PROCES VERBAL

SEDINȚĂ DE SECRETARI GENERALI

15.11.2015

ORDINEA DE ZI

1.Inregistrare BL

2.Contractele de Voluntariat

3.Cerfiticate de Voluntariat

4.Baza de Date

5. Modificari de ROI&CD

6.Training-ul pe ROI

7.Relația BL cu CL

INREGISTRAREA BIROULUI LOCAL

Lili: A depus actele la Judecatorie, cam in 2 sapt

Delia: sunt Inregistrati

Mihai: Inca nu ne-am inregitrat

Monica: speram saptamana viitoare sa depunem actele

Susana: 18 octombrie s-au inregistrat

Andrei: De la finalul lu septembrie s-au inregistrat

Ionut: Din Iunie s-au inregistrat,

Adelin: s-au iregistrat inainte de IDER cu cateva zile

Diana: A depus actele, cam in 2 saptamani

2.CONTRACTELE DE VOLUNTARIAT

Lili: ar vrea sa semneze toti membri –doar cei activi

-recruti dupa ce devin membri activi

Delia: imediat dupa ce intra in ELSA

Mihai: Asteapta inregistrare Biroului Local

Monica: Asteapta inregistrarea Biroului Local

Susana: Se semnează după ce se intră în asociație

Andrei: Se semneaza dupa SLMi, Training pe ROI&CD

Ionut: au semnat cei vechi si asteapta ca cei care au intrat in

Adelin: inca nu s-au semnat contractele de voluntariat, si de saptamana viitoare vor semna si contractele dupa sedinta de CL

Diana: se semneaza cu toti care au intrat in toamna, in sedinta de CL , inainte de ICN

3.CERTIFICATE DE VOLUNTARIAT

-date de indentificare ELSA

-date de indentificare a persoanei care a activat

-Datele VP depatamentului la care au activat

-anexeaza fisa membrului

S-au completat cerficate de Volunatiat sau fisa Voluntarului:

Lili: Nu a completat fisa Voluntarului dar a mai completat adeverinte

Mihai: Inca nu a completat fisa Voluntarului, Adeverinta : Date personale si activitatea pe care a

Delia: S-a eliberat un singur Certificat , trebuie sa elibereze 3 certificate pna la sfarsitul lu noiembrie

Monica: Inca nu am eliberat nici un Certificat , asteapta pana la Inregistrarea Biroului Local

Susana: Inca nu a eliberat nici un Certificat

Andrei: Inca nu a eliberat inca adeverinte, dar in maxim 2-3 saptamanila

Diana: Adeverinta se dau de obicei la sfarsitul anului

Se discuta despre obligativitatea participarii membrilor la evenimente

-parerile sunt impartite despre cum ar trebui sa se tina evidenta si prezenta la evenimente

-Mihai propune un hyperlink pentru CV ELSA a fiecarui membru anexat la Baza de Date

BAZA DE DATE:

Lili: a actualizat in Excel , nu are inca baza de date a seniorilor, asteapta sedintele de CL

Mihai: a actualizat-o inca de la inceputul anului, a modificat statulul membrilor, inca nu a actualizat baza de date a seniorilor, o are in excel

Monica : Baza de Date este în Excel, a fost actualizată și inainte de intrarea recruților dar și la 1 Noiembrie, dupa ce au intrat recrutii. Baza de date a seniorilor este separata si va fi gata pana la 1 Decembrie.

Delia: este in excel, a actualizat-o, baza de date a seniorilor o sa fie gata pana in decembrie

Susana: a facut baza de date

Andrei: a actualizat baza de date , dar inca nu e gata cea a seniorilor

Ionut: este in excel, lucreaza la o noua baza de date

Adelin: a terminat baza de date , iar legat de seniori( fac o cerere pentru a deveni senior)

5.MODIFICARIDE ROI&CD

Diana: As vrea sa schimb ROI-ul in mare parte pentru ca multe chestii sunt inutile. Voiam sa va intreb sip e voi daca ati facut sau intentionati sa faceti modificari sau daca voi considerati ca vreti sa schimbati.

Denisa : Cum o sa lucrati in BL ?

Lili: vrea sa modifice

Mihai: Noi inca nu am modificat ROI-ul intrucat nu am facut inca un research asupra lui, dar se pare ca practica noastra nu se pupa cu practica celor de anul trecut pe MKT, in special pe partea

din content. Ne gandeam daca sa il modificam la loc sau nu, dar este doar la nivel de discutie informala. In rest totul e ok.

Delia: o sa le prezint colegilor mei inainte de CL ce modificari avem, desi nu cred ca o sa avem foarte multe. Noi am modificat substantial si statutul si ROI ul anul trecut. Am facut un grup de lucru atunci pt care s-a aplicat (Iulia Somlea, Sas si un senior). S-a votat articol cu articol si s-a modificat, deci pana acum functioneaza perfect.

Susana: A discutat in BL modificarile de ROI, o sa le voteze la urmatoarea sedinta de CL, insa pan acum nu a avut cvorum

Monica: Am discutat in BL și s-a decis să facem modificari de ROI dupa ICN de la Slanic-Moldova, ca să vedem ș ice modificări vin de pe Național.

Andrei: A modificat deja ROI, de la asezare in pagina, exprimare, prevederile legate de parioade/actiuni in conformitate cu ROI Romania

Ionut: Asteapta dupa ICN sa modifice la nivel loc ROI-ul

Adelin: Astazi, in sedinta de BIrou Local vor pune in discutie modificarile de ROI

Diana: considera ca e prea devreme pentru modificari de ROI. « Eu am facut o mare parte din modificari[…] O sa il postez inainte de CL cu o saptamana ca sa il vada si sa trimita amendamente. Propunerea mea este sa se voteze pe capitole daca nu sunt amendamente. 

Seniori care doresc sa se implice pentru modificari de ROI ELSA Romania.

5.TRAINING-ul pe ROI

Lili: s-a realizat in cadrul SLMI , cu interactiunea membrilor

Mihai: face training-ul sub forma de concurs

Delia: a facut joculete, le-a prezentat ROI-ul si un mic test si pe care il va verifica sic el mai bun castiga un premiu

Monica: A fost făcut la SLMI. L-a avut invitat pe Gabi Badea pentru a-l susține împreună. Au existat joculețe și recruții au fost foarte interactivi. A avut loc și un al doilea training pe ROI&CD pentru cei care nu au putut ajunge la SLMI

Susana: a tinut training-ul pe ROI la SLMI, cu dulcuri, si o sa mai fie inca un training inainte sau dupa ICN dar in cadrul unui CL

Andrei: l-a prezentat in powerpoint la SLMI, interactive, joculețe.

Ionut: a avut loc la SLMI

Adelin: Training-ul va fi peste 2 saptamani, cu joculete si intrebari legate de prezentare si premii in bautura si prajitura facuta de el ( negresa cu bezea)

Diana: a fost la SLMI un training unde din pacate nu am putut ajunge dar l-am instruit Dragos Popescu. Au fost ceva joculete si la final premii (synergy). Incepe prin prezentarea ELSA, BI, BN, BL, evenimente international si nationale si apoi minimul de ROI si ce anume ii intereseaza pe ei. peste o saptamana e al 2lea training si am terminat pe semestru alta

Ionut: Exista vreo cerere pentru ca un Grup Local sa ceara statutul de membru active

Denisa: La cate ICN-uri ati fost prezenti?

Ionut: La Busteni, la Mamaia

Denisa: de a pune pe Ordinea de Zi la sedinta de plenara , de inchidere pentru ca ELSA Suceava statul de active si sa se ia in considerare ICN de la Mamaia si de Slanic-Moldova

Care ICN-uri sa se ia in considerare pentru ca ELSA Suceava sa primeasca statutul de membru active?

7.Relatia Biroului local cu Consiliu Local

Lili: sedintele de CL se tin lunar si sedintele de BL sunt saptamanale, relatiile sunt foarte stranse si nu exista probleme.

Mihai: sedintele de CL o data pe luna si sedintele de BL odata pe saptamana. Considera ca CL-ul chiar iubeste Bl-ul . Sunt prezenti la toate evenimentele si la toate petrecerile.

Delia: “Noi tinem sedintele de CL in fiecare luna, iar cele de BL in fiecare saptamana, maxim la 10 zile. Relatia noastra cu membrii Consiliului este una buna si chiar daca avem hateri ii gestionam. Relatia in Birou este una buna, ne cunoasteam toti de dinainte sa intram in functie si ne intelegem.

Susana: sedintele de Bl sunt saptamanale si sunt cazuri cand sunt si de mai multe ori pe saptamana, sedintele de CL sunt lunare , si relatia dintre BL si CL este destul de buna

Monica: O relație foarte strânsă intre membrii de Birou Local. Sedințele de BL se țin săptămânal, iar ședințele de CL se țin lunar. Legat de relația dintre BL și CL eu consider că este o relație bună , cu multe ieșiri .

Andrei: probleme din BL se discuta atunci pe moment, nu exista momentan nici un fel de problema si e bucuros ca pe fiecare deprtament oamenii sunt implicate. A facut pana acum 2 sedinte de CL de pana acum.

Ionut: A avut 2 sedinte de CL. Primul a fost pentru semnarea contractelor de voluntariat sic el de-al doilea a fost dupa SLMI pentru a introduce noi recruit. Sedintele de BL nu sunt

Adelin: sedintele de CL se tin lunar iar cele de BL sunt aproximativ saptamanale. Legat de relatia dintre BL si Cl este destul de ok insa sunt si persoane care

Diana: Exista o relatie normal dar exista si hateri dar majoritatea sunt dedicati ELSA si sunt multe prietenii.Sedintele de BL se tin duminica seara, asa s-a votat. Exist amici divergente dar spera sa le rezolve dar in principiu totul e ok.