ghid de organizare a conferinȚelor … · web viewdin punct de vedere metodologic, comitetul de...
Post on 25-Dec-2019
2 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Asociația Română de Psihiatrie și Psihoterapie
Cuprins
INTRODUCERE.................................................................................................3SOLICITAREA DE A ORGANIZA/DE A FI GAZDA UNEI CONFERINȚE...................4LOCUL ȘI DATA................................................................................................5ASPECTE ORGANIZAȚIONALE...........................................................................6Angajarea unei firme specializate în organizarea conferinței..........................6Aspecte organizatorice esențiale.....................................................................6Bugetul și planificarea cheltuielilor..................................................................8Repartizare beneficiilor....................................................................................8Surse de finanțare...........................................................................................9Promovarea conferinței.................................................................................10Website-ul......................................................................................................11Taxele de înscriere........................................................................................11Tema conferinței............................................................................................12Comunicarea cu ARPP....................................................................................12Date cheie.....................................................................................................13Structura conferinței......................................................................................13Conținutul științific.........................................................................................13Aspecte generale...........................................................................................13Recomandări pentru membrii prezidiilor.......................................................15Rezumatele....................................................................................................16Sesiuni de postere.........................................................................................17Cursuri...........................................................................................................17Relația cu grupurile speciale.........................................................................17Limba conferinței /Traduceri..........................................................................17Înregistrarea..................................................................................................18Facilități oferite la înregistrare.......................................................................18Caietul de rezumate......................................................................................19Identificare și securitate................................................................................19Expoziția........................................................................................................19Sălile de lucrări..............................................................................................20Echipamentele tehnice..................................................................................20
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELORȚ
ANUALE ALE ASOCIA IEIȚ ROMÂNE DE PSIHIATRIE
I PSIHOTERAPIEȘ
ARPP 2017
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Punctualitatea................................................................................................21Evenimente neaşteptate................................................................................21Media.............................................................................................................21Ceremonia de deschidere..............................................................................22Ceremonia de închidere.................................................................................22Programul de networking...............................................................................23Evaluarea.......................................................................................................23Certificat de participare.................................................................................24Activități post conferință................................................................................24Publicații........................................................................................................24Auditarea.......................................................................................................24Garanţii..........................................................................................................24CELE 10 REGULI PENTRU O BUNĂ ORGANIZARE...........................................25
INTRODUCERE
Asocia ia Română de Psihiatrie i Psihoterapie (ARPP) organizează anual un evenimentț ș
tiin ific la nivel na ional care î i propune să reunească grupul profesioni tilor în sănătateș ț ț ș ș
mintală din România pentru diseminarea informa iilor de actualitate i dezbaterea temelorț ș
1 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
specifice domeniului de activitate. Evenimentele tiin ifice anuale sunt organizate subș ț
formă de conferin e, o dată la trei ani desfă urându-se Congresul Na ional de Psihiatrie.ț ș țScopul acestui ghid de recomandări este acela de a oferi asisten ă tuturor celor care dorescț
să organizeze atât viitoare Conferin e Na ionale ARPP cât i evenimente tiin ifice propriiț ț ș ș ț
la standarde ridicate, pentru a avea siguran a că eforturile lor vor fi încununate de succes.țMaterialul a fost elaborat pe baza propriilor noastre experien e, în urma analizeiț
formularelor de evaluare de la câteva conferin e care au avut loc în ultimii ani, dar i prinț ș
documentare, studiu i sinteză asupra diverselor manuale/ghiduri folosite de asocia iiș ț
puternice i bine organizate cum ar fi World Psychiatric Association, Alzheimer Diseaseș
International, Federaţia Interna ională Balint şi care, evident, au acela i scopuri ca i ARPPț ș ș
i anume realizarea ș principalelor obiective pentru care, de fapt, se organizează peste tot
în lume conferin e. țAcestea ar fi:
- Diseminarea cunoştinţelor ştiinţifice: prezentări ale unor speakeri recunoscuţi ca
leaderi de opinie - persoane considerate valoroase de către organizatori, a căror
prezenţă sau participare directă nu poate fi înlocuită de reviste, cărţi, postere, etc. În
legătură cu acest aspect – problema educaţiei continue ar trebui inclusă în cadrul
acestor manifestări, fiind şi interesul participanţilor de a avea conferenţiari speciali şi
de a ob ine punctajele necesare promovării profesionale.ț- Întărirea reţelei de psihiatrie i sănătate mintală dintr-o anumită zonă, reunind toţiș
specialiştii din domeniu, dând posibilitatea colaborării în domeniul educaţiei, cercetării,
făcând lobby în fa a autorităţilor locale pentru crearea de servicii, pentru respectareaț
drepturilor pacienţilor.
- Cre terea vizibilită ii ARPP ca i a problemelor psihiatriei la nivelul unei anumiteș ț ș
regiuni din ară - se va atrage astfel atenţia autorităţilor locale i guvernamentale, aț ș
decidenţilor politici, mass mediei. Se pot promova parteneriate cu asociaţii de pacienţi,
cu familii ale pacien ilor, cu mass media sau alte grupuri interesate în apărareaț
drepturilor pacienţilor - dreptul la tratament, la asistenţă socială, la instituţii
comunitare, la instituţii de reabilitare specifice anumitor patologii. Este o foarte bună
ocazie pentru ca psihiatria să fie mai bine cunoscută, i societatea să con tientizezeș ș
problemele suferinzilor cu probleme de sănătate mintală.
- Realizarea de contacte personale, cu posibilitatea de a învă a unii de la al ii, de a începeț ț
proiecte comune.
2 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
- O mai bună organizare a următoarei conferin e a ARPP, folosind experienţa recentț
câştigată.
- Ob inerea de venituri: o bună conferin ă aduce fonduri, fie din cursuri, fie de laț ț
simpozioanele organizate de firme.
- Promovarea schimburilor culturale, a turismului în zonă, cunoa terea tradi iilor localeș ț
etc.
Obiectivele pe termen lung fiind, desigur:
- Creşterea permanentă a calităţii conferinţelor.
- Creşterea numărului de participanţi.
Pentru aceasta, la finalul fiecărei întâlniri se va face o evaluare globală a conferin eiț
privind:
- Calitatea prelegerilor;
- Noutatea informaţiilor;
- Calitatea organizării;
- Calitatea expoziţiei;
- Calitatea programului de networking.
Analiza chestionarelor de evaluare permite stabilirea principalelor măsuri de
îmbunătă ire pentru organizarea viitoarei conferin e.ț ț
SOLICITAREA DE A ORGANIZA/DE A FI GAZDA UNEI CONFERIN EȚ
Numai membrii ARPP, constitui i într-un colectiv, pot depune aplica ii pentru a organizaț ț
conferin e na ionale ARPP.ț țVor fi prioritizate aplica iile din partea membrilor activi ai ARPP, membri ai comisiilor deț
lucru, autori de materiale, comunicate de presa, alte initiative ARPP.
Aplican ii trebuie să completeze o cerere scrisă pe care să o înainteze Comitetului Directorț
ARPP. Formularul de cerere trebuie să cuprindă propuneri de tematică, posibilită i deț
finan are, ca şi garantarea faptului că există un colectiv (nominalizat) care va aveaț
resursele de timp i cele financiare pentru a asigura o foarte bună comunicare cuș
secretariatul ARPP i cu to i poten ialii participan i.ș ț ț țAplica iile vor fi analizate de secretariat i de pre edintele ARPP, i cele care întrunescț ș ș ș
criteriile de mai sus vor fi înaintate Consiliului Director al ARPP; acesta decide care este
3 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
aplica ia câ tigătoare i o comunică Adunării Generale care are loc, în timpul conferin eiț ș ș ț
sau congresului din anul în curs. Decizia Consiliului Director este finală.
Aplica iile care nu au primit aviz pozitiv pot redepune cererea pentru anii următori.ț
LOCUL I DATAȘAlegerea locului ar putea fi legată de:
- Existen a unui colectiv cu ini iativă i capacitate organizatorică (din centre universitareț ț ș
sau nu);
- Acces u or (aeroport, legături feroviare);ș- Capacitate hotelieră mare, cazare disponibilă cu o gamă variată de pre uri, ideal fărăț
distan e mari de străbătut până la locul conferin ei sau cu acces u or la transportulț ț ș
public;
- Loca ia aleasă trebuie să ofere spa ii adecvate pentru desfă urarea plenarelor,ț ț ș
simpozioanelor, workshop-urilor, dar i a unor reuniuni mai restrânse, să fie dotate cuș
echipamente audio-video adecvate (videoproiectoare, sitem de sonorizare, etc.)
- Ideal ar fi să se desfă oare în acela i ora cu sediul gazdei (universitate, spital, sec ie deș ș ș ț
psihiatrie);
- Zone turistice speciale.
Sunt preferate propunerile în locuri unde nu au mai fost până acum organizate
conferin e na ionale ARPP, pentru încurajarea dezvoltării asisten ei psihiatrice pe planț ț ț
local.
Data trebuie să fie aprobată de Comitetul Director al ARPP, inându-se cont deț
următoarele:
- Conferin ele au loc de obicei în luna octombrie a fiecărui an schimbarea perioadei deț
desfă urare a conferin ei fiind posibilă, în cazuri justificate;ș ț- De evitat suprapunerea cu evenimente tiin ifice interna ionale importante, la careș ț ț
mul i colegi ar participa;ț- De evitat perioadele sărbătorilor (Crăciun, Pa te);ș- Suprapunerea peste vacan e sau perioada începerii colilor;ț ș- Evitarea organizării concomitente cu alte manifestărilor na ionale sau interna ionale,ț ț
de altă natură care au loc în zona respectivă i care ar ridica probleme de cazare i deș ș
transport (târguri, festivaluri de muzică, competi ii sportive, reuniuni politice deț
amploare etc).
4 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
- Pe de altă parte, sunt de folosit ocazii special ca jubileuri, aniversări.
ASPECTE ORGANIZA IONALEȚEste necesar ca aplicantul să ia în calcul indeplinirea unor standarde minime de logistica:
calitatea locatiei (sali, echipamente tehnice), organizarea unei conferinte de presa pe plan
local cu ocazia evenimentului, articole in presa, aparitii tv, facilitarea contactelor cu
autoritatiilor locale pentru participare in vederea sprijinirii evenimentului, lobby si
advocacy pentru psihiatrie i sănătate mintală. ș
Angajarea unei firme specializate în organizarea conferin eițLa o participare a 30-50 de persoane este de obicei necesar ajutorul unei agen ii de turism,ț
dar la peste 100 de participanţi este nevoie să se angajeze profesioni ti specializa iș ț
(societă i) în organizarea de conferin e. Acea tia ar trebui să fie de obicei ale i deț ț ș ș
pre edinteleș conferin ei împreună cu Comitetul de Organizare după evaluarea mai multorț
candida i, asigurându-se că firma are un portofoliu convingător, are experien ă dovedităț ț
prin conferin e de success în organizarea cărora s-au implicat. În prezent, ț ARPP recomandă
societatea RALCOM, cu care are o colaborare de succes în organizarea de congrese iș
conferin e.țPrimul pas, ulterior alegerii firmei specializate de organizare, îl va reprezenta semnarea
unui contract de către păr iile implicate, în care se vor specifica în mod clarț
responsabilită ile fiecăreia.ț
Aspecte organizatorice esen ialețPre edintele conferin ei (semnatarul aplica iei), va coordona Comitetul de organizare,ș ț ț
fiind responsabil de delegarea responsabilită iilor organizatorice i trasarea sarcinilorț ș
membrilor acestuia. Comitetul tiin ific al conferin ei va fi propus de Comitetulș ț ț
organizatoric i validat de Pre edintele ARPP. Pre edintele Comitetului tiin ific va fiș ș ș ș ț
totdeauna pre edintele ARPP. Comitetul tiin ific, la rândul lui, va avea un număr variabilș ș ț
de membri, dar va trebui să existe cel pu in un nucleu format din maxim 4-5 membri, careț
vor fi responsabili de selec ia rezumatelor. Elaborarea programulului tiin ific va fiț ș ț
realizată de către ARPP în strânsă colaborare cu Comitetul de organizare.
5 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Membrii Comitetului de organizare ar trebui să apar ină centrului universitar sau zoneiț
care găzduie te conferin a, persoane care au cuno tin e i informa ii despre posibile surseș ț ș ț ș ț
de finan are, care se remarcă prin diploma ie i experien ă în conducere.ț ț ș țAce tia au responsabilitatea de a mobiliza şi motiva forurile administrative locale iș ș
centrale pentru a patrona evenimentul, eventual pentru a oferi o sponsorizare pe măsură
i, desigur, pentru a adresa participan ilor un cuvânt de bun venit.ș țUnii dintre membrii Comitetului de organizare ar fi recomandabil să coordoneze la rândul
lor subcomisii, cum ar fi: comisii pentru rela ii publice i media, de evaluare, comisie careț ș
să se ocupe de tinerii speciali ti i de reziden i, etc.ș ș țPre edintele fiecărui subcomitet va participa la edintele celorlalte grupuri de lucru.ș șDe asemenea este recomandabil, i în acela i timp extrem de important, ca un număr maiș ș
mic dintre membrii comitetului de organizare, 3-4 persoane, să constituie echipa tehnică
organizatorică locală, cea care va putea să ia deciziile adecvate în situa ii de urgen ă, înț ț
special imediat înaintea i în timpul conferin ei.ș țDe asemenea, ar fi important să ne asigurăm că membrii ale i în Comitetul de organizare,ș
nu sunt numai persoane active i eficiente, dar că ei apar in acelora i orientări în domeniulș ț ș
psihiatriei i sănătă ii mintale.ș țPre edintele conferin ei împreună cu secretarul general al ARPP vor solicita acordul scrisș ț
al persoanelor propuse să devină membri ai Comitetului de organizare sau ai Comitetului
tiin ific.ș ț Aceia care nu-şi anunţă acceptul până la un termen stabilit nu vor fi incluşi în
structura respectivă, considerându-se că lipsa de timp sau refuzul tacit demonstrează
imposibilitatea de a participa. Se vor evita în acest fel aspectele formale ale acestei
componente organizatorice decisive pentru succesul unei manifestări tiin ifice. ș țPre edintele comitetului de organizare este cel care va face legătura permanent cuș
secretariatul ARPP.
Din punct de vedere metodologic, Comitetul de organizare ar trebui să aibă pregătită o
listă cu probleme de rezolvat în maximum 2 luni de la data constituirii, care să fie apoi
urmărită punct cu punct. Comitetul de organizare s-ar putea întâlni la fiecare 1-2 luni dar
echipa tehnică locală i societatea angajată ar trebui să se întâlnească săptămânal în lunaș
anterioară conferin ei.ț Scurte informări în legătură cu hotărârile luate în timpul acestor
întâlniri ar trebui să fie trimise, în mod regulat, tuturor celor care sunt implica i înț
organizare.
6 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Bugetul i planificarea cheltuielilorșBugetul ar trebui să fie cât mai detaliat posibil de la bun început, fără a uita de elemente
cum ar fi activităţile privind rela iile cu publicul, publicarea lucrărilor etc., în cazul în careț
acestea au fost planificate.
De fiecare dată, şi pentru orice propunere nouă de activitate în cadrul conferin ei,ț
comitetul de organizare împreună cu societatea specializată în organizari de evenimente
angajată ar trebui să revadă bugetul pentru a verifica dacă au fost prevăzute cheltuieli
pentru elementul nou menţionat.
Gazda va furniza secretariatului ARPP următoarele informaţii:
- Un buget teoretic, estimativ al conferin ei care va fi aprobat odată cu aplica iaț ț
pentru a deveni gazda conferin ei ț cu proiec ia veniturilor bazate pe estimări diferiteț
ex: cea mai bună estimare, medie sau cel mai rău scenariu;
- Un buget actualizat cu 6 luni înainte de conferinţă;
- Cu 3 luni înainte de conferinţă, o situaţie financiară care să cuprindă toate
veniturile şi cheltuielile;
- Auditarea conturilor conferinţei când sunt disponibile ex: la sfârşitul anului
financiar.
Trebuie întotdeauna prevăzute i cheltuieli pentru evenimente neaşteptate.ș
Repartizare beneficiilor
O conferin ă de success presupune: în primul rând realizarea unui con inut ştiin ificț ț ț
ridicat, în al doilea rând venituri care să permită func ionarea asocia iei şi apoi unț ț
management eficient. elul de urmărit este simplu: un standard profesional ridicat care săȚ
genereze un venit care să fie mai mare decât cheltuielile i un proces transparent prinș
audit.
Toate cheltuielile, inclusiv cele aparţinând Comitetului de organizare a conferin ei trebuieț
să fie bugetate i recuperate pe baza taxei de înregistrare. ș Conferin a trebuie săț
genereze venituri.
Beneficiile conferin ei se înregistrează în propor ie de 2/3 în patrimoniul ARPP i 1/3 înț ț ș
patrimoniul asocia iei gazdă (organizatoare).ț
7 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Surse de finan arețEste sarcina esen ială a profesioni tilor în organizare de evenimente angaja i i aț ș ț ș
Comitetului de organizare să exploreze surse de finanţare precum companiile farmaceutice,
autorită i locale, guvern, fundaţii, companii aeriene, hoteluri, bănci, companii de asigurare,ț
etc..
Recomandările generale sunt:
Gazda este încurajată să strângă fonduri pentru a sus ine conferin a pe cât posibil; ț țToate sponsorizările trebuie să fie în beneficiul ARPP, nu sunt permise câ tiguri personaleș
ale membrilor comitetului de organizare;
Contabilitatea financiară a sponsorizărilor va fi transparentă i auditată;șOrice sponsorizare care poate crea un conflict pentru ARPP trebuie evitată; ARPP va fi
consultată în ceea ce prive te identificarea poten ialilor sponsori i vor avea loc întâlniri cuș ț ș
ace tia dacă este necesar i Comitetul de organizare solicită acest lucru.ș șMembrii Comitetului de organizare trebuie să realizeze cele mai bune relaţii posibile cu
instituţiile care l-ar putea sprijini financiar la conferin ă, în special companiileț
farmaceutice. O parte semnificativă din buget, aproximativ 80% vine din această direc ie.ț
Companiile farmaceutice sunt interesate să aibă acces la medicii speciali ti, de aceea dorescș
să fie parteneri în organizarea conferin ei.țToate aceste aspecte vor fi luate însă în calcul din timp, deoarece Companiile farmaceutice
au, de regulă, bugetul stabilit pe 1 an în avans.
Pentru a-i convinge despre importanţa conferin ei trebuie subliniate aspectele deosebiteț
ale conferin ei: numărul estimat de participanţi, calitatea vorbitorilor invitaţi etc.ț Deoarece
concurenţa este în creştere, firmele farmaceutice vor alege de preferinţă, conferinţe mai
mari, cu programul ştiinţific mai bun şi o mai bună organizare.
Sprijinul financiar al companiilor farmaceutice poate fi dobândit sub forma unor contribuţii
la organizarea de simpozioane satelite, de evenimente de networking (prânz, cină, etc.),
organizarea de locuri de odihnă pentru cafea sau un centru IT (pentru fax, copiator) în zona
expozi ională sau din plata taxelor pentru închirierea unor spaţii de expoziţie sau deț
publicitate. De asemenea pot sprijini indirect conferin a prin diferite materiale: papetărie,ț
programul conferin ei, caiete de rezumate, postere i pliante, mape, ecusoane, etc.. Deț ș
obicei o companie farmaceutică plăteşte în avans până la 30% din suma totală stabilită
pentru închirierea unui spa iu în expozi ie.ț ț8 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Companiile farmaceutice vor fi sfătuite să consulte lista lectorilor lucrărilor acceptate
pentru prezentare, a invita ilor speciali, a membrilor prezidiilor i comitetelorț ș
organizatorice pentru a sponsoriza cu prioritate aceste persoane a căror prezen ă este înț
mod special dorită de organizatori i necesară pentru buna desfă urare a lucrărilorș ș
conferin ei. Desigur, firmele sunt libere să sponsorizeze i proprii speakeri.ț șTrebuie căutat i sprijinul unor funda ii i altor organizaţii non-profit.ș ț șSprijinul guvernamental se poate concretiza prin transport gratuit, punerea la dispoziţie în
mod gratuit a spa iilor pentru conferin ă.ț țTrebuie încercată i stabilirea de acorduri cu liniile aeriene ( tiut fiind faptul că se pot faceș ș
reduceri importante la deplasarea în grup) ca i cu lan urile hoteliere (care pot scădeaș ț
tarifele de cazare în situa ia cazării de grupuri mari).ț
Promovarea conferin eițUna dintre sarcinile principale ale Comitetului de organizare este aceea de a-i face
publicitate. Acest lucru se poate face prin intermediul revistelor naţionale sau locale,
apari ii la televiziuni, contactarea autorită ilor locale pentru sprijinirea evenimentului,ț ț
lobby i advocacy. șEste important să se ţină seama, nu doar de participarea psihiatrilor, dar i de a altorș
speciali ti în domeniul sănătăţii mintaleș , cercetători, specialişti în neuroştiinţe şi în ştiinţe
sociale, reprezentan i ai asocia iilor de pacien iț ț ț etc.
Data i locul conferin ei trebuie stabilite i anun ate de Comitetul de organizare cu spijinulș ț ș ț
secretariatul ARPP i al firmei de organizare, pe pagina proprie de web i prin alteș ș
mijloace de promovare.
Primul anun i invita iile trebuie să fie distribuite cu cel pu in 8 luni înainteaț ș ț ț
evenimentului.
Data finală pentru primirea rezumatelor ar trebui să fie până la maxim 3 luni până la
eveniment.
Al doilea anun va fi transmis cu 4 luni înainte de conferin ă.ț țToate anun urile i mail-urile vor fi făcute de către Comitetul de organizare împreună cuț ș
firma de organizare, care au răspunderea pentru marketingul conferin ei, dar ARPP vaț
promova conferin aț prin toate mijloacele proprii, site, Revista Română de Psihiatrie, va
trimite pe mail materiale promo ionale atât membrilor cât i tuturor celor interesa i, vaț ș ț
promova conferin a la toate întâlnirile na ionale la care participă membrii ARPP.ț ț9 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Website-ul
Pagina de Internet a conferin ei ARPP va fi elaborată de comitetul de organizare înț
colaborare cu firma organizatoare. Acest lucru va servi publicită ii, dar va putea permite iț ș
înscrierea pe cale electronică şi colectarea de rezumate prin intermediul internetului.
În consecin ă website-ul conferinţei va:ț- Promova exclusiv evenimentul
- Permite înscrierea online, rezervarea la hotel şi trimiterea rezumatelor; este
important ca procedura să fie simplă i u or de folositș ș- Furnizează informa ii despre locul conferin ei i zone de interes ț ț ș- Include programul conferin eiț- Include detalii despre programul cultural i evenimentele socialeș
Taxele de înscriere
Reprezintă principala sursă de venit a unui eveniment tiin ific (până la 2/3), de faptș ț
numai 50-60% dintre participan i î i plătesc în întregime taxele. Ceilal i sunt lectoriț ș ț
invita i, membri ai diferitelor asocia ii, jurnali ti, studenţi, rezidenţi.ț ț șSuma solicitată trebuie să fie similară celor de la conferin ele precedente sau numai uşorț
crescută.
Structura plă ilor este de obicei următoarea:ț- Taxe net diferen iate între membri i nemembri ARPP ț ș- Taxe mai reduse, dacă se plătesc până la 4 luni înaintea conferin eiț- Taxe pentru înscriere tardivă în intervalul de 4 luni până la eveniment i este cuș
25% mai ridicată
- Înscriere pe loc
- Taxe de înscriere pentru rezidenţi i speciali ti pensionari vor fi cu 50-75% maiș ș
mici, cu respectarea algoritmului mai sus detaliat.
- Taxe de înscriere pentru persoane înso itoare-de obicei 70-80% din pre ul întregț țNivelul taxelor de înregistrare depinde de calitatea tiin ifică a conferin ei.ș ț țEste important ca persoana care se ocupă de înregistrare să se asigure că nici un rezumat
nu este tipărit i nici o prezentare nu e făcută fără achitarea taxelor de înscriere.șTrebuie să fie clar ce include taxa de înregistrare ex: masa, evenimente sociale.
Acolo unde este posibil, cina festivă trebuie inclusă în taxa conferin ei.ț
10 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
În anumite cazuri sunt percepute taxe separate pentru evenimente sociale (cină festivă,
excursii, etc.)
Tema conferin eițConferinţele sunt organizate de obicei în jurul unei teme centrale. Tema conferin ei va fiț
cea propusa de aplicantul validat de Comitetul Director al ARPP.
Un logo este adesea util i poate fi folosit pe anun uri, publica ii, gen i, badge-uri etc.ș ț ț ț
Comunicarea cu ARPP
Scopul ARPP este să colaboreze cu Comitetul de organizare pentru a asigura succesul
conferinţei i atingerea obiectivelor comune. Procesul de comunicare trebuie să fie unș
dialog constructiv între păr i. Comunicarea ar putea fi coordonată de secretarul general alț
ARPP sau un alt membru al Consiliului Director i de pre edintele Comitetului deș ș
organizare sau altă persoană din comitetul de organizare desemnată de acesta.
Dacă e posibil, Consiliul Director ARPP i Pre edintele conferin ei se vor întâlni înainte deș ș ț
conferin ă pentru a discuta derularea acesteia. Secretarul general sau un alt reprezentant alț
Consiliului Director ARPP va vizita oraşul conferin ei înainte cu câteva luni pentru aț
cunoa te membrii comitetului de organizare, loca ia, hotelurile i logistica aranjamentelor. ș ț ș
Comitetul de avizare ARPP va fi compus din:
- Reprezentanţi ai gazdei ex: preşedintele comitetului de organizare, profesor,
director medical şi/sau ştiinţific
- Secretarul general ARPP sau al i reprezentan i ai Consiliului Director ARPPț ț- Preşedinţii ultimei conferinţe şi al următoarei (sau reprezentanţi aleşi de ace tia)ș
Acest comitet va face recomandări pentru speakeri, va aviza programul i materialeleș
promoţionale i va lucra alături de gazdă pentru dezvoltarea programului conferin ei. Deș ț
asemenea, va aviza persoanele care vor fi incluse în ceremonia de deschidere ex:
pre edintele ARPP, reprezentan ii ARPP, reprezentan ii regionali, etc..ș ț țToate materialele tipărite vor fi anterior aprobate de ARPP.
Rezumatele prezentărilor în cadrul conferin ei vor fi publicate în Revista Română deț
Psihiatrie.
11 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Date cheie
După acceptarea aplica iei pentru organizarea conferin ei, în termen de maximum 2 luni,ț ț
programul conferin ei trebuie trasat, inîndu-se seama de faptul că:ț ț- Durata unei conferin e trebuie să fie de minimum 2 zile i jumătate;ț ș- Speakerii propu i trebuie să cuprindă i personalită i din lumea medicală careș ș ț
colaborează cu organiza ii interna ionale la care ARPP este afiliată . Se recomandăț ț
capacitarea a cel pu in 5 speakeri de talie interna ională. ț ț- Speakerii, români i străini, trebuie invita i să participe, iar confirmarea acestora,ș ț
într-un timp rezonabil, este esen ială. ț
Structura conferin eițConferin a trebuie să includă:ț- Sesiuni plenare: sesiuni importante care să prezinte temele majore ale conferin ei,ț
care nu se pot suprapune cu alte activită i;ț- Simpozioane i workshop-uri în sesiuni paralele; ș- Cursuri i mese rotundeș- Sesiuni de prezentări ale unor studii originale de cercetare
- Sesiune de postere
- Vizite locale: în spitale, servicii de psihiatrie etc. Este important ca acestea să nu se
suprapună peste sesiunile importante ale conferin ei;ț- Workshop-uri organiza ionale ale Arpp;ț- Întâlnirea consiliului director Arpp
- Adunarea generală Arpp
- Pauze de masă i de cafeaș- Program social care să urmărească cunoa terea aspectelor culturale ale zonei,ș
vizitarea localită ii;ț- Program pentru persoanele care înso esc participan ii.ț ț
Con inutul tiin ificț ș ț
Aspecte generale
Programul medical i tiin ific trebuie să întrunească obiectivele conferin ei.ș ș ț țCon inutul trebuie să fie la cel mai înalt standard.ț
12 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Subiectele să fie echilibrate pentru a atrage audien a ex. psihopatologie, psihofarmacologie,ț
psihoterapie, prezentări de cazuri, cercetare.
Comitetul de organizare are responsabilitatea de a comunica cu prezentatorii, pre edin ii,ș ț
conducatorii workshop-urilor i alţi contribuabili la conţinutul ştiinţific al întâlnirilor, esteș
necesar un standard înalt al comunicării.
Sesiunile tiin ifice sponsorizate de companiile farmaceutice să fie identificate clar i săș ț ș
reprezinte o parte separată a programului, aprobată de comitetul de avizare ARPP. Se vor
face eforturi pentru realizarea unui program echilibrat, simpozioanele organizate de
companiile farmaceutice nu trebuie să domine programul unei conferin e de psihiatrie.țSesiunile satelit din afara programului principal al conferinţei să nu se suprapună cu
sesiunile de bază, întâlnirile ARPP sau vizite locale.
Sponsorii să fie rugaţi să nu organizeze acţiuni care implică grupuri largi de delegaţi în
timpul sesiunilor ştiinţifice, întâlnirilor ARPP sau evenimentelor sociale.
Obiectivul principal al oricărui participant la un conferin ă de psihiatrie este acela de aț
dobândi cunoştinţe şi competenţe noi. Prin urmare, un program ştiinţific bun este factorul
predictiv esen ial de success. țSe vor evita prezentările succesive de simpozioane care să sus ină, pe rând, superioritateaț
fiecărui produs în parte, produse apar inând aceleia i categorii de psihotrope, ceea ceț ș
creează confuzie în rândul participan ilor, mai ales al rezidenţilor şi medicilor tineri, fără oț
experienţă practică bine formată.
Aceste simpozioane vor fi programate cu preponderen ă la începutul primei secţiuni, întreț
orele 8:30-10:00 invitând speakeri interni sau externi de reală probitate profesională.
Prezentările vor începe la ora fixată, indiferent de numărul participanţilor prezen i în salăț
i se vor termina la ora stabilită. Este necesară respectarea programului care prevedeș
pauza de cafea.
Un pas important este alegerea temei.
O modalitate de recomandat în alegerea temei unui conferin ă de calitate este aceea de aț
căuta răspunsuri la întrebări de genul:
- Care sunt nevoile reale ale psihiatriei din România?
- Care sunt deficien ele? ț- Ce lipse te în psihiatrie i în domeniul sănătă ii mintale?ș ș ț
13 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Principala sarcină a unui comitet ştiintific este să stabilească ini ial o schi ă de program.ț ț
După ce se stabile te structura programului începe alocarea intervalelor de timp pentruș
sesiunile de comunicări.
Recomandări pentru membrii prezidiilor
Membrii prezidiilor au obliga ia de a preveni orice decalaj în derularea programului. Dacăț
nu se pot achita de această sarcină, preşedintele comitetului local de organizare are dreptul
de a interveni peste prezidiu şi de a opri prezentările indiferent de rangul sau renumele
prezentatorului.
În caz că nu sunt întrebări în intervalul afectat discuţiilor, să facă o sinteză a secţiunii. În
acest scop, solicitaţi organizatorilor să vă trimită lucrările din secţiunea pe care o prezidaţi.
Nu acceptaţi solicitări ad-hoc de a prezida unele secţiuni, ale căror lucrări nu vă sunt
cunoscute anterior.
Anunţaţi organizatorilor numele lectorilor care nu şi-au prezentat lucrarea.
Un chairman bine ales trebuie să fie bine cunoscut în domeniul respectiv, în func ie deț
tema sesiunii plenare sau a simpozionului pe care îl prezidează. De preferat să se
desemneze doar un singur chairman. Dacă sunt mai mulţi, nu este clar cine are
responsablitatea păstrării programului sau este discutant (cel care face o sinteză a
lucrărilor secţiunii respective). Este responsabilitatea morală şi profesională al celui
desemnat ca, după ce în prealabil a acceptat această onoare, să nu lipsească de la secţiunea
respectivă. Dacă din motive neimputabile lui nu-şi poate onora prezenţa va desemna o altă
persoană în locul său, anunţând schimbarea către organizatorul local.
O bună modalitate de a creşte numărul de participan i este aceea de a ob ine cât mai multeț ț
credite de educa ie medicală continuă (EMC) ț din partea Colegiului Medicilor. Pentru
Conferin ele ARPP creditele EMC vor fi solicitate exclusiv de la Colegiul Medicilor Romaniaț
i nu de la filiale jude ene/locale ale acestuia.ș țSe recomandă ca fiecare speaker să- i expună, la începutul prezentării, conflictele deș
interese, respectiv să men ioneze numele companiilor cu care colaborează. Este o obligaţieț
deontologică.
Va fi încurajată prezentarea de lucrări i sau postere de către medicii rezidenţi!șComitetul de organizare trebui să solicite autorilor ca să nu prezinte lucrări care au mai
fost comunicate la alte conferinţe sau care au fost deja publicate, iar comitetul tiin ific săș ț
impună acest lucru. Este recomandabil ca autorii să prezinte lucrări care sunt creaţii
personale, pe cât posibil axate pe cercetări sau observaţii proprii şi să nu se accepte lucrări
14 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
de tip curs universitar sau colaje din diferite alte lucrări. Din păcate, adesea numărul de
lucrări înscrise este mic, i atunci exigen ele comitetului tiin ific scad. În aceste cazuri aș ț ș ț r fi
mai bine să se prezinte lucrări mai puţine dar mai valoroase, cu păstrarea timpului pentru
discuţii fertile.
Este foarte important ca durata prezentării să se încadreze în timpul rezervat în program,
depă irea lui va deregla desfă urarea lucrărilor.ș ș
Rezumatele
Rezumatelor trebuie să li se acorde o aten ie specială de către firma de organizare aț
conferin eiț pentru că acestea reprezintă o parte esenţială a materialului ştiintific al
Conferin ei. Rezumatele trebuie submise atât în limba română cât i în limba engleză.ț ș
Securitatea abstractelor este de cea mai mare importanţă.
Cea mai bună metodă de urmat este ca în situa ia în care abstractul a fost primit, să i seț
atribuie imediat un număr de înregistrare i să se facă 4 copii: o copie merge laș
preşedintele Comitetului ştiinţific, două către al i doi membri ai Comitetului tiin ific. Esteț ș ț
important ca persoana care se ocupă de sistemul de înregistrare să primească cel de-al
patrulea exemplar, în scopul de a se asigura că nici o prezentare nu are loc fără a se plăti
taxa de înregistrare.
Este important să se aleagă un nucleu de lucru care să revizuiască rezumatele în perioada
de 6 luni dinaintea conferin ei. Acest grup nu trebuie să depaşească 4-5 membri. Pentruț
asigurarea corectitudinii fiecare rezumat trebuie parcurs de 3 membri ai comitetului
stiin ific. Revizuirea se poate face într-o manieră deschisă sau în orb (fără cunoa tereaț ș
autorilor). Rezumatele evaluate sunt împăr ite în 3 grupuri: da, nu, poate.țDe îndată ce Comitetul ştiinţific a revizuit un abstract decizia trebuie trimisă autorului:
dacă e acceptat sau nu, în ce format urmează să fie prezentat (simpozion oral sau sesiune
de postere), şi dacă este posibil trebuie comunicată data, ora şi locul sesiunii.
Rezumatele sunt stocate i pe medii electronice, permi ând posibilitatea căutării fie dupăș ț
numele autorului fie după cuvinte cheie.
Termenele limită ar trebui să fie respectate. Cu toate acestea se acceptă o flexibilizare a
acestora atunci când este cazul. Singurul termen limită real este cel stabilit de tipografia
care editează programul conferin ei i caietul de rezumate. Nerespectarea acestor termeneț ș
limită pune în pericol conferin a. ț
15 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Ar fi necesar să se descurajeze trimiterea unor rezumate sau lucrări pe care autorul nu le
va onora cu prezenţa lui la conferinţă. De asemenea, la orice conferin ă de prestigiu, unț
profesionist de cea mai înaltă clasă nu prezintă decât maxim 2 lucrări iar numărul
postereler/autor este de asemenea limitat.
Sesiuni de postere
Folosesc la o prezentare mai condensată a informa iei i facilitează o interac iune directăț ș ț
între autori i audien ă.ș țPrezentărilor sub formă de poster trebuie să li se impună criterii de calitate identice cu cele
ale prezentărilor orale i să nu reprezinte doar o supapă pentru autorii care nu ajung laș
pupitru din cauza lipsei de timp sau o solu ie de compromis a Comitetului tiin ific în fa aț ș ț ț
unui rezumat de calitate discutabilă. Posterele trebuie să fie de calitate bună. Dacă nu sunt
de calitate, ele trebuie să fie refuzate. Autorii posterelor trebuie să fie prezen i în timpulț
secţiunii de postere pentru a da referinţele solicitate de către vizitatori; ei vor oferi
doritorilor lucrarea in extenso, aşadar vor avea pregătite mai multe exemplare printate.
Premierea lor trebuie să se facă cu o corectitudine indiscutabilă.
Cursuri
Sunt dedicate tinerilor speciali ti, reziden ilor sau tuturor celor care doresc să tie maiș ț ș
multe despre anumite subiecte. Se recomandă un număr limitat de participan i (optim 15).țSe vor pregati materiale didactice. La încheiere se oferă certificate de participare.
Rela ia cu grupurile specialețTinerii psihiatri reprezintă viitorul specialită ii i ar trebui ajuta i pentru a beneficia laț ș ț
maximum de pe urma conferin ei printr-un program de parteneriat.țSocializarea i stabilirea de rela ii este o parte importantă a activită ii lor.ș ț țAr putea fi tipărit un ghid al conferin ei pentru tinerii participanţi.țAlte grupuri: psihiatri din Moldova, Ucraina, asocia ii de pacien i etc. necesită aten ieț ț ț
deosebită.
16 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Limba conferin ei /TraducerițLa conferin ele ARPP limba oficiala este limba română, totu i materialele tipărite pot fi iț ș ș
bilingve dacă se organizează în zone din ară unde majoritatea popula iei vorbe te i o altăț ț ș ș
limbă / maghiară, germană.
Traducerea simultană în alte limbi de obicei engleză, atunci când participă psihiatri străini,
nu este obligatorie; comitetul local de organizare decide acest lucru. Costul de traducere
simultană poate fi foarte mare, până la 30% din bugetul total al Conferin ei, i trebuie inutț ș ț
cont de faptul că sunt necesari 2 traducători, pentru ca unul să preia locul celuilalt atunci
când obose te.șInterpretarea simultană (şi nu traducerea) trebuie să se facă de către profesionişti
calificaţi, care cunosc nu doar cele 2 limbi, ci ştiu câte ceva despre psihiatrie i sănătateș
mintală.
O modalitate mai cost eficientă i în acela i timp elegantă este ca prezentatorii săș ș
folosească slide-uri în limba engleză iar discursul să fie în limba română, permi ândț
invita ilor să în eleagă esen ialul din comunicarea lor.ț ț ț
Înregistrarea
Acesta este primul contact pe care un participant îl va avea cu Conferin a.ț Înscrierea
trebuie să se facă într-un mod eficient, rapid şi plăcut.
Este o bună practică de a avea cel puţin trei cabine de înregistrare a participanţilor.
''Participantii deja înregistraţi'', în cazul în care există foarte mulţi vor fi împărţiţi în ordine
alfabetică. Se vor da invitaţii nominale, ecusoane, cupoane pentru masa de prânz, daca va fi
cazul, şi vor fi informaţi cu privire la existenţa traducerilor simultane.
''Înscriere pe loc'' - pentru cei care se înscriu la faţa locului ar fi bine să existe un POS.
O cabină specială pentru lectorii invitaţi.
Personalul de conducere al firmei angajate, de obicei, managerul de proiect trebuie să fie
prezent în apropierea biroului de înregistrare, în special în primele 2 zile, pentru a rezolva
pe loc orice problemă apărută.
Facilită i oferite la înregistrarețVor fi furnizate următoarele:
17 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
- Mape care să con ină cel puţin programul conferinţei, caietul de rezumate, informaţiiț
turistice, planul conferinţei şi un chestionar de evaluare ARPP (o listă cu participanţi
sau detalii de contact pot fi incluse de obicei)
- Ecusoane
O mapă bună are multe compartimente pentru telefon mobil, laptop.
Caietul de rezumate con ine rezumatele ordonate în func ie de apari ia lor în programț ț ț
sau după tipul prezentării. Este important să fie tipărite un număr mai mare de caiete de
rezumate (10-15% mai mult decat numărul participan ilor), deoarece unele pot fi prostț
tiparite sau nu ajung la timp util sau sunt multe persoane care se înscriu pe loc. La biroul de
informaţii i în diferite alte loca ii au nevoie de asemenea de aceste caiete pentru a tiș ț ș
ordinea prezentărilor. Acest lucru este valabil şi pentru traducători, jurnali ti, tehnicieni. șIn Apropierea locului de înregistrare ar fi de dorit să existe :
- Un centru pentru mesaje;
- Spa iu amenajat pentru acces la internet; se poate asigura un internet café, care să fieț
gratuit, situat în zona central a recep iei. Este posibil să se găsească sponsorizareț
pentru acest lucru.
Identificare i securitateșEste important să se ştie identitatea participanţilor i accesul acestora în cadrul conferin eiș ț
să fie posibilă numai pe baza ecusonului. Securitatea ar putea deveni o problemă majoră în
viitor şi ar trebui să fie rezolvată cu administra ia hotelului/ institu iei unde are locț ț
conferin a. ț Ar putea fi utilizate culori diferite pentru ecusoanele diferitelor grupuri de
participanţi, să se diferenţieze modul de plată, mai ales în cazul în care participanţii se pot
înregistra doar pentru o zi. Ar fi de dorit să existe ecusoane cu bandă magnetică, care să
faciliteze accesul la o serie de servicii.
Expozi iaț
Primul scop al ariei expoziţionale este să permită membrilor ARPP i delega ilor să seș ț
întâlnească, să discute despre activitatea lor.
Linii directoare pentru zona expoziţională:
- Standul secretariatului ARPP va fi amplasat într-o poziţie favorabilă la intrarea în
zona expoziţională
18 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
- Standul ARPP trebuie să fie în centrul loca iei conferin ei i vizibil tuturorț ț ș
participan ilorț- Este de dorit ca aria expoziţională să fie combinată cu zona unde se servesc
răcoritoarele i mesele din pauzele conferin eiș ț- Expoziţiile companiilor farmaceutice trebuie să fie în concordan ă cu liniileț
directoare ARPP, să fie trimis spre aprobare un plan al loca iei care să indice clarț
locul expoziţional pentru fiecare sponsor. Este recomandabil să se închirieze un
spaţiu mare.
Expozi iile aduc de obicei multă animaţie în cadrul unui conferin ă, deoarece participanţiiț ț
pot primi documente medicale, pot cumpăra cărţi sau abonamente la jurnale, şi cel mai
important dintre toate, se pot întâlni cu colegii într-o atmosferă relaxată.
Este de reţinut că traficul mare de participan i în zona expoziţiei are loc în prima zi aț
conferin ei, în jurul orei 11. țAr trebui amenajată o zonă destinată posterelor în apropierea sau în cadrul ariei
expozi ionale.ț
Sălile de lucrări
Este important de luat în considerare dimensiunile sălilor, numărul de ferestre iș
echipamentul disponibil precum şi loca ia sălii în clădire. țComitetul de organizare trebuie să viziteze fiecare cameră şi să se asigure că sistemele
electronice funcţionează, precum i instala ia de aer condiţionat sau dacă există un sistemș ț
eficient de aerisire.
Trebuie luate în considerare toate aceste lucruri şi, mai presus de orice, repartizarea
sesiunilor de lucrări, în aşa fel încât nici o sală să nu aibă prea mulţi sau prea puţini
participanţi.
Este de dorit îmbunătăţirea designului interior – flori/aranjamente.
Se pot amplasa semne strategice solicitând închiderea telefoanelor mobile.
Este recomandabil să existe personal care să ajute la deschiderea şi închiderea uşilor, mai
ales la sălile mari/amfiteatre.
Secretariatul ARPP solicită săli mici, usor accesibile la locul de desfăşurare al conferinţei
care pot funcţiona ca un sediu temporar şi ca o sală de sedinţe, care poate fi împărţită cu
gazda; personalul secretariatului are nevoie de acces la echipament IT în timpul
19 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
conferin ei, calculator, e-mail, imprimantă i fotocopiator; toate acestea vor fi furnizateț ș
gratuit.
Echipamentele tehnice
Conferin a se va derula fără probleme doar dacă toate echipamentele necesare suntț
disponibile şi funcţionale, în special cele audio-vizuale. Laptop-uri pentru proiectare power
point trebuie neapărat să fie disponibile în toate camerele, precum şi un laser pointer.
Fiecare sală mare ar trebui să aibă, de asemenea, microfoane, inclusiv pentru public, pentru
ca prezentarea să fie interactivă.
Ori de câte ori este nevoie, un podium ar trebui să fie prevăzut cu numărul necesar de
scaune şi posibilitatea de a ilumina diferit podiumul de restul sălii. În cazul simpozioanelor
i plenarelor, preşedintelui de şedinţă i se înmânează un ceas cu alarmă care va suna laș
sfârşitul timpului alocat fiecărei prezentări.
Cel mai bine ar fi să existe posibilitatea de stocare a informaţiilor prezentate de lectori.
Ar putea fi utilă existen a unei camere, care să fie echipată cu video proiectoare, ecrane iț ș
speciali ti care să verifice func ionarea echipamentului anterior începerii prezentărilor.ș ț
Pauzele de masă nu vor fi mai scurte de 30 de minute - pentru a fi suficient timp pentru
socializare cu colegii, pentru discuţii pe marginea lucrărilor audiate - dar nici mai lungi de
60 de minute; Pauzele de cafea pot avea durata între 10 i 20 de minute.ș
Punctualitatea
Este o dovadă de respect pentru colegi ca i pentru lectori să se facă toate eforturile pentruș
participarea la program i respectarea lui. ș
Evenimente neaşteptate
În ciuda tuturor eforturilor depuse de către organizatori, pot avea totu i loc evenimenteș
neaşteptate. Este indicată amenajarea unei camere de prim ajutor în clădirea conferin ei,ț
dar trebuie specificat în invitaţie că organizatorii nu suportă costurile unei eventuale
spitalizări; au însă obliga ia morală de a informa familiile participan ilor afla i înț ț ț
dificultate. Se recomandă stabilirea unor acorduri cu un serviciu de ambulan ă i unț ș
departament de urgen ă i men ionarea numerelor de telefon ale serviciilor de urgen ă înț ș ț ț
programul conferin ei.ț20 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Comitetul de organizare va fi pregătit pentru eventualitatea în care unii lectori anun a i vorț ț
lipsi, precum i în eventualitatea necesită ii de a închiria echipament tehnic suplimentarș ț
sau vehicule de transport.
Media
Reprezintă modalitatea de a face cunoscut conferin a în exterior.țOrganizarea unei conferin e de presă înaintea, în timpul sau ulterior Conferin ei ARPP esteț ț
o condi ie obigatorie a evenimentului. țProfesioniştii mass-media pot deveni parteneri importan i în lupta împotriva stigmei.țSunt două tipuri de jurnalişti: de la revistele medicale, precum şi jurnalişti din presa
cotidiană.
Subcomitetul pentru mass-media din cadrul comitetului de organizare are sarcina de a
acredita jurnali tii i de a-i informa (jurnali tii nu plătesc niciodată taxe de participare).ș ș șCu 6 luni înainte de eveniment ar trebui pregătită o listă cu principalii furnizori de media la
nivel naţional.
Ceremonia de deschidere
Are de obicei loc la sfârşitul după-amiezei zilei care precede prima zi a activităţilor
ştiinţifice.
Deoarece cei mai mulţi dintre participanţi au călătorit în aceiaşi zi, ceremonia de
deschidere trebuie să fie cât mai scurtă posibil şi urmată de o reuniune a tuturor
persoanelor înscrise, precum şi a persoanelor care îi însoţesc. Este momentul potrivit
pentru a anunţa realizările importante ale asociaţiei, se pot da premii. Acestea reprezintă
un stimulent puternic pentru cercetare i creativitate. Ele trebuie să se acorde conformș
unor reguli prestabilite i cunoscute, de către un juriu alcătuit din membrii respectabili aiș
asocia iei.țOrganizatorii trebuie să pregătească cu grijă ceremonia i să fie informa i asupra faptuluiș ț
că în timpul ceremoniilor oficiale, cea mai importantă persoană vorbeşte ultima. Vor fi
de obicei invita i reprezentan i ai autorităţilor oraşului, ai Ministerului Sănătăţii, etc.ț țUnele evenimente paralele pot concura cu ceremonia de deschidere. Ori de câte ori este
posibil, organizatorii vor preveni aceste situa ii.țAtunci când există dificultăţi serioase în a organiza o ceremonie de deschidere completă, se
poate planifica o ceremonie mai scurtă în dimineaţa primei zile a conferin ei, sau chiar laț
21 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
sfârşitul acesteia. Aceste excepţii sunt de obicei făcute pentru a permite participarea unor
oficialităţi.
După discursuri, este bine să aibă loc diverse oportunită i de networking oferiteț
participanţilor.
Ceremonia de închidere
În cazul în care Comitetul de organizare doreşte să aibă o ceremonie de închidere, aceasta
trebuie facută după o sesiune de comunicării cu o largă audienţă.
Participan ii sunt informa i cu privire la deciziile luate în timpul conferin ei, se potț ț ț
sintetiza ”Idei pentru acasă”.
Se mul umeşte celor care au contribuit la succesul conferin ei.ț ț
Programul de networking
Sunt mai multe evenimente de networking care vor deveni parte a conferinţei ARPP,
acestea nu sunt obligatorii i gazda poate planifica alte evenimente. Evenimentele deș
networking au rolul de a aduna participan ii împreună, înainte i în timpul conferin ei,ț ș ț
pentru a comunica cât mai mult:
- Recepţia preşedintelui ARPP - planificată de secretariatul ARPP, la care se participă
numai pe bază de invitaţie: autorită i, directori, profesori de psihiatrie, speakeri.ț
Costul acestei recep ii este fie asigurat de către gazdă fie de ARPP, de obicei unț
cocktail i răcoritoare; nu se percepe taxă pentru acest eveniment.ș- Recep ia de deschidere – la începutul conferinţei, care permite participanţilor să seț
întâlnească şi să comunice, de obicei inclusă în taxa de participare.
- Cina de gală – de obicei foarte scumpă, necesită sponsori care să permită i accesulș
rezidenţilor i speciali tilor pensionari (care au plătit taxă de participare modică!).ș ș- Evenimentul cultural al gazdei, de obicei în seara celei de-a doua zile a conferin ei;ț
poate fi percepută o taxă pentru acest eveniment numai în cazuri excep ionale. țSe vor include pe cât posibil cât mai multe activităţi culturale în taxa de înscriere. La
întocmirea programului conferinţei se va asigura timp suficient pentru activităţi conexe, în
vederea evitării conferin ă-turism. Sunt de evitat situa iile în care lectorii şi invitaţii deț ț
onoare vorbesc în faţa unor săli aproape goale. De aceea participanţii vor fi consiliaţi să-şi
acorde timp suplimentar pentru a activită i extra-conferin ă (vizite şi cumpărături). ț ț
22 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Un program cultural de succes creează o ambian ă plăcută i trebuie ţinut cont de faptul căț ș
evenimentele culturale nu trebuie să depă ească în amploare i importan ă sesiunile deș ș ț
comunicări.
Evaluarea
Gazda va distribui formularele de evaluare anonime, pregatite în urma consultării cu
secretariatul ARPP pentru to i participan ii la conferin ă, trebuie să se asigure că existăț ț ț
timp pentru a fi completate, să le strângă i să disemineze rezultatele către ARPP.ș
Chestionarele vor cuprinde întrebări despre calitatea programului tiintific, evenimentelorș
culturale i a organizării în general.ș
Certificat de participare
Este necesară amenajarea unei cabine speciale pentru distribuirea lor sau utilizarea unui
sistem de eliberare on-line, disponibile începând cu ultima zi a conferin ei. ț
Activită i post conferin ăț țSe vor scrie scrisori de mul umire pentru sponsori, autorită i, presedin i ai simpozioanelor,ț ț ț
ca i pentru colaboratorii apropia i.ș ț
Publica iițAbstractele lucrărilor tiin ifice ale conferin ei vor fi publicate în Revista Română deș ț ț
Psihiatrie.
Este important să se decidă dacă lucrările conferin ei în extenso vor fi publicate sau nu.ț
Publicarea s-ar putea face pentru toate prezentările sau numai pentru o parte din ele. În
orice caz nu vor fi publicate lucrările care nu au fost prezentate efectiv în timpul
conferin ei.țO altă posibilitate este de a publica o carte despre subiecte specifice, extrase din programul
conferin ei.țO altă alternativă este de a avea suplimente publicate în reviste ştiinţifice. Costurile de
publicare sunt mari, în consecin ă trebuie să fie incluse de la bun început în bugetulț
conferin ei.ț
23 | P a g i n a
GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE
Auditarea
În cazul conferinţei este bine să se planifice de la început un audit în primele 6 luni
postconferin ă. Acest lucru garantează că operaţiunile financiare ale conferin ei au fostț ț
făcute în conformitate cu obiectivele iniţiale şi în deplină transparenţă.
Garanţii
Gazda este răspunzătoare din punct de vedere legal şi financiar pentru toate contractele şi
asigură rolul de organizator şi administrator al conferin ei.ț
CELE 10 REGULI PENTRU O BUNĂ ORGANIZARE
1. Alegerea celei mai bune firme de organizare a conferin ei. ț2. Atitudine optimistă, dar ponderată.
3. Pregătirea de scenarii alternative.
4. Pregătirea eventualită ii unei participări reduse i a unui profit mai scăzut (cu 25%).ț ș5. Pregătirea eventualită ii unor cheltuieli mai ridicate (cu 25%).ț6. Aprecierea corectă a timpului rămas până la eveniment.
7. Inducerea unei atitudini pozitive generale fără a teptarea recuno tin ei.ș ș ț8. Delegarea responsabilită ilor către oamenii potrivi i i motivarea lor.ț ț ș9. Aten ie la detalii, dar fără a pierde privirea de ansamblu.ț10. Evitarea epuizării înainte de debutul evenimentului.
24 | P a g i n a
top related