CE ESTE O BAZĂ DE DATE Intr-o definiţie, pe înţelesul tuturor, vom înţelege printr-o bază de date o colecţie de informaţii ce descrie mai multe subiecte similare. Exemplul cel mai apropiat de activitatea medicală este baza de date alcătuită din foile de observaţie ce însoţesc pacienţii spitalizaţi. Foaia de observaţie se întinde pe mai multe pagini, rubricile constuiente descriind pacientul (subiectul) internat. Totalitatea caracteristicilor ce descriu un subiect din baza de date alcătuiesc o înregistrare. Deci baza de date este o reuniune de înregistrări. Fiecare caracteristică poartă numele de câmp. Deci o înregistrare este reuniunea tuturor caracteristicilor ce compun o înregistrare. Revenind la exemplul anterior, baza de date este formată din mulţimea foilor de observaţie (ce poartă denumirea de înregistrări), fiecare rubrică constituind un câmp. Structura tuturor foilor de observaţie este omogenă, fiecare înregistrare conţinând aceleaşi câmpuri (chiar dacă unele sunt goale). Acest tip de baze de date pot fi organizate şi sub forma unui tabel (destul de mare), liniile fiind formate din înregistrări, iar coloanele fiind câmpurile. Bazele de date ce pot fi astfel organizate poartă denumirea de baze de date relaţionale. CARE SUNT ETAPELE DE REALIZARE A UNEI BAZE DE DATE Atunci când dorim să contruim o bază de date trebuie să începem cu generarea structurii bazei de date, adică să stabilim din ce câmpuri alcătuim o inregistrare. Pentru fiecare câmp se alege un nume, un tip de date (numeric, text, dată calendaristică...) şi o gamă de reprezentare. Etapa este deosebit de importantă, de atenţia cu care este parcursă depinzând succesul ulterior al aplicaţiei. Odată generată structura bazei de date se trece la completarea cu informaţie. Operaţia poate fi continuă, în funcţie de domeniul de utilizare. Pentru a exploata baza de date, este necesar să intocmin rapoarte şi statistici plecând de la datele deţinute. Este etapa spectaculoasă, de fapt cea pentru care am desfăşurat (de cele mai multe ori) un efort considerabil. CUM REALIZĂM CONCRET O BAZĂ DE DATE Noţiunile de mai sus sunt general valabile, realizarea efectivă a unei baze de date necesitând particularizări impuse de limbajul de programare utilizat. Pentru exemplificare noi am ales un mediu modern, larg răspândit şi anume Access97. Face parte din suita Microsoft Office 97 şi este la fel de uşor de învăţat ca şi Word 97, Excel 97 sau Power Point 97. Faptul că avem de a face cu un producător unic, ne duce la utilizarea unor aceleaşi structuri, deci la un efort mai mic în invăţare.

1

Lansarea în execuţie a programului: Start-Programs-Microsoft-Office-Microsoft Access

După lansarea în execuţie pe ecran apare fereastra alăturată, în care alegem: 1. Blank Database pt. generarea unei noi baze de date 2. Database Wizard pt. generarea cu ajutorul calculatorului a

unei noi baze de date 3. Open an Existing Database pt. încărcarea de pe disc a unei

baze de date create anterior.

2

A. GENERAREA UNEI TABELE

Pentru a genera o nouă bază de date se alege Blank Database apoi se apasă (cu mouse-ul) butonul OK. Ca efect, pe ecran apare fereastra de mai jos, în care trebuie să indicăm locul şi numele sub care dorim să memorăm baza de date. Acest lucru ne este cerut de Access (spre deosebire de celelalte programe Office) deoarece orice modificare făcută in baza de date este operată direct pe disc fără a ni se cere acceptul.

Se acţionează butonul de la rubrica Save in, apoi se alege din arborele apărut locul în care dorim să memorăm fişierul.

După ce a fost fixat numele ţi locul de memorare se apasă butonul Create.

Pentru indicarea numelui fişierului se duce cursorul de scriere în rubrica File name (se duce cursorul mouse-ului şi se apasă scurt butonul din stânga de pe mouse)

Pentru indicarea locului în care se va face memorarea se poate alege cu click dublu pe mouse unul din directoarele prezentate

Din momentul în care avem fereastra alăturată pe ecran putem construi şi utiliza baza de date. Atât fereastra Access, cât şi fereastra Database nu vor fi închise pe tot parcursul folosirii programului. Baza de date (în funcţie de dorinţă) poate fi alcătuită din una sau mai multe tabele

Butoanele de sub bara de titlu a ferestrei Database servesc la alegerea tipului de activitate: Reports- lucrul cu rapoarte şi statistici asupra bazei de date Forms- lucrul cu formulare Queries- lucrul cu structuri de interogare asupra bazei de date Tables- lucrul cu tabelele bazei de date Pentru fiecare tip de activitate putem alege un mod de lucru: New – generarea unei noi structuri Design – modificarea unei structuri existente Open – lucrul cu o structură existentă

Pentru generarea unei noi tabele, după ce s-a ales Tables se apasă New. In urma acestei acţiuni apare fereastra alăturată. Din aceasta se alege Design View şi apoi se apasă OK. Obs. In caz că vor fi alese alte optiuni, (din care Table Wizard ne oferă ajutorul calculatorului în construirea tabelei), nu vor mai putea fi urmărite indicaţiile din acestă prezentare.

3

Denumirea câmpului

Tipul de câmp

Explicaţii opţionale asupra conţinutului câmpului

Cu ajutorul ferestrei Table definim fiecare câmp în parte.Este obligatorie denumirea câmpului în rubrica Field Name (se poziţionează cursorul de scriere şi se tastează maxim 64 de caractere). Pentru fiecare câmp trebuie indicat tipul de date, la rubrica Data Type. Completarea coloanei Description este opţională, recomandabil fiind ca în această rubrică să fie indicată modalitatea de completare, precum şi descrierea informaţiei ce va fi memorată.

Zonă în care se fac precizări asupra tipului de câmp.

Tipuri uzuale de date: Text – folosit pentru informaţii ce nu depăşesc 255 de caractere (litere,cifre,semne speciale) Memo – folosit pentru informaţii ce depăşesc 255 de caractere (64KO; ex:descrierea evoluţiei unei boli) Number – folosit pentru informaţii numerice Date/Time – folosit pentru informaţii de tip dată sau oră Curency – folosit pentru informaţii numerice în bani Autonumber – folosit pentru generarea automată de numere în ordine crescătoare Yes/No – folosit pentru informaţii binare de tip DA/NU

Pentru tipul Text este necesar să fie precizat numărul de caractere maxim ce va fi folosit

Pentru tipul Date/Time este necesar să fie precizat formatulde afişare a datei şi a orei. Atenţie, pt. a nu se crea confuziieste necesar ca la introdurea informaţiei în baza de date sătastăm 4 cifre pentru an, chiar dacă am ales varianta deafişare cu 2 cifre!

Variante ce pot fi alese pentru tipul Number: Byte – numere întregi în intervalul 0-255 Integer - numere întregi în intervalul -32768-+32767 Long integer - numere întregi în intervalul –2miliarde-+2miliarde Single - numere zecimale în precizie simplă (7 cifre) Double - numere întregi în intervalul (14 cifre)

4

Liniile din tabel (înregistrările) nu trebuie să fie identice! Din acest motiv unul din câmpuri este necesar să conţină informaţie unică pentru fiecare înregistrare în parte. Un astfel de câmp primeşte opţiunea de cheie unică (Primary key). Pentru aceasta se duce cursorul mouse-ului pe numele câmpului dorit şi se dă click dreapta, apoi click stânga pe opţiunea Primary key In urma acestei acţiuni în dreapta câmpului ales apare o cheiţă.

La apăsarea butonului de închidere a ferestrei Table, pe ecran apare fereastra alăturată. Pentru ca structura construită să fie memorată se apasă butonul Yes.

Dacă dorim să dăm un anumit nume tabelei contruite, ştergem numele provizoriu (tablen), tastăm numele dorit şi apoi apăsăm OK.

În situaţia în care calculatorul constată că am uitat să indicăm un câmp cheie unică, ne apare mesajul alăturat. Dacă apăsăm Yes va fi generat un nou câmp (de tip autonumber) automat. Dacă apăsăm Cancel ne întoarcem la structura tabelei şi indicăm cheia unică. Dacă apăsăm No tabela va rămâne fără cheie unică.

Fereastra alăturată ne arată existenţa unei tabele în baza de date. După ce am selectat tabela dorită (un click pe numele tabelei) putem alege oricare din cele trei opţiuni pentru a lucra cu tabela existentă (Open, Design, New). Apăsarea opţiunii Open duce la apariţia imaginii de mai jos.

Pentru introducerea de date într-o celulă din tabelă, se duce cursorul de scriere şi se tastează informaţia dorită. În celulele în care scrie Autonumber nu se tastează nimic, calculatorul punând automat informaţia. Apăsarea tastei Enter duce la trecerea cursorului de scriere în căsuţa următoare spre dreapta, iar când s-a ajuns la ultima coloană, la o nouă înregistrare.

5

B. SORTAREA/FILTRAREA UNEI TABELE

Trecerea cursorului de scriere în celula dorită se poate face cu tastele săgeţi, sau prin click cu mouse-ul. Linia în care se află cursorul de scriere (curentă) este precizată prin triunghiul din dreapta.

Butoane pentru poziţionare pe prima linie sau ultima

Butoane pentru poziţionare pe linia anterioară sau următoare

Buton pentru generare unei noi inregistrari

Număr total de înregistrări

Sortarea – operaţia prin care aranjăm liniile din tabelă (înregistrările) astfel încât informaţia de pe o coloana (câmpul) după care facem sortarea să fie în ordine crescătoare sau descrescătoare. Filtrarea – operaţia prin care reţinem din tabelă doar acele linii (înregistrări) ce satisfac un criteriu. Selectarea unei câmp(coloană) dintr-o tabelă – se dă un click cu mouse-ul pe numele câmpului Selectarea unei înregistrări (linii) dintr-o tabelă – se dă un click cu mouse-ul pe căsuţa gri din stânga liniei

Sortarea după un câmp Se selectează câmpul după care dorim sortarea. Din meniul Records se alege Sort şi apoi Sort Ascending sau Sort Descending (după dorinţă). Dacă se doreşte revenirea la situaţia anterioară sortării se alege din meniul Records comanda Remove Filter/Sort

Tabelă sortată crescător după câmpul înălţime În situaţia în care avem câmpuri cu aceeaşi informaţie este necesar să indicăm şi alte câmpuri (suplimentare) pentru sortare. Acestea nu se constituie în criterii de ordonare decât atunci când la câmpul anterior de selecţie avem egalitate. Ex: înălţimea de 180 apare la 2 înregistrări, e necesar un criteriu suplimentar de sortare

6

Indicarea de mai multe câmpuri de sortare se face alegând din meniul Records, comanda Filter şi apoi Advanced Filter/Sort.

Fereastra Filter oferă în partea superioară Lista câmpurilor tabelei, iar în partea inferioară un tabel în care pe linia Field sunt indicate câmpurile de sortare. Prioritatea acestor câmpuri descreşte de la stânga la dreapta, adică intervin doar atunci când câmpurile din stânga lor prezintă egalitate. Pe linia Sort se indică tipul de sortare (ascendent, descendent sau fără sortare) Indicarea acestor informaţii poate fi făcută doar cu mouse-ul. După ce se dă un click cu mouse-ul în căsuţa dorită, se apasă butonul ce apare în dreapta căsuţei şi se alege din lista ce apare.

Pe linia Criteria poate fi indicat şi un criteriu de filtrare. În urma filtrării vor fi reţinute doar acele înregistrări ce respectă condiţia impusă. Pentru indicarea de condiţii poate fi folosit semnul egal (=), semnul mai mic (<), semnul mai mare (>), precum şi funcţii logice AND, OR, NOT. In exemplu se cere să se reţină înregistrările cu înălţimea mai mare de 170 şi sexul F. Sortarea sau filtrarea construită nu va fi efectivă decât după lansarea comenzii Apply Filter/Sort din meniul Filter. Revenirea la situaţia anterioară se face cu comanda Remove Filter/Sort din meniul Records.

În imaginea alăturată este prezentat efectul filtrării descrise mai sus

7

Comanda de anulare a efectului unor sortări sau filtrări anterioare

Exemplu de aplicare a unei sortări pe două câmpuri, cu indicarea modalităţii de alegere între variantele posibile pentru o căsuţă din tabel.

Exemplu de sortare după trei câmpuri.

Rezultatul sortării după cele trei câmpuri.

8

C. INTOCMIREA UNEI INTEROGĂRI

Din fereastra Database se alege opţiunea Queries, apoi se apasă butonul New. Rezultatul va consta în apariţia ferestrei New Query.

Operaţiile de Filtrare/Sortare deşi eficiente devin obositor de aplicat repetat deoarece schemele lor nu pot fi memorate. In acelaşi timp ele nu pot reţine din tabelă doar câmpurile dorite, deci rezultatul este întotdeauna de dimensiune mare pe orizontală. Şi un ultim dezavantaj, nu pot fi aplicate simultan mai multor tabele. Opţiunea de interogare Queries, elimină aceste dezavantaje, modalitatea de construire nefiind mult diferită de cea de la filtrări.

Ca şi în cazul precedent (New Table) alegem opţiunea Design View.

Din fereastra Show Table se alege tabelul sau tabelele dorite a fi interogate. După fiecare alegere se apasă butonul Add. In final se apasă butonul Close. Atenţie, nu alegeţi de mai multe ori aceeaşi tabelă. Pentru înlăturarea unei eventuale tabele dublate, se dă click pe bara de titlu a tabelei şi apoi se apasă tasta Delete.

În fereastra Select Query procedăm asemănător ferestrei Advanced Filtrer/Sort. Suplimentar ne-au apărut liniile Table (pentru indicarea numelui tabelei din care face parte câmpul) şi Show (vor fi vizibile la rezultatul interogării doar acele coloane ce au bifată opţiunea). În exemplul alăturat a fost construită o structură de interogare ce să ne ofere doar coloanele nume, prenume, data_naşterii, sex. Pentru a aplica interogarea este necesar să închidem fereastra Select Query.

9

La închiderea ferestrei Select Query, suntem întrebaţi dacă dorim să memorăm structura. Se răspunde Yes.

Se şterge numele provizoriu şi se indică numele dorit pentru structura de interogare, apoi se apasă OK.

Structura construită poate fi utilizară apăsând Open sau modificată apăsând Design. Cu New se poate începe construcţia unei noi structuri de interogare

Rezultatul aplicării structurii construite mai sus. Se remarcă existenţa doar a celor 4 coloane dorite. Observaţie. Asupra tabelei Select Query poate fi aplicată Filtrarea/Sortarea descrisă anterior, deoarece avem disponibil meniul Records.

În exemplul alăturat este construită o structură de interogare ce ne va oferi o listă cu două coloane, nume şi prenume. A fost indicat şi un criteriu de filtrare, vor fi reţinute doar acele înregistrări ce au prenumele începând cu litera D (D*).

10

D. INTOCMIREA DE FORMULARE

Rezultatul aplicării structurii de interogare anterioare.

În fereastra Database se apasă cu mouse-ul butonul Forms şi apoi butonul New.

În fereastra New Form alegem Design View. Apoi acţionăm butonul din partea de jos a ferestrei şi alegem din lista apărută numele tabelei (sau a structurii de interogare) asupra căreia dorim să-i întocmim un formular.

Pentru a întocmi mai uşor formularul este necesar ca pe ecran să avem fereastra Field list, ce conţine lista de câmpuri disponibile. Dacă această fereastră lipseşte de pe ecran, din meniul View se acţionează comanda Field list. Zona gri, caroiată, reprezintă suprafaţa viitorului formular. Putem redimensiona această suprafaţă ducând săgeata mouse-ului să înţepe frontiera zonei gri, apăsând prelung butonul din stânga (de pe mouse) şi mutând mouse-ul pe masă, până când dimensiunea este cea dorită. În acel moment eliberăm butonul mouse-ului.

11

Câmpurile ce dorim să fie prezente în viitorul formular trebuie “aduse” din Field list. Pentru aceasta se alege cu mouse-ul câmpul dorit, se apasă prelung butonul din stânga (de pe mouse) şi se duce cursorul mouse-ului pe suprafaţa formularului, în locul dorit, dar suficient de departe de marginea din stânga. În acest moment se ridică degetul de pe butonul mouse-ului. În urma acestei acţiuni apar 2 dreptunghiuri, pereche, unul cu fundal gri, unul cu fundal alb, amândouă având scris în interior numele câmpului ales din Field list. Dreptunghiul gri funcţionează ca o etichetă, indicând numele rubricii ce urmează a fi completată. Textul acestei etichete poate fi modificat. Pentru obţinerea unui cursor de scriere este necesar să ducem cursorul mouse-ului peste etichetă şi să apasăm succesiv de două ori butonul din stânga. Se utilizează în continuare tastatura pentru a indica textul dorit, finalizând operaţia prin apăsarea tastei enter. Dreptunghiul alb constituie rubrica din formular, oferind informaţia corespunzătoare câmpului scris în interior.

Atunci când un dreptunghi (alb sau gri) prezintă opt pătrăţele pe contur este selectat. Pentru a anula o selecţie este suficient să dăm un click cu mouse-ul în exteriorul dreptunghiului, iar pentru a-l selecta un click în interior. Atunci când selectăm un dreptunghi apare şi un pătrăţel în colţul stânga sus şi la dreptunghiul pereche. Ni se semnalează în acest mod faptul că putem manevra împreună perechea de dreptunghiuri. Dacă dorim să ştergem perechea este suficient să apăsăm tasta Delete. Dacă dorim să mutăm perechea, ducem săgeata mouse-ului să înţepe frontiera dreptunghiului selectat (opt pătrăţele pe contur). In acel moment apare o mână cu toate degetele întinse şi se apasă prelung butonul din stânga (de pe mouse) şi se duce cursorul mouse-ului pe suprafaţa formularului, în locul dorit, după care se ridică degetul de pe buton. Putem muta şi separat un dreptunghi din pereche: se înţeapă cu săgeata mouse-ului pătratul de selecţie din colţul stânga sus (este mai mare decât celelalte). În acel moment apare o mână cu degetul arătător întins şi se apasă prelung butonul din stânga (de pe mouse) şi se duce cursorul mouse-ului pe suprafaţa formularului, în locul dorit, după care se ridică degetul de pe buton. Dacă dorim să ştergem doar eticheta, selectăm dreptunghiul etichetă şi apăsăm tasta Delete.

etichetă rubrică Field list

rubrică selectată

dreptunghi pereche pentru rubrica selectată

Atenţie, este importantă ordinea în care sunt aduse în formular câmpurile, aceasta constituind ordinea în care vor fi parcurse rubricile formularului. Deci nu poziţia rubricii indică ordinea de parcurgere. După ce am finalizat compunerea formularului se acţionează butonul de închidere de la fereastra Form

În urma închiderii ferestrei Form apare ferestra alăturată, în care apăsăm Yes, pentru a memora formularul alcătuit. În fereastra Save as, ce apare, se tastează un nume pentru formular (dacă nu ne convine numele propus de calculator) şi se apasă OK.

12

E. INTOCMIREA DE RAPOARTE ŞI STATISTICI

Fereastra Database ne oferă spre utilizare formularul construit anterior. Pentru selectarea formularului se dă un click cu mouse-ul pe numele lui. Dacă dorim să efectuăm modificări asupra formularului selectat acţionăm butonul Design, iar dacă dorim să-l utilizăm acţionăm butonul Open. Dacă dorim să construim un formular nou apăsăm butonul New şi reluăm cele expuse anterior.

În imaginea alăturată avem un exemplu de formular. Trecerea de la o înregistrare la alta poate fi făcută acţionând butoanele din partea de jos a formularului. Semnificaţia lor a fost descrisă la capitolul A. Putem utiliza şi tastatura prin tastele Page up şi Page down în acelaşi scop. Cu ajutorul tastelor săgeţi şi a lui Enter ne putem deplasa între rubrici, iar când ajungem cu cursorul la o rubrică terminală putem trece la înregistrarea următoare. Formularele pot fi utilizate atât pentru inspecţia înregistrărilor, cât şi pentru introducerea de informaţie nouă în tabelă, caz în care lucrul este mult mai plăcut decât în varianta tabel (şi cu posibilităţi mult limitate de modificare involuntară a informaţiei).

Dacă formularele erau creeate pentru utilizarea pe ecran, rapoartele sunt folosite pentru tipărirea pe hârtie a informaţiilor stocate în bazele de date. Raportul este singurul mod prin care putem efectua calcule statistice cu datele stocate. Pentru a genera un nou raport din fereastra Database se alege optiunea Reports, după care se apasă butonul New.

Din fereastra New Report alegem opţiunea Design View. Apoi este obligatoriu să indicăm tabelul sau schema de interogare din a căror date se va întocmi raportul. Pentru aceasta există o rubrică specială, pe a cărui buton dacă apăsăm ne este oferită lista cu toate tabelele şi structurile de interogare disponibile. Din listă se alege tabelul dorit (sau schema de interogare) si se apasă butonul OK.

13

Pentru a putea realiza mai uşor rapoarte este necesar ca pe ecran să avem prezente ferestrele Field list şi Toolbox. Dacă aceste ferestre nu sunt prezente se acţionează comenzile corespunzătoare din meniul View. Suprafaţa pe care se construieşte raportul este de culoare albă, având o structură asemănătoare celei de la formulare. Suprafaţa raportului este împărţită în 5 zone, separate prin bare orizontale gri, pe care este scris numele tipului de zonă.

Dacă pe suprafaţa raportului nu sunt toate cele 5 zone, din meniul View acţionăm comenzile Page Header/Foote şi Report Header/Footer, ce nu sunt bifate.

Report Header – zonă în care se poate scrie titlul raportului Page Header – zonă în care se poate scrie un antet de pagină, informaţie ce se repetă la începutul tuturor paginilor raportului. Zonă în care se poate pagina raportul. Detail - zonă în care se indică informaţia a căror câmpuri să fie prezentă în raport. Page Footer – zonă în care se poate scrie un sfârşit de pagină, informaţie ce se repetă la sfârşitul tuturor paginilor raportului. Zonă în care se poate pagina raportul. Report Footer – zonă în care se poate scrie un sfârşit de raport. Singura zonă în care pot fi efectuate calcule statistice asupra datelor din raport.

Pentru a scrie o informaţie într-un raport (un titlu, o nume de rubrică, o explicaţie...) este necesar să creem un dreptunghi etichetă (label). Pentru aceasta apăsăm butonul Aa din fereastra Toolbox, apoi ducem cursorul mouse-ului pe suprafaţa raportului, în zona dorită, apăsăm prelung butonul din stânga şi trasăm un dreptunghi. La ridicarea degetului de pe mouse apare un cursor de scriere, tastăm textul dorit şi încheiem editarea apăsând tasta enter. Atenţie, dacă renunţăm la editare, dreptunghiul etichetă se pierde. Exemplu de dreptunghi etichetă. Butonul pentru creerea de dreptunghiuri etichetă.

14

Exemple de etichete în zonele Report Header şi Page Header. În zona Detail trebuiesc indicate câmpurile a căror informaţie dorim să o prezentăm în raport. Pentru aceasta cel mai simplu este să procedăm ca şi la formulare. Se alege cu mouse-ul din Field list, câmpul dorit, se apasă prelung butonul din stânga (de pe mouse) şi se duce cursorul mouse-ului pe suprafaţa raportului, în locul dorit, dar suficient de departe de marginea din stânga. În acest moment se ridică degetul de pe butonul mouse-ului. În urma acestei acţiuni apar 2 dreptunghiuri, pereche, unul în stânga cu inscripţia text în interior, şi unul în dreapta cu numele câmpului ales din Field list în interior. Dreptunghiul din stânga funcţionează ca o etichetă, în care putem scrie după dorinţă orice. Pentru obţinerea unui cursor de scriere este necesar să ducem cursorul mouse-ului peste etichetă şi să apasăm succesiv de două ori butonul din stânga. Se utilizează în continuare tastatura pentru a indica textul dorit, finalizând operaţia prin apăsarea tastei enter. Dacă dorim să ştergem dreptunghiul etichetă îl selectăm (un singur click pe mouse) şi apăsăm tasta Delete. Dreptunghiului din dreapta, cu numele câmpului nu i se aduc modificări în interior. Urmează poziţionarea definitivă a dreptunghiurilor, pentru care se folosesc întocmai recomandările de la formulare. Fiecare din cele 5 zone poate fi modificată ca dimensiune. Pentru aceasta se duce săgeata mouse-ului să înţepe frontiera de jos sau din dreapta (după necesitate), se apasă prelung butonul din stânga (de pe mouse) şi se mută mouse-ul pe masă, până când dimensiunea este cea dorită. În acel moment eliberăm butonul mouse-ului. Este bine ca suprafaţa celor 5 zone să fie redusă la maxim pentru a economisi hârtia la tipărire. Exemplu de câmp recent adus. Exemplu de câmp la care a fost selectat dreptunghiul etichetă. Prin apăsarea tastei Delete, acest dreptunghi dispare. Dreptunghiul câmp rămas este mutat cu ajutorul mouse-ului.

15

Folosind aceeaşi tehnică se aduc şi câmpurile greutate şi sex

În zona Page Footer putem introduce paginarea raportului. Pentru aceasta, după ce am dat un click cu mouse-ul pe suprafaţa zonei, declanşăm meniul Insert şi lansăm comanda Page Numbers. Ca efect apare fereastra Page Numbers. Cu ajutorul mouse-ului alegem configurarea dorită, bifând opţiunile din fereastră.

În situaţia în care ne convin opţiunile alese apăsăm OK. Paginare simplă. Paginare cu indicarea numărului total de pagini. Poziţionarea paginării în partea de sus a paginii Poziţionarea paginării în partea de jos a paginii Fixarea tipului de aliniere Afişarea numărului primei pagini.

Indicarea faptului că am introdus în raport paginarea

16

Pentru a efectua calcule statistice în zona Report Footer este necesar să apăsăm cu mouse-ul butonul ab| (text box) din fereastra Toolbox, apoi să trasăm un dreptunghi cu acest instrument în zona Report Footer. Atenţie lăsaţi suficient loc în stânga, deoarece dreptunghiul trasat este însoţit în (stânga) de un dreptunghi etichetă pereche. In interiorul dreptunghiului de calcul apare scris Unbound. Textul etichetei poate fi după dorinţă. Pentru obţinerea unui cursor de scriere este necesar să ducem cursorul mouse-ului peste etichetă şi să apasăm succesiv de două ori butonul din stânga. Se utilizează în continuare tastatura pentru a indica textul dorit, finalizând operaţia prin apăsarea tastei enter. Pentru ştergerea etichetei se selectează (un singur click cu mouse-ului) şi apoi se apasă tasta delete. Pentru mutarea dreptunghiului de calcul şi a etichetei se procedează ca la formulare (pagina 12). Pentru a genera o formulă de calcul în dreptunghiul Unbound respectăm regulile: editarea începe cu semnul = , operanzii câmpuri se încadrează între paranteze drepte, pentru respectarea ordinii operaţiilor se folosesc parantezele, semnul pentru adunare este +, semnul pentru scădere este -, semnul pentru înmulţire este *, semnul pentru împărţire este /, pot fi folosite funcţii predefinite. Exemple de funcţii predefinite: AVG([nume câmp]) pentru media valorilor din câmpul citat, SUM([nume câmp]) pentru sumă valorilor din câmpul citat, MIN([nume câmp]) pentru minimul valorilor din câmpul citat, MAX([nume câmp]) pentru maximul valorilor din câmpul citat, COUNT([nume câmp]) pentru numărul valorilor din câmpul citat. Exemplu de calcul al greutăţii medii. După întocmirea raportului se închide fereastra Report.

Pentru a putea reutiliza raportul este necesar să-l memorăm.

Numele provizoriu propus de calculator poate fi şters şi se poate tasta numele dorit. Apoi se apasă OK.

Din acest moment raportul compus poate fi utilizat prin apăsarea butonului Preview. Dacă se doreşte o modificare a raportului se apasă butonul Design şi astfel se revine la structura raportului. Dacă se apasă butonul New se începe generarea unui nou raport.

Prin apăsarea butonului Preview raportul se afişează pe ecran în fereastra Report. Dacă dorim să tipărim pe hârtie raportul, atunci căutăm în meniul File comanda Print şi o acţionăm. Titlul raportului. Zona Header a paginii. Zona Detail. Zona de calcul statistice.

17

După afişarea raportului anterior se constată lipsa unităţilor de măsură. Se revine în structura raportului şi se modifică zona Page Haeder. Pentru a schimba tipul de aliniere a informaţiei se dă un click dublu, rapid, pe dreptunghiul a cărui informaţie dorim să o poziţionăm altfel. Ca efect apare fereastra Text box, în care acţionăm butonul Format. Apoi folosind bara de defilare căutăm rubrica Text Align, dăm un click în rubrică şi alegem varianta de aliniere dorită. Observaţie: în aceeaşi fereastră găsim rubrici cu care putem schimba fontul, dimensiunea, culoarea.... Modalitatea de schimbare este similară celei de la aliniere.

Nu uităm să memorăm modificările efectuate!

În urma modificărilor raportul este mai uşor de urmărit.

Abandonarea programului se face declanşând meniului File şi lansarea în execuţie a comenzii Exit. În acelaşi meniu găsim şi comanda Open Database pentru deschiderea unei baze de date existente pe disc, precum şi comanda New Database, cu care putem genera o nouă bază de date (parcurgând paşii descrişi în toată această prezentare). Cu comanda Close putem închide baza de date activă fără a părăsi programul!

18