curs (3)

CURS

Aplicaia Excel. Calcul tabelar

6-7

Sumar Lansare i nchidere. Pregtirea zonei de lucru Elemente generale. Stabilirea proprietilor celulelor Operaii pe foi de calcul Liste personalizate Editarea formulelor i folosirea funciilor Grafice (diagrame) Imprimarea foilor de calcul Lucrare aplicativ propus spre rezolvare


2

1. Lansare i nchidere. Pregtirea zonei de lucru 1.1 Lansare i nchidere

Aplicaiile de calcul tabelar sunt programe specializate pentru a prelucra date organizate sub form de tabele. Un astfel de document creat folosind aplicaia Excel, component a pachetului Office creat de compania Microsoft, se numete caiet (agend) cu foi de calcul, iar extensia implicit a unui astfel de fiier este .xls. Cum spuneam, un document Excel este alctuit din foi de calcul, care sunt de fapt, tabele, ce conin linii (rnduri) i coloane. La intersecia unei linii cu o coloan se gsete o celul.

Pentru a deschide aplicaia exist mai multe posibiliti:

Click pe butonul Start i selectarea opiunii Programs, iar din submeniul care apare, se selecteaz opiunea Microsoft Excel.

Pentru a deschide rapid un registru de calcul se poate folosi My Computer sau Windows Explorer pentru a-l localiza i apoi se exedut dublu clic pe icoana registrului de calcul. O data aplicaia lansat se pot deschide rapid ali regitri de calcul prin tragerea icoanei lor din My Computer sau Windows Explorer n interiorul ecranului Excel.

Pentru accesarea rapid a unui registru de calcul folosit recent se poate folosi secvena Start Documents.

Pentru nchiderea aplicaiei: se execut clic pe butonul de nchidere al programului sau se execut secvena File Exit din bara de meniuri.

1.2 Setrile paginii Cnd se vorbete despre setrile paginii, de fapt se face referire la posibilitile de

formatare a paginii, de setare a marginilor, de creare a antetului i subsolului paginii i de alegere a diferitelor caracteristici a paginilor registrului de calcul cu care se lucreaz. Pentru a selecta setrile paginii trebuie s se recurg la secvena File Page Setup. Dup apelarea acestei comenzi se deschide o caset de dialog care are n componen 4 fie i anume: Page, Margins, Header/Footer i Sheet.

2. Elemente generale. Stabilirea proprietilor celulelor n momentul n care este lansat n execuie, aplicaia Excel deschide o fereastr de lucru

care are urmtoarea componen:

Foaie individual de calcul (Worksheet sau Sheet) Bara de titlu (Title Bar) Bara de meniuri (Menu Bar) Bara standard (Standard Bar) Bara de formatare (Formatting Bar) Bara de adrese (Adress Bar) Bara de instrumente (Toolbar) Zona de lucru Bara de stare (Status Bar) Barele derulante (Scroll Bars)


3

Registrul de calcul este un fiier creat cu aplicaia Excel i permite calculul tabelar. Cum

spuneam mai sus acesta mai poart numele i de agend cu foi de calcul sau caiet cu foi de calcul.

Foaia individual de calcul este format din maxim 256 de coloane i 65.536 de linii. Coloanele au etichete dispuse n partea superioar a ferestrei documentului, notate de la A

la Z i continund cu AA, AB AZ .a.m.d.

Liniile sunt numerotate de la 1 la 65.536 n partea din stnga a ferestrei registrului de calcul. Celula este elementul de baz al unei foi individuale de calcul i este dat de intersecia unei

linii cu o coloan. Celula este unitatea fundamental pentru stocarea datelor.

Ca i observaie, am putea aminti c fiecare celul i capt denumirea prin aceast intersecie, iar referirea la ea se face printr-o referin la o celul (Cell Reference). Exemplu: A10, C34 , etc.

Celula activ este celula selectat care este nconjurat de un chenar negru. Aceasta este celula care arat unde se afl punctul de inserare la un moment dat i care poate fi editat la acel moment (locul unde se pot introduce date).

Bloc (Range) este o noiune care se refer la un grup dreptunghiular de celule selectate. Domeniul (Discontinous Range) este format din mai multe celule sau blocuri de celule

selectate.

nchidere

randul 5

coloana E

bara de titlu bara de meniuri bara standard

casuta de adrese

bara de formate bara de formule minimizare

maximizare

bare de derularebutoane de navigare intre foi de lucru

etichete de foi de lucru

bara de stare

celula activ

celula


4

Adresa reprezint referina unei celule (B2) i, n acest caz, este dat de litera coloanei i numrul rndului cu care se intersecteaz coloana, sau poate defini un bloc i atunci este dat de adresa primei celule din colul din stnga sus i adresa ultimei celule din dreapta jos desprite prin semnul : (A3:E6). Exemplu: Adresa celulei aflat la intersecia coloanei B cu linia 2 este indicat ca fiind celula B2.

2.1 Regitrii de calcul

Creearea unui registru de calcul nou: n momentul n care se lanseaz n execuie aplicaia, Excel deschide un nou registru de calcul i i atribuie un nume generic (ex: Book1). Dac aplicaia este deschis i dorete crearea unui nou registru de calcul atunci trebuie folosit secvena File New.

Deschiderea unui registru de calcul: Atunci cnd se dorete deschiderea unui registru

de calcul creat anterior trebuie folosit secvena File Open. n urma apelrii acestei comenzi se deschide o caset de dialog care permite ajungerea la registrul de calcul dorit.

Salvarea regitrilor de calcul: n timp ce sunt introduse date de la tastatur acestea apar

pe ecranul i volumul de informaie din registru de calcul crete. Dac avem un volum mare de date de introdus i de prelucrat, exist la un moment dat riscul de a pierde informaia, din diferite cauze, deoarece aceasta exist numai pe ecran i n memoria RAM. Pentru a evita acest lucru este necesar crearea unei copii de siguran a registrului de calcul n calculatorul personal. Prima dat crearea unei copii se realizeaz cu secvena File Save As. n urma efecturii acestei comenzi se deschide o caset de dialog unde se atribuie un nume registrului de calcul n lucru i locul unde se salveaz. Dup apariia acestei csue trebuie specificat un nume pentru registrul de calcul n cmpul File name i locaia fiierului n cmpul Save in. Locaia fiierului poate fi orice folder de pe harddisk-ul personal sau orice folder dintr-o reea de calculatoare. Iniial, Excel ofer folderul My Documents dar acesta se poate schimba selectnd o nou resurs fizic sau un nou folder n meniul Save in. Numele registrului de calcul este urmat de extensia .xls. Dup ce se introduce numele unui registru de calcul trebuie efectuat click pe butonul Save pentru finalizarea operaiei de salvare. Toate subsecvenele nou create de la ultima salvare vor actualiza registrul de calcul existent fr s mai cear numele lui. Salvrile ulterioare se realizeaz cu secvena File Save. 2.2 Proprietile celulelor

Celulele sunt elementele de baz din care sunt alctuite foile i regitri de calcul, ele avnd rol important n stocarea i manevrarea textului i a datelor numerice. Cteva caracteristici de baz ale celulelor sunt:

Pot conine pn la 65 de mii de caractere ce pot fi text, numere, formule, date calendaristice, ore, imagini sau orice combinaie a acestora. Cantitatea de text care se poate vedea ntr-o celul depinde de limea coloanei n care se gsete celula i de formatarea aplicat celulei.

Textul, numerele i formulele introduise se pot vizualiza imediat n bara de formule.

De cte ori se activeaz o foaie de lucru, cel puin o celul se activez (celula activ). Numele celulei apare n cmpul Name din bara de adrese iar coninutul celulei se vizualizeaz n bara de formule.


5

Dup ce s-au introdus datele ntr-o celul se apas tasta Enter pentru a le accepta i deplasa o celul n jos sau Tab pentru a le accepta i a te deplasa o celul la dreapta. Dac nu se aps tasta Enter multe din comenzi nu pot fi executate.

Pentru a goli coninutul unei celulele aflate n editare nainte de a o finaliza, se poate apasa tasta Esc.

Dac s-a validat coninutul unei celule se poate reselecta celula i se starge intrarea folosind tasta Del.

Atunci cnd se dorete aplicarea de formate unei celule sau unui domeniu trebuie mai nti selectate i apoi, fie se folosete secvena Format Cells, fie se face click dreapta pe zona selectat i se deschide un meniu rapid din care se selecteaz comanda Format Cells. n urma apelrii acestei comenzi se deschide o caset de dialog numit Format Cells care conine mai multe fie.

n tabelul urmtor sunt prezentate formatele care pot fi aplicate celulelor precum i o scurt descriere a fiecreia:

TIP FORMAT EXEMPLE DESCRIERE

GENERAL 10.6 $456,908.00

EXCEL afieaz valoarea aa cum este introdus. Acest format afieaz formatele pentru valut sau procent numai dac sunt introduce.

NUMBER (Numar)

3400.50 -120.39

Formatul prestabilit NUMBER are 2 zecimale.

CURRENCY (Simbol

monetar)

$3,400.50 ($3,400.50)

Formatul prestabilit CURRENCY are 2 zecimale i simbolul dolarului.

ACCOUNTING (Contabilitate)

$ 3,400.00 $ 978.21

Acest format se poate folosi pentru a alinia simbolul dolarului i zecimalele n coloan. Formatul prestabilit 2 zecimale i simbolul dolarului.

DATE (Data) 11/7/99 Formatul DATE prestabilit cuprinde luna, ziua i anul, separate de o bar oblic (/).

TIME (Ora) 10:00 Formatul TIME prestabilit conine ora i minutele, separate de dou puncte; se poate opta ns i pentru afiarea secundelor.

PERCENTAGE (Procentaj) 99.50%

Formatul prestabilit conine 2 zecimale. Excel nmulete valoarea din celul cu 100 i afieaz rezultatul nsoit de simbolul pentru procent.

FRACTION (Fracie) 9

Formatul prestabilit poate reprezenta cel mult o cifr pe fiecare parte a barei.

SCIENTIFIC (tiinific) 3.40E+03

Reprezint un format tiinific de reprezentare a numerelor.

TEXT 135RV90 Folosete formatul TEXT pentru a afia att text ct i numere ntr-o celul. Excel va afia exact ceea ce


6

TIP FORMAT EXEMPLE DESCRIERE

se introduce .

SPECIAL 02110

Acest format este conceput special pentru afiarea codurilor potale, a numerelor de telefon i a codurilor personale, a.. s nu fie necesar folosirea unor caractere speciale (Ex. -).

CUSTOM (Personalizat) 00.0%

Acest format se folosete pentru a crea propriul format .

Alignment - permite s alegerea modului de aliniere a coninutului celulelor selectate.

Aplicaia Excel are cteva reguli de aliniere a coninutului unei celule care sunt aplicate

implicit la introducerea datelor dar care pot fi modificate, i anume:

9 textul este aliniat ntotdeauna la stnga n josul celulei 9 numerele sunt aliniate ntotdeauna la dreapta n josul celulei

Dac se dorete modificarea alinierii implicite aplicaia pune la dispoziie cmpurile Horizontal pentru modificarea alinierii pe orizontal i Vertical pentru modificarea alinierii pe vertical.

Pentru controlul textului n interiorul celulei avem urmtoarele posibiliti:

- Wrap text permite ruperea textului n celulele al cror coninut este mai lung dect mrimea celulei i nu se vede n ntregime sau depete limea coloanei aferente.

- Shrink to fit permite vizualizarea ntregului text dintr-o celul pe limea coloanei

aferente fr s se piard din coninut.


7

- Merge cells permite unirea mai multor celule ntr-o singur celul.

Se poate modifica orientarea textului n interiorul unei celule cu ajutorul opiunii

Orientation fie indicnd cu mouse-ul poziia final, fie n cmpul Degrees se poate specifica gradele cu care s efectueze rotaia.

Font - permite schimbarea fontului de lucru, nlimea acestuia i apliciarea diferitelor efecte coninutului celulelor. Trebuie specificat faptul c fontul implicit este Arial de 10 puncte.

- Font permite alegerea fontului dorit. - Font style permite alegerea modului de vizualizare al fontului i anume, normal

(Regular), nclinat (Italic), ngroat (Bold) sau nclinat i ngroat (Bold Italic).

- Size permite stabilirea nlimii pentru fontul ales. - Underline permite sublinierea coninutului selectat. - Color permite atribuirea de culoare fontului curent.


8

- Effects permite aplicarea ctorva efecte coninutului celulei i anume: 9 Strikethrough permite tierea cu o linie a textului selectat. 9 Superscript permite editarea puterii (A2). 9 Subscript permite editarea de indici (A2).

- Preview permite vizualizarea modificrilor fcute nainte de a le aplica.

Border deoarece, n mod implicit, reeaua de linii din interiorul unei foi de lucru nu se tiprete, atunci este necesar adugarea de borduri celulelor cu coninut. Reeaua de linii se poate activa dar folosind bordurile foaia de calcul va fi mai eficient i va arta mai bine. Bordurile atrag atenia i servesc drept elemente de separare.

- Pentru a aplica o bordur trebuie ales mai nti un stil de linie din cmpul Style. - Din cmpul Color se poate alege o culoare pentru stilul de linie ales anterior. - Pentru a aplica un chenar este suficient s se foloseasc unul din cele 3 butoane din

cmpul Presets. - Pentur aplicarea numai a unei borduri trebuie folosit una din opiunile din cmpul

Border. Patterns permite aplicarea culorilor de fundal i modele celulelor selectate.

Pentru a aplica o culoare unei celule trebuie mai nti s selectm celula i apoi se face click pe culoarea dorit din cmpul Color. Dac se dorete aplicarea unui model atunci trebuie dat click pe butonul din dreapta cmpului Pattern care desfoar o list din care se poate alege modelul precum i culoarea modelului. n cmpul Sample se poate vizualiza fundalul i modelul creat nainte de a-l aplica n celula selectat.

Programul Excel pune la dispoziie 56 de culori uniforme i 18 modele. Protection permite protejarea celulelor mpotriva tergerii sau alterrii accidentale a unor

informaii. - Locked - permite blocarea, atunci cnd este bifat, anumite celule al cror coninut nu se

dorete a fi schimbat dar nu are efect dect dac este protejat ntreaga foaie de calcul. - Hidden - permite ascunderea coninutului unei celule.


9

3. Operaii pe foi de calcul Dup cum s-a vzut n capitolul precedent registrul de calcul conine, prin definiie, n mod

implicit, trei foi de calcul, denumite Sheet1, Sheet2, Sheet3. Aceste foi de calcul pot fi apelate fcnd clic pe eticheta foii de calcul aflate in partea stnga jos a ecranului sau prin utilizarea butoanelor de derulare a foilor din stnga etichetelor.

Regitrilor de calcul standard li se pot aduce urmtoarele modificri:

La cele trei foi de calcul implicite se pot aduga alte foi.

Numrul de foi pe registru de calcul este limitat doar de cantitatea de memorie a calculatorului pe care se lucreaz.

Se modifica denumirile implicite ale foilor de calcul. Numele foilor de calcul pot avea maxim 31 de caractere.

Se pot stabili ordinea foilor de calcul i se pot terge foi de calcul.

Foile de calcul se pot grupa i se pot crea mai multe foi identice simultan.

a) Inserarea i tergerea foilor de calcul: Dac cele trei foi de calcul ale unui registru de calcul nu sunt suficiente se pot aduga i

altele folosind secvena Insert Worksheet. Noua foaie de calcul va fi inserat la stnga foii active. Pentru a terge o foaie de calcul trebuie parcurs secvena Edit Delete Sheet. Noile foi adugate sunt denumite n ordinea cresctoare a numerelor de identificare. O nou foaie inserat se va numi Sheet4. Dac aceasta este tears i se inserez o nou foaie de calcul, cea nou va primi numele Sheet5 chiar dac Sheet4 nu mai exist.

b) Copierea foilor de calcul: O modalitate de copiere a foilor de calcul este cea descris mai jos

Se execut click pe eticheta foii care dorete a fi copiat.

Se apas i se ine apsat tasta [Ctrl]. Se trage eticheta de foaie spre stnga sau spre dreapta va aprea un mic triunghi i un simbol de pagin cu un semn plus (+).

Atunci cnd triunghiul indic locul unde se dorete s se plaseze copia, se elibereaz butonul mouse-ului i dup aceea tasta Ctrl. Atenie, dac se elibereaz mai nti tasta Ctrl se obine mutarea foii nu copierea ei.

c) Redenumirea foilor de calcul: Foile de calcul se redenumesc pentru a primi o oarecare informaie asupra coninutului lor.

Pentru a redenumi o foaie de calcul se pot folosi una din metodele urmtoare:

Pentru foaia de calcul activ se selectez Format Sheet Rename . Se execut click dreapta pe eticheta foii de calcul care se dorete a fi redenumit, i, din meniul rapid, se alege comanda Rename.

Toate aceste tehnici au acelai rezultat numele foii curente este supraluminat i poi introduce textul dorit. Pentru a confirma intrarea se execut click n orice celul din foaia de calcul respectiv, pe o alt etichet sau apas [Enter].


10

d) Inserarea i tergerea celulelor: Inserarea unei celule are ca efect deplasarea spre stnga sau n jos a coninutului unui

rnd sau a unei coloane, aprnd n schimb una sau mai multe celule neconpletate, dup caz. Pentru inserarea unei celule trebuie parcuri urmtorii pai:

Se selecteaz celula n faa creia sau deasupra creia se dorete s se insereze noua celul.

Se execut click dreapta , din meniul rapid care apare se alege Insert... Din caseta de dialog se alege Shift cells right pentru a insera celula pe rnd i Shift cells down pentru a insera celula pe coloan.

Pentru tergerea unei celule trebuie parcuri urmtorii pai:

Se selecteaz celula care se dorete a fi tears.

Se execut click dreapta. Din meniul rapid care apare se alege Delete... Din caseta de dialog se alege Shift cells left pentru a terge celula pe rnd i Shift cells up pentru a terge celula pe coloan.

e) Ascunderea i reafiarea liniilor i coloanelor: Ascunderea i reafiarea liniilor i coloanelor este util pentru a interzice tiprirea anumitor

date care nu prezint interes sau pentru a simplifica modul de afiare al unei foi de calcul eliminnd coninutul care aglomereaz inutil foaia de calcul. Exist dou metode pentru a ascunde linii sau coloane:

Redimensionarea liniei sau coloanei pn devine att de subire nct, practic, dispare.

Se selecteaz linia sau coloana i apoi se alege Format Rows Hide pentru linii sau Format Column Hide pentru coloane sau prin executarea click dreapta pe selecie i din meniul rapid se alege Hide.

Atunci cnd o coloan sau linie este ascuns apare o linie groas ntre etichetele de linie sau de coloan vizibile, acolo unde, n mod normal, trebuia s fie linia sau coloana ascuns. n locul unde sunt ascunse linii sau coloane cursorul mouse-ului se transform intr-o sgeat dubl care este ntrerupt de dou linii paralele. Pentru reafiarea liniilor sau coloanelor ascunse se pot alege una din metodele:

Poziionarea pe una din liniile groase dintre numerele rndurilor sau literele coloanelor i cnd indicatorul mouse-ului se transform ntr-o sgeat ntrerupt cu dou capete, se execut dublu click sau se trage de margini pn se aduc la dimensiunea dorit.

Se selecteaz liniile sau coloanele din oricare parte a coninutului ascuns i se alege Format Rows Unhide sau Format Columns Unhide.


11

4. Liste personalizate

4.1 Ce sunt listele personalizate? Excel ofer un instrument puternic i flexibil pentru crearea de titluri de coloane i rnduri

cunoscut sub numele de liste personalizate (AutoFill). Acestea sunt liste instalate o dat cu programul i permit crearea seriilor de etichete introducnd doar unul din elementele din list. Listele personalizate incluse n Excel cuprind urmtoarele:

lunile anului (form complet sau abreviat);

zilele sptmnii (form complet sau abreviat);

trimestre fiscale (T1, Trim.1, Trimestrul 1, etc.).

Exemplu: Dac o foaie de calcul ine evidena produciei de lapte pentru o serie de luni, titlurile de coloan pentru lunile ianuarie pn la decembrie nu trebuie s fie introduse individual. Este suficient s se introduc ianuar ie i s urmezi paii:

Se execut click pe celula care conine prima intrare din lista personalizat; Se introduce prima intrare (ianuarie); Cnd indicatorul mouse-ului ajunge n partea dreapt jos a celulei se transform ntr-o cruce neagr subire;

Se ine apsat butonul mouse-ului, se trage indicatorul peste celulele care vor conine titluri i se elibereaz butonul mouse-ului cnd numrul de celule selectate este egal cu cel care trebuie s conin titlurile.

Observaie 1. Caracteristica AutoFill nu se folosete doar pentru liste numerice. Se poate folosii aceai tehnic i pentru a repeta intrrile de text care trebuie s se repete.

Observaie 2. Folosind aceast facilitate se pot introduce i serii numerice (Exemplu: 3,5,7,9,11, ...) de la al ctelea element se dorete. Ea va fi continuat ncepnd cu acel element pn la ultimul din list. 4.2 Creearea listelor personalizate

Utilizatorul i poate creea propria list parcurgnd urmtorii pai: Dac exist deja un grup de intrri ntr-un domeniu de celule, se selecteaz acest domeniu. Se alege Tools Options. Se va deschide o caset de dialog Options; Se execut click pe opiunea Custom Lists; Avnd New List evideniat n mod prestabilit n cmpul Custom lists, se execut click pe caseta List entries;

Lista se poate introduce fie introducnd elementele dorite pe rnd, desprindu-le cu virgul i spaiu liber i apsnd butonul Add, fie , dac lista a fost selectat n prealabil, se poate apsa butonul Import.

Se repet paii 2 5 pentru orice liste suplimentare pe care vrem s le crem. Listele se separ ntre ele cu Enter.

4.3 Sortarea i filtrarea listelor a) Sortarea listelor

Programul Excel poate sorta datele alfabetic, numeric sau dup data calendaristic.

Pentru a sorta o list trebuie parcurs secvena Data\Sort pentru a deschide o caset de dialog Sort unde se selecteaz condiiile de sortare.


12

Sortarea unei liste poate fi efectuat simultan dup maxim trei cmpuri. Specific n seciunile Sort by i Then by coloanele dup care se efectueaz sortarea n ordinea importanei lor pentru sortare.

Pentru o sortare mai avansat se selecteaz butonul Options. Se deschide o caset de dialog de unde se poate opta pentru:

sortarea listei de sus n jos (Sort top to bottom); sortarea listei de la stnga la dreapta (Sort left to right); sortarea sensibil a liste dup tipul de liter (Case sensitive) s sorteze separat intrri de tipul Data sau data;

sortarea listei n funcie de listele personalizate cerute.

b) Filtrarea listelor Filtrarea listei permite doar afiarea informaiei dorite. n cazul filtrrilor lista rmne

nemodificat, dar se poate vizualiza la acel moment numai informaia specificat n filtru. Filtrul poate fi modificat n orice moment pentru a afia un alt set de nregistrri. nregistrrile filtrate pot fi formatate, editate i chiar reprezentate grafic. Programul Excel pune la dispoziie dou tipuri de filtre:

AutoFilter (Filtrare automat) aplic un filtru simplu, automat, de selecie a listei, care se poate apoi personaliza.

Advanced Filter (Filtrare avansat) permite unor criterii de filtrare mai complexe.

Pentru a efectua o filtrare automat a unei liste trebuie executat secvena Data Filter AutoFilter. Aceast comand este un comutator. Dac se repet se poate dezactiva n orice moment filtrul automat. ntr-o list cu filtru automat programul Excel afieaz butoane cu sgeat pentru fiecare intrare din linia cu titluri. Aceste butoane activeaz meniuri derulante care permit stabilirea nregistrarii individuale dorit la un moment dat sau mai multe nregistrri cu aceeai intrare n cmpul respectiv.

Pentru crearea unui filtru avansat trebuie parcuri urmtorii pai:

Se creaz domeniul de criterii indicnd titlul de coloan pe o linie i imediat sub el criteriul care trebuie ndeplinit. Dac este posibil, se plaseaz domeniul de criterii deasupra coloanei corespondente pentru a le vedea mai uor pe amndou.

Pentru a stabili mai multe criterii trebuie adaugate mai multe linii n domeniu de criterii.

Cnd domeniul de criterii este complet se execut click n list i secvena Data Filter Advanced Filter. Se deschide o caset de dialog .

Programul Excel selecteaz automat lista care urmeaz a fi filtrat dac aceasta este nconjurat de linii i coloane goale. Dac domeniul din cmpul List range este incorect trebuie introduse adresele corecte.

Se specific domeniul de criterii.

Pentru a filtra lista local se execut OK pentru a rula filtrul, lsnd opiunea Filter the list in-place selectat.

Dac lista trebuie filtrat n alt locaie atunci se selecteaz opiunea Copy to another location. Ca urmare apare un nou cmp Copy to unde trebuie specificat adresa domeniului unde se va face filtrarea.


13

5. Editarea formulelor i folosirea funciilor 5.1 Editarea formulelor n expresii

Cu datele dintr-o foaie de calcul se pot efectua operaii aritmetice de baz pentru a obine rezultate mai elaborate pornind de la datele de intrare. Acest lucru se realizeaz folosind aa-numitele formule Excel. Pentru a scrie formule Excel exist cteva concepte de baz care trebuie respectate:

rezultatul formulei este afiat n celula n care s-a creat formula;

toate formulele ncep cu semnul egal (=); formulele pot folosi n calcul referine de celule sau numere reale (denumite valori constante);

operatorii aritmetici recunoscui de Excel sunt: +(adunare), - (scdere), * (nmulire),/ (mprire), ^ (ridicarea la putere) i % (procent);

se pot introduce paranteze pentru a stabili ordinea de executare a operaiilor aritmetice n formul;

dup ce s-a introdus formula , se poate vedea n bara de formule atunci cnd este activ;

cnd se editeaz o formul, se poate vedea att n bara de formule ct i n celula n care este creat. Se poate modifica n oricare din aceste locuri.

Pentru a crea formule matematice care se bazeaz pe operaii aritmetice simple trebuie s tii cum se folosec operatorii aritmetici n formule, cum se stabilete ordinea n care aplicaia Excel va executa operaiile i cum se rezolv mesajele de eroare.

Programul Excel folosete regulile matematice standard de efectuare a operaiilor. Au prioritate nmulirea i mprirea i apoi se execut adunarea i scderea. Se respect urmtoarele reguli:

Toate operaiile din parantez sunt efectuate primele. Obinerea unui numr negativ precede orice alte operaii astfel nct n restul calculelor s se utilizeze valoarea negativ.

Procentajele (12%) vor fi calculate imediat dup numerele negative, astfel nct valoarea real (0,12) s fie utilizat in restul calculelor.

Ridicrile la putere (10^3) vor fi calculate imediat dup procentaje, astfel nct valoarea real (1000) s fie utilizat n restul calculelor.

nmulirea este efectuat dup operaiile din paranteze i naintea tuturor celorlalte operaii. mprirea se efectueaz dup nmulire i se gsete pe acelai nivel de efectuare cu aceasta.

Adunarea i scderea se efectueaz dup executarea tuturor mpririlor. Aplicaie:

Se va calcula media obinut de fiecare student al specializrii Administraie public la examenul de informatic, tiind c aceast medie este calculat din: 40% nota proiect i 60% nota examen scris.


14

Foaia de calcul creat conine urmtoarele informaii:

n coloana A numrul curent al studentului; n coloana B numele i prenumele studentului; n coloana C nota obinut la proiect; n coloana D nota obinut la examenul scris; n coloana E se va calcula nota final, astfel: n celula E2 se va introduce formula: =C2*0.4+D2*0.6; se copiaz formula din E2 n domeniul E3:E5, astfel:

- se aplic un clic n celula E2; - se poziioneaz cursorul n colul din dreapta jos al celulei;

- cnd cursorul i modific forma (apare un cursor de forma unei cruci mici +) se apas butonul stng al mouse-ului i se trage de cursor peste celulele E3 i E5.

5.2 Utilizarea funciilor n Excel Excel ofer peste 300 de funcii (formule predefinite), care permit crearea unor formule

complexe pentru o mare diversitate de aplicaii: tiinifice, inginereti, de afaceri etc. O funcie este definit de numele i argumentele ei. Argumentele unei funcii se introduc

ntre paranteze. n cazul n care se folosesc mai multe argumente, acestea se separ prin virgul. Dac o funcie nu are nici un argument, se scriu totui parantezele, numai c ntre ele nu se va mai nota nimic. De asemenea, funciile pot conine att argumente obligatorii ct i argumente opionale.

Cel mai folosit tip de argument este cel numeric, dar argumentele pot fi i de tip text, dat or sau matrice. Dac un text este folosit ca argument ntr-o funcie, el trebuie introdus ntre ghilimele.

Datorit numrului mare de funcii ncorporate n Excel acestea au fost grupate n mai multe categorii:

funcii matematice funcii financiare funcii logice funcii de cutare funcii de lucru cu texte funcii pentru lucrul cu date i ore funcii statistice, etc.

Pentru a introduce o funcie n Excel se poate utiliza una din urmtoarele metode:

Funcia este scris de utilizator. n acest caz se presupune c utilizatorul tie sintaxa funciei.

Funcia este introdus folosind aplicaia Function Wizard, care se lanseaz la aplicarea comenzii Insert, Function.

n lista Or select a category sunt afiate toate categoriile de funcii ncorporate n Excel. La selectarea unei categorii n caseta Select a function sunt afiate n ordine alfabetic funciile existente n categoria selectat.


15

Dup selectarea unei funcii, se aplic un clic pe butonul OK pentru a trece la urmtoarea caset de dialog .

n caseta de dialog a funciei alese, trebuie introduse argumentele necesare pentru func-ia respectiv. Casete-le text pentru argu-mente trebuie s conin valori sau referine de celule. Funcia se termin de introdus selectnd butonul OK.

n continuare vor fi prezentate funciile

Excel ntlnite mai frecvent, grupate pe categorii. 5.2.1. Funcii matematice ABS (numr): returneaz valoarea absolut a unui numr.

Exemple: ABS(5) va returna valoarea 5 ABS(5) va returna valoarea 5

EXP (numr): calculeaz exponeniala unui numr (e ridicat la puterea specificat de argumentul numr).

Exemplu: EXP(0) va returna valoarea 1 LN (numr): calculeaz logaritmul natural al numrului specificat.

Exemplu: LN(1) va returna valoarea 0 INT (numr): rotunjete un numr pn la cea mai apropiat valoare ntreag.

Exemple: INT(7.6) va returna valoarea 7 INT(7.6) va returna valoarea 8

MOD (a, b): calculeaz restul (modulul) lui a mprit la b. Dac b este 0, se va afia valoarea de eroare #DIV/0.

Exemple: MOD(7, 6) va returna valoarea 1 MOD(32, 15) va returna valoarea 2

POWER (a, b): efectueaz ridicarea unui numr a la puterea b. Exemplu: POWER(2, 2) va returna valoarea 4

RAND ( ): furnizeaz un numr aleator ntre 0 i 1. Funcia nu accept argumente. Apsarea tastei F9 va produce generarea altor numere. ROUND (numr, numr de zecimale): rotunjete numrul specificat n primul argument la numrul de zecimale specificat n al doilea argument.

Exemple: ROUND(753.345, 2) va returna valoarea 753.35 ROUND(753.342, 2) va returna valoarea 753.34

ROUNDUP (numr, numr de zecimale): rotunjete n sus numrul specificat n primul argument, cu numrul de zecimale specificat n al doilea argument.

Exemplu: ROUNDUP(7.49, 1) va returna valoarea 7.5 ROUNDDOWN (numr, numr de zecimale): rotunjete n jos numrul specificat n primul argument, cu numrul de zecimale specificat n al doilea argument.

Exemplu: ROUNDDOWN(7.49, 1) va returna valoarea 7.4 SQRT (numr): extrage rdcina ptrat din argumentul specificat.

Exemplu: SQRT(4) va returna valoarea 2 SUM (numr1, numr2, ) calculeaz suma tuturor argumentelor. Argumentele pot fi valori, celule individuale sau domenii de celule, dar numrul lor este limitat la 30. Argumentele numerice sunt ignorate.

Exemplu: SUM(A1:B3) va calcula suma valorilor din celulele A1, A2, A3,B1,B2, B3


16

AVERAGE (numr1, numr2, ): calculeaz media aritmetic a tuturor argumentelor. Argumentele pot fi valori, celule sau domenii de celule, dar numrul lor este limitat la 30. Argumentele nenumerice sunt ignorate.

Exemplu: AVERAGE(A1:B3) va calcula media aritmetic a valorilor din celulele A1, A2, A3, B1, B2, B3.

COUNT (numr1, numr2, ): numr n argumentele specificate celulele care conin numere. Funcia poate avea ntre 1 i 30 de argumente.

Exemplu: COUNT(A2:A5) va returna valoarea 3 atunci cnd domeniul A2:A4 conine numerele 2,3,4, iar celula A5 este goal.

MAX (numr1, numr2, ): returneaz valoarea celui mai mare argument. Funcia poate avea cel mult 30 de argumente. Celulele goale, valorile de tip text, logic sau de tip eroare vor fi ignorate.

Exemplu: MAX(A1:A3) va returna valoarea 10, dac numerele din acest domeniu sunt: 1,10, 7, 4.

MIN (numr1, numr2, ): returneaz valoarea celui mai mic argument. Funcia poate avea cel mult 30 de argumente. Celulele goale, valorile de tip text, logic sau de tip eroare vor fi ignorate.

Exemplu: MIN(A1:A3) va returna valoarea 1, dac numerele din acest domeniu sunt: 1,10, 7, 4.

IF (condiie, valoare adevrat, valoare fals): evalueaz o condiie. Dac condiia este adevrat funcia va returna al doilea argument valoarea adevrat. Dac condiia este fals funcia va returna al treilea argument valoarea fals.

Exemple: 1) IF(A1


17

AND (condiia1, condiia2, ): returneaz valoarea adevrat (TRUE) dac toate condiiile specificate n argumente sunt adevrate. Dac cel puin o condiie nu este adevrat funcia AND va returna valoarea fals (FALSE). OR (condiia1, condiia2, ): returneaz valoarea adevrat (TRUE) dac cel puin o condiie din cele specificate n argumente este adevrat. Dac nici o condiie nu este adevrat funcia OR va returna valoarea fals (FALSE). NOT (condiie): returneaz valoarea adevrat dac condiia este fals i dac condiia este adevrat. 5.2.3. Funcii pentru prelucrare text

Funciile text permit manipularea informaiilor de tip text. Datele din foile de calcul pot fi

concatenate pentru a alctui titluri, propoziii, etichete.

CHAR (numr): returneaz caracterul care corespunde codului ASCII specificat ca argument. Exemplu: CHAR(65) va returna caracterul A.

CONCATENATE (text1, text2, ): efectueaz reuniunea tuturor argumentelor. Exemplu: CONCATENATE("Microsoft", "Excel") va returna textul Microsoft Excel.

EXACT (text1, text2): compar textele text1 i text2. Dac acestea sunt identice funcia va returna valoarea adevrat (TRUE), astfel se va reine valoarea logic FALSE. Funcia face distincie ntre literele mici i mari. FIND (text_cutat, surs start_num): caut primul argument, text_cutat n textul din al doilea argument surs ncepnd cu poziia specificat de start_num. n cazul n care acesta este gsit, funcia FIND returneaz poziia de nceput a textului cutat. Dac argumentul start_num este n afara limitelor sau dac nu este gsit o valoare, se va afia codul de eroare #VALUE. Dac argumentul start_num nu este specificat, se presupune c acesta are valoarea 1.

Exemplu: FIND(B12, "ABCDE", 1) va returna valoarea 3 dac celula B12 conine caracterul C.

LEFT (text, num_car): afieaz primele num_car caractere din partea stng a unui text. Argumentul num_car trebuie s fie mai mare ca 0. Dac se omite introducerea sa se va presupune c este egal cu 1.

Exemplu: LEFT(A1, 5) va returna valoarea Micro dac n celula A1 se gsete textul Microsoft.

RIGHT (text, num_car): afieaz primele num_car caractere din partea dreapt a unui text. Argumentul num_car trebuie s fie mai mare ca 0. Dac se omite introducerea sa se va presupune c este egal cu 1.

Exemplu: RIGHT(A1, 4) va returna valoarea soft dac n celula A1 se gsete textul Microsoft.

LEN (text): calculeaz numrul de caractere din textul specificat de argument. Exemplu: LEN("Microsoft") va returna valoarea 9.

MID (text, start_num, num_car): extrage un numr de num_car caractere din text, ncepnd cu poziia start_num.

Exemplu: MID("Microsoft Excel 7.0", 11, 5) va returna textul Excel. LOWER (text): convertete eventualele majuscule din text n litere mici.

Exemplu: LOWER("Microsoft Excel") va returna microsoft excel PROPER (text): determin afiarea textului cu litere mici, nceputurile de cuvinte fiind scrise cu majuscule.

Exemplu: PROPER("Microsoft Excel") va returna Microsoft Excel. TRIM (text): terge toate blank-urile din text, astfel nct ntre cuvinte s rmn un singur spaiu.

Exemplu: TRIM("Microsoft Excel") va returna Microsoft Excel. TEXT (valoare, format_text): convertete o valoare numeric n text i o afieaz corespunztor formatului indicat prin al doilea argument. Rezultatul apare afiat ca un numr


18

formatat, dar n realitate este de tip text. Se pot utiliza oricare din formatele numerice predefinite sau personalizate, prezentate n lecia Formatarea foilor de calcul.

Exemplu: TEXT(457989, "$#, ##0.00") va returna $4,579.89

5.2.4. Funcii pentru dat i timp calendaristic Programul Excel ataeaz fiecrei date calendaristice i ore cte un numr serial. Numerele

seriale ataate datelor calendaristice sunt mai mari ca 1, cele ataate orelor sunt subunitare. Cnd efectueaz calcule cu date i ore, Excel folosete aceste numere seriale, numai formatul de afiare este de tip dat sau or. Cele mai folosite funcii de lucru cu date i ore sunt:

DATE (an, lun, zi): returneaz numrul serial pentru data specificat.

Exemplu: DATE (1900,1,1) va returna 1 (numrul serial al datei 1.1.1900) NOW ( ): calculeaz numrul serial al datei i al orei extrase din ceasul intern al calculatorului. Excel actualizeaz data i ora doar la deschiderea sau recalcularea foii. Aceast funcie nu are argumente, ns este necesar introducerea parantezelor.

Exemplu: NOW( ) va returna 01/ 01/ 07 10:43, dac aceasta este data curent. YEAR (dat calendaristic): extrage anul din data specificat.

Exemplu: YEAR(1/ 3/ 2007) va returna 2007. MONTH (dat calendaristic): extrage luna din data specificat.

Exemplu: MONTH(1/ 3/ 2007) va returna 1 (se consider c data este introdus n formatul lun/ zi/ an)

DAY (dat calendaristic): extrage ziua din data specificat. Exemplu: DAY(1/ 3/ 1999) va returna 3.

TIME(or, minut, secund): calculeaz numrul serial corespunztor numrului de ore, minute i secunde indicate.

Exemplu: TIME(18, 4, 19) furnizeaz valoarea 0,752998. HOUR (or): returneaz numrul de ore corespunztoar orei specificate.

Exemplu: HOUR(19:10:30) va returna valoarea 19. MINUTE (or): returneaz numrul de minute corespunztoare orei specificate.

Exemplu: MINUTE(19:10:30) va returna valoarea 10. SECOND (or): returneaz numrul de secunde corespunztor orei specificate.

Exemplu: SECOND(19:10:30) va returna valoarea 30. 5.2.5. Funcii financiare PMT (d, nr, s): returneaz valoarea ratei necesare pentru achitarea unui mprumut s, cu dobnda d*, pe perioada nr** (anual sau lunar). Exemplu: Se pornete de la tabelul de mai jos i se cere calculul ratei lunare pe care un client o are de achitat unei bnci.

Pentru a putea introduce simbolul dup o nregistrare se va da clic dreapta pe

nregistrarea respectiv Format Cells Number Currency Symbol i se alege simbolul monetar dorit.

* Argumentul d (dobnda) va fi utilizat sub form procentual. Implicit este dobnda anual. Pentru a afla dobnda lunar, se va mpri valoarea la 12. ** Argumentul nr (perioada) este implicit exprimat n ani. Dac calculul se efectueaz pentru o perioad exprimat n luni, va trebui modificat corespunztor i dobnda (din anual n lunar).


19

n celula D2 se va scrie urmtoarea formul: = PMT(B2/12, C2, A2) iar, efectul va fi:

.

PV (d, nr, s): returneaz suma ce trebuie depus n cont pentru a plti o rat s, pe o perioad nr (ani sau luni), dac dobnda acordat este d. (PV = Present Value) Exemplu: Se va putea calcula suma ce trebuie depus n cont de ctre o persoan care mprumut bani din banc pe o anumit perioad de luni, cu o anumit dobnd anual.

Pentru a ajunge la rezultatul de mai sus se va scrie urmtoarea expresie: = PV(A2/12, B2, C2). FV (d, nr, s): returneaz suma ce se poate strnge n cont, dup o perioad nr (ani sau luni), dac dobnda este d iar rata depunerii este s. (FV = Future Value) Exemplu: Se pa putea face un calcul asupra sumei care se strnge ntr-un cont bancar, presupunnd c se face o depunere constant lunar, cu o anumit dobnd, ntr-o anumit perioad.

Pentru a ajunge la rezultatul de mai sus, vom apela la urmtoarea expresie: = FV(A2/12, B2, C2). Dac cumva deponentul i deschide contul cu o anumit sum, de exemplu 1000 , expresia se modific astfel: =FV(A2/12, B2, C2, 1000). 5.2.6. Funcii de cutare

Dou din cele mai utilizate funcii de cutare din Excel sunt: VLOOKUP (valoare, domeniu, index_linie, tip_cutare) HLOOKUP (valoare, domeniu, index_coloan, tip_cutare)

Funciile VLOOKUP/HLOOKUP caut valoarea specificat n primul argument n prima linie/coloan din domeniul specificat n al doilea argument. Apoi funcia extrage din coloana/linia corespunztoare valorii gsite elementul indicat n linia/coloana specificat n al treilea argument: index linie / index coloan.

Valorile din prima linie/coloan a domeniului trebuie s fie ordonate cresctor sau alfabetic. Argumentul tip_cutare are o valoare logic. El este opional. Daca lipsete se consider ca are valoare TRUE (adevrat). Daca acest argument are valoare TRUE este gsit valoarea cea mai mare care este mai mic sau egal cu valoarea cutat; dac are valoarea FALSE, este cutat valoarea exact. Dac aceasta valoare nu este gsit n prima linie/coloan din domeniul specificat este returnat eroarea #N/A.

Aceste funcii sunt folositoare n aplicaii de calcul a impozitelor i a comisioanelor. Exemplu: Agenii de distribuie ai unei firme sunt pltii n funcie de valoarea vnzrilor. Dac valoarea vnzrilor este mai mic de 1.000 comisionul este de 0%, ntre 1.000 i 3.000 comisionul este de 4%, ntre 3.000 i 7.000 comisionul este de 7%, peste 7.000 comisionul este de 10%.

Se va crea urmtoarea foaie de calcul:

Pentru a ajunge la aflarea comisionului ce trebuie acordat agentului respectiv, n celula B9 se introduce formula: = VLOOKUP(B7, A2:B5, 2). Dac n B7 se introduce valoarea 8.000 , Excel caut aceast valoare n prima coloan din domeniul A2:B5, deci n celulele A2, A3, A4, A5, B2, B3, B4, B5.


20

Cum aceast valoare nu este gsit, funcia gsete cea mai mare valoare care este mai mic sau egal cu valoarea cutat, deci 7.000 . Aceast valoare se gsete pe linia 5 n aplicaie. Din aceast linie, aplicaia Excel returneaz valoarea gsit n coloana 2 (al treilea argument al funciei), deci 10%. 5.3 Utilizarea adreselor absolute

Aa cum am vzut, la copierea unei formule, Excel adapteaz indicatorii de linie i de coloan ai celulelor (referinele celulei) n funcie de noua poziie din foaia de calcul.

Modul de adresare al celulelor folosit pn n prezent (notaia B2, D2, C2) folosete sistemul de adresare relativ.

Exist multe situaii n care, prin copierea unor formule, unele celule trebuie s rmn fixe (nu trebuie s se modifice indicatorii de linie/coloan). n acest caz se folosete sistemul de adresare absolut. n faa indicatorilor care nu trebuie s se modifice se pune simbolul $. De exemplu $B$2. Exemplu: n celula A5 se introduce formula =$B$2. Dup copierea formulei din A5 n C8, n celula C8 formula va fi tot =$B$2. Prin copiere nu s-a modificat nici indicatorul de linie, nici cel de coloan.

La copierea pe linie/coloan indicatorii de linie/coloan nu se modific. n aceste cazuri formulele pot conine referiri mixte:

B$2 linia este adresat absolut, coloana relativ. $B2 - linia este adresat relativ, coloana absolut.

6. Grafice (diagrame) Graficele (diagramele) permit prezentarea datelor unei foi de calcul ntr-o form grafic. Se poate crea o diagram pe foaia de calcul ce conine datele sau pe o alt foaie. La modificarea datelor din foaia de calcul, diagrama este actualizat, astfel nct va reflecta modificrile fcute.

Scopul diagramelor este reprezentarea grafic a datelor numerice. Programul Excel pune la dispoziia utilizatorului un numr mare de tipuri de diagrame, n cadrul fiecrui tip existnd un numr nsemnat de subtipuri.

Pornim de la cazul unui exemplu tratat anterior, i anume:

Pentru a ajunge la reprezentarea unei diagrame cu notele studen-ilor i media obinut de ctre acetia presupune parcurgerea mai multor etape:

Se vor selecta datele ce se doresc a fi reprezentate grafic, n cazul nostru domeniul B2:E5. n cazul n care intervalul nu este unul compact, adic ntrerupt, se selecteaz coloana/coloanele dorite, se ine tasta [Ctrl] apsat i se face selectarea altor coloane dorite.


21

Pentru crearea diagramelor, din meniul Insert se alege comanda Chart (sau n mod direct folosind butonul ), care lanseaz n execuie un expert (asistent) ce va genera diagrama n patru pai. Pasul 1. Se afiez o ferastr de dialog care are dou file: Standard Types i Custom Types. Prima permite selectarea unui tip standard de diagram din lista derulant Chart. Fiecrui tip de diagram i corespunde un numr variabil de subtipuri, subtipul dorit se selectez printr-un clic efectuat pe simbolul corespunztor subtipului afiat in subferastra Chart sub-type. Pentru a trece la pasul urmtor se va aciona butonul de comanda Next ( ).

Pasul 2. Al doilea pas afieaz o ferestr de dialog cu dou file Data Range i Series. Fila Data Range permite definire regiunii de celule utilizat la crearea diagramei. n cutia text corespunztoare regiunii se tasteaz sau se desemneaz cu mouse-ul referina la regiunea de celule(pentru care vrem sa realizm diagrama). Dac se alege opiunea Rows atunci seriile de date sunt situate n diferite linii ale foii de calcul. Pentru a trece la pasul urmator se va aciona butonul Next.


22

Pasul 3. Aici este afiat o ferastr de dialog prevazut cu ase file, ele permind selectarea sau deselectarea diferitelor opiuni standard necesare generrii diagramei:

Numele paginii Opiunile care pot fi selectate Titles (titluri) Chart title: titlul ataat diagramei

Category (X) axis: numele ataat axei de categorie (X) Value (Y) axis: numele ataat axei de valoare (Y)

Data labels (etichete de

date)

None (nu sunt afiate etichete de date) Show value (sunt afiate valorile corespunztoare punctelor de date) Show percent (la diagramele de tip sector de cerc, pentru fiecare seciune a diagramei se va afia procentajul sectorului fa de cercul ntreg) Show label (pentru fiecare punct de date sunt afiate etichetele de categorie) Show label and percent (la diagramele de tip sector de cerc, pentru fiecare seciune a diagramei se va afia att procentajul sectorului fa de cercul ntreg ct i etichetele de categorie corespunztoare sectorului)


23

Pasul 4. n aceast etap se selecteaz locaia diagramei. Dac se alege butonul de opiune As new sheet, atunci diagrama va fi plasat pe o nou foaie de calcul. Dac se alege butonul de opiune As object in , diagrama va fi nlnuit la o foaie de calcul stabilit de utilizator (de obicei n foaia de calcul care conine datele diagramei). Pentru generarea diagramei se va aciona butonul de comand Finish.

7. Imprimarea foilor de calcul 7.1 Setarea paginii a) Opiuni de setare ale paginii extras dintr-o foaie de calcul Dup prelucrare, datele pot fi tiprite. Exist mai multe opiuni referitoare la setarea paginii. Aceste opiuni pot fi accesate, pentru a alege sau a modifica, din meniul File submeniul funcie Page Setup. n fereastra Page Setup ce se deschide, se poate alege att orientarea scrisului n pagin (pe lungime Portret, pe lime Landscape), ct i dimensiunea paginii, care poate fi una implicit (A4, A5, Letter, Legal) sau una determinat propriu. Iniial exist o setare implicit a paginii, dar atunci cnd se dorete modificarea explicit a marginilor se va lucra cu fila Margins existent n fereastra Page Setup.

Datele n pagin pot fi aliniate att orizontal ct i vertical


24

n aceast fereastr pot fi modificate dimensiunile marginilor din stnga, dreapta, sus, jos, dar i introducerea i poziionarea antetului i subsolului. b) Introducerea antetelor i subsolurilor Pentru a introduce un antet sau un subsol ntr-o foaie de calcul, exist urmtoarele dou posibiliti:

apelarea funciei Header and Footer din meniul View deschiderea filei Header/Footer din fereastra Page Setup.

Orice opiune ar fi aleas, pe ecran va aprea fereastra Page Setup, n care se pot introduce, sau dup caz, modifica un antet sau un subsol existent.

n aceast fereastr, pentru a introduce un antet sau un subsol va trebui accesat butonul

Custom Header (pentru antet) sau Custom Footer (pentru subsol). O aciune pe unul dintre aceste butoane va deschide o nou fereastr n care se pot particulariza antetul sau subsolul.

n aceast fereastr exist 3 opiuni, prin intermediul crora utilizatorul poate plasa

antetul/subsolul la stnga, centrat sau la dreapta.

Tot aici se gsesc i o serie de butoane cu care antetul/subsolul poate fi particularizat ntr-un mod dorit.

Formatarea textului se poate realiza prin butonul .

Inserarea numrului paginii curente se face prin butonul .


25

Numrul total de pagini rezult prin butonul .

Data curent se introduce prin apsarea butonului .

Timpul curent cu preluare din sistem se introduce prin butonul .

Se poate introduce i locaia fiierului apsnd butonul .

Dac se dorete ca n antet/subsol s apar doar numele fiierului, se apas butonul .

Pentru a introduce i numele foii de calcul se apas butonului . Microsoft Excel ofer posibilitatea inserrii imaginilor n antet/subsol. Acest lucru se poate

realiza apsnd butonul . Dup particularizarea antetului, pentru a vedea rezultatul se apas butonul OK.

8. Lucrare aplicativ propus spre rezolvare 8.1 Cerine aplicaii propuse 1. S se realizeze o agend cu foi de calcul Excel, care va fi salvat pe locaia C:\Aplicaii Excel cu numele Exemplu Excel.xls. 2. Agenda va conine o prim foaie de calcul denumit Serii n care se vor face urmtoarele calcule analitice:

3. Agenda va conine o a doua foaie de calcul denumit Funcii, care va avea urmtorul coninut, n care s se completeze spaiile colorate cu expresiile corespunztoare:


26

4. S se creeze o nou foaie de calcul cu numele Note studeni:

a) S se completeze prin funcii sau expresii cu formule, celulele rmase libere; b) S se sorteze tabela, astfel nct n fa s apar cei admii n ordinea descresctoare a

mediilor, iar n spate cei respini n ordine alfabetic; c) S se ntocmeasac un grafic cu numele studenilor i notele finale obinute de acetia.

5. S se creeze o foaie de calcul Aplicatie contabila:


27

a) S se completeze prin funcii i/sau formule celulele rmase libere. Elementele reprezentnd valori bneti se nregistreaz cu dou zecimale dup virgul;

b) S se creeze un antet cu numele firmei S.C. CORIMEX S.R.L. i data curent, precum i un subsol reprezentnd pagina curent din numrul total de pagini;

c) S se creeze un formular prin intermediul cruia s se mai adauge o nregistrare care s se completeze prin nregistrri, respectiv, prin formulele deja create;

d) S se creeze un filtru pe denumirea materialelor. 6. S se creeze o foaie de calcul Situaie analitic: a) S se calculeze valoarea total att cea net ct i cea brut; b) S se reprezinte grafic produsele prin denumirea lor dup cantitatea intrat i dup cea ieit. 7. Se va crea o nou foaie de calcul Salarii angajati, cu urmtorul coninut:

a) S se realizeze comentarii sub forma unei legende pe cmpurile: - SPOR VECHIME:

3-5 ani - 5% 5-10 ani - 10% 10-15 ani - 15% 15-20 ani - 20% > 20 ani - 25%

- SALARIU BRUT: Salariu baza + Spor vechime + Prime - SOMAJ (CONTRIBUIA OMAJ): 1% din Salariul de baza - CASS (CONTRIBUIA SNTATE): 6.5% din Salariul brut - CAS (CONTRIBUIA ASIGURRI SOCIALE): 9.5% din Salariul brut - IMPOZIT: 16% din (Salariul brut Contributia somaj Contributia sanatate Contributia CAS) - REST PLATA: Salariul brut Contributia de somaj Contributia de sanatate Contributia CAS Impozit b) S se completeze prin formule i funcii corespunztoare, celule rmase albe. Toate elementele de calcul numerice vor reprezenta numere ntregi (vechimea n munc calculat n ani va fi scris n form cursiv italic). 8.2 Indicaii i rspunsuri 1. Se deschide aplicaia de calcul tabelar Microsoft Excel, dup care se acioneaz opiunea File Save (Save as...), n lista ascuns Save in se alege locaia corespunztoare, iar cu ajutotul butonului Create new Folder se creaz un director cu numele dorit pe locaia corespunztoare. n csua File name se editeaz numele fiierului ce va avea ataat extensia implicit .xls.

date de tip data calendaristica


28

2. Pentru a formata o coloan ntreag se d click pe numele acesteia, n cazul nostru A, i se realizeaz elementele de formatare dorite. Rezolvarea problemei se face n modul urmtor: - Progresie aritmetic cu raia 2 de la 2 la 30: n celula B2 se scrie valoarea 2, se iese din zona de editare i se selecteaz celula respectiv. Apoi se intr opiunea Edit Fill Series..., ca i tip se bifeaz butonul Linear, Step Value = 2, iar Stop Value = 30. - Progresie geometric cu raia 2 de la 2 la 30: n celula B4 se scrie valoarea 2, se iese din zona de editare i se selecteaz celula respectiv. Apoi se intr opiunea Edit Fill Series..., ca i tip se bifeaz butonul Growth, Step Value = 2, iar Stop Value = 30. - Seria numerelor de la 1 la 15: n celula B6 se scrie valoarea 1, iar n C6 valoarea 2. Se selecteaz cele dou celule, i se trage butonul AutoFill, colul dreapta-jos, pe linie, pn la valoarea 15. - Seria numerelor de la 3 la 30 din 3 n 3: n celula B8 se scrie valoarea 3, iar n C8 valoarea 6. Se selecteaz cele dou celule, i se trage butonul AutoFill, colul dreapta-jos, pe linie, pn la valoarea 30. - Crearea unei liste proprii (vocalele, lista specializrilor din facultate, zilele sptmnii): se acceseaz Tools Options Custom Lists, iar n pagina List entries se scrie sub forma unei liste, folosind ca separator semnul ,, elementele listei. Dupa aceea se actioneaz butonul Add. Odat creat, o list poate fi folosit prin editarea unui elemnt al listei, selectarea celulei respective, i folosirea butonului AutoFill pentru apariia celorlalte elemente ale listei. 3. Pentru a introduce un nume unei noi foi de calcul se d click dreapta pe numele implicit al acesteia (n acest caz Sheet2) i se editeaz numele dorit. Domeniul poate fi privit la nivel de fiecare celul, la nivel de fiecare linie sau coloan, sau la nivelul ntregului interval compact. Suma valorilor din domeniu C6: =SUM(B2;C2;D2;B3;D3;C3;B4;C4;D4) Produsul valorilor din domeniu C8: =PRODUCT(B2:D2;B3:D3;B4:D4) Maximul valorilor din domeniu C10: =MAX(B2:B4;C2:C4;D2:D4) Minimul valorilor din domeniu C12: =MIN(B2:D4) Media aritmetic a valorilor din domeniu C14: =AVERAGE(B2:D4) Numrul de elemente din domeniu C16: = COUNT(B2:D4) Determinantul matricei din domeniu C18: =MDETERM(B2:D4) 4. Pentru a introduce un nume unei noi foi de calcul se d click dreapta pe numele implicit al acesteia (n acest caz Sheet3) Rename i se editeaz numele dorit, adic, n acest caz, Note studenti. - Unificarea celulelor A1, B1, C1, D1, E1 i F1 se face prin prealabila selectare a acestora, apoi se d click dreapta Format Cells... Alignment i se bifeaz Merge Cells. - Scrierea ntr-o celul pe dou rnduri se face prin acionarea grupului de taste Alt + Enter acolo unde se doreste ruperea rndului. - Pentru a scrie textul NOTA pe vertical, se selecteaz celula respectiv, se acioneaz click dreapta Format Cells... Alignment n zona Orientation se stabilete orientarea dorit. - Bordurile se realizeaz prin selecia prealabil a celulelor asupra crora se dorete aplicarea bordurilor Format Cells... Border i se alege tipul, culoarea i modul de punere a bordurii. - Fundalul pe celul se realizeaz prin selecia prealabil a celulelor asupra crora se dorete aplicarea fundalurilor Format Cells... Patterns i se alege culoarea sau stilul predefinit de model de fundal.


29

a) - Pentru a introduce nota final pe fiecare student se poziioneaz cursorul mouse-ului n celula E4, (n dreptul primului student), i se editeaz: =ROUND(AVERAGE(C4;D4);0) apoi, se trage din colul dreapta jos din butonul AutoFill, pentru completarea ntregului domeniu E4:E11. - Pentru a introduce clauza Admis/Respins pe fiecare student se poziioneaz cursorul mouse-ului n celula F4, i se editeaz: =IF(E4>=5;"ADMIS";"RESPINS") - Pentru calculul maximului pe prob se poziioneaz cursorul mouse-ului n celula C13, i se scrie: =MAX(C4:C11) dup care se folosete butonul AutoFill n dreapta. - Pentru calculul minimului pe prob se poziioneaz cursorul mouse-ului n celula C14, i se scrie: =MIN(C4:C11) dup care se folosete butonul AutoFill n dreapta. - Pentru calculul mediei pe fiecare prob, inclusiv nota final, se poziioneaz cursorul mouse-ului n celula C15, i se scrie: =AVERAGE(C4:C11) dup care se folosete butonul AutoFill n dreapta. - Pentru calculul procentului de promovabilitate n celula G4 (n dreptul primului student) se editeaz: =IF(E4>=5;1) dup care se folosete butonul AutoFill pentru toi studenii. Apoi, n celula rezervat pentru calculul procentului de promovabilitate, E16 se editeaz: =COUNT(G4:G11)/COUNT(E4:E11) dup care se ascunde coloana G (prin selectarea numelui su click dreapta Hide), iar n celula procentului se acioneaz click dreapta Format Cells... Number Percentage. b) Pentru sortare se selecteaz ntregul domeniu B4:F11 meniul Data Sort se bifeaz No header row n Sort By se alege coloana F opiunea de sortare Ascending. Apoi, se selecteaz domeniul nregistrrilor pentru cei admii i se face sortare n mod similar n funcie de not, n mod descendent. Apoi, se selecteaz domeniul nregistrrilor pentru cei respini i se face sortare n mod similar n funcie de nume i prenume, n mod ascendent. c) Pentru a ataa un grafic se selcteaz numele studenilor i notele lor (innd tasta Ctrl apsat meniul Insert Chart... se selecteaz tipul i sub-tipul de grafic dorit titlul i denumirile axelor X i Y locaia dorit, care poate fi n foaia de calcul curent sau n alt foaie de calcul. 5. a) n celula H5, reprezentnd Stocul final al primului produs, se scrie =E5+F5-G5 dup care folosete butonul AutoFill pentru restul produselor din list. - n celula J5, reprezentnd Valoarea net a primului produs, se scrie formula =H5*I5 dup care folosete butonul AutoFill pentru restul produselor din lit. - n celula K5, reprezentnd Valoarea brut a primului produs, se scrie formula =J5*1,19 dup care folosete butonul AutoFill pentru restul produselor din lit. Pentru a scrie valori numerice cu un numr de zecimale dorit dup virgul se d click dreapta pe celula / setecia de celule Format Cells... Number Number i se alege numrul de elemente dup virgul. b) Pentru a introduce antete i subsoluri se alege meniul View Header and Footer, iar din butonul Custom Header se definete antetul, iar din butonul Custom Footer se definete subsolul. Antetul, conform cerinelor va arta n felul urmtor:


30

Subsolul, conform cerinelor va arta n felul urmtor:

Observaie: Antetele i subsolurile nu sunt vizibile n zona de lucru, doar pe foaia imprimat sau n cazul previzualizrii acesteia. c) Pentru crearea unui formular (form sau ecran) se selecteaz oricare din celulele din tabel, apoi se acceseaz meniul Data Form.... d) Crearea unui filtru se face prin poziionarea pe una dintre celulele din table, dup care se acceseaz opiunea meniu Data Filter i se bifeaz AutoFilter. Un filtru va avea forma celui definit mai jos:

6. a) Valorea total net este reprezentat de urmtoarea formul de calcul: =SUM('Aplicatie contabila'!J5:J9) , iar, valoarea total brut este reprezentat de: =SUM('Aplicatie contabila'!K5:K9) b) Realizarea unui grafic a fost prezentat anterior, diferena const n selectarea foii de calcul curente pentru afiarea respectivului grafic. 7. a) Introducerea unui comentariu pe cmp se fece prin click dreapta pe numele cmpului asupra cruia se dorete adugare de comentariu Insert Comment i se editeaz textul dorit, dup care se poate trage de margini pentru dimensionarea corespunztoare a ferestrei de comentariu. Un comentariu poate fi modificat prin Edit Comment. obinut prin acelai meniu de context clic dreapta. Un comentariu se poate dezactiva prin click dreapta pe zona cu comentariu Delete Comment. Se poate opta pentru afiarea permanent a comentariului prin opiunea Show/Hide Comments. b) Expresiile de completare a celulelor albe este definit mai jos. Ea s-a fcut ca i n cazurile precedente asupra primului produs din list, dup care cu butonul AutoFill se face aplicarea automat a formulei pentru celelalte nregistrri. - Vechime n munc: =TRUNC((TODAY()-D3)/365;0) - Spor vechime: =IF(E3


31

- Salariu brut: =F3+G3+H3 - omaj: =1%*F3 - CASS: =6,5%*I3 - CAS: =9,5%*I3 - Impozit: =16%*(I3-J3-K3-L3) - Rest plat: =I3-J3-K3-L3-M3

Afiarea cu valori ntregi se face prin selectarea zonei respective, iar, cu click dreapta se

alege Format Cells Numer Number i se selecteaz 0 elemente dup virgul. Indicaie: Rezolvarea problemelor propuse s-a fcut avnd setai separatorul virgul matematic fiind , i delimitatorul parametrilor funiilor fiind ;. Pentru alte setri dect cele existente, rezolvarea problemelor anterioare trebuie s fie adaptat. Pentru a stabili setrile de delimitatori dorite, se intr n opiunea Start Settings Control Panel Regional and Language Options pagina Regional Options Customize i se modific dup preferin opiunile Decimal Symbol i List Separator.