4 dimensiuni esentiale pentru urmarirea cheltuielilor si veniturilor companiei, folosind un sistem ERP integrat

Noiembrie 2013

Colectia “Ghid ERP”

Departamentul de Marketing Pluriva ERP

Din cuprins:

Opinia Consultantului ERP

Ce trebuie facut pentru a implementa sistemul de analize pe Centre de cost?

Cum pot fi urmarite aceste Centre de cost?

Dimensiunea Centre de cost

Dimensiunea Articole de buget

Dimensiunea suplimentara

Dimensiunea Linii de business

Intrebari frecvente referitoare la implementarea Centrelor de cost

Rapoartele privind Centrele de cost se bazeaza pe informatii in timp real, extrase pe masura ce operati in sistemul ERP. Veti stii astfel precis Cine sau Ce genereaza cele mai mari costuri in firma dvs. Puteti ajunge cu analiza pana la nivelul dorit de detaliu, inclusiv: angajat, vehicul, echipament sau obiect de inventar.

1.

Foarte apreciat de catre clientii Pluriva ERP este Raportul de profitabilitate, rulat fie pe departament, pe serviciu, pe client sau pe proiect. Analiza in adancime a datelor va ofera mai mult decat raspunsul la intrebarea „Ce se intampla in companie”, veti afla si „De ce se intampla”.

Fiecare dimensiune analizata, Centre de cost, Articole de buget sau Linii de business, va ofera o alta perspectiva asupra afacerii dvs. In momentul in care aceste dimensiuni se intrepatrund, veti avea cea mai fidela oglinda a activitatii dvs.

Pentru a avea raspunsul in timp real la toate aceste intrebari, este necesar sa folositi un sistem de urmarire a cheltuielilor si veniturilor companiei din mai multe dimensiuni diferite, de tip ERP, care sa includa urmatoarele functionalitati: Centre de cost, Articole de buget sau Linii de business.

Ce cheltuieli de combustibil a avut Angajatul X in luna curenta si in cea anterioara? Cum a evoluat el fata de aceeasi luna a anului trecut? Dar cum sunt cheltuielile lui totale fata de cele ale colegilor din departament? Dar fata de intreaga firma?

Controlul total, din patru perspective

4 dimensiuni esentiale pentru urmarirea cheltuielilor si veniturilor companiei

Cele 4 dimensiuni esentiale pentru urmarirea cheltuielilor si veniturilor

Dimensiunea Centre de cost.

Dimensiunea Articole de buget.

Dimensiunea Linii de business.

Dimensiunea suplimentara.

In marea majoritate a implementarilor ERP, am definit departamentele ca fiind Centrele de cost ale companiei. Centrele de cost au in general o structura arborescenta, in adancime. Primul subnivel poate fi ori al subdepartamentelor, ori direct al persoanelor sau al vehiculelor. Pe urmatoarele subniveluri, Centrele de cost ajung la granularitatea dorita de managementul companiei: proiectele, tipurile de facturi, clientii, punctele de lucru sau partenerii pot reprezenta Centre de cost.

Daca dimensiunea Centre de cost raspunde la intrebarea „Cine?”, Articolele de buget urmaresc cheltuielile si veniturile, raspunzand la intrebarea „Ce?”. Printre cele mai frecvente Articole de buget urmarite in corelatie cu Centrele de cost se numara: chiria, mijloacele fixe, consumabilele, combustibilul, telefonia, serviciile, transportul, salariile, taxele si impozitele.

Suplimentar Centrelor de cost si Articolelor de buget, unele companii folosesc si dimensiunea Linii de business, ce permite urmarirea in timp real a cheltuielilor si veniturilor tinand cont de Liniile de business ale firmei respective. Aceste Linii de business pot ingloba unul sau mai multe departamente, fiecare putand fi privita ca o afacere separata.

Suplimentar Centrelor de cost, Articolelor de buget si Liniilor de business, unele companii si-au definit o dimensiune suplimentara de analiza, creata in functie de domeniul de activitate: distributie, servicii sau retail.

2.

“Orice contabilitate poate sa obtina o analiza de costuri si de venituri, insa aceasta analiza se bazeaza pe un plan de conturi general valabil pentru toate companiile din Romania. Sistemul de centre de cost este un sistem paralel, adaptat conform structurii companiei, ce devine unul din cele mai bune instrumente de decizie pentru management. Scoate excelent in evidenta devierile de la normal, ajutand managerul sa actioneze punctual. Cu un mic efort din partea operatorilor ERP, companiile care implementeaza sistemul de Centre de cost si Articole de buget obtin rapid beneficii semnificative de business: inteleg unde pot optimiza costurile, descopera cine este cu adevarat profitabil si pot lua decizii bazate pe informatii complete.”Daniel Burcut, Project Manager Pluriva ERP

Opinia Consultantului ERP

PLURIVA SRL T: +4 037 214 92 04 F: +4 0372 870 413 E: office@pluriva.com

www.pluriva.com www.plurivaerp.com

A: Bulevardul Iuliu Maniu nr. 6, Sector 6, Cod postal 061102, Bucuresti

Intrebari frecvente referitoare la implementarea Centrelor de cost

Ce trebuie facut pentru a implementa sistemul de analize pe Centre de cost?

Este nevoie de un sistem ERP pentru a implementa sistemul de Centre de cost?

Ce fel de rapoarte de Centre de cost si Articole de buget sunt disponibile?

Cine foloseste rapoartele privind Centre de cost, Articole de buget sau Linii de business?

Cum pot fi urmarite aceste Centre de cost?

Pentru a urmari situatia din firma pe Centre de cost, Articole de buget, sau Linii de business, trebuie ca la introducerea documentelor financiar-contabile sa atribuiti valorile specifice. Astfel, veti stii de unde vin veniturile si cheltuielile dvs. Asocierea fiecarei note contabile pe un centru de cost se realizeaza fie automat, pe baza unor reguli prestabilite la nivel de companie, fie manual, de catre operatorul in sistemul ERP, care trebuie sa aleaga de fiecare data Centrul de cost, Articolul de buget sau Linia de business corecte, pe care va repartiza nota contabila.

Da. Intr-o companie, solutia ERP reprezinta sistemul unic de gestiune al tuturor activitatilor, al tuturor departamentelor firmei. Astfel, orice document este introdus o singura data in sistem si apoi devine vizibil tuturor utilizatorilor care au acest drept. Si documentul acela apare in rapoarte, inclusiv in cele de Centre de cost.

In cadrul sistemului Pluriva ERP, este inclusa solutia de Business Intelligence, ce contine peste 1.200 de rapoarte, inclusiv acestea pe Centre de cost, Articole de buget sau Linii de business. Rapoartele de tip Pivot pot fi accesate in cadrul aplicatiei, din meniu, sau pot fi primite automat prin email, cu frecventa dorita de managerul firmei: zilnic, saptamanal, lunar sau cu alta frecventa.Rapoartele sunt disponibile in timp real, pe baza datelor introduse la minut.

Aceste analize de business sunt folosite in special de Directori Generali, Directori Financiari, Directori ai Departamentelor operationale.

Cheltuielile si veniturile asociate celor patru dimensiuni pot fi urmarite in timp real in doua tipuri de rapoarte: rapoarte privind luna in curs si rapoarte privind lunile trecute.