Redactarea materialelor de relatii publice

Cap 5. Scrisul care prezinta clar si simplu lucrurile complicate

William Zinsser (prof Yale) “textele reusite care nu sunt de fictiune trebuie sa-i lase

cititorului un gand incitant pe care nu-l avea inainte. Nu două sau cinci, ci unul”

Mesajul: ce aveţi să spuneţi? Ce anume doriţi să se întâmple ca rezultat al

efortului de comunicare

Publicul: trebuie să îi cunoşti caracteristicile, valorile, credinţele

Media: alegerea media adecvate publicului şi modului în care trebuie să

structuraţi mesajul; trebuie folosit stilul potrivit acelor media

Reguli:

1. scrieţi clar

2. conţinut interesant

3. simplificaţi lucrurile complicate aî info să fie accesibilă

STILUL

1. Uşor de citit/ascultat

lungimea propoziţiilor → fraze scurte (dar nu toate) şi relaţiile dintre cuv să fie

percepute cu uşurinţă

cheia lizibilităţii → lungimea medie a frazelor aprox 16 cuv → frazele lungi pot fi

tăiate în două

cauzele excesului de cuv

a. folosirea cuv redundante

b. tentaţia de a scrie prea mult

c. atribute inutile

d. prezentările şi comentariile personale

e. inf de mică importanţă

Este bine să nu se fol eu în anunţurile date în media pentru că eu îl distanţează pe

cititor în timp ce dvs îl implică.

Lungimea cuvintelor : nu fol cuv lungi şi expresii care sună pompos pentru că sunt

abstracte, de preferat cuv care evocă imagini vizuale.

Formule de lizibilitate : în special cele elaborate de Gunnig şi Flesh sau unele

programe de calculator

Claritatea nu are nici o valoare dacă textul nu e interesant → subiectul

Obiectivele fundamentale ale stilului:

o Claritate

o Dezv logică a ideilor

o Trecerea lină de la o idee la alta

Menţinerea interesului cititorului:

o Text strălucitor cu multe vb active şi expresii pline de viaţă – varietate

o Texte fireşti, lipsite de monotonie care suna bine → eufonie (Succesiune

armonioasă de vocale si de consoane, care are drept efect o impresie

acustică plăcută)

o Fol cuv personale d-ra, voi → dimens umana

2. Naturaleţea

“scrie cum vorbesti”

Fol vb active, ci nu pasive

Fol formelor contrase (don’t →do not)

3. Varietatea

Căutaţi cuv diferite (îmbogaţiţi sensul şi facilitaţi intelegerea)

Fraze compuse prin coordonare (cititorul trece de la o idee la alta)

Din loc în loc → rasturnarea topicii si cate o frază lunga

4. Eufonia (text ritmic)

Aveţi grija ca gandurile să va fie limpezi, iar mesajul dvs să încânte mintea. Abia

apoi tre să va preocupe încântarea urechii.

5. Dimensiunea umana

Amintiţi-vă că scrieţi pt oameni chiar si atunci cand scrieţi despre obiecte

neînsufleţite

o Adresati-va citit cu dvs/voi

o Fol pron noi pt a va referi la oameni

o Intrebari retorice si citarea directa

6. Expresii rasuflate

Clişeele fac ca textul să pară învechit deoarece cuv sunt familiare

Evitaţi expresiile pe care le auziti si cititi peste tot

7. Eliminarea bias-urilor (cuv care jignesc)

Evitarea formularilor care pot ofensa pers cu handicap, mbii gruparilor etnice,

tinerii, bătrânii sau femeile

CONŢINUTUL – SIMPLIFICAREA LUCRURILOR COMPLICATE

Transpunerea unor sub complexe într-un limbaj inteligibil

Se recomanda verificarea variantelor finale ale textelor de catre un expert

Cunoaste-ti-ve subiectul:

o Studiaţi-l inanite de a scrie

o Cereti ajutor expertilor

o Nu folositi termeni tehnici

Fol un limbaj simplu: Evitati fol cuv cu sensuri pt “initiati”

William Lutz → limbajul dublu

o Limbaj eufemistic (inselaciune)

o Jargonul

o Limbajul functionaresc (înselaciune)

o Limbaj emfatic

Evitati fol cuv obisnuite care au intelesuri speciale pt mbii unui anumit grup

Lbjul emfatic = cuv neobisnuite fol pt concepte banale

Lbj birocratic = functionaresc

Daca nu aveti incotro, fol un termen tehnic, dar definiti-l sau mai bine, descrieti-l

Spuneti lucrurile treptat: prezentati ideile noi pe rand intr-o succesiune logică.

Porniti de la ideea cea mai simpla

Prezentati cu claritate punctele principale: aveti grija ca ideea principala sa reiasa

pe deplin

Enuntati de la inceput punctul principal, lasand detaliile pt mai tarziu

Explicati lucrurile necunoscute cu ajutorul celor cunoascute:

o Folositi analogii

o Fol cuv concrete in loccul abstractiilor

Msg tre sa fie accesibil

o Modul in care prezentati mesajul

o Tipul de litere (literele cu picioruse sunt mai unor de citit decat cele scrise

cu caracter grotesc)

Kathleen Tinkel – caracterul lizibil se refera la aspectul dactilografiat incluzand

marimea, spatiile, marimea casetei, marimea randurilor, aranjarea in pagina, etc

Caracterul citet – usurinta cu care se disting literele

Scrierea cu caractere naturale si cu spatii nici

Alineat la primul rand dintr-un paragraf

Evitarea contrastului mic si a literelor prea mici daca publicul are probleme cu

vederea

Evitarea desenelor cu linii foarte subitri, cu cerneala colorata sau pe hartie

colorata daca exista riscul ca lumina sa fie insuficienta

Cap. 20 Comunicarea de criza

Tipologia crizelor

Decl de natura

Accidente

Acte deliberate

Sursa naturalaViolenta

Cutremur, incendiu

Nonviolenta

Seceta, epidemii

IntentionataTerorism, falsificare de prod,

distrugerea de bunuri

Amenintari cu bombe, cump

firmei de catre pers ostile,

concurenta neloiala, zvonuri

rauvoitoare

Neintentionata Explozii, incendii, scurgeriPrabusirea actiunilor la bursa,

falimente

Planificarea

Informarea la nivelul corporatiei

Tre tinute la zi fisele de inf despre firma

Cea mai imp act inainte de aparitia vreunei crize o reprezinta transmiterea zilnica

a mesajelor pozitive si educ publ, astfel incat sa fie bine informat si sa va puteti baza pe

increderea si bunavointa lui

Planul de com la nivelul corporatiei

Planificarea implica si actiuni specifice ale angajatilor

Institutiile cele mai expuse la crize: cele industriale, spitalele, inchisorile si

bancile

Purtatorul de cuv desemnat:

Uneori pot fi 2 pers: un expert si un reprezentant al conducerii nu tre sa se

contrazica (credibilitate)

Un bun plan de comunicare:

Identificarea pers principale din pl de com

Stabiliti ce media veti folosi intr-o criza

Informati publicul intern

Trimiteti propria echipa care sa faca foto si sa ia interviuri (pt documentare)

Obtineti de la cineva autorizat o declaratie despre amploarea dezastrului & crizei

(scrisa)

Elaborati o fisa cu info care se stiu si treceti-le in revista imp cu juristul pt a

stabili implicatiile juridice ale inf pe care le dati

Daca criza e tehnica e bine ca o autoritate din domeniu sa sprijine opiniile

conducerii

Celula de criza alcatuite din ang si consilieri externi

Dosarele de presa pt media – alcatuite pt informare, reclama, crize. Continutul tre

sa existe deja + materialele pt criza

Rezolvarea crizei

O sedinta unde sa se consemneze punctele discutate si responsabilitatile atribuite

Imediat dupa sedinta comunicat de raspuns care prezinta sit

Pt media audiovizuale tre sa aveti o inreg a declatat facute de purt de cuv

Propriile imag ale sit de criza: foto, videocaseta...

Posibil org conf de presa

Cand apar noutati veti redacta buletine pt publicul int + ext

Veti trimite scrisori dif categ de public legate de org cum controlati sit

Constrangerile:

Problemele persistente : com de criza include prioecte pe termen lung & scurt, iar

cheia pt com eficienta este mentinerea credibilitatii

Semnificatia planificarii : este bine sa aflati pozitia conducerii firmei fata de com

cu diferitele tipuri de public