1

SINTEZA MANAGEMENTUL APROVIZIONARII SI DESFACERII

Introducere

Sinteza la disciplina Managementul aprovizionării şi desfacerii reprezintă un punct de sprijin

oferit studenţilor pentru dezvoltarea cunoştinţelor existente, precum și pentru dezvoltarea

competenţelor privind rolul pe care îl are managementul aprovizionării şi desfacerii, cunoaşterea

strategiilor moderne în domeniu, a metodelor şi modelelor de calcul al stocurilor curente, în condiţii

de certitudine, incertitudine şi de risc, precum şi studiul elementelor de logistică în managementul

aprovizionării şi desfacerii.

Rolul managementului, al managerului în general, este esenţial în funcţionarea societăţilor

comerciale, indiferent de forma juridică a acestora şi de aceea este realizată o transpunere detaliată

din teorie în practica managementului aprovizionării şi desfacerii, asigurând astfel condiţiile actului

decizional cel mai bun.

De asemenea, este urmărită activitatea managerială ca o compo¬nentă strategică primordială

pentru dezvoltarea economică şi progresul social, modelul managerial analizat, evidenţiind etapele

contextuale ale demersurilor operaţionale privind fluxul activităţilor de aprovizionare, de gestionare

a stocurilor şi, ulterior, de desfacere. Se demonstrează că, în fapt, optimizarea procesului de

gestionare a stocurilor influenţează fundamental atât eficientizarea activităţilor de aprovizionare, cât

şi a celor de desfacere.

2

Capitolul I MANAGEMENTUL CA ŞTIINŢĂ. MANAGEMENTUL

APROVIZIONĂRII ŞI DESFACERII, PARTE COMPONENTĂ A MANAGEMENTULUI

FIRMEI

Managementul ca ştiinţă s-a cristalizat relativ recent, după 1880 şi o definiţie a acestuia dată

de Ovidiu Nicolescu este următoarea: „Managementul firmelor rezidă în studierea proceselor şi

relaţiilor de management din cadrul lor, în vederea descoperirii legităţilor şi principiilor care le

guvernează şi a conceperii de noi sisteme, metode, tehnici şi modalităţi de conducere, de natură să

asigure obţinerea şi creşterea competitivităţii."

Esenţa ştiinţei managementului o reprezintă studiul relaţiilor şi proceselor de management

dintr-o întreprindere.

Funcţiile principale ale managementului sunt:

a) previziunea: procesul prin care se determină principalele obiective ale firmei, precum

şi resursele şi mijloacele de realizare a lor;

b) organizarea: stabilirea necesarului de muncă fizică şi intelectuală, urmată de

gruparea acesteia pe posturi, grupe de lucru şi compartimente şi atribuirea acestora personalului;

c) coordonarea: armonizarea deciziilor şi acţiunilor personalului organizaţiei şi

subsistemelor sale;

d) antrenarea: procesul prin care personalul organizaţiei este motivat să participe la

stabilirea şi realizarea obiectivelor previzionate;

e) controlul - evaluarea: rezultatele efective sunt măsurate şi comparate cu cele

aşteptate, în vederea depistării deficienţelor şi eliminării lor.

Pentru înţelegerea mai uşoară a conceptelor tratate, se vor face referiri cu precădere la

fenomenele care au loc în cadrul întreprinderii industriale. În general, disciplinele economice se

referă la procesele şi fenomenele economice care au loc într-o întreprindere industrială. De aceea se

impune definirea organizaţiei economice, respectiv a întreprinderii industriale.

Organizaţie economică: asocierea unor agenţi economici într-un cadru instituţional convenit

de comun acord, în care sunt precizate obiectivele şi scopul organizaţiei, modul de constituire şi

administrare a patrimoniului, organele de conducere şi modul de funcţionare etc. Organizaţiile

economice pot fi naţionale sau internaţionale.

Intreprinderea industrială reprezintă acea unitate economică producătoare, care se

caracterizează printr-un gen specific de activitate, printr-o funcţionalitate şi organizare tehnologică,

3

prin capacitate de a produce anumite bunuri, de a se conduce şi gestiona raţional şi prin autonomie

financiară.

În cadrul întreprinderii există un circuit economic permanent, care are trei faze:

aprovizionarea - producţia - desfacerea.

a) aprovizionarea: activitatea prin care se asigură elementele materiale şi tehnice

necesare producţiei în volumul şi structura care să permită realizarea obiectivelor generale ale

întreprinderii;

b) producţia: ansamblul proceselor de muncă din cadrul întreprinderii, prin care se

transformă obiectele muncii în produse finite şi se creează condiţiile tehnico-organizatorice şi de

deservire necesare desfăşurării fabricaţiei în bune condiţii;

c) desfacerea: are ca obiect principal vânzarea produselor din profilul propriu de

fabricaţie al întreprinderii industriale în condiţii de eficienţă maximă.

Activitatea specifică acestei faze a circuitului economic al întreprinderii industriale asigură

baza motivaţională pentru organizarea şi desfăşurarea fabricaţiei de produse. Are loc un proces

complex, care începe cu studierea cererii, colectarea şi constituirea portofoliului de comenzi pentru

produsele care trebuie fabricate, urmând ca acestea să fie transmise spre producţie şi apoi spre

aprovizionare.

Fiecărei faze îi corespunde o disciplină a managementului, astfel:

- faza producţiei - este studiată de Managementul producţiei;

- faza aprovizionării şi desfacerii - este studiată de Managementul aprovizionării şi

desfacerii.

1.1. Managementul aprovizionării şi desfacerii: concept, conţinut, trăsături

Managementul aprovizionării reprezintă activitatea prin care se asigură elementele materiale

şi tehnice necesare producţiei, în volumul şi structura care să permită realizarea obiectivelor

generale ale întreprinderii, în condiţiile unor costuri minime şi ale unui profit cât mai mare.

În acelaşi cadru se include şi activitatea de parteneriat (cooperare sau colaborare) între firme

pentru realizarea unor produse. Activitatea de parteneriat se desfăşoară după aceleaşi principii ca şi

cea de aprovizionare şi desfacere, deoarece fiecare unitate poate apărea fie ca furnizor, fie ca

beneficiar.

În literatura de specialitate, dar şi în practica economică sunt utilizaţi termeni ca

achiziţionare, asigurare, aprovizionare, cumpărare, alimentare.

4

• achiziţionarea - acţiune de angajament financiar „de cumpărare" a unor resurse

materiale sau produse, fiind de fapt o tranzacţie monetară efectivă;

• aprovizionarea - în raport cu achiziţionarea are un conţinut mai larg. Achiziţionarea

este doar un moment al procesului complex de aprovizionare cu materiale şi echipamente tehnice,

fiind precedată de stabilirea necesarului, dimensiunii şi momentului de cumpărare, când intervine

cererea sau comanda, urmate de negocierea condiţiilor de furnizare, finalizată cu aducerea efectivă a

resurselor materiale. „Asigurarea materială şi cu echipamente tehnice" se apreciază ca termen

similar noţiunii de „aprovizionare". În practica economică de specialitate asigurarea capătă o

accepţiune mai extinsă, aceasta incluzând atât aprovizionarea, cât şi acţiunea de completare a bazei

materiale şi tehnice necesare, cu resurse din surse proprii (interne) ale întreprinderii. Sunt vizate

resursele care se produc în interiorul întreprinderii şi care sunt destinate consumului propriu (SDV-

uri, anumite forme de energie, diferite piese, subansamble, materiale refolosibile etc.);

• alimentarea - reprezintă acţiunea de finalizare a procesului de aprovizionare (sau de

asigurare) prin trecerea în consum a resurselor materiale aduse, sosite din afară sau fabricate în

interiorul firmei, prin trecerea materiilor prime din depozite la punctele de prelucrare / consum, în

concordanţă cu programele elaborate în acest sens.

Managementul desfacerii produselor reprezintă activitatea prin care se asigură vânzarea

rezultatelor producţiei. Această activitate implică stabilirea căilor, formelor şi modalităţilor prin

care urmează a fi vândute produsele fabricate şi a pieţelor care pot constitui sfera de desfacere. Prin

desfacerea produselor - vânzarea lor - se încheie practic circuitul economic al întreprinderii, care

este format din 3 faze:

1. aprovizionare;

2. producţie;

3. desfacere.

Apoi procesul este reluat. Teorii:

- în Franţa aprovizionarea se rezumă la noţiunile de „cumpărare" şi „aprovizionare";

- H. Lewis şi W. England definesc termenul de „cumpărare" ca un act comercial care

cuprinde identificarea nevoilor, alegerea furnizorilor, negocierea preţului şi a altor condiţii de

tranzacţionare şi urmărire a comenzilor până la livrarea acestora;

- S. Heinritz defineşte funcţia de cumpărare prin activitatea de procurare a materialelor

de calitatea şi în cantitatea dorită, la momentul dorit, la un preţ bun şi de la o sursă bună;

5

- unii autori definesc activitatea de asigurare materială prin termenul de „logistică",

viziune prin care aprovizionarea materială se integrează în activitatea de ansamblu a întreprinderii,

sfera de cuprindere a logisticii fiind mai extinsă.

În ceea ce priveşte „gestiunea fluxurilor materiale", aceasta se încadrează în termenul

general de asigurare materială, care defineşte aria completă de cuprindere a întregului proces de

formare şi gestiune a bazei materiale şi de echipamente tehnice ale întreprinderii.

Managementul aprovizionării şi respectiv al desfacerii sunt concepte unitare complexe,

cărora le este proprie o structură extinsă de activităţi componente, care au în vedere, ca elemente de

ansamblu, problemele de conducere-coordonare, previziune-programare-contractare, de organizare,

antrenare, derulare efectivă, de urmărire-control, analiză şi evaluare.

Aşa cum s-a spus, managementul aprovizionării - componentă a funcţiunii comerciale a

întreprinderii - are ca principal obiectiv asigurarea completă şi complexă a unităţii economice cu

resurse materiale şi tehnice corespunzătoare calitativ, la locul şi termenele solicitate, cu un cost

minim.

Pentru realizarea acestui obiectiv se desfăşoară mai multe activităţi specifice cu grad de

complexitate şi dificultate diferite, între care:

- identificarea şi stabilirea volumului şi structurii materiale şi energetice necesare

desfăşurării activităţii de ansamblu a unităţii economice şi în primul rând a celei productive;

- fundamentarea tehnico-economică a planului şi programelor de aprovizionare

materială şi energetică a unităţii;

- dimensionarea pe bază de documentaţie tehnico-economică a consumurilor materiale

şi energetice;

- elaborarea de bilanţuri materiale şi energetice care contribuie la evidenţierea modului

de folosire a resurselor, ca şi a formei concrete de regăsire a acestora pe parcursul prelucrării;

- dimensionarea pe criterii economice a stocurilor şi a loturilor de resurse materiale

pentru comandă şi aprovizionare;

- prospectarea pieţei interne şi externe de resurse materiale şi energetice, în vederea

depistării şi localizării surselor reale şi potenţiale de furnizare;

- alegerea resurselor materiale şi a echipamentelor tehnice, care răspund cel mai bine

caracteristicilor cererilor pentru consum, prezintă cele mai avantajoase condiţii de livrare, reprezintă

substituenţi eficienţi pentru materiale deficitare, scumpe, care se asigură prin import;

6

- alegerea furnizorilor a căror ofertă prezintă cele mai avantajoase condiţii economice

şi asigură certitudine în livrări;

- elaborarea strategiilor în cumpărarea de resurse, în raport cu piaţa de furnizare

internă şi externă;

- testarea credibilităţii furnizorilor selectaţi în scopul evidenţierii probităţii morale,

garanţiilor de care se bucură, seriozităţii în afaceri, a respectării obligaţiilor asumate, a solvabilităţii;

- negocierea şi concretizarea relaţiilor cu furnizorii aleşi;

- urmărirea şi controlul derulării contractelor;

- analiza periodică a stadiului asigurării bazei materiale şi tehnice;

- asigurarea condiţiilor de primire-recepţie;

- asigurarea spaţiilor de depozitare şi dotarea lor corespun¬zătoare; organizarea

fluxului intern de circulaţie, de depozitare, de evidenţă, asigurarea condiţiilor de păstrare;

- organizarea sistemului de servire a producţiei în conformitate cu programele de

fabricaţie;

- controlul evoluţiei stocurilor;

- urmărirea şi controlul utilizării resurselor pe destinaţii;

- conceperea şi aplicarea unui sistem informaţional simplu şi operativ;

- selectarea şi angajarea unui personal competent. Activităţile componente ale

managementului aprovizionării

prezintă o importanţă deosebită, în categoria acestor activităţi fiind de reţinut:

- studierea pieţei de furnizare, a furnizorilor potenţiali şi reali;

- selectarea şi testarea credibilităţii furnizorilor;

- elaborarea strategiilor în cumpărarea (achiziţionarea) de resurse materiale şi

echipamente tehnice, ca şi în domeniul gestiunii stocurilor;

- negocierea condiţiilor de vânzare-cumpărare, de comercia¬lizare în general şi

finalizarea acţiunii, în cea mai mare măsură, pe bază de contracte comerciale;

- urmărirea evoluţiei pieţei de furnizare, a structurii şi poten¬ţialului de resurse, a

preţurilor ş.a.

Subsistemul aprovizionării are rolul de „sursă de informare strategică" şi decurge din

raporturile sale cu „piaţa din amonte" (de furnizare internă şi externă), în calitate de factor de

cumpărare. Informaţiile colectate de pe piaţa din amonte se pot referi la:

- evoluţia cererii şi ofertei de produse;

7

- tendinţe în evoluţia viitoare a concurenţei (determinate de manifestarea unor relaţii

speciale între anumiţi furnizori, iniţierea unor proiecte comune de colaborare ş.a.);

- strategia desfăşurării negocierii;

- evoluţia preţurilor;

- noi condiţii de furnizare oferite care influenţează cumpărarea sau determină

atragerea clienţilor etc.

Aval FURNIZOR Întreprinderea CONSUMATOR Amonte

(producător) ^ ► (client; cumpărător)

În concluzie, rolul strategic al subsistemului de aprovizionare pentru întreprindere în raport

cu piaţa din amonte se explică succint prin aceea că:

- asigură necesarul de resurse materiale pe termen scurt, mediu şi lung;

- asigură informaţii cu privire la caracteristicile cererii şi ofertei pe piaţă;

- asigură credibilitatea întreprinderii pe piaţă şi consolidarea imaginii acesteia (prin

resurse de bună calitate).

Importanţa subsistemului de aprovizionare materială şi cu echipamente tehnice rezidă şi în

faptul că prin aceasta se asigură resurse materiale a căror pondere în costul total al producţiei este de

peste 50%, iar uneori ajunge să depăşească 80%. Orice acţiune a acestui subsistem care determină

reducerea costurilor materiale (cumpărarea la preţuri mai mici, promovarea substituenţilor etc.)

conduce la reducerea costurilor de producţie cu 5-10%.

Însă, în piaţă preţul este impus de concurenţă şi singura sursă de a fi competitiv va fi

reducerea costului, deci a elementelor ce îl compun, cu deosebire a celor cu pondere mare -

cheltuielile cu materiile prime şi materialele şi cheltuielile cu salariile.

În practică se apreciază tot mai mult că activitatea de aprovizionare reprezintă un „centru de

profit" şi nu un centru de cheltuieli. Centrul de profit reprezintă acea verigă organizatorică a

întreprinderii care poate să-şi controleze atât intrările (costurile), cât şi ieşirile (veniturile). Prin

controlul pe care îl poate avea asupra costurilor specifice (costurile de achiziţie, costurile de

gestiune, costurile suplimentare de prelucrare ş.a.), subsistemul aprovizionare se manifestă ca un

„centru de profit".

Evoluţia activităţii de aprovizionare

Subsistemul de aprovizionare materială a evoluat astfel:

a) faza de pasivitate: activitatea de aprovizionare apreciată ca fiind subordonată

subsistemului producţiei;

8

b) faza de autonomie: acest subsistem începe să-şi elaboreze strategii proprii de

optimizare;

c) faza de participare: începe să pună la dispoziţie informaţiile,

datele şi analizele proprii pentru elaborarea strategiilor de dezvoltare a

întreprinderii;

d) faza de integrare: acest subsistem participă efectiv la

fundamentarea strategiei de dezvoltare a întreprinderii.

Managementul desfacerii producţiei industriale, ca şi compo¬nentă a funcţiunii comerciale a

întreprinderii, are ca obiectiv principal vânzarea produselor din profilul propriu de fabricaţie în

condiţii de eficienţă.

Activităţile specifice care se desfăşoară cu acest prilej:

- elaborarea studiilor de marketing, în vederea asigurării portofoliului de comenzi şi a

contractelor comerciale, a cunoaşterii cererii şi situaţiei concurenţei, a preţurilor, a noilor produse

care pot fi asimilate, a produselor a căror fabricaţie trebuie oprită sau redusă, a celor care trebuie

modernizate, a condiţiilor la care trebuie să răspundă pentru a satisface în mai mare măsură

preferinţele clienţilor cărora li se adresează;

- colectarea comenzilor emise de clienţi şi constituirea, astfel, a portofoliului de comenzi,

încheierea de contracte comerciale în strictă concordanţă cu cererile clienţilor şi capacităţile de

producţie disponibile;

- elaborarea planului strategic şi a programelor de livrare-vânzare a produselor

contractate pe sortimente concrete şi pe căile de distribuţie - vânzare stabilite;

- urmărirea stadiului execuţiei produselor în procesele de fabricaţie, prevenirea

realizării de produse necorespunzătoare calitativ, impulsionarea factorilor de producţie pentru

respectarea programelor de fabricaţie;

- crearea sau, după caz, modernizarea reţelelor proprii de desfăşurare a produselor pe

piaţa internă şi externă;

- organizarea unor reţele proprii de service sau modernizarea şi extinderea celor

existente, pentru a se asigura eliminarea operativă a deficienţelor de funcţionalitate a produselor,

sporirea interesului cumpărătorilor pentru produsele ce se vând, a încrederii acestora faţă de

utilităţile oferite de producător;

- extinderea relaţiilor de vânzare pe bază de comenzi, convenţii şi contracte prezintă o

acţiune care asigură certitudine în activitatea de desfacere pentru o anumită perioadă;

9

- constituirea unor stocuri de desfacere optime care să asigure ritmicitate livrărilor, în

concordanţă cu clauzele prevăzute în contractele comerciale încheiate şi să poată satisface implicit

eventualii clienţi întâmplători, dar care în viitor pot deveni clienţi permanenţi;

- asigurarea unor condiţii raţionale de depozitare a produselor finite şi de primire a

loturilor de livrare;

- informatizarea sistemelor de gestiune a stocurilor de desfacere, de urmărire a

derulării livrărilor, de întocmire a documentaţiei de livrare;

- organizarea activităţii operative de livrare-vânzare a produselor finite, servirea

ritmică a clienţilor programaţi şi neprogramaţi, în concordanţă cu cererile acestora specificate în

contracte şi comenzile emise;

- urmărirea derulării operative a livrărilor către clienţi, a realizării contractelor

încheiate pe total, din care pe principalii cumpărători, a evoluţiei stocurilor de desfacere;

- coordonarea şi controlul activităţii stocurilor de desfacere, organizarea primirii şi

recepţiei produselor finite de la secţiile de fabricaţie, a acţiunii de formare a loturilor simple,

complexe şi de livrare;

- organizarea raţională a activităţii de informare sistematică asupra comportamentului

produselor fabricate şi livrate, de urmărire a funcţionalităţii acestora la utilizatori, de intervenţie

promptă pentru remedierea defecţiunilor sesizate şi semnalate, de aplicare a sugestiilor pozitive

provenite de la clienţi.

1.2 Managementul stocurilor

Managementul stocurilor este un factor decisiv pentru reuşita unei firme. Din punctul de

vedere al managementului, stocul este o listă a tuturor materialelor necesare procesului de producţie

într-o anumită perioadă de timp. Controlul stocurilor este necesar pentru:

- planificarea şi controlul producţiei;

- controlul costurilor;

- înregistrarea exactă;

- sprijinirea clientelei. Obiectivele menţinerii stocurilor sunt:

- livrarea produselor (executarea comenzilor) fără fricţiuni;

- ieftinirea costului produselor;

- eventuale speculaţii comerciale;

- menţinerea de rezerve de stoc, în funcţie de piaţă;

10

- nivelarea fluctuaţiilor sezoniere ale volumului comenzilor;

- stocarea materialelor pentru procesul de producţie;

- asigurarea unor rezerve de stoc pentru cazuri urgente, sporadice. Costuri de stocare:

- costurile achiziţionării materialelor (costuri capitale);

- costuri în legătură cu pregătirea contractelor şi a comenzilor;

- cheltuielile de transport, asigurare, taxe şi controlul calităţii. Gestiunea stocurilor

impune atenţia specială a conducerii firmei, deoarece acest subiect include aspecte financiare legate

de producţie, transport, asigurare ş.a. De asemenea, managementul corect şi eficace al stocului

poate facilita livrarea producţiei cu calitatea necesară, la timpul dorit şi la preţ rentabil. În acest

domeniu au fost dezvoltate multe teorii, fiecare firmă trebuind să aplice teoria în mod optim

adecvată ei, care să-i asigure reuşita şi prosperitatea.

1.3 Organizarea sistemului informaţional al stocurilor

Deţinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar şi alte drepturi şi

obligaţii, precum şi efectuarea de operaţiuni economice, fără să fie înregistrate în contabilitate, sunt

interzise. Potrivit prevederilor Legii Contabilităţiin,precum şi a celorlalte prevederi legale privind

întocmirea şi utilizarea formularelor comune şi a celor cu regim special necesare în activitatea

financiară şi contabilă, orice operaţiune economică efectuată se consemnează într-un document care

stă la baza înregistrărilor în contabilitate, devenind astfel document justificativ. Aceste documente,

care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, angajează deopotrivă răspunderea persoanelor care

le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.

Sistemul documentelor contabile este foarte complex, cu numeroase particularităţi de

conţinut şi restricţii de completare şi circulaţie: unele se întocmesc în unitate, altele vin sau pleacă

spre exterior, unele înscrisuri au caracter de dispoziţie, altele de execuţie şi justificare. Sunt

reglementate întocmirea şi utilizarea documentelor financiar-contabile, prin publicarea unor norme

metodologice şi prin prezentarea unor modele de documente care se pot modifica spre a servi

nevoilor companiilor, dar care trebuie să respecte cerinţele minime stipulate de normativ, astfel:

a) Documente justificative prin intermediul cărora se atestă

efectuarea operaţiilor economice:

- documente primare întocmite în momentul desfăşurării evenimentului, specifice

fiecărui gen de operaţii;

11

- documente centralizatoare, care, prin cumularea şi centra¬lizarea datelor consemnate

iniţial în documentele primare, facilitează prelucrarea lor contabilă.

b) Documente de evidenţă şi prelucrare contabilă.

c) Documente de sinteză şi raportare contabilă şi financiar- fiscală.

1. 4 Evidenţa operativă a stocurilor

Managementul stocurilor are în vedere că, în fapt, contabilitatea se caracterizează prin

fundamentarea şi justificarea tuturor datelor ei pe bază de acte scrise, prin care se consemnează

operaţiile economice în momentul efectuării lor. După consemnarea în acte, operaţiile economice

sunt înregistrate în conturi pe baza actelor scrise. Nicio operaţie economică nu se poate înregistra în

contabilitate fără un act scris în care să fie consemnată operaţia economică respectivă. Actele,

documentele se întocmesc atât pentru operaţiile economice care produc modificări ale mijloacelor

economice într-o unitate, cât şi pentru a dovedi la o anumită dată existenţa mijloacelor, surselor şi a

proceselor economice, angajarea şi prezenţa la lucru a personalului, volumul de muncă depus şi

lucrările efectuate în vederea salarizării lui. În funcţie de conţinutul şi destinaţia lor, documentele

pot avea un conţinut diferit în cadrul unităţilor.

Pentru ca un document aferent înregistrării stocurilor să fie valabil, el trebuie să

îndeplinească următoarele condiţii: să fie scris clar şi citeţ pentru a se evita orice posibilitate de

interpretare; să nu conţină ştersături sau corecturi; să fie întocmit la timp; să aibă anulate rândurile

libere; să conţină date exacte şi reale; suma pentru valorile băneşti în cazul actelor justificative să

fie scrisă de două ori, adică în cifre şi litere.

După completarea lor, documentele sunt prelucrate, adică sortate pe operaţii, exprimate

valoric mărimile operaţiilor economice şi financiare, cumulate unele documente primare ce reflectă

operaţii de acelaşi fel, verificate şi, în final, înscrise în conturile în care se va înregistra operaţia

respectivă. Urmează ca, lunar, să se verifice concordanţa între contabilitate şi evidenţa operativă,

verificarea de la depozit prin evaluarea stocurilor din fişele de magazie şi compararea rezultatului

cu soldul contabil pe fiecare tip de marfa în parte.

1.5 Sistemul documentelor privind evidenţa operativă a stocurilor

Achiziţie:

- factură

12

- aviz de însoţire a mărfii

- bon comandă, chitanţă Vânzare:

- factură

- aviz de însoţire a mărfii

- borderou de vânzare

Producţie:

- rapoarte de producţie

- bon de predare-transfer-restituire Consum:

- bon de consum

- fişa limită de consum

Aport:

- proces-verbal de predare-primire Minus la inventar:

- lista de inventariere

- proces-verbal de inventariere

Donaţie:

- proces-verbal de donaţie Date la terţi:

- aviz de însoţire a mărfii

Plus la inventar:

- proces-verbal de inventariere

- liste de inventariere Obiecte de inventar date în folosinţă:

- fişa de evidenţă a obiectelor de inventar date în folosinţă

Revenite la terţi:

- aviz de însoţire a mărfii

1.6 Sistemul documentelor privind evidenţa operativă a stocurilor

În cadrul întreprinderii, activele circulante materiale ocazionează numeroase operaţii, care

pot fi grupate după conţinutul lor în:

1. Operaţii de aprovizionare şi conservare;

2. Operaţii de eliberare din depozit;

3. Operaţii de inventariere.

13

Aceste operaţiuni sunt consemnate în diferite documente şi evidenţe operative distincte.

Operaţiile de aprovizionare şi conservare Operaţiile de aprovizionare şi conservare sunt

evidenţiate în următoarele documente:

a) Comenzile - se emit de către unităţile patrimoniale, către furnizori;

b) Contractele economice - se încheie cu furnizorii, pe baza comenzilor;

c) Registrul de comenzi - este utilizat pentru urmărirea modului în care sunt realizate

contractele de aprovizionare;

d) Factura fiscală - este document fiscal şi document justificativ contabil, formular cu

regim intern de tipărire şi numerotare.

Persoana impozabilă care efectuează o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, alta decât

o livrare/prestare fără drept de deducere a taxei, trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar,

cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naştere faptul generator al taxei,

cu excepţia cazului în care factura a fost deja emisă. De asemenea, persoana impozabilă trebuie să

emită o factură către fiecare beneficiar pentru suma avansurilor încasate în legătură cu o livrare de

bunuri sau o prestare de servicii, cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a

încasat avansurile, cu excepţia cazului în care factura a fost deja emisă.

Facturile trebuie sa fie arhivate, odată cu celelalte documente justificative care stau la baza

înregistrărilor în contabilitatea financiară, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în

cursul căruia au fost întocmite.

e) Nota de recepţie şi constatare de diferenţe

Serveşte ca document pentru recepţia bunurilor aprovizionate; document justificativ pentru

încărcare în gestiune; document justificativ de înregistrare în contabilitate. Se foloseşte ca document

de recepţie obligatoriu numai în cazul:

- bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte

din gestiuni diferite;

- bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;

- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

- bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;

- bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;

- mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare.

14

În alte cazuri decât cele menţionate, recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi

înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul

(factura, avizul de însoţire a mărfii etc.). Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare

sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care la recepţie

se constată diferenţe, nota de recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de

către comisia de recepţie legal constituită. În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se

întocmeşte câte un formular pentru fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de

însoţire a mărfii. Datele de pe verso-ul formularului se completează numai atunci când se constată

diferenţe la recepţie.

Circulă:

- la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate

exemplarele);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea for¬melor privind

reglementarea diferenţelor constatate (toate exem¬plarele), precum şi pentru înregistrarea în

contabilitatea sintetică şi analitică, ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a

mărfii);

- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru

comunicarea lipsurilor stabilite.

În condiţiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepţie şi constatare de

diferenţe, este obligatoriu ca aceste date să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la

baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.

f)Avizul de însoţire a mărfii este un document de însoţire a stocurilor pe timpul

transportului, document pe baza căruia se întocmeşte factura fiscală, sau documentul de primire în

gestiunea cumpărătorului. Este un formular cu regim special intern de tipărire şi numerotare.

1. Serveşte ca:

- document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz;

- document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz;

- dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate

teritorial, ale aceleiaşi unităţi;

- document de primire în gestiune, după caz;

- document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.

15

Pe avizul de însoţire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi se

face menţiunea „Pentru prelucrare la terţi".

În celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei pentru care s-a

întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura.

3. Circulă, după caz:

- la furnizor:

- la delegatul unităţii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire;

- la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor livrate în evidenţele

acestuia şi pentru întocmirea facturii;

- la compartimentul financiar-contabil;

- la cumpărător:

- la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori

materiale primite, după efectuarea recepţiei de către comisia de recepţie şi după consemnarea

rezultatelor;

- la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea canti-taţilor aprovizionate în

evidenţa acestuia;

- la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi

analitică.

g) fişa de magazie este un document de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor

şi stocurilor bunurilor, cu una sau cu două unităţi de măsură, după caz, şi document de contabilitate

analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).

Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material şi se completează de

către:

- compartimentul financiar-contabil la deschiderea fişei (datele din antet) şi la

verificarea înregistrărilor (data şi semnătura de control). În coloana „Data şi semnătura de control"

semnează şi organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii;

- gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări,

ieşiri şi stoc.

Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de

materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe

distincte care se ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

16

În scopul ţinerii corecte a evidenţei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul

financiar-contabil verifică inopinat, cel puţin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fişele

de magazie, după caz.

Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după

fiecare operaţiune înregistrată şi obligatoriu zilnic. Nu circulă, fiind document de înregistrare.

Operaţiile de eliberare din depozit - sunt evidenţiate în urmă¬toarele documente:

a) Bonul de consum este utilizat pentru eliberarea din magazie a stocurilor. Acest document

serveşte ca:

- document de eliberare din magazie a materialelor;

- document justificativ de scădere din gestiune a materialelor consumabile;

- document justificativ de înregistrare în contabilitate a consumurilor de materiale.

Din punctul de vedere al modului de întocmire, acesta se întocmeşte în trei exemplare, pe

măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de către

compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producţie şi a consumurilor

normate, sau de către alte compartimente ale unităţii, care solicită materiale pentru a fi consumate.

Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar, în condiţiile utilizării tehnicii de calcul.

Din punctul de vedere al circulaţiei, acesta circulă:

- la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele

exemplare);

- la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor

înlocuitoare;

- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităţilor prevă¬zute, semnându-se de

predare de către gestionar şi de primire de către delegatul care primeşte materialele (ambele

exemplare);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înre¬gistrărilor în

contabilitatea sintetică şi analitică (ambele exemplare).

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Bonul de consum este aşadar un document obligatoriu pentru a justifica eliberarea bunurilor

din gestiunea societăţii în consum şi a înregistrării cheltuielilor cu consumul materialelor în

evidenţa contabilă.

b) Bon de transfer

17

În cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta unităţii, serveşte ca:

• dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta în incinta unităţii;

• document justificativ pentru scădere din gestiunea predă-torului şi de încărcare în

gestiunea primitorului.

Se întocmeşte în trei exemplare, pe măsură ce se efectuează transferul, de către persoana

care dispune transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare. Transferul se efectuează numai

între două gestiuni din incinta aceleiaşi unităţi. În cazul gestiunilor dispersate teritorial, se

întocmeşte şi aviz de însoţire a mărfii.

Circulă la magazia predătoare pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de

predare de către gestionar (toate exempla¬rele) şi opreşte exemplarul 3; la delegatul magaziei

primitoare care semnează de primire (toate exemplarele) şi reţine exemplarul 2; la compartimentul

financiar-contabil, exemplarul 1(originalul), care stă la baza efectuării înregistrărilor în evidenţa

magaziilor. Se arhivează la fiecare compartiment.

În cazul utilizării ca bon de restituire, serveşte ca:

- dispoziţie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale şi

semifabricate) de secţiile de fabricaţie principale şi auxiliare;

- document justificativ de încărcare în gestiunea primitorului;

- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Bonul de restituire se întocmeşte în două exemplare, pe măsura restituirii la magazie a

valorilor materiale, de persoana care efectuează restituirea (secţii, ateliere etc.) şi care semnează la

rubrica corespun¬zătoare. Nu se completează rubrica „Unitatea". Circulă:

- la magazie, pentru primirea cantităţilor restituite, semnându-se de predare de către

delegatul secţiei (atelierului etc.) care face restituirea şi de primire de către gestionar (ambele

exemplare);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în

contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1 pentru evidenţa materialelor, exemplarul 2 pentru

evidenţa costurilor).

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

c) Dispoziţia de livrare serveşte ca:

- document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor valori

materiale destinate vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vânzării,

după caz;

18

- document justificativ de scădere din gestiunea magaziei predătoare;

- document de bază pentru întocmirea avizului de însoţire a mărfii sau a facturii, după

caz;

- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se întocmeşte în două exemplare de către serviciul desfacere. Circulă:

- la magazie, pentru eliberarea produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale şi

pentru înregistrarea în evidenţa magaziei, semnându-se de către gestionarul predător pentru

cantităţile livrate (ambele exemplare);

- la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea bunurilor livrate în evidenţele

acestuia şi pentru întocmirea avizului de însoţire a mărfii sau facturii, după caz (exemplarul 2).

Se arhivează: la magazie (exemplarul 1); la compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau

compartimentul financiar-contabil, după caz.

d)Fişa de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar Serveşte ca document de

evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului şi materialelor de

protecţie date în folosinţa personalului, până la scoaterea lor din uz. Se întocmeşte într-un exemplar,

pe măsura dării în folosinţă a bunurilor, pe fiecare persoană, de către gestionarul care eliberează

obiectele respective sau de către persoana desemnată să ţină evidenţa acestora. Formularul se

completează în mod diferit, în funcţie de organizarea depozitării acestora, şi anume:

- când eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct personalului

muncitor, coloanele destinate eliberărilor se completează pe baza bonului de consum, iar coloanele

destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire;

- când eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea, cât şi restituirea

obiectelor date în folosinţa personalului se fac pe bază de semnătură direct în fişă;

- în cazul obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcţii, care nu se

întocmesc decât după restituirea obiectelor uzate, înregistrările în fişa de evidenţă a materialelor de

natura obiectelor de inventar date în folosinţă se pot face, pentru simplificare, o singură dată, la

eliberarea iniţială şi la restituirea definitivă a obiectelor respective.

Acest tip de document nu circulă, fiind document de înregistrare. Se arhivează la

compartimentul financiar-contabil.

19

Capitolul II

CONTROLUL ŞI ANALIZA STOCURILOR DE MATERII PRIME ŞI MATERIALE

2.1. Inventarierea patrimoniului

Conform reglementărilor legale în vigoare, răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor

de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are

obligaţia gestionării entităţii. Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor

proprii reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor

respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de natura activelor,

datoriilor şi capitalurilor proprii ale fiecărei entităţi, precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu

orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare

anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei entităţii pentru

respectivul exerciţiu financiar.

Entităţile au obligaţia să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi

capitalurilor proprii deţinute, la începutul activităţii, cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar

pe parcursul funcţionării lor, în cazul fuziunii sau încetării activităţii, precum şi în următoarele

situaţii:

- la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării contro¬lului, sau a altor organe

prevăzute de lege;

- ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi

stabilite cert decât prin inventariere;

- ori de câte ori intervine o predare - primire de gestiune;

- cu prilejul reorganizării gestiunilor;

- ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;

- în alte cazuri prevăzute de lege.

Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se

face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, avându-se în vedere şi specificul

activităţii fiecărei entităţi.

20

La entităţile cu activitate complexă, bunurile pot fi inventariate şi înaintea datei de încheiere

a exerciţiului financiar, cu condiţia asigurării valorificării şi cuprinderii rezultatelor inventarierii, în

situaţiile financiare anuale întocmite pentru exerciţiul financiar respectiv.

În situaţia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, în registrul-inventar se cuprinde

valoarea stocurilor faptice inventariate şi înscrise în listele de inventariere actualizate cu intrările şi

ieşirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului

financiar.

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se efectuează

de către comisii de inventariere, numite prin decizie scrisă, emisă de conducerea unităţii. În decizia

de numire se menţionează în mod obligatoriu componenţa comisiei (numele preşedintelui şi

membrii comisiei), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizată, gestiunea

supusă inventarierii, data de începere şi de terminare a inventarierii. La entităţile al căror număr de

salariaţi este redus, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană. În această situaţie,

răspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordona¬torului de credite

sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective.

Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de către comisia centrală,

numită prin decizie scrisă. Comisia centrală de inventariere are sarcina să organizeze, să instruiască,

să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a operaţiunilor de inventariere.

Pentru desfăşurarea în bune condiţii a operaţiunilor specifice, în comisiile de inventariere

vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare, economică şi tehnică, în stare să asigure

efectuarea corectă şi la timp a inventarierii, inclusiv evaluarea conform reglementărilor contabile

aplicabile.

Inventarierea şi evaluarea elementelor se pot efectua atât cu salariaţi proprii, cât şi pe bază

de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire

corespunzătoare.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii stocurilor supuse inventarierii,

contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective şi nici auditorii interni sau statutari. Membrii

comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate şi numai prin decizie

scrisă emisă de către cei care i-au numit. În condiţiile în care entităţile nu au niciun salariat care să

poată efectua operaţiunea de inventariere, aceasta se efectuează de către administratori.

21

În vederea bunei desfăşurări a operaţiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de

credite sau alte persoane care au obligaţia gestionării entităţii trebuie să ia măsuri pentru crearea

condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere.

Pe toată perioada inventarierii, programul şi perioada inventa¬rierii se afişează la loc vizibil.

Dacă sunt unele bunuri existente în entitate şi ele aparţin altor entităţi (închiriate, în leasing,

în concesiune, în administrare, în custodie etc.), se inventariază şi se înscriu în liste de inventariere

distincte. Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie să conţină informaţii cu privire la

numărul şi data actului de predare-primire şi ale documentului de livrare, precum şi alte informaţii

utile. Listele de inventariere care cuprind bunurile aparţinând terţilor se trimit şi persoanei fizice sau

juridice, române sau străine, după caz, căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de 15 zile

lucrătoare de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele

nepotriviri în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea sesizării.

Disponibilităţile aflate în conturi la bănci sau la unităţile Trezoreriei Statului se inventariază

prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea unităţii.

În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi bancară, puse la

dispoziţie de instituţiile de credit şi unităţile Trezoreriei Statului, vor purta ştampila oficială a

acestora.

Disponibilităţile în lei sau valută din casieria entităţii se inventariază în ultima zi lucrătoare a

exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind exerciţiul

56 respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul şi cu cele din

contabilitate. Pentru toate celelalte elemente de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, cu

ocazia inventarierii se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terţi

se fac cereri de confirmare, care se vor ataşa la listele respective după primirea confirmării.

a) Declaraţia de inventar este declaraţia scrisă a gestionarului răspunzător de

gestionarea valorilor materiale şi băneşti, prin care declară dacă are cunoştinţă de existenţa unor

plusuri sau minusuri în gestiune şi pe care o prezintă comisiei de inventariere. Se întocmeşte de

gestionar, după sigilarea locurilor de păstrare a valorilor materiale şi băneşti de care răspunde

gestionarul respectiv sau acolo unde este posibil acest lucru, înainte de începerea operaţiei de

inventariere şi se semnează de acesta. Toate bunurile ce se inventariază se înscriu în listele de

inventar, care trebuie să se întocmească pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii de

bunuri, completând toate rubricile din listele de inventar.

b) Lista de inventariere. Serveşte ca:

22

- document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unităţii;

- document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri

materiale) şi a altor valori (elemente de trezorerie

etc.);

- document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (stocurilor) şi în

contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate;

- document pentru întocmirea registrului-inventar;

- document pentru determinarea ajustărilor pentru depre¬ciere/pierdere de valoare;

- document centralizator al operaţiunilor de inventariere.

Se întocmeşte într-un singur exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile

prevăzute de dispoziţiile legale, de către comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori

materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unităţii şi separat pentru cele

aparţinând altor unităţi, aflate asupra personalului unităţii la data inventarierii, primite pentru

prelucrare etc. şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.

Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere, folosind sisteme informatice de

prelucrare a datelor, cu condiţia ca listele să cuprindă elementele principale din formularul-model.

În cazul bunurilor primite în custodie şi/sau consignaţie, pentru prelucrare etc. se întocmeşte

în două exemplare, iar copia se înain¬tează unităţii în a cărei evidenţă se află bunurile respective.

În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează

de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de

persoana (persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât şi de gestionarul (gestionarii) care primeşte

(primesc) gestiunea.

În listele de inventariere a bunurilor aflate în ambalaje originale intacte, a lichidelor a căror

cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare şi măsurare sau a materialelor de masă, în vrac

etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce

la degradarea bunurilor respective, se vor ataşa notele de calcul privind inventarierea, precum şi

datele tehnice care au stat la baza calculelor.

Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate în

secţiile de producţie şi nesupuse prelucrării se înscriu separat în listele de inventariere.

23

Materialele, obiectele de inventar, produsele finite şi ambalajele se înscriu în listele de

inventariere pe feluri, indicându-se codul, unitatea de măsură, unii indici calitativi (tărie alcoolică,

grad de umiditate la cereale etc.).

Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparţinând altor unităţi trebuie să conţină,

pe lângă elementele comune (felul mate¬rialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.),

numărul şi data actului de predare-primire.

Pentru stocurile fără mişcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere

asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează procesele-verbale în care

se arată cauzele nefolosirii, caracterul şi gradul deteriorării sau deprecierii, dacă este cazul, cauzele

care au determinat starea bunurilor respective, precum şi persoanele vinovate, după caz.

Constatările făcute se soluţionează de către conducerea unităţii, în conformitate cu

dispoziţiile legale. 58

Circulă:

- la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor şi a deprecierilor

constatate la inventar, precum şi pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;

- la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionând pe ultima filă a listei de

inventariere că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile respective se află în

păstrarea şi răspunderea sa;

- la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferen¬ţelor valorice şi

semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum şi pentru verificarea

calculelor efectuate;

- la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la compartimentul juridic,

împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv

persoanele vinovate, precum şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea

propunerilor făcute de către comisia de inventariere;

- la conducătorul unităţii, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii,

pentru a decide asupra soluţionării propu¬nerilor făcute;

- la unitatea căreia îi aparţin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare

etc., în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

a) denumirea formularului;

b) data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

24

c) denumirea unităţii;

d) gestiunea; locul de depozitare;

e) numărul curent;

f) denumirea bunurilor inventariate;

g) codul sau numărul de inventar;

h) unitatea de măsură;

i) cantităţi: stocuri scriptice;

j) preţ unitar;

k) cantităţi: stocuri faptice;

l) cantităţi: diferenţe în plus, diferenţe în minus;

m) valoarea contabilă: valoarea, diferenţe în plus, diferenţe în minus;

n) valoarea de inventar;

o) deprecierea: valoarea, motivul;

p) comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura;

q) gestionar: numele şi prenumele, semnătura;

r) contabilitate: numele şi prenumele, semnătura. c) Procesul-verbal final

Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină în principal următoarele:

- data întocmirii, numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere;

- numărul şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere;

- gestiunea inventariată, data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere,

rezultatele inventarierii;

- concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor

constatate şi persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea;

- volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile, fără

desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic;

- propuneri de scoatere din funcţiune a imobilizărilor corporale, respectiv din evidenţă

a imobilizărilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de

inventar şi declasare sau casare a unor stocuri;

- constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii

bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

25

Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă în termen de 7

zile lucrătoare de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de

credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entităţii.

Aceasta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil şi al conducătorului

compartimentului juridic, decide asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor

legale.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de

inventariere se actualizează cu intrările sau ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi

data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar.

Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la

sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura activelor,

datoriilor şi capitalurilor proprii. Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidenţa tehnico-

operativă în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de

inventariere, de către administrator, ordonatorul de credite sau persoana responsabilă cu gestiunea

entităţii.

Evaluarea la inventariere

Evaluarea stocurilor cu ocazia inventarierii se face cu respectarea principiului permanenţei

metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare trebuie menţinute, asigurând

comparabilitatea în timp a informaţiei contabile. Evaluarea stocurilor se face la valoarea actuală a

fiecărui element, numită valoare de inventar, stabilită în funcţie de utilitatea bunului, starea lui şi

preţul pieţei.

La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se va aplica principiul prudenţei, potrivit căruia

se va ţine cont de toate ajustările de valoare cauzate de deprecieri. Valoarea care se va înscrie în

listele de inventariere rezultă din compararea valorii de inventar cu valoarea înregistrată în

contabilitate, din care se alege valoarea cea mai mică.

Stocurile se înscriu pe măsura inventarierii lor, în liste de inventariere şi situaţii analitice

anexe. Diferenţele din evaluare se calculează ca diferenţe între valoarea de inventar şi valoarea

contabilă.

Rezultatele inventarierii (diferenţele de inventar) se stabilesc prin compararea cantităţilor şi

valorilor consemnate în listele de inventariere şi în situaţiile analitice anexe (faptic) cu valorile şi

26

cantităţile înregistrate în contabilitate (scriptic). Ca regulă generală, în urma inventarierii pot rezulta

egalităţi, plusuri sau minusuri de inventar.

FAPTIC = SCRIPTIC nu sunt diferenţe de inventar

FAPTIC > SCRIPTIC -»PLUS de inventar

FAPTIC < SCRIPTIC MINUS de inventar

După natura lor, rezultatele (plusuri sau minusuri) pot fi cantitative sau valorice.

Structura lor este complexă. Diferenţele cantitative sub formă de plusuri sau minusuri de

inventar se înregistrează în contabilitate pentru a aduce nivelul scriptic din contabilitate la nivelul

inventarului faptic, adică la nivelul situaţiei reale din patrimoniu.

Se calculează după formula:

plus/minus de inventar = (stoc faptic+/-stoc scriptic)xpreţul de înregistrare în contabilitate

Diferenţele valorice sub formă de plusuri nu se înregistrează în contabilitate în conformitate

cu principiul prudenţei. Diferenţele valorice sub formă de minusuri se înregistrează în contabilitate

sub forma ajustărilor pentru depreciere. Se calculează după formula:

Diferenţe valorice = (stoc faptic x valoarea actuală) - (stoc faptic x valoarea contabilă)

În situaţia constatării unor plusuri cantitative, bunurile respective vor fi evaluate la valoarea

justă, de înregistrare. Minusurile de inventar pot fi neimputabile sau imputabile, în funcţie de gradul

de vinovăţie al persoanei responsabile cu administrarea gestiunii.

Minusurile neimputabile se datorează unor riscuri de confuzie între sortimente,

perisabilităţii, risc de vânzare, furturi prin efracţie, calamităţi etc. Evaluarea se face la valoarea de

înregistrare sau de înlocuire.

În cazul constatării unor lipsuri în gestiune imputabile, evaluarea se face la valoarea de

înlocuire, care cuprinde: preţul practicat pe piaţă, la care se adaugă TVA, cheltuieli de transport -

aprovizionare, taxe nerecuperabile şi alte cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea în stare de

utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv. În cazul bunurilor constatate lipsă, ce

urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piaţă, valoarea de imputare se stabileşte de

către o comisie formată din specialişti în domeniul respectiv.

Rezultatele inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit prevederilor Legii

contabilităţii nr.82/1991, republicată şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile.

Pe baza registrului-inventar şi a balanţei de verificare întocmite la finele exerciţiului

financiar se întocmeşte bilanţul, parte componentă a situaţiilor financiare anuale, ale cărui posturi

27

trebuie să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a

elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, stabilită pe baza inventarului.

Operaţiile de inventariere - sunt evidenţiate în contabilitate prin intermediul listelor de

inventar.

În legătură cu operaţiile de intrare şi ieşire a bunurilor, legislaţia în vigoare prevede

următoarele obligaţii pentru agenţii economici:

o bunurile materiale intrate în patrimoniu se consemnează în documente adecvate şi se

operează în evidenţa locurilor de depozitare;

o bunurile primite pentru prelucrare sau în custodie se recepţionează şi se înregistrează

distinct, ca intrări în gestiune;

o bunurile materiale în curs de aprovizionare sau sosite dar nerecepţionate se înregistrează

distinct în contabilitate, ca intrări în patrimoniu;

o bunurile sosite fără factură se înregistrează ca intrări în gestiune, pe baza recepţiei şi a

documentelor de însoţire.

Evidenţa tehnico-operativă a stocurilor şi producţiei în curs de execuţie se realizează

folosind în principal registrul stocurilor, în care se înregistrează existentul la începutul exerciţiului,

precum şi operaţiile de intrare şi ieşire, făcând posibilă astfel determinarea, în orice moment, a

stocurilor existente.

Capitolul III FUNDAMENTAREA PROGRAMULUI DE APROVIZIONARE AL

UNITĂŢILOR ECONOMICE

3.1. Nomenclatorul de materiale şi echipamente

Definiţia şi scopul elaborării nomenclatorului

Procesul de aprovizionare începe, de fapt, odată cu elaborarea nomenclatorului de materiale

şi echipamente, deoarece ele formează obiectul activităţii respective.

La elaborarea nomenclatorului de materiale şi echipamente colaborează toate

compartimentele şi subunităţile întreprinderii.

Acesta serveşte următoarelor scopuri:

- asigură nevoile întreprinderii cu materiale şi echipamente într-o anumită perioadă

(lună, trimestru, semestru, an), pentru care se determină necesarul de aprovizionat;

28

- elaborarea cererilor de resurse materiale şi echipamente pentru solicitarea ofertelor

de la furnizorii interni şi externi;

- cunoaşterea în detaliu a materialelor şi structurii consumului întreprinderii, pentru a

realiza o concordanţă cu nevoile reale de consum;

- cunoaşterea preţului de ofertă pentru a se putea determina cheltuielile de optimizare,

transport, manipulare, astfel încât să se poată alege un material care să asigure cel mai mic preţ de

achiziţie;

- posibilitatea clasificării şi codificării sau simbolizării, în vederea prelucrării

automate a datelor;

- determinarea şi asigurarea din timp a capacităţilor de depozitare, conservare, stocare;

- cunoaşterea în orice moment a stocurilor din depozite, secţii de fabricaţie şi a

materialelor care nu mai sunt necesare şi se pot valorifica în afara întreprinderii.

Definiţie: Nomenclatorul de materiale şi echipamente este o listă care cuprinde toate

resursele de materii prime, materiale, piese de schimb, subansambluri şi alte repere necesare unităţii

economice în procesul de producţie.

Acestea sunt ordonate după anumite criterii:

- caracteristicile fizico-chimice;

- dimensiuni-configtive;

- calitate;

- sursa de furnizare (furnizorii);

- preţurile de ofertă;

- condiţiile de livrare-furnizare.

Pe baza acestui nomenclator se elaborează „fişierul de materiale" care va fi actualizat ori de

câte ori este nevoie. Fişierul de materiale conţine câte o cartelă pentru fiecare material şi

echipament de care unitatea economică are nevoie în procesul de producţie.

Ca subdiviziuni de clasificare a resurselor materiale se folosesc în general: grupa, subgrupa,

familia, clasa, tipul, sortimentul, dimensiunea, marca (calitatea).

Principalul criteriu de clasificare este cel al naturii resurselor materiale, produselor sau

echipamentelor tehnice; după acest criteriu se disting: grupa metalelor feroase, a celor neferoase, a

materialelor şi produselor din lemn, a produselor petroliere, a componentelor electronice şi

electrotehnice etc. Fiecare grupă se subdivide în subgrupe, familii, clase etc. Până la gradul de

detaliere cerut de norma tehnică, se foloseşte caietul de sarcini etc.

29

Clasificarea materiilor prime şi materialelor bazată pe tehnologia de fabricaţie:

a) familia de produse o reprezintă ansamblul de bunuri şi servicii care permite

satisfacerea unei nevoi sau a unei cereri şi care au aceleaşi caracteristici de bază;

b) clasa de produse sau grupa de bunuri sau servicii, care în sânul unei familii de

produse au coerenţă funcţională (I, II, III);

c) linie de produse; o linie de produse este dată de ansamblul de bunuri şi servicii care

sunt strâns legate, pentru că funcţionează în acelaşi mod, sunt cumpărate de acelaşi grup de

consumatori, sunt achiziţionate pe aceeaşi piaţă sau se situează în acelaşi evantai de preţ

(televizoare, cafetiere);

d) tip de produse; un tip de produse este compus de ansamblul de articole care, în sânul

aceleiaşi linii de produse, contribuie la a da produsului diferite forme (veioze);

e) articol: în sânul unei linii de produse, un articol este o unitate distinctă care se

diferenţiază prin mărime, specificaţii tehnice, compoziţie, preţ etc.

Clasificarea materialelor şi echipamentelor din punctul de vedere al importanţei în consum:

a) materiale şi componente. Se cuprind aici materialele şi componentele care se

transformă complet în cursul procesului de fabricaţie şi se înglobează în produsul finit;

b) echipamente care nu sunt integral consumate în cursul unui ciclu de producţie şi care

apar în costuri cu o fracţiune din valoarea lor, corespunzătoare amortizării, adică a acelei părţi

echivalente cu deprecierea lor în perioada respectivă;

c) furnituri şi servicii, respectiv bunuri care intervin pentru a sprijini producţia, pentru

întreţinerea şi reparaţia maşinilor, depozitare, conservare, pază, servicii contabile, juridice,

financiare, publicitare etc. Acestea sunt luate în calcul integral sau parţial;

d) produse convenţionale, numite astfel pentru că este vorba despre bunuri ce se

cumpără în mod obişnuit, fiind bunuri de primă necesitate care se achiziţionează zilnic şi care fac

parte din viaţa cotidiană a cumpărătorilor;

e) produse ce se vând prin boutiqeuri, mici magazine sau prăvălii: sunt bunuri omogene

(îmbrăcăminte, încălţăminte, cosmetice etc.) a căror calitate este relativ apropiată, însă se deosebesc

din punctul de vedere al preţului care devine principalul reper pentru consumatori şi bunuri

eterogene care se deosebesc prin aspectul exterior şi prin caracteristici;

30

f) produse destinate unui public de specialişti sau de iniţiaţi. Aceste bunuri prezintă

caracteristici unice, adesea asociate mărcilor comerciale cunoscute de clientelă;

g) produse „neaşteptate", necunoscute, compuse din bunuri pe care consumatorul nu le

ştie sau dacă le ştie nu le cumpără în mod obişnuit. Sunt în special produsele noi care se lansează

acum pe piaţă şi pentru care întreprinderile trebuie să desfăşoare o activitate promoţională, în

vederea clientelei.

Clasificarea bunurilor după elasticitatea cererii:

a) clasificarea după elasticitate - preţ direct. Se consideră că cererea pentru un produs

descreşte când preţul său creşte şi invers;

b) clasificarea după elasticitate - preţ în creştere la mai multe produse. Se stabileşte

elasticitatea cererii produsului X în funcţie de preţul produsului Y, fiind încadrate în această situaţie

următoarele cazuri:

1. produsele sunt substituente. În acest caz consumatorul

consideră că poate înlocui un produs cu altul, deci produsele sunt în

concurenţă;

2. produsele sunt complementare, deci nu pot fi utilizate decât împreună;

3. produsele sunt independente, deci influenţa reciprocă de preţ este semnificativă.

Clasificarea managerială a produselor:

Elementul determinant al acestei clasificări este faptul că persoanele care cumpără produsul

vor să cunoască toate caracte¬risticile produsului, deci clasificarea se face după importanţa

„costului de informare" suportat de consumatori. Din acest punct de vedere sunt trei tipuri de

produse:

a) produse generale, când acestea conţin caracteristici foarte uşor şi rapid de sesizat de

consumatori când le achiziţionează. Costul informaţiei consumatorului este foarte redus în măsura

în care caracteristicile produsului se constată uşor, iar evaluarea lor este simplă;

b) produse noi, care conţin caracteristici pe care consumatorul nu le cunoaşte complet

decât după utilizare, când, constatând caracteristicile, poate să cumpere din nou: vin, un disc, un

film etc.;

c) produsele renumite cu reputaţie deosebită, ale căror caracte¬ristici nu apar complet

decât după consumare. Aceasta deoarece, când cumpără, consumatorul se informează din reclamă,

publicitate, cunoaşte marca produsului, însă niciodată nu l-a cumpărat. Se înţeleg deci aici

31

produsele cu caracteristici superioare sau care se îmbunătăţesc mereu, dar la care preţul este în

scădere, ceea ce denotă o anumită strategie concurenţială a întreprinderii pe piaţă.

Alte clasificări:

- după rolul pe care îl au în desfăşurarea activităţii unităţilor economice:

- materii prime de bază;

- materiale auxiliare;

- piese de schimb;

- carburanţi şi lubrifianţi.

- după destinaţia de^folosire - consum:

- materiale destinate producţiei de bază;

- materiale destinate activităţii auxiliare sau de servire pentru:

- revizii, reparaţii, întreţineri;

- confecţii ambalaje;

- condiţii de muncă;

- S.D.V.-uri;

- funcţionarea normală a maşinilor, utilajelor, instalaţiilor.

- după natura resursei:

- materiale metalurgice feroase şi neferoase;

- materiale şi produse din lemn;

- materiale şi produse dinamice;

- materiale textile.

- după sursa de provenienţă:

- din ţară;

- din import.

- dupăfforma de aprovizionare:

- care se asigură direct de la producători;

- care se asigură de la unităţi en-gros.

- dupăf forma de prezentare:

- semifabricate;

- produse finite.

32

Etapele elaborării nomenclatorului

În elaborarea nomenclatorului sunt două etape mari:

I. Pregătirea acţiunii, care constă în strângerea tuturor informaţiilor din care se vor

separa datele necesare definirii conţinutului viitorului nomenclator şi stabilirea formei de prezentare

a acestui instrument.

II. A doua etapă are în vedere elaborarea propriu-zisă, care presupune parcurgerea

următoarelor momente de lucru:

1. întocmirea listei centralizatoare a resurselor materiale

Fiecărui articol i se precizează denumirea reală, generală sau

detaliată, necesare clasificării şi codificării ulterioare, dar şi pentru comunicarea în limbaj

comun între utilizatorii interni şi externi.

2. Restructurarea şi rearanjarea articolelor (materii prime, materiale, piese de schimb

etc.) pe grupe, subgrupe, feluri, tipuri şi alte subdiviziuni şi stabilirea locului fiecăruia în cadrul

nomencla¬torului. Această acţiune este deosebit de complexă, prezintă un apreciabil grad de

tehnicitate şi complexitate şi necesită un important volum de muncă. Această operaţiune asigură

premisele necesare utilizării tehnicii electronice de calcul în activitatea de culegere, prelucrare,

transmitere şi înmagazinare-depozitare a datelor şi informaţiilor referitoare la resursele materiale.

3. Codificarea (indexarea) materialelor, pieselor de schimb şi a altor repere incluse în

nomenclator.

Codificarea reprezintă operaţiunea prin care, folosind un sistem de indexare, se atribuie

fiecărui articol un simbol, în scopul substituirii denumirii acestuia, care serveşte la înregistrarea,

colectarea şi prelucrarea, prezentarea şi analiza informaţiei economice. Ele se înscriu pe

documentele care circulă în cadrul relaţiilor care se stabilesc între compartimentele şi subunităţile

întreprinderii sau cu furnizorii. Prin cod se asigură:

- denumirea într-o formă prescurtată a articolelor din nomenclator;

- creşterea operativităţii în vehicularea informaţiei;

- simplificarea operaţiilor de completare a unor purtători de informaţii;

- prelucrarea în sistem computerizat a datelor.

Cel mai utilizat sistem de codificare este sistemul numeric combinat. Exemplu de cod după

această variantă pe lungimea a cinci subdiviziuni:

0 - 1 -00 - 03 -001

33

grupa subgrupa felul tipul sortimentul

O atenţie deosebită trebuie acordată verificării înscrierii codurilor pe diverse documente,

operaţie care în mod curent se realizează cu ajutorul unei „cifre de control" care se ataşează codului

pentru care se determină (însoţindu-l întotdeauna).

Se pot adopta diverse variante de combinaţie a cifrelor de codificare. Indiferent de variantă,

sistemul utilizat trebuie să permită obţinerea unor coduri cu un număr de caractere relativ redus.

Pentru simplificarea acţiunii de codificare, s-au creat sisteme informatice adecvate (codificarea o

face calculatorul sau sistemele de stabilire a preţurilor (bare + coduri).

4. Nominalizarea în dreptul fiecărui articol din nomenclator a tuturor furnizorilor cunoscuţi

şi a preţurilor de ofertă respective. Aceasta permite ca în orice moment, factorul interesat să se

poată informa şi să cunoască toate sursele de furnizare pentru un anumit tip de resursă materială. Se

pot include în nomenclator şi modalitatea de plată, condiţii de transport, adresa furnizorului etc.

Pe această bază se elaborează „fişierul furnizorilor", care va cuprinde „cartela informativă"

pentru fiecare furnizor.

În concluzie, un nomenclator trebuie să asigure informarea completă, la zi, a factorilor

interesaţi, asupra elementelor materiale necesare unităţii economice şi a surselor potenţiale de

furnizare şi trebuie să răspundă următoarelor cerinţe:

- să fie relativ complet, să cuprindă toate articolele de care are nevoie întreprinderea,

pe toate subsistemele componente, pe întreaga perioadă de gestiune;

- să prevadă poziţii de rezervă pentru includerea ulterioară în cadrul nomenclatorului a

noi articole neprevăzute sau neidentificate iniţial sau pur şi simplu omise;

- să cuprindă fiecare articol destinat la o singură poziţie şi să îi corespundă un singur

cod;

- să fie completat la zi cu noile informaţii care impun această operaţiune.

3.2. Structura şi indicatorii planului de aprovizionare materială

Structura materială a planului şi a programelor de aprovi¬zionare a unităţilor economice

Desfăşurarea normală a activităţii întreprinderilor presupune asigurarea în condiţii

economice, în timp util, ritmic, în cantităţile, calitatea şi sortimentaţia prevăzută a tuturor resurselor

materiale şi energetice necesare pentru destinaţiile de consum şi în primul rând pentru producţia de

bază. Aceasta se realizează prin elaborarea înainte de începerea perioadei de gestiune a unei

34

strategii, a unui plan şi a unor programe de aprovizionare judicioase. Prin aceasta se urmăreşte

nominalizarea cererilor de resurse materiale ale întreprinderii pe o perioadă (de regulă până la un

an), pe categorii de resurse (materiale, echipamente, piese de schimb etc.), nivelul acestora şi

sursele de acoperire. Datele sunt estimate fie în funcţie de elementele certe cunoscute, fie în funcţie

de previziuni. Datele certe sunt evaluate pe baza comenzilor ferme de producţie şi a contractelor

economice prin care se creează un anumit grad de certitudine.

Prin conţinut, planul şi programele de aprovizionare răspund la întrebările specifice

subsistemului de asigurare materială:

- ce trebuie comandat şi asigurat pentru perioada de gestiune (stabilirea structurii

materiale a planului şi programelor de aprovi¬zionare);

- în ce cantitate urmează a fi aprovizionată resursa materială;

- din ce surse şi în ce proporţie se prevede acoperirea necesi¬tăţilor.

Resursele materiale necesare unei unităţi economice se diferenţiază după mai multe criterii,

astfel:

- după importanţa pentru activitatea economică a întreprinderii (vitale, de importanţă

mare, medie, mică);

- după aria (sfera) consumului:

1. materiale de uz general (utilizabile pe o paletă extinsă de destinaţii şi de un număr

mare de consumatori;

2. materiale specifice (consumabile pe o singură destinaţie de unul sau un număr

restrâns de utilizatori);

după destinaţia de folosire (consum):

- pentru producţia de bază care defineşte profilul unităţii economice;

- activitatea auxiliară sau de servire:

- revizii tehnice şi reparaţii;

- ambalaje;

- condiţii normale de muncă;

- funcţionarea normală a maşinilor, utilajelor şi instalaţiilor;

- producţia de S.D.V. - uri;

după natura resursei:

- materiale metalurgice feroase;

- materiale metalurgice neferoase;

35

- materiale şi produse plate din lemn;

- materiale şi produse chimice;

- combustibili şi lubrifianţi;

- materiale textile;

după sursa de provenienţă:

- din ţară;

- din import;

după forma de aprovizionare:

- direct de la producători;

- din comerţul en gros;

după forma şi stadiul tehnic de prezentare (prelucrare):

- aflate în fazele primare de prelucrare;

- cu un grad avansat de prelucrare;

- cu un grad definitiv de prelucrare;

după efortul financiar antrenat la cumpărare:

- foarte mare;

- mare;

- mediu;

- redus;

după gradul de certitudine (sau de risc) în asigurarea de pe piaţă:

- mare;

- mediu;

- mic;

sau - necritice;

- critice;

după posibilităţile de substituire:

- nesubstituibile;

- parţial substituibile;

- integral substituibile.

Cunoaşterea unor asemenea diferenţieri ale resurselor materiale este necesară pentru a se

realiza rolul şi importanţa diferită a lor pentru activitatea unităţii, atenţia şi gradul de exigenţă care

trebuie manifestate în procesul aprovizionării şi gestionării lor, strategia care trebuie avută în vedere

36

în procesul asigurării materiilor prime şi materialelor, sistemele şi tipurile de gestiune cele mai

eficiente etc.

Fazele procesului de aprovizionare care implică un volum mare de muncă sunt:

- planificarea;

- programarea;

- organizarea;

- derularea;

- evidenţa;

- urmărirea;

- controlul;

- analiza;

- evaluarea.

Desfăşurarea cu operativitate şi eficienţă a procesului de aprovizionare necesită un sistem

informaţional adecvat.

Indicatorii care definesc conţinutul planului de aprovizionare materială

Prin planul de aprovizionare se conturează politica globală în asigurarea bazei materiale şi

cu echipamentele necesare a unităţii economice pe o perioadă de timp (de obicei un an).

Obiectivul de bază al planului şi programelor de aprovizionare materială este acoperirea

completă şi complexă a cererilor de consum ale întreprinderii, cu resurse materiale de calitate,

ritmic şi la timp, în condiţiile unei stricte corelaţii a momentelor calendaristice de aducere a acestora

cu cele la care se manifestă consumul lor, asigurate de la furnizori care practică preţuri de vânzare

avantajoase, prezintă grad ridicat de certitudine în livrări, care antrenează pentru achiziţie, transport

şi stocare un cost minim.

Acestui obiectiv de bază i se asociază o serie de obiective derivate:

- formarea unor stocuri minime necesare, care să asigure o viteză accelerată a

mijloacelor circulante;

- menţinerea stocurilor efective în limitele maxime şi minime stabilite;

- protecţia şi conservarea raţională a resurselor materiale pe timpul depozitării -

stocării;

- asigurarea unui grad de certitudine ridicat în aprovizionarea materială pe un orizont

lung de timp.

37

Pentru punerea în aplicare a unor asemenea obiective există următoarele modalităţi de

acţiune:

- elaborarea unor planuri şi programe de aprovizionare bine fundamentate;

- prospectarea pieţei în amonte, în vederea depistării furnizorilor cu cele mai

avantajoase condiţii de livrare;

- pregătirea judicioasă a negocierilor, în scopul obţinerii unor preţuri avantajoase,

rabaturi, bonificaţii;

- asigurarea unor relaţii comerciale de lungă durată cu furnizorii;

- folosirea calculatorului în dimensionarea stocurilor, urmărirea şi controlul acestora;

- asigurarea celor mai bune condiţii de protecţie şi conservare pe timpul stocării.

Conţinutul final al planului de aprovizionare trebuie să reflecte real volumul necesarului de

consum în raport cu programele de producţie, tendinţele şi mutaţiile care se înregistrează pe piaţa

internă şi internaţională de materii prime.

Ca urmare, strategia de aprovizionare trebuie să aibă în vedere:

- modificările de ordin tehnic, tehnologic şi organizatoric;

- rezultatele cercetărilor ştiinţifice în ce priveşte:

- folosirea înlocuitorilor;

- folosirea materialelor refolosibile;

- reducerea consumurilor specifice de resurse materiale şi energetice;

- mutaţiile de pe piaţa de furnizare.

Deci, prin strategia de aprovizionare se urmăreşte o strictă corelare între necesităţile de

consum ale unităţilor economice şi potenţialul, pe structură de resurse materiale ce poate fi asigurat,

în scopul îndeplinirii obiectivelor de ansamblu ale activităţii unităţii economice.

Conţinutul planului şi programelor de aprovizionare a unităţilor economice se defineşte prin

mai mulţi indicatori specifici, care în funcţie de natura lor economică pot fi grupaţi în două

categorii:

a. INDICATORI care reflectă necesităţile (cererile) de consum de materii prime, materiale,

combustibili, energie, lubrifianţi, piese de schimb, destinate realizării activităţii de ansamblu a

unităţii economice, în primul rând a celei de bază (fabricarea de produse, executarea de lucrări sau

prestaţii de servicii), în vederea îndeplinirii obiectivelor strategice finale.

b. INDICATORI care evidenţiază sursele şi potenţialul de acoperire cantitativă şi structurală

cu resurse materiale a necesităţilor de consum.

38

3.3. Conţinutul şi structura planului şi programelor de aprovizionare materială a unei

unităţi economice

Necesităţile de resurse materiale pentru consum -NECESAR DE CONSUM Resurse

pentru acoperirea necesităţilor de consum (pe surse de provenienţă) - RESURSE

1. Necesar pentru realizarea planului şi programelor de producţie, desfăşurarea activităţii de

ansamblu a unităţii economice - Npl a) Surse interne (proprii) ale unităţii economice:

1. Stocul preliminat de resurse

materiale pentru începutul

perioadei de gestiune - Spî

2. Alte resurse interne - ARi

2. Stocul de resurse materiale la sfârşitul perioadei de gestiune - Ssf b) Surse din afara

unităţii economice:

3. Necesar total de resurse materiale pentru realizarea planului de producţie specifică a

unităţii economice, a activităţii generale a acesteia - (Ntpl) rd 1 + rd 2 3. Necesar de

aprovizionat cu resurse materiale de pe piaţa internă şi internaţională de materii prime şi produse -

Na(A)

Total necesităţi de resurse materiale şi energetice pentru desfăşurarea activităţii de ansamblu

a unităţii economice (Ntpl) Total resurse materiale şi energetice de acoperire a necesităţilor de

consum ale unităţii economice

(Spî + ARi + Na)

Pentru ca activitatea unităţii economice să se desfăşoare în bune condiţii, trebuie asigurat un

echilibru perfect şi stabil între necesităţi şi resurse, pe întreaga perioadă de gestiune, situaţie care se

exprimă prin următoarele relaţii:

Npl + Ssf = Spî + ÂRi + Na

sau

Npl = Spî + ÂRi + Na

în care

Npl = Npl + Ssf

39

Orice abateri de la aceste egalităţi determină imobilizări nejustificate (stocuri peste limitele

normale prestabilite) sau lipsa de materiale, situaţie care perturbă activitatea întreprinderii cu

conse¬cinţele de rigoare.

Ambele stări de fapt generează consecinţe economice nefavo¬rabile, mai accentuate fiind

cele determinate de lipsa de materiale.

Npl = Necesar pentru realizarea planului

Ssf = Stoc la sfârşitul perioadei

Spî = Stoc preliminat de resurse la începutul perioadei

ÂRi = Alte resurse interne

Na = Necesar de aprovizionat

Ntpl = Necesar total pentru realizarea planului (Npl + Ssf)

Alegerea materialelor, produselor şi echipamentelor tehnice de aprovizionat

„Elementele" care se au în vedere la alegerea materialului vor completa gama celor

folosibile la caracterizarea şi alegerea furnizorului. Excepţia intervine când furnizorul este unic; în

acest caz, acţiunea se rezumă numai la alegerea materialului, produsului etc., din gama sortimentală

oferită de acesta.

Alegerea materialului sau produsului de achiziţionat-aprovi-zionat revine numai celui care le

foloseşte; decizia de alegere va fi însă rezultatul analizei după mai multe criterii care definesc

cererile pentru consum. Acţiunea se încadrează în strategia generală a aprovizionării, care se

elaborează de către compartimentul de specialitate, în strânsă colaborare cu cel tehnic, de producţie,

financiar, desfacere-vânzări, marketing, ca şi cu secţiile de fabricaţie.

Între criteriile de alegere a materialului, produsului sau echipamentului tehnic, un loc

important îl ocupă sfera de utilităţi ale acestuia, ca şi gradul în care răspunde caracteristicilor cererii.

Bineînţeles, unele elemente sunt subiective, dar fiecare cumpă¬rător (client, consumator) va

avea o structură specifică a utilităţilor şi condiţiilor cărora trebuie să le răspundă resursele materiale

cumpărate. Criteriile importante cu consecinţe economice practice semnificative sunt cele cu privire

la calitate şi preţ. Trebuie ţinut seama de faptul că, atunci când producătorul sau vânzătorul

stabileşte preţul produselor, nu poate avea în vedere cerinţele fiecărui cumpărător, ci produsul în

sine, ca purtător al valorii pe care procesul de producţie i-a conferit-o; în acest sens, trebuie înţeles

că preţul stabilit de producător-vânzător ar include toate atributele pe care cumpărătorii le doresc.

În situaţia în care calitatea şi preţul sunt caracteristicile principale solicitate de consumator-

cumpărător, mai mult decât produsul ca atare, atunci trebuie să se analizeze, în mod direct,

40

motivaţia unei asemenea cereri; astfel se va explica alegerea unuia dintre produse, materiale etc.

diferite, însă substituibile. Resursa materială achiziţionată va reprezenta, de fapt, mijlocul prin care

cele două caracteristici sunt oferite consumului productiv.

Frecvent, în alegerea materialului pentru consumul productiv, asociat calităţii şi preţului, se

au în vedere şi elementele care definesc calitatea unui produs: design, culoare, fiabilitate,

modernitate, aria de utilităţi pe care o acoperă produsul respectiv, garanţii, mentenabilitate etc. Să

presupunem patru produse substituente care se deosebesc, din punctul de vedere al calităţii, prin

două caracteristici: estetică şi rezistenţă.

„Frontiera de eficienţă" este limita combinărilor celor două caracteristici, care poate fi atinsă

ţinând cont de bugetul consumatorului. Ea este denumită „frontiera de eficienţă" pentru că un

consumator calculat, raţional, va prefera o combinare de caracteristici situată pe acest nivel, faţă de

una localizată mai jos de această limită. Caracteristicile care prezintă interes fiind diferite,

precizarea nivelului acceptat pentru acestea şi cunoaşterea capitalului financiar din bugetul

consumatorului destinat cumpărării de resurse materiale pot conduce la determinarea „echilibrului

consumatorului".

Teoria tradiţională presupune că un consumator poate să-şi exprime preferinţele sau

indiferenţa cu privire la combinarea caracteristicilor produselor; aceasta pentru că se poate stabili un

cost marginal de substituire între caracteristici, ca un cost subiectiv între atribute. Acesta permite să

se cunoască dimensiunea din caracteristica B (în exemplul de sus, estetica) pe care consumatorul

acceptă să o schimbe contra unei unităţi a caracteristicii A (rezistenţa), pentru a menţine acelaşi

nivel de satisfacere a cererii sale pentru consumul productiv. Dacă există nivele de indiferenţă între

caracteristici, se poate delimita o „zonă de indiferenţă" între aceste atribute. Se determină echilibrul

consumatorului, pentru că un obiectiv pentru acesta este „să atingă cel mai înalt nivel de utilitate,

compatibil cu potenţialul financiar de care dispune şi ţinând cont de aria caracteristicilor".

Un loc aparte în această problematică îl constituie analiza ofertelor de înlocuitori, pentru a

alege unele materiale substituente, care prezintă un avantaj aparte pentru întreprindere. Acţiunea

necesită şi un calcul economic pentru evidenţierea influenţei folosirii unui substituent sau a altuia

asupra costului de obţinere a produsului şi calculul se asigură cu ajutorul relaţiei:

[NCA x P (1 + a)] PA <> [NCB x P B + SB (1 + a)] PB

în care:

NCA, NCB = Normele de consumuri specifice pentru materialele A şi B (A - material

curent; B - material nou substituent);

41

SA,SB = salariile pentru confecţionarea unei unităţi de produs din materialele A sau B;

pA, pB = preţurile unitare de achiziţie-aprovizionare ale materialelor A şi B;

a = coeficient care exprimă cheltuielile de regie;

PA, PB = coeficienţi care exprimă influenţa indicilor de exploatare a mijloacelor de muncă

asupra costului producţiei realizate cu ajutorul acestora, din cele două resurse materiale.

Capitolul IV MANAGEMENTUL ŞI PLANIFICAREA INVENTARULUI DE BAZĂ

Unul dintre cele mai importante aspecte ale aprovizionării se referă la inventar. Volumul

inventarului care ar trebui realizat şi amplasarea lui în structura aprovizionării unei companii sunt

esenţiale pentru a îndeplini cerinţele şi aşteptările clienţilor. Dar este posibil ca realizarea

inventarului să necesite costuri foarte ridicate. Este vital să existe un echilibru între acest serviciu şi

costuri. Acest capitol explorează conceptele care stau la baza deciziei de realizare a inventarului.

În prima parte a acestui capitol sunt prezentate motivele principale de a deţine stocuri într-o

organizaţie. Principalele tipuri de inventar sunt descrise. Aceasta include stocul de materii prime

obţinute prin intermediul lanţului de aprovizionare de produse finite. Implicaţiile politicii de

inventar asupra celorlalte funcţii ale aprovizionării sunt evidenţiate, accentul fiind pus pe nevoia de

a echilibra costurile cu serviciul descris mai sus. Este discutată, de asemenea, nevoia de a evita

suboptimizarea resurselor aprovizionării.

Cele două sisteme principale de aprovizionare ale inventarului sunt descrise. Acestea sunt

verificarea periodică şi sistemele de repetare a comenzii fixe, de bază. Mai este evidenţiat şi

impactul schimbărilor aşteptărilor consumatorului final asupra suplimentării lanţului de

aprovizionare. Aceasta înseamnă identificarea cantităţilor de reordonare, folosind metoda EOQ

(cantitate comandată economică), observându-se că este important să iei în considerare şi ceilalţi

factori când se determină cantităţile comandate de acest fel.

Sunt discutate două metode de previzionare a cererii, media de mobilitate şi constanta

exponenţială. Se va demonstra, de asemenea, că cererea poate fi observată din punctul de vedere al

factorilor curenţi/actuali, sezonieri sau aleatorii.

4.1. Nevoia de a deţine stocuri

Există mai multe motive pentru care o companie poate alege sau trebuie să deţină stocuri ale

diferitelor produse. În planificarea oricărui sistem de distribuţie este esenţial să ai în vedere aceşti

42

factori şi să te asiguri că stocurile deţinute sunt adecvate, să nu aibă un nivel foarte ridicat.

Principalele motive pentru care o organizaţie trebuie să deţină stocuri sunt descrise după cum

urmează:

• pentru a controla nivelul costurilor de producţie: deseori este costisitor să foloseşti

maşinării, de aceea producţia trebuie să se realizeze atâta timp cât se obţin costuri unitare scăzute.

Totuşi, este esenţial să se echilibreze aceste costuri cu costurile necesare pentru a deţine stocuri;

• pentru ajustarea variaţiilor cererii: cererea pentru o producţie nu este niciodată

constantă, de aceea o să varieze pe termen scurt, de exemplu în funcţie de sezon; pentru a evita

stocurile lipsă, trebuie avut în vedere nivelul stocului de siguranţă;

• pentru a ţine cont de perioadele de variaţie ale aprovizionării: stocurile suplimentare

de siguranţă sunt deţinute pentru a acoperi orice întârzieri de livrare din partea furnizorilor;

• costurile de cumpărare: există un cost administrativ asociat cu creşterea unei

comenzi, iar pentru a minimiza acest cost este necesar să se realizeze un inventar suplimentar. Este

esenţial să existe un echilibru între aceste elemente administrative şi stocul deţinut, iar pentru

aceasta este folosită EOQ - cantitatea comandată economică;

• a profita de discounturile cantitative: unele produse sunt oferite la un cost unitar mai

scăzut, dacă este achiziţionat un volum mai mare;

• a considera fluctuaţiile sezoniere: asta se explică prin cererea anumitor produse care

sunt în căutare într-o anumită perioadă. Stocurile trebuie să fie achiziţionate în timpul anului pentru

a putea furniza aceste produse în timp ce se menţine un nivel egal (echitabil) al producţiei. Variaţiile

de aprovizionare pot avea loc şi atunci când bunurile sunt produse doar într-o anumită perioadă a

anului. Deseori aceasta se aplică la producţia de alimente de bază, de exemplu în cazul stocurilor

mari care rezultă în perioada de recoltare;

• pentru a permite fluctuaţiile / speculaţiile de preţ: preţurile produselor de bază pot

fluctua din mai multe motive, de aceea unele companii achiziţionează stocuri mari de astfel de

produse pentru a le putea furniza;

• pentru a ajuta operaţiile de producţie şi distribuţie să se desfăşoare mai uşor: aici

stocurile sunt deţinute pentru a „delimita" cele două activităţi diferite;

• pentru a furniza clienţilor servicii prompte: este esenţial ca în anumite pieţe

competitive, firmele să asigure în cel mai scurt timp posibil bunurile care sunt cerute;

• pentru a scădea/ minimiza întârzierile producţiei cauzate de lipsa anumitor instalaţii

de rezervă. Este important nu doar pentru a menţine un echilibru, dar şi în cazul defecţiunilor unor

43

maşinării scumpe. De aceea, rezervele sunt ţinute pentru a minimiza defecţiunile instalaţiilor/

maşinăriilor;

• munca în desfăşurare: aceasta facilitează procesul de producţie.

Tipuri de stocuri deţinute

Principalele tipuri de stocuri pot fi clasificate după cum urmează:

• materii prime, stocuri de împachetare şi componente: -folosite în general într-un

proces de producţie sau fabricaţie;

• stocuri în curs de realizare: uneori cunoscute ca producţie în curs de realizare,

acestea cuprind stocuri parţial terminate, care se realizează între diverse procese de fabricaţie;

• produse finite: stocuri care sunt ţinute în mod normal într-un depozit de produse

finite după terminarea liniei de producţie;

• probabil cel mai des tip de stocuri întâlnit, acestea sunt deţinute în lanţul de

distribuţie pentru un eventual transfer către consumatorul final;

• stocuri generale: conţin mai multe tipuri de produse care sunt folosite pentru o

anumită operaţiune, de exemplu într-o uzină de fabricaţie;

• părţi / elemente de rezervă: o categorie specială de stocuri care asigură un suport

vital unei maşinării de fabricaţie sau uzine, unde orice defecţiune ar putea fi crucială şi, de

asemenea, deţinute de companiile de întreţinere şi service, pentru a putea asigura suportul clienţilor

aşa cum este prevăzut în contracte.

În cadrul clasificării de mai sus, stocurile pot fi împărţite în următoarele categorii principale

de clasificare:

• stocuri în curs de producţie: posibil cel mai important tip de stocuri din cadrul unui

depozit de stocuri şi ar trebui să reflecte cererea actuală a unui produs;

• stocuri regulate: se referă la cea mai mare parte a stocurilor produse în cadrul unui

depozit de producţie şi reflectă loturi mari de produse realizate în urma procesului de fabricaţie;

• stocuri de siguranţă: sunt stocurile folosite pentru a acoperi fluctuaţiile zilnice sau

săptămânale ale cererii; sunt cunoscute sub numele de stocuri „amortizoare"/„tampon", deoarece se

folosesc în cazul unor situaţii neprevăzute;

• stocuri speculative: materiile prime cumpărate în avans din motive financiare sau de

aprovizionare sau stocuri finite planificate pentru a asigura viitoarele creşteri ale cererii;

44

• stocuri sezoniere: stocuri de produse ale căror cereri viitoare se aşteaptă să crească.

De obicei, aceste stocuri se realizează înainte de Crăciun, când este perioada de vârf.

4.2. Implicaţiile funcţiilor de aprovizionare

Există mai multe modalităţi în care necesitatea de a deţine stocuri afectează celelalte funcţii

ale aprovizionării şi viceversa. Pentru o planificare eficientă, este esenţial ca cheltuielile asociate

inventarului să fie minime în relaţia cu celelalte costuri de aprovizionare. Aşa cum am discutat în

capitolul anterior, trebuie să existe un echilibru între aceste funcţii, pentru a evita orice scădere /

suboptimizare şi pentru a crea o soluţie eficientă a costului total. Având în vedere acest lucru, este

util să se revizuiască celelalte aspecte care necesită acest echilibru.

Numărul mare de stocuri dintr-un sistem de distribuţie afectează semnificant costul total al

acestui sistem. Motivele pentru care ar trebui să existe un număr mare de depozite sunt: nevoia de a

exista „ o prezenţă locală" într-o piaţă de desfacere şi nevoia de a asigura un 96 anumit nivel de

servicii clienţilor. Un sistem de distribuţie cu un număr mare de depozite necesită un nivel ridicat de

stocuri, în special în ceea ce priveşte stocul de siguranţă. În plus, un număr mare de stocuri

presupune o arie de distribuţie restrânsă, reflectând un stoc scăzut de restituire a produselor sau

costuri unitare mai ridicate într-un depozit.

În ultimii ani, multe companii au adoptat exerciţii de raţionalizare a depozitelor în care s-a scăzut

semnificant numărul de depozite din cadrul reţelei de distribuţie. Acest lucru se aplică în mod

special companiilor de retail şi fabricaţie. Deşi aceasta conduce la costuri mai mari cu transportul,

pentru că distanţa de livrare este mai mare, se fac economii semnificante în reducerea inventarului,

în special reducerea stocului de siguranţă

CAPITOLUL V INVENTARUL ŞI LANŢUL DE DISTRIBUŢIE

În capitolul anterior au fost descrise tehnicile pentru planificarea şi managementul

inventarului de bază. Acest capitol oferă o descriere a dezvoltărilor recente ale planificării

inventarului, şi anume modul în care acesta este văzut în lanţul de distribuţie. În plus este discutată

şi relaţia dintre inventar şi timp.

45

Capitolul începe prin descrierea unor probleme importante asociate metodelor tradiţionale

de abordare a planificării inventarului. Cerinţele inventarului sunt revizuite în relaţie cu diversele

tipuri de cerere. Nevoia ca o companie să deţină stocuri este discutată din punctul de vedere al

diferenţei de timp - diferenţa dintre durata de timp de realizare a unei comenzi şi perioada de timp

pe care un consumator este dispus să o aştepte până la primirea produselor.

Sunt analizate diferite abordări ale reducerii inventarului şi unele dintre principalele metode

de măsurare ale inventarului, precum şi relaţia acestuia cu durata de timp. În final, diverse abordări

noi ale planificării inventarului sunt trecute în revistă atât pentru producători, cât şi comercianţi.

5.1. Problemele legate de abordările tradiţionale ale planificării inventarului

Planificarea inventarului a fost iniţial aplicată în special produselor finite din lanţul de

distribuţie. Este o activitate care acum este relevantă pentru stocul deţinut de la toate nivelele

lanţului de distribuţie. Companiile încep să înţeleagă că valoarea unor stocuri care nu sunt necesare,

chiar dacă nu au o responsabilitate directă pentru acestea, vor avea un impact asupra costurilor

finale. Prin urmare, materiile prime sunt relevante şi trebuie să ofere o oportunitate pentru

îmbunătăţirea costului. Unii distribui¬tori/comercianţi au început să le ceară furnizorilor să-şi

asume responsabilitatea pentru managementul şi planificarea stocului produselor pe care le

furnizează.

Din cauza acestor schimbări în responsabilitatea inventarului, metodele tradiţionale cu

planificarea inventarului au început să fie mai rar aplicate de către multe companii. Acest lucru se

aplică conceptului de cantitate comandată economică (CCE), fiind discutat în capitolul anterior.

Deşi reprezintă încă o metodă folositoare şi valabilă în mai multe circumstanţe, multe dintre

presupunerile pe care se bazează sunt mai puţin realiste pentru companiile care au adoptat o metodă

mai adecvată lanţului lor de distribuţie. De exemplu:

• cererea nu mai este atât de previzibilă cum a fost înainte;

• timpul nu mai este constant - poate fi diferit pentru diverse produse;

• costurile pot fi variabile - relaţiile dintre costurile de comandă s-au schimbat odată cu

introducerea unor proceduri automate şi legate de comandă;

• capacitatea de producţie poate fi excepţională, ne mai fiind posibil să asiguri un

produs de fiecare dată când e cerut;

• produsele individuale sunt în strânsă legătură cu altele şi trebuie să asigure o

îndeplinire a comenzii în totalitate.

46

De aceea, principalele ipoteze pe care se bazează metoda CCE nu pot fi aplicate unor

companii şi produselor lor. Aceasta se poate referi la legătura dintre introducerea reaprovizionării

continue, care reprezintă o nouă modalitate prin care companiile asigură onorarea comenzilor.

Aceasta înseamnă că există o înclinaţie spre comenzi cu cantităţi mult mai mici şi mai frecvente.

Regulile care se aplicau cândva planificării inventarului sunt într-o continuă schimbare. Acest lucru

este valabil pentru multe companii mari, deşi aplicarea metodei EOQ este relevantă şi companiilor

de dimensiuni mici sau mijlocii.

Capitolul VI ACHIZIŢIA

Achiziţia reprezintă una dintre legăturile-cheie din lanţul de distribuţie şi poate avea o

influenţă semnificativă asupra succesului total al unei organizaţii. Asigurarea că există suficienţi

furnizori de materii prime la preţul corect, cu o calitate adecvată, la momentul potrivit şi locul

potrivit, este crucial pentru orice producător. Acest proces este atât de important, că de-a lungul

anilor multe organizaţii şi-au dezvoltat departamente care să se ocupe special de aceste tranzacţii cu

furnizorii.

Totuşi, în ultima vreme companiile au redus numărul de furnizori cu care colaborează pentru

a putea reduce costurile asociate de această activitate.

În plus faţă de programele de reducere ale furnizorilor, companiile au încercat să abordeze o

metodă de parteneriat cu aceşti furnizori. Acest tip de relaţie admite faptul că ambele părţi trebuie să

realizeze profit pentru a supravieţui, dar pot exista domenii în care colaborarea poate duce la

eliminarea costului real din lanţul de distribuţie.

Bineînţeles, achiziţia nu se referă doar la materiile prime. Trebuie avute în vedere şi

următoarele elemente:

- utilităţile, gaze, lumină, apă şi telefon;

- combustibilul, diesel, petrol combustibil pentru încălzire;

- active, maşinării, vehicule şi clădiri;

- călătoriile de afaceri şi hotelurile;

- consultanţa;

- serviciile externalizate - contracte de distribuţie, serviciile IT etc.;

- echipamentele IT - hardware, softurile.

47

Sume foarte mari de bani au fost investite în achiziţionarea celor de mai sus, depinzând de

domeniul de activitate al companiei. Pentru o companie de transport, combustibilul reprezintă 35%

din bugetul total al activităţii, dar pentru un producător normal, acest cost poate fi inclus în costurile

de desfăşurare a activităţii. Aceste costuri trebuie să fie administrate cu atenţie, dar primul pas este

să se determine obiectivele achiziţiei.

Administrarea furnizorilor reprezintă un alt aspect crucial al achiziţiei: „câţi furnizori ar

trebui să avem?", „cum vom putea evalua performanţa lor?" şi „ar trebui să cumpărăm sau să

producem această componentă?"; sunt întrebări-cheie la care trebuie să se răspundă pentru ca o

strategie de achiziţie să fie profitabilă afacerii.

Achiziţia reprezintă un domeniu foarte larg. Obiectivul în acest capitol este numai să

evidenţiem aspectele-cheie ale acestei activităţi.

Capitolul VII EXEMPLU PRIVIND GESTIONAREA STOCURILOR LA

APROVIZIONARE ŞI CONSUM

7.1. Aprovizionarea stocurilor în raport cu mijloacele materiale existente şi consumuri

Aprovizionarea este una din activităţile componente ale funcţiei comerciale, prin intermediul

căreia întreprinderea intră în relaţii economice cu alte societăţi comerciale, activitate care presupune

un laborios proces decizional, reprezentată de orice acţiune care are drept scop procurarea de bunuri

şi servicii necesare desfăşurării proceselor producţiei, prestării serviciilor, desfăşurării optime a

activităţii unităţii.

Cu toate că stocurile sunt considerate resurse neactive, este necesar, în mod obiectiv, să se

recurgă la constituirea de stocuri (resurse materiale) bine dimensionate, pentru a se asigura

ritmicitatea producţiei, execuţiei lucrărilor sau prestării serviciilor.

De aceea, este necesară găsirea de modele şi metode, în vederea formării unor stocuri, care,

prin volum şi structură, să asigure desfăşurarea normală a activităţii, dar în condiţiile unor stocări

minime necesare şi unor cheltuieli cât mai mici.

Constituirea unor stocuri însemnate poate avea influenţe financiare pozitive, numai în cazul

evoluţiei nefavorabile a preţului elementelor de stoc sau în cazul obţinerii unor facilităţi din partea

furnizorilor la achiziţionarea unor cantităţi mari. Aşadar, cheltuielile suplimentare inutile derivă atât

48

din insuficienţa stocurilor, care nu permite desfăşurarea normală a procesului productiv, cât şi din

excedentul de stocuri.

La RTFC Galaţi procedura de aprovizionare cu materiale şi piese de schimb are drept scop

asigurarea în condiţii economice,în timp util, ritmic, în cantităţile, calitatea şi sortimentele

prevăzute, a tuturor resurselor materiale necesare, pentru toate destinaţiile de consum, precum şi

estimarea resurselor financiare de acoperire, pentru realizarea obiectivelor unităţii într-o anumită

perioadă de timp.

Pentru aceasta se elaborează Planul de aprovizionare anual, în conformitate cu Metodologia

pentru întocmirea necesarului de materiale şi piese de schimb transmisă de S.N.T.F.C. „CFR

CĂLĂTORI" S.A., ce stă la baza desfăşurării procesului de aprovizionare.

Prin planul şi programele de aprovizionare se nominalizează de fapt cererile de resurse

materiale ale unităţii pe o anumită perioadă, de regulă un an, pe categorii de resurse (materii prime,

materiale, piese de schimb, combustibili, echipamente tehnice etc.), nivelul acestora, precum şi

resursele financiare de acoperire. Datele sunt estimate, fie în funcţie de elementele certe cunoscute,

fie în funcţie de previziunile referitoare la activitatea unităţii.

7.2. Consumul pieselor de schimb pentru întreţinerea şi reparaţiile mijloacelor de tracţiune

Efectuarea RT şi RA se face în scopul menţinerii în parametri a tuturor locomotivelor din

parcul depoului (şi a celor străine care remizează în depou).

După efectuarea procesului tehnologic de echipare şi alimentare a materialului rulant de

tracţiune, dacă locomotiva nu corespunde din punct de vedere tehnic, în baza efectuării

consemnărilor în Fişa de bord de către mecanicul de locomotivă din turnus, se întocmeşte de către

mecanicul de locomotivă şi revizorul de locomotivă Comanda de lucru RA sau Comanda de lucru

unificată pentru RT.

Locomotiva va fi manevrată de către mecanic spre hala de reparaţii.

Revizorul de locomotivă va consemna în Fişa de bord a locomotivei revizuite:,,Locomotiva

se repară în depou"

Mecanicul de locomotivă înmânează şefului de tură formularele Revizia locomotivei nr... şi

Comanda de lucru RA sau RT, pentru verificare şi notare în Registrul şefului de tură.

Şeful de tură ia la cunoştinţă şi semnează Comanda de lucru RA sau RT, pe care o

înmânează conducerii atelierului de reparaţii (de luni până vineri, în intervalul orar 7.00 - 15.00),

49

respectiv revizorului de locomotivă care la rândul lui o prezintă echipei de meseriaşi de pe procesul

tehnologic.

După preluarea comenzii de lucru de către conducerea sectorului de reparaţii, conducătorul

formaţiei (maistrul) întocmeşte „Lista materiilor şi pieselor de schimb" necesare reviziei planificate

sau reparaţiei accidentale, în baza căreia întocmeşte „fionul de consum", care, după ce este vizat

CFP de către contabilitate, se aprobă de şeful de depou.

În situaţia în care pe parcursul reparaţiei sau reviziei apar şi alte lucrări, se completează în

Comanda de lucru RA sau RT „lista cu lucrări suplimentare" stabilite de personalul de atelier,

urmând a se face un bon de consum suplimentar, dacă este necesar, care va urma aceeaşi procedură

de semnare prezentată mai sus.

Tehnicianul din cadrul compartimentului tehnic SCRL:

• Verifică Comanda de lucru RA sau RT, completarea rubricii „Consum materiale/nr.

data bonurilor de magazie", pe baza lucrărilor din comanda de lucru şi a registrelor:

• Registrul necesar piese şi materiale;

• Registrul piese şi materiale consumate.

• Stabileşte zilnic împreună cu maiştrii sau şefii de echipă necesarul de piese sau

materiale, pentru repararea locomotivelor/pieselor care vor fi scoase din magazia depoului pe bază

de bon de consum, piesele şi materialele care vor fi restituite la magazie sub formă de rebuturi,

completând Registrul piese şi materiale consumate.

• Stabileşte împreună cu maistrul, piesele, agregatele care vor fi reparate în ateliere, pe

bază de subcomandă de lucru, piese şi agregate care se înregistrează în registrele de evidenţă din

atelierele specializate.

• Verifică zilnic dacă piesele şi materialele au fost scoase din magazie să fie montate

pe locomotivele stabilite sau utilizate în procesul de reparaţii, urmând ca acestea să fie trecute pe

comenzile de lucru.

• Verifică zilnic stocul de piese de rezervă din atelierele de pregătire de specialitate,

completarea registrelor de evidenţă şi dacă piesele scoase din atelierele specializate au fost montate

pe locomotivele aflate în reparaţii, conform comenzilor de lucru.

• Verifică zilnic dacă revizorii de locomotivă participă şi semnează comenzile de lucru

ale locomotivelor.

• Verifică zilnic dacă pentru piesele defecte aduse la atelierele specializate s-au

întocmit subcomenzi de lucru de către maiştrii/şefii de echipă de la echipele complexe de meseriaşi.

50

• Verifică dacă pentru piesele nereparabile demontate de pe locomotive s-au făcut

bonuri de repredare în magazie pentru materiale recuperabile.

• Verifică zilnic situaţia pieselor în regim de atelier, dacă stocul corespunde cu situaţia

din gestiune şi avizează conducerea depoului în cazul în care constată neconformităţi.

Zilnic gestionarii de la magazia de materiale comunică compartimentului tehnic piesele şi

materialele scoase din magazie şi numărul bonurilor de consum care vor fi evidenţiate de către

tehnician în registrul piese şi materiale consumate.

1. Situaţia timpului de lucru prestat şi a consumului de materiale şi piese de schimb

pentru efectuarea unei revizii planificate sau a unei reparaţii accidentale se va regăsi în aplicaţia

SPEAR 2000.

2. Situaţia costurilor pe fiecare locomotivă (manoperă şi mate¬riale) se va regăsi pe

aplicaţia SPEAR 2000.

a) Revizorul de locomotivă urmăreşte cu mare atenţie efectuarea lucrărilor cerute prin

Comanda de lucru RA sau RT şi a lucrărilor suplimentare. El are obligaţia de a participa la probele

efectuate după reviziile planificate, respectiv reparaţiile accidentale şi preia locomotiva de la secţia

de reparaţii, răspunzând pentru lucrările efectuate prin semnarea comenzii RA, RT la „Recepţionat,

delegat al beneficiarului".

b)Revizorul de locomotivă va consemna în ,fişa de bord" a locomotivei revizuite sau

reparate, după remedieri, „Locomotivă bună de serviciu"", apoi îşi va trece numele citeţ şi va

semna.

c) Revizorul de locomotivă comunică în scris şefului de tură starea locomotivelor ieşite din

reparaţii sau revizii.

Capitolul VIII CONDUCEREA ŞI ORGANIZAREA DESFACERII (VÂNZĂRII)

PRODUSELOR

8.1. Managementul desfacerii: concept, activităţi componente

„Managementul desfacerii produselor" reprezintă activitatea prin care se asigură vânzarea

rezultatelor producţiei. Acţiunea implică stabilirea căilor, formelor şi modalităţilor prin care

urmează a fi vândute produsele fabricate, ca şi a pieţelor care pot constitui sfera de desfacere.

51

Managementul desfacerii se prezintă ca un proces unitar complex, căruia îi este proprie o

structură extinsă de activităţi specifice care au în vedere problemele legate de conducerea,

coordonarea, previziunea-planificarea, programarea, organizarea, contractarea-vânzarea

produ¬selor, antrenarea, urmărirea şi controlul derulării-realizării activităţii, analiza şi evaluarea

rezultatelor. Aceasta reprezintă caracteristica esenţială a managementului desfacerii.

Managementul desfacerii producţiei industriale - componentă a funcţiunii comerciale a

întreprinderii - are ca obiectiv principal vânzarea produselor din profilul propriu de fabricaţie, în

condiţii de eficienţă. În acest scop se desfăşoară mai multe „activităţi specifice", şi anume:

> Elaborarea studiilor de marketing, în vederea asigurării portofoliului de comenzi şi a

contractelor comerciale, a cunoaşterii cererii şi situaţiei concurenţei, a preţurilor, a noilor produse

care pot fi asimilate, a produselor a căror fabricaţie trebuie oprită sau redusă, a celor care trebuie

modernizate, a condiţiilor la care trebuie să răspundă pentru a satisface în mai mare măsură

preferinţele clienţilor cărora li se adresează. Totodată, se definesc mai bine canalele de distribuţie,

formele eficiente de promovare a produselor, a vânzărilor, posibilităţile de acţiune pentru extinderea

pieţei interne şi conducerea şi organizarea desfacerii externe a produselor proprii, condiţiile de

„service" care trebuie asigurate, mutaţiile care se înregistrează în cerinţele, opţiunile şi sugestiile

utilizatorilor, modalităţile de rezolvare a reclamaţiilor emise de clienţi cu privire la sistemul de

intervenţii tehnice în perioada de garanţie etc. La acestea se adaugă şi o serie de alte acţiuni, ca, de

pildă: elaborarea şi prezentarea de oferte, de cataloage comerciale, de pliante şi prospecte, de

mostre; participarea la târguri şi expoziţii din ţară şi străinătate; folosirea publicaţiilor curente, a

radio-tv ş.a. Asemenea modalităţi şi mijloace de prezentare implică, atunci când este cazul şi sunt

create condiţii, efectuarea de acţiuni de reclamă - de genul demonstraţiilor de funcţionalitate etc.

> Colectarea comenzilor emise de clienţi şi constituirea, astfel, a portofoliului de

comenzi, încheierea de contracte comerciale în strictă concordanţă cu cererile clienţilor şi

capacităţile de producţie disponibile. Se are în vedere contractarea integrală a producţiei în corelaţie

cu potenţialul tehnic, material şi energetic asigurat şi în condiţiile unui profit cât mai mare.

> Elaborarea planului strategic şi a programelor de livrare-vânzare a produselor

contractate pe sortimente concrete şi pe căile de distribuţie-vânzare stabilite. Rezultatele acţiunii

constituie baza concretă pentru elaborarea, pe de o parte, a programelor de fabricaţie (ţinând cont de

structura şi dimensiunea capacităţilor de producţie) şi, pe de altă parte, a fişelor de urmărire

operativă a derulării livrărilor pe clienţi, pe canalele de distribuţie alese.

52

> Urmărirea stadiului execuţiei produselor în procesele de fabricaţie, prevenirea

realizării de produse necorespunzătoare calitativ, impulsionarea factorilor de producţie pentru

respectarea programelor de fabricaţie - acţiune care condiţionează în continuare îndeplinirea

obligaţiilor faţă de clienţi, stipulate în contractele de livrare (termene de livrare, sortimentaţie,

calitate, cantitate ş.a.).

> Crearea sau, după caz, modernizarea şi extinderea reţelelor proprii de desfacere a

produselor pe piaţa internă şi externă. Existenţa unor reţele proprii de vânzare creează condiţii

pentru materializarea operativă a deciziilor referitoare la îmbunătăţirea calităţii produselor,

modernizarea lor, testarea unor noi produse, îmbunătăţirea sistemului de distribuţie, de prezentare a

produselor. Aşadar, înfiinţarea, iar acolo unde deja există, extinderea şi modernizarea reţelelor de

magazine şi depozite proprii de desfacere reprezintă, în economia de piaţă, o acţiune deosebit de

importantă. Asemenea reţele proprii de desfacere se amenajează atât la sediul producătorului, cât şi

în teritoriu, asigurându-se astfel apropierea sursei de furnizare de locul de consum.

> Organizarea unor reţele proprii de service sau modernizarea şi extinderea celor

existente, pentru a se asigura eliminarea operativă a deficienţelor de funcţionalitate a produselor,

sporirea interesului 158 cumpărătorilor la produsele ce se vând, a încrederii acestora faţă de

utilităţile oferite de producător. Important este modul de organizare şi sfera de servire asigurată

unităţilor de acest gen pentru a se răspunde prompt şi calitativ intervenţiilor solicitate de

cumpărătorii produselor. Astfel, unităţile de „service" trebuie dotate cu utilaje, instalaţii,

dispozitive, aparatură de mare eficacitate şi utilitate, amplasate raţional din punct de vedere

teritorial, pentru a acoperi operativ sfera de servire stabilită, şi dotate cu stocurile de piese de

schimb în structura specifică produsului şi solicitărilor utilizatorilor. Condiţiile de „service", dacă

sunt bine organizate, pot contribui în mare măsură la penetrarea pe diferite pieţe, la promovarea

vânzărilor, la extinderea acţiunilor de modernizare, la sporirea eficienţei reclamei comerciale.

> Extinderea relaţiilor de vânzare pe bază de comenzi, convenţii şi contracte prezintă o

acţiune care asigură certitudine în activitatea de desfacere pentru o anumită perioadă. În interiorul

acestei perioade producătorul-furnizor va acţiona, direct sau prin reţelele proprii de desfacere,

pentru o conlucrare judicioasă cu partenerii, în scopul obţinerii încrederii acestora; se creează astfel

premise pentru prelungirea colaborării şi chiar extinderea vânzărilor, determinată de eventuale

solicitări suplimentare sau de apariţia de noi parteneri. Elemente stimulatoare pentru stabilirea unor

relaţii contractuale pe perioade mai lungi de timp sunt şi cele care au în vedere asigurarea unor

înlesniri la preţurile de desfacere, rabaturi comerciale, servirea cu prioritate, organizarea de

53

„service" la sediul utilizatorilor, aplicarea unui sistem de servire stimulator (acordarea de

bonificaţii, livrarea pe credite ş.a.).

> Constituirea unor stocuri de desfacere optime, care să asigure ritmicitate livrărilor, în

concordanţă cu clauzele prevăzute în contrac¬tele comerciale încheiate, şi să poată satisface implicit

eventualii clienţi întâmplători, dar care pot reprezenta pentru viitor utilizatori sau solicitanţi

constanţi, stabili şi al căror consum se poate amplifica (deci care pot deveni parteneri siguri de

afaceri).

> Asigurarea unor condiţii raţionale de depozitare a produselor finite şi de formare a

loturilor de livrare. Livrarea produselor în condiţii de integritate calitativă şi cantitativă, la

momentele calendaristice prevăzute în contractele comerciale, la cele la care sunt solicitate de

clienţi, implică desfăşurarea activităţilor de primire¬recepţie, de sortare, ambalare, etichetare,

marcare şi de formare a loturilor destinate livrării sau vânzării pe spaţii dimensionate raţional, cu

amenajări şi dotări adecvate. Pe parcursul depozitării lor, produsele trebuie aşezate pe un mobilier

modern, care asigură stivuirea pe înălţime după sisteme eficiente, evitându-se afectarea unor

suprafeţe prea mari pentru asemenea scop, fără justificare tehnică şi economică.

> Informatizarea sistemelor de gestiune a stocurilor de desfacere, de urmărire a

derulării livrărilor, de întocmire a documentaţiei de livrare (dispoziţii de livrare, facturi, avize de

expediţie). Informatizarea activităţii de desfacere la nivelul întreprinderii contribuie semnificativ la

îmbună¬tăţirea procesului de servire a partenerilor de contract, a clienţilor, în special în cazul

vânzărilor din magazinele şi depozitele proprii.

> Organizarea activităţii operative de livrare-vânzare a produ¬selor finite, servirea

ritmică a clienţilor programaţi şi neprogramaţi, în concordanţă cu cererile acestora specificate în

contracte, în comenzile emise.

> Urmărirea derulării operative a livrărilor către clienţi, a realizării contractelor

încheiate pe total, din care pe principalii cumpărători, a evoluţiei stocurilor de desfacere.

> Coordonarea şi controlul activităţii depozitelor de desfacere, organizarea primirii şi

recepţiei produselor finite de la secţiile de fabricaţie, a acţiunii de formare a loturilor complexe şi

complete de livrare.

> Organizarea raţională a activităţii de informare sistematică asupra comportamentului

produselor fabricate şi livrate la utilizatori, de urmărire a funcţionalităţii acestora la utilizatori, de

intervenţie promptă pentru remedierea defecţiunilor sesizate şi semnalate, de aplicare a sugestiilor

pozitive provenite de la clienţi. Volumul mare de informaţii, pe care unitatea industrială

54

producătoare şi-l poate asigura astfel, trebuie prelucrat şi transmis operativ compartimentelor

interesate, care pot interveni pentru a asigura fiecărui produs gradul de utilitate solicitat şi

parametrii funcţionali prevăzuţi. Prin acest mod de acţiune, unitatea îşi atrage aprecierea favorabilă

a clienţilor şi determină stabilitatea de durată a relaţiilor cu partenerii reali şi potenţiali. În acelaşi

timp, pe această cale, producătorii furnizori pot urmări mai uşor care este „viaţa" produselor, stadiul

în care produsul este îmbătrânit şi trebuie înlocuit cu altul ş.a.

Analizând conţinutul managementului desfacerii producţiei, se poate concluziona că această

activitate asigură baza motivaţională pentru organizarea şi desfăşurarea fabricaţiei de produse;

totodată, activitatea de desfacere-vânzări furnizează elementele pentru funda¬mentarea programelor

de fabricaţie, caracteristicile la care trebuie să răspundă produsele, condiţiile în care urmează a se

exploata sau utiliza acestea, cerinţele pe care trebuie să le satisfacă „sectorulpro¬ducţie" pentru a

răspunde comenzii sociale. În continuare, producţia industrială este cea care condiţionează

activitatea de aprovizionare materială, punându-i la dispoziţie datele şi informaţiile prin care se

determină dimensiunea şi structura resurselor materiale care trebuie asigurate, momentele

calendaristice la care sunt necesare, perioada pe care se întinde acţiunea.

Capitolul IX IT ÎN LANŢUL DE DISTRIBUŢIE

Odată cu apariţia sistemelor informatice ieftine, managementul logisticii s-a îmbunătăţit

considerabil. Abilitatea de a analiza volume mari de date s-a transformat în ultimii 30 de ani. A fost

considerată ca a doua Revoluţie Industrială. Posibilitatea de a transfera informaţii între partenerii de

lanţuri de distribuţie prin schimburi electronice de date a început să fie din ce în ce mai mult

exploatată de către companii. Sistemele informatice şi componente hardware asociate cu acestea

îndeplinesc diferite roluri la nivelul managementului lanţului de distribuţie. Ele pot ajuta procesul

de luare a deciziilor, monitoriza şi controla activitatea, influenţând şi comunicarea între personal şi

companie. În acest capitol se doreşte să se descrie cele mai comune caracteristici privind distribuţia

şi logistica şi să se explice ce sunt şi cum funcţionează ele.

9.1. Comunicarea de bază

55

Schimbul electronic de date (EDI sau aED în română) EDI a fost definit ca un schimb de

date structurat de la computer la computer pentru procesarea automată. El este folosit de partenerii

lanţului de distribuţie pentru a schimba informaţii esenţiale necesare funcţionării eficiente a afacerii

lor. Aceste tipuri de legătură sunt stabilite între companiile care au o relaţie de schimb de mult timp.

De exemplu, unii comercianţi folosesc puncte de vânzare electronice (EPSOS) pentru a schimba

informaţii cu furnizorii. În acest context, EDI are multe beneficii. Oferă informaţii la timp în ceea ce

priveşte vânzările, este foarte eficient deoarece nu necesită ca personalul să colecteze informaţiile

manual. El este folosit pentru emiterea facturilor, confirmărilor, detaliilor privind transportul şi alte

informaţii pe care organizaţia alege să le împărtăşească.

UN/EDIFACT este standardul prin care se asigură că informaţia poate fi transmisă şi primită

într-un format adecvat de către parteneri la schimb. Iniţialele provin de la: Naţiunile Unite/Schimb

de date electronice pentru administrare, comerţ şi transport. Avantajele folosirii EDI sunt:

1. rapiditatea tranzacţiilor;

2. reducerea costurilor şi a erorilor;

3. informaţia trebuie introdusă în sistemul informatic o singură dată.

9.2. Codurile de bare

O reprezentare de numere sau un cod într-un format ce poate fi citit de maşinării. Ele sunt

folosite foarte mult în lanţurile de distribuţie pentru a identifica bunurile în orice etapă a procesului.

Reprezintă o serie de linii, prezentate orizontal sau vertical.

De exemplu, bunurile primite în depozit pot fi identificate prin această cale şi adăugate la

inventarul stocului deţinut în depozit. Folosirea codurilor de bare poate influenţa rapiditatea

tranzacţie-semnificant. Probleme apar atunci când codurile de bare sunt stricate/greşite.

Procesarea comenzii

Procesarea comenzilor clienţilor nu este responsabilitatea directă a departamentului de

logistică. Totuşi, ele sunt foarte importante, iar principalele dezvoltări se axează pe două aspecte.

Primul este informaţia oferită de cei care preiau comenzile. Include disponibilitatea stocului, care

permite ca persoana care preia comanda să identifice imediat dacă există sau nu bunurile în stoc. De

asemenea, cel care preia comanda trebuie să-i comunice clientului data livrării produsului. De

aceea, programul livrării trebuie să fie clar. Aceste aspecte ajută la îmbunătăţirea serviciilor oferite

56

clienţilor. În al doilea rând, EDI poate fi folosit pentru preluarea automată a comenzilor, permiţând

astfel clienţilor să aibă acces online la statusul comenzilor lor.

Capitolul X MONITORIZAREA ŞI CONTROLUL OPERAŢIUNILOR DE

DESFACERE ŞI DISTRIBUŢIE

Dezvoltările recente în tehnologia informaticii şi-au îndreptat atenţia asupra importanţei pe

care un sistem de informare eficient o are în a oferi suport operaţiunilor de desfacere şi distribuţie.

Această cerinţă de informare a existat întotdeauna, dar calculatorul a facilitat dezvoltarea unor

metode mai sofisticate de păstrare a datelor, procesare şi prezentare.

Informaţia poate fi privită ca sursa de viaţă a sistemului de desfacere şi distribuţie. Fără o

desfacere omogenă şi un transfer al informaţiei este imposibil ca un sistem de distribuţie să

funcţioneze eficient şi adecvat. Este important ca o companie să dezvolte o strategie corporativă

corespunzătoare cerinţelor informaţionale. Acest plan trebuie să ia în calcul un număr de obiective

diferite, de la planificare strategică la un control operaţional.

Un cadru de desfăşurare tipic, ilustrând ciclul de planificare şi control, este descris în fig.

8.1. Acest cadru pune accentul pe natura ciclică a procesului de planificare şi control, începând cu

întrebarea „unde suntem noi acum?", unde obiectivul este să se asigure o imagine a stării actuale a

unei activităţi/operaţiuni.

Acest lucru se poate întâmpla cu ajutorul feedback-ului oferit de un audit al distribuţiei. A

doua etapă este să se identifice obiectivele procesului de distribuţie, legate de serviciul de clienţi,

procesul de luare a deciziilor etc. A treia etapă este procesul care include dezvoltarea unor strategii

relevante pentru îndeplinirea acestor obiective. În final, este nevoie de procese de monitorizare şi

control pentru a măsura performanţa şi a o compara cu altele. S-a parcurs astfel întreg ciclul, iar

procesul este pregătit să o ia de la început. Acest lucru subliniază natura dinamică a distribuţiei şi

nevoia de revizuire permanentă a politicilor şi planurilor acestei activităţi, planuri şi politici care

trebuie adoptate într-un cadru de desfăşurare adecvat.

Companiile pot fi catalogate conform abordării care monito¬rizează şi controlează

operaţiunile lor. Aceste categorii diferite sunt subliniate. Sunt considerate unele domenii în care

practica eficientă este esenţială, iar unii factori sunt esenţiali pentru un sistem de monitorizare

eficient. În plus, sunt enumeraţi câţiva factori de influenţă. Aceştia au rolul de a explica diferenţele

57

care apar atunci când sistemele sunt monitorizate cu scopul de a le compara. În final, sunt descrise

un număr de metode de control şi monitorizare.

De ce să monitorizezi?

Pentru a stabili un sistem eficient de monitorizare a performanţei trebuie să se identifice

unele instrucţiuni prin care sistemul este reproiectat în totalitate. Acestea vor reflecta probabil

obiectivele majore ale afacerii, precum şi cerinţele operaţionale, mai în detaliu. Astfel, este

important să fi conştient de rolul activităţii de desfacere şi distribuţie, în contextul obiectivelor

corporative ale companiei. Este, de asemenea, esenţial ca sistemul de control să reflecte natura

integrată a desfacerii dintr-o organizaţie.

Obiectivele clasice includ:

• facilitarea îndeplinirii obiectivelor actuale şi viitoare ale companiei - unde acestea

sunt direct legate de obiectivele activităţii de distribuţie şi desfacere;

• să faciliteze realizarea eficientă şi eficace a serviciilor de desfacere, realizând astfel

verificări pentru a afla dacă activitatea de distribuţie este adecvată pentru obiectivele totale ale

companiei (a face lucrul corect) şi, de asemenea, dacă activitatea de distribuţie decurge cât de bine

poate (a face corect lucrul);

• să ofere suport activităţii de control şi planificare, astfel încât orice informaţie să

reprezinte un feedback procesului de planificare;

• să asigure metode care se axează pe rezultatele reale ale afacerii - supune

întreprinderea unor acţiuni atunci când operaţiunile nu decurg aşa de satisfăcător sau când se

identifică o potenţială îmbunătăţire a activităţii. Aceasta va fi în general legată de creşterea

productivităţii sau folosirea mai eficientă a resurselor.

În plus, unele obiective specifice desfacerii trebuie identificate. O caracteristică importantă

este legată de măsurarea progresului. De obicei, acesta constă în monitorizarea bugetului, astfel

încât să se identifice dacă au existat schimbări faţă de planul iniţial şi, de asemenea, o prezentare

actuală a motivului pentru care performanţa actuală nu reflectă ceea ce a fost iniţial planificat.

O altă caracteristică va evidenţia aspecte sau componente specifice ale sistemului căruia

trebuie să i se acorde o atenţie specială.

Obiectivele trebuie să aibă însemnătate. Unele exemple care nu trec acest test includ:

• obiectivul distribuţiei să minimizeze costurile - se realizează acest lucru în

defavoarea clientului? Trebuie identificate clar relaţia dintre cost şi cerinţele serviciului oferit.

58

Nivelul serviciului „cât de repede posibil" - ce înseamnă cu adevărat? Este comanda atât de

urgentă?

• totul trebuie livrat cu ajutorul propriilor maşini de distribuţie -cu siguranţă nu

reprezintă o abordare efectivă în ceea ce priveşte transportul.

Un exemplu al unui producător şi distribuitor de băuturi soft: Obiectivele per ansamblu:

Să asigure în timp util informaţiile folositoare legate de costurile distribuţiei şi performanţa

operaţională să permită:

• afacerii să monitorizeze progresul realizat pentru îndeplinirea obiectivelor la nivelul

distribuţiei totale;

• departamentelor operaţionale să măsoare performanţa con¬form obiectivelor şi să se

realizeze acolo unde este necesar ajustări operaţionale;

• asigurarea constantă de informaţii celorlalte operaţiuni şi funcţii interne care să

permită măsurarea oportunităţilor de vânzare;

• o bază de date solidă cu informaţiile folosite în planificarea strategică şi operaţională.

Informaţiile trebuie să fie cantitative şi comparabile atunci când este posibil.

Capitolul XI ANALIZA GESTIUNII RESURSELOR MATERIALE

11.1. Benchmarkingul

Benckmarkingul este procesul de măsurare şi comparare continuă a performanţei unei

companii cu alte organizaţii, pentru a obţine informaţii care vor ajuta compania să identifice şi să

implementeze îmbunătăţiri (Benson, 1998).

Procesul continuu de măsurare a produselor, serviciilor şi practicilor de afaceri în raport cu

cei mai importanţi competitori pe care companiile îi recunosc ca şi leaderi în industria respectivă

(definiţia Xerox a benchmarking-ului).

Procesul cunoscut sub numele de benchmarking este destul de simplu de explicat, dar foarte

dificil de implementat în practică.

Precum alte metode de îmbunătăţire a performanţei, bench-markingul are atât suporteri, cât

şi critici. Nu există nicio îndoială că un proiect de benchmarking poate aduce numeroase beneficii

organizaţiei, deoarece obligă participanţii să analizeze mai în detaliu procedurile companiei şi să le

pună la îndoială.

59

Trebuie însă multă precauţie. Partenerii de benchmarking trebuie să aibă mare atenţie,

deoarece nu există 2 organizaţii identice. Deşi asta poate părea evident, este uimitor cât de diferite

sunt două organizaţii atunci când fac parte din aceeaşi industrie, cu atât mai puţin atunci când fac

parte din industrii complet diferite. De aceea, participanţii trebuie să examineze generic aria

operaţiunilor care au loc.

O altă observaţie ar fi faptul ca partenerii de bechmarking ar putea să nu fie la fel de deschişi

şi oneşti cu ceilalţi, din diverse motive. De exemplu, competitorii fac parte din această categorie.

Toate informaţiile care rezultă din acest proces ar trebui analizate cu mare atenţie. Nu trebuie totul

luat ca atare şi considerat adevărat, deoarece există riscul ca organizaţia să aplice politici

ineficiente/¬neprofitabile.

Unii critici sugerează faptul că benchmarkingul nu face decât să determine organizaţia să fie

mediocră, decât să fie un leader în domeniu. Acest lucru poate fi adevărat în anumite domenii, dar

există şi avantajul că o companie poate învăţa de la cealaltă, iar bench¬markingul facilitează acest

proces. 192

Prin definiţie, benchmarkigul obligă o companie să-şi modifice atenţia de la mediul intern la

cel extern, prin compararea performanţei sale cu cele mai bune organizaţii din domeniul respectiv.

De ce ar trebui o companie să se angajeze în benchmarking?

Răspunsul cel mai simplu este pentru ca să rămână competitivă. Benchmarkingul instituţionalizat

determină organizaţia să înţeleagă mai bine nevoile clienţilor şi mediul competitiv din care face

parte.

Capitolul XII ELEMENTE CARACTERISTICE VÂNZĂRILOR DE PRODUSE:

VÂNZĂRI COMPLEXE

Vânzarea produselor reprezintă actul prin care se asigură valorificarea rezultatelor

producţiei; este un moment al activităţii de desfacere care finalizează toate acţiunile pe care le face

întreprinderea de producţie, agentul de vânzare, pentru ca produsul propriu să fie solicitat şi

acceptat de clienţi. Prin acest act se realizează, de fapt, scopul celui care produce şi/sau vinde,

respectiv acela de a-şi recupera cheltuielile făcute cu fabricaţia şi pregătirea produsului pentru

vânzare şi obţinerea, în acelaşi timp, a unui profit. Vânzarea este o activitate complexă, care, în

economia de piaţă, capătă un grad sporit de dificultate.

Vânzarea produselor se face pe mai multe „căi":

60

> pe bază de contract comercial încheiat anticipat la cererea clientului;

> pe bază de comandă anticipată fermă, urmată sau nu de onorarea imediată a acesteia;

> la cerere neprogramată, dar previzibilă, din magazinele şi depozitele proprii sau ale

reţelei comerciale publice.

Calea prin care se vând produsele este în funcţie de natura acestora, sfera de utilitate,

caracteristicile şi potenţialul de cumpărare al solicitanţilor (clienţilor), căile de distribuţie utilizate,

modalităţile practicate de producător-furnizor pentru desfacerea produselor sale.

Indiferent de calea prin care se asigură vânzarea produselor, un rol definitoriu în extinderea

vânzărilor în economia de piaţă, în special în cazul produselor cu sferă restrânsă de utilizare

productivă, revine acţiunii de promovare, a celei de informare a viitorilor utilizatori despre

caracteristicile produselor, condiţiilor de execuţie şi de desfacere etc.

Firmele care realizează produse similare, care se vând unui număr mare de clienţi, îşi

programează producţia anticipând comenzile de vânzări. Previzionând astfel cererea, se asigură

condiţii pentru reducerea ciclului între primirea comenzii din partea clienţilor şi livrarea produselor,

ca şi pentru o servire mai bună a acestora; în acelaşi timp, prin producţia anticipată (pe stoc) se

poate programa lansarea în fabricaţie a unor loturi economice, a căror mărime se calculează cu

ajutorul modelelor economico-matematice ale cercetării operaţionale.

Datele privind vânzările trebuie eşalonate în plan calendaristic -pe zile, săptămâni, luni sau

trimestre - sub formă de programe care conţin lista sortimentelor de produse care trebuie expediate

pentru fiecare perioadă clienţilor. Livrările se fac din stocurile de produse finite sau din producţia

realizată până la momentul când trebuie organizată şi efectuată expediţia conform comenzilor.

Estimările (previziunile) cantitative, eşalonate în timp, ale vânzărilor precizate în programe

speciale elaborate pe clienţi, stau la baza programării lansării în fabricaţie a produselor.

Programarea producţiei începe cu compararea cererilor estimate pentru vânzări, cu stocul existent şi

cel estimat a fi disponibil. În formarea stocurilor pentru desfacere, se are în vedere faptul că uneori

produsele trebuie să suporte, până la vânzarea către clienţi, o serie de operaţii prin care se aduc în

starea care să facă posibilă utilizarea lor ca atare de către consumatori.

Vânzările complexe-modalitate eficientă de extindere a desfa¬cerilor de produse

Aşa cum s-a menţionat mai înainte, un element stimulator, important în extinderea

vânzărilor, îl reprezintă „sfera de servicii" asigurate de furnizori. Vânzările de produse, însoţite de

serviciile care le sunt specifice, sunt considerate de natură complexă. Serviciile care se pot asigura

sunt foarte diverse, acestea diferenţiindu-se după mai multe criterii.