Se aprobă,

Adrian PINTEA

DIRECTOR GENERAL

Propun aprobarea,

Paul Eduard KMEN

DIRECTOR GENERAL ADJ.

CAIET DE SARCINI

SERVICII de CURĂŢENIE

pentru anul 2019

1. OBIECTUL

Caietul de sarcini este întocmit în concordanță cu necesitățile obiective ale autorității contractante, în

calitate de instituție europeană, desemnată în anul 2019, cu ocazia preluării de către România a

Președinției Consiliului UE, să organizeze cea de-a 45 a Conferință a directorilor generali ai agențiilor de

plăți din Uniunea Europeană.

Caietul de sarcini constituie ansamblul cerințelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare

ofertant Propunerea tehnică și metodologia / instrucțiunile de lucru utilizate în prestarea serviciilor.

Obiectul caietului de sarcini îl constituie achiziționarea serviciilor de curățenie pentru sediile centrale

ale APIA, respectiv:

- imobilul S+P+3 etaje + mezanin, pod și curte interioară situat în Bd. Carol I nr. 17, sector 2,

București și

- imobilul Etaj 1, 2, 3 și 5 situat în Piața Rosetti nr.4, sector 2, București.

Cerințele din caietul de sarcini reprezintă condițiile obligatorii pe baza cărora operatorii economici

specializați prezintă oferte tehnico - economice ce vor conduce la atribuirea contractului de prestări

servicii de curățenie, conform prevederilor Legii securității și sănătății în muncă nr.319/2006, cu

modificările și completările ulterioare, precum și a normelor de igienă pentru unităţile de folosinţă

publică prevăzute în Ordinul Ministerului Sănătății nr.116/2014 pentru aprobarea Normelor de igienă şi

sănătate publică privind mediul de viaţă al populaţiei.

Cerințele impuse vor fi considerate ca fiind minime și obligatorii. În acest sens, orice ofertă

prezentată, care se abate de la prevederile caietului de sarcini va fi luată în considerare, dar numai în

1

măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerințelor minime

din caietul de sarcini. Ofertarea de servicii de curățenie cu caracteristici inferioare celor prevăzute în

caietul de sarcini va fi considerată neconformă și va fi respinsă.

2. SCOPUL ACHIZIȚIEI

Scopul achiziționării acestor servicii este de a asigura sănătatea lucrătorilor în toate aspectele legate

de muncă, prin asigurarea corespunzătoare a cadrului şi mediului intern de lucru pentru angajaţii

instituţiei, prestate la standardele, cerințele și necesitățile impuse de o instituție de rang european, care

găzduiește în fiecare an numeroase misiuni de audit externe, întâlniri și schimburi de experiență cu

instituții similare din statele membre UE, precum și frecvente ședințe/ grupuri de lucru cu instituțiile

ierarhic superioare.

3. DURATA CONTRACTULUI

Prestarea serviciilor de curățenie se va desfășura pentru o perioadă de 9 luni, începând cu

01.04.2019 și până la 31.12.2019, cu posibilitatea prelungirii pe o perioadă de maxim 4 luni,

conform art. 165 alin. (1) din HG nr.395/2016.

4. DESCRIEREA SEDIILOR PENTRU CARE SE VOR PRESTA SERVICIILE DE

CURĂȚENIE

Prestatorul va efectua serviciile de curățenie la sediile centrale ale A.P.I.A., situate în București:

I. Sediul A.P.I.A. Central din Bd. Carol I, nr. 17:

Suprafaţã zilnică de pardoseală de curățat este de 3205 mp, reprezentând :

- 83 birouri (1604 mp – pardoseală parchet)

- 16 grupuri sanitare (213 mp – pardoseala gresie)

- holuri, culoare și casa scărilor (1208 mp – pardoseala gresie si marmură)

- curte interioară (180 - ciment):

Numărul de angajați este de aprox. 340 și nr. mediu de persoane, din afara instituţiei, care

tranzitează zilnic amplasamentele este de 70 de persoane.

II. Sediul A.P.I.A. Central din Piata Rosetti nr.4, sector 2 - etaj 1, 2 , 3 şi 5

Suprafaţã zilnică de pardoseală de curățat este de 1036 mp, reprezentând birouri, holuri și grupuri

sanitare, desfășurate astfel :

- 100 mp gresie, 820 mp  mocheta; 116 mp parchet

- 16 cabine cabine WC

2

- 80 birouri + spatii de arhiva

Numarul de angajati – aprox.110

Total 4.241 mp (3205 mp +1036 mp) de pardoseală necesară de curățat zilnic, în ambele

sedii APIA, cu 9 agenți de curățenie angajați cu normă întreagă de 8 ore, cu program de

lucru foarte bine stabilit și detaliat pe operațiuni, astfel încât serviciile de curățenie să

poată fi prestate la un nivel calitativ superior, zilnic în intervalul orar 06.00-20.00.

5. SPECIFICAȚII TEHNICE OBLIGATORII

a. Prestatorul trebuie să facă dovada respectării prevederilor legale privind angajarea

personalului cu normă întreagă, dar și în ceea ce privește instruirea personalului (proces verbal de

instruire) cu privire la metodele, echipamentele și mașinile folosite la curățenie, precum și colectarea

selectivă a deșeurilor, în conformitate cu prevederile Legii nr.132/2010 privind colectarea selectivă a

deşeurilor în instituţiile publice.

b. Prestatorul va prezenta lista nominală a personalului care urmează să efectueze serviciile

de curățenie (nume, prenume, nr. de telefon, copiile CI și declarațiile de confidențialitate) în număr de

9 agenţi de curăţenie, cu normã întreagã (8 ore/zi), din care unul va fi desemnat șeful de echipă/

supervizor

c. Prestatorul trebuie să deţină un minim de utilaje, echipamente și materiale necesare

pentru întreținerea curățeniei și efectuarea operațiunilor de curățire, respectiv 6 buc aspiratoare

profesionale (cu saci de unică folosință); 1 buc. mașină monodisc cu mai multe trepte de turație pentru

curățare/ lustruire pardoseli; 4 cărucioare profesionale de curățenie – (dotate cu găleți cu mop,

detergenți, mănuși, spray de curățat, lavete, etc.). Cele 6 buc. aspiratoare și 4 buc. cărucioare, trebuie să

fie prezentate la sediu și să rămână în custodia autorității contractante pe toată perioada de derulare a

contractului; mașina monodisc pentru curățare/ lustruire pardoseli va fi utilizată exclusiv în zilele în care

este programată curățenia generală lunară.

d. Prestatorul trebuie să respecte specificaţiile tehnice privind protecţia mediului

prevăzute de Ordinul nr. 1068/1652/2018 pentru aprobarea Ghidului de achiziţii publice verzi care

cuprinde cerinţele minime privind protecţia mediului pentru anumite grupe de produse şi servicii ce se

solicită la nivelul caietelor de sarcini 

    Cerinţa 1 – produsele de curăţenie ecologice folosite în prestarea serviciilor de curăţenie trebuie

să respecte cerințele privind etichetarea produselor și ambalare și dozare, prevăzute de Ordinul nr.

1068/1652/2018. În acest sens, ofertantul trebuie să prezinte o listă a produselor care vor fi folosite,

împreună cu dovada conformităţii acestora cu specificaţiile pentru următoarele cerinţe:

I. etichetarea produselor - se aplică tuturor categoriilor de detergenţi.

3

Produsele de curăţenie folosite în prestarea serviciilor de curăţenie  trebuie să fie ecologice, respectiv să

poarte o etichetă ecologică de tip I sau echivalentă. Produsele nu trebuie să conţină substanţe identificate

ca prezentând motive de îngrijorare deosebită şi care sunt incluse în lista prevăzută la art. 59 din

Regulamentul (CE) nr. 1.907/2006 (Regulamentul REACH) în concentraţii de peste 0,01% din greutatea

produsului final, denumite substanțe candidate.

Produsele care poartă o etichetă ecologică de tip I sau echivalentă ce îndeplineşte cerinţele

menţionate anterior sunt considerate conforme. De asemenea, sunt acceptate şi alte mijloace doveditoare

adecvate, cum ar fi prezentarea ingredientelor menţionate pe eticheta produsului, în fişa cu date de

securitate (FDS), pe site-ul producătorului şi în oricare alte fişe tehnice împreună cu numărul lor CAS,

dacă este cazul, şi o declaraţie potrivit căreia niciunul dintre ingredientele menţionate nu se află pe lista

substanţelor candidate. Operatorul economic trebuie să prezinte fişa cu date de securitate a produsului

ofertat, precum şi o declaraţie pe propria răspundere că produsul ofertat are compoziţia în limitele impuse

de UE pentru produse ecologice. Dacă produsul este etichetat Ecolabel sau echivalent, operatorul

economic trebuie să prezinte fişa cu date de securitate şi certificatul de înregistrare în sistemul electronic

european sau dovada înscrierii într-un sistem echivalent. 

II. ambalare şi dozare - se aplică tuturor categoriilor de detergenţi.

Detergenţii trebuie să fie livraţi cu instrucţiuni clare de dozare. În acest sens, operatorul economic trebuie

să se înainteze autorităţii contractante documentele cu instrucţiunile de dozare și să prezinte fişa cu date

de securitate - FDS a produsului ofertat care să cuprindă instrucţiuni clare de dozare şi/sau un eşantion de

produs. 

Ambalajele tip spray utilizate pentru detergenţi universali, detergenţi pentru instalaţii sanitare şi

detergenţi pentru ferestre nu trebuie să conţină agenţi de propulsie. În acest sens, operatorul economic

trebuie să prezinte o declaraţie pe propria răspundere că produsul ofertat nu foloseşte agenţi de propulsie.

Trebuie specificate denumirea comercială şi numărul de înregistrare al produsului. 

Ambalajele tip pulverizatoare - pistol utilizate pentru detergenţi universali, detergenţi pentru instalaţii

sanitare trebuie să fie comercializate ca parte a unui sistem de reumplere. În acest sens, operatorul

economic trebuie să prezinte o declaraţie care să confirme că pulverizatoarele - pistol pot fi reumplute,

precum şi detalii privind modul în care pot fi reumplute acestea. 

6.  CERINŢE TEHNICE SUPLIMENTARE AFERENTE SERVICIILOR DE CURĂŢENIE

a. Prestatorul va elabora o metodologie/ instrucţiuni de lucru privind prestarea serviciilor în ambele

sedii ale APIA, în care se vor detalia: repartizarea celor 9 agenți de curățenie în sediile APIA,

programul de desfășurare a operațiunilor de curățenie zilnice și lunare, frecvenţa efectuării

operațiunilor de curăţenie în diferite zone ale clădirii (în special în zona grupurilor sanitare – la

fiecare două ore), conform cerințelor achizitorului de la pct. 8, dar și cantitatea de substanțe folosită

pentru fiecare tip de suprafață necesară de curățat, alte aspecte pe care le consideră necesare a fi

aduse la cunoștința achizitorului pentru urmărirea derulării serviciilor de curățenie; 

4

b. Pentru asigurarea premiselor de îmbunătățire a aspectelor referitoare la protecția mediului/ sănătății

angajaților, dar fără să afecteze calitatea serviciilor prestate, prestatorul va avea în vedere utilizarea

rațională și eficientă a produselor de curăţenie, în cantități optime pentru fiecare tip de suprafață

necesară de curățat, precum și diluarea corespunzătoare a acestora conform instrucțiunilor date

c. Prestatorul va avea în vedere optimizarea gamei de produse de curăţenie folosite și va evita aditivii

pentru rezervoare, substanţele solide odorizante pentru pisoare, substanţele chimice pentru

desfundarea ţevilor, substanţele pentru lustruirea pardoselilor bazate pe polimeri insolubili în apă,

dezinfectanţii, agenţii de propulsiv. 

7. CONDIȚIILE PE CARE TREBUIE SĂ LE ÎNDEPLINEASCĂ PERSONALUL DE

CURĂȚENIE

- să fie cetăţean român sau cetăţean al unuia dintre statele membre ale Uniunii Europene ori ale

Spaţiului Economic European şi să aibă vârsta de cel puţin 18 ani;

- să fie apt medical pentru ocuparea unui loc de muncă, dispus la efort fizic constant; în acest

sens se vor prezenta Declaraţii pe propria răspundere a fiecărui agent de curățenie, însuşite

de angajator sub semnătură, din care să rezulte că respectivul agent nu suferă de afecţiuni

psihice, neurologice şi că nu este o persoană cu vreun handicap fizic.

- să nu aibă antecedente penale pentru infracţiuni săvârşite cu intenţie; în acest sens se vor

prezenta Declaraţii pe propria răspundere a fiecărui agent că nu are antecedente penale,

însuşite de angajator sub semnătură;

- să fie angajat cu normă întreagă.

- să aibă o ţinută decentă şi un comportament civilizat în exercitarea serviciilor;

- să nu se prezinte la serviciu sub influenţa băuturilor alcoolice;

- să poarte în timpul serviciului uniforma de lucru reprezentativă, în stare foarte bună, inclusiv

ecusonul de identificare cu numele, prenumele şi denumirea unităţii la care este angajat;

- să fie instruit și să respecte prevederile legale în ceea ce privește colectarea selectivă a

deșeurilor;

- să cunoască şi să respecte îndatoririle ce îi revin în prestarea serviciilor de curățenie la sediile

autorității contractant;

8. DESCRIEREA ATRIBUŢIILOR și FRECVENȚA OPERAȚIUNILOR EFECTUATE DE

AGENȚII DE CURĂȚENIE:

A. Curăţenie zilnică a birourilor și a spațiilor comune - holuri şi grupuri sanitare:

BIROURI

- Aerisirea birourilor în fiecare dimineață;

5

- Curățarea pardoselilor de parchet din birouri (aspirare/măturare și spălare, 1 dată pe zi)

- Ștergerea de praf, cu soluții adecvate, a suprafețelor de mobilier libere din birouri – 1 dată pe

zi

- Colectarea selectivă a gunoiului din birouri, transportul şi depozitarea lui în curtea interioară,

în locurile special amenajate

HOLURI

- Curățarea pardoselilor de gresie și marmură pe holuri scara interioară principală și podeaua

cabinelor de lift (aspirare/ măturare și spălare, 1 dată pe zi)

- Udarea și întreținerea plantelor naturale de pe holuri și scara principală (la nevoie) ;

- Ștergerea de praf a plantelor artificiale și a mobilierului existent pe holuri (1 dată pe

săptămână)

- Curățarea și dezinfectarea frigiderelor de pe holuri (1 dată pe săptămână).

-

SALI DE ȘEDINȚĂ

- Aerisirea sălilor de ședință în fiecare dimineață;

- Curățarea pardoselilor de parchet din sălile de ședință (aspirare/măturare și spălare, 1 dată pe

zi)

- Ștergerea de praf, cu soluții adecvate, a suprafețelor de mobilier libere din sălile de ședință– 1

dată pe zi

- Colectarea selectivă a gunoiului din sălile de ședință, transportul şi depozitarea lui în curtea

interioară, în locurile special amenajate

- Udarea și întreținerea plantelor naturale din sălile de ședință (la nevoie) ;

GRUPURI SANITARE

- curățarea și dezinfectarea pardoselilor de gresie din grupurile sanitare, a lavoarelor și a vaselor

de toaletă ( operațiune efectuată cu soluții adecvate, la fiecare două ore, cu grafic afișat pe ușa

principală a grupurilor sanitare, cu numele și semnătura agentului de curățenie de serviciu)

- alimentarea grupurilor sanitare cu consumabilele necesare: hârtie igienică, săpun lichid, saci

menajeri;

- golirea coșurilor de gunoi de pe holuri și a sacilor de mare capacitate amplasați în interiorul

grupurilor sanitare și evacuarea acestora la locurile special amenajate din curtea interioară;

- se va asigura curățarea și dezinfectarea permanentă a clanțelor de la uși, a dispozitivelor

pentru distribuirea săpunului (se clătesc cu apă fierbinte înainte de reumplere), a oglinzilor și

bateriilor lavoarelor.

6

Curățarea și dezinfectarea pardoselilor de parchet, gresie și marmură, atât din birouri, cât și pe

holuri sau în grupurile sanitare se va realiza cu mopuri diferite, marcate, identificate prin coduri de culori

pentru fiecare tip de pardoseală.

Colectarea deșeurilor se va face selectiv atât la nivelul birourilor angajaților, cât și în spațiile

comune.

B. Curăţenie zilnică a curții interioare în suprafață de 180 mp la sediul din Bd. Carol I și a

împrejurimilor (trotuarele din jurul clădirii) constă în 

- operațiuni de măturare și curățare cu furtun apă sub presiune și detergent dezinfectant (zilnic

în sezonul cald și cel puțin o dată pe săptămână în sezonul rece);

- colectarea selectivă a deșeurilor și depozitarea în containerele special amenajate, inclusiv

desfacerea și comasarea cutiilor de carton/ ambalajelor voluminoase ;

- golirea şi curăţarea scrumierelor din locurile de fumat, special amenajate în curtea interioară.

C. Curăţenia lunară în birouri și spații comune constă în :

- ștergerea de praf și curățarea umedă a ușilor și a tocurilor ușilor;

- spălarea geamurilor şi a tocăriei de la ferestre (se vor presta cu regularitate, eșalonat, în

fiecare săptămână, cu grafic de lucru pe fiecare etaj în parte);

- curăţarea temeinică şi lustruirea suprafeţelor cu parchet, mozaic, marmură, gresie, linoleum cu

utilaje profesionale;

- îndepărtarea pânzelor de păianjen din toate încăperile;

- curățarea externă a pervazelor ferestrelor ce dau în curtea interioară, de dejecțiile de păsări  la

sediul din Bd. Carol I nr.17 (se vor presta cu regularitate, eșalonat, în fiecare săptămână, cu

grafic de lucru pe fiecare etaj în parte);

- spălarea tomberoanelor,

- curăţarea podului;

- spălat și curățat interiorul și exteriorul lifturilor (inclusiv suprafețele din inox, oglinzi)

- ștergerea de praf și curățarea umedă a ventiloconvectoarelor;

- ştergerea geamurilor şi uşilor de la intrările exterioare ale clădirii din Bd. Carol I nr. 17

Operaţiunile zilnice se vor derula pe cât posibil în aşa fel încât să nu afecteze activitatea

salariaţilor.

Prestaţia majoră în birouri se va efectua de preferat între intervalele orare 6.00 – 9.00 şi 16.00 –

20.00, dar nu sunt excluse prestațiile și în timpul programului de lucru al angajaților, cu acordul prealabil

al acestora.

În intervalul orar 9.00 -16.00 se vor efectua preponderent, din două în două ore, curăţenia spaţiilor

comune (grupuri sanitare, holuri, scări interioare, curtea interioară, zona de fumat special amenajată), se

7

vor verifica şi întreţine spaţiilor de birouri, în cazul în care se produc accidental pete/murdărie pe

pardoseli sau la solicitare, în caz de urgență, precum și diferite alte activităţi gospodăreşti.

La sediul central din Carol I nr.17, la cabinetul Directorului General compus din birou, secretariat

și birou de ședință, se va acorda o atenție sporită la ștergerea prafului de pe mobilier, scaune, aspirarea și

curățarea parchetului și a mochetelor existente, ștergerea pervazurilor, ușilor, inclusiv curățarea și

spălarea veselei din dotare.

D. Operaţiunile trimestriale de dezinsecţie şi bianuală de deratizare

a. Operaţiunea de dezinsecție periodică se va face trimestrial, iar operațiunea de deratizare

periodică se va face la intervale de maximum 6 luni. Între operațiunile periodice se vor aplica proceduri

de dezinsecție și deratizare curente, de întreținere, în funcție de prezența vectorilor. Periodic se va realiza

o verificare şi eventual o completare de substanţe necesare.

b. Se vor folosi substanţe ecologice, fără miros, care nu pătează, nefiind toxice pentru oameni,

avizate de Ministerul Sănătatii, fiind însoţite de certificate de conformitate.

Operaţiunile trimestriale și bianuale se vor efectua obligatoriu în zile nelucrãtoare, după

programarea prealabilă şi informarea beneficiarului.

9. PRODUSELE DE CURĂȚENIE și MATERIALELE UTILIZATE

Ofertantul prestator va asigura lunar necesarul de produse, materiale, echipamente și ustensile.

Toate produsele de curățenie ce vor fi utilizate (detergenţi, dezinfectanţi, odorizante, detartranţi,

săpun lichid, alte produse de curățenie) vor fi în termene de valabilitate și de calitate superioară.

Prestatorul va depune odată cu oferta și lista cu produsele utilizate pentru prestarea servicilor în

scopul verificării calității solicitate de autoritatea contractantă. Mai mult, pentru verificarea calității

produselor, se solicită mostre/ eșantioane aferente pentru fiecare tip de produs de curățenie ofertat,

necesare pentru testarea produselor.

Toate materialele necesare întreținerii curățeniei vor fi puse la dispoziție de către prestator la

sfârșitul fiecărei luni, pentru luna următoare, pe bază de proces verbal de predare – primire,

responsabilului de contract, care va verifica calitatea și cantitatea materialelor și uneltelor specifice.

Detergenţii trebuie să fie livraţi cu instrucţiuni clare de dozare. 

Ambalajele trebuie să asigure păstrarea integrității și calității produselor pe timpul depozitării și

transportului.

Hârtia igienică folosită trebuie să fie de culoare albă, în trei straturi, biodegradabilă (să se

dizolve rapid la contactul cu apa).

Echipamentele și materialele de curățenie: cârpele, bureții, periile, ștergătoarele se vor spăla zilnic

cu produse de curățare și se vor clăti cu apă fierbinte. Cârpele și bureții se vor înlocui lunar, iar periile de

8

curățat și mopurile de șters se vor înlocui trimestrial. Prestatorul va prezenta achizitorului stocul nou de

materiale de curățenie, înaintea folosirii lor.

Agenții de curățenie trebuie să aibă la dispoziţie, pe fiecare etaj, câte un cărucior de curățenie

profesional pe care să-l folosească pe toată perioada zilei şi prin intermediul căruia să poată să-şi

desfăşoare activităţile specifice de curăţenie cu toate echipamentele de protecţie la îndemână, cu toate

materialele necesare şi cu instrumente moderne de stoarcere, colectare, etc.

Costurile materialelor utilizate în activitatea de curăţenie şi întreţinere zilnică (inclusiv substanţele

folosite pentru deratizare şi dezinsecţie), vor fi incluse în calculul valorii totale a prestaţiei, alături de

manoperă. Dacă pe parcursul derulării contractului se constată că materialele nu sunt suficiente pentru

prestarea unor servicii de calitate, aceste cantităţi vor fi suplimentate de către prestator, fără costuri

suplimentare din partea achizitorului.

Materialele consumabile și produsele de curățenie utilizate se vor aduce la sediul achizitorului la

sfârșitul fiecărei luni, pentru luna următoare, astfel încât să existe în orice moment un stoc disponibil de

materiale și produse de curățenie. Acestea vor fi depozitate într-un spațiu pus la dispoziție de achizitor,

unde va avea acces doar personalul prestator. Achizitorul își rezervă dreptul de a solicita schimbarea

materialelor și produselor de curățenie în situația în care e constată lipsa de calitate sau ineficiența

acestora.

Nr.

Crt.Denumire produs Gramaj produs

Necesar

cantitate

Cantitate

produs/luna

1 Hartie celuloza minijumbo 3 straturi/buc 720 720

2 Rola industriala geam OV 800 buc. 6 6

3 Detergent pardoseli parfumat 5L 35 7

4 Detergent geam 5L 20 4

5 Detartrant gel toalete 5L 30 6

6 Sapun lichid 5L 70 14

7 Clor 5L 20 4

8 Detergent vase 5L 5 1

9 Spray mobila buc 12 12

10 Odorizant WC cu agatatoare buc 12 12

11 Mop rezerva 250g 10 10

12 Set bureti 3/set 21 7

13 Saci menajeri 35L 50/rola 70 70

14 Saci menajeri 120L 60 60

15 Lavete microfibra buc 10 10

16 Manusi menaj buc. 15 15

17 Sac aspirator buc 5 5

18 Crema de curăţat abrazivă 2l 2l 10 5

19 Rezerva mop plat din microfibra cu coada buc 8 8

9

20 Hartie igienica role mica 16 buc/pachet rola 48 3

21 Detergent lemn/parchet 2l 20 10

22

Gel dezinfectant si antibacterian pt maini

1000 ml cu picator l 12 12

10. ALTE CERINȚE SOLICITATE PRESTATORULUI:

a. Se solicită prestatorului să asigure un numãr 9 agenţi de curãţenie cu normă întreagă (8

ore/zi), dintre care 6 agenţi de curăţenie repartizaţi la sediul APIA central din Bd. Carol I nr. 17

şi 3 agenţi de curăţenie la sediul APIA Central din Piața Rosetti Nr.4. Prestatorul are obligația de

a asigura pe toată perioada derulării contractului, indiferent de perioada efectuării concediilor de

odihnă sau a concediilor medicale, același număr de salariați implicați în activitatea de curățenie,

respectiv 9 agenţi de curãţenie.

b. Se solicită prestatorului să desemneze un șef/șefă de echipă sau coordonator permanent, care

să organizeze și să supervizeze activitățile de curățenie. Persoana desemnată în acest sens trebuie

să poată fi găsită oricând în timpul programului în sediile APIA, va ține legătura cu structura

responsabilă cu urmărirea contractului din cadrul instituţiei, va verifica, împreună cu

responsabilul de contract din partea achizitorului, calitatea prestării serviciilor și va răspunde de

problemele care pot apărea pe parcursul zilei. Totodată, supervizorul va semna procesul verbal

de recepție lunară a serviciilor prestate.

c. Se solicită prestatorului ca în cazul înlocuirii personalului, să informeze în prealabil achizitorul,

prin comunicarea datelor de identificare ( copiile CI și declarațiile de confidențialitate) ale

noilor veniți, în termen de cel mult 24 h de la înlocuire;

d. Se solicită prestatorului instruirea personalului în ceea ce privește gestionarea deșeurilor prin

colectarea selectivă a acestora, conform Legii nr. 132/2010 privind colectarea selectivă a

deșeurilor în instituțiile publice, precum și alte aspecte cu privire la sănătate, siguranță și

protecția mediului. Personalul care va efectua serviciile de curățenie va colecta și depozita

deșeurile în mod selectiv, pe următoarele categorii: deșeuri de hârtie și carton; deșeuri de metal și

plastic; deșeuri de sticlă. Se va prezenta lunar procesul verbal de instruire, cu semnatura agenților

de curățenie.

e. Se solicită prestatorului respectarea normelor de sănătate şi securitate în muncă, P.S.I. şi

protecţia mediului specifice activităţii desfăşurate, fără a periclita viaţa sau sănătatea oamenilor

sau a aduce prejudicii materiale. În timpul prestării serviciului, personalul prestatorului este

obligat să se conformeze indicaţiilor date de reprezentantul beneficiarului şi să respecte normele

de conduită în cadrul Agentiei.

f. Prestatorul va suporta toate amenzile și penalitățile de la organele de control abilitate în cazul

desfășurării activității în mod necorespunzător, precum și a eventualelor accidente de muncă ale

personalului propriu al prestatorului.

10

g. Se solicită prestatorului elaborarea ofertei tehnice, conform cerinţelor impuse prin caietul de

sarcini, însoțită de lista cu produsele utilizate pentru prestarea servicilor în scopul verificării

calității solicitate de autoritatea contractantă, inclusiv prezentarea de mostre/ eșantioane aferente

pentru fiecare tip de produs de curățenie ofertat, în vederea testării produselor.

11. Riscuri

Principalele riscuri referitoare la termene și măsurile de gestionare a acestora:

a. Întârzierea încheierii contractului prin depunerea de contestații;

b. Imposibilitatea încheierii contractului datorită neprezentării niciunui ofertant, respectiv

nedepunerea niciunei oferte;

c. Anularea procedurii de atribuire.

            Ca măsuri de gestionare a riscurilor se vor avea în vedere:

- întocmirea corectă a documentaţiei de atribuire şi planificarea eficientă a activităţilor

aferente achiziţiei (publicare, atribuire, recepţie) astfel încât prestatorul să îşi poată onora

obligaţiile asumate în contract,

- acordarea unor termene de prestare suficient de extinse, astfel încat orice operator

economic participant sa il poata respecta si să îşi poată onora în termen obligaţiile asumate

în contract

Principalele riscuri tehnice ce pot apărea pe parcursul derulării contractului şi măsurile de

gestionare a acestora:

a. Fluctuația de personal în ceea ce privește ocuparea posturilor de agenți de curățenie, ceea ce ar

avea un impact negativ major asupra prestării corespunzatoare și la timp a serviciilor de

curățenie activității instituției;

b. Nefurnizarea la timp de către prestator a materialelor de curățenie

c. Insolvența/ Falimentul prestatorului

Ca măsură de gestionare și/sau prevenire a acestor riscuri, APIA solicită prestatorului ca pe perioada

de derulare a contractului să se efectueze, prin intermediul supraveghetorului/ șefului de echipă al

agenților de curățenie, dar și a personalul propriu de conducere, controale tematice care au ca obiect

identificarea posibilelor inadvertenţe cauzate de necunoaşterea de către personalul desemnat a modului de

efectuare a operaţiunilor specifice de curăţenie, respectarea programului de lucru și a cerințelor privind

personalul, cu respectarea solicitărilor din Caietul de sarcini și asumate de către prestator prin propunerea

tehnică.

Aceste controale tematice vor fi finalizate cel puţin o dată la 4 luni, iar concluziile vor fi prezentate

achizitorului prin intermediul unei înştiinţări.

11

Autoritatea contractantă va monitoriza activitățile realizate de prestator și conformitatea acestora cu

cerințele caietului de sarcini, prin responsabilul de contract și personalul APIA desemnat să efectueze

recepția serviciilor.

Autoritatea contractantă va pune la dispoziția prestatorului toate informațiile necesare desfășurării

serviciilor de curățenie, în vederea îndeplinirii cerințelor solicitate prin Caietul de sarcini la nivelul de

calitate așteptat.

Toate reclamaţiile referitoare la prestarea serviciilor, primite de la angajați, se vor transmite pe email

de către structura responsabilă cu urmărirea contractului, în maxim 12 de ore de la data constatării lor,

dar nu mai târziu de 24 de ore de la prestarea acestora. În cazul constatării unei calităţi nesatisfăcătoare a

serviciilor de curăţenie, prestatorul va trebui să remedieze problemele semnalate în cel mai scurt timp.

În scopul unei colaborări și comunicări adecvate între factorii interesați implicați, orice comunicare

între părţi, referitoare la îndeplinirea contractului, trebuie să fie transmisă în scris, prin email, cu condiţia

confirmării primirii comunicării.

În cazul în care operatorul economic intră în procedura de reorganizare şi faliment, autoritatea

contractantă îşi rezervă dreptul de a denunța unilateral contractul, printr-o notificare scrisă, adresată

prestatorului, fără nici o compensaţie. Prestatorul va avea dreptul de a pretinde autorității contractante

numai plata corespunzătoare pentru partea din contract îndeplinită până la data denunţării unilaterale a

contractului.

O altă măsură de gestionare și/sau prevenire a riscurilor prezentate mai sus constă în includerea în

modelul de contract al autorității contractante a unor clauze privind penalitățile care se vor percepe în

cazul neîndeplinirii obligațiilor prestatorului ori pentru neexecutarea unei curăţenii profesionale și

neasigurarea unei prestaţii de înalt nivel calitativ. Astfel, pentru menținerea standardelor de curățenie,

achizitorul stabilește următoarele reguli:

- la 5 sesizări/reclamaţii scrise ale angajaţilor A.P.I.A., ca beneficiari direcți ai serviciilor de

curățenie, confirmate de responsabilul cu urmărirea contractului, în ceea ce privește neîndeplinirea sau

îndeplinirea defectuoasă a serviciilor de curățenie, firma prestatoare va fi penalizatã cu 5% din valoarea

contractului;

- la alte 5 sesizări/reclamaţii ale angajaţilor APIA, ca beneficiari direcți ai serviciilor de

curățenie, confirmate de responsabilul cu urmărirea contractului, în ceea ce privește neîndeplinirea sau

îndeplinirea defectuoasă a serviciilor de curățenie, firma prestatoare va fi penalizatã cu 5% din valoarea

contractului, achizitorul având dreptul la rezilierea unilaterală a contractului, fără a plăti daune

prestatorului, contractul fiind desfăcut de drept, fără punerea în întârziere şi fără orice altă formalitate

prealabilă.

Serviciile de curățenie vor fi recepționate lunar de către comisia de recepție din cadrul A.P.I.A.,

pe baza unui proces verbal de recepție cantitativă și calitativă.

12

Cristina GAVRILĂ

DIRECTOR DIRECŢIA PATRIMONIU,

ACHIZIŢII PUBLICE ŞI ADMINISTRATIV

Florina Elena STĂNESCU

Şef Serviciu Patrimoniu,

Gestiune Parc Auto şi Administrativ

Aura ILIE

Consilier superior

Responsabil tehnic de contract

13