1.Importanta si evolutia Achizitiei si a Aprovizionarii.

Achizitionarea reprezinta un angajament finanaciar,de cumpararea a unor resurse material sau produse,in urma unei ntranzactii monetare.Achizitia este procurarea unui bun sau serviciu contra unei monede.Aprovizionarea cu resurse material este procesul economic prin care se realizeaza stabilirea nevoilor material ale productiei,organizarea si utilizarea resurselor material,reducerea consumurilor de materie prima,material,combustibili,cresterea vitezei de rotatie a banilor si sporirea eficientei activit[tii fiecarui intreprinzator prin cresterea profitului acestuia.

Pentru prima oara in lume achizitia sa dezvoltat in evul mediu unde proprieterul efectueaza toate functiile importante la intreprindere,inclusive cea de achizitor.Mai tirziu la inepututl secolului 19 se dezvolta intreprinderile,are loc specializarea,divizarea serviciilor secundare:contabilitatea,vinzarile,achizitiile.La mijlocul anilor 50,secolul 20 problema principal in domeniul achizitiilor este de a asigura intreprinderea cu necesarul la timp.Mai tirziu la inceputul anilor 60 in legatura cu cresterea preturilor pe pietele furnizorilor,problema principal devine negocierea pentru obtinerea unor preturi cit mai bune.In anii 70 a aparut idée de managementul materialelor.Mai tirziu in anii 80 apare notiunea de managementul integrat al materialelor,achizitiilor le revine sarcina controlul stocurilor,logisticii.In anii 90 aprovizionarea devine o activitate bine privita,functia de achizitii este déjà recunoscuta prin influentarea asupra preturilor joase.

2. Factorii care au determinat evoluţia achiziţiilor şi caracteristica lor.

Cel mai important factor care a determinat evolutia achizitiilor este progresul tehnologic,in cadrul acestui factor s-a dezvolta tehnologiile tehnic-stiintifice,se dezvolta producerea specializata,proprietatea intelectuala,brevetele.Un alt factor de influenta este utilizarea resurselor limitate,achizitiile contribuie la utilizarea planificate a resurselor materiale,poate din motive economice sau chiar din sentimentul responsabilitatii.Un alt factor de influenta este proportia crescinda a cheltuielilor din afara intreprinderii,atunci cind intreprinderea cheltuie o parte mai mare din veniturile sale pe plan extern,pentru materii prime,decit pe plan intern,pentru salariilor lucratorilor,cheltuielilor de regie.Un alt factor de influenta asupra evolutiei achizitiilor il constituie constientizarea problemelor de mediu,intreprinzatorii intreprind masuri de precautie aspra mediului,prin folosirea de amabalaje restituibile.Ultimul factor de influenta il reprezinta politicile guvernamentale si cele ale Comunitatii Europene care prin politicile sale au contribuit la dezvoltare achizitiilor publice,importului,fiind ca exista mai putina libertate in ce priveste elaborarea practicelor legate de achizitii si aprovizionare.

3. Obiectivele „achiziţiilor” - parte componentă a obiectivelor unităţii economice.

Pentru o dezvoltare durabila a intreprinderii cei care practica functia achizitiilor si-au stabilit citeva obiective importante care contribuie la succesul afacerii.Primul obiectiv este gasirea furnizorilor aproape,care nu necesita mult timp la dispozitie pentru a livra marfurile necesare.Un alt obiectiv este stabilirea celei mai convenabile relatii CALITATE-PRET,fiind ca la procurarea unui bun sau serviciu achizitorii sunt interesati atit de pret cit si de calitatea produsului.Un alt obiectiv al achizitorilor este de a aproviziona intreprinderea cu materialele necesare la timp,pentru a satisface nevoile acesteia.Tot atit de important este si asigurarea aprovizionarii continuie,prin pastrarea relatiilor cu sursele de aprovizionare existente.Un alt obiectiv de o importanta majora este gestionare stocurilor.A cumpara cu eficienta si economie,obtinind prin mijloace etice cel mai bun raport calitate- pret este un alt obiectiv al functiiei de achizitii.Vital pentru o intreprindere este sa intretina relatii bune de colaborare cu

celelalte departamente a scopul de a asigura functionarea eficare a organizatiei.Si un alt obiectiv de o importanta majora pentru organizatie este perfectionare personalului,prin colaborarea cu acestia,prin elaborarea politicilor incit sa se atinga toate obiectivele propuse.Principalul obiectiv al activitatii de aprovizionare consta in asigurarea completa si complexa a firmei cu resurse materiale si echipamente tehnice corespunzatoare calitateiv,la locul si termenele solicitate,la cost minim.

Pentru atingerea obiectivelor stabilite se initieaza si se desfasoara mai multe activitati,ca de exemplu se selecteaza cel mai bun furnizor,se mentine echilibru corect intre calitate si valoare,se stabileste volumul si structura necesarului pentru desfasurarea activitatii intreprinderii in conformitate cu paramentrii planificarii.

4. Evoluţia rolului funcţiei de achiziţii: achiziţiile reactive şi proactive. Asemănările şi deosebirile dintre achiziţiile reactive şi proactive.

Achizitiile reactice Achizitiile proactive Functia achizitiilor este un centru de

costuri Functia achizitiilor primeste parametrii

tehnici deja definiti(caiete de sarcini) Functia achizitiilor respinge materialele

defectuoase Functia achizitiilor este subordonata

finantelor sau productiei Achizitorii reactioneaza la conditiile

pietii Problemele tin de raspunderea

furnizorului Pretul este variabila-cheie Accentul se pune pe prezent Sistemele sunt independente de

furnizori Utilizatorii sau proiectantii specifica

parametrii tehnici Negocierile sunt de tipul „unii pierd-

ceilalti cistiga” Furnizorii in numar mare-securitate Stocuri in numar mare-securitate Informatia inseamna putere

Functia achizitiilor poate cra valoarea adaugata

Functia achizitiilor contribuie la definisrea parametrilor tehnici(a caietelor de sarcini)

Functia achizitiilor evita receptia de materiale defectuoase

Functia achizitiilor este una din principalele functii manageriale

Functia achizitiilor contribuie la crearea pietelor

Problemele tin de o raspundere comuna Costul total si valoarea sunt variabila-

cheie Accentul este de natura strategica Sistemele pot fi integrate cu cele ale

furnizorilor Achizitorii si furnizorii contribuie la

specificare parametrilor tehnici Negocierile sunt de tipul”ambele parti

cistiga” Furnizorii in numar mare-oportunitati

pierdute Stocuri in numar mare-risipa Informatia are valoare daca este

impartasita

5. Costul total de achiziţie. Factorii care îl influenţează.

Costul total de achizitie reprezinta totalul sumei efectiv platite pentru achizitionarea unor bunuri sau servicii in care sunt incluse si asa elemente ca:utilarea necesara,impozite,taxe,cheltuieli de trasnport,reparare.

Factorii care influenteaza costul total de achizitie sunt:pretul,specificarea parametrilor tehnici,cantitatea si programare in timp,continuitatea aprovizionarii,dezvoltarea produselor si standardizarea componentelor ,materialeleor sau serviciilor.

Pretul este cel mai vizibil dintre diverse costuri si chiar cea mai importanta componenta a costului total. Specificarea parametrilor tehnici(a Caietului de sarcini).Deoarece functia de achizitii joaca un rol specific in efortul de definire a unor parametri tehnici ,asta inseamna nu numai obtinerea unui produs atractiv,care sa poate fi vindut sau produs,dar si a unui produs care sa contina acele componenta care sa permina achizitionarea lui rentabila(servicii,materii prime).Aceste servicii sau materii prime desigur trebuie sa fie convenabile si pentru furnizori care le fabrica sau le livreaza.Functia achizitiilor trebuie sa informeze diverse parti implicate despre parametrii tehnici ai produselor si siguranta livrarilor.Cantitatea si programarea in timp.Costul toal al materialelor este afectat si de nivelul stocurilor.Un element important care afecteaza costurile materialelor este programarea in timp.Se are in vedere ca livrarile materialelor necesare vor face astfel incit sa se respecte graficele de productie.O gestionare perfecta a livrarilor poate sa elimine stocurile.Continuitatea aprovizionarii are un impact direct asupra costurilordar pe linga faptul acesta,daca un obstacol in livrari afecteaza productia,atunci concurentii ar putea realiza vinzari mai mari.(de ex. Cind o firma nu vine pe piata pe o care o detine cu produsul sau ,concurentii il inlocuiesc cu a lor si acapareaza paiata).Dezvoltarea produselor.Achizitiile joaca un rol important in crearea si dezvoltarea produselor .Durata de viata a produselor s-a redus pe masura ce au inceput schimbarile pe piata.Mai multe produse sunt create in urma inovarilor de pe piata decit in urma dezvoltarilor din insasi compania in cauza.Cu cit mai degraba se afla despre inovari cu atit mai mare este probabilitate ca firma va avea profituri de avantajele aparute.

6. Calitatea – una din principalele variabile ale achiziţiilor. Noţiunea de „calitate totală”.

Calitatea este intregul set de trasaturi si caracteristici ale unui produs sau serviciu care servesc pentru satisfacerea anumitor cerinte.Asigurarea calitatii poate fi deosebita de control prin aceea ca ea include toate activitatile legate de atingerea unui nivel de calitate prin:probarea si testarea produselor,specificare parametrilor tehnici pentru a se asigura ca ei ofera ceea ce li se cere,motivare tuturor celor implicati,educarea si instruirea personalului.

Calitatea de performanta este calitatea definita de catre specialistul din achizitii,care specifica materialul necesar pentru comanda si comunica cerinta furnizorului intr-un mod clar.

Calitatea de conformitate ,in cadrul acestui tip de calitate furnizorul este obligat sa livreze marfa in conformitatae cu parametrii specificati in contract,acest lucru este verificat de inspectie.

Calitatea totala in lantul de aprovizionare inseamna ca furnizorul,clientii si personalul intreprinderii sunt implicati in determinarea calitatii.Furnizorii nu se evalueaza,nu se testeaza dar aceasta este inlocuita printr-un efort de grup care presupune eliminarea materialeleor defectuoase,se pune accent pe preintimpinare nu pe corectarea si depistare.Calitatea totala ca politica de intreprindere inseamna:”lucru in grup”,:implicare” si „proces”.

Parametrii de performanta-se comunica o descriere clara a scopului functiei,performantwi asteptate,iar furnizoru este liber si incurajat sa ofere un produs adaptat.Acest tip de parametri sunt mai avantajosi deoarece lasa libertatea furnizorului de a se afirma.

Parametrii de conformitate-organizatia cumparatoare stabileste clar parametrii pentru produs.Acest tip de parametri se utilizeaza atunci cind o piesa urmeaza sa fie asamblata intr-un anasamblu.

7. Principalele variabile ale achiziţiilor şi caracteristica acestora.

Principalele variabile ale achizitiilor sunt:calitate,cantitate,timpul si pretul.

Calitatea este intregul set de trasaturi si caracteristici ale unui produs sau serviciu care servesc pentru satisfacerea anumitor cerinte.Asigurarea calitatii poate fi deosebita de control prin aceea ca ea include toate activitatile legate de atingerea unui nivel de calitate prin:probarea si testarea produselor,specificare parametrilor tehnici pentru a se asigura ca ei ofera ceea ce li se cere,motivare tuturor celor implicati,educarea si instruirea personalului.Calitatea de performanta este calitatea definita de catre specialistul din achizitii,care specifica materialul necesar pentru comanda si comunica cerinta furnizorului intr-un mod clar.Calitatea de conformitate ,in cadrul acestui tip de calitate furnizorul este obligat sa livreze marfa in conformitatae cu parametrii specificati in contract,acest lucru este verificat de inspectie. Calitatea totala in lantul de aprovizionare inseamna ca furnizorul,clientii si personalul intreprinderii sunt implicati in determinarea calitatii.Furnizorii nu se evalueaza,nu se testeaza dar aceasta este inlocuita printr-un efort de grup care presupune eliminarea materialeleor defectuoase,se pune accent pe preintimpinare nu pe corectarea si depistare.Calitatea totala ca politica de intreprindere inseamna:”lucru in grup”,:implicare” si „proces”.Parametrii de performanta-se comunica o descriere clara a scopului functiei,performantwi asteptate,iar furnizoru este liber si incurajat sa ofere un produs adaptat.Acest tip de parametri sunt mai avantajosi deoarece lasa libertatea furnizorului de a se afirma.Parametrii de conformitate-organizatia cumparatoare stabileste clar parametrii pentru produs.Acest tip de parametri se utilizeaza atunci cind o piesa urmeaza sa fie asamblata intr-un anasamblu.Exista 5 metode pentru a evalua capacitatea furnizorului de a asigura calitatea produselor:performantele anterioare,reputatia,vizita,certificare de catre o terta parte,evaluarea mostrelor de produse.

Cantitatea livrata de catre furnizor nu coincide intotdeauna cu cantitatea mecesara pentru consum.O asemenea coincidenta ar aparaea doar in cazul unei achizitii unice si izolate,dar majoritatea achizitiilor primesc cereri de consum curente si repetititve,pentru care se foloseste o intreaga serie de politici de efectuare a comenzilor.Achizitiile facute in baza cererilor curente de consum sunt fie sticate,fie utilizare direct in exploatare sau productie.Una dintre componentele planificarii controlului stocurilor sau a productiei consta in a calcula ce cantitati sunt necesare si cind sunt necesare ,astfel incit sa se raspunda cererilor interne legate de stocuri sau productie.Activitatea de planificare si control al stocurilor poate fi definita ca totalitatea policilor prin care se determina ce articole sunt pastrate in stoc,ce cantitati din fiecare articol sunt stocate.Printre policile de efectuare a comenzilor folosite de functia de achizitii se numara:comenzile globale(reunesc in scopuri contractuale mai multe cereri de consum),comenzile de rezervare a unei capacitati de productie se folosesc in combinatie cu comenzile de declansare a fabricatiei( prin care se specifica ce component urmeaza sa se fabrice),contractele periodice(se specifica o cantitate totala estimata pentru perioada de referinta si pretul convenit),contracte periodice(se specifica o serie de data de livrare si de entitati),sisteme gata de cumparare(sunt utilizare de controlul stocurilor din sectorul comertului cu amanuntul),cantitatea de comanda economica.

Timpul.Asigurarea livrarilor la timpul potrivit reprezinta un obiectiv standart al functiei achizitiilor.Daca bunurile ajung cu intirziere,are loc pierderea vinzarilor,pierderea clientilor,sufera profitabilitatea intreprinderii,reputatia intreprinderii este afectata.Un determinat major in alegerea unui furnizor sau a unei marci de produs este costul timpului care reprezinta costurile suplimentare pe care trebuie sa le suporte un client in perioada in care asteapta o livrare .Pentru a obtine livrari la timp este necesar programarea in timp a cererilor de consum ,a se asigura ca furnizorii sunt informati ca livrarea la timp este un element important pentru intreprinderea-cumparator,a evalua performantele furnizorilor in termen de livrare.Desi exista

probleme legate de livrari de regula va fi necesara o accelerare a procesului.Necesitatea intreprinderii unor masuri de accelerare a livrarilor ar putea si diminuata daca se asigura ca utilizatorii nusi schimba prea des cererile de consum,exista un flux reciproc de informatii intre cumparator si vinzator,nu se admit masuri de accelerarea prea des ,caietele de sarcini sunt clare si nu sunt frecvent modificate.

Pretul.3 factori sunt luati in considerare in luare deciziilor legate de pret:concurenta,valoarea asa cum o percep clientii si costul de productie.Politica preturilor este afectata de teoria cererii si a oferetei.Aici intervine notiunea de pret de echilibru ,care inseamna ca exact cantitatea ceruta pe piata este si oferita.In majoritatea economiilor,procesul determinarii pretului de echilibru contribuie la luarea deciziilor privind bunurile care trebuie produse si care nu trebuie produse.Achizitorii obtin un anumit nivel de pret urmind urmatorii pasi:se pune la dispizitie o listar de preturi,preturile sunt estimate la cerere,pe baza unei liste care nu este pusa la dispizitiea clientilor,la cerere se fac estimari individuale pe baza unor crieteriii,de depun oferte de licitatie in plic sigilat.Preturile pot fi determinate si printr-un proces de negociere .

8. Etapele procesului de aprovizionare si fluxul de documente.

Etapele procesului de aprovizionare sunt urmatoarele:

1.Determinarea necesarului de materiale si servicii ce trebuie achizitionare pentru o anumita perioada de timp(caiet de sarcini sau referat de necesitate)

2.Se verifica daca datele sunt complete si se selecteaza potentialele surse de aprovizionare.(cererea de oferta)

3.Se trimit cereri de oferte catre furnizori(oferta)

4.Se analizeaza ofertele primite de la furnizori,se selecteaza cea mai potrivita oferta pentru materialele cerute in functie de pret,termen...

5.Se creeaza comanda de aprovizionare care sa contina date referitor la calitatea,cantitatea marfurilor,data livrarilor.(contract)

6.Receptia bunurilor este operatia prin care se inregistreaza marfa pe stoc:valoric si cantitativ.Crearea unei receptii presupune actualizarea stocurilor,crearea documentelor contabile,disponibilitatea marfurilor.(nota de receptie,factura)

7.Inregistrearea facturii furnizorului.La inregistrearea facturii se verifica eventualele diferente intre factura ,comanda si receptie.

Documente utilizate in procesul de aprovizionare:

1.Referat de necesitate este un document intern care include specificare necesarului pentru aprovizionare.

2.Cerea de oferta este o scrisoare prin care i se cere unuia sau mai multor furnizori sa-si ofere produsele in vedere cumpararii.

3.Oferta furnizorului este scrisoarea prin care un furnizor i-si ofera produsele unuia sau mai multor intreprinderi.

4.Contract este un acord incheiat ca urmare a intelegerii intervenite intre doua sau m.m. persoane.

5.Comanda de aprovizionare este un document prin care cumparatorul stabileste pentru furnizor cantitatea,calitatea marfurilor,data livrarii.

6.Nota de receptie este un document contabil prin care se reflecta stocurile actuale,disponibilitatea marfii.

7.Factura furnizorului este documentul prin care se verifica eventualele diferente intre factura,comanda si receptie.

9. Conceptul de „Lanţ de aprovizionare”.

Etapele procesului de aprovizionare sunt urmatoarele:

1.Determinarea necesarului de materiale si servicii ce trebuie achizitionare pentru o anumita perioada de timp(caiet de sarcini sau referat de necesitate)

2.Se verifica daca datele sunt complete si se selecteaza potentialele surse de aprovizionare.(cererea de oferta)

3.Se trimit cereri de oferte catre furnizori(oferta)

4.Se analizeaza ofertele primite de la furnizori,se selecteaza cea mai potrivita oferta pentru materialele cerute in functie de pret,termen...

5.Se creeaza comanda de aprovizionare care sa contina date referitor la calitatea,cantitatea marfurilor,data livrarilor.(contract)

6.Receptia bunurilor este operatia prin care se inregistreaza marfa pe stoc:valoric si cantitativ.Crearea unei receptii presupune actualizarea stocurilor,crearea documentelor contabile,disponibilitatea marfurilor.(nota de receptie,factura)

7.Inregistrearea facturii furnizorului.La inregistrearea facturii se verifica eventualele diferente intre factura ,comanda si receptie.

10 Alegerea furnizorilor. Criteriile de selectare ale acestora.

Furnizorii reprezinta acei agenti economici sau persoane fizice care livreaza nemijlocit marfa procurata sau produsa cumparatorului.

Alegerea furnizorului potrivit se face dupa citeva criterii:

1.Localizarea furnizorului.Furnizorii aflati mai aproape de intreprinderea achizitoare are urmatoarele avantaje:livreaza marfa in termn mai scurt,supirta cheltuieli de transport mai mici,ar putea mai usor coordona problemele legate de aprovizionare,pot beneficia de servicii mai convenabile.

2.Capacitatea de livrarea sau de productie a furnizorului.Achizitorii trebuie sa se incredinteze ca furnizorul este capabil sa livreze cantitatile necesare si sa posede capacitati suplimentare pentru o eventuala crestere a necesarului firmei achizitoare.

3.Relatiile de munca in colectivul furnizorului.Instabilitatea sau fenomenele negative cum ar fi greve,pot influenta negativ posibilitatea de livrare a produselor necesare.

4.Garantiile furnizorului.Furnizorul trebuie sa garanteze calitatea produselor oferite ,livrrea la timp,calitatea specificate.

5.Situatia financiara a furnizorului.Este necesar pentru a stabili relatiile durabile cu furnizorul ,in cazul problemelor financiare ar putea chiar avea probleme cu livrarea in curs e executare.

6.Reputatia generala a furnizorului este influentata de reusita activitatii desfasurate anterior.

7.Numarul de funrizori.cazul in care cumparatorul atribuie in totalmente achizitiile sale unui singur furnizor este asa numita metoda sursei unice.Luare unei astfel de decizii nu este intotdeauna potrivita .

11. Evaluarea furnizorilor. Caracteristicile unui furnizor bun.

Furnizorii reprezinta acei agenti economici sau persoane fizice care livreaza nemijlocit marfa procurata sau produsa cumparatorului.Din momentul stabilirii relatiilor cu furnizorul ,ei trebuie evaluati periodic,pentru a determina daca relatia de colaborare merita de a fi continuata.In evaluare pot fi folositi urmatorii indicatori:livrarea la timp,numarul de intirzieri,defecte de calitate,procentele de comenzi expediate/neexpediate,servicii tehnice,situatia financiara,costul livrarii.Evaluarea furnizorilor se realizeaza prin elaborarea unei scale pentru fiecare furnizor in functie de variantele de aprovizionare.Prima etapa este determinarea criteriilor de selectare a furnizorilor.A doua etapa este atribuirea de ponderi facute criteriu pentru a reflecta importanta lui relativa,a treia etapa este elaborarea unei scale gradate pentru compararea furnizorulor in functie de criteriile sale si ultima etapa este calcularea scorului total pentru fiecare furnizor si se alege cel care a acumulat scorul total.Un furnizor bun este acel furnizor care asigura cel mai bun raport calitate-pret,care livreaza marfurile la timp,fara defecte,fara intirziei.Este furnizorul care are un bogat asortiment de produse,in cadrul intreprinderii sale sunt stabilite relatii pasnice cu toti angajatii,angajatii sunt motivati sa-si faca munca,are o reputatie frumoasa din trecut privind meseria pe care o executa.

12. Criterii de clasificare ale furnizorilor, surse de informaţii utilizate pentru identificarea potenţialilor furnizorilor.

Furnizorii reprezinta acei agenti economici sau persoane fizice care livreaza nemijlocit marfa procurata sau produsa cumparatorului.Furnizorii pot fi clasificati dupa:

1.Principiul geografic:furnizori interni si furnizori externi

2.In functie de genul marfurilor livrate:f de materie prima,f de resurse energetice,f de utilaje si echipamente,f de servicii,f de componente si materiale auxiliare

3.In functie de faptul daca produsele sunt sau nu supuneunor taxe speciale:f supusi taxelor vamala,f nesupusi taxelor .

Pentru a identifica furnizorii se folosesc mai multe surse de informare:

1.Bazele de date interne ale intreprinderii(rapoarte de la participari la tirguri,rapoarte asupra vizitelor la furnizori,fisele furnizorilor,cataloage)

2.Bazele de data externe(agentii de informatii specializare,anuarele,dischete informatice,vamerele de comert,expozitii,tirguri,licitatii publice,presa,tv,reviste)

13. Decizia: unul sau mai mulţi furnizori. Avantaje şi dezavantaje.

In cazul cind exista posibilitatea de a face elegerea,pot fi gasite urgumente in favoarea ambelor variante,unul sau mai multi furnizori.

Avantajele mai multor furnizori :se evita plasarea furnizorului in pozitie de monopol,se fructifica avantajele posibilitatii generale de concurenta,se previn efectele unor instabilitati interne sau internationale ale unor conflicte de munca,sporesc posibilitatile de imbogatire a sortimentului,re reduc riscurile ,creste siguranta in cazul in care incendii,inundatii,defectari ale instalatiilor intrerup livrarile din prima sursa,se cistiga independenta intreprinderii.

Avantajele unui singur furnizor:se pot obtine reduceri la cumpararea datorita fidelitatii si colaborarii durabile,permite economii de cheltuieli de transport,programarea din timp este simpla.ar putea fi efectuata cumpararea fara pastrarea de stocuri,se simplifica ritmicitatea cumpararilor.

Considerente care trebuie evaluare in cazul unui sau mai multor furnizori:

Efectual asupra pretului,efectual asupra sigurantei aprovizionarii,efectul asupra motivarii furnizorului si efectusal asupra structurii pietii.

14. Aprovizionarea de la producător sau distribuitor? Avantaje şi dezavantaje.

Aprovizionarea de la distribuitor sau de la furnizor este o interbare pe care adesea cumparatorii si-o pun inainte de a achizitiona marfuri sau servicii.

Distribuitorul este un intermediar care,de regula,asambleaza,stocheaza si vinde un larg asortiment de marfuri catre utilizatori.Avantajele distribuitorului fata de producator:disponibilitatea imediata este principalul argument comercial in favoarea distribuitorului,amplasati deseori in apropierea clientului sau prin sisteme receptive,ei au o capacitate de reactie sporita,ceia ce este un factor concurential pentru majoritatea distribuitorilor,in multe cazuri distribuitorul ofera servicii suplimentare,cum ar fi finisarea pieselor,asamblare,cresterea costurilor de transport i-a determinat pe multi producatori sa-si reevalueze sistemele de distribuire fizica si sa constate ca ar fi mai favorabila o utilizare pe scara larga a distribuitorului,creste gradul de perfectionare a achizitiilor la nivelul utilizatorilor finali,ofera avantaje de a mentine stocuri de consumabile.Acesti distribuitori garanteaza disponibilitatea stocurilor necesare pentru a satisface cerintele diferitor cumparatori si le permite astfel acestora sa scape de necesitatea de a stoca aceste articolela propriile sedii.

15. Negocierea-una din principalele variabile cheie în dezvoltarea activităţii de achiziţii.

Negocierea reprezinta o forma de comunicare interumana in care 2 sau mai multe parti aflate in dezacord urmareasc sa ajunga la o intelegere comuna.A negocia inseamna a purta tratative in scopul de a ajunge la un acord comun.A negocia bine inseamna sa poti sa orientezi,sa influentezi si sa manipulezi partenerul.Orice forma de negociere implica o confruntare de vointe,sentimente si interese.Negociatorii de succes cunosc perfect domeniul in care negociaza,planifica cu succes,sunt buni ascultatori,pot face presiune acolo unde este nveoie,sunt buni observatori,se pot descurca intr-o confruntare,evita excesele,cunosc psihologia omului,pot gestiona timpul intr-un mod eficace.

Procesul de negociere se desfasoara in 3 etape:etape de anti-negociere,ettapa de negociere si etapa de post-negociere.

Etapa de anti-negociere include :analiza informatiilor(studierea ramurii si a pietii,insusirea legislatiei,se culeg informatii despre potentiala concurenta),fixarea obiectivelor(stabilirea obiectivelor proprii,concrete si precise ceea ce priveste volumul achizitiilor,nivelul de calitate,cantitate,pret),initierea contactelor(prin telefon,posta,net,ambasade,camere de comert,cele mai bune rezultate se obtin prin contactele directe,ieftine,accesibile ca de ex. tirguri,expozitii).

Etapa de negociere se desfasoara odata cu declararea oficiala a interesului,desfasurarea procesului de negociete are loc pri schimbul e informatii,numeroase discutii care duc la realizarea unui acord,Etapa de negociere include citeva faze:protocolul de deschidere,schimbul de informatii ,argumentarea convingerea si obiectiile,si acordul final.Negocierile pot avea loc in una sau mai multe sedinte,de obicei partenerii se intilnesc de 3 ori la intrunirea introductiva,de discutii si de acord.

Etapa de post-negociere presupune punerea in aplicare a acordurilor incheiate in contract.Nici o negociere nu poate fi considerata completa pina cind nu se pune in practica ceea ce sa convenit,se urmareste derularea contractului si transferarea banilor,se urmareste sosirea marfii.

16. Strategii, tactici şi tehnici de negociere.

Strategia de negociere este un plan elaborat pentru atingerea obiectivelor.Punerea in actiune a unei strategii se face prin tactici.Strategiile trebuie elaborate pe baza scopurilor viitoarelor negocieri.Cunoastem 4 tipuri de strategii:directe,indirecte,conflictuale si cooperative.

Strategiile directe trebuie folosite atunci cind suntem stapini pe situatie si siguri de rezultatele actiunilor noastre,ca urmare intram direct in subiect si lovim direct la tinta,sunt folosite atunci cind raportul de forte ne este net favorabil,iar puterea de negociere poate impune vointa celui mai tare printr-o batalie scurta si decisiva.

Strategiile indirecte se aplica atunci cind raportul de forte nu ne este net favorabil,folosim mijloace psihologice,pentru a limita libertatea de actiune a adversarului.Strategia indirecte este optim de a fi folosita atunci cind adversarul este mai puternic.A o folosi inseamna a lovi adversarul la cele mai slabe puncte.

Strategiile conflictuale(competitive)-sunt strategiile bazate pe forta,aplicabile in conditii de conflict deschis.In cadrul acestor tip de strategii se cauta sa se obtina avantaje.Sunt dure si tensionate,se bazeaza pe o disproportie de putere de negociere intre parti.Relatiile de afaceri stabilite prin acest tip de startegii sunt profitabile dar nu si de lunga durata.

Strategiile cooperative –sunt strategiile in cadrul careia se cauta sa se evite conflictul si recurgerea la mijloace agresive.Acest tip de strategie se realizeaza in scopul identificarii punctelor si intereselor comune,tocmai pentru a face posibile cit mai multe oportunitati.

In domeniul achizitiilor sunt prezente numeroase tehnici si tactici de negociere,citeva dintre ele sunt:tactica premeditata,tactica da dar,tactica erorilor deliberate,tactica ostaticul,tactica trintitul usii in nas,tactifa falsei oferte sau intoxicarea statistica.

17. Luarea deciziilor: „a fabrica sau a cumpăra ” la diferite niveluri şi caracteristica lor.

Deciziile a fabrica sau a cumpara pot si luate la diferite niveluri:operational,intermediar si strategic.

Deciziile la nivel operational,Deciziile de a se aproviziona dintr-o sursa interna sau resurse existente sunt deciziile la n. Operationa.Aceste decizii nu implica nici o schimbare in policile intreprinderii si sunt luate pe baza unor informatii concrete la nivel departamentsal.Prin deciziile la n operational aprovizionarea din surse interne poate avea loc doar daca produsul poate fi fabricat cu utilajul disponibil si capacitati existente.Aprovizionarea din resurse externe este exclusa pt produsele care pot fi fabricate respectind criteriile de economicitate si prin utilizarea capatcitatilor de productie.

Deciziile la nivel intermediar .La acest nivel se iau decizile tactice.Presupune analiza posibilitatilor de a cumpara echipament,a angaja personal sau alte resurse suplimentare,dar nu se modifica esential baza de active pentru producere produsului dat in cadrul intreprinderii.

Deciziile la nivel strategic.deciziile strategice se iau la nivel strategic de catre managerii de virf sau de catre membrii consiliului de administratie si sunt legate de subiecte precum achizitionarea de intreprinderi cu scopul de a avea un furnizor intern.Tot la acest nivel se iau decizii privind procurarea de utilaje majore cu scopul respectiv de a fabrica articolele necesare.

18. Criteriile pentru luarea deciziilor de „a fabrica sau a cumpăra” şi caracteristica lor.

In cadrul domeniul achizitiilor exista citeva criterii pentru luare deciziilor de a fabri sau de acumpara.

Criterii pt luarea deciziilor de a fabrica:este mai ieftin sa produci in interiorul companiei decit sa cumperi in exterior,neincrederea in furnizori in privinta timpului de livrare calitatea produsului,controlul calitatii este mai bun,exista un exces de forta de munca si productia proprie contribuie la costuri fixe,piesa respectiva este strategica pentru companie si care este preocupata de nedivulgarea tehnologiilor in exterior,cumpararea ar duce la concedieri in interiorul intreprinderii,exista suspiciuni despre intelegeri intre furnizori privind pretul specificatiile,cumpararea produsului ar implica eliminarea personalului specializat.

Criterii pentru luarea deciziilor de a cumpara:costul total este mai mic la cumparare decit la producere,exista o mare incredere in furnizori,nu este posibila productia din cauza ca este protejat produsul de catre patent,forta de munca si utilajele sunt insuficiente pt productie,productia ar necesita capacitati aditionale forta de munca,materia prima necesara fabricarii nu este usor disponibila,cumpararea imbunatateste starea financiara a companiei,permitind sa initieze alte strategii.

19. Deciziile „a cumpăra sau a presta” – subcontractarea serviciilor.

Subcontractarea presupune asumarea efectuarii unei lucrari sau serviciu prin organizarea mijloacelor necesare si cu gestionarea propriului risc in schimbul unui corespondent in bani de catre o intreprindere pentru alta intreprindere.Toate tipurile de organizatii subcontracteaza

anumite aspecte ale activitatii lor.In subcontractare se cumpara servicii,timp,cunostinte de specialitate,capacitatea de productie.

In cazul subcontractarii exista 3 subiecti:intreprinderea beneficiare,intreprinderea contractanta si intreprinderea subcontractanta.

Subcontractantul pentru a efectua lucrarea trebuie sa organizeze mijloacele necesare si sa isi asume riscul,beneficiind de un regim care ii permite sa fie platit direct de catre intreprinderea-client.

Contractul de subcontractarea este contractul in baza caruia o parte isi asuma,prin organizarea mijloacelor necesare si cu gestiunea propriunului risc,efectuarea unei lucrari in schimbul unei sume de bani.

Tipuri de subcontractari:

1.In subcontractarea interna, serviciile oferite tin de activitatile principale ale intreprinderii:paza,curatenie,intretinere.

2.Subcontractarea externa corespunde unei externalizari in care o parte din activitatea intreprinderii este incredintata spre exterior pentru a face fata unei cresteri a cererii.

3.Subcontractarea de capacitate-o intreprindere incredinteaza comenzile unui subcontractant,desi este capabila sa efectueze operatiunea,ea este supraaglomerata si are nevoie de capacitati suplimentare de la alta sursa.

4.Subcontractarea de specialitate-in cadrul acestui tip de subcontractari beneficiarul obtine bunuri sau servicii pe care nu le produce ea sau nu este in stare sa le produca.

In dependenta de ultimele doua tipuri de subcontractari exista si 3 tipuri de contracte de subcontractare:

1.Contract de subcontractarea cu referire asupra produsului,in cadrul careia subcontractantul fabrica doar o componenta apartinind unui produs sau unui ansamblu de produse vindute beneficiarului.

2.Contract de subcontractare cu referire asupra echipamentului-subcontractantul fabrica unul sau mai multe elemente ale echipamentului de productie al beneficiarului.

3.Contract de subcontractare cu referire la servicul –in acest caz subcontractantul furnizeaza servicii cu referire la contabilitate,cercetare).

20. Sisteme de organizare a compartimentelor de aprovizionare.

Derularea normala a procesului de aprovizionare depinde de organizarea in cadrul intreprinderii a unui compartiment de specialitate sub forma de departament,servicii,birouri in functie de volumul si profilul de activitate,forma de organizare si marimea firmei.Experienta practica si TE ne ofera mai multe sisteme de organizare a aprovizionarii in cadrul firmei.

Sistemele de organizare a compartimentelor de aprovizionare sunt includ 4 mari sisteme:

1)Sistemul functional include sectorul de programare,sectorul materiale si sectorul depozite.

Sectorul de programare se ocupa de intocmirea propriu-ziua a programului de aprovizionare,de stabilirea graficelor de alimentare a sectiilor,locurilor de munca cu resurse materiale si organizeaza evidenta aprovizionarii.

Sectorul de materiale are ca scop activitatea operativa de aprovizionare propriu –ziua a sectiilor-locurile de munca,tinind cont de graficele date,de sectorul de programare si se organizeaza in functie de nomenclatorul de materiale.

Sectorul depozite asigura receptia loturilor de materiale sosite in forma beneficiara,depozitarea si pastrarea integritatii proprietatilor resurselor in functie de natura si conditiile specifice de pastrare ,evidenta si securitatea lor,pregatirea si eliberarea in consum sau pe destinatiile de utilizare a acestora.

In toate sectoarele compartimentului de aprovizionare exista relatii de colaborare.Conducerea si controlul se asigura la seful de compartiment.

2)Sistemul de organizare pe grupe de materiale include sectorul aprovizionare-depozitare materiale chimice,sectorul aprovizionare-depozitare materiale textile si sectorul aprovizionare-depozitare materiale neferoade.

In cadrul acestui sistem se constituie sectoare de aprovizionare-depozitare,fiecare raspunzind de asigurarea structurii materiale pentru care se formeaza de la fundamentarea necesitatilor,contractarea resurselor si pina la aducerea,gestionarea si controlul utilizarii acestora,precum si asigurarea depozitarii materialelor.Drept avantaj al acestui sistem poate fi mentionat simplificarea si specializarea activitaii lucratorilor,ca urmare a numarului redus de materiale si implicit de furnizori pe o grupa.

Ca dezavantaj se precinta faptul ca in cazul unui numar mare de subdiviziuni consumatoare pot apare conditii care sa conduca la necorelarea aprovizionarii cu productia,la complicarea procesului de urmarire-control a modului de utilizare a resurselor materiale in consum.

3)Sistemul de organizare in functie de destinatia de consum include:sectorul de aprovizionare-depozitare pentru sectia A,sectorul de aprovizionare-depozitare pentru sectia B,sectorul de aprovizionare-depozitare pentru alte sectii.

In acest caz ,se constituie sectoare de aprovizionare-depozitare,in functie de beneficiarul materialelor,adica de sectiile consumatoare.

Avantajul acestui sistem se prezinta in asigurarea cunoasterii detaliate la nivelul fiecarei grupe,a necesitatilor de resurse materiale specifice sectiei pe care o alimenteaza,creeaza conditii pentru un control permanent si eficient a destinatiei de consum a materialelor.

Dezavantajul consta in aceea ,ca deseori.nomenclatorul de materiale pentru o sectie este foarte larg si numarul de furnizori de asemenea este mare,din care cauza creste gradul de complexitate in coordonarea ,desfasurarea operativa si urmarirea eficienta a procesului de aprovizionare la nivelul grupei constituite.

4)Sistemul mixt de organizare a aprovizionarii cuprinde sectorul aprovizionare-depozitare materiale auxiliare,sectorul de aprovizionare-depozitare pentru sectia A,sectprul de aprovizionare –depozitare pentru sectia B.

Sistemul mixt de organizare a aprovizionarii presupune ca pentru unele resurse materiale,special pentru materialele auxiliare,sa se constituie sectoare speciale de aprovizionare-depozitare conform grupelor respective de materiale,iar la alte materiale,mai ales la cele de baza,sa se organizeze sectoare care sa se ocupe cu aprovizionarea si depozitarea pentru fiecare sectie in parte.Sistemul asigura imbinarea avantajelor varinatelor mentrionate si eliminarea in mare masura a dezavantajelor care le sunt specifice.

Fiecare din cele 4 departamente din cadrul compartimentului de aprovizionare trebuie sa aiba functiile sale specifice.

Departamentul de planificare si control trebuie sa se ocupe de previzionarea necesarului de materiale,materii prime,controleaza stocurilor,intocmeste diferite dari de seama privind contractele de aprovizionare.

Departamentul de procurare,la rindul sau,trebuie sa asigure cautarea surselor de acoperire a necesitatilor unitatii economuce cu resurse,contracteaza si aleg cei mai convenabili furnizori.

Departamentul receptie primeste si depoziteaza materialele intrate la intreprindere,duce evidenta lor si le pregateste pentru consumul intern.

Departament de transport trebuie sa organizeze si sa asigure transportarea resurselor la unittea economica si in cadrul ei .Fiecare din aceste subdiviziuni mai poate avea si alte functii in dependenta de specializarea intrenprinderii.

21. Sarcinile compartimentului de aprovizionare.

Organizarea activitatii de aprovizionare reprezinta procesul de formare a structurii compartimentului specializat,care ofera posibilitatea personalului sa lucreze eficient si trebuie efectuata reiesind din sarcinile ce stau in fata acestui compartiment din cadrul unitatii economice.

Sarcinile compartimentului de aprovizionare sunt urmatoarele:

-culegerea,prelcrarea si analiza informatiilor privind necesarul de aprovizionat,;iind in consideratie preturile pe piata la materiile prime si materialele necesare,numarul furnizorilor

-determinarea pe perioade a necesaruloui de materii prime si materiale ,echipamente,energie si combustibil in baza normelor de consum pentru indeplinirea programei de productie

-colaborarea cu celelalte compartimente ale unitatii economice ce sunt amtrenate in activitatea de aprovizionare

-cautarea surselor de acoperire a necesitatilor din contul surselor interne

-studierea posibilitatilor si oportunitatii stabilirii relatiilor de lunga durata cu furnizorii

-pregatirea incheierii contractelor cu furnizorii

-participarea la stabilirea politicii de aprovizionare a unitatii economice

-procurarea,depozitarea si ducerea evidentei materiilor prime si materialelor

-asigurarea transportarii resurselor materiale in conformitate cu termenii stabiliti in contract.

-organizarea controlului cantitativ a resurselor materiale livrate unitatii economice,asigurarea depozitarilor corespunzatoare pregatirii si eliberarii pentru necesitatile de productie

-urmarirea aprivizionarii si efectuarea masurilor corective,cind este necesar.

22. Stabilirea locului compartimentului de aprovizionare în cadrul structurii organizatorice.

Stabilirea locului compartimentului de aprovizionare in cadrul structurii organizatorice trebuia sa se faca in functie de natura activitatii productive a intreprinderii,si anume:

-cind costul resurselor materiale are o pondere ridicata in costul productiei finite,iar unitatea economica este mare,compartimentul de aprovizionare se organizeaza distinct si se plaseaza in subordinea conducatorului organizatiei.

-cind aprovizionarea este relativ simpla,constanta si preturile stabile,iar intreprinderea este de dimensiune mijlocie,compartimentul de profil se poate plasa in subordinea directorului productiei.

-cind aprovizionarea este relativ simpla ,iar resursele materiale se revind dupa o prelucrare redusa si fara costuri mari,compartimentul specializat se poate plasa in cadrul sectiei de vinzari.

23. Personalul specific compartimentului de aprovizionare.

Dupa alegerea sistemului de organizare se trece la repartizarea pe posturi si functii a atributiilor si responsabilitatilor specifice astfel incit sa se realizeze incarcarea rationala a fiecarui post.Se urmareste ca volumul de munca,sa asigure ,in conditii de intenditate normala,folosirea integrala a timpului de lucru al fiecaruia dintre angajati.Structura de personal specifica compoartimentului de aprovizionare poate cuprinde,in functie de sistemul de organizare ales,urmatoarele pozitii:

Seful de compartiment(sef birou,sef serviciu,sef-dorector departamental)are rolul de a coordona activitatea subdiviziunii in concordanta cu obiectivul managamentului aprovizionarii,asigurind

in acelasi timp,antrenarea corespunzatoare a personalului.Acestia trebuia sa dispuna de capacitate organizatorica,cunostinte si aptitudini necesare unui manager de nivel mediu ssau de virf.

Agentii de aprovizionare(achizitorii,procuristi) au rolul de a asigura transferul resurselor materiale de la furnizori.Se regasesc la nivelul grupelor de aprovizionare operativa,a nucleelor de aprovizionare-depozitare,a departamentelor de procurare.Acesti au un rol important in depistarea celor mai rentabile surse de furnizare si cumpararea resurselor materiale in cele mai avantajoase conditii.

Analistii de aprovizionare au rolul principal de a asigura realizarea functiei previzionale si de comntrol a managementului aprovizionarii,scop in care au atributii,competente si responsabilitati precizate pentru realizarea activitatilor specifice legate de acestea.Se pot regasi la nivelul grupei sau departamentului de planificare-contractare,in special in cadrul firmelor mari,la care se manifesta deja faza de integrare a aprovizionarii si la care complexitate activitatii implica in mod necesar crearea posturilor de analisti.

Expertii de dispecerii in transporturi apar la nivelul compartimentului de aprovizionare numai in cadrul firmelor mari si foarte mari,acestia au ca principalele atributii asigurarea miscarii materialelor in afara si in interiorul unitatii,asigurarea necesarului de mijloace de transport,a conditiilor de realizare operativa a operatiunilor de incarcare,descarcare,manipulare a resurselor materiale,precum si stabilirea celor mai adecvate modalitati de realizare a actiunilor mentionate anterior.

24. Sistemul de relaţii (interne şi externe) a compartimentului de aprovizionare.

Compartimentul de aprovizionare trebuie sa stabileasca relatii interne cit si externe.

Relatii interne cu:

- compartimentul de planificare,dezvoltare si programare a productiei.

-compartimentul de desfacere

-compartimentul de investitii

-compartimentul de asigurare a calitatii

-compartimentul financiar-contabil

-compartimentul de transport

-sectiile cunsumatoare

-centrul de calcul

Relatii externe cu:

-furnizori interni sau externi

-unitatile specializate de cercetare a pietei de furnizare

-unitatile specializate in importurile de resurse

-bursele de marfuri

-unitatile organizatoare de tirguri si expozitii

-unitatile de tramnsport

-institutiile financiar-bancare

-unitati specializate in recuperare si comercializarea resurselor refolosibile