conferinta de presa

RELAII PUBLICENoile abordri ale marketingului modern impun tot mai mult combinarea activitilor specifice publicitii, vnzrilor, promovrii, marketingului direct i relaiilor publice.

Conceptul de relaii publice

Una dintre cele mai utilizate definiii ale relaiilor publice este: un efort direcionat spre motivarea i influenarea clienilor n primul rnd prin intermediul mijloacelor de comunicare, pentru a-i determina s gndeasc bine despre o organizaie, s o respecte i s o susin n perioadele mai dificile.


S. Cutlip, A. Center i G. Broom au definit relaiile publice ca fiind: "funcia de management care identific, stabilete i menine relaii reciproc avantajoase ntre o organizaie i diferite categorii de public, relaii de care depind succesul sau nereuita acesteia".


Relaiile publice reprezint o funcie distinct de management, care ajut s se stabileasc i s se menin un climat psihologic de comunicare, nelegere, acceptare i cooperare ntre o organizaie i publicul su; ajut conducerea s informeze i s fie informat despre opinia public; definete i coordoneaz responsabilitatea conducerii pentru a servi interesului public; ajut conducerea s utilizeze n mod eficient orice schimbare, servind ns i ca un sistem de prevedere care s sprijine tendinele ce se anticipeaz; folosete cercetarea i tehnicile comunicaionale etice ca principalele sale instrumente.


Relaiile publice reprezint efortul deliberat, planificat i susinut de a stabili i menine nelegerea reciproc ntre firme i publicul su.

Relaiile publice sunt acea funcie a managementului care evalueaz atitudinea publicului, identific politica unei instituii sau persoane cu interesul public i planific i execut un program de activiti pentru a ctiga nelegerea i acceptarea publicului.


Relaiile publice sunt efortul contient de a obine nelegere, de a stabili i menine ncrederea publicului pe baza unei cercetri sistematice.

Relaiile publice reprezint efortul managerial sistematic i susinut prin care organizaiile private i publice caut s creeze nelegere, simpatie i sprijin la nivelul acelor categorii de public cu care au sau ateapt s stabileasc un contact.

Activitile realizate de specialitii n relaii publiceplanific programe de relaii publice iniiaz cooperarea cu conducerea de mijloc obin cooperarea de la ali angajai ascult discursuri creeaz discursuri scriu discursuri pentru alte persoane gsesc vorbitori pentru ntlniri plaseaz vorbitori la radio i TV particip la ntlniri planific filme planific i realizeaz expoziii fac fotografii sau i supervizeaz pe fotografi ofer premii planific i conduc ntlniri

Activitile realizate de specialitii n relaii publiceconduc turneele organizeaz conferine de pres, recepii i vizite asigur un birou de pres bine informat aranjeaz membrilor conducerii interviuri pentru presa scris, radio i televiziune editeaz ziare i reviste pentru personalul organizaiei organizeaz mijloace de comunicare intern realizeaz jurnale externe pentru distribuitori i clieni organizeaz expoziii i manifestri de prezentare menin identitatea i stilul organizaiei pregtesc personalul din departamentele de relaii publice menin legtura cu politicienii i funcionarii publici

Activitile realizate de specialitii n relaii publice

evalueaz apariiile la televiziune, la radio i a articolelor din pres scriu scrisori scriu comunicate de pres planific i scriu brouri, fluturai, rapoarte anuale i buletine pentru noii angajai creeaz postere elaboreaz articole publicitare vorbesc cu editorii i reporterii in conferine de pres scriu articole cerceteaz opinia public planific i conduc evenimentele

Activitile realizate de specialitii n relaii publice

ntmpin vizitatorii selecteaz solicitrile privind oferirea de sprijin diferitelor organizaii, grupuri, etc. evalueaz programele de relaii publice creeaz simbolurile companiei conduc aciuni de strngere de fonduri scriu buletine informative pentru angajai supervizeaz buletinele conducerii distribuie ctre pres, comunicate, fotografii i articole de specialitate analizeaz feedback-ul i evalueaz rezultatele n lumina obiectivelor declarate.

Obiectivele activitii de relaii publice

Obiectivul principal al activitii de relaii publice este de a instaura n rndul unei ct mai mari pri a publicului un climat de ncredere n firma respectiv, n capacitatea ei de a satisface trebuinele i exigenele diferitelor categorii de consumatori i utilizatori.


Caracteristic acestui gen de activitate este faptul c se ndreapt spre promovarea relaiilor cu persoane fizice i juridice, cutnd s cultive ncredere i nelegere, c se adreseaz opiniei publice prin intermediul diverselor categorii de public, c activitatea sa are dou sensuri, ctre public i dinspre public, c ncearc s ctige ataamentul i simpatia consumatorilor poteniali.


Relaiile publice servesc la a crea un dialog ntre ntreprindere i grupurile cheie de interese n mediul de afaceri; aceste grupuri cuprind clienii i concurenii lor, angajaii poteniali, furnizorii, comunitatea, acionarii i oricine are vreo influen n activitatea ntreprinderii sau care contribuie la formularea opiniei grupurilor.

Relaiile publice internen cadrul publicului intern se includ, n general, toate categoriile de personal angajate n activitatea proprie ntreprinderii. Aciunile de relaii publice adresate acestora urmresc crearea unui climat favorabil de munc, a unei colaborri permanente n scopul desfurrii unei activiti profitabile, a cunoaterii n detaliu a ntregii activiti a firmei, a produselor i serviciilor ce alctuiesc oferta acesteia, etc. De altfel, echilibrul intern i buna funcionare a unei firme determin, n bun msur, imaginea sa n exterior. n acelai timp, prin aciunile de relaii publice adresate publicului intern, conducerea firmei poate cunoate opiniile i sugestiile propriilor salariai, ale cror valorificri ar conduce la perfecionarea activitii sale.

Relaiile publice interneEste important ca fiecare nou angajat s fie corect informat. Acest lucru se poate realiza printr-o brour scris i ilustrat de departamentul de relaii publice i cel de resurse umane. Ea reprezint un instrument de relaii publice menit s dezvolte un spirit de bun dispoziie ntre angajai. De asemenea, furnizeaz informaii valoroase pentru acetia, care, bine direcionate, sunt o important surs motivaional. O bun brour este cea care exprim ideea c organizaia este aceea cu care angajaii doresc s se identifice.

Relaiile publice interneO astfel de prezentare ar trebui s conin: scrisoare de bun venit din partea preedintelui companiei; istorie scurt i clar a companiei; prezentare lucid a fazelor prin care a trecut compania; politica privind personalul - asigurri, polie de vacan, pensii, etc. metodele de promovare n cadrul companiei; not final, realizat de directorul de relaii publice, menionnd cum pot angajaii s contribuie la renumele organizaiei.

Relaiile publice interne

Legturile cu acionarii, unul dintre cele mai importante domenii ale relaiilor publice ale companiei, presupun realizarea: rapoartelor anuale i a rapoartelor financiare intermediare; adunrilor generale anuale; rspunsurilor la scrisorile acionarilor, la telefoanele i plngerile acestora.

Relaiile publice externe

n ceea ce privete publicul extern, acesta este format din numeroase segmente spre care ntreprinderea i ndreapt oferta sa i fa de care trebuie s-i particularizeze formele i instrumentele de aciune, potrivit specificului i reaciilor posibile ale acestora.

Principalele segmente de public extern (societatea) pentru o ntreprindere sunt: consumatorii (care reprezint cea mai important categorie de public din punctul de vedere al firmei), agenii economici ce acioneaz n cadrul pieei (furnizorii i intermediarii), instituiile financiare i cele ale puterii publice, asociaiile profesionale, etc.

Relaiile publice externeRelaiile cu publicul extern reprezint participarea planificat, activ i continu a instituiei cu societatea, n beneficiul acesteia i al organizaiei. Acest tip de relaii nu sunt opionale, ci permanente. Att organizaia, ct i indivizii, au interesul de a crea o atmosfer de respect reciproc i nelegere prin intermediul unor programe specifice de relaii publice.Exist dou modele distincte ale unor astfel de programe: programele proactive sau preventive; programele reactive sau de remediere.

Relaiile publice externeProgramele proactive reprezint eforturi bine planificate, de continuitate, desemnate pentru a crea i perfeciona un sistem deschis de relaii. Scopul lor este de a crete cooperarea i nelegerea reciproc i se bazeaz pe deschidere, onestitate i implicare n problemele sociale.

Exemplu de program proactiv: Campania MOL pentru programul de sprijinire a tinerelor talente sportive. MOL Romnia iniiaz programul de sprijinire a tinerelor telente sportive Pot ajuta?, prin care sportivii sunt sprijinii s i achiziioneze echipamentul necesar sau s i acopere cheltuielile de transport la competiii sau cantonamente. Programul este susinut prin activiti de relaii publice i printr-o campanie de promovare n benzinriile MOL, n presa scris, la radio (reeaua Gold FM Europa FM i Radio 21), pe Internet i prin direct mailing ctre Cluburi Sportive colare, Federaii Sportive i coli din toat ara (peste 1500 de adrese). Programul de responsabilitate social este susinut printr-o campanie de informare, astfel nct tot mai muli tineri sportivi s afle de program, s aplice i s poat beneficia astfel de ajutorul MOL Romnia n obinerea performanei sportive. Mesajul transmis de program este construit pe ideea performanei sportive, iar elementele campaniei mizeaz pe atragerea tinerilor performeri n echipa de campioni.

Relaiile publice externe

Programele reactive implic aplanarea conflictului atunci cnd ceva merge ru. Ele tind s restabileasc bunele relaii, atunci cnd nenelegerile se mresc sau cnd antagonismul crete. Atunci cnd echilibrul unei companii se zguduie, urmrile pot fi dintre cele mai grave. Dac nu este identificat i rezolvat la timp, o criz aparent banal poate nltura o companie de pe pia. Totodat, o criz eficient gestionat poate crete popularitatea i ncrederea clienilor n respectiva companie.

Exemplu de program reactiv: Dioxina din iaurtul Danone. n urma unei alerte europene, au fost retrase de pe pia 700 de kilograme de iaurt Danone, suspect de infestare cu dioxin. tirea a fcut turul cotidienelor i a produs oarecare panic, mai ales c o parte din iaurturile suspecte fuseser deja consumate. Rezultatele analizelor au artat c procentul de dioxin din iaurt era mult sub limita admis de lege. Danone a susinut o conferin de pres n care a comunicat rezultatele, a distrus lotul de iaurturi suspecte i a sperat c situaia va reintra n normal.

FUNCIILE RELAIILOR PUBLICE LA NIVEL DE NTREPRINDERE SAU ORGANIZAIE

Protejarea i creterea reputaieiFurnizarea de informaiiComunicarea de marketingIniierea i/sau dezvoltarea relaiilor cu investitoriiDezvoltarea relaiilor financiareDezvoltarea relaiilor cu comunitateaCultivarea i dezvoltarea relaiilor cu angajaiiAfacerile publice

FACTORII CARE CONTRIBUIE LA DEZVOLTAREA ACTIVITATII DE RELATII PUBLICE

Diversificarea pieelor bunurilor de larg consumExplozia tehnologic i a sistemului informaionalCreterea competiieiDeclinul publicitii prin reelele de televiziuneCreterea costurilor publicitii la televiziuneFacilitile oferite de pres

PRINCIPALELE TEHNICI FOLOSITE N ACTIVITATEA DE RELAII PUBLICE I. TEHNICI FOLOSITE N RAPORTURILE CU MASS MEDIAI.1. Articolul de importan caracteristic I.2. Articolul de profil I.3. Conferina de presI.4. Dineurile oficialeI.5. DiscursurileI.6. Efectuarea de studii, anchete sau cercetriI.7. Folosirea unor purttori de cuvnt specializaiI.8. Fotografia nsoit de textI.9. InterviurileI.10. ntlnirile de genul seminariilor, simpozioanelor sau teleconferinelorI.11. Lansarea de tiriI.12. Petrecerile n aer liberI.13. Rubrica specialistului

PRINCIPALELE TEHNICI FOLOSITE N ACTIVITATEA DE RELAII PUBLICE

II. TEHNICI SPECIFICE RELAIILOR CU CONSUMATORII

II.1. Buletinele informative sunt utilizate n domeniul relaiilor publice pentru a comunica ultimele nouti i a pstra permanent n mintea consumatorilor produsele, pieele sau personalitile. II.2. Demonstraiile practiceII.3. Fan cluburileII.4. Liniile telefonice directeII.5. Listele cu nouti


III. TEHNICI SPECIFICE POZIIONRII PRODUSELOR

III.1. Acordarea de premii de notorietate este folosit de sponsori pentru a atrage interesul publicului spre anumite domenii de activitate.III.2. Imprimarea unor produseIII.3. Obinerea recunoaterii oficiale din partea departamentelor guvernamentale sau a unor asociaii i organizaii respectate genereaz ncrederea n produs i sprijin poziionarea acestuia pe pia.III.4. Oferirea de mostreIII.5. Oferirea de produse pentru concursurile radioIII.6. Plasarea de produse n filme i seriale pentru televiziuneIII.7. Tiprirea de criIII.8. Utilizarea de simboluri asigur personalizarea firmelor n rndul consumatorilor, avnd avantajul c sunt uor de recunoscut. III.9. Utilizarea de vehicule


IV. EVENIMENTE SPORTIVE, ARTISTICE I DE DESTINDERE

IV.1. ExpoziiileIV.2. FestivalurileIV.3. Organizarea de curse sportiveIV.4. Spectacolele itineranteIV.5. Sprijinirea aciunilor culturale i umanitareIV.6. Turneele

PRINCIPALELE TEHNICI FOLOSITE N ACTIVITATEA DE RELAII PUBLICEV. EVENIMENTE SPECIFICE

V.1. Anunarea serviciilor publice se face de ctre companii i grupuri comerciale, pentru a fi identificate cu subiecte de interes public. Apelnd pe larg la radio i televiziune, aceste anunuri fac legtura ntre sponsori i cauze umanitare ce cuprind o arie ntins, mergnd de la educaie pn la adoptarea de animale.V.2. Deschiderea unor muzeeV.3. InaugurrileV.4. Organizarea de concursuri, competiii i evenimente specialeV.5. Srbtorirea ocaziilor speciale


VI. PROGRAME SPECIFICE

VI.1. Programele pentru tineri, care pot aborda diverse activiti, de la competiiile atletice la concursurile de art pop, ncearc s ating segmente specifice ale audienei int, genernd att o poziionare a produselor, ct i o recunoatere a acestora.VI.2. Programele zonale au ctigat n importan odat cu dezvoltarea micromarketingului. Destinate unor anumite regiuni, piee locale sau zone specifice unor companii, ele sunt o modalitate pentru productori de a-i identifica produsele cu interesele locale.

Programele de relaii publiceProgramul de relaii publice este un efort susinut al unei organizaii pentru a construi relaii sociale demne de ncredere, cu scopul de a atinge anumite obiective, efort bazat pe aplicarea unor strategii de comunicare i evaluarea rezultatelor obinute.

Un asemenea program const n analiza situaiei comunicrii i a marketingului i nelegerea comportamentului consumatorului, ntr-un efort de a dezvolta strategii pentru folosirea mass media, a mesajelor i a bugetelor alocate i pentru a oferi un plan pentru a obine avantaje din aceast situaie.

Programele de relaii publice

Obiective

Contientizarea unei probleme Se urmrete aducerea n prim-planul ateniei publicului a unor teme de dezbateri, situaii, atitudini (necesitatea purtrii centurii de siguran). Informarea publiculuiPe lng contientizarea unei probleme, se urmrete i mbogirea informaiilor referitoare la specificul acelei probleme (pericolele ce apar cnd nu se poart centura de siguran, cazuri de accidente, fiabilitatea centurilor). Educarea publiculuiSe urmrete pregtirea publicului pentru a aciona, pe baza cunotinelor primite, n conformitate cu obiectivele programului (campania anti-SIDA).


ntrirea atitudinilor Vizeaz acele categorii de public despre care se tie c susin valorile organizaiei. Se bazeaz pe reactualizarea normelor, valorilor i comportamentelor diverselor categorii de public (reducerea polurii). Schimbarea atitudinilor Sunt vizate categoriile de public care nu mprtesc valorile organizaiei (campania mpotriva fumatului). Schimbarea comportamentului Se urmrete inducerea de noi modele de aciune (pstrarea cureniei).


Cerine

1. Definirea nevoilor, a obiectivelor i a resurselor publicului int2. Planificarea sistematic a programelor3. Monitorizarea i evaluarea continu a programului4. Selectarea unor media adecvate pentru fiecare categorie de public

Planificarea programului de relaii publice

Programul de relaii publice nu este o activitate desfurat la ntmplare i sporadic. El este o activitate planificat, structurat i coordonat, prin care o organizaie urmrete s-i ating obiectivele specifice de relaii publice. n aceste condiii planificarea unui program presupune parcurgerea unor etape bine definite, ce se succed ntr-o progresie logic. Se evit astfel risipa de resurse, timp i bani. Etapele se condiioneaz i se determin reciproc. Fiecare etap rezult din pasul fcut naintea ei, i determin pasul ce va fi executat.

Planificarea programului de relaii publiceUn bun plan de program trebuie s fie n concordan cu obiectivele i valorile generale ale organizaiei, s fie realist (s nu promit mai mult dect poate realiza), s fie flexibil (s admit schimbri), s ating valorile, interesele i ateptrile fiecrei categorii din cadrul publicului int.

Etapele planului unui program de relaii publice sunt: 1. definirea problemelor 2. analiza situaiei 3. stabilirea obiectivelor 4. identificarea diferitelor categorii de public 5. stabilirea strategiilor 6. stabilirea tacticilor 7. fixarea calendarului de lucru 8. stabilirea bugetului 9. stabilirea procedurilor de evaluare.

Relaiile cu presa

Noile ntreprinderi care intr pe noi piee au nevoie s-i afirme propria identitate i s demonstreze public seriozitatea fa de modul de realizare al propriilor produse i servicii. Pentru ntrirea imaginii ntreprinderii, un rol important l are cunoaterea mass media i a modului n care trebuie s se trateze cu jurnalitii. Relaiile cu presa reprezint o parte foarte important a muncii de fiecare zi a responsabilului cu relaiile publice. ncrederea pe care o inspir este pentru el de mare valoare. Va fi deci necesar, s se neleag n profunzime principiile fundamentale care guverneaz relaiile cu presa, radioul i televiziunea.

Societile comerciale i instituiile doresc ca tirile s fie prezentate ntr-un mod care s nu le cauzeze probleme i preocupare, n timp ce presa vrea informaii i tiri care s trezeasc interesul cititorilor i spectatorilor.

Relaiile cu presa

I. Campania de presO campanie de pres este o vast operaiune de informare, un efort depus pentru a furniza jurnalitilor materialul necesar unor articole destinate a face s se vorbeasc de un obiect, un eveniment sau un serviciu care a motivat campania. O campanie de pres este necesar de asemenea pentru implantarea unui lan de magazine sau hoteluri, lansrii unui nou produs pe pia, impunerii unei tehnici inedite, prezentrii unei moderne uniti prestatoare de servicii. Ea ncearc s conving i s influeneze, s informeze i s suscite interes n rndul publicului.

Relaiile cu presa

II. Comunicatul de pres

Specialitii n relaii publice consider comunicatul de pres un mijloc simplu i eficace cu ajutorul cruia se transmite presei o informaie despre organizaie, n sperana c mesajul va ajunge la publicul cruia i este adresat. Pentru a fi publicat, comunicatul trebuie s conin o informaie n msur s reprezinte o noutate sau s prezinte un anume interes pentru o categorie important de public. Jurnalitii sunt cei care hotrsc dac el va fi fcut public sau nu, stabilind totodat dac va fi difuzat integral, trunchiat sau dac va fi rescris.

Relaiile cu presaPrincipalele criterii de evaluare a importanei unui comunicat, sunt:noutatea informaiei interesul pe care aceasta l-ar putea avea pentru publicul ziarului, al revistei sau al postului calitatea redactrii textului.

Un comunicat de pres are urmtoarele caracteristici: este un anun sau un document transmis oficial de ctre o organizaie sau de ctre o persoan; transmite o informaie legat de o idee, de un serviciu, de un produs, de un eveniment, de o situaie, de o informaie care poate interesa populaia sau un grup bine determinat al ei; este redactat n mod special pentru presa de informare, n scopul publicrii i difuzrii lui; este ntotdeauna un document scris.

Relaiile cu presaIII. Conferina de presPentru a asigura succesul unei conferinte de presa, reprezentantii biroului de presa si purtatorul de cuvant trebuie sa o gandeasca si sa o organizeze pana in cele mai mici amanunte; o conferinta de presa nepregatita, in care informatia nu este interesanta sau in care datele importante au fost gresit prezentate, duce la o mediatizare slaba a evenimentului si poate compromite participarea jurnalistilor la actiunile viitoare ale organizatiei.

Etape 1. pregatirea conferintei de presa;2. desfasurarea conferintei de presa;3. evaluarea conferintei de presa.

Conferina de pres

1. Pregatirea conferintei de presaExceptand situatiile de criza, cand conferinta se organizeaza fara nici un fel de preparative, pregatirea poate incepe cu o luna inaintea evenimentului, in cadrul acestei etape, fiind parcursi urmatorii pasi: a) alegerea momentului (data, ziua, ora); b) stabilirea locului de desfasurare; c) stabilirea listei invitatilor; d) redactarea si trimiterea invitatiilor; e) redactarea documentatiei; f) elaborarea materialelor ajutatoare; g) pregatirea discursurilor sau interventiilor; h) pregatirea reprezentantilor organizatiei care vor participa la conferinta; i) pregatiri si verificari de ultima ora.

Conferina de pres

Redactarea si trimiterea invitatiilor Invitatiile trebuie sa contina urmatoarele elemente:

1. Sigla organizatiei (invitatia se tipareste pe hartie tip, care are in antet numele organizatiei, adresa, telefonul, faxul); 2. Numarul de inregistrare a invitatiei; 3. Data emiterii; 4. Cuvantul "Invitatie", inaintea titlului;5. Titlul; este recomandat ca titlul sa contina numele organizatiei, pentru ca acesta sa se intipareasca bine in mintea jurnalistului invitat, precum si motivul pentru care se organizeaza conferinta;

Conferina de pres6. Textul invitatiei trebuie sa cuprinda urmatoarele precizari: a) persoana sau organizatia care invita (de obicei, invitatia este facuta de directorul sau de presedintele institutiei); numele acestora se scrie in intregime, iar functia este prezentata in detaliu; b) subiectul conferintei (acesta va fi prezentat in cateva randuri, subliniindu-se importanta, interesul, noutatea temei aflate pe ordinea de zi);c) personalitatile reprezentative ale organizatiei care vor participa la conferinta;d) momentul desfasurarii conferintei (data, ziua, ora);e) locul de desfasurare (adresa exacta: oras, strada, numar, etaj, sala); daca este cazul, se va include o mica harta cu strazile principale din apropierea locului unde se desfasoara conferinta, indicandu-se statiile proxime de autobuz, statiile de tramvai, cele de metrou si locurile de parcare convenabile;f) data-limita de confirmare a participarii;g) numele, functia si semnatura celui care invita;h) adresa, telefonul/faxul biroului de presa, precum si numele persoanei ce poate fi contactata pentru informatii suplimentare sau pentru confirmarea participarii;i) existenta (daca este cazul) a unui lunch sau cocktail dupa conferinta.

Conferina de pres

2. Desfurarea conferinei de pres

Etape a) primirea jurnalistilor;b) deschiderea conferintei;c) discursul reprezentantului organizatiei;d) intrebarile;e) inchiderea conferintei;f) dialogul informal (cafeaua si racoritoarele).

Conferina de pres

3. Evaluarea conferinei de presActivitatea de comunicare cu presa nu se incheie odata cu plecarea ultimului gazetar. Dimpotriva, acum urmeaza o alta etapa, extrem de importanta, in care se va face evaluarea derularii conferintei si a efectului pe care ea 1-a avut. In zilele urmatoare se va urmari reactia presei, pentru a se vedea ce si cat s-a scris in diversele publicatii sau ce si cat s-a difuzat in audiovizual in legatura cu acest eveniment sau cu organizatia, in general.

conferinta de presa

Documents