Diagrama Gantt

Diagrama Gantt este un instrument de planificare, elaborat în 1917 de Henry L. Gantt, inginer şi sociolog de origine americană. Frecvent utilizată în managementul de proiect, o diagrama Gantt oferă o ilustrare grafică a unui program de activităţi, care ajută la planificarea, coordonarea şi monitorizarea unor sarcini specifice dintr-un proiect. Diagramele Gantt se pot realiza în versiuni simple, cu ajutorul unui grafic făcut pe o hârtie, sau în versiuni mai complexe, cu ajutorul unor aplicaţii software de management al proiectului.

Forma grafică a unui astfel de instrument de planificare constă într-o matrice pe a cărei axă orizontală este reprezentată perioada de timp pe care se intinde proiectul, împărţită în unităţi de măsură (spre exemplu zile, saptamani sau luni), şi pe a cărei axa verticală sunt reprezentate sarcinile din proiect (spre exemplu, daca proiectul ar consta în dotarea calculatorului dumneavoastra cu un nou software, principalele sarcini ar putea fi: realizarea unei cercetari de piata, alegerea soft-ului, instalarea soft-ului, etc.).

In cadrul unei diagrame Gantt, fiecarei sarcini îi este alocat un rând. Timpul în care este estimat să se finalizeze o sarcină este reprezentat printr-o bara orizontală. Marginea din stânga marcheaza începutul preconizat pentru acea sarcina, iar marginea din dreapta marchează sfârşitul preconizat. Sarcinile pot evolua relativ la alte sarcini în mod secvenţial, paralel sau prin suprapunere temporară.

Pe masura ce proiectul avanseaza, diagrama este adusa la zi, prin umplerea barelor pe o lungime corespunzatoare procentului din sarcina care a fost indeplinit. În modul acesta, va puteţi da seama imediat despre stadiul în care se afla proiectul, trăgând o linie verticala în dreptul datei curente. Sarcinile finalizate vor rămâne cu totul în partea stânga a liniei. Sarcinile în desfăşurare vor fi întretăiate de linie, şi dacă partea plină este la stânga liniei, înseamnă că sunt în intarziere fata de planificare, pe când, daca partea plina merge pana în dreapta liniei, inseamna ca sunt inaintea planificarii. Sarcinile viitoare raman cu totul în dreapta liniei.

Atunci când realizaţi o diagramă Gantt, nu introduceţi decât un număr rezonabil de sarcini (nu mai mult de 15 sau 20), în asa fel încât diagrama sa incapa pe o singura pagina. în cazul în care este vorba de un proiect mai complex, puteţi realiza diagrame subordonate care sa detalieze incadrarea în timp a tuturor sub-sarcinilor care formeaza o sarcina principala. În figura 1.3. se poate vedea ca daca astazi ar fi 15 octombrie, activitatea 3 s-ar incadra în planificare, activităţile 4 şi 5 ar fi în intarziere, iar activitatea 7 ar fi inaintea planificarii.

De asemenea, pentru o echipa de proiect este foarte util ca în dreptul unei sarcini să fie trecuţi şi responsabilii, pentru respectiva sarcină.

De multe ori într-un proiect exista evenimente, care nu reprezinta o sarcina, însă pe care ati vrea sa le evidentiati în cadrul unei diagrame Gantt. În exemplul prezentat, inchirierea unei sali anume este un moment foarte important pentru desfăşurarea ulterioara a sarcinilor, deoarece locaţia trebuie trecuta în mod explicit în comunicatul de presa. Aceste momente reprezinta niste "borne" (eng. "milestones") şi de obicei sunt marcate pe diagrama sub forma unor triunghiuri cu varful în sus.

Daca v-ati hotărât sa folosiţi Excel-ul, nu aveti decât sa urmati pasii de mai jos: Lansati în executie produsul, Deschideti un document nou, Din Page Setup (meniul File) selectati orientarea orizontala ("landscape"), şi

centrati diagrama pe verticala şi pe orizontala. Tot de aici activaţi butonul "fit to 1 page" pentru ca toata diagrama pe care o veti realiza sa între pe o singura pagina A4. Daca textul va fi foarte mic, veti putea tipari digrama pe doua pagini şi apoi sa le puneti impreuna. O alta solutie poate fi sa mariti unitatea de timp, sau sa lasati deopate niste sarcini mai puţin importante. La sfârşit, deselectati opţiunea "gridlines", pentru a putea sa folosiţi spatiul celulelor asa cum doriţi fara sa afectati modul în care va fi tiparit documentul.

Aranjati celulele în funcţie de elementele diagramei pe care o doriţi. Folosiţi opţiunea "Border" (din Format Cells) pentru a desena chenare în jurul celulelor unde este nevoie (puteţi selecta atât una sau mai multe celule, cât şi o coloana sau un rând. Introduceţi informaţiile necesare. Pentru a realiza bare gri, care sa reprezinte lungimea preconizata a unei sarcini, selectati celulele dupa care folosiţi opţiunea de umplere din Format Cells ( opţiunea "Pattern").

Pe masura ce proiectul evolueaza, înlocuiţi culoarea de umplere a celulelor, din gri în negru, pentru a reprezenta procentul în care a fost finalizata o sarcina.

Daca din meniul View veti selecta Toolbars>Drawings, veti putea sa reprezentati grafic şi "bornele" proiectului şi interdependentele dintre activităţi, cum este cazul în figură.

Fig.3.2. Diagrama Gantt în organizarea unei conferinţe de presă

Diagrama Gantt este utilă în faza de execuţie şi de urmărire, oferind indicaţii clare asupra activităţilor şi duratelor de realizare, asupra a ceea ce trebuia realizat, a ceea ce s-a realizat, până la momentul luat în considerare şi asupra a ce urmează să se realizeze. Cu toate acestea, diagrama Gantt prezintă şi o serie de neajunsuri:

Nu evidenţiază decât parţial structura proiectului, respectiv doar dependenţele dintre activităţi;

Nu permite efectuarea de modificări, ceea ce reprezintă un inconvenient major, dat fiind că în practică apar deseori modificări, fie in faza de concepţie şi dezvoltare, fie in cea de execuţie: schimbarea duratei

unor activităţi sau a momentelor începerii sau finalizării acestora, introducerea unor noi dependenţe între activităţi sau eliminarea altora. Efectuarea acestor modificări ar presupune refacerea intregii diagrame de foarte multe ori, îngreunându-se astfel procesul de conducere;

Reprezentarea şi fixarea unei activităţi în diagramă implică necesitatea luării în considerare, în acelaşi timp a mai multor factori: logica proiectului, resursele umane si costurile aferente, însă practica demonstrează că aceste chestiuni nu pot fi tratate simultan ci secvenţial!

Toate aceste neajunsuri au fost eliminate o data cu trecerea la reprezentarea proiectelor prin reţele1.

1 Reprezentarea proiectelor prin procedeul AoA