a unei scrisori oficiale

5/10/2018 a Unei Scrisori Oficiale - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/a-unei-scrisori-oficiale 1/9

Întocmirea unei scrisori oficiale

Obiective: Proiectarea şi realizarea unei scrisori oficiale (invitaţie la un simpozionorganizat de o instituţie)

Resurse: PC, Microsoft Word 2007, fişierul sursă scrisoare_oficiala.docx

(situat n directorul ftp://info2/birotica )Durata: 60 minute

Enunţul temeiCreaţi o scrisoare oficială tip invitaţie pentru participarea la un simpozionorganizat în cadrul unei instituţii.Pentru aceasta, se va ţine cont de elementele principale ale unei scrisorioficiale: Adresare oficială (ex. Stimate/Stimată Domnule/Doamnă etc.); Scopul acestei scrisori;

Încheiere politicoasă a scrisorii (ex. Cu respect, Cu stimă etc.); Precizarea datelor de identificare a instituţiei expeditoare.

Modelul fişierului la care trebuie să se ajungă este prezentat în figura 1.

Figura 1

Caracteristicile generale ale documentului sunt: format hârtie – A4 margini: Sus-30,0 mm; Jos-30,0 mm; Stânga-25,0 mm; Dreapta-25,0 mm.




18

Mod de lucru

1. Deschiderea fişierului sursă de tip document ce conţine textul scrisoriioficiale (scrisoare_oficiala.docx ).

2. Setarea caracteristicilor paginii conform cerinţelor. Pentru aceasta, seactivează grupul Iniţializare pagină din cadrul filei Aspect pagină ,prin apăsarea săgeţii din colţul dreapta jos (denumită Lansator decasetă de dialog) ce va avea ca efect afişarea casetei de dialogcorespunzătoare şi se precizează valorile caracteristicilor paginii(margini, orientare, dimensiune etc.). O altă modalitate rapidă destabilire a proprietăţilor paginii este următoarea: din fila Aspectpagină se alege comanda Margini Margini particularizate,secţiunea Margini, pentru setarea dimensiunilor marginilor (Sus, Jos,Stânga, Dreapta); din aceeaşi filă Aspect pagină se alege comandacorespunzătoare stabilirii orientării paginii, Orientare (Tip Portret),aplicând aceste setări pentru întreg documentul şi respectiv comandaDimensiune optând pentru dimensiunea hârtiei (A4) (vezi figura 2).

Figura 2

3. Formatarea la nivel de paragraf. Pentru stabilirea spaţiilor dintrerânduri se va selecta comanda Indentări şi spaţiere din grupulParagraf al filei Pornire (Pornire Paragraf Indentări şispaţiere), iar din lista de opţiuni a casetei Spaţiere Interlinie sealege „La 1,5 rânduri”; de asemenea se va seta şi tipul de aliniere(stânga-dreapta), modalitatea de indentare (la stânga, 15 mm),



Prezentare interfa ţă Word 2007

19

spaţiere înainte la 12 pct şi indentare specială (Prima linie) cu 10 mm,pentru textul scrisorii (vezi figura 3).

Figura 3

4. Formatarea la nivel de caracter. Pentru stabilirea proprietăţilor

caracterelor, din grupul Font corespunzător filei Pornire (Pornire Font…) se va alege fontul caracterelor (zona Font: Arial), stilul descriere (zona Stil font: Obişnuit), şi dimensiunea caracterelor (zonaDimensiune: 13 pct) – se face precizarea că pentru Dimensiune sepot folosi şi alte valori decât cele din listă, prin specificarea lor în acestcâmp; aceste setări se aplică întregului text, iar elementele importantedin textul scrisorii oficiale se vor evidenţia prin schimbarea culoriicaracterelor din acelaşi grup Font al filei Pornire, comanda Culoarefont (vezi figura 4). Formula de adresare şi formula de încheiere vor fievidenţiate prin caractere aldine (CTRL+B sau din fila Pornire Font… în zona Stil font se alege varianta „Aldin”).




20

Figura 4

5. Pentru stabilirea antetului şi a subsolului se va activa grupul Antet şisubsol din fila Inserare (Inserare Antet şi subsol), iar apoicomanda Antet Editare antet, respectiv Subsol Editaresubsol (vezi figura 5a, 5b). În dreptunghiul rezultat se va introducedenumirea instituţiei şi adresa (Font: Monotype Corsiva, Stil font:

Obişnuit, Dimensiune: 12 pct) (figura 6) în zona antet, iar în zonasubsol se va insera numărul paginii şi un motto (Font: MonotypeCorsiva, Stil font: Obişnuit, Dimensiune: 12 pct, fiind evidenţiate prin îngroşare primele caractere ce desemnează sigla societăţii S, R, I) (vezifigura 7).




21

5a 5b

Figura 5

Figura 6

Figura 7

6. Se va utiliza facilitatea „Corectare ortografică şi gramaticală” pentrucorectarea eventualelor erori sintactice, după ce s-a ales în prealabil calimbă de lucru limba română (Revizuire Verificare Setarelimbă) (figura 8). Astfel, din fila Revizuire se activează grupul




22

Verificare şi se alege comanda Ortografie şi gramatică, fapt ce vadetermina sublinierea cuvintelor ce conţin greşeli şi posibilitateacorectării acestora înainte ca scrisoarea să fie expediată (figura 9);

Figura 8

Figura 9

7. Introducerea formulelor de adresare şi încheiere utilizând intrări de tip „Autotext”. Inserarea unei intrări autotext definită de utilizator se poateface prin utilizarea grupului Text Părţi rapide, din fila Inserare,selectând autotextul dorit („Dragi colegi”). Inserarea propriu-zisă în

document (la poziţia curentă a cursorului) se face executând click peautotextul selectat (vezi figura 10).




23

Figura 10

8. Documentul rezultat va fi salvat cu numelenume_student_scrisoare.docx.

Temă: Creaţi diferite intrări de tip autotext (imagini, tabele, casete de text).Înainte de efectuarea paşilor corespunzători definirii unui obiect de tipautotext, se realizează o particularizare a barei de instrumente Acces rapid cu butonul corespunzător Creare AutoText, astfel: Butonul MicrosoftOffice Opţiuni word Particularizare Toate comenzile Creare Autotext. Efectul este apariţia unui buton verde pe bara de instrumente Acces rapid, ce se va activa după selectarea acelui element ce va deveniintrare de tip autotext. Etapele ce trebuie urmate în continuare pentrucrearea unei intrări de tip autotext sunt următoarele:

1. Se defineşte obiectul care va deveni autotext (o imagine, un tabel, untext);

2. Se selectează acest obiect;3. Se apasă butonul Creare Autotext aflat pe bara de instrumente

Acces rapid;4. În caseta Creare bloc component nou se tastează un nume pentru

intrarea de tip autotext (un nume scurt, dar sugestiv, ex. coleg ).

Figura 11




24

Pentru inserare fie se foloseşte calea Inserare Text Părţi rapide, cuselectarea intrării autotext din listă, fie pur şi simplu se tastează numeleautotextului după care se apasă tasta F3 (ex. coleg+F3 - nu se lasă spaţiudupă ultimul caracter al numelui autotextului).Temă: Testaţi facilitatea de tip AutoCorecţie având ca exemplu cuvântul „simpozion”. Adăugarea unei intrări la dicţionarul de AutoCorecţii (care cuprinde şi unnumăr de intrări predefinite), se face astfel:

1. Se urmează calea Butonul Microsoft Office Opţiuni word Verificare Opţiuni AutoCorecţie;

2. În caseta de dialog AutoCorecţie, secţiunea AutoCorecţie, încâmpul Înlocuire se scrie forma greşită a unui cuvânt;

3. În câmpul Cu, se scrie forma corectă a cuvântului.4. Se „apasă” butonul Adăugare.

Figura 12

Ori de câte ori se va folosi forma greşită (definită în dicţionar), aceasta va fiautomat înlocuită cu forma corectă definită în dicţionar.Tot cu ajutorul casetei de dialog AutoCorecţie, mai pot fi stabilite o serie deopţiuni de corectare automată, pentru anumite categorii de greşeli de

ortografiere. De asemenea, facilitatea de tip AutoCorecţie oferă posibilitatea înlocuirii de cuvinte cu aceleaşi cuvinte, dar diferit formatate. Se va procedaastfel:

1. Se scrie în document (oriunde) textul formatat (ex. „UPG Ploie ş ti ”);2. Se selectează textul respectiv;3. Se deschide caseta de dialog AutoCorecţie;4. Automat în câmpul Cu, va scrie acel cuvânt formatat. Dacă scrierea

este obişnuită, se va activa butonul radio Text cu formatare, caz în




25

care şi în coloana dicţionarului textul va fi scris cu aceleaşi caracteristicide formatare ca cele ale selecţiei;

5. În câmpul Înlocuire, se scrie textul neformatat (f ără caractere aldine);6. Se „apasă” butonul Adăugare.

Figura 13

Atenţie !

Se va realiza o scrisoare oficială bancară prin care se va comunica unui cliental băncii valoarea curentă a depozitelor sale în lei şi valută, precum şi situaţiaacţiunilor sale.

Pentru aceasta, se va crea un fişier nou, de tip şablon, acţionând ButonulMicrosoft Office Nou, alegându-se opţiunea Şabloane Scrisori Scrisori explicative, optând pentru Scrisoare de prezentare cuconţinut, apoi, acţionând butonul Descărcare, se va trece la personalizarea

scrisorii. Salvarea documentului se va face cu numele scrisoare_bancar ă .dotx.

a unei scrisori oficiale

Documents