional, asemenea compartimente sunt plasate n cadrul structurii n afara liniei ierarhice. Relaiile de cooperare sunt relaiile neformale, cu caracter facultativ i care se manifest pe orizontal ntre compartimentele sau persoanele situate pe acelai nivel ierarhic.