SPECIALIZAREA: MANAGEMENT, ANII II + IVCURS NR. 2

BAZA DOCUMENTARĂ A SISTEMULUI DE MANAGEMENT OPERAŢIONAL AL PRODUCŢIEI

2.1 CONCEPŢIA MODULARĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL AL ACTIVITĂŢILOR DE PRODUCŢIE

2.2 FONDUL DE INFORMAŢII ŞI DOCUMENTELE SPECIFICE MODULELOR ŞI SUBSISTEMELOR DE MANAGEMENT OPERAŢIONAL AL PRODUCŢIEI

2.3 FLUXUL INFORMAŢIONAL AL ACTIVITĂŢII DE MANAGEMENT OPERAŢIONAL AL PRODUCŢIEI

CAPITOLUL II

BAZA DOCUMENTARĂ A SISTEMULUI DE MANAGEMENT OPERAŢIONAL AL PRODUCŢIEI

2.1 CONCEPŢIA MODULARĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL AL ACTIVITĂŢILOR DE PRODUCŢIE

Desfăşurarea unei coordonări eficiente presupune un proces de comunicare care se instituţionalizează prin sistemul informaţional al activităţilor de producţie, definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la realizarea obiectivelor specifice acestei activităţi.

Prin complexitatea sa şi prin implicaţiile pe care le are asupra rezultatelor activităţii economice de ansamblu ale întreprinderii industriale, managementul operaţional al producţiei necesită utilizarea unui volum mare de date şi informaţii. Aceste informaţii pot fi grupate după natura şi provenienţa lor, în principal, în următoarele categorii:

- informaţii de intrare din alte activităţi ale întreprinderii, cum sunt activităţile de planificare, desfacere, aprovizionare, pregătire tehnică a fabricaţiei, personal, C.T.C., întreţinere şi reparaţii maşini şi utilaje etc.;- informaţii rezultate în urma prelucrării;- informaţii de ieşire spre alte activităţii ale întreprinderii, cum sunt cele

de aprovizionare, desfacere, financiară, pregătirea tehnică a fabricaţiei, întreţinere şi reparaţii, precum şi informaţiile destinate managementului întreprinderii.

Sistemul informaţional al întreprinderii este conceput modular, în sensul în care fiecărui subsistem al managementului operaţional al producţiei îi corespunde un număr de blocuri de analiză, denumite module.

Modulele se caracterizează prin:● informaţii de intrare şi locul de unde provin;● algoritmi de calcul pentru prelucrarea informaţiilor;● informaţii rezultate în urma prelucrării;● purtători de informaţie şi conţinutul acestora;● informaţii de ieşire şi destinaţia acestora.

Potrivit acestei concepţii, printr-o combinaţie de module adecvate, sistemul informaţional poate fi adaptat fiecărei întreprinderi în funcţie de condiţiile concrete şi în special de caracteristicile procesului de producţie.

Fig. 2.1 Schema bloc a activităţilor subsistemului de elaborare a programului de producţie

2.2 FONDUL DE INFORMAŢII ŞI DOCUMENTELE SPECIFICE MODULELOR SUBSISTEMELOR MANAGEMENTULUI

OPERAŢIONAL AL PRODUCŢIEI

Sistemul informaţional modular al activităţii de producţie presupune divizarea subsistemelor componente în funcţie de specificul procedurilor analizate, a informaţiilor de intrare, ieşire, a suporţilor de informaţii în următoarele module:

a) Modulele subsistemului de elaborare a programului de producţieSubsistemul de elaborare a programului de producţie cuprinde ansamblul de

activităţi desfăşurate în scopul derivării obiectivelor managementului tactic în domeniul funcţiunii de producţie pe intervale de timp reduse şi subunităţii structurale de fabricaţie. Schema bloc a activităţilor este redată în fig.2.1

Informaţii de intrare din activitatea de:pregătire tehnicăîntreţinere şi reparaţiidesfacere etc.

Elaborarea programului calendaristic centralizator

S T A R T

Program de producţie calendaristic centralizator

Elaborarea programelor de producţie pe secţii de fabricaţie

Program de producţie lunar pe secţii

Elaborarea programelor de producţie operative în cadrul secţiilor de fabricaţie

Programe de producţie operative

S T O P

Modulele subsistemului de elaborare a programului de producţie sunt, în principal, următoarele:

- ciclograma pe produs;- programul de producţie calendaristic centralizator;- balanţa de corelare capacitate-încărcare;- programul de producţie operativ.

a.1. Ciclograma pe produs se elaborează în special pentru producţia de serie mică şi individuală, cu scopul determinării devansărilor calendaristice pe faze de fabricare a produsului respectiv faţă de termenul de livrare.

Ciclograma pe produs sau pentru un lot de produse, în cazul producţiei de serie mică, este un program de producţie operativ care, în general, se reprezintă sub forma unei diagrame Gantt, cu scara timpului în numărătoare inversă. Ciclograma de fabricaţie pe produs sau pentru un lot de produse precizează duratele de execuţie, termenele de începere şi încheiere a execuţiei pe faze ale produsului tehnologic.

Informaţiile de intrare necesare elaborării ciclogramei pe produs se referă la: diagrama de montaj a produsului, cantităţile de articole pe produs, succesiunea operaţiilor şi fazelor procesului tehnologic, timp normat, formaţia de lucru etc..

În urma prelucrării acestor informaţii se obţin informaţii referitoare la devansarea fazelor şi operaţiilor şi purtătorul de informaţii „Ciclograma pe produs”.

a.2. Programul de producţie calendaristic centralizator se elaborează cu scopul defalcării, pe luni, după anumite criterii sau prin includerea ciclogramelor pe produs într-un grafic centralizator.

Informaţiile de intrare provin în principal din :- activitatea de desfacere referitoare la: denumirea produselor, cantităţile şi

termenele contractate;- activitatea de pregătire tehnică a fabricaţiei: fazele de pregătire şi execuţie

pe produs, durata de execuţie etc..- modulul ciclograma pe produs etc..

În urma prelucrării acestor informaţii se obţine purtătorul de informaţii „Programul calendaristic centralizator”, cu informaţii de ieşire referitoare la cantităţile de realizat pe perioadă, necesarul de materiale etc..

a.3. Balanţa de corelare capacitate-încărcare are ca scop verificarea încărcării capacităţii de producţie cu sarcinile cuprinse în programele de producţie şi asigurarea echilibrului dinamic între necesităţi şi posibilităţi pe o anumită perioadă.

Informaţiile de intrare se extrag din:- modulul Program calendaristic centralizator sau Program operativ, referitoare la: denumirea produselor programate, cantităţile de efectuat, termenele de începere a fiecărei faze la fiecare verigă de producţie etc.;- activitatea de planificare referitoare la: capacitatea de producţie pe grupe de maşini, indici de utilizare a capacităţii de producţie etc.;- activitatea de personal referitoare la numărul mediu scriptic pe meserii.

În urma prelucrării acestor informaţii rezultă purtătorul de informaţii „Balanţa de corelare capacitate-încărcare”, cu informaţii referitoare la gradul de încărcare a capacităţii pe grupe de utilaje. Aceste informaţii de ieşire folosesc redistribuirii sarcinilor, deci modificărilor programelor de producţie.

Algoritmul pentru elaborarea Balanţei de corelare capacitate-încărcare presupune:

Informaţii de intrare Organizarea pe fişiere

1) PROGRAMUL DE PRODUCŢIE OPERATIV (PPO) Conţine informaţii referitoare la Fişier de produse (FPD) nomenclatorul produselor ce urmează a fi executate ( ) şi cantitatea din fiecare produs (qi)

2) FIŞE TEHNOLOGICE (FT)Conţine numărul operaţiilor tehnologice Fişier tehnologic (FTH)( ), succesiunea lor, utilajele la care se execută, durata operaţiei tehnologice(tj)

3) SITUAŢIA NUMĂRULUI DE UTILAJEPE GRUPE (SNUG) Conţine numărul utilajelor dintr-o grupă (Mj) şi numărul pe grupe( ) Fişier de capacităţi4)PROGRAMUL DE REPARAŢII UTILAJE (PRU ) de producţie (FCP)Conţine utilajele care necesită intervenţii, felul intervenţiei şi durata de staţionare a utilajului în intervenţie(dsj) 5) SITUAŢIA TERMENELOR DE ÎNCHEIERE A EXECUŢIEI PRODUSELOR AFLATE ÎN FABRICAŢIE (STIE ) ,oferă informaţii pe baza cărora se stabilesc momentele de eliberare a utilajelor.

Calculele ce urmează a fi efectuate se derulează astfel:

- calculul volumului de manoperă pe grupe de utilaje sau operaţii tehnologice(T )

, (2.1)

unde: - reprezintă durata de execuţie a produsului i la operaţia tehnologică j (min); - cantitatea (volumul fizic) din produsul i (buc.); - nomenclatorul programului de producţie operativ.

- calculul fondului de timp disponibil pe grupe de utilaje sau operaţii tehnologice ( ):

, (2.2)

în care: - reprezintă numărul utilajelor la care se execută operaţia tehnologică j; - fondul de timp nominal al utilajului (ore); - durata de staţionare a utilajului j în intervenţia de tipul k (ore); - felul intervenţiei. - calculul gradului de încărcare a grupei de tilaje ( )

Schema logică de program este prevăzută în fig.2.2.

Fig. 2.2 Schema logică a elaborării Balanţei de corelare capacitate-încărcare

NU

DANU

NU

S T A R T

DESCHIDEFPD, FTH, FCP

CITEŞTEPPO, FT, SNUG, PRU,

STIE

CALCULEAZĂ

CALCULEAZĂ

Elaborează o nouă variantă de program

CALCULEAZĂ

SCRIE BALANŢA DE CORELARE

CAP. ÎNCĂRCARE

ÎNCHIDEFPD, FTH, FCP

S T O P

1 jj

NU

DANU

DANU

a.4. Programul de producţie operativ are ca scop detalierea programului calendaristic centralizator pe subunităţi de timp şi subunităţi structurale ale întreprinderii.

Informaţiile de intrare provin din:- modulul Ciclogramă pe produs referitoare la: durata ciclului de producţie,

termenele de începere şi terminare a diferitelor faze sau operaţii etc.;- modulul Program de producţie calendaristic centralizator referitor la

cantităţile programate pe perioade.Prin prelucrarea acestor informaţii rezultă purtătorul „Programul operativ”,

cu informaţii referitoare la: denumirea reperelor operaţii, termenele de începere şi terminare, ordinea de lansare.

b) Modulele subsistemului de lansare în fabricaţie Subsistemul de lansare în fabricaţie cuprinde ansamblul de activităţi necesare

elaborării, multiplicării şi difuzării documentelor la nivelul centrelor efectorii, conform programelor de producţie.Modelele subsistemului de lansare în fabricaţie sunt:

- bonurile de materiale sau fişele limită;- fişele de însoţire şi dispoziţiile de lucru.

Schema bloc a activităţilor subsistemului de lansare în fabricaţie este prezentată în fig.2.3.

Fig. 2.3 Schema bloc a activităţilor subsistemului de lansare în fabricaţie

Alte informaţii

Elaborarea bonurilor de materiale şi a fişelor limită

S T A R T

Fişe limită de materiale

Bonuri de materiale

Elaborarea fişelor de însoţire şi a dispoziţiilor de lucru

Dispoziţii de lucru

S T O P

Informaţii de intrare :programe operativeconsum specificoperaţiiSDV-uri

Constituirea setului de documente de lansare

Fişe de însoţire

Fişe limită de materiale

Bonuri de materiale

Fişe de însoţire

Desene de execuţie

Fişe tehnologice

Dispoziţii de lucru

b.1 Bonurile de materiale sau fişele limită au ca scop stabilirea cantităţilor de materii prime şi materiale necesare executării articolelor cuprinse în programele de producţie operative.

Bonul de materiale se întocmeşte în două exemplare pentru fiecare material. Documentul conţine informaţii despre felul materialului, cantitatea dată în consum, locul consumului.

Informaţiile de intrare necesare provin în principal din: - subsistemul de elaborare a programelor de producţie şi, în special, din modulul „Programul operativ”, referitoare la cantităţile programate, termenele de începere şi terminare etc.; - activitatea de pregătire tehnică, referitoare la caracteristicile materiilor prime, consumuri specifice pe articole.

În urma prelucrării acestor informaţii rezultă purtătorii de informaţii: „Bonuri de materiale” sau „Fişele limită”.

b.2. Fişele de însoţire şi dispoziţiile de lucru se elaborează cu scopul informării executanţilor direcţi asupra operaţiilor ce urmează a se executa, S.D.V.-urilor necesare formaţiei de lucru, categoria de încadrare etc..

Fişa de însoţire se întocmeşte într-un singur exemplar pentru fiecare piesă, subansamblu sau ansamblu în parte. Documentul conţine informaţii referitoare la denumirea articolului constructiv, locul unde se execută, S.D.V.-urile necesare, operaţiile tehnologice şi formaţia de lucru prevăzută la fiecare operaţie.

Dispoziţia de lucru se întocmeşte în două exemplare şi conţine unele date de însoţire (denumirea articolului constructiv, locul unde se execută şi operaţiile tehnologice), date privind volumul fizic şi volumul de manoperă pe operaţii. Dispoziţia de lucru este consideră drept principalul act declanşator al producţiei, reprezentând totodată documentul pe baza căruia se stabileşte valoarea manoperei cuvenită fiecărei formaţii de lucru.

Informaţiile de intrare pentru fişele de însoţire şi dispoziţiile de lucru provin din:- modulul „Programul operativ”, referitoare la cantităţile programate, termenele de începere şi de terminare etc.;- activitatea de pregătire tehnică referitoare la: caracteristicile tehnice ale produselor, tehnologiei de fabricaţie etc..

În urma prelucrării rezultă purtătorii de informaţii „Fişa de însoţire” şi „Dispoziţiile de lucru”, cu informaţii de ieşire necesare executanţilor direcţi.

c)Modulele subsistemului de control al îndeplinirii programelor de producţie

Modulele acestui subsistem sunt, în principal, următoarele:- funcţionarea utilajelor;- abaterile în desfăşurarea procesului de producţie;- mişcarea obiectelor muncii între secţii.

c.1. Funcţionarea utilajelor este urmărită zilnic, pe schimburi, evidenţiindu-se orele de funcţionare şi de nefuncţionare pe cauze (defecţiuni, lipsă de energie, lipsă de comenzi, de forţă de muncă etc.). Informaţiile de intrare au caracter operativ şi rezultă din urmărirea funcţionării utilajelor. Prin înregistrarea acestora se

creează purtătorul de informaţii „Fişa individuală U”, care conţine informaţii de ieşire referitoare la: denumirea utilajului, timp de funcţionare, timp de nefuncţionare etc..

Tot prin prelucrare, la nivelul întreprinderii, pe baza fişelor individuale U, se întocmeşte purtătorul de informaţii „Fişa recapitulativă UT”, care oferă informaţii pe grupe de maşini referitoare la timpul de funcţionare şi nefuncţionare pe cauze.

c.2. Abaterile în desfăşurarea procesului de producţie evidenţiază, pe cauze, nerespectarea programelor de producţie din punctul de vedere al cantităţilor şi termenelor.

Pentru evidenţierea acestora sunt necesare informaţii din:- modulul „Programul operativ”, referitoare la cantităţile prevăzute a se executa, termenele de execuţie;- procesul de producţie, referitoare la: termenele efective de începere, cantităţile efectuate etc..

În urma înregistrării acestor abateri rezultă purtătorul de informaţii „Caietul dispecerului”, în care se evidenţiază toate abaterile pe cauze, pe baza cărora se iau decizii operative de reglare a desfăşurării procesului de producţie.

c.3. Mişcarea obiectelor muncii între secţii urmăreşte evidenţierea abaterilor termenelor efective de predare a obiectelor muncii între secţii faţă de termenele de predare prevăzute în programele de producţie.

Informaţiile de intrare provin din modulul abaterilor de la desfăşurarea proceselor de producţie şi programelor de producţie. Pe baza acestora se elaborează purtătorul de informaţii „Caietul dispecerului central” .

2.3. FLUXUL INFORMAŢIONAL AL ACTIVITĂŢII DE MANAGEMENT OPERAŢIONAL AL PRODUCŢIEI

În cele mai multe cazuri analiza fluxurilor informaţionale solicită un volum mare de muncă şi prezintă o serie de dificultăţi în interpretare, datorită cantităţii mari de informaţii ce trebuie supusă analizei. Reducerea volumului de muncă în activitatea de analiză a fluxurilor informaţionale este posibilă, între altele, prin utilizarea reprezentărilor grafice.

Pentru studiul fluxurilor informaţionale se folosesc mai frecvent schema orizontală a fluxului informaţional şi schema bloc. Folosirea acestor reprezentări grafice permite reprezentarea fluxurilor informaţionale cu ajutorul unor simboluri unitare pentru diversele tipuri de documente şi operaţii, asigurând:

- prezentarea sugestivă, la diverse grade de detaliere, a fluxului desfăşurării diferitelor activităţi şi lucrări şi, implicit, a contribuţiei conducerii la această desfăşurare;

- posibilitatea sesizării rapide a dificultăţilor existente în aceste fluxuri (paralelisme, circuite neraţionale etc.) şi, pe această bază, a modalităţilor de raţionalizare a fluxurilor respective.

Schema orizontală a fluxului informaţional, întâlnită sub denumirea de tehnica ASME – American Society of Mechanical Engineering –, constituie o reprezentare cu un grad avansat de detaliere.

Tehnica ASME foloseşte următoarele simboluri simple şi combinate:

a) simple

Crearea unui document nou sau înscrierea pentru prima oară a unor date intr-un document tipizat

Adăugarea de date pe un document elaborate anterior prin care se modifică conţinutul său

Manipularea unui document în incinta unui birou (scoatere din plic, capsare, scoatere din fişiere, mutare dintr-un dosar în altul etc.)

Verificarea cantitativă şi calitativă a înregistrărilor efectuate într-un document

Mişcarea documentului

Staţionarea, aşteptarea prin îndosariere temporară, vederea arhivării sau expedierii prin poştă

Arhivarea sau distrugerea documentului

b) combinate

Linie de influenţă (efectul exercitat de un document asupra unuia sau mai multor documente)

Întocmirea unui document în mai multe exemplare

Verificarea şi manipularea documentului

Verficarea şi modificarea conţinutului documentului

Bloc de simplificare (aceeaşi operaţie pe toate documentele)

1Documentul 1 generează manipularea documentului 2

2

1 Documentul 1 generează modificarea conţinutului documentului 2

2

1 2 Documentul 1 generează documentul 2

Caracteristicile acestei prezentări grafice constau în aceea că, pe de o parte, oferă posibilitatea precizării influenţei pe care o are un document asupra unuia sau mai multor documente iar, pe de altă parte, lungimea reprezentării este nelimitată, permiţând cuprinderea întregului sistem într-un singur grafic. Această metodă de reprezentare grafică are, de asemenea, avantajul că permite urmărirea cu uşurinţă a circulaţiei documentelor până la finalizare, depistează paralelismele în efectuarea operaţiilor precum şi operaţiile inutile. Are însă şi dezavantajul unei perceperi de ansamblu mai dificile şi mai ales nu oferă o imagine vizuală a locului de efectuare a operaţiilor în compartimentele structurale ale întreprinderii.

Principalele reguli de respectat sunt următoarele:- pentru fiecare exemplar dintr-un document se rezervă o linie orizontală, care

reprezintă circuitul acestuia şi pe care figurează toate operaţiile efectuate asupra exemplarului respectiv;

- circuitul unui document se poate termina numai cu simbolurile sau ;- lângă fiecare simbol, unde este cazul, se pot înscrie informaţii privind

compartimentul sau executantul care efectuează operaţia respectivă, timpul necesar efectuării operaţiei, timpul de staţionare a documentului, frecvenţa operaţiei (pe oră, zi, etc.);

- când un document poate urma două sau mai multe variante posibile de circulaţie şi operare situaţia se prezintă astfel:

20%

2 80%

1

Fig. 2.4. Reprezentarea specifică tehnicii ASME Reprezentarea din fig. 2.4 arată că în 20% din cazuri, documentul nou generat (2) suferă două operaţiuni suplimentare faţă de celelalte 80% din cazuri. Acest sistem de reprezentare se mai numeşte ”by pass”;

- sunt cazuri în care un document A, pentru a fi verificat şi a i se consemna verificarea, necesită scoaterea din arhivă a unui alt document B, apoi confruntarea datelor A cu B, notarea rezultatelor verificării sau a altor date pe formularul B şi arhivarea în continuare a acestuia. O astfel de reprezentare este dată în fig. 2.5.

Scoatere Verificarea Arhivare din arhivă document B şi înregistrarea document B

Document A

Fig. 2.5. Reprezentarea grafică a verificării unui document A cu notarea rezultatelor verificării în documentul B

În cazul în care rezultatul confruntării se notează atât în documentul A cât şi în documentul B, reprezentarea este cea din fig. 2.6.

Document A existent în Scoaterea Verificarea Arhivare arhivă din arhivă şi înregistrarea document B

Document A Înregistrare document A

Trimite Trimite

Fig. 2.6. Reprezentarea grafică a verificării unui document A cu notarea rezultatelor verificării în documentele A şi B

- în scopul evitării reprezentării detaliate, în schemele de reprezentare se pot introduce blocuri de simplificare (fig. 2.7. a, b)

Trimite

2

1

a

2

1

b

Fig. 2.7. Reprezentarea grafică detaliată (a) şi simplificată (b)

1

2

3

4

TrimiteSemnează

1

2

3

4

Semnează

La magazie

Bon demateriale

Secţie

Semneazăprimitor

Magazinerulcompletează şisemnează

În continuare se prezintă un exemplu care conţine operaţiile şi documentele utilizate pentru scoaterea din magazie a unor materiale şi trimiterea lor către secţiile de producţie (fig. 2.8.)

Fig. 2.8. Reprezentarea grafică a eliberării materialelor din magazie

Din figura 2.8. rezultă că bonul de materiale se întocmeşte în două exemplare, după care este adus şefului secţiei spre aprobare şi apoi trec la magazie. Aici se scoate fişa materialului, respectiv, se notează în aceasta cantitatea care se va elibera, recalculându-se stocul, după care se arhivează. Se completează de către magaziner, pe cele două exemplare, cantitatea eliberată, după care le semnează. Primitorul materialului semnează pe ambele exemplare, după care un exemplar se arhivează într-un fişier de evidenţă, iar al doilea exemplar împreună cu materialul primit merge în secţie.

1

2

Fişier

La şefulsecţiei Aprobat

FişierScoate fişa Notează

NU