Sistemul de management al organizaTiei

Sistemul de management

DefiniTie: Un ansamblu de elemente cu caracter decizional, informaTional, operaTional si metodologic, intre care exista relaTii de cauzalitate si care acTioneaza interdependent in scopul asigurarii proceselor si relaTiilor de conducere la nivelul unei organizaTii.

Sistemul de management

Componente = Subsisteme

Subsistemul decizional (1)

DefiniTie: Ansamblul intercorelat al deciziilor adoptate si aplicate intr-o organizaTie, structurate corespunzator sistemului de obiective si configuraTiei ierarhiei manageriale, in scopul desfasurarii proceselor de management.

FuncTiile principale ale subsistemului decizional:

- DirecTioneaza desfasurarea activitaTii instituTiei – prin intermediul proceselor decizionale care vizeaza stabilirea obiectivelor (principale, derivate), modalitaTile de acTiune, termenele si resursele necesare.

- Declanseaza si coordoneaza acTiunile personalului de execuTie, care pune in practica deciziile adoptate

Decizia – element esenTial al subsistemului decizionalDefiniTie: un act constient efectuat pentru realizarea unuia sau mai multor obiective.Decizia manageriala – elemente definitorii:

- implica cel puTin doua parTi: decidentul si executantul -> complexitate si dificultate superioara, faTa de decizia personala. - are influenTe la nivelul grupului (nu doar a unei persoane) -> necesitatea corelarii cu caracteristicile posturilor, motivarea, potenTialul grupului.

Decizia administrativa: se adopta de catre autoritaTile cuprinse in sistemul administraTiei publice centrale si locale.

Aspecte specifice: - puternic dependenta - ca mod de fundamentare si conTinut – de sistemul economic, social, politic in care funcTioneaza instituTia publica; - influenTata de nivelul de dezvoltare al sistemului economic si politica Guvernului; - exprima interese si cerinTe cu caracter social, nefiind specifica unei persoane sau grup de persoane.

Tipologia deciziilor in corelaTie cu folosirea aparatului informatic 1.Dupa gradul de completitudine si exactitate al informaTiei:a.Decizii programabile - adoptate pe baza unor informaTii cu grad mare de completitudine si exactitate (informaTii structurate); - specifice managementului de nivel inferior (operaTional) si parTial, de nivel mediu (tactic); - reflecta situaTii decizionale de certitudine

b.Decizii neprogramabile- adoptate pe baza unor informaTii nestructurate sau semistructurate; - specifice managementului de nivel superior si tactic; - caracterizeaza situaTii decizionale de incertitudine si/sau risc (ex: decizii de planificare, de control strategic);

Tipologia deciziilor in corelaTie cu folosirea aparatului informatic2. Dupa orizontul de timp si implicaTii:

a.Strategice b.Tactice c.Curente3. Dupa frecvenTa adoptarii lor:

a.Periodice b.Aleatorii c.Unice

Subsistemul informaTional

DefiniTie: Un ansamblu de componente, care acTioneaza in baza unor relaTii de cauzalitate, in vederea culegerii, prelucrarii si transmiterii datelor si a informaTiilor, necesare la nivel decizional si operaTional

DefiniTie (dupa Morley, Hugues, Leblanc): Sistemul informaTional este considerat acea parte a realitaTii, constituita din date si informaTii organizate si structurate, din evenimente care au un efect asupra acestora si din actori care acTioneaza in baza lor, sau pornind de la ele – utilizAnd tehnologia informaTiei, in scopul atingerii unor obiective.

Componente:

1. Datele - ansambluri de simboluri, exprimate sub forma numerica, litere, sunete, imagini etc, susceptibile de a fi percepute de fiinTa umana. Exemplu: norme, cantitaTi, valori corespunzatoare unor indicatori economici, financiari, statistici.

2. InformaTiile - sunt doar acele date care: - aduc cunostinTe noi destinatarului lor; - modifica percepTia asupra realitaTii; - reduc gradul de incertitudine (necunoastere) asupra acesteia.

Concluzii: - informaTiile formeaza o submulTime inclusa in mulTimea datelor; - noTiunea de informaTie este relativa destinatarului ei, in sensul ca ceea ce reprezinta informaTie pentru unul, nu este obligatoriu informaTie pentru altul; - informaTia ia in considerare intotdeauna semnificaTia fenomenului real pe care-l surprinde si care, in mod absolut difera in funcTie de percepTia proprie a utilizatorului; - informaTia are un puternic caracter de subiectivism.

InformaTia pertinenta – baza fundamentarii deciziei manageriale eficiente

DeterminanTii majori ai informaTiei pertinente:

3. Circuite informaTionale - reprezinta traseul pe care il parcurge o informaTie, de la sursa la destinaTie. Ele iau nastere atAt in interiorul organizaTiei, cAt si intre aceasta si mediul extern. 4. Fluxuri informaTionale - reprezinta ansamblul informaTiilor care parcurg circuitele informaTionale, raportate la un anumit interval de timp. - Orizontale

- Verticale - Oblice

5. Procedurile informaTionale - ansamblu de metode si tehnici de reprezentare a informaTiilor primare, prin intermediul carora este asigurata interfaTa om-calculator.

6. Mijloacele de tratare a informaTiilor - reunesc suporturile fizice (hardware) si cele logice (software) prin care sunt asigurate procesele de culegere, prelucrare, transmitere, stocare a informaTiei, in vederea obTinerii rezultatelor dorite.

Subsistemul organizatoric

DefiniTie (dupa Harold Koontz): Ansamblul de elemente care acTioneaza intercorelat, pentru a asigura cadrul, combinarea, divizarea si funcTionalitatea proceselor de munca, necesare realizarii obiectivelor stabilite de catre organizaTie. Harold Koontz: “cei care vor sa coopereze, vor lucra mai eficient daca vor cunoaste ce trebuie sa faca, ce activitaTi le revin si care este rolul lor in raport cu ceilalTi.

Componente: - Organizarea procesuala -> funcTiuni, activitaTi, atribuTii, sarcini; - Organizarea structurala -> structura organizatorica (organigrama).

Sistemul de management = sistem cu conexiune inversa

J. Forrester: “Sistem cu conexiune inversa, cu bucla de reacTie, inchis, cu feed-back” = un sistem influenTat de propriul comportament din trecut, care foloseste rezultatele acTiunii trecute, pentru a comanda o acTiune in viitor.

Locul si rolul subsistemului informaTional

Subsistemul metodelor si tehnicilor de management

DefiniTie:

Un ansamblu de componente care faciliteaza exercitarea proceselor manageriale, in scopul eficientizarii muncii factorilor de decizie. Metode generale de management: - Managementul prin obiective - Managementul prin proiecte - Managementul prin bugete - Managementul prin excepTie

Metode si tehnici specifice: - Metoda diagnosticarii - Tabloul de bord - Delegarea - Brainstorming