conferinta anbpr bibliopublica “modele de voluntariat in ... · este baza pentru evaluarea şi...

“Managementul voluntarilor”

Corina Pintea

Pro Vobis – Centrul National de Resurse pentru Voluntariatwww.provobis.ro

Conferinta ANBPR BiblioPublica “Modele de voluntariat in biblioteca”

Baia Mare, 13 mai 2011

PASII MANAGEMENTULUI VOLUNTARILOR

Pro Vobis – Centrul Naţional de Resurse pentru Voluntariat

Workshop “Managementul voluntarilor”


1. Pregatirea organizatiei pentru implicarea voluntarilor

2. Recrutarea voluntarilor

3. Selectia voluntarilor

4. Orientarea si instruirea voluntarilor

5. Supervizarea voluntarilor

6. Motivarea voluntarilor

7. Recunoasterea meritelor voluntarilor

8. Monitorizarea voluntarilor

9. Evaluarea voluntarilor si a programului de voluntariat

PREGATIREA ORGANIZATIEI

PENTRU LUCRUL CU VOLUNTARII

Paşii în pregătirea organizaţiei sunt:

• declararea voluntariatului ca o valoare a organizaţiei;

• analiza nevoilor organizaţiei în ceea ce priveşte implicarea de

voluntari;

• elaborarea unui set de politici/proceduri;

• numirea/ angajarea unui coordonator de voluntari;

• redactarea documentelor necesare;

• alocarea unui buget pentru programele de voluntariat




DE CE O POLITICĂ INTERNĂ DE LUCRU CU VOLUNTARII

Clarifică modul în care se iau deciziile în situaţii date

Ajută la gestionarea situaţiilor dificile (risc, abuz,

accidente, conduită nepotrivită)

Facilitează procesul de management al voluntarilor

Asigură continuitatea în timp

Impun tratarea cu mai multă atenţie şi respectarea

cu stricteţe a regulilor

Ajută la evitarea neînţelegerilor sau percepţiilor greşite

Contribuie la derularea cursivă a operaţiunilor zilnice

(odată internalizate)




LOCUL POLITICII DE VOLUNTARIAT IN STRUCTURA ORG

Legislaţie

Statut

Declaraţiile de misiune şi viziune

Politici şi regulamente interne

Proceduri

Funcţionarea zilnică




ELABORAREA POLITICII DE VOLUNTARIAT

Pasul I: de ce implicăm voluntari?

Vom identifica ce poziţii vor ocupa voluntarii

Vom putea explica voluntarilor cum contribuie

ei la atingerea misiunii organizaţiei

Vom putea explica personalului de ce este benenfică

implicarea voluntarilor

Vom putea dezvolta un plan coerent de evaluare a

eficienţei implicării voluntarilor

Pasul II: Cum? Cine? Când? Ce?




FISA DE POST - FUNCTII

Este instrumentul primordial pentru recrutare

Este instrumentul primordial pentru selecţia voluntarilor

Este baza pentru evaluarea şi supervizarea voluntarilor

Este o anexă a contractului de voluntariat

Clarifică rolurile atât pentru voluntari cât şi pentru personal




RECRUTAREA VOLUNTARILOR

Pasii in recrutarea voluntarilor:

1. Identificarea nevoilor organizaţiei

2. Identificarea nevoilor de voluntari ale organizaţiei

3. Crearea de sarcini motivante

4. Dezvoltarea şi implementarea unei strategii de recrutare




RECRUTAREA VOLUNTARILOR

STRATEGIA DE RECRUTARE

CINE cunoaşteţi-vă organizaţia

CE stiţi de ce fel de voluntari aveţi nevoie

DE CE stiţi ce vreţi ca ei să facă / programul

UNDE stiţi unde îi puteţi gasi - SURSE

CAND stiţi care este momentul cel mai bun pentru a-i găsi

CUM stiţi cum veţi ajunge la ei

(metodă, mesaj, canal, sistem de candidatură)




STRATEGII DE RECRUTARE

• recrutare generală – către publicul larg, nu se caută abilităţi deosebite;

• recrutare specifică – se abordează grupuri ţintă specifice, se caută abilităţi şi cunoştinţe specifice, se folosesc fişele de post şi profilurile candidaţilor;

• recrutare de tip “concentric” – voluntarii existenţi atrag în organizaţie noi voluntari sau se recrutează din organizaţii partenere;

• recrutare în sistem închis – se recrutează voluntari din sisteme închise: o şcoală, o companie, o unitate militară, un grup profesional.




REGULA DE AUR A RECRUTARII

Nu exista nici un fel de regula cu privire

la locul în care poti sa gasesti voluntari:

Ei se afla peste tot!




MESAJUL DE RECRUTARE

1. Nevoia (nu a organizatiei, ci a beneficiarilor!)

2. Sarcina, activitatea in sine

3. Temeri, suspiciuni

4. Beneficii




RECRUTARE – SFATURI PRACTICE

Realizaţi un brainstorming legat de posibilele surse

Fiţi deschişi la idei noi

Axaţi-vă pe motivaţii atunci cand formulaţi mesajele

Recrutarea este un process continuu

Încadrarea în timp este esenţial

Un voluntar mulţumit este o “reclamă umblătoare”

La fiecare material promoţional realizat în organizaţia dvs., includeţi

un mesaj de recrutare, cu persoana de contact, telefon, e-mail




SELECTIA VOLUNTARILOR

Scopul selecţiei:

identificarea celor mai potriviţi voluntari pentru un post anume

Interviul de selecţie – clasificare

Structurat Nestructurat Sub presiune

Individual De grup Comportamental




SELECTIA – SFATURI PRACTICE

Puneţi întrebări si ascultaţi

Fiţi sinceri

Daţi informaţii despre organizaţie

Oferiţi-le o imagine clară asupra a ce presupune postul

Exploraţi-le interesele, abilităţile şi motivaţiile

Asociaţi voluntarii cu cele mai potrivite poziţii

Răspundeţi întrebărilor şi nelămuririlor

Discutaţi beneficiile voluntariatului

Pregătiţi un proces standardizat de selecţie, politici şi proceduri

Cunoaşteţi aspectele ce nu pot fi negociate şi zonele de flexibilitate

Asiguraţi confidenţialitatea (pentru ei şi de către ei)

Informaţi-i despre beneficii

Aveţi curajul să spuneţi NU!




ORIENTAREA VOLUNTARILOR

1. Introducere despre organizaţie

2. Prezentarea declaratiei de viziune

3. Prezentarea sistemului de management al voluntarilor

(politici, documente de lucru)

4. Aspecte legate de cultura organizaţională

5. Drepturi şi responsabilităţi ale voluntarului şi ale organizaţiei

6. Turul de forţă

7. Primii pasi in formarea echipei de voluntari




INSTRUIREA VOLUNTARILOR




AVANTAJE PENTRU VOLUNTARI:

rezervor de idei, abilităţi

şi experienţe noi;

legitimitatea implicării;

sens al apartenenţei;

formă de acreditare;

valoare intrinsecă.

AVANTAJE PENTRU ORGANIZAŢIE:

mijloc de uniformizare a pregătirii;

esenţial pentru anumite activităţi;

atrage, încurajează şi motivează voluntarii;

creşte satisfacţia şi ataşamentul voluntarilor;

îmbunătăţirea performanţelor

asigură succesul

SUPERVIZAREA VOLUNTARILOR

Relaţia reciprocă dintre doi lucrători (angajat/voluntar – voluntar)

preocupaţi de creşterea profesională.

Scopul: capacitarea voluntarului de a avea succes în activitatea sa,

prin creşterea autonomiei, capacităţii de a lua decizii.

Abilitate specială a coordonatorului care este chemat să lucreze

“prin alţii”.




SESIUNI DE SUPERVIZARE

• Individuale sau de grup

• Constante (monitorizare) sau la intervale regulate de timp

• Realizate de catre coordonatorul de voluntari, de un angajat, de

un voluntar

• Planificate, spontane sau la cerere

• Formale sau informale




TEME ALE SUPERVIZARII

• organizarea orarului de lucru,

• evaluarea performanţei,

• discutarea progreselor voluntarului,

• clarificarea şi rezolvarea problemelor,

• oferirea deconsultanţă / expertiză,

• răspuns la diferite întrebări,

• cuvinte de laudă,

• semnalarea erorilor,

• stabilirea standardelor,

• evaluarea nevoilor de training,

• ajutor pentru corelarea sarcinilor cu scopurile aferente,

• model de comportament profesional,

• feed-back.




MOTIVAREA VOLUNTARILOR

Elementele unei strategii de motivare:

•Misiunea – singurul factor motivaţional sigur şi nelimitat!

• Crearea de sarcini motivante pentru voluntari

• Identificarea propriilor factori motivaţionali ai voluntarilor şi corelarea cu

activităţile oferite

• Crearea de oportunităţi diversificate şi creative de recunoaştere a

meritelor voluntarilor

• Managementul profesionist al voluntarilor pe tot parcursul colaborării –

atitudinea si atmosfera contează!




CARACTERISTICILE UNEI SARCINI MOTIVANTE

1. Proprietatea

2. Autoritatea de a gândi/decide

3. Responsabilitatea pentru rezultate (+/-)

4. Menţinerea evidenţelor




MONITORIZAREA VOLUNTARILOR




Fişa de pontaj a activitatii voluntarului

Numele _________________________________________

Organizaţia/instituţia______________________________

Programul_______________________________________

Data Activitatea (descriere) Total Ore

Semnatura voluntarului

Total ore

Semnatura supervizorului/coordonatorului

EVALUAREA VOLUNTARILOR

Ce este evaluarea?

Un proces sistematic de măsurare şi apreciere a

acţiunilor şi rezultatelor unui program prin comparaţie

cu anumite standarde implicite sau explicite, cu scopul

de a îmbunătăţi programul respectiv. (Carol Weiss 1998)

Evaluarea se deosebeşte de cercetare prin scopul ei,

care este acela de a îmbunătăţi (to improve) şi nu

de a dovedi (to prove). (Isaac şi Michael 1983)




CARACTERISTICILE EVALUĂRII

proces sistematic

implică emiterea unei judecăţi de valoare

necesită standarde/criterii pentru judecata de valoare

este urmată de o intervenţie în proces

are ca scop îmbunătăţirea procesului/programului




CÂND EVALUĂM?

Să ne gândim la evaluare înainte de începerea

programului, nu după începutul acestuia

Să integrăm evaluarea în descrierea programului şi în

propunerea de finanţare

Să colectăm constant date în vederea evaluării

Să utilizăm evaluarea sub forma criticii constructive

Să nu considerăm evaluarea o pierdere de timp!




EVALUARE şi MONITORIZARE

Evaluarea

culegerea datelor

prelucrarea datelor

utilizarea rezultatelor

analizei datelor

determină şi/sau justifică

schimbări în program

Monitorizarea

proces de culegere de

date

poate avea legătură cu

evaluarea

nu are efecte asupra

programului




PAŞII PROCESULUI DE EVALUARE

1. Stabilirea scopului evaluării

2. Stabilirea întrebărilor de evaluare

3. Crearea unui design de evaluare

4. Colectarea datelor

5. Analiza datelor

6. Redactarea concluziilor

7. Luarea deciziilor privind eficienţa, eficacitatea şi

impactul programului

8. Informarea factorilor interesaţi




EVALUAREA VOLUNTARILOR

Porniţi de la fişa postului

Culegeţi puncte de vedere diferite (voluntarul,

coordonatorul de proiect, coordonatorul de voluntari,

ceilalţi voluntari, personalul implicat)

Nu împovăraţi voluntarii cu foarte multe formulare

Păstraţi contactul personal

Ţineţi cont de sugestiile voluntarilor




MOMENTUL INTREBARILOR




EVALUAREA WORKSHOP-ULUI

Acum la finalul acestor 3 ore…..

SIMT….

STIU….

VREAU….

VISEZ….




conferinta anbpr bibliopublica “modele de voluntariat in ... · este baza pentru evaluarea şi...

Documents