TABLE OF CONTENTS

MANAGEMENTUL TIMPULUI

MANUAL DE FORMARE PENTRUGREFIERII DIN CADRUL INSTANELOR I PARCHETELOR

KATE HARRISON

2011Managementul TimpuluiManual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelorKate Harrison2011

Aceast publicaie a fost posibil datorit sprijinului Bncii Mondiale, prin intermediul Acordului de mprumut pentru finanarea Proiectului Reforma Sistemului Judiciar (BIRD 4811 RO), n baza contractului nr. 53/31.05.2010, ncheiat ntre Ministerul Justiiei (Direcia pentru Implementarea Proiectelor cu Finanare Extern/MJ-DIPFIE) i Consultantul East West Management Institute (SUA)/EWMI i Institutul Romn de Training (Romnia)/IRT, pentru implementarea proiectului Asisten tehnic pentru elaborarea programelor de studiu pentru noul plan de formare al colii Naionale de Grefieri i pentru furnizarea de programe de formare pentru patru materii noi.

MJ-DIPFIE deine toate drepturile cu privire la aceast publicaie, care nu poate fi copiat, transmis sau folosit, n ntreg sau n parte, n format fizic sau electronic, de ctre nicio persoan fizic sau juridic, fr autorizarea prealabil, n scris, a Ministerului Justiiei, cu excepia Ministerului Justiiei i a colii Naionale de Grefieri (SNG), n calitatea lor oficial.

Manualul Managementul Timpului a fost elaborat de KATE HARRISON n baza unui contract semnat de autor cu East-West Management Institute, n beneficiul SNG. Orice opinii, constatri, concluzii sau recomandri exprimate n aceast publicaie aparin autorului i nu reflect neaprat punctul de vedere al organizaiilor sau instituiilor care au oferit sprijin n derularea acestui proiect.

Kate Harrison a fost director de Programe pentru Instanele de Drept Comun din cadrul Biroului Administrativ al Instanelor din statul California (Trial Court programs, California Administrative Office of the Courts), iar nainte de aceasta, Asistent Executiv (Assistant Executive Officer) al Instanei Superioare (Superior Court) din San Francisco. n calitate de director al companiei de consultan Kate Harrison Consulting, are peste 11 ani de experien la nivel naional i internaional n programe de formare pentru grefieri i magistrai, n domenii ca mbuntirea continu a performanei judiciare i managementul timpului i resurselor, n ri precum Serbia, Bulgaria, Macedonia i Kosovo. D-na. Harrison a realizat recent module i materiale de formare profesional continu pentru personalul Curii Superioare din Monterey County (statul California) i i-a creat o reputaie deosebit pentru succesul ei n crearea unei legturi durabile ntre formarea profesional, persoanele care face parte din sistemul judiciar (grefieri i magistrai) i productivitatea organizaional a instituiilor din sistemul de justiie.

2

PREFA

Acest manual de formare este menit s serveasc drept un ghid/ndrumar de baz cu privire la cele mai bune practici n domeniul managementului timpului, fiind destinat grefierilor din cadrul instanelor i parchetelor din Romnia. Manualul este conceput astfel nct s i ajute pe grefierii de la orice nivel, fie c sunt grefieri registratori, grefieri arhivari, grefieri de edin sau prim-grefieri, s-i perfecioneze abilitile de management al timpului, att spre propriul avantaj ct i cel al sectorului judiciar n ansamblu. Prin urmare, acest document nu este o lucrare tiinific sau un tratat i nici nu i propune s fie un ghid exhaustiv al tuturor pailor care trebuie urmai sau o reet universal valabil cu privire la modul n care grefierul trebuie s-i gestioneze timpul. Manualul propune ns o introducere n conceptele majore ale acestui domeniu i o prezentare a celor mai bune practici i a instrumentelor aferente acestora, care pot fi adaptate ca soluii de imediat aplicare de ctre personalul din instane i parchete sau care pot fi dezvoltate de ctre conducerea acestora prin intermediul unor programe de formare mai ample desfurate la nivel local, al promovrii unor practici uniforme sau chiar al unor modificri substaniale ale unor procese operaionale urmate n prezent.Instrumentele i tehnicile prezentate n manualul de fa servesc aadar drept un punct de pornire pentru abordarea problemelor comune de management i nu constituie o surs ultim pentru un rspuns final la astfel de probleme. Este bine tiut c managementul adecvat al timpului personal reprezint, n cele din urm, responsabilitatea fiecruia dintre noi. Conceptele prezentate n ghidul de fa sunt aadar menite s fie adaptate i prelucrate pentru uzul individual al fiecrui grefier. nelegnd n acest sens c dezvoltarea abilitilor personale de management al timpului necesit un timp ndelungat i o consecven n practic, prezentul manual i propune s vin n ntmpinarea celor care doresc s iniieze sau s consolideze un astfel de proces de nvare, n ceea ce i privete.Ar trebui s subliniem de la bun nceput faptul c managementul timpului este deosebit de important n sectorul judiciar. Dup cum spune un dicton folosit frecvent n sistemul de drept anglo-saxon, o justiie tardiv nu poate fi considerat justiie deloc (engl. Justice delayed is justice denied). Acesta este motivul pentru care este esenial pentru cei ce lucreaz n cadrul sistemului judiciar s tie cum s-i gestioneze timpul i s fac tot ce le st n putin pentru a rspunde rapid, eficient i n mod corect la multiplele solicitri cu care se confrunt n timpul activitii pe care o desfoar zi de zi. De exemplu, cnd telefonul sun fr ncetare, preedintele instaneisolicit informaii despre o anumit lucrare i justiiabilii apar la ua biroului, ce ar trebui s fac grefierul? Cum poate acesta stabili prioritile n ceea ce privete aceste solicitri concurente?n contextul sistemului de justiie, exist dou tipuri eseniale de management al timpului, relevante pentru cei care lucreaz n cadrul acestuia. Pe de o parte, este nevoie de un management al procesuluide soluionare a cauzelor, cu respectarea termenelor prevzute de legei a procedurilor aferente. Pe de alt parte, este necesar un management al timpului din perspectiv personal, astfel nct scopul ultim al ndeplinirii actului de justiie s poat fi atins. Fr a pierde din vedere importana celui dinti, manualul de fa l va aborda pe cel din urm, cu obiectivul de a-i ajuta pe grefieri s i creeze un sistem personal de management al timpului adecvat i eficace, care va contribui, n ultim instan, i la ndeplinirea scopului general de soluionare cu celeritate a cauzelor.Dac suntei grefier ntr-o instan sau ntr-un parchet, prezentul ghid/ndrumar nu v va oferi rspunsuri la absolut toate ntrebrile pe care le-ai putea avea legate de subiectul gestionrii timpului. nschimb, v va oferi anumite precepte i abordri generale care pot fiutile n activitatea pe care o desfurai i care, pe termen lung, vor contribui la uurarea muncii dumneavoastr i la eficientizarea sistemului de justiie din Romnia.Ne exprimm aadar ncrederea c, n calitate de grefieri, vei considera prezentul manual util n acest sens i c el v va servi ca un instrument important n sprijinul ndeplinirii rolului esenial pe care l deinei n cadrul procesului de nfptuire a actului de justiie n Romnia.-----------------Autorul dorete s mulumeasc colii Naionale de Grefieri pentru sprijinul i asistena oferite n realizarea acestui manual, dar i formatorilor SNG (judectori, procurori i grefieri) care au revizuit o versiune iniial a manualului, contribuind cu recomandrile i comentariile lor la mbuntirea acestuia.Mulumiri speciale sunt adresate d-nei. Mihaela-Angelica Iacuba (judector, Curtea de Apel Cluj, detaat ca director adjunct al Departamentului de Formare Profesional Continu al SNG), d-nei. Tania Bdin (judector, Judectoria Sector 3, detaat ca director adjunct al Departamentului de Formare Profesional Iniial al SNG) i d-nei. Camelia PanaitescuAlegria (judector, Judectoria Sector 1 Bucureti, detaat n cadrul Departamentului Relaii Internaionale al SNG) pentru contribuia lor valoroas i dedicaia investit n procesul de elaborare a acestui manual.i nu n ultimul rnd, autorul dorete s menioneze sprijinul oferit cu profesionalism de membrii Echipei Consultantului EWMI-IRT, coordonat de Anthony Fisser (Liderul Echipei de Proiect), a cror experien cuprinztoare i profesionalism au avut un impact important pe parcursul procesului de revizuire i editare a tuturor versiunilor de lucru care au stat la baza acestui material.CUPRINS

INTRODUCERE.........................................................................5

CAPITOLUL 1: CE ESTE MANAGEMENTUL TIMPULUI? ..............8

CAPITOLUL 2: DE CE AR TREBUI CA GREFIERII S IGESTIONEZE MAI BINE TIMPUL?...........................................11

2.A. JUSTIIA TARDIV NU ESTE JUSTIIE: DE CE MANAGEMENTUL TIMPULUI ESTE ATT DE IMPORTANT PENTRU SECTORUL JUSTIIEI?................................................................................112.B. MANAGEMENTUL TIMPULUI PENTRU GREFIERII DIN ROMNIA: CTEVA CONSIDERAII SPECIALE .132.C. DE CE MANAGEMENTUL TIMPULUI ESTE IMPORTANT PENTRU DUMNEAVOASTR PERSONAL? .....14

CAPITOLUL 3: CE ESTE PRODUCTIVITATEA REAL? ..............18

3.A. CUM S OBINEM UN ECHILIBRU NTRE EFICACITATE I EFICIEN..........................................183.B. VIZIUNEA I APLICAREA: PIRAMIDA GESTIONRII TIMPULUI ...................................................20

CAPITOLUL 4: DE CE NTMPINM DIFICULTI N CEEA CEPRIVETE MANAGEMENTUL PROPRIULUI NOSTRU TIMP? .....26

4.A. CUNOATEM MOTIVELE CARE NE MPIEDIC S NE UTILIZM TIMPUL N MOD CORESPUNZTOR?264.B. PATRU IDEI PRECONCEPUTE MAJORE REFERITOARE LA MANAGEMENTUL TIMPULUI I MOTIVELEPENTRU CARE ACESTEA SUNT ERONATE ....................................................................................304.C. ASUMAREA RESPONSABILITII PERSONALE PENTRU PROPRIUL TIMP ......................................324.D. NCADRAREA SUB INCIDENA EXCLUSIV A UNEI ABORDRI STRUCTURATE SAU NESTRUCTURATE.364.E. DEPENDENA DE SITUAIILE DE URGEN ..........................................................................404.F. COMBATEREA PERTURBRILOR I A MOTIVELOR ZILNICE DE DEVIERE A ATENIEI .......................44

CAPITOLUL 5: INSTRUMENTE PENTRU PERFECIONAREA ABILITILOR PERSONALE DE MANAGEMENT AL TIMPULUI .54

5.A. CUM S NTOCMIM I S UTILIZM O LIST DE SARCINI EFICACE ............................................555.B. STABILIREA PRIORITILOR .............................................................................................605.C. PRIORITI ZILNICE I SPTMNALE: CUM DECID CE AR TREBUI S FAC CHIAR ACUM?..............665.D. PLANIFICAREA ZILEI SAU SPTMNII IDEALE .....................................................................685.E. STABILIREA DE TERMENE I STANDARDE REALISTE ...............................................................805.F. IDENTIFICAREA CAUZELOR CARE STAU LA BAZA NTRERUPERILOR I REDUCEREA ACESTORA .........825.G. TENDINA DE TERGIVERSARE (PROCRASTINAREA) I MODALITATEA DE ABORDARE A ACESTEIA ACUM! ............................................................................................................................95CAPITOLUL 6: ELABORAREA I PERFECIONAREA PLANULUI INDIVIDUAL DE MANAGEMENT AL TIMPULUI......................102

6.A. ELABORAREA PROPRIULUI PLAN DE MANAGEMENT AL TIMPULUI .........................................1026.B. EVALUAREA I REVIZUIREA PLANULUI..............................................................................1056.C. CONSIDERAII FINALE ..................................................................................................107

BIBLIOGRAFIE ....................................................................108

LECTURI RECOMANDATE .....................................................109

INTRODUCERE

Ne bucurm c ai ales s citii acest manual referitor la modalitatea n care v gestionai timpul n calitate de grefier n cadrul sectorului judiciar din Romnia. Ai fcut aceast alegere probabil pentru c suntei grefier i, prin urmare, o persoan important n cadrul unei organizaii care joac un rol esenial pentru nfptuirea justiiei din Romnia. n acest sens, modul n care v administrai timpul nu v afecteaz doar activitatea proprie, ci i pe cea a magistrailor, a colegilor dumneavoastr grefieri i, nu n ultimul rnd, activitatea sectorului judiciar nsui. n cazul n care suntei grefier ntr-o funcie de conducere, modul n care v utilizai timpul are un impact cu att mai mare asupra colegilor i a sistemului de justiie n general.

Acest manual v va oferi idei i informaii valoroase cu privire la utilizarea timpului dumneavoastr cu eficacitate i eficien. Chiar dac manualul este conceput pentru a v ajuta pe dumneavoastr personal n activitatea pe care o desfurai, acesta v va oferi n acelai timp i posibilitatea de a-i ajuta pe colegii din instana sau parchetul n care lucrai s-i gestioneze mai bine timpul, avnd ca rezultat generalizat un mediu de lucru mai productiv. Totodat, faptul c suntei un bun manager al timpului dumneavoastr v poate determina s lucrai cu mai mult plcere, s avei satisfacii profesionale mai mari i v poate ajuta la gsirea unui echilibru mai bun ntre activitatea profesional i viaa personal. Urmrind etapele propuse n acest manual, putei dezvolta un sistem de management al timpului adaptat uzului dumneavoastr personal care v va ajuta s obinei performane crescute, evitnd, pe ct posibil, ct mai mult, confuziile sau stresul.

Manualul de fa este alctuit din urmtoarele capitole:

Capitolul 1: Ce este managementul timpului? Acest capitol prezint o definiie a ceea ce este i ceea ce nu este managementul timpului.

Capitolul 2: De ce ar trebui grefierii s-i gestioneze mai bine timpul? Acest capitol descrie modul n care managementul timpului afecteaz sectorul judiciar, n condiiile n care grefierii, att cei cu funcii de conducere ct i cei cu funcii de execuie, au un rol esenial n asigurarea performanei instituiilor n care i desfoaractivitatea, precum i consecinele unui management ineficient al timpului la nivel personal. De asemenea, capitolul include un exerciiu care v ajut s v evaluai abilitile proprii de management al timpului pe care le deinei n prezent.

Capitolul 3: Ce este productivitatea real? n cadrul acestui capitol vei nva c a face ceea ce trebuie este mai important dect a face ceea ce nu trebuie ntr-un mod eficient. Productivitatea implic att viziune (cunoaterea a ceea ce trebuie fcut) ct i execuie/punere n practic (realizarea efectiv a lucrurilor ce trebuie fcute, conform viziunii urmate).

Capitolul 4: De ce ntmpinm dificulti n ceea ce privete managementul timpului nostru? Acest capitol analizeaz unele presupuneri incorecte pe care le fac oamenii n legtur cu managementul timpului i v ajut s nelegei modul n care v consumai n mod real timpul la birou. n acest capitol vei regsi prezentate capcane ale timpului cu care toat lumea se confrunt i vi se vor explica unele metode prin care se poate prelua controlul asupra modului de utilizare a timpului. Acestea includ, de exemplu, o evaluare a managementului timpului care acord un punctaj pentru modul n care gestionai anumite probleme legate de managementul timpului, precum i un exerciiu referitor la presupuneri despre timp i la capcanele timpului care s-ar putea aplica n cazul dumneavoastr. Acest capitol abordeaz de asemenea anumite probleme care pot exista la nivelul organizaiei din care facei parte i care afecteaz n general capacitatea oricui de a-i gestiona bine timpul. Tot aici sunt recomandate metode de clarificare a unor aspecte confuze, cum sunt cele legate de responsabilitatea i autoritatea privind anumite proiecte i sarcini care trebuie ndeplinite, primirea de instruciuni de la mai muli superiori ierarhici i comunicarea defectuoas.

Capitolul 5: Instrumente pentru perfecionarea abilitilor de management al timpului. n acest capitol vei nva despre ntocmirea eficient a listelor de sarcini, stabilirea prioritilor generale, stabilirea prioritilor zilnice i sptmnale, planificarea zilei ideale, stabilirea de termene realiste, nelegerea i reducerea ntreruperilor (inclusiv cele cauzate de mesajele de e-mail, convorbirile telefonice i vizitatorii neanunai), gestionarea tendinei de a amna ndeplinirea unor sarcini pe mai trziu, dar i evitarea unui model deorganizare hiper-detaliat a activitii zilnice ntr-un mod compulsiv iexagerat. Acest capitol include mai multe exerciii: cum poate fi utilizat o abordare practic a modului de prioritizare a sarcinilor; cum poate fi elaborat o matrice pentru stabilirea prioritilor;i care sunt ntrebrile pe care trebuie s vi le punei pentru a v concentra n mod constant i consecvent asupra lucrurilor cu adevrat importante.

Capitolul 6: Crearea i perfecionarea propriului sistem de management al timpului. Etapa final a procesului de nvare propus de acest manual const n elaborarea unui plan de aciune pentru propriul dumneavoastr sistem de management al timpului. Acest capitol include un exerciiu care v poate ajuta s demarai crearea respectivului sistem, dar i s evaluai dac modul n care funcioneaz este deopotriv eficient i eficace.

CAPITOLUL 1: CE ESTE MANAGEMENTUL TIMPULUI?

DEFINIIE

Managementul timpului reprezint un set de principii, practici uzuale, abiliti dobndite, sisteme i instrumente utile, ce acioneaz mpreun pentru a v ajuta s v valorificai mai bine timpul, cu scopul de a v mbunti calitatea activitii pe care o desfurai, pe de o parte, dar i a vieii personale, pe de alt parte: PRINCIPII ale managementului timpului motivulpentru care managementul timpului funcioneaz.Un principiu este o prezumie fundamental. n cadrul acestui manual, un exemplu de principiu este faptul c nu putei face totul, astfel nct trebuie s alegei cu atenie lucrurile pe care le vei face.

PRACTICIdemanagementaltimpuluiceeacetrebuie s facei pentru a aplica principiile.O practic este o activitate. De exemplu, n cadrul managementului timpului, o practic este lucrul cu o list a atribuiilor exercitate i a sarcinilor aferente acestora.

ABILITI legate de managementul timpului ceea ce trebuie s deprindei n urma unui proces de nvare pentru a v gestiona bine timpul; acestea pot fi dezvoltate i perfecionate permanent.O abilitate este o tehnic deprins. O abilitate pe care o folosii n mod uzual pentru un bun management al timpului este stabilirea unor prioriti adecvate.

Sisteme ceea ce face legtura ntre toate elementele, astfelnct punerea n practic a unui management eficient al timpului s devin un lucru uor de realizat.Un sistem este un mod de organizare i planificare. Un sistem de management al timpului este un ansamblu de practici i abiliti care v ajut s fii productivi.Dup cum este bine tiut, instituiile care fac parte din sistemul de justiie, cum sunt instanele judectoreti i parchetele de pe lng acestea, au caracteristici generale similare cu ale oricror alte organizaii, principiile managementului organizaional aplicndu-se n egal msur i acestora. Totui, n virtutea unor alte caracteristici i scopuri suplimentare foarte specifice, unice, aceste instituii trebuie s respecte prevederile legale care guverneaz sistemul judiciar din Romnia i s adere la obiectivul general al acestuia: un serviciu public modern, credibil i previzibil.1

Principalele cinci componente eseniale necesare oricrei organizaii pentru ca aceasta s-i poat ndeplini misiunea pentru care a fost creat sunt:

1. Bugetul - fonduri disponibile pentru finanarea activitii organizaiei.

2. Bunurimateriale-echipamenttehnic,cldiri,mobilierinecesarul de birou.

3. Informaii - date semnificative care sunt uor de identificat i care sunt necesare pentru desfurarea cu succes a activitii organizaiei.

4. Resurse umane - fora de munc ce trebuie recrutat, angajat, instruit i utilizat.

5. Timp o perioad determinat ce poate fi msurat, estimat i utilizat.

Primele patru categorii pot fi controlate ntr-o anumit msur. ns cea de a cincea categorie, timpul, nu poate fi controlat. Timpul nu poate fi accelerat sau ncetinit i nu poate fi economisit pentru a fi folosit mai trziu. Timpul trebuie s fie folosit n momentul n care este primit i ntr-un ritm fix: 60 de secunde pe minut, 60 de minute pe or. Noi nu putem alege dac s l folosim, ci doar cum s facemacest lucru.2

1 Vezi Strategia dezvoltrii justiiei ca serviciu public pentru perioada 20102014 (www.just.ro).

2 Constandse, Rodger, Managementul eficient al timpului: cum s prelum controlul asupra timpului i s ne ndeplinim sarcinile!, 2009, Effexis Software, LLC.Adevrata problem nu este cum s obinem mai mult timp, ci cum s l folosim i s reuim s nu l irosim pe cel de care dispunem. Dup cum menionam mai sus, nu putei face tot ceea ce este de fcut. Trebuie s facei alegeri. Ar trebui de asemenea s menionm c faptul de a dispune ntr-o mai mare sau mai mic msur de cele patru elemente indicate mai sus, cu excepia timpului, poate influena de asemenea managementul timpului dumneavoastr. Este rezonabil de presupus c mai multe resurse tehnologice, financiare i de personal pot ajuta pe cineva s devin un manager sau un executant mai eficient. n acest sens, trebuie s recunoatem faptul c, din pcate, instanele din Romnia continu s dispun de resurse relativ reduse, fcnd astfel ca managementul timpului ntr-un mod eficient s fie i mai important (i cu att mai dificil) pentru grefieri. n consecin, o dificultate ntmpinat de grefierii din Romnia, mprtit de numeroi colegi din multe coluri ale lumii, const n a face ct mai multe lucruri cu ct mai puine resurse. Un management mai judicios al timpului v poate ajuta s realizai acest lucru att de necesar.

Cu toate acestea, aa cum am menionat deja, un management eficient al timpului nu poate oferi mai mult timp - nimeni nu poate schimba numrul de minute pe care le are o or sau numrul orelor unei zile. ns, un bun management al timpului v va ajuta: s obinei mai multe n timpul pe care l avei; s identificai lucrurile care merit cu adevrat s fie fcute, cele care sunt ntr-adevr importante pentru viaa personal i activitatea dumneavoastr profesional, astfel nct s v alocai n primul rnd pentru acestea timpul limitat de care dispunei.

Exist dou tipuri fundamentale de management al timpului relevante pentru sistemul de justiie. Unul dintre acestea se refer la procesul de soluionare a cauzelor la termenele procesuale stabilite prin lege. Cellalt este managementul timpului dintr-o perspectiv personal, dincolo de obiectivul imediat de respectare a acestor termene legale, ns urmrind acelai scop esenial al nfptuirii cu celeritate a actului de justiie. Acest manual urmrete s v ajute la elaborarea unui sistem personal de management al timpului, recunoscnd importana pe care o joac principiul celeritii n cadrul sistemului de justiie n general.

CAPITOLUL 2: DE CE AR TREBUI CA GREFIERII S IGESTIONEZE MAI BINE TIMPUL?

2.A. JUSTIIA TARDIV NU ESTE JUSTIIE2.B. MANAGEMENTUL TIMPULUI PENTRU GREFIERII DINROMNIA: CTEVA CONSIDERAII SPECIALE2.C. DE CE MANAGEMENTUL TIMPULUI ESTE IMPORTANTPENTRU DUMNEAVOASTR PERSONAL?

2.A. Justiia tardiv nu este justiie: De ce managementul timpului este att de important pentru sectorul justiiei?

Scopurile principale urmrite n sectorului justiiei inclusiv n activitatea instanelor judectoreti i a parchetelor de pe lng acestea sunt: garantarea drepturilor fundamentale; consolidarea ordinii sociale; soluionarea litigiilor; asigurarea unei protecii egale n faa legii; i asigurarea aplicrii corespunztoare a legii.

Organizarea eficient a timpului constituie un element esenial n atingerea fiecruia dintre aceste scopuri. Instanele judectoreti i parchetele de pe lng acestea trebuie s i ndeplineasc rolul ntr-un mod operativ i eficient, fr ntrzieri nejustificate. ntrzierile inutile submineaz actul de justiie i cresc costurile aferente acestuia, deopotriv pentru justiiabili, instane, sistemul de justiie n ansamblu i ntreaga societate. Totodat, ntrzierile sunt considerate de obicei ca fiind principala cauz a scderii ncrederii publicului n sistemul judiciar.

Durata excesiv, nejustificat, de la nregistrarea cererii/cauzei pn la pronunarea hotrrii judectoreti sau de la un termen la altul afecteaz n mod diferit prile implicate. O parte care are posibilitatea de a apela la asisten juridic costisitoare poate prelungi soluionarea unei cauze ani ntregi, n timp ce partea advers poate s doreasc finalizarea rapid a cazului, tocmai din motive financiare (lipsaposibilitii de a susine costurile ridicate ale unei asistene juridice de specialitate). n plus, cu ct o cauz rmne nesoluionat mai mult timp, cu att este mai probabil ca prile i martorii s uite faptele i, n consecin, s se piard probe relevante. De aceea, odat ce cauzele sunt nregistrate, sistemul de justiie are datoria de a prelua i de a menine controlul asupra progresului spre soluionarea definitiv a acestora, inclusiv printr-o bun gestionare a timpului celor care au atribuii i responsabiliti n acest sens.

Comisia European pentru Eficiena Justiiei (CEPEJ) consider durata excesiv a procedurilor judiciare drept o preocupare central a Consiliului Europei. n aceast privin, directivele SATURN pentru managementul judiciar, adoptate n 2008, prezint principiile generale ale administrrii cu celeritate a justiiei, care ar trebui luate n considerare de ctre autoritile legislative i de ctre cei care elaboreaz politici publice n justiie, dar i de ctre magistrai, grefieri i manageri de instan (n statele unde exist o astfel de funcie n cadrul sistemului judiciar).

n absena managerilor de instan menionai de directivele SATURN, grefierii cu funcii de conducere n Romnia, ar trebui s fie capabili s i asiste pe preedinii instanelor n ndeplinirea atribuiilor stabilite pentru acetia, n special n ceea ce privete colectarea i analizarea informaiilor privind activitatea i performana instituiei respective, dar i managementul situaiilor de criz.

Acest manual are ca fundament raiunile pentru care managementul timpului este important pentru sectorul judiciar, ns nu se va concentra asupra cerinelor specifice legate n mod direct de principiul celeritii n cadrul sistemului judiciar, cum sunt prevederile procedurale/procesuale propriu-zise n diverse materii. Accentul va fi pus mai curnd pe sistemul personal de management al timpului pe care dumneavoastr i colegii dumneavoastr grefieri l vei elabora prin utilizarea manualului de fa i care va genera efectul indirect de a ajuta instanele i parchetele s i ndeplineasc obiectivele referitoare la termenele de soluionare a cauzelor.2.B. Managementul timpului pentru grefierii din Romnia:cteva consideraii speciale

ntregul personal auxiliar de specialitate care i desfoar activitatea n cadrul instanelor, n cadrul parchetelor, birourilor de registratur, arhiv etc. deine un rol foarte important n ndeplinirea la timp a activitilor din sectorul justiiei. ntocmirea corect i la timp a actelor de procedur i lucrrilor aferente cauzelor aflate pe rol este necesar magistrailor pentru soluionarea n bune condiii a acestora. ntocmirea atent i prompt a actelor de procedur i lucrrilor reduce sau chiar elimin posibilitatea pierderii sau rtcirii acestora, precum i riscul de erori care pot aprea n ncheierile de edin i, n consecin, n hotrrile judectoreti, evitndu-se astfel necesitatea alocrii unui interval de timp suplimentar pentru ndreptarea acestora. Judectorii trebuie s primeasc la timp dosarele complete, spre a le studia, i pentru a pregti i conduce edina de judecat n bune condiii. Grefierii de edin contribuie la desfurarea cu celeritate a procesului de soluionare a dosarului, participnd la edina de judecat, lund notie n timpul acesteia i redactnd ncheierile de edin. De asemenea, grefierii de edin urmresc circuitul fiecrui dosar n parte, pentru a se asigura c toate actele necesare sunt incluse n dosar, spre a fi studiate de ctre completul de judecat i c au fost ndeplinite procedurile de citare a prilor, conform legii. Grefierii registratori i cei arhivari introduc date privind cauza n sistemul ECRIS, nregistreaz documentele primite la dosar, gestioneaz dosarele i au atribuii n relaia de comunicare cu justiiabilii i cu alte instituii, atunci cnd este cazul. Grefierii de parchet contribuie la redactarea unor acte procedurale i la buna gestionare a documentelor din cadrul parchetelor. Fr dosare complete, pregtite la timp i fr ndeplinirea corect a procedurilor de citare, pot fi generate ntrzieri nedorite n soluionarea cauzei.

Exist, de asemenea, multe sarcini ndeplinite de grefieri care nu sunt legate direct de colaborarea acestora cu magistraii sau de stricta respectare a dispoziiilor procesuale, dar care au un impact semnificativ asupra justiiabililor sau a percepiei publicului asupra sistemului de justiie. Personalul din cadrul registraturii i arhivei trebuie s proceseze informaiile cu acuratee i promptitudine i, ulterior, s pstreze toate documentele predate instanei, chiar i pe acelea care nu vor fi necesare n cadrul edinelor de judecat.Calcularea taxelor judiciare i de timbru poate fi delegat unui grefier care trebuie s se asigure c dovada achitrii taxei respective este inclus n mod corespunztor n dosarul cauzei. Cu alte cuvinte, fr exactitate i promptitudine n desfurarea tuturor acestor activiti, justiia i cetenii nu vor fi slujii n mod adecvat.

n ultimii ani, att Ministerul de Justiie (MJ), ct i Consiliul Superior al Magistraturii (CSM) au iniiat proiecte ce promoveaz diverse soluii menite s ajute instanele i parchetele s i duc la ndeplinire sarcinile n mod eficient i operativ cum ar fi crearea unei funcii de manager de instan, transferul de sarcini administrative ndeplinite n prezent de magistrai ctre grefieri i definirea mai multor roluri i responsabiliti crescute pentru grefierii de edin, n ceea ce privete procesul de soluionare a cauzelor. Pe msur ce au loc aceste transformri i schimbri, nevoia ca personalul auxiliar de specialitate (mai ales cei cu funcii de conducere) s i organizeze mai bine timpul pentru a face fa noilor responsabiliti, va deveni din ce n ce mai stringent.

Avnd n vedere realitile bugetare actuale, este puin probabil ca sectorul judiciar din Romnia s beneficieze n curnd de resurse suplimentare semnificative. Printre altele, acest lucru nseamn c nu avem alt alternativ n afar de utilizarea timpului nostru ntr-un mod ct mai productiv. n acelai timp, pentru a convinge celelalte ramuri ale guvernrii s aloce mai multe resurse sistemului judiciar, trebuie s demonstrm faptul c utilizm resursele existente inclusiv timpul nostru n cel mai eficient mod cu putin.

2.C. De ce managementul timpului este important pentru dumneavoastr personal?

n calitate de grefier n Romnia, ca i n alte ri, v confruntai cu numeroase solicitri care exercit presiuni asupra timpului dumneavoastr. Dup cum am menionat mai sus, ai putea fi solicitat s gsii un dosar pentru un judector, s rspundei la telefon sau la mesajul de e-mail al preedintelui instanei ori ai putea participa la o edin convocat de grefierul ef de cele mai multe ori, toate deodat i n mod constant i nentrerupt! i nici mcar n-am inclus aici multiplele solicitri personale care in de viaa dumneavoastr social i de familie, crora trebuie s le dai curs n fiecare zi.n astfel de mprejurri, utilizarea necorespunztoare a timpului poate afecta negativ viaa dumneavoastr profesional, cea personal, instana sau parchetul n care lucrai, dar i pe colegii, prietenii i familia dumneavoastr.

Atunci cnd timpul dumneavoastr nu este gestionat eficient, este foarte probabil: S v simii copleit i tensionat; S fii neproductiv, trecnd de la o situaie de criz la alta, incapabil s v concentrai asupra a ceea ce este esenial; S tergiversai ndeplinirea unor activiti/sarcini i s v petrecei timpul fcnd lucruri lipsite de importan, pentru a nu trebui s lucrai la proiecte importante, dar dificile; S v pierdei echilibrul interior, deoarece petrecei prea mult timp cu anumite aspecte ale vieii dumneavoastr, cum arfi activitatea profesional, neglijnd alte aspecte importante, cum ar fi familia.Este binecunoscut faptul c exist n prezent un deficit de personal pentru volumul de munc existent n cadrul sistemului judiciar. Acest deficit oblig personalul judiciar s lucreze ntr-un ritm susinut, dus uneori la limite extreme, fr suficiente pauze, att n timpul sptmnii ct i la sfrit de sptmn. Acest lucru poate cu siguran s v dezechilibreze viaa i s v afecteze att productivitatea la serviciu ct i capacitatea de a v bucura de viaa personal proprie. S nu fii capabil s atingei scopuri importante - sunteiocupat, ns la sfritul zilei nu ai ndeplinit ceea ce ai speratsau v-ai propus.

Aceste efecte fac i mai puin probabil faptul c vei fi capabil s ndeplinii obiective importante. Ai putea intra astfel ntr-un cerc vicios de management al timpului, care duce la consecinele menionate mai sus i face s devin i mai dificil concentrarea asupra mbuntirii utilizrii timpului. ntr-o astfel de situaie, suntei din ce n ce mai ocupat, ns la sfritul zilei nu ai ndeplinit ceea ce ai sperat sau v-ai propus i trebuia s facei.

Muli oameni se simt stresai cnd vine vorba de managementul timpului lor, exprimndu-i aceast stare prin formule conform crora lucrurile ar sta mai bine dac: m-ar lsa toat lumea n pace i a avea mai mult timppentru mine i pentru propria mea activitate.

Avei prea multe solicitri venite de la ceilali i i ajutai pe toi n afar de propria persoan. S-ar putea ca, din neatenie, s le dai celorlali de neles c suntei tot timpul dispus s-i ajutai. Consumnd att de mult timp i efort pentru a face acest lucru, nu mai facei suficient pentru a v ajuta pe dumneavoastr niv. De asemenea, s-ar putea s ndeplinii sarcini care nu sunt prevzute n fia postului. Acest lucru v poate face s devenii tensionat sau, posibil, nemulumit. Pentru a fi un grefier sau un coleg bun, trebuie s ajutai magistraii i pe ceilali grefieri, ns, n acelai timp, trebuie s fii capabil s le explicai oamenilor c sarcinile ce v-au fost ncredinate anterior sunt la fel de importante.

a putea s m clonez.

ncercai s realizai prea multe lucruri n acelai timp. Acest lucru e valabil mai ales n contextul unei reforme continue a sistemului judiciar, n care sunt att de multe de fcut i de mbuntit. Trebuie s stabilii prioriti i s v concentrai asupra a ceea ce este important.

. m-ar ajuta cineva.

Probabil facei totul de unul singur deoarece credei c dumneavoastr putei face lucrurile mai bine i mai repede dect alii. Dac suntei grefier ntr-o funcie de conducere, ai putea s slbii friele i s delegai sarcini i altor persoane.

a putea s-mi respect cu strictee programul n fiecare zi.

S-ar putea s avei tendina de a deveni neatent sau mprtiat pe msur ce solicitrile zilei ncep s v copleeasc. S-ar putea s fie nevoie s mbuntii structura programului dumneavoastr sau s dezvoltai tehnici care s-i mpiedice pe alii s genereze perturbri inutile, astfel nct dumneavoastr s v putei concentra asupra propriilor prioriti majore.

EXERCIIU

V afecteaz personal managementul defectuos al timpului?

nainte de a continua s lecturai acest manual, gndii-v un moment i notai completarea dvs. pentru urmtoarea propoziie:

Activitatea pe care o desfor n cadrul instanei sau parchetului ar fi mult mai puin stresant i mpovrtoare dac

1.

2.

3.

4.

5.

CAPITOLUL 3: CE ESTE PRODUCTIVITATEA REAL?

3.A. CUM S OBINEM UN ECHILIBRU NTRE EFICACITATE I EFICIEN3.B. VIZIUNEA I APLICAREA. PIRAMIDA GESTIONRIITIMPULUI

3.A. Cum s obinem un echilibru ntre eficacitate i eficien

nainte de a aprofunda tehnicile care v vor ajuta s v gestionai mai bine timpul, este important s ne gndim la managementul timpului din perspectiva mai ampl a productivitii.

DEFINIIE

Productivitatea provine din stabilirea unui echilibru ntre eficien i eficacitate.

IMPORTANT DE REINUT

Eficiena reprezint utilizarea resurselor pentru a realiza ct maimult posibil.

Eficacitatea nseamn a face ceea ce trebuie pentru ndeplinireamisiunii ncredinate.

Eficiena n cadrul sistemului judiciar este fr ndoial important. Sistemul dispune de resurse limitate, inclusiv cele de timp, bani i personal. Dumneavoastr, lucrnd n cadrul sistemului, trebuie s le utilizai pe cele care sunt disponibile n cel mai eficient mod cu putin.

Cu toate acestea, managementul timpului nu nseamn doar a face lucrurile ct mai rapid posibil. A fi eficient nu este de ajuns. n calitate de grefieri, ct i de grefieri cu funcii de conducere, sunteirspunztori de a face ceea ce trebuie i de a face bine lucrurile pe care le facei. Dac facei ceea ce nu trebuie n mod eficient, nu suntei productivi i putei crea probleme mai mari pentru instana sau parchetul n care v desfurai activitatea.

De exemplu, s-ar putea ca unui grefier arhivar nceptor s i se par eficient s arhiveze toate dosarele cauzelor n ordine cronologic, indiferent dac acestea sunt nc pe rol sau au fost soluionate, civile sau penale. Totui, metoda respectiv nu ar fi o modalitate eficient datorit necesitii de a localiza dosarele n conformitate cu graficul planificrii edinelor de judecat pentru cele dou tipuri diferite de cauze.

Cu alte cuvinte, pentru a fi cu adevrat productivi, nainte de a decide asupra sarcinilor pe care trebuie s le ndeplinii, este necesar s avei o idee clar despre: scopul dumneavoastr primordial (n spe, justiia), valorile (de exemplu, protejarea drepturilor procesuale) i obiectivele dumneavoastr (de exemplu, s v asigurai de faptul c dosarele sunt prelucrate n termen).

n calitate de grefier, trebuie de asemenea s nelegei diferenadintre proiecte sau activiti majore i sarcini.

DEFINIIE

Un proiect sau o activitate major reprezint un rezultat care este urmrit pe parcursul mai multor etape.

O sarcin reprezint o aciune sau etap asociat unui proiect, care este ndeplinit n cadrul derulrii proiectului respectiv. Sarcina poate fi, aadar, ceva ce trebuie ndeplinit imediat sau ceva ce poate fi fcut mai trziu, conform planificrii i cerinelor de respectare a unor termene aferente proiectului respectiv.

Termenul proiecte ar putea fi derutant pentru grefierii de edin, grefierii arhivari sau grefierii registratori. ns, n realitate, toi grefierii au activiti principale care sunt alctuite din etape multiple. De exemplu, timpul unui grefier de edin este mprit n cel puin trei activiti majore: activitatea dinainte de edina de judecat, asistarea completului de judecat n timpul edinelor de judecat i activitileulterioare edinei de judecat. Una dintre aceste activiti (cea din timpul edinei de judecat) este ncadrat n intervalul de timp precis n care se desfoar edina i necesit ndeplinirea de ctre grefier a unor sarcini specifice bine delimitate, celelalte dou activiti majore fiind mai flexibile n ceea ce privete organizarea proprie a grefierului, pentru finalizarea lor la termen. Acestea dou sunt ariile de activitate care permit un management mbuntit al timpului.

n capitolul 5, vom face o analiz mai aprofundat cu privire la utilizarea noiunilor de scop, valoare i obiective n organizarea activitii dumneavoastr.

3.B. Viziunea i aplicarea: piramida gestionrii timpului3

O formul pentru managementul productiv al timpului esteurmtoarea:

IMPORTANT DE REINUT

Utilizarea valoroas a timpului = Viziune x Execuie

Ce nseamn viziune i execuie n contextul de fa?

Viziune nseamn cunoaterea a ceea ce trebuie fcut. Viziunea provine din cunoaterea cu claritate absolut a ceea ce doreti s realizezi. Cu ct avei o claritate mai mare, cu att este mai posibil s v concentrai asupra activitilor corespunztoare.

Execuia implic finalizarea proiectelor ntr-un timp scurt i n mod corespunztor.

De vreme ce nu putei face tot ce este de fcut, trebuie s luai dou msuri importante pentru a v valorifica timpul la maxim:

3 R. Constandse, Effective Time Management: How to Take Control of Your Time and Get Things Done! (Managementul eficient al timpului: cum s prelum controlul asupra timpului i s ducem lucrurile la bun sfrit!), Effexis Software, LLC, 2009.

(www.GoalsToAction.com).Msura #1: Alegei corect lucrurile care trebuie fcute (viziune)

Msura #2: Executai-le i finalizai-le ntr-un timp scurt i n mod corespunztor (execuie/aplicare).

Avei nevoie att de viziune/nelepciune ct i de execuie/aplicare pentru a v gestiona bine timpul. Cei care: dein viziunea/nelepciunea de a selecta ceea ce este importanti capacitatea de a executa acele activiti sunt cei mai eficieni manageri ai propriului timp i cei care obin rezultate semnificative n termenele stabilite; dein viziunea/nelepciunea de a selecta ceea ce este important ns ntmpin dificulti n ceea ce privete executarea sarcinilor sunt vistorii, cei cu intenii extraordinare, dar de pe urma crora se vd puine rezultate; execut sarcinile n mod corespunztor, fr a dispune de capacitatea de a selecta ceea ce este important, pot face o mulime de lucruri i pot fi foarte ocupai, ns nu reuesc s-i realizeze propriile obiective sau pe cele ale organizaiei n care lucreaz, fapt care i-ar putea face s resimt epuizarea; nu dispun nici de capacitatea de a selecta ceea ce este important i nici de aceea de a executa sarcinile, i n final nu realizeaz mai nimic.

Matricea care urmeaz v poate ajuta s nelegei interaciuneadintre viziune/nelepciune i execuie/aplicare:

(Nivel sczut)Viziune/(Nivel ridicat)

nelepciune(Nivel ridicat)

Execuie/ Aplicare

(Nivel sczut)

Fr scop

Realizrinesemnificative

Rezultate semnificative, n termenele stabilite

Nicio realizareIntenii bune

Niciun rezultatMatricea viziune/nelepciune i execuie/aplicareMai jos avem exemple care ilustreaz: faptul c viziunea/nelepciunea i execuia/aplicarea sunt la fel de importante; i modul n care interacioneaz viziunea/nelepciunea i execuia/aplicarea pentru realizarea obiectivelor sistemului de justiie.

Viziune/nelepciune fr Execuie/Aplicare

n exemplul de mai jos, v propunem raportarea la un context posibil pe viitor (n condiiile completrii adecvate a schemelor de personal auxiliar de specialitate) acela n care grefierul de edin va avea ca sarcin esenial asistarea direct a completului de judecat cu care lucreaz nu numai n ceea ce privete gestionarea, dar i documentarea cauzelor care revin spre soluionare completului respectiv (aa cum se ntmpl n sistemele judiciare din alte ri).

Aadar, s presupunem c instana angajeaz un astfel de grefier de edin nou, care a absolvit de curnd cu medie mare coala Naional de Grefieri. Acesta nelege conceptele, teoriile i reglementrile aplicabile sistemului de justiie la fel de bine ca orice alt grefier de edin din respectiva instan. Totodat, grefierul respectiv este o persoan care are abiliti excelente n ceea ce privete activitatea de documentare pe un anumit subiect (un documentarist excelent) i are viziune/este neleapt.

Preedintele completului de judecat/ judectorul cu care lucreaz n mod direct (care are o vechime mare n magistratur) i repartizeaz sarcina de a realiza anumite documentri juridice necesare pentru activitatea de studiu al dosarului cauzelor. Grefierul nostru cel nou primete trei solicitri de documentare privind trei cauze diferite. n ceea ce privete prima solicitare, acesta identific toate trimiterile la legislaia romn i cea comunitar pe tema respectiv, precum i jurisprudena relevant a Curii Europene pentru Drepturile Omului. Acesta ntocmete un document de 50 de pagini, care cuprinde informaii extrem de detaliate. Documentarea sa este perfect ns este finalizat cu o sptmn prea trziu i grefierul nici nu s-a apucat de celelalte dou solicitri. ntre timp, n celelalte dou cauze, probabil, au trecut mai departe, la urmtoarea etap sau, dimpotriv, s-au creat ntrzieri nedorite. Noul nostru angajat a stpnit bine partea cu viziunea/nelepciunea, ns nu i pe cea cu execuia/aplicarea, astfel cum le-am descris pe acestea mai sus. nacest sens, putem spune c activitatea desfurat nu promoveaz obiectivele ultime ale sistemului de justiie. Grefierul respectiv mai are de nvat faptul c atunci cnd i se repartizeaz sarcini multiple, el este cel care trebuie s se asigure care dintre acestea este cea mai important. De asemenea, acesta trebuie s nvee n ce situaii poate acorda mai puin timp unui proiect, fr a compromite calitatea muncii sale. El/ea va nva c timpul i resursele limitate nu i permit s realizeze ntotdeauna ceea ce el/ea consider a fi un produs final perfect. Tocmai pentru c tie acum c nu poate face tot ce este de fcut, grefierul va alege pe viitor lucrul cel mai important i l va executa bine. n urma experienei respective, grefierul va deine abilitatea de a i executa toate sarcinile n mod corespunztor i, n momentul n care acest mod mbuntit de a executa sarcinile este combinat cu viziunea/nelepciunea de care a dat dovad anterior, grefierul va deveni cu adevrat productiv.

Execuie/Aplicare fr Viziune/nelepciune

Un grefier nou angajat pe post ncepe s lucreze n cadrul Biroului de Informare i Relaii Publice. Grefierul care supervizeaz activitatea sa i arat cum s proceseze documentele primite de instan prin pot sau depuse de ctre justiiabili ori de ctre public. Grefierul nva cum s sorteze actele cu rapiditate i acuratee i s separe diferite tipuri de solicitri. Acesta i nsuete sarcinile pe care le are de ndeplinit foarte bine.

Grefierul tie c dac un document are legtur cu un anumit tip de solicitare prevzut de Legea privind liberul acces la informaiile de interes public (Legea nr. 544/2001), acesta trebuie repartizat unei anumite persoane care este responsabil de soluionarea sa. Totui, grefierul nostru nu are o viziune de ansamblu cu privire la modul n care funcioneaz Biroul de Informare i Relaii Publice i, n momentul n care persoana care are sarcina de a rspunde la un anumit tip de solicitri este plecat din birou timp de o lun (n concediu medical), proasptul grefier nu tie ce este de fcut. Acesta nu nelege faptul c, dac o persoan desemnat nu este prezent, lucrrile trebuie repartizate altei persoane, pentru a fi soluionate fr ntrziere. n acest context, grefierul pune pur i simplu documentele respective deoparte. Pe zi ce trece, teancul de documente devine din ce n ce mai mare iar grefierul nici mcar nu este contient de faptul c activitatea sa a generat o problem. Fr a-i utilizaviziunea/nelepciunea, modul n care grefierul execut sarcina nu este suficient pentru a atinge obiectivele generale ale sistemului de justiie i contribuie la mrirea numrului de petiii restante, genernd ntrzieri care pot avea consecine nedorite.

n exemplul de fa, persoana cu atribuii de supervizare a grefierului respectiv ar fi trebuit s-i fac o prezentare general acestuia cu privire la situaiile n care sunt transferate responsabilitile de la o persoan la alta, n cadrul biroului respectiv - ce sarcini are fiecare i ce se ntmpl n cazul n care apare o situaie neprevzut. n acest caz, grefierul ar fi putut s combine aceast viziune cu capacitatea sa de a procesa documentele cu rapiditate i acuratee i s devin un angajat productiv al instanei respective.

Piramida gestionrii timpului

Productivitatea real necesit s avem n vedere toate componentele a ceea ce un reputat autor numete Piramida gestionrii timpului, pentrua aduce la un loc viziunea/nelepciunea i execuia/aplicarea:

Viziune/nelepciuneScop

Principii

Obiective

Strategii

ProiecteExecuie/Aplicare

Sarcini

Piramida gestionrii timpului

Pe msur ce v gndii la scopul care v cluzete i la principiile i obiectivele dumneavoastr personale, vei reflecta de fapt i asupra acelor lucruri care corespund scopului general al organizaiei din care facei parte. Scopul dumneavoastr constituie motivul principalal activitii pe care o desfurai de exemplu, acela de a contribui la nfptuirea actului de justiie.

Principiile dumneavoastr reprezint regulile dup care v ghidai n ceea ce privete modul n care va atingei scopul propus. Printre principiile eseniale conform crora funcioneaz sectorul judiciar se numr cel al egalitii n faa legii i cel al transparenei.

Obiectivele pe care v propunei s le atingei reprezint lucrurile cele mai importante pe care dorii s le realizai de exemplu, dorii ca instana n care activai s funcioneze ntr-un mod deopotriv eficient i eficace. Niciunul dintre aceste aspecte nu este prevzut ca atare n regulamentele interne sau n fia postului care v ndrum activitatea, ns este esenial ca ele s fie avute n vedere la stabilirea prioritilor i la gestionarea timpului n ceea ce privete activitatea pe care o desfurai.

Pe de alt parte, avnd o viziune asupra strategiilor, activitilor i sarcinilor specifice la care v raportai, vei fi capabili s v stabilii un sistem pentru execuia unitar a acestora.

Strategiile sunt legate de modul n care v ndeplinii obiectivele de exemplu, dac n calitate de grefier ef dorii s repartizai grefierilor pe care i avei n subordine sarcini diferite pentru a obine un grad mai mare de eficien a acestora, una dintre strategii este aceea de a repartiza fiecrei persoane sarcinile pe care le ndeplinete cel mai bine.

Activitile/proiectele pe care le desfurai corespund diferitelor atribuii care v-au fost repartizate, iar sarcinile reprezint acele aciuni individuale care compun activitile respective. De exemplu, unele detalii cu privire la activitile i sarcinile grefierilor sunt prevzute n Regulamentele de Ordine Interioar (pentru instane i parchete) i n fiecare fi individual a postului, ns aceste documente nu ofer i soluii cu privire la care este modalitatea cea mai eficient n care acestea pot fi ndeplinite.

n concluzie, toate nivelurile piramidei sunt la fel de importante, iar dumneavoastr putei s avei un mod de abordare care s fie axat ori pe zona de la vrful piramidei, ori pe cea de la baza acesteia, att timp ct analizai cu regularitate toate nivelurile i integrai n acest proces att viziunea/nelepciunea ct i execuia/aplicarea.

CAPITOLUL 4: DE CE NTMPINM DIFICULTI N CEEA CE PRIVETE MANAGEMENTUL PROPRIULUI NOSTRU TIMP?

4.A. CUNOATEM MOTIVELE CARE NE MPIEDIC S NE UTILIZM TIMPUL N MOD CORESPUNZTOR?4.B. PATRU PREZUMII MAJORE REFERITOARE LA MANAGEMENTUL TIMPULUI I MOTIVELE PENTRU CARE ACESTEA SUNT ERONATE4.C. ASUMAREA RESPONSABILITII PERSONALE PENTRUPROPRIUL TIMP4.D. NCADRAREA SUB INCIDENA EXCLUSIV A UNEI ABORDRI STRUCTURATE SAU NESTRUCTURATE4.E. DEPENDENA DE SITUAIILE DE URGEN4.F. COMBATEREA PERTURBRILOR I A MOTIVELOR ZILNICE DE DEVIERE A ATENIEI

n cadrul capitolelor anterioare ne-am referit la elementele care ofer o perspectiv de ansamblu asupra celor mai importante dificulti pe care le ntmpinai n ceea ce privete managementul timpului. A venit timpul s v gndii la principalele cauze ale apariiei acestor dificulti. Pn nu nelegei de unde provin dificultile legate de managementul timpului, nu vei putea s reacionai la acestea cu eficacitate.

4.A. Cunoatem motivele care ne mpiedic s ne utilizm timpul n mod corespunztor?

nainte de a arunca o privire la aspectele care ne creeaz dificulti n ceea ce privete managementul timpului i nainte ca dumneavoastr s avei capacitatea de a v mbunti modul n care v utilizai timpul, trebuie s tii mai exact care sunt tiparele de management al timpului care vi se aplic n acest moment. Este posibil s ndeplinii unele activiti de management al timpului foarte bine, astfel c nu este necesar s depunei un efort prea mare pentru a face schimbri n acele privine. Este de asemenea posibil s v utilizai ineficient timpul n alte contexte i s nu fii contient de acest lucru i, prin urmare, snu putei face uz de instrumentele de management al timpului pentrua face coreciile necesare.

Pentru a v ajuta s v descoperii punctele forte i punctele slabe pe care le avei n prezent n ceea ce privete managementul timpului, acest capitol v pune la dispoziie o metod de evaluare a managementului timpului, care v cere s acordai un anumit punctaj pentru modul n care gestionai problemele standard de management al timpului. Aceasta v va permite s identificai aspectele n privina crora suntei cel mai eficient n prezent i pe cele pe care le putei optimiza fcnd schimbrile i mbuntirile necesare.

EXERCIIU

Evaluarea managementului timpului pentru grefieri 4

Citii fiecare dintre urmtoarele afirmaii i acordai-v un punctaj ntre0 (nu fac asta niciodat) i 3 (fac asta n mod regulat).

PracticPunctePot spune nu solicitrilor primite de la alii atunci cndnu am timp sau cnd nu sunt persoana potrivit pentru a realiza activitatea respectiv

Notez lucrurile pe care trebuie s le fac n loc s le inminte

tiu care sunt cele mai importante proiecte i sarcini pecare le am de ndeplinit n fiecare zi

Dein mereu controlul timpului meu, indiferent ct demulte am de fcut

Rmn concentrat i nu m las distras de sarcini minore icare nu constituie o prioritate

Petrec cea mai mare parte a timpului concentrndu-m peprioritile primordiale

Evit s pierd timp verificndu-mi e-mailul n timpulprogramului

4. Constandse, R., Managementul efectival timpului:cum s prelum controlul asupratimpului i s ne ndeplinim sarcinile!, 2009.

PracticPuncteDecid asupra a ceea ce urmeaz s fac utiliznd planurilesptmnale/zilnice i prioritile majore n loc s aleg automat ndeplinirea unei sarcini oarecare ce se ntmpl s mi atrag atenia mai nti

Pentru fiecare proiect tiu ce sarcini sunt importante, cesarcini sunt mai puin importante i pe care ar fi bine s le fac, dar numai dac am timp n plus, iar eu de obicei m ocup mai nti de cele mai importante sarcini

tiu cnd s m opresc din lucrul la o sarcin sau unproiect dac este gata i nu are nevoie de mbuntire

Petrec 15-30 minute n fiecare sptmn analizndproiectele n care sunt implicat/, actualizndu-miprioritile i fcnd un plan pentru sptmna respectiv

Am un sistem de colectare i procesare a e-mailurilor,documentelor, apelurilor i a altor sarcini pe care le primesc

Sunt rareori n criz de timp pentru c sunt capabil s miplanific munca i s anticipez problemele nainte ca ele s apar

Petrec cteva minute la nceputul fiecrei zile pentru a-miidentifica prioritile majore i a-mi face un plan al zilei respective

M concentrez n mod regulat asupra proiectelor de mareimportan timp de 30-90 de minute fr ntrerupere i fr a-mi fi distras atenia

mi rezerv anumite intervale din timpul sptmnii pentrua lucra la cele mai importante proiecte

M concentrez asupra sarcinilor ce mi se potrivesc i delegaltora sarcinile de mai mic importan

Pot s estimez cu exactitate ct timp ar lua diferiteproiecte i sarcini

Aciunile mele zilnice m ajut s m apropii de scopurilemele ultime

La sfritul zilei m simt bine datorit progresului pe carel-am obinut

Scor total

S vedem unde v aflai dup adunarea punctajului:

50-60 Felicitri! Suntei un expert n managementul timpului.

40-50 nelegei importana gestionrii propriului timp. Cu puin efort, vei deveni un expert n curnd.

30-40 Timpul nu v aparine. Putei beneficia de tehnici pentru mbuntirea managementului timpului.