1.5 anc calisis a.8.3 pp ffp oct 2011

Proiectul CALISIS – Asigurarea calităţii în sistemul de formare profesională continuă din România

Program regional de formare profesională a specialiştilor-evaluatori şi a reprezentanţilor furnizorilor de formare profesională

Activitatea A.8.3

PROCEDURI DE PROCES LA NIVELUL FFP

Ana Costin, Mihai Lupescu Autoritatea Naţională pentru Calificări

Formatori:

Octombrie – decembrie, 2011

Proceduri de proces şi operaţionale la nivelul FFP

PP FFP nn PO FFP nn

Managementul proceselor (FI)Analiza efectuată de management privind eficacitatea SMC (FI)

Colectarea şi procesarea datelor pentru calculul indicatorilor de calitate conform CERAC (IS)

Alocarea resurselor, inclusiv a resurselor umane, necesare pentru AC activităţii FFP (TI)

Analiza nevoilor de formare (IF)Elaborarea programei de formare

profesională (FI)

Organizarea şi derularea unui PFP autorizat (FI) Pregătirea dosarului de autorizare (FI)

Selectarea, pregătirea şi monitorizarea

formatorilor (TI)Elaborarea instrumentelor de evaluare (FI)

Monitorizarea examinatorilor din comisia de examinare finală (FI)

Măsurarea, analiza şi optimizarea calităţii serviciilor oferite de FFP (TI)

Organizarea examenelor de absolvire şi validarea rezultatelor examenelor de absolvire (GP)

Evaluarea şi selecţia furnizorilor de materiale, produse şi servicii necesare pentru AC PFP (TI)

Autoevaluare privind îndeplinirea condiţiilor de autorizare (TI)

Marketing si promovarea PFP (GP)

Organizarea procesului de benchmarking

cu alţi FFP (IF, GP, IS)

PP FFP 03 – Monitorizarea examinatorilor din comisia de examinare finală (FiaTest)

• Nu este un proces formalizat în cadrul actualului sistem de autorizare a FFP– Se regăseşte în practica unor FFP, dar rezultatele nu sunt valorificate la nivel de sistem

– SMC CALISIS prevede o procedură în acest scop

– Procedura trebuie analizată împreună cu CH FFP EVAL – Chestionarul de măsurare a calităţii examinatorilor din punctul de vedere al FFP

• 5.2. Responsabil de proces: Responsabilul cu PFP (RPFP)• 5.3. Indicatori de proces

IPŢintă

IPRaportare

IPFrecvenţă raportare

Analiză IPDenumire Definire UM

IPFFP-03-01Număr de examinatori monitorizaţi/ an

[nr/an]Conform PP CAJ

02

Conform PP CAJ 02

AnualConform

PO CAJ 01

IPFFP-03-02 Număr de reclamații primite de la participanți referitor la examinatori/nr. total de examinatori/ an

[%/an]Conform PP CAJ

02

Conform PP CAJ 02

AnualConform

PO CAJ 01

IPFFP-03-03Număr de reclamații ale FFP referitor la calitatea prestației examinatorilor /nr. total de examinatori/ an


02

Conform PP CAJ 02

AnualConform

PO CAJ 01

IPFFP-03-04 Număr de recuzări de examinatori /nr. total de examinatori/ an


02

Conform PP CAJ 02

AnualConform

PO CAJ 01

PP FFP 03 – Monitorizarea examinatorilor din comisia de examinare finală5.5 DESFĂŞURAREA PROCESULUI

Nr.Intrări

Denumire activitate R C I ÎnregistrăriDe la cine? Ce?

1. Elaborarea chestionarului de măsurare a calităţii prestaţiei examinatorilor din punctul de vedere al FFP

1.1 MGCSolicitare proiectare chestionar şi fişă de observaţie

Elaborare proiecte chestionar şi fişă de observaţie

RPFP SCEFProiect chestionarProiect fişă de observaţie

1.2 RPFPProiecte chestionar şi fişă de observaţie

Analiză şi validare chestionar şi fişă de observaţie

CEFFP MGCRPFP,SCEF

Chestionar validat – CH FFP EVALFişă de observaţii validată - PP FFP 03 - FP 01

2. Observarea prestaţiei membrilor comisiei de examinare în perioada premergătoare examenului

2.1RPFP,SCEF

Fişă de observaţii validată

Observarea comporta-mentului membrilor CEF

RPFP,SCEF

MGC CEFFP Fişă de observaţii completată

2.2 MGCFişă de observaţii completată

Sesizarea CAJ în cazul apariţiei unor abateri grave

CEFFP MGC CAJ Reclamaţie transmisă la CAJ

3. Observarea prestaţiei membrilor comisiei de examinare pe parcursul examenului

4. Observarea prestaţiei reprezentantului FFP în comisia de examinare pe parcursul examenului

5. Completarea chestionarului de măsurare a calităţii prestaţiei examinatorilor din punctul de vedere al FFP (RPFP şi SCEF). Prelucrarea statistică a chestionarelor şi a fişelor de observaţie (MGC)

6. Comunicarea rezultatelor monitorizării calităţii prestaţiei examinatorilor din punctul de vedere al FFP

6.1 MGC Rezultate statisticeAfișare rezultate statistice pe site-ul FFP

MGC RPFP CEFFP Pagina WEB a FFP completată

6.2 MGC Rezultate statisticeTransmitere rezultate statistice la CAJ

MGC RPFP CEFFPAdresă de transmitere la CAJ a rezultatelor statistice

6.3 MGC Rezultate statisticeCalculul indicatorilor de proces

MGC RPFP CEFFP Indicatori de proces actualizaţi

6.4 MGCRezultate statisticeIndicatori de proces

Analiza efectuată de management

CEFFPMGC,RPFP

SCEF Plan de îmbunătăţire

PP FFP 11 – Organizarea procesului de benchmarking cu alţi FFP(IF Italia Forma, Gruppo Pragma, ISFOL)

• Documente generale – Politici– Politica de benchmarking se încadrează în politica generală a calităţii promovată de

furnizor (se corelează cu politica FFP privind transparenţa rezultatelor formării profesionale):

“Pentru a oferi PFP care să răspundă tot mai multor cerinţelor pieţei, ne propunem să ne comparăm în mod sistematic cu o reţea de FFP, aleşi în funcţie de anumite cerinţe, cu care dorim să lucrăm împreună, să construim împreună propuneri pentru potenţialii clienţi, pentru a îmbunătăţi curba de învăţare internă a organizaţiei noastre, cu scopul de a obţine o poziţie de piaţă care vizează excelenţa şi leadership-ul. “

• PP FFP 11 – Organizarea procesului de benchmarking cu alţi FFP– Înseamnă trecerea de la declaraţii la acţiune– Formalizarea activităţii de benchmarking, sub forma unei proceduri incluse în SMC

CALISIS are un caracter inovativ (nu se regăseşte, în mod obişnuit, în SMC-urile implementate la nivelul FFP)

– Informaţii suplimentare – studiul A.2 (cap. B.11.2); internet (VET!)

• UE încurajează constituirea de reţele, cu scopul de a stimula cooperarea– Reţeaua Europeană de Asigurare a Calităţii în EFP– Reţelele punctelor de referinţă: Europass, CEC/EQF, ECVET…– Indirect , prin toate programele europene (Leonardo da Vinci, Grundtvig, LLL etc.)– La nivel individual – “Buna ziua dragi grundtvigers, oriunde v-ati afla! În perioada…, am

participat la un curs de formare desfăşurat la Berlin...”

PP FFP 11 – Organizarea procesului de benchmarking cu alţi FFP

• Ce este “benchmarking-ul”?– Corporaţia Xerox (un lider în practicarea abordării benchmarking-ului) o defineşte ca: „Procesul continuu de măsurare a produselor, serviciilor şi practicilor în comparaţie cu

liderii din ramura industrială” – UE – LLL Programme 2007- 2013 – Glossary“Metodă standardizată pentru colectarea şi raportarea datelor operaţionale critice, astfel

încât să permită comparaţia performanţelor unor organizaţii sau programe diferite, de multe ori cu scopul de a stabili bune practici “

• Mai concret, un FFP decide:– să facă parte dintr-o reţea de FFP, aleasă pe baza unor criterii stabilite– şi să-şi împărtăşească punctele forte şi punctele slabe cu ceilalţi FFP din reţea,– pentru a se compara unii cu alţii şi a face schimb de “bune practici“,– cu scopul de a-şi îmbunătăţii continuu propria activitate

• Condiţia absolut necesară pentru activarea procesului de benchmarking:– angajamentul ferm şi implicarea directă şi sistematica a conducerii FFP– participarea nemijlocită la desfăşurarea procesului

START

1. Identificarea criteriilor pentru alegerea reţelei (exemple: FFP cu sisteme de management implementate, tipuri de servicii de formare furnizate, dimensiunea FFP, pieţele de referinţă ale FFP etc.)

R: CONDUCEREA FFP C: Responsabilii de proces

I: Alţi profesionişti implicaţi periodic

Harta criteriilor de selecţie

2. Cercetarea, pe baza criteriilor identificate, a diferitelor reţele existente (prin: internet; asociaţii naţionale, europene, internaţionale; parteneri din proiecte etc.)

R: CONDUCEREA FFPC: Responsabilii de proces


Lista reţelelor existente de furnizori

5.5 DESFĂŞURAREA PROCESULUI (Flow chart – fluxul activităţilor)

INTRĂRICINE: responsabilii de

proces, alte părţi interesate

CE: Caracteristici pe care trebuie să le aibă

reţeaua şi membrii reţelei

INTRĂRICINE: responsabilii

de proces CE: Harta criteriilor

de selecţie

Înregistrări

IF Italia Forma srl (Sivlia)

3. Analiza caracteristicilor reţelelor – analiza SWOT – pentru a evalua gradul de adecvare în raport cu cerinţele

R: CONDUCEREA FFP C: Responsabilii de proces


4. Identificarea reţelei cu caracteristici corespunzătoare cerinţelor stabilite iniţial



5. Stabilirea metodologiei de benchmarking şi pregătirea documentelor folosite de reţea (fişe descriptive, chestionare etc.)



INTRĂRICINE: responsabili de

proces CE: Lista reţelelor

existente de furnizori


proces, alte părţi interesate

CE: Caracteristici pe care trebuie să le aibă

reţeaua şi subiecţii reţelei


proces CE: Proces verbal

privind decizia luată

Dosar cu documentaţia

reţelei

Proces verbal privind decizia

luată

Fişa sintetică a fiecărei reţele

Înregistrări

6. Participarea la activităţile relevante în cadrul reţelei. Exemple: autoevaluarea FFP, eventual prin completarea unor instrumente special pregătite (ex. chestionar de benchmarking); analiza, între subiecţii reţelei, a proceselor şi a modului de gestionare a acestora, cu referire la aspecte precum: planificarea activităţilor de promovare, procesul de analiză a nevoilor, procesul de proiectare a formării etc.; comparaţia rezultatelor între subiecţii reţelei; realizarea unei strategii de îmbunătăţire a performanţelor pe baza concluziilor/rezultatelor fazelor anterioare etc.

R: CONDUCEREA FURNIZORULUIC: Responsabilii de proces


7. Verificarea documentaţiei produse de reţea şi analiza poziţiei FFP comparativ cu alţi subiecţi din reţea. Identificarea măsurilor de îmbunătăţire



DANU

8

Se pot adopta măsuri de îmbunătăţire ca urmare a comparaţiei realizate prin reţea?

INTRĂRICINE:

responsabili de proces

CE: toată documentaţia

produsă în prealabil

INTRĂRICINE:

responsabili de proces

CE: documentaţia produsă de reţea

Raport de sinteză

Documentaţia produsă de

reţea

Procedura de gestiune a acţiunilor de îmbunătăţire

Înregistrări

8. Verificarea eficacităţii participării FFP la reţea (atingerea obiectivelor stabilite – condiţie pentru continuarea participării la reţea)



9. Verificarea eficienţei participării FFP la reţea (raportul cost/ beneficii – resursele consumate / câştigul obţinut în urma îmbunătăţirilor identificate prin participarea la reţea)



10. Luarea deciziei de continuare a participării la reţea sau de retragere din reţea




proces CE: Raport de sintezăEventuale acţiuni de

îmbunătăţire activate


procesCE: Raport de sinteză


procesCE: Raport de sinteză

Raport de reexaminare al conducerii



Înregistrări

• Indicatori de proces– Numărul de “întâlniri“ cu reţeaua (acţiuni comune)

– Numărul de acţiuni de îmbunătăţire implementate ca urmare a informaţiei rezultate din reţea (eventual şi procentul acestora, raportat la numărul acţiunilor comune)

– Numărul de acţiuni de îmbunătăţire implementate ca urmare a informaţiei rezultate din reţea, care au fost eficiente şi/sau eficace

• Câteva consideraţii privind participarea la o reţea de benchmarking– Procesul de benchmarking implică selectarea unei produs, a unui serviciu, a unei

funcţii, a unui proces, a unui sistem care să facă obiectul comparaţiei

– Selectarea reţelei de benchmarking presupune o analiză a informaţiilor ce pot fi obţinute, dar şi a informaţiilor ce trebuie furnizate

– Participarea la o reţea de benchmarking este, în general, un lucru costisitor – se impune o analiză permanentă a eficacităţii, dar şi a eficienţei participării la reţea

– Reţele de benchmarking sunt lansate, în general, de organizaţii puternice (asociaţii patronale sau sindicale, grupuri industriale etc.)

– Este un fenomen în dezvoltare

– Este încurajat de UE – facilităţi de finanţare

1.5 anc calisis a.8.3 pp ffp oct 2011

Documents