Cap.4. DOCUMENTUL - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITĂŢII

4.1. Noţiunea de document 4.2. Conţinutul şi funcţiile documentelor contabile4.3. Documentele justificative 4.4. Documentele cu regim special4.5. Registrele contabile4.6. Gestiunea documentelor contabile

4.1. Noţiunea de document

Ca instrument principal de cunoaştere, gestiune şi control a patrimoniului şi a rezultatelor obţinute, contabilitatea trebuie să asigure, potrivit legii contabilităţii nr. 82/1991 republicate, posibilitatea de a analiza şi controla informaţiile cu privire la activitatea societăţii, astfel:

înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la situaţia patrimonială şi rezultatele obţinute, atât pentru necesităţile proprii, cât şi în relaţiile cu asociaţii sau acţionarii, clienţii, furnizorii, băncile, organele fiscale şi alte persoane juridice şi fizice;

controlul operaţiunilor patrimoniale efectuate şi al procedeelor de prelucrare utilizate, precum şi exactitatea datelor contabile furnizate;

furnizarea informaţiilor necesare stabilirii patrimoniului naţional, execuţiei bugetului public naţional, precum şi intocmirii balanţelor financiare şi a bilanţului pe ansamblul economiei naţionale.Concluzionăm că rezultă pentru contabilitate sarcini deosebit de complexe, concretizate în urmatoarele operaţiuni:

o înregistrarea faptelor, fenomenelor şi proceselor economice;o prelucrarea informaţiilor;o păstrarea informaţiilor;o controlul operaţiunilor economice;o centralizarea informaţiilor.

Pentru realizarea acestor obiective, contabilitatea utilizează un procedeu specific ştiinţelor economice, care permite cunoasterea fenomenelor şi proceselor economice, anume documentul.

Documentul este un înscris ce consemnează un fapt, un fenomen, o acţiune care s-a produs şi care serveste la evidenţierea, în scris, a acestor elemente cu caracter economic care au produs modificări ale patrimoniului.

Documentele ca atare devin documente contabile atunci când reflectă miscări ale patrimoniului şi redau fapte şi fenomene economice repetabile în cadrul unei unităţi patrimoniale. Tot documentele stau la baza organizării celor trei forme ale evidenţelor unei întreprinderi:

- evidenţa tehnico-operativă;- contabilitatea generală şi managerială;- evidenţa statistică.Putem concluziona că, deşi ia fiinţă în afara contabilităţii, documentul seveste contabilităţii la realizarea obiectului

său de activitate privind reflectarea patrimoniului sub toate aspectele sale.

4.2. Conţinutul şi funcţiile documentelor contabile

Conţinutul documentelor diferă funcţie de caracterul operaţiunilor consemnate, avănd o seamă de caracteristici comune, care se referă la toate categoriile de documente, dar şi caracteristici specifice în legatură cu o anumită operaţiune economică.

Caracteristici comune ale documentelor : denumirea documentului; denumirea emitentului; identificarea datei operaţiunii;

1

identificarea participanţilor la operaţiunea economică; conţinutul operaţiunii patrimoniale; datele cantitative şi valorice; semnăturile persoanelor participante.

Caracterele specifice: se referă la precizări şi informaţii pe anumite documente şi care aduc lămuriri suplimentare necesare, aspect specific documentelor contabile.

Pentru a fi utile prin forma şi conţinutul lor, documentele contabile îndeplinesc anumite funcţii în cadrul activităţii contabile a societăţii comerciale:

Funcţiile documentelor contabile: funcţia de consemnare: documentul permite înscrierea datelor privind cantitatea şi valoarea din operaţiunile

economice; funcţia de act justificativ: documentul stă la baza înregistrării în contabilitate, fiind actul pe baza caruia se

execută înregistrarea; funcţia de control: documentele permit verificări în diferite puncte ale sistemului contabil; funcţia de calculaţie: pe baza documentelor se execută calculul costurilor şi al rezultatelor; funcţia juridică: documentele reflectă momentul naşterii unor drepturi şi obligaţii legate de patrimoniul

firmei; funcţia de asigurare a integrităţii patrimoniului: documentele permit confirmarea existenţei bunurilor

economice şi precizarea responsabilităţii administrării patrimoniului.

4.3. Documentele justificative

4.3.1. Noţiunea de document justificativ

Activitatea economică a societăţii se consemnează în documentele păstrate în contabilitate, în ordinea în care au avut loc evenimentele economice şi pe formulare anume stabilite, conform caracteristicilor elementelor consemnate.

Potrivit legii, înregistrările în contabilitate se fac cronologic şi sistematic, conform planurilor de conturi şi normelor emise de autoritatea în materie, respectiv Ministerul de Finanţe.

Orice operaţiune patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei, într-un act, care stă la baza înregistrării în contabilitate, acest act dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează, dupa caz (art. 6 din Legea contabilităţii nr. 82/1991 republicată), răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat ori înregistrat în contabilitate.

Pentru a fi document justificativ şi pentru a fi opozabil, orice înscris trebuie să cuprindă urmatoarele elemente structurale în cadrul formularului întocmit:

denumirea documentului; denumirea şi sediul unităţii patrimoniale emitente; numărul documentului şi data întocmirii acestuia; părţile care participă la efectuarea operaţiunii; conţinutul economic al operaţiunii patrimoniale, eventual şi temeiul legal al efectuării ei; obiectul documentului: cantităţile şi valorile aferente operaţiunii efectuate; subiectul documentului:

- numele, prenumele şi semnăturile persoanelor împuternicite să efectueze operaţiunea patrimonială;- numele, prenumele şi semnăturile persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv/aprobare pentru operaţiunile respective;

alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunii economice în documentele justificative.Pentru a fi opozabil, documentul justificativ trebuie să îndeplinească următoarele cerinte: o să respecte regulile de întocmire pentru documentele justificative;o să respecte îregistrarea cronologică şi sistematică;o să precizeze răspunderea efectuării operaţiunilor patrimoniale.

4.3.2. Clasificarea documentelor justificative

Clasificarea documentelor permite folosirea documentul adecvat fiecărei operaţiuni patrimoniale, întocmirea numărului necesar de exemplare, care să fie distribuite în concordanţă cu regulile contabile stabilite.

2

Clasificarea documentelor are loc după mai multe criterii, anume:1) După modul de prezentare:

documente tipizate: o au un text şi o formă prestabilită;o sunt obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia naţională (facturi, chitanţe, bon de

consum etc); documente netipizate: specifice unor ramuri de activitate (industrie, agricultura, bănci), unor instituţii (trezorerie,

cabinete de avocatură , medicale etc.), caz în care se respectă anumite reguli pentru tipărire, cum ar fi formatul, culoarea, textul documentului.

Exemplu: Factura are exemplarul 1 de culoare albastra, exemplarul 2 de culoare rosie, exemplarul 3 de culoare verde, fiecare exemplar fiind destinat unei anumite categorii de participanţi la operaţiunea economică: cumparătorul primeste primul exemplar (albastru), exemplarul rosu va merge la contabilitatea firmei vânzătoare iar exemplarul verde rămâne la cotorul facturierului.

2) După modul de evidenţiere şi înregistrare în contabilitate: documente obişnuite : au un regim intern de circulaţie, înregistrare şi utilizare, sunt de obicei neânseriate; documente cu regim special : sunt înseriate, tipărirea lor are loc în anumite condiţii:

o cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare (aviz de însoţire a mărfii, chitanţă fiscală, factură etc);o cu regim special privind gestionarea patrimoniului: se tipăresc în anumite condiţii şi la comandă specială (cecuri, foi

de parcurs etc).

3) După locul unde se întocmesc şi circulă:- documente interne: se întocmesc în interiorul unităţii şi circulă atât în interiorul acesteia cât şi către exterior (bon de

consum, dispoziţie de livrare, foaie de parcurs, chitanţa de numerar etc.);- documente externe: sunt documentele primite de firma de la alte unităţi, cu care se află în raporturi comerciale (factură,

extras de cont, chitanţa).

4) După natura operaţiunii pe care o reflectă: documente de dispoziţie: acele înscrisuri prin care se dispune efectuarea unei operaţiuni (dispozitie de livrare, de

plată, foaie de vărsământ); documente de execuţie: înscrisuri care atestă executarea unei operaţiuni (chitanţa, care atestă îndeplinirea

dispozitiei de a încasa sau elibera o anumită sumă de bani); documente combinate: înscrisuri care cuprind atât elemente de dispoziţie cât şi de execuţie (bonul de consum,

care cuprinde în prima parte dispoziţia către magazie de a elibera anumite valori materiale, iar în partea a doua executarea acestei dispozitii de către gestionar);

documente contabile propriu-zise: înscrisuri care au ca scop realizarea înregistrării cronologice şi sistematice a operaţiunilor patrimoniale.

5) După conţinut: o documente primare: conţin o singura operaţiune (chitanţa, factura);o documente centralizatoare: cumulează mai multe operaţiuni de acelaşi fel (centralizatorul lunar al producţiei, statul

de plată, borderou de predare a documentelor) .

6) După suportul pe care se depozitează informaţiile:o documente pe suport de hârtie;o documente pe suport magnetic (CD,DVD).

4.4. Documentele cu regim special

Aceste documente fac parte dintre documentele care se tiparesc după anumite modele, standardizate prin norme metodologice emise de Ministerul de Finante în mod periodic şi au înscris în mod vizibil codul documentului. În cazul în care persoanele juridice utilizează formulare specifice cu regim special, se solicită avizul Ministerului de Finante, iar înserierea şi numerotarea formularelor tipizate cu regim special se asigură la nivel naţional de catre Ministrul Finanţelor .

Evidenţa operativă a formularelor tipizate cu regim special se ţine cu ajutorul unui document tipizat cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare.

3

Procurarea şi utilizarea de formulare tipizate cu regim special de înseriere şi numerotare din alte surse neautorizate de Ministrul Finanţelor este interzisă şi produce efecte negative, anume:

- înscrisurile nu îndeplinesc condiţiile de document justificativ, deci nu pot fi înregistrate în contabilitate; - bunurile care fac obiectul tranzacţiilor înscrise în aceste documente sunt considerate fără documente legale

de provenienţă şi pot fi confiscate.Formularele tipizate, comune pe economie, cu regim de tipărire, înseriere şi numerotare privind activitatea financiar-

contabilă sunt numeroase, prezentăm câteva exemple:

Denumirea documentului CodAviz de însoţire a mărfii 14-3-6/AChitanţa 14-4-1Chitanţa fiscală 14-4-2Factura fiscală 14-4-10/ABon de comandă 14-4-11Fişa de magazie a formularelor cu regim special 14-3-8/bRegistru de casă 14-4-7A

Documentele contabile trebuie să cuprindă date cu privire la:- tipul documentului şi data;- sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;- conturile sintetice si analitice, debitoare şi creditoare;- semnăturile necesare pentru întocmire şi verificare.

În documentele contabile şi în cele justificative nu sunt admise ştersături, erorile se corectează conform unor reguli distincte, funcţie de momentul efectuării operaţiunii şi de momentul constatării acestora.

4.5. Registrele contabile

În contabilitate se utilizează registre contabile, obligatorii pentru fiecare societate care ţine contabilitate. Prin intermediul lor se materializează înregistrarea propriului sistem de conturi, în strictă concordanţă cu destinaţia conturilor, se realizează în mod ordonat înregistrarea cronologică şi la zi a tuturor operaţiunilor societătii.

Registrele sunt completate astfel încât să permită în orice moment identificarea şi controlul operaţiunilor patrimoniale efectuate. Acest tip de documente se poate prezenta sub mai multe forme:

- registre propriu-zise;- foi volante;- fişe;- documente informatice etc.

Registrele contabile sunt o categorie specială de mijloace de validare a evidenţelor, fiind întocmite şi utilizate în interiorul compartimentului contabilităţii. Servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea documentelor justificative, şi, lucru extrem de important, pot fi administrate ca probă în cazul litigiilor, în exteriorul firmei.

Nota: Ţinerea defectuoasă a registrelor contabile lipseşte agenţii economici de mijloacele de probă în relaţiile cu terţi (firme, organe fiscale, instanţe de judecată) .În cadrul compartimentului de contabilitate se utilizează în mod obligatoriu următoarele tipuri de registre:o registrul -jurnal;o registrul inventar;o cartea - mare;o balanţa de verificare.

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu, în care se fac înregistrări ale operaţiunilor patrimoniale, cu respectarea succesiunii documentelor justificative, conform datei de întocmire sau datei de intrare a acestora în societate, începând cu 1 ianuarie şi până în 31 decembrie al anului curent, completând toate coloanele registrului cu datele necesare.

Se întocmeşte zilnic sau lunar, după caz, prin înregistrarea cronologică, fără ştersături şi spaţii libere, a tuturor documentelor contabile în care se reflectă mişcarea patrimoniului societăţii.

4

Cu ajutorul acestui document se efectuează calcule lunare privind stabilirea obligaţiilor faţă de terţi, respectiv bugetul statului, bugetul asigurărilor sociale, bugetele locale, alte firme etc. Se întocmeşte într-un singur exemplar. Nu are circulatie externă.

La unităţile mici se întocmeste un singur registru-jurnal. La firmele cu volum mare de operaţiuni se întocmeste un registru-jurnal general şi mai multe registre-jurnal auxiliare, (operaţiunile de casă şi de bancă, decontări cu furnizorii, situaţia facturilor etc.), al căror total lunar se trece în registrul-jurnal general.

Este un document tipizat, codificat (cod 14-1-l/b), care se tipăreşte în registre format A4 de câte 100 file, înainte de utilizare se numerotează, şnuruieşte, certifică şi parafează.

Se arhivează de către societate, fiind păstrat obligatoriu, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui. Poate fi folosit ca element probant în litigii, dacă sunt respectate regulile de înregistrare prezentate.

Registrul inventar este un alt document contabil obligatoriu, în care se înregistrează toate elementele patrimoniale de activ şi pasiv, grupate funcţie de natura lor, conform posturilor bilanţiere. Se întocmeşte la sfârşitul anului, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi procesele verbale de inventariere ale elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, completând toate rubricile.

Registrul inventar nu are circulaţie în unitatea patrimonială, se arhivează şi se păstrează obligatoriu împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui, poate servi ca proba în instanţă.

Se completeaza pe foi sau în registru format A4 de 100 file, ca şi celălalt registru se numerotează şi se şnuruieşte, se parafează la organul fiscal teritorial la începerea activităţii, la încetarea acesteia, precum şi în cazul epuizării filelor unui registru şi deschiderii unuia nou.

Registrul Cartea Mare este un document contabil obligatoriu, în care se înscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, înregistrările efectuate în registrul-jurnal, stabilindu-se situaţia fiecărui cont, respectiv soldul iniţial, rulajele debitoare şi creditoare şi soldurile finale.

Stă la baza întocmirii balanţei de verificare. Se prezintă în două variante: - Registrul Cartea - Mare, care se întocmeşte la sfâşitul lunii;- Registrul Cartea - Mare Şah, care se întocmeşte într-un exemplar, lunar.Registrul Cartea - Mare foloseşte pentru verificarea înregistrărilor contabile efectuate şi stabilirea rulajelor lunare şi a

soldurilor pe conturile sintetice, pentru furnizarea de date pentru efectuarea analizei activităţii economice şi financiare si întocmirea balanţei de verificare lunare.

Registrul Cartea - Mare Şah se foloseşte în cazul utilizării balanţei de verificare cu 8 coloane. Acest registru descrie modificările pe care le suferă un element patrimonial, aşa cum rezultă acestea din documentele justificative sau notele contabile. La începutul fiecărui exerciţiu financiar se deschid fişe în care se înregistrează soldul iniţial din balanţa conturilor sintetice din finalul anului precedent, după care se efectuează înregistrarea operaţiunilor curente.

Se întocmeşte într-un singur exemplar, lunar, acest registrul nu circulă în interiorul său în afara societăţii, fiind un document de înregistrare contabilă, se arhivează la compartimentul financiar - contabil.

Balanţa de verificare este cel de-al patrulea registru, se întocmeşte lunar, pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor patrimoniale. Serveşte la întocmirea bilanţului contabil.

Principalele elementele structurale ale balanţei de verificare sunt:o simbolul şi denumirea conturilor, în ordinea din planul de conturi;o soldurile iniţiale debitoare şi creditoare;o rulajele debitoare şi creditoare;o totalul sumelor debitoare şi creditoare;o soldurile finale debitoare şi creditoare.Balanţa verifică corelaţiile dintre egalităţile generate de dubla înregistrare a operaţiunilor patrimoniale în

contabilitate, anume: concordanţa dintre totalul înregistrărilor din registrul jurnal şi totalul rulajelor debitoare şi creditoare din balanţă; concordanţa dintre totalul soldurilor finale debitoare şi creditoare din Cartea Mare şi totalul soldurilor debitoare şi

creditoare din balanţa; concordanţa dintre conturile sintetice şi contul analitic corespondent.

Se prezintă sub două forme, balanţa de verificare a conturilor analitice şi balanţa de verificare a conturilor sintetice. Balanţa de verificare a conturilor analitice se prezinta sub forma a patru variante: balanţa de verificare cu o serie de egalităţi; balanţa de verificare cu două serii de egalităţi;

5

balanţa de verificare cu trei serii de egalităţi; balanţa de verificare cu patru serii de egalităţi. Balanţa de verificare a conturilor sintetice se întocmeşte după datele înregistrate într-un cont analitic şi verifică

înregistrarea în conturile sintetice corespondente. Se întocmeste în două variante, cea valorică şi cea cantitativ-valorică (cu două etaloane).

4.6. Gestiunea documentelor contabile

Această operaţiune este o operaţiune de mare importanţa şi care are consecinţe extrem de importante asupra patrimoniului unei firme prin măsurile de păstrare pe care trebuie să le administreze.

Constă în alegerea şi utilizarea documentelor adecvate operaţiunilor economice şi financiare, specifice unităţii patrimoniale şi care se preiau din nomenclatorul formularelor tipizate aprobate conform normelor legale pentru activitatea financiar-contabilă.

Gestiunea documentelor reprezintă acţiunea de utilizare raţională, conform normelor generale pentru înscrisuri, în vederea asigurării tinerii contabilităţii în mod corect şi la zi, cu scopul păstrării integrităţii patrimoniului.

Etapele gestionării documentelor:- primirea şi înregistrarea documentelor;- utilizarea şi evidenţa documentelor;- organizarea circulaţiei documentelor ;- păstrarea documentelor.Primirea şi înregistrarea documentelor. Această operaţiune are loc în cadrul unui compartiment de primire a tuturor

tipurilor de documente, registratura, unde documentele primite de la terţi sunt înregistrate în ordine cronologică, primesc un numar de înregistrare, care trebuie să corespundă cu cel existent în registrul de corespondenţă, la fel documentele iesite din unitate, referitoare la operaţiuni patrimoniale. Acest centru de intrare/iesire a documentelor trebuie să fie unic pe întreprindere pentru a preântâmpina eventualele disfuncţionalităţi, dat fiind importanţa documentelor: - documentele, ca imprimate, reprezintă în sine o valoare care afectează costurile societăţii;- unele documente au un regim de circulaţie special;- unele documente de circulaţie internă, deşi nesupuse regimului special, trebuie să aibă un regim reglementat de utilizare în

cadrul circulaţiei interne (fişe de cont, bonuri de consum, fişe de magazie etc.).

Utilizarea şi evidenţa documentelor are loc numai dupa înregistrarea lor. După primire, documentele imprimate trebuie înregistrate în fişe distincte iar eliberarea lor în consum spre utilizare se face cu aprobarea persoanelor desemnate special şi dupa numerotare şi înseriere; cele care circulă în foi volante trebuie însemnate printr-o parafă a compartimentului care coordonează înregistrarea operaţiunilor înscrise în acele documente.

Documentele care se completeaza în mai multe exemplare, prezentate în carnete, se şnuruiesc şi se parafeaza, certificindu-se numarul de exemplare al documentelor ce aparţin acelui carnet. Documentele cu regim special se înregistrează în mod obligatoriu în fişa documentelor speciale, deschisă în acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. Documentele obişnuite şi cele cu regim special vor fi puse în consum numai după justificarea documentelor care au fost eliberate anterior, confirmat prin viza de control.

Utilizarea şi evidenţa documentelor presupune ca pentru fiecare operaţiune să se folosească documentul adecvat, urmărindu-se completarea tuturor rubricilor specifice documentului, înscrierea informaţiilor fară ştersături, modificări, completări ulterioare etc.

Certificarea unor documente de către alte organisme trebuie realizată înainte de utilizarea documentelor, agenţii economici trebuie să le prezinte la organele fiscale teritoriale pentru înregistrare, cu registrele numerotate şi şnuruite (registrul-jurnal, registrul-inventar, registrul-jurnal de încasări şi plăţi).

Registrul-jurnal general se completeaza de mână, se poate utiliza şi tehnica de calcul pentru registrele auxiliare, apoi se va completa de mână registrul prin preluarea la sfârsitul fiecarei luni a totalurilor registrelor-jurnal auxiliar în registrul general, pentru fiecare cont utilizat.

Organizarea circulaţiei documentelor. Pentru a asigura circulaţia raţională şi unitară a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor contabile şi pentru ţinerea la zi a contabilităţii, dispoziţiile legale prevăd întocmirea de catre conducatorul compartimentului financiar-contabil a graficelor de circulaţie a documentelor, care se aprobă de conducătorul unităţii. Graficul de circulaţie a documentelor justificative se întocmeste ţinând cont de normele de utilizare a formularelor şi trebuie să conţină urmatoarele:

6

- denumirea documentelor prelucrate şi înregistrate;- persoanele care poartă răspunderea întocmirii lor;- termenele de predare a documentelor;- numărul de exemplare şi destinaţia fiecăruia;- alte elemente considerate necesare.

Graficele de circulaţie a documentelor pot fi clasificate astfel: după modul de prezentare: sub forma de text, sub forma de scheme; dupa sfera de cuprindere:

o grafice individuale, care cuprind documentele prelucrate şi lucrările ce se execută de către o anumită persoană;

o grafice de structură, care cuprind lucrările şi documentele din întregul compartiment;o grafice sintetice, care cuprind lucrările şi documentele necesare întocmirii unei lucrări de complexitate

mai mare (bilant).

Păstrarea documentelor justificative presupune luarea în consideraţie a doua aspecte, păstrarea curenta şi păstrarea de durată.

a. Păstrarea curentă a documentelor justificative constă în reţinerea documentelor, la închiderea circuitului lor, în cadrul compartimentului în care li s-a executat ultima prelucrare, urmând să argumenteze operaţiunea economică sau financiară dispusă sau executată.

Păstrarea curentă a documentelor se concretizează în arhivarea la nivelul serviciilor, birourilor sau altor compartimente funcţionale ale unităţii şi se realizează zi de zi, prin sortarea documentelor pe domenii de activitate sau probleme de acelaşi gen (mijloace fixe, obiecte de inventar etc.). Pentru păstrare documentele sunt îndosariate lunar în cadrul fiecărui compartiment.

Sistematiziirea lunară a documentelor pe domenii trebuie să ţină cont de durata de păstrare a fiecărei categorii de document, în corelaţie directa cu păstrarea de durată.

b. Păstrarea de durată poate fi, la rândul ei, de două tipuri:- arhivarea în cadrul societăţii, care se face la închiderea exerciţiului financiar;- arhivarea la arhivele statului.

Arhivarea în cadrul unităţii se face prin predarea documentelor păstrate în cadrul compartimentelor către arhivă, unde documentele se păstrează grupate pe domenii, cronologic. După predarea documentelor la arhivă acestea mai pot fi consultate numai în condiţiile prevăzute în regulile de organizare şi funcţionare a arhivelor, adică:

- cu aprobarea conducătorului unităţii;- după efectuarea unor copii, extrase;- pe baza de proces verbal, în cazul eliberării documentelor originale.

Termenele de păstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative şi diferă funcţie de natura şi importanţa documentului, conform legii contabilităţii, de exemplu:

- registrele de contabilitate şi documentele justificative ce stau la baza înregistrărilor în contabilitate se păstrează 10 ani de la data închiderii exerciţiului;

- statul de salarii se păstrează 50 de ani;- bilanţul contabil se păstrează 50 de ani.

Păstrarea la arhivele statului se face după expirarea termenului de păstrare a documentelor în arhiva generală a unităţii, anume documentele care prezintă un interes deosebit. Aceasta presupune o prealabilă verificare şi sortare a acestora. Dacă documentele nu mai prezintă importanţă, atunci ele sunt valorificate ca produse reziduale.

În caz de încetare a activităţii societăţilor comerciale este obligatoriu să se predea la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legii fondului arhivistic naţional al României, următoarele documente arhivate: bilanţurile contabile şi registrele de contabilitate, însotiţe de documentele justificative care au stat la baza înregistrărilor în contabilitate, statele de salarii şi alte registrele ale societăţii.

În condiţiile dezvoltării sistemelor de prelucrare electronică a datelor apar tot mai multe probleme legate de arhivare. Arhivarea şi modul de păstrare a documentelor prezintă importanţa şi din punct de vedere al cerinţelor legale de reconstituire a arhivelor şi documentelor în cadrul distrugerii acestora din cauze neimputabile.

7