1. 1 Lector. univ. dr. Cornelia MAXIM APLICAII INFORMATICE DE BIROU Word Excel PowerPoint Office Binder Publisher Outlook - Bucureti 2004 - CUPRINS 2. 2 Cuvnt nainte Introducere Capitolul 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaiei Microsoft Word 1.1. Automatizarea operaiilor de ntocmire a corespondenei / 9 1.1.1. Tiprirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) / 9 1.1.2. Automatizarea operaiilor de tiprire a plicurilor i etichetelor potale / 19 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word / 23 1.2.1. Stabilirea limbii folosite / 23 1.2.2. Verificarea ortografiei / 24 1.3. Utilizarea abloanelor n Word / 27 1.3.1. Modificarea abloanelor integrate n Word / 27 1.3.2. Crearea unui ablon pe baza unui document existent / 28 1.3.3. Utilizarea abloanelor integrate n Word / 29 Capitolul 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaia Microsoft Excel 2.1. Noiuni de baz / 32 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaii Excel / 32 2.1.2. Deschiderea aplicaiei Excel / 33 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) / 36 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 37 2.1.5. nchiderea registrului de calcul i a aplicaiei Excel / 38 2.1.6. Folosirea funciei Help / 39 2.2. Personalizarea (modificarea) setrilor de baz / 40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 40 2.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 42 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente / 42 2.2.4. Modificarea unor opiuni implicite ale aplicaiei Excel / 44 2.3. Operaii de baz / 44 2.3.1. Introducerea datelor n foaia de calcul / 44 2.3.2. Selectarea datelor / 49 2.3.3. Copiere, mutare, tergere / 53 2.3.4. Cutare i nlocuire / 57 2.3.5. Rnduri i coloane n foaia de calcul / 58 2.3.6. Sortarea datelor / 61 2.4. Formule i funcii / 62 2.4.1. Formule aritmetice i logice / 62 2.4.2. Lucrul cu funcii / 70 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 73 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) / 73 2.5.2. Verificarea scrierii / 81 2.5.3. Setarea documentului / 84 2.6. Tiprirea foilor de calcul / 87 2.6.1. Vizualizarea (previzualizarea) foii de calcul / 87 2.6.2. Tiprirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul / 88 2.6.3. Tiprirea unei seciuni a foii de calcul active sau a unei seciuni predefinite / 89 2.7. Obiecte, grafice i diagrame / 90 2.7.1. Importul de obiecte / 90 2.7.2. Grafice i diagrame / 93 3. 3 2.8. Gestionarea listelor n Excel (baze de date) / 105 2.8.1. Noiuni de baz / 105 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date / 107 2.8.3. Gruparea informaiei prin generarea de subtotaluri / 115 2.8.4. Blocarea rubricilor (cmpurilor) unui tabel ) / 116 2.8.5. mprirea ecranului n ferestre / 118 2.8.6. Protejarea i ascunderea formulelor n foaia de calcul / 119 2.9. Glosar de termeni / 121 2.10. Teste evaluare cunotine / 124 Capitolul 3. Realizarea prezentrilor cu aplicaia Microsoft PowerPoint 3.1. Noiuni de baz / 127 3.1.1. Caracteristicile unei prezentri PowerPoint / 127 3.1.2. Deschiderea aplicaiei PowerPoint / 130 3.1.3. Deschiderea unei prezentri existente (mai multor prezentri) / 130 3.1.4. Salvarea unei prezentri / 133 3.1.5. nchiderea documentului de prezentare i a aplicaiei PowerPoint / 134 3.1.6. Folosirea funciei Help / 135 3.2. Personalizarea (modificarea) setrilor de baz / 137 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afiare) a unei prezentri / 137 3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 140 3.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 140 3.2.4. Modificarea unor opiuni predefinite ale aplicaiei PowerPoint / 141 3.3. Crearea unei prezentri / 142 3.3.1. Crearea unei noi prezentri / 142 3.3.2. Adugarea(inserarea) textului ntr-un diapozitiv (folie / 147 3.3.3. Adugarea textului n zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 149 3.3.4. Numerotarea automat a diapozitivelor / 149 3.3.5. Introducerea datei calendaristice i a timpului n diapozitive / 149 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 150 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete i videoclipuri n prezentri / 152 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt n prezentri / 154 3.3.9. Introducerea casetelor de text n prezentri / 155 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 155 3.4. Editarea unei prezentri / 156 3.4.1. Copierea, mutarea i tergerea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri si ntre mai multe prezentri active / 156 3.4.2. Copierea, mutarea i tergerea diapozitivelor (foliilor) n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active / 158 3.4.3. Adugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 159 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) ntr-o prezentare / 159 3.5. Formatarea unei prezentri / 161 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 161 3.5.2. Modificarea casetelor de text n prezentri / 166 3.5.3. Modificarea imaginilor n prezentri / 167 3.6. Obiecte, grafice i diagrame / 168 3.6.1. Desenarea obiectelor / 168 3.6.2. Diagrame organizaionale (organigrame) / 171 3.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 175 4. 4 3.7. Tiprirea unei prezentrii / 178 3.7.1. Pregtirea diapozitivelor pentru tiprire / 178 3.7.2. Tiprirea efectiv a unei prezentri / 179 3.8. Pregtirea vizionrii unei prezentri / 180 3.8.1. Efecte de Slide-show / 180 3.9. Vizionarea unei prezentri / 183 3.9.1. Derularea (execuia) unei prezentri de diapozitive / 183 3.10. Expunerea unei prezentri n Internet/Intranet / 184 3.11. Ramificaii ale execuiei unei prezentri / 187 3.12. Pregtirea unei prezentri pentru expunere / 190 3.13. Expunerea unei prezentri n alt sediu (pe un alt calculator) / 192 3.14. Glosar de termeni / 195 3.15. Teste evaluare cunotine / 198 Capitolul 4. Partajarea datelor ntre aplicaii Office 4.1. Partajarea (utilizarea n comun) dinamic a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) / 201 4.2. Transformarea prezentrilor PowerPoint n documente Word i invers / 206 Capitolul 5. Organizarea documentelor Office cu aplicaia Office Binder 5.1. Caracteristicile i crearea unei colecii de obiecte / 207 5.1.1. Caracteristici generale / 207 5.1.2. Includerea unui document ntr-un biblioraft / 208 5.1.3. Includerea unui document nou gol ntr-un biblioraft / 209 5.2. Editarea unei colecii de documente Office / 211 5.2.1. Editarea seciunilor dintr-un biblioraft / 211 5.2.2. Editarea n fereastra programului surs / 213 5.3. Tiprirea unei colecii de documente Office / 214 5.3.1. Tiprirea unor anumite seciuni ale biblioraftului / 214 5.3.2. Tiprirea unui biblioraft / 215 Capitolul 6. Realizarea publicaiilor de birou cu aplicaia Microsoft Publisher 6.1. Noiuni de baz / 216 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaiei Publisher 2000 / 216 6.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaiei Publisher 2000 / 217 6.1.3. Deschiderea aplicaiei Publisher / 218 6.2. Crearea unei publicaii / 218 6.2.1. Crearea unui pliant / 223 6.3. Editarea unei publicaii / 228 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 228 6.3.2. nelegerea cadrelor / 230 6.3.3. Introducerea textului / 239 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaii / 243 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 249 6.4. Tiprirea publicaiei / 251 6.4.1. Configurarea imprimantei / 252 6.4.2. Alegerea opiunilor pentru tiprire / 253 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tiprire / 256 6.5. Glosar de termeni / 257 6.6. Teste evaluare cunotine / 259 5. 5 Capitolul 7. Gestionarea informaiilor personale cu aplicaia Microsoft Outlook 7.1. Prezentare general / 261 7.2. Utilizarea potei electronice / 263 7.2.1. Adugarea conturilor de e-mail / 263 7.2.2. Compunerea unui mesaj nou i pregtirea lui pentru transmitere / 264 7.2.3. Recepionarea mesajelor de e-mail i organizarea lor n foldere (dosare) diferite / 269 7.3. Gestionarea persoanelor de contact / 270 7.4. Calendarul de activiti / 273 7.4.1. Crearea de programri unice / 275 7.4.2. Crearea de evenimente unice / 277 7.4.3. Crearea de programri periodice / 278 7.4.4. Planificarea edinelor / 280 7.5. Urmrirea ndeplinirii sarcinilor / 281 7.6. Jurnalul de activiti desfurate / 282 7.7. Gestionarea notielor / 283 Bibliografie / 285 6. 6 Cuvnt nainte Evoluia rapid a tehnologiilor informaiei a schimbat profund i modul n care se elaboreaz documentele, fie n format pentru tiprire sau nu. Informaia circula rapid i n volume de neconceput n urm cu cteva decenii. Utilizarea suportului electronic pentru introducerea, stocarea, transportul i prezentarea datelor, informaiilor i cunotinelor a devenit o necesitate n orice domeniu profesional. Evoluia spre societatea informaional i n continuare spre societatea cunoaterii conduce la o nou alfabetizare de mas, alfabetizarea digital. Cea mai mare parte a populaiei unei ri trebuie s aib abiliti de a folosi tehnologiile informaiei i comunicaiilor n viaa de zi cu zi. Este cunoscut faptul c, un program internaional sub numele de ECDL (European Computer Driving Licence) sau Permisul european de folosire a calculatoarelor, definete nivelul minim de cunotine de baz despre calculatoare, operaii cu date i fiiere, procesare texte, prelucrare tabelar, operarea bazelor de date, prezentri i folosirea reelelor i n primul rnd a Internet-ului. O larg categorie de persoane, care lucreaz curent cu informaia, trebuie s stpneasc modalitile prin care informaia stocat electronic poate fi transformat, astfel nct s se obin documente n format electronic sau pentru tiprire. Aceste documente, pentru a fi de calitate i pentru ca elaborarea lor s se fac n condiii de eficien, trebuie s satisfac anumite cerine privind prezentarea coninutului, specifice domeniului de activitate n care sunt utilizate etc. Cu att mai mult, viitorii profesioniti n comunicare i relaii publice, trebuie s stpneasc noile instrumente puse la dispoziie de tehnologia informaiei. Pentru ei, necunoaterea tehnicilor i cunotinelor necesare utilizrii calculatorului electronic pentru operaii asupra documentelor i informaiilor pe suport electronic, constituie un dezavantaj competitiv imposibil de surmontat n lumea de astzi. Lucrarea Aplicaii informatice de birou elaborat de lector univ. drd. Cornelia Maxim, satisface sub forma unui curs universitar tocmai aceast necesitate. Cursul abordeaz tematica prelucrrii informaiilor electronice atingnd att elemente generale teoretice ce in de conceptul de Aplicaii informatice de birou, ct i subiecte concrete legate de utilizarea unor aplicaii software frecvent utilizate. Studentul, i pe un plan mai larg orice cititor va gsi n curs o palet larg de subiecte cum sunt: consideraiile asupra felului cum trebuie s se prezinte vizual i funcional un document destinat publicrii, cu exemple concrete de aplicare pe cazuri reale, concepte i metode pentru gestionarea tabelelor i construirea unei prezentri electronice, organizarea documentelor Office n colecii, gestionarea informaiilor personale i obinerea unor lucrri cu aspect profesional care s poat fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou, la serviciile comerciale de imprimare i la atelierele de copiat sau pe World Wide Web Cursul prezint o proporie just ntre elementele teoretice i cele practice ce in de nelegerea conceptelor i utilizarea Aplicaiilor informatice de birou i se constituie ntr-o lucrare didactic de valoare, util studenilor att pentru studiu, ct i ulterior ca manual de referin pentru utilizarea produselor Microsoft menionate, sau pentru trecerea testelor ECDL. Prof. univ. dr. ing. Vasile Baltac, 7. 7 Introducere n urm cu ani informatica prea o religie exotic, practicat n nite temple misterioase i ndeprtate, numite centre de calcul, n care clipeau sute de luminie i se ntmplau o mulime de lucruri care depeau puterea de nelegere a profanilor. Apoi, ncet-ncet, relaiile public- calculator au devenit mai pmnteti, chiar fireti, ajungnd ca astzi calculatoarele s fie implicate nu numai n tiin, proiectare, economie, administraie sau afaceri, ci n nsi viaa noastr cea de toate zilele, asemenea telefonului sau televizorului. Ceea ce era de neconceput n urm cu cteva decenii, privind procesarea, stocarea, transferul i prelucrarea unor volume uriae de informaii i cunotine, a devenit realitate incontestabil, o caracteristic fundamental a societii informaionale de astzi i a societii cunoaterii de mine. Alfabetizarea digital impus ca o necesitate a societii informaionale, reprezint standardul modern al alfabetizrii de mas. Tehnologiile informaiei i comunicaiilor au schimbat rapid mentaliti i gndiri, au dezvoltat abiliti i atitudini, au revoluionat activiti i domenii profesionale. n acest context, elaborarea i prezentarea documentelor n format electronic sau pentru tiprire, a cunoscut evoluii impresionante, atingnd standarde de performan pentru procesele decizionale ale oricrei activiti umane. Tehnologia informaiei a pus la dispoziia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaii i instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea celor mai diverse i complexe documente. Utilizarea calculatorului fr a stpni performant facilitile aplicaiilor, ale instrumentelor informatice pentru generarea i prezentarea n format electronic i/sau pentru tiprire a documentelor, constituie un dezavantaj competitiv, imposibil de schimbat n lumea de astzi. Cu att mai mult, acest dezavantaj ar influena viitorii profesioniti n comunicare i relaii publice, absolveni ai nvmntului universitar i postuniversitar din Facultatea de Comunicare i Relaii Publice David Ogilvy din SNSPA. Prin urmare, lucrarea este un suport practic de nsuire eficient a facilitilor oferite de aplicaiile informatice dedicate automatizrii activitilor de birou. Intitulat sugestiv Aplicaii informatice de birou, lucrarea se adreseaz att studenilor iniiai n utilizarea calculatorului, ct i utilizatorilor de instrumente informatice pentru birotic, cu scopul de a le perfeciona abilitile de exploatare eficient a celor mai cunoscute aplicaii informatice integrate n pachetul Office 2000: Word, Excel, PowerPoint, Office Binder, Publisher i Outlook. Cele apte capitole ale lucrrii i propun s prezinte facilitile oferite i instrumentele de lucru ale aplicaiei informatice abordate, ntr-o succesiune logic i accesibil oricrui utilizator interesat. Capitolul 1, Tehnici avansate de utilizare a aplicaiei MS-Word, prezint modalitile de realizare i tiprire a formelor personalizate (tip) de scrisori, aspecte privind tiprirea plicurilor i etichetelor potale, cele mai importante practici legate de gestionarea abloanelor (template-uri) i folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. n Capitolul 2, Gestionarea tabelelor cu aplicaia MS-Excel, v vei forma deprinderile pentru crearea i actualizarea tabelelor de date, introducerea automat a datelor ntr-un tabel prelucrarea datelor folosind formule i funcii, aranjarea unui tabel pentru tiprire, crearea i editarea graficelor, gestionarea bazelor de date, gruparea informaiei prin generarea de subtotaluri i protejarea datelor dintr-un tabel. De asemenea, pe parcursul acestui capitol suntei ncurajai s v evaluai cunotinele dobndite prin testele propuse spre rezolvare. Capitolul 3, Realizarea prezentrilor cu aplicaia Microsoft PowerPoint, v ofer informaii, exemple i teste pentru crearea prezentrilor eficiente, animarea prezentrilor cu efecte speciale, construirea diagramelor organizaionale, expunerea prezentrilor n Internet/ Intranet i pregtirea prezentrilor pentru expunere. 8. 8 Capitolul 4, Partajarea datelor ntre aplicaii Office, prezint prin exemple modalitatea de partajare (utilizare n comun) dinamic a datelor ntre documente din aplicaii Office diferite, nserarea poriunilor din tabelele Excel n documentele Word precum i transformarea unui document Word ntr-o prezentare i invers. Dup parcurgerea capitolului 5, Organizarea documentelor Office ntr-o colecie (biblioraft) cu aplicaia MS-Office Binder, vei fi n msur s: creai un biblioraft (agraf de birou) n care includei documente Office, afiai, editai, formatai toate documentele direct din fereastra Binder, tiprii sub o singur comand toate documentele incluse n biblioraft. n capitolul 6, Realizarea publicaiilor de birou cu aplicaia MS-Publisher, vei dobndi cunotine legate de: proiectarea i crearea publicaiilor de birou, editarea publicaiilor de birou folosind instrumente specializate, modificarea aspectului unei publicaii, verificarea corectitudinii publicaiilor, folosirea serviciilor specializate de tiprire a publicaiilor. Pe parcursul acestui capitol sun prezentate exerciii rezolvate i la final vei avea posibilitatea verificrii cunotinelor dobndite prin rezolvarea bateriilor de teste propuse. Capitolul 7, Gestionarea informaiilor personale cu aplicaia Microsoft Outlook, v formeaz deprinderile pentru: transmiterea i recepionarea masajelor e-mail att ntr-o reea local ct i pe Internet, planificarea activitilor i actualizarea calendarului, participarea la ntruniri electronice n cadrul grupului de lucru, gestionarea agendelor de adrese i a listelor cu persoane de contact, organizarea edinelor i urmrirea sarcinilor de lucru, crearea i pstrarea unui jurnal de activiti proprii i gestionarea notielor. De asemenea, lucrarea prezint o proporie just ntre elementele teoretice i cele practice, oferind contextul i suportul metodologic eficient al unei pregtiri individuale cu minimum de asisten din partea specialistului. Bibliografia recomandat conine titluri de referin n domeniul abordat i garanteaz valoarea tiinific a demersului preponderent practic al lucrrii, care constituie un adevrat ghid pentru generarea i prezentarea documentelor n format pentru tiprire i / sau electronic. 9. 9 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaiei MS-Word Dup parcurgerea acestui capitol vei putea cunoate: modalitile de realizare i tiprire a formelor personalizate (tip) de scrisori; aspecte privind tiprirea plicurilor i etichetelor potale; cele mai importante practici legate de gestionarea abloanelor (template-uri); folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. 1.1. Automatizarea operaiilor de ntocmire a corespondenei 1.1.1. Tiprirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) O scrisoare tip (circular) este un document ce conine dou tipuri de informaii: informaii identice (fixe) n toate scrisorile (de exemplu: antetul scrisorii, corpul scrisorii i ncheierea) i informaii variabile care difer de la scrisoare la scrisoare (de exemplu numele i adresa destinatarului etc.). Pentru a tipri o scrisoare tip, trebuie create dou documente: un document principal (Main document) i un document surs de date (Data source). Documentul principal conine informaiile fixe, nemodificabile, de tip ablon precum i informaii cu privire la inserarea textului variabil. Sursa de date conine informaiile variabile. Tiprirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) este o procedur automat de mbinare a unui document principal cu o surs de date. Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri, regsindu- se sub forma: formularului pentru scrisori circulare (Form Letters), a crui utilitate presupune diseminarea unei informaii conform unei structuri ierarhice descendente; documentului de tip etichet potal (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante ce conin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse; documentului de tip plic (Envelopes); documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activiti. Documentul principal, indiferent de forma sub care se regsete poate conine: informaie de tip text i cmpuri de fuziune (Merge Fields). Sursa de date (baza de date) sau sursa fuzionrii documentelor (Data Source) se regsete sub form tabelar ntr-un format Word, Excel, Access sau Outlook. Un tabel privit i interpretat ca surs de date, conine: cmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor). Cmpurile mai pot fi numite atribute sau proprieti; domenii: plajele de valori admise de cmpuri; nregistrri (tupluri sau realizri): ansamblul de valori afectate cmpurilor pentru un obiect real. nregistrrile sursei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecie pentru a rspunde cerinelor personalizate ale utilizatorilor fuziunii documentelor . Fuzionarea documentelor presupune mbinarea (iterativ sau selectiv) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu nregistrrile sursei de date. Rezultatele fuziunii se pot regsi fie ntr-un nou fiier, fie pot fi trimise la imprimant sau ca mesaje prin pota electronic Pentru editarea scrisorilor circulare (Form Letters) se pot parcurge urmtoarele etape: 10. 10 1. Editarea documentului principal. Se editeaz documentul principal, ce conine informaii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor standard. Editarea se realizeaz n mod obinuit, iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele cmpuri de fuziune Merge Fields) vor fi completate cu spaii, sau pur i simplu nu se va ine cont pentru moment de acestea. Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem c o firm de construcii dorete s trimit scrisori clienilor si, pentru a-i ntiina despre ultimele dezvoltri. Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentat n Anexa 1. Dup ce documentul a fost editat, formatat i salvat, se poate iniia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca document principal (Main Document), cu ajutorul meniului Tools, opiunea Mail Merge. Din caseta Mail Merge Helper, se apas butonul Create corespunztor rubricii Main Document i din lista derulant se alege n cazul scrisorilor circulare opiunea Form Letters (formular pentru scrisori tip sau circulare). Figura 1.1. Validndu-se aceast opiune, Word propune printr-o caset de dialog activarea ferestrei ce conine documentul editat transformndu-l prin apsarea butonului Active Window n document principal, sau propune generarea altui document principal prin butonul New Main Document. Prin apsarea butonului Active Window prima faz a fuzionrii se ncheie, existnd posibilitatea modificrii documentului principal prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper. 2. Crearea sau deschiderea sursei de date (bazei de date). A doua etap a fuzionrii documentelor este aceea a crerii sau a deschiderii sursei de date care conine informaia variabil care se va combina cu documentul principal. Crearea unei surse de date ca surs a informaiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools Mail Merge, iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apas butonul Get 11. 11 Data, corespunztor rubricii Data Source. Se alege din lista derulant opiunea Create Data Source. Figura 1.2. n caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza cmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row: Title, First Name, Last Name, Job Title, Company etc.) ale sursei de date nou generate, sau n totalitate (13 rubrici), sau selectiv, tergndu-se unele dintre acestea n urma selectrii rubricii respective i acionrii butonului Remove Field Name. Ordinea acestor cmpuri se poate schimba prin apsarea butoanelor Move. Este de recomandat ca aceste cmpuri s fie suprimate i s se genereze rubrici personalizate pentru sursa da date. Acest lucru se poate face dup eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaug la sfritul vechilor rubrici) i editarea celor noi n caseta Field Name (editarea se va face fr spaii n numele cmpurilor), validndu-se succesiv dup fiecare introducere prin butonului Add Field Name. 12. 12 Figura 1.3. Dup declararea rubricilor sursei de date (nume_societate, adresa, localitatea, nume, prenume i funcia) i apsarea butonului OK, Word propune automat salvarea documentului ce conine sursa de date, mai corect spus documentului ce conine structura sursei de date (fr nregistrri). Dup salvare, sistemul propune editarea sursei de date dac se execut clic pe butonul Edit Data Source, sau editarea documentului principal dac se execut clic pe butonul Edit Main Document. Sursa de date poate fi editat completnd rubricile propuse de caseta de dialog Data Form. Dup completarea unei grile ce conine n fapt o nregistrare a bazei de date, se poate repeta operaia executnd clic pe butonul Add New sau se poate ncheia executnd clic pe butonul OK. Caseta Data Form este prezentat n figura urmtoare. Figura 1.4. Cutarea unor nregistrri ce corespund unui criteriu de selecie este operaional dac se execut clic pe butonului Find... din caseta Data Form. n caseta Find in Field se precizeaz n rubrica Find what textul ce va fi cutat, corespunztor unei rubrici a bazei de date (In Field). Dac se execut succesiv clic pe butonului FindFirst / Find Next se vor afia n formular datele ce corespund criteriul specificat. 13. 13 Figura 1.5. Butonul Restore anuleaz ultimele valori ale nregistrrii curente n curs de editare, utilizatorul avnd posibilitatea introducerii altei nregistrri. Butonul Delete terge nregistrarea curent. Att introducerea nregistrrilor n baza de date, ct i vizualizarea acestora se poate face i n form tabelar prin apsarea butonului View Source. Vizualizarea tabelar a sursei de date implic afiarea contextual a unei bare cu butoane (Database) pentru lucrul cu sursa de date (Figura 1.6.). Aceast bar mai poate fi instalat i prin succesiunea de comenzi View, Toolbars, Database. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Figura 1.6. Butoanele pentru lucrul cu sursa de date sunt urmtoarele: a) butonul Data Form permite comutarea ntre vizualizarea bazei de date sub form tabelar i vizualizarea acesteia prin formularul Data Form; b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor sursei de date n sensul adugrii tergerii i modificrii numelui acestora. Adugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui acesteia n caseta Field Name, alegerea ordinii inserrii n caseta Field Names in Header Row i validarea operaiunii prin butonul Add. Suprimarea unei rubrici se face selectnd din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulat, dup care se apas butonul Remove. Modificarea numelui unei rubrici se face prin selectarea acestuia i apsarea butonului Rename dup cum n caseta Field Name numele va fi modificat prin editare. Toate aceste trei operaiuni se valideaz n final cu butonul OK. c) butonul Add New Record permite introducerea de noi nregistrri n sursa de date prezentat sub form tabelar; d) butonul Delete Record permite tergerea nregistrrii pe care este poziionat cursorul utilizatorului; 14. 14 e) butonul Sort Ascending permite sortarea cresctoare a sursei de date dup rubrica selectat de utilizator prin poziionarea mouse-ului; f) butonul Sort Descending permite sortarea descresctoare a sursei de date dup rubrica selectat de utilizator prin poziionarea mouse-ului; g) butonul Insert Database declaneaz o operaiune de schimbare a sursei de date cu care interacioneaz documentul principal n procedura fuzionrii documentelor; h) butonul Update Field actualizeaz nregistrrile bazei de date; i) butonul Find Record declaneaz o procedur de interogare a sursei de date dup un criteriu de selecie, corespunztor unei rubrici; j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizare documentului principal. Apsarea acestui buton ncheie practic faza de creare a sursei de date ce va fi sursa informaiilor variabile. k) Fuzionarea documentului principal poate avea loc i cu o baz de date generat cu procesorul de tabele Excel sau cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access. 3. Inserarea cmpurilor de fuziune sau completarea documentului principal cu informaii din sursa de date. Urmtoarea faz a fuziunii documentelor o constituie inserarea cmpurilor de fuziune n documentul principal. Aceste cmpuri de fuziune reprezint legtura dintre sursa de date i documentul principal, sub forma unor marcaje ce poart numele cmpurilor din baz. Aceast operaiune se execut numai din documentul principal. n momentul n care acesta este activat (prin comanda Window i selectarea din list a numelui documentului sau prin apsarea butonului Mail Merge Main Document dac fereastra activ conine sursa de date n format tabelar Word), fereastra documentului principal afieaz o bar particular cu instrumente i anume Mail Marge (bara de fuziune). Figura 1.7. Se poziioneaz cursorul la prompterul de inserare unde urmeaz a fi nserate cmpurile de fuziune, se apas butonul Insert Merge Field, iar din lista derulant afiat se aleg pe rnd cmpurile de fuziune ce urmeaz a fi nserate. Figura 1.8. naintea declanrii fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaiuni (opionale): filtrarea sursei de date; verificarea erorilor de fuziune; 15. 15 simularea fuziunii pe documentul principal. Filtrarea sursei de date Filtrarea sursei de date create sau importate n Word se face prin intermediul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools Mail Merge) executnd clic pe butonul Query Options. n ecran este afiat caseta de dialog Query Options i n seciunea Filter Records se precizeaz cmpurile pe care opereaz filtrarea n condiiile precizrii unor restricii nlnuite prin operatorii logici And sau Or. n rubrica Field se precizeaz cmpul din sursa de date asupra cruia se aplic restriciile. n rubrica Comparison se alege operatorul de comparaie, iar n rubrica Compare to se precizeaz referina text sau numeric pentru care trebuie s rspund selecia nregistrrilor. Figura 1.9. n exemplul prezentat mai sus, sursa de date Word a fost filtrat selectndu-se acele nregistrri pentru care localitatea este Bucuretisau funcia este Specialist PR. De asemenea, n seciunea Sort Records, nregistrrile sursei de date filtrate pot fi sortate cresctor (Ascending) sau descresctor (Descending) prin precizarea cmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci cnd se utilizeaz mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizeaz n ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic). Anularea filtrelor sursei de date (resetarea criteriilor) se face dac se execut clic pe butonul Clear All . Sortarea sursei de date filtrate este ilustrat grafic n Figura 1.10. n acest exemplu, sursa de date a fost ordonat cresctor dup cmpul localitatea i cresctor dup cmpul funcia. . 16. 16 Figura 1.10. Simularea fuziunii naintea fuzionrii propriu-zise se poate face o simulare a combinrii documentului principal cu nregistrrile bazei de date, dac se execut clic pe butonului View Merget Data de pe bara de fuziune (Figura 1.11). n documentul principal se declaneaz nlocuirea cmpurilor de fuziune inserate cu realizrile corespunztoare din sursa de date. nregistrrile din baz pot fi parcurse cu ajutorul butoanelor Next Record pentru poziionarea pe urmtoarea nregistrare, Previeus Record pentru vizualizarea nregistrrii precedente, Last Record pentru ultima nregistrare, First Record pentru prima nregistrare, Go to Record pentru poziionarea pe a n a nregistrare. Figura 1.11. 4. Declanarea fuziunii sau interclasarea documentului principal cu sursa de date. Ultima etap n fuziunea documentelor este aceea prin care se declaneaz operaiunea de mbinare, fie prin butoanele Merge to New Document, Merge to Printer, sau Start Mail Merge prezente pe bara de fiziune (Figura 1.7.), fie prin comanda Tools Mail Merge sau butonul Merge din cadrul rubricii Merge the data with the document. Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) care s conin rezultatele fuziunii sau a opiunii de imprimare direct a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin pota electronic (Electronic mail). De asemenea, se poate preciza opiunea de fuziune a tuturor nregistrrilor sursei de date (All) sau a nregistrrilor selectate prin aplicarea filtrului Query Options, sau se poate preciza un interval de numr de nregistrri fuzionabile (From To ). 17. 17 Figura 1.12 Tot prin caseta Merge, n rubrica When merging records, se pot specifica opiunile de imprimare a nregistrrilor vide, generndu-se rezultate i pentru nregistrrile goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generndu-se rezultate numai pentru nregistrrile non-vide (Dont print blank lines when data fields are empty). Fuziunea propriu-zis este operaional dac se execut clic pe butonul Merge. Verificarea erorilor Verificarea erorilor de fuziune este o operaie facultativ i prealabil declanrii fuziunii, prin care se compar automat cmpurile de fuziune din documentul principal cu cmpurile sursei de date. n cazul n care se gsesc neconcordane, se semnaleaz erori. Operaia de verificare se poate declana executnd clic pe butonul Check for Errors de pe bara de fuziune, sau clic pe butonul Check Errors... din caseta Merge. Figura 1.13 ilustreaz rezultatele fuziunii documentelor de tip scrisori circulare ntr-un document intitulat automat Form Letters. Figura 1.13. 18. 18 Anexa 1 mari, 26 octombrie 2004 Ctre, Societatea Comercial: Adresa: Localitatea: Domnului/Doamnei: Funcia: Deoarece suntei un client valoros al serviciilor noastre, doresc s v anun ultimele dezvoltri ale Companiei. Astfel: S-au modificat orele de funcionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni pn vineri de la 8AM la 7PM, iar smbt, de la 9AM la 1PM. Avem o nou pagin de Web. Pentru a putea fi informai n orice moment am deschis o nou pagin Web. Aceast pagin conine rspunsuri la cele mai frecvente ntrebri puse de clienii notri, precum i legturi cu alte zone de informaii (site-uri). Vizitai-ne deci la adresa: www.xyz.com. Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. i de aceea ncercm s v oferim cele mai bune linii i servicii de produse. Dac avei vreo nelmurire, nu ezitai s ne sunai. Cu mulumiri, Viorel POPA, Preedintele Societii Societatea de Construcii Civile Bd. Unirii nr.4, Bloc A, Scara 2, Ap. 23 Sector 3 Bucureti, 73133 19. 19 1.1.2. Automatizarea operaiilor de tiprire a plicurilor i etichetelor potale Tiprirea unui singur plic Pentru a tipri un singur plic se efectueaz urmtorii pai: 1. Se alege comanda Envelopes And Labels din meniul Tools i se execut clic pe eticheta Envelopes din caseta de dialog Envelopes And Labels prezentat n figura de mai jos. Figura 1.14. 2. Se scrie adresa destinatarului n caseta Delivery Address. Dac au fost introduse adrese ntr-a agend de adrese Outlook, atunci pot fi preluate, dac se execut clic pe butonul Address Book situat deasupra casetei. 3. Dac se dorete tiprirea unei adrese de retur, aceasta se scrie n caseta Return Address. n situaia n care s-a specificat o adres personal pentru mesajele potale n Word, adresa respectiv va aprea n mod automat n caseta Return Address. n acest caz, se poate edita textul, dac este cazul. Pentru a specifica o adres personal pentru mesaje potale, se alege comanda Options din meniul Tools, se execut clic pe eticheta User Information i se introduce adresa n caseta Mailing Address). Dac se introduce sau se editeaz textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes, cnd se execut clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 5), Word va ntreba dac se dorete salvarea noii adrese ca adres de retur prestabilit. Dac se execut clic pe Yes, Word va salva textul ca adres personal pentru mesaje potale. Dac nu se dorete tiprirea adresei de retur (de exemplu, dac se folosesc plicuri cu adresa gata tiprit), se terge textul din caseta Return Address, sau se selecteaz opiunea Omit de deasupra casetei. Dac au fost introduse adrese ntr-a agend de adrese Outlook, atunci pot fi preluate dac se execut clic pe butonul Address Book. 4. Dac trebuie modificat una din opiunile pentru tiprirea plicului, se execut clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. Se deschide caseta de dialog Envelope Options prezentat n figura de mai jos. 20. 20 Figura 1.15 Se execut clic pe eticheta Envelope Options. Din caseta derulant Envelope size se alege formatul plicului. Butoanele Font permit modificarea opiunilor de formatare pentru textul din casetele care conin adresa destinatarului, respectiv adresa de retur. Modificarea poziiei adresei destinatarului, respectiv a poziiei adresei de retur se face introducnd valori corespunztoare n casetele From left i From top. Pentru precizarea direciei de introducere a plicului i poziia lui n imprimant se execut clic pe eticheta Printing Options (Figura 1.16). Plicul trebuie introdus n aa fel nct s corespund orientrii indicate n seciunea Feed method. Poziia plicului n imprimant poate fi: cu faa n sus (Face up), cu faa n jos (Face down) sau n sensul rotirii acelor de ceasornic (Clockwise rotation). . Figura 1.16. 21. 21 5. Pentru tiprirea imediat a plicului se introduce plicul n imprimant i se execut clic pe butonul Print. Pentru a introduce textul pentru documentul curent din fereastra activ, se execut clic pe butonul Add To Document (Dac informaiile pentru plic sunt deja introduse n document, acest buton va avea inscripia Change Document i va nlocui textul anterior pentru plic cu noul text). Word va insera textul plicului ntr-o seciune separat la nceputul documentului curent care va fi introdus n plicul tiprit i va aplica acestei seciuni formatul de hrtie, orientarea pentru tiprire i sursa de hrtie corespunztoare pentru tiprirea plicului. Dac este cazul, textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraii. Plicul va fi tiprit n mod automat odat cu documentul curent. Aceast metod se poate folosi pentru a include n acelai document textul pentru scrisoare i textul pentru plic aa cum prezint figura 1.17. Acestea pot fi tiprite amndou folosind o singur comand de tiprire. Figura 1.17. Tiprirea unei etichete Pentru tiprirea unei singure etichete sau a unei pagini de etichete, cu aceeai adres sau informaie, se alege Envelopes And Labels din meniul Tools i se execut clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels (Figura 1.18). Se scrie textul pentru etichet n caseta Address. Se poate selecta i opiunea Use Return Address pentru ca Word s copieze n caseta Address, adresa personal pentru mesajele potale (adresa care se introduce n eticheta User Information din caseta de dialog Options, dup cum s-a artat n seciunea plicuri). 22. 22 Figura 1.18. Se poate indica programului Word cte etichete s tipreasc n felul urmtor: Pentru a tipri o pagin ntreag de etichete avnd acelai text pe fiecare etichet, se alege opiunea Full page of the same label Aceast opiune s-ar putea folosi, de exemplu, pentru a realiza o foaie ntreag de etichete cu adres de retur. Pentru a tipri o singur etichet, se alege Single Label i se introduce poziia pe linii i coloane n foaia de etichete a etichetei care va fi tiprit. Dac trebuie s se modifice una din opiunile pentru tiprirea etichetei, se execut clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options prezentat n figura de mai jos. Figura 1.19 Pentru a selecta tipul imprimantei se alege opiunea Dot matrix sau Laser and ink jet. Din caseta Label products se alege categoria de etichete. Din lista cu etichete Product number se 23. 23 selecteaz formatul exact al etichetei. Pentru a vedea valorile exacte ale etichetei se execut clic pe butonul Details. Dac foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard, se pot specifica valorile exacte ale etichetei selectnd cea mai apropiat etichet standard din punct de vedere al dimensiunilor, respectiv executnd clic pe butonul New Label i modificnd valorile din caseta de dialog New Custom. Etichetei personalizate i se poate da o denumire, care apoi poate fi tears prin selectarea ei din lista Product number i clic pe butonul Delete. Pentru a ncheia tiprirea etichetei, se procedeaz astfel: Pentru a tipri eticheta imediat, se execut clic pe butonul Print. Dac se tiprete o ntreag pagin de etichete (s-a ales opiunea Full page of the same label), se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word s includ textul etichetei ntr-un nou document. Noul document se poate salva pentru a se putea tipri i alt dat aceleai etichete. Tiprirea seturilor de plicuri Facilitatea Word de realizare a scrisorilor tip poate fi folosit i pentru tiprirea seturilor de plicuri sau etichete potale. Prin urmare se urmeaz aceleai etape, dar la etapa 1, din fereastra Mail Merge Helper se execut clic pe butonul Create corespunztor rubricii Main Document i din lista derulant se alege n cazul plicurilor opiunea Envelopes..., iar n cazul etichetelor potale se alege opiunea Mailing Labels. 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei i mbuntirea aspectului documentelor create. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite n timpul introducerii textului ntr-un document mai exact, rutine pentru verificarea n timpul scrierii a ortografiei i a sintaxei, precum i un dicionar de sinonime. 1.2.1. Stabilirea limbii folosite n versiunea programului Word comercializat n SUA, ntregul text este marcat iniial ca fiind English (U.S.), adic n engleza american. Dac ntregul text din document sau o parte a lui este scris ntr-o alt limb i se dorete verificarea, se procedeaz astfel: 1. Se selecteaz textul care nu este scris n englez american. 2. Se alege comanda Language din meniul Tool i apoi opiunea Set Language. n ecran este afiat caseta de dialog Language (Figura 1.20). 3. Se alege din aceast caset limba folosit n textul selectat i se execut clic pe butonul OK. Marcarea textului ca fiind ntr-o anumit limb le permite instrumentelor de verificare din Word s caute dicionarul corespunztor. Dac se dorete ca anumite blocuri de text s fie excluse de la verificare, se selecteaz textul exclus de la verificare i apoi se alege Language din meniul Tools. Din submeniul afiat se alege opiunea Set Language. n caseta de dialog Language se selecteaz opiunea Do not check spelling or grammar. Limba reprezint un tip de atribut de formatare. Dac se execut clic pe butonul Default...,Word va aduga limba selectat n stilul Normal al documentului sau ablonului. 24. 24 Figura 1.20. 1.2.2. Verificarea ortografiei Verificarea automat a ortografiei n timpul scrierii Pentru ca programul Word s verifice automat ortografia n timpul scrierii, se alege Options din meniul Tools i apoi se execut clic pe eticheta Speling & Grammar. Din seciunea Spelling se selecteaz opiunea Check spelling as you type. Word va verifica ortografia textului introdus deja i va continua s verifice fiecare cuvnt scris. Dac ntlnete un cuvnt pe care l consider greit (adic un cuvnt pe care nu-l gsete n dicionar), l va marca cu o linie roie ondulat aa cum arat figura de mai jos. Figura 1.21. 25. 25 Din fereastra de mai sus, se alege una din urmtoarele butoane: Ignore pentru a ignora cuvntul. Ignore All pentru ca rutina de verificare s nu mai marcheze cuvntul respectiv n nici un document pn cnd se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer a casetei de dialog Options. Add pentru a aduga cuvntul n dicionarul personalizat, astfel nct Word s nu l mai marcheze niciodat ca fiind ortografiat greit; AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvntul respectiv din submeniul care va fi afiat. Word va corecta cuvntul n document i va aduga forma corect n lista Replace text as you type asociat funciei AutoCorrect. De acum ncolo, Word va corecta, fr a marca forma greit cnd va mai fi scris n documente, cu condiia s fie selectat opiunea Replace text as you type. Pentru a ajunge la aceast opiune se alege comanda AutoCorrect din meniul Tools, i apoi se execut clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afiat pe ecran. Dac funcia pentru verificarea ortografiei n timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document, se pot localiza (i corecta) aceste cuvinte, executnd dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. De fiecare dat cnd se execut dublu-clic pe aceast pictogram, Word selecteaz urmtorul cuvnt marcat i afieaz meniul derulant prezentat mai sus, ca s se poat corecta cuvntul scris greit. Dac momentan se dorete ascunderea greelilor de ortografie, se poate selecta opiunea Hide spelling errors in this document din eticheta Spelling & Grammar a casetei de dialog corespunztoare (Figura 1.22). Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greit cu linii roii ondulate, dar va continua s controleze ortografia i va memora cuvintele scrise greit. Verificarea manual a ortografiei n timpul scrierii O alt variant pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manual a componentei integrate pentru verificarea ortografiei. Pentru a verifica ortografia unui text scris deja, se procedeaz astfel: 1. Dac se dorete verificarea ortografiei n ntregul document, se plaseaz punctul de inserare undeva n text. Dac se dorete verificarea ortografiei ntr-o poriune a documentului, se selecteaz poriunea respectiv. 2. Se alege comanda Spelling and Grammar din meniul Tools. 3. Cnd rutina pentru verificarea ortografiei ntlnete un cuvnt care nu este n dicionar, l va selecta n document i va afia caseta de dialog Spelling and Grammar (Figura 1.21). n aceast caset de dialog, n caseta Not in dictionary este afiat o parte din propoziia n care apare cuvntul n cauz (care este afiat cu rou). Lista Suggestions conine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvntului respectiv (dac rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o form corect i dac este selectat opiunea Always Suggest Corrections). Pentru rezolvarea cuvntului selectat, trebuie s se aplice una sau mai multe din urmtoarele soluii: Pentru a nlocui cuvntul i a cuta urmtoarea greeal fie se corecteaz cuvntul n caseta Not in Dictionary (pentru ajutor, Word introduce punctul de inserare imediat dup cuvntul greit), fie se selecteaz forma corect, dac exist, n lista Suggestions. Apoi, se execut clic pe butonul Change sau pe butonul Change All. Dac se execut clic pe Change va fi nlocuit numai apariia cuvntului n locul respectiv. Dac se execut clic pe Change All, vor fi corectate toate apariiile cuvntului respectiv n ntregul document (nu vor fi corectate apariiile anterioare care au fost ignorate. 26. 26 Pentru a lsa cuvntul nemodificat i a cuta urmtoarea greeal, se execut clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. Dac se execut clic pe butonul Ignore, rutina pentru verificarea ortografiei va continua s semnaleze alte apariii ale cuvntului pe care le va gsi n continuare. Dac se execut clic pe butonul Igore All, Word nu va mai semnala cuvntul respectiv n timpul restului operaiei de verificare a ortografiei i nici n timpul altor operaii de verificare a ortografiei din orice document pn cnd nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer. Pentru a lsa cuvntul nemodificat i a-l aduga n dicionarul personalizat, astfel ca Word s nu l mai semnaleze niciodat, se execut clic pe butonul Add. Pentru a revoca ultima corectur, se execut clic pe butonul Undo. Dup ce se selecteaz forma corect din lista Suggestion sau se corecteaz manual cuvntul n caseta Not in Dictionary, se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word s genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greeala respectiv de fiecare dat cnd se va scrie. Pentru a verifica ortografia pentru cuvntul curent, folosind o list de cuvinte dintr-o alt limb, se alege limba respectiv n caseta cu list Dictionary Language (n care sunt afiate limbile pentru care au fost instalate dicionare). De exemplu, n cazul n care cuvntul curent este colour i s-a ales English (U.K.) din caseta cu list Dictionary Language, rutina de verificare a ortografiei va accepta forma i va cuta urmtoarea greeal. ns, dac s-a scris coluor, el va rmne afiat ca form greit). Pentru a schimba modul n care Word verific ortografia documentelor, se execut clic pe butonul Options i se afieaz caseta de dialog din figura de mai jos. Figura 1.22. 27. 27 Cele mai multe opiuni din aceast caset sunt evidente, dar cteva pot ridica probleme, ca de exemplu, Hide speling errors in this document. Aceas opiune (dac este activ) va face ca Word s ascund liniile roii de sub cuvintele greite, n timp ce se introduce textul. De aceea este bine ca aceas opiune s fie inactiv. Opiunea Allways suggest corrections (dac este activ) va face ca Word s afieze o list de posibile corecii pentru un anumit cuvnt greit. Informaii despre orice opiune neclar se pot afla dac se plaseaz pointerul de mouse pe numele opiunii, se execut clic pe butonul dreapta mouse i se alege Whats This? 1.3. Utilizarea abloanelor n Word Procesul de redactare a corespondenei poate fi mult uurat prin facilitile oferite de programul Word privind generarea i utilizarea abloanelor. O parte din documentele aparinnd corespondenei au n general o caracteristic comun: ele trebuie s conin anumite zone standard, care se repet de la un document la altul, dar n acelai timp trebuie s permit completarea i adaptarea coninutului fiecrui document scopului pentru care acesta a fost proiectat. Toate acestea se pot realiza prin intermediul abloanelor. abloanele permit o semi- automatizare a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document, lsnd ns loc procesului de creativitate, specific fiecrui document n parte. Orice document din Word este creat pe baza unui ablon. n cazul n care se creeaz un document folosind comanda New din meniul File, comanda New Office Document din meniul Start din Windows sau butonul New Office Document de pe bara de comenzi rapide din Office, se poate alege ablonul dorit. n cazul n care se creeaz un nou document executnd clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard a ferestrei Word, documentul va fi creat pe baza ablonului Normal. ablonul pe baza cruia este creat documentul se mai numete ablonul documentului sau ablonul ataat documentului. 1.3.1. Modificarea abloanelor integrate n Word abloanele integrate n Word se pot modifica n felul urmtor: 1. Se alege opiunea New din meniul File. n caseta de dialog New (Figura 1.23), n funcie de tipul ablonului care va fi modificat (memo, fax, scrisoare, pagina cu antet etc.) se execut clic pe butonul corespunztor: Memos, Letters & Faxes, General. Se selecteaz ablonul care va fi modificat, se alege tipul documentului ca fiind Templates (caseta de validare Templates) i apoi se execut clic pe butonul OK. 28. 28 Figura 1.23. 2. Se editeaz i se formateaz ablonul folosind facilitile oferite de aplicaia Word. 3. Se alege Save din meniul File sau se execut clic pe butonul Save pentru a salva modificrile fcute. ablonul va fi salvat direct n dosarul Templates. n acest caz, ablonul va aprea n mod implicit n eticheta General din caseta de dialog New. El poate fi salvat i ntr-un alt sub-dosar al dosarului Templates. De asemenea, se poate defini i un alt dosar ca dosar User Templates. Pentru aceasta se alege Options din meniul Tools, se execut clic pe eticheta File Location i clic pe User Templates. Se execut clic pe butonul Modify i apoi se introduce calea de acces pentru noul dosar. Aceast modificare va afecta toate aplicaiile Office care folosesc abloane, nu numai Word. 1.3.2. Crearea unui ablon pe baza unui document existent Se poate crea un nou ablon pornind de la un document creat anterior (vezi Anexa 2). Scheletul sau ablonul unui document va conine textul, respectiv formatarea, care se doresc ntotdeauna incluse n el. Pentru ca ablonul s poat fi utilizat pentru crearea altor i altor documente, se respect urmtorii pai: 1. Se selecteaz meniul File i apoi comanda Save As. 2.n caseta de dialog Save As, n caseta de text corespunztoare File name, se tasteaz numele sub care se dorete salvat ablonul. 3. Se afieaz coninutul casetei Save as type (se execut clic pe sgeata din extremitatea dreapt ) i se selecteaz din lista afiat Document Template (*.dot). 4. n caseta Save In apare automat numele dosarului n care se va face salvarea: Templates, iar sub el, lista numelor tuturor sub-dosarelor pe care le conine. n funcie de tipul ablonului creat (memo, fax, antet de pagin), se alege, prin dublu clic pe numele su, dosarul corespunztor: Memos, Letters & Faxes, General. n mod implicit, ablonul este salvat n sub- dosarul General. 5. Se execut clic pe butonul Save. Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui ablon (template). 29. 29 6. Se selecteaz meniul File i apoi comanda Close. Cnd se creeaz un ablon trebuie avut n vedere ca textul i formatarea incluse s fie cele necesare fiecrui document ce se va crea ulterior pe baz ablonului respectiv. Tot ce s-a tastat n ablon nainte de salvarea acestuia va rmne definitiv n ablon. 1.3.3. Utilizarea abloanelor integrate n Word Odat ce ablonul a fost creat, se pot proiecta noi documente, avnd la baz textul i formatarea prestabilite (Anexa A3). ablonul poate fi folosit ori de cte ori este nevoie. Pentru aceasta se parcurg urmtorii pai: 1. Se selecteaz meniul File i apoi comanda New. n caseta de dialog New se execut clic, n funcie de locul unde a fost anterior salvat ablonul, pe tab-ul: Memos, Letters & Faxes, General. n acest moment numele ablonului apare n caseta de dialog prezentat n Figura 1.23. 2. Se execut dublu clic pe numele ablonului. Pe ecran apare un nou document coninnd ns textul i formatarea prestabilite n ablon. 3. Se completeaz documentul cu restul informaiilor. 4. Se selecteaz meniul File si apoi comanda Save As pentru a salva documentul ca un fiier separat. ablonul original nu va fi afectat de modificrile i adugrile operate n acest document. 30. 30 Anexa 2 (ablon FAX) To: From: Company: Pages: Fax: Date: Phone: SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. Lung, nr. 14 Braov 31. 31 Anexa 3 (Document creat din ablonul fax) To: Domnul Cornel POPA From: Doamna Viorica DINU Company: Metrom-Braov Pages: 5 Fax: 0268.233780 Date: mari, 26 octombrie 2004 Phone: 0268.233782 Ca urmare a cererii Dvs. privind livrarea a dou autoturisme de teren, marca Toyota, avem plcerea s v anunm c transportul va sosi n Gara Bucuretii Noi, pe data de 15.05.2004. V rugm s trimitei mputernicitul Dvs., n vederea ncheierii formalitilor de predare. V anexm alturat actele ce trebuie completate pentru a scurta timpul de ateptare la Vam. n ateptarea rspunsului Dvs., Cu sinceritate, Viorica DINU ef Serviciu Livrri SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. Lung, nr. 14 Braov 32. 32 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaia MS-Excel Dup parcurgerea acestui capitol vei fi n msur s: creai i s formatai tabele; actualizai datele unui tabel; introducei automat date ntr-un tabel; folosii formule i funcii pentru realizarea unor calcule; ordonai dup diverse criterii datele unui tabel; introducei imagini n foaia de calcul; creai i s editai grafice; lucrai cu baze de date Excel; pregtii i s tiprii un document Excel. 2.1. Noiuni de baz 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaii Excel Aplicaia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipuleaz i proceseaz date numerice organizate matricial n linii i coloane. Prin urmare, Excel ofer utilizatorului urmtoarele faciliti: Efectuarea de calcule utiliznd formule i funcii. Gestionarea unui spaiu de lucru mare, oferit de foi de calcul cu utilizri bidimensionale i tridimensionale. Utilizatorul i poate organiza lucrul genernd aplicaii complexe care s nglobeze informaii suficiente din punct de vedere cantitativ. Formatarea spaiului de lucru (celule, linii, coloane, foi de calcul), manipularea acestuia (copiere, mutare, tergere), vizualizarea (partajarea n ferestre, previzualizarea naintea tipririi) i partajarea acestuia. Portabilitatea informaiilor coninute n foile de calcul i implicit n celule, ceea ce conduce la schimbul de date ntre aplicaii de acelai tip, sau de tipuri diferite. Reprezentarea grafic a datelor numerice coninute n foile de calcul, demonstrnd faptul c diagramele sunt mai relevante i mai uor de interpretat dect prezentarea tabelar a datelor. Exploatarea i interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste). Astfel, se pot construi aplicaii ce nglobeaz calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizri i extrageri de informaii ce rspund unor criterii bine definite. n exploatarea bazelor de date, Excel ofer urmtoarele faciliti: a) interogarea bazelor de date prin localizri i extrageri; b) construirea unor cmpuri de criterii n care sunt fixate restriciile impuse modelului de cerere de interogare, la care trebuie s reacioneze baza de date (criterii simple, multiple, calculate) ; c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uoar interpretarea datelor din baz sau a datelor ce tocmai au fost extrase; d) posibilitatea validrii datelor din baza de date, n scopul verificrii informaiilor ce sunt introduse n modele construite de utilizator. 33. 33 2.1.2. Deschiderea aplicaiei Excel Pentru deschiderea aplicaiei Excel exist urmtoarele posibiliti: a) Accesarea meniului Start Programs Microsoft Excel. b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunztoare, dac este prezent pe ecran. n ambele situaii, pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaiei Excel. Aceasta conine trei zone funcionale: Figura 2.1. A) Panoul de comand se afl situat n partea superioar a ferestrei Excel, deasupra zonei de lucru. El este compus din: bara de titlu, bara de meniu, mai multe bare de instrumente i bara de formule (Formula bar). Figura 2.2 Bara de titlu conine n partea stng numele aplicaiei (Microsoft Excel) i numele fiierului generic Excel (Book1). n extremitatea stng se afl butonul sistem iar n partea dreapt butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare , maximizare , restaurare i de nchidere . Figura 2.3. A) Panoul de comand B) Zona de lucru C) Bara de stare 34. 34 Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunztoare opiunilor meniului. n extremitatea stng apare butonul sistem de control al registrului de calcul (fiierului) , iar n partea dreapt sunt poziionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fiierului activ. Figura 2.4. Barele de instrumente Standard i Formatting sunt afiate implicit. Ele conin butoane de comand, care permit utilizatorului realizarea rapid a unor operaii. Butoanele de comand sunt autodocumentate. Cnd se plaseaz pointerul de mouse pe un buton, apare numele acestuia afiat ntr-o caset de text. Atunci cnd se acioneaz clic cu mouse-ul pe un buton, se realizeaz operaia corespunztoare (vezi Copy). Figura 2.5. Bara de formule (Formula bar) permite introducerea i editarea datelor i formulelor. Barade formule conine urmtoarele elemente: adresa celulei curente n care se introduc sau se editeaz datele la un moment dat, butonul de anulare (Cancel) , butonul de confirmare (Enter) , butonul de editare formule (Edit Formula) i zona de editare a datelor sau formulelor (zona de culoare alb). Figura 2.6. B) Zona de lucru reprezint suprafaa deinut de o foaie de calcul ncadrat pe de o parte de echerul ce delimiteaz rndurile i coloanele, iar pe de alt parte de barele de defilare (orizontal i vertical) n foaia de calcul. Coloanele sunt identificate prin litere, de la A la IV (max. 256 coloane), iar rndurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. n partea de jos a zonei de lucru se afl zona de afiare a foilor de calcul, care precizeaz numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1, Sheet2, Sheet3 etc.). Figura 2.7 Bara de instrumente Standard Bara de instrumente Formatting 35. 35 Noiunea de baz cu care opereaz Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Foaia de calcul este practic o matrice i poate fi asimilat cu un tabel format din 256 coloane i 65536 de rnduri. La intersecia unei rnd cu o coloan se afl celula. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. Celula curent este celula activ n care se afl poziionat pointerul de mouse la un moment dat. Ea este afiat pe ecran ca un dreptunghi cu marginile ngroate. O celul poate fi referit printr-o adres de celul (referin de celul). Referina de celul este o combinaie dintre o liter (reprezentnd coloana) i un numr (reprezentnd rndul). De exemplu adresa de celul B4 (coloana B i rndul 4). Figura 2.8. Un fiier creat n Excel poart numele de registru de calcul (WorkBook) i este salvat cu extensia .XLS. Fiierul Excel poate conine pn la 256 foi de calcul, identificate prin nume (etichete). Numrul implicit de foi de calcul afiat la deschiderea unui registru de calcul este 3. Acest numr poate fi setat de utilizator (paragraful 4.1.2.4.). C) Bara de stare se afl situat la limita inferioar a ferestrei Excel. Ea conine indicatori de stare care precizeaz modul curent de lucru i starea n care se afl aplicaia Excel la un moment dat. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel ateapt o intrare ntr-o celul sau o comand. Edit Coninutul unei celule este corectat. Preview Se execut o operaie de previzualizare naintea imprimrii. Num A fost acionat tasta Num Lock. Caps A fost acionat tasta Caps Lock. Error Excel semnaleaz o eroare. Celula Celula curent 36. 36 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fiier) existent, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz meniul File i se alege comanda Open, sau se apas simultan tastele Ctrl+O. De asemenea, se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunztor, prezent pe bara de instrumente Standard. n ecran va fi afiat fereastra de dialog corespunztoare, n care se va specifica locaia (calea) ce conine fiierul (registrul) care va fi deschis. Pentru deschiderea efectiv a fiierului se selecteaz fiierul dorit i se execut dublu clic pe numele lui sau se selecteaz fiierul dorit i se execut clic pe butonul Open prezent n colul dreapta jos al ferestrei de dialog. Figura 2.9. 2. Atunci cnd se activeaz meniul File, n fereastra vertical sunt afiate n ordinea folosirii ultimele fiiere accesate. Se va deschide fiierului dorit n urma execuiei unui clic pe numele acestuia. 3. n meniul Start, din lista documentelor recent create, se alege fiierul dorit. 4. Dac este deschis aplicaia Explorer, se selecteaz locaia dorit i apoi se execut dublu clic pe numele fiierului. Fiierul selectat Butonul Open 37. 37 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus. Pe ecran fiierele vor fi suprapuse. Prezena lor este semnalat n Taskbar (prezent n partea de jos a ferestrei Excel) sau n opiune Window prezent n bara de meniu. 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fiier proiectat pentru stocarea i organizarea unor foi de calcul (worksheet), n care sunt pstrate efectiv datele i se efectueaz calcule. Pentru crearea unui registru de calcul, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz meniul File i se alege comanda New, sau se apas simultan tastele Ctrl+N. 2. Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunztor prezent pe bara de instrumente Standard. 3. Dac aplicaia Explorer este deschis, se selecteaz locaia (directorul) n care va fi salvat registrul de calcul i apoi se execut clic pe butonul dreapta mouse. Din meniul contextual afiat, se alege comanda New Excel Worksheet. Pentru salvarea unui registru de calcul existent, pe harddisk sau dischet se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n ecran va fi afiat fereastra Save As n care se va transmite locaia (pe harddisk sau dischet) n care va fi salvat registrul de calcul respectiv. Figura 2.10. Locaia n care va fi salvat registrul de calcul Numele registrului de calcul Tipul registrului de calcul 38. 38 Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume, n alt forma i n alt loc se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n ecran se va afia fereastra Save As corespunztoare, n care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:), noul nume (File name) i tipul dorit (Save as type). Figura 2.11. Registrul de calcul poate fi salvat i ntr-un format specific paginilor Web, cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). Pentru realizarea acestei operaii se alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n fereastra Save As corespunztoare, se va alege tipul Web page (*.htm; *.html). 2. Se activeaz meniul File i se alege comanda Save as Web Page. 2.1.5. nchiderea registrului de calcul i a aplicaiei Excel Pentru nchiderea unui registru de calcul, fr nchiderea aplicaiei Excel, se activeaz meniul File i se alege comanda Close, sau se execut clic pe butonul de nchidere prezent n colul dreapta sus al ferestrei de aplicaie (Figura 2.12.). Calea unde va fi salvat registrul de calcul Noul nume Tipul registrului de calcul 39. 39 Figura 2.12. Pentru nchiderea aplicaiei Excel se activeaz meniul File i se alege comanda Exit, sau se execut clic pe butonul de nchidere prezent n colul dreapta sus al ferestrei Excel. 2.1.6. Folosirea funciei Help Informaiile ajuttoare se pot obine folosind Office Assistant. Dac ajutorul nu este prezent n ecran, el se va activa din meniul Help i comanda Show the Office Assistant, sau din butonul Help prezent n bara de instrumente Standard. n ambele situaii n ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate. Dac se acioneaz clic cu mouse-ul pe aceast imagine, ea devine activ. n cmpul Type your question here se formuleaz ntrebarea apoi se caut executnd clic pebutonul Search. Fereastra Help apare n partea dreapt a ecranului, astfel c se pot citi indicaiile precizate. 40. 40 Figura 2.13. Figura 2.14. Asistentul se mai poate activa i dac se apas tasta cheie funcional F1. Pentru nchiderea asistentului, se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine i din meniul contaxtual se alege comanda Hide. 2.2. Personalizarea /modificarea setrilor de baz 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul i a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activeaz meniul Tools i se alege comanda Options. n ecran se deschide fereastra de dialog Options i se execut clic pe butonul View. Se pot modifica opiuni implicite ale aplicaiei Excel, ca de exemplu: afiarea barei de formule, a barei de stare, afiarea liniilor de grid etc. Opiunile implicite sunt precedate de o caset de validare care conine o bif. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunztoare unei opiuni, aceasta se anuleaz sau se activeaz. De exemplu, pentru anularea afirii n ecran a barei de formule, se acioneaz clic pe caseta de validare care precede opiunea Formula Bar. 41. 41 Figura 2.15. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activeaz meniul View i se alege comanda Zoom, sau se execut clic pe butonul Zoom prezent n bara de instrumente Standard. n ecran se deschide caseta de comand Zoom din care se va alege dimensiunea dorit Figura 2.16. 42. 42 2.2.2. Modificarea afirii barelor de instrumente Afiarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente. Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz meniul View i se alege comanda Toolbars. Se deschide fereastra care conine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bif (Figura 2.16). Pentru afiarea/anularea anumitor bare cu instrumente, se execut clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomand afiarea unui numr mare de bare de instrumente, deoarece se micoreaz spaiul alocat lucrului efectiv. Figura 2.17. 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz meniul View i se alege comanda Toolbars. n ecran este afiat fereastra care conine denumirea barelor cu instrumente i se execut clic pe comanda Customize. n caseta de dialog Customize se execut clic pe butonul Toolbars, pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizat. S-a ales, de exemplu, bara de instrumente Standard. 43. 43 Figura 2.18. Se execut clic pe butonul Commands i se va afia lista cu instrumentele de lucru care vor fi adugate n bara aleas. Se selecteaz instrumentul dorit executnd clic pe numele lui i se trage apoi cu mouse-ul n/din bara de instrumente. Figura 2.19. 44. 44 2.2.4. Modificarea unor opiuni implicite ale aplicaiei Excel (de exemplu, numrului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul Tools i se alege comanda Options. Se va deschide fereastra de dialog Options. Se activeaz butonul General i apoi n opiunea Sheets in new workbook (Foi ntr-un registru de calcul nou) se precizeaz numrul foilor de calcul. n figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul. Figura 2.20. Se nchide registrul de calcul curent prin comenzile File, Close. Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File, New. Acesta va conine patru foi de calcul. 2.3. Operaii de baz 2.3.1. Introducerea datelor n foaia de calcul Introducerea valorilor numerice n foaia de calcul. Valorile numerice sunt combinaii de cifre de la 0 la 9 i caractere specifice + (adunare) - (minus) , (virgula) . (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracie) E (exponent). O valoare numeric poate fi un numr ntreg (230), un numr zecimal (340.75), o fracie ntreag (3/4) sau un numr n notaie tiinific (3.08E+10). 45. 45 Pentru introducerea valorilor numerice ntr-o celul, se face poziionarea pe celula respectiv cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz numrul dorit. Numrul apare afiat simultan n dou locuri: n bara de formule (Formula bar) i n celula curent. Se apas apoi tasta Enter, sau clic pe butonul Enter prezent n bara de formule. Valorile numerice se vor alinia n mod implicit n partea dreapt a celulei. Figura 2.21. Dac se dorete eliminarea numrului afiat n bara de formule se execut clic pe butonul Cancel , sau se apas tasta BackSpace. Dac numrul nu ncape n celul, Excel redimensioneaz n mod automat celula respectiv sau va folosi notaia tiinific, afind mai puine zecimale. n situaia n care Excel afieaz ntr-o celul numrul cu notaia tiinific sau plaseaz un ir de diez (######), trebuie redimensionat limea coloanei respective (vezi subcap. 2.3.5. Modificarea limii coloanei i nlimii rndului). Excel nregistreaz ntotdeauna intern numrul scris, indiferent de ceea ce afieaz n celul. Dac celula este activ, se poate vedea valoare subadiacent afiat pe bara de formule. Se introduce numrul 3400 n celula de adres C3 Bara de formule Butonul EnterButonul Cancel 46. 46 Figura 2.22. Introducerea valorilor de text (etichete) n foaia de calcul O valoare de text (o etichet) poate fi format din orice combinaie de caractere alfanumerice, inclusiv numere i simboluri existente pe tastatur. Pentru a introduce o valoare de text ntr-o celul a foii de calcul curente, se face poziionarea pe celula respectiv cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz o valoare de text. Textul apare afiat simultan n dou locuri: n bara de formule (Formula bar) i n celula curent. Se apas apoi tasta Enter, sau clic pe butonul Enter prezent n bara de formule. Valorile de text se vor alinia n mod implicit n partea stng a celulei. Figura 2.23. Notaia tiinific Valoarea subadiacent Sir de semne diez 47. 47 Dac n celulele adiacente nu apare nici o informaie, Excel permite textelor mai lungi s fie suprapuse peste celulele din dreapta. Dac celulele adiacente conin informaie, textul mai lung este trunchiat. ns, la fel ca n cazul valorilor numerice, Excel nregistreaz corect valoarea de text i este afiat pe bara de formule cnd celula este activ. Figura 2.24. Dac se introduce o valoare numeric, o dat calendaristic sau or, care trebuie nregistrate ca text, vor fi precedate de apostrof () Introducerea comentariilor ntr-o celul Pentru a introduce comentarii ntr-o celul se face poziionarea pe celula respectiv cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Comment. Se scrie un mesaj sub numele afiat (Figura 2.24) i apoi se execut clic pe orice celul pentru a nchide operaia. Celula care conine un comentariu va avea un triunghi rou n colul dreapta sus. Figura 2.25. Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul, se alege comanda Comments din meniul View. Introducerea de formule simple n foaia de calcul Una din funciile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaiilor). O formul este o ecuaie care calculeaz o nou valoare folosind nite valori. Formulele conin una sau mai multe adrese de celule, numere, operatori matematici. Operatorii matematici utilizai n formule sunt: adunare (+), scdere (-), nmulire (*), mprire (/), ridicare la putere (^) i parantezele rotunde ( ) care schimb ordinea de evaluare. Toate Text suprapus peste celulele goale Text trunchiat Text alineat implicit la stnga 48. 48 formulele ncep cu semnul egal (=). Semnul egal indic nceputul unei operaii matematice i i arat programului Excel c trebuie s nregistreze ecuaia care urmeaz dup formul. De exemplu : =A1+A2-A3; =A5/10*2 ; =30+75-20. Pentru a introduce o formul simpl ntr-o celul, se utilizeaz unul dintre urtoarele moduri: 1. Introducerea formulei folosind tastatura. Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziionarea pe celula respectiv cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz formula, care ncepe obligatoriu cu semnul egal (=). Se apas apoi tasta Enter, sau se execut clic pe butonul Enter prezent n bara de formule. Figura 2.26. 2. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziionarea pe celula respectiv (vezi E3), cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz semnul egal (=) pentru a ncepe formula. Se execut clic pe prima celul care va fi introdus n formul (vezi B3), apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). Cnd se execut clic pe celul, ea va fi nconjurat de un chenar pulsant, iar adresa (referina) celulei apare n bara de formule. Se repet procedura i pentru celelalte celule referite n formul apoi se apas tasta Enter sau se execut clic pe butonul Enter din bara de formule. Figura 2.27. Dac formula a fost introdus corect, n celula curent se va afia rezultatul formulei, iar n bara de formule va fi afiat formula. Chenar pulsant Referina celulei n bara de formule 49. 49 Figura 2.28. Dac formula genereaz ca rezultat mesajul Error in Formula, nseamn a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greit formula. Dac formula nu ncepe cu semnul egal (= ), Excel va interpreta ecuaia ca valoare de text. Utilizarea funciilor Undo i Redo Funcia Undo realizeaz anularea ultimei operaii efectuate. Pentru activarea acestei funcii se alege comanda Undo din meniul Edit, sau se execut clic pe butonul corespunztor din bara de instrumente Standard. Funcia Undo mai poate fi activat i prin apsarea simultan a tastelor Ctrl+Z. Funcia Redo realizeaz refacerea ultimei operaii anulate. Pentru activarea acestei funcii se alege comanda Redo din meniul Edit, sau se execut clic pe butonul corespunztor din bara de instrumente Standard. Funcia Redo mai poate fi activat i prin apsarea simultan a tastelor Ctrl+Y. 2.3.2. Selectarea datelor a) Selectarea unei celule, sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Selectarea unei celule se realizeaz n mai multe moduri: Prin folosirea mouse-ului executnd clic pe celula dorit. Prin utilizarea tastelor sgei. Prin utilizarea comenzii Go to din meniul Edit. Dac se activeaz comanda Go To, n ecran se deschide fereastra GoTo. n caseta Reference se tasteaz adresa (referina) celulei dorite i apoi se execut clic pe butonul OK. Formula Rezultatul formulei 50. 50 Figura 2.29. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Selectarea unui grup de celule (numit i domeniu) se realizeaz n mai multe moduri: Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. Pentru aceasta, se plaseaz indicatorul de mouse pe prima celul din grup. Se ine apsat butonul stnga mouse i se trage (gliseaz) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup. Dac se dorete selectarea unor grupuri de celule neadiacente, se ine apsat tasta Ctrl. Cnd s-a terminat selecia, se elibereaz butonul mouse. Figura 2.30. Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii. Pentru aceasta, cu ajutorul tastelor sgei, se va intra n prima celul din grup. Se ine apsat tasta Shift, apoi se apas tasta cu sgeata corespunztoare pentru a selecta celelalte celule din grup. Pentru a selecta i grupuri de celule neadiacente se apas simultan tastele Shift+F8. Pe bara de stare apare butonul ADD, indicnd faptul c se poate selecta un alt grup. La sfrit se apas din nou tastele Shift+F8. Au fost selectate grupuri de celule neadiacente 51. 51 Figura 2.31. c) Selectarea unui rnd sau a unei coloane. Pentru a selecta un rnd sau o coloan (n ntregime) se execut clic cu butonul stnga mouse pe numrul rndului, sau litera coloanei. Dac se dorete selectarea mai multor rnduri sau coloane adiacente, se ine apsat butonul stnga mouse i se trage peste restul domeniului. Dac se dorete selectarea mai multor rnduri sau coloane neadiacente, se ine apsat tasta Ctrl. Au fost selectate grupuri de celule neadiacente Butonul ADD pe bara de stare 52. 52 Figura 2.32. d) Selectarea foilor de calcul. Pentru a selecta ntreaga foaie de calcul se execut clic pe butonul de selecie total aflat n partea stng sus a foii de calcul, la intersecia rndurilor cu coloanele. Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selecteaz prima foaie de calcul executnd clic cu mouse-ul pe eticheta ei. Se ine apsat tasta Ctrl i se execut clic pe eticheta altei foi de calcul. Figura 2.33. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plaseaz pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. Se execut clic cu butonul dreapta mouse i din meniul contextual afiat, se alege comanda Select All Sheets. 53. 53 Figura 2.34. 2.3.3. Copiere, Mutare, tergere a) Copierea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt registru de calcul. Copierea i mutarea coninutului unor celule este posibil datorit existenei Clipboard-ului. Clipboardul este o memorie temporar folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Operaia de copiere se poate realiza n mai multe moduri: Copierea coninutului unor celule folosind comenzile Copy i Paste. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Copy. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Figura 2.35. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul se va face activarea ei executnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (Sheet2), i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea. Se activeaz apoi meniul Edit i comanda Paste. 54. 54 Figura 2.36. Comanda Paste Special ofer posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat coninutul Clipboard-ului. Se poate alege una dintre opiunile: All (totul), Formulas (formule), Values (valori), Formats (formate), Comments (comentarii). Copierea coninutului unor celule folosind butoanele Copy i Paste din bara de instrumente Standard. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se execut clic pe butonul Copy . Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea. Se execut clic pe butonul Paste . Copierea coninutului unor celule folosind combinaii de taste. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+C. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea Se apas apoi simultan combinaia de taste Ctrl+V. b) Mutarea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt registru de calcul. Operaia de mutare se poate realiza n mai multe moduri: Mutarea coninutului unor celule folosind comenzile Cut i Paste. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi mutat. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Cut. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. 55. 55 Figura 2.37. Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face mutarea. Dac mutarea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac mutarea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste. Figura 2.38. Mutarea coninutului unor celule folosind butoanele Cut i Paste din bara de instrumente Standard. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi mutat. Se execut clic pe butonul Cut . Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face mutarea. Dac mutarease face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac mutarea se face n alt registru de calcul, se face deschiderea acestuia i apoi poziionarea. Se execut clic pe butonul Paste . 56. 56 Mutarea coninutului unor celule folosind combinaii de taste. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi mutat. Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+X. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face mutarea. Dac mutarea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2), i apoi se face poziionarea. Dac mutarea se face n alt registru de calcul ,se face deschiderea acestuia i apoi poziionarea. Se apas simultan combinaia de taste Ctrl+V. c) tergerea coninutului celulelor pentru o selecie de celule dat. Operaia de tergere se poate realiza n mai multe moduri: tergerea coninutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Clear. Din submeniul afiat se alege opiunea de tergere dorit (All, Formats, Contents, Comments). n exemplul prezentat, s-a ales opiunea All, care terge att coninutul ct i formatele. Figura 2.39. tergerea coninutului celulelor utiliznd tasta Delete. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se acioneaz tasta Delete. Se va terge doar coninutul celulelor. tergerea coninutului celulelor utiliznd comanda Delete. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog corespunztoare (Figura 2.30) i se alege modalitatea de tergere dorit. Comanda Delete terge att coninutul ct i formatele celulelor referite. 57. 57 Figura 2.40 2.3.4. Cutare i nlocuire a) Folosirea comenzii Find (cutare) pentru un anume coninut al unei celule Cutarea rapid a datelor n foaia de calcul se realizeaz cu ajutorul comenzii Find. Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul Edit i apoi comanda Find. n ecran se deschide fereastra Find. n cmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie cutat. Se execut clic pe butonul Find Next. n mod implicit cutarea are loc n linie sau coloan, n ntreaga foaie de calcul. De fiecare dat, cnd a fost gsit valoarea respectiv, se ntrerupe cutarea iar valoarea apare selectat. Se reia procesul de cutare acionnd din nou butonul Find Next. Figura 2.41. b) Folosirea comenzii Replace (nlocuire) pentru un anume coninut al unei celule. nlocuirea rapid a unor date cu alte date se realizeaz cu ajutorul comenzii Replace. Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul Edit i apoi comanda Replace. Se deschide fereastra Replace. n cmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie cutat i nlocuit, iar n cmpul Replace with se va introduce valoarea de nlocuire i se va executa clic pe butonul 58. 58 Replace. Dup nlocuire se poate continua procesul de cutare i nlocuire executnd clic pe butonul Find Next. Dac se dorete nlocuirea peste tot, se acioneaz butonul Replace All. Figura 2.42. f 2.3.5. Rnduri i coloane n foaia de calcul a) Inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul. Pentru inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul, se alege una dintre variantele urmtoare: Inserare de rnduri i coloane folosind comenzi ale meniului Insert. Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la stnga creia se dorete inserarea unei coloane noi. Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii, sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane. Figura 2.43. 59. 59 Inserare de rnduri i coloane folosind mouse-ul. Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la stnga creia se dorete inserarea unei coloane noi. Se execut clic pe butonul dreapta mouse i din meniul contextual se alege comanda Insert. Se afieaz caseta de dialog Insert i se alege opiunea Entre row, pentru inserare linii, sau opiunea Entre column, pentru inserare coloane. Figura 2.44. b) Modificarea limii coloanei i nlimii rndului. Pentru modificarea limii coloanei se alege una dintre variantele urmtoare: Modificarea manual a limii coloanei. Se plaseaz pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloan, n aa fel nct s ia forma unui indicator de dimensionare cu sgei indicnd spre dreapta i spre stnga. Se trage indicatorul de dimensionare spre stnga sau spre dreapta, pentru a modifica limea coloanei. Modificarea limii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. Se selecteaz o celul din coloana de redimensionat. Se activeaz meniul Format i se alege comanda Column Width. n caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune i se execut clic pe butonul OK. Figura 2.45. Figura 2.46. 60. 60 Pentru modificarea nlimii rndului, se alege una dintre variantele urmtoare: Modificarea manual a nlimii rndului. Se plaseaz pointerul de mouse pe latura inferioar a capului de rnd n aa fel nct s ia forma unui indicator de dimensionare cu sgei indicnd n sus i n jos. Se trage indicatorul de dimensionare n sus sau n jos, pentru a modifica nlimea rndului. Modificarea nlimii rndului cu ajutorul comenzii Row Height. Se selecteaz o celul din rndul de redimensionat. Se activeaz meniul Format i apoi comanda Row Height. n caseta de text Row Height, se scrie noua dimensiune i se execut clic pe butonul OK. Figura 2.47. Figura 2.48. Dac se dorete redimensionarea automat a rndurilor i a coloanelor, se poate alege comanda AutoFit. c) tergerea rndurilor i coloanelor din foaia de calcul. Pentru tergerea de rnduri i coloane din foaia de calcul, se alege una dintre variantele urmtoare: tergerea de rnduri i coloane folosind comenzi ale meniului Edit. Se selecteaz o celul din rndul sau coloana de ters. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog Delete i se alege opiunea Entier row pentru tergere linie, sau opiunea Entier column pentru tergere coloan. Figura 2.49. 61. 61 tergerea de rnduri i coloane folosind mouse-ul. Se selecteaz o celul din rndul sau coloana de ters. Se execut clic pe butonul dreapta mouse i din meniul contextual se alege comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog Delete i se alege opiunea Entre row pentru tergere linie, sau opiunea Entier column pentru tergere coloan. 2.3.6. Sortarea datelor a) Sortarea datelor dup o singur coloan. Excel memoreaz datele n ordinea introducerii lor. n anumite situaii se cere ordonarea cresctoare sau descresctoare a acestora, pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. Pentru sortarea rapid a unui tabel pe baza unei singure coloane, se execut clic pe captul coloanei sau pe o celul din coloana respectiv. n bara de instrumente Standard se execut clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare cresctoare, sau clic pe butonul Sort Descending pentru sortare descresctoare . n exemplul din Figura 2.50. tabelul este sortat cresctor dup coloana MEDIA OBTINUTA. Figura 2.50. b) Sortarea datelor dup mai multe coloane. Pentru sortarea unui tabel pe baza a dou sau trei coloane, se execut clic pe o celul din tabelul ce va fi sortat. Din meniul Data se alege comanda Sort. Excel va selecta ntregul tabel i va afia caseta de dialog Sort. Se selecteaz din caseta cu list derulant Sort by cmpul principal pentru operaia de sortare. Se alege apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe prima caset cu list derulant Then by i se alege a doua coloan pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe a doua caset cu list derulant Then by i se alege a treia coloan pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea. n Figura 2.51. tabelul este sortat cresctor dup coloanele NR.GRUPA i NOTA LA TEST i descresctor dup coloana MEDIA OBTINUTA. 62. 62 Figura 2.51. 2.4. Formule i funcii 2.4.1. Formule aritmetice i logice Folosirea formulelor aritmetice i logice de baz ntr-o foaie de calcul. Una dintre funciile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor i funciilor. O formul aritmetic este o expresie care poate s combine valori, referine de celule, nume de cel