ROMANIA

UNIUNEA EUROPEAN

Fondul Social EuropeanGUVERNUL ROMANIEIMinisterul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice

Instrumente Structurale

2007-2013

Servicii de organizare a celei de a 15-a reuniuni a Comitetului de Monitorizare a Programului Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative", n data de 12 decembrie 2014, la Bucureti. CAIET DE SARCINICod CPV - 55120000-7

Servicii de reuniuni i conferine organizate la hotel

Prenumele i numele, funciaSemntura

Aprobat:Carmen DOBROT, director

Elaborat:Iuliana Cotrlan, manager public

Finanare din proiectul "Sprijin pentru funcionarea AM PO DCA i pentru pregtirea urmtorului exerciiu de programare" (cod SMIS 40101)

Prezentul Caiet de sarcini constituie ansamblul cerinelor minime obligatorii pe baza crora se elaboreaz de ctre fiecare ofertant propunerea tehnic i financiar.

1. Informaii generale

1.1 Autoritatea contractant

Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice

1.2 Beneficiar

Autoritatea de Management a Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative (AM PO DCA) din cadrul Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice.

1.3 Date relevante privind organizarea CM PODCA

Necesitatea de a investi n capacitatea instituional este recunoscut de Orientrile Strategice Comunitare privind Coeziunea, n acele state membre unde performana socio-economic i buna guvernare constituie cteva din principalele provocri ale urmtoarei perioade de programare. n acest sens, Strategia Lisabona revizuit afirm necesitatea unei mai bune legislaii, precum i a unei mai bune elaborri i furnizri de politici publice n scopul asigurrii condiiilor pentru creterea economic i crearea de locuri de munc.

Romnia, ca stat membru UE, a realizat un program operaional care este n concordan cu Cadrul Strategic Naional de Referin, documentul strategic naional prin care se stabilesc prioritile de intervenie ale Instrumentelor Structurale (Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune). CSNR face legtura ntre prioritile naionale de dezvoltare, stabilite n Planul Naional de Dezvoltare 2007-2013, i prioritile la nivel european - Orientrile Strategice Comunitare privind Coeziunea 2007-2013 i Strategia Lisabona revizuit. Prin adoptarea HG nr. 416/2007 a fost creat Direcia General pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative (actualmente Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative), cu rol de Autoritate de Management a PO DCA. Cadrul instituional de coordonare i de gestionare a instrumentelor structurale este reglementat prin HG nr. 457/2008. n prezent, n temeiul prevederilor H.G. nr. 1/2013 Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative face parte din structura organizatoric a Ministerului Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice.

Comitetul de Monitorizare a Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative (CM PO DCA) este structura naional de tip partenerial, fr personalitate juridic, cu rol decizional strategic n procesul de implementare a PO DCA, care s-a constituit n baza OMAI nr. 354/29.11.2007, cu modificrile ulterioare.CM PO DCA urmrete asigurarea eficacitii i calitii implementrii PO DCA i analizeaz i aprob, n termen de maxim ase luni de la data aprobrii programului, criteriile de selecie ale operaiunilor finanate prin acest program, la propunerea AM PO DCA. De asemenea, aprob orice modificare a acestor criterii n concordan cu nevoile de programare, pe baza propunerilor supuse spre examinare n acest sens de AM PO DCA.

CM PO DCA se reunete cel puin de dou ori pe an i este alctuit din reprezentani ai ministerelor, ai Secretariatului General al Guvernului, ai structurilor asociative ale autoritilor administraiei publice locale, ai mediului universitar, partenerilor sociali i societii civile. Componena instituional a CM PO DCA a fost stabilit cu respectarea principiului parteneriatului - instituit nc din faza de elaborare a PO DCA - i reprezentrii proporionale a nivelului central i local al administraiei publice ct i a partenerilor sociali i societii civile. La reuniunile CM PO DCA pot participa, n calitate de invitai, reprezentani ai instituiilor europene, ai instituiilor administraiei publice centrale i locale precum i ai altor organisme naionale.

1.4 Programe similare desfurate

Aceste servicii sunt similare cu altele prin care se asigur suport pentru Autoritile de Management din Romnia n vederea bunei derulri a activitilor i pentru a oferi sprijin n procesul de implementare a instrumentelor structurale, acest tip de contracte fiind finanate din axa prioritar de asisten tehnic a fiecrui program operaional, respectiv prin Programul Operaional de Asisten Tehnic (cu finanare FEDR), pentru msurile orizontale care se regsesc n toate programele operaionale.

AM PO DCA a fost sprijinit din punct de vedere al bunei funcionri a CM PO DCA prin contractul cadru Phare 2004/016-772.05.01.01 Asisten pentru pregtirea AM PO DCA n vederea creterii capacitii de programare, management i evaluare de programe finanate din Fondurile Structurale ale UE, n perioada noiembrie 2006 iunie 2007. Prin aceste activiti s-a urmrit acordarea de sprijin pentru realizarea unor documente (ex: Documentul Cadru de Implementare al PO DCA), pentru operaionalizarea CM PO DCA i pentru pregtirea personalului AM PO DCA.

Proiectul prin care se finaneaz aceste activiti reprezint o continuare a proiectului Sprijinirea activitii Comitetului de Monitorizare a PO DCA, cod SMIS 2628, finanat din axa prioritar 3 a PO DCA, n sensul continurii activitilor de organizare a reuniunilor CM PO DCA i de sprijinire a membrilor i observatorilor CM PO DCA n a-i exercita eficient rolul.

Totodat, aceste activiti sunt o continuare a proiectului Organizarea reuniunilor Comitetului de Monitorizare a PO DCA, cod SMIS 36193, finanat din axa prioritar 3 a PO DCA, n sensul continurii activitilor de organizare a reuniunilor CM PO DCA i de sprijinire a membrilor i observatorilor CM PO DCA n a-i exercita eficient rolul. 2. OBIECTIV, SCOP I REZULTATE ATEPTATE

2.1 Obiectiv

Obiectivul achiziiei este de a sprijini asigurarea implementrii n condiii de calitate i eficien a PO DCA prin desfurarea adecvat a celei de a 15-a reuniuni a Comitetului de Monitorizare a PO DCA.

2.2 Scop

Asigurarea condiiilor adecvate de desfurare a reuniunii Comitetului de Monitorizare a PO DCA pentru a contribui la implementarea cu succes a programului.

2.3 Rezultate ateptate

Organizarea celei de a 15-a reuniuni a Comitetului de Monitorizare a PO DCA n Municipiul Bucureti, n 12 decembrie 2014, la Bucureti.

3. PREMISE I RISCURI

3.1 Premisele care stau la baza activitilor

Angajamentul asumat de Guvernul Romniei pentru implementarea eficient a fondurilor structurale ale UE i sprijinirea dezvoltrii capacitii administrative prin implementarea PO DCA;

Existena unor resurse financiare adecvate pentru a asigura finalizarea aciunii;

Cooperare strns i atitudine proactiv ntre membrii CM PO DCA pentru a asigura buna funcionare a acestuia.

3.2 Riscuri

Lipsa susinerii pentru implementarea instrumentelor structurale i dezvoltarea capacitii administrative;

Schimbarea de ctre Guvern a structurii, responsabilitilor i competenelor AM PO DCA;

Schimbarea de ctre Guvern a structurii, responsabilitilor i competenelor instituiilor membre ale CM PO DCA.

4. ACTIVITI I ORGANIZARE

4.1 Activiti

Activitile solicitate prin prezentul caiet de sarcini se desfoar pe teritoriul Romniei, n Municipiul Bucureti, n 12 decembrie 2014, la Bucureti i vizeaz organizarea celei de a 15-a reuniuni a CM PO DCA. Reuniunea CM PO DCA se desfoar n 12 decembrie 2014, cu asigurarea suportului logistic din partea operatorului economic (materiale pentru reuniune, asigurarea i amenajarea locaiei de desfurare a reuniunii, organizarea pauzei de lucru, transportul i cazarea participanilor, etc.).Locaia celei de a 15-a reuniuni urmeaz a fi aleas ulterior de ctre autoritatea contractant. n acest sens, operatorul economic va prezenta 3 variante, cu referine ale locaiei (descriere, catalog, pliante), att pentru cazare ct i pentru sala de conferine.

La reuniune vor participa reprezentani ai Comisiei Europene, ai instituiilor administraiei publice centrale i locale, precum i ai societii civile. n aceste condiii, reuniunea trebuie tratat ca un eveniment cu caracter internaional.

Reuniunea se va desfura n aceeai locaie (hotel dotat cu sal de conferine) unde sunt cazai participanii la reuniune. Este obligatoriu ca toi participanii care vor solicita cazare s beneficieze de acelai nivel de confort, n regim single.

Pentru organizarea reuniunii i realizarea materialelor, operatorul economic se va ntlni cu beneficiarul ori de cte ori este necesar, pentru stabilirea tuturor detaliilor privind desfurarea reuniunii (calendarul activitilor, agenda reuniunii, echipamentele tehnice, materialele de informare), precum i stabilirea responsabilitilor fiecrei pri (ale operatorului economic i ale beneficiarului).

Activitile vor fi finalizate prin depunerea de ctre operatorul economic a unui raport de activitate n conformitate cu cerinele specificate la pct. 5 al prezentului caiet de sarcini.

Dup finalizarea achiziiei, beneficiarul va remite prestatorului un ordin de ncepere a activitilor, urmnd ca operatorul economic s se prezinte pentru stabilirea etapelor de implementare a activitilor specifice, la sediul AM PO DCA.

Pentru organizarea corespunztoare a reuniunii operatorul economic va desfura cel puin urmtoarele:

4.1.1. Asigurarea suportului logistic i tehnic pentru derularea reuniunii Comitetului de Monitorizare presupune organizarea urmtoarelor activiti specifice:

a) asigurarea i amenajarea unei sli de conferine, cu dotri adecvate pentru organizarea reuniunii. Sala de conferin va fi la dispoziia autoritii contractante pe toat durata reuniunii i trebuie s aib o capacitate de minim 100 persoane, alocat pentru estimativ 70 de locuri, din care 55 de locuri la masa de edine (dispuse n form de U) i 15 locuri pe margine;

b) asigurarea echipamentelor pentru prezentarea materialelor n format electronic (video-proiector, laptop, ecran de proiecie), funcionale pe parcursul reuniunii Comitetului de Monitorizare;

c) asigurarea echipamentelor de birotic i consumabile necesare pregtirii unor documente de ultim or, eventual modificrii documentelor de lucru pentru reuniunea Comitetului de Monitorizare (calculator, imprimant, copiator, hrtie, etc.);

d) asigurarea echipamentului de sonorizare - comunicare funcional pentru estimativ 55 de participani (staie, minim 25 de microfoane fixe pentru participani, 3 microfoane mobile pentru participanii care au locuri pe margine, etc.);

e) asigurarea serviciilor de traducere i interpretariat din limba englez n romn precum i din limba romn n englez (2 interprei);

f) asigurarea de personal specializat pentru gestionarea i utilizarea corespunztoare a instalaiilor (audio, climatizare, iluminare, sonorizare, computer, videoproiector, etc.) pe tot parcursul derulrii reuniunii;

g) asigurarea echipamentului individual de recepie a traducerii simultane (inclusiv cti, cabine translaie), pentru estimativ 55 de persoane (englez - romn i romn - englez);

h) asigurarea vizibilitii reuniunii: spaiu n sala de conferin pentru plasarea banner-ului furnizat de beneficiar, precum i amplasarea de sgei indicatoare (estimativ 10 buci) n hotel, steaguri n sala de conferine;

i) nregistrarea audio a dezbaterilor n limba romn i englez, pe suport electronic i punerea materialului la dispoziia beneficiarului pe CD/DVD/memory stick;

j) realizarea de fotografii pe parcursul derulrii reuniunii i punerea acestora la dispoziia beneficiarului pe CD/DVD/memory stick;

k) amenajarea slii de conferin i a meselor de edine (un aranjament floral la prezidiu, distribuirea documentelor pe masa de edine, aranjarea clreilor pe mese, instalarea i verificarea echipamentelor, etc.);

l) asigurarea de ap mineral/plat, n sala de conferine, pe toat durata reuniunii;

m*) asigurarea organizrii a dou pauze de cafea pe durata reuniunii CM PO DCA, pentru un numr estimativ de 70 de persoane. Pauzele de cafea vor fi asigurate conform agendei evenimentului (prima pauz se va asigura la nceputul reuniunii). n cadrul pauzelor de cafea se vor asigura urmtoarele: ap mineral, plat, cafea, selecie de ceai, suc, produse de patiserie dulci i srate.

Baremul maxim ce va fi pltit pentru prestarea serviciilor pentru cele dou pauze de lucru este de 13 lei cu TVA pentru fiecare pauz de lucru/persoan. La ntocmirea ofertei financiare se va ine cont de acest barem.

4.1.2. Transportul participanilor presupune organizarea urmtoarelor activiti specifice: Operatorul economic va deconta cheltuielile de transport dus-ntors, pentru un numr estimativ de 20 persoane, participani la Comitetul de Monitorizare a PODCA, care se vor deplasa din alte localiti la locul desfurare a reuniunii, n temeiul prevederilor H.G. 1860/2006 privind drepturile i obligaiile personalului autoritilor i instituiilor publice pe perioada delegrii i detarii n alt localitate, precum i n cazul deplasrii, n cadrul localitii, n interesul serviciului, cu modificrile i completrile ulterioare. Distana maxim tur-retur pentru care se va deconta cheltuielile de transport este de 1200 km/persoan.

4.1.3. Asigurarea serviciilor de cazare i mas presupune organizarea urmtoarelor activiti specifice:

Pentru reuniunea Comitetului de Monitorizare, ediia a 15-a, operatorul economic va asigura cazarea pentru o noapte, cu micul dejun inclus, pentru estimativ 20 persoane. Serviciile de cazare vor fi asigurate n regim de trei stele, camere single, n condiiile legislaiei n vigoare, Hotrrea Guvernului nr. 1860/2006 privind drepturile i obligaiile personalului autoritilor i instituiilor publice pe perioada delegrii i detarii n alt localitate, precum i n cazul deplasrii, n cadrul localitii, n interesul serviciului, cu modificrile i completrile ulterioare.

Totodat, participanilor la CM PODCA crora li se va asigura cazarea pentru o noapte, li se va asigura masa de sear (cina), n aceeai locaie unde sunt cazai, cu servire tip bufet suedez sau servire la mese.n plus, n ziua desfurrii CM PO DCA, ediia a 15-a, pentru toi participanii, se va asigura o mas de prnz i dou pauze de cafea, cu servire tip bufet suedez sau servire la mese, cu trei variante de meniu fix, care s conin cel puin 3 feluri de mncare.

Operatorul economic va prezenta n ofert dou variante de meniu pentru fiecare dintre mesele de prnz i cin menionate mai sus. Orele de servire a mesei va fi stabilit n funcie de agenda reuniunii CM PO DCA.

Operatorul economic va factura serviciile real prestate n funcie de numrul de participani i de necesarul de servicii de transport, cazare i mas. 4.1.4. Asigurarea serviciilor de traducere simultan pe parcursul reuniunii Comitetului de Monitorizare n ziua organizrii celei de a 15-a reuniuni a CM PODCA i a echipamentului corespunztor: emitori i receptori pentru aproximativ 55 de participani, instalaie de sonorizare - nregistrare, minim 25 de microfoane pe mas, microfoane mobile - 3 buci, cabine pentru traductori, etc. (conform Anexei 2)4.2 Organizare

4.2.1. Materialele necesare desfurrii reuniunilor CM PO DCA:

Dup finalizarea achiziiei, beneficiarul va remite prestatorului un ordin de ncepere a activitilor, urmnd ca operatorul economic s se prezinte pentru stabilirea etapelor de implementare a activitilor specifice, la sediul AM PO DCA.

Operatorul economic va pune la dispoziia beneficiarului naintea desfurrii reuniunii 70 de seturi care conin materialele necesare desfurrii reuniunii. Materialele pentru reuniune vor fi realizate de ctre operatorul economic pe baza cerinelor beneficiarului.

Fiecare set de materiale va conine:

mapa reuniunii conform fiei tehnice din Anexa 3, n care se vor insera documentele reuniunii;

documentele reuniunii (agenda, prezentri elaborate de AM PO DCA, alte documente informative) tiprite (maximum 150 de pagini color/map); total: maximum 10.500 de pagini color;

pix (conform fiei din Anexa 4);

total de furnizat: 70 buci;

ecuson (din material plastic, cu clips metalic - conform fiei din Anexa 5) coninnd numele participantului la reuniune i instituia reprezentat de acesta, conform listei transmise de beneficiar;

total de furnizat: 70 buci;

obiecte promoionale: seturi birou, seturi agende, ceasuri birou, trollere, total de furnizat: 70 buci/articol, (conform fiei din Anexa 1),

bloc-notes format A5, cu copertele 1 i 4 personalizate policromie, cu aproximativ 50 de file, legate cu spiral metalic.

total de furnizat: 70 buci.

La ntocmirea ofertei financiare de ctre operatorul economic se va avea n vedere costul aferent personalizrii obiectelor promoionale, prin diferite procedee (specifice materialelor din care sunt realizate obiectele promoionale: piele sau piele ecologic, hrtie, metal, etc.), care se solicit prin prezentul caiet de sarcini.

Operatorul economic va transmite beneficiarului mostre ale tuturor materialelor de mai sus, cu 20 zile lucrtoare nainte de desfurarea reuniunii CM PO DCA. Beneficiarul va comunica operatorului economic forma agreat n termen de 2 zile lucrtoare de la primire, urmnd ca operatorul economic s livreze cantitatea total de materiale la locul de desfurare a reuniunii CM PODCA.

Operatorul economic va asigura tiprirea i multiplicarea documentelor pentru reuniune (maximum 10.500 de pagini color) i va pregti fiecare map, conform coninutului i instruciunilor transmise de beneficiar. Documentele reuniunii elaborate de ctre DDCA vor fi transmise, n timp util, operatorului economic, pe suport electronic (memory stick) i/sau prin e-mail.

Toate materialele realizate n cadrul acestui eveniment vor fi personalizate, n conformitate cu Manualul de identitate vizual pentru Instrumentele Structurale 2007-2013 n Romnia, Manualul de identitate vizual a PO DCA i instruciunile furnizate de beneficiar.

Detalii la adresa:

http://www.fonduriadministratie.ro/Implementare_proiecte/Masuri_de_vizibilitateToate materialele vor avea inscripionate nsemnele fondurilor structurale:

De asemenea, pe ultima copert a mapei i bloc-notes-ului se va regsi meniunea de mai jos:

n cazul n care intervine o schimbare de natur instituional sau legislativ care impune modificri ale materialelor acestea vor fi efectuate n timp util de ctre operatorul economic.

4.2.2. Asigurarea i amenajarea unei sli de conferine

Sala de conferine va fi disponibil n data reuniunii, comunicat de autoritatea contractant, n vederea desfurrii CM PO DCA i va avea o capacitate de minim 100 persoane, alocat pentru estimativ 70 locuri, din care 55 locuri la masa de edine (dispuse n form de U) i 15 locuri pe margine;n sala de conferine vor fi expuse steagurile Romniei i al Uniunii Europene precum i un banner personalizat dimensiuni lungime 2,5 m x lime 0,8 m, furnizat de beneficiar.

De asemenea, sala de conferine va fi dotat cu instalaie de climatizare (funcional, silenioas), sistem complet de sonorizare i traducere simultan din englez n romn i invers (emitori i receptori pentru 55 de participani, instalaie de sonorizare nregistrare, minimum 25 de microfoane pe mas, microfoane mobile 3 buci, cabine pentru traductori, etc.), servicii de nregistrare a discuiilor pe suport electronic (CD/ DVD/ memory stick).

Operatorul economic va asigura prezena a doi traductori autorizai (romn-englez/englez-romn), precum i personal specializat pentru gestionarea i utilizarea corespunztoare a instalaiilor (audio-video, climatizare, iluminare, computer, sonorizare) pe tot parcursul derulrii reuniunii.

n vederea amenajrii slii de conferine n care se va desfura reuniunea, operatorul economic va pune la dispoziie echipamentul necesar, respectiv laptop, videoproiector multimedia (cu posibilitatea reglrii dimensiunii i calitii imaginii proiectate i cu asigurarea unei bune vizibiliti pentru toate locurile din sal), ecran de proiecie, flipchart, precum i suporturi (clrei) inscripionate cu numele participanilor i instituiile reprezentate, pentru participanii la eveniment (amplasate pe mas), conform listei furnizate de beneficiar.

Pe ntreaga perioad de desfurare a reuniunii operatorul va pune la dispoziia beneficiarului un sistem funcional n vederea printrii i/sau copierii diverselor documente (calculator, imprimant, copiator i hrtie).

Sala de conferine va dispune de un spaiu corespunztor (holul de acces n sala de reuniune sau foaierul acesteia), special amenajat, n vederea organizrii pauzei de cafea, cu asigurarea serviciului adecvat de servire pentru 70 de participani. Spaiul pentru servirea pauzei de cafea va fi destinat exclusiv organizrii pauzei de cafea pentru acest eveniment.

Operatorul economic va asigura un spaiu la intrarea n sala de conferine n care se va amplasa un birou destinat pentru primirea i nregistrarea participanilor pe lista de prezen, distribuirea materialelor reuniunii (ecusoane, etc.) precum i pentru asistarea participanilor pe toat durata reuniunii.

Operatorul economic va asigura afiarea elementelor de identitate vizual privind organizarea Comitetului de Monitorizare, la intrare, n hol, precum i la intrarea n sala de conferine.

Nu se admite ca spaiile de cazare, sala pentru organizarea meselor de prnz sau sala de conferine s fie situate la subsolul cldirii sau n spaii fr aerisire. 4.2.3. Organizarea meselor i a pauzelor de cafea

Pe parcursul desfsurrii reuniunii, operatorul economic va asigura organizarea a dou pauze de cafea pentru un numr estimativ de 70 de persoane, conform agendei reuniunii.

De asemenea, pe durata desfurrii reuniunii, n aceeai locaie unde se desfoar reuniunea, se va asigura o mas de prnz, pentru estimativ 70 de persoane cu servire la mese sau bufet suedez.

Totodat, participanilor la CM PODCA crora li se va asigura cazarea pentru o noapte, li se va asigura masa de sear (cina), n aceeai locaie unde sunt cazai, cu servire tip bufet suedez, sau servire la mese.

Operatorul economic va prezenta n ofert dou variante de meniu pentru fiecare dintre mesele de prnz i cin, menionate mai sus. Orele de servire a meselor vor fi stabilite n funcie de agenda desfurrii reuniunii.

Operatorul economic va asigura ap mineral/plat, n sala de conferine, pe toat durata reuniunii.

Baremul maxim ce va fi pltit pentru prestarea serviciilor pentru cin i prnz este de 50 lei cu TVA/persoan pentru fiecare dintre acestea, iar pentru cele dou pauze de lucru, baremul maxim ce va fi pltit este de 13 lei cu TVA pentru fiecare pauz de lucru/persoan. La ntocmirea ofertei financiare se va ine cont de aceste baremuri.

4.2.4. Transportul i cazarea participanilor

a) Pentru reuniunea CM PO DCA operatorul economic va asigura cazarea cu micul dejun inclus, pentru o noapte, pentru estimativ 20 persoane.b) Operatorul economic va deconta cheltuielile de transport dus-ntors, pentru un numr estimativ de 20 persoane, participani la Comitetul de Monitorizare a PODCA, care se vor deplasa din alte localiti la locul desfurare a reuniunii, n temeiul prevederilor H.G. 1860/2006 privind drepturile i obligaiile personalului autoritilor i instituiilor publice pe perioada delegrii i detarii n alt localitate, precum i n cazul deplasrii, n cadrul localitii, n interesul serviciului, cu modificrile i completrile ulterioare. Distana maxim tur-retur pentru care se va deconta cheltuielile de transport este de 1200 km/persoan.

c)Cazarea participanilor se va face n unitatea de cazare n care se va desfura reuniunea, n regim de trei stele. Se va asigura cazare n regim single pentru estimativ 20 de persoane.

Not: Activitile se vor presta la solicitarea autoritii contractante, care va comunica operatorului economic numele participanilor pentru care se vor asigura serviciile de mai sus.

4.2.5. Personal

Operatorul economic va asigura resursele umane i materiale necesare realizrii eficiente a tuturor activitilor prevzute n caietul de sarcini, pentru realizarea n final a obiectivelor proiectului din punct de vedere al termenelor, costurilor i calitii prestaiei.

5. RAPORTAREA

5.1. Cerine n materie de raportare

Limba oficial de comunicare i redactare a tuturor documentelor este limba romn. La cererea AM PO DCA trebuie asigurat traducerea anumitor documente n limba englez (maxim 150 de pagini/reuniune).

5.2 Raportul de activitate

Raportul de activitate va fi depus la beneficiar n maxim 2 sptmni de la desfurarea reuniunii Comitetului de Monitorizare.

Raportul va conine informaii relevante privind desfurarea reuniunii, va scoate n eviden respectarea principiului vizibilitii activitilor organizate cu finanare din Instrumente Structurale, precum i o scurt prezentare a eventualelor probleme ntmpinate.

La raportul de activitate se vor ataa urmtoarele:

lista participanilor la reuniune, semnat n original de ctre participani, la locul desfurrii reuniunii;

diagrama de cazare care s conin numele persoanelor care au beneficiat de cazare, semnat i stampilat de unitatea de cazare;

lista participanilor care s-au deplasat la locul desfurrii reuniunii n condiiile HG nr. 1860/2006, la care se vor anexa ordinele de deplasare individuale ale participanilor, bonurile de combustibil i dovada c prestatorul a efectuat plata ctre acetia;

1 exemplar complet de map distribuit participanilor;

un CD/DVD/memory stick cu nregistrarea lucrrilor Comitetului de Monitorizare i cu fotografiile realizate de prestator pe parcursul derulrii reuniunii.

Numai dup aprobarea raportului de activitate, operatorul economic va emite factura ctre autoritatea contractant n vedera efecturii plii.

Emiterea facturii va fi condiionat de aprobarea de ctre beneficiar a raportului de activitate i de semnarea procesului verbal de recepie.

6. BUGET ESTIMATIVBugetul estimat este de 89.918,83 lei fr TVA.7.PLATA

Modalitate de plat

Plata serviciilor prestate efectiv i recepionate se va efectua la sfritul perioadei de implementare.

Efectuarea plii este condiionat de ndeplinirea de ctre operatorul economic a obligaiilor ce i revin, dovedit prin acceptarea de ctre beneficiar (AM PO DCA) a serviciilor prestate (aprobarea raportului de activitate i semnarea procesului-verbal de recepie) i se va face n baza facturii emise i transmise n original de operatorul economic.

8.OFERTA

Ofertanii vor depune urmtoarele documente:

A. Propunerea tehnic, cu urmtoarele informaii:

1. organizare i metodologie;2. 3 variante ale locaiei (descriere, catalog, pliante), att pentru cazare ct i pentru sala de conferine.

3. planificarea activitilor i graficul de ndeplinire a activitilor contractului (graficul Gantt).

B. Propunerea financiar, detaliat dup cum urmeaz:

Valoarea serviciilor de organizare eveniment, din n centralizatorul de preuri se va evidenia:

Centralizator de preuri:

Nr.

Crt.Denumire serviciuUM.Pre unitar leiCantitateTotal fara TVA (lei)TVATotal cu TVA (lei)

1Valoarea serviciilor de organizare eveniment, din care:

1.1.Valoarea cheltuielilor privind cazarea cu mic dejun inclus, per participant pe zi,Pers.20

1.2.Valoarea cheltuielilor privind masa de prnz (70 pers.) i masa de sear (20 pers.), per participant,Pers90

1.3.Valoarea cheltuielilor privind pauzele de lucru Nr.2x70

1.4.Valoarea cheltuielilor privind asigurarea transportului, conf. H.G. nr. 1860/2006Nr.20

1.5.Valoarea altor cheltuieli de organizare (sala cu dotri i echipamente specifice reuniunii, consumabile, obiecte promoionale, personalizare promoionale, ecusoane, clrei, aranjament floral, etc.),Serv.1

2.Valoarea serviciilor de traducere i interpretariat,Buc.1

3.Valoarea serviciilor privind tiprirea i multiplicarea materialelor.set.70

TOTAL

La elaborarea ofertei financiare se vor avea n vedere toate categoriile de cheltuieli aferente prestrii serviciilor de organizare a celei de a 15-a reuniuni a CM PODCA.

NB: Autoritatea contractant va achita contravaloarea serviciilor efectiv prestate, conforme cu cerinele din prezentul caiet de sarcini.

Pentru justificarea acestor cheltuieli prestatorul va pune la dispoziia autoritii contractante urmtoarele:

lista participanilor la reuniune, semnat n original de ctre participani, la locul desfurrii reuniunii;

diagrama de cazare care s conin numele persoanelor care au beneficiat de cazare, semnat i tampilat de unitatea de cazare;

lista participanilor care s-au deplasat n condiiile HG 1860/2006, la care se vor anexa ordinele de deplasare individuale ale participanilor, bonurile de combustibil i confirmarea realizrii decontului ctre acetia;

1 exemplar complet de map distribuit participanilor;

un CD/DVD/memory stick cu nregistrarea lucrrilor Comitetului de Monitorizare i cu fotografiile realizate de prestator pe parcursul derulrii reuniunii;

alte documente care pot justifica cheltuielile efectuate pentru organizarea reuniunii.

Toate cheltuielile efectuate cu personalul care asigur desfurarea n condiii corespunztoare a reuniunii (traductori, supraveghere echipament audio-video, transport, etc.) sunt n responsabilitatea operatorului economic.

Factura va evidenia distinct valoarea urmtoarelor tipuri de servicii: servicii de organizare eveniment;n anexa la factura se vor evidenia:

Valoarea cheltuielilor privind cazarea cu mic dejun inclus, per participant pe zi,

Valoarea cheltuielilor privind masa de prnz i masa de sear (cina) per participant;

Valoarea cheltuielilor privind pauzele de lucru per participant; Valoarea cheltuielilor privind asigurarea transportului participanilor autoturismul, cf. H.G. nr. 1860/2006 per participant; Valoarea altor cheltuieli de organizare (sala cu dotri i echipamente specifice reuniunii, consumabile, obiecte promoionale, ecusoane, clrei, aranjament floral, etc.); Valoarea serviciilor de traducere i interpretariat;

Valoarea serviciilor privind tiprirea i multiplicarea materialelor.

9. MANAGEMENTUL PROIECTULUI

9.1. Organismul responsabil

Beneficiarul acestui proiect este AM PODCA (Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative) din cadrul M.D.R.A.P.

Direcia achiziii publice din cadrul M.D.R.A.P., va fi responsabil cu toate aspectele procedurale legate de achiziia acestor servicii, n timp ce Direcia General Management Financiar, Resurse Umane i Achiziii Publice din cadrul M.D.R.A.P., va fi responsabil de pstrarea documentelor financiare originale i de efectuarea plilor.

Adresa AM PODCA:

Piata Revoluiei nr.1A, Intrarea D, Bucureti, Sector 1, Romania

Tel: + 40 21 310.40.60, interioare: 11125,11126, Fax: + 40 21 310.40.61

9.2. Operatorul economic

Operatorul economic este obligat s respecte legislaia n vigoare i procedurile aplicabile. Operatorul economic va respecta instruciunile /notificrile emise de beneficiar i va furniza acestuia toate informaiile referitoare la eveniment. Operatorul economic are obligaia de a informa permanent beneficiarul despre evoluia implementrii activitilor.

Operatorul economic trebuie s consulte beneficiarul cu privire la orice aspect sau problem care apare n procesul de implementare. Operatorul economic este integral responsabil de managementul contractului din punct de vedere administrativ financiar i este orientat spre obinerea rezultatelor.

Operatorul economic este responsabil pentru ndeplinirea activitilor stabilite n Caietul de sarcini i oferta tehnic i pentru asigurarea calitii produselor i serviciilor furnizate.

Operatorul economic se va asigura de respectarea standardelor de calitate a produselor i serviciilor oferite, n conformitate cu legislaia naional.

Operatorul economic este responsabil cu realizarea la timp a reuniunii i a sarcinilor prevzute n Caietul de sarcini, respectiv n oferta tehnic.

Operatorul economic trebuie s fie independent i s nu se afle n nici un fel de conflict de interese cu responsabilitile care i sunt acordate.

Operatorul economic trebuie s aib capacitatea de a furniza resursele necesare pentru a-i ndeplini activitile i pentru a-i atinge obiectivele prevzute la standardele impuse, n intervalul de timp stabilit.

n plus, pe toat durata de implementare a proiectului, operatorul economic va lua toate msurile necesare pentru a preveni orice situaie de natur s compromit realizarea cu imparialitate i obiectivitate a organizrii celei de a 15 a reuniuni a Comitetului de Monitorizare a PO DCA desfurate pentru realizarea obiectivului i scopului proiectului.

Toate rapoartele, datele i materialele obinute, prelucrate sau pregtite de ctre operatorul economic, n derularea proiectului, sunt confideniale i vor rmne n proprietatea absolut a AM PO DCA.Anexa nr. 1 FIA TEHNICSET DE BIROU 4 PIESE

(fotografia este orientativ)

DETALII TEHNICE: Setul poate fi realizat realizat din piele naturala sau ecologic.

Contine 4 piese: desk pad format 35x50 cm, suport cri de vizit, suport creioane, suport cub.

Culori: maro, negru, bordo.

Ambalare: n cutie individuala din carton.

Personalizare: timbru sec, folio cu sigla

Toate materialele elaborate trebuie s conin sigla UE, sigla Guvernului Romniei, sigla instrumentelor structurale n Romnia, logo-ul PO DCA. Pentru mai multe detalii se va accesa adresa web: http://www.fonduriadministratie.ro/Documente/Masuri_de_vizibilitateFIA TEHNIC

SET 3 AGENDE CU COPERTI DIN PIELE NATURALA SAU ECOLOGIC

(fotografia este orientativ)

DETALII TEHNICE: Coperta exterioar: agendele au coperti din piele naturala sau ecologic, buretate, Setul conine: agend, planner, agend de buzunar, Culori: cognac, maro, bordo, bej, negru, Personalizare: timbru sec, folio cu sigl

Ambalare: n cutie individual din carton.

Toate materialele elaborate trebuie s conin sigla UE, sigla Guvernului Romniei, sigla instrumentelor structurale n Romnia, logo-ul PO DCA. Pentru mai multe detalii se va accesa adresa web: http://www.fonduriadministratie.ro/Documente/Masuri_de_vizibilitateFIA TEHNIC

CEAS DE BIROU

DETALII TEHNICE:-Material suport ceas: lemn,-Culoare material: maro,-Pix fixat vertical n support metalic,

-Ceas analogic cu baterie.

FISA TEHNICA

TROLLER VOIAJ, CU MNER TELESCOPIC

DETALII TEHNICE:-Material: poliester,

-Dimensiuni: 50 x 29 x 29 cm,

-Mner telescopic.

Toate materialele elaborate trebuie s conin sigla UE, sigla Guvernului Romniei, sigla instrumentelor structurale n Romnia, logo-ul PO DCA. Pentru mai multe detalii se va accesa adresa web: http://www.fonduriadministratie.ro/Documente/Masuri_de_vizibilitateAnexa 2FIA TEHNIC

Servicii de traducere i interpretariat

necesare desfurrii reuniunii Comitetului de Monitorizare a PO DCA

Intervalul orar de desfurare a reuniunii: 8.30 - 17.30

Limba strin n care se dorete a fi efectuat traducerea simultan:

limba romn / englez,

limba englez / romn.

Numr de traductori solicitai pentru acest serviciu: 2 interprei.

Anexa 3

FI TEHNIC

MAP DOCUMENTE

Material

Dimensiunea

CuloareaCarton lucios 300 g/m2

31 x 22 x 0,5 cm

Alb

Schi:

Toate materialele elaborate trebuie s conin sigla UE, sigla Guvernului Romniei, sigla instrumentelor structurale n Romnia, logo-ul PO DCA. Pentru mai multe detalii se va accesa adresa web: http://www.fonduriadministratie.ro/Documente/Masuri_de_vizibilitateAnexa 4FI TEHNIC

PIX

DETALII TEHNICE:-Pix cu mina, -Culoare: argintiu, -Material: metal.n cazul produselor cu o suprafa foarte mic de expunere, n care informaiile nu ar fi suficient de vizibile i inteligibile se utilizeaz cel puin steagul Uniunii Europene, celelalte elemente fiind opionale.

UNIUNEA EUROPEAN

Fondul Social European

www.fonduriadministratie.roAnexa 5FI TEHNIC

Ecuson

DETALII TEHNICE:

-Material: plastic transparent incolor.

-Sistem de prindere: ecusonul va fi prevzut cu clips metalic.

Numr de buci: 60, din care 55 ecusoane nominale i 5 ecusoane blank - pentru modificri de ultim or.

Fiecare ecuson va permite aplicarea/ inserarea unor etichete de hrtie care s conin numele participantului la reuniune i instituia reprezentat de acesta, conform listei transmise de beneficiar (DDCA).

Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative 2007-2013 publicat n cadrul proiectului "Sprijin pentru funcionarea AM PO DCA i pentru pregtirea urmtorului exerciiu de programare" (cod SMIS 40101).

Editorul materialului: AM PODCA,

Data publicrii: decembrie 2014.

Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia Uniunii Europene sau a Guvernului Romniei.

1PAGE 19