1

CONSTITUIREA EVIDENŢEI ARHIVISTICE A DOCUMENTELOR

Întocmirea evidenţei documentelor, ulterior actualizarea ei, reprezintă nu numai o necesitate absolută, ci însăşi raţiunea de a fi a oricărei structuri de arhivă. Din ce motive trebuie întocmită evidenţa documentelor ? Din două motive obiective : 1) CANTITATEA, de obicei foarte mare de documente de arhivă 2) DIVERSITATEA conţinutului acestora Pentru ce întocmim evidenţa documentelor ?

1) Pentru CUNOAŞTEREA documentelor existente, într-un anumit moment, în depozitele de arhivă, din punct de vedere : 1) CANTITATIV sau NUMERIC, pentru gestionarea corectă a

existentului; 2) CALITATIV, a importanţei informaţiilor cuprinse în documente.

Ce activităţi se efectuează pentru întocmirea evidenţei documentelor ? O gamă diversă de operaţiuni arhivistice, între care enumerăm : a) întocmirea NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC; b) întocmirea INVENTARELOR DOCUMENTELOR; c) SELECŢIONAREA documentelor

2

Potrivit prevederilor art. 8 din Legea nr. 16/1996, a „Arhivelor Naţionale”,creatorii de documente, sunt obligate să „ grupeze documentele în unităţi arhivistice ( dosare-n.n.), potrivit problematicii şi termenelor de păstrare, stabilite în Nomenclatorul documentelor”. Ce este Nomenclatorul şi cum se întocmeşte ? Este un instrument de lucru, absolut obligatoriu, indispensabil activităţii de arhivă. Fără Nomenclator nu pot exista unităţile arhivistice, implicit nici structurile de arhivă. Nomenclatorul arhivistic se întocmeşte sub forma unui tabel în care se înscriu, pe fiecare compartiment de muncă, potrivit activităţilor desfăşurate, TOATE categoriile de documente create sau deţinute, în conformitate cu structura organizatorică a instituţiei. TERMENUL DE PĂSTRARE A DOCUMENNTELOR,evidenţiat în rubrica a patra , este stabilit de către fiecare compartiment creator în parte, ţinându-se cont de VALOAREA DOCUMENTAR ŞTIINŢIFICĂ şi PRACTICĂ a informaţiilor conţinute în documente. Nomenclatorul documentelor, întocmit de fiecare compartiment de muncă în parte, se centralizează de către structura sau responsabilul cu atribuţii pe linia arhivei, după care este supus dezbaterii şi avizării Comisiei de Selecţionare a unităţii şi apoi înaintat spre confirmare Arhivelor Naţionale. După confirmarea acestuia, , Nomenclatorul intră în vigoare prin Dispoziţia (Ordinul) emis (emisă) de şeful structurii. La ce foloseşte Nomenclatorul documentelor ? Serveşte la GRUPAREA anuală a documentelor în dosare, potrivit PROBLEMELOR şi TERMENELOR DE PĂSTRARE stabilite prin Nomenclatorul arhivistic. Cum se grupează documentele în dosare ? Documentele, după rezolvarea lor, care se grupează ( se leagă ) în dosare, trebuie să cuprindă ACELEAŞI PROBLEME şi să aibă ACELAŞI TERMEN DE PĂSTRARE,prevăzut în nomenclator.

3

Cum se constituie unităţile arhivistice (dosarele), din punct de vedere concret ?

a) documentele se ordonează cronologic, astfel încât actele mai vechi să se afle, în dosar, deasupra celor mai noi;

b) anterior constituirii dosarului se elimină tot ce poate deteriora suportul documentelor, adică acele, clemele, agrafele, etc;

c) documentele se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului;

d) dosarele nu trebuie să cuprindă mai mult de 250 – 300 de file; e) filele dosarelor se numerotează şi se certifică la sfârşitul dosarului; f) pe coperta dosarului se înscriu elementele de cotă.

Ce este inventarierea ? Este operaţiunea arhivistică de luare în evidenţă a tuturor documentelor indiferent dacă sunt constitute sub formă de unităţi arhivistice sau sub formă de foi volante (formă mai puţin prezentă în cadrul structurilor M.A.I.). Cine execută inventarierea documentelor şi în ce constă ? Inventarele sunt întocmite de către structurile creatoare şi cuprind toate documentele (dosarele) cu acelaşi termen de păstrare, create în decursul unui an de către un compartiment de muncă. Fiecare compartiment întocmeşte atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator, la structura respectivă. Câte inventare se întocmesc ?

- 3 (trei) exemplare pentru documentele nepermanente; - 4 (patru) exemplare pentru documentele permanente. Care este importanţa inventarelor ? Inventarele au o importanţă fundamentală în economia activităţilor de arhivă, deoarece pe baza lor se execută, practic toate operaţiunile specifice, ulterioare, de prelucrare a documentelor ( de exemplu, transpunerea conţinutului documentelor pe suporţi alternativi, cercetarea informaţiilor din documente în scop ştiinţific, rezolvarea cererilor persoanelor fizice şi juridice, etc.) În plus, pe baza inventarelor se execută predarea şi primirea documentelor între structurile creatoare şi compartimentul de arhivă.

4

SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR reprezintă operaţiunea arhivistică ce implică o responsabilitate deosebită pentru cei ce o efectuează, fiind activitatea ce solicită atât cunoştinţe de cultură generală, cu precădere istorice, cât şi de arhivistică. Ce este selecţionarea documentelor ? Operaţiunea arhivistică de STABILIRE A IMPORTANŢEI INFORMAŢIILOR din documente şi a ELIMINĂRII, pe această bază, a celor LIPSITE de IMPORTANŢĂ ŞTIINŢIFICĂ sau PRACTICĂ, cu TERMENELE DE PĂSTRARE EXPIRATE. Cine efectuează selecţionarea ? STRUCTURA CREATOARE şi DEŢINĂTOARE a documentelor efectuează lucrarea de selecţionare, pe care o înaintează, spre aprobare, Comisiei de Selecţionare. Ce este Comisia de Selecţionare şi din cine este alcătuită ? Fiecare creator şi deţinător de documente (instituţie, unitate, structură) CONSTITUIE, potrivit art.11 din Legea nr.16/1996, o COMISIE, alcătuită dintr-un număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, un secretar raportor şi un preşedinte. Ce face Comisia de Selecţionare ? Comisia se întruneşte ANUAL sau ori de câte ori este necesar, pentru a ANALIZA fiecare unitate arhivistică în parte, pentru a-i STABILI „ VALOAREA ŞTIINŢIFICĂ SAU PRACTICĂ”. Ce lucrări întocmeşte Comisia de Selecţionare ? Hotărârea luată la întrunirea Comisiei se consemnează într-un PROCES VERBAL, SEMNAT DE CĂTRE TOŢI MEMBRII COMISIEI. Ce trebuie făcut, în continuare, pentru eliminarea documentelor lipsite de importanţă şi cu termenele de păstrare expirate ? După întocmirea procesului verbal de selecţionare, acesta, însoţit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum şi inventarele documentelor ce se

5

păstrează permanent, se ÎNAINTEAZĂ SPRE APROBARE ARHIVELOR NAŢIONALE, centrale sau structurilor sale judeţene. După primirea confirmării din partea Arhivelor Naţionale, documentele selecţionate se scot din EVIDENŢA ARHIVEI, pe baza procesului verbal de selecţionare aprobat şi se transportă la o unitate ( firmă) acreditată de minister, spre a fi TOPITE şi REINTEGRATE circuitului economic. În decursul activităţii specifice, de prelucrare a documentelor create

de diversele structuri, nu de puţine ori unităţile de arhivă au fost puse în faţa situaţiei de a accepta depunerea unor documente fără nici o formă de evidenţă şi chiar neconstituite în unităţi arhivistice, pe probleme, ani şi termene de păstrare. De obicei, acest fapt se întâmplă în momentul în care structurile creatoare de documente îşi încetează brusc activitatea, nemaiavând posibilitatea prelucrării documentelor. În acest caz, acţionează din partea structurii de arhivă principiul salvării documentelor, ceea ce presupune acceptarea primirii respectivelor înscrisuri, chiar dacă sunt neprelucrate arhivistic.

Problema care apare imediat după preluarea lor, este aceea a prelucrării documentelor respective, în scopul aducerii lor la normalitate, ceea ce presupune întocmirea formelor legale de evidenţă.

Pentru acest deziderat, se procedează în felul următor: Documentele care se găsesc în arhivă neconstituite conform

nomenclatorului se ordonează, inventariază şi selecţionează la compartimentul de arhivă, care le-a preluat. În acest sens se trece la determinarea apartenenţei la fond, ţinându-se seama de denumirea destinatarului, ştampila de înregistrare, rezoluţiile sau notele tergale, conţinutul actului. Ordonarea documentelor în cadrul fondului se va face după un criteriu stabilit (pe ani şi compartimente de muncă „cronologic-structural”, iar în cadrul compartimentului, pe probleme; „structural-cronologic”– pe compartimente şi ani, iar în cadrul anului pe probleme, alfabetic, etc).

În cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulţi ani se ordonează la anul cel mai vechi al dosarului, fără a se lua în considerare documentele anexate. Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1, pe fiecare an. Dacă dispunem de o mare cantitate de documente, cărora le cunoaştem creatorul, dar nu deţinem nici o formă de evidenţă, se trece la întocmirea acesteia, procedându-se astfel:

6

1. Se grupează dosarele pe ani, indiferent de structura creatoare. 2. După ce toate dosarele au fost grupate pe ani, se trece la depunerea lor pe structurile creatoare, pe fiecare an separat, ţinându-se cont de antetul documentelor, ştampila de înregistrare, rezoluţiile dau notele cuprinse pe document. 3. După determinarea apartenenţei , se trece la gruparea documentelor pe termene de păstrare potrivit nomenclatorului. 4. După ce s-a încheiat procesul de grupare a documentelor pe termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul arhivistic, se întocmeşte inventarul documentelor, procedându-se concomitent şi la selecţionarea înscrisurilor cu termene expirate. 5. Ultima operaţiune rezidă în luarea tuturor măsurilor de conservare şi păstrare a documentelor, prin introducerea acestora în mijloace de protecţie şi ordonarea lor pe rafturile depozitului. În cazul în care documentele nu sunt constituite în dosare, ele prezentându-se sub forma de „foi volante”, determinarea apartenenţei acestora se face la fel ca în cazul de mai sus, punctul 2. Ordonarea documentelor se va executa după criteriul cronologic, iar apoi se vor grupa pe probleme, în dosare. Trebuie subliniat faptul că, în cazul documentelor neconstituite în unităţi arhivistice (u.a.) şi aflate fără nici o formă de evidenţă, dar care se găsesc în număr foarte mare, se poate proceda la o selecţionare „globală” pentru acele înscrisuri cu termene de păstrare de 1-5 ani, vădit fără nici o importanţă practică sau ştiinţifică (de ex.: boniere, chitanţiere, fişe de pontaj, condici de prezenţă, etc). În cazul selecţionării „globale”, inventarele ce însoţesc lucrarea de selecţionare, vor cuprinde următoarele elemente: numărul curent, categoria de documente, anii extremi ai acestora, cantitatea în metri liniari sau u.a., poziţia din nomenclator şi termenul de păstrare. Procedura de selecţionare este aceiaşi ca şi în cazul celorlalte documente, presupunând prezentarea în faţa Comisiei de Selecţionare, întocmirea procesului-verbal şi obţinerea confirmării din partea Arhivelor Naţionale

7

BIBLIOGRAFIE: 1. Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 republicată cu modificările

şi completările ulterioare. 2. Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii

de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul nr. 217 din 23.05.1996

3. Ordinul ministrului Administraţiei şi Internelor nr. 650 din 16.05.2005, privind Organizarea şi administrarea Fondului arhivistic al M.A.I..

4. Mera, Laurenţiu, Îndreptar Arhivistic, Ed. Aronda, Cluj-Napoca, 2004.

Şeful Serviciului Arhivă Comisar şef

Dan Costin ANTON