1

MINISTERUL COMUNICAIILOR I SOCIETII INFORMAIONALE

Programul Operaional Sectorial

Creterea Competitivitii Economice 2007-2013

GHIDUL SOLICITANTULUI

Axa III Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor pentru sectoarele privat i public

Domeniul Major de Intervenie 2 Dezvoltarea i creterea eficienei serviciilor publice

electronice

Operaiunea 2 Implementarea de sisteme TIC n scopul

creterii interoperabilitii sistemelor informatice

2

CUPRINS

1. Cadrul general..................................................................................................................4 2. Documente strategice.......................................................................................................7 3. Legislaie ...........................................................................................................................7 4. Circuitul proiectului ........................................................................................................9 5. Condiii de eligibilitate pentru obinerea finanrii ...................................................10

5.1. Eligibilitatea solicitantului ............................................................................................10 5.2. Eligibilitatea proiectului................................................................................................14 5.3 Principii ale proiectelor de interoperabilitate.................................................................15

6. Activiti eligibile ...........................................................................................................16 7. Categorii de cheltuieli ....................................................................................................17

7.1. Cheltuieli eligibile.........................................................................................................17 7.2. Cheltuieli neeligibile.....................................................................................................20 7.3. Condiii generale i specifice de eligibilitate a cheltuielilor .....................................20

8. Modul de finanare a proiectului..................................................................................22 8.1 Forma de finanare a proiectului ...................................................................................22 8.2 Rata maxim de cofinanare: ........................................................................................22 8.3 Mrimea finanrii acordate..........................................................................................22 8.4. Acordarea prefinanrii se aplic pentru solicitanii care nu sunt ordonatori de credite finanai integral de la bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale, bugetul asigurrilor pentru omaj, dup caz.........................................................................................................22 8.5. Proiecte generatoare de venituri se aplic pentru proiectele cu o valoare mai mare de contravaloarea n lei a 1 mil Euro ...................................................................................24

9. Modaliti de completare i transmitere a Cererii de Finanare...............................25 9.1. Completarea Cererii de Finanare .....................................................................................25 10. Evaluarea i selecia proiectelor ................................................................................29

10.1. Verificarea criteriilor de transmitere...........................................................................29 10.2. Verificarea administrativ i a eligibilitii.................................................................30 10.3. Evaluarea tehnico-economic .....................................................................................31 10.4. Selecia.......................................................................................................................31

11. Contractarea.....................................................................................................................33 11.1. Semnarea contractului.................................................................................................33 11.2. Modificarea contractului de finanare.........................................................................34

12. Implementarea ................................................................................................................35 12.1. Achiziii publice..........................................................................................................36 12.2. Rambursarea cheltuielilor .........................................................................................36

13. Monitorizare i control ....................................................................................................39 14. Informare i publicitate ...................................................................................................42 15. Greeli frecvente..........................................................................................................44 16. Informaii suplimentare .............................................................................................45 Anexa 1. Formularul Cererii de Finanare ...............................................................................46 Anexa 2. Studiul de fezabilitate ..............................................................................................69

3

Anexa 3. Analiza necesitilor pentru implementarea proiectului..........................................71 Anexa 4. Proiectul tehnic........................................................................................................74 Anexa 5. Declaraia de eligibilitate.........................................................................................75 Anexa 6. Declaraia de angajament ........................................................................................77 Anexa 7. Matricea logic a proiectului ....................................................................................79 Anexa 8. Model de Curriculum Vitae.....................................................................................84 Anexa 9. Modul de calcul al asistenei nerambursabile n cazul proiectelor generatoare de venit pentru proiectele cu o valoare de cel puin contravaloarea n lei a 1 mil. Euro...........86 Anexa 10. Grila de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii .......................91 Anexa 11. Grila de evaluare tehnico-economic ....................................................................96 Anexa 12. OPIS LA FORMULARUL CERERII DE FINANARE....................................101 Anexa 13. Glosar de termeni .................................................................................................102 Anexa 14. Contractul de finanare ........................................................................................108 ANEXA I MSURILE DE MONITORIZARE I CONTROL............................................123 ANEXA II MSURILE DE INFORMARE I PUBLICITATE ..........................................125 ANEXA III MODELUL CERERII DE RAMBURSARE....................................................128 ANEXA IV RAPORTUL DE PROGRES AL PROIECTULUI ..........................................135 ANEXA VI MODELUL CERERII DE PREFINANARE..................................................140 ANEXA VII MODELUL RAPORTULUI DE DURABILITATE A INVESTIIEI .......142 ANEXA VIII NOTIFICARE PRIVIND MODUL DE PSTRARE AL DOCUMENTELOR I AL EVIDENEI CONTABILE LEGATE DE PROIECT .............................................143 ANEXA IX. MPUTERNICIRE I SPECIMEN DE SEMNTURA A PERSOANEI RESPONSABILE CU OPERAIUNILE FINANCIARE ...................................................144

4

1. Cadrul general

Scopul acestui ghid este acela de a oferi informaii i asisten solicitanilor pentru

accesarea de fonduri nerambursabile n cadrul Programului Operaional Sectorial Creterea

Competitivitii Economice 2007-2013 (POS CCE), Axa prioritar 3 Tehnologia

Informaiei i Comunicaiilor (TIC) pentru sectoarele privat i public, Domeniul Major de

Intervenie 2 - Dezvoltarea i creterea eficienei serviciilor publice electronice,

Operaiunea 2 Implementarea de sisteme TIC n scopul creterii interoperabilitii

sistemelor informatice.

Ghidul detaliaz criteriile specifice care trebuie ndeplinite de solicitani i proiectele

acestora, regulile de finanare, circuitul proiectului, modalitatea de selecie a proiectelor,

procesul de contractare i implementare, precum i drepturile i obligaiile beneficiarilor.

Intervenia fondurilor structurale pentru domeniul TIC este fundamentat n Programul

Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice 2007-2013 (POS CCE).

Obiectivul general al POS CCE este creterea productivitii ntreprinderilor

romneti, cu asigurarea principiilor dezvoltrii durabile i reducerea decalajelor fa de

productivitatea la nivelul Uniunii Europene, astfel nct Romnia s ating, pn n anul

2015, un nivel de aproximativ 55% din valoarea medie a productivitii Uniunii Europene.

Autoritatea de Management (AM) desemnat pentru administrarea POS CCE in perioada

2007-2013 este Ministerul Economiei, Comertului si Mediului de Afaceri.

Axele prioritare din cadrul POS CCE

- Axa Prioritar 1: Un sistem inovativ de producie

- Axa Prioritar 2: Creterea competitivitii prin cercetare, dezvoltare tehnologic i

inovare;

- Axa Prioritar 3: Tehnologia informaiei i comunicaiilor (TIC) pentru sectoarele

privat i public;

- Axa Prioritar 4: Creterea eficienei energetice i a securitii furnizrii, n contextul

combaterii schimbrilor climatice

- Axa Prioritar 5: Asistena tehnic

5

Axa prioritar 3 Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor pentru sectoarele

privat i public sprijin competitivitatea economic i promovarea interaciunii ntre

sectorul public i ntreprinderi/ceteni prin valorificarea potenialului TIC.

Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale (OIPSI) din

cadrul Ministerului Comunicaiilor i Societii Informaionale (MCSI) este responsabil

pentru implementarea acestei axe prioritare, care cuprinde 3 domenii majore de intervenie:

- Domeniul Major de Intervenie 3.1 (DMI 3.1) Susinerea utilizrii TIC

- Domeniul Major de Intervenie 3.2 (DMI 3.2) Dezvoltarea i creterea eficienei

serviciilor publice electronice

- Domeniul Major de Intervenie 3.3 (DMI 3.3) Dezvoltarea e-economiei

Obiectivul specific al Domeniului Major de Intervenie 2 este de a pune la dispoziie

serviciile administrative prin mijloace electronice, att pentru utilizatori (ceteni i mediul de

afaceri), ct i pentru administraia public. Beneficiile utilizatorilor pot fi exprimate succint

prin oferirea unui acces facil la serviciile administraiei publice. Pentru autoritile care

utilizeaz tehnologia informaiei i comunicaiilor n scopul furnizrii de servicii electronice,

aceasta nseamn noi oportuniti, dar i schimbri interne la nivel organizaional.

Acest domeniu major de intervenie este format din patru operaiuni, descrise mai jos:

Operaiunea 1: Susinerea implementrii de solutii de e-guvernare (inclusiv e-administraie)

i asigurarea conexiunii la broadband, acolo unde este necesar;

Operaiunea 2: Implementarea de sisteme TIC n scopul creterii interoperabilitii

sistemelor informatice face obiectul prezentului ghid

Operatiunea 3: Susinerea implementrii de aplicaii de e-educaie;

Operaiunea 4: Susinerea implementrii de sisteme, servicii i aplicaii electronice de e-

sntate i asigurarea conexiunii la broadband, acolo unde este necesar

6

Prezentul ghid al solicitantului se refer la a doua operaiune, numit Implementarea

de sisteme TIC n scopul creterii interoperabilitii sistemelor informatice.

Scopul principal al acestei operaiuni const n asigurarea interoperabilitatii sistemelor

electronice ale instituiilor publice, respectiv optimizarea cooperrii ntre instituiile publice i

creterea capacitii de rspuns la solicitri primite din partea cetenilor / mediului de afaceri

/ administraiei publice. Se va finana interconectarea acelor sisteme electronice care sunt

funcionale la momentul depunerii proiectului.

Aceast operaiune are doua obiective principale ce trebuie indeplinite simultan prin

proiectul propus spre finanare:

furnizarea de servicii publice on-line ctre ceteni/mediul de afaceri/administraie public

eficientizarea activitailor interne ale instituiei publice care contribuie la furnizarea respectivului serviciu utiliznd mijloace specifice TIC

Cererea de propuneri de proiecte

- Perioada de nregistrare on-line a propunerilor de proiecte este cuprins ntre 21

iunie 2010 i 20 august 2010.

- Alocarea financiar aferent prezentei cereri de propuneri de proiecte este de 23

milioane lei, din care aproximativ 18,8 mil. lei FEDR i 4,2 mil. lei de la bugetul de

stat.

- Prezenta cerere de proiecte este de tip depunere cu termen limit, cu ierarhizare.

Procesul de verificare a criteriilor de transmitere, a conformitii administrative i a

criteriilor de eligibilitate se va realiza n mod continuu, imediat dup primirea

aplicaiilor la sediul MCSI. Procesul de evaluare tehnico-economic i de selecie a

proiectelor va ncepe dup ncheierea perioadei limit de depunere a aplicaiilor la

sediul MCSI, urmnd s conduc la o ierarhizare a acestora pe baza punctajelor

acordate la evaluarea tehnico-economic. Acordarea finanrii se face pe baza deciziei

Comitetului de Selecie, n limita acoperirii alocrii financiare planificate pentru

prezentul apel.

7

2. Documente strategice

Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice (POS CCE),

aprobat prin Decizia Comisiei Europene nr. 3472/12.07.2007.

Acest document este publicat la adresele de Internet: www.minind.ro (la Seciunea

Fonduri Structurale / Autoritatea de Management pentru POS CCE), www.mcsi.ro (la

Seciunea Fonduri Structurale/Informaii Utile) i http://fonduri.mcsi.ro

3. Legislaie a) privind regulile de eligibilitate

- Hotrrea Guvernului nr. 759 din 11 iulie 2007 privind regulile de eligibilitate a

cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale cu

modificrile i completrile ulterioare;

- Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 2241/22.07.2008 pentru aprobarea

Listelor de cheltuieli eligibile pentru proiectele finanate n cadrul operaiunii 3.1.4

Susinerea conectrii colilor la broadband, domeniul major de intervenie 3.1 Susinerea

utilizrii Tehnologiei Informaiei i Comunicaiilor i n cadrul operaiunilor din domeniul

major de intervenie 3.2 Dezvoltarea i creterea eficienei serviciilor publice electronice,

Axa Prioritar 3 Tehnologia informaiei i comunicaiilor pentru sectoarele privat i public

din cadrul Programului Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice (POS

CCE) 2007-2013, cu modificrile i completrile ulterioare;

- O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i

utilizarea acestora pentru obiectivul convergen;

- Ordinul nr. 2548 al ministrului finanelor publice privind prefinaarea acordat

beneficiarilor de proiecte finanate din instrumente structurale, conform prevederilor OUG a

Guvernului nr. 64/2009

b) privind egalitatea de anse - Ordonana Guvernului nr. 137 din 31 august 2000 privind prevenirea i sancionarea

tuturor formelor de discriminare, republicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 99 din 8

februarie 2007;

8

- Legea nr. 202 din 19 aprilie 2002 privind egalitatea de anse i de tratament ntre

femei i brbai, republicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 150 din 1 martie 2007.

c) privind alte reglementri naionale - Ordonana Guvernului nr. 79 din 28 august 2003 privind controlul i recuperarea

fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate

necorespunztor, cu modificrile i completrile ulterioare, publicat n Monitorul Oficial al

Romniei nr. 622 din 30 august 2003;

- Hotrrea Guvernului nr. 1306 din 24 octombrie 2007 pentru aprobarea Normelor

metodologice de aplicare a Ordonanei Guvernului nr. 79/2003 privind controlul i

recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate

necorespunztor;

- Hotrrea Guvernului nr. 457 din 21 aprilie 2008 privind cadrul instituional de

coordonare i de gestionare a instrumentelor structurale, cu modificrile i completrile

ulterioare, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 364 din 13 mai 2008;

- Legea nr. 161 din 19 aprilie 2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei

n exercitarea demnitilor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i

sancionarea corupiei, cu modificrile i completrile ulterioare, publicat n Monitorul

Oficial al Romniei nr. 279 din 21 aprilie 2003

- Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea

contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a

contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protecia persoanelor cu privire la

prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i

completrile ulterioare i Legea nr. 506 din 17 noiembrie 2004 privind prelucrarea datelor cu

caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, cu

modificrile i completrile ulterioare

d) privind reglementrile UE

9

- Regulamentul (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului din 5

iulie 2006 privind FEDR i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1783/1999, cu

modificrile i completrile ulterioare

- Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a

anumitor dispoziii generale privind FEDR, FSE i FC i de abrogare a Regulamentului (CE)

nr. 1260/1999 cu modificrile i completrile ulterioare

- Regulamentul (CE) nr. 1828/2006 al Comisiei din 8 dec 2006 de stabilire a normelor

de punere n aplicare Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului de stabilire a

anumitor dispoziii generale privind FEDR, FSE i FC i a Regulamentului (CE) nr.

1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului privind FEDR, cu modificrile i

completrile ulterioare

- Regulamentului Consiliului nr.1605/2002 privind Regulamentul financiar aplicabil

bugetului general al Comunitilor Europene.

4. Circuitul proiectului

Autoritatea de Management

Organismul Intermediar Beneficiar

Beneficiar

Cerere

finanare

Verificarea

administrativ i a

eligibilitii

ncheiere contract de finanare

Autoritatea Certificare/Plat

Unitatea de Plat

AM Cerere de

rambursare

Evaluarea

tehnic i financiar

Cerere de

r ambursare

verificat

Plat

Plat

certificat

Cerere de rambursare

autorizat

List proiecte selectate

Evaluarea i selecia proiectelor

Autoritatea de

Management

Organismul Intermediar

Organismul Intermediar

U.E.

Comitet de monitorizare

Implementare

10

5. Condiii de eligibilitate pentru obinerea finanrii

Cererea de finanare (inclusiv anexele la formularul cererii de finanare) completat de ctre

solicitant, face obiectul verificrii eligibilitii solicitantului i a proiectului, pe baza

criteriilor enumerate n continuare i incluse n grila de verificare administrativ i a

eligibilitii, prevzut n anexa la prezentul Ghid.

5.1. Eligibilitatea solicitantului

Solicitantul eligibil n sensul prezentului ghid, reprezint entitatea care ndeplinete

urmtoarele criterii:

1. Tipul solicitantului eligibil a. Autoritate a administraiei publice centrale b. Instituie public ce funcioneaz la nivel central c. Parteneriate ntre autoriti publice centrale sau/i instituii publice ce funcioneaz la

nivel central

Atenie! n cadrul Acordului de parteneriat se va identifica clar instituia cu rol de lider de

proiect, aceasta fiind i solicitantul finanrii, n sensul acestui Ghid.

Cererea de finanare va fi semnat i depus de liderul de proiect.

Nu exist restricii cu privire la numrul partenerilor.

Acordul de parteneriat, anexat la cererea de finanare, trebuie s conin obligatoriu

urmtoarele informaii:

Denumirea i adresa exact a fiecrui partener precum i indicarea adresei exacte unde se va implementa proiectul pentru fiecare partener;

Desemnarea liderului de proiect din cadrul partenerilor; Numele i funcia reprezentanilor legali ai fiecrui partener, inclusiv a liderului

de proiect, semnatari ai acordului de parteneriat;

Obiectivul Acordului de parteneriat;

11

Perioada de valabilitate a acordului de parteneriat (cel puin pn la 31 decembrie 2020 sau pe termen nelimitat);

Drepturile i obligaiile liderului de proiect i ale partenerilor; Contribuia fiecrui partener la implementarea proiectului; Prezentarea modului n care liderul de proiect i fiecare partener asigur

sustenabilitatea investiiei pentru care s-a acordat finanare, pe o perioad de cel

puin 5 ani dup finalizare;

Prezentarea modului de utilizare a bunurilor finanate dup implementarea proiectului (dac este cazul).

2. Solicitantul i fiecare dintre partenerii si, unde este cazul, pentru a fi eligibil, trebuie s se ncadreze ntr-una din situaiile de mai jos:

Solicitantul este direct responsabil de pregtirea, managementul i implementarea proiectului i nu acioneaz ca intermediar pentru proiectul propus a fi finanat.

Solicitantul/solicitantul mpreun cu partenerii (unde este cazul) nu a mai beneficiat de sprijin financiar din fonduri publice, inclusiv fonduri UE, n ultimele 36 de luni,

sau nu deruleaz proiecte finanate n prezent, parial sau n totalitate, din alte surse

publice, pentru acelai tip de activiti, n cadrul unor proiecte similare cu cel ce

constituie obiectul prezentei cereri de finanare. n acest caz, finanarea nu va fi

acordat sau, dac acest lucru este descoperit pe parcursul implementrii, finanarea

se va retrage, iar sumele deja acordate vor fi recuperate.

Solicitantul nu este n stare de insolven, conform prevederilor Legii nr. 273/2006 privind finanele publice locale, art. 75, cu modificrile i completrile ulterioare

Reprezentantul legal nu a suferit condamnri definitive din cauza unei conduite profesionale ndreptate mpotriva legii, decizie formulat de o autoritate de judecat

ce are for de res judicata (ex. mpotriva creia nu se poate face recurs) n ultimele

36 de luni;

Reprezentantul legal nu a comis n conduita lui profesional greeli grave, demonstrate prin orice mijloace pe care autoritatea contractant le poate dovedi;

12

Reprezentantul legal nu a fost subiectul unei judeci de tip res judicata pentru fraud, corupie, implicarea n organizaii criminale sau n alte activiti ilegale, n

detrimentul intereselor financiare ale Comunitii Europene;

Reprezentantul legal nu a fost gsit vinovat de nclcarea grav a contractului datorit nerespectarii obligaiilor contractuale n urma altei proceduri de achiziie sau n urma

unei proceduri de acordare a unei finantari nerambursabile, din bugetul comunitar;

Reprezentantul legal nu se afl n una din situaiile incompatibile cu acordarea finanrii din fonduri publice, conform Regulamentului Consiliului nr. 1605/2002.

Reprezentantul legal nu este subiectul unui conflict de interese1 (definit conform Legii 161/2003)

Solicitantul nu este vinovat de inducerea grav n eroare a Organismului Intermediar (OIPSI) prin furnizarea de informaii incorecte n cursul participrii la cererea de

propuneri de proiecte sau nefurnizarea informaiilor solicitate2.

Atenie! Cerinele de mai sus vor face obiectul Declaraiei de eligibilitate care se va anexa

la Cererea de finanare care va fi completat de solicitant / solicitant i de fiecare dintre

parteneri, n cazul existenei parteneriatului

Atenie! Obligaiile legale privind includerea sumelor n bugetul instituiei n vederea

implementrii proiectului sunt prevzute n Ordonana de urgen nr. 64/2009 privind

modul de alocare a cofinanrii alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul naional

de dezvoltare, n bugetul instituiilor implicate n gestionarea instrumentelor structurale i

utilizarea acestora pentru obiectivul convergen.

n cazul parteneriatului, dovada capacitii de cofinanare se face de solicitant i/sau

partener, dup caz. Prin acordul de parteneriat se va stabili cota parte cu care va participa

fiecare partener la asigurarea contribuiei proprii a solicitantului. Se va anexa hotrrea

fiecrui partener de a participa la asigurarea finanrii proiectului, cu indicarea sumelor cu

1 Conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa n care se afl proiectul 2 Conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa n care se afl proiectul

13

care particip la acoperirea fiecrei categorii de cheltuieli, dac acestea nu au fost prevzute

n acordul de parteneriat.

De asemenea, solicitantul i fiecare dintre partenerii si, unde este cazul trebuie s se

angajeze la urmtoarele:

s furnizeze contribuia proprie ce i revine din costurile eligibile aferente proiectului s finaneze toate costurile neeligibile care i revin, aferente proiectului s finaneze toate cheltuielile pn la rambursarea sumelor pe care le va solicita i n

cazul n care sumele acordate pentru prefinanare nu sunt suficiente, astfel nct s se

asigure implementarea optim a proiectului

s nu ncerce s obin informaii confideniale legate de structura proiectelor depuse sau s influeneze personalul OIPSI/comitetul de evaluare/experii evaluatori n

timpul procesului de evaluare i selecie3

s menin proprietatea proiectului (s nu l gajeze, s nu l nchirieze) i natura activitii pentru care s-a acordat finanarea, pe o perioad de cel puin 60 de luni dup

data finalizrii proiectului i s asigure exploatarea i mentenana n aceast perioad

s asigure folosina echipamentelor i aplicaiilor pentru scopul declarat n proiect s ataeze la ultima cerere de rambursare raportul de audit final (doar liderul de

proiect)

s asigure capacitatea operaional i administrativ necesare pentru a implementa proiectul (resurse umane suficiente - vezi punctul 2.4. din formularul cererii de

finanare - i resurse materiale - vezi pct. 2.3.5. din formularul cererii de finanare).

s achiziioneze dreptul de utilizare/licena asupra aplicaiei software personalizate pentru care se solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal cu perioada de

sustenabilitate a proiectului. n cazul n care nu este posibil ncheierea contractului

pentru aceast perioad, solicitantul se angajeaz s prelungeasc perioada de

valabilitate, astfel nct s se asigure sustenabilitatea proiectului

3 Conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa n care se afl proiectul

14

5.2. Eligibilitatea proiectului

Un proiect este eligibil dac scopul i obiectivele acestuia sunt n conformitate cu obiectivele

specifice ale Axei prioritare III, domeniului major de intervenie 2 i respect urmtoarele

prevederi:

1. Proiectul conine activitile eligibile obligatorii pentru operaiunea 3.2.2 conform

capitolului 6 din prezentul ghid;

2. Perioada maxim de implementare a unui proiect este de 24 de luni de la semnarea

contractului de finanare;

3. Valoarea finanrii solicitate se ncadreaz n limitele specificate pentru aceast

operaiune;

4. Proiectul se implementeaz pe teritoriul Romniei;

5. Proiectul respect principiul neutralitii tehnologice (nu se favorizeaz o anumit marc,

soluie tehnologic, hardware sau software) i ofer posibilitatea unei extinderi ulterioare

Atenie! Pentru respectarea neutralitii tehnologice, este necesar ca n cadrul proiectului

transmis s nu facei referire la productori sau mrci ale echipamentelor i aplicaiilor

software necesare pentru implementarea acestuia.

6. Proiectul respect reglementrile naionale i comunitare privind egalitatea de anse,

dezvoltarea durabil, regulamentele privind achiziiile publice, informarea i publicitatea

7. Proiectul va asigura standardele de securitate i confidenialitate a informaiilor, de

prelucrare a datelor cu caracter personal conform Legii nr. 677 din 21 noiembrie 2001

pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera

circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare i conform Legii nr.

506 din 17 noiembrie 2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia

vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, cu modificrile i completrile

ulterioare

15

5.3 Principii ale proiectelor de interoperabilitate

Interoperabilitatea const n abilitatea sistemelor TIC i a proceselor pe care acestea le

susin, de a schimba date i de a permite utilizarea n comun a informaiilor.

Pentru asigurarea interoperabilitii sistemelor TIC, trebuie luate n calcul urmtoarele

aspecte:

a. Interoperabilitatea la nivel organizaional; implic procesul prin care organizaii

diferite colaboreaz n vederea obinerii reciproce de beneficii prin utilizarea mijloacelor

specifice TIC.

2. Interoperabilitatea la nivel semantic; implic asigurarea unei interpretri comune a conceptelor, serviciilor, datelor.

3. Interoperabilitatea la nivel tehnic; acesta acoper elementele de natur tehnic pentru a permite interconectarea i interoperabilitatea sistemelor de calculatoare i serviciilor.

Astfel, la nivel de front-office aspectele tehnice care se recomand a fi analizate pentru

asigurarea interoperabilitii sunt afiarea i schimbul de date, principiile de design a

interfeei pentru asigurarea accesibilitii, accesul multi-canal, arhitectura aplicaiilor

partajate, setul de caractere, tipul fiierelor i formatul documentelor, compresia fiierelor etc.

La nivel de back-office aspectele tehnice care se recomand a fi analizate pentru

asigurarea interoperabilitii se recomand a fi: integrarea datelor i aplicaiilor (tehnologia

middleware, bazat pe scalabilitate i pe posibiliti de recuperare), standardele EDI

(Electronic Data Interchange), serviciile web, serviciile de interconectare, protocoalele de

transfer a fiierelor i mesajelor, asigurarea transportului i securitii mesajelor, serviciile de

stocare a mesajelor, accesul la e-mailbox, serviciile privind numele de domeniu, serviciile de

reea etc.

Sistemul trebuie s asigure standarde i proceduri de securitate i confidenialitate a

informaiilor care s asigure un grad ridicat de fiabiliate i siguran a operaiunilor.

Aplicaia electronic ce urmeaz a fi implementat trebuie s fie interconectat cu

Sistemul Electronic Naional, conform Legii 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea

transparenei n exercitarea demnitilor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri,

prevenirea i sancionarea corupiei.

16

6. Activiti eligibile

- Achiziionarea de servicii de consultan pentru pregtirea i managementul

proiectului, inclusiv servicii de asisten juridic pentru realizarea achiziiilor publice

- Conectarea la infrastructura broadband (dac este necesar pentru implementarea

proiectului)

- Achiziionarea de aplicaii software i licene software necesare pentru realizarea

proiectului

- Achiziionarea serviciilor de dezvoltare i implementare a soluiilor software i

integrarea aplicaiilor folosite respectnd etapele clare de dezvoltare a proiectului:

analiza cerinelor, proiectare, implementare i testare activitate obligatorie

- Achiziionarea i implementarea de soluii de semntur electronic i plat

electronic

- Construirea reelei LAN necesar pentru implementarea proiectului (n interiorul

cldirii/cldirilor unde se implementeaz proiectul)

- Configurarea i implementarea bazelor de date, migrarea i integrarea diverselor

structuri de date existente

- Realizarea unui website/portal, achiziionarea domeniului pentru acest website

- Instruirea personalului care va utiliza produsele software implementate i cel care va

asigura mentenana - activitate obligatorie

- Informare i publicitate pentru proiect - activitate obligatorie

- Auditarea parial i final a proiectului, inclusiv auditarea din punctul de vedere al

securitii aplicaiei - activitate obligatorie

Echipamentele achiziionate prin proiect nu pot fi folosite dect de instituii publice

aflate n subordinea sau n coordonarea solicitantului. n acest caz, dac instituia public

respectiv are personalitate juridic proprie, este necesar anexarea la cererea de finanare a

unei declaraii din partea fiecrei instituii ce va folosi echipamentele, prin care s se

confirme implicarea n proiect, punerea la dispoziie a spaiului necesar i utilizarea

echipamentelor.

17

Nu este permis utilizarea echipamentelor achiziionate prin proiect de ctre o persoan

de drept privat, indiferent de acionariat.

Solicitantul / solicitantul mpreun cu partenerii, unde este cazul, se angajeaz s

achiziioneze dreptul de utilizare/licena asupra aplicaiei software customizate pentru care se

solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal cu perioada de sustenabilitate a

proiectului. n cazul n care nu este posibil ncheierea contractului pentru aceast perioad,

solicitantul se angajeaz s prelungeasc perioada de valabilitate, astfel nct s se asigure

sustenabilitatea proiectului.

7. Categorii de cheltuieli

Categoriile de cheltuieli eligibile sunt prezentate mai jos i sunt cele aprobate prin

Ordinul nr. 2241 din 22 iulie 2008; ele vor fi luate n considerare de ctre solicitant n

vederea elaborrii devizului estimativ al proiectului. Eligibilitatea cheltuielilor se va verifica

att n faza de evaluare a proiectului ct i n perioada de implementare a proiectului, pe baza

cererilor de rambursare a cheltuielilor efectuate i a documentelor justificative de efectuare a

plilor (ex: facturi).

7.1. Cheltuieli eligibile

1. Cheltuieli cu investiii - minim 85% din cheltuielile eligibile totale ale proiectului

1.1 Cheltuieli privind achiziionarea de echipamente TIC a) Cheltuieli pentru achiziionarea de servere, calculatoare tip desktop / portabile,

monitoare, echipamente de reea, dispozitive pentru conectare, echipamente

periferice etc, justificate din punct de vedere al implementrii proiectului

b) Cheltuieli de instalare, configurare, dac este cazul i dac nu sunt cuprinse n preul

de achiziie al echipamentelor

c) Cheltuieli pentru dotri care pot intra n categoria mijloacelor fixe i/sau obiectelor

de inventar, care nu intr n categoria de mai sus, necesare pentru implementarea

proiectului

18

d) Cheltuieli de instalare, dac este cazul i nu sunt incluse n preul de achiziie a

dotrilor

1.2 Cheltuieli pentru achiziionarea de aplicaii informatice i licene

a) Cheltuieli pentru achiziionarea aplicaiilor software/licenelor necesare

implementrii proiectului, inclusiv soluii de securitate software

b) Cheltuieli pentru achiziionarea de aplicaii informatice (pentru realizarea crora

poate fi necesar parcurgerea urmtoarelor etape: analiza cerinelor, proiectare,

implementare i testare) cheltuial minim obligatorie;

c) Cheltuieli pentru configurarea i implementarea bazelor de date, migrarea i

integrarea diverselor structuri de date existente, dac acestea nu au fost acoperite n

cadrul cheltuielilor de mai sus;

d) Cheltuieli pentru realizarea unui website/portal (dac acestea nu au fost acoperite n

cadrul cheltuielilor de la punctul b), achiziionarea numelui de domeniului pentru

acest website

e) Achiziionarea i implementarea de soluii de semntur electronic i plat

electronic

1.3 Cheltuieli pentru conectarea la infrastructura broadband (exclusiv plata

abonamentului);

1.4 Cheltuieli pentru realizarea i configurarea reelei LAN necesar pentru

funcionarea proiectului (doar n interiorul cldirii/cldirilor unde se implementeaz

proiectul);

2. Cheltuieli pentru servicii de consultan, audit, informare i publicitate

a) Cheltuieli cu servicii de consultan pentru elaborarea proiectului tehnic i a

studiului de fezabilitate, conform cerinelor din ghidul solicitantului, alte studii

necesare pentru pregtirea cererii de finanare

b) Servicii de consultan n domeniul managementului de proiect

19

c) Cheltuieli pentru obinerea acordurilor, avizelor i autorizaiilor aferente investiiei,

inclusiv elaborarea documentaiilor necesare

d) Cheltuieli necesare pentru realizarea achiziiilor publice (inclusiv servicii de

asisten juridic n scopul elaborrii documentaiei de atribuire i/sau aplicrii

procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie public)

e) Cheltuieli cu servicii de auditare intermediar i final pentru proiect, inclusiv

auditarea securitii reelei i aplicaiei informatice

f) Cheltuieli de informare i publicitate pentru proiect

3. Cheltuieli pentru organizarea de cursuri de formare profesional

a) Cheltuieli legate de formarea profesional a personalului care va utiliza produsele

software implementate

b) Cheltuieli legate de formarea profesional a personalului care va asigura mentenana

soluiei dac acesta este angajat al beneficiarului

4. Cheltuieli aferente managementului de proiect, dac nu au fost acoperite n cadrul

cheltuielilor de la cap.2

a) Cheltuieli salariale pentru personalul contractual angajat al beneficiarului finanrii

b) Cheltuieli de deplasare pentru personalul contractual angajat al beneficiarului

c) Cheltuieli cu transportul de bunuri

d) Birotic

e) Cheltuieli cu achiziia de echipamente TIC

Cerine pentru internet broadband

Capacitate negarantat Minim 4 Mbps

Atenie! Conectarea la Internet broadband se poate deconta n condiiile n care

capacitatea conexiunii, conform contractului ncheiat ntre beneficiar i furnizor, este cel

puin egal cu limita menionat mai sus.

20

7.2 Cheltuieli neeligibile

Cheltuielile care nu se regsesc la 7.1 nu sunt eligibile. n mod special, nu sunt

eligibile:

- taxa pe valoarea adugat, taxa de timbru verde, precum i orice alte taxe;

- dobnda i alte comisioane aferente creditelor;

- achiziia de echipamente second-hand;

- amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat;

- costurile pentru operarea investiiei;

- sumele rezultate din diferenele de curs valutar;

- costuri de amortizare;

- contribuia n natur;

- cheltuieli de leasing.

7.3 Condiii generale i specifice de eligibilitate a cheltuielilor

O cheltuial efectuat de beneficiar poate fi considerat eligibil n cadrul POS CCE

dac ndeplinete cumulativ urmtoarele criterii, conform art. 2 al HG nr. 759/2007:

1) este efectiv pltit dup data de 1 ianuarie 2007, cu condiia ca implementarea

proiectului s nu se fi ncheiat la momentul semnrii contractului de finanare i achiziia

efectuat s-a realizat n conformitate cu prevederile OUG 34/2006 cu modificrile i

completrile ulterioare;

2) este nsoit de facturi, ordine de plat, etc. n conformitate cu prevederile

legislaiei naionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalent

facturilor, pe baza crora cheltuielile s poat fi auditate i identificate;

3) este n conformitate cu prevederile Contractului de finanare ncheiat de beneficiar

cu Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale, n calitate de Organism Intermediar

pentru Promovarea Societii Informaionale, cu respectarea art. 54 alin. (5) i art. 60 din

Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006;

21

4) este conform cu prevederile legislaiei naionale i comunitare;

5) se ncadreaz n lista categoriilor de cheltuieli eligibile prezentate anterior;

6) este n legtur direct cu activitile propuse n proiect i este necesar pentru

realizarea proiectului.

Pentru corecta ncadrare a cheltuielilor proiectului trebuie s avei n vedere urmtoarele

aspecte:

22

8. Modul de finanare a proiectului

8.1 Forma de finanare a proiectului

- Ajutorul se acord sub form de finanare nerambursabil, cu posibilitatea

acordrii unei prefinanri, conform cap. 8.4. Acordarea prefinanrii

8.2 Rata maxim de cofinanare4:

100% din cheltuielile eligibile pentru solicitanii finanai integral de la bugetul

de stat, bugetul asigurarilor sociale si de sanatate

98% pentru celelalte categorii de solicitani eligibili

8.3 Mrimea finanrii acordate

- Valoarea maxima a finantarii nerambursabile acordate este de 9.000.000 lei

- Valoarea minim a finanrii nerambursabile acordate este de 500.000 lei.

8.4. Acordarea prefinanrii se aplic pentru solicitanii care nu sunt ordonatori de

credite finanai integral de la bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale, bugetul asigurrilor

pentru omaj, dup caz

Prefinanarea reprezint sumele transferate din instrumente structurale ctre

beneficiari, alii dect cei prevzui la art. 5 alin. (1)-(3) al Ordonanei de Urgen a

Guvernului nr. 64/2009, prin plata direct ori prin plata indirect, n stadiul iniial pentru

susinerea nceperii derulrii proiectelor i/sau pe parcursul implementrii acestora, n

condiiile prevzute n contractul de finanare ncheiat ntre beneficiar i Organismul

Intermediar responsabil, n vederea asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor finanate

n cadrul programelor operaionale.

Solicitantul are posibilitatea de a opta prin cererea de finanare pentru prefinanarea

cheltuielilor eligibile ale proiectului. Valoarea total a prefinanrii este n procent de

maximum 30% din valoarea eligibil a contractului de finanare ncheiat ntre OIPSI i

4 Calculat ca raport ntre valoarea finanrii nerambursabile acordata i valoarea total a costurilor eligibile pentru fiecare categorie de cheltuieli

23

beneficiar. Pre-finanarea se acord, conform prevederilor contractului de finanare, acelor

beneficiari care au optat pentru aceast facilitate. Opiunea final, valoarea prefinanrii i

graficul de rambursare se definitiveaz la semnarea contractului de finanare. Beneficiarul

poate opta pentru cuantumul procentului de prefinanare de maximum 30%, iar aceast

opiune se va face o singur dat, la ncheierea contractului de finanare cu OIPSI.

Suma aferent prefinanrii acordate beneficiarilor proiectelor finanate n cadrul

POS-CCE, n condiiile prevzute de O.G. nr. 64/2009 i de Normele de aplicare a acesteia,

poate fi utilizat pentru plata cheltuielilor eligibile i TVA aferent.

n vederea obinerii prefinanrii, beneficiarul are obligaia de a transmite

Organismului Intermediar urmtoarele documente:

contractul de achiziie ncheiat ntre beneficiar i un operator economic, care conine

cel puin o cheltuial eligibil

cererea de prefinanare a beneficiarului, conform contractului de finanare ncheiat

ntre Organismul Intermediar i beneficiar (n formatul standard solicitat prin

contract)

scrisoare de garanie bancar pentru suma aferent prefinanrii solicitate

Suma acordat unui beneficiar sub forma prefinanrii se recupereaz progresiv:

Prefinanarea se recupereaz progresiv prin aplicarea unui procent din valoarea

fiecrei Cereri de rambursare intermediare, n funcie de valoarea total a acestora,

pn la recuperarea sa integral.

Recuperarea se efectueaz ncepnd cu prima Cerere de rambursare, astfel nct suma

aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte de ultima Cerere de

rambursare; n consecin, prefinanarea nu se poate acorda n cazul contractelor care

prevd mai puin de 2 cereri de rambursare.

Beneficiarul va trebui s restituie prefinanarea dac nu a depus nici o cerere de

rambursare care s justifice achiziia de bunuri, servicii sau execuia de lucrri, n

termen de 6 luni de la data primirii acesteia.

Asigurarea cofinanrii i a cheltuielilor neeligibile

Beneficiarii vor avea obligaia de a include n bugetul instituiei:

24

co-finanarea n cadrul proiectului (conform Ordonanei de Urgen a Guvernului nr. 64/2009);

sume pentru acoperirea cheltuielilor neeligibile n cadrul proiectului; sumele necesare pentru finanarea tuturor cheltuielilor pn la rambursarea sumelor

solicitate, astfel nct s se asigure implementarea optim a proiectului

Acordarea contravalorii TVA

Plata TVA aferent livrrilor de bunuri, prestrilor de servicii i execuiei de lucrri,

finanate, integral sau parial, din contribuia financiar a Uniunii Europene i/sau din co-

finanarea public naional aferent, pentru beneficiarii din sectorul public care beneficiaz

de alocri de fonduri de la bugetul de stat prin bugetul ordonatorului principal de credite, va

fi suportat de la bugetul de stat, conform OUG. 64/2009.

8.5. Proiecte generatoare de venituri se aplic pentru proiectele cu o valoare mai

mare de contravaloarea n lei a 1 mil Euro5

Conform prevederilor art. 55 alin. 1 din Regulamentul General nr. 1083/2006, stabilind

prevederile generale privind Fondul European pentru Dezvoltare Regional, Fondul Social

European i Fondul de Coeziune, cu modificrile i completrile ulterioare, proiect generator

de venituri reprezint orice operaiune care implic o investiie ntr-o infrastructur a crei

utilizare este supus unor redevene suportate direct de utilizatori, sau orice operaiune care

implic vnzarea sau nchirierea unui teren sau a unui imobil, sau orice alt furnizare de

servicii contra unei pli.

Cheltuielile eligibile ale proiectelor generatoare de venituri nu trebuie s depeasc

valoarea curent a costului investiiei minus valoarea curent a veniturilor nete din aceast

investiie ntr-o anumit perioad de timp, proiecte n care se poate estima valoarea

veniturilor n avans.

n situaiile n care nu tot costul investiiei este eligibil pentru co-finanare, venitul net

va fi alocat pro rat la partea eligibil i ne-eligibil a costului investiiei.

5 Se va aplica cursul INFOREURO din luna depunerii cererii de finanare

25

Aplicarea prevederilor comunitare privind veniturile generate de proiect n cadrul

POS CCE 2007-2013 se realizeaz astfel:

n faza de evaluare a proiectelor, n Cererea de finanare beneficiarii menioneaz dac proiectul este generator de venituri. Conform metodologiei din Anexa 9, se

stabilesc veniturile nete generate de proiect i acestea se deduc din costul

investiiei, stabilindu-se astfel costurile eligibile ale proiectului pentru finanare

din POS CCE.

n faza de implementare a proiectelor, se va realiza o monitorizare a veniturilor generate de proiect att pe perioada de implementare a proiectelor, ct i pe o

perioad de 5 ani de la finalizarea, conform prevederilor art. 55 alin. 3 din

Regulamentul General nr. 1083/2006. n cazul n care veniturile nete obinute prin

utilizarea infrastructurii/echipamentelor finanate prin proiect vor depi veniturile

nete declarate n cererea de finanare, diferena va fi rambursat de ctre solicitant

Solicitantul va estima venitul i profitul viitor n timpul perioadei economice de

funcionare (perioada de timp dup care investiia trebuie s fie nlocuit). Profitul (venitul

net) este egal cu veniturile estimate minus costurile curente estimate.

Actualizarea este o operaiune care permite a compara beneficiile i costurile ce se

produc la intervale diferite de timp. Rata de actualizare se utilizeaz n analiza economic i

este menit a evidenia i compara beneficiile i costurile viitoare cu cele prezente.

n cazul analizei financiare, pentru perioada 2007-2013 se recomand a se folosi

valoarea de 5% pentru rata de actualizare.

n cazul analizei economice, se recomand a se folosi o rat de actualizare de 5,5%.

Se recomand n acest sens consultarea Anexei 9 Modul de calcul al asistenei

nerambursabile n cazul proiectelor generatoare de venit pentru proiectele cu o valoare de

cel puin contravaloarea n lei a 1 mil. Euro

9. Modaliti de completare i transmitere a Cererii de Finanare 9.1. Completarea Cererii de Finanare

26

Formularul standard al Cererii de finanare este prezentat n Anexa 1 la Ghidul

Solicitantului.

Completarea Cererii de finanare, inclusiv a anexelor (modele standard prevzute prin

prezentul Ghid), se va face conform instruciunilor de completare i va urmri ntocmai

modelul standard.

Atenie! Modificarea modelului standard (eliminarea, renumerotarea seciunilor, anexarea

documentelor suport n alt ordine dect cea specificat etc) poate conduce la respingerea

Cererii de finanare pe motiv de neconformitate administrativ.

La cererea de finanare pot fi anexate i alte documente dect cele solicitate prin prezentul

Ghid dac solicitantul le consider utile pentru justificarea i argumentarea proiectului

propus spre finanare.

Transmiterea unei cereri de finanare reprezint un angajament oficial al

solicitantului conform cruia toate detaliile proiectului sunt corecte i reale. Totodat,

reprezint o confirmare a faptului c, dac finanarea se acord, solicitantul se

angajeaz s implementeze proiectul n condiiile descrise n Cererea de finanare i n

concordan cu condiiile stipulate n Contractul de finanare. Prin depunerea

proiectului, solicitantul accept modelul de contract ataat prezentului ghid, precum i

termenii i condiiile din prezentul ghid.

Cererile de finanare trebuie s fie tehnoredactate n limba romn, utiliznd urmtorul format: font Times New Roman, dimensiune font 12, spaiere la un rnd i jumtate. Nu

sunt acceptate cereri de finanare completate de mn.

Dosarul Cererii de finanare va cuprinde, n mod obligatoriu, un opis (Anexa 12). Pagina opis va fi pagina cu numrul 0 a Cererii de finanare.

Dup completarea Cererii de finanare ntr-un exemplar, aceasta se numeroteaz de la pagina 0 (pagina opis) la pagina n (unde pagina n va reprezenta pagina coninnd

pct. 5 din formularul standard al Cererii de finanare, respectiv certificarea cererii), n

colul din dreapta jos al paginii. Fiecare pagin a Cererii de finanare se tampileaz i se

27

semneaz de ctre reprezentantul legal al solicitantului sau de ctre persoana

mputernicit n acest sens de acesta. tampila i semntura din josul fiecrei pagini

trebuie s fie separate de tampila i semntura ce sunt necesare pe o pagin (exemplu:

declaraia de angajament). Numerotarea paginilor va continua de la n+1 pentru anexele

ataate cererii de finanare. Numerotarea paginilor se va face cu pixul sau cu cerneal

indelebil. Acest exemplar din cererea de finanare, semnat i tampilat conform

cerinelor, reprezint originalul cererii. De pe acesta, solicitantul va face 2 (dou) copii

simple, care se vor depune mpreun cu originalul

Exemplarul original va avea nscris pe copert meniunea ORIGINAL iar

exemplarele copie vor avea nscris meniunea COPIE .

Fiecare dosar se va introduce ntr-un plic nchis (3 plicuri). Pe plicul n care se afl

originalul se va scrie ORIGINAL, numele proiectului i al solicitantului. Pe plicurile n care

se afl COPIILE se va scrie: COPIE, numele proiectului i al solicitantului.

Aceste 3 plicuri se vor introduce toate ntr-un plic (pachet) nchis. Pe acest plic

(pachet) ce cuprinde ntreaga documentaie se nscriu urmtoarele date:

- codul apelului de proiecte: POSCCE-A3-O3.2.2

- denumirea destinatarului: OIPSI (Organismul Intermediar pentru Promovarea

Societii Informaionale)

- denumirea expeditorului: instituia solicitant i adresa ei

- titlul proiectului i numrul de nregistrare electronic a aplicaiei

Pentru acele documente originale care, conform legii, rmn n posesia solicitantului,

copiile trebuie s fie tampilate de solicitant cu meniunea Conform cu originalul i

semnate de ctre reprezentantul legal al solicitantului.

Modalitatea de depunere a propunerilor de proiecte este urmtoarea:

1. Solicitantul va completa i va transmite on-line cererea de finanare, la care va ataa

toate documentele solicitate n prezentul ghid. Toate documentele trebuie s fie n

formatul iniial editabil (.doc, .docx, .pdf sau .xls sau n alt format precizat pe site), cu

excepia celor eliberate de alte autoriti publice i care nu sunt disponibile dect n

28

format fizic, care vor fi scanate i transmise n format .pdf, la o rezoluie de 300 dpi.

Pentru a permite verificarea corectitudinii calculelor, toate tabelele referitoare la

devizul estimativ trebuie s fie neprotejate la editare. Aplicaia software prin care se

va face nregistrarea i transmiterea aplicaiei va fi disponibil pe pagina web a MCSI

- OIPSI la adresa http://fonduri.mcsi.ro, ncepnd cu ora 9,00 a primei zile de

nregistrare i pn la ora 14,30 a ultimei zile de nregistrare.

Atenie! Pentru a fi posibil nregistrarea online, este necesar ca proiectul s fie transmis

electronic n intervalul de timp menionat, nu doar s se nceap nregistrarea acestuia.

2. Aplicaia software va genera automat solicitantului un mesaj de confirmare a

efecturii nregistrrii cu numrul de nregistrare obinut.

3. n termen de maxim 5 zile lucrtoare dup nregistrarea on-line, solicitanii trebuie s

depun dosarul la sediul MCSI cu respectarea detaliilor cuprinse n prezentul ghid.

Indiferent de modalitatea de transmitere (personal, prin pot sau curier), dosarul

trebuie s fie primit i nregistrat la registratura MCSI cel mai trziu n a cincea zi

lucrtoare de la nregistrarea on-line. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se

asigure c dosarul se nregistreaz la registratura MCSI n timp util.

4. Nedepunerea dosarului de solicitare n termenul menionat la pct. 3 atrage decderea

solicitantului din dreptul de a utiliza numrul de nregistrare, fiind necesar

renregistrarea n sistem.

Adresa la care se depune proiectul este Ministerul Comunicaiilor i Societii

Informaionale, Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale,

Bulevardul Libertii nr. 14, sector 5, Bucureti, Cod 050706, la Registratura Ministerului n

intervalul de timp specificat.

Dac proiectul ndeplinete criteriile de transmitere solicitate, eliminatorii (termen i

modalitate), fiecare proiect va primi un cod unic de nregistrare (SMIS), la care se va face

referire n toat corespondena ulterioar i prin care se poate identifica n mod unic proiectul.

29

10. Evaluarea i selecia proiectelor

nregistrarea propunerilor de proiecte se face continuu dup data lansrii Cererii de

propuneri de proiecte, n perioada 21 iunie 2010 20 august 2010. Procesul de

verificare a criteriilor de transmitere, a conformitii administrative i a criteriilor de

eligibilitate se va realiza n mod continuu, imediat dup primirea aplicaiilor la sediul

MCSI. Procesul de evaluare tehnico-economic i de selecie a proiectelor va ncepe

dup ncheierea perioadei limit de depunere a aplicaiilor la sediul MCSI, urmnd s

conduc la o ierarhizare a acestora pe baza punctajelor acordate la evaluarea tehnico-

economic. Acordarea finanrii se face pe baza deciziei Comitetului de Selecie, n

limita acoperirii alocrii financiare planificate pentru prezentul apel, menionat la cap.

1

Procesul de evaluare i selecie a propunerii de proiect se va derula n 4 etape

1. Verificarea criteriilor de transmitere

2. Verificarea administrativ i a eligibilitii

3. Evaluarea tehnico-economic

4. Selecia proiectelor

10.1. Verificarea criteriilor de transmitere

Verificarea criteriilor de transmitere a cererii de finanare i anexelor aferente acesteia

se realizeaz n conformitate cu punctele 1 i 2 din anexa ce conine grila de verificare a

conformitii administrative i a eligibilitii. Rspunsurile la aceste puncte pot fi Da sau

Nu. Pentru a trece la urmtoarea faz de verificare proiectul trebuie s rspund cu Da la

ambele puncte.

n cazul n care aceste cerinele nu sunt respectate, solicitantul va primi o scrisoare de

respingere. Dosarul proiectului va fi transmis napoi ctre solicitant fr a fi deschis (cu

excepia cazului n care datele nscrise pe plic nu sunt suficiente pentru ncadrarea

corespondenei n apelul de proiecte deschis), nsoit de o scrisoare de respingere.

30

n cazul n care aplicaia ntrunete criteriile de transmitere solicitate, aceasta va fi

nregistrat n SMIS i i se va transmite solicitantului o scrisoare de notificare de primire a

aplicaiei, prin care i se va comunica codul unic de nregistrare n SMIS.

10.2. Verificarea administrativ i a eligibilitii

Sunt verificate doar proiectele admise n urma verificrii criteriilor de transmitere

Regulile de verificare administrativ i a eligibilitii:

n cazul n care lipsesc mai mult de trei documente, proiectul se respinge automat, iar

solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin fax sau prin pot (n cazul n care

solicitantul nu furnizeaz un nr. de fax) prin care i se comunic respingerea, cu precizarea

motivelor respingerii. De asemenea, dac lipsete complet oricare dintre documentele

urmtoare: Cererea de finanare, Studiul de fezabilitate cu devizul estimativ, Analiza

necesitilor cu devizul estimativ, Proiectul Tehnic, proiectul se respinge automat

Dac pentru notarea criteriilor de la verificarea administrativ se constat c sunt necesare

documente/informaii/clarificri suplimentare fa de cele depuse, OIPSI va ntocmi o

scrisoare de solicitare de documente/clarificri/informaii pe care ofierul de proiect o va

transmite prin fax sau prin pot (n cazul n care n proiect nu este trecut nici un nr. de fax),

solicitantului. Dovada transmiterii scrisorii o reprezint: confirmarea tiprit de faxul OIPSI

dup transmiterea scrisorii prin fax; confirmarea de primire potal, n cazul n care

scrisoarea se transmite prin pot.

Dac n 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii/faxului solicitantul nu rspunde

ntrebrilor, proiectul este respins. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c

rspunsul este nregistrat de OIPSI n timp util.

Verificarea administrativ i a eligibilitii se realizeaz ncepnd cu punctul 3 din grila de

verificare a conformitii administrative i a eligibilitii.

31

Pentru a fi admis, propunerea trebuie s obin rspuns Da la toate ntrebrile. n caz

contrar, propunerea este respins i solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin

care i se comunic respingerea, cu precizarea motivelor respingerii.

Dup verificarea administrativ i a eligibilitii, proiectele vor fi transmise experilor

evaluatori.

10.3. Evaluarea tehnico-economic

Sunt evaluate doar propunerile de proiecte admise n urma verificrii administrative i

a eligibilitii.

Evaluarea proiectelor se realizeaza individual de ctre experi evaluatori pe baza

criteriilor prezentate n anexa ce conine Grila de evaluare tehnico-economic.

Dup evaluare, toate proiectele vor fi transmise Comitetului de Selecie.

n cazul n care, pe durata parcurgerii etapei de evaluare tehnico-economic se

constat c sunt necesare documente/clarificri/informaii suplimentare, OIPSI va ntocmi o

scrisoare de solicitare de documente/clarificri/informaii pe care ofierul de proiect o va

transmite prin fax sau prin pot (n cazul n care n proiect nu este trecut nici un nr. de fax),

solicitantului. Dovada transmiterii scrisorii o reprezint: confirmarea tiprit de faxul OIPSI

dup transmiterea scrisorii prin fax; confirmarea de primire potal, n cazul n care

scrisoarea se transmite prin pot.

Dac n 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii/faxului solicitantul nu rspunde

ntrebrilor, proiectul este respins. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c

rspunsul este nregistrat de OIPSI n timp util.

10.4. Selecia

Comitetul de selecie va analiza rapoartele de evaluare i va ntocmi lista cu proiecte

ce ntrunesc condiiile spre a fi finanate (n ordinea descresctoare a punctajelor), pn la

concurena cu bugetul apelului. Condiia de finanare a proiectului este aceea ca punctajul

obinut s fie de minim 70 puncte (punctaj minim de calitate).

n cazul egalitii de puncte pentru ultimele proiecte de pe list se aplic succesiv

urmtoarele criterii de departajare:

32

- Subcriteriul 2d Numrul de sisteme ce vor fi interoperabile n urma implementrii

proiectului (direct sau indirect) din cadrul criteriului 2 Calitatea i coerena

proiectului

- Subcriteriul 2c Soluia tehnic din cadrul criteriului 2 Calitatea i coerena

proiectului

- Subcriteriul 2a Corelarea ntre obiective, rezultatele ateptate i activiti din cadrul

criteriului 2 Calitatea i coerena proiectului

Decizia de finanare este luat de ctre Comitetul de Selecie care poate decide s:

- aprobe proiectul fr modificarea coninutului i condiiilor definite n cererea de finanare i anexele acesteia;

- aprobe proiectul cu reducerea costurilor eligibile totale; aceasta se ntmpl cnd una sau mai multe cheltuieli sunt ncadrate greit ca eligibile sau chiar dac sunt eligibile nu

sunt justificate sau sunt supradimensionate, dimensiunea cofinanrii solicitate sau rata de

cofinanare solicitat nu se ncadreaz n limitele specificate pentru acest apel, ns din punct

de vedere tehnic proiectul este viabil. n acest caz, solicitantul poate s accepte

implementarea proiectului n ntregime sau s renune la solicitarea finanrii;

- resping proiectul; - solicite motivat reevaluarea proiectului.

Atenie! Selectarea proiectului pentru finanare este condiionat de urmtoarele elemente:

o punctajul obinut s fie de cel puin 70 puncte (punctaj minim de calitate), fr obinerea unui punctaj 0 la niciunul dintre subcriterii;

o disponibilitatea fondurilor alocate acestui apel; o punctaj superior pentru criteriile de departajare, dac este cazul, pentru

proiectele ce au obinut acelai punctaj total.

Lista proiectelor aprobate va fi publicat pe site-ul http://fonduri.mcsi.ro

Solicitanii vor fi informai asupra rezultatului seleciei i au la dispoziie 5 zile s

accepte sau sau s conteste decizia.

33

Contestaiile pot fi depuse la sediul MCSI n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea

scrisorii de respingere sau scrisorii de aprobare (n cazul reducerii cheltuielilor). Contestaiile

trebuie s fie n form scris i se pot referi doar la motivaiile incluse n scrisoarea trimis de

OIPSI. OIPSI va soluiona contestaiile i va trimite rspunsul n scris ctre contestatar.

n cazul n care solicitantul nu respect termenele menionate mai sus, acesta poate fi

deczut din drepturi, iar OIPSI poate decide finanarea urmtorului proiect de pe list.

11. Contractarea

11.1. Semnarea contractului

Solicitanii ale cror proiecte au fost selectate vor primi Contractul de finanare, n

vederea completrii acestuia cu informaiile solicitate. OIPSI i rezerv dreptul de a opera

modificri la contractul de finanare pn la data semnrii acestuia. Forma de contract de

finanare transmis de OIPSI solicitantului nu poate fi modificat de ctre acesta cu excepia

datelor de identificare ale solicitantului i ale proiectului n cazul n care sunt completate

eronat.

Solicitanii au la dispoziie 10 zile pentru a semna i a retransmite contractul ctre

OIPSI, n 3 exemplare originale. Documentele se vor expedia prin pot cu confirmare de

primire, curier, sau depuse de un reprezentant al solicitantului, la sediul Ministerului

Comunicaiilor i Societii Informaionale, Organismul Intermediar pentru Promovarea

Societii Informaionale, din Bulevardul Libertii nr. 14, sector 5, Bucureti, cod 050706, la

Registratur. n scopul urgentrii procedurii de contractare, se poate decide invitarea

solicitantului n vederea semnrii contractelor la sediul OIPSI.

n cazul n care solicitantul nu rspunde n termenul de 10 zile, OIPSI poate decide

retragerea finanrii pentru acesta i finanarea urmtorului proiect de pe list.

Contractul de finanare va fi semnat la nivelul MCSI, iar un exemplar va fi trimis

beneficiarului.

Atenie! Cererea de finanare depus de solicitant, cu eventualele modificri i completri

efectuate pe parcursul procedurii de evaluare, selecie, contractare, devine obligatorie

pentru beneficiar, fiind anex la contractul de finanare, deci parte integrant a acestuia.

34

11.2. Modificarea contractului de finanare

Modificarea Contractului de finanare nu poate s vizeze o modificare substanial a

proiectului.

Modificarea Contractului de finanare se poate face n urmtoarele condiii:

n urma unei notificri (fr a fi nevoie de act adiional) o Notificare a beneficiarului: Schimbarea denumirii solicitantului (urmare unui

act legislativ), a adresei, sediului social, contului de trezorerie/bancar, a

contului sau a bncii creditoare, nlocuirea reprezentantului legal, a

managerului de proiect, a persoanei de contact sau a persoanei responsabile cu

operaiunile financiare pentru beneficiar

o Notificare a OIPSI: Modificri determinate de schimbri n legislaia naional i european

n urma unei solicitri a beneficiarului de modificare, aprobat de OIPSI (fr a fi nevoie de act adiional)

o Variaii ntre liniile din devizul estimativ pn n limita a 10% din valoarea liniei din care se face modificarea, fr a se majora valoarea total eligibil

angajat prin contract, cu respectarea prevederilor apelului de proiecte;

o Modificarea calendarului de implementare, fr modificarea termenului final de implementare i a termenului la care va fi depus Cererea de Rambursare

final

o Modificarea devizului estimativ al proiectului n urma deducerii unor cheltuieli din cererile de rambursare, ca fiind neeligibile

o Modificarea graficului Cererilor de rambursare, fr modificarea termenului de depunere a ultimei Cereri de rambursare

prin act adiional, semnat n aceleai condiii ca i Contractul de Finanare (urmare a unei Notificri justificate din partea beneficiarului i a Notificrii de

aprobare a OIPSI)

35

o Modificarea calendarului de implementare, cu depairea termenului final i a termenului la care va fi depus Cererea de Rambursare final

o Orice alte modificri justificate care nu se ncadreaz n situaiile descrise anterior i care nu sunt considerate modificri substaniale ale proiectului.

Modificrile substaniale la un proiect sunt acelea care:

o afecteaz major natura i condiiile de implementare sau o ofer unui ter un avantaj necuvenit sau o rezult dintr-o schimbare a naturii proprietii unui articol de infrastructur, o

ncetare sau schimbare n localizare a investiiei sau ncetarea unei activitati de

producie (dup caz, unde se aplic).

Principiile generale care stau la baza modificrii contractului de finanare sunt

urmtoarele:

- Cererea unui beneficiar de modificare a contractului prin act adiional nu va fi

acceptat n mod automat de ctre OIPSI, ci trebuie s existe motive ntemeiate pentru

aceast modificare. OIPSI examineaz motivele date i respinge cererile care prezint

justificri nefundamentate sau care nu respect prevederile ghidului i/sau a legislaiei

naionale i comunitare relevante;

- Modificrile solicitate la contractul de finanare nu vor afecta funcionalitatea i

viabilitatea economic a proiectului i vor respecta criteriile de eligibilitate i selecie;

- Un act adiional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbri n contract

care ar pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile (ca de exemplu

condiii care au dus la obinerea punctajului din Grila de evaluare) sau ar fi contrare

principiului tratamentului egal al solicitanilor. Suma maxim a finanrii nerambursabile

menionat n contract nu poate fi majorat.

12. Implementarea

Condiiile de implementare sunt n strict conformitate cu prevederile contractului de

finanare.

36

Atenie! Avnd n vedere prevederile Regulamentului (CE) 1083/2006 ce conine prevederi

generale cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European

i Fondul de Coeziune referitoare la perioada de pstrare a documentaiei legate de un

proiect finanat din instrumente structurale i a perioadei de pstrare a obiectivelor unei

operaiuni finanate din instrumente structurale, durata de funcionare a asociaiei,

prevzut n actul constitutiv, trebuie s fie cel puin pn la 31 decembrie 2020 sau pe

termen nelimitat.

12.1 Achiziii publice

Beneficiarul rspunde de respectarea tuturor prevederilor n vigoare ale legislaiei n

domeniul achiziiilor publice, conform OUG 34/2006, cu modificrile i completrile

ulterioare.

Pentru achiziiile publice ncheiate nainte de depunerea proiectului (cu respectarea

OUG 34/2006, cu completrile i modificrile ulterioare), dar dup 1 ianuarie 2007, n

cererea de finanare se vor completa valorile reale, nu cele estimate, i datele calendaristice

de derulare a procedurii.

n cazul n care se constat nclcarea prevederilor legale, cheltuielile aferente plii

bunurilor/serviciilor/lucrrilor astfel achiziionate vor fi considerate neeligibile i nu vor fi

rambursate.

Condiia de livrare acceptat pentru bunurile achiziionate n cadrul proiectului este

Ex-Works (Incoterms 2000).

12.2. Rambursarea cheltuielilor

Rambursarea cheltuielilor se face n conformitate cu prevederile contractului de

finanare i cu graficul de rambursare a cheltuielilor.

Atenie! Decontarea cheltuielilor se va face pe baza capitolelor 4.1. Detalierea costurilor

proiectului pe fiecare categorie de cheltuial i 4.2 Surse de finanare a proiectului din

Cererea de finanare

37

Pentru rambursarea cheltuielilor efectuate de ctre beneficiar, acesta va transmite

cererile de rambursare mpreun cu documentele justificative i rapoartele de progres la

OIPSI la intervalele de timp stabilite prin Graficul de Depunere a Cererilor de Rambursare.

Numrul total de cereri de rambursare este de maxim 4 (pentru proiectele care se

implementeaz n maxim 12 luni) i maxim 8 (pentru proiectele care se implementeaz ntr-o

perioad cuprins ntre 12 i 24 luni). Prima cerere de rambursare se va depune n maxim 9

luni de la data semnrii contractului de finanare, dar nu mai trziu de 6 luni de la data

primirii prefinanrii, dac este cazul; n caz contrar se poate rezilia contractul de finanare.

OIPSI va verifica dac cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizrii

obiectivelor proiectului, dac sunt legale, nregistrate n contabilitate i justificate de

documente.

Atenie! Toate plile aferente proiectului, solicitate pentru rambursare, trebuie s fie

efectuate n perioada de implementare!

Beneficiarul va depune la OIPSI pentru rambursarea cheltuielilor eligibile urmtoarele

documente (sau alte documente cu valoare probatorie echivalent):

Cerere de rambursare 4 exemplare Raport de progres Copii certificate, ce vor conine meniunea conform cu originalul, tampila

beneficiarului i semntura reprezentantului legal al acestuia, dup urmtoarele documente:

facturi, documente de plat, extrase bancare, alte documente justificative;

Pentru procedura de achiziii publice: dovada publicitii, criterii de selecie, model caiet de sarcini, raport de atribuire a contractului/contractelor;

Pentru informare i publicitate: brouri, pliante, anunuri, comunicate, etc; Pentru achiziii de bunuri: copie certificat NIR, copie certificat dup procesul verbal

de predare-primire a bunurilor sau dup procesul verbal de punere n funciune (dup caz);

Pentru prestri servicii: aprobarea beneficiarului pentru documentele remise n cadrul consultanei, foi de prezen la cursuri, fie de evaluare ntocmite de ctre participanii la

cursuri, statele de plat ale trainerilor (copii certificate)

Alte documente relevante.

38

La data depunerii ultimei cereri de rambursare, proiectul trebuie s fie finalizat. Se

consider c proiectul este finalizat dac este funcional, dac sunt ndeplinite obiectivele

proiectului stabilite prin contractul de finanare i beneficiarul a ncheiat efectuarea tuturor

plilor. Valoarea cheltuielilor eligibile solicitate n ultima cerere de rambursare trebuie s fie

de minim 15% din valoarea finanrii nerambursabile.

Beneficiarii tuturor proiectelor care obin finanare sunt obligai s solicite, la

finalizarea proiectului, auditarea acestuia de ctre un auditor extern.

Odat cu ultima cerere de rambursare, beneficiarul va depune i:

- raportul de audit realizat de un auditor extern, care certific faptul c proiectul este

implementat n locaia menionat n contract, c este n stare de funcionare i c

din punct de vedere tehnic i economic respect obligaiile asumate prin contractul

de finanare

- copia contractului pentru mentenana proiectului

- alte documente solicitate de OIPSI

Atenie! Contractul/contractele ncheiat/e de beneficiar cu diveri furnizori pentru

garania i mentenana aplicaiei trebuie s asigure obligativitatea funcionrii permanente

a acesteia n perioada de post-implementare. Acest lucru va fi prevzut i n caietele de

sarcini ntocmite pentru organizarea procedurii de achiziie public a diverselor

componente ale aplicaiei pentru care s-a solicitat finanarea (hardware i software).

Facturile trebuie s menioneze detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat sau

lucrarea efectuat, iar n cazul taxei de timbru verde, aceasta va fi poziie separat pe factur.

Pentru evitarea dublei finanri, pe toate facturile originale se va meniona, sub semntura

reprezentantului legal al beneficiarului, numrul contractului de finanare i programul prin

care este finanat (POS CCE).

Cererea de rambursare se poate depune, pentru fiecare achiziie de bunuri, numai dup

punerea lor n funciune sau ntocmirea procesului verbal de predare-primire, iar n cazul

prestrilor de servicii, dup acceptarea rezultatelor acestora de ctre beneficiar.

39

AM/OIPSI au dreptul de a solicita documente suplimentare pentru soluionarea

eventualelor neclariti.

nainte de solicitarea rambursrii, cheltuielile respective trebuie s fie efectuate i

pltite. Data plii se consider data efecturii transferului bancar din contul Beneficiarului n

contul furnizorului sau data nregistrat pe chitana fiscal.

Cererea de rambursare trebuie s fie transmis conform graficului de rambursare

stabilit; nerespectarea acestuia poate duce la retragerea finanrii.

Rambursarea se va efectua de ctre Unitatea de Plat din cadrul Ministerului

Economiei, Comertului si Mediului de Afaceri, pe baza cererii de rambursare naintate de

ctre Beneficiar la OIPSI, n termen de 10 zile de la data la care beneficiarul a fost informat

cu privire la suma autorizat la plat.

Verificarea cererilor de rambursare se face de ctre OIPSI iar autorizarea lor se face

de Autoritatea de Management, n termen de maximum 80 zile de la data depunerii acestora.

Beneficiarii vor fi informai cu privire la sumele autorizate la plat.

AM/OIPSI poate prelungi termenul, cu informarea n prealabil a beneficiarului, n

situaii justificate legate de solicitarea de documente i clarificri, precum i n situaia

organizrii unor misiuni de control anterioare autorizrii plii.

13. Monitorizare i control

Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur tehnic sau financiar

legate de Proiect solicitate de ctre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar,

Autoritatea de Certificare i Plat, Autoritatea de Audit, Comisia European sau orice alt

organism abilitat s verifice sau s realizeze controlul/auditul/monitorizarea asupra modului

de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente structurale.

Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct, folosind conturi analitice

distincte pentru Proiect.

Monitorizarea proiectelor se face de ctre OIPSI, n vederea urmririi ndeplinirii

indicatorilor stabilii prin contract pentru msurarea obinerii rezultatelor prevzute.

40

Monitorizarea const n urmrirea progresului fizic i procedural nregistrat n

implementarea proiectului i n colectarea i introducerea n SMIS (Sistemul Unic de

Management al Informaiilor) a tuturor informaiilor legate de proiect

Atenie! Beneficiarii trebuie s respecte indicatorii asumai prin Cererea de finanare.

Nendeplinirea acestor indicatori poate conduce la retragerea finanrii acordate sau

retragerea proporional cu gradul de nendeplinire.

Procesul de monitorizare ncepe din momentul semnrii contractului de finanare i se

termin la 60 luni dup finalizarea proiectului.

Beneficiarul trebuie s transmit OIPSI, pe toat durata de implementare a proiectului,

rapoarte trimestriale de progres, rapoarte de progres care nsoesc cererea de rambursare, iar

timp de 60 luni dup finalizarea activitilor proiectului va transmite rapoarte anuale privind

durabilitatea investiiei, rapoarte completate n conformitate cu formatele standard prevzute

n anexa la contractul de finanare.

Pentru realizarea monitorizrii fizice a proiectelor, OIPSI va desfura urmtoarele

activiti:

a) verificarea coninutului documentelor de raportare (rapoarte de progres elaborate i

transmise de ctre beneficiar privind activitile desfurate / progresul fizic);

b) vizite de monitorizare care i propun verificarea stadiului fizic al implementrii

proiectului la faa locului/sediul beneficiarului (anunate i ad-hoc).

a) Verificarea documentelor

Verificrile documentelor vor asigura c rapoartele de progres elaborate de ctre

beneficiar sunt complete i corecte, c respect formatul prevzut n Contractul de finanare,

c proiectul este implementat n conformitate cu legile comunitare i naionale. De asemenea

vor urmri evoluia n timp a indicatorilor stabilii prin Contractul de finanare, realizarile fa

de int propus, procent de realizare.

b) Vizita de monitorizare

41

Scopul vizitei de monitorizare este de a se verifica la faa locului realizarea fizic a unui

proiect, sistemul de management al proiectului i de a permite echipei de monitorizare s

colecteze unele date suplimentare fa de cele cuprinse n rapoartele de progres, n vederea

aprecierii valorii indicatorilor fa de intele propuse i a acurateei informaiei furnizate de

beneficiar.

Vizita de monitorizare va urmri:

- asigurarea faptului c proiectul progreseaz sub aspect de realizare fizic n

conformitate cu calendarul activitilor inclus n contractul de finanare;

- identificarea posibilelor probleme ct mai curnd cu putin i emiterea de sugestii

de mbuntire a implementrii;

- identificarea elementelor de succes ale proiectului;

- asigurarea unei comunicri strnse ntre beneficiari i OIPSI, care s conduc la o

bun colaborare n vederea implementrii cu succes a proiectului (realizarea tuturor

indicatorilor prevzui n contract n perioada de timp prevazut).

Beneficiarul are obligaia de a participa la vizit i de a furniza echipei de

monitorizare toate informaiile solicitate.

c) Control i audit

Autoritatea de Management a POS CCE, OIPSI i alte structuri cu atribuii de

control/verificare/audit a finanrilor nerambursabile din fondurile structurale pot efectua

misiuni de control pe perioada de implementare a proiectului, pe durata contractului de

finanare, ct i pn la expirarea termenului de 3 ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE

i 5 ani de la terminarea proiectului.

Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct a proiectului i s asigure

nregistrri contabile separate i transparente ale implementrii proiectului. Beneficiarul

trebuie s pstreze toate nregistrrile/registrele timp de trei ani de la data nchiderii oficiale a

POS CCE.

Beneficiarul are obligaia de a pstra i de a pune la dispoziia organismelor abilitate,

dup finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor

dobndite prin Instrumentele Structurale, pe o perioad de 5 ani de la data nchiderii oficiale a

42

POS CCE (n conformitate cu art.90, paragraful 1, litera a) din Regulamentul Comisiei

Europene nr. 1083/2006).

Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur tehnic sau financiar

legate de proiect solicitate de ctre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar,

Autoritatea de Plat/Certificare, Autoritatea de Audit, Comisia European sau orice alt

organism abilitat s verifice sau s realizeze auditul asupra modului de implementare a

proiectelor cofinanate din instrumente structurale. Beneficiarul are obligaia de a asigura

disponibilitatea i prezena personalului implicat n implementarea proiectului pe ntreaga

durat a verificrilor. Beneficiarul are obligaia s acorde dreptul de acces la locurile i

spaiile unde se implementeaz sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele

informatice, precum i la toate documentele i fiierele informatice privind gestiunea tehnic

i financiar a proiectului. Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate, astfel nct

s permit verificarea lor.

n cazul neregulilor constatate, recuperarea debitului se realizeaz conform

prevederilor OG nr. 12/2007.

Activitile de monitorizare, control i audit sunt detaliate n modelul de contract de

finanare.

14. Informare i publicitate

(1) Beneficiarul este responsabil pentru implementarea activitilor de informare i

publicitate n legtur cu asistena financiar nerambursabil obinut prin POS CCE, n

conformitate cu cele declarate n cererea de finanare.

(2) Beneficiarul trebuie s se asigure c dup semnarea contractului de finanare urmtoarele

date vor fi publicate, cel puin o dat, ntr-un cotidian local / naional: Sigla Uniunii

Europene, sigla Guvernului Romniei, sigla Instrumente Structurale 2007-2013, titlul

proiectului, meniunea Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii

Economice, sloganul Investiii pentru viitorul dumneavoastr, precum i meniunea

Proiect co-finanat prin Fondul European de Dezvoltare Regional.

(3) Beneficiarul este obligat s utilizeze pentru toate produsele de comunicare realizate n

cadrul proiectelor finanate prin Programul Operaional Creterea Competitivitii

Economice sigla Guvernului Romniei, sigla Uniunii Europene, nsoite de meniunea

43

Proiect co-finanat prin Fondul European de Dezvoltare Regional. Prin produse de

comunicare se nelege: fluturai, pliante, brouri, afie, bannere, comunicate de pres,

website-uri, newsletters, spoturi radio-TV, inserii n presa scris, standuri expoziionale,

autocolante, materiale promoionale sau orice alte materiale prin care este promovat proiectul

i rezultatele acestuia. Orice comunicat de pres referitor la proiectul finanat va fi transmis

spre publicare numai dup semnarea contractului de finanare.

(4) Publicaiile tiprite care sunt realizate n cadrul proiectului trebuie s menioneze

obligatoriu titlul programului/proiectului, precum i participarea Uniunii Europene prin

Programul Operaional Creterea Competitivitii Economice pe prima i ultima copert.

(5) Publicaiile trebuie s includ obligatoriu date de contact pentru obinerea mai multor

informaii la cerere de ctre cei interesai.

(6) Website-urile dezvoltate n cadrul proiectelor finanate prin Programul Operaional

Creterea Competitivitii Economice vor meniona participarea Uniunii Europene pe

pagina principal a acestora (adic homepage) i vor include pe pagina principal a acestora,

n loc vizibil, Sigla Uniunii Europene, Sigla Guvernului Romniei i sigla Instrumentelor

Structurale n Romnia precum i un link ctre site-ul web al Instrumentelor Structurale n

Romnia, www.fonduri-ue.ro, nsoit de textul: Pentru informaii detaliate despre celelalte

programe cofinanate de Uniunea European, v invitm s vizitai www.fonduri-ue.ro.

(textul reprezentnd un link la adresa web (URL): http://www.fonduri-ue.ro).

(7) n cazul achiziiilor de echipamente, acestora li se va aplica la loc vizibil un autocolant

care s conin urmtoarele elemente informative obligatorii: sigla Guvernului si sigla

Uniunii Europene, valoarea proiectului, titlul proiectului / investiiei. Beneficiarii sunt

obligai s asigure o informare transparent i corect a mass-media asupra proiectului

finanat prin POS CCE.

(8) La finalizarea proiectului, beneficiarul va publica o informare asupra proiectului i a

rezultatelor sale ntr-un ziar local/naional. Informarea va include urmtoarele elemente

obligatorii: Sigla Uniunii Europene, sigla Guvernului Romniei, sigla Instrumente

Structurale 2007-2013 elaborat de Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor

Structurale, titlul proiectului, meniunea Programul Operaional Sectorial Creterea

Competitivitii Economice, sloganul Investiii pentru viitorul dumneavoastr, precum i

meniunea Proiect co-finanat prin Fondul European de Dezvoltare Regional.

44

(