procedura pgq 6.2 resurse umane

PROCEDURĂ MANAGEMENTULUI CALITĂŢII PGQ 6.2

RESURSE UMANEPAGINA1 / 15

REVIZIA 0

CUPRINS

1. SCOPUL......................................................................................................................................... 2

2. DOMENIUL DE APLICARE............................................................................................................3

3. MODALITĂŢI OPERAŢIONALE.....................................................................................................4

4. AUTORITATE ŞI RESPONSABILITATE......................................................................................11

5. REFERINŢE.................................................................................................................................. 14

6. DISTRIBUIREA............................................................................................................................. 15

ETAPA REDACTARE VERIFICARE APROBARE

CENTRUL DE RESPONSABILITATE - CDR PER QUA DIG

DATA

SEMNĂTURA

PROCEDURĂ DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PGQ 6.2

RESURSE UMANE PAGINA2 / 15

1. SCOPUL

A asigura că tot personalul primeşte instruirea necesară pentru nivelul de calificare corespunzător activităţii sale.



2. DOMENIUL DE APLICARE

Procedura PGQ 6.2 – RESURSE UMANE se aplică la tot personalul, care efectuează activităţi ce influenţează calitatea.

Aceste activităţi vizează atât aspectele operative, cât şi cele ce se referă la Sistemul de Management al calităţii.



3. MODALITĂŢI OPERAŢIONALE

Întreprinderea efectuează instruirea personalului, evaluarea competenţelor şi asigură, implementând continuu prezenta procedură, o calitate a performanţelor cel puţin conformă cu cerinţele ISO 9001.

3.1 DEFINIREA ACTIVITĂŢILOR, CE INFLUENŢEAZĂ CALITATEA

Activităţile, ce influenţează calitatea sînt definite în modul următor:

TEHNICEsînt activităţile “critice” efectuate în cadrul întreprinderii şi se referă la producere, controlul calităţii, mentenanţa, transportare, depozitare, aprovizionare în scopuri productive. CDR care definesc şi evaluează “criticitatea” activităţii sunt DST şi QUA.

COMERCIALEsînt activităţile ”critice” efectuate în cadrul Direcţiei comerciale (DCO), care are responsabilitatea de a le identifica şi a le controla adecvat, în special ceea ce priveşte raporturile cu clienţii, analiza contractului, comenzilor şi ofertelor, controlul satisfacerii clientului.

ECONOMICO-FINANCIAREsînt activităţile ”critice” efectuate în cadrul Direcţiei Economico-Financiare (DAF); în particular se referă la facturile emise şi primite, la contabilitatea clienţilor şi a furnizorilor.

ORGANIZATORICE ŞI DE GESTIUNE



sînt activităţile ”critice” efectuate în interiorul tuturor CDR-urilor întreprinderii şi se referă la activităţile ce influenţează calitatea, atât la dezvoltarea structurii organizorice şi a procedurilor întreprinderii, cât şi la implementarea tehnicilor de gestiune.

METODOLOGICE ALE SISTEMULUI CALITĂŢII

sînt activităţile ”critice” efectuate de către QUA şi DST, care se referă la îmbunătăţirea implementării metodologiei de gestiune a sistemului de management al calităţii.

CALIFICARE ŞI CERTIFICARE A LOCURILOR DE MUNCĂ SPECIFICE

sînt activităţile ”critice”, pentru care e necesar ca personalul să posede rechizite profesionale şi trebuie să fie calificaţi /certificaţi de organizaţiile abilitate; aceste activităţi se referă în particular la DST.

SCHIMBAREA MISIUNILOR ŞI A COMPETENŢELOR

sînt activităţile de calificare /recalificare care trebuie să fie efectuate când un angajat îşi schimbă locul de muncă. Aceste activităţi se referă la toate CDR-urile întreprinderii.

3.2 PROCEDURA PENTRU DEFINIREA ŞI ÎNREGISTRAREA COMPETENŢELOR

Întreprinderea evaluează competenţele întregului personal care influenţează Sistemul de Management al Calităţii.

Competenţele sunt definite în modul următor:

- Cunoştinţe specifice referitor la activităţile ce le efectuează

- Capacitatea de a aplica corect cunoştinţele

- Comportament corect cu colegii, superiorii şi cu personalul de grad mai inferior



PER, colaborând cu CDR-urile din întreprindere, are responsabilitatea identificării personalului care efectuează activităţi ce influenţează Sistemul de management al calităţii şi evaluării competenţei lor.

Pentru a efectua această activitate este utilizată Fişa Evaluarea competenţelor angajaţilor EVA 6.2.1.

În special, responsabilii CDR-urilor evaluează gradul de cunoaştere şi capacitatea colaboratorilor, iar PER evaluează comportamentul lor.

DIG are responsabilitatea de a evalua cunoştinţele şi capacităţile şefilor de Direcţii şi ale unor CDR-uri din întreprindere.

DIG, colaborând cu PER, evaluează comportamentul şefilor de Direcţii şi al unor CDR-uri din întreprindere, responsabilitatea pentru această activitate rămânând, totuşi, la DIG.

Pentru a efectua această activitate este utilizată Fişa Evaluarea competenţelor responsabililor CDR-urilor EVA 6.2.2.

Metodele de evaluare se bazează pe experienţa evaluatorilor şi pe omogenitatea proceselor de evaluare. În caz de necesitate PER acordă ajutor tuturor evaluatorilor.

Pentru a completa Fişele EVA 6.2.1 şi EVA 6.2.2 evaluatorii utilizează pentru fiecare variabilă ce trebuie evaluată – cunoştinţe, capacităţi, comportament – o scară de la 1 la 100.

PUNCTAJUL obţinut de fiecare persoană evaluată este determinat de evaluator prin raportarea PUNCTAJULUI OBŢINUT la PUNCTAJUL MAXIM (300 puncte).

Evaluarea competenţelor este efectuată cel puţin o dată în trei ani, rezultatul fiind înregistrat în Fişele EVA 6.2.1 şi EVA 6.2.2

DIG stabileşte CDR-urile ce vor fi evaluate de către el şi păstrează rezultatele într-un document cu acces limitat, în oficiul său.



3.3 INSTRUIRE

3.3.1 Procedura de identificare şi definire a necesităţilor de instruire

Analizând datele privind evaluarea personalului DIG, PER, responsabilii CDR-urilor identifică punctele slabe ale personalului întreprinderii în ceea ce priveşte: cunoştinţele, capacităţile, comportamentul.

Pentru fiecare CDR PER completează cel puţin o dată în an Fişa INI 6.2.1 unde sunt prezentate activităţile critice şi angajaţii ce trebuie instruiţi.

Fişa INI 6.2.1 este semată de către DIG, PER şi responsabilul CDR-ului respectiv.

3.3.2 Programele de instruire şi evaluarea rezultatelor

Programele de instruire se referă la asimilarea cunoştinţelor de către lucrători în activităţile operaţionale, gestionarea curentă şi implementarea /îmbunătăţirea Sistemului Managementului Calităţii.

Cel puţin o dată în an PER trebuie să elaboreze Programele de instruire PDI 6.2.1 pentru CDR-uri conform exigenţelor de instruire prezentate în Fişa Identificarea necesităţilor de instruire INI 6.2.1. Programele de Instruire trebuie să fie completate de PER şi aprobate de DIG.

Evaluarea cunoştinţelor teoretice căpătate pe parcursul instruirii este efectuată de către Instructor în baza Fişei Criterii de evaluare CDE 6.2.1 şi este prezentată în Fişa EVI 6.2.1.

Evaluarea eficacităţii instruirii (rezultatelor practice) este efectuată de către Responsabilii CDR-urilor corespunzătoare, care verifică în ce măsură persoanele instruite aplică în practică cunoştinţele primite. După 6 luni din momentul instruirii, responsabilii CDR-urilor completează Fişa EVI 6.2.1, în baza Fişei CDE 6.2.1 pe care o transmit către PER.

Punctajului final este calculat de către PER şi înregistrat în Fişa EVI 6.2.1.



Nivelul de acceptare este prezentat în Fişa PDI 6.2.1. În caz că punctajul obţinut este mai jos decât nivelul respectiv, rezultatul se consideră inacceptabil. În acest caz responsabilul CDR-ului respectiv, împreună cu PER, trebuie să decidă acţiunile corective ce trebuie întreprinse, conform procedurii PGQ 8.5.2. ACŢIUNI CORECTIVE.

În cazul, când instruirea a fost făcută pentru a conferi muncitorului o categorie mai înaltă, se formează o comisie în cadrul întreprinderii, constituită din DST, DST/EG şi DST/MC. În urma examinării comisia decide asupra acordării sau nu a categoriei respective. Rezultatul deciziei este valabil doar dacă este confirmat prin semnătura DIG.

3.3.3 Înregistrarea efectuării Programelor de instruire

PER completează Fişa PDI 6.2.1 pe parcursul efectuării Programelor de instruire.

3.3.4 Înregistrarea instruirii individuale

Pentru fiecare colaborator Serviciul PER înregistrează în Fişa Înregistrarea instruirii individuale REI 6.2.1. instruirea la care a participat şi rezultatele obţinute.



3.4 MOTIVARE

Pentru a motiva personalul întreprinderea utilizează:

remunerarea directă

stimularea negativă

stimularea umanistică.

Managerul aplică stimularea negativă a unui angajat atunci când este nevoie de a explica de ce acesta nu acţionează la un nivel acceptabil. Stimularea umanistă este recunoaşterea de către manager că angajatul a acţionat corect.Întreprinderea utilizează atât motivarea personală, cât şi de grup. Managerii trebuie să asigure o permanentă comunicare cu subalternii pentru a-i asigura că activează în direcţia corectă.PER este responsabil de elaborarea şi asigurarea funcţionării unui sistem de comunicare efectivă pentru a face cunoscute meritele angajaţilor. În acest scop PER a menţine 4 panouri de informare:

- panoul central (la intrarea în întreprindere)- panourile la intrările în secţiile de producere DST/CT, DST/PA, DST/PA/IE.

Pe panoul vor fi organizate rubricile:- misiunea întreprinderii- declaraţia Politicii calităţii- scopurile întreprinderii- performanţa întreprinderii (indicatori economico-financiari)- menţionarea celor mai buni angajaţi (este divizată în 3: „cele mai bune succese în

implementarea Sistemului de calitate”, „cele mai bune succese în aplicarea noilor metode de lucru /tehnologii”, „cele mai bune succese în creşterea productivităţii”).

Pe panourile din secţiile de producere vor fi organizate rubricile:- declaraţia Politicii calităţii- scopurile secţiei- performanţa secţiei (indicatori de productivitate)- menţionarea celor mai buni angajaţi ai secţiei.

Menţionarea celor mai buni angajaţi se face conform Instrucţiunii Operative IO 6.2.3.Şefii secţilor DST/CT, DST/PA, DST/PA/IE vor numi lunar câte 2 muncitori ce vor beneficia de o masă gratis la ospătăria întreprinderii pe parcursul a o săptămână. Regulamentul de selectare este prezentat în Instrucţiunii Operative IO 6.2.3.

3.4.1 Utilizarea Boxei cu idei

Ideile angajaţilor ORGANIZATIA au un impact major asupra succesului Companiei. În acest scop a fost formată o echipă de specialişti care să elaboreze şi să implementeze un program ce



va încuraja angajaţii ORGANIZATIA în generarea ideilor creative şi inovaţionale, ce vor avea un impact major asupra procesului de îmbunătăţire continuă a întreprinderii.

Succesul companiei depinde de ideile şi activităţile angajaţilor ei. Acest program trebuie să încurajeze, să stimuleze şi să suporte eforturile noastre pentru o îmbunătăţire continuă.

Modalităţile de utilizare a Boxei cu idei sunt prezentate în Instrucţiunea operativă IO 6.2.1.

3.4.2 Lucrul în grupuri mici

Lucrul în grupuri mici (LGA) are o importanţă semnificativă în îmbunătăţirea Sistemului Calităţii la întreprindere.

LGA este un instrument ce permite utilizarea capacităţilor intelectuale ale tuturor angajaţilor – de la muncitorii de rând la managementul de vârf. Astfel cunoştinţele şi experienţa angajaţilor ce lucrează nemijlocit la flux sunt utilizate pentru rezolvarea problemelor şi atingerea scopurilor la liniile de producere. LGA este utilizat pentru:

ridicarea moralului angajaţilor, îmbunătăţirea relaţiilor dintre ei, creşterea eficacităţii delegării responsabilităţilor.

Modalităţile de implementare a lucrului în grupuri mici sunt prezentate în Instrucţiunea operativă IO 6.2.2.

3.5 CONŞTIENTIZAREA DE CĂTRE PERSONAL A ROLULUI CE-L AU ÎN ATINGEREA OBIECTIVELOR ÎN DOMENIUL CALITĂŢII

DIG pregăteşte anual un document ce descrie importanţa efectuării corecte a activităţilor de către tot personalul pentru a atinge obiectivele în domeniul calităţii.

Acest document este distribuit la toţi angajaţii, fiind anexat la politica în domeniul calităţii.

Responsabilii CDR-urilor întreprinderii organizează întâlniri periodice cu colaboratorii proprii, în care confirmă importanţa conştientizării de către personal a rolului ce-l au în atingerea obiectrivelor în domeniul calităţii.



4. AUTORITATE ŞI RESPONSABILITATE

Procedura PGQ 6.2 –RESURSE UMANE prevede următoarele autorităţi şi competitivtăţi.

PER – DEPARTAMENT PERSONAL

Efectuarea evaluării competenţelor personalului ce efectuiază activităţi ce influenţează Sistemul de Management al Calităţii.

Evaluarea comprotamentului este efectuată direct de către PER, iar cunoştinţele şi capacităţile sunt evaluate de către CDR-urile corespunzătoare, cu ajutorul PER.

PER are responsabilitatea de a completa Fişa EVA 6.2.1 cel puţin o dată în trei ani.

Ajutarea DIG în evaluarea comportamentului responsabililor Direcţiilor şi a unor CDR-uri stabilite. Această activitate este efectuată cel puţin o dată în doi ani.

Iniţierea procedurii PGQ 8.5.2 ACŢIUNI CORECTIVE atunci când eficacitatea instruirii este sub nivelul indicat în Fişa PDI 6.2.1.

Completarea, cel puţin o dată în an, a Fişei INI 6.

2.1 (Definirea necesităţilor de formare/instruire) colaborând cu CDR-urile din întreprindere şi transmiterea ei pentru aprobare către DIG.

Elaborarea, cel puţin o dată în an, a Programelor de instruire (Fişa PDI 6.2.1) şi transmiterea spre aprobare către DIG.

Înregistrarea instruirii individuale în Fişa REI 6.2.1.

Actualizarea, în caz de necesitate, a criteriilor stabilite în Fişa CDE 6.2.1.

Redactarea prezentei Proceduri şi a modificărilor ulterioare.



Particparea la acordarea categoriei profesioniste pentru muncitori.

Elaborarea Instrucţiunilor operative IO 6.2.1.,IO 6.2.2.şi IO 6.2.3

DIG – DIRECTOR GENERAL

Aprobarea Programelor de instruire (Fişa PDI 6.2.1) şi a documentelor de determinare a necesităţilor în instruire (Fişa INI 6.2.1) elaborate de către PER.

Efectuarea evaluării competenţelor responsabililor de Departamente şi a unor CDR-uri stabilite. DIG efectuiază singur evaluarea cunoştinţelor şi a capacităţiilor şi, cu ajutorul PER, comportamentul. Această activitate trebuie efectuată cel puţin o dată în doi ani, DIG fiind responsabil de completarea Fişei EVA 6.2.2.

Aprobarea prezentei Proceduri şi a modificărilor ulterioare.

Confirmarea categoriei profesioniste a muncitorilor.

Aprobarea Instrucţiunilor operative IO 6.2.1, IO 6.2.2. şi IO 6.2.3.

QUA – MANAGERUL CALITĂŢII

Verificarea prezentei Proceduri şi a modificărilor ulterioare.

DST – DIRECTOR TEHNIC

DST/EG – ENERGITICIAN-ŞEF

DST/MC – MECANIC-ŞEF

Acordarea categoriei profesioniste pentru muncitori.

TOŢI RESPONSABILII CDR-URILOR STABILITE

Colaborarea cu PER în evaluarea competenţelor propriilor colaboratori în ceea ce priveşte cunoştinţele şi capacităţile. Această activitate este efectuată cel puţin o dată în trei ani.



Asigurarea motivării personalului.

Efectuarea evaluării propriilor colaboratori care au participat la instruire, completând Fişa EVI 6.2.1. în care este prezentată eficacitatea instruirii efectuată. Fişa EVI 6.2.1. este transmisă către PER.

Acordarea ajutorului pentru PER în definirea acţiunilor corective atunci când eficacitatea instruirii este mai mică decât nivelul indicat în Fişa PDI 6.2.1.



5. REFERINŢE

Prezenta procedură PGQ 6.2 –RESURSE UMANE face referinţă la următoarele documente:

MQ MANUALUL CALITĂŢII - CAPITOLUL 6

PGQ 4.2.3. CONTROLUL DOCUMENTELOR SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

PGQ 4.2.4 CONTROLUL ÎNREGISTRĂRILOR CALITĂŢII.

PGQ 5.0 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

PGQ 8.5.2 ACŢIUNI CORECTIVE



6. DISTRIBUIREA

Prezenta procedură PGQ 6.2 –RESURSE UMANE este distribuită de către QUA următoarelor CDR:

- TOATE CDR-URILE

procedura pgq 6.2 resurse umane

Documents