Cap. 3. METODA CONTABILITĂŢII

3.1. Noţiuni generale 3.2. Procedeele metodei contabilităţii3.3. Funcţiile contabilităţii3.4. Sistemul informaţional contabil al intreprinderii

3.1. Noţiuni generale

Contabilitatea, ca ştiinţă, se caracterizează prin existenţa unui obiect propriu de studiu şi a unei metode proprii de investigare a fenomenelor şi proceselor economice care apar în sfera sa de activitate.

Metoda contabilităţii este formată din totalitatea regulilor şi procedeelor contabile, a principiilor şi normelor specifice contabilităţii, care servesc la cercetarea fenomenelor economice şi ajută la cuantificarea rezultatelor activităţii comerciale derulate de diverse entităţi.

Modalitatea proprie cu ajutorul căreia are loc analiza economică are la bază mai multe elemente:o procedee de lucru, principii şi legi specifice;o etape obligatorii în activitatea sa:

determinarea obiectului cercetat; fixarea tehnicilor de observare şi înregistrare a datelor; prelucrarea datelor; interpretarea datelor; concluzii.

Determinarea obiectului cercetat reprezintă cunoaşterea caracteristicilor bunurilor economice şi a surselor lor de provenienţă, a proceselor economice la care acestea iau parte, cum şi a interferenţelor dintre acestea.

Prin sfera sa de cuprindere, metoda contabilităţii se ocupă de analizarea întregii game de elemente patrimoniale dintr-o firmă şi cuantificarea lor în expresie bănească, ceea ce conturează perimetrul patrimonial ca obiect de studiu, respectiv existenţa bunurilor economice şi a drepturilor şi obligaţiilor aferente acestora.

Acest fapt trebuie realizat cu tehnici şi procedee de înregistrare proprii contabilităţii, pentru a surprinde transformarile pe care le impune mişcarea patrimoniului în circuitul economic. Existenţa bunurilor economice condiţionează desfăşurarea proceselor economice, în cadrul cărora au loc transformări de ordin cantitativ şi calitativ, care trebuie înregistrate de către contabilitate.

Prelucrarea datelor semnifică reflectarea creşterii, respectiv descreşterii cantitative/calitative, în vederea evidenţierii rezultatelor şi a bunurilor economice din activitatea de producţie.

Urmează interpretarea datelor, operaţiune care dicteaza apoi modul în care va reacţiona managementul firmei.

3.2. Procedeele metodei contabilităţii

In activitatea sa, contabilitatea se foloseşte de anumite procedee ştiinţifice, cu ajutorul cărora analizează fenomenele şi procesele economice, cu scopul obţinerii de informaţii utile managementului de top, astfel:

procedee comune tuturor ştiinţelor; procedee comune şi altor ştiinţe economice; procedee specifice metodei contabilităţii.

A) Procedee comune tuturor ştiinţelor Observaţia este faza iniţială a cercetării, etapă care necesită o atenţire sporită, în vederea delimitării corecte a

proceselor şi fenomenele economice şi asocierii acestora unui patrimoniu aflat în circuitul economic. Specific observaţiei sunt determinările cantitative, calitative şi valorice.

Raţionamentul face posibilă înţelegerea dublei reprezentări a patrimoniului, corelaţiilor în balanţa de verificare, a influenţelor pe care le produc mişcările de valori asupra bilanţului etc. Se utilizează pentru ca, pe bază de judecăţi logice obţinute prin observare sau documentare asupra elementelor patrimoniale, să se poată stabili concluzii utilile în activitatea economică.

Comparaţia are loc între elementele componente ale patrimoniului, între venituri şi cheltuieli, între diferite entităţi, diferiţi indicatori etc.

1

Clasificarea serveşte la repartizarea raţională a elementelor patrimoniale, respectiv a bunurilor economice şi a surselor de provenienţă ale acestora, pe categorii de drepturi şi de obligaţii, prin utilizarea unei împărţiri sistematice a elementelor sau proceselor economice pe clase şi grupe.

Analiza porneşte de la studierea aprofundată a fiecarui element patrimonial în parte, observând locul, rolul şi implicaţia acestuia în cadrul ansamblului dat. În contabilitate analiza se aplică în cele mai diferite situaţii: înregistrarea zilnică a operaţiunilor, întocmirea lucrărilor periodice.

Sinteza asigură trecerea de la particular la general, pornind de la studiul unor date concrete şi ajungând la generalizarea unor tipologii, a unor concluzii desprinse în procesul de analiză. Prin această metodă se stabilesc politicile economice şi financiare ale entităţii patrimoniale, fie ale intreprinderi sau chiar economia naţională.

B) Procedee comune ştiinţelor economiceDintre aceste procedee documentul este poate cel mai des întâlnit. Reprezintă un act, un text scris sau tipărit, prin

care se adevereşte, se constată, se conferă un drept sau se recunoaşte o obligaţie. Deci documentul poate să ateste că un anume eveniment, proces sau transformare economică a avut loc. Tot documentul stă la baza înregistrărilor în contabilitate. De asemeni documentul este necesar pentru stabilirea răspunderilor gestionare şi relevă actul decizional. De altfel este singurul mijloc de analiză şi control asupra justificării realităţii, legalităţii şi oportunităţii tuturor operaţiunilor care s-au efectuat şi au produs efecte asupra patrimoniului aflat în circuitul economic sau social.

Evaluarea reprezintă acţiunea de apreciere a elementelor componente ale patrimoniului la un anumit moment, prin intermediul aceleiaşi unităţi monetară.

Calculaţia este un ansamblu de operaţiuni matematice, referitoare la fapte şi fenomene economice, efectuate în scopul de a găsi valoarea unei anumite mărimi. Calculaţia se află în legătura directă cu evaluarea în cazul stabilirii valorii elementelor patrimoniale.

Inventarierea este un procedeu specific prin care se compară existentul faptic cu lista bunurilor care fac parte dintr-un patrimoniu. Această operaţiune semnifică şi întocmirea unui document în care sunt descrise, atât cantitativ cât şi valoric, toate bunurile care se află în patrimoniul unei întreprinderi.

C) Procedeele specifice metodei contabilităţii: Aceste procedee sunt utilizate în mod curent în activitatea contabilă.Contul este procedeul specific de bază al activităţii contabile. Existenţa fiecărui element patrimonial începe cu

consemnarea acestuia într-un cont specific. Conturile reflectă deci componenţa patrimoniului şi starea acestuia pe parcursul fazelor circuitului economic. Este procedeul propriu contabilităţii prin care elementele patrimoniale sunt individualizate în cadrul fiecărei entităţi, fiind destinat urmăririi apariţiei şi evoluţiei acestora pe parcursul existenţei lor, concomitent cu existenţa patrimoniului. Totalitatea conturilor conturează bilanţul, iar structura componentelor patrimoniului generează conturile.

Balanţa de verificare a fost creată ca un procedeu distinct, care să asigure justeţea datelor şi informaţiilor dobândite prin fiecare din celelalte procedee specifice, anume:

verifică respectarea legăturilor logice dintre conturi precum şi motivarea prezentării lor în bilanţ; reuneşte ansamblul stării conturilor la un moment dat, pentru reflectarea componentelor patrimoniului; demonstrează corectitudinea ţinerii contabilitatii şi reprezintă forţa probantă a înregistrărilor.

Bilanţul este procedeul prin care se realizează dubla reprezentare a patrimoniului. Se întocmeşte anual de către toate entităţile patrimoniale, obligatoriu. Este un document de sinteteză în care sunt prezentate în expresie valorică toate elementele patrimoniului:

activele: mijloacele economice, după componenţa lor; pasivele: resursele economice, după sursele lor de provenienţă.

Bilanţul este procedeul specific contabilităţii care trebuie să prezinte o imagine fidelă a patrimoniului unei entităţi, a situaţiei financiare a acestuia şi a rezultatelor activităţii sale, în care scop trebuie să se bazeze pe date reale. In cadrul Comunităţii Economice Europene sunt stabilite condiţii juridice echivalente minimale referitoare la gradul de informare financiară a publicului de către factorii de decizie ai societăţilor comerciale prin bilanţul contabil al activităţii firmei.

Concluzii: Contul reflectă particularul prin individualizare. Balanţa reprezintă forţa probantă a sincerităţii înregistrărilor din conturi, cât şi a realităţii posturilor din

bilanţ. Bilanţul reflectă ansamblul conturilor prin generalizare.

2

3.3. Funcţiile contabilităţii

Contabilitatea, în calitatea ei de disciplină ştiinţifică cu obiect şi metodă proprie de cercetare, îndeplineşte funcţii specifice:

Funcţia de cunoaştere, informare şi utilizare. Reprezintă funcţia de bază a contabilităţii şi se referă la procesele şi activităţile economice ce au loc în cadrul firmei. Această funcţie constă în identificarea, culegerea, furnizarea, prelucrarea şi utilizarea datelor şi informaţiilor. Datele şi informaţiile sunt prezentate prin instrumente proprii contabilităţii şi servesc, în final, utilizatorilor de informaţii.

Utilizatorii de informaţii fac parte din categorii foarte diverse: investitorii, ca şi ofertanţi de capital, în scopul evitării riscului de plasament şi urmare a evaluării capacităţii firmei

de a plăti dividende; angajaţii, reprezentaţi de sindicate şi interesaţi de informaţii privind stabilitatea şi profitabilitatea firmei; creditorii financiari, interesaţi să culeagă informaţii referitoare la eficienţa utilizării de către firmă a

împrumuturilor primite şi a posibilităţii acesteia de a le rambursa la scadenţă împreună cu dobânzile aferente; furnizorii şi alţi creditori ce sunt interesaţi de informaţii referitoare la posibilitatea firmei de a achita la scadenţă

creanţele datorate acestora; clienţii, interesaţi de continuitatea activităţii firmei, mai ales în situaţia încheierii cu aceasta a unor contracte pe

termen lung; instituţiile statului, interesate de profitabilitatea activităţii firmei, care datoreaza astfel impozite şi taxe.

b) Funcţia de analiză şi control gestionar. Are scopul de a scoate în evidenţă punctele critice apărute în activitatea economică şi financiară desfăşurată de firmă. Funcţia se realizează sub mai multe forme:

- analiza realizării producţiei fizice totale şi pe sortimente;- analiza indicatorilor valorici programaţi;- analiza integrităţii patrimoniului;- analiza modului de achitare a datoriilor şi încasare a creanţelor etc.

c) Functia de probă în instanţele judecătoresti. Contabilitatea îndeplineşte atribuţii importante necesare în practica judiciară, întrucât documentele şi înscrisurile din evidenţa contabilă constituie probă în litigiile din justiţie. În acest mod contabilitatea reprezintă o sursa de documentare vizând clarificarea organelor judiciare în eventualele litigii civile sau penale.

d) Funcţia de previziune (prognoză). Pe baza datelor şi informaţiilor furnizate de contabilitate, managementul elaboreaza prognoze şi programe privind modul de desfăşurare a activităţii viitoare a firmei.

3.4. Sistemul informational contabil al intreprinderii

Circulaţia informaţiei din momentul producerii unui fenomen economic şi pâna când se declansează un nou eveniment, pe baza cunoaşterii celui anterior, cu precizarea conţinutului informaţiei, destinaţiei şi locului stocării, alcătuiesc sistemul informaţional. În literatura de specialitate se precizează că un sistem informational se ceează şi se dezvoltă odată cu activitatea pe care o reflectă, având în vedere caracterul dinamic al sistemului economic. In mod obiectiv şi sistemul informational trebuie să fie într-o continuă adaptare şi perfecţionare.

Caracteristicile de bază ale unui sistem informaţional contabil indică funcţionalitatea şi flexibilitatea, ceea ce presupune existenţa mai multor elemente, astfel:

organizarea compartimentului contabilităţii; organizarea secţiunilor contabilităţii; organizarea circuitelor informaţionale.

Organizarea compartimentului contabilitate se poate face diferenţiat, în mai multe modalităţi. Poate fi organizat în compartimente distincte, cu personal special angajat, ceea ce înseamnă că este o structură

destul de costisitoare, dar personalul compartimentului este complet dedicat activităţii firmei. Se poate angaja pentru ţinerea contabilităţii o persoană fizică sau juridică autorizată, acest mod de organizare

presupune costuri mai mici dar şi o implicare mai redusă a personalului respectiv de execuţie. Pentru o firmă de mici dimensiuni este posibilă ţinerea contabilităţii de către administratorul firmei.Responsabilitatea corectitudinii ţinerii contabilităţii, în oricare dintre variante, revine persoanei fizice sau juridice

executante, alături de managerul firmei.

3

Secţiunile contabilităţii sunt, în principiu, două, anume: contabilitatea financiară (generală) , care este obligatorie şi contabilitatea de gestiune (internă), opţională.

Organizarea circuitelor informaţionale. Circuitele informaţionale sunt căile de parcurs de către documente şi informaţii încă de la primirea sau întocmirea lor şi până la înregistrare şi arhivare.

Pentru a fi lucrative, circuitele informaţionale trebuie să asigure parcurgerea cat mai rapidă a traseului de la locurile de producere până la contabilitate, unde să fie prelucrate după metodele specifice acesteia. Pentru a le putea înregistra, contabilitatea are nevoie ca informaţiile economice să fie transpuse pe purtători de informaţii.

In procesul de înregistrare a activităţii economice, contabilitatea trebuie să-şi creeze propriile mijloace de observare şi înregistrare, concomitent cu utilizarea altor mijloace de înregistrare realizate în societatea comercială. Prin funcţionarea corespunzătoare a circuitului informaţional se asigură înregistrarea stării de fapt la un moment dat a patrimoniului şi a rezultatelor transformărilor pe care le presupune activitatea curentă.

Sistemul informatic al contabilităţii trebuie să fie organizat de aşa manieră încât să posede toate palierele necesare:

sistem de culegere a datelor; sistem de inregistrare a datelor; sistem de prelucrare şi stocare a datelor; sistem de protejare a datelor, sub aspectul întegrităţii şi al asigurării nealterării acestora.

Pentru a fi utile, deci pentru a putea fi folosite, informaţiile trebuie să îndeplinească anumite caracteristici calitative, anume: inteligibilitatea, relevanţa, exhaustivitatea, oportunitatea, comparabilitatea, credibilitatea, pertinenţa.

Transferul informaţiilor între diferite procese, activităţi, sisteme sau subsisteme creează o problematică complementară a cantităţii de informaţie şi a calităţii informaţiilor vehiculate, anume problema comunicării. Pentru a fi performant, se impune, periodic, analiza sistemului informaţional existent, operaţiune ce are scopul de a efectua un studiu complex asupra tuturor activităţilor şi fluxurilor informaţionale existente, a volumului de informaţii prelucrate, a ariei de cuprindere a sistemului informaţional şi a dotării existente cu tehnică de calcul, pentru a se evidenţia calităţile, limitele şi deficenţele actualului sistem informaţional, în vederea stabilirii cerinţelor generale ce vor fi asigurate prin intermediul unui nou sistem informatic ce urmeaza a fi implementat.

4