realizarea unui subsistem informatic pentru desfacerea stocurilor de marfuri – aplicatie la...
TRANSCRIPT
ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE
COLEGIUL UNIVERSITAR ECONOMIC
LUCRARE DE LICENTA
TEMA:
REALIZAREA UNUI SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU
DESFACEREA STOCURILOR DE MARFURI – APLICATIE LA
SOCIETATEA COMERCIALA ‘DALIA’ S.R.L.
COORDONATOR STIINTIFIC: ABSOLVENT:
LECT. UNIV. ADRIANA IONESCU VLAD LUCICA
BUCURESTI
2001
CUPRINS
CAP. 1 APROVIZIONAREA TEHNICO-MATERIALA SI
ACTIVITATEA DE DESFACERE-VANZARE A PRODUSELOR
1.1. Notiuni generale privind activitatea de aprovizionare si de desfacere
1.2.Gestiunea economica a stocurilor
1.2.1. Stocurile – definitie, rol, functii si natura ecomica
1.2.2. Tipologia stocurilor de materile
1.2.3. Modalitati de exprimare a stocurilor
1.2.4. Factorii care influenteaza nivelul de formare al stocurilor
1.2.5 Lipsa de stoc, suprastocarea si stocurile neeconomice
1.3. Activitatea de desfacere – vanzare a produselor
1.3.1 Elemente caracteristice vanzarilor de produse
1.3.2 Vanzarile complexe si functiile serviciilor
1.3.3 Indicatori de evaluare a programelor de desfacere a produselor
1.3.4 Activitatea de desfacere a produselor finite
CAP. 2 PREZENTAREA SOCIETATII COMERCIALE ‘DALIA’ S.R.L. SI
A ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL ACESTEIA
2.1 CARACTERISTICI GENERALE ALE SOCIETATII COMERCIALE
‘DALIA’ S.R.L.
2.1.1. PROFILUL UNITATII
2.1.2. OBIECTIVELE AGENTULUI ECONOMIC
2.1.3. RELATIILE DE COLABORARE CU ALTI AGENTI ECONOMICI
2.1.4. ORGANIGRAMA SOCIETATII COMERCIALE
2.2.PREZENTAREA ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL
SOCIETATII DALIA S.R.L.
2.3. SARCINILE SI ATRIBUTIILE COMPARTIMENTULUI DE
DESFACERE
CAP. 3 ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT
3.1. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMATIONAL
3.2. SUBSISTEMUL INFORMATIONAL AL SOCIETATII COMERCIALE
DALIA S.R.L. PRIVIND DESFACEREA DE MARFA
3.2.1. IESIRILE SISTEMULUI
3.2.2. INTRARILE SISTEMULUI
3.3. APRECIERI REFERITOARE LA SUBSISTEMUL INFORMATIONAL
ACTUAL
CAP. 4 PROIECTAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC
DESFACEREA STOCURILOR DE MARFA
4.1. STRUCTURA DE BAZA A SUBSISTEMULUI PROPUS SI ARIA SA DE
CUPRINDERE
4.4. DESCRIEREA BAZEI DE DATE RELATIONALE
4.5. DESCRIEREA BAZEI DE DATE RELATIONALE
INTRODUCERE
Obtinerea de catre agentii economici a unei eficiente economice sporite,
este conditionata de existenta unei conduceri bazate pe o buna cunoastere a
legilor economice, pe cunostarea exacta a cererii si ofertei pe piata interna si
externa. Acest lucru impune promovarea in munca de conducere a unor metode,
tehnici si mijloace moderne de informare, analiza si decizie.
In cadrul unei societati comerciale, un rol important il are activitatea de
aprovizionare, care asigura resursele materiale necesare (respectiv materii
prime, materiale, combustibili , energie, utilaje) desfasurarii activitatii .
Obiectivul activitatii de aprovizionare il reprezinta asigurarea completa si
complexa a unitatii economice cu materiile prime si materialele necesare, la
termenele solicitate si cu costuri cat mai mici.
In vederea realizarii acestui obiectiv se realizeaza o serie de activitati
specifice, cum ar fi:
determinarea volumului de materii prime si materiale necesare desfasurarii
activitatii societatii;
prospectarea pietei interne si externe in vederea selectarii furnizorilor a caror
oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine
in livrarile viitoare pe termen scurt sau lung;
elaborarea strategiilor de achizitionare a resurselor in raport cu piata interna;
negocierea si concretizarea relatiilor cu furnizorii selectati;
stabilirea spatiilor de depozitare, alegerea sistemelor eficiente de deozitare.
Proiectarea unui subsistem informatic simplu si operativ, pentru
activitatea de gestiune a stocurilor de marfuri, este necesara pentru a vehicula
volumul mare de informatii intr-un timp scurt, pentru evidentierea clara a starii
reale a procesului de aprovizionare si a situatiei marfurilor in orice moment.
CAPITOLUL 1
APROVIZIONAREA TEHNICO-MATERIALA SI
ACTIVITATEA DE DESFACERE-VANZARE A PRODUSELOR
1.1. NOTIUNI GENERALE PRIVIND ACTIVITATEA DE
APROVIZIONARE SI DE DESFACERE
Managementul aprovizionarii reprezinta activitatea prin care se asigura
elementele necesare productiei, in volumul si structura care sa permita
realizarea obiectivelor generale ale intreprinderii, in conditiile unor costuri
minime si ale unui profit cat mai mare. In acelasi cadru se include si activitatea
de cooperare dintre intreprinderi pentru realizarea unor produse, ca o consecinta
directa a gradului de dezvoltare si specializare in productie, de diversificare a
relatiilor economice dintre acestea.
Managementul desfacerii produselor reprezinta activitatea prin care se
asigura vanzarea rezultatelor productiei. Aceasta impica stabilirea cailor,
formelor si modalitatilor prin care urmeaza a fi vandute produsele, si a pietelor
care pot constitui sfera de desfacere. Prin desfacerea produselor se incheie
practic circuitul economic al intreprinderii.
Managementul aprovizionarii si respectiv al desfacerii sunt concepte unitare
complexe, carora le este proprie o structura extinsa de activitati componente,
care au in vedere, ca elemente de ansamblu, probleme de conducere-coordonare,
de organizare, antrenare, de urmarire-control, analiza si evaluare.
Aprovizionarea materiala se integreaza in activitatea de ansamblu a
unitatii economice asa cum se observa si din figura de mai jos.
------------------------------------------------------------------------
Piata de
desfacere
----------------------------------------------------------------
Subsistemul
Desfacere-Vanzari
----------------------------------------------------------------
Subsistemul
Aprovizionare
----------------------------------------------------------------
Clienti reali si potentiali
Cerere
Plan si programe de
desfacere
Contracte incheiate
Stocuri de produse
Plan de aprovizionare
Necesitati de consum
Stocuri de materiale
In ceea ce priveste managementul aprovizionarii, acesta asigura echilibrul
intre necesitatile (de resurse) si disponibilul de resurse materiale care poate fi
asigurat de o unitate economica. Principalul obiectiv al activitatii de
aprovizionare se concretizeaza in asigurarea unitatii economice cu resurse
materile si tehnici corespunzatoare calitativ, la locul si termenele solicitate, cu
un cost minim. Pentru realizarea acestui obiectiv, se desfasoara mai multe
activitati specifice dintre care amintim:
identificarea si stabilirea volumului si structurii materiale si energetice
necesare desfasurarii activitatii de ansamblu a unitatii economice si in primul
rand a celei comerciale;
fundamentarea tehnico-economica a planului de aprovizionare materiala si
energetica a unitatii;
dimensionarea pe criterii economice a stocurilor si a loturilor (a cantitatilor
de comandat) de resurse materiale pentru comanda si aprovizionare;
prospectarea pietei interne si externe de resurse materiale si energetice in
vederea localizarii surselor reale si potentiale de furnizare;
alegerea furnizorilor a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii
economice si asigura certitudine in livrarile viitoare pe termen scurt sau
lung;
negocierea si concretizarea relatiilor cu furnizorii alesi;
urmarirea si controlul derularii contractelor de asigurare materiala,
intocmirea fiselor de urmarire operativa a aprovizionarii pe furnizori si
resurse;
asigurarea conditiilor normale de primire-receptie a partizilor de materiale
sosite de la furnizori;
urmarirea si controlul utilizarii resurselor materiale si energetice pe
destinatii de consum;
conceperea si aplicarea unui sistem informational simplu si operativ, asezat
pe baze informatice, care sa permita: vehicularea volumului imens de
informatii intr-un timp scurt, evidentierea starii reale a procesului de
asigurare materiala, evidentierea corecta a materialelor.
Prin natura informatiilor, sistemul aprovizionare materiala poate contribui
si la imbunatatirea performantelor tehnice si de calitate a produselor fabricate
de intreprindere, aceasta prin identificarea de standarde noi de calitate care se
impun pe piata, de materiale si echipamente tehnice noi.
Importanta subsistemului aprovizionare materila pentru activitatea
intreprinderii decurge si din faptul ca, prin aceasta se asigura resurse materiale
a caror pondere in costul total al productiei este semnificativa, respectiv de
peste 50%. Ca urmare, orice actiune a subsistemului aprovizionare care
determina reducerea costurilor materile este benefica.
Managementul desfacerii – componenta a functiunii comerciale a
intreprinderii - are ca obiectiv principal vanzarea produselor din profilul propriu
de fabricatie in conditii de eficienta. In acest scop se desfasoara mai multe
activitati specifice, si anume:
elaborarea studiilor de marketing, in vederea cunoasterii cererii si a situatiei
concurentei, a preturilor, a noilor produse care pot fi asimilate;
colectarea comenzilor emise de cienti, incheierea de contracte comerciale in
stricta concordanta cu cererile clientilor;
elaborarea programelor de livrare-vanzare a produselor contractate pe
sortimente corecte si pe caile de distributie-vanzare stabilite;
modernizarea si extinderea retelelor proprii de desfacere a produselor pe
piata interna si externa;
organizarea unor retele proprii de service sau modernizarea si extinderea
celor existente;
extinderea relatiilor de vanzare pe baza de comenzi, contracte prezinta o
actiune care asigura certitudine in activitatea de desfacere pentru o anumita
perioada;
informatizarea sistemelor de gestiune a stocurilor de desfacere, de urmarire a
derularii l ivrarilor, de intocmire a documentiei de livrare;
1.2. GESTIUNEA ECONOMICA A STOCURILOR
1.2.1. STOCURILE – DEFINITIE, ROL, FUNCTII SI NATURA
ECONOMICA
Stocurile sunt cantitati de resurse materiale care se acumuleaza in
depozitele si magaziile unitatilor economice,
intr-un anumit volum si o anumita structura, pe o perioada de timp determinata,
cu un anumit scop. Stocurile sunt de fapt rezultatul activitatii de aprovizionare
si de desfacere, al activitatii comerciale, in general, care este dependenta de
natura si caracteristicile materialelor si produselor, de conditiile si modalitatile
de furnizare si asigurare-transport.
Agentii economici isi constituie stocuri de resurse materiale sau de
produse pentru a asigura alimentarea continua a subunitatilor de consum sau
servirea clientilor in vederea desfasurarii normale a activitatii si realizarii
obiectivelor pe care si le-au propus.
Formarea stocurilor de materiale si produse asigura conditii optime pentru
desfasurarea, dupa un sistem rational, a activitatii fiecarei unitati economice;
fara stocuri nu se pot satisface cererile clientilor in stricta concordanta cu
pretentiile pe care le emit, nu se pot desfasura o serii de operatii din sistemele
aprovizionare si desfacere cu cheltuieli rezonabile.
Detinerea de stocuri necesita spatii special amenajate si dotate, cheltuieli
de depozitare-pastrare, taxe de asigurare, dobanzi pentru credite s.a, amplificand
efortul investitional aferent. La acesta situatie se adauga efectele negative ale
uzurii morale a resurselor materiale sau produselor stocate. Sub acest aspect nu
ar fi justificata formarea de stocuri, dar in procesul de furnizare, aprovizionare
si utilizare a resurselor materiale, intervine influenta multor situatii care
conditioneaza necesitatea formarii stocurilor si anume:
periodicitatea productiei la furnizori determina formarea de stocuri curente
la utilizatori;
aparitia unor dereglari in livrarile de la furnizori determina formarea de
stocuri de siguranta la consumatori sau in magazinele de desfacere;
intreruperea exploatarii sau a transportului ca urmare a conditiilor naturale
sau sezonalitatea productiei determina formarea stocurilor sezoniere ;
necesitatea conditionarii materialelor inaitea trecerii lor in consum implica
constituirea stocurilor de pregatire .
Principalele probleme care se pun in fata agentilor economici se refera la:
stabilirea tipurilor de stocuri care trebuie constituite la nivelul acestora. In
vederea stabilirii avantajelor si dezavantajelor care sunt determinate de procesul
de stocare, este necesara cuantificarea efortului de stocare E s pe care il face
unitatea economica. Practic, acesta se compune din:
efortul direct Eds care cuprinde cheltuielile pentru detinerea stocurilor de
materiale (cheltuieli cu salariile personalului administrativ, din depozire;
cheltuieli pentru energia electrica, combustibili; cheltuieli cu amortismentele
mijloacelor fixe din depozite; cheltuieli pentru intretinerea si repararea
echipamentelor; cheltuieli pentru materialele auxiliare necesare activitatii
depozitului);
efortul indirect E i d s determinat de marimea investitiei financiare efectuate
pentru cumpararea si stocarea unor cantitati de materiale sau produse pe o
anumita perioada de timp.
E s = Eds + E i d s
Efortul total E s trebuie amortizat prin efectele favorabile determinate de
constituirea stocurilor.
In consecinta, o politica eficienta este cea care asigura formarea unor
stocuri minim necesare, care, prin nivel si structura, asigura continuitate in
alimentarea consumului in conditiile unui cost minim de stocare.
1.2.2. TIPURI DE STOCURI DE MATERIALE
Pentru desfasurarea normala a activitatii , unitatile economice isi
constituie stocuri in functie de conditiile de aprovizionare, de natura resurselor
materiale, de organizarea subunitatilor de consum, de strategia si politica
adoptate in formarea stocurilor.
La nivelul unitatii economice, se prevede constituirea obisnuita a stocului
curent si, cu titlu de exceptie, stocurile de siguranta, de conditionare, de
transport intern si de iarna.
Stocul curent reprezinta cantitatea de materii prime si materiale noi si
refolosibile, de combustibili si lubrifianti, de piese de schimb, subansamble care
se acumuleaza in depozitele si magaziile unei unitati economice in scopul
acoperirii cererilor pentru consum in intervalul dintre doua aprovizionari
succesive. Este stocul care se formeaza in mod obisnuit in intreprinderi, pentru
alimentarea consumului.
Evolutia stocului curent, pe percursul formarii si utilizarii inregistreaza
mai multe nivele:
nivelul maxim se inregistreaza in momentul intrarii , receptiei si
trecerii in gestiune a unui lot nou de materiale sosit de la furnizori;
nivelul mediu estimat va fi nivelul maxim impartit la doi;
nivelul minim estimat este teoretic egal cu zero.
Consumul din stoc poate fi ritmic sau neritmic, continuu sau periodic,
constant uniform in timp sau variabil. Semnificativ este momentul calendaristic
la care urmeaza a se declansa actiunea de comanda-aprovizionare, acesta putand
fi prestabilit in functie de: durata de aprovizionare, distributia statistica a
cererii , conditiile de furnizare.
Stocul in curs de transport reprezinta cantitatea de resurse materiale
care se gaseste in mijloacele de transport pe timpul deplasarii acestora de la
sursele de furnizare la depozitele destinatarilor. Marimea acestui stoc depinde
de distanta de transport si de mijlocul de transport folosit in deplasarea
materialelor.
Stocul in curs de transport este sursa materiala de reintregire a celui
curent, marimea lui fiind, de regula, la nivelul cantitatii de materiale comandate.
Stocul de siguranta reprezinta cantitatea de materiale acumulata in
depozitul consumatorului, fiind destinata asigurarii continuitatii consumului
cand stocul curent a fost epuizat si intarzie reintregirea lui din cauza unor
dereglari in livrarile de la furnizori.
Formarea stocului de siguranta inseamna o acumulare suplimentara de
resurse materiale in stoc si implica o imobilizare mai mare de fonduri financiare
antrenate la cumpararea lor. Formarea acestuia se practica si in sistemul
activitatii de desfacere-vanzare, pentru satisfacerea cererii clientilor, onorarea
lor prompta.
Este un stoc considerat intangibil, consumul din cadrul acestuia se face cu
acordul conducerii asigurarii materiale si presupune reintregirea lui imediata,
din loturile urmatoare primite de le furnizori.
Stocul de pregatire reprezinta cantitatea de materiale care se acumuleaza
si este stationata o perioada de timp, in vederea aducerii resurselor respective,
prin operatia de conditionare, la parametrii fizico-chimici care sa permita
prelucrarea lor corespunzator conditiilor impuse de normele tehnologice.
De regula, operatia de conditionare se executa la producatori-furnizori,
acestia fiind obligati sa livreze marfa la parametrii calitativi prevazuti in
standarde. Exista insa situatia cand conditionarea trebuie facuta la utilizator,
atunci cand operatia s-a prevazut a se realiza (prin contract) la consumator sau
cand, parametrii fizico-chimici nu pot fi mentinuti. Dupa conditionare,
materialele se trec in stoc curent pentru utilizare pe destinatiile de consum
prevazute.
Stocul pentru transport intern reprezinta cantitatea de resurse materiale
care se acumuleaza in depozitele subunitatilor de consum in scopul acoperirii
cererilor pentru consum pe durata eliberarii si transportului materialelor de la
depozitul central la destinatiile de folosire. Situatia este specifica unitatilor care
au in structura mai multe subunitati care consuma aceleasi resurse si sunt
alimentate alternativ de la un depozit central, precum si unitatilor care au
subunitatile de consum amplasate dispersat in teritoriu.
Asemenea stocuri pot sau nu pot fi constituite ca o marime distincta fata
de stocul curent, formarea separata de acesta amplificand volumul stocurilor,
implicit capitalul circulant si scade eficienta in utilizarea fondurilor
intreprinderii. Prin esalonarea rationala, cantitativa si in timp, a stocului curent,
pe puncte de consum se poate preveni situatia de mai sus.
Stocul de iarna reprezinta cantitatea de materiale care se acumuleaza in
depozitele unitatii in scopul alimentarii continue a consumului pe perioada de
intrerupere a exploatarii si/sau transportului unor resurse, ca urmare a
conditiilor naturale si de clima. Aici se incadreaza resursele materiale care, prin
natura lor, sunt afectate de asemenea conditii sau productia are caracter
sezonier.
Formarea stocurilor sezoniere se realizeaza in perioadele de presezon prin
acumulari esalonate in limitele necesarului de aprovizionat prestabilit pentru
sezonul de iarna.
Alaturi de aceste tipuri de stocuri destinate asigurarii continuitatii
activitatii lor, agentii economici pot constitui si alte categorii de stocuri, si
anume:
Stocurile strategice sunt formate la resursele materiale achizitionate in
volum mare in momentul in care se considera ca pretul de achizitie este cel mai
favorabil, iar in viitor acesta va avea o tendinta de crestere; eficienta acestor
stocuri este data de diferenta dintre pretul de achizitie si cel in vigoare in
momentul consumului acestor resurse;
Stocul anticipat este constituit in scopul evitarii penuriei de resurse la
consumatori pe perioada cand este prevazuta incetarea livrarii acestora de la
furnizori, ca urmare a intrarii in modernizare;
1.2.3. MODALITATI DE EXPRIMARE A STOCURILOR
Stocurile se exprima in diferite marimi si unitati de evaluare fizica si
valorica, in functie de necesitatea corelarii lor cu alti indicatori. Exista
urmatoarele forme de exprimare a stocurilor:
Exprimarea in unitati naturale care serveste la estimarea fizica a
potentialului de productie, de lucrari sau servicii, care se poate realiza.
Totodata, se asigura determinarea necesarului de spatii pentru depozitare, a
necesarului de mobilier, dispozitive, instalatii pentru dotare, a necesarului de
forta de munca din depozit;
Exprimarea valorica prin care se asigura evaluarea resurselor financiare si
valutare antrenate de formarea stocurilor si, prin aceasta, stabilirea
impozitelor si dobanzilor care trebuie platite. Exprimarea valorica permite
stabilirea stocurilor totale (prin insumare), determinarea capitalului circulant
aferent materiilor prime si materialelor, a vitezei de rotatie, a cheltuielilor de
stocare;
Exprimarea in zile prin care se evidentiaza perioada de timp pentru care
stocul fizic constituit acopera cererea pentru consum. In functie de
exprimarea in zile se stabilesc momentele calendaristice de declansare a
actiunii de reaprovizionare.
1.2.4. FACTORII CARE INFLUENTEAZA NIVELUL DE
FORMARE AL STOCURILOR
Frecventa livrarilor de la furnizori; o importanta deosebita prezinta modul
in care furnizorul isi organizeaza livrarile catre clientii sai.
Strategiile care pot fi aplicate de furnizor in organizarea si derularea
livrarilor catre clienti sunt: livrarea alternativa sau simultana. Livrarea
alternativa conduce la formarea (la clienti) a unor stocuri mai mari pentru
perioade de timp mai lungi. Livrarea simultana actioneaza invers, fiind mai
eficienta pentru clienti, necesitand organizarea mai complexa si mai ampla a
activitatii de desfacere, implicand un efort suplimentar din partea furnizorului.
Cantitatea minima care poate fi comandata de un client in conditii
economice avantajoase sau la preturi accesibile;
Aceasta este stabilita de producator, ca reprezentand limita sub care
fabricatia unui produs ar antrena cheltuieli de productie mai mari si implicit
preturi de vanzare mai ridicate. Acest factor defavorizeaza solicitantii de
cantitati mai mici, iar pentru a se evita o astfel de situatie, acestia se pot
aproviziona prin unitatile en-gros care colecteaza mai multe comenzi de la mai
multi clienti.
Capacitatea de transport a mijloacelor folosite; marimea stocurilor este
conditionata in anumite cazuri de capacitatea de transport, in special pentru
resursele materiale care se asigura din import;
Conditiile naturale si de clima determina, de regula, formarea stocurilor de
iarna la resursele materiale a caror exploatare sau trasport se intrerupe, ca
urmare a influentei nefavorabile specifice sezonului de iarna;
Proprietatile fizico-chimice influenteaza in sensul ca limiteaza durata de
stocare in timp a resurselor materiale perisabile, a celor cu termene de
garantie scurte sau a celor care se degradeaza;
Capacitatea de depozitare exitenta, disponibila limiteaza cantitatea maxima
de materiale ce poate fi stocata la un moment dat. Stocarea peste aceasta
limita se poate face decat prin extinderea spatiilor de depozitare;
Durata de comanda-aprovizionare conditioneaza nivelul de formare a
stocului de iarna;
1.2.5. LISPA DE STOC, SUPRASTOCAREA SI STOCURILE
SUPRANORMATIVE
Pe parcursul derularii aprovizionarii, evolutia stocurilor inregistreaza
variatii diferite ca marime; aceasta face ca, stocurile efective sa se situeze la
nivele mai mari decat cele economice predeterminate, sa se epuizeze sau sa se
mentina la aceeasi dimensiune in mod nejustificat.
In cazul in care se inregistreaza lipsa de stoc , aceasta situatie implica
stabilirea unor decizii e genul:
impulsionarea furnizorilor pentru livrarea la termenul prestabilit sau cu
anticipatie a loturilor de resurse comandate;
aprobarea consumului din stocul de siguranta daca este format;
acceptarea lipsei de stoc prin reprogramarea fabricatiei produselor aflate sub
incidenta actiunii.
Suprastocarea reprezinta formarea de stocuri mai mari decat nivelul
prestabilit . Nivelul estimat anticipat poate sau nu sa fie precizat pe criterii
economice. De exemplu, la unele resurse cu caracter deficitar, care se asigura
prin import si se afla sub incidenta fluctuatiilor preturilor se poate opta pentru
stategia formarii unor stocuri mai mari. La resursele care nu intra intr-o
asemenea situatie, stocurile se vor forma la nivelul limitelor economice
predeterminate.
Pentru ultimul caz, cantitatile de resurse materiale acumulate peste limita
admisa sunt neeconomice, reprezentand imobilizari suplimentare de materiale si
implicit de fonduri financiare antrenate la cumparare. Pe parcursul perioadei de
gestiune, in depozitele unitatii economice se pot identifica stocuri care nu mai
sunt necesare consumului propriu; aceste stocuri se definesc stocuri fara
miscare.
De asemenea, sunt si stocuri al caror consum se inregistreaza in cadrul
perioadei de gestiune prevazute, sau peste, dar intr-un ritm lent, in cantitati mici
la intervale relativ mari; asemenea stocuri se numesc stocuri ci miscare lenta .
Toate cele trei categorii de stocuri – peste limita stabilita, cu miscare
lenta sau fara miscare – sunt neeconomice pentru ca antreneaza nejustificat un
efort material suplimentar, diminuand astfel posibilitatile unitatii de a folosi cu
eficienta sporita resursele banesti de care dispune.
Cauzele care determina formarea unor astfel de stocuri, ca si lipsa de stoc
sunt in cea mai mare parte de ordin subiectiv,dependente sau nu de unitatea la
care se constituie; intre acestea amintim pe cele cu frecventa mai mare de
aparitie, respectiv:
supradimensionarea necesarului de resurse materiale ca urmare a folosirii in
calculele de fundamentare a unor norme de consum specific mai mari, care au
fost stabilite in neconcordanta cu factorii care influenteaza consumul de
materiale;
livrarea de catre furnizori a unor materiale in sortimente, dimensiuni, calitati
diferite de cele prevazute in comenzile clientilor;
achizitionarea unor materiale care nu concorda calitativ si structural cu
cerintele de consum;
livrarea de catre furnizor a materialelor comandate la alte termene decat cele
stabilite;
depozitarea si conservarea in conditii necorespunzatoare a resurselor
materiale;
schimbarea profilului de activitate, restrangerea structurii de fabricatie pe
parcursul anului fara corelarea actiunii cu sectorul de aprovizionare.
Pentru perioada in care s-au format si sunt detinute, aceste stocuri se
considera nejustificate economic si ca urmare acestea trebuie verificate operativ,
pe mai multe cai, si anume:
folosirea resurselor materiale devenite disponibile chiar in cadrul unitatii ,
dar pe alte destinatii de consum decat cele intiale;
desfasurarea unei actiuni de informare a potentialilor clienti de pe piata
interna si internationala asupra resurselor materiale si produselor disponibile
pentru vanzare;
apelarea unor unitati specializate in comercializarea de produse;
apelarea la institutii specializate in studiul pietei interne si internationale, a
unor agenti comerciali cu experienta si sfera de actiune mare;
participarea la targuri si expozitii interne si internationale.
Cand resursa materiala sau produsul nu-si mai gasesc utilizarea in forma
in care se prezinta, atunci se apeleaza la valorificarea prin recuperarea
substantei materiale in sine si reciclarea acesteia.
1.3. ACTIVITATEA DE DESFACERE-VANZARE A
PRODUSELOR
1.3.1. ELEMENTELE CARACTERISTICE VANZARILOR
DE PRODUSE
Vanzarea produselor reprezinta actul prin care se asigura valorificarea
rezultatelor productiei; este un moment al activitatii de desfacere care
finalizeaza toate actiunile pe care le face intreprinderea, agentul de vanzare
pentru ca produsul propriu sa fie solicitat si acceptat de clienti. Prin acest act se
realizeaza, de fapt, scopul celui care produce si/sau vinde, respectiv acela de
a-si recupera cheltuielile facute cu fabricarea si pregatirea produsului pentru
vanzare.
Vanzarea produselor se face pe mai multe cai, si anume:
pe baza de contract comercial incheiat anticipat la cererea clientului;
pe baza de comanda anticipata ferma, urmata sau nu de onorarea imediata a
acesteia;
la cererea neprogramata, dar previzibila, din magazinele si depozitele proprii
sau ale retelei comerciale publice.
Modalitatea prin care se vand produsele este in functie de natura
produselor, sfera de utilitate, potentialul de cumparare al solicitantilor, caile de
distributie utilizate. Un rol definitoriu in extinderea vanzarilor in economia de
piata, ii revine actiunii de promovare, a celei de informare a viitorilor utilizatori
asupra caracteristicilor produselor, a conditiilor de desfacere.
Firmele care realizeaza produse similare, care se vand unui numar mai
mare de clienti, isi programeaza productia anticipand comenzile de vanzari; se
asigura astfel conditii pentru reducerea ciclului intre primirea comenzii si
livrarea produselor.
Pentru unii producatori, comenzile clientilor reprezinta informatii de baza
privind produsele si cantitatile aferente care trebuie sa fie disponibile pentru
desfacere. Livrarile se fac din stocurile de produse finite sau din productia
realizata pana la momentul cand trebuie efectuata expeditia marfurilor conform
comenzilor.
1.3.2. VANZARILE COMPLEXE SI FUNCTIILE SERVICIILOR
ASIGURATE DE CATRE FURNIZORI
Un element stimulator, important in extinderea vanzarilor, il reprezinta
sfera serviciilor asigurate de furnizori. In fundamentarea deciziilor intereseaza
serviciile care contrubuie la conceperea, producerea, desfacerea si utilizarea
produselor. Sfera de cuprindere a serviciilor se prezinta astfel:
Servicii care contribuie la conceperea si fabricarea produselor industriale
cuprind: consultingul, cesionarea de licente, tehnologii si procedee de
fabricatie, etc. Dupa modul de realizare ele pot fi : specializate si integrate;
Serviciile care inlesnesc comercializarea produselor cuprind: leasingul,
factoringul, logistica de marketing, servicii de asigurare;
Serviciile care contribuie la valorificarea produselor si care se realizeaza pe
parcursul utilizarii acestora, pana la scoaterea din uz; se asigura de catre
unitatile producatoare sau specializate in comercializare si cuprind: asistenta
tehnico-economica in timpul comercializari, punerii in functiune, reviziile,
reparatiile curente si capitale, intretinerea.
Vanzarile complexe se definesc ca o forma speciala de desfacere a
produselor, compusa din ansamblul de livrari de produse si servicii aferente sau
efectuate de un singur furnizor in beneficiul unui singur utilizator.
Serviciile joaca un rol deosebit in promovarea vanzarilor, reprezentand in
cazul vanzarilor complexe, componenta antrenanta in extinderea desfacerilor pe
pietele interna si externa.
In general, actiunea de promovare a vanzarilor, publicitatea trebuie sa
aiba in vedere toate componentele desfacerii complexe.Serviciile, optim
dimensionate si structurate influenteaza favorabil exercitarea functiilor specifice
celorlalte componente ale managementului desfacerii.
Functiile serviciilor sunt multiple; sintetic, se definesc astfel: de
antrenare; de sporire a volumului si eficientei vanzarilor; de imbunatatire a
calitatii ofertei; de promovare; de stabilizare si permanentizare a relatiilor cu
partenerii.
Functia de antrenare este exercitata, in general, de majoritatea
componentelor vanzarilor complexe, astfel:
functia de antrenare a serviciilor de productie se transmite direct asupra
produselor fizice si serviciilor de pregatire a fortei de munca; indirect,
efectul se transmite asupra celorlalte categorii de servicii;
functia de antrenare a produsului fizic se manifesta in sensul ca acesta
indeplineste rolul de “element motor” fata de serviciile comerciale, cele de
dupa vanzare si de pregatire a personalului;
functia de antrenare a serviciilor de pregatire a fortei de munca; acesta
reprezinta un factor determinant fata de toate delelalte categorii de servicii
ca si fata de produsele fizice.
Functia de sporire a volumului si eficientei vanzarilor difera ca
influenta de la produs la produs, cu cat acesta este mai complex, cu atat functia
capata mai mult in dimensiune.
Functia serviciilor de promovare a produselor cuprinde actiuni de
promovare a produselor si serviciilor aferente ca: pregatirea patrunderii pe piata
a noilor produse, efectuarea reclamei,formarea relatiilor publice, formarea si
cultivarea imaginii asupra marcii.
Functia serviciilor de stabilizare si permanentizare a relatiilor cu
clientii asigura stabilitatea in timp a activitatii , planificarea si programarea cu
un grad mare de certitudine a productiei, a comercializarii pe termen scurt,
mediu si lung. Totodata, se elimina influenta fluctuatiilor de pe piete, se creeaza
conditii pentru o mai buna adaptare a produsului la cerintele utilizatorilor.
1.3.3. INDICATORII DE EVALUARE A PROGRAMELOR DE
DESFACERE A PRODUSELOR
Strategia in domeniul desfacerii se concretizeaza la nivelul fiecarui an
intr-un plan global care cuprinde vanzarile estimate a se realiza intr-un orizint
de timp definit. Evaluarea, in cadrul planului global anual, a nivelului
viitoarelor vanzari de produse se realizeaza cu ajutorul unor indicatori specifici,
care definesc continutul programelor de desfacere ale unitatii; acestia sunt:
volumul desfacerilor Vd ;
stocul preliminat de produse finite la inceputul perioadei de gestiune
Spi ;
stocul de produse finite la sfarsitul perioadei de gestiune S s f .
Volumul desfacerilor exprima cantitatea de produse care se prevede
pentru livrare-vanzare diferitilor clienti intr-o perioada de gestiune definita.
Acest indicator se determina pe fiecare tip, sortiment sau varianta constructiva
de produs si pe total productie, fizic si valoric, pornind de la raportul dintre
cerere si oferta. Modul de estimare a volumului de desfacere se realizeaza diferit
pentru produse unicat, de serie mica sau mijlocie fata de cele cu fabricatie in
serie mare, pentru produsele specifice unor anumite categorii de consumuri fata
de cele cu utilitate generala.
In consecinta, pentru produsele comandate in cantitati mici sau unicat,
volumul de desfacere se va dimensiona prin simpla insumare a cantitatilor
camandate de clienti pe tipuri, sortimente Qc i cu ajutorul relatiei:
Vd = ∑ Q c i
In cazul anumitor produse, cum sunt cele de sezon, sau cele pentru care se
estimeaza vanzarea unor cantitati suplimentare q s peste cele comandate, volumul
desfacerii se va calcula cu ajutorul relatiei:
Vd = ∑ Q c i + q s
In situatia in care cererea este mai mare decat oferta sensul de actiune in
estimarea volumului desfacerilor se modifica astfel: se organizeaza fabricatia si
se defineste potentialul de productie, apoi se determina volumul desfacerilor
Vd , avandu-se in vedere situatiile:
produs nou a carui fabricatie incepe in perioada de gestiune;
produs in fabricatie curenta, cu perspectiva extensiei si in perioada de
gestiune urmatoare;
produs in fabricatie curenta, cu extensie in perioada de gestiune urmatoare
cand productia lui va si inceta.
In primul caz, volumul desfacerilor se va estima cu ajutorul relatiei:
Vd =Q f –S s f –C i ,
In al doilea caz:
Vd = Q f +Spi –S s f –C i ,
In al treilea caz:
Vd= Q f+Spi-C i ,
in care:
Q f = productia prevazuta pentru fabricatie;
S s f= stocul de produse finite la sfarsitul perioadei de gestiune;
Sp i = stocul preliminat de produse finite la inceputul perioadei de gestiune;
C i= consumul intern al intreprinderii care fabrica produsul.
Stocul la inceputul perioadei de gestiune –Spi- exprima cantitatea
probabila de produse finite care se prevede sa exite la momentul respectiv, in
scopul satisfacerii cererilor clientilor si se calculeaza cu ajutorul relatiei:
Spi= Sex +Qo –Lo ,
din care:
Sex = stocul de produse finite exitent in depozitul de desfacere la momentul
determinarii;
Qo = productia pe perioada curenta care urmeaza a se mai fabrica conform
comenzilor;
Lo = livrarile programate pentru perioada care a mai ramas din anul curent.
Stocul de produse finite la sfarsitul perioadei de gestiune – S s f -
exprima cantitatea de produse finite programata sa existe la incheierea acestei
perioade in depozitele si magaziile unitatii producatoare. Este, de fapt, stocul de
produse finite care se formeaza in perioada de gestiune sub forma stocului de
desfacere in scopul servirii continue, ritmice a clientilor.
Conditiile de prezentare la vanzare impuse de clienti in contracte si chiar
de concurenta, determina efectuarea unui lant de operatiuni care se aplica
produsele finite; acestea sunt, in general, urmatoarele: primirea si receptia
produselor finite sosite de la sectiile de fabricatie; inregistrarea si incarcarea
gestiunii; sortarea produselor finite; asamblarea, efectuarea unor operatiuni de
montaj; etichetarea, marcarea; ambalarea pentru prevenirea deteriorarii lor la
operatiunile de manipulare si transport; facturarea si descarcarea din gestiune.
In dimensionarea stocurilor de desfacere se pot folosi, dupa caz: metoda
directa (de calcul analitic) si metoda statistica.
Metoda directa sau analitica presupune calculul nivelului stocului de
desfacere, cu ajutorul relatiei:
Sd = ∑ tpl i + qmz ,
in care:
∑ tp l i = suma datelor de timp prevazute pentru executia operatiilor specifice
depozitelor de produse finite pana la distributia acestora la magazinele proprii
de vanzare, la angrosisti sau clientilor finali;
qmz = productia medie zilnica.
Productia medie zilnica (sau ritmul mediu zilnic al productiei) se
determina prin raportarea productiei prevazute pentru fabricatie Qpi la numarul
de zile lucratoare din perioada de gestiune avuta in vedere Nz i .
qmz =Qpi:Nz i
Metoda statistica se bazeaza pe datele efective inregistrate in perioada de
gestiune curenta referitoare la stocurile fizice de produse finite sau la duratele
efective de stationare a produselor in depozite. Dupa acesta metoda, stocul de
desfacere se stabileste cu ajutorul relatiei:
Sd = T s x K x qmz ,
in care:
T s = timpul mediu de stocare a produselor finite in depozitul desfacere, in
perioada curenta;
k = coeficientul de corelatie care exprima efectul eventualelor masuri tehnico-
organizatorice in scopul reducerii perioadei de stationare a produselor finite in
depozitele de desfacere;
qmz = productia medie zilnica estimata pentru perioada de gestiune urmatoare.
1.3.4. ACTIVITATEA DE DESFACERE A PRODUSELOR FINITE
Elaborarea programelor de livrare-vanzari este rezultatul unui efort
complex, care se desfasoara practic pe parcursul intregii perioade de gestiune, in
scopul corelarii structurii fabricatiei cu cererile clientilor. Printr-o asemenea
armonizare unitatea producatoare isi asigura satisfacerea intereselor proprii,
aderenta la clienti, extinderea vanzarilor, functionalitate in conditii de eficienta.
Procesul operativ de livrare-vanzari (componenta a activitatii de desfacere
a produselor finite) presupune parcurgerea unui numar relativ mare de operatiuni
specifice (prezentate in tabelul de mai jos), iar prin realizarea acestora se
asigura onorarea cererilor clientilor si incasarea contravalorii produselor livrate
la preturile de vanzare negociate. Prin activitatea operativa de livrare se asigura
transferul produselor finite de la producator la destinatarii acestora (clienti
finali, intermediari, comercianti). Aceasta activitate presupune: organizarea
operatiunilor de pregatire a produselor pentru livrare; formarea loturilor
complete si complexe, unitare pentru livrare; intocmirea documentelor de
expeditie; derularea propriu-zisa a actiunii.
Desfasurarea
operatiunii
Compartiment
de desfacere
Depozit de
produse finite
Clienti Analize
Primirea si recep-
tionarea produselor
Inscrierea in eviden-
ta si trecerea in
gestiune
Depozitarea si con-
servarea, marcarea,
etichetarea,ambalare
Eliberarea dispozi-
tiilor de livrare
Formarea loturilor
de livrare pe cai de
distributie
Expedierea la clienti
a produselor
Desfasurarea in bune conditii a acestui proces necesita cunasterea in
detaliu a cerintelor clientilor referitoare la:tipul de produs, termenele de livrare,
cantitate, calitate, etc.
CAPITOLUL 2
PREZENTAREA SOCIETATII COMERCIALE
‘DALIA’ S.R.L. SI A ACTIVITATII DE DESFACERE DIN
CADRUL ACESTEIA
2.1. CARACTERISTICI GENERALE ALE
SOCIETATII COMERCIALE ‘DALIA’ S.R.L.
2.1.1. PROFILUL UNITATII
Reforma economica are meritul incontestabil de asezare in centrul
economiei a unitatii productiv-comerciale cu toate gradele sale de libertate
necesare intre care: organizarea conducerii, drepturi exhaustive in manuirea
resurselor si propriul autocontrol.
In acesta perioada de tranzitie pietele de desfacere capata o importanta
deosebit de mare. In ultima instanta, ele sunt cele care hotarasc soarta
societatilor comerciale. Astfel, daca produsele fabricate si/sau comercializate de
catre o societate comerciala sunt competitive, desfacute la preturi atractive (cu
profit), existenta si dezvoltarea societatii sunt asigurate. Deci, evoluatia
economica a unei societati comerciale depinde de vanzarea produselor, mai
precis de profitul realizat.
Proiectul de fata face referire la societatea comerciala “DALIA SRL”
situata in cadrul complexului comercial TITAN, in Str. Liviu Rebreanu, Nr.14,
Sect. 3, Bucuresti.
Societatea comerciala DALIA S.R.L. este persoana juridica romana, avand
forma de societate cu raspundere limitata. Aceasta societate isi desfasoara
activitatea in conformitate cu legile romane si cu statutul sau.
Infiintare: Societatea comerciala DALIA S.R.L. a luat fiinta in conformitate
cu legea nr. 30/1990 si s-a inmatriculat la Oficiul Registrului Comertului sub
numarul J40/136/1995.
Codul fiscal: R 2779730;
Cont nr.: 40016092120276 – deschis la BCR;
Obiect de activitate:
Coform statutului obiectul de activitate al firmei este comercializarea cu
ridicata si cu amanuntul a produselor de imbracaminte si de incaltaminte.
Ulterior, prin cereri de inscriere de mentiuni la Registru Comertului, a fost
completat obiectul de activitate cu activitati de import-export, reclama si
publicitate, comercializarea de diverse produse industriale alimentare prin
punctele de desfacere proprii sau inchiriate.
Capitalul social:
Societatea comerciala DALIA S.R.L. are un capital subscris si varsat de
20.000.000 lei, repartizat in 1000 de parti sociale (conform statutului), in
valoare de 20.000 fiecare.
2.1.2. OBIECTIVELE AGENTULUI ECONOMIC
Obiectivul principal al societatii comerciale este si va fi in continuare
comercializarea cu ridicata si cu amanuntul a articolelor de imbracaminte si
incaltaminte. Se urmareste diversificarea sortimentelor de produse
comercializate prin contactarea de noi furnizori de pe piata interna si/sau
internationala, marirea termenului de garantie la articolele de incaltaminte ca
urmare a imbunatatirii calitatii produselor achizitionate de la diferiti furnizori.
In domeniul comercializarii se urmareste crearea unor retele de magazine
in principalele orase din tara pentru desfacerea directa a produselor catre
populatie si agenti economici.
In domeniul tehnic obiectivele sunt de o mare diversitate,
urmarindu-se in principal achizitionarea unui mobilier modern pentru
prezentarea adecvata a sortimentelor de produse comercializate.
Pentru cresterea productivitatii muncii se are in vedere imbunatatirea
organizarii compartimentelor auxiliare, reducerea timpului de manevrare a
produselor, in special din activitatea de transport intern.
Un alt obiectiv il constituie imbunatatirea activitatii de aprovizionare cu
marfuri pentru a elimina golurile in aprovizionare.
In domeniul tehnologic se are in vedere cresterea pregatirii profesionale si
calificarii salariatilor, cu influente in cresterea eficientei economice in toate
compartimentele.
Un alt obiectiv foarte important este dezvoltarea sistemului informatic
existent. Se are in vedere trecerea de la un sistem informatic care are ca suport
hardware calculatoare la unul ce se bazeaza pe folosire calculatorului
intr-o retea care sa permita fluidizarea mai mare a informatiilor si reducerea
timpului in care acestea ajung la factorii de conducere.
2.1.3. RELATIILE DE COLABORARE CU ALTI AGENTI
ECONOMICI
Societatea comerciala DALIA S.R.L. are relatii de colaborare cu furnizorii
si cu clientii care se bazeaza pe respectarea contractelor incheiate intr-un cadru
legal. Se urmareste reducerea blocajelor financiare rezultate din relatiile cu
furnizorii si clientii societatii prin achitarea, respectiv incasarea facturilor in
timpul prevazut in contract.
Societatea comerciala DALIA S.R.L. practica o politica flexibila in
domeniul comercializarii articolelor de imbracaminte si incaltaminte (si prin
acordarea unor sconturi) pentru pastrarea actualilor clienti, dar si pentru gasirea
altora, mai ales in marile orase ale tarii . Si in ceea ce priveste relatiile cu
furnizorii politica practicata este tot de intarire a colaborarii cu cei existenti, de
gasire a unor noi furnizori atat in tara cat si in strainatate.
Principalii furnizori cu care societatea intretine relatii sunt:
S.C. Antilopa S.A. situata in Sos. Dudesti-Pantelimon 44, Sect. 3 care
comercializeaza pantofi cu fete din piele si inlocuitori, incaltaminte sport
pentru barbati, femei si copii, precum si incaltaminte tip “casual”;
S.C. Carmen S.A. situata in Str. Inclinata 1;
S.C. Crisdia Trading Company S.R.L. aflata in Str. Theodor Pallady 287,
Sector 3, Bucuresti;
S.C. Comart S.C.A. situata in Str. Radu Cristian 5.
In ceea ce priveste relatiile de colaborare cu alti agenti economici, este
necesar ca activitatea desfasurata de unitatea economica sa fie in concordanta cu
cerintele economiei de piata, care sa includa diversificarea gamei de produse
oferite, reducerea cheltuielilor, amenajarea corespunzatoare a punctelor de
desfacere;
2.1.4. ORGANIGRAMA SOCIETATII COMERCIALE
‘DALIA’ S.R.L.
ORGANIGRAMA SOCIETATII ‘DALIA’ S.R.L.
AGA
CENZORI
CONSILIUL DE ADMINISTRATIE
DIRECTOR GENERAL
SERVICIUL APROVIZIONARE
DESFACERE
CONTABIL SEF
SERV.PERSONAL
MAGAZII MAGAZINE BIROU SALARIZARE
2.2. PREZENTAREA ACTIVITATII DE DESFACERE DIN
CADRUL SOCIETATII COMERCIALE DALIA S.R.L.
Compartimentul de desfacere din cadrul societatii comerciale DALIA
S.R.L., are ca obiectiv principal vanzarea marfurilor achizitionate de la diferiti
furnizori, in termenele solicitate si cu costuri (de depozitare, transport) cat mai
mici.
Activitatea de desfacere se realizeaza astfel:
se analizeaza cantitatile de produse vandute (pe sortimente, tipuri calitative)
pe baza planului de desfacere prevazut a se realiza;
ulterior, societatea comerciala contracteaza noi produse in functie de noile
comenzi primite si de modificarile aparute in planul de desfacere.
Relatiile stabilite intre compartimentul de desfacere si principalele verigi
ale sistemului de conducere sunt prezentate in urmatoarea diagrama:
CONDUCEREASOCIETATII
COMERCIALE
DEPOZITE COMPARTIMENT DESFACERE
FINANCIAR-CONTABILITATE
Compartimentul Desfacere transmite conducerii societatii comerciale
informatii referitoare la indicele de realizare a desfacerii planificate pentru o
anumita perioada, stocurile de produse din depozite, asigurarea bazei materiale,
comenzi, contracte si primeste aprobari, sugestii .
Catre compartimentul Financiar-Contabilitate transmite datele necesare
elaborarii planului financiar, date privind situatia intrarilor, iesirilor si stocurile
de marfuri, impreuna cu documentele aferente.
De la compartimentul Aprovizionare primeste necesarul de aprovizionat pe
urmatoarea perioada.
Modalitatile practice folosite uzual sunt:
factura - se intocmeste atat pentru furnizori, cat si pentru beneficiari;
chitanta fiscala - se intocmeste pentru plata marfii pe loc;
ordin de plata - se intocmeste pentru clientii care au de platit sume mari,
reglarea conturilor realizandu-se prin intermediul bancilor; se intocmeste
pentru plata furnizorilor, cantitatile contractate fiind in general mari si
costisitoare;
carnet CEC - modalitatea de plata prin intermediul filelor de carnet CEC;
registre speciale- se intocmesc lunar, pe post de documente centralizatoare.
Diagrama de resurse este urmatoarea:
Factura Factura
Factura
FURNIZORCUMPARARE MARFURI
RECEPTIA LA MAGAZIE
VANZAREA PRODUSELORBENEFICIAR
Activitatea de desfacere a produselor se desfasoara in doua magazine,
fiecare dintre acestea avand un depozit aferent. In fiecare magazin, receptia si
intrarea in gestiune se fac pe baza documentelor de livrare care insotesc valorile
materiale in cursul transportului.
NIR in cazul utilizarii ca document de predare a produselor la depozit se
utilizeaza potrivit normelor prevazute pentru “Bonul de predare-transfer,
restituire”. Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, dupa caz, pe
masura efectuarii receptiei, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare in
magaziile proprii.
Elementele sistemului de conducere sunt:
ORGANELE DE CONDUCERE NIVEL
Sef serviciu aprovizionare-desfacere Operational
Contabil sef Administrativ
Director general Strategic
La nivel operational, seful serviciului aprovizionare-desfacere ia decizii
simple, impune anumite reguli de desfasurare a activitatii .
La nivel tactic, se iau decizii administrative, cum ar fi:
categoria de clienti admisa;
sistemul de discount practicat;
analiza solvabilitatii clientului;
La nivel strategic, se iau decizii pe termen lung:
acapararea unor piete de desfacere;
diversificarea sortimentelor de produse comercializate;
retehnologizarea societatii .
2.3. SARCINILE SI ATRIBUTIILE COMPARTIMENTULUI DE
DESFACERE
Compartimentul de desfacere din cadrul societatii comerciale DALIA
S.R.L., are ca principale sarcini si atributii urmatoarele:
controlul desfasurarii contractelor si comenzilor cu principalii clienţi:
- analizeaza stadiul derularii contractelor;
- alege furnizorii a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii
economice si asigura certitudine in livrarile viitoare;
- intocmeste fisele de urmarire operativa a desfacerii;
- asigura conditiile necesare livrării la timp a produselor contractate.
urmarirea receptiei stocurilor de marfuri:
- organizeaza si urmareste receptia cantitativa si calitativa a marfurilor
aprovizionate;
- intocmeste nota de intrare-receptie pe baza avizului de expeditie care
insoteste marfa si intocmeste fisa de magazie;
- stabileste anticipat spatiile de depozitare;
- alege cele mai eficiente sisteme de depozitare;
- elibereaza marfurile din magazii;
- se preocupa de controlul evolutiei stocurilor efective pentru a se evita
consecintele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea
sau lipsa de stoc asupra activitatii economice a societatii comerciale.
CAPITOLUL 3
ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT
3.1. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMATIONAL
Sistemul informational este definit ca “ansamblul informatiilor existente
impreuna cu relatiile dintre acestea, legile de transformare si elementele
purtatoare de informatii din cadrul unei institutii” sau ca “totalitatea
procedeelor, metodelor si mijloacelor folosite in procesul informational”.
Sistemul informational este constituit din totalitatea informatiilor
economico-sociale impreuna cu procedeele, metodele si mijloacele si tehnicile,
considerate ca un ansamblu organizat si integrat al operatiilor de culegere,
transmitere, prelucrare si valorificare, utilizate in procesul de conducere.
Functionarea unui sistem informational presupune desfasurarea
urmatoarelor activitati:
culegerea datelor despre starea sistemului condus si a mediului sau
inconjutator;
transmiterea datelor in vederea prelucrarii;
prelucrarea datelor in scopul asigurarii informatiilor necesare procesului
decizional;
adoptarea deciziilor;
transmiterea deciziilor spre executie;
asigurarea controlului si punerii in practica a deciziilor.
Sistemul informational face legatura intre sistemul condus si sistemul
decizional, fiind subordonat acestora.
Structura de conducere a unui sistem economic este prezentata in figura
3.1:
SISTEM SISTEM INFORMATIC INFORMATIONAL
Conducerea unei activitati economice presupune culegerea unor date si
informatii din cat mai multe surse si cat mai precise. Aceste date si informatii
sunt mai apoi selectionate, prelucrate, comparate si analizate, finalizandu-se
astfel faza de pregatire a deciziei, respectiv etapa de informare in care se culeg
datele, se elaboreaza ipotezele si propunerile.
Sistemul informatic este un ansamblu structurat de elemente intercorelate
functional pentru armonizarea procesului de obtinere a informatiilor si pentru
fundamentarea deciziilor.
Sistemul informatic este inclus in cadrul sistemului informational si are ca
obiect de activitate procesele de culegere, verificare, transmitere, stocare si
prelucrare automata a datelor. In general este acceptata ideea ca sistemul
informatic reprezinta partea automatizata a sistemului informational.
Un sistem informatic este alcatuit din elementele prezentate in figura 3.2.
SISTEMINFORMATIC
BAZA INFORMATIONALA BAZA TEHNICA
SISTEMUL DE PROGRAME
BAZA STIINTIFICO-METODOLOGICA
CADRUL ORGANIZATORIC
SISTEM DE CONDUCERE
SISTEM CONDUS
FACTORUL UMAN
Baza informationala cuprinde datele asupra prelucrarii , fluxurile
informationale, sistemele si nomenclatoarele de coduri.
Baza tehnica a sistemului informatic este constituita din totalitatea
mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, stocare si prelucrare a datelor, in
care locul principal revine calculatorului electronic.
Un sistem informatic trebuie sa dispuna, in afara de calculatorul
electronic, si de echipamente de culegere, verificare, transmitere si stocare a
datelor, in conformitate cu figura 3.3.
BAZA
TE H N ICA
ECHIPAMENTE DE CULEGERE
ECHIPAMENTE DE VERIFICARE
ECHIPAMENTE DE PRELUCRARE
ECHIPAMENTE DE STOCARE
ECHIPAMENTE DE TRANSMITERE
ECHIPAMENTE DE VIZUALIZARE
SUPORTURI DE DATE
Sistemul de programe cuprinde totalitatea produselor program care asigura
functionarea sistemului informatic, in concordanta cu functiunile si obiectivele
ce i-au fost stabilite. Se au in vedere atat programele de baza cat si cele
aplicative.
Baza stiintifico-metodologica este formata din algoritmi, formule, modele
matematice ale proceselor si fenomenelor economice, metode si tehnici de
realizare a sistemelor informatice.
Cadrul organizatoric este specificat in regulamentul de organizare si
functionare al unitatii in care functioneaza sistemul informatic.
3.2.SUBSISTEMUL INFORMATIONAL AL SOCIETATII
COMERCIALE “DALIA” S.R.L. PRIVIND DESFACEREA
STOCURILOR DE MARFA
Activitatea de gestiune a stocurilor de marfa incepe odata cu receptionarea
marfurilor primite de la furnizori si intrate in depozitele unitatii si se
finalizeaza in momentul livrarii lor catre clienti.
Intrarea marfurilor in gestiune se face pa baza facturii si a notei de
intrare-receprie, iar iesirea marfurilor din gestiune se face pe baza facturii ,
avizului de expeditie si a dispozitiei de livrare.
3.2.1. IESIRILE SISTEMULUI
In cadrul serviciului de desfacere a stocurilor de marfa, se intocmesc o
serie de documente ce formeaza iesirile sistemului informational, prezentate in
cele ce urmeaza.
Nota de transfer-iesire
Serveste ca:
dispozitie de transfer a marfurilor de la o gestiune la alta a aceleasi unitati;
document justificativ pentru scoaterea din gestiunea predatorului si
incarcarea in gestiunea primitorului;
document de insotire pe timpul transportului a marfurilor transferate;
document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri.
Odata cu predarea marfurilor respective, gestionarul unitatii predatoare
inmaneaza persoanei delegate cu primirea lor doua exemplare, dupa care un
exemplar de primire in gestiune si de inregistrare in contabilitate se restituie
unitatii predatoare.
Circula la urmatoarele servicii:
la compartimentul financiar-contabil;
la magazie predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se
de catre gestionar (ambele exemplare);
la magazia primitoare (exemplarul 2).
Avizul de expeditie se prezinta in blocuri a cate 100 de file, format A4,
tiparite pe ambele fete.
Serveste ca:
document pentru eliberarea din magazie a marfurilor destinate vanzarii;
document justificativ de scadere din gestiunea furnizorului;
document de insorire pa timpul transportului;
document de baza pentru insotirea facturii;
document de receptie si de primire in gestiunea cumparatorului;
document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitatea
furnizorului si a cumparatorului.
Se intocmeste in mai multe exemplare, si anume: in doua exemplare, cand
marfurile sau alte valori materiale livrate sunt insotite pe timpul transportului de
un exemplar al facturii sau in 3 exemplare, in cazul unitatilor care pot intocmi
factura in momentul livrarii .
Circula in cadrul urmatoarelor servicii:
la magazie, pentru eliberarea marfurilor si pentru inregistrarea in evidenta
magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator (toate exemplarele);
la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatii l ivrate si pentru
intocmirea facturii;
la compartimentul financiar-contabil, atasata la factura.
Se arhiveaza la compartimentul desfacere si financiar- contabil.
Dispozitia de livrare se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparite pe
ambele fete.
Serveste ca:
document pentru eliberarea din magazie a marfurilor destinate vanzarii;
document justificativ de scadere din gestiunea furnizorului;
document de insorire pa timpul transportului;
document de baza pentru insotirea facturii;
document de receptie si de primire in gestiunea cumparatorului;
document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitatea
furnizorului si a cumparatorului.
Se intocmeste in mai multe exemplare, si anume: in doua exemplare, cand
marfurile sau alte valori materiale livrate sunt insotite pe timpul transportului de
un exemplar al facturii sau in trei exemplare, in cazul unitatilor care pot intocmi
factura in momentul livrarii .
Circula astfel:
la magazie, pentru eliberarea marfurilor si pentru inregistrarea in evidenta
magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator (toate exemplarele);
la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatii l ivrate si pentru
intocmirea facturii;
la compartimentul financiar-contabil, atasata la factura.
Se arhiveaza la compartimentul desfacere si financiar-contabil.
3.2.2. INTRARILE SISTEMULUI
In cadrul serviciului de desfacere a stocurilor de marfa, sunt intocmite o
serie de documente ce formeaza intrarile sistemului informational, si anume:
Nota de intrare-receptie se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparita
pe ambele fete, in format A4 si se completeaza in trei exemplare de catre
gestionar.
Serveste ca:
document pentru receptia valorilor materiale, utilajelor si instalatiilor pentru
investitii care necesita montaj, precum si a materialelor refolosibile rezultate
din dezasamblare;
document justificativ pentru incarcare in gestiune;
act de proba in litigii cu furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;
document justificativ de inregistrare in evidenta depozitelor si in
contabilitate.
Se ataseaza la dispozitia de livrare la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si
la cea de transport (exemplarul 3) pentru comunicarea lipsurilor stabilite, in
cazul constatarii de diferente la receptie.
Circula:
la magazie, dupa semnarea da catre gestionar si comisia de receptie, pentru
incarcarea in gestiune;
la compartimentul a carui sarcina principala este urmarirea si controlul
intrarilor din livrari in vederea autentificarii platilor catre furnizori;
la serviciul financiar-contabil pentru efectuarea de plati, pentru eliminarea
impreuna cu furnizorii a diferentelor constatate
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Lista de inventar se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparita pe
ambele fete, in format A4.
Serveste ca:
document pentru inventarierea marfurilor aflate in gestiunea societatii;
document de baza pentru stabilirea minusurilor si plusurilor de valoare
materiala;
document de consemnare a rezultatelor inventarierii mijloacelor fixe la care
se constata lipsuri sau plusuri in inventar;
document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor si in contabilitate
a minusurilor si plusurilor constatate.
Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de regula anual
sau in situatiile prevazute de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de
valori materiale si mijloace fixe ale unitatii .
In cazul valorilor materiale, la toate unitatile trebuie sa se respecte
urmatoarele cerinte:
respectarea cerintelor cu privire la inregistrarea in fisele de magazie si in
contabilitate a tuturor documentelor de intrare si iesire a valorilor materiale;
verificarea concordantei dintre inregistrarile efectuate in evidenta de la locul
de depozitare si in contabilitate;
inscrierea in listele de inventariere a eventualelor plusuri sau minusuri
constatate.
Circula la urmatoarele niveluri: la gestionar, pentru semnarea fiecarei file;
la compartimentul financiar-contabil pentru calcularea diferentelor valorice; la
comisia de inventariere, pentru stabilirea plusurilor sau minusurilor;la
conducerea unitatii , impreuna cu procesul verbal privind rezultatele
inventarierii .
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Nota de transfer-intrare serveste ca:
dispozitie de transfer a valorilor materiale, de la o gestiune la alta a aceleasi
unitati;
document justificativ pentru scaderea din gestiunea predatorului si incarcarea
in gestiunea primitorului;
document de insotire pe timpul transportului a valorilor materiale transferate;
document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri.
Odata cu predarea valorilor materiale respective, gestionarul unitatii predatoare
inmaneaza persoanei delegate cu primirea lor doua exemplare, dupa care un
exemplar de primire in gestiune si de inregistrare in contabilitate se restituie
unitatii predatoare.
Circula la urmatoarele servicii:
la compartimentul financiar-contabil;
la magazie predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se
de catre gestionar (ambele exemplare);
la magazia primitoare (exemplarul 2).
3.3 APRECIERI REFERITOARE LA SUBSISTEMUL
INFORMATIONAL ACTUAL
Prin analiza si evaluarea sistemului existent se urmareste evidentierea
performantelor si limitelor sistemului informational in raport cu cerintele
sistemului de conducere si evaluarea gradului de pregatire al unitatii economice
studiate pentru introducerea unui sistem informatic. Formularea de aprecieri
asupra sistemului informational are la baza ansamblul criteriilor de calitate
impuse acestuia prin prisma informatiilor economice prelucrate si difuzate de
diferiti utilizatori.
Procedeele de analiza a sistemului informational sunt diversificate si se
utilizeaza in raport cu conditiile concrete de desfasurare a analizei sistemului .
Din multitudinea procedeelor de analiza utilizate pentru analiza sistemului
existent au fost alese observarea directa, inventarierea documentelor si interviul.
Observarea directa a activitatilor desfasurate in sistemul informational
este realizata prin deplasarea membrilor colectivului in compartimentele
functionale, pentru a evidentia sfera activitatilor desfasurate in fiecare
compartiment.
Procedeul prezinta avantajul ca este usor de realizat, dar nu se utilizeaza
ca procedeu de baza in analiza sistemului, pentru ca nu presupune o relatie
directa intre echipa de analiza si personalul implicat.
Observarea directa se foloseste pentru o analiza cat mai obiectiva a
modului de realizare a operatiilor de prelucrare a datelor, timpul necesar
realizarii fiecarei informatii, in vederea formarii unei viziuni globale asupra
caracteristicilor fiecarei activitati .
Inventarierea documentelor utilizate in sistemul informational a constat
in identificarea tuturor documentelor din sistemul informational cu ajutorul unor
fise in care au fost consemnate toate datele privind fiecare document analizat
(denumirea documentului, cine il intocmeste, in cate exemplare, mijloace de
calcul folosite).
Procedeul prezinta avantajul ca permite comensurarea obiectiva a efortului
unitatii in utilizarea si vehicularea documentelor din sistemul informational,
dezavantajul fiind generat de complexitatea surprinderii tuturor aspectelor ce
decurg din utilizarea documentelor.
Interviul este un procedeu care consta in studiul sistemului informational
prin dialogul direct intre membrii colectivului de analiza si personalul din
compartimentele implicate.
Procedeul prezinta avantajul contactului direct cu personalul din
compartimentele analizate, ceea ce asigura obtinerea tuturor datelor necesare
pentru evaluarea critica a sistemului existent in vederea inlocuirii acestuia cu un
sistem informatic.
Utilizarea interviului ca procedeu de baza in analiza sistemului
informational presupune parcurgerea unor faze care au ca scop pregatirea,
desfasurarea si finalizarea interviului.
Pregatirea interviului consta intr-o documentare prealabila cu privire la
sistemul informational analizat, prin care s-au definit obiectivele interviului, s-
au stabilit interlocutorii din compartimentele functionale implicate care detin
functii de executie si de decizie.
De asemenea, interviul a fost pregatit cu anticipatie, prilej cu care s-a
stabilit problematica, locul si momentul desfasurarii interviului.
Interviul s-a desfasurat in compartimentul functional implicat si anume
aprovizionare-desfacere pentru a exista posibilitatea furnizarii imediate a datelor
care justifica raspunsurile persoanei intervievate.
Desfasurarea interviului a constat in formularea intrebarilor in limita
obiectivelor stabilite, intr-o forma clara, directa si accesibila;in receptionarea
raspunsurilor s-a urmarit daca persoanele intervievate au furnizat date corecte si
exacte. Finalizarea interviului s-a concretizat intr-o discutie de sinteza asupra
problemelor abordate.
In urma acestei sinteze a rezultat o imagine clara a sistemului, putandu-se
trage primele concluzii cu privire la aspectele negative, cauzele generatoare de
perturbatii ale sistemului.
In subsistemul informational actual existent la S.C. DALIA S.R.L., se
desfasoara un volum foarte mare de munca de rutina, iar timpul de raspuns al
sistemului nu este cel asteptat.
Datorita faptului ca o mare parte a operatiilor se executa in regim manual,
prin sistemele clasice de lucru, rezultatele prelucrarilor sunt afectate prin prisma
exactitatii . De asemenea, culegerea, transmiterea, stocarea, prelucrarea si
difuzarea informatiilor se face greoi, prin proceduri manuale, cu intarziere si
aceasta influenteaza negativ operativitatea informatiilor evaluata pe baza
timpului de raspuns al sistemului informational. Timpul mare de raspuns face ca
posibilitatile de analiza si previziune sa fie reduse.
Datele distribuite in puncte diferite ale unitatii ingreuneaza actualizarea
operativa si corecta.
Caile principale de actiune pentru reducerea acestui timp sunt dezvoltarea
si perfectionarea mijloacelor folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea si
prelucrarea datelor, inlaturarea eventualelor deficiente de organizare a
proceselor informationale.
Neajunsurile prezentate anterior pot fi inlaturate prin introducerea
prelucrarii automate a datelor in domeniul desfacerii de produse, ceea ce va duce
la marirea numarului de rapoarte finale, la eliminarea erorilor de calcul si la
cresterea operativitatii .
In concluzie, sistemul informational existent la societatea “Dalia S.R.L.”
asigura conditii minime de analiza si mai ales de alegere a solutiilor optime
pentru activitatile viitoare. De aici, se desprinde necesitatea imbunatatirii actului
de conducere prin implementarea unui sistem informatic care, chiar daca initial e
mai costisitor constituie o investitie cu efecte benefice sigure.
CAPITOLUL 4
PROIECTAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC
DESFACEREA STOCURILOR DE MARFA
4.1. STUCTURA DE BAZA A SUBSISTEMULUI PROPUS SI
ARIA SA DE CUPRINDERE
Obiectivul principal al subsistemului informatic proiectat consta in
gestionarea automata a stocurilor de marfa, in conditii optime de calitate si
operabilitate, in vederea asigurarii conducerii cu informatii reale si in timp util ,
necesare fundamentarii deciziilor.
In acelasi timp se vor crea premize pentru abordarea in viitor si a altor
aspecte precum: calculul cheltuielilor cu marfurile depozitate, determinarea
necesarului de aprovizionat, etc.
Subsistemul informatic implementat asigura evidenta cantitativa si
valorica a marfurilor iesite din unitate, precum si obtinerea unor situatii finale
privind miscarea acestora, stocurile de marfa existente.
Programul este realizat modularizat conform fluxului de prelucrare a
documentelor de evidenta primara si asigura o serie de facilitati , cum ar fi:
usurinta in utilizare (putand fi folosite si de utilizatori neinformaticieni)
datorita interfetei prietenoase, avand mesaje de atentionare in caz de eroare;
produsul program are o structura modulara, putand fi dezvoltat ulterior prin
adaugarea unor noi proceduri;
adaptabilitatea programului la modificarea purtatorilor de informatii, la
cerintele fluxului si procedurilor de prelucrare;
utilizarea documentelor primare in etapa de introducere a datelor,de validare;
reducerea timpului consumat cu editarea propriu-zisa a situatiilor finale.
Structura de baza a subsistemului informatic este prezentata in figura 4.1.,
care reda componentele informatice asociate fluxului tehnologic de prelucrare
care cuprinde: operatii de culegere si inregistrare a datelor, operatii de
actualizare si validare, centralizarea si editarea situatiilor de iesire.
SCHEMA GENERALA A SUBSISTEMULUI INFORMATIC
DOCUMENTE PRIMARE
ERORI
BAZA DE DATE
ERORI
CULEGEREA SI INCARCARE DATE
CONTROLUL INTEGRITATII
CORECTII
EDITARE RAPOARTE
4.4.
4.2. PROIECTAREA IESIRILOR – DESCRIEREA
RAPOARTELOR FINALE
Rapoartele finale obţinute în cadrul sistemului informatic de desfacere a
stocurilor de mărfuri grupează informaţii necesare cunoaşterii realitaţii curente.
Rapoartele furnizate de subsistemul informatic proiectat au următorul
conţinut:
SITUATIA INTRARILOR DE MARFURI – conţine pentru fiecare marfă
următoarele: numărul documentului, felul documentului de intrare, codul mărfii ,
data intrării , cantităţile intrate, preţul unitar şi valoarea intrării .
DOCUMENT NUMAR COD DATA CANTITATE PRET VALOARE
MF INTRATA UNITAR
TOTAL:
SITUATIA IESIRILOR DE MARFURI – conţine pentru fiecare marfă
ieşită din gestiune următoarele: felul documentului de ieşire, numărul acestui
document, data ieşirii , cantităţile ieşite, preţul unitar şi valoarea ieşirii .
DOCUMENT NUMAR DATA CANTITATEA PRET VALOARE
IESITA UNITAR
TOTAL:
LISTA STOCURILOR DE MARFURI – conţine pentru fiecare marfă în
parte următoarele: codul mărfii , denumirea mărfii , unitatea de măsură, cantitatea
intrată, cantitatea ieşită, cantitatea rămasă în stoc şi valoarea.
COD DENUMIRE UM CANTITATE CANTITATE STOC VALOARE
MF MARFA INTRATA IESITA
TOTAL:
NR COD DENUMIRE UM CANTITATE CANTITATE STOC VALOARE
CRT MF MARFA INTRATA IESITA
LISTA STOCURILOR SUB LIMITA ADMISA – conţine marfurile care
se află sub limita stocului de siguranţă, iar pentru fiecare marfă afişează codul
mărfii , denumirea mărfii , unitatea de măsură, cantitatea intrată, cantitatea ieşită
şi stocul.
NR COD DENUMIRE UM CANTITATE CANTITATE STOC VALOARE
TOTAL:
4.3 PROIECTAREA INTRARILOR – DESCRIEREA
DOCUMENTELOR DE INTRARE
Datele de intrare necesare prelucrării automate au drept sursă documentele
primare ce se întocmesc în cadrul activităţii de evidenţă a mişcării mărfurilor.
Proiectarea intrarilor din punct de vedere fizic:
Unitatea
Chitanta nr.
Data
Am primit de la
Adresa
Suma de lei adica
reprezentand
FACTURA
FURNIZOR CUMPARATOR
Cod fiscal: Cod fiscal:
Localitatea: Localitatea:
NR. FACTURA:
DATA:
Nr. Denumirea U.M. Cantitate Pret Valoare ValoareCrt. Produselor unitar T.V.A.
Semnatura si stampila TOTAL:furnizorului:
TOTAL DE PLATA:
UNITATEA Pagina …………………… FISA DE MAGAZIE
Magazia COD UM Pret unitar Lei B
Materialul (produsul) sort calitate marca Stoc normat Stoc de siguranţă profil dimensiune
Data Număr Felul Intrări Ieşiri Stoc Număr de control
Furnizor………………………….
DISPOZITIE DE LIVRARE
Nr. …………………………….Data (ziua,luna,anul) ………….
Veţi elibera produsele de mai jos către……………………………………………………. prin delegatul ………………………………………………..cu delegaţia nr. …………… buletin de identitate seria …………………nr. ……………. emis de ……………………Nr. Denumirea UM Cantitatea Preţ unitarCrt. produselor sau serviciilor Dispusă Livrată
Semnătura Dispus livrarea Gestionar Primitor
Furnizor…………………… Cumpărător……………… AVIZ DE INSOTIRE
A MARFIINr. ord. Registru com/an……… Nr. de înreg. fiscală…………… Nr. de înreg. fiscală……….Localitatea…………………….. Localitatea………………...Judeţul………………………… Judeţul…………………….
Nr………………………………………..Data (ziua,luna,anul)…………………….
Nr. SPECIFICATIA UM Cantitatea Preţ unitar Valoareacrt. (produse, ambalaje, etc.) livrată (fără TVA) -lei-
Date privind expediţiaSemnătura şi Numele delegatului…………………….. TOTAL ştampila ..…………………………………………furnizorului mijlocul de transport…………………….
………………………………………….. nr………………………………………..
4.4. DESCRIEREA BAZEI DE DATE RELATIONALE
Subsistemul informatic proiectat in scopul gestionarii automate a
stocurilor da marfa, utilizeaza facilitatile oferite de catre sistemul de gestiune al
bazelor de dare relationale VISUAL FOXPRO 6.0., sistem de gestiune al bazelor
de date care poate fi utilizat si exploatat pe calculatoarele personale IBM-PC
sub sistemul de operare Windows.
In alegerea acestui sistem de gestiune al datelor s-a tinut cont de criterii
precum: performantele de exploatare cerute, asigurarea securitatii datelor,
specificul aplicatiei, precum si de aspecte de natura economica privind
incadrarea in bugetul alocat pentru realizarea aplicatiei.
Baza de date a acestei aplicatii este constituita din trei tabele de
baza:MARFURI .DBF, VANZARI .DBF, STOC .DBF, INTRARI .DBF in care
sunt stocate informatiile preluate din documentele primare privind iesirile de
marfuri. Aceste tabele pot fi actualizate prin intermediul unor proceduri special
proiectate.
Fiecare tabela are cate o cheie primara pentru regasirea automata a datelor
pe suportul extern, iar celelalte campuri sunt in relatie de dependenta
functionala cu campul cheie primara.
Proiectarea structurii tabelelor ce alcatuiesc baza de date s-a facut
tinandu-se seama de criteriile de normalizare impuse de SGBD-ul utilizat:
stabilirea cheilor primare si externe;
verificarea unicitatii cheilor primare;
verificarea dependentelor functionale si a celor multivaloare;
eliminarea dependentelor tranzitive.
Tabela MARFURI este formata din campurile: CODMF, DENMF, UM. Cheia
primara a acestei tabele este CODMF, iar cheia de legatura cu tabela VANZARI
este CODMF, iar cu tabela STOC este COD.
Tabela VANZARI este formata din campurile NRDOCE, FELDOCE,
CODMF, CANTITATE, DATA, PRET, VALOAREA. Cheia primara a acesteia
este NRDOCE, iar cheia de legatura cu tabela STOC este COD.
Tabela STOC este formata din campurile: COD, STOC, MIN, MAX, iar
cheia primara acesteia este COD.
Tabela INTRARI este formată din câmpurile: NRDOCI, FELDOC,
CODMF, DATA, CANT, PRET, VAL.
4.4 PROIECTAREA STRUCTURII TABELELOR
BAZEI DE DATE
Tabelele bazei de date au urmatoarea structura si semnificatie a
campurilor de date:
Tabela MARFURI.DBF contine marfurile achitizionate:
NR. CRT. NUME CAMP TIP CAMP LUNGIME SEMNIFICATIE
1 CODMF N 5 Cod marfa
2 DENMF C 20 Denumire marfa
3 UM C 3 Unitatede masura
Tabela STOC.DBF reprezinta stocul ramas din fiecare produs:
NR. CRT. NUME CAMP TIP CAMP LUNGIME SEMNIFICATIE
1 COD N 5 Codul marfii
2 STOC N 8 Stocul existent
3 MIN N 8 Stocul minim
4 MAX N 8 Stocul maxim
Tabela VANZARI.DBF reprezinta vanzarile de marfuri:
NR. CRT. NR. CRT. TIP CAMP LUNGIME SEMNIFICATIE
1 CODMF N 5 Cod marfa
2 NRDOCE N 5 Numărul
documentului
3 FELDOC C 3 Felul
documentului
4 CANTITATE N 8 Cantitatea
5 PRET N 8 Pretul
6 VAL N 8 Valoarea
7 DATA D 8 Data
Tabela INTRARI.DBF reprezintă intrările de mărfuri:
NR. CRT. NR. CRT. TIP CAMP LUNGIME SEMNIFICATIE
1 CODMF N 5 Cod marfa
2 NRDOCI N 5 Numărul
documentului
3 FELDOC C 3 Felul
documentului
4 CANTITATE N 8 Cantitatea
5 PRET N 8 Pretul
6 VAL N 8 Valoarea
7 DATA D 8 Data
Schema legaturilor între tabelele bazei de date este prezentata in
figura 4.2.:
INTRARI
NRDOCE FELDOC CODMF CANT PRET VAL
MARFURI.DBF
CODMF DENMF UM
VANZARI.DBF
NRDOCE FELDOC CODMF CANT PRET VAL
STOC.DBF
CODMF STOC
4.5. REALIZAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC
PROPUS
4.6.1. FUNCTIILE SUBSISTEMULUI PROPUS
Lansarea în execuţie a programului va afişa un meniu prezentat în figura
4.3., prin care utilizatorul poate efectua o serie de operaţii , cum ar fi:
crearea şi vizualizarea tabelelor bazei de date;
introducerea şi actualizarea datelor cu validările specifice;
obţinerea rapoartelor de ieşire;
terminarea sesiunii de lucru.
În vederea eliminării interdependenţelor dintre programe şi pentru
dezvoltarea ulterioară prin noi proceduri, produsul program este modularizat.
Aplicaţia este concepută astfel încât să asigure un dialog simplu şi concis
cu utilizatorii finali.
Programele au fost realizate sub formă de proceduri, monitorizate în
concordanţă cu opţiunile din meniul principal.
MARFURI
INTRARI
VANZARI
IESIRE
4.6.2. DESCRIEREA PROGRAMELOR
CREARE
ACTUALIZARE ADAUGARE
MODIFICARE
STERGERE
VIZUALIZARE
Programul principal monitorizează întreaga aplicaţie, iar prin selectarea
fiecărei opţiuni a meniului, sunt activate o serie de proceduri. Procedurile de
adăugare sunt: ADAUGAREINT, ADAUGAREMF, ADAUGAREVAN şi
realizează operaţii de adăugare de noi tupluri în tabelele de bazei de date.
După apelarea opţiunii ADAUGARE, pe ecran apare videoformatul de
introducere a datelor în concordanţă cu tabela selectată. Nu este permisă
introducerea de date eronate, în caz contrar fiind atenţionat utilizatorul prin
anumite mesaje.
Macheta programului ADAUGAREINT este:
ADAUGARE INTRARI
NUMAR DOCUMENT:
FEL DOCUMENT:
DATA:
COD MARFA:
CANTITATE:
PRET:
VALOARE:
Macheta programului ADAUGAREVAN este:
ADAUGARE VANZARI
NUMAR DOCUMENT:
FEL DOCUMENT:
DATA:
COD MARFA:
CANTITATE:
PRET:
VALOARE:
Macheta progamului ADAUGAREMF este:
ADAUGARE MARFURI
CODUL MARFII:
DENUMIREA MARFII:
UNITATE DE MASURA:
4.6. IMPLEMENTAREA SI EXPLOATAREA
SUBSISTEMULUI INFORMATIC
4.6.1. ETAPA DE IMPLEMENTARE
Etapa de implementare finalizează activitatea de proiectare şi realizare a
sistemului informatic, având ca obiectiv testarea noului sistem cu date reale, în
vederea aducerii lui la stadiul de exploatare efectivă.
Implementarea începe în momentul în care toate componetele sistemului
informatic au fost testate individual şi permit asamblarea lor la nivelul fiecărei
unitaţi funcţionale; implementarea se încheie cu punerea în funcţiune a
sistemului proiectat odată cu acceptarea de către beneficiar a raportului de
implementare.
Implementarea constă în realizarea activităţilor de introducere, listare,
expermentare şi funcţionare a sistemului informatic în condiţii de eficienţă
economică. În acelaşi timp se urmăreşte realizarea obiectivelor propuse, a
parametrilor proiectaţi, definitivarea documentaţiei de exploatare a noului
sistem în vederea omologării acestuia.
Pentru implementarea subsistemului informatic trebuie parcurse o serie de
etape, precum:
difuzarea instrucţiunilor de executare a procedurilor (manuale şi automate);
instruirea personalului;
asigurarea condiţiilor organizatorice;
asigurarea resurselor hard;
asigurarea datelor reale necesare implementării .
Verificarea performanţelor subsistemului informatic proiectat se
realizează prin evaluarea rezultatelor obţinute la testarea şi implementarea
produsului informatic, în funcţie de cerinţele stabilite în etapa de proiectare.
Definitivarea documentaţiei de exploatare a subsistemului se
concretizează în întocmirea manualului de prezentare şi exploatare.
Recepţia şi omologarea subsistemului reprezintă acceptarea oficială a
acestuia de către unitatea beneficiară. Omologarea se realizează în urma
verificării încadrării subsistemului implementat în obiectivele solicitate de
societatea beneficiară.
4.7.2. ETAPA DE EXPLOATARE
Exploatarea curentă a subsistemului informatic presupune punerea în stare
operaţională a calculatorului electronic şi a perifericelor necesare, după care se
continuă cu operaţiile următoare:
lansarea în execuţie a programelor pentru crearea şi actualizarea bazei de
date, eliminarea erorilor;
exploatarea bazei de date în vederea obţinerii situaţiilor de ieşire;
verificarea corectitudinii rezultatelor obţinute.
Exploatarea curentă a subsistemului informatic se încredinţează
compartimentelor funcţionale care răspund de efectuarea tuturor operaţiilor ce
se realizează de la introducerea datelor până la obţinerea rapoartelor finale.
Menţinerea în funcţiune a subsistemului informatic presupune corectarea
şi eliminarea erorilor care apar pe parcurs, întrucât unele anomalii apărute în
timpul exploatării pot duce la schimbări în structura programelor.
De asemenea, întreţinerea subsistemului presupune introducerea unor
perfecţionări care conduc la sporirea niveluli papametrilot tehnico-funcţionali şi
economici ai subsistemului.
CAPITOLUL 5
EFICIENŢA ECONOMICĂ A SISTEMULUI
INFORMATIC
La baza proiectării sistemelor informatice stă conceptul de eficienţă
economică, respectiv compararea efectelor obţinute cu cheltuielile necesare
pentru funcţionarea sistemului. Evaluarea celor două elemente se va realiza
ţinând cont de caracterul complex al manifestării efectelor şi de sistemul
factorilor endogeni şi exogeni care influenţează funcţionarea sistemului.
5.1. TEORII, CONCEPTE ŞI METODE EXISTENTE
Până în prezent au fost elaborate teorii şi concepte ce privesc eficienţa
economică a sistemelor informatice şi care se polarizează în trei mari grupe.
Prima grupă se axează pe utilitatea sistemelor informatice şi deci eficienţa
lor nu se poate pune în discuţie atâta timp cât ele nu servesc cerinţelor
informaţionale ale conducerii unităţilor social-economice. Pentru acesta se
stabilesc criterii privind selecţionarea judicioasă a fluxurilor informaţionale,
sunt selecţionate cele mai performante metode, tehnici, proceduri de organizare
a datelor şi proceselor de prelucrare, sunt proiectate configuraţii optimale ale
sistemelor de calcul, etc. Totodată se va urmări ca sistemul informatic să fie
caracterizat de stabilitate .
Această abordare conduce la o aplicare limitată, deoarece introducerea
sistemului informatic este privită ca o înlocuire a mijloacelor de prelucrare a
datelor cu altele noi, mai performante. Se introduc astfel metode, tehnici, care
vor creşte productivitatea sistemului informatic dar nu şi perfecţionarea
sistemului însuşi.
A doua categorie are în vedere faptul că eficienţa unui sistem informatic
rezultă din impactul acestuia asupra activitaţilor din unităţile economico-
sociale.
Măsura eficienţei va fi dată de valoarea informaţiilor pe care sistemul le
furnizează.; această valoare se calculează pe baza caracteristicilor tehnice şi a
cheltuielilor cu obţinerea lor.
Pentru evaluarea eficienţei economice se are în vedere şi calitatea
informaţiei care se determină tot prin prisma unor caracteristici tehnice ale
sistemului informatic.
Corelarea calitaţii cu valoarea informaţiei conduce la următoarele aspecte:
valoarea informaţiei va creşte proporţional o dată cu creşterea calitaţii ei,
până la un moment dat, după care creşterea în continuare a calitaţii va duce
la o creştere nesemnificativă a valorii;
până la un moment dat, ritmul creşterii calitaţii informaţiei îl devansează cu
mult pe cel al creşterii cheltuielilor; după acest punct, la creşteri
nesemnificative ale calităţii se vor înregistra salturi semnificative ale
cheltuielilor.
Această categorie de teorii priveşte mai ales efectul economic prin prisma
eficacitaţii activitaţii de conducere.
A treia categorie grupează teorii şi concepte prin care eficienţa economică
a unui sistem informatic se poate evalua prin contribuţia adusă la sporirea
eficienţei activitaţilor cu caracter tehnic, de producţie, economic sau social.
Pentru acest lucru se au în vedere indicatorii:
indicatori de fundamentare tehnico-economici ai sistemului informatic, cum
ar fi: creşterea profitului, reducerea cheltuielilor de producţie, reducerea
cheltuielilor de funcţionare a sistemului informatic;
indicatori sintetici de evaluare a eficienţei sistemului informatic.
5.2. OBIECTIVELE EVALUĂRII SISTEMULUI
INFORMATIC
În ansamblu, prin evaluarea eficienţei economice a sistemului informatic
se determină efectele rezultate şi resursele utilizate.
Pentru acest lucru, se urmăresc obiectivele:
selectarea din ansamblul sistemului informatic a acelor fluxuri care se
concretizează în aplicaţii informatice eficiente economic;
selectarea modalitaţilor care dau o eficienţă maximă pentru realizarea
aplicaţiilor informatice;
formularea criteriilor de evaluare a eficienţei economice a sistemului
informatic deja realizat.
5.3 FORMELE EFICIENTEI ECONOMICE A SISTEMULUI
INFORMATIC
Efectele economice ale introducerii sistemului informatic dau eficienţa
acestuia. Aceste efecte sunt determinate în funcţie de mai multe criterii:
rezultatele care sunt considerate ca efecte ale introducerii sistemului informatic,
modul de realizare a efectelor, locul de manifestare a efectelor. Toate acestea
conduc la două forme de efecte economice: directe şi indirecte.
Efectele directe se referă la realizatorul sistemului informatic (eficienţa
apare datorită cercetării şi proiectării şi la utilizatorul sistemului informatic
(eficienţa apare datorită exploatării).
Efectele indirecte rezultă din nivelul cantitativ şi calitativ superior al
informaţiei, care rezultă din introducerea sistemului informatic.
5.4. INDICATORII EFICIENTEI ECONOMICE A
SISTEMULUI INFORMATIC
Utilitatea şi eficienţa unui sistem informatic sunt date print-o serie de
caracteristici, care sunt de două tipuri:
funcţionale;
constructive.
Caracteristica funcţională este dată de capacitatea sistemului de a
răspunde la cerinţele utilizatorilor (pestabilite sau apărute ulterior).
Caracteristica constructivă este dată de raportul efect / effort şi se
referă la resursele informatice şi procesele informaţionale din sistemul
informatic.
Caracteristicile funcţionale şi constructive ale unui sistem informatic sunt
condiţionate de două categorii de factori: organizatorici şi tehnico-economici.
Factorii organizatorici sunt specifici unitaţii pentru care se realizează
sistemul informatic. Dacă pentru aceeaşi unitate se realizează mau multe
variante de sistem informatic, influenţa factorilor organizatorici este
aproximativ constantă.
Factorii tehnico-economici oferă un ansamblu de elemente, cu ajutorul
cărora se pot analiza diferite variante ale sistemului informatic, posibil de
realizat.
Pentru acestă analiză există următorii indicatori :
coeficientul de satisfacere a cerinţelor informaţionale;
coeficientul timpului de răspuns;
coeficientul eficienţei economice;
coeficientul timpului de recuperare;
coeficientul economiei de personal.
Pentru proiectul analizat, au fost consideraţi relevanţi – şi, în consecinţă
s-a urmărit calculul lor -, următorii indicatori:
Coeficientul de satisfacere a cerinţelor informaţionale (Csc) ; acest
indicator este dat de raportul dintre cantitatea informaţiilor proiectate a fi
furnizate de sistemul informaţional (C p) şi cantitatea informaţiilor real furnizate
(C r).
CS C = Cp / C r
Sistemul nostru furnizează exact informaţiile utile, acoperind în întregime
necesarul de informaţii folosit de conducere la fundamentarea deciziilor. Pentru
aceasta, se consideră că valoarea acestui indicator este 1.
Cp=Cr;
CS C=1.
Coeficientul timpului de răspuns (Ctr) este dat de raportul dintre timpul
de răspuns al componentelor sistemului informatic (Tri) şi diferenţa dintre
timpul de reglare admis pentru sistemul informatic (Tra) şi perioada aferentă
desfăşurării proceselor de conducere (Tec).
Ctr = Tri / (Tra- Tec)
Se consideră că timpul de răspuns al componetelor sistemului informatic
este foarte mic (este un sistem performant, nu are implementaţi algoritmi ce
necesită un timp ridicat de răspuns, regăsirea datelor este foarte rapidă, la fel şi
prelucrarea lor), şi se consideră că sistemul asigură un grad ridicat al
operativitaţii deciziilor, bazate pe informaţiile furnizate de sistemul informatic.
Coeficientul eficienţei economice (CE E) este dat de raportul dintre suma
efectelor economice potenţiale pentru o perioadă, de exemplu un an, (E C), şi
resursele informatice pe aceeaşi perioadă (Ri).
CE E = ∑ EC / Ri
Efectele economice sunt date de:
creşterea cifrei de afacere;
reducerea cheltuielilor de depozitare;
reducerea cheltuielilor generale ale unitaţii .
Resursele utlizate în sistem sunt date de: valoarea capitalului mijloacelor
fixe şi a mijloacelor circulante necesare funcţionării sistemului, precum şi de
valoarea cheltuielilor cu elaborarea şi întreţinerea sistemului.
Efectele economice ale introducerii acestui sistem se concretizează în
reducerea cheltuielilor generale ale unitaţii , astfel:
reducerea cheltuielilor materiale pentru producerea de informaţii necesare
compartimentului financiar-contabil pentru fundamentarea deciziilor;
reducerea cheltuielilor umane pentru culegerea de informaţii necesare
conducerii societaţii prin redistribuirea sarcinilor personalului aferent;
eliminarea erorilor datorate factorului uman în procese de rutină;
eliminarea efectelor nedorite datorate necunoaşterii la timp a datoriilor
comerciale ale firmei, care pot aduce mari prejudicii societaţii (prin aplicarea
unor dobânzi.
Luând în considerare o valoare estimativă a tuturor reducerilor implicate,
evaluăm coeficientul Ec=60 milioane lei.
Valoarea cheltuielilor cu elaborarea şi implementarea sistemului este
evidenţiată astfel:
cheltuieli cu procurarea software-ului necesar;
cheltuieli cu instruirea personalului;
cheltuieli pentru asigurarea intreţinerii sistemului.
Astfel, valoarea coeficientului Ri=20 milioane lei. După cum se observă,
coeficientul eficienţei economice C E E=50/20=2,5.
În concluzie, se remarcă faptul că necesitatea realizării acestui sistem
informatic este reflectată clar prin efectele implementării şi exploatării acestuia
(reducerea cheltuielilor unitaţii , reducerea considerabilă a timpului necesar
obţinerii informaţiilor folosite de conducere la fundamentarea deciziilor,
asigurarea unei relaţii ferme cu furnizorii şi clienţii unitaţii , etc), iar eficienţa
acestui sistem este evidentă.
Încă o dată se demonstrează că activitaţile automatizate asigură rapiditate,
siguranţă, corectitudine, eficienţă şi este recomendabilă lărgirea sferei de
utilizare a acestora.