strategia de relatii publice a primariei.pdf

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social

European

Guvernul României Ministerul

Administra ţiei şi Internelor

Inovaţie în administraţie Programul Operaţional

"Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

Asociaţia Oraşelor din România

STRATEGIE CADRU DE RELA ȚII PUBLICE PENTRU PRIMĂRII

Proiectul Dezvoltarea capacității de acțiune a Asociației Orașelor din România prin îmbunătățirea eficacității organizaționale proprii și a membrilor este finanțat din Fondul

Social European, Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative, în perioada Octombrie 2009 - Octombrie 2011


European






Acest material a fost realizat de către Asociația Orașelor din România în cadrul proiectului Dezvoltarea capacității de acțiune a Asociației Orașelor din România prin îmbunătățirea eficacității organizaționale proprii și a membrilor este finanțat din Fondul Social European, Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative, în perioada Octombrie 2009 - Octombrie 2011

Publicația a fost realizată de Ana-Maria Moșneagu, Expert relații publice în cadrul proiectului Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziţia oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României. Publicat la București, august 2011 ©Drepturi de autor rezervate Publicația sau părți ale acesteia pot fi reproduse numai cu permisiunea Asociației Orașelor din România


European






STRATEGIE CADRU DE RELA ȚII PUBLICE PENTRU PRIM ĂRII Materialul de față a fost realizat în cadrul proiectului Dezvoltarea capacității de acțiune a Asociației Orașelor din România prin îmbunătățirea eficacității organizaționale proprii și a membrilor, finanțat din Fondul Social European, Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative, în perioada Octombrie 2009 - Octombrie 2011. Scopul proiectului este de a schimba perspectiva cetățenilor - ca beneficiari direcți ai serviciilor administrației publice locale – cu privire la activitatea depusă într-o primarie, pe de o parte, și în același timp dorește îmbunătățirea managementului organizațional la nivelul autorității publice locale prin atingerea următoarelor obiective: realizarea unei descentralizări a Asociației prin crearea unor structuri de coordonare regională, întărirea relației dintre administrația locală și cetățean/terți prin crearea unui document strategic de relații publice și implementarea și monitorizarea strategiei cadru de relații publice la nivelul a 21 de localități. Una dintre activitățile proiectului a fost reprezentată de realizarea unui studiu cu privire la percepția cetățenilor/terților cu privire la autoritatea locală. Scopul acesteia a fost de a realiza o diagnoze asupra nevoilor specifice de informare, consiliere şi consultanță ale locuitorilor din mediul urban din România în raport cu instituţia Primăriei. S-a vizat astfel identificarea imaginii instituţionale a Primăriei din perspectiva cetăţenilor, a oamenilor de afaceri şi a persoanelor cheie la nivel local. În continuarea proiectului, 21 de orașe din România: Băile Olănești, Beclean, Cernavodă, Comănești, Cugir, Drăgănești Olt, Găești, Gătaia, Gura Humorului, Isaccea, Mioveni, Negrești Oaș, Recaș, Rovinari, Săliște, Seini, Simeria, Sovata, Sulina, Târgu Neamț și Țăndărei vor elabora și vor implementa o strategie de relații publice al cărei accent va cădea asupra comunicării cu cetățenii din respectivele orașe. Materialul de față este o strategie cadru de relații publice pentru primărie, adică un document pe baza căruia fiecare Primărie își poate construi propriul document, în funcție de situația specifică. Formatul materialului este structurat pe două componente majore: o secțiune care cuprinde comentarii cu privire la fiecare aspect al strategiei și cu îndrumări de adaptare a acesteia și o altă secțiune care cuprinde exemple practice din cuprinsul unei astfel de strategii. Asociația Orașelor din România speră ca în acest mod să vină în sprijinul administrațiilor orașelor din România care au dorința de a avea și de a implementa o astfel de strategie dar nu au resursele necesare (de timp, umane, financiare) pentru a realiza un astfel de document.


European






Modul de folosire a prezentei strategii cadru Pentru a sprijinii administrațiile publice locale din România care fie nu au personal specializat care să mai fii lucrat la o strategie, fie nu au timpul necesar să facă așa ceva, am realizat această stregie cadru, care să servească drept posibil punct de plecare. În cadrul acestui material textele vor fi marcate cu albastru pentru comentariile noastre, menite să clarifice anumite aspecte, și cu negru cele care ar putea fi preluate într-o strategie de comunicare a primăriei și modificate conform nevoilor specifice.


European






Strategia cadru de relații publice a primăriei Prezentarea orașului În cadrul acestei secțiuni ar fi ideal să introduceți un foarte scurt istoric al orașului

dumneavoastră și câteva date demografice despre cetățenii săi. Textul nu ar trebui să fie mai

lung de 2-3 pagini.

EXEMPLU: PREZENTAREA ORA ȘULUI COM ĂNEŞTI

Prima atestare documentară a orasului Comăneşti este din anul 1409, în perioada domniei lui Alexandru cel Bun. Într-un document al vremii este localizat un sat “unde este coman”, din cadrul Ocolului Tazlăul de sus , ca localitate de răzeşi cu drepturi de vămuire a negustorilor ce tranzitau Valea Trotuşului cât şi pentru apărarea zonei. În urma unor cercetări arhivistice, cel mai vechi document referitor la localitatea Comăneşti ar fi o scrisoare din 23 iunie 1606, a căpitanului Ioan Matireş către căpitanul Ion Pettky, în care se precizează că traseul dinspre Dunăre spre Transilvania este cel mai sigur prin Comăneşti. Localitatea a fost o zonă de primă destinaţie a refugiaţilor sau emigranţilor din Transilvania ca urmare a persecuţiilor stăpânirii austro-ungare. Căile pe care le urmau refugiaţii nu erau cele obişnuite de comunicaţie, ci veneau peste plaiuri şi locuri dosite, care astăzi sunt vestite pentru practicarea turismului montan. În anul 1864- prin Legea Administraţiei Locale s-a înfiinţat Comuna Comăneşti formată din 7 cătune cu 3486 locuitori. Conform Dicţionarului geografic din anul 1895 în Comăneşti funcţionau 5 biserici ortodoxe, 1 biserică catolică, 2 şcoli mixte, o fabrică de cherestea cu aburi, mai multe ferăstraie de apă, 4 izvoare cu apă minerală, cărbuni şi azocherită.

Ca mărime oraşul Comăneşti este de categoria IV, având o populaţie de 23.670 de locuitori într-un teritoriu administrativ de 6 387 ha din care, 1168.10 intravilan şi 5218.90 extravilan.

Aşezarea administrativă a oraşului Comăneşti se întinde pe circa 10 km în lungul văii râului Trotuş, pe segmentul mijlociu al acestuia. Dintre afluenţii Trotuşului, cel mai important, cu un bazin hidrografic de 24kmp în arealul teritoriului administrativ, este Şupanul.

Poziţia geografică a oraşului Comăneşti, traversat de DN 12 A şi calea ferată construită de peste 100 de ani, îl include în circuitul de tranzit, prin pasul Ghimeş-Făget, făcându-se legătura Moldovei cu Transilvania.

Căi de transport Distanţa şi direcţia faţă de oraşele mari este: • Bacău:60 km nord-est prin DN 2G; • Miercurea-Ciuc: 82 km vest prin DN 12A; • Altitudinea: situat pe Valea Trotuşului la 500m, fiind înconjurat de munţi cu înălţime de max.1349m. Căile de acces în oraş sunt: • Pe DN 12A Adjud-Miercurea –Ciuc, DC 148,DC 55; • Pe calea ferată simplu electrificată Adjud-Ciceu.

Oraşul Comăneşti are o reţea de străzi în lungime de 81.03km din care 34.06 km străzi modernizate (asfaltate,betonate) şi 46.97 km (balastate).

Transportul : enumerare, stare de întreţinere, investiţii.


European






• Căi majore de comunicaţie rutieră 40.23 ha; • Căi de comunicare feroviară 43.22 ha.

Numărul total de gospodării din comunitate este de 3826, apartamente 4258 în 195 blocuri de locuinţe. Vechimea medie a clădirilor din comunitate este de 23-57 ani (1986-1952).

Total populaţie stabilă:23 796 persoane din care: -bărbaţi:11 734 -femei:11 936

Populaţia pe naţionalităţi:

Români Maghiari Romi Germani Lipoveni Greci Polo ezi Italieni Chinezi Altă naționalitate

23 305 67 402 8 1 3 2 3 1 5

Populaţia dupa religie:

Ortodoxă Romano-

Catolică

Musulmani Greco-

catolică

Martorii

lui Iehova

Creștină

de rit

vechi

Baptistă Penticostală Advetiști

de ziua a

7-a

Creștină

după

evanghelie

Alte

religii

21 827 1 296 4 20 44 20 93 304 139 7 89

Populaţia după limba maternă:

Română Maghiară Romani Altă limbă

23 678 55 51 12

Activităţile economice din cadrul oraşului Comăneşti sunt: a)Industria carboniferă, dar în anul 2000 s-au închis minele de cărbune din Comăneşti din cauza costurilor mari de exploatare. b)Industria petrolieră - în oraşul Comăneşti în prezent funcţionează 47 de sonde de foraj. c)Industria de prelucrare a lemnului

Societăţi comerciale- 484 societăţi active din care: - cu capital privat (S.A.,S.R.L.,S.N.C.)- 481 - din sectorul cooperatist- 3


European






SOCIETĂŢI COMERCIALE DUPĂ PROFIL: -Alimentar-32 - Nealimentar-95 - Mixt -52 - Alimentaţie publică-43 - Comerţ ambulant-8 - Comerţ intermediar 26 - Prestării servicii 95 - Prelucrare masă lemnoasă-31 - Bănci şi societăţi de asigurare-17 - Farmacii 9 - Depozite-12 - Colectări deşeuri feroase-4 - Cabinete medicale 16 - Laborator tehnică-dentară-5 - Cazare-5

Pe raza oraşului Comăneşti mai desfăşoară activităţi economice în mod independent: -169 de persoane fizice autorizate; -153 de asociaţii familiale.

Suprafaţa de teren agricol în funcţie de categoria de folosinţă : • Teren agricol 3.372 ha din care: • teren arabil 449ha • teren păşuni 1.622ha,din care 96ha-păduri degradabile • teren fânaţe 1.299ha • vii 2 ha • teren neagricol 3.110 ha • păduri 2.233ha • alte terenuri (ape,drumuri,holde) 877ha • societăţi cu obiect de activitate prelucrarea produselor agricole: • mori pentru porumb şi furaje -5 • societăţi care au ca obiect de activitate comercializarea produselor fitosanitare pentru agricultură =2 farmacii veterinare

Număr de salariați în sectorul agricol: 314 (prelucrarea produselor agricole, activităţi meşteşugăreşti, gatere, brutării, ateliere reparaţii)

• agricultură și silvicultură: 374 • mica industrie: 968

Învăţământul: - Învăţământul preşcolar este reprezentat de 10 grădiniţe cu program normal şi 2 grădiniţe cu program prelungit; - Învăţământ general este reprezentat de 7 şcoli generale cu 113 Săli de clasă ; - Învăţământ liceal cu profil special –este reprezentat de Colegiul Tehnic “Dimitrie Ghika”cu mai multe profile (filologie, filozofie, matematică, informatică, protecţia mediului, biologie, tehnologic). - Învăţământ profesional - funcţionează în cadrul Colegiului Tehnic cu domeniul de prelucrare a lemnului.

Sănătate Oraşul Comăneşti dispune de unităţi sanitare destinate ocrotirii sănătăţii. Unităţile sanitare sunt grupate într-un complex, unde funcţionează spitalul orăşenesc”Ioan Lascăr”, Dispensarul Policlinic cu 10 cabinete de specialitate şi staţia de salvare. De asemenea, în oraş funcţionează 16 cabinete medicale, 9 farmacii, 2 farmacii veterinare şi 5 laboratoare tehnico-dentare. În oraşul Comăneşti funcţionează trei complexe medicale cu laboratoare de analiză dotate cu aparatura la standarde


European






europene ce oferă toate serviciile medicale de specialitate.

Instituții de asistență socială -Centrul pentru copilul cu handicap sever ”Lumina”; -Complexul de Servicii Comunitare nr.5; - Centrul de zi pentru copii cu nevoi speciale”Robert Cole”; - Centrul de Îngrijire şi Asistenţă Medicală ; -Centru de Îngrijire şi Asistenţă a persoanelor cu Dizabilităţi Comăneşti.

ONG-uri -Asociaţia”CASA LUMINA” cu activităţi de găzduire permanentă şi recuperare a copiilor cu handicap sever; -Asociaţia”Robert Cole”cu activităţi de găzduire, terapie şi învăţământ pentru copii cu nevoi speciale din comunitate; -Habitat for Humanity Comăneşti- este o organizaţie ecumenică non-profit ce construieşte şi renovează case simple, decente şi accesibile ca preţ pentru şi împreună cu familiile în nevoie de locuinţe; -Asociaţia”Crissezar”- activităţi de promovare a dezvoltării locale; -Asociaţia”Pro-Comăneşti”-promovarea activităţilor sportive în cadrul comunităţii; -Asociaţia”Sufletul meu”- protejarea, îngrijirea şi asigurarea tuturor condiţiilor optime animalelor fără stăpân; -Fundaţia”Palaghia”- cu activităţi medicale; -Asociaţia”Prorrom”-desfăşoară activităţi pentru integrarea rromilor; -Asociaţia Club Sportiv Aero Montan”Cer Senin” -Asociaţia”Armonia Comăneşti”-activităţi de protecţie a persoanelor agresate în familie şi a bătrânilor fără aparţinători, ajutor reciproc pentru evenimente familiale.

Prezentarea serviciilor primăriei adresate către cetățeni În cadrul acestei secțiuni ar trebui să treceți în revistă ce faceți deja pentru a comunica cu

cetățenii – este posibil să aveți deja un site, sa aveți avizier la primărie, eventual să organizați

conferințe de presă când este cazul, etc.

Aici ar fi de asemenea util să precizați cine se ocupă în prezent de această activitate și care

este relația de subordonare în cadrul instituției primăriei. Dacă sunt mai multe departamente

care se ocupă de acest aspect, precizați-le.

EXEMPLU: ORA ȘUL CERNAVODĂ

Pagina de internet a orașului Cernavodă este un bun exemplu de cum ar trebui structurată o astfel de secțiune. În cadrul

secțiunii Relații cu publicul, există câteva sub-categorii:

- Centrul de Informare pentru cetățeni – unde sunt prezentate datele de contact, programul, precum și atribuțiile

acestuia

- Program de audiențe – se precizează zilele în care au loc audiențe (marți și miercuri între 17:00 – 18:00)


European






- Programul de lucru al instituției – de la 8:00 la 16:00

- Probleme pe care nu vi le poate rezolva Primăria – o sub-categorie foarte importantă pentru cetățeni, astfel încât

aceștia se pot informa și nu își mai irosesc nici ei timpul să solicite rezolvarea acestora instituției dumneavoastră,

nici echipa instituției nu va mai fi bombardată de cereri pe care nu au competența să le soluționeze

- Serviciul electronic “Află unde este cererea ta” – un astfel de serviciu presupune o infrastructură în spate, care să

poată permite tehnic acest lucru. Această infrastructură presupune un sistem informatizat integrat al Primăriei, prin

intermediul căruia fiecare department înregistrează lucrarea la o anumită solicitare/cerere/petiție. Deși poate părea

un cost relativ mare realizarea unei astfel de infrastructuri computerizate, pe termen mediu și lung se va dovedi o

foarte bună investiție pentru că timpul petrecut în a căuta cererea prin diverse departamente și a răspunde

cetățenilor poate fi folosit pentru alte activități

- Acte necesare pentru diferite tipuri de solicitări – în această sub-categorie se găsesc 7 tipuri de probleme: probleme

legate de terenuri, de agenți economici/taximetrie, de locuințe, de urbanism, de taxe și impozite, de închiriere și de

administrarea domeniului public și privat

- Acte necesare pentru diferite tipuri de solicitări – Evidența populației – această categorie prezintă actele necesare

pentru rezolvarea a 11 probleme specifice din acest domeniu. Faptul că există categorie specială pentru acest

domeniu înseamnă că lucrătorii Primăriei s-au confruntat cu un număr mare de astfel de probleme, astfel încât au

decis să prezinte acest aspect cât mai explicit

- Acte necesare pentru diferite tipuri de solicitări – Starea civilă

- Birouri primărie – atribuții și date de contact – sunt prezentate Serviciile și compartimentele din cadrul Primăriei,

precum și numerele de telefon către ele, astfel încât un cetățean care are o anumită problemă poate să afle cui ar

trebui să se adreseze în cadrul instituției

Motivele pentru a comunica eficient cu cetățenii Ar fi util pentru cei care citesc această strategie, să înțeleagă și de ce doriți să îmbunătățiți

acest aspect, și, drept urmare, recomandăm introducerea următorului pasaj în cadrul strategiei

de relații publice:

Considerăm că ar trebui să dorim creșterea nivelului de comunicare cu cetățenii din comunitatea noastră pentru câteva motive:

• se pot obține informații importante și folositoare de la cetățenii care locuiesc într-o

anumită zonă, informații pe care un angajat al primăriei poate nu le deține. În orice

domeniu, dacă persoanele ce urmează a fi afectate de o decizie sunt implicate de la


European






începutul procesului, sunt mult mai dispuse să accepte măsurile luate, chiar dacă

acestea nu sunt neapărat cele pe care și le doreau sau chiar sunt în detrimentul lor;

• înțelegerea deciziilor care sunt luate de Consilierii locali sau de primar – de cele mai

multe ori consilierii locali sau primarul iau deciziile corecte având un anumit set de

informații, însă cetățeanul este nemulțumit pentru că nu are acces la același set de

informații. Dacă le-ar cunoaște ar putea înțelege de ce a trebuit luată aceea măsură.

Este, așadar, responsabilitatea autorității publice locale să își informeze cetățenii,

pentru a le permite să înțelegă deciziile luate în numele lor;

• prin comunicarea eficientă cu cetățenii se pot economisi resurse financiare. Deși în

România conceptul de voluntariat și implicare în comunitatea locală nu este încă foarte

dezvoltat, acest lucru tinde să se schimbe ușor (ex. Campanii de plantare a copacilor).

Sunt anumite lucruri pe care autoritățile locale își propun să le facă în comunitate, dar

poate nu au resursele necesare. Cetățenii pot contribui, fie prin muncă voluntară, fie

prin oferirea de materie primă pentru realizarea unei activități (de exemplu, dacă se

dorește creșterea spațiului verde într-o comunitate, poate există o firma/un cetățean

care poate oferi pomi pentru a fi plantați, iar alți cetățenii pot veni să ajute la plantare);

• deși o autoritate publică nu își asumă neapărat acest rol, ea ar trebui să contribuie și la

educarea democratică a cetățenilor. Prin participare publică se realizează educația

cetățenilor și dezvoltarea democrației. Cu cât o comunitate participă mai activ în

procesul luării deciziilor în mod democratic, cu atât și-l va însuși mai bine, sporind

totodată și eficiența instituțiilor democratice.

Analiza situației

În această secțiune a Strategiei de relații publice, ar fi util să menționați despre cercetarea

sociologică realizată in cadrul proiectului Dezvoltarea capacității de acțiune a Asociației

Orașelor din România prin îmbunătățirea eficacității organizaționale proprii și a membrilor și


European






despre sondajele de opinie, interviurile în profunzime și interviurile în grup realizate în orașul

dumneavoastră pentru a vă oferi o analiză cât mai clară înaintea trecerii la următoarele etape

ale planificării strategiei.

Iată ce vă sugerăm:

Pentru a realiza o strategie de comunicare cu cetățenii cât mai realistă și mai eficientă,

Primăria orașului nostru a analizat o serie de date privind percepția cetățenilor din localitate

asupra activității administrației prezente, cu scopul de a evalua gradul de

satisfacție/insatisfacție din rândul cetățenilor.

Considerăm că sunt importante pentru analiza situației următoarele grafice, care ne vor ajuta

la formularea unei concluzii legate de percepția cetățenilor cu privire la instituțiile publice, de

la diferite niveluri, care îi guvernează.

Figura 1 – Câtă încredere aveţi în administraţia centrală (guvern, ministere, agenţii guvernamentale)?


European






Figura 2 – Câtă încredere aveţi în administraţia judeţeană (Prefectura, Consiliu Judeţean)?

Figura 3 - Câtă încredere aveţi în administraţia locală (Primărie şi Consiliu Local)?


European






Figura 4 - Pe o scală de la 1 la 10, ce notă ați da administrației publice locale din orașul dumneavoastră

din perspectiva comunicării cu cetățenii?

Figura 5 - Pe o scală de la 1 la 10, ce notă ați da funcţionarilor publici din ora șul dumneavoastră din perspectiva eficienței în activitate?


European






Figura 6 - Pe o scală de la 1 la 10, ce notă ați da funcţionarilor publici din ora șul dumneavoastră din perspectiva interesului în a rezolva problemele cetățenilor?

Figura 7 - În general, cât de mulțumit sau nemulțumit sunteți de… ?


European






Figura 8 - În general, cât de mulțumit sau nemulțumit sunteți de modalitățile de consultarea cetățenilor pe diverse probleme ale administrației publice locale din orașul dumneavoastră?

Figura 9 - În general, cât de mulțumit sau nemulțumit sunteți de mijloacele prin care administrația publică locală informează cetățenii?


European






Figura 10 – După părerea dumneavoastră cât de mulțumiți sunt oamenii de la dumneavoastră din localitate de varietatea mijloacelor de informare (avizier, site, telefon, ghișeu, panouri) ale primăriei?

Figura 11 - Credeţi că dumneavoastră puteţi avea acces în acest moment la informaţii de interes public de la instituția Primăriei din localitatea dumneavoastră?


European






Figura 12 - Dumneavoastră cum ați proceda în primul rând dacă ați dori să aflați anumite informații ce țin de Primăria din localitatea dumneavoastră?

Figura 13 - Care sunt principalele modalități prin care vă informați în prezent cu privire la activitatea Primăriei din localitatea dumneavoastră?


European






Figura 14 – Care ar fi modalitatea de informare preferată de către dumneavoastră în ceea ce privește activitatea Primăriei din localitatea dumneavoastră?

Figura 15 - Cât de des ați dori să fie realizate informări ale populației în ceea ce privește activitatea Primăriei din localitatea dumneavoastră?


European






Figura 16 - Ce notă ați acorda pentru modul actual în care Primăria din localitatea dumneavoastră informează cetățenii cu privire la activitatea sa?

Analiza SWOT Pentru realizarea unei analize mai profunde, specifice pentru localitatea dumneavoastră,

recomandăm folosirea analizei SWOT. O analiză SWOT este metoda de planificare strategică

folosită pentru a evalua punctele tari, punctele slabe, oportunitațile și amenințările asociate

unui proiect, de exemplu. Aceasta presupune identificarea factorilor interni și externi

favorabili sau nefavorabili atingerii obiectivelor proiectului în cauză.

Punctele tari (Strenghts) sunt caracteristicile care oferă instituției sau organizației un avantaj

în respectivul domeniu

Punctele slabe (Weaknesses) sunt caracteristicile care ar putea dezavantaja instituția sau

organizația în demersul stabilit

Oportunit ățile (Opportunities) reprezintă șansele oferite de mediul extern pentru a realiza cu

succes obiectivele stabilite

Amenințările (Threats) reprezintă elementele externe ale mediului care ar putea pune

obstacole în realizarea obiectivelor stabilite


European






În cele ce urmează vom încerca să creionăm o analiză SWOT pentru o primărie, la modul

general, urmând ca aceasta să vă servească dumneavoastră ca punct de plecare pentru cea

specifică orașului dumneavoastră.

Puncte tari Puncte slabe - Facilități ale Primăriei care ar putea fi folosite

pentru diverse evenimente, cum ar fi întâlniri

cu cetățenii

- Relație oficială deja stabilită cu mass-media

din localitate

- Un număr însemnat de cetățeni care și-au

acordat încrederea actualului primar și

consiliu local

- Proiectul AOR de sprijinire a elaborării și

implementării unei strategii de comunicare cu

cetățenii

- Personal redus – număr relativ mic de angajați

în raport cu volumul de muncă

- Lipsa personalului calificat în relații publice

- Resurse financiare reduse

- Efectele crizei economice asupra cetățenilor

localității

Oportunit ăți Amenințări - Cererea de nivel crescut al transparenței

instituțiilor publice

- Dorința cetățenilor de a fi informați și

consultați

- Existența unei părți a cetățenilor din oraș care

privesc favorabil activitatea primăriei

- Posibilitatea obținerii de finanțări externe

pentru realizarea activităților de informare și

consultare a cetățenilor

- Posibilitatea de realizare a unor parteneriate

cu ONG-uri din oraș

- Posibilitatea atacurilor din partea cetățenilor

nemulțumiți

- Identificarea de soluții care nu pot fi

realizate cu resursele financiare, umane și

materiale disponibile


European






Evident, acesta este doar un exemplu foarte general în care dumneavoastră puteți introduce

multe alte elemente, astfel încât să aveți o imagine de ansamblu a mediului extern și intern,

precum și asupra oportunităților și obstacolelor pe care le-ați putea avea în implementarea

unei strategii de comunicare cu cetățenii.

Stabilirea obiectivelor Obiectivele unei strategii de comunicare se realizează, în general, prin convertirea definiției

problemelor. Întrebarea cea mai importantă în cazul unei campanii de comunicare este “Ce

dorim să realizăm?”. De la acest cadru general trebuie mers mai departe la întrebări specifice,

prin care, în funcție de modul cum am definit problema, să putem stabili obiective precise

(fiecare obiectiv fiind, de fapt, echivalentul unei subprobleme din definiția inițială).

Având în vedere analiza realizată mai sus, la capitolul Analiza situației, vă sugerăm câteva

posibile obiective pentru strategia dumneavoastră de comunicare, pe care le puteți modifica în

funcție de alte caracteristici ale localității dumneavoastră:

1. Informarea tuturor agenților economici din oraș cu privire la .....

2. Creșterea cu ...% a nivelului de informare a cetățenilor cu privire la activitățile

primăriei și consiliului local

3. Consultarea cetățenilor cu privire la cel puțin ... decizii care îi afectează și vor fi

dezbătute în anul 2011

4. Implicarea ONG-urilor din domeniul social cu privire la soluționarea problemelor

legate de persoanele fără adăpost

În general este indicat să vă stabiliți două sau trei obiective principale și realiste. Acest lucru

presupune stabilirea unor priorități de pe lista problemelor cu care se confruntă instituția

dumneavoastră, eficientizând astfel resursele folosite.


European






Analiza factorilor interesați Pentru realizarea cât mai corectă a analizei factorilor interesați, există formate specifice pe

care le puteți adapta în funcție de nevoile dumneavoastră. Mai jos aveti un exemplu de la care

puteți porni:

Factorul interesat

Interesul Potențialul impact asupra implementării strategiei

Atitudini și/sau riscuri

Strategia de management

Persoana responsabilă

Executivul primăriei

Să își facă datoria fără a fi foarte încarcați cu sarcinile zilnice

Pot întârzia implementarea strategiei de comunicare

Nemultumiți pentru că vor avea noi sarcini în responsabilitatea lor

Explicarea importanței unei astfel de strategii, implicarea celor care vor implementa strategia în procesul de elaborare a acesteia Oferirea de sprijin și laude atunci când își fac treaba

Primarul, Consilierul local sau persoana desemnată să realizeze și să implementeze strategia de comunicare

Mediul de afaceri

Urmărirea propriilor interese comerciale

Probabil ca nu vor susține activ demersul

Multumiți că vor avea acces mai ușor la informații și o colaborare mai bună cu administrația publică locală

Informarea acestora în momentul implementării strategiei

Persoana desemnată să realizeze și să implementeze strategia de comunicare

ONG-uri din domeniul participării

Promovarea participării publice, a

Pot să vă susţină în acest demers, dar pot, de asemenea, să vă semnaleze

Pot fi multumiţi de demers, dar în acelaşi timp vă

Invitarea acestora la un proces de

Persoana desemnată să realizeze și să


European






publice şi transparenţei

transparenţei şi a accesului la informaţiile de interes public

şi aspectele lipsă din strategie

pot aduce şi critci constructive

consultare înainte de adoptarea finală a strategiei de comunicare pentru a vă oferi feed-back

implementeze strategia de comunicare

ONG-uri din alte domenii

Promovarea scopului specific al organizaţiei

Pot să aprecieze demersul, având în vedere că o comunicare eficientă cu administraţia publică locală ar trebui să le uşureze munca, indiferent de domeniul de activitate

Mulţumite de demers

Informarea acestora în momentul implementării strategiei


Mass-media Informarea cetăţenilor

Pot fie să vă laude demersul, fie sa îl critice

Multumiţi, dar şi critici

Informarea acestora în momentul începerii elaborării strategiei, a finalizării acesteia şi de câte ori este nevoie în implementare


Cetăţenii Urmărirea intereselor individuale

Mulţumiti că vor avea acces la informaţie şi o comunicare mai bună cu administraţia publică locală

Multumiţi, dar probabil vor exista şi critici

Consultarea acestora în prcesul de elborare a strategiei şi informarea acestora în momentul implementării ei



European






Identificarea categoriilor de pubilc În funcţie de obiectivele propuse, vă puteţi adresa pornind de la categorii largi de public până

la segmente foarte bine definite, cu caracteristici specifice. După ce aţi realizat analiza

factorilor interesaţi, identificarea categoriilor de public ar trebui să fie relativ uşoară, pentru că

deja ştiţi cine şi cum va fi afectat şi cui să vă adresaţi.

Dacă doriţi, de exemplu, să aveţi o campanie generală despre serviciile oferite de primărie

cetăţenilor, sau un serviciu nou oferit de primărie, pe care doriţi să îl aduceţi la cunoştinţa

acestora, atunci vă adresaţi publicului larg, format din toţi cetăţenii oraşului dumneavoastră.

Dacă, de pildă, vreţi să faceţi cunoscută o facilitate acordată de primărie sectorului privat sau

demararea construcţiei unui parc industrial în vecinătatea oraşului dumneavoastră, atunci

publicul, în acest caz, va fi format din firmele din oraş care contribuie, prin taxe şi impozite, la

bugetul localităţii.

Sunt probleme specifice care necesită, însă, segmentarea publicului în categorii mai restrânse,

pentru a identifica astfel grupurile care se pot constitui în sprijin pentru campania pe care o

derulaţi sau, din contră, care vă vor fi ostile. Cercetările făcute în etapa de analizare a

factorilor interesaţi permit identificarea unor grupuri de oameni care au în comun ceva

relevant pentru obiectivele urmărite de dumneavoastră: opinii şi atitudini asemănătoare şi/sau

capacitatea de a acţiona pentru sau împotriva obiectivelor stabilite de dumneavoastră.

Stabilirea acestor segmente de public considerate ca importante, din punctul de vedere al

obiectivelor urmărite, este necesară pentru a le acorda acestora o atenţie specială. În funcţie de

importanţa pe care o au, aceste segmente vor fi atinse de mesajele campaniei simultan sau pe

rând. În cadrul planului de campanie trebuie să se urmărească atingerea tuturor grupurilor

identificate ca fiind relevante pentru atingerea respectivului obiectiv. De asemenea, se va

arăta, atunci când este cazul, care sunt segmenetele cele mai importante către care se

difuzează în mod privilegiat mesajul.


European






Ca să înţelegem mai bine cele prezentate mai sus, vom da exemplu unei posibile decizii a

Consiliului Local care prevede creşterea spaţiului verde din oraşul dumneavoastră. Din

punctul de vedere al comunicării cu cetăţenii, ar trebui să comunicaţi cu aceştia atât înaintea

luării respectivei decizii, cât şi după. Aţi putea, să spunem, să vorbiţi cu o organizaţie de

mediu care activează în oraşul dumneavoastră pentru a afla dacă există statistici pe care ei le-

au colectat în acest sens, dacă au recomandări privind aceste aspecte şi să le aflaţi părerea

despre respectivul proiect de hotărâre a Consiliului Local.

După adoptarea respectivei Hotărâri o puteţi aduce la cunoştinţa tuturor cetăţenilor din

localitate dar puteţi, de asemenea, să colaboraţi cu Consiliile locale al tinerilor sau alte

organizaţii ale elevilor, tinerilor etc. care ar putea fi interesaţi să participe la activitaţi de

împădurire, de exemplu, în anumite zone ale oraşului.

Planul de activităţi Planul de activităţi reprezintă lista activităţilor pe care administraţia publică locală le va derula

pentru a-şi atinge obiectivele deja stabilite. În elaborarea acestui plan trebuiesc avute în

vedere resursele de toate felurile necesare (de personal, financiare, logistice) pentru a decide

dacă, de exemplu, primăria are şi este dispusă să aloce resursele respective pentru activităţile

respective, iar dacă nu, cum poate realiza acele activităţi care să nu necesite un efort financiar

însemnat.

În cele ce urmează vom trece în revistă o serie de activităţi pe care le-aţi putea include în

planul dumneavoastră din cadrul strategiei de relaţii publice.


European






1. Accesul publicului la informaţii

Există diferite metode de transmitere a informaţiilor către public, dar noi ne vom opri atenţia

asupra câtorva care ar putea fi mai uşor de implementat şi nu ar necesita eforturi financiare şi

umane deosebite:

1.1. Comunicarea electronică

În cadrul contextului global tot mai complex, autoritățile naționale sau locale trebuie să fie

capabile să formuleze și să implementeze politici publice mult mai rapid, pentru a ține astfel

pasul cu dezvoltarea comunităților. În același timp, cetățenii guvernați au așteptări tot mai

crescute în ceea ce privește transparența și răspunderea celor care au responsabilitatea

guvernării.

Pentru a răspunde acestui context și așteptărilor cetățenilor lor, autoritățile naționale sau locale

pot folosi tehnologii cunoscute la modul general ca Web 2.0 sau Gov 2.0 pentru a crește

calitatea și timpul de răspuns al serviciilor oferite.

• Pagina web a primăriei – actualizarea zilnică a informatiilor, afișarea persoanele de

contact pentru departamentele specifice, astfel încât cetăţeanul să ştie exact pe cine să

contacteze cu o problemă specifică, afișarea informaţiilor de interes public din oficiu,

conform Legii 544, afișarea proiectelor de hotărâri şi, eventual, un formular sau o

adresă de e-mail pentru a primi opinii legate de acestea din partea cetăţenilor, afișarea

informaţiilor despre buget, incluzând circuitul bugetar şi oportunităţile de participare a

publicului, etc.


European






• Pagina de Facebook a primarului sau a primăriei şi a consilierilor locali – prezentarea

pe pagina de Facebook a agendei din ziua respectivă, iar la sfârşitul zilei, prezentarea

unui mic raport a ceea ce aţi reuşit să realizaţi din cele propuse.

• Cont de Twitter şi/sau blog.

• Şedintele Consiliului Local on line.

1.2. Comunicarea cu alegătorii în direct

Un alt instrument util pentru dumneavoastră şi unul foarte important în strategia de

comunicare a oraşului pe care îl administraţi, este comunicarea cu alegătorii prin intermediul

televiziunii sau posturilor de radio locale.

• Parteneriat cu o televiziune sau un post de radio local pentru a avea o emisiune în care

să comunicaţi în direct cu cetăţenii din comunitate o dată pe saptămână sau eventual la

două săptămâni, în funcţie de programul dumneavoastră.

• Sesiune de intrebari si raspunsuri on line

1.3. Comunicate şi conferinţe de presă

1.4. Centre de informare pentru cetăţeni

1.5. Stagii de de internship

Un alt tip de activitate prin care vă puteţi apropia cetăţenii din comunitatea dumneavoastră

prin informarea cu privire la activităţile derulate de instituţie, este organizarea de stagii de


European






internship pentru liceeni în cadrul unor departamente din instituţie. Scopul unui astfel de

program este dublu: pe de o parte să oferiţi o experienţă practică tinerilor privind activitatea

unei instituţii publice, iar, pe de altă parte, să puteţi îndeplini o parte din sarcinile zilnice, cu

un nivel mai redus de dificultate, cu ajutorul lor, reducând astfel, măcar pentru o scurtă

perioadă, încărcătura personalului instituţiei.

2. Consultarea cetăţenilor

Am vorbit la începutul acestui material despre importanţa şi beneficiile pe care implicarea

cetăţenilor din comunitate în procesul decizional le poate aduce unei instituţii publice. Dorim

de la început să stabilim faptul că nu este un lucru uşor de realizat, că necesită un efort din

partea instituţiei, însă vă asigurăm că şi efectele pozitive sunt pe masură.

2.1. Dezbaterile publice

Dezbaterile publice sunt un instrument fundamental pentru realizarea comunicării între

administrație și cetățeni. Acestea implică cheltuieli materiale și de personal, încetinesc

procesul decizional și furnizează atât motive de laudă, cât și de critică, dar este necesar ca

orice administrație publică locală să le organizeze pentru că România a decis să fie o

democrație iar fundamentarea acesteia se realizează prin participarea publica în procesul de

guvernare, care să se realizeze cu, pentru și prin cetățeni.

Mai jos vă prezentăm două tabele, pe care le considerăm foarte utile pentru organizarea unei

dezbateri publice, preluate din suportul de curs Participarea publică al Asociației Pro

Democrația.


European






Pregătirea unei dezbateri publice Nu vă angajaţi în organizarea unei dezbateri publice dacă nu sunteţi pregăti ţi să folosiţi rezultatele

Dacă cetăţenii sunt convinşi că nu o să iasă nimic din ce au spus ei, viitoarele dezbateri vor avea serios de suferit

Aveţi clar în minte scopul dezbaterii publice Ce trebuie comunicat publicului? De ce informaţii avem nevoie de la public? Ce se va face cu informaţiile obţinute? Aceste elemente trebuie spuse clar şi din timp

Nu ajută la nimic dacă anunţaţi dezbaterea publică şi atât – această experienţă este valabilă peste tot în lume, inclusiv în România

Trebuie să se folosească eficient mass-media, învăţământul public, reţelele civice cum ar fi sistemul şcolar şi pieţele, precum şi influenţa autorităţilor locale asupra prietenilor şi vecinilor (şi aceştia sunt cetăţeni!)

Campania de informare publică trebuie să înceapă cu mult înaintea dezbaterii – cel puţin cu o lună, şi să continue până în ziua întâlnirii

Este nevoie de timp pentru a se pregăti mesajele, presa are nevoie de timp ca să le facă publice, logistica necesară afişării anunţurilor cere şi ea timp, iar viitorii participanţi au nevoie de timp ca să îşi discute părerile cu prietenii şi colegii. Se va face publicitate inclusiv în preziua şi în ziua dezbaterii, pentru a reaminti publicului; acest lucru este necesar date fiind preocupările zilnice ale fiecăruia

Planurile şi detaliile pentru pregătirea dezbaterii publice vor fi încredinţate unui grup de acţiune din cadrul instituției, comitet director sau ONG

Sunt multe de făcut şi este important să existe un grup de persoane care să aibă clar responsabilitatea de a rezolva această chestiune. De asemenea, dacă grupul de acţiune poate include persoane provenind din medii diferite, atât oficialităţi cât şi cetăţeni implicaţi, se va ajunge mai uşor la un rezultat bun şi se va încuraja natura participativă a evenimentului

Acest grup are nevoie de sprijin şi acces la persoana oficială cea mai importantă implicată în dezbaterea publică

Dacă decideți să organizați o dezbatere publică, atunci trebuie să sprijiniți ini ţiativa pentru a avea succes. O dezbatere publică este un eveniment important – eşecul acesteia poate fi o dezamăgire de proporţii

Folosiţi o listă de necesităţi pentru pregătire Sunt destule decizii, acţiuni de coordonare şi detalii de care să vă ocupaţi, aşa că lista este practic obligatorie


European






Follow-up (continuare) Cetăţenii vor percepe dezbaterea ca pe un prim pas al unui proces. Asta şi este. Asiguraţi-vă follow-up-ul urmărind reacţiile din presă şi afişând rezultatele în locuri publice. Aici vor fi incluse şi răspunsuri la întrebările ridicate şi informarea oamenilor asupra modului cum vor fi folosite rezultatele întâlnirii în procesul luării deciziilor

Mai sus am prezentat chestiuni generale legate de organizare dezbaterilor publice iar în cele

ce urmează veți avea un tabel cu chestiuni practice de organizare:

Lista activităţilor pentru organizarea unei dezbateri publice Hotărâţi data, momentul şi locul întâlnirii

• Ziua de desfăşurare trebuie să fie logică din punct de vedere al

subiectului dezbaterii, şi să fie convenabilă pentru public

• Locul trebuie să fie adecvat şi convenabil: destul de încăpător

pentru numărul aşteptat de persoane, acces cu mijloacele de

transport în comun, teren neutru

Invita ţi participan ţii atât la modul general cât şi specific, în funcţie de subiect

• Luaţi în considerare persoanele implicate: invitaţi pe oricine

este afectat de subiect

• Faceţi invitaţiile cu mult timp înainte

• Pentru subiecte largi (cum ar fi bugetul) folosiţi comunicate de

presă, anunţuri în pieţe, şcoli etc.

• Pentru subiecte mai restrânse folosiţi: anunţuri în locuri

frecventate de cei implicaţi, anunţuri la alte întâlniri etc.

Pregăti ţi şi împăr ţiţi în avans materiale conţinând informa ţii-cheie

• Afi şaţi programul întâlnirii.

• Realizaţi o listă de date cu subiectele dezbaterii: scurtă, clară,

simplă, folosind diagrame sau grafice pentru informaţii

financiare complexe.


European






• Distribuiţi procedurile şi regulile întâlnirii, includeţi reguli de

înscriere şi de luare de cuvânt

• Distribuiţi în avans materiale, dacă este posibil

• Distribuiţi materiale în timpul dezbaterii publicului cât şi

presei

Aranja ţi sala astfel încât aceasta să promoveze scopurile dezbaterii

• Desenaţi un plan al sălii; faceţi-l cunoscut aleşilor,

personalului, grupurilor de cetăţeni cheie.

• Gândiţi aşezarea prezidiului şi a personalului de resurse

împreună, într-un loc unde să poată fi văzuţi de toată lumea

• Aranjaţi scaunele publicului cât mai aproape de prezidiu

• Pregătiţi şi scaune în plus, într-un loc uşor accesibil, pentru a

putea face faţă unui număr mai mare de persoane decât cel

aşteptat

• Dacă sala este mare sau se aşteaptă mai mult de 30 de

persoane, folosiţi un sistem de sonorizare cu microfoane

pentru prezidiu, personal şi vorbitorii din partea cetăţenilor

• Testaţi echipamentul audio-vizual înainte şi asiguraţi-vă că

poate fi văzut de toţi participanţii

• Pregătiţi suporturi pentru planuri sau alte materiale de mari

dimensiuni

• Amplasaţi o masă la sosire, pentru materiale suplimentare,

puneţi un anunţ care să spună: "informaţii: participanţii se pot

servi"

• Aveţi în vedere o zonă de expoziţie pentru modele de proiecte,

planuri şi alte materiale, dacă este cazul

Stabiliţi regulile de bază (prin acord)

• Timpul alocat pentru fiecare vorbitor (2-5 minute este


European






standard)

• Dacă cetăţenii trebuie să se înscrie înainte de dezbatere sau în

timpul acesteia

• Dacă vor avea numai o ocazie de a vorbi la audiere

• Dacă pot înscrie pe alţii la cuvânt sau fiecare trebuie să se

înscrie singur

Adunaţi o echipă de sprijin, conform resurselor

• Tot personalul de sprijin trebuie să poarte plăcuţe de

identificare

• Personal de întâmpinare: aceştia îi vor întâmpina pe

participanţi, îi vor îndruma spre materiale şi locuri

• Numiţi personalul care să ajute presa, inclusiv la găsirea celor

mai bune locuri pentru camerele de luat vederi şi urmărirea

surselor de informaţii

• Personal pentru urgenţe: trebuie să existe persoane care să facă

copii în ultimul moment, să găsească documente sau alte

informaţii, să rezolve diferite probleme

• Trebuie sa existe personal care să se ocupe de retroproiector şi

alte mijloace audio-vizuale

• Înregistraţi întâlnirea (audio sau video) pentru a o face publică

şi ca material de referinţă după întâlnire

Programul trebuie realizat de comun acord

• Cuvânt de bun venit şi scurte remarci de deschidere din partea

prezidiului: precizarea scopurilor, aşteptărilor şi procedurilor

pentru dezbaterea publică, oferirea de materiale şi invitarea

publicului să ia materiale dacă nu au făcut-o deja, invitarea

publicului să se înscrie la cuvânt, dacă nu a făcut-o

• Prezentarea persoanelor oficiale alese, personalului, oaspeţilor


European






speciali.

• Recunoaşterea altor oficiali aleşi care se află în sală – ca grup,

nu neapărat individual.

• Predaţi controlul întâlnirii unui facilitator profesionist

• Prezentaţi scurt şi clar scopul şi problema de discutat: de

obicei prezentat de şeful personalului profesionist, lungimea

standard a prezentării este 5-10 minute; pentru subiecte mai

largi, cum ar fi bugetul, prezentarea poate depăşi această

lungime, dar nu mai mult de 30 de minute

• Dezbaterea este o şansă pentru a furniza informaţii cetăţenilor,

dar mai ales pentru a primi informaţii de la cetăţeni.

• Prezentaţi regulile de comportament în cadrul dezbaterii

publice

• Comentarii din partea cetăţenilor: de obicei 2 -5 minute per

vorbitor

• Încheiere: este făcută de cel care prezidează; mulţumiţi

participanţilor pentru că au venit

• Furnizaţi informaţii despre alte manifestări care urmează, cum

ar fi alte dezbateri, data hotărârii, materiale informative, pe

cine să întrebe despre un raport preliminar, când va fi

disponibil raportul final.

Follow-up după dezbaterea publică

• Numiţi o persoană care să ţină evidenţa tuturor întrebărilor şi

opiniilor exprimate în cadrul dezbaterii publice

• Folosiţi această evidenţă pentru a pregăti un raport preliminar

• Persoanele oficiale responsabile trebuie să citească raportul şi

să decidă asupra modului cum trebuie să se ocupe de


European






problemele care au apărut; unele probleme nu pot avea o

rezolvare, ca de exemplu dacă un cetăţean ridică o problemă

care nu se regăseşte în scopul dezbaterii, dar toate aceste

probleme ridicate la dezbatere trebuie să se regăsească în

raportul final

• Raportul final ar trebui finalizat la circa 10 zile după dezbatere

şi trebuie să includă o explicaţie asupra modului în care

oficialii responsabili vor face faţă problemelor apărute ăn

cadrul acesteia

• Raportul trebuie să fie pus la dispoziţia publicului şi presei

2.2. Sondajele de opinie

Aproape oricine este familiarizat cu conceptul de sondare a opiniei publice. Sondajele sunt

folosite pentru a descoperi realităţile (incluzând atitudini şi păreri) despre membrii unei

categorii a populaţiei.

2.3. Focus - grupurile

„Focus-group” - urile (interviurile de grup focalizate) sunt întâlniri interactive, facilitate, cu

grupuri mici de cetăţeni. Moderatorul lor conduce participanţii la discuţii printr-un set de

întrebări despre un subiect particular.

2.4. Comitetele consultative

Dacă sunteți interesați să obțineți informatii specializate sau expertiză, puteţi forma un comitet

consultativ. Comitete consultative cetăţeneşti reprezintă instrumente foarte utile de implicare

permanentă a cetăţenilor în administrarea localităţilor lor între momentele electorale. Un

comitet consultativ eficace trebuie să cuprinda un grup divers de persoane interesate de un


European






anumit subiect şi carora le sunt apoi atribuite sarcini, cum ar fi pregătirea recomandărilor,

studierea chestiunii, discutarea problemei cu alegătorii, sau organizarea de evenimente.

2.5. Solicitarea de informații și sugestii din partea cetățenilor

Acest set de activități necesită două condiții absolut obligatorii pentru a fi eficiente:

I. Să existe mijloace prin care cetățenii pot face acest lucru:

- O linie verde gratuită

- O adresă de e-mail

- O căsuță poștală în cadrul primăriei sau în alte locuri din oraș

- Emisiunile în direct – menționate mai devreme în acest material

II. Să existe o structură care să selecteze, să centralizeze informațiile primite și să le

transmită mai departe departamentelor reponsabile sau decidenților.

Sugestia noastră este să nu vă lansați într-o astfel de activitate decât în momentul în care

îndepliniți ambele condiții, căci altfel riscați ca întregul efort să se întoarcă împotriva

dumneavoastră.

Programarea activităților La fel de important precum realizarea planului de activități este și stabilirea de termene pentru

realizarea acestora. Un plan de activități fără termene de realizare și urmărirea îndeaproape a

respectării lor este mai degrabă nefolositor.

Diagrama lui Gantt este un tabel grafic care prezintă activitățile, termenele și perioada de timp

necesară pregătirii unei activități, precum și persoanele responsabile pentru ele. Dacă este


European






realizată corect și urmărită, această diagrama asigură controlul desfășurării la timp a

activităților proiectului.

Iată cum ar putea arăta o diagramă Gantt pentru planul de realizare a strategiei dumneavoastră

de comunicare cu cetățenii:

Anul 2011

Activitate Luna 1 -aprilie-

2 3 4 5 6 7 8 9 10 Responsabilitate

Realizarea unui draft al strategiei de comunicare

Persoana desemnata să coordoneze elaborarea și implementarea strategiei

Consultarea primarului și a consilierilor locali cu privire la strategie

Primar, consilieri locali, persoana desemnata sa coordoneze elaborarea si implementarea strategiei

Modificarea strategiei în funcție de sugestiile primite


Organizarea unei dezbateri publice pe tema strategiei de relații publice

Primar, consilieri locali, persoana desemnata sa coordoneze elaborarea si implementarea strategiei, personal din cadrul primarie

Refacerea strategiei în funcție de sugestiile primite


Votarea strategiei de relații publice în Consilul Local

Primar și consilieri locali

Implementarea strategiei Persoana desemnata să coordoneze elaborarea și implementarea strategiei


European






Evaluarea Evaluarea este un proces extrem de important al strategiei de comunicare. Ea reprezintă

analiza sistematică a desfășurării campaniei și a rezultatelor sale. Realizând această activitate

vă puteți da seama dacă eforturile și resursele dumneavoastră au avut efectele scontate, dacă

veți continua în același mod sau dacă veți modifica anumite aspecte ale ei, în funcție de

rezultate.

Trebuie avut în vedere faptul că procesul de evaluare nu se face numai la finalul perioadei

determinate, ci în toate etapele planului de comunicare cu cetățenii. Procedând astfel, se pot

observa din timp eventuale lipsuri sau greșeli, iar acestea vor putea fi corectate cu pierderi

minime. Procesul de evaluare nu ne arată numai dacă obiectivele campaniei au fost

îndeplinite, ci și dacă planul de campanie a fost bine conceput și dacă activitățile prevăzute au

fost adecvate.

Evaluarea se poate realiza urmărind trei axe de evaluare:

- Evaluarea strategiei de relații publice - se va urmări dacă informațiile au fost

corect utilizate de cei implicați în implementarea strategiei și dacă au fost

aduse corect la cunoștința cetățenilor

- Evaluarea implementării strategiei - se analizează modul în care au fost

implementate fiecare dintre activitățile strategiei de comunicare cu cetățenii,

folosind indicatori specifici pentru fiecare dintre acestea

- Evaluarea impactului mesajului - se va urmări feed-back-ul publicurilor în

funcție de obiectivele strategiei de comunicare cu cetățenii


European






Pentru a înțelege mai bine evaluarea în funcție de indicatori pentru fiecare activitate o să luăm

ca exemplu activitatea de organizare a unor stagii de internship pentru liceeni. Iată care ar

putea fi o serie de indicatori pe care puteți să îi urmăriți:

- Numărul instituțiilor de învățământ partenere

- Numărul de articole în presă privind programul de internship

- Numărul de apariții TV

- Numărul de aplicații primite din partea liceenilor

- Numărul de liceeni care au realizat stagiul de internship

- Numărul de persoane din cadrul instituției care au interacționat cu liceenii

- Lista de sarcini pe care le-au îndeplinit liceenii în timpul stagiului

- Acoperirea în mass-media cu privire la acordarea de diplome stagiarilor la final

- Rezultatele chestionarelor de evaluare completate de liceeni

- Rezultatele chestionarelor de evaluare completate de părinții liceenilor

- Rezultatele chestionarelor de evaluare completate de angajații instituției care au

interacționat cu liceenii

- Orice alt tip de feed-back primit în legătura cu stagiul de internship


European






Concluzii

Fără a pretinde că a acoperit toate aspectele legate de realizarea unei strategii de comunicare

cu cetățenii, materialul de față a încercat să acopere aspectele principale ale acestui demers,

oferind un punct de plecare administrațiilor publice care vor începe acest demers.

În cadrul proiectului Dezvoltarea capacității de acțiune a Asociației Orașelor din România

prin îmbunătățirea eficacității organizaționale proprii și a membrilor va fi realizat, de

asemenea, un Ghid de elaborare a unei strategii de comunicare cu cetățenii care va cuprinde

mai multe aspecte teoretice și o listă bibliografică mult mai vastă, utilă celor care doresc să

aprofundeze această temă.

Asociația Orașelor din România, prin intermediul experților din cadrul acestui proiect și al

personalului pe care îl are, va încerca să rămână la dispoziția membrilor săi pentru a-i sprijini

în realizarea și implementarea unei strategii de relații publice viabile, chiar și după încheierea

acestui proiect, deoarece considerăm că acesta ar trebui să fie un demers pe termen mediu și

lung.


European







European






Bibliografie:

Bazele administrației publice, Alina Profiroiu, Irina Popescu

Cele mai bune practici în relațiile cu alegătorii, NDI România, 2007

Encouragining public debates. A European guide for participants and organizers, Ken Broda-

Bahm, Daniela Kempf, William Driscoll

Participarea cetățenească, Asociația Pro Democrația, București, 2004

Relațiile eficiente cu mass-media, Michael Bland, Alison Theaker, David Wragg,

Comunicare.ro, 2003

Relațiile publice: Principii și strategii, Cristina Coman, Polirom, 2001


European






Material realizat în cadrul proiectului Dezvoltarea capacității de acțiune a Asociației Orașelor din România prin îmbunătățirea eficacității organizaționale proprii și a membrilor, finanțat din Fondul Social European, Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative, în perioada Octombrie 2009 - Octombrie 2011 Publicat la București, august 2011 de Asociația Orașelor din România Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziţia oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României.

strategia de relatii publice a primariei.pdf

Documents