UNIVERSITATEA LUCIAN BLAGA SIBIU

FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE

SPECIALIZARE B6 - FINANE

PROIECT

CHARISMA ERP SISTEM EXPERT UTILIZAT

N CONDUCEREA UNEI FIRME

Profesor,

Conf. Univ. Dr. Jucan Cornel

Masteranzi:

Ctan Gabriela Mihaela

Clenci Petria Laura

MAI 2015

CUPRINS

I. CHARISMA ERP - SISTEM EXPERT UTILIZAT N CONDUCEREA UNEI FIRME

II. CONCLUZII

III. BIBLIOGRAFIE

I. CHARISMA ERP - SISTEM EXPERT

1. Noiuni generale Charisma ERP

Acest sistem expert a fost dezvoltat ncepnd cu anul 2005, prima versiune fiind 1.18, ulterior versiunea a fost modificat dup cum urmeaz:

DataVersiuneaDescriere

06/09/2005

31/07/2006

05/12/2007

16/03/2008

11/11/2008

19/08/20091.18

1.20

2.11.01.62.5.0.13

2.9.0.9

2.4.0.15Versiune iniial

Versiune modificat

Versiune modificat

Versiune modificat (adugare obiecte inventar)Versiune modificatVersiune modificat

Sistemul Charisma face parte din categoria sistemelor ERP (Enterprise Resources Planning) fiind conceput i dezvoltat n totalitate de TotalSoft. Prin flexibilitatea i configurabilitatea sa, sistemul Charisma a reuit s fie implementat cu succes n cele mai diverse domenii de activitate cum sunt: farmaceutic, producie, construcii, distribuie, retail, leasing.

2. Descriere sistem expert - Charisma ERP

Prin dublu click al butonului stnga mouse pe icon-ul aplicaiei se lanseaz sistemul.

Accesul n sistem se face pe baza unui nume de utilizator i a parolei ataat utilizatorului respectiv:

Dup completarea numelui de utilizator i a parolei asociate utilizatorului se apas butonul . Se va deschide meniul principal al aplicaiei. n partea de sus vor aprea modulele din sistem: Depozit, Financiar, Contabilitate, Achiziii, Vnzri, Mijloace Fixe, General (pot s apar mai multe/puine module, n funcie de profilul companiei i de licenele cumprate).Fiecare modul are un submeniu propriu care conine documente, funcionaliti i rapoarte specifice.

Entiti implicate n sistem:

a) Nomenclatoare

b) Documente

c) Rapoarte

Tipuri document: factura de achiziie, comand client, extras de cont, fia mijlocului fix, proces verbal de inventar. Documentele dintr-un anumit tip, spre exemplu facturi de achiziie, sunt reprezentate de totalitatea facturilor de achiziie introduse n sistem ntr-o anumit perioad.

Orice document din punct de vedere al organizrii informaiei din interiorul su cuprinde dou mari pri:

antet sau header

detaliu

Informaiile din antet au caracter general i privesc ntregul document cum sunt: dat document, numr document, stare document, partener, etc.

Raportul Stoc disponibil curent care ofer informaii privind stocul curent mprit n dou coloane disponibil i rezervat la data rulrii raportului. Se pot introduce diverse criterii de filtrare cum sunt: locaia, gestiunea, tip articol, articol, celula, etc.

Informatii specifice legate de o anumit entitate care o definesc i o caracterizeaz.

n contextul n care se dorete introducerea n sistem a altor proprieti dect cele pentru care exist cmpuri predefinite, se pot aduga proprieti noi n sistem. Aceasta operaiune este posibil pentru dou entiti: partener i articol.O importanta proprietate predefinit a entitii document este starea documentului. Aceast proprietatea este vizibil n orice document i reflect status-ul documentului respectiv. Uzual se lucreaz cu trei stri ale unui document: generat, validat i anulat. Starea oricrui document poate fi vizualizat din interiorul acestuia i se afla n colul dreapta-sus al documentului respectiv.

Pentru tipul de document factur fiscal de vnzare putem avea urmtoarele situaii (cu meniunea c nu sunt toate cazurile posibile):

a) clientul cumpr anumite produse i i se ntocmete factur de vnzare cu toate informaiile necesare fr a se fi ntocmit anterior vreun alt tip de document referitor la vnzarea respectiv.

b) clientului i s-au trimis anterior mrfurile cu aviz de expediie, acum urmnd facturarea avizului respectiv prin preluarea datelor coninute n avizul respectiv.

c) clientului i s-a emis anterior o factur proforma i acum urmeaz s-i fie ntocmit factura fiscal de vnzare pe baza datelor din factura proforma.

d) clientul a fcut anterior o comand i acum urmeaz s i se ntocmeasc factura fiscala pe baza datelor din comand.

Din punct de vedere al modului n care se comporta tranzaciile acestea sunt de dou tipuri:3. Aciuni posibil de efectuat asupra entitilor

Asupra entitilor din sistem pot fi efectuate urmtoarele aciuni, n funcie de categoria din care acestea fac parte, dup cum urmeaz:

1. Entiti de tip nomenclator

adugare: prin intermediul acestei aciuni se poate aduga o noua nregistrare ntr-un nomenclator. Pentru a putea aduga n sistem o nou nregistrare trebuie completate anumite cmpuri obligatorii. Cmpurile obligatorii se constituie n informaiile minimale necesare de a fi introduse n sistem pentru ca acesta s poat funciona.

selectare: prin intermediul acestei aciuni se poate selecta o anumit nregistrare pe baza unor criterii de selecie.

consultare (vizualizare): prin intermediul acestei aciuni pot fi vizualizate informaiile aferente unei nregistrri din sistem.

modificare: prin intermediul acestei aciuni se pot modifica anumite informaii aferente unei nregistrri din sistem.

tergere: prin intermediul acestei aciuni se poate terge din baza de date o anumit nregistrare din nomenclatoare. tergerea unei nregistrri n sistem se poate face doar n anumite condiii.

Exemplu: nu se va putea terge din nomenclatorul de parteneri un furnizor pentru care exist facturi de aprovizionare n sistem.

copiere: este permis pentru nomenclatorul de articole; pe baza unui articol deja introdus n sistem se poate face o copie a acestuia. Copia va fi introdus automat de sistem i va aduga la sfritul codului i denumirii expresia _copy. nainte de operaiunea de copiere trebuie s stabilim care vor fi codul i denumirea noului articol. Pentru a copia un articol se intra n modulul General Articole Articole. Ne poziionm pe articolul respectiv fiind n modul lista i executm click-dreapta de mouse. Se va activa urmtorul meniu (presupunem c dorim s copiem articolul 1019 - APARAT AER CONDIIONAT:

Presupunem c dorim ca noul articol s preia toate proprietile articolului copiat doar c trebuie s-i alocam alt cod (1020) i alt nume (APARAT AER CONDIIONAT_SAMSUNG). Pentru acest lucru se intr n cele doua cmpuri din fereastra de mai sus, se fac modificrile necesare i apoi se apas butonul

Dac operaia de copiere a avut succes vei primi urmtorul mesaj:

Se apas butonul i n acest moment vom avea n baza de date un nou articol cu codul 1020 i numele APARAT AER CONDIIONAT_SAMSUNG.

2. Entiti de tip document

adugare: prin intermediul acestei aciuni se poate aduga un nou document n sistem. Pentru a putea aduga n sistem o nou nregistrare trebuie completate anumite cmpuri obligatorii. Cmpurile obligatorii se constituie n informaiile minimale necesare de a fi introduse n sistem pentru ca acesta s poat funciona.

selectare: prin intermediul acestei aciuni se poate selecta o anumit nregistrare pe baza unor criterii de selecie.

consultare (vizualizare): prin intermediul acestei aciuni pot fi vizualizate informaiile aferente unui document nregistrat n sistem.

tiprire: prin aceasta aciune documentele pentru care s-a prevzut faptul c vor trebui tiprite din sistem, pot fi listate la imprimant ntr-un anumit format prestabilit. Exemplu: factura de vnzare, bon de consum, etc.

modificare: prin intermediul acestei aciuni se pot modifica anumite informaii aferente unui document nregistrat n sistem. Modificarea informaiilor dintr-un document se poate face doar dac starea documentului respectiv este .

validare: operaiunea prin care un document aflat n starea Generat se valideaz se efectueaz prin apsarea butonului din interiorul documentului.

anulare: operaiune prin care un document nregistrat n sistem este anulat. Anularea unui document se poate face doar n anumite condiii.

Dac mcar una dintre condiiile de mai jos este ndeplinit documentul nu va putea fi anulat.

n sistem exist un document care s fie generat din documentul pe care dorim s l anulm, cu alte cuvinte documentul pe care vrem s l anulm se constituie ca sursa pentru alt document din sistem.

documentul are nota contabila generat

data documentului se afla ntr-o luna calendaristica nchis. tergere: operaiune prin care un document este ters din baza de date, moment din care el nu va mai putea fi regsit n sistem. n principiu un document nu poate fi ters din sistem dac este ndeplinit mcar una dintre condiiile de mai jos:

documentul are starea validat

documentul are starea generat dar se constituie ca surs pentru alt document din sistem.

data documentului se afl ntr-o luna calendaristica nchis

navigare: operaiune prin care se poate urmri transabilitatea documentelor n sistem, n sensul vizualizrii din interiorul unui document a legturii acestuia cu alte documente sursa sau destinaie. Aceast aciune este declanat prin apsarea butonului din interiorul fiecrui document. Exemplu: ntr-o factur de aprovizionare se apas butonul .

Ce se observ n imaginea de mai sus este faptul c factura de aprovizionare n cauz a fost generat dintr-o comanda furnizor i pe baza acestei facturi s-a nregistrat o not contabil n sistem. Altfel spus pentru factura de aprovizionare documentul sursa este documentul Comand furnizor, iar destinaie este Nota contabil. copiere: pe baza unui document deja introdus n sistem se poate face o copie fidel a acestuia. Copia va fi introdus automat de sistem n starea generat. Aceast operaiune este foarte util n contextul n care dup validarea unui document se constat o greeala de operare. n aceast situaie documentul se anuleaz apoi se copiaz. Deoarece copia va fi pus n starea generat, se va putea corecta greeala i ulterior valida documentul respectiv.3. Entiti de tip raport

consultare (vizualizare): aciune prin care dup stabilirea filtrelor dorite se vizualizeaz datele din interiorul unui raport. Aciunea este declanat prin apsarea butonului Vizualizare aflat n partea stnga-sus n fereastra de rapoarte.

tiprire: operaiune prin care un raport afiat pe ecran este trimis la imprimant pentru tiprire. Dup afiarea raportului dac se dorete tiprirea lui se execut click de mouse pe iconia de imprimanta aflata n meniul stnga-sus.

export n alt format de fiier: operaiune prin care un raport afiat pe ecran este exportat n alt tip de fiier. Aceast aciune se declaneaz executnd click de mouse pe iconia de export (cea care arat ca un plic deschis) aflat n meniul stnga-sus.

II. CONCLUZII

innd cont de prezentarea fcut sistemelor informatice bazate pe cunotine, i n particular a sistemelor expert, putem meniona cteva avantaje ale acestora:

sunt colecii de informaii valoroase;

sunt indispensabile n lipsa expertizei umane;

n unele situaii, pot fi mai ieftine i mai eficiente dect experii umani;

pot fi mai rapide dect experii umani;

dac sunt flexibile, pot fi actualizate cu uurin;

pot fi folosite pentru instruirea de noi experi umani;

la cerere, pot explica premisele i linia de raionament;

trateaz incertitudinea ntr-o manier explicit, care spre deosebire de cazul experilor umani poate fi inspectat i verificat;

Cu toate acestea, unele limite ale acestor sisteme exist:

nu pot raiona pe baza intuiiei sau bunului sim, deoarece acestea nu sunt uor reprezentabile;

sunt limitate la un domeniu restrns; cunotine din alte domenii nu pot fi uor integrate nici nu pot generaliza n mod convingtor;

procesul de nvare nu este automat; pentru actualizrile cunotinelor este nevoie de intervenia uman;

n prezent, nu pot raiona pe baza teoriilor sau analizelor;

cunotinele nmagazinate n baza de cunotine depind foarte mult de expertul uman care le exprim i actualizeaz.

Sistemele expert, sunt un element cheie n aa numita a 5-a generaie de calculatoare. Aceste maini, nu i vor spune doar ceea ce vrei s tii, ci i cum s gseti ceva, fr ca s fie nevoie s cunoti un limbaj de programare.

Cu toate c argumente pro i contra exist n ceea ce privete capacitatea calculatoarelor de a aciona inteligent, ele totui se nchin n faa a ceea ce matematicienii numesc dovad existent. Ct de mult poate tehnologia informaional s fie aplicat n domenii ca medicina, trafic aerian, operaii nucleare este doar o ntrebare care i gsete rspunsul din ce n ce mai mult n viaa real.

n ceea ce privete sistemul Charisma ERP, acesta este un program complex i diversificat care ajut firma s funcioneze bine, s aib un istoric, s poi gsi toate datele operate, pe care un expert uman nu le poate memora i redefini. n concluzie am demonstrat c programul Charisma ERP deine caracteristicile unui sistem, deci poate fi considerat un sistem expert.

III. BIBLIOGRAFIE

1. www.totalsoft.ro/courses_erp

2. Conf. Univ. Dr. Jucan C., Sisteme expert financiar - bancare suport de curs, editura ULBS Sibiu, 2010

3. Lazarovici G., Micle D.. - Introducere n arheologia informatizat, Bibliotheca Historica et Archaelogica Universitatis Timisienisis, 2001

4. Onete B.. Sisteme informatice, editura A.S.E., Bucureti, 2000

PAGE 9