Time management Pomodoro techniqueFa lucrul asta si o sa ai timp liber sa nu stii ce sa faci cu elE vineri, probabil esti la birou si te gandesti ca mai ai 6-7 ore pana iesi triumfator pe usa  si incepe weekendul cand dai drumul la relaxare, odihna, distractie.  Stai acum cu ceasca de cafea in fata pe birou si te uiti la lista lunga de taskuri nerezolvate de ieri, de alaltaieri, unele de saptamani intregi si te gandesti ce misto ar fi daca s-ar rezolva singure, de la sine, in timp ce tu astepti weekendul.O viata intreaga m-am luptat cu intarzierile si cu termenele limita nerespectate. Parca organismul meu e facut sa se revolte in fata oricarui termen impus de altii si cateodata chiar de mine. Stii si tu fenomenul: stai cu lista de lucruri de facut inaintea ta, gata sa incepi si totusi nu incepi.

In mintea ta incepi sa te gandesti ca ai rezolva mult mai bine si mai repede toate lucrurile alea:- daca te-ai duce pana la piata sa cumperi rosii. Ti-e pofta de rosii. Nu poti sa lucrezi fara rosii. Esti sigur ca ai gasit solutia magica, te imbraci sa te duci la piata, pe drum te intalnesti cu un prieten, intri la o bere mica sa discuti cu el…ajungi acasa dupa 6 ore. Esti obosit, trebuie sa dormi. Nu mai lucrezi nimic in ziua aia. Dar ai mancat rosii.- daca  ti-ai aranja hainele din dulap. Brusc, iti dai seama ca ordinea e importanta si halul in care sunt aranjate hainele la tine in sifonier nu te lasa sa te concentrezi pe ce ai de facut. Incepi sa aranjezi hainele…Dureaza 6 ore pana termini. Cand termini, esti obosit si te pui sa dormi.- daca ai asculta muzica potrivita. Muzica declanseaza energie in corp. Ai dreptate. Stai 3 ore pe youtube sa gasesti melodia minune care sa iti dea startul la munca. Dupa trei ore gasesti trailerul unui nou serial. Tragi repede 10 episoade si zici ca te uiti doar la primul…sa vezi cum e. E FOARTE MISTO. Stai si te uiti la toate episoadele. Apoi dormi. Ca esti obosit.- daca postezi un status inteligent pe Facebook. Ceva care sa arate tuturor cat de serios si muncitor esti tu. Statusul are efect. Are efect asa mare ca intri din 3 in 3 minute sa verifici cine a mai dat Like sau ti-a comentat. Dupa 3-4 ore, esti obosit si fara chef. Nu lucrezi nici azi.- daca iti verifici toate emailurile si faci ordine in inbox. Incepi sa faci filtre, etichete..fiecare mail trebuie sa ajunga acolo unde trebuie, nu? Dai de un mail de acum 3 ani de la o fosta prietena. Te cuprinde melancolia. Incepi sa te uiti la poze cu voi doi. Apoi intri pe Facebook sa vezi ce a postat. Gata, nu mai muncesti nici azi…Si asa mai departe. Pericolul cel mai mare pe care il traim in acesti ani nu e ca avem prea mult de munca ci mai degraba ca atentia ne e solicitata din atatea directii incat nu reusim sa ne concentram decat foarte rar atentia pe ceea ce e important.Multi traineri cred ca rezolvarea la acest fenomen este sa faci un curs de Time-Management. Eu zic ca e un Bullshit total. Nu poti sa-ti administrezi timpul, timpul nu-ti apartine, nu-l poti

opri, zboara pentru toti cu aceasi viteza de 60 de secunde pe minut. Poti doar sa te disciplinezi pe tine insuti.Solutia pentru procrastinare nu este time-managementul ci Self-Managementul.M-am luptat toata viata cu termenele limita si cu intarzierile. Am intarziat inca din clasa intai cand am ajuns cu 15 minute mai tarziu si am continuat sa o fac de atunci in cursul anilor cu o perseverenta demna de o cauza mai buna. Deadlineuri incalcate, proiecte neterminate, munca pe ultima suta de metri, le-am bifat pe toate ca un campion absolut.Am trecut prin toate cursurile de time-management posibile. Am rontait GTD (get things done) a lui David Allen pana mi-a iesit pe nas, ca sa mentionez doar cel mai cunoscut sistem de time-management. Am incercat toate trucurile posibile. M-am recompensat cand terminam taskurile si m-am pedepsit cand nu le terminam. Am bagat muzica in mine sa intru in starea potrivita pana cand mi-au bubuit urechile. Am lasat un prieten sa ma verifice atunci cand fac sau nu fac ce mi-am propus. Mi-am pus notite, post-ituri, coli albe pe pereti, pe tavan, m-am inconjurat de lucruri, obiecte, ancore, tehnici care sa imi aduca aminte sa ma tin de taskuri si sa nu pierd vremea.O perioada fiecare din ele a functionat. Apoi cadeam iar in boala pierderii timpului aiurea. N-am nimic cu pierdutul timpului aiurea, e o arta sa faci asta si sa nu te simti vinovat dupa.Problema apare cand iti propui sa faci niste lucruri si nu le faci. Stii ca puteai sa le faci, aveai resursele sa le faci dar totusi nu le-ai facut. Te frustrezi si te enervezi, incepi sa bei cafea mai multa si te doare ficatul. Telefoanele suna in continuu, sunt oameni care depind de ce ai promis, asa ca te bicuiesti mai tare. Dormi mai putin, bei mai multa cafea, tragi ca o martoaga obosita fara nici un chef sa termini ce ai de terminat.Acum o sa-ti zic ceva care o sa te enerveze: Sansele sa creezi ceva de valoare atunci cand lucrezi fara tragere de inima, sub presiune, doar ca sa termini ce ai de terminat pentru ca ieri a fost deadlineul sunt aproape de zero.

O stii si tu si o stiu si eu.  Rezultatul muncii sub presiune si fara tragere de inima este ceva cu care sa te stergi la fund, nu ceva de care sa fii mandru.Rezultate mediocre pentru un efort mediocru. Porcul nu se ingrasa in ajun. Si o spun pentru ca am patit-o pe pielea mea. Am pierdut contracte de cateva sute de mii de euro pentru ca mi-am pregatit strategia pentru negociere abia in ultima zi inainte de intalnire. Am avut discursuri care au esuat lamentabil pentru ca mi-am pregatit continutul cu o ora inainte sa apar in fata oamenilor sau nu m-am pregatit deloc.Acum 6 luni am descoperit ceva care mi-a schimbat total perceptia despre proiecte si deadlineuri. E cel mai simplu lucru din lume, cel mai banal si totusi cand il aplici e cea mai puternica arma pe care o ai atunci cand iti incepi ziua.Si tocmai pentru ca e asa simplu si chiar in fata ochilor nu i-am dat importanta care trebuia.Tocmai pentru ca e atat de simplu o sa-ti fie extrem de greu sa il aplici exact asa cum iti zic si sa vezi rezultate.Te avertizez, folosirea acestui lucru s-ar putea sa-ti schimbe total unele obiceiuri, in mod sigur vei pierde niste prieteni si vei avea foarte mult timp liber pe care nu vei stii cu ce sa-l umpli.Esti gata?Uite aici:Apuca-te de un singur lucru si nu fa NIMIC ALTCEVA pana nu termini.Asta e tot.Apuca-te de un lucru pe care il ai de facut, incepe sa lucrezi la el si nu lasa nimic sa-ti distraga atentia sau sa-ti rapeasca timpul.Stii ce inseamna sa nu lasi nimic sa-ti distraga atentia?Inseamna sa inchizi telefoane sau sa le dai pe silent, sa nu intri deloc pe facebook sau sa verifici mailul, sa nu lasi pe nimeni sa intre peste tine in biroul tau, sa te CUFUNZI pur si simplu in ce ai de facut si totul in jur sa nu conteze absolut deloc.E simplu?Te asigur ca e simplu. E cel mai simplu lucru de facut.

Va fi usor sa faci asta? Nicidecum.Cand vei incerca sa te izolezi total si sa faci doar lucrul pe care ti l-ai propus vei observa instantaneu cum totul incearca sa-ti castige atentia. Telefoanele suna parca mai mult ca niciodata, oamenii intra peste tine in birou pentru cele mai mici lucruri, facebook iti face cu ochiul non-stop, ti se face foame, sete, somn..etc.Ce-I de facut?

Ai auzit de tehnica Pomodoro?

Iti spun pe scurt despre ce e vorba si apoi iti zic unde sa citesti mai multe despre ea.Tehnica Pomodoro presupune sa lucrezi fara sa te deranjeze nimeni timp de 25 de minute. Apoi sa iei 5 minute pauza in care sa faci orice. Apoi 25 de minute iar lucrezi si nu lasi nimic sa te deranjzeze. Apoi iar iei 5 minute pauza. Etc.Fiecare calup de 25 de minute de munca se numeste “pomodoro” de la timerul rosu de bucatarie pe care il poti gasi peste tot.La 4 bucati de 25 de minute…pauza e mai mare, de 30 de minute. Apoi reiei ciclul.

Citeste aici mai multe despre tehnica Pomodoro.

Cand am aplicat prima oara tehnica asta m-am hotarat sa fac un experiment. Sa dau drumul la ceas si sa cronometrez intr-o zi doar timpul efectiv lucrat pe taskurile pe care le am de facut. Oricand faceam altceva, vorbeam la telefon, verificam mailul…etc, puneam pauza la ceas.Vrei sa stii cat am lucrat efectiv in 8 ore de “munca”?Raspuns: 52 de minute.Restul a fost umplutura, zgomot si lucruri neprofitabileM-am ingrozit. Nu ma gandisem nicidoata ca pierd atat de mult timp.A doua zi am incercat sa lucrez in calupuri de 25 de minute cu 5 minute pauza. In alea 25 de minute nu lasam pe nimeni sa

ma intrerupa, INDIFERENT despre ce era vorba.Am reusit sa llucrez in total in ziua respectiva doua ore si jumatate…si pentru prima oara in viata am reusit sa imi termin toate taskurile pe ziua respectiva.Am fost….OAU!Doua ore si jumatate de concentrare si am reusit sa termin tot ce imi propusesem.Am continuat in zilele urmatoare.Acum am ajuns sa lucrez 4 ore in total pe zi. Atat.Ma trezesc la 5.30, 6 dimineata. La 8 ma apuc de treaba. La 12.30 – 13.00 am terminat tot ce am pe ziua respectiva.Apoi sunt liber toata ziua sa fac ce am chef, fara sa ma simt vinovat sau stresat.Am rezolvat total problema?NU, inca sunt zile cand trag chiulul sau imi las atentia distrasa. Nu sunt un robot. Dar pentru mine rezultatul e fenomenal. Un lucru atat de simplu si de banal.Iti propun acum un exercitiu:Incearca azi sa te izolezi de toata lumea 30 de minute. Nu lasa nimic sa te deranjeze, sa-ti distraga atentia, sa te abata de la ce faci. Fii ca o lupa, concentreaza-te pe un singur lucru o data.Apoi lasa-mi un comentariu si spune-mi daca ai aplicat si cum a fost.In final te las sa vezi un fragment cu Steve Jobs care vorbeste despre ce inseamna sa te focusezi.<<Focusing is about saying "NO".!>>

Tehnica Pomodoro Cum să devii eficient în 4 paşi

simpli

by Florin Roşoga on July 30, 2010

Când am întâlnit prima oară tehnica Pomodoro mi s-a

părut o glumă. Tehnica roșiei? Ei bine, roșia aceasta

este una dintre cele mai bune tehnici existente în lume

pentru a deveni mai eficient.

De câte ori nu ți s-a întâmplat să termini ziua simțind

că nu ai realizat aproape nimic? Că ai alergat în toate

părțile, dar mâine va trebui să o iei cu toate de la

început? Zi de zi, aceeași poveste, aceeași lipsă de satisfacție.

Împarte-ți timpul în pomodorosPomodoro pornește de la împărțirea timpul în mai multe intervale ( =

pomodoros), în care te focalizezi pe o singură sarcină. În loc să lucrezi la

raport, să arunci un ochi pe mail, să dai rapid câteva telefoane la clienți și

eventual să vezi pe messenger ce mai face partenerul de viață, te concentrezi

să faci un singur lucru într-un interval de timp definit.

Prin experiențe succesive s-a stabilit că lungimea optimă a unui pomodoro este

de 25 de minute. În aceste 25 de minute realizezi un singur lucru: termini

raportul, sau scrii un articol, sau dai telefoane la clienți. Nu faci nimic altceva în

paralel. Și nu lași nimic să te distragă de la ceea ce faci.

Cum funcționează?În primul rând, dimineața stabilește-ți prioritățile: pietrele mari și cele mici.

Apoi definește cu ce vei începe: alege să începi ziua cu sarcina cea mai

importantă pentru tine. Pune-o prima în lista zilei. Alege a doua sarcină, a treia

ș.a.m.d.

1. Folosește un timer

Când ești gata să începi prima sarcină, pornește un cronometru, şi setează-l să

îți semnalizeze când s-au terminat cele 25 de minute. Nu folosi un ceas

obișnuit! Trebuie ca în intervalul unui pomodoro să nu te uiți în continuu cât

timp mai ai, ci să te concentrezi doar pe a termina ce ai de făcut.

Poți folosi un ceas de bucătărie obișnuit, cum este acesta   (îl rotești la 25 de

minute, iar apoi îl ignori până când timpul s-a scurs) sau un software care să te

anunțe,  vezi aici un exemplu . Ar putea fi și un timer digital.

Eu am folosit pînă acum software-ul de mai sus și nu sunt mulțumit, având

tendința de a mă uita mereu pe ecran să verific cât timp mi-a mai rămas. Caut

un timer digital, pe care vreau să îl folosesc de acum încolo. Are și avantajul că

este mai mic și îl pot purta cu mine acasă, la lucru sau în deplasări.

2. Concentrează-te pe ceea ce ai de făcut

Odată pornit un pomodoro, stai concentrat pe ceea ce ai de făcut. Nu începe

nici un alt task în paralel. Te vei confrunta de acum cu două tipuri de

întreruperi posibile:

– întreruperi interioare: deodată îți amintești că luna viitoare este ziua unui

coleg și simți nevoia urgentă să suni să verifici exact când va fi. Este ca și cum

nu ai putea suna mai târziu să afli, ci trebuie acum. Revino la ce făceai!

Lasă-ți la îndemână o foaie de hârtie și un creion. De acum, notează aici tot ce

îți apare în minte și trebuie să faci ulterior. Le vei face când vei avea timp liber.

- întreruperi exterioare: Sună telefonul, prietenii îți scriu pe messenger sau

skype, te caută cineva etc. Spre exemplu, în timp ce scriam m-a sunat un

prieten. Nu am răspuns, îl voi suna mai târziu. Am un prieten care nu răspunde

la nici un telefon când lucrează, indiferent de la cine este. O face de câțiva ani

și a ratat o singură urgență în atâția ani.

Aici abordările sunt diferite: Dacă ești în timpul programului de lucru încearcă

să nu răspunzi și să îi suni înapoi mai târziu. Închide mess-ul și skype. Celor

care îți bat la ușă cere-le să aștepte 20 de minute (le poți spune cinstit că ești

implicat în ceva ce nu poți întrerupe pentru 20 de minute). Nu vei reuși mereu,

uneori va trebui să întrerupi ce făceai și să răspunzi la telefon, poate este

directorul comercial :). Pe măsură ce vei experimenta, vei constata însă că 95%

dintre evenimentele urgente care apar și îți solicită intervenția, nu sunt chiar

urgente și pot aștepta.

Dacă ești în timpul liber, abordarea este mult mai simplă: închide messenger,

skype, scoate cablul de internet, închide telefonul (sau pune-l pe silențios) și

spune-le celor din apropiere că lucrezi și nu vrei să fii deranjat pentru o

perioadă. După ce încerci de câteva ori vei vedea că toate urgențele vor

dispărea în mod miraculos.

Cu riscul de a mă repeta, este esențial ca în timpul fiecărui interval de lucru  să

îți dezvolți obiceiul de a te focusa doar pe ceea ce ai de făcut și să elimini

distracțiile. Succesul tehnicii stă tocmai în alternanța efort intens – relaxare.

Tony Schwartz, în cartea sa “The power of full engagement” detaliază foarte

bine beneficiile acestei alternanțe la marii performeri. O carte excelentă, pe

care ți-o recomand.

3. Fă pauză, iar apoi reia

Când s-a terminat un pomodoro, fă o pauză de 5 minute. Obligatoriu! Poți să te

întinzi, să bei apă, să mănânci un fruct, să vorbești la telefon, să citești ceva

etc. Dar oprește-te din ceea ce făceai.

Cel mai important este să te deconectezi de la ceea ce făceai, să permiți

creierului să se  elibereze de la aspectele pe care era concentrat. Eu obișnuiesc

să fac puțin stretching, eventual să citesc ce a apărut pe feed-urile RSS la care

sunt abonat.

După pauză, ia-o de la capăt cu următorul pomodoro și următoarea sarcină,

sau continuarea celei începute. În special la început, dacă ți se pare prea lung

intervalul de 25 de minute, scurtează-l la 10-15 pentru a ți se potrivi mai bine

propriei personalități, până vei reuși să stai concentrat timp de 25 de minute.

4. Încheie un ciclu

Grupează-ți sarcinile în cicluri de 4 pomodoro (cu pauzele de rigoare), iar când

l-ai terminat pe al patrulea, ia o pauză de 20-30 de minute. După două ore de

activitate trebuie să te relaxezi, pentru a putea începe un nou ciclu focusat din

nou.

Vei constata că pe măsură ce practici devii tot mai concentrat pe ceea ce faci

și îți îmbunătățești rezultatele. O să poți să realizezi mult mai multe în perioade

mai mici decât o făceai până acum, fiind însă focusat doar pe ce vrei să obții.

Încearcă tehnica și lasă-mi un scurt mesaj: cum a funcționat la tine? Ce a mers

și ce nu? Ce rezultate ai obținut?