Un sistem ERP reprezinta o imbinare a practicilor de management al afacerilor cu tehnologia informatiilor, prin care procesele de afaceri ale unei companii sunt integrate in cadrul sistemului informatic, in vederea atingerii unor obiective de business sp

Un sistem ERP reprezinta o imbinare a practicilor de management al afacerilor cu tehnologia informatiilor, prin care procesele de afaceri ale unei companii sunt integrate in cadrul sistemului informatic, in vederea atingerii unor obiective de business specifice.

De-a lungul timpului, tehnicile si practicile de management au evoluat intr-un set de regului general acceptate (best practices) specifice fiecarei verticale de business. Desi rezultate in urma unui proces de sedimentare indelungat, aceste "best practices" sunt si ele supuse necesitatii continue de resincronizare cu modificarile structurale ale mediului de afaceri.Rolul unui ERP este de a facilita incorporarea si actualizarea acestora in cadrul proceselor de business ale companiei.

Tehnologia informationala reprezinta infrastructura hardware, software, retelistica si comunicatii necesara implementarii unui sistem ERP.

Se recomanda implementarea unui sistem ERP pe o infrastructura IT optima, astfel incat procesele de afaceri sa opereze la un randament care sa permita atingerea obiectivelor de business prestabilite.

Avantajele furnizate de un sistem ERP Eficientizarea proceselor de afaceri poate proveni dintr-o serie de avantaje rezultate prin implementarea unui sistem ERP, dintre care amintim:

Reducerea costurilor operationaleUn ERP este compus dintr-o serie de module care sunt destinate diverselor departamente, precum: productie, financiar-contabil, achizitii, vanzari etc. Desi are o natura extrem de variata, informatia este operata o singura data si este accesibila oricarui modul ii este necesara. Astfel se economiseste timp, reurse, se diminueaza probabilitatea de a comite erori de operare, se faciliteaza accesul la informatie de ultim moment etc. Una dintre particularitatile uzuale ale unui ERP ste stocarea tuturor informatiilor intr-o baza de date unica. Exemplu:Un client lanseaza (telefonic sa prin fax/email) o comanda. Aceasta comanda este apoi operata de catre diverse departamente (vanzari, depozit, achizitii, facturare, contabilitate) pe masura ce diverse activitati sunt prestate in vederea satisfacerii cererii. Identificarea la un anumit moment a statusului comenzii este un proces care presupune contactarea fiecarui departament posibil a fi intervenit asupra acesteia. Identificarea cauzelor care genereaza pierderi de vanzare este de asemenea extrem de dificila. Prin implementarea unui ERP, tot procesul poate fi automatizat: de la preluarea comenzii printr-un portal (Business to business sau business to consumer) sau prin alte canale, pana la livrare si facturare, in orice moment existand posibilitatea verificarii statusului curent si identificarea eventualelor neconformitati cu cererea originala.

Facilitarea managementului operatiunilor curenteDeciziile de zi cu zi sunt luate pe baza informatiilor disponibile la moment. Utilizand rapoartele standard furnizate de catre ERP sau pin implementarea de instrumente de tip Business Intelligence (BI) complementare sistemului ERP, informatiile sunt actuale, acurate, coerente si prezenate intuitiv. Se creeaza deci premisele fundamentarii decizionale.Optimizarea stocurilorIn multe cazuri s-au semnalat reduceri majore ale valorilor imobilizate in stocuri, in conditiile in care satisfactia clientilor a crescut. Acest lucru este datorat noilor instrumente de management operational si decizional care permit controlul proceselor de aprovizionare, livrare, picking, productie, targetare etc. De asemenea, sunt tinute sub control stocurile care au termene scurte de expirare, rotatie lenta etc.Cresterea nivelului de onorare a comenzilorPrin automatizarea lantului de preluare a comenzilor, achzitie, management stocuri, management depozit, logistica, se elimina marea majoritate a potentialelor disfunctionalitati care conduc la neonorarea cererilor, sau la livrarea de bunuri necomandate.

Imbunatatirea cashflow-uluiPrin implementarea de politici comerciale coerente si prin usurinta cu care se pot obtine indicatorii specifici, compania isi controleaza mult mai strict fluxurile monetare si perioadele de recuperare a banilor, impunand o disciplina financiara tuturor factorilor implicati.Integrarea informatiilor financiareFiind un singur sistem, exista o singura viziune a rezultatelor. Se elimina astfel problema "adevarurilor multiple", in care fiecare departament are propriul set de rezultate, analize si concluzii, adesea contradictorii.Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii, plecand de la planificare, asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de productie si, nu in ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite si terminand cu dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri.

Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizarii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluari si predefiniri ale tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii e-business si comunicare online.

Ai nevoie de o solutie de tip ERP ?

In general, conform studiilor publicate, exista doua tipuri de motivatii care determina implementarea unui ERP: Motivatii tehnologice

Inlocuirea unui sistem informational neintegrat (mai multe aplicatii, depasite tehnologic sau nu, in care se opereaza independent).

Inlocuirea unuia sau mai multor sisteme depasite tehnologic, integrate sau nu.

Imbunatatirea calitatii si accesibilitatii informatiilor.

Integrarea proceselor de business si a sistemelor care le sustin.

Achizitia unui sistem capabil sa sustina cresterile prognozate de business.

Simplificarea procesului de integrare a noi business-uri (achizitia unor alte companii) in infrastructura tehnologica curenta.

Motivatii operationaleOptimizarea proceselor de business

Reducerea costurilor structurale

Imbunatatirea timpilor de raspuns la cererile clientilor

Simplificarea proceselor de business complexe, dar ineficiente

Implementarea a noi strategii de business

Expansiunea masiva a businessului

Standardizarea proceselor de afaceri la nivelul companiei.

IntroducereERP ramane coloana vertebrala informationala pentru companiile existente astazi. Cu toate acestea, sistemele ERP trebuie sa se adreseze mai multor procese specifice ce au loc in interiorul unei companii. Exista o serie larga de companii care ruleaza sisteme traditionale de tip MRP (Manufacturing Resource Planning) sau alte sisteme informationale contabile sau de relatii umane in mediul firmelor mici si mijlocii. Mai mult, o intelegere generala cu privire la caracteristicile ERP si implicatiile implementarii unui astfel de sistem nu au fost deseori facute publice in ciuda aparitiei multor articole de cercetare in domeniu.

O privire de ansambluPe scurt, ERP reprezinta ultima faza in domeniul evolutiei tehnicilor legate de conducerea afacerilor (Business Management) si tehnologia informatiei. Pana in anii 1960 afacerile se bazau pe concepte traditionale de management de inventar, dintre care ReOrder Point (ROP) si Economic Order Quantity (EOQ) erau cele mai cunoscute. Urmatoarea faza in evolutie a fost reprezentata de Material Resource Planning (MRP), concept dezvoltat in anii 1970. Acesta utilizeaza note de materiale, date de inventar si planificari de productie (Master production schedule - MPS) pentru a calcula in avans necesarul de materiale si a face recomandari cu privire la eliberarea (sau replanificarea) comenzilor pentru materiale. In anii 1980 Manufacturing Resource Planning (MRP-II) a evoluat ca o imbunatatire a lui MRP prin integrarea altor resurse de productie ale companiei precum sectoarele de desfacere, contabilitate sau managementul distributiei. La inceputul anilor 1990 MRP-II a fost extins pentru a acoperi domenii legate de tehnologii, finante, resurse umane, management de proiecte, etc. si practic toate activitatile din cadrul unei companii.Noul acronim ERP a aparut pentru a reflecta faptul ca aceste sisteme computerizate au evoluat mult peste sistemele originale ce cuprindeau tranzactii de inventar si sisteme de contabilizare a costurilor.ERP reprezinta generatia actuala de sisteme de planificare a resurselor unei intreprinderi, inlocuind insulele de informatie (MRP-II) cu o solutie software unica si completa ce integreaza toate functiile traditionale ale managementului unei intreprinderi. In cei mai simpli termeni, sistemele ERP utilizeaza tehnologii de baze de date si o interfata unica menita sa controleze toate informatiile legate de activitatea de business a companiei. Impreuna cu suportul adus pentru managementul de intreprindere si supply chain, ERP este in mod uzual asociat cu folosirea tehnologiilor client/server (recent utilizand si tehnologia ICA Internet Computing Architecture) de baze de date relationale in contextul unor sisteme de operare de retea puternice precum UNIX, Windows NT/2000/XP/Vista, AS/400 sau alte sisteme de operare de tip mainframe.

La ce ne putem astepta atunci cand facem mutarea catre ERPISistemele ERP grupeaza toate functiile de management a unei companii (finante, vanzari, productie, resurse umane) si include (cu diferite grade succes) o serie de solutii care erau considerate standard: PDM (ProductData Management Managementul Datelor de Productie), WMS (Warehouse Management Systems - Sisteme Warhouse), MES (Manufacturing Execution Systems Sisteme de executie a productiei), etc. Din punct de vedere functional ERP a crescut, oferind suport pentru nevoi specifice industriilor verticale (exemplu: domeniul medical si cel al industriei auto).Recent, perimetrul functional al sistemelor de tip ERP a inceput sa se extinda catre pietele adiacente precum SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship Management), DSS (Decision Support Systems) si e-business facand ca aceste sisteme sa fie mai putin restranse.Alte aspecte cu valoare adaugata ale noilor sisteme sunt legate de configurarea produselor, servicii modulare si posibilitati de utilizare prin Internet ce extind accesul sistemului la mai multi utilizatori si/sau parteneri de afaceri.in cele din urma, ERP poate insemna o colectie de mijloace pentru BPR (Business-process reengineering - Retehnologizarea procesului de afaceri), marind flexibilitatea si timpul de raspuns prin inlaturarea barierelor existente intre diferite departamente functionale si prin evitarea muncii redundante.ERP si-a castigat renumele de a fi extrem de scump pentru licentiere si implementare. Utilizatorii platesc, de regula, o licenta initiala per-utilizator si o taxa anuala de mentenanta pentru utilizarea sistemului ERP (ce se situeaza intre 10-12% din taxa initiala). Pretul unei licente utilizator ERP variaza in functie de numarul de utilizatori, numarul de module implementate sau alte elemente suplimentare adaugate, dimensiunea si veniturile companiei. Pretul per utilizator variaza undeva intre 1000-8000 USD (valori chiar mai mari pentru companiile mari), cu o tendinta descrescatoare datorita cresterii competitiei. Multi producatori de sisteme ERP ofera spre inchiriere pe luna per utilizator sau afaceri outsourcing ca alternativa la licentele traditionale up-front. Exista si o serie de variante ERP cu pret fix, pre-configurate si pre-instalate, atractive pentru piata low-end.

ImplementareCiclul de implementare variaza intre cateva luni si un an si jumatate (uneori chiar si mai mult) in functie de dimensiunea companiei, structura organizationala (sediu unic sau mai multe sedii, internationala sau nu) sau scopul functional al proiectului. Implementarile pe scala larga a unui produs ERP necesita in medie o perioada cuprinsa intre 6 si 12 luni. Ca o regula, fiecare 1$ de software ERP conduce la 3-6$ pentru hardware, integrare si consultanta de la terti si venituri de la reselleri (uneori poate chiar mai mult, 10-15$).Costurile suplimentare (deseori subestimate sau trecute cu vederea) provin de regula din training, integrare si testare, conversia si analiza datelor, schimbarea modalitatii de lucru a angajatilor si alte probleme ce apar in faza de post-implementare.Costul total al detinerii unui astfel de sistem variaza intre 1,5 - 6% din veniturile companiei, in functie de domeniul de activitate si dimensiunea acesteia (procent mai mare pentru companii de dimensiuni mai mici).Multi dintre clientii sistemelor ERP incep prin implementarea modulelor financiar-contabile. Alte module initiale de succes sunt cele legate de productie si resurse umane.Beneficiile obtinute de pe urma implementarii unui sistem ERP includ: economie de timp pentru inventariere si urmarirea comenzilor, cresterea capacitatilor de productie, costuri mai scazute de distributie si procurement, etc. Rezultate palpabile cu privire la rezultateleinvestitiei (ROI - Return On Investment) apar doar la cateva luni dupa implementare (8 luni sau mai mult).

Modalitatea de alegere a unui sistem ERPUtilizatorii trebuie sa inteleaga necesitatile propriei afaceri precum si care sunt procesele cruciale pentru respectiva afacere. Fara o cunoastere temeinica a starii curente a afacerii si fara a avea perspective de viitor nu se poate vorbi despre o implementare de succes a unui sistem ERP.intelegerea acestor probleme ar trebui sa duca la posibilitatea crearii unei liste de vanzatori de ERP pentru a face o selectie. Trebuie acordata prioritate vanzatorilor cu o precedenta orientare verticala pe industria utilizatorilor.Al doilea criteriu de mare importanta (care poate include sute de alte criterii de importanta secunda) trebuie evaluat in cadrul unui proces de selectie:Functionalitatea produsului evaluarea trasaturilor caracteristice si a functionalitatilor suportate de catre produsTehnologia produsului defineste arhitectura tehnica a produsului si mediul tehnologic in care produsul poate rula cu succes. Sub-criterii: arhitectura produsului, utilizare si administrare software, suport de platforma si baza de date, suport pentru aplicatii standard, suport pentru comunicatii si protocoale, posibilitati de integrare.Costul produsului examinarea costurilor initiale de achizitie precum si a costurilor pe termen lung, inclusiv a taxelor de mentenanta, actualizare (upgrade), training si implementare, service si suport.Suport si servicii corporate definesc capacitatea vanzatorului de a oferi un nivel inalt de implementare globala a serviciilor si suport continuu.Viabilitatea corporate examinarea puterii financiare si de management a vanzatorului.Strategia corporate evaluarea strategiei si a tacticii de firma a vanzatorului de software cu timpi specifici cu privire la termenii de dezvoltare, vanzare si suport ale produsului in cadrul pietei particulare in care functioneaza.Majoritatea echipelor de selectie a produselor ERP apreciaza in mod deosebit factori precum: functionalitatea produsului, tehnologiile utilizate si costurile. Cu toate acestea, acesti factori, cu toate ca sunt cei mai importanti, nu trebuie sa fie singurii factori luati in considerare de multe ori, reducerea factorilor decizionali la aceasta multime restransa poate conduce la implementari fara succes.Utilizatorii trebuie sa testeze software-ul de-a lungul unor faze, pe baza unui scenariu cu secvente detaliate ale proceselor de afaceri din activitatea reala pentru a putea alege mai departe dintre vanzatori. Numai dupa ce a fost creata o lista scurta a vanzatorilor trebuie sa consideram criteriul de cost; folosirea diferentelor de cost relativ intre produse ofera in acelasi timp si o relaxare a conditiilor de negociere in faza selectiei finale