FUNDATIA PENTRU FORMARE PROFESIONALA SI INVATAMANT PREUNIVERSITAR VIITOR CENTRUL DE FORMARE CLUJ

FORȚA – Femei Ocupate, Resursă pentru o Țară Activă

POSDRU/144/6.3/S/128914

Suport de curs

OPERATOR INTRODUCERE, VALIDARE SI PRELUCRARE DATE

MODULUL 4

EDITORUL DE TEXTE

Capitolul 1Interfata utilizator si personalizarea mediului de lucru

Microsoft Word este un program modern de procesare a textelor din suita de programeMicrosoft Office. Microsoft Word oferă instrumentele necesare pentru realizarea de documente de la cele mai simple la documente complexe, de tip rapoarte, flyere, scheme, broş uri, diagrame, formulare, corespondenta,, contracte, newsletters, cărţ i etc.

Procesarea textelor reprezintă un ansamblu de operatii specifice lucrului cu texte dar si cu obiecte grafice care completează informatia oferită de text .

Aplicatia Microsoft Word oferă utilizatorilor instrumentele necesare realiza rii de documente care pe lângă text contin: tabele, imagini, diagrame si scheme personalizate, obiecte grafice precum si ghidul de îmbinare a documentelor pentru corespondenţã (Mail merge)

Obiectivul cursului este de însuşire a cunostintelor si obtinerea competentelor necesare pentru utilizarea eficientă a aplicatiei Word 2010 pe un calculator personal.

1.1. Comenzile în aplicatia Word 2010Interfaţa utilizatorului in noile versiuni ale aplicatiilor Microsoft Office se bazează pe un mod intuitiv şi rapid de accesare a comenzilor pentru executarea unei activită ţi (RibbonX).Comenzile afiş ate pe o panglică sau ri bon (ribbon) sub forma unor butoane ilustrate sugestiv se pot extinde fă ră ca aspectul ribonului să se modifice. Există trei părti ale ribonului:

(1) Tab-ul (numele) în partea de sus a ribonului, este partea permanent vizibil, activarea sau selectarea ribonului se face cu click pe tab atunci când este necesară o comandă de pe ribon. Riboanele au nume sugestive în functie de categoria de activităti pentru care sunt apelate comenzile (ex. Insert, Page Layout).

(2) Grupurile sunt seturi de comenzi destinate unui tip de activitate din categoria comenzilor de pe ribon. Grupurile sunt secţiuni ale ribonului marcate cu un chenar, pe care sunt dispuse comenzile; numele grupului este înscris în partea de jos a chenarului.

(3) Comanda este reprezentată pe ribon prin: buton, buton cu listă derulantă de comenzi saubuton pentru deschidere meniului ancoră. Meniul ancoră deschide o fereastră pentru opţiuni suplimentare , compatibilă cu casetele de opţiuni din versiunile precedente.

O comanda selectată poate avea efect ime diat sau afisează o caseta sau fereastră de optiuni necesare executarii comenzii .

Ribonul se adaptează în functie de spatiul disponibil pe ecranul de lucru, tipul de activitate, obiectul selectat la un anumit moment.

Riboane de context sunt afişate doar dacă obiectul selectat sau activitatea curentă necesită prezenţa unor comenzi specifice. De exemplu pentru lucrul cu tabele sauobiecte grafice se vor afisa tab -urile contextuale grupate în Table Tools (riboanele Design si Layout) sau Picture Tools (ribonul Format).Exemple de butoane: în grupul Paragraph de pe ribonul Home

Buton de comandă Buton listă de comenzi

Buton - deschidere meniu ancorăNumele grupului de

comenzi

1

Ecranul de lucru a aplicaţiei Word 2010 şi principalele elemente

Quick Access Toolbar (Bara de instrumente de acces rapid), în partea stângă a barei de titlu, prezintă butoane pentru operaţiile cele mai des folosite cum ar fi salvarea, anularea unei actiuni sii revenirea. Este permanent prezentă pe ecran indiferent de operatia care se execută.

Personalizarea barei cu acces rapid, afişarea sau ascunderea unor butoane de comandă, se realizează prin deschiderea meniului de personalizare - butonul din partea dreaptă a barei

de acces rapid .

Pot fi adaugate pe bara de acces rapid comenzi cum ar fi: deschiderea unui nou document, trimiterea documentului pe e-mail, previzualizare înainte de tiparire, deschiderea unui alt document, lansarea operatiei de corectare ortografică etc.

Riboanele afişate permanent în fereastra aplicaţiei Word sunt : Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View.Selectarea unui tab are ca efect activarea ribonului iar comenzile pot fi accesate.

Bara de titlu Meniu contextualRibonMeniul File (Backstage)

Butoane de control fereastra aplicatie

Panou de navigare

Panoul de lucru al documentului

Bara de stare

Bara de task-uri

Rigla verticală

Bara de defilare verticală

Buton - deschiderea meniului pentru personalizarea barei cu acces rapid

Rigla orizontală

2

Home

Comenzi pentru formatarea textelor (grupul Font) şi paragrafelor (grupurile Paragraph şi Styles) precum şi comenzi de editare (grupurile Clipboard şi Editing)

Insert

Comenzi pentru controlul introducerii de:

- caractere de control pentru pagini - grupul Pages - tabele - grupul Tables - ilustraţii, imagini miniaturi, desene, diagrame, grafice - grupul Illustrations - hyperlink-uri şi referinţe în document - grupul Links - anteturi şi subsoluri - grupul Header &Footer - texte cu format special, câmpuri variabile, fişiere documment - grupul Text - caractere speciale - grupul Symbol. Page Layout

Comenzi pentru formatarea paginilor:

- dimensiune, orientare, textului în coloane (grupul Page Setup), - culori de fundal şi chenare (grupul Page Beckground), - spaţierea şi dispunerea paragrafului faţă de margini (grupul Paragraph), - alinierea, grupare obiectelor şi poziţia faţă de text (grupul Arrange) View

3

Comenzi pentru:

- selectarea modului de afişare a documentului pe ecran (grupul Document Views), - rigle orizontale şi verticale, grile, panou de navigare (grupul Show), - procent de panoramare (grupul Zoom), - afişarea mai multor ferestre document simultan sau a unui document în mai multe

ferestre şi comutarea între acestea (grupul Windows) - înregistrare şi editare comenzi macro

References

Comenzi de introducere a tabelelor de conţinut (grupul Table of Contents), note de subsol şi de final (grupul Footnotes), referinţe la tabeke de figuri, etichete, indecşi ş.a.

Mailing

Comenzi pentru crearea documentelor îmbinate pentru corespondenţă (grupul Create), definirea tipului document şi filtrarea datelor (grupurile Start Mail Merge şi Write&Insert Field), finalizarea procesului de îmbinare (grupurile Preview Results şi Finish)

Review

Comenzi urmărirea modificărilor din document efectuate de mai mulţi utilizatori (grupurile Comments, Tracking şi Changes), instrumente pentru corectarea ortografică şi gramaticală (grupurile Proofing şi Language), protecţia documentului (grupul Protect). Ribon minimizat: pentru creşterea spaţiului de lucru, riboanele pot fi ascunse(minimizate) în totalitate, doar tab-ul va fi afişat. Metode de ascundere:

(1) Dublu click pe numele tab-ului sau CTRL+F1 sau

(2) Selectarea butonului Minimize the Ribbon

Afişarea riboanelor: click pe un tab sau click pe butonul revenire .

Meniu contextual: lista comenzilor care pot aplicate unui element de text sau obiect selectat în document se obţine cu click pe butonul din dreapta al mouse-ului.

Informaţii de ajutor (Help) - Afişarea ferestrei pentru obţinerea informaţiilor de ajutor (Help) se face (1) prin dublu click pe butonul din dreapta tab-urilor sau (2) tastareF1.

4

Se afişează fereastra Word Help în care pot fi cerute informaţii prin tastarea cuvântului cheie sau selectarea unei noţiuni deja afişate; click pe see all afişează toate categoriile de comenzi Microsoft Word pentru care se pot obţine informaţii de utilizare.

1.2. Comenzile meniului File Meniul File sau lista de comenzi Backstage (din culise) conţine comenzile pentru gestiunea documentelor şi pentru personalizarea mediului de lucru.

Save: salvarea modificărilor într-un document Save As: salvarea unui document nou sau salvare document cu

modificarea opţiunilor de salvare: locaţie, nume, format document (tip)

Open: deschiderea unui document – se vor furniza informaţii asupra locaţiei şi numelui fişierului

Close: închiderea documentului dar nu şi a aplicaţiei Word Info: afişarea informaţiilor despre document – dimensiune, data şi

ora modificării, autorul, setarea permisiunilor de partajare şi acces, versiunile documentului

Recent: afişează cele mai recente documente cu care s-a lucrat dar şi cele mai recente foldere din care au provenit documentele deschise.

New: afişarea comenzilor pentru crearea unui nou document de tip Blank Document sau document nou cu un model selectat din lista şabloanelor (Template) din galeria Office.

Print: comenzilor pentru controlul tipăririi documentului – selectarea imprimantei, numărul de exemplare şi modul de colaţionare, paginile care se vor imprima.

5

Save&Send: comenzi pentru salvarea documentului în format pdf dar şi difuzarea acestuia în mediul reţea: e-mail, postarea pe blog, pagină web, salvare în Share Point.

Options: personalizarea mediului de lucru şi proprietăţilor documentelor realizate. Help: deschide fereastra pentru obţinerea de informaţii Exit: Închiderea documentelor deschise şi a aplicaţiei Word 2010.

1.3. Personalizarea mediului de lucru Metode de personalizare a mediului de lucru şi opţiuni de realizare a documentelor:

Moduri de afişare a documentului Modurile de afişare ale unui document Word pe ecran:

- Print Layout (Aspect de pagină imprimată)- cel mai folosit mod de afişare a documentelor. Se pot efectua operaţii de introducere, editare şi formatareaa textului, introducere şi formatare obiecte. Oferă o imagine reală a paginii, cu toate elementele de text şi grafică introduse şi formatate.

- Full Screen Reading (Ecran complet citire) - documentul este afişat pe tot ecranul pentru a avea o imagine de ansamblu asupra documentului oferind condiţii optime pentru a fi citit.

- Web Layout (Aspect de pagina web) – documentul este afişat cu aspect de pagină Web în vederea obţinerii paginilor web din documente (afişate în browser).

- Outline (Schiţă) – prezentarea documentului în formă schiţă, utilizat mai ales pentru realizarea şi controlul structuriid ocumentelor.

- Draft (Ciornă) – prezentarea în formă simplificată, unele obiecte nu sunt afişate.

Moduri de selecţie a formatului de afişare a documentului:

(1) click pe butonul minimizat corespunzător opţiunii: Print Layout, Full Screen, Web Layout, Outline, Draft, din partea dreaptă jos a barei de stare

(2) seleectarea butonului din grupul Document Views (ribonul View) Procentul de panoramare (zoom) Vizualizarea paginii, oricare ar fi modul de afişare selectat, poate fi setată pentru un anumit procent de panoramare (expunere) din comenzile grupului Zoom (ribonul View).

Procentul de panoramare (expunere) nu are efect asupra mărimii reale a caractererelor din pagină.

Bara de selectare a modului de afişare şi cursorul pentru procentul de panoramare sunt în dreapta barei de stare.

Caractere de control sau ascunse

Activarea butonului Show/Hide din grupul Paragraph (ribonul Home) are ca efect afişarea caracterelor de control a textului, cum ar fi: început de paragraf, spaţii, caracterele tab, întreruperi de linii sau de pagină etc. sau a textelor celor marcate Hidden (ascunse).

Ascunderea acestor caractere se face prin deselectarea butonului.

Bara de stare Click dreapta pe bara de stare, în partea de jos a ecranului de lucru, are ca efect afişarea unei liste de opţiuni pentru

6

prezentarea sau ascunderea de pe bară a unor informaţii sau setarea unor opţiuni de lucru.

Informaţii pe bara de stare: numărul secţiunii, numărul paginii curente şi numărul total de pagini, activarea/dezactivarea urmăririi modificărilor, limba de editare, bara de panoramare, poziţia punctului de inserţie – vertical şi orizontal.

Rigle şi ghidaje Grupul de comenzi Show de pe ribonul View prezintă opţiunile de afişare/ascundere a instrumentelor necesare pentru alinierea textului, paragrafelor, obiectelor grafice şi a panoului de navigare.

- Ruler - rigla orizontală (în partea de sus a panoului documentului chiar sub ribon) şi rigla verticală (în stânga panoului documentului), folosite pentru alinerea textului, paragrafului, definirea tabulatorilor

- Gridlines – ghidaje pentru poziţionarea obiectelor grafice, textului, tabelelor din document

Panou de navigare - Navigation Pane - panoul de navigare în

partea stângă a panoului documentului; conţine caseta pentru cautarea unui cuvânt sau expresii în document şi trei file pentru: (1)afişarea mapei documentului (structura bazată pe heading-uri), (2) miniaturile paginilor pentru accesul rapid şi (3) rezultatele operaţiei de căutare a cuvântului (expresiei)

Opţiunile meniului File Meniul File prezintă grupul de opţiuni pentru personalizarea mediului de lucru, Options.. Fereastra Word Options are în panoul din stânga lista grupurilor de opţiuni iar panoul din dreapta se afişează opţiunile în grupului selectat în panoul din stânga. Prezentarea opţiunilor:

- General: personalizarea numele utilizatorului, afişarea minitoolbar, setarea adresei e-mail pentru expedierea online a documentelor.

- Display: modul de afişare a conţinutului documentului, modul de tipărire, afişarea caracterelor de control.

- Proofing: lista de corectare a cuvintelor AutoCorrect, opţiuni de corectare ortografică şi gramaticală

- Save: opţiuni implicite pentru tipul fişierelor salvate în aplicaţie,

locaţia implicită (exemplu: C:\Users\ibr\Documents\) etc. - Language: dicţionarele insatlate pentru verificarea ortografică,

limba implicită de editare a documentelor. - Advanced: opţiuni avansate: editare, salvare, tipărire, afişare.

Exemple: setarea unităţii de măsură: în grupul Display, lista Show measurements in units of sau afişarea barei de defilare orizontale şi/sau verticale Show orizontal scrool bar şi/sau Show vertical scrool bar.

- Customize Ribbon: declanşează operaţia de personalizare a riboanelor prin afişarea în panoul din stânga a listei complete a comenzilor iar în dreapta lista comenzilor grupate pe riboanele existente. .

- Quick Access Toolbar: personalizarea barei de acces rapid la comenzi. - Trust Center: opţiuni de securitate şi protecţie.

7

Capitolul 2

Gestionarea documentelor Word

2.1. Crearea unui nou document (1) Deschiderea aplicaţiei Word cu dublu click pe iconul aplicaţiei, crează un document nou

numit temporar “Document 1”. Documentul nou se salvează utilizând comanda Save care va declanşa dialogul în fereastra de opţiuni Save As. Dacă într-o sesiune de lucru se deschid mai multe documente noi, acestea vor avea nume temporare “Document1”, ”Document 2”, samd.

(2) Crearea unui document nou cu un şablon: click meniul File – New; în panoul din dreapta se alege un şablon:

- din galeria locală Available Template - Home şabloane instalate pe calculator odată cu aplicaţia Word, cum ar fi: Blank document, Sample Templates ( rapoarte, scrisori comerciale, faxuri, rezumate, postări pe blog), My templates (şabloane proprii, documente şablon create de utilizator şi salvate în galerie).

- Din galeria online, Office.com Templates - trebuie să existe conexiune la internet.

Se selectează şablonul; în panoul din dreapta se va afişa o previzualizare a şablonului selectat şi butonul de creare a unui document sau a unui alt şablon.

Dacă şablonul este din galeria online acesta trebuie descărcat; se foloseşte comanda Download apoi va fi deschis pentru creare de document sau şablon.

(3) Un document nou cu şablonul Blank Document se crează direct în folderul în care va fi salvat cu click pe butonul din dreapta în fereastra de răsfoire (browser) a folderului în care se doreşte crearea documentului, New - Microsoft Office Word Document.

2.2. Salvarea unui document Salvarea unui document nou

(1) meniul File - opţiunea Save; se afişează fereastra Save As sau

(2) click pe butonul Save Quick Access Toolbar sau se tastează CTRL+S

În fereastra Save As afişată, se completează următoarele:

8

unitatea de stocare, folderul/subfolderul (calea/path) în care se salvează documentul

File name - numele documentului şi extensia în funcţie de tipul selectat

Save as type: .docx este formatul implicit pentru documentele Word 2010; Alte tipuri de fişiere în care se pot salva documentele Word 2010:

- Word 97-2003 Document (.doc) – compatibil cu versiunile anterioare Word;

- Rich Text Format (.rtf) – format de text recunoscut de procesoare de text dar nu memorează obiecte şi formate speciale

- PDF (.pdf) - Portable Document File

- Text (.txt) – format care recunoaşte doar textul, fără obiecte şi formatări

- Document Template (.dotx) – format şablon, tip special de document în care se memorează, texte şi obiecte precum şi formatele acestora

- Hyper Text Markup Language (.html) – format de pagină web

- XML – Word XML Documents

Salvarea modificărilor unui document

Comanda Save din Quick Acces Toolbar salvează documentul în aceeaşi locaţie, cu acelaşi nume şi format, acoperind varianta anterioară. Se foloseşte atunci când documentul are deja definite locaţia de stocare, numele şi tipul iar conţinutul a fost modificat ulterior.

Salvarea unui document (Save As):

în altă locaţie (unitate de stocare sau folder sau subfolder),

cu un alt format sau un alt nume,

(1) Comanda Save As din meniul File deschide fereastra Save As în care se completează locaţia nouă, numele sau tipul fişierului.

(2) Meniul File, opţiunile Save & Send oferă multiple posibilităţi de salvare cu un alt format iar în categoria Change File Type butonul Save As deschide fereastra opţiunilor de salvare în altă locaţie şi un alt tip de fişier.

2.3. Deschiderea unui document Word (1) dublu click pe numele documetului Word în folderul documentului sau

(2) în meniul File a aplicaţiei Word – se selectează comanda Recent şi click nume; sau

(3) în meniul File a aplicaţiei Word - comanda Open; în fereastra de răsfoire (Browser...) se caută unitatea de stocare, folderul/subfolderul şi click numele fişierului.

2.4. Închiderea unui document şi închiderea aplicaţiei (1) În meniul File - comanda Close; se închide fereastra documentulului dar fereastra aplicaţiei Word rămâne deschisă pentru lucrul cu alte documente.

9

Capitolul 3 Tehnici de introducere şi editare a textului

3.1. Introducerea textului şi caracterelor speciale Introducerea textului într-un document Word se face prin

(1) tastarea caracterelor în punctul de inserţie prin cele două metode: inserare (implicit) şi suprascriere. Suprascrierea se face prin activarea opţiunii Use overtype mode: în meniul Office – Word Options – Advanced – Editing options.

Tasta Enter are ca efect introducerea unui caracter început de paragraf şi deplasarea punctului de inserţie la începutul rândului următor iar Alt+Enter introduce un caracter întrerupere linie (line break) care deplasează punctului de inserţie la începutul rândului următor dar rămâne în acelaşi paragraf.

(2) introducerea caracterelor care nu sunt pe tastatură cum ar fi caractere cu diacritice din alte limbi decât cea pentru care este setată tastatura sau a simbolurilor (semne monetare, matematice etc. ) se realizează prin activarea ribonului Insert, click comanda meniu Symbol şi selectarea simbolului de introdus.

Opţiunea More Symbols afişează fereastra de opţiuni Symbol în care pot fi selectate caracterele de introdus din fontul curent sau se selectează alt font ce conţine caracterul de introdus (caseta Font).

Prin selectarea tab-ul Special characters în fereastra Symbol, se pot introduce semnele caracterelor speciale cum ar fi: Paragraph(¶), Trademark(©), Copyright(©), Secţiune(§).

3.2. Tehnici de selectare Selectare textului este operaţia care trebuie să preceadă comenzile de modificare a aspectului textului sau altor operaţii: copiere, mutare, ştergere şi se realizează prin mai multe metode:

Metoda de selectare utilizând tastatura

- cu tasta Shift apăsată şi una din tastele săgeţi (stânga), (dreapta), (sus), (jos), în funcţie de direcţia în care se doreşte selecţia.

Selectarea cu ajutorul mouse-ul (metoda cea mai folosită):

- se poziţionează prompterul la o extremitate a textului şi se glisează cursorul deasupra textului de selectat ţinând butonul stâng apăsat până la cealaltă extremitate a textului.

Un text selectat este marcat prin fundal colorat.

10

Tehnici de selectare rapidă

- cuvânt Dublu clic pe cuvânt

- linie de text Cursorul în stânga liniei de text şi click

- frază Tasta CTRL şi click oriunde în textul frazei

- paragraf Triplu click oriunde în paragraf

- document Triplu clic pe cursorul sau tastare simultană Ctrl şi A

Comanda Select din grupul Editing de pe ribonul Home conţine o listă de comenzi pentru selectarea rapidă: - a întregului document (Select All), - selectarea obiectelor(Select object) - selectarea textului cu format similar unui text selectat înainte de activarea comenzii (Select Text with Similar Formatting). - selectarea unor obiecte grafice din document (Selection Pane...)

3.3. Copiere, mutarea, ştergerea textelor sau obiectelor din documente Word După ce a fost introdus în document, un text poate fi modificat, mutat sau copiat în alt loc în document sau în alt document Word ori altă aplicaţie.

Pentru copiere şi mutare se utilizează funcţiile Copy / Cut şi Paste, utilizate în sistemele de operare Windows; prin intermediul memoriei tampon Clipboard.

Copierea: (1) Selectarea textului sau obiectului din documentul Word

care urmează a fi copiat; poate fi selecţie multiplă de texte sau obiecte

(2) Click pe Copy, grupul Clipboard (ribonul Home) sau click dreapta şi din menul scurt – Copy sau tastarea CTRL+C. O copie a textului sau obiectului selectat se află acum în memoria tampon Clipboard. Conţinutul Clipboard-ului se afişează cu click pe meniul ancoră a grupului Clipboard într-un panou în stânga panoului documentului.

(3) Se poziţionează punctul de inserţie în locul în care se va copia, click comanda Paste (Lipirea) sau tastarea CTRL+V; pentru lipirea mai multor obiecte din Clipboard, se selectează în panoul Clipboard şi apoi click Paste (sau CTRL+V)

Mutarea: (1) Selectarea textului sau obiectului din documentul Word care urmează să fie mutat;

poate fi selecţie multiplă de texte sau obiecte (2) Click pe Cut grupul Clipboard (ribonul Home) sau click dreapta şi din menul scurt –

Cut sau tastarea CTRL+X. Textul sau obiectul Word este tăiat din locul selectat şi mutat în Clipboard

(3) Se poziţionează punctul de inserţie în locul în care se va muta (destinaţia), click comanda Paste (Lipirea) sau tastarea CTRL+V; pentru lipirea mai multor obiecte din Clipboard, se selectează în panoul Clipboard şi apoi click Paste (sau CTRL+V).

Implicit, ultimul obiect din lista Clipboard va face obiectul copierii sau mutării.

11

Ştergerea textului sau obiectelor din documentSe selectează textul sau obiectul de şters din document şi se apasă tasta Del, sau

Se poziţion ează punctului de inserţie în partea stângă a textului de şters şi cu tasta Del se face ştergerea textului de la stânga la dreapta sau cu tasta Backspace(← ) şe face ştergere a de la dreapta la stânga punctului de inserţie .

3.4. Anularea şi refacerea operaţiilor (Undo şi Redo)Majoritatea operaţiilor efectuate în Word (int roducerea textului, ştergerea, copierea, deplasarea, mutarea, formatarea etc.) pot fi anulate imediat ce s-au produs sau pot fi anulate după ce s -au derulat mai multe operaţii , operaţiile fiind păstrate într -o listă pentru acest scop, unde sunt afişate în ordine inversă producerii acestora.

Comenzi pentru anularea şi refacerea operaţiilor :

(1) Undo de pe bara de access rapid – comanda pentru anularea operaţiei

(2) Redo – refacerea unei operaţii anulate – pe bara de access rapid(3) Comenzile Undo / Redo au buton listă derulantă care deschide list a operaţiil or

efectuate, de la cel mai recent la cel mai vechi, care pot fi anulate, respectiv refăcute, utilizând comenzile Undo, respectiv Redo.

Efectul unor operaţii nu poate fi anulat, cum ar fi salvarea şi tipărirea documentului.

3.5. Căutarea şi înlocuirea textului Căutarea unui cuvânt sau expresii se realizează prin următoarele metode:

Căutarea rapidă – Find - se selectează cuvântul sau expresia şi click comanda Find (nu pe săgeata Find !) grupul Editing (ribonul Home) sau în panoul de navigare, se completează cuvântul de căutat în caseta Search Document.

În panoul de navigare, Navigation, în fila pentru afişarea r ezultatelor comenzii de căutare, sunt afişate toate apariţiile cuvântului sau expresiei căutat e în text, numărul apariţiilor şi contextul.

În acest fel se poate interveni asupra fiecărei apariţi i în mod individual, în panoul de navigare sau în textul documentului.

Prin închiderea procesului de căutare (click butonul a filei Search a panoului de navigare) vor fi deselectate şi apariţiile din text.

Panou de navigare

Fila pentru cuvinte căutate (Search)

Cuvântul căutat marcat in text

12

Pentru înlocuirea unor cuvinte sau expresii găsite prin operaţia Find, sau înlocuirea tuturor cuvintelor găsite cu alt cuvânt (expresie) se foloseşte comanda Replace din grupul Editing sau comanda Advanced Find... din lista butonului Find.

Se afişează caseta de dialog Find and Replace pentru înlocuire.

În fereastra de dialog Find and Replace se completează textul căutat în caseta Find what (caseta păstrează o listă a căutărilor din sesiunea curentă).

Căutarea se declanşează cu Find Next iar la găsirea textului căutarea este întreruptă iar textul căutat este selectat. În funcţie de context se înlocuieşte cu expresia sau cuvântul introdus în caseta Replace With sau nu şi continuă procesul de căutare şi înlocuire cu Find Next. Căutarea se poate rafina (butonul More>>), cu opţiunile de căutare (Search options) a unor carctere speciale (Special) sau a unui text cu un anumit format (Format).

Dacă textul nu este găsit în document, utilizatorul este înştiinţat printr-un mesaj.

Textul găsit cu Find poate fi marcat cu fundal luminos în tot documentul prin selectarea butonului Reading Highlight şi click pe opţiunea Highlight All; anularea marcajului se face prin selectarea opţiunii Clear Highlighting. Textul căutat poate fi înlocuit cu un alt text folosind comanda Replace din fereastra de dialog Find and Replace. În caseta Replace with se completează textul ce va înlocui textul găsit. Butonul Replace declanşează înlocurea iar butonul Replace All aplică înlocuirea în tot documentul.

Pentru căutarea/înocuirea caracterelor speciale cum ar fi tabulatori, marcaje de sfârşit de paragraf, întrerupere de linie (line break), completarea casetei Find what /

Replace with se face prin selectarea butonului More>> , apoi în fereastra afişată, cu se afişează lista de caractere special - butonul Special se selectează caracterul.

3.6. Corectarea textului Corectura ortografică a unui document şi efectuarea unor schimbări cum ar fi: corectarea greşelilor ortografice, de gramatică, ştergerea cuvintelor repetate este o operaţie care trebuie efectuată înainte ca documentul să fie difuzat.

Corectarea ortografică şi gramaticală Spelling &Grammar - Corectarea ortografică şi gramaticală trebuie precedată de setarea dicţionarului pentru limba în care textul este editat; trebuie ca acest dicţionar să fie instalat pentru a se proceda la corectarea ortografică folosind dicţionarul limbii respective. Funcţia Languge din ribonul Review (grupul Language) deschide caseta pentru setarea opţiunii pentru limba de editare a textului documentului.

13

Opţiunea Customize Status Bar (click dreapta pe bara de stare) permite afişarea butonului pentru setarea limbii de editare a documenului (implicit limba engleză pentru versiunea

Office 2010 EN ).

Corectarea ortografică se lansează prin activarea butonului de comandă de pe ribonul Review, Spelling &Grammar. Se deschide caseta de dialog pentru

verificare; sunt semnalate erori de ortografiere şi sugestii pentru corectare.

Butonul Change va opera modificarea conform sugestiei sau cuvântul se corectează în caseta de verificare. Butoanele Ignore Once (sau Ignore All) nu vor opera nici o corecţie.

AutoCorrect Este funcţia de corectare a cuvintelor ortografiate frecvent greşit sau prescurtări ale unor expresii elaborate, aflate într-o listă definită, împreună cu expresia sau cuvântul cu care se vor înlocui imediat ce sunt introduse în document. În lista predefinită a corecţiilor se pot adăuga şi alte intrări sau, unele pot fi şterse (nu din setul standard!).

Lista standard AutoCorrect este furnizată la instalarea aplicaţiei Word sau adăugată pentru dicţionarele prin instrumente suplimentare.

In meniul File, se selectează Options, apoi click pe Proofing - AutoCorrect Options.

În caseta de dialog AutoCorrect, se afişează fila AutoCorrect. Se introduce cuvântul sau expresia de corectat în caseta din coloana Replace iar în caseta din coloana With cuvântul sau expresia cu care se va înlocui automat la introducerea în text; validarea se face cu click pe butonul Add. Ştergerea unui cuvânt sau expresii (care nu face parte din lista standard de înlocuiri) se selectează cuvântul şi click pe butonul Delete. Funcţia AutoCorrect este activată dacă butonul pentru selecţia Replace text as you type este bifat; dacă nu mai se doreşte folosirea listei de înlocuire în mod automat se anulează selecţia funcţiei.

În fereastra AutoCorrect sunt opţiuni pentru: corectarea a două majuscule succesive, transformarea în majuscula a primei litere din propoziţie (după punct) şi prima din celula tabelului, folosirea accidentală a tastei CapsLock.

Verificarea ortografică la introducerea textului Verificarea ortografică pentru întregul document, în timpu introducerii textului, se face prin activarea opţiunii avansate din meniul File – Options - Proofing - Check Spelling as You type. Acestă opţiune trebuie precedată de setarea opţiunii de limbă şi instalarea dicţionarului corespunzător.

14

Capitolul 4Tehnici de formatare

Operaţia de modificare a caracteristicilor elementelor unui document (texte, obiecte grafice)este cunoscută cu numele de formatare. Într-un document se identifică următoarele entităţicare pot fi supuse formatării: text (caractere), paragraf, pagină, întregul document.

4.1. Formatarea textului Formatarea caracterelor se referă la atributele pe care le au caracterele dintr -un document:aspect, formă, dimensiune, efecte speciale . Comenzile pentru selectarea atributelor sunt îngrupul Font (ribonul Home) iar pentru efecte speciale sau atribute de spaţiere a caracterelor se accesează ancora grupului Font.Efectul se aplică doar textului selectat.

Atributele ce definesc formatarea textului:

- tipul fontului (Arial, Times New Roman, etc.)- dimensiuneafontului (12,14,16,18,...,72)- stilul (B-bold aldin, I-Italic cursiv, U-underline subliniat)- culoarea fontului (Automatic, standard, gradient, mai multe culori)- efecte vizuale (schiţă , umbră, reflexie, luminozitate, format 3D)- marcarea textului (evidenţiere prin culoare de fundal)Mai multe efecte pot fi selectate din fereastra Font (click pe meniul ancoră a grupului Font)

Effects - se bifează efectul , caseta Preview afişează imaginea textului cu efect ul aplicat iar pentru validarea modificărilor click butonul OK:

Butoane de comandă pentru formatarea textului pe ribonul Home - grupul FontChange Case - deschide lista de opţiuni pentru formatarea textului selectat:

Sentence case – prima literă din propoziţie - majusculă; lowercase – toate caracterele devin litere mici, UPPERCASE – toate caracterele devin litere mari, Capitalise Each Word – prima literă a cuvântului - majusculă;tOGGLE cASE – converteşte literele mari în mici şi invers.

Buton pentru anularea tuturor formatărilor aplicate unui text

Efecte vizuale aplicate textului (culori, umbre, efecte 3D, contur)

Mărirea, respectiv micşorarea dimensiunii caracterelor (font size)

Marcarea unui text; se va selecta culoarea marcajului

Strikethrought – tăiere cu o linie Double Strikethrought – tăiere cu două linii Superscript – scriere ca exponent Subscript – scriere ca indice Small Caps – scriere doar cu litere mici All Caps – scriere doar cu litere mari Hidden – text ascuns

meniul ancoră a grupului Font

15

4.2. Formatarea paragrafelor Definirea noţiunii “paragraf”ca entitate de formatare în programe de editare a textului: textul din documentul sau obiectele introduse în linie cu textul, între două caractere început de paragraf introduse cu tasta Enter. Principalele atribute de formatare a paragrafului:

Alinierea paragrafului în spaţiul util al paginii - modul în care sunt aliniate rândurile faţă de marginile stânga-dreapta: stânga (Left), centru (Center), dreapta (Right), stânga-dreapta în mod uniform (Justified)

- stânga - toate liniile unui paragraf încep în marginea stângă a spaţiului de lucru.

- dreapta - liniile paragrafului se termină în partea dreaptă a spaţiului de lucru.

- centru - toate liniile sunt centrate pe orizontală în spaţiul util al paginii.

- Justified - toate liniile încep în marginea stângă a spaţiului de lucru şi se termină în marginea dreaptă a spaţiului de lucru. Ultima linie din paragraf se termină în poziţia în care s-a tastat <Enter>. Pentru a realiza acest mod de aliniere se măresc spaţiile dintre cuvinte.

Indentarea – distanţa la care se poziţionează textul paragrafului faţă de marginea din stânga a paginii şi faţă de marginea din dreapta a paginii. Indentarea paragrafelor realizează introducerea textului spre interior.

Există trei tipuri de indent-uri: stânga, dreapta şi speciale pentru prima linie.

Indentarea primei linii (First line) faţă de marginea din stânga realizează poziţionarea primei linii a paragrafului spre interior iar indentarea agăţată poziţionează toate liniile paragrafului spre interior cu excepţia primei linii (Hanging)

O indentare rapidă se obţine folosind rigla orizontală– afişarea riglei (Ruler) se face prin bifarea casetei din grupul Show (ribonul View). Unitatea de măsură de pe riglă este dată de opţiunea din meniul File – Options - Advanced – categoria Display - Show measurements in units of. Rigla gradată are indicatori care culisează indicând:

Prima linie , liniile paragrafului cu excepţia primei linii şi întregul paragraf

O indentare rapidă se obţine folosind butoanele:

Realizează indentarea întregului paragraf la poziţia următoare de tabulare

Indentarea întregului paragraf la poziţia anterioară de tabulare Spaţierea: defineşte distanţa dintre liniile paragrafului - Line spacing: single,1.5 lines,

double, ..) şi spaţiul între paragrafe Spacing: Before – After; dimensiunile se măsoară în puncte tipografice.

16

Butonul listă prezintă spaţieri predefinite pentru liniil e paragrafului şi opţiunea avansată Line Spacing Options care deschide fereastra de opţiuni Paragraph (meniul ancoră a grupului Pargraph).

Opţiuni de indentare şi spaţiere rapidă a paragrafelor sunt pe ribonul Page Layout– grupul Paragraph. Controlul pentru indentare şi spaţiere se face prin creşterea sau scăderea dimensiunii folosind săgeţile butoanelor corespunzătoare indentării şi spaţierii .

Fila Line and Page Break din fereastra de Paragraph conţine opţiuni pentru modul în care Word controlează dispunerea liniilor paragrafului la sfârşitul paginii :- Widow/ Orphan Control: Paragraful nu va avea prima şi ultima linie pe o pagină iar restul liniilor pe pagina următoare.- Keeps Lines Together: Liniile paragrafului vor fi păstrate împreună pe aceeaşi pagină.- Keep with Next: Liniile paragrafului vor fi pe aceeaşi pagină cu prima linie a paragrafului următor - Page Break Before: Înaintea paragrafului va fi inserat un marcaj de pagină nouă ,paragraful va fi întotdeauna la începutul unei pagini.

Tabulatorii sau modul de poziţionare a punctului de inseríe după apăsarea tastei Tab seutilizează pentru a obţine diferite alinieri ale textului în cadrul unui paragraf cu tasta Tab.Tipuri de tabulatori (alinierea textului faţă de poziţia tabulatorului) :

stânga – la tastarea Tab, textul este introdus de la stânga la dreapta începând de la poziţia tabulatorului

centru – la tastarea Tab, textul este introdus centrat ţinând cont de poziţia tabulatorului

dreapta – la tastarea Tab, textul este introdus şi aliniat la dreapta până la poziţia tabulatorului

separator zecimal – textul se aliniază înainte de punctul zecimal la stânga şi după punctul zecimal la dreapta

Bară – nu poziţionează textul; introduce un caracter bară în locul poziţiei de stop a tabulatorului.

Implicit, toate paragrafele au un tabulator stânga poziţionat la distanţa de 1,27 cm ( ½inch); la tastarea Tab cursorul se va deplasa de la stânga la dreapta la primul multiplu de 1,27 cm.

Poziţionarea tabulatorilor; metode :(1) Pe rigla orizontală ( Ruler) se selectează tipul de tabulator din colţul stânga sus ,la intersecţia riglei orizontale cu rigla vertical ă apoi click pe rigla orizontală în poziţia tabulatorului; tabulatorul se afişează pe riglă.

Ştergerea unui tabulator se realizează prin tragerea marcajului tabulatorului oriunde în afara riglei orizontale

Butonul de selectare a tipului tabulatorului

Poziţia tabulatorului

17

(2) În fereastra meniului ancora Paragraph, ribonul Home, butonul Tabs deschide fereastra de opţiuni pentru poziţionarea tabulatorilor paragrafului selectat

Mini ToolbarAtunci când un text este selectat, se afişează o bară de butoane de comenzi miniaturizată semitransparentă; comenzile de pe bară pot fi selectate şi aplicate prin deplasarea cursorului pe comandă şi click pe buton.

Bara de comenzi este numită mini toolbar şi are comenzile cele mai folosite pentruformatare textului şi paragraf ului: font, dimensiune, culoarea textului, evidenţiere (marcare fundal), efecte vizuale, indentarea, spaţierea liniilor, formatare ca element de listă cu marcatori sau listă cu numere, copierea formatării.

Format PainterPentru a copia elementele de formatare ale unui text sau obiect grafic se selectează textul sau obiectul cu formatul considerat model apoi click pe butonul Format Painter (ribonul Home).Prompterul mouse-ului se transformă într -o linie de selectare însoţită de iconul Format Painter cu care se selectează paragraful sau obiectul căruia i se va aplica formatul .

Activarea comanzii Format Painter cu acţiune pe mai multe texte sau obiecte dispuse in locuri discontinue se face cu dublu click pe comanda Format Painter; după aplicarea formatelor se deselectează comanda cu click pe butonul Format Painter.

4.3. Chenare şi culori de fundalUn paragraf sau un text se poate evidenţia prin încadrarea într-un chenar şi /sau schimbarea culorii de fond. Conturarea poate fi făcută pe toate laturile dreptunghiului care înconjoară paragraful sau o parte din laturi. Chenarul poate fi personalizat prin alegerea grosimii, stilului liniei şi culorii. Mod de lucru:

Poziţia tabulatorului faţă de marginea din stânga a paginii utile

Tipul tabulatorului: stânga, centru, zecimal, bară

Caracterele introduse între ultimul caracter înainte de tastarea Tab şi poziţia tabstop

Butoane pentru setare tabulatori:Set – setarea tabulatorului; Clear- ştergerea tabulatorului selectat, Clear All – ştergerea tuturor tabulatorilor

18

(1) Se selectează textul sau paragraful care urmează a fi marcat prin chenar şi/sau culoare de fundal

(2) Din lista derulantă a butonului Borders and Shading din grupul Paragraph (ribonul Home), se alege tipul de chenar pentru selecţie; din mapa de culori afişată la click pe

butonul pentru culori Shading se selectează culoarea de fond.

(3) Opţiuni personalizate pentru chenar şi culoare de fundal pot fi setate în fereastra de opţiuni afişată prin selectarea butonului listă, Borders and Shading ce deschide fereastra de dialog:

- Settings: tipul de chenar: Box, Shadow, 3/D, Custom

- Style: stilul chenarului – tipul liniei, continuă, punctată etc.

- Color: culoarea chenarului - Width: grosimea chenarului - Apply to: chenarul va fi aplicat

paragrafului (Paragraph) sau textului selectat (Text)

Anularea chenarelor unui paragraf sau text prin selectarea opţiunii Setting: None.

Pentru a adăuga chenar paginilor documentului, în fereastra Borders and Shading se selectează fila Page Border şi după alegerea opţiunilor (are în plus un tip de chenar artistic - Art) se aplică întregului document sau doar secţiunii curente.

Pentru aplicarea culorilor de fundal pentru un paragraf sau un text selectat, se selectează fila Shading în fereastra Borders and Shading. Opţiunile sunt: Fill – selectarea culorii de umplere din setul standard sau Patterns – nuanţă de gri sau altă mostră de umplere.

4.4. Stiluri pentru formatarea textului şi paragrafului Stilul (Style) constituie o colecţie de atribute de formatare a textului şi paragrafului, salvată cu un nume în lista stilurilor rapide Quick Style; stilul (atributele din lista ce constituie stilul) poate fi aplicat oricând unui paragraf în documentul curent sau în alt document, obţinând documente cu formatare unitară.

19

Aplicarea stilului unui paragraf realizează o formatare mult mai rapidă şi uniformă decâtaplicarea manuală a fiecărui atribut în parte. Modificarea ulterioară a stilului are avantajul modificării automate a paragrafelor care au acelaşi stil, în întreg documentul.

Word pune la dispoziţia utilizatorilor o serie de stiluri predefinite ( Quick Style) şi instrumente de modificare ale acestora precum şi modalităţi de creare a unor stiluri proprii.

Grupul Styles (ribonul Home) conţine butoane pentru galeria de stiluri predefinite Quick Styles şi meniul ancoră pentru afişarea ferestrei de modificare a stilurilor.

Aplicarea stilurilor, crearea şi ştergerea unui stil di n galerie:

Aplicarea stilului unui paragraf sau unui text: se selectează textul sau paragraful şi click pe numele stilului din grupul Styles; se deschide lista cu butoanele din dreapta,dacă stilul nu este vizibil.

Modificarea unui stil:(1) Se selectează stilul de modificat din

Quick Styles, click buton dreapta; din lista de comenzi afişată se selecteazăModify sau

(2) Click butonul ancoră a grupului Styles,din lista Styles se selectează stilul şi click pe butonul lista derulantă din care se selectează comanda Modify

(3) În fereastra ModifyStyle se aplicămodificările a supra atributelor fontului sau paragrafului, click butonul OKpentru aplicarea modificarilor.

Crearea unui stil nou – metode- Se selectează un paragraf şi s e aplică

atribute de formatare. Din lista derulantă a butonului Quick Style se selecteazăcomanda Save Selection as a New Quick Style.În fereastra Create New Style from Formatting se completează numele stilului nou.

- click butonul ancoră a grupului de comenzi Style (ribonul Home); se deschide o listă cu toate stilurile din document şi şablonul documentului.

Click pe butonul New Style care va deschide fereastra Create News Style from Formatting în care se completează numele noului stil precum şi atributele de formatare.

Noul stil se adaugă listei Quick Styles pentru documentul curent sau şablon ului cu care documentul a fost creat în

Buton de deschidere a listei Quick Style şi comenzi pentru salvarea unui stil, ştergerea formatului şi aplicarea unui stil

20

funcţie de opţiunea selectată în fereastra de creare a stilului.: Only in this document sau New documents based on this template.

Stiluri de tip Heading

Un rol important în structura unui document o au stilurile perdefinite denumite Heading urmat de numărul nivelului de ierarhizare a paragrafului în document. Aceste stiluri se aplică paragrafelor care realizează o structură ierarhică a paragrafelor documentului, cu rol de titlu a unei unităţi de context a documentului, a unei sub-unităţi, sub-sub-unităţi samd.

Navigarea într-un document în care sunt paragrafe cu stiluri de tip Heading va putea fi mai uşor de realizat prin: panoul de navigare - fila pentru heading-uri sau afişarea în format Outline cu opţiuni de afişare a nivelurilor de ierarhizare care interesează.

Panou de navigare cu fila Headings activă Afişarea documentului format Outline

Paragrafele de tip Heading constituie suportul pentru generarea tabelelor de conţinut.

Dacă un stil de tip heading de un anumit nivel nu se găseşte în listă se aplică setarea următoare: se afişează lista stilurilor cu click pe meniul ancora a grupului Styles; se selectează butonul Options – poziţionat la sfârşitul panoului, se bifează Show next heading when previous level is used

4.5. Liste numerotate sau cu marcatori (bullets) Paragrafele care necesită evidenţierea clară a ideilor se constituie în structuri de tip listă. Evidenţiereaacestor paragrafe se realizează cu marcaje de listă (bullets) sau adăugarea numărului de ordine din listă (numbering) .

Programul permite folosirea mai multor metode de numerotare : litere, cifre arabe, cifre romane mari sau mici, combinaţii de litere şi cifre. Numerotarea se face într-o secvenţă crescătoare începând cu o valoare precizată (implicit 1 sau prima literă), cu modificare automată a seriei la introducerea sau eliminarea unor elemente de listă .

Aplicarea, respectiv eliminarea, marcatorilor sau numerotării se realizează cu butoanele din grupul Paragraph (ribonul Home):

Bullets (marcatori)

Se deschide lista de opţiuni pentru selectarea tipului de marcator sau pentru alegerea unui alt marcator. Define New Bullet deschide o fereastră de opţiuni de selectare a unui font sau liste de imagini pentru alegerea unui alt marcator.

21

Numbering (schiţă numerotată)

Se deschide lista de opţiuni pentru selectarea formatului numerelor, pentru alegerea unui alt format de număr sau un alt număr de început a listei.

Opţiunea schiţă numerotată oferă posibilitatea de a ordona paragrafele, numerotarea cu cifre arabe sau litere precum şi personalizarea numerotării (numărul de început al listei - Set Numbering Value)

Multinivel List (Listă multinivel) Se aplică pentru numerotarea paragrafelor subordonate. Prin indentarea paragrafelor se obţine

o numărare automata a nivelului, subnivelului etc. Prin descreşterea indentării se modifică şi numărul atribuit elementului de listă. Stilul numerelor precum şi numărul de început al listei pot fi personalizate prin activarea ferestrelor de opţiuni pentru definirea unei liste multinivel sau modificarea setărilor pentru una exeistentă; comenzile sunt în lista derulantă a butonului listă multinivel.

Sortarea listelor Listele cu marcatori sau chiar paragrafele nemarcate pot fi sortate crescător sau descrescător, în ordine alfabetică, după prima literă a paragrafului sau sortare numerică, dacă paragrafele sunt numerotate.

Mod de lucru:

(1) Se selectează paragrafele cu marcatori sau numerotate care trebuie sortate

(2) Click butonul Sort din grupul

Paragraph

(3) În fereastra Sort se introduc opţiuni şi criterii de sortare. În lista derulantă Sort by opţiunea de sortare după paragraf sau câmp, sortare crescător sau descrescător; Then by va avea al doilea criteriu de sortare (dacă este cazul) samd.

(4) Dacă se schimbă conţinutul pargrafelor (inserare sau ştergere de paragrafe), sortarea trebuie refăcută.

22

Capitolul 5Organizarea documentelor Word

5.1. Formatarea paginilorÎn general, documentele Word sunt pregătite pentru a fi imprimate pe hârtie. Pentru stabilirea caracteristicilor paginiilor se accesează comenzile de pe ribonul Page Layout.

Cele mai importante opţiuni sunt pentru setarea următoarele elemente : Dimensiunea paginii fizice – lista Size – dimensiunea paginii de hârtie, dimensiunea

standard este A4 (implicit Letter), alte dimensiuni pentru documente speciale Dimensiunea paginii utile – lista Margins – fixarea marginilor hârtiei în care nu va fi

text; sunt opţiuni predefinite (ex. 2,54 cm) sau se pot personaliza – Custom Margins. Orientarea paginii – lista Orientation – opţiuni: Portrait (orientarea pe verticală) sau

Landscape (dispunere pe orizontală, tip vedere) Chenare şi fundaluri de pagină : grupul Page Background

Page Color: selectarea culorii de fundal a paginii care poate fi o culoare din schema standard (Theme Colors) sau selectarea unui efecte special pentru fundal(Fill Effects). Efectele speciale de fundal pot fi de tip culoare de bază dispusă gradat (Gradient), textură (Texture), Pattern, sau imagine (Picture).Watermark: opţiuni pentru introducerea unui text sau a unei imagini în fundalul paginii (ex. Draft, Confidential etc.).

Textul din fundal poate fi personalizat: conţinut, font, nuanţă de culoare, modul de dispunere, transparenţă etc.) prin selectarea opţiunii Custom Watermark. Fundalul Watermark poate fi şters – opţiunea Delete Watermark

Page Border: opţiuni pentru aplicarea unui chenar paginilor documentului. Modul de aplicare este acelaşi ca şi la paragrafe, opţiunile sunt în fereastra de chenare şi culori de fundal Border and Shading – fila Page Border.

5.2. Împărţirea documentului în secţiuniÎmpărţirea documentului în secţiuni este necesară atunci când există diferenţieri ale paginilor din punct de vedere ale atributelor acestora, cum ar fi:

orientarea paginii,

anteturi sau subsoluri diferite,

dispunerea textului în număr diferit de coloane.

În mod normal, un document are o singură secţiune.

Crearea unei noi secţiuni: comanda Breaks din ribonulPage Layout, grupul Page Setup, deschide o listă derulantă cu opţiuni grupate: Section Break şi Page Break.

Grupul de opţiuni Page Break:

- Page: marchează punctul în care se termină o pagină şi începe o pagină nouă

23

- Column: marchează faptul că textul ce urmează va fi plasat în coloana următoare - Text Wrapping: textul va fi dispus în jurul unui obiect în pagina web

Grupul de opţiuni Section Break permite introducerea următoarelor variante de început de secţiune:

- Next Page – secţiune începe pe pagina următoare; exemplu – trecerea de la o pagină orientată Portret (tablou) la una orientată Landscape (vedere)

- Continous – secţiunea nouă este generată pe aceeaşi pagină; exemplu – trecerea

de la text pe o coloană la text pe două coloane şi invers. - Even Page – noua secţiune este generată la începutul unei pagini noi, impare;

exemplu – secţiunile vor avea anteturi şi subsoluri diferite.

- Odd Page – noua secţiune la începutul unei pagini pare. Pentru afişarea marcajelor de secţiunea se activează butonul Show / Hide.

5.3. Antet şi subsol de pagină Zona documentului în care sunt introduse informaţii de tip text sau obiecte grafice, localizată în afara paginii utile şi care se repetă pe fiecare pagină a documentului, este numită antet (header – în partea de sus a paginii ) şi subsol (footer – în partea de jos a paginii). Informaţiile care se introduc în antet şi subsol pot fi: numele lucrării, numele autorului, însemnele firmei, numărul paginii, data, etc.

Comenile pentru introducerea antetului sau subsolului unei pagini sunt ribonul Insert, grupul Header&Footer - Header respectiv Footer. Se introduce un format predefinit cu click pe un format din listă sau se selectează opţiunea Edit Header/Edit Footer care. va activa zona de înscriere a antetului şi subsolului şi va dezactiva pagina documentului.

Antetul şi subsolul sunt vizibile doar în modul de afişare Print Layout. La generarea antetului şi subsolului este afişată o secţiune marcată ce prezintă poziţia antetului.

Când este activat header-ul sau footer-ul se activează ribonul context Design –Header&Footer Tools ce conţin comenzi pentru pentru editarea antetului sau subsolului.

Introducerea şi editarea textului în aceste zonele antet şi subsol se face respectând acelaşi reguli ca şi în restul documentului. În timp ce se lucrează în grupul antet sau subsol, textul documentului este afişat în culoare gri şi nu poate fi accesat.

La închiderea secţiunii antet şi subsol cu Close Header and Footer sau dublu click pe zona documentului, se poate lucra în document dar antetul şi subsolul vor deveni inaccesibile.

Butoane pentru particularizarea antetului şi subsolului - introducerea următoarelor elemente:

- Page Number - Numărul paginii curente şi numărul total de pagini;

- Date & Time - Data, ora şi setarea formatului acestora; - Quick Parts – Proprietăţi ale documentului şi alte câmpuri variabile

24

- Picture - Imagini din fişier tip imagine într-un folder propriu sau din galeria – ClipArt - Options - Opţiuni pentru conţinutul diferit al antetului respectiv subsolului pe prima

pagină (Different First Page) sau pe pagini pare şi impare. - Position – distanţa faţă de marginea reală a paginii a

antetului şi subsolului. - Implicit, conţinutul antetului şi subsolului este comun pentru

întreg documentul. Pentru introducerea anteturilor şi subsolurilor diferite pentru unele secţiuni ale documentului, se deselectează opţiunea Link to Previous (click) din grupul Navigation (ribonul Design ), atunci când se introduce antetul sau subsolul pentru secţiunea cu antet diferit.

5.4. Numerotarea paginilor Butonul Insert Page Number se află atât pe ribonul Insert cât şi pe cel destinat introducerii de anteturi şi subsoluri, Design.

Din lista Page Number se alege zona în care se va introduce numărul paginii: antet sau subsol, precum şi modul de aliniere faţă de margini.

Format Page Numbers va deschide fereastra de opţiuni pentru formatul numărului, valoarea cu care începe numărarea paginilor.

5.5. Tabela de conţinut Un document cu mai multe pagini, editat professional în Word, trebuie să conţină o tabelă de conţinut (TOC – Table of Content) ce va servi şi ca pagină de index cu referinţe la paragrafele de tip Heading şi numerele de pagină unde se găsesc în document.

Metode de introducere a tabelei de conţinut (Cuprins):

Generarea tabelei de conţinut prin introducerea manuală a cuprinsului 1. Se introduce o pagină nouă la începutul sau la sfâşitul documentului şi se plasează punctul de inserţie în pagina nouă (punctul de inserţie poate fi oriunde în document).

2. Click pe ribonul References şi din meniul listă derulantă Table of Content se selectează opţiunea Manual Table. 3. În punctul de inserţie se introduce un draft al tabelei; utilizatorul va completea titlurile capitolelor (titlurile subcapitolelor - Type chapter title (level 1)) şi numerele paginilor corespunzătoare titlurilor introduse.

Metoda este folosită pentru documente fără titluri sau subtitluri de tip heading.

25

Generarea tabelei de conţinut prin metoda automată

Este metoda prin care va introduce o tabelă fără erori şi omisiuni, cu un minim de efort, care se poate actualiza rapid dacă documentul a fost modificat. Tabela de conţinut se constituie din paragrafele cu stilurile Heading (până la nivelul precizat în opţiuni) şi numerele paginilor acestor paragrafe. Etape de lucru:

1. Se atribuie stiluri de tip Heading paragrafelor titluri de unităţi de text care vor fi intrări în tabela de conţinut.

2. Se poziţionează punctul de inserţie în locul în care se va genera tabela de conţinut (de obicei pagină nouă la începutul sau la sfârşitul documentului)

3. Se activează ribonul References şi în grupul Table of Content, click pe butonul de comanda listă Table of Content; se selectrează una din opţiuni pentru:

a) Generarea unei tabele de conţinut, cu format definit de şablon, Built In Automatic Table 1 (sau 2) care va genera o tabelă de conţinut cu stilurile Heading 1 – 3 conform şabloanelor.

b) Generarea unei tabele de conţinut personalizată - Insert Table of Contents. In fereastra de opţiuni afişată Table of Contents în care se introduc opţiunile pentru:

Formats - formatul tabelei, Show levels: numărul nivelurilor de Heading Use Hyperlink.- tabela de conţinut ca hyperlink

4. Actualizarea tabelei de conţinut: prin selectarea tabelei, click buton dreapta, Update Table.

În caseta de dialog afişată se optează pentru: actualizatea întregii tabele (Update entire table ): conţinut, structură, număr pagină sau actualizarea numărului paginii corespunzătoare headingurilor din tabela de conţinut.

5. Ştergerea tabelei de conţinut se face prin selectarea tabelei şi click pe opţiunea Remove table of contents din lista Table of Contents.

26

Capitolul 6 Referinţe şi lucrul în echipă

6.1. Note de subsol şi note de final Notele de subsol (Footnote) şi notele de final (Endnote) este un text ce conţine de obicei explicaţii ale unor termeni sau trimiteri la materialele bibliografice. Notele de subsol sunt dispuse în partea de jos a paginii utile iar notele de final sunt la sfârşitul documentului.

O notă de subsol sau de final conţine:

(1) Referinţa notei ( un număr de ordine a notei) (2) Linia de separare a textului documentului de textul notei, (3) Textul notei de subsol sau de final. Numărul de ordine a notei introduse se incrementează automat la introducerea notei, respectiv la ştergerea notei sau la trecerea referinţei de pe o pagină pe alta. Numărul de început a referinţelor notelor se defineşte la introducerea primei note. Crearea şi modificarea notei de subsol sau de final:

Poziţionarea cursorului în locul în care se doreşte introducerea explicaţiei (după cuvântul la care nota se referă). În ribonul References, grupul Footnotes, click Insert Footnote sau Insert Endnote. Numerotarea se face cu cifre sau litere, opţiunea este setată în lista Number format din ferestra Footnote and Endnote afişată. Se introduce referinţa ca cifră sau literă (în funcţie de opţiuni) cu aspect superscript iar cursorul este plasat automat la sfârşitul paginii, respectiv documentului pentru introducerea textului notei.

Referinţa (numărul de ordine al notei) este introdus automat în lista notelor la finalul paginii sau documentului .

Transformarea notei de subsol în notă de final şi invers: cu click dreapta pe textul notei şi comanda Convert to Endnote respectiv Convert to Footnote

Ştergerea notei de subsol sau de final se face ştergând referinţa la notă.

6.2. Semne de carte Semnul de carte (Bookmark ) se introduce în document pentru a marca un text la care se va face referire în document prin comanda Find, prin introducerea unei legături de tip hyperlink, sau a unei referinţe (Cross-reference).

Pentru introducerea unui semn de carte se marchează textul şi în ribonul Insert - grupul Link click pe butonul Bookmark.

În fereastra afişată se dă un nume semnului de carte şi click butonul Add.

27

Găsirea textului marcat semn de catre se face fie cu click pe lista Find din grupul Editing

(ribonul Home) comanda Go To, . Din lista afişată Go to what, click Bookmark, se selectează numele semnului de carte şi click butonul GoTo.

6.3. Comentarii Un comentariu ataşat unui text este o sugestie sau completare a textului fără ca acest comentariu să facă parte din textul documentului. Comentariul se introduce şi se păstrează în document în faza de pregătire a acestuia, se adresează membrilor echipei care editează documentul. Poate fi utilizat chiar utilizatorului unic în etapa de pregătire, de exemplu, mai multe variante ale unui text sunt posibile şi doreşte să revină asupra textelor.

În faza finală, de difuzare a documentului, comentariile sunt şterse. Introducerea comentariului:

Se selectează cuvântul sau obiectul care face subiectul comentariului. În ribonul Review click pe butonul Comment din grupul Comments. În balonul afişat în partea dreapta a textului se introduce comentariul.

Comentariile pot fi afişate în panouri verticale sau orizontale, în funcţie de opţiunea Reviewing Pane. Dacă mai mulţi utilizatori editează un document şi introduc propriile comentarii, acestea au format distinct: culoarea de fundal al balonului şi iniţiala utilizatorului.

Pot fi afişate comentariile tuturor utilizatorilor sau doar a anumitor utilizatori selectaţi: din grupul Tracking (ribonul Review). Din lista Show Markup se selectează Reviewers şi se bifează doar utilizatorii ale căror comentarii vor fi afişate.

Ştergerea comentariilor: comenzi din lista Delete, grupul Comment:

Delete şterge comentariul selectat Delete All Coments Show şterge comentariile afişate Delete All Coments in Documents şterge tote comentariile (afişate sau nu). Ştergerea rapidă se face cu click buton dreapta pe comentariu şi Delete Comment.

6.4. Urmărirea modificărilor Pentru evidenţierea modificărilor operate într-un document, aplicaţia Word pune la dispoziţia utilizatorilor funcţia Track Changes.

După activarea funcţiei sunt marcate toate modificările din document: introducerea sau ştergerea textului sau obiectelor grafice sau operaţii de formatare; toate marcajele au culori specifice utilizatorului care le-a operat.

28

Activarea funcţiei Track Changes- ribonul Review, grupul Tracking – click

butonul Track Changes (sau activarea opţiunii pe bara de stare – On). Îndocument vor fi marcate modificări leselectate în lista Show Marckup, de exemplu: comentarii, inserarea şi ştergereatextului, formatarea, zone marcate prin Highlight.

- Track Changes Options... din lista Track Changes conţine opţiuni pentru personalizarea modului în care modificările din document vor fi marcate în timpul cât funcţia de urmărire a modificărilor este activată.

Se pot personaliza: tipurile de modificări marcate, culorile speifice utilizatorului, prezenţabaloanelor şi poziţia acestora precum şi modificările pentru care se folosesc baloanele.

- Change user name – comanda în lista Track changes, modifică numele utilizatorului;modificările următoare vor fi marcate cu insemnele noului nume.

- Oprirea funcţiei de urmărire a modificărilor se face prin dezactivarea butonul Track Changes din grupul Tracking sau trecerea stării butonului de pe bara de stare în Off.

Acceptarea sau respingerea modificărilorAcceptarea sau respingerea modificărilor s unt comenzi în ribonul Review, grupurile Changes şi Tracking ().Modificări le înregistrate pot fi acceptate sau respinse:

- în totalitate – Accept All Changes in Document sau Reject All Changes in Document,- selectiv (una câte una) – click pe modificare şi click dreapta sau click pe opţiunea din lista

de acceptare / respingere - Accept and Move to Next sau Reject and Move to Next.- selectiv – pentru utilizatorului care a modificat – se afişează doar modificările operate de

utilizatorii pentru care se doreşt e o anume opţiune (accepare sau respingere): se bifează utilizatotii din lista Show Markup (grupul Tracking) – Reviewers apoi din lista Accept –Accept All Changes Shown iar pentru respingere din lista Reject – Reject All Changes Shown.

O ascundere temporară şi revenirea pentru afişarea modificărilor ascunse se realizează utilizând lista de opţiuni din grupul Tracking: Final Show Markup.

Exemplu de marcaj pentru formatare în marginea din dreapta a documentului

29

Capitolul 7 Organizarea informaţiilor în coloane şi tabele

Informaţia dintr-un document Word este prezentată în paragrafe de text. Pentru a face textul mai uşor de citit şi pentru a scoate în evidenţă anumite informaţii, textul poate fi dispus în două sau trei coloane (tehnică practicată pentru editare de broşuri, flyere, newsletters etc.) sau poate fi organizat în structuri tip tabel (rânduri şi coloane) mai ales în documente tip raport, sinteză, prezentarea unor valori numerice.

7.1. Prezentarea textului în coloane Implicit, textul unui document Word este dispus într-o singură coloană.

1. Se selectează textul care urmează a fi dispus în mai multe coloane;

2. De pe ribonul Page Layout, click pe butonul Columns şi se selectează numărul de coloane predefinit (One, two, three…) sau More columns pentru opţiuni suplimentare în fereastra de opţiuni Columns.

3. În fereastra Columns, se completează numărul coloanelor şi modul de dispunere a acestora în coloane egale (Equal column width) sau lăţimi specificate în cm, spaţiul dintre coloane (spacing), prezenţa sau nu a unei linii între coloane (Line between).

4. Word crează o secţiune nouă cu textul dispus în mai mult de o coloană şi inserează marcaje de început şi sfârşit de secţiune.

5. Dacă se doreşte terminarea unei coloane după un text anume se introduce întrerupere de coloană.

Punctul de inserţie se poziţionează în faţa textului care va începe coloana următoare şi din ribonul Page Layout , grupul Page Setup, se face click Column din lista Breaks.

7.2. Liste de tip tabel Listele de tip tabel se introduc în documente dacă un text relativ mic trebuie afişat, în coloane simple, separate de tabulatori cu aspect de tabel sau prin importul unor date din alte aplicaţii cu text în coloane realizate cu tabulatori.

Exemplu: O listă cu primul tabulator stânga setat la 2,5 cm şi tabulator dreapta la 7 cm.

30

7.3. Tabele în documente Word Un tabel este o structura de coloane verticale şi linii orizontale. Fiecare coloană şi fiecare rând poate avea titlu; unele tabele au numai nume de coloană sau nume de rând. La intersecţia dintre coloană şi rând este o casetă numita celulă în care sunt introduse date de tip text, informaţii numerice sau chiar obiecte grafice.

Se pot crea structuri de tabele fără conţinut sau structuri predefinite care se personalizează, în următoarele moduri:

Din ribonul Insert – grupul Tables - se deschide lista opţiunilor de introducere a unui tabel. Pentru introducerea unui tabel simplu, cu număr mic de linii şi coloane se selectează structura tabelului prin glisarea prompter-ului pe grila afişată, selectând liniile şi coloanele.

Din ribonul Insert, - grupul Tables, se selectează comanda Insert Table din butonul listă Tables. În caseta de opţiuni se introduc date referitoare la structura tabelului, numărului de rânduri şi de coloane, lăţimea coloanelor, modul de dispunere a conţinutului în celule

Introducerea unui tabel cu o structură particularizată, nestandard, se poate face cu instrumente de desenare a tabelului – opţiunea Draw Table din lista Tables. După selectarea

opţiunii se afişează un prompter de tip creion cu care se desenează structura tabelului; prompterul tip creion dispare la deselectarea comenzii Draw Table.

În aceste tabele nu există un control asupra dimensiunii rândurilor şi coloanelor şi asupra dispunerii textului în celule.

Introducerea unui tabel cu structură de foaie de calcul Excel– Excel Spreadship. Datele se introduc prin activarea foii de calcul (dublu click) având toate facilităţile unui tabel Excel: introducerea şi formatarea datelor, introducere de formule, funcţii, formate speciale, grafice.

Quick Table (Built in) - introducerea unor tabele predefinite. Conţinutul şi structura pot fi personalizat după introducere. Galeria prezentată conţine formate predefinite de calendare, liste, cataloage.

Pentru lucrul cu tabele, introducerea datelor, formatarea şi introducerea de calcule în tabele, se afişează două riboane context Design şi Layout sub un numele de Table Tools.

31

Fila Layout conţine butoane pentru operaţii asupra structurii tabelului:

inserarea şi ştergerea rândurilor şi coloanelor, unirea şi scindarea celulelor, setarea dimensiunii rândurilor şi coloanelor şi dispunerea textului în celule, modificarea proprietăţilor tabelului sau celulelor. operaţii cu date: sortarea, formulelor de calcul şi conversii tabel – text şi invers

alinierea textului în celule şi direcţia acestuia (orizontal, vertical).

Fila Design conţine butoane de comandă pentru schimbarea aspectului tabelului:

aplicarea unui stilul predefinit sau personlizarea stilului aplicarea chenarelor şi culorilor de fundal în tabele aplicarea de formate diferite pe prima linie sau prima coloană sau ultima coloană

Datele introduse în celule pot fi de tip: text, numere, obiecte grafice.

Mutarea cursorului de la o celulă la alta se face cu click în celulă, folosind tastele săgeţi ←, ↑, →, ↓ dar şi prin apăsarea tastei Tab. Acţionarea tastei Tab atunci când cursorul este în ultima celulă din

table se va introduce un rând nou sub ultimul rând.

Pentru efectuarea modificărilor structurii tabelului sau elementelor acestuia trebuie mai întâi ca tabelul sau elementele, (cum ar fi rânduri, coloane, grup de celule sau celula) asupra cărora urmează să se efectuieze modificările (sau formatarea) să fie selectate. Lista Select de pe ribonul Layout prezintă comenzi pentru

selectarea unei celule, a unei coloane, a rândului sau a întregului tabel.

selectare coloană – prompterul deasupra coloanei şi click la afişarea săgeţii negre de selecţie a coloanei.

selectare rând - prompterul în stânga rândului şi click. selectare tabel – click pe steluţa afişată în stânga-

sus, dacă prompterul este în tabel selectare celulă – se poziţionează prompterul pe linia

din stânga celulei; se afişează o săgeată neagră oblică şi click sau dublu click în celulă.

32

7.4. Modificarea structurii tabelelor 1) Inserarea de linii şi coloane:

Se poziţionează prompterul într-o coloană sau un rând adiacent poziţiei unde se doreşte introducerea unui rând sau coloane.

În ribonul context Table Tools – Layout – grupul Row& Columns, se selectează butonul corespunzător poziţiei în care se introduce rând/coloana:

- Insert Above - inserare înainte de selecţie, - Insert Below - inserare după, - Insert Left - inserare la stânga, sau - Insert Right - insere la dreapta.

Se introduc atâtea rânduri, respectiv coloane câte rânduri sau coloane au fost selectate înaintea operaţiei de Insert. Pot fi inserate doar celule prin selectarea meniului ancoră Rows&Columns şi selectarea opţiunii pentru introducerea unei celule şi modul în care se vor deplasa celulele adiacente sau introducerea unui rând sau coloane.

2) Ştergerea unui rând sau a unei coloane: click oriunde în rândul sau coloana de şters şi din grupul Rows & Columns click pe butonul Delete.

3) Redimensionarea lăţimii coloanelor sau înălţimii rândurilor tabelei: se deplasează punctului de inserţie pe chenar, se obţine un prompter de tip săgeată ) şi se trage (drag&drop) dreapta sau stânga pentru modificarea lăţimii coloanei şi sus sau jos pentru modificarea înălţimii rândului.

Tasta Alt apăsată în timpul glisării va afişa în orice moment pe rigla orizontală lăţimea coloanei sau pe rigla verticală înălţimea rândului. Dacă a fost selectată doar o celulă, redimensionarea lăţimii coloanei se va face pentru celula selectată, nu pentru întreaga coloană.

Detarea dimensiunilor ale rândurilor, respectiv coloanelor se face utilizând comenzile din grupul Cell Size: - Height -înălţimea rândului, - Width - lăţimea coloanei, - Distribute Rows şi Distribute Columns– alocă dimensiuni egale pentru rânduri, respectiv coloane prin redistribuirea spaţiului alocat tabelului.

4) Mutarea tabelului în altă locaţie: click în orice celulă din tabel, click pe butonul de mutare a tabelului (buton sub formă de steluşă, colţul stânga – sus) şi tragere (drag) în locaţia nouă. O altă metodă pentru mutarea tabelului: selectarea tabelului şi utilizarea comenzilor Copy / Cut apoi Paste.

5) Unirea celulelor: se selectează grupul de celule pe rând, respectiv pe coloană şi click butonul Merge din grupul Merge – ribonul Layout. Se va obţine o celulă care are conţinutul celulelor unite.

6) Scindarea unei celule în mai multe celule, respectiv mai multe rânduri şi/sau coloane: se selectează celula şi click butonul Split din grupul Merge, ribonul context Layout. În fereastra Split Cells se completează numărul de coloane, respectiv numărul rândurilor ce vor rezulta din scindare.

33

7.5. Operaţii cu date în tabele 1) Sortarea rândurilor

Operaţia de sortare va reface ordinea rândurilor din tabel în funcţie de criteriul de sortare.

Se poziţioneză punctul de inserţie în tabel, click butonul Sort din grupul Data, ribonul context Layout. Sortarea se poate face după o coloană, două sau trei, ordinea în care se va face sortarea precum şi modul ordonare crescător sau descrescător sunt opţiuni pe care utilizatorul le introduce în fereastra Sort. Dacă prima linie din tabel defineşte numele coloanelor (tip Header, este marcată opţiunea Header Row) atunci numele coloanelor vor constitui lista derulantă pentru categoriile Sort by şi Then by.

Liniile tabelului se ordonează după primul criteriu de sortare apoi dacă mai multe rânduri au în coloana care constituie primul criteriu valori identice (ex. Institutia), atunci aceste rânduri se sortează după al doilea criteriu definit (ex. din imagine Contracte).

2) Formule de calcul în tabele Word – pentru realizarea operaţiilor cu valori numerice se introduc formule utilizând instrumentele din caseta de dialog Formula, grupul Date, ribonul Layout. Prompterul se introduce în celula în care se doreşte obţinerea formulei apoi click pe Formula. În fereastra afişată se introduce formula care constă în semnul egal (=) urmat de numele funcţiei, de exemplu Sum urmat de paranteze () în care se introduce locaţia celulelor care se vor folosi în calcul, Above- datele din celulele de deasupra, în aceeaşi coloană, Left – datele din celulele de din stânga, în acelaşi rând, Right – datele din celulele de din dreapta, în acelaşi rând.

În lista Paste Function sunt funcţii de tip agregat pentru calcule cu seturi de valori cum ar fi media aritmetică (AVERAGE), numărarea valorilor introduse intr-o coloană sau rând (COUNT), valoarea maximă (MAX) sau valoarea minimă (MIN).

Actualizarea calculelor din formulă (dacă setul de date s-a modificat) se face selectând celula ce conţine formula şi se apasă tasta F9 sau click buton dreapta pe formulă şi click Update Field.

3) Conversia tabel – text sau text – tabel

Conversia text – tabel

Textul care se poate transforma în tabel trebuie fie pregătit pentru conversie, există un caracter de departajare a coloanelor cum ar fi: caracterul Tab, virgula, punct şi virgulă sau chiar spaţiu, iar sfârşitul rândului este marcat de Enter. 1. Se selectează textul şi

34

2. Activare ribon Insert; din butonul listă de comenzi Table se aplică Convert Text to Table.

Textul de transformat Comanda de conversie Tabelul rezultat

Conversia unui tabel în text:

1. se selectează tabelul şi din ribonul context Table Tools - Layout – grupul Data - Convert to Text.

2. rezulta un text în care liniile tabelului devin pragrafe în text iar coloanele sunt marcate de caractere Tab.

7.6. Formatarea tabelelor

Aspectul unui tabel se poate controla în caseta de dialog Table Properties, care se afişează cu clic pe butonul Properties în grupul Table de pe fila Layout.

Fereastra de opţiuni afişată are mai multe file pentru setarea opţiunilor:

● Table - se specifică:

- lăţimea întregului tabel (Size)

- alinierea tabelului faţă de marginile stânga – dreapta a paginii documentului (Alignement): stânga, centru, dreapta

- modul în care se poziţionează tabelul faţă de text: cu textul în spaţiile disponibile în stânga şi dreapta, cu text doar în partea de sus şi de jos.

Butoanele Border and Shading... şi Options deschid ferestre de opţiuni pentru setări particularizate de chenare şi

culor de fundal şi poziţia textului din celule faţă de marginile celulei.

● Row - specifică înălţimea fiecărui rând; opţiunea ca un rând să fie dispus pe mai multe

35

pagini; specifică dacă un rând cu rol de titlu de coloane, header, trebuie să se repete în partea de sus a fiecărei pagini pe care este dispus tabelul (rândul header trebuie să fie primul rând din tabel).

● Column - se setează lăţimea fiecărei coloane cu o dimensiune fixă; lăţimea coloanei se poate fixa şi prin drag&drop cu prompterul mouse-ului poziţionat între coloane, se trage spre dreapta sau stânga pentru dimensionare.

● Cell – opţiuni pentru lăţimea celulei şi alinierea pe verticală a textului în cadrul celulelor. Lăţimea celulei selectate se poate seta prin schimbarea setărilor în grupul Cell Size din de pe ribonul context Layout. Opţiuni de aliniere, orientarea textului în celulă şi poziţia textului faţă de marginile celulei sunt pe ribonul Layout în grupul Alignement. Butoanele au inscripţia ilustrativă pentru poziţia textului faţă de marginile celulei atât pentru alinierea textului pe verticală (marginile de sus şi de jos) şi pe orizontală (marginile stânga – dreapta.

Butonul de comandă Text Direction permite poziţionarea textului pe orizontală sau pe verticală, unde se specifică cu direcţia de jos în sus sau de sus în jos.

Butonul de comandă Cell Margins deschide ferestra de opţiuni pentru distanţa între marginile celulei şi textul din celulă. Marginile implicite pot fi modificate poate fi adăugat spaţiu între celule.

Opţiunea Automatically resize to fit contents permite redimensionarea înălţimii rândului celulei pentru a fi vizibil textul introdus; altfel celula păstrează dimensiunile definite iar textul nu va fi în întrgime vizibil.

● Alt Text - se introduce o descriere a tabelului; se utilizează atunci când un tabel este inclus în pagini Web şi există riscul ca un Browser să nu-l poată afişa.

36

Capitolul 8 Obiecte grafice în documente Word

8.1. Imagini, desene şi casete de text Inserarea unei imagini

Pentru o prezentare cât mai atractivă a informaţiilor într-un document cu se folosesc elementele grafice: fotografii digitale, diagrame, grafice.care să susţină şi să completeze informaţia din text. Mod de lucru:

Se poziţionează punctul de inserţie în locul în care trebuie introdusă imaginea (poza) apoi click ribonul Insert, de unde se accesează butonul Picture

În casteta de căutare se accesează cale de salvare a pozei şi tipul din lista Files of Type (sunt permise foarte multe formate de fişiere imagini)

Click pe butonul Insert după ce s-a selectat imaginea în fereastra de căutare.

Inserarea imaginilor miniatură în document Dacă nu există imagini ilustrative personalizate pentru completarea textului, suita programelor Office pune la dispoziţia utilizatorilor o galerie de imagini miniatură sau ClipArt. ClipArt sau imagini miniatură conţine o galerie de ilustraţii, fotografii, clipuri video şi clipuri audio, prezentate în diferite stiluri şi formate, avantajul folosirii acestora în documente este că sunt gratuite şi disponibile fără restricţiile dreptului de autor. Miniaturile sunt descărcate pe calculator odată cu instalarea suitei Office, fiind accesibile din toate aplicaţiile suitei, sau pot fi descărcate de pe site-ul Web Office.com. Căutarea unui anume tip de miniatură se face secvenţial sau utilizând cuvinte cheie în galeria ClipArt de pe staţia de lucru sau galeria online.

Se poziţionează punctul de inserţie în locul în care trebuie introdusă miniatura apoi click tab-ul Insert, de unde se accesează butonul ClipArt

În panoul ClipArt afişat în dreapta ecranului, introduceţi cuvântul cheie pentru căutare în caseta Search for: şi selectaţi din lista Results should be, tipul de miniatură: ilustraţii, fotografii, video, audio; în documente Word se introduc ilustraţii sau fotografii. şi click butonul Go. Opţiunea Include Office.com selectată va lansa căutarea şi în situl office.com.

Dacă nu se introduce un criteriu de căutare vor fi afişate toate miniaturile din galeria Office

Dacă nu se găseşte imaginea potrivită, căutarea poate continua în galeria online în situl Office.com, selectînd comanda Find more at Office.com în panoul ClipArt

După ce a fost găsită imaginea potrivită se face click pe miniatura din panoul ClipArt

introduce imaginea în punctul de inserţie.

37

Casete de textCaseta de text oferă utilizatorului posibilitate de a inclu de blocuri de text fără să fie în linie cu textul documentului, poziţionat acolo unde este nevoie.

1 Se tastează textul în document, se selectează şi click butonul listă Text Box de pe ribonul Insert, grupul Text, click Draw Text Box sau

Se selectează mai întâi comanda Draw Text Box, cu prompterul în formă de cruce se desenează cadrul în document apoi se introduce textul în punctul de inserţie din caseta desenată.

2 Textul poate fi formatat ca orice alt text şi paragraf după selectarea casetei de text. Selectarea casetei se realizează cu click pe cadrul; casetă text este înconjurată de o bordură punctată, este pregătită pentru editarea textului.

Desenarea şi modificarea formelorAdăugarea unui efect vizual se realizează în document şi prin desenarea unor scheme, desene, realizate cu ajutorul formelor. Formele pot avea forma unor figuri geometrice simple, cum ar fi linii, cercuri, pătrate, sau mai complexe, cum ar fi stele, inimi, şi săgeţi , baloane indicatoare etc. Pentru a desena o formă direct de pe pagina Word:

Click pe butonul Shapes din grupul Ilustrations (ribonul Insert), şi clic k pe forma dorită din galeria formelor.

Se glisează indicatorul (în formă de cruce) peste pagină pentru a crea un desen demărimea şi forma dorită. După terminarea desenului forma rămâne selectată pentru modificare. Selectarea ulterioară pentru modificări se face cu click pe formă.

Forma se selectează cu click pe ea şi se pot opera modificări de dimensiune, formă, culoare de umplere, contur, efecte ve, 3D sau perspective, ordinea afişării şi poziţia faţă de text, adăugarea textului în formă etc.

Formatarea imaginilor, formelor şi casetelor de textComenzile pentru formatarea imaginilor şi formelor sunt poziţionate pe cu tab-urile context –Drawing Tools - Format pentru forme şi Picture Tools – Format pentru imagini.

Selectarea desenelor şi imaginilor – click pe imagine sau formă care, atunci când sunt selectate se adaugă puncte de redimensionare (colţuri şi mijloacele laturilor) punct pentru rotaţie şi marcaje pentru modificarea formei.

Copierea, mutarea, ştergerea – după selectare, se vor folosi comenzile Copy/Cut şi Paste pentru copierea şi mutarea textului. Comenzile sunt pe de pe ribonul Home sau se utilizează tastel e rapide: CTRL+C / CTRL+X şi CTRL+V.

Redimensionarea – drag&drop cu punctele marcate la selectare pentru redimensionare, se poate mări / micşora o dimensiune dacă se trage marcajul de pe mijlocul laturii sau două dimensiuni dacă se trage marcajul din colţ; O dimensionare precisă se realizează în ribonul context - Drawing Tools – Format - Size – unde se introduc dimensiunile pentru lungime şi lăţime. Meniul ancoră a acestui grup deschide f ereastra şi pentru alte opţiuni : culori de umplere, poziţia faţă de text, opţiuni pentru contur.

Exemplu de text introdus în casetă

Punct de rotaţie

Puncte pentru redimensionare (drag&drop)

Marcaje pentru modificarea formei

38

Taierea (crop) – decuparea unei porţiuni din imagine dar care poate fi ulterior readusă la dimensiunea iniţială: de pe ribonul contextual – Picture Tools – Format – grupul Size - Crop. ; se obţin instrumente de decupare pe laturile imaginii

Poziţionarea obiectului faţă de text şi faţă de alte obiecte grafice, opţiunile din lista Wrap Text: în linie cu textul, înconjurat de text şi poziţionat în orice poziţie se doreşte, conform machetei.

Stilurile obiectelor grafice: culoarea de umplere şi efecte vizuale 3D, format şi culoare de contur

Alinierea şi direcţia textului şi crearea legăturilor casetelor de text sunt comenzi pe ribonul context – Format - Drawing Tools

8.2. Diagrame în documente Word De multe ori, în documentele Word, este nevoie să se completeze informaţia cu cifre.

Diagramele se introduc în document când este important să se înţeleagă tendinţele, să se identifice valorile exacte, pentru a prezenta informaţiile numerice într-un mod vizual sugestiv. Diagramele adăugate pe baza unor şabloane pot fi modificte prin schimbarea aspectului sau tipului de diagramă, stilul şi aspectul, elemente de culoare, exact ca în diagramele Microsoft Excel

1. Din ribonul Insert grupul Illustration - click pe butonul Chart 2. Se afişează caseta Insert Chart care are în panoul din stânga lista tipurilor

de grafice disponibile iar în dreapta o previzualizare a acestor diagrame 3. Se selectează tipul din stânga şi subtipul din panoul dreapta şi OK 4. Se afişează o fereastra Excel, în dreapta ferestrei Chart, cu o machetă de tabel care

trebuie modificată cu datele reale pentru crearea graficului dorit 5. După modficarea datelor click în document sau se închide fereastra Excel. Diagrama

introdusă în document poate fi ulterior modificată şi editată cu butonale de pe riboanele Chart Tools: Layout, Design, Format.

6. Modul de lucru pentru modificările asupra datelor, design-ul precum şi schimbarea tipului de grafic este similar cu cel din Microsoft Excel.

Exemplu de grafic tip disc şi tabelul datelor

39

8.3. Ilustraţii SmartArtIlustraţiile SmartArt sunt obiecte grafice de tip nomogramă prin care se transmit informaţii .Documentele de afaceri includ adesea asemenea ilustraţii pentru clarificarea conceptelor, descrierea proceselor, ilustrearea relaţiil or.

Programul Word 2010 pune la dispoziţia utilizatorilor un instrument puternic pentru introducerea nomogramelornumit SmartArt. Utilizând şabloanele se pot produce nomograme, în care se personalizează atât textul cât şi :formatul, gama de culori, dimensiunea, poziţia, stilul.

Tipuri de nomograme:List (Liste): liste ale informaţiilor independente, cum ar fi o listă de articole (itemi ) care completează o activitate (activitate)

Process (Procese): aceste diagrame descriu vizual un set de măsuri ordonate , necesare pentru a finaliza o sarcină (de exemplu paşii pentru obţinerea aprobării unui proiect)

Cycle (Cicluri): aceste diagrame reprezintă o secvenţă de paşi circulari, sarcini sau evenimente sau relaţia cu un set de paşi, sarcini sau evenimente care se raportează l aun element de bază central cum ar fi procesul de looping pentru îmbunătăţirea continuă a unui unui produs bazat pe feedback-ul clientului.

Hierarchy (Ierarhia) : aceste diagrame ilustrează structura unei organizaţii sau entităţi de exemplu, structura de conducere de nivel superior al unei companii

Relationship (Relaţia): aceste diagrame arată relaţiile dintre elemente: convergenţa, divergenţa, suprapu nerea, fuzionarea sau elemente de izolare-de exemplu, modul în care folosind metode similare pentru a organiza e-mail, calendar, contacte şi pot îmbunătăţi productivitatea.

Matrix (Matrici): aceste diagrame arată relaţia între componentele unui întreg, de exemplu, echipele de lucru într-un departament.

Pyramid (Piramida): aceste diagrame ilustrează relaţiile proporţionale sau interconectare ,de exemplu, timpul în care ar trebui să fie realizate în mod ideal, diferite etape ale un proiect.

Pictura ( Imagine) aceste diagrame se bazează pe imagini în loc de text pentru a crea una dintre celelalte tipuri de diagrame-

567; 19%

655; 22%

842; 28%

944; 31%

Vanzari

Trim. 1

Trim. 2

Trim. 3

Trim. 4

40

1. Se selectează ribonul Insert –grupul Illustration – click butonul SmartArt.2. Se alege tipul de nomogramă, se introduc informatiile de tip text pentru completarea

ilustraţiei în formele predefinite.

3. Se selectează formatul, aspectul, gama de culori din tab-urile SmartArt Tools(Design şi Format) care se afişează atunci când diagram este selectată.

4. Folosind butoanele din aceste riboane se pot obţine diagrame personalizate, cu forme, culori, relaţii care pot fi slectate cu uşurinţă din formele predefinite.

5. Când ilustraţia este selectată, pe chenarul din stânga este marcat butonul pentru afişarea casetei de editare a elementelor diagramei : adăugare.element nou şi elemente subordonate, schimbarea aspectului elementului din diagram, ştergerea unui element al diagramei.

•etapa a

Proces 1

Proces 2

Proces 3

Proces 4

41

8.4. Editarea ecuaţiilor Comanda Equation din ribonul Insert permite introducerea în documentul Word a ecuaţiilor

matematice oricare ar fi gradul de complexitate a acestora. Funcţia pune la dispoziţia utilizatorilor instrumentele necesaare introducerii şi modificării ecuaţiilor pe riboane contextuale care se afişează la comanda .

De exemplu, introducerea ecuaţiei pentru calcularea valorii nete actualizate 1) Din ribonul Insert grupul Symbols – din lista Equation – Insert New Equation 2) La punctul de inserţie se afişează cadrul pentru introducerea ecuaţiei

şi ribonul contextual Equation Tools – Design

3) Click pe butonul cu semnul de introdus; va apărea în cadrul ecuaţiei.

Simbolurile folosite în ecuaţii matematice; click pe butonul semnului.

Dacă simbolul nu este vizibil se folosesc săgeţile din partea dreapta a panoului Symbols si se deschide mapa tuturor simbolurilor matematice Basic Math. Cu butonul săgeată de pe bara de titlu a acestei casete se dechide lista categoriilor simbolurilor.

Structuri de bază din matemetică cu ajutorul cărora se construiesc expresiile.

Exemplu: ecuaţia Valoarea Netă Actualizată de mai jos se introduce în următorii paşi:

∑

1. în cadrul cadrului pentru ecuaţie se introduce textul VNA şi egal = 2. în grupul Structures – lista Large Operator – click pe şablonul pentru semnul suma cu

casete sus şi jos; în caseta de deasupra se tastează “n” iar în caseta de jos “i=1”

3. în grupul Structures - lista Fraction – click pe şablonul potrivit;

4. în caaseta de deasupra liniei de fracţie se introduce şablonul Script cu indice inferior în care se introduc “Valoare” iar la indice inferior “i” iar în caseta de jos a liniei de fracţie se introduce şablonul Script pentru indice superior şi se introduc “(1+rata)” iar ]n caseta de indice “i”.

5. click în afara cadrului ecuaţiei încheie introducerea ecuaţiei.

Modificările ulterioare în ecuaţie se operează prin plasarea prompterului în cadrului ecuaţie; se afizează ribonul contextual Equation Tools.

42

Capitolul 9 Îmbinarea documentelor pentru corespondenţă

9.1. Noţiunea de îmbinare pentru corespondenţă Corespondenţa de afaceri dar şi alte tipuri de comunicaţii ale organizaţiilor cu clienţii sau membrii unui grup, se realizează prin intermediul scrisorilor, buletinelor informative, materiale de promovare care sunt trimise tuturor membrilor unei liste de corespondenţă. Astfel de documente de corespondenţă sunt pregătite pentru poşta tradiţională (adresă poştală de corespondenţă) sau pentru mesaje electronice (adresa de e-mail).

Cel mai simplu mod de a genera un set de documente care sunt identice, cu excepţia unor anumite informaţii personalizate cum ar fi numele, adresa, formula de adresare sau alte informaţii specifice scrisorilor de afaceri este utilizarea expertului de îmbinare a documentelor pentru corespondenţă.

Dacă există o listă de potenţiali destinatari, stocată într-un anumit format, se poate folosi procesul de mail merge pentru a produce cu uşuriinţă un set de documente personalizate sau chiar etichete pentru plicuri.

Microsoft Word pune la dispoziţia utilizatorulor expertul de îmbinare pentru corespondenţă care ghidează utilizatorul în procesul de realizare a acestor documente de format corespondenţă. Se defineşte sursa datelor, în care se pot adăuga şi alte înregistrări, se sortează şi se filtrează. Apoi, în documentul format corespondenţă se adaugă câmpurile de tip adresă, nume destinatar, formă de adresare sau alte câmpuri specifice unui gen de corespondenţă. Se verifică şi se previzualizează apoi documentele rezultate sunt expediate.

Procesul mail merge combină informaţiile statice stocate într-un singur document (documentul principal, scrisoarea) cu informaţii variabile, stocate în documentul sursă a datelor, după cum urmează:

Documentul principal – conţine textul static ce va apărea în toate documentele rezultate din fuzionare. Desemenea, conţine substituenţii, aşa numitele câmpuri de îmbinare (merged field) care specifică unde anume vor fi inserate informaţiile variabile.

Sursa datelor – un document structurat, cum ar fi un tabel Word, tabel Excel, tabel sau interogare din baza de date Access sau altă bază de date, lista de contacte din Outlook. Acesta conţine seturile de informaţii, înregistrările (records) într-un format impus. Se poate utiliza o sursă de date existentă sau se creează una nouă, chiar în procesul de îmbinare pentru corespondenţă.

9.2. Etapele procedurii de îmbinare Etapele procesului de îmbinare, indiferent de tipul de documentului rezultat:

(1) setarea documentului principal care poate fi scrisoare, mesaj e-mail, plicuri, etichete, cataloage; tipul de document va determina paşii care se petrec ulterior.

(2) conectarea documentului la o sursă de date,

(3) selectarea şi filtrarea elementelor din listă propuse pentru pentru îmbinare,

(4) adăugarea câmpurilor de îmbinare în documentul principal,

(5) examinarea îmbinării şi finalizarea procesului de fuziune.

În combinarea pentru corespondenţă se folosesc butoanele de comandă de pe ribonul Mailings sau expertul de îmbinare de Mail Merge, activat de Step by Step Mail Merge

Wizard din lista Start Mail Merge (Word 2003) .

43

Rezultatul final este o copie a documentului îmbinat pentru fiecare înregistrare a sursei de date; fiecare document ce corespunde unei înregistrări este separat de precedentul printr-oîntrerupere de pagină.Documentul rezultat se salvează într-un nou fişier pentru a fi utilizat mai târziu sau fuziunea se petrece direct la imprimantă sau într-un mesaj e-mail.

Prin procedura fuziune sau îmbinare pentru corespondenţă se obţine un set de documente individualizate destinate distribuirii în următoarele formate

1. imprimat: Scrisori (Letters), etichete tipărite pe plicuri (Envelopes), etichete tipărite în formate personalizate (Labels), Cataloage (Directory)

2. mesaje electronice (e-mail)

9.3. Documente pentru îmbinare(1) Pregătirea, e ditarea şi salva rea documentului “scrisoare” numit document principal.

Documentul principal conţine câmpurile de îmbinare cum ar fi numele şi adresa fiecărui destinatar împreună cu textul comun pentru fiecare scrisoare.

Cîmpurile de îmbinare sunt marcate prin ghilimele unghiulare «», cum ar fi «AddressBlock», pot fi introduse în timpul pregătirii sau doar în procesul de îmbinare, oriunde în corpul documentului principal.

Pentru salvarea documentului principal fără informaţii despre orice îmbinare pentru corespondenţă se accesează comanda Normal Word Document de pe ribonul Mailings – grupul Start Mail Merge.

(2) Pregătirea “sursei de date”

Sursa datelor este constituită din tabele cu linii (fiecare rând constituie o înregistrare) şi coloane (câmpuri), cum ar fi numele şi adresa clientului, adresa de e -mail. Primul rând conţine numele coloanel or numite câmpuri (field name), fiecare coloană conţine un anumit tip de informaţie . Sursa datelor stochează informaţii în format structurat, elementele pot fi uşor identificate şi recuperate.

Tipuri de tabele sursă de date:

un document Word ce conţine doar un tabel ul în prima linie a documentului; primul rând al tabelului trebuie să conţină numele coloanelor (de tip Heading Row),

un tabel dintr-un document Excel poziţionat în prima linie si prima coloană a unei foi Excel; prima linie trebuie să conţină numele coloanelor,

un tabel sau interogare dintr-o bază de date. (3) Procesului de îmbinare se derulează în mai mulţi paşi:

Câmpuri de îmbinare

44

Pasul 1.Select document type – tipul documentului rezultat prin îmbinare: din lista Start Mail Merge se selectează tipul documentului pregătit pentru fuziune: scrisoare, e-mail, plicuri sau etichete.

Opţiunea Step by Step Mail Merge Wizard… va afişa panoul pentru task-urile Mail Merge Step by Step în partea dreapta a ecranului de lucru.

Pasul 2 Select starting document: - definirea documentului principal: documentul “scrisoare” curent sau un document nou ce se poate edita în această etapă.

Pasul 3. Select Recipients – definirea documentului sursă a datelor şi operaţii de filtrare a datelor

- Type New List - O listă poate fi creată în această fază pe baza unui şablon;

- Use existing list - click Browse - locaţia fişierului pe disc, folder/subfolder, numele fişierului ce conţine lista sursă a datelor

- Select from Outlook Contacts.. listei de contacte pentru documente tip e-mail.

Edit Recipient List - operaţii de filtrare a înregistrărilor pentru trimiterea corespondenţei. Se afişează tabelul sursă de date într-o fereastră cu opţiuni în Mail Merge Recipient. Cu ajutorul butoanelor Autofilter pe numele coloanelor, pot impuse filtre prin selectarea unei valori dintr-o coloană după care se filtrează înregistrările sau se editează fereastra de filtre Query Options pentru filtre avansate pe mai multe coloane (Advanced). Înregistrările pot fi sortate iar unele pot fi validate sau invalidate chiar dacă îndeplinesc sau nu filtrele impuse.

De exemplu, în lista sursă a datelor de mai jos, se vor selecta doar conturi în lei, mai mari de 10.000. Condiţiile de filtrare:

Rezultatul:

Pasul 4. Write your Letter – introducerea câmpurilor din sursa datelor în documentul principal

45

În documentul principal se plasează punctul de inserţie în locul în care se va completa informaţia din fiecare înregistrare din câmpul al cărui nume se introduce din lista numelor câmpurilor.

Comanda Insert Merge Field din grupul Write /Insert Field (ribonul Mailing) afişează lista coloanelor tabelului (numele câmpurilor). Numele câmpurilor introduse sunt marcate (evidenţiate) dacă opţiunea Highlight Merge Fields este activată.

Pasul 5. Preview your Letter – previzualizarea scrisorii înainte de a fi tipărită sau expediată prin e-mail (dacă documentul este de tip e-mail)

Pasul 6. Complete the Merge –finalizarea îmbinării:

(1) Edit individual Documents: editarea scrisorilor individuale, câte una pentru fiecare înregistrarea (rând) din tabel, într-un document nou numit generic Letters .

(2) Print Documents:fuziunea sau îmbinarea pentru tipărire; pot fi imprimante scrisori pentru toate înregistrările selectate în faza Edit Recipient Listsau pentru o parte din acestea, completând intervalul înregistrări (From…To ).

(3) Completarea îmbinării pentru mesaje electronice se va face prin selectarea comenzii Send E-mail Messages din lista butonului Finish&Merge din ribonul Mailings.

Dacă tipul documentului pentru fuziune este e-mail atunci lista sursă a datelor va conţine o coloană cu adresa validă e-mail.

În fereastra Merge to E-mail se completeaza:

To: numele coloanei care conţine adresele de e-mail din lista pentru fuziune iar

Subject line: titlul mesajelor trimise prin imbinare

Mail format: HTML sau Attachment sau Plain Text

Select Records: Selectarea adreselor de e-mail pentru trimiterea mesajului se face utilizând cele 3 opţiuni: All- toate adresele, Current record: adresa pentru înregistrarea selectată în acel moment sau interval definit de From:…To .

Pentru expedierea mesajelor se foloseşte programul de poştă electronică Microsoft Outlook ce trebuie să fie configurat pentru o adresă de mail expeditor iar mesajele vor avea ca expeditor adresa de e-mail configurată în programul Microsoft Outlook. Mesajele trimise se vor regăsi în folderul Sent a programului Outlook.

La deschiderea unui document principal dintr-o îmbinare pentru corespondenţă va fi afişat un mesaj de restabilire a legăturii cu documentul sursă de date; se răspunde Yes pentru restabilire şi No dacă se foloseşte o altă sursă de date.

46

Capitolul 10 Difuzarea documentelor

10.1. Pregătirea docmentelor pentru difuzare Asigurarea securităţii documentelor

De foarte multe ori este necesar ca numai anumite persoane să fie în măsură să deschidă sau să modifice un document. Cel mai simplu mod de a exercita acest control este de a atribui o parolă pentru a proteja documentului Word, apoi cere ca parola să fie introduse corect înainte de a va a permite ca documentul să fie deschis şi schimbat.

Word oferă două niveluri de protecţie cu parolă:

● necriptate: Documentul este salvat într-un mod faptul că numai persoanele care cunosc parola pot deschide pentru a face modificări şi salva fişierul. Oamenii care nu cunosc parola pot deschide o versiune doar în citire. Dacă ei fac modificări şi doresc să le salveze, trebuie să salveze documentul cu un nume diferit sau într-o altă locaţie, păstrând originalul.

● criptat: documentul nu poate fi deschis pentru nici un fel de operaţie, nici pentru citire, dacă nu se cunoaşte parola.

Atunci când un document este complet, acesta poate fi difuzat în două moduri: pe hârtie sau prin mijloace electronice.

Pentru distribuirea electronică este chiar mai mult nevoie de asigurarea securităţii documentului pentru ca informaţiile conţinute să fie accesibile doar persoanelor cărora li se permite acest lucru.

Metode de protejare a documentului 1. Butonul Tools din fereastra Save As prin opţiuniea General Options, oferă utilizatorului posibilitatea de a introduce parola entru deschidere şi/sau modificare sau marcarea ca Read Only sau să restricţioneze accesul cu permisiuni doar anumite condiţii (Protect Document..) 2. Meniul File - Info – Permission – Protect document - instrumente avansate de protecţie a documentului.

Mark as Final – documentul accesibil doar pentru citire (Read Only); nu poate fi modificat

Encript with Password – se protejează prin parolă de deschidere; se tastează parola

Restrict editting - se oferă utilizatorilor drepturi de deschidere dar cu permisiunea de a edita doar anumite câmpuri (ex. Forms)

Restrict Permission by People .- metode avansate de protecţie prin instrumente special instalate prin Information Rights Management.

Add a Digital Signature - Documentul este protejat şi este accesibil doar prin semnătura digitală

47

10.2. Imprimarea Meniul File, opţiunea Print deschide fereastra pentru opţiunile de imprimare. Imprimarea unui document se face la o imprimantă instalată, folosind opţiuni definite sau setări implicite:

Printer – setarea tipului de imprimantă instalată pe care se face tipărirea; este afişată imprimanta implicită.

Settings – opţiuni pentru paginile care se vor impima (toate paginile - Print All Pages, pagini pare sau impare, intervalul paginlor ”de la” –”la”, sau pagina curentă)

Opţiuni de setare a tipului de hârtie, orientarea paginilor

Copies: numărul de copii ale paginilor tipărite.

Collated – modul în care se vor imprima paginile atunci când sunt mai multe copii

10.3. Difuzarea documentelor în mediul virtual Meniul File - Send Using E-mail :

(1) transmiterea ca un document ataşat unui e-mail,

(2) crearea unui e-mail cu legătură (link) spre acest document,

(3) transmiterea ca document ataşat în format pdf,

(4) transmiterea ca document ataşat în format XPS (documente compatibile cu multe calculatoare, păstrează formatul dar conţinutul nu poate fi schimbat),

(5) transmiterea prin fax.

Save to Web – salvarea ca pagină Web.

Save to SharePoint - partajare pentru editarea de mai mulţi utilizatori în timp real

Publish as Blog Post – crearea unei noi postări pe blog utilizând documentul.

48