CAPITOLUL 1

Controlul financiar de gestiune – notiuni teoretice

Controlul financiar de gestiune (CFG) este control financiar ulterior care urmăreşte respectarea dispoziţiilor legale cu privire la gestionarea şi gospodărirea mijloacelor materiale şi băneşti pe baza documentelor înregistrate în evidenţa tehnico-operativă şi în contabilitate.

CFG are ca obiectiv principal respectarea normelor legale cu privire la: existenţa, integritatea, păstrarea şi paza bunurilor şi valorilor de

orice fel şi deţinute sub orice titlu utilizarea valorilor materiale efectuarea, în numerar sau prin cont, a încasărilor şi plăţilor, în lei şi

valută, de orice natură, inclusiv a salariilor şi a reţinerilor din acestea şi a altor obligaţii faţă de salariaţi

întocmirea şi circulaţia documentelor primare şi de evidenţă tehnic-operativă şi contabilă

CFG se exercită cel puţin o dată pe an. Acesta se efectuează în totalitate sau prin sondaj în raport de volumul, valoarea şi natura bunurilor, tentaţiile şi posibilităţile de sustrageri, condiţiile de păstrare şi gestionare, precum şi de frecvenţa abaterilor constatate anterior, cuprinzandu-se un număr reprezentativ de repere şi documente care să permită tragerea unor concluzii temeinice asupra respectării actelor normative din domeniul financiar, contabil şi gestionar.

În cazul constatării de pagube, controlul se extinde asupra întregii perioade în care, legal, pot fi luate măsuri de recuperare a acestora şi de tragere la răspundere a persoanelor vinovate.

Persoanele împuternicite să exercite CFG trebuie să îndeplinească aceleaşi condiţii cerute de lege pentru cele împuternicite să exercite CFP.

Activitatea de CFG se urmăreşte de către şeful compartimentului de control financiar de gestiune pe baza programului de lucru semestrial. În acest scop, se organizează o evidenţă simplă actelor de control încheiate, a altor acţiuni efectuate în afara programului aprobat, precum şi a principalelor rezultate obţinute (plusuri în gestiune, pagube constatate, sancţiuni aplicate, etc).

Controlul prin inventar este o parte componenta a controlului financiar de gestiune. Se apelează la procedura de inventariere din diverse motive:

In cazul în care se constată că la un moment dat anumite produse aflate în stoc nu sunt corect înregistrate în datele din gestiune şi deci nu există un stoc corect al acestor produse.Acest lucru se observă când există cantităţi mici în stocul scriptic şi în realitate sunt mult mai multe (sau invers când sunt cantităţi mari în stocul scriptic iar în depozit şi la raft există cantităţi mici la produsul în cauză) şi deci iese în evidenţă faptul că există erori în baza de date din gestiune iar acestea trebuiesc corectate.

În momentul în care se decide ca prin sondaj să se verifica stocurile, pe furnizori, pe departamente etc. Acest control prin inventar are un caracter preventiv, deci nu se ştie în momentul începerii acţiunii dacă stocurile sunt sau nu corecte.

1

În momentul în care se constată că ceva nu este în regulă în datele

contabile ale unui furnizor, respectiv soldul furnizorului nu este cel real. Acest lucru se poate observa la un eventual punctaj efectuat cu furnizorul în cauză şi se constată documente neînregistrate (din diverse motive) în gestiune şi deci lipsa unor date din contabilitate (deoarece acestea vin prin import de date din gestiune).

O dată cu începerea unui nou an se efectuează inventar la totalul magazinelor incusiv la depozitul central de marfă. Legea îi obligă pe comercianţi să efectueze cel puţin o dată pe an un inventar total.

În cadrul inventarierii se vor compara stocurile şi soldurile faptice cu cele scriptice şi se stabilesc eventualele diferenţe.În cadrul controlului prin inventariere, formele de control sunt după cum urmează:

după momentul în care se execută controlul, raportat la momentul desfăşurării activităţii operaţiilor ce se controlează, acesta este un control financiar – contabil postoperativ sau ulterior , deoarece se exercită după desfăşurarea activităţilor sau operaţiilor economico-financiare şi contabile cu privire la gestiunea patrimoniului.Altfel spus acest control se efectuează după înregistrarea documentelor de intrare a mării atât în gestiune, cât şi în contabilitate.În gestiune au fost înregistrate facturile, au fost fixate preţurile de vânzare, a fost aşezată marfa la raft, diferenţa de marfă a fost depozitată în depozitul central de marfă etc. În contabilitate a fost efectuat transferul de date din gestiune, au fost efectuate notele contabile care se referă la transferul din contul de avize în contul de facturi, au fost eventual plătite o parte din facturile scadente la plată de la furnizorii de marfă cu produse cosmetice etc.

după modul de corelare cu interesele economico-financiare pentru care este organizat şi exercitat, acest control este un control propriu de gestiune al agenţilor economici şi urmăreşte respectarea dispoziţiilor legale cu privire la gestionarea şi gospodărirea mijloacelor materiale, pe baza documentelor înregistrate în evidenţa tehnic-operativă şi contabilitate.

Acest control este efectuat cel puţin o dată pe an şi se efectuează în totalitate sau prin sondaj, în raport de volumul, valoarea şi natura bunurilor, tentaţiile şi posibilităţile de sustrageri, condiţiile de păstrare şi de gestionare precum şi frecvenţa abaterilor constatate anterior.

Procedeul folosit în inventariere este controlul faptic. Acesta este procesul de stabilire a realităţii, existentei şi mişcării mijloacelor materiale şi a desfăşurării activităţilor economico-financiare. Această formă de control are ca obiectiv determinarea exactă a cantităţilor existente (stocul real de marfă, cel faptic), a stării în care se găsesc, a stadiului şi modului de folosire,a respectării legalităţii în utilizarea lor.

În cazul inventarierii procedura de lucru a fost următoarea: în prima fază a fost luată o declaraţie de la gestionar cu privire la bunurile

din gestiune.În declaraţie acesta trebuie să completeze dacă are cunoştiinţă 2

de eventuale minusuri sau plusuri în gestiune şi să explice cauza care a dus la aceste diferenţe de stoc.

apoi se listează stocul scriptic al produselor.Pentru a fi siguri că în lista respectivă vor fi incluse toate produsele existente în baza de date, produse care au intrare de la furnizori diferiţi,se va printa un raport pe departamentul.Nu se va lista la imprimantă fiecare furnizor care aduce produse deoarece este posibil ca unii furnizori să conţină în lista lor de produse nu numai produse ale unitatii ci şi alte produse.Deci pentru a se uşura volumul de lucru se va lista un singur raport şi anume cel pe departament. În acest fel vom fi siguri că în acel raport au intrat toate produsele, indiferent de furnizorul care le aduce.

se numără stocul faptic la raft şi în depozit ; se calculează diferenţele de inventar cantitative (plusurile sau minusurile

aferente stocului scriptic) ; se analizează cauzele care au dus la aceste diferenţe.

Acest lucru se face prin analiza fişei de produs în care apar toate intrările şi ieşirile la produsul în cauză. Analiza este necesar să se facă pentru pentru fiecare produs la care au fost constate diferenţe mari.

se iau măsuri ca aceste cazuri să nu se mai repete ; se întocmeşte procesul verbal de constatare la finalul inventarului ; se stabilesc vinovaţii pentru aceste nereguli în gestiune ; se întocmeşte o notă cu proceduri de lucru pentru evitarea neregulilor

constatate la inventar.Acesta a fost înmânată Directorului economic urmând ca acesta să decidă mai departe procedurile de lucru în viitor.

se înregistrează plusurile şi minusurile de inventar atât în gestiune cât şi în contabilitate.În gestiune pentru a se regla stocurile (se operează plusurile şi minusurile aferente), iar în contabilitate pentru a se înregistra pe note contabile specifice operaţiunilor de inventar, pentru a se evidenţia în balanţă.

A fost luată o declaraţie de inventar de la gestionarul care răspunde de magazie. S-a trecut astfel la faza a doua a controlului, în ordinea în care au fost stabilite procedurile de control. Comisia de inventar împreună cu gestionarul au mers la operatorul P.C. de la magazie şi i-au cerut acestuia să printeze stocul la departament.

Înainte ca acesta să listeze stocul, comisia s-a interesat dacă sunt toate documentele înregistrate “la zi”. După se s-au asigurat că documentele sunt înregistrate în gestiune, s-a trecut la listarea stocului produselor care făceau obiectul discuţiei.

Raportul care conţinea stocul scriptic conţinea următoarele criterii de selecţie:

codul de bare aferent fiecărui produs în parte denumirea produsului respectiv unitatea de măsură a produsului stocul scriptic la data printării raportului

3

De menţionat faptul că raportul este scos automat din calculator,acesta nu

este operat manual de către operatorul de gestiune. Deci nu există posibilitatea ca operatorul să printeze un raport care să cuprindă date eronate cu privire la stocul scriptic. Singurele cazuri în care pot apare erori în stocul scriptic sunt cele în care sunt înregistrate greşit codurile în momentul introducerii facturilor de la furnizori sau în momentul în care din cauze diferite se vând unele produse pe codurile altor produse.

Pe baza acestui raport urmează ca persoanele responsabile de inventar să numere produsele existente în listă. Acestea sunt identificate pe baza codului de bare. De reţinut faptul că inventarul la departament s-a efectuat până în momentul deschiderii magaziei. Nu se poate efectua un inventar faptic al produselor cu magazia deschisa deoarece există riscul ca unele produse să nu poată fi numărate deoarece acele produse, sunt practic încasate în momentul respectiv la casa de marcat.

Deci inventarul se efectuează în felul următor: mai întâi se numără toate produsele la care se vrea să se execute inventarul apoi se dechide magazia pentru eventualii clienţi dornici să cumpere din produsele respective şi nu numai.

Toate produsele numărate (deci stocul real sau cel faptic) sunt trecute în lista cu stocul scriptic în dreptul fiecărui produs în parte.

Sunt numărate produsele de la raft, dar şi cele din depozit. Aici gestionarul este cel care dă relaţii la locatiile produselor în depozitul de marfă al magazinului respectiv. Este nevoie de aceste informaţii deoarece comisia de inventar nu are cum să cunoască ordinea aşezării produselor în depozit. Totalul stocului faptic la magazinul respectiv se calculează în felul următor:

Stocul faptic= stocul de la raft + stocul din depozitul magazinului

După ce se calculează stocul faptic, acesta se trece în coloane separate în raportul cu stocul scriptic urmând să se aduge în acel raport o altă coloană cu diferenţele dintre stocul scriptic şi cel faptic. Se va întocmi un nou raport care să conţină aceste date. Toate diferenţele de inventar după ce sunt calculate sunt prezentate persoanelor de decizie pentru a se decide dacă se operează aceste diferenţe pentru a se corecta stocul scriptic. Au fost calculate diferenţele de inventar astfel:

Diferenţe = stoc scriptic – stoc faptic

În urma analizei diferentelor reieşite dintre stocul faptic şi cel scriptic au rezultat următoarele:

datorită faptului că la unele produse erau înregistrate în stocul scriptic cantităţi mari de marfă în raport cu stocul faptic, s-a trecut la verificarea fiecărui fişei fiecărui produs.În urma analizei fiecărei fişe s-a constatat

4

că toate aceste produse au avut intrare în aceeaşi zi şi cu acelaşi document fiscal.Din această cauză stocul scriptic a fost încărcat la produsele incluse în factură cu cantităţile aferente acestora de două ori.

în cadrul întregului departament au fost produse care aveau plusuri şi minusuri pe aceeaşi cantitate la produse de acelaşi tip dar cu gramaje diferite sau la produse asemănătoare cu gramaje apropiate.

Acest lucru a determinat comisia de inventar să verifice documentele cu care au intrat mărfurile respective pentru a se vedea clar dacă au existat erori în introducerea de date în gestiune.

Pentru a şti ce documente de intrare sunt necesare comisia a trebuit să verifice fişa acestor produse şi apoi să ceară facturile în cauză şi să verifice produs cu produs din documente dacă au fost corect înregistrate în gestiune.

În urma inventarului s-a constatat că o parte din produse, deşi au fost corect introduse în gestiune documentele de intrare, ele nu existau faptic. Produsele în cauză au fost numărate de două ori pentru a se descoperi eventualele erori la numărare a personalului care a fost insărcinat cu acest lucru. S-a constat că marfa a fost numărată corect deci exista posibilitatea ca acestea să reprezinte marfă lipsă la inventar sau aceste minusuri să vină de fapt de la erori din baza de date.Pentru că s-a constatat că pot fi erori în baza de date s-a procedat la verificarea listei de furnizor care poate fi obţinută uşor din programul de gestiune.Lista de furnizor cuprinde data intrării documentelor de la furnizorul respectiv,numărul documentului, denumirea furnizorului, numărul de N.I.R. aferent fiecărui document în parte. Pentru o analiză mai aprofundată se poate intra pe fiecare N.I.R. în parte şi se pot vedea exact cantitătile de marfă intrate pe fiecare document în parte.Dacă în analiza acestor date se ţine cont şi de dosarul cu documente originale al furnizorului, se poate vedea clar dacă au fost sau nu introduse datele corect in gestiune.Pe de altă parte dacă se ţine cont şi de dossarul de documente în original al furnizorului se vede clar şi dacă au existat documente neintroduse în stoc sau introduse de două ori.După o astfel de analiză s-a constat că datele din gestiune sunt corecte deci stocul faptic ar trebui să corespundă cu cel scriptic.În acest caz este clar că marfa a fost sustrasă din magazin sau depozit şi deci persoanele responsabile vor răspunde pentru disparitia lor.

CAPITOLUL 2

5

Date generale privind S.C. “VELTIS” S.R.L.

1.1. MODUL DE CONSTITUIRE AL S.C. VELTIS S.R.L.

Societatea comercială „VELTIS” - SRL este persoană juridică română având forma juridică de societate cu răspundere limitată, cu asociat unic, ale cărei obligaţii sociale sunt garantate cu patrimoniul social; asociatul unic răspunde numai până la concurenţa capitalului social subscris.

Societatea se constituie, se organizează şi îşi desfaşoară activitatea potrivit legislaţiei din România şi în conformitate cu prevederile actului constitutiv.

Societatea a luat fiinţă ca urmare a Sentinţei civile nr.5528/10.07.2000.Pe toate actele şi pe înscrisurile societăţii se menţionează denumirea, sediul,

urmate de menţiunea „Societate cu răspundere limitată” (S.R.L.), capitalul social şi numărul de înmatriculare la Registrul Comerţului.

Societatea comercială VELTIS S.R.L. are sediul în orasul Braşov, nr.470, judeţul Braşov, având ca număr de înregistrare la Registrul Comerţului: J06/198/12.07.2000 şi Codul Unic de Înregistrare: 13194838, atribut fiscal R.

Sediul societăţii poate fi schimbat în orice alt loc din România prin hotărârea asociatului unic.

Societatea poate înfiinţa sedii secundare – sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, în ţară şi străinătate prin hotărârea asociatului unic.

Durata de funcţionare a societăţii este nelimitată, începând cu data înmatriculării la Registrul Comerţului.

1.2. CAPITALUL SOCIAL

Capitalul social total subscris şi vărsat este de 2.000.000 lei împărţit în 20 de părţi sociale, fiecare în valoare de 100.000 lei, care aparţine în întregime asociatului unic, aport exclusiv în numerar, care s-a depus la bancă penumele şi la dispoziţia societăţii în termenul prevăzut de 30 de zile de la înmatricularea la Registrul Comerţului.

1.3. PROFILUL S.C. VELTIS S.R.L.

Scopul societăţii este prestarea şi realizarea unor activităţi economice - conform - obiectului de activitate – pentru promovarea şi punerea în aplicare a iniţiativei particulare precum şi realizarea de profit.

Societatea are ca obiect de activitate comercializarea de produse cosmetice şi imbracaminte.

Pentru funcţionarea societăţii se vor respecta prevederile legale care condiţionează desfăşurarea activităţiilor după obţinerea avizelor legale de la organele competente.

1.4. ACTIVITATEA S.C. VELTIS S.R.L.

6

Exerciţiul economico-financiar începe la 1 ianuarie şi se încheie la 31

decembrie al fiecărui an.Primul exerciţiu începe la data constituirii societăţii şi se incheie la 31

decembrie a aceluiaşi an, astfel S.C. VELTIS S.R.L. Braşov şi-a început activitatea la data de 13.07.2000 (data înregistrării la Registrul Comerţului).

Controlul activităţii societăţii este exercitat de asociatul unic al acesteia, în persoana domnului Augustin Popa.

Societatea ţine evidenţa contabilă privind operaţiunile societăţii şi întocmeşte la sfărşitul fiecărui exerciţiu economico-financiar bilanţul şi contul de profit şi pierderi.

Profitul societăţii se stabileşte pe baza bilanţului aprobat de asociatul unic.

1.5. MODUL DE ORGANIZARE AL S.C. VELTIS S.R.L.

S.C. VELTIS S.R.L. Braşov este organizată pe trei compartimente, astfel:- compartimentul tehnic, care se ocupă de buna funcţionare a mijloacelor de

transport, a maşinilor şi a utilajelor existente în dotarea societăţii;- compartimentul comercial, care se ocupă de întocmirea de contracte pentru

aprovizionarea cu produse cosmetice şi imbracaminte de la furnizori şi desfacerea acestora la diverşi clienţi;

- compartimentul financiar-contabil, care se ocupă de înregistrarea în ordine cronologică a documentelor care fac obiectul de activitate al societăţii, în conformitate cu prevederile Legii contabilităţii nr.82/1991.

Încadrarea salariaţilor la societatea comercială s-a făcut pe bază de contract de muncă, cu respectarea prevederilor Codului Muncii şi a regimului de asigurări sociale.

1.6. MODUL DE CONDUCERE AL S.C. VELTIS S.R.L.

Administrarea S.C. VELTIS S.R.L. Braşov se face de către asociatul unic al acesteia, în persoana domnului Augustin Popa impreună cu Consiliul de administraţie compus din 5 persoane.

Dreptul de a reprezenta societatea comercială aparţine asociatului unic. În calitatea de administrator, asociatul unic are dreptul de a reprezenta societatea, poate transmite acest drept şi la alte persoane pe bază de procură specială.

În calitate de administrator, asociatului unic îi revin obligaţiile prevăzute de Legea nr.30/1990 - privind societaţile comerciale, respecticv de vărsămintele efectuate, realitatea dividendelor plătite, existenţa registrelor cerute de lege şi ţinerea corectă a evidenţei contabile, de asemenea îi revine obligaţia să aprobe bilanţul şi să stabilească repartizarea profitului net.

CAPITOLUL 3

7

Controlul prin inventariere la S.C. VELTIS S.R.L.

În data de 15 mai 2009 Directorul economic, împreună cu principalii acţionari ai firmei au hotărât să se să se efectueze inventarul inopinat la magazinul “Unirea” asupra raionului cosmetice.

A fost hotărâtă comisia de inventarie şi s-a întocmit în scris decizia către persoanele care vor efectua inventarierea. Decizia de inventariere se poate vedea în figura nr.1 iar Procesul verbal de sigilare în figura nr.2.

Figura nr.1 - Decizia de inventariere la magazinul “Unirea” - raionul de cosmetice

8

S.C. VELTIS S.R.L. Data:15 mai 2009

DECIZIE DE INVENTARIERENr. ...1.......... din ………15…mai… 2009….

În urma şedinţei din data de 15 mai 2009, administraţia societăţii a luat decizia ca la punctul de lucru magazinul “Unirea” să se efectueze controlul prin inventariere la raionul “cosmetice” în data de 16 mai 2009.

Inventarierea va dura până în data de 17 mai 2009. Comisia de inventariere va fi formată din următoarele persoane:

Matei Otilia preşedinte Ivănescu Rodica membru Miclea Vasile membru

Întocmirea procesului verbal de control se va efectua de către Ivănescu Rodica , până în data de 20 mai 2009.

Director general, vizat, Ilie Ionel Director economic

S.C. VELTIS S.R.L.

PROCES-VERBAL DE SIGILARE

Nr. ...2.......... din ………15…mai… 2009….

Întru executarea deciziei (ordinului) de inventariere nr. 1 din…15 mai … 2009..., subsemnata ...MATEI.....OTILIA.........…, membru al comisiei de inventariere, în prezenţa gestionarului ...MIDEA.....IOANA........., şi asistentului …IVANESCU RODICA.., am procedat la sigilarea raioanelor cu produse cosmetice situate în cadrul punctului de lucru magazinul “Unirea”, din localitatea.....BRASOV........, strada.....REPUBLICII...... nr....470.

A fost aplicat sigiliu ….........nr......190....(cul. galbenă)..............……….. (se indică numărul şi caracteristicile sigiliului aplicat)

Odată cu sigilarea s-a procedat şi la predarea de către preşedintele comisiei de inventariere a cheilor de la al doilea rînd de încuietori, de la uşile de acces sigilate indicate mai sus.Comisia de inventariere Gestionar Asistenţi MATEI OTILIA MIDEA IOANA IVANESCU RODICA

Astăzi, …15....mai....2009……. ora...12.…, s-a procedat la desigilarea următoarelor raioane ..... nr.1, ..nr.2... după verificarea prealabilă a sigiliului aplicat, care a fost găsit intact.

Comisia de inventariere Gestionar Asistenţi MATEI OTILIA MIDEA IOANA IVANESCU RODICA

Figura nr.2 - Procesul verbal de sigilare la magazinul “Unirea” - raionul de cosmetice

Se apelează la procedura de inventariere din diverse motive:

9

în cazul în care se constată că la un moment dat anumite produse în aflate în

stoc nu sunt corect înregistrate în datele din gestiune şi deci nu există un stoc corect al acestor produse.Acest lucru se observă când există cantităţi mici în stocul scriptic şi în realitate sunt mult mai multe (sau invers când sunt cantităţi mari în stocul scriptic iar în depozit şi la raft există cantităţi mici la produsul în cauză) şi deci iese în evidenţă faptul că există erori în baza de date din gestiune iar acestea trebuiesc corectate.

În momentul în care se decide ca prin sondaj să se verifica stocurile, pe furnizori, pe departamente etc. Acest control prin inventar are un caracter preventiv, deci nu se ştie în momentul începerii acţiunii dacă stocurile sunt sau nu corecte.

În momentul în care se constată că ceva nu este în regulă în datele contabile ale unui furnizor, respectiv soldul furnizorului nu este cel real. Acest lucru se poate observa la un eventual punctaj efectuat cu furnizorul în cauză şi se constată documente neînregistrate (din diverse motive) în gestiune şi deci lipsa unor date din contabilitate (deoarece acestea vin prin import de date din gestiune).

O dată cu începerea unui nou an se efectuează inventar la totalul magazinelor incusiv la depozitul central de marfă. Legea îi obligă pe comercianţi să efectueze cel puţin o dată pe an un inventar total.

În cadrul inventarierii raionului de cosmetice se vor compara stocurile şi soldurile faptice cu cele scriptice şi se stabilesc eventualele diferenţe.

În cadrul controlului prin inventariere, formele de control sunt după cum urmează:

după momentul în care se execută controlul, raportat la momentul desfăşurării activităţii operaţiilor ce se controlează, acesta este un control financiar – contabil postoperativ sau ulterior , deoarece se exercită după desfăşurarea activităţilor sau operaţiilor economico-financiare şi contabile cu privire la gestiunea patrimoniului.Altfel spus acest control se efectuează după înregistrarea documentelor de intrare a mării atât în gestiune, cât şi în contabilitate.În gestiune au fost înregistrate facturile, au fost fixate preţurile de vânzare, a fost aşezată marfa la raft, diferenţa de marfă a fost depozitată în depozitul central de marfă etc. În contabilitate a fost efectuat transferul de date din gestiune, au fost efectuate notele contabile care se referă la transferul din contul de avize în contul de facturi, au fost eventual plătite o parte din facturile scadente la plată de la furnizorii de marfă cu produse cosmetice etc.

după modul de corelare cu interesele economico-financiare pentru care este organizat şi exercitat, acest control este un control propriu de gestiune al agenţilor economici şi urmăreşte respectarea dispoziţiilor legale cu privire la gestionarea şi gospodărirea mijloacelor materiale, pe baza documentelor înregistrate în evidenţa tehnic-operativă şi contabilitate.

Acest control este efectuat cel puţin o dată pe an şi se efectuează în totalitate sau prin sondaj, în raport de volumul, valoarea şi natura bunurilor, tentaţiile şi posibilităţile

10

de sustrageri, condiţiile de păstrare şi de gestionare precum şi frecvenţa abaterilor constatate anterior.

Procedeul folosit în inventariere este controlul faptic. Acesta este procesul de stabilire a realităţii, existentei şi mişcării mijloacelor materiale şi a desfăşurării activităţilor economico-financiare. Această formă de control are ca obiectiv determinarea exactă a cantităţilor existente (stocul real de marfă, cel faptic), a stării în care se găsesc, a stadiului şi modului de folosire,a respectării legalităţii în utilizarea lor.

În cazul inventarierii la cosmetice procedura de lucru a fost următoarea: în prima fază a fost luată o declaraţie de la gestionar cu privire la bunurile din

gestiunea de produse cosmetice.În declaraţie acesta trebuie să completeze dacă are cunoştiinţă de eventuale minusuri sau plusuri în gestiune şi să explice cauza care a dus la aceste diferenţe de stoc.

apoi se listează stocul scriptic al produselor cosmetice.Pentru a fi siguri că în lista respectivă vor fi include toate produsele cosmetice existente în baza de date, produse care au intrare de la furnizori diferiţi,se va printa un raport pe departamentul “produse cosmetice”.Nu se va lista la imprimantă fiecare furnizor care aduce produse cosmetice deoarece este posibil ca unii furnizori să conţină în lista lor de produse nu numai produse cosmetice ci şi produse alimentare.Deci pentru a se uşura volumul de lucru se va lista un singur raport şi anume cel pe departament. În acest fel vom fi siguri că în acel raport au intrat toate produsele cosmetice, indiferent de furnizorul care le aduce.

se numără stocul faptic la raft şi în depozit se calculează diferenţele de inventar cantitative (plusurile sau minusurile aferente

stocului scriptic) se analizează cauzele care au dus la aceste diferenţe.

Acest lucru se face prin analiza fişei de produs în care apar toate intrările şi ieşirile la produsul în cauză. Analiza este necesar să se facă pentru pentru fiecare produs la care au fost constate diferenţe mari.

se iau luate măsuri ca aceste cazuri să nu se mai repete se întocmeşte procesul verbal de constatare la finalul inventarului se stabilesc vinovaţii pentru aceste nereguli în gestiune se întocmeşte o notă cu proceduri de lucru pentru evitarea neregulilor constatate

la inventar.Acesta a fost înmânată Directorului economic urmând ca acesta să decidă mai departe procedurile de lucru în viitor.

se înregistrează plusurile şi minusurile de inventar atât în gestiune cât şi în contabilitate.În gestiune pentru a se regla stocurile (se operează plusurile şi minusurile aferente), iar în contabilitate pentru a se înregistra pe note contabile specifice operaţiunilor de inventar, pentru a se evidenţia în balanţă.

A fost luată o declaraţie de inventar înainte de control de la gestionarul care răspunde de departamentul “cosmetice”. Aceasta arăta astfel:

11

Figura nr. 3 - Declaraţia de inventar a gestionarului de la “Unirea”

S-a trecut astfel la faza a doua a controlului, în ordinea în care au fost stabilite procedurile de control. Comisia de inventar împreună cu gestionarul au mers la

12

S.C. VELTIS S.R.L. Magazinul Unirea

DECLARAŢIE DE INVENTAR(înainte de control)

Subsemnata…MIDEA.......IOANA....gestionar al …Magazinului...Unirea.. ..…numit prin decizia nr…1…din data…15...mai...2009…declar:

1. toate valorile materiale aflate in gestiunea subsemnatului se găsesc în locurile……raionul....nr.1....., ....nr.2…………………

2. posed ( nu posed) valori materiale aparţinând…S.C..VELTIS...S.R.L…3. am ( nu ) am cunoştiinţă de existenţa unor plusuri4. am ( nu am) eliberat valori materiale fără documente legale5. am ( nu am ) valori materiale nerecepţionate sau care trebuie expediate,

pentru care s-au întocmitdocumente aferente6. am ( nu am) documente de predare-primire care nu au fost operate la zi sau

care nu au fost predate la departamentul contabilitate7. deţin ( nu detin ) numerar din vânzarea mărfurilor aflate în gestiune8. ultimele documente de intrare sunt: de tipul …factură..fiscală….nr……

3029……din data…10....mai...2009…………………..

9. ultimele documente de ieşire sunt: de tipul…chitanţa/bon ...nr……10204…din data…11...mai...2009………………

10. ultimul raport de gestiune a fost încheiat la data de…10...dec....2008…..pentru perioada……2008/2009……………

11. alte menţiuni……nu...exista….

Semnături Dată în faţa noastră Gestionar

MIDEA IOANA MATEI OTILIAIVANESCU R.

Data: 14 mai 2009Ora: 10.00

operatorul P.C. de la magazinul “Unirea” şi i-au cerut acestuia să printeze stocul la departamentul “cosmetice”.

Înainte ca acesta să listeze stocul, comisia s-a interesat dacă sunt toate documentele înregistrate “la zi”. După se s-au asigurat că documentele sunt înregistrate în gestiune, s-a trecut la listarea stocului produselor care făceau obiectul discuţiei.

Raportul care conţinea stocul scriptic conţinea următoarele criterii de selecţie: codul de bare aferent fiecărui produs în parte denumirea produsului respectiv unitatea de măsură a produsului stocul scriptic la data printării raportului

De menţionat faptul că raportul este scos automat din calculator,acesta nu este operat manual de către operatorul de gestiune. Deci nu există posibilitatea ca operatorul să printeze un raport care să cuprindă date eronate cu privire la stocul scriptic. Singurele cazuri în care pot apare erori în stocul scriptic sunt cele în care sunt înregistrate greşit codurile în momentul introducerii facturilor de la furnizori sau în momentul în care din cauze diferite se vând unele produse pe codurile altor produse.

Pe baza acestui raport urmează ca persoanele responsabile de inventar să numere produsele existente în listă. Acestea sunt identificate pe baza codului de bare.

De reţinut faptul că inventarul la departamentul “cosmetice” s-a efectuat până în momentul deschiderii magazinului. Nu se poate efectua un inventar faptic al produselor cu magazinul deschis deoarece există riscul ca unele produse să nu poată fi numărate deoarece acele produse, sunt practic încasate în momentul respectiv la casa de marcat.

Deci inventarul se efectuează în felul următor: mai întâi se numără toate produsele la care se vrea să se execute inventarul apoi se dechide magazinul pentru eventualii clienţi dornici să cumpere din produsele respective şi nu numai.

Toate produsele numărate (deci stocul real sau cel faptic) sunt trecute în lista cu stocul scriptic în dreptul fiecărui produs în parte.

Sunt numărate produsele de la raft, dar şi cele din depozit. Aici gestionarul este cel care dă relaţii la locatiile produselor în depozitul de marfă al magazinului respectiv (în cazul nostru la magazinul “Unirea”). Este nevoie de aceste informaţii deoarece comisia de inventar nu are cum să cunoască ordinea aşezării produselor în depozit. Totalul stocului faptic la magazinul respectiv se calculează în felul următor:

Stocul faptic= stocul de la raft + stocul din depozitul magazinului

După ce se calculează stocul faptic, acesta se trece în coloane separate în raportul cu stocul scriptic urmând să se aduge în acel raport o altă coloană cu diferenţele dintre stocul scriptic şi cel faptic. Se va întocmi un nou raport care să conţină aceste date.

Toate diferenţele de inventar după ce sunt calculate sunt prezentate persoanelor de decizie pentru a se decide dacă se operează aceste diferenţe pentru a se corecta stocul scriptic.

Au fost calculate diferenţele de inventar astfel:

13

Diferenţe = stoc scriptic – stoc faptic

În urma analizei diferentelor reieşite dintre stocul faptic şi cel scriptic au rezultat următoarele:

datorită faptului că la unele produse erau înregistrate în stocul scriptic cantităţi mari de marfă în raport cu stocul faptic, s-a trecut la verificarea fiecărui fişei fiecărui produs. În urma analizei fiecărei fişe s-a constatat că toate aceste produse au avut intrare în aceeaşi zi şi cu acelaşi document fiscal.În final s-a constatat că factura în cauză a fost înregistrată în stoc de două ori (pe acelaşi nr. fiscal, nr. 255798). Din această cauză stocul scriptic a fost încărcat la produsele incluse în factură cu cantităţile aferente acestora de două ori.Formularul cu produsele care sunt înregistrate greşit şi care au au un stoc scriptic mare se găseşte în figura nr. 4.

S.C. VELTIS S.R.L. - mag. Unirea produse înregistrate de doua ori în gestiune

cod bare denumire

produs u.m.

stoc scriptic la data de 16/05/09

stoc faptic la data de 16/05/09

diferente cantitative

400980882004 ATRIX CREMA MAINI NUTRIT 150 ML 24 12 12 401500071853 BAC DEO STICK CLASSIC 40 ML 6 3 3 500017431456 BLEND A MED COMPL HERBAL 50 ml 10 5 5 500017441884 BLEND A MED PRO FRESH MIN 100 ML 14 7 7 500017441615 BLEND A MED PRO EXTRA FRE 100 ML 14 7 7 590072107811 CAMAY SAPUN CHIC 100 G 20 10 10 500017415068 WASH&GO SAMP NORMAL 400 ML 3 0 3 500017431450 BLEND A MED COMPL HERBAL 100 ml 18 9 9 500017441623 BLEND A MED MILD FRESH 100 ML 16 8 8 500017414140 BLEND A MED MINERAL ACTIO 50 ML 12 6 6 500017408594 BLEND A MED MULTICARE DIA 50 ML 18 9 9 500017447409 BLEND A MED PRO MILD FRES 50 ML 14 7 7 500017447409 BLEND A MED PRO FRESH MIN 50 ML 28 14 14

Figura nr. 4 - Produse înregistrate dublu în gestiune

în cadrul întregului departament de cosmetice au fost produse care aveau plusuri şi minusuri pe aceeaşi cantitate la produse de acelaşi tip dar cu gramaje diferite sau la produse asemănătoare cu gramaje apropiate.

14

Acest lucru a determinat comisia de inventar să verifice documentele cu care au intrat mărfurile respective pentru a se vedea clar dacă au existat erori în introducerea de date în gestiune.Pentru a şti ce documente de intrare sunt necesare comisia a trebuit să verifice fişa acestor produse şi apoi să ceară facturile în cauză şi să verifice produs cu produs din documente dacă au fost corect înregistrate în gestiune. Fişa de magazie a unora dintre produse (luate ca exemplu pentru a demonstra teoria că acesta sunt introduse eronat) apare în figura nr.5 şi figura nr. 6.

S.C. VELTIS S.R.L.FIŞA DE MAGAZIE pagina 1

magazin Unirea

cod produs 590030009882

denumire Dove deodorant 150 ml.

data numar explicaţie intrari ieşiri stoc30/04/09 001/05/09 142245 factura 19 1903/05/09 79362 vânzare 2 1715/05/09 79366 vânzare 1 16

inventar 16/05/09     16

S.C. VELTIS S.R.L.FIŞA DE MAGAZIE pagina 1

magazin Unirea

cod produs 301423000022

denumire Dove deodorant 200 ml.

data numar explicaţie intrari ieşiri stoc01/04/09 125564 factura 20 2001/05/09 78255 vânzare 2 1803/05/09 78257 vânzare 2 1614/05/09 78259 vânzare 1 15

inventar 16/05/09     15

Fig. nr. 5 - Fişe de magazie pentru produsele “Dove”

S.C. VELTIS S.R.L.

FIŞA DE MAGAZIE pagina 1

magazin Unirea

15

cod produs 859384100481

denumire Palette color crème 1 buc.

data Numar explicaţie intrari ieşiri stoc30/04/09 001/05/09 79359 vânzare 1 -103/05/09 79362 vânzare 1 -215/05/09 79366 vânzare 1 -3

inventar 16/05/09     -3

S.C. VELTIS S.R.L.

FIŞA DE MAGAZIE pagina 1

magazin Unirea

cod produs 859384100474

denumire Palette color crème 1 buc.

data numar explicaţie intrari ieşiri stoc18/04/09 001/05/09 1269864 factura 15 1503/05/09 79362 vânzare 5 1004/05/09 79365 vânzare 4 610/05/09 79366 vânzare 2 415/05/09 79368 vânzare 1 3

inventar 16/05/09     3

Figura nr. 6 - Fişe de magazie pentru produsele “Palette”

În urma analizei s-a constatat că o parte din produse au fost introduse greşit făcându-se confuzie între produse. Acest lucru este posibil în lucrul cu baze mari de date. De aceea este nesesar ca operatorii să cunoască foarte bine baza de date din gestiune .

Nu strică să se facă şi o verificare a datelor introduse în baza de date mai ales în cazul în care se cunoaşte faptul că, să zicem, în perioada respectivă operează date în gestiune şi persoane noi angajate.

16

Lista cu aceste produse se poate vedea în figura nr. 7.

S.C. VELTIS S.R.L. - mag. Unirea inversari de coduri în gestiune

cod bare denumire

produs u.m.

stoc scriptic la data de 16/05/09

stoc faptic la data de 16/05/09

diferente cantitative

400980831080 8X4 DEO SPRAY FRESH 150 ML 10 6 4 400980883258 8X4 DEO SPRAY INSPIRE 150 ML 11 15 -4 500019909110 AQUAFRESH MILD TOTAL CARE 50 ML 15 10 5 500019909111 AQUAFRESH MILD TOTAL CARE 75 ML 14 19 -5 475010000703 BLEND-A-MED GEL EXTRA 50 ML 8 25 -17 475010000704 BLEND-A-MED GEL EXTRA 100 ML 17 0 17 859023200004 COLGATE PERIE PLUS HARD 1 BUC 13 11 2 859023200006 COLGATE PERIE PLUS 1 BUC 12 14 -2 409680010008 DESIGN SPUMA PT BUCLE 200 ML 7 8 -1 409680010062 DESIGN SPUMA PUTERNICA 200 ML 8 7 1 590030009882 DOVE DEODORANT 150 ML 15 16 -1 301423000022 DOVE DEODORANT 200 ML 16 15 1 357466009092 JOHNSON BABY OIL MUSETEL 200 ML 2 0 2 357466000709 JOHNSON BABY SAMP MUSETEL 300 ML -2 0 -2 360001000444 L OREAL EXCELL 5 1 buc 1 0 1 309408000282 L OREAL EXCELL 7 1 buc 0 1 -1

4006098EEEEE NIVEA CREMA 75 G 0 8 -8 400980000119 NIVEA CREMA 150 G 8 0 8 859384100483 PALETTE COLOR CREME NR C1 1 BUC 4 8 -4 859384100482 PALETTE COLOR CREME NR C1 1 BUC 4 0 4 859384100474 PALETTE COLOR CREME NR N1 1 BUC -3 0 3 859384100481 PALETTE COLOR CREME NR N1 1 BUC 3 0 -3 409680089835 WELLA DECORE 45 1 BUC 8 0 8 409680089838 WELLA DECORE 54 1 BUC 6 14 -8

Figura nr. 7 - Inversari de coduri

În urma inventarului s-a constatat că o parte din produse, deşi au fost corect introduse în gestiune documentele de intrare, ele nu existau faptic. Produsele în cauză au fost numărate de două ori pentru a se descoperi eventualele erori la numărare a personalului care a fost insărcinat cu acest lucru. S-a constat că marfa a fost numărată corect deci exista posibilitatea ca acestea să reprezinte marfă lipsă la inventar sau aceste minusuri să vină de fapt de la erori din baza de date.

17

Pentru că s-a constatat că pot fi erori în baza de date s-a procedat la verificarea listei de furnizor care poate fi obţinută uşor din programul de gestiune. Lista de furnizor cuprinde data intrării documentelor de la furnizorul respectiv,numărul documentului, denumirea furnizorului, numărul de N.I.R. aferent fiecărui document în parte. Pentru o analiză mai aprofundată se poate intra pe fiecare N.I.R. în parte şi se pot vedea exact cantitătile de marfă intrate pe fiecare document în parte.Dacă în analiza acestor date se ţine cont şi de dosarul cu documente originale al furnizorului, se poate vedea clar dacă au fost sau nu introduse datele corect in gestiune.Pe de altă parte dacă se ţine cont şi de dossarul de documente în original al furnizorului se vede clar şi dacă au existat documente neintroduse în stoc sau introduse de două ori.După o astfel de analiză s-a constat că datele din gestiune sunt corecte deci stocul faptic ar trebui să corespundă cu cel scriptic.În acest caz este clar că marfa a fost sustrasă din magazin sau depozit şi deci persoanele responsabile vor răspunde pentru disparitia lor.Fişa de furnizor este reprezentată în figura nr. 8.

S.C. VELTIS S.R.L. – mag. Unirea departament cosmetice

cod bare denumire

produs u.m. diferente minus

400980883258 8X4 DEO SPRAY INSPIRE 150 ML -4 500019909111 AQUAFRESH MILD TOTAL CARE 75 ML -5 475010000703 BLEND-A-MED GEL EXTRA 50 ML -17 859023200006 COLGATE PERIE PLUS 1 BUC -2 409680010008 DESIGN SPUMA PT BUCLE 200 ML -1 590030009882 DOVE DEODORANT 150 ML -1 357466000709 JOHNSON BABY SAMP MUSETEL 300 ML -2 309408000282 L OREAL EXCELL 7 1 buc -1 4006098EEEEE NIVEA CREMA 75 G -8 859384100483 PALETTE COLOR CREME NR C1 1 BUC -4 859384100474 PALETTE COLOR CREME NR N1 1 BUC -3 409680089838 WELLA DECORE 54 1 BUC -8

Figura nr. 8 - Lista cu produsele minus la inventar

S.C. VELTIS S.R.L. Magazin - Unirea

FIŞA DE FURNIZOR

data denumire furnizor nr. N.I.R. valoare explicaţie

18

18/01/2009 AQUILA NEALIMENTARE 74511 2.412.418 factura intrare20/02/2009 AQUILA NEALIMENTARE 74589 5.456.874. factura intrare18/03/2009 AQUILA NEALIMENTARE 75465 9.458.454. factura intrare25/03/2009 AQUILA NEALIMENTARE 78432 8.125.487. factura intrare01/04/2009 AQUILA NEALIMENTARE 79544 3.456.854. factura intrare12/04/2009 AQUILA NEALIMENTARE 80115 5.425.758. factura intrare16/04/2009 AQUILA NEALIMENTARE 2515 -1.252.153 retur factura15/05/2009 AQUILA NEALIMENTARE 8125 8.125.489. aviz intrare

Figura nr. 9 - Fişa furnizorului "AQUILA MEALIMENTARE"

Se poate observa din raport ultimele intrări de marfă de la magazinul Unirea pentru acest furnizor. Pentru a se vedea şi ce produse au intrat nu trebuie decât să se urmărească fiecare N.I.R.în parte. Practic cu dosarul cu documentele originale ale furnizorului şi cu această listă se vede clar dacă a fost scăpată de la introducerea în stoc o factură de intrare sau orice alt document.

De subliniat faptul că nu este suficient să fie introdusă factura în stoc, important este să se respecte şi cantităţile din documentul respectiv. Orice eroare de introducere de date poate afecta serios baza de date din gestiune.

Acest lucru se observă doar cu inventare periodice efectuate prin sondaj (pe furnizori sau pe departamente, pe raioane etc.) sau pur şi simplu când se dau diferite rapoarte statistice şi apar neconcordanţe între aceste rapoarte şi apare un semn de întrebare asupra raportului respectiv. Se poate verifica raportul în cauză ceea ce duce la o verificare a documnetelor de intrare şi se ajunge practic la descoperirea unor erori în baza de date.

Este clar că fiecare produs introdus în gestiune poate fi verificat şi se pot trage clar concluzii cu privire la marfa respectivă dacă a fost sau nu furată.

De reţinut faptul că există persoane care sunt responsabile cu paza produselor din magazin şi depozit.Aceste persoane sunt supraveghetorii care răspund de raionul respectiv dar şi firma de pază angajată să supravegheze eventualele furturi din gestiune. Acestea vor răspunde de ce marfa respectivă nu există la raft dar nici în depozit. Dacă nu vor avea argumente solide în a elucida problema, aceste persoane vor plăti această marfă. Decizia de imputare se poate vedea în figura nr. 10.

19

Data: 20.05.2009S.C. VELTIS S.R.L.

DECIZIE DE IMPUTARENR. 421 din 20.05.2009

Având în vedere actul de constatare (proces verbal) nr. 5 din 20.05.2009 întocmit de comisia de inventariere în calitate de control, rezultă că s-a produs o pagubă în valoare de 2.078 lei, reprezentând contravaloarea produselor:

S.C. MARKET S.R.L. – Unirea departament cosmetice

cod bare Denumire produs u.m. diferente

minus diferente valorice

400980831080 8X4 DEO SPRAY FRESH 150 ML -4 -225

500019909111 AQUAFRESH MILD TOTAL CARE 75 ML -5 -125

475010000703 BLEND-A-MED GEL EXTRA 50 ML -17 -340

409680010008 DESIGN SPUMA PT BUCLE 200 ML -1 -55

590030009882 DOVE DEODORANT 150 ML -1 -65

357466000709 JOHNSON BABY SAMP MUSETEL 300 ML -2 -82

309408000282 L OREAL EXCELL 7 1 buc -1 -250

4006098EEEEE NIVEA CREMA 75 G -8 -480

859384100482 PALETTE COLOR CREME NR C1 1 BUC -4 -525

859384100481 PALETTE COLOR CREME NR N1 1 BUC -3 -156

409680089835 WELLA DECORE 45 1 BUC -8 -480

Total -2,078

Paguba a fost produsă în perioada cuprinsă între ultimul inventar şi cel prezent, fiind adusă la cunoştiinţa conducerii prin actul de constatare sus menţionat.

Răspunzătoare pentru producerea pagubelor se fac persoanele: Mincu Gheorghe şi Midea Ioana având funcţia de angajat pază şi respectiv administrator la punctul de lucru Magazinul « Unirea ».

Având în vedere temeiul de fapt şi de drept care determină angajarea răspunderii materiale, totalul pagubei de 2.078 lei se suportă de persoane după cum urmează:

- 1.039 lei d-nul Mincu Gheorghe- 1.039 lei d-na Midea Ioana

În notele explicative date cu ocazia constatării pagubei aceştia au susţinut că lipsurile se datorează în principal diferenţelor cantitative din momentul achiziţionării mărfii.Susţinerile s-au dovedit neîntemeiate deoarece s-a dat dovadă de neglijenţă în serviciu.

20

DECIDE

Se impută persoanelor sus menţionate, având locul de muncă în cadrul magazinului Unirea suma de 2.078 lei, adică două milioane şaptezeci şi opt mii lei.

Prezenta decizie de imputare constituie titlu executoriu de la data comunicării.Decizia poate fi contestată în termen de 30 de zile de la comunicare la

Consiliul de Administraţie.

Director Viza de Control financiar preventiv Viza jurist consult Contabil Sef

ILIE IONEL MATEI OTILIA IVANESCU RODICA

DOVADA DE COMUNICARE

Angajaţii Mincu Gheorghe şi Midea Ioana, domiciliaţi în Braşov, au primit decizia de imputare nr. 421 din 20.05.2009 emisă de S.C. VELTIS S.R.L. în valoare de 1.039 lei fiecare.

Data 20.05.2009 SemnăturiMidea I.Mincu G.

Figura nr. 10 - Decizia de imputare

La finalul controlului prin inventariere Comisia de control a întocmit procesul verbal de constatare care arată astfel:

21

S.C. VELTIS S.R.L. Data: 20 mai 2009

PROCES VERBAL DE CONSTATARE

În conformitate cu nota internă din 15 mai 2009, Comisia de inventar a trecut la efectuarea practică a inventarului la magazinul “Unirea”. În urma controlului s-au constatat următoarele aspecte:

Baza de date din gestiune nu este corectă; ea necesită o verificare periodică pe baza documentelor şi a notelor de intrare recepţie astfel încât să nu mai existe diferenţe între ce se primeşte şi ce se înregistrează.Acest aspect este susţinut de următoarele argumente:a) au fost găsite la inventarul departamentului “cosmetice” produse inversate.

Practic erau produse care aveau coduri de bare diferite dar care semănau foarte mult şi la care se putea face uşor confuzie. Aceste produse sunt următoarele:

cod bare denumire

produs u.m. diferente cantitative

400980831080 8X4 DEO SPRAY FRESH 150 ML 4

400980883258 8X4 DEO SPRAY INSPIRE 150 ML -4

500019909110 AQUAFRESH MILD TOTAL CARE 50 ML 5

500019909111 AQUAFRESH MILD TOTAL CARE 75 ML -5

475010000703 BLEND-A-MED GEL EXTRA 50 ML -17

475010000704 BLEND-A-MED GEL EXTRA 100 ML 17

859023200004 COLGATE PERIE PLUS HARD 1 BUC 2

859023200006 COLGATE PERIE PLUS 1 BUC -2

409680010008 DESIGN SPUMA PT BUCLE 200 ML -1

409680010062 DESIGN SPUMA PUTERNICA 200 ML 1

590030009882 DOVE DEODORANT 150 ML -1

301423000022 DOVE DEODORANT 200 ML 1

357466009092 JOHNSON BABY OIL MUSETEL 200 ML 2

357466000709 JOHNSON BABY SAMP MUSETEL 300 ML -2

360001000444 L OREAL EXCELL 5 1 buc 1

309408000282 L OREAL EXCELL 7 1 buc -1

4006098EEEEE NIVEA CREMA 75 G -8

400980000119 NIVEA CREMA 150 G 8

859384100483 PALETTE COLOR CREME NR C1 1 BUC -4

859384100482 PALETTE COLOR CREME NR C1 1 BUC 4

859384100474 PALETTE COLOR CREME NR N1 1 BUC 3

859384100481 PALETTE COLOR CREME NR N1 1 BUC -3

409680089835 WELLA DECORE 45 1 BUC 8

409680089838 WELLA DECORE 54 1 BUC -8

22

b) a fost găsită o facură înregistrată de două ori în programul de gestiune. Aceasta a dus la o mărire a stocului scriptic la următoarele produse:

cod bare denumire

produs u.m.

Diferenţe Cantitative

plus

400980882004 ATRIX CREMA MAINI NUTRIT 150 ML 12

401500071853 BAC DEO STICK CLASSIC 40 ML 3

500017431456 BLEND A MED COMPL HERBAL 50 ml 5

500017441884 BLEND A MED PRO FRESH MIN 100 ML 7

500017441615 BLEND A MED PRO EXTRA FRE 100 ML 7

590072107811 CAMAY SAPUN CHIC 100 G 10

500017415068 WASH&GO SAMP NORMAL 400 ML 3

500017431450 BLEND A MED COMPL HERBAL 100 ml 9

500017441623 BLEND A MED MILD FRESH 100 ML 8

500017414140 BLEND A MED MINERAL ACTIO 50 ML 6

500017408594 BLEND A MED MULTICARE DIA 50 ML 9

500017447409 BLEND A MED PRO MILD FRES 50 ML 7

500017447409 BLEND A MED PRO FRESH MIN 50 ML 14

Au fost găsite produse lipsă din stocul de marfă. Pentru a ceasta s-a întocmit decizia de imputare pentru cei vinovaţi. Produsele au fost următoarele:

cod bare Denumire produs u.m. diferente

minus

400980831080 8X4 DEO SPRAY FRESH 150 ML -4

500019909111 AQUAFRESH MILD TOTAL CARE 75 ML -5

475010000703 BLEND-A-MED GEL EXTRA 50 ML -17

409680010008 DESIGN SPUMA PT BUCLE 200 ML -1

590030009882 DOVE DEODORANT 150 ML -1

357466000709 JOHNSON BABY SAMP MUSETEL 300 ML -2

309408000282 L OREAL EXCELL 7 1 buc -1

4006098EEEEE NIVEA CREMA 75 G -8

859384100482 PALETTE COLOR CREME NR C1 1 BUC -4

859384100481 PALETTE COLOR CREME NR N1 1 BUC -3

409680089835 WELLA DECORE 45 1 BUC -8

Ataşăm o notă internă cu proceduri de lucru, împreună cu decizia de imputare pentru a se încerca evitarea unor astfel de nereguli constatate.

Membrii Comisiei Semnături:Matei Otilia preşedinte Matei O.Ivănescu Rodica membru Ivănescu R.Miclea Vasile membru Miclea V.

CAPITOLUL 4

Concluzii şi propuneri

23

S.C. VELTIS S.R.L. Data 20 mai 2009

NOTĂ INTERNĂ

Ca urmare a rezultatelor controlului prin inventariere la magazinul “Unirea”, noi , membrii Comisiei de inventar propunem următoarele:

Pentru a se evita ca baza de date din gestiune să fie afectată de erorile operatorilor, propunem ca în mod constant operatorii să fie instruiţi şi să fie în acelaşi timp testaţi astfel ca aceştia să reducă erorile de înregistrare în baza de date.

Pentru a se evita sustragerile de mărfuri din magazin şi depozit să se ofere angajaţilor responsabili cu asigurarea integritătii mărfii , un sistem de prime astfel incât aceştia să fie motivaţi în actiunea de prindere a persoanelor care sustrag marfa din magazin şi depozit.

Pentru a se evita introducerea de documente de mai multe ori in gestiune, propunem să se efecueze zilnic o verificare a documentelor înregistrate în ziua precedentă asfel încât dacă se produce o astfel de eroare ea să poată fi rezolvată în timp util.

Sperăm că toate aceste sugestii vă vor ajuta pe viitor în evitarea unor astfel de probleme şi dacă mai este cazul noi, membrii Comisiei de inventar putem veni şi cu alte sugestii de organizare .

Membrii Comisiei de inventar Semnăturile

Matei Otilia preşedinte Matei O.Ivănescu Rodica membru Ivănescu R. Miclea Vasile membru Micela V.

Figura nr. 11 - Notă internă cu prouneri

Rezultatele controlului prin inventariere la S.C. VELTIS S.R.L.

Ca o concluzie generală, putem spune că inventarierea a cuprins toate fazele pe care trebuie să le cuprindă un asemenea control. Inventarierea s–a desfăşurat în bune condiţii întrucât reperele erau etichetate, aşezate pe raft , iar actele erau operate la zi în fişele de magazie (în programul de gestiune).

Comparare rezultatelor inventarierii şi tot ceea ce a fost necesar pentru depistarea erorilor de date introduse în gestiune, s-a desfăşurat în bune conditii deoarece a existat o bună arhivare a documentelor şi deci a fost posibil să se desfăşoare în timp util fiecere operaţiune necesară controlului documentelor.

24

Din rezultatul acţiunii de inventariere au reieşit minusuri în gestiune în valoare

de 2.078 lei. Minusurile s-au scăzut din gestiune şi s-au imputat persoanelor responsabile la valoarea de înlocuire.La verificare modului de desfăşurare a inventarierii în cadrul unitătii “Unirea” , s-au constatat următoarele:

A fost stabilită comisia pentru efectuarea inventarierii Listele de inventariere listate din programul de gestiune au fost vizate de către

directorul economic Au fost luate declaraţii de inventar de la gestionari A fost verificat modul în care se înregistrau documentele în programul de gestiune

şi dacă acestea erau înregistrate “la zi” Stocurile faptice au fost stabilite prin numărare Au fost comparate rezultatele inventarierii cuprinse în listele de inventariere cu

fişele de magazie (în format electronic); s-au stabilit diferenţele şi s-au consemnat în listele de inventariere

S-au valorificat rezultatele prin înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii; imputarea lipsurilor şi recuperarea pagubelor.

În general concluziile care se deduc în urma controlului prin inventariere la magazinul “Unirea” sunt relativ pozitive. Acest lucru este sustinut şi de faptul că lipsurile găsite în departamentul “cosmetice” sunt relativ mici în comparaţie cu numărul mare de produse cu care se lucrează.

Aprecierea generală a Comisiei de control şi a Compartimentului Control Financiar de Gestiune este că nu au fost constatate fapte foarte grave, majoritatea neregulilor constatate fiind rezolvate în timpul controlului sau in termenul acordat de către organul de control pentru rezolvarea acestora.

25