1

Utilizarea îmbinării corespondenței pentru crearea şi imprimarea

scrisorilor şi a altor documente

Dacă utilizați îmbinarea corespondenței când doriți să creați un set de documente, cum

ar fi o scrisoare formular care este trimisă multor clienți sau o foaie cu liste de adrese. Fiecare

scrisoare sau listă conține același tip de informații, totuși conținutul este unic. De exemplu, în

scrisorile adresate clienților, fiecare scrisoare poate fi personalizată pentru a se adresa pe

numele fiecărui client. Informațiile unice în fiecare scrisoare sau listă provine din intrări într-o

sursă de date.

Procesul de îmbinare a corespondenței constă din următorii pași generali:

1. Setarea documentului principal. Documentul principal conține textul și elementele

grafice, care sunt aceleași pentru fiecare versiune a documentului îmbinat. De exemplu,

adresa expeditorului sau formulele de salut dintr-o scrisoare formală.

2. Conectarea documentului la o sursă de date. O sursă de date este un fișier care conține

informațiile de îmbinat într-un document. De exemplu, numele și adresele destinatarilor

unei scrisori.

3. Ajustarea listei destinatarilor sau a elementelor. Microsoft Office Word generează o

copie a documentului principal pentru fiecare element sau înregistrare în fișierul de date.

Dacă fișierul de date este o listă de corespondență, probabil aceste elemente sunt

destinatari. Pentru a genera copii doar pentru anumite elemente din fișierul de date, se

pot alege elementele (înregistrările) care se includ.

4. Adăugarea substituenților, denumiți câmpuri de îmbinare de corespondență, la

document. Când se efectuează îmbinarea de corespondență, câmpurile îmbinării de

corespondență sunt completate cu informații din fișierul de date.

5. Examinarea și completarea îmbinării. Se poate examina fiecare copie a documentului

înainte de a imprima întregul set.

Pentru a efectua o îmbinare de corespondență se utilizează comenzile din fila Corespondențe.

Sfat: Se poate efectua o îmbinare de corespondență utilizând panoul de activități Îmbinare

corespondență, care vă conduce pas cu pas de-a lungul procesului. Pentru a utiliza panoul de

activități, în grupul Pornire îmbinare corespondență din fila Corespondență, faceți clic pe

Pornire Îmbinare corespondență, apoi faceți clic pe Expert îmbinare de corespondență pas

cu pas.

2

Configurarea documentului principal

1. Porniți Word.

Se deschide în mod implicit un document necompletat. Lăsați-l deschis. Dacă îl închideți,

comenzile din pasul următor nu vor fi disponibile.

2. În fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, faceți clic pe

Pornire Îmbinare corespondență.

3. Faceți clic pe tipul de document pe care doriți să îl creați.

De exemplu, se poate crea:

Un set de plicuri Adresa expeditorului este aceeași pe toate plicurile, dar adresa

destinatarului este unică pentru fiecare. Faceți clic pe Plicuri, apoi specificați

preferințele pentru dimensiunea plicurilor și formatarea textului din fila Opțiuni

pentru plic a casetei de dialog Opțiuni pentru plic.

Un set de etichete pentru adrese Fiecare etichetă afișează numele și adresa unei

persoane, dar numele și adresa din fiecare etichetă sunt unice. Faceți clic pe Etichete,

apoi specificați preferințele pentru tipul de etichetă în caseta de dialog Opțiuni

etichetă.

Un set de scrisori formular sau mesaje de poștă electronică Conținutul de bază

este același în toate scrisorile și mesajele, dar fiecare conține anumite informații pentru

fiecare destinatar, cum ar fi numele, adresa sau alte informații. Faceți clic pe Scrisori

sau pe Mesaje de poștă electronică pentru a crea aceste tipuri de documente.

Un catalog sau director Același tip de informații, cum ar fi numele și descrierea, se

afișează pentru fiecare element, dar numele și descrierea din fiecare element sunt

unice. Faceți clic pe Director pentru a crea acest tip de document.

Reluarea unei îmbinări de corespondență

Dacă trebuie oprită îmbinarea de corespondență, se poate salva documentul principal și relua

îmbinarea ulterior. Microsoft Office Word reține informațiile despre surse de date și câmpuri.

Dacă se utilizează panoul de activități Îmbinare corespondență, Word vă întoarce la locul

din panoul de activități la când se reia îmbinarea.

1. Când doriți să reluați îmbinarea, deschideți documentul.

Word afișează un mesaj care cere confirmarea deschiderii documentului, care va executa o

comandă SQL.

2. Deoarece acest document este conectat la o sursă de date și doriți să regăsiți datele,

faceți clic pe Da. În cazul în care deschideați un document despre care nu știați că este

3

conectat la o sursă de date, ați fi făcut clic pe Nu pentru a preveni accesul nedorit la

date.

Va apărea textul documentului, împreună cu toate câmpurile inserate.

3. Faceți clic pe fila Corespondență și reluați lucrul.

Conectarea documentului la o sursă de date

Pentru a îmbina informații în documentul principal trebuie conectat documentul la o sursă de

date sau la un fișier de date. Dacă nu aveți un fișier de date, se poate crea unul în timpul

procesului de îmbinare.

Alegeți un fișier de date

1. În fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, faceți clic pe

Selectare destinatari.

2. Alegeți una dintre următoarele:

Pentru a utiliza lista Persoane de contact în Outlook, faceți clic pe Selectare

din persoanele de contact Outlook.

Dacă aveți o foaie de lucru Microsoft Office Excel, o bază de date Microsoft Office

Access sau alt tip de fișier de date, faceți clic pe Utilizarea unei liste existente, apoi

localizați fișierul în caseta de dialog Selectare sursă de date.

Pentru Excel, se pot selecta date din orice foaie de lucru sau interval nominalizat din cadrul

unui registru de lucru. Pentru Access, se pot selecta date din orice tabel sau Interogare definite

în baza de date. Pentru alt tip de fișier de date, selectați fișierul în caseta de dialog Selectare

sursă de date. Dacă fișierul nu este listat, selectați tipul de fișier corespunzător sau selectați

Toate fișierele în caseta Fișiere de tipul. Într-o îmbinare de corespondență, se pot utiliza

următoarele tipuri de fișiere de date:

Fișiere din programe de baze de date, pe un singur nivel, bazate pe fișiere, pentru care

s-a instalat un furnizor OLE DB sau un driver ODBC (dintre care unele sunt incluse în

pachetul Microsoft Office).

Un fișier HTML care are un singur tabel. Primul rând al tabelului trebuie să conțină

numele coloanelor și celelalte rânduri trebuie să conțină date.

Agende electronice:

Agendă Microsoft Outlook

Listă Persoane de contact Microsoft Schedule+ 7.0

Orice listă de adrese similară care a fost creată cu un sistem de corespondență

compatibil cu MAPI, cum ar fi Microsoft Outlook.

4

Un document Microsoft Word. Documentul trebuie să conțină un singur rând. Primul

rând din tabel trebuie să conțină anteturi, iar celelalte rânduri trebuie să conțină

înregistrările pe care doriți să le îmbinați. Se poate utiliza și o sursă de anteturi ca

sursă de date.

Orice fișier text care are câmpuri de date separate (sau delimitate) de tabulatori sau

virgule și înregistrări de date separate prin semne de paragraf.

Dacă nu aveți un fișier de date încă, faceți clic pe Tastare listă nouă, apoi utilizați

formularul care se deschide pentru a crea lista. Lista se salvează ca fișier bază de date

(.mdb) care se poate reutiliza.

Notă Dacă ați instalat 2007 Microsoft Office system (în loc de a instala doar Microsoft

Word), se poate utiliza Microsoft Query pentru a construi o Interogare și a regăsi datele pe

care le doriți dintr-o Sursă externă de date.

Ajustarea listei de destinatari sau obiecte

Când efectuați o conexiune la un anumit fișier de date, este posibil să nu fie nevoie să

îmbinați informații din toate înregistrările din acel fișier de date în documentul principal.

Pentru a restrânge lista de destinatari sau pentru a utiliza un subset de elemente din fișierul de

date, efectuați următoarele acțiuni:

1. În fila Corespondență, în grupul Pornire îmbinare corespondență, faceți clic pe

Editare listă destinatari.

2. În caseta de dialog Îmbinare corespondență destinatari, efectuați oricare dintre

următoarele acțiuni:

Selectarea înregistrărilor individuale Această metodă este cea mai utilă

dacă lista este scurtă. Bifați casetele de selectare din dreptul destinatarilor care

se includ și debifați casetele de selectare din dreptul destinatarilor care se

exclud.

Pentru a include doar câteva înregistrări în îmbinare, debifați caseta de selectare din rândul

antet, apoi selectați doar înregistrările pe care le doriți. În mod similar, pentru a include o

mare parte din listă, bifați caseta de selectare din rândul antet, apoi debifați casetele de

selectare pentru înregistrările care nu se includ.

Sortarea înregistrărilor Faceți clic pe titlul de coloană al elementului după care se

sortează. Lista se sortează în ordine alfabetică ascendentă (de la A la Z). Faceți clic din

nou pe titlul coloanei pentru a sorta lista în ordine alfabetică descendentă (de la Z la

A).

5

Pentru sortare complexă, faceți clic pe Sortare sub Ajustare listă destinatari și alegeți

preferințele de sortare în fila Sortare înregistrări din caseta de dialog Filtrare și sortare. De

exemplu, se poate utiliza acest tip de sortare pentru ca adresele destinatarilor să se sorteze

alfabetic după numele de familie din fiecare adresă poștală și să se listeze codurile poștale în

ordine numerică.

Filtrarea înregistrărilor Este utilă dacă lista conține înregistrări pe care nu doriți să

le vedeți sau să le includeți în îmbinare. După filtrarea listei, se pot utiliza casetele de

selectare pentru a include și exclude înregistrări.

Pentru a filtra înregistrările, efectuați următoarele acțiuni:

1. Sub Ajustare listă destinatari, faceți clic pe Filtrare.

2. În fila Filtrare înregistrări din caseta de dialog Filtrare și sortare, alegeți criteriile

de utilizat pentru filtru.

De exemplu, pentru a genera copii ale documentului principal doar pentru adrese care listează

Australia ca țară/regiune, faceți clic pe Țara sau regiunea în lista Câmp, pe Egal cu în lista

Comparație și pe Australia în lista Comparare.

3. Pentru a ajusta mai mult filtrul, faceți clic pe Și sau pe Sau, apoi specificați mai multe

criterii.

De exemplu, pentru a genera copii ale documentului principal doar pentru afacerile din

Munchen, se filtrează înregistrările pentru care câmpul Oraș conține Munchen și pentru care

câmpul Nume firmă nu este necompletat. Dacă utilizați Sau în loc de Și în acest filtru,

îmbinarea de corespondență va conține toate adresele din Munchen și toate adresele care

includ un nume de companie, indiferent de oraș.

Notă Dacă ați instalat software de validare a adreselor, faceți clic pe Validare adrese în

caseta de dialog Destinatari îmbinare de corespondență pentru a valida adresele

destinatarilor.

Adăugarea substituenților, denumiți câmpuri de îmbinare de

corespondență, la document

După efectuarea unei conexiuni pentru documentul principal la un fișier de date, se poate tasta

textul documentului și se pot adăuga substituenții care indică locul în care apar informațiile

unice în fiecare copie a documentului.

Substituenții, cum ar fi adresa și întâmpinarea, sunt denumiți câmpuri de îmbinare. Câmpurile

din Word corespund titlurilor de coloană din fișierul de date selectat.

6

Coloanele dintr-un fișier de date reprezintă categorii de informații. Câmpurile adăugate în

documentul principal sunt substituenți pentru acele categorii.

Rândurile dintr-un fișier de date reprezintă înregistrări cu informații. Word generează o

copie a documentului principal pentru fiecare înregistrare la efectuarea unei îmbinări de

corespondență.

Amplasând un câmp în documentul principal, indicați faptul că o anumită categorie de

informații, cum ar fi nume sau adrese, trebuie să apară în acea locație.

Notă Dacă se inserează un câmp de îmbinare de corespondență în documentul principal,

numele câmpului este înconjurat de ghilimele unghiulare (« »). Aceste ghilimele unghiulare

nu vor apărea în documentele îmbinate. Ajută la deosebirea câmpurilor de text obișnuit, în

documentul principal.

Ce se întâmplă la îmbinare

La îmbinare, informațiile din primul rând al fișierului de date înlocuiesc câmpurile din

documentul principal pentru a crea primul document îmbinat. Informațiile din al doilea rând

al fișierului de date înlocuiesc câmpurile pentru a crea al doilea document îmbinat, și așa mai

departe.

7

Lucrul cu câmpuri: Exemple

Se poate adăuga orice titlu de coloană din fișierul de date în documentul principal drept câmp.

Acest lucru oferă flexibilitate la proiectarea scrisorilor formular, etichetelor, mesajelor de

poștă electronică și a celorlalte documente îmbinate. De exemplu:

Să presupunem că alcătuiți o scrisoare pentru a anunța companii locale că au fost

selectate pentru a fi incluse în ghidul anual al orașului. Dacă fișierul de date conține o

coloană Companie cu numele fiecărei companii pe care doriți să o contactați, se poate

insera câmpul «Companie» în loc de a tasta numele fiecărei companii.

Imaginați-vă că trimiteți clienților mesaje de poștă electronică trimestriale, anunțându-

i despre produsele noi și ofertele speciale. Pentru a personaliza aceste mesaje pentru

cei mai buni clienți, se poate adăuga o coloană NotăPersonală în fișierul de date, în

care să tastați note precum „Domnișoară Cristina Potra, noul nostru produs este exact

ceea ce căutați”. Amplasând un câmp «NotăPersonală» în documentul principal, aveți

posibilitatea să includeți aceste note la sfârșitul anumitor mesaje.

Să presupunem că lista de corespondență este pentru abonații la buletinul informativ și

că fișierul de date conține o coloană, numită DatăExpirare, pentru stocarea datei la

care expiră fiecare abonare. Dacă amplasați un câmp «DatăExpirare» în documentul

principal înainte de a executa îmbinarea, fiecare abonat va vedea data sa de expirare în

eticheta de corespondență.

Câmpurile se pot combina și se pot separa prin semne de punctuație. De exemplu, pentru a

crea o adresă, se pot configura câmpurile din documentul principal în modul următor:

«Prenume» «Nume»

«Adresă»

«Oraș», «Cod Poștal»

Pentru lucruri utilizate frecvent, cum ar fi blocuri de adrese și linii de întâmpinare, Word

furnizează câmpuri compuse care grupează la un loc mai multe câmpuri. De exemplu:

8

Câmpul Bloc adresă este o combinație a mai multor câmpuri, printre care nume,

prenume, adresă, oraș și cod poștal.

Câmpul Linie de întâmpinare poate include unul sau mai multe câmpuri de nume, în

funcție de salutul ales.

Se poate particularizat conținutul fiecăruia dintre aceste câmpuri compuse. De exemplu, în

adresă, se poate selecta un format de nume formal (Dl. Iulian Calinov Jr.); în întâmpinare, se

poate utiliza "Pentru" în loc de "Dragă."

Maparea câmpurilor de îmbinare de corespondență la fișierul de date

Pentru a vă asigura că Word poate găsi o coloană din fișierul de date, corespunzătoare fiecărui

element din adresă sau întâmpinare, poate fi nevoie să mapați câmpurile îmbinării de

corespondență din Word la coloanele din fișierul de date.

Pentru a mapa câmpurile, faceți clic pe Potrivire câmpuri în grupul Scriere & inserare

câmpuri din fila Corespondență.

Se deschide caseta de dialog Potrivire câmpuri.

9

Elementele unei adrese și întâmpinări sunt listate în stânga. Titlurile coloanelor din fișierul de

date sunt listate în dreapta.

Word caută coloana care se potrivește cu fiecare element. În imagine, Word a potrivit automat

coloana Nume de familie din fișierul de date cu Nume de familie. Dar Word nu a potrivit

alte elemente. Din acest fișier de date, de exemplu, Word nu poate potrivi Prenume.

În lista din dreapta, se poate selecta coloane din fișierul de date care se potrivește cu

elementul din stânga. În imagine, coloana Nume se potrivește acum cu Prenume. Este în

regulă faptul că Titlu de politețe, Identificator unic și Al doilea nume nu se potrivesc.

Documentul îmbinării de corespondență nu trebuie să utilizeze fiecare câmp. Dacă adăugați

un câmp din fișierul de date care nu conține date, va apărea în documentul îmbinat ca un

substituent gol — de obicei o linie necompletată sau un câmp ascuns.

Tastarea conținutului și adăugarea câmpurilor

3. În documentul principal, faceți clic acolo unde se inserează câmpul.

1. Utilizați grupul Scriere și inserare câmpuri din fila Corespondență.

10

2. Adăugați oricare dintre următoarele:

Bloc adresă cu nume, adresă și alte informații

Linie de întâmpinare

Câmpuri individuale

Câmpuri particularizate de la persoanele de contact Outlook

Note

Nu se pot tasta manual caracterele pentru câmpuri de îmbinare («« »») și nu se poate

utiliza comanda Simbol din meniul Inserare. Trebuie utilizată îmbinarea de

corespondență.

În cazul în care câmpurile de îmbinare apar între paranteze, cum ar fi {

MERGEFIELD Localitate}, atunci Microsoft Word afișează coduri de câmp în loc de

rezultate de câmp. Nu se afectează îmbinarea, dar pentru a afișa rezultatele trebuie să

faceți clic cu butonul din dreapta pe codul câmpului, apoi să faceți clic pe Comutare

în coduri de câmp în meniul de comenzi rapide.

Formatarea datelor îmbinate

Programele pentru baze de date și foi de calcul, cum ar fi Microsoft Office Access și

Microsoft Office Excel, stochează informațiile tastate în celule ca date neprelucrate.

Formatarea aplicată în Access sau Excel, cum ar fi fonturile și culorile, nu se stochează

împreună cu datele neprelucrate. La îmbinarea informațiilor dintr-un fișier de date într-un

document Word, se îmbină datele neprelucrate fără formatarea aplicată.

Pentru a formata datele dintr-un document, selectați câmpul de îmbinare de corespondență și

formatați-l, la fel cum ați formata orice text. Asigurați-vă că selecția include parantezele

unghiulare (« ») care înconjoară câmpul.

Examinarea și terminarea îmbinării

După adăugarea câmpurilor la documentul principal, se pot examina rezultatele îmbinării.

După examinare, se poate termina îmbinarea.

Examinarea îmbinării

Se pot examina documentele îmbinate și se pot efectua modificări înainte de a termina

îmbinarea.

11

Pentru a examina, efectuați oricare dintre următoarele acțiuni în grupul Examinare rezultate

din fila Corespondență:

Faceți clic pe Examinare rezultate.

Treceți prin fiecare document îmbinat utilizând butoanele Înregistrarea următoare și

Înregistrarea anterioară din grupul Examinare rezultate.

Examinați un anumit document făcând clic pe Găsire destinatari.

Notă Faceți clic pe Editare listă destinatari în grupul Pornire Îmbinare de

corespondență din fila Corespondență pentru a deschide caseta de dialog Îmbinare

corespondență destinatari, în care se poate filtra lista sau se pot debifa destinatari pentru

înregistrările pe care nu doriți să le includeți.

Terminare îmbinare

Se pot imprima documentele îmbinate sau se pot modifica individual. Se pot imprima sau

modifica toate documentele sau doar un subset.

Imprimarea documentelor îmbinate

1. În fila Corespondență, în grupul Terminare, faceți clic pe Terminare și îmbinare,

apoi pe Imprimare documente.

2. Alegeți dacă se imprimă tot setul de documente, doar copia care este vizibilă în mod

curent sau un subset al setului, pe care îl specificați după numărul înregistrării.

Modificare copiilor individuale ale documentului

1. În fila Corespondență, în grupul Terminare, faceți clic pe Terminare și îmbinare,

apoi pe Editare documente individuale.

12

2. Alegeți dacă editați întregul set de documente, doar copia care este vizibilă în mod

curent sau un subset al setului, pe care îl specificați după numărul înregistrării. Word

salvează copiile pe care doriți să le editați într-un singur fișier, cu un sfârșit de pagină

între fiecare copie a documentului.

Salvarea documentului principal

Rețineți că documentele îmbinate pe care le salvați sunt separate de documentul principal.

Este bine să se salveze documentul principal în sine pentru a se utiliza la altă îmbinare de

corespondență.

La salvarea documentului principal, se poate salva și conexiunea la fișierul de date. La

următoarea deschidere a documentului principal, vi se va solicita să alegeți dacă informațiile

din fișierul de date se îmbină din nou în documentul principal.

Dacă faceți clic pe Da, documentul se deschide cu informațiile din prima înregistrare

îmbinată.

Dacă faceți clic Nu, conexiunea dintre documentul principal și fișierul de date se

întrerupe. Documentul principal devine un document Word standard. Câmpurile se

înlocuiesc cu informații unice din prima înregistrare.